Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ với việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội

gốc và nội dung cấu thành giá thành sản phẩm, phân tích được những ảnh hưởng của các nhân tố cụ thể tới sự tăng, giảm của giá thành, từ đó có những biện pháp điều chỉnh. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một trong ba khoản mục cấu thành nên giá thành sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Do đó, để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, doanh nghiệp cần sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Để đạt được mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lý vật liệu ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất và kế toán vật liệu chính là một công cụ đắc lực. Bên cạnh đó, để đánh giá việc quản lý, sử dụng vật liệu có hợp lý và đạt hiệu quả không, doanh nghiệp phải sử dụng các phương pháp phân tích. Phân tích tình hình sử dụng, quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp thấy được ưu, nhược điểm trong công tác quản lý và sử dụng của mình và có những biện pháp khắc phục. Công ty Xà phòng Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất trực thuộc Bộ Công nghiệp nặng. Sản phẩm của công ty là các loại chất tẩy rửa, hóa mỹ phẩm và kem đánh răng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, những loại sản phẩm này đang gặp phải sự cạnh tranh lớn của các doanh nghiệp cùng ngành trong và ngoài nước. Hơn nữa, các sản phẩm này có liên quan đến sức khỏe của con người, cho nên nguyên vật liệu dùng để sản xuất các loại sản phẩm này cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào sử dụng. Nắm được vấn đề này, Ban lãnh đạo công ty đã có những biện pháp quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng nguyên vật liệu. Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu thực trạng sản xuất kinh doanh tại Công ty Xà phòng Hà Nội, tôi đã nhận thấy được tầm quan trọng của việc hạch toán, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, được sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của ThS. Phạm Thị Minh Hồng, tôi đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán NVL và CCDC với việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội". Nội dung của chuyên đề thực tập ngoài phần lời mở đầu và kết luận gồm 03 phần : PHẦN I ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI PHẦN I ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Tên giao dịch: Hà Nội Soap Company Tên viết tắt: Haso Company Địa chỉ: 233B - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội (trước đây là nhà máy Xà phòng Hà Nội) là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty hoá chất Việt Nam, được khởi công xây dựng vào năm 1958 và đi vào hoạt động từ ngày 25/11/1960 theo giấy phép số 323 QĐ/TCNXDT do Bộ công nghiệp nặng cấp. Toàn bộ vốn đầu tư ban đầu do Trung Quốc viện trợ. Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội (tên giao dịch quốc tế: Haso Company) có trụ sở chính đặt tại số 233b Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội, với diện tích mặt bằng 50.000 m2 tiếp giáp với Nhà máy thuốc lá Thăng Long và công ty Cao su Sao vàng, là một doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh tế độc lập. Từ khi bắt đầu thành lập đến năm 1990 nhà máy hoạt động dưới sự chỉ đạo của Bộ công nghiệp nặng, sản xuất kinh doanh theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước. Vì thời kỳ này là nền kinh tế tập trung bao cấp việc tiêu thụ hàng hoá do Nhà nước bao tiêu nên nhà máy hầu như độc quyền về sản phẩm. Do vậy sản phẩm của nhà máy tiêu thụ khắp cả nước, đặc biệt là ở phía Bắc. Từ 1991 do có sự chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, nhà máy được giao quyền tự chủ trong quản lý, sử dụng vốn kinh doanh. Năm 1993, để phù hợp với luật tổ chức công ty, nhà máy Xà phòng Hà Nội đã đổi tên thành công ty Xà phòng Hà Nội theo nghị định số 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của HĐBT (nay là Chính phủ) tại quyết định số 323 QĐ/TCNSĐT ngày 27/5/1993, thực hiện tổ chức quản lý và sản xuất theo mô hình công ty. Trong những năm gần đây kể từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế, ngành công nghiệp hoá chất đã có sự cạnh tranh mạnh mẽ. Nhiều loại hình doanh nghiệp được thành lập như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài đầu tư vào lĩnh vực này. Để có thể tồn tại và cạnh tranh trên thị trường các doanh nghiệp đều phải đầu tư lớn cho việc cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm hấp dẫn người tiêu dùng. Trong môi trường cạnh tranh mạnh mẽ như vậy từ tháng 12 năm 1994 công ty đã liên doanh với hãng Unilever của Anh. Toàn bộ công ty trước đây được tách thành hai doanh nghiệp: + Công ty Xà phòng Hà Nội + Công ty liên doanh Lever - Haso Công ty Xà phòng Hà Nội đóng vai trò là công ty mẹ, hàng năm thu về nguồn lợi nhuận căn cứ vào giá trị vốn góp ban đầu (36%). Việc liên doanh với hãng đầu tư nước ngoài một mặt nhằm tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất, có thể hạ giá thành sản phẩm mặt khác còn tận dụng, khai thác công nghệ tiên tiến, học tập kinh nghiệm tổ chức quản lý khoa học. Theo quyết định số 309/QĐ-HĐQT ngày 29/11/2002 của hội đồng quản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, Công ty Xà phòng Hà Nội thực hiện cổ phần hoá trong năm 2005. - Theo quyết định số 3169/QĐ-TCKT ngày 26/11/2003 của Bộ Công nghiệp về việc “Xác định giá trị Công ty Xà phòng Hà Nội của Tổng Công ty Hoá Chất Việt Nam để cổ phần hoá”, giá trị thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12/2002 (không kể phần vốn góp vào Liên doanh UNILEVER) là 85.428.113.317 đồng, trong đó giá trị thực tế phần vốn Nhà nước là 66.018.685.673 đồng. - Theo quyết định số 3260/QĐ-TCKT ngày 8/12/2003 của Bộ Công nghiệp về việc “Sửa đổi Điều 1 Quyết định số 3169/QĐ-TCKT ngày 26/11/2003 về việc xác định giá trị Công ty Xà phòng Hà Nội của Tổng Công ty Hoá Chất Việt Nam để cổ phần hoá”, giá trị thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12/2002 (không kể phần vốn góp vào Liên doanh UNILEVER) được sửa đổi thành 77.886.744.922 đồng, trong đó giá trị thực tế phần vốn Nhà nước là 58.477.317.278 đồng. Công ty đã điều chỉnh lại giá trị tài sản , nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán tại ngày 31/12/2002 theo quyết định trên. - Theo quyết định số 859/QĐ-HĐQT ngày 22/12/2003 của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, toàn bộ phần vốn của công ty Xà phòng Hà Nội góp tại Công ty Liên doanh Lever Việt Nam được điều động về Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam. - Theo quyết định số 248/2003/ QĐ-BCN ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc chuyển Công ty Xà phòng Hà Nội thuộc Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam thành Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội, vốn điều lệ của Công ty cổ phần là 58.447.000.000, trong đó: Tỷ lệ cổ phần của nhà nước 80,00% Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong công ty 15,06% Tỷ lệ cổ phần bán ra ngoài công ty 4,94% (Trị giá một cổ phần: 100.000 đồng) Từ ngày 1/02/2005 Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty Cổ phần. Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 175 người, trong đó nhân viên gián tiếp là 40 người, thu nhập bình quân là 1.950.000 đ/người/ tháng. 2. Chức năng và ngành nghề của công ty: 2.1 Chức năng: Gần 50 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội đã luôn phấn đấu, đầu tư mở rộng sản xuất, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Để có thể đứng vững trong nền kinh tế đang có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt hiện nay, ban lãnh đạo công ty đã đề ra những chức năng và nhiệm vụ chính sau: Xây dựng và thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Thực hiện chế độ hạch toán độc lập. Chấp hành đúng các chính sách, chế độ của Nhà nước Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên trẻ có năng lực Nghiên cứu, áp dụng khoa học - kỹ thuật và công nghệ mới, lập quy hoạch và tiến hành nâng cấp cơ sở hạ tầng. 2.2 Ngành nghề của công ty : Từ khi thành lập dưới sự lãnh đạo của nhà nước với mục đích sản xuất để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân nên sản phẩm của nhà máy có 3 mặt hàng chính - Xà phòng thơm với công suất 1000 tấn/năm - Xà phòng bánh 72% với công suất 3000 tấn/năm - Kem đánh răng với công suất 500.000 ống/năm Ngoài ra công ty còn sản xuất cá loại mỹ phẩm (nước hoa , phấn rôm ) và có các phân xưởng Glyxerin với công suất 1000 tấn/năm để phục vụ y tế và quốc phòng. Hiện nay do nền kinh tế chuyển đổi không còn được bao tiêu bao cấp công ty hoàn toàn tự chủ và độc lập trong sản suất kinh doanh , công ty vẫn duy trì chức năng sản xuất của mình . Tuy nhiên do có sự xuất hiện của nhiều loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, liên doanh… đầu tư vào lĩnh vực này do đó công ty đã có sự thay đổi về cơ cấu sản xuất . Cơ cấu sản phẩm của công ty bao gồm : Kem giặt các loại Xút đặc Nước rửa chén Hộp Carton Bên cạnh đó do năng lực dư thừa công ty còn tham gia các hoạt động kinh doanh xuất khẩu uỷ thác, xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu , hoá chất bao bì…nhằm tăng nguồn thu cho công ty. Dưới đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần xà phòng Hà Nội trong những năm gần đây ( Bảng 01) Bảng 01 : Báo cáo kết quả kinh doanh trong các năm 2003, 2004, 2005 của Công ty cổ phần Xà phòng Hà Nội TỔNG CÔNG TY HOÁ CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI 233- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Các năm 2003, 2004, 2005 Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 132.190.497.516 87.593.288.363 276.175.336.015 Các khoản giảm trừ DT - - - 1.Doanh thu thuần 104.693.795.217 87.593.288.363 276.175.336.015 2.Giá vốn hàng bán 103.294.786.955 86.322.495.085 269.478.907.360 3.Lợi nhuận gộp 1.399.008.262 1.270.793.278 6.696.428.655 4.Doanh thu tài chính 3.022.408.255 9.707.048.515 7.149.592.184 5.Chi phí tài chính 314.908.677 143.319.961 1.027.397.376 6.Chi phí bán hàng 640.252.641 3.571.794.268 5.350.638.430 7.Chi phí quản lý 2.085.137.094 3.744.014.407 5.861.389.265 8.Lợi nhuận từ kinh doanh 1.381.118.105 3.518.713.157 1.606.595.768 9.Thu nhập khác 23.939.631 1.430.255.727 93.213.744 10.Chi phí khác 321.284.475 1.419.648.692 94.002.291 11.Lợi nhuận khác (297.344.844) 10.607.035 (788.547) 12.Thu nhập trước thuế 1.083.773.261 3.529.320.192 1.605.807.221 13.Thuế thu nhập - - 155.197.033 14.Thu nhập sau thuế 1.083.773.261 3.529.320.192 1.450.610.188 Hà Nội ngày 01 tháng 01 năm 2006 Nguồn: Biên bản quyết toàn thuế các năm 2003, 2004, 2005. Nhận xét chung: Công ty Cổ phần xà phòng Hà nội qua những năm hình thành và phát triển đã trải qua những khó khăn chuyển tiếp từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường nhưng cũng đã bắt đầu những bước phát triển và đi vào ổn định.Trong những năm gần đây công ty phải đứng trước những thử thách là ngày càng xuất hiện nhiều công ty trong nước và liên doanh đầu tư sản xuất vào lĩnh vực này với những ưu thế về vốn, công nghệ kỹ thuật và mẫu mã chất lượng…Điều đó đã đặt công ty vào trong một nôi trường kinh doanh rộng lớn và phong phú nhưng kèm theo nó là sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt. Kết quả sản xuất kinh doanh mà công ty đạt được trong những năm gần đây là do công ty đã có những giải pháp và thay đổi phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay để tồn tại và phát triển.Đặc biệt là trong năm 2005 sau khi Công ty được cổ phần hóa. Đặc điểm tổ chức SXKD của công ty Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu của công ty: Hiện nay, theo yêu cầu SXKD mới, công ty không còn sản xuất Silicat lỏng nữa, các quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm bao gồm quy trình sản xuất kem giặt, quy trình sản xuất nước rửa chén và quy trình sản xuất hộp Carton. Sơ đồ 01: + Quy trình sản xuất Kem giặt: Las, Silicat, H2O Bơm, nghiền Bể chứa Nhập kho Đóng gói Khuấy trộn Để ổn định Kiểm tra qua 2 ngày chất lượng + Quy trình sản xuất nước rửa chén : Las, chất thơm, Mg,.. Nồi nấu Đóng chai + Quy trình sản xuất hộp Carton: Giấy, ghim, hồ dán Bộ phận tạo sóng Cắt thành tấm Ghim thành hộp In Đặc điểm tổ chức quản lý hành chính của công ty: Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty Hoá chất Việt Nam thuộc Bộ công nghiệp. Bộ máy quản lý của Công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo cơ cấu một cấp, điều lệ về tổ chức và hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp Nhà nước được Tổng công ty Hoá chất Việt Nam phê chuẩn ngày 05/12/1996. Bộ máy quản lýcủa công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: BAN KIỂM SOÁT ĐAỊ HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH – THỊ TRƯỜNG PHÒNG KỸ THUẬT – DỰ ÁN PHÂN XƯỞNG KEM GIẶT PHÂN XƯỞNG TẨY RỬA PHÂN XƯỞNG BAO BÌ CARTON TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC Sơ đồ 02 : SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SXKD 1.Hội đồng quản trị: Là tổ chức quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị : là người đại diện theo pháp luật của công ty, người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và Nhà Nước về hoạt động kinh doanh của công ty. 2.Ban kiểm soát: Gồm ba thành viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán, BCTC, việc thực hiện nghị quyết của ĐHĐCĐ, HHĐQT và các quy định, điều lệ của công ty. Thẩm định BCTC năm. Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. 3.Giám đốc công ty: Là người có quyền điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ. và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. 4.Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc, phụ trách công tác quản lý, kỹ thuật và tổ chức sản xuất; có nhiệm vụ điều hành trực tiếp công tác kỹ thuật sản xuất, tổ chức kiểm tra an toàn lao động, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, tham gia xây dựng giá thành sản phẩm, điều độ sản xuất và công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty. 5.Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ tổ chức quản lý cán bộ, đề xuất việc thực hiện bộ máy quản lý, phổ biến việc thực hiện các chính sách, chế độ của Đảng và Nhà nước đối với người lao động. Xây dựng và thực hiện chế độ lao động tiền lương. 6.Phòng kỹ thuật dự án: Có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra, giám sát, điều chỉnh việc thực hiện các yêu cầu của quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu cũng như sản phẩm. Đưa ra các phương án thiết kế, xây dựng các quy trình sản xuất sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng và định mức vật tư kỹ thuật cho sản phẩm. 7.Phòng kế hoạch thị trường: Có nhiệm vụ kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, tiêu thụ sản phẩm của công ty. Quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị do công ty trang bị, thực hiện các chế độ báo cáo theo định kỳ. Chịu trách nhiệm về vật tư, nguyên vật liệu, hàng hoá cho đầu vào và đầu ra của sản phẩm. 8.Phòng kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, xử lý số liệu, đảm bảo phản ánh kịp thời và đúng chế độ. Cung cấp số liệu cho các phòng ban có liên quan. Xây dựng các kế hoạch thu chi tài vụ, phân tích các hoạt động kinh tế, lập các báo cáo thường xuyên và định kỳ, tham gia và đề xuất các kiến nghị về việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời tổ chức chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu về chế độ hạch toán cũng như chế độ quản lý kinh tế- tài chính. Do công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội mới chính thức chuyển sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần từ ngày 31/02/2005 nên năm tài chính 2004 được kéo dài từ 01/01/2004 đến 31/01/2005). II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc công ty, có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi toàn doanh nghiệp, tổ chức các thông tin kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu và chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Để bộ máy kế toán của công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, phòng Kế hoạch - Tài vụ đã đề ra mục tiêu chất lượng và biện pháp thực hiện năm 2002 như sau: Thứ nhất: Thực hiện ISO 9001:2000. Phối hợp cùng các bộ phận trong công ty đạt được chứng chỉ ISO vào quý I/2002. Biên soạn và bổ sung các tài liệu theo yêu cầu và đúng tiến độ, triển khai áp dụng và đôn đốc kiểm tra. Thứ hai: Xây dựng kế hoạch SXKD theo từng mục đích với độ chính xác cao. Phối hợp cùng các bộ phận khác trong công ty lên kế hoạch từ đầu năm. Thứ ba: Tổ chức và đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nắm bắt thông tin của khách hàng. Phấn đấu đánh giá được từ 15-20 khách hàng. Cùng với các bộ phận khắc phục, xử lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độ quản lý để phục vụ khách hàng tốt hơn. Do công ty thực hiện công tác kế toán tập trung, không có đơn vị trực thuộc vì vậy để đảm bảo và chỉ đạo tập trung, thống nhất trực tiếp của trưởng phòng kế toán, phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm và tổ chức quản lý sản xuất, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN - Kế toán tổng hợp - Kế toán thuế - Kế toán doanh thu, thuế GTGT đầu ra - Kế toán xây dựng cơ bản - Kế toán phân bổ điện, nước - Kế toán giá thành - Kế toán NVL, thành phẩm - Kế toán công nợ phải trả - Kế toán TSCĐ - Phụ trách ISO tài chính-kế toán - Kế toán công nợ phải thu - Kế toán thanh toán tiền mặt - Kế toán ngân hàng - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Kế toán thuế GTGT đầu vào Thủ quỹ - Trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do các kế toán viên thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên về các thông tin do kế toán cung cấp. -Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu từ kế toán chi tiết, cân đối các tài khoản, lập các báo cáo biểu kế toán thống kê, tổng hợp theo quy địnhcủa Nhà nước và công ty. - Thủ quỹ: Nhiệm vụ là căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Đóng chứng từ cho từng tháng và bàn giao cho kế toán thanh toán. - Kế toán vật tư, TSCĐ, đầu tư XDCB: Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép tổng hợp, phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ và kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Đồng thời phải theo dõi tình hình biến động TSCĐ, các kế hoạch đầu tư XDCB của công ty và theo dõi công nợ. - Kế toán ngân hàng, tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán với công nhân viên, thanh toán lương hàng tháng, mở L/C, theo dõi tiền gửi và tiền vay ngân hàng, thanh toán với đối tác và Nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng. Bên cạnh đó, phải theo dõi công nợ Lever, kem Wall và theo dõi tình hình thực hiện ISO. - Thống kê phân xưởng: Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, ghi chép ban đầu, tính toán nhập- xuất- tồn vật tư tại 3 phân xưởng: Nước rửa chén, Carton, Xút và bộ phận dá. Đây là hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý tạo điều kiện cho thống kê PX thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu. 2. Chế độ kế toán áp dụng Công ty Cổ phấn Xà phòng Hà Nội hiện nay đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 của BTC Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1/N đến 31/12/N ( Dương lịch) Đơn vị tiền sử dụng trong ghi chép kế toán của Công ty là VNĐ Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán khấu hao tài sản cố định:TSCĐ của Công ty tham gia vào hoạt động kinh doanh theo phương pháp đường thẳng Phương pháp hạch toán HTK của Công ty: hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền 2.1 Hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế và đưa vào ứng dụng phần mềm kế toán máy Fast. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung áp dụng cho phần hành NVL theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04: Chứng từ nhập xuất kho NVL Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK152 Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T NVL Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL Báo cáo tài chính : Ghi cuối tháng : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 05: Giới thiệu về phần mềm kế toán FAST QUY TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU TRONG PHẦN MỀM FAST Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các Phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính 3. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán NVL,CCDC của công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ , các loại tài khoản sử dụng, các loại NVL, CCDC, sản phẩm hàng hoá, danh sách khách hàng , danh sách kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá , vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng … phần mềm kế toán Fast đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan. + Danh mục tài khoản Khi sử dụng phần mềm kế toán Fast, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẵn hế thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định.Để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3… Công ty thực hiện khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Kế toán tổng hợp\Danh mục từ điển\ Danh mục tài khoản”. Ên F4 sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản : Số tài khoản, tên tài khoản, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản… Để theo dõi tình hình nhập, xuất NVL, CCDC của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1524.Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản như TK 111, TK 112, TK 113, TK 331, TK 621, TK 627…Các tài khoản này cũng có thể mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI. Để đáp ứng yêu cầu cập nhật,tính chính xác về thông tin và số liệu, số liệu trong các ví dụ minh hoạ dưới đây được trích trong tháng 02/2005. Đặc điểm nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị sản xuất các loại xà phòng, kem giặt, chất tẩy rửa,.. Sản phẩm của công ty đa dạng về chủng loại và có nhiều quy cách, phẩm cấp khác nhau. Ví dụ: Mặt hàng kem giặt có các loại như: Kem giặt cao cấp H/S, kem Haso, kem Bạch Lan cao cấp, kem Bạch Lan hộp trắng, kem Hà Nội xanh,.. Với đặc điểm riêng của sản phẩm sản xuất mà trong quá trình sản xuất công ty đã sử dụng một khối lượng chủng loại nguyên vật liệu rất lớn. Các loại NVL chủ yếu mà công ty sử dụng cho quá trình sản xuất bao gồm các loại hóa chất (như: LAS, DBSH, Na2SiO3, Na2SO4, Na2CO3, SO2, NaCl, H2SO4, H3PO4, Aldehit các loại,...), các loại chất thơm. Các loại NVL này chủ yếu được nhập từ nước ngoài hoặc mua của các đơn vị hóa chất trong nước, hơn nữa một số NVL mà công ty sử dụng có giá thành cao, lại dễ hỏng và rất khó bảo quản, thường nhập từ nước ngoài như: LAS, DBSH, chất thơm… Theo số liệu cho thấy, đến cuối năm 2005, các loại hóa chất tồn kho bao gồm 82 loại khác nhau tươnag ứng với tổng số tiền là 5.163.424.548 đồng. Trong quá trình SXKD, công ty cũng đã sử dụng một khối lượng lớn CCDC. CCDC mà công ty sử dụng rất đa dạng, nhiều mặt hàng, chủng loại nhưng thường có giá trị thấp như: quần áo bảo hộ lao động, bàn chải, áo mưa, găng tay, cardvisit, khẩu trang, giày, ủng,... Như vậy, với một khối lượng chủng loại NVL, CCDC lớn, với những đặc điểm riêng của từng loại, yêu cầu công tác quản lý, sử dụng NVL, CCDC ở công ty phải khoa học, việc hạch toán và theo dõi NVL, CCDC phải chi tiết ở tất cả các khâu. Nhận thức được vấn đề này, công ty Xà phòng Hà Nội đã quan tâm nhiều đến công tác quản lý NVL, CCDC từ khâu thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Công ty đã chú trọng đến việc tìm kiếm và khai thác NVL, CCDC ở nhiều nguồn khác nhau để hạ thấp chi phí thu mua mà vẫn đảm bảo về chất lượng. Về khâu bảo quản, công ty đã lập ra một hệ thống kho chứa NVL, CCDC nhằm bảo quản đúng, đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất, kịp thời nhất. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục thì việc cung cấp kịp thời NVL là khâu quan trọng. Thực hiện nhiệm vụ đó, dựa trên định mức tiêu hao và kế hoạch sử dụng NVL, phòng Kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch cung cấp NVL và tiến hành thu mua. Nguồn thu mua có thể là ở các doanh nghiệp trong nước hoặc nước ngoài. Trong khâu sử dụng, công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tư cho các loại sản phẩm. Việc xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư tạo điều kiện cho bộ phận điều độ chủ động lập kế hoạch thu mua và cung cấp vật tư kịp thời cho sản xuất, đồng thời để quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư của từng bộ phận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư góp phần hạ giá thành sản phẩm. Việc sử dụng NVL cũng không được tùy tiện và phải có đủ giấy tờ cần thiết, thủ kho mới cho xuất kho NVL để đưa vào sản xuất. Công tác kế toán NVL do một người đảm nhiệm. Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung. Tuy đã sử dụng chương trình kế toán máy, nhưng do khối lượng NVL lớn, nhiều chủng loại, do đó việc hạch toán NVL được thực hiện bằng tay và có sự trợ giúp của máy tính (chương trình Excel). Bảng số 02: ĐỊNH MỨC VẬT TƯ Tên sản phẩm: Kem Hà Nội xanh STT Khoản mục Đơn vị tính Định mức cho 1 tấn sản phẩm 1 Las Kg 110,1 2 Muối Na2SO4 Kg 130 3 Sô đa Kg 60 4 Silicat Kg 200,1 5 CMC mặn Kg 2 6 Borax Kg 3 7 Tinolux Kg 0,2 8 Tinopal Kg 0,2 9 Tripoly Kg 10 10 NaCl Kg 30 11 Chất thơm Kg 3 12 Xà phòng bào Kg 30 13 Bột nhẹ Kg 70 14 Ôxy già Kg 0,6 15 Nước m3 35 16 Điện Kw 17 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.1. Phân loại nguyên vật liệu: Công ty Xà phòng Hà Nội có một khối lượng NVL lớn, đa dạng về chủng loại, mẫu mã, mỗi loại NVL lại có tính năng lý, hóa khác nhau. Với đặc điểm SXKD của công ty, để tiến hành quản lý, sử dụng NVL một cách có hiệu quả và hạch toán được chi tiết thì việc phân loại NVL phải đảm bảo hợp lý và khoa học. Công ty tiến hành phân loại NVL dựa vào nội dung kinh tế, vị trí, vai trò và công dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm. NVL sử dụng ở công ty được phân thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại hóa chất như: Tinopal, Tripoly, Sôđa (Na2CO3), xút (NaOH), LAS, DBSH, Natri Sunfat (Na2SO4), chất thơm các loại, dầu chuối, dầu gừng, dầu nho,.. Nguyên vật liệu phụ: Gồm băng dính, các loại hộp nhựa, nhãn các loại, hộp Carton, găng tay, khẩu trang, mũ lá, giày,.. Nhiên liệu: Xăng, dầu, than cục,... Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Dây curoa, môtơ, biến thế, đinh ghim, đá mài, bánh xe cao xu, dây emay,... Phân loại NVL, CCDC theo hệ thống kho tàng bảo quản: Kho Hóa chất: Gồm các loại NVL chính như LAS, DBSH, Na2CO3, H2SO4, Na2SiO3, chất thơm,... Kho Tạp phẩm (nay đã nhập vào kho Hóa chất): Gồm các loại NVL phụ như hộp nhựa, nhãn mác, bao bì,... và các trang bị bảo hộ lao động, CCDC khác,... Kho Ngũ kim: Gồm các phụ tùng thay thế như dây curoa, mô tơ,.. nhiên liệu như xăng, dầu, than cục,... Kho Carton: Gồm các loại bao bì carton do phân xưởng Carton sản xuất. Trong khâu sử dụng công ty đã xây dựng được định mức tiêu vật tư cho từng loại sản phẩm sản xuất. Việc xây dựng định mức sử dụng vật tư tạo điều kiện cho bộ phận kế hoạch chủ động lập kế hoạch vật tư kịp thời cho sản xuất. Đồng thời để quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư của từng bộ phận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư góp phần hạ giá thành sản phẩm. 2.2. Phân loại công cụ dụng cụ Công ty Xà phòng Hà Nội sử dụng rất nhiều loại CCDC, tuy nhiên chúng đều có giá trị thấp như: các loại dụng cụ bảo hộ lao động (quần áo, mũ, găng tay, khẩu trang,..), dụng cụ chứa (xoong nồi, chậu nhôm, bao, hộp,..). Tuy có rất nhiều chủng loại CCDC, nhưng vì giá trị thấp nên doanh nghiệp không tiến hành phân loại CCDC theo một tiêu thức nào mà tiến hành quản lý chung. Toàn bộ NVL, CCDC sử dụng tại công ty đều được tập hợp thống nhất và theo dõi chung trên một tài khoản - TK 152. Đánh giá NVL, CCDC NVL, CCDC sử dụng tại công ty Xà phòng Hà Nội được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu là do mua ngoài của các đơn vị sản xuất trong nước hoặc do nhập khẩu của nước ngoài. Khối lượng thu mua lớn, chủng loại đa dạng, giá cả lại luôn biến động nên giá mua và chi phí thu mua của từng loại NVL, CCDC cũng khác nhau. NVL, CCDC của công ty được tính theo giá thực tế. 3.1. Đánh giá NVL, CCDC nhập kho: Giá thực tế của NVL, CCDC mua ngoài nhập kho: NVL, CCDC sử dụng trong công ty được mua ngoài là chủ yếu, giá thực tế NVL, CCDC mua ngoài nhập kho được xác định theo công thức sau: Gtt NVL Giá trên HĐ Chi phí Thuế Giảm giá hàng CCDC = (không có +._.