Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng

hải sắp xếp, tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho phù hợp với đặc điểm, tình hình của đơn vị mình. Khi xem xét, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp có một câu hỏi thường được đặt ra là : Tại sao cùng sản xuất kinh doanh trong một ngành hàng, sản xuất ra những sản phẩm như nhau mà lại có doanh nghiệp này hoạt động có hiệu quả cao, doanh nghiệp kia lại không có hiệu quả. Thực tế cho thấy chính lợi nhuận đã tạo ra động cơ và động lực cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh. Trong xu thế đổi mới nói chung của cả nớc các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải có sức cạnh tranh. Một trong những yếu tố có tính cạnh tranh là tính giá thành sản phẩm. Do vậy chi phí là yếu tố quan trọng và tất yếu mà các doanh nghiệp phải xem xét đến. Muốn cho hoạt động sản xuất diễn ra đều dặn, liên tục thì phải bảo đảm các loại nguyên liệu, vật liệu cho sản xuất đầy đủ về số lượng, đúng về chất lượng và kịp thời gian. Do vậy, hạch toán nguyên liệu, vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán kế toán. Tổ chức tốt công tác kế toán, nguyên liệu, vật liệu sẽ cung cấp kịp thời và chính xác thông tin cho người quản lý. Từ đó, người quản lý có thể lựa chọn phương pháp kinh doanh hiệu quả hơn. Mặt khác, nguyên liệu, vật liệu dưới hình thức giá trị là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trự. Do đó việc tăng cường công tác hạch toán nguyên liệu, vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động được coi là nhiệm vụ quan trọng để các đơn vị kinh doanh ngày càng có lãi. Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng là một đơn vị sản xuất hàng may mặc, vật liệu sử dụng rất đa dạng về chủng loại, nhiều về số lượng do đó công tác hạch toán nguyên liệu, vật liệu là một bộ phận quản lý không thể thiếu đựơc trong toàn bộ công tác quản lý của Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng, đi sâu tìm hiểu thực tế, em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: " Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng". Nội dung của chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm: Phần I. Cơ sở lý luận về hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II. Thực trạng công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng. Phần III. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng. Phần I Cơ sở lý luận về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất I. vai trò của tổ chức công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ (CCDC) trong doanh nghiệp sản xuất : 1. Đặc điểm và vai trò quan trọng của vật liệu, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất Đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động là ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo nên sản phẩm. Nguyên liệu vật liệu thuộc loại đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật giá trị; về mặt hiện vật vật liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất đồng thời khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu được tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu; giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Về mặt kỹ thuật, vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp cả về đặc tính lý hoá vật chất dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu môi trường xung quanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm do vậy nó là yếu tố cơ bản tác động mạnh mẽ đến giá thành sản phẩm; có thể nói cách khác chi phí về nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm sản xuất ra. Cùng với nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, CCDC mang những đặc điểm khác. CCDC là một bộ phận của tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về mặt thời gian cũng như mặt giá trị quy định thành tài sản cố định. Tuy nhiên có những tư liệu lao động không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng nhưng vẫn được coi là CCDC như các lán trại dụng cụ chuyên dùng cho sản xuất , các loại bao bì có tính giá riêng, những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, quần áo, giày dép bảo hộ lao động. CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của chúng bị hao mòn và chuyển dịch từng phần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Dựa vào đặc điểm của CCDC có thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp nên cần được dự trữ, bảo quản cho quá trình sản xuất kinh doanh và cũng được xếp vào tài sản lưu động, cũng như đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn lưu động như đối với vật liệu. Từ những đặc điểm trên của nguyên vật liệu và CCDC ta nhận thấy chúng có vị trí và vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Do vậy, đòi hỏi trong mỗi doanh nghiệp sản xuất cần phải được tăng cường công tác quản lý vật liệu và CCDC. 2. Yêu cầu quản lý vật liệu và CCDC Trong điều kiện hiện nay, để quản lý tốt vật liệu, CCDC sao cho mang lại hiệu quả cao nhất cần phải tiến hành tốt những vấn đề sau: - Quản lý tốt về khâu thu mua vật liệu, CCDC sao cho có hiệu quả về các mặt số lượng, chất lượng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đòi hỏi việc thu mua phải hợp lý, phù hợp với yêu cầu sử dụng, cần lựa chọn nguồn thu mua sao cho giá cả thấp nhất mà vẫn bảo đảm được yêu cầu, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển từ đó góp phần đáng kể vào việc hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm . - Đảm bảo về mặt chất lượng của vật liệu, CCDC trong quá trình sản xuất thực hiện tiết kiệm vật tư trong sản xuất, hạn chế những hao hụt, mất mát phát sinh trong quá trình sản xuất . - Tính toán chính xác, kịp thời, đầy đủ giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất sản phẩm . Do đặc tính lý hoá của nguyên vật liệu và CCDC trong quá trình sản xuất bị tiêu dùng toàn bộ nó thường xuyên biến động nên việc dự trữ vật tư như thế nào để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại là tiền đề hết sức quan trọng. Mục đích dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất không quá nhiều gây ứ đọng vốn, không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. - Phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bảo quản; phương tiện vận chuyển thích hợp với tính chất, đặc điểm của từng thứ vật tư nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự hao hụt, mất mát xảy ra trong quá trình vận chuyển. - Quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu, CCDC phải quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng mục đích quy định, đúng qui trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí vật liệu trong giá thành. Mỗi doanh nghiệp sản xuất có những quy trình sản xuất mang đặc tính khác nhau, tuỳ thuộc vào tình hình thực tế phát sinh của mỗi doanh nghiệp để đề ra yêu cầu quản lý và biện pháp quản lý sao cho có hiệu quả nhất. 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu và CCDC: Để thực hiện đúng chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế. Xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán Vật liệu, CCDC đối với các doanh nghiệp như sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, CCDC; tính giá thực tế của vật liệu, CCDC mua về nhập kho. Kiểm tra, đôn đốc kịp thời tình hình kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả. thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất kinh doanh . - áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật, hạch toán vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, CCDC từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết . Thực hiện hach toán vật liệu và CCDC đúng chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Kiểm tra việc chấp hành chế độ, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc vật tư kém phẩm chất đồng thời đưa ra biện pháp xử lý kịp thời trong trường hợp thừa hoặc thiếu vật tư. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh . Phân bổ chính xác giá trị vật liệu, CCDC đã tiêu hao cho các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu, CCDC theo chế độ quy định; lập báo cáo tổng hợp tình hình hiện có về vật liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu sao cho có hiệu quả nhất để nhằm hạ giá thành với mức thấp nhất (trong điều kiện có thể). 4. Những nội dung cơ bản về hạch toán vật liệu, CCDC Để thực hiện tốt các yêu cầu quản lý vật liệu và CCDC, các nhiệm vụ của kế toán vật tư thì đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu, CCDC phải bao gồm những nội dung sau: - Phân loại và theo dõi vật tư theo từng thứ, từng loại riêng biệt. - Xây dựng các nội quy, quy chế trong bảo quản, sử dụng vật tư; doanh nghiệp cần trang bị tốt hệ thống kho tàng, các trang thiết bị phục vụ tốt nhất và nhanh nhất cho công tác nhập, xuất vật tư được thuận lợi, kho tàng phải thoáng mát, khô giáo, sạch sẽ tránh hiện tượng vật lý hoá làm cho vật tư kém phẩm chất . Thủ kho phải thực hiện tốt công tác hạch toán ban đầu ở kho, nếu cần thiết cử thêm bảo vệ trông coi kho. - Tổ chức hạch toán ban đầu thực hiện tốt công tác vận dụng chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý nhất. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hình thức sổ kế toán tổng hợp, chi tiết một cách thích hợp. - Xây dựng các định mức vật tư cần thiết như: Định mức dự trữ vật tư tối đa, tối thiểu định mức sử dụng vật tư cũng như định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật tư cũng như các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn vật tư. Ngoài ra, cần nắm bắt nhanh chóng thông tin trên thị trường để đưa ra những chính sách và biện pháp giải quyết tốt nhất. II. Phân loại, đánh giá vật liệu, CCDC 1. Phân loại nguyên liệu vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh , các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu có những công dụng và đặc tính khác nhau đòi hỏi người làm công tác quản lý cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu, CCDC để sử dụng đạt hiệu quả nhất. Việc phân loại vật liệu chính là sắp xếp những nguyên vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại. Có nhiều tiêu thức để phân loại nguyên vật liệu nhưng chúng ta chỉ nghiên cứu một số tiêu thức phân loại cơ bản sau: + Phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, công dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp : Vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính (kể cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như: vải, mex, ... trong các doanh nghiệp may, xi măng, sắt, thép... trong các doanh nghiệp xây dựng, chè trong các Công ty sản xuất chè. - Vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ, có tính chất làm thay đổi hình dáng, tính chất của sản phẩm nhưng đôi khi vật liệu phụ chỉ có tác dụng phục vụ cho quá trình sản xuất như: chỉ, cúc, mex... trong ngành may; bao bì, hộp trong các doanh nghiệp phục vụ bao gói sản phẩm, đồ hộp. - Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ nhưng có tính chất lý, hoá và yêu cầu quản lý đặc biệt, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất tồn tại dưới các trạng thái thể lỏng, thể khí, thể rắn như xăng, dầu, than, củi... để phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, phục vụ cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị. - Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị hoặc CCDC. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và không cần lắp gắn với quá trình xây dựng cơ bản tạo nên sản phẩm . - Phế liệu: Là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: vải vụn, đầu mẩu gỗ, sắt vụn... Trên đây là cách phân loại chính mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đang áp dụng, ngoài ra còn có những cách phân loại khác như: + Phân loại theo nguồn hình thành: Vật liệu được chia thành hai loại - Vật liệu nhập từ bên ngoài (mua ngoài): Là những vật liệu doanh nghiệp không thể tự sản xuất được mà phải mua từ bên ngoài đem về nhập kho để sản xuất sản phẩm . - Vật liệu tự sản xuất : Là loại vật liệu mà trong quá trình sản xuất sản phẩm doanh nghiệp tự tạo ra để sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phân loại theo quyền sở hữu: Vật liệu được chia làm hai loại - Vật liệu tự có (thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp). - Vật liệu giữ hộ, nhận gia công (không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, quy trình công nghệ sản xuất, mặt hàng doanh nghiệp sản xuất cùng với việc tổ chức công tác kế toán chi tiết của từng loại hình doanh nghiệp mà mỗi loại vật liệu được chia thành nhiều nhóm một cách chi tiết hơn bởi những thứ vật liệu ở loại hình doanh nghiệp này là vật liệu chính nhưng với loại hình doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ. Thực tế mỗi doanh nghiệp cần tìm biện pháp để phân loại theo dõi vật tư cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp mình. 2. Phân loại CCDC : + Thông thường CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất được chia thành 3 loại: - CCDC dùng cho sản xuất: vật đã lắp, khuân mẫu... - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê + Cũng như vật liệu nếu phân chia theo nguồn hình thành thì CCDC được chia thành hai nguồn lớn: - CCDC nhập từ bên ngoài. - CCDC tự sản xuất + Căn cứ vào giá trị bản thân và thời gian sử dụng thì CCDC chia làm hai loại lớn. - CCDC phân bổ một lần (100% giá trị): thường là những loại CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn. - CCDC phân bổ nhiều lần (phân bổ dần dần): Là những loại CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, chức năng của CCDC trong sản xuất mà mỗi doanh nghiệp có biện pháp phân chia và quản lý chi tiết cho phù hợp. 3. Đánh giá vật liệu, CCDC : Đánh giá vật liệu, CCDC là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu và CCDC theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Về nguyên tắc : Vật liệu, CCDC là thuộc tài sản lưu động nên phải được đánh giá theo giá mua thực tế của vật liệu, CCDC mua sắm, gia công, chế biến. Trong đó, giá mua thực tế của vật liệu, CCDC là giá mua thực tế của vật liệu, CCDC cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ (không bao gồm phần thuế GTGT) Do đặc điểm của vật liệu, CCDC có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời thường xuyên, liên tục tình hình biến động và số hiện có của vật liệu, nên kế toán vật liệu, CCDC còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh, ghi chép cho thuận tiện. *. Đánh giá vật liệu, CCDC theo giá thực tế : Nguyên vật liệu , CCDC được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, CCDC được xác định là khác nhau. Cụ thể: - Đối với vật liệu, CCDC mua ngoài thì giá thực tế là giá mua (chính là lấy trị giá ở cột cộng tiền hàng - Hoá đơn GTGT mà bên bán giao cho; trường hợp không có hoá đơn thì chính là giá mua thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để mua nguyên vật liệu nhập kho) cộng với chi phí mua thực tế phát sinh (không bao gồm thuế GTGT) chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản... trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Giá thực tế của vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu, CCDC chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc xếp vật liệu, CCDC đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị. - Giá thực tế vật liệu, CCDC nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế của các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá. - Giá thực tế của vật hiện thu nhặt từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng được, có thể tiêu thụ theo giá ước tính. Đối với giá thực tế của vật liệu và CCDC xuất kho có thể sử dụng một trong 5 phương pháp sau: 1. Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ. Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu, CCDC xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ. = Đơn giá bình quân VL Trị giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ CCDC tồn kho đầu kỳ Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ = ´ Trị giá thực tế VL, CCDC Đơn giá bình quân VL Số lượng VL, CCDC xuất kho trong kỳ CCDC tồn kho đầu kỳ Xuất kho trong kỳ 2. Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân : + Trị giá thực tế VL, CCDC Trị giá TT VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Giá thực tế bình quân 1 đơn vị = + VL, CCDC Số lượng VL, CCDC Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ ´ = Trị giá thực tế VL, CCDC Giá thực tế bình quân Số lượng VL, CCDC xuất kho trong kỳ một đơn vị VL, CCDC xuất kho trong kỳ 3. Theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) : Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (chính bằng tổng số xuất kho từ số thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Giá thực tế vật liệu, CCDC tồn kho cuối kỳ là giá thực tế các lần nhập sau cùng. 4. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) : Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thành thực tế xuất kho. Giá thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ là giá vật tư tính theo đơn giá của những lần nhập đầu. 5. Phương pháp giá thực tế đích danh : Giá thực tế của vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của vật tư nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần xuất. Có nghĩa là xuất lượng hàng thuộc lô nào với đơn giá nào thì tính theo giá thực tế của lô hàng đó (tính cho từng loại vật tư) do vậy, đòi hỏi doanh nghiệp ứng dụng phương pháp này phải để riêng vật tư tránh xuất nhầm. Mỗi doanh nghiệp khi lựa chọn phương pháp nào để tính giá vật tư xuất kho cần phải xem xét để lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình bởi việc lựa chọn phương pháp nào để phản ánh nó sẽ kéo theo sự tác động đến hàng loạt yếu tố sau đó. *. Đánh giá vật liệu, CCDC theo giá hạch toán : Đối với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư lớn, giá cả biến động nhiều việc nhập, xuất vật liệu, CCDC diễn ra thường xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện được. Do đó việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán VL, CCDC nên sử dụng giá hạch toán của vật liệu, CCDC là giá quy định thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp và được sử dụng ổn đinh trong một thời gian dài. Giá hạch toán của vật liệu, CCDC có thể là giá mua vật liệu, CCDC tại thời điểm đó hoặc có thể xác định theo giá kế hoạch của vật liệu, CCDC đã được xây dựng. Hàng ngày, kế toán phản ánh tình hình nhập - xuất vật tư theo giá hạch toán, cuối kỳ hạch toán tổng hợp giá thực tế của vật liệu, CCDC luân chuyển trong kỳ từ đó tính đổi về giá thực tế thông qua cơ sở hệ số giá vật liệu, CCDC. Hệ số giá vật liệu, CCDC là hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán của vật liệu, CCDC. Cách xác định: Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Hệ số giá VL,CCDC = Giá hạch toán VL, CCDC + Giá hạch toán VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Từ đó xác định được giá thực tế của vật liệu , CCDC xuất kho ´ = Giá thực tế VL, CCDC Giá hạch toán VL,CCDC Hệ số giá xuất kho trong kỳ xuất kho tronng kỳ VL, CCDC Để đảm bảo tính kịp thời cho công tác kế toán, việc hạch toán vật liệu, CCDC được tiến hành theo 2 loại giá: Giá thực tế và giá hạch toán ; việc hạch toán như vậy sẽ giảm bớt khối lượng tính toán cho kế toán vật liệu, CCDC đồng thời tăng cường công tác quản lý, nắm bắt kịp thời yêu cầu để từ đó đáp ứng đầy đủ yêu cầu cung cấp vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất . III. Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC : 1. Chứng từ sử dụng : Theo "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" hướng dẫn về chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định việc hạch toán vật liệu , CCDC sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 - VT) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08 - VT) - Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH) Sổ kế toán sử dụng để hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC : Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu, CCDC sử dụng các mẫu số kế toán chi tiết như sau: - Số thẻ (kho) - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, CCDC - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ có dư Ngoài ra còn sử dụng các bảng kê nhập -xuất - tồn kho vật liệu, CCDC bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC cho từng đối tượng sử dụng với mục đích phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn gian, nhanh chóng, thuận tiện và kịp thời. 2. Hạch toán chi tết vật liệu, CCDC : Để tiến hành công tác hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán tuỳ vào đặc điểm của mỗi loại hình doanh nghiệp mà có thể lựa chọn theo 1 trong 5 phương pháp hạch toán sau: 2.1 Phương pháp ghi thẻ song song : Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho ghi chép về mặt lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ vật liệu, CCDC Trình tự ghi chép cụ thể như sau; - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho ghi chép biến động của từng danh điểm vật liệu và CCDC theo từng kho và từng người chịu trách nhiệm vật chất theo chỉ tiêu số lượng. - Tại phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết theo dõi từng danh điểm vật tư theo từng kho và từng người chịu trách nhiệm vật chất theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho vật liệu, CCDC. Ưu điểm của phương pháp này: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, quản lý chặt chẽ sự biến động và số liệu của từng vật liệu, CCDC theo số lượng và giá trị của chúng. Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán khối lượng công việc ghi chép lớn. Nếu chủng loại vật tư nhiều việc nhập, xuất sẽ cồng kềnh, chậm và hạn chế tính kiểm tra kịp thời của kế toán, công việc dồn vào cuối tháng. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu, CCDC theo phương pháp ghi thẻ song Phiếu nhập kho Thẻ kho Số (thẻ) chi tiết VL CCDC Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL, CCDC Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, CCDC, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho theo dõi về mặt lượng, phòng kế ghi chép cả về số lượng và giá trị theo từng kho, từng thứ, từng loại vật tư nhưng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng. - Tại kho: Thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu, CCDC theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu, CCDC trên cơ sở các chứng từ nhập xuất tồn do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Phương pháp này có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách. Nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị), việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế kiểm tra trong công tác quản lý. Sơ đồ kế toán vật liệu, CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Phương pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật tư nên không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán tình hình nhập, xuất hàng ngày. 2.3 Phương pháp sổ số dư : Nguyên tắc hạch toán theo phương pháp này là: ở kho theo dõi về số lượng từng thứ vật liệu và CCDC, phòng kế toán chỉ theo dõi về giá trị của chúng. Trình tự ghi chép cụ thể như sau: - Tại kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu, CCDC về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào sổ số dư - cột số lượng. -Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho, dùng cho cả năm để ghi sổ tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu, CCDC vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Từ các chứng từ nhập - xuất kế toán lập bảng kê nhập bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập - xuất , CCDC hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập - xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, bảng lũy kế xuất, rồi lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu. CCDC theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Ưu điểm của phương pháp này là giảm bớt được khối lượng ghi sổ kế toán công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán, không thể biết trước số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu, CCDC mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ khó khăn. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu và CCDC theo phương pháp sổ số dư Bảng kê nhập Bảng kế lũy nhập Phiếu nhập kho Bảng kê tổng h ợp nhập - xuất - tồn Sổ số dư Thẻ kho Bảng kê luỹ kế xuất Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu , CCDC diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. IV. Kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ Vật liệu và CCDC là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Việc biến động của chúng trên các tài khoản tổng hợp tuỳ thuộc vào doanh nghiệp lựa chọn. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tho phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau, mà sự khác nhau ở đây là góc độ kế toán tổng hợp. 1. Kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liêu, CCDC, thành phẩm, hàng hoá... trên các tài khoản(TK) và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho. Như vậy việc xác định giá trị vật liệu, CCDC xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các TK và sổ kế toán. 1.1 Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán vật liệu và CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các tài khoản : 152, 153, 331... - Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu". TK này được dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị nguyên vật liệu Bên Có: + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho + Chiết khấu mua hàng, giảm giá và hàng mua trả lại. + Các nghiệp vụ làm giảm giá trị nguyên vật liệu Số dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Tài khoản này có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3... để kế toán theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tài khoản 153: "Công cụ, dụng cụ": - Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm CCDC theo giá thực tế. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: + Giá thực tế CCDC nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị CCDC Bên Có: + Giá thực tế CCDC xuất kho + Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua trả lại + Các nghiệp vụ làm tăng giá CCDC. Số dư nợ: Giá thực tế CCDC tồn kho. Tài khoản 153 có các tài khoản cấp 2 sau: 1531 - Công cụ dụng cụ 1532 - Bao bì luân chuyển 1533 - Đồ dùng cho thuê. - Tài khoản 151 : "Hàng mua đang đi đường" tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp Kết cấu của tài khoản 151 như sau: Bên Nợ: Giá trị hàng đang đi đường Bên Có: Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. Số dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho - Tài khoản 159: "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Tài khoản này dùng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho, nhằm ghi nhận các khoản ._.lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản ánh giá thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Kết cấu của TK 159 như sau: Bên Nợ: + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước ) Bên Có: + Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước ) . Ngoài ra còn một số các tài khoản khác liên quan sử dụng như sau: TK 111, TK 112, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642... 1.2 Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC : Kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC được biểu diễn khái quát bằng sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu,CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 621 TK 152(153) TK 151 Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước Xuất bán vật liệu, CCDC dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm TK 627,641,642,241... TK 111,112,141,331... Xuất bán vật liệu, CCDC phục vụ quản lý SX bán hàng, QLDN,XDCB Nhập kho VL, CCDC mua ngoài (hàng và hoá đơn cùng về) TK 333 TK 242 Phân bổ dần vào CF SXKD CCDC phân bổ nhiều lần Thuế nhập khẩu tính vào giá trị VL, CCDC nhập khẩu TK 632,157 Xuất bán vật liệu, CCDC Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần cấp phát... bằng VL, CCDC TK 411 TK 154 TK 154 Xuất vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công tự chế biến Nhập kho VL, CĐC do tự chế thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK 128,222 Xuất vật liệu, CCDC góp vốn liên doanh Nhận góp vốn liên doanh bằng CCDC, vật liệu TK 412 TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu , CCDC Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu , CCDC TK 336 TK 336 CCDC di chuyển nội bộ ở đơn vị giao VL, CCDC di chuyển nội bộ ở đơn vị vật liệu nhận TK 338,(338 TK 338,(33 Phát hiện thừa VL, CCDC khi kiểm kê chờ xử lý Phát hiện thiếu vật liệu, CCDC khi kiểm kê chờ xử l ý 2. Kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các TK hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ và hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu, CCDC xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. 2.1 Tài khoản kế toán sử dụng Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152, 153, 151: Theo phương pháp kiểm kê định kỳ các TK này không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu, CCDC trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu, CCDC và hàng mua đang đi đường đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611 - "Mua hàng". Cụ thể kết cấu phản ánh của các tài khoản 151, 152, 153 theo phương pháp kiểm kê định kỳ như sau: Bên Nợ: + Kết chuyển trị giá thực tế của vật liệu, CCDC tồn kho (hoặc đang đi trên đường) cuối kỳ. Bên Có: + Kết chuyển trị giá thực tế vật liệu, CCDC tồn kho (hoặc đang đi trên đường) đầu kỳ. - Tài khoản 611: "Mua hàng". Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của một số vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Kết cấu của TK 611: Bên Nợ: + Kết chuyển giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ. Bên Có: + Giá thực tế vật tư, hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ + Giá thực tế vật liệu, hàng hoá xuất trong kỳ + Giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. + Chiết khấu mua hàng, hàng mua giảm giá, hàng bị trả lại cho người bán. TK 611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2 : 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu . 6112 - Mua hàng hoá Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác liên quan như phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2 Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC không căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định giá thực tế vật liệu CCDC xuất dùng mà căn cứ vào giá thực tế vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL CCDC xuất kho = CCDC tồn kho + CCDC nhập kho - CCDC tồn kho trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Để xác định được giá trị thực tế của số vật liệu, CCDC xuất dùng cho từng nhu cầu, đối tượng, kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp theo dõi ghi chép tình hình xuất liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Kế toán tổng hợp vật liệu và CCDC theo phương pháp kiể kê định kỳ được biểu diễn khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152, 153 TK 151, 152, 153 TK 611 (6111) Kết chuyển giá thực tế VL, CCDC tồn (đang đi đường) cuối kỳ Kết chuyển giá thực tế VL, CCDC tồn (đang đi đường) đầu kỳ TK 111, 112 TK 331,111,112,138 Mua vật liệu, CCDC trả tiền ngay Chiết khấu hàng mua được hưởng giảm giá, hàng mua trả lại TK 331,311,341 Số tiền đã thanh toán Mua VL, CCDC chưa trả tuiền mua bằng tiền vay TK 621,627,641,241 Xuất VL, CCDC cho SXKD, XDCB TK 632 TK 333 VL, CCDC xuất bán Thuế nhập khẩu tính vào giá trị VL, CCDC nhập khẩu TK 154 TK 411 VL, CCDC thiếu hụt mất mát VL, CCDC tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến nhập kho VL, CCDC xuất kho thuê ngoài gia công chế biến Nhận góp vốn liên doanh cổ phẩn cấp phát bằng VL, CCDC TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng về đánh giá lại vật liệu, CCDC Chênh lệch giảm về đánh giá lại vật liệu, CCDC TK 138,111,334 TK 154 3. Hệ thống sổ trong hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào Sổ Nhật ký, mà trọng tâm là Sổ Nhật ký chung ghi theo trình tự thời gian. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản. Cụ thể: Căn cứ vào các chứng từ thu mua, nhập vật liệu CCDC kế toán ghi vào các Sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày hoặc định kỳ. Đồng thời cũng căn cứ vào chứng từ thu mua nhập vật liệu, CCDC ghi vào các Sổ Nhật ký đặc biệt (Sổ Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng...) Căn cứ vào Nhật ký chuyên dùng và Nhật ký đặc biệt, kế toán ghi 1 lần trong kỳ vào Sổ Nhật ký chung. Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ Cái các tài khoản. Trị giá thực tế vật liệu, CCDC xuất kho được phản ánh trên bảng phân bổ số 2, Bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC) được dùng làm căn cứ ghi vào Nhật ký chung, từ đó ghi tiếp vào Sổ Cái tài khoản . Phần theo dõi thanh toán, ngoài "Nhật ký chi tiền" ra, thì kế toán ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi phản ánh các nghiệp vụ phải trả cho người bán về việc cung cấp nguyên vật liệu và CCDC, sản phẩm hàng hoá hoặc lao vụ. Ta có thể khái quát sơ đồ luân chuyển như sau: Trình tự ghi sổ theo hình thức sổ kế toán nhật ký chung Sổ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Chi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Phần II Thực trạng công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - Bộ quốc phòng. I. Đặc điểm chung của Công ty 247 - BQP. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Cuối năm 1982, Quân chủng Phòng không thành lập trạm may đo trực thuộc Cục hậu cần. Sau một thời gian làm công tác chuẩn bị, ngày 01 tháng 4 năm 1983 trạm may đo Phòng Không chính thức đi vào hoạt động, tiền thân của Công ty 247 ngày nay. Nhiệm vụ của trạm may đo lúc đó là : May quân phục K82 cho sĩ quan cấp tá của quân chủng Phòng Không và từng bước xây dựng trạm vững mạnh toàn diện. Biên chế tổ chức ban đầu gồm 12 cán bộ , QNCN, CNVQP. Thành lập và hoạt động trong cơ chế quản lý tập trung, bao cấp, toàn bộ nhà xưởng, máy móc, trang thiết bị và tiền lương của cán bộ, công nhân viên đều do ngân sách Quân đội cấp. Trong những ngày đầu mới thành lập, trạm mới chỉ có 45 cán bộ công nhân viên, cơ sở trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu ( 45 máy khâu đạp chân của Sài Gòn và Trung Quốc ), trình độ cán bộ, công nhân còn thấp, quy mô sản xuất nhỏ hẹp nên hoạt động sản xuất kinh doanh còn có nhiều hạn chế . Từ năm 1983 đến năm 1991, trạm vừa thực hiện nhiệm vụ, vừa đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho cán bộ, nhân viên, vừa chủ động đề nghị cấp trên đầu tư, mua sắm đổi mới trang thiết bị nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng quy mô sản xuất. Cùng với sự chyển đổi nền kinh tế nước ta từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà ã số thuế 0100385835-1. Trụ sở chính: 311 Đường Trường Chinh - Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại: 8531153 - 8537502 - 8531908 / FAX: 8530154. Sau năm năm thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế khác. Là một doanh nghiệp kinh tế quốc phòng, nhưng tỉ lệ hàng quốc phòng mà cấp trên giao cho công ty rất ít(khoảng 15%) chủ yếu là hàng kinh tế. Do đó công ty phải tự đổi mới tổ chức đào tạo tay nghề đầu tư mua sắm trang thiết bị, tìm kiếm khách hàng, tự khẳng định uy tín của mình đối với khách hàng và đã thực sự đứng vững trong cơ chế thị trường. Công ty 247- BQP được nhà nước giao vốn, hoạt động theo phương thức tự hạch toán, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Cho nên ngoài nhiêm vụ chính là may đo quân phục cho các cán bộ chiến sĩ quân đội theo kế hoạch được giao hàng năm của Bộ quốc phòng, Công ty đã chủ động tìm kiếm, khai thác nguồn hàng bên ngoài để ký kết các hợp đồng kinh tế về may đo trang phục cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu nhằm tăng doanh lợi cho bản thân công ty cũng như các khoản đóng góp cho Nhà nước, chăm lo đời sống của cán bộ công nhân viên. Công ty 247- BQP là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, chịu ảnh hưởng trực tiếp của quy luật cung cầu trên thị trường. Vì vậy mà công ty đã gặp không ít khó khăn do phải cạnh tranh gay gắt với nhiều tổ chức kinh tế khác hoạt động sản xuất kinh doanh trong cùng ngành. nhưng với sự sáng tạo và năng động của ban lãnh đạo cũng như sự cần cù và yêu nghề, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên, công ty đã dẫn gỡ bỏ những khó khăn nhanh chóng nắm bắt thị trường và đang từng bước khẳng định vị trí và vai trò của mình trên thị trường. Về tình hình Tài chính của Công ty năm 2001 có thể khái quát như sau: - Vốn cố định : 13.500 triệu đồng - Vốn lưu động : 12.339 triệu đồng - Tổng số vốn : 25.839 triệu đồng - Nguồn vốn: Vốn ngân sách nhà nước cấp: 12.400 triệu đồng. Vốn tự có : 4.200 triệu đồng chiếm 16,25% Vốn khác : 9.239 triệu đồng. Năng lực sản xuất hiện nay là 990.000 sản phẩm/1năm, với doanh thu bình quân tăng đều từ 5.250 triệu đồng ( năm 1996 ) lên 29.000 triệu đồng (năm 2002 ). Tốc độ tăng trưởng bình quân từ 10 đến 15 %. Năm 2002 đánh dấu sự phát triển vượt bậc của Công ty cụ thể là: Với sự nỗ lực không ngừng và sự kết hợp chặt chẽ giữa Giám đốc và các phòng, ban, cán bộ Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Do được đầu tư về vốn, máy móc thiết bị, con người nên qui mô của Công ty ngày càng được mở rộng: Từ chỗ chỉ có 45 công nhân viên vào ngày đầu thành lập hiện nay số công nhân viên của Công ty lên 600 người (tăng lên hơn 19 lần). Trang thiết bị máy móc được bổ sung lên đến trên 350 thiết bị bao gồm nhiều loại thiết bị đặc chủng như: Hệ thống máy may 2 kim, hệ thống máy thùa đầu tròn, máy ép Mex, máy sũ ép SiLC, dàn là hơi... Đây là các loại máy móc được nhập về từ Nhật Bản và Đức để phục vụ cho quá trình sản xuất đáp ứng nhu cầu của thị trường. Công ty đã sử dụng hết cường độ làm việc, luôn luôn bảo đảm chất lượng của sản phẩm, tìm ra nguồn tiêu thụ với những mặt hàng mới có chất lượng cao. Do công ty làm ăn có uy tín trên thị trường mà ngày càng có nhiều bạn hàng đến với Công ty trong đó có những bạn hàng lớn và thường xuyên như: Bộ công an, Viện kiểm sát, Hải quan, Kiểm lâm.... Sản phẩm của Công ty rất đa dạng với mẫu mã đẹp, chất lượng cao, giá cả hợp lý và phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã mở rộng thị trường ra nước ngoài. Theo công văn số 1121058/GB ngày 21/07/1997 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp về đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty đã chủ động tìm kiếm các bạn hàng quốc tế. Tính đến nay, Công ty đã xuất khẩu hơn 1.000.000 sản phẩm sang thị trường lớn như Châu Âu, Châu Mỹ.... Có thể khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm trở lại đây như sau: Đơn vị tính: 1000 đồng STT Chỉ tiêu 1999 2000 2001 1 Doanh thu 19.868.474 22.414.315 29.076.587 2 Nộp ngân sách 721.343 1.035.742 1.586.615 3 Lợi nhuận 825.734 1.168.210 1.105.573 4 Thu nhập bình quân 670 740 775 Công ty được phép kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký theo giấy phép kinh doanh số 111519 ngày 27/11/1996 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà nội cấp. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty : *. Đặc điểm tổ chức sản xuất : Công ty 247 BQP là một doanh nghiệp Nhà nước có nhiệm vụ : - Chủ động khai thác các nguồn hàng may mặc phục vụ nhu cầu trong và ngoài quân đội đặc biệt là khai thác các nguồn hàng trang phục của các cơ quan ban ngành Nhà nước cũng như nhu cầu may mặc dân sinh. - Chủ động quan hệ, giao dịch tìm kiếm thị trường, lo đủ và dư việc làm cho công nhân, tổ chức huấn luyện, đào tạo tay nghề cho cán bộ, công nhân. - Tìm các giải pháp quản lý, chỉ đạo hướng dẫn công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và tổ chức tiêu thụ hết số sản phẩm làm ra, củng cố từng bước uy tín và vị thế của công ty trên thị trường. - Trực tiếp thực hiện và bảo đảm các chế độ quyền lợi của người lao động theo quy định của luật lao động và chỉ đạo của giám đốc công ty. Công ty 247 sản xuất hàng may mặc theo quy trình công nghệ khép kín : cắt may và hoàn thiện bằng các máy móc chuyên dùng. Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh theo 5 phân xưởng, mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ sản xuất khác nhau. Nhiệm vụ chính của từng phân xưởng như sau : - Phân xưởng cắt : Cắt các loại quần áo theo số đo, mẫu mã của khách hàng yêu cầu, sau đó ép mếch, vắt sổ và chuyển cho các phân xưởng may tiếp tục may và hoàn thành sản phẩm. - Phân xưởng may I và may II : Thực hiện các công nghệ may và hoàn thiện bán thành phẩm mà phân xưởng cắt chuyển giao. - Phân xưởng may cao cấp : Thực hiện công nghệ may và hoàn thành sản phẩm, nhưng ngoài những sản phẩm may như phân xưởng may I và II. Phân xưởng may cao cấp còn chuyên may những mặt hàng cao cấp đòi hỏi độ chính xác, kiểu cách phức tạp. - Phân xưởng hoàn thiện : Có nhiệm vụ thùa khuy, đính cúc, là, đóng gói, dán nhãn mác lên bao bì sản phẩm. *. Đặc điểm tổ chức quản lý : Công ty 247 là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, bộ máy quản lý tại Công ty được tổ chức theo mô hình một cấp và trực thuộc Quân chủng Phòng không - Không quân, Ban giám đốc trực tiếp lãnh đạo đến từng phòng ban, phân xưởng nhằm quản lý chặt chẽ kinh tế, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đó: Ban giám đốc gồm: - Giám đốc Công ty - Phó giám đốc nội bộ - Phó giám đốc kinh doanh Các phòng ban gồm: - Phòng chính trị - Phòng kinh doanh - Phòng kế toán - Phòng kế hoạch tổng hợp - Phòng kỹ thuật - Phòng bảo vệ - Cửa hàng * Chức năng các bộ phận: - Giám đốc: được Bộ Quốc phòng - Quân chủng Phòng không ra quyết định bổ nhiệm. Là đại diện pháp nhân của Công ty, Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất trong công ty,chịu trách nhiệm cao nhất trước người bổ nhiệm và trước pháp luật về mọi hoạt động SXKD của Công ty. - Phó giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân công nhiệm vụ và công việc cụ thể. Có hai phó Giám đốc: + Phó giám đốc kinh doanh điều hành hoạt động của Phòng Kế hoạch,phòng kinh doanh, có trách nhiệm báo cáo thường xuyên về xây dựng kế hoạch, giám đốc kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn, phương án SXKD phục vụ cho việc mở rộng hoạt động và qui mô của Công ty. + Phó giám đốc nội bộ: xây dựng và đề xuất với giám đốc về định mức sản xuất hàng hóa, bảo đảm thực hiện tốt về sản xuất kinh doanh của Công ty, trực tiếp quản lý các phân xưởng, điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất, duy trì và tổ chức các biện pháp an toàn vệ sinh lao động, báo cáo định kỳ về tiến bộ sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhu cầu về NVL sản phẩm hàng hóa và những NVL còn tồn đọng. Được giám đốc ủy quyền ký toàn bộ các Phiếu nhập vật tư hàng hóa, sản phẩm và ký Phiếu xuất vật tư, hàng hóa cho sản xuất. - Phòng Kinh doanh: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên chức năng chính là khai thác mua vật tư nguyên liệu, nghiên cứu tìm hiểu thị trường, ký kết các HĐKT, quảng cáo, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, làm thủ tục hải quan tham gia các hoạt động kinh doanh, thương mại của Công ty, tiến hành các hoạt động chào hàng nhằm thu hút nhiều bạn hàng tiêu thụ sản phẩm, đẩy mạnh các hoạt động bán hàng với hiệu quả cao nhất, nắm chắc thông tin về giá cả, về biến động hàng hóa trên thị trường, làm tham mưu cho Giám đốc đàm phán với bạn hàng để bảo đảm mua bán với giá cả hợp lý nhằm hạn chế thiệt hại đối với Công ty do giá cả gây nên. - Phòng Kỹ thuật: có 1 trưởng phòng và 9 nhân viên chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác kỹ thuật, quản lý tiêu hao nguyên phụ liệu, định mức lao động, chất lượng từng loại sản phẩm; Tổ chức thiết kế, chế mẫu các loại sản phẩm theo ý tưởng khách hàng kết hợp với Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu đưa ra nhiều mẫu hàng đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng; Nghiên cứu cải tiếng qui trình công nghệ để bảo đảm sản xuất đạt năng suất cao; Phối hợp với các bộ phận để giải quyết những khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Phòng Kế hoạch: Có 1 trưởng phòng và 8 nhân viên xây dựng kế hoạch SXKD, đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch ở các phòng, phân xưởng sản xuất. Cân đối vật tư cho sản xuất, giải quyết mọi vướng mắc về vật tư trong cả quá trình hoạt động SXKD của Công ty; Nắm và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch báo cáo Giám đốc và các cấp có thẩm quyền. - Phòng Chính trị: Có 1 trưởng phòng và 2 nhân viên. Tiến hành giáo dục chính trị, tư tưởng trong Công ty theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước; Ban hành soạn thảo các qui định về mọi hoạt động có liên quan tới Đảng, công tác chính trị đoàn thể như: công đoàn, đoàn viên, thanh niên... góp phần làm cho Công ty phát triển về mọi mặt; Cùng các cấp lãnh đạo bồi dưỡng, đào tạo và tuyển chọn cán bộ để bố trí vào các cương vị lãnh đạo, động viên khen thưởng kịp thời những gương việc tốt. - Phòng Kế toán: Có 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Chịu trách nhiệm quản lý và đưa vào sử dụng có hiệu quả nhất các loại vốn và quỹ Công ty, thực hiện bảo toàn vốn; Hướng dẫn các bộ phận của Công ty mở các loại sổ sách và thực hiện chế độ thống kê, kế toán theo đúng Pháp lệnh Kế toán thống kê. Tổ chức ghi chép hạch toán theo từng khoản mục, kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động SXKD của Công ty; Theo dõi đôn đốc việc thực hiện hoạt động kinh tế đã ký, các đơn đặt hàng đã được xác nhận. Thanh toán thu hồi công nợ đúng hạn, chủ trì việc khiếu nại của khách hàng. - Phòng bảo vệ: Điều tra, bảo vệ tài sản, thiết bị của công ty đồng thời giữ nghiêm kỷ luật lao động. Cửa hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, bán và giới thiệu các sản phẩm của công ty,tiếp nhận các đơn đặt hàng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 247 Giám đốc PGĐ kinh doanh PGĐ nội bộ Phòng chính trị Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Cửa hàng Phòng bảo vệ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phân xưởng may 1 Phân xưởng may 2 Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng may cao cấp 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Đối tượng chế biến của công ty 247 là vải, vải được cắt và may thành các chủng loại, mặt hàng khác nhau. Công ty thực hiện công nghệ may theo hai giai đoạn là cắt may và hoàn thiện sản phẩm. Khi vải được xuất kho xuống phân xưởng cắt theo phiếu xuất kho. Phân xưởng cắt làm nhiệm vụ công nghệ cắt - đóng gói đơn chiếc bán thành phẩm, đánh số thứ tự theo từng đơn đặt hàng, sau đó bán thành phẩm được chuyển đến 3 phân xưởng : Phân xưởng may I, may II và phân xưởng may cao cấp, tại các phân xưởng này, mỗi một công nhân phải may hoàn thiện sản phẩm hoàn chỉnh. Cũng tại mỗi phân xưởng đó đều có nhân viên KCS kiểm tra chất lượng, quy cách, mẫu mã sản phẩm trước khi chuyển cho phân xưởng hoàn thiện. Phân xưởng hoàn thiện tiến hành thùa khuy, đính cúc, là đóng gói, dán mác lên bao bì và nhập kho thành phẩm. Như vậy công ty 247 có quy trình công nghệ sản xuất kiểu liên tục. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Phân xưởng may I Nguyên vật liệu Phân xưởng cắt Phân xưởng may II Phân xưởng may cao cấp Phân xưởng hoàn thiện Nhân viên KCS Kho thành phẩm Xuất trả khách hàng Quy trình này được bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng với khách hàng, căn cứ vào hợp đồng cụ thể là các loại hàng được đặt may, Công ty sẽ quyết định xem loại NVL nào là phù hợp, NVL chính là các loại vải được Công ty mua về nhập kho và một số ít trường hợp là do khách hàng mang đến. Căn cứ vào định mức NVL cho sản phẩm, vải sẽ được xuất kho đưa xuống phân xưởng Cắt theo phiếu xuất kho, phân xưởng Cắt làm nhiệm vụ cắt theo số đo của từng người, đánh số ký hiệu theo phiếu đặt may; Bán thành phẩm được chuyển cho bộ phận vắt sổ, sau đó chuyển cho các phân xưởng may tùy theo yêu cầu cụ thể từng loại sản phẩm. Tại các phân xưởng mỗi công nhân có trách nhiệm hoàn thiện bán thành phẩm và được giao căn cứ vào trình độ tay nghề và cùng với sự giám sát của nhân viên kỹ thuật tại phân xưởng. Trước khi nhập kho, thành phẩm phải được hoàn thiện ở công đoạn cuối cùng: thùa khuyết, đính khuy sau đó là phẳng và đóng gói. Sau khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, tùy theo hợp đồng ký kết, Công ty có thể giao tận nơi cho khách hàng hoặc giao cho khách ngay tại kho. Như vậy quy trình sản xuất của Công ty liên tục, trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau, sản phẩm của giai đoạn này là nguyên liệu của giai đoạn tiếp theo, sản phẩm được chia nhỏ cho nhiều người và cuối cùng ghép nối nguyên liệu khác nhau (chủ yếu là vải) hoặc một loại vải có thể may được nhiều mặt hàng khác nhau. Sản phẩm của Công ty thường là sản đơn chiếc vì được may đo cho từng người theo số đo cụ thể do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi và kết hợp chặt chẽ giữa các khâu của qui trình sản xuất. 4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 247 : Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, hình thức tổ chức này xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán tại Công ty. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở bộ phận kế toán của Công ty, từ việc thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập các báo cáo kế toán. Các phân xưởng không tổ chức kế toán nói riêng ưu thế của việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung là toàn bộ thông tin được nắm bắt, từ đó có thể kiểm tra, đánh giá, chỉ đạo kịp thời. Đặc trưng của phương pháp này là mọi nhân viên kế toán được điều hành trực tiếp bởi một người lãnh đạo - kế toán trưởng. Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là hình thức "Nhật ký chung", phương pháp kế toán bán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Cũng như nhiều loại hình doanh nghiệp khác Công ty áp dụng niên độ kế toán là một năm và kỳ kế toán là một tháng. Phòng kế toán của Công ty gồm có 5 nhân viên, mỗi người có một chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể: - Trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng): Là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến chủ trương và chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận kế toán đồng thời phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc chấp hành đúng chính sách, thể lệ tài chính về vốn và huy động sử dụng vốn, tiến hành theo đúng chế độ tài chính hiện hành, cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh của Công ty và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán. Ngoài ra, kế toán trưởng phải lập các báo cáo quyết toán, tham mưu cho giám đốc về việc sử dụng các chế độ quản lý của Nhà nước ban hành cho phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty. - Kế toán tổng hợp (kiêm kế toán TSCĐ; kế toán giá thành): Chịu trách nhiệm về việc tổng hợp các số liệu do kế toán viên cung cấp, làm nhiệm vụ tập hợp chi phí và trích khấu hao trong tháng,. - Kế toán nguyên vật liệu , CCDC (kiêm kế toán thanh toán): Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất của các loại vật liệu và CCDC trong kỳ đồng thời phản ánh các số liệu phát sinh và các sổ chi tiết, tính giá thực tế cho vật tư xuất kho. Cuối kỳ (tháng) lập bảng tổng hợp N-X-T và bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu và CCDC sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (kiêm kế toán tiền lương và kế toán tiêu thụ): Là người theo dõi các khoản thu và chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ, công nhân viên trong Công ty đồng thời theo dõi tình hình N-X-T kho thành phẩm và hạch toán bán giá thành sản xuất ra. - Thủ quỹ: Quản lý các khoản vốn bằng tiền của Công ty, phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm quỹ tiền mặt và phát lương cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty khi đến kỳ lĩnh lương. Bên cạnh đó, tại mỗi phân xưởng đều bố trí các nhân viên thống kê theo dõi từ khâu nhập nguyên vật liệu đến khâu xuất trả sản phẩm cho khách hàng. - Thủ kho: Theo dõi tình hình N-X-T kho nguyên vật liệu của Công ty định kỳ đối chiếu với kế toán vật liệu để xác định đúng số tồn. - Thống kê phân xưởng cắt: Theo dõi chủng loại, số lượng nguyên vật liệu đưa vào cắt bán thành phẩm theo từng ngày. Hàng ngày, nhân viên thống kê giao bán thành phẩm xuống các phân xưởng trong ngày. - Thống kê phân xưởng may chính và may cao cấp (I, II): Vào đầu giờ mỗi buổi sáng nhận bán thành phẩm ở phân xưởng cắt giao cho từng công nhân may theo năng lực và cấp bậc đồng thời cuối ngày nhận lại sản phẩm hoàn thành giao xuống kho thành phẩm và cũng tiến hành theo dõi năng suất lao động của từng công nhân may trong ngày. - Thống kê kho thành phẩm và cửa hàng: Theo dõi toàn bộ số lượng, chủng loại sản phẩm , từng loại mặt hàng đã sản xuất ra trong kỳ và nhập vào kho thành phẩm, thống kê số lượng sản phẩm đã xuất trả cho khách hàng và sản phẩm còn tồn. Bộ máy kế toán của Công ty 247- BQP được thể hiện qua sơ đồ sau: Trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) Thủ quỹ Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ, kế toán giá thành Kế toán TM:TGNH (Kiêm kế toán tiền lương: kế toán tiêu thụ) Kế toán NLVL, CCDC (kiêm kế toán thanh toán) Nhân viên thống kê phân xưởng và thủ kho Nhân viên thống kê kho và cửa hàng Do Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung" nên các nghiệp vụ liên quan đến vật tư phát sinh được theo dõi và phản ánh vào các loại sổ sau: - Sổ nhật ký chung - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá - Sổ cái tài khoản 152, 153 - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC - Sổ chi tiết TK 152 - Bảng kê N-X-T - Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Trình tự kế toán của Công ty 247- BQP được phản ánh theo sơ đồ sau Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng phân bổ NLVL, CCDC Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ quỹ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS Sổ cái tài khoản Bảng kê N-X-T Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán. Cụ thể: Các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, mua hàng kế toán ghi sổ nhật ký chuyên dùng (Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng...), các chứng từ liên quan đến tiền mặt được ghi vào sổ quỹ. Những chứng từ phát sinh liên quan đến xuất nguyên vật liệu, CCDC được ghi vào bảng phân bổ số 2 Bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu, CCDC; đồng thời nếu các nghiệp vụ phát sinh đòi hỏi chi tiết thì kế toán vào sổ chi tiết và hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán tiến hành ghi vào sổ "Nhật ký chung". Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ sổ "Nhật ký chuyên dùng", "Bảng phân bổ số 2" để ghi vào sổ "Nhật ký chung" . Từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái tài khoản và cũng vào cuối tháng kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh và lập các báo cáo tài chính trong kỳ. II. Tình hình tổ chức công tác kế toán vật liệu và CCDC Công ty 247 - Bộ quốc phòng. 1. Đặc điểm, phân loại vật liệu và CCDC *. Đặc điểm vật liệu và CCDC : Do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty là sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng vì vậy chủng loại sản phẩm rất đa dạng, phong phú. Mỗi đơn đặt hàng có yêu cầu về quy cách, mẫu mã sản phẩm khác nhau. Chẳng hạn như với những đơn đặt hàng là áo dạ hoặc complê thì cần những loại vật liệu như: vải áo, cạnh tóc, mex, vải lót trong, kem vai... còn đối với đơn đặt hàng của quân đội may áo sơ mi cho chiến sỹ thì nguyên vật liệu sử dụng ở đây chỉ cần một loại vải và một loại cúc. Do đó, vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại, quy cách cũng như mẫu mã chẳng hạn như vải len có: len Liên Xô, len thô, len QLTT, len VKS, len mịn... vải bay có các loại như: bayzin K1,4 ; bay đất; bay ghi,... chỉ màu các loại, cúc các loại... Hiện nay, các loại vật liệu và CCDC dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để cho Công ty đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu và CCDC ở trong kho mà thường khi thấy sản xuất có nhu cầu thì bộ phận cung ứng vật liệu mới đi mua về, tránh được hiện._.