Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội

ảm bảo chất lượng sản phẩm là điều kiện tiên quyết. Trong toàn bộ chi phí sản xuất thì nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn. Nó giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất của mỗi doanh nghiệp, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất và đồng thời là cơ sở vật chất chủ yếu để tạo nên sản phẩm. Như vậy, việc hạch toán nguyên vật liệu và đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Xuất phát từ vai trò đó, công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng phải xác định cho mình việc ghi chép đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động và quản lý vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Với mong muốn tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất, em đã chọn đề tài:“ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội ”. Phương pháp nghiên cứu của đề tài này là dựa trên cơ sở lý luận chung vầ kế toán nguyên vật liệu để tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán này tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội. Từ đó có những đánh giá, nhận xét, đưa ra ý kiến đóng góp và phương án giúp cho công tác kế toán của Xí nghiệp ngày càng hoàn thiện hơn. Nội dung của luận văn được chia thành 03 chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Chương 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Chương 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu và sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu 1.1.1.1. Khái niệm về nguyên liệu vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động), là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm và thuộc nhóm tài sản lưu động của doanh nghiệp. 1.1.1.2. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện được nếu không có đủ ba yếu tố : lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động vật hoá như: vải trong một doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt…. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm. Với sự tác động của tư liệu lao động dưới sự điều khiển của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái ban đầu để cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Vì vậy, việc cung cấp vật liệu phải được tiến hành một cách đều đặn đủ về số lượng, đúng về chủng loại, chất lượng, kịp thời gian sản xuất. Hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải chịu sự tác động khắt khe của quy luật kinh tế thị trường. Đó chính là động lực giúp cho doanh nghiệp phát triển nhưng đồng thời cũng là trở ngại buộc các doanh nghiệp không ngừng nâng cao công nghệ và trình độ sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, giúp cho doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Một giải pháp được đặt ra ở đây là công tác quản lý đầu vào (nguyên vật liệu) phải tốt và tiết kiệm chi phí bỏ vào quá trình sản xuất, vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên việc bảo quản rất phức tạp, đòi hỏi phải có hệ thống kho tàng bảo quản. Xây dựng định mức dự trữ cho từng nguyên vật liệu trong kho ở mức độ tối đa và tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất, tránh tình trạng thừa, thiếu nguyên vật liệu. Như vậy, với tư cách là đầu vào của mọi quá trình sản xuất nguyên vật liệu, có vị trí quan trọng trong sản xuất. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn coi trọng công tác quản lý nguyên vật liệu và việc định mức tiêu hao nguyên vật liệu. 1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Do nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, nguyên vật liệu được chia ra làm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính : là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm ( đường, bột, nha, trứng.v.v.. để sản xuất bánh, kẹo). Trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài. Đó là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục sản xuất chế biến thành sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp như lốp xe đạp trong nhà máy sản xuất xe đạp, trứng muối, mứt bí, mứt sen… trong doanh nghiệp sản xuất bánh, mứt… - Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu ăn, giấy gói, hương liệu .v.v…) . - Nhiên liệu: cũng như vật liệu phụ nhưng do có tính chất lý hoá đặc biệt và có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên được xếp thành loại riêng để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp. Nhiên liệu là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện, máy móc, thiết bị hoạt động . - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… - Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt thép vụn, bột bánh vụn … hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. - Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng… Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phán ánh tình hình hiện có và biến động của các loại nguyên liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả các loại vật liệu. Ngoài ra, có thể căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu để chia thành: nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm, nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân xưởng sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Hoặc có thể căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: nguyên vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu tự gia công chế biến, nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh… 1.1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu a. Giá thực tế nhập kho * Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất được thu mua nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy việc đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu, theo những nguyên tắc nhất định, phải phản ánh theo giá thực tế của chúng. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài cần phân biệt hai trường hợp sau: + Nếu nguyên vật liệu mua ngoài để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Trị giá thực tế của NVL, nhập kho trong kỳ = Trị giá mua trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) - Các khoản giảm giá và CK thương mại (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng hoặc nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp: Trị giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Trị giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế GTGT) - Các khoản giảm giá và CK thương mại (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua + Thuế nhập khẩu và thuế GTGTcủa hàng nhập khẩu (nếu có) * Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến : Trị giá thực tế của NVL gia công nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí chế biến * Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế của NVL gia công nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí giao, nhận + Tiền công gia công * Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh đánh giá. b. Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp kế toán phải tính toán, xác định chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: ã Phương pháp đơn giá bình quân : Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Trị giá thực tế của NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá bình quân Trong đó, đơn giá bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Cách 1: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao và hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đế công tác kế toán nói chung Cách 2: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Số lượng NVL tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm của phương pháp này là khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của vật liệu trong kỳ nhưng không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả vật liệu kỳ này. Cách 3: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NVL tồn sau mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn sau mỗi lần nhập Phương pháp này có ưu điểm khi xuất kho đã biết giá của nguyên vật liệu xuất. Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh và giá trị tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trường. Tính toán theo phương pháp này sẽ có độ chính xác cao nhưng mất nhiều công sức. Phương pháp này chỉ phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ hoặc có vật liệu ít, biến đổi không thường xuyên, sử dụng kế toán máy. ã Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính nguyên vật liệu xuất kho đó. Phương pháp này thường được áp dụng đối với những loại vật liệu đặc chủng, có giá trị cao. ã Phương pháp giá thực tế nhập trước xuất trước (FIFO): Trị giá thực tế của NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập tiếp theo. Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng. Phương pháp này chính xác và đơn giản nhưng khối lượng công việc nhiều hơn vì phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. ã Phương pháp giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO): Trị giá thực tế của NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước lô hàng đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ. Phương pháp này đơn giản nhưng không chính xác, không thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. ã Phương pháp hệ số giá: Giá thực tế để hạch toán nguyên vật liệu thường được áp dụng ở trong các doanh nghiệp có tình hình xuất kho nguyên vật liệu diễn ra không thường xuyên, hàng ngày và chủng loại vật tư không nhiều. Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập kho diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế nguyên vật liệu hàng ngày rất khó khăn, tốn kém nhiều chi phí và không hiệu quả cho công tác kế toán. Vì vậy để đảm bảo cho công tác kế toán có thể theo dõi kịp thời tình hình nhập xuất trong kỳ doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp tính theo giá hạch toán. Giá hạch toán dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày, đến cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đối với nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất dùng. Công thức tính như sau: Trị giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán NVL xuất kho trong kỳ * Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL = Trị giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán của NVL nhập trong kỳ 1.1.3. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh Hạch toán kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế - tài chính, cung cấp những thông tin về tình hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, giúp cho cán bộ lãnh đạo đề ra được những quyết định kinh tế nhằm phát huy hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán nguyên vật liệu là một bộ phận rất quan trọng trong công tác hạch toán kế toán. Vì hạch toán nguyên vật liệu có đầy đủ, chính xác, kịp thời thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng, từ đó có kế hoạch thu mua và sử dụng để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Việc hạch toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động và từ đó đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tăng vòng quay của vốn. Không những vậy, nếu thực hiện tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu thì việc hạch toán giá thành sẽ đảm bảo chính xác, khoa học, tiết kiệm được chi phí, hạ thấp giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu và tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1.4.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng. Nhờ có kế toán nguyên vật liệu mà giám đốc có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời trong việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng để đảm bảo vai trò của mình kế toán luôn phải hoàn thành tốt nhiệm vụ sau: ã Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu của doanh nghiệp. ã Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. ã Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ quy định, xử lý kết quả kiểm kê theo quyết định của các cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác trung thực của thông tin kế toán. Đồng thời đóng góp trách nhiệm trong việc tham mưu, tư vấn về mặt chuyên môn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. ã Lập các báo cáo về nguyên vật liệu, phân tích tình hình thu mua, dự trữ bảo quản và xử lý nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. ã Thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu theo đúng chế độ và áp dụng đúng đắn phương pháp kế toán nguyên vật liệu. 1.1.4.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, vai trò và vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo luôn đáp ứng vật tư, không chỉ về mặt số lượng mà cả về mặt chất lượng, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu sản xuất. Trong khâu thu mua: nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường biến động về nhập xuất, do vậy phải quản lý về mặt khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và chi phí thu mua. Đồng thời phải quản lý việc thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản: nguyên vật liệu phải được bảo quản trong kho, thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Trong khâu sử dụng : nguyên vật liệu phải được tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh đúng tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm ra biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu để hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Trong khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu nhằm đảm bảo cho qúa trình sản xuất được tiến hành bình thường không bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu . 1.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Kế toán chi tiết nguyên vật liệu thực chất là hạch toán kế toán tình hình thay đổi vật liệu ở kho. Việc hạch toán nguyên vật liệu cần phải tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán có thể sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết sau đây để sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp cả về quy mô nghiệp vụ, phương tiện hạch toán, trình độ quản lý và trình độ các cán bộ, nhân viên kế toán. 1.2.1. Chứng từ sử dụng Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu. Mỗi chứng từ phải thể hiện được nội dung, quy mô, địa điểm xảy ra nghiệp vụ, người chịu trách nhiệm và người lập bảng về nghiệp vụ. Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán phải thực hiện lập và xử lý đầy đủ các chứng từ sau: - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01- GTGT và mẫu 04 - GTGT) - Phiếu nhập kho (mẫu 02- VT ) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08- VT) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT)… 1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.2.2.1. Phương pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ xuất nhập ít, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế áp dụng phương pháp thẻ song song rất thích hợp. Nội dung của phương pháp : Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng nguyên vật liệu ở từng kho và ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu cả về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. ở kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu hàng ngày, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số lượng thực tế vào kho (đối với phiếu nhập kho theo hạn mức, sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần). Cuối ngày tính ra số nguyên vật liệu tồn kho ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu về phòng kế toán. Thẻ kho có thể được mở theo mẫu sau: Bảng 1.1 Thẻ kho Ngày lập thẻ:…………… Tờ số :…………………. Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : ………………………………………….. Đơn vị tính: ………………………………………………………………….. Mã số :…………………………………………………………………………. Số thứ tự Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho phải đảm bảo sự ăn khớp. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp từ sổ chi tiết nguyên vật liệu vào bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn theo từng nhóm loại vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu có thể mở theo mẫu sau: Bảng 1.2 Sổ chi tiết vật liệu Tài khoản :……………………………………… Tên kho:………………………………………… Tên, quy cách vật liệu:….. Mã số:……. Đơn vị tính: ……………….. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sơ đồ1 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập - xuất- tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu, số lượng. Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. 1.2.2.2. Phương pháp sổ số dư Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ về nhập xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại vật liệu, tổ chức hệ thống kho tàng phân tán, không có khả năng hạch toán hàng ngày các chỉ tiêu chi tiết vật tư. Nội dung của phương pháp: ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng như ở phương pháp thẻ song song. Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho đã tính trên thẻ kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng), sau đó chuyển trả cho kế toán. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, mỗi cuối tháng giao cho thủ kho ghi một lần. Sổ số dư có thể mở theo mẫu sau: Bảng 1.3 Sổ số dư hàng tồn kho Năm:…………….. Kho:……………… STT Tên vật liệu quy cách Đơn vị tính Đơn giá Số dư 31/1 Số dư 28/2 v.v …. Lượng Tiền Lượng Tiền ở phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng từ chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê nhập, xuất, tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận được sổ số dư gửi lên, kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ kho ghi ở sổ số dư và đơn giá từng thứ nguyên vật liệu để tính ra thành tiền và ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Số liệu ở sổ số dư sẽ được đối chiếu với tồn kho trên bảng kê nhập, xuất, tồn và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ 2 Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ số dư Chứng từ xuất Bảng kê nhập - xuất - tồn từng kho Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu * Ưu điểm: Giảm nhẹ đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và công việc được tiến hành đều trong tháng. * Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết được tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu, muốn biết phải xem trên thẻ kho. Ngoài ra, khi kiểm tra đối chiếu nếu có sai sót thì việc phát hiện sẽ khó khăn. 1.2.2.3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư nhưng giá không lớn lắm, số lượng kho tàng ít, kế toán vật tư kiêm nhiệm nhiều việc. Nội dung của phương pháp: ở kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm nguyên vật liệu như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: Kế toán không mở sổ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng, giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu từng kho. Số này chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng. Mỗi danh điểm nguyên vật liệu chỉ ghi trên một dòng của sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển có thể mở theo mẫu sau: Bảng 1.4 Sổ đối chiếu luân chuyển Năm 200N Danh điểm VT, HH Tên, chủng loại, quy cách phẩm chất vật tư hàng hoá Đơn vị tính Số dư định mức Luân chuyến tháng 1 Luân chuyển tháng 2 Luân chuyến tháng… Luân chuyển tháng 12 Ghi chú SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Cộng Sơ đồ 3 Sơ đồ kế toán chi tiết của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu * Ưu điểm: Dễ làm, giảm bớt công việc ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: Trùng lặp về mặt số lượng, công việc dồn vào cuối tháng do vậy số liệu cung cấp không kịp thời. 1.3. Công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1. Trường hợp doanh nghiệp theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán dựa vào chứng từ nhập xuất. Do vậy, giá trị của hàng hoá, vật tư tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. 1.3.1.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 152: ” Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình tăng giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Kết cấu của tài khoản 152: TK152 SDĐK: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ. - Trị giá của nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. - Khoản giảm giá nguyên vật liệu mua vào, trị giá nguyên vật liệu mua trả lại bên bán. - Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. SDCK:Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Tài khoản 152 được mở thành 6 tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp. TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Thiết bị xây dựng cở bản TK 1526 – Vật liệu khác Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 331:”Phải trả người bán”. Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán và các khoản nợ phải trả cho ngưòi bán. Tài khoản 133:” Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ “. Tài khoản này phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp Tài khoản 151:” Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư mua ngoài thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đang đi trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ nhập kho. Và một số tài khoản khác có liên quan như: TK 111, 112, 141, 621, 627, 641, 642… 1.3.1.2. Phương pháp hạch toán a. Trường hợp nguyên vật liệu mua dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ ă Các trường hợp tăng nguyên vật liệu ã Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK111,112,141,331 Tổng giá thanh toán ã Trường hợp hàng về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán ghi theo giá tạm tính: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hoá đơn bằng cách sau: + Nếu giá ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính thì kế toán ghi bổ sung số chênh lệch: Nợ TK152 ( chi tiết vật liệu) Có TK331 + Nếu giá ghi trên hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính thì kế toán ghi bút toán đảo để giảm bớt số chênh lệch: Nợ TK 331 Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Đồng thời phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 133 Có TK 331 ã Trường hợp hoá đơn về nhưng cuối kỳ hàng chưa về: Kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 151 Giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331…) Kỳ sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK152 (chi tiết vật liệu) Có TK151 ã Trường hợp nguyên vật liệu nhập khẩu Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá mua có thuế nhập khẩu Có TK 331 Phải trả người bán Có TK 3333 Thuế nhậ._.p khẩu Đồng thời phản ánh thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ: Nợ TK 1332 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 3331(2) Thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu ã Trường hợp phát hiện thừa hàng khi kiểm nhận, nhập kho (thừa khi thu mua): Kế toán ghi như sau: - Nếu nhập kho toàn bộ số vật liệu; Khi nhập kho kế toán phải phản ánh số thực nhập: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Trị giá toàn bộ số hàng (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT tương ứng Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa (chưa có thuế GTGT) Căn cứ quyết định xử lý ghi: + Nếu trả lại cho người bán : Nợ TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Trả lại số hàng thừa + Nếu đồng ý mua tiếp số hàng thừa: Nợ TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa Có TK 711 Số hàng thừa không rõ nguyên nhân - Nếu nhập theo hoá đơn: Khi nhập kho, ghi nhận số nhập như trường hợp trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể hạch như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Trị giá hàng thừa (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác; Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Trị giá hàng thừa ( chưa có thuế GTGT) Có TK 711 Số hàng thừa không rõ nguyên nhân ã Trường hợp phát sinh các chi phí liên quan đến việc mua vật liệu: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Nợ TK 133 (nếu có) Có TK111, 112, 331…. ã Trường hợp tự chế biến và thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Có TK 154 Chi phí kinh doanh dở dang ã Các trường hợp tăng vật liệu khác: Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế biến nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như: được ngân sách Nhà nước, cấp trên tên cấp, được biếu tặng, nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác, nguyên vật liệu sử dụng không hết nay đưa vào nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK152 (chi tiết vật liệu) Giá trị thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 336 Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh Có TK 412 Số chênh lệch tăng Có TK 128 Góp vốn liên doanh ngắn hạn Có TK 222 Góp vốn liên doanh dài hạn Có TK 711 Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho Có TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 627 Chi phí sản xuất chung Có TK 632 Thừa trong định mức tại kho ă Các trường hợp giảm nguyên vật liệu: ã Trường hợp xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh : Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 Xuất dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (6272) Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 641 (6412) Xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 642 (6422) Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu xuất dùng ã Trường hợp xuất góp vốn liên doanh: Kế toán ghi: Nợ TK 128 Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ TK 222 Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ (Có) TK412 Phần chênh lệch Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế ã Trường hợp xuất thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154 Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152 (chi tiếtvật liệu) Giá thực tế ã Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả người bán kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán Có TK 152 Giá mua chưa có thuế GTGT Có TK 133 (1331) Thuế GTGT tương ứng ã Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê kho cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán ghi: Nợ TK138 (1381) Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK152 (chi tiết vật liệu) Căn cứ vào biên bản xử lý vật liệu hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334… Cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632 Các khoản hao hụt, mất mát sau khi trừ phần bồi thường của cá nhân gây ra được phản ánh vào giá vốn hàng bán Có TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý ã Trường hợp phát hiện thiếu khi mua về, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết, vẫn tiến hành nhập kho và ghi sổ như sau: Nợ TK 152 Giá mua không thuế GTGT của số thực nhập kho Nợ TK 138 (1381) Trị giá số thiếu ( không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu : Nợ TK 152 Số nguyên vật liệu còn thiếu Có TK 138 (1381) + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 138 (1388), 334 Cá nhân phải bồi thường Có TK 133 (1331) Thuế GTGT của số hàng còn thiếu Có TK 138 (1381) Xử lý số thiếu + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân trong quá trình thu mua và có quyết định ghi tăng chi phí khác: Nợ TK 811 Số thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân Có TK138 (1381) Xử lý số thiếu ã Trường hợp giảm giá do các nguyên nhân khác (nhượng bán, trả lương, biếu tặng, đánh giá giảm theo quyết định của các cấp có thẩm quyền ): Nợ TK 632 Nhượng bán, xuất trả lương, biếu tặng… Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK152 (chi tiết vật liệu) b. Trường hợp nguyên vật liệu mua dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng hoặc nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp Đối với các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc không nộp thuế giá trị gia tăng về cơ bản thì việc hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu cũng tiến hành tương tự như trong các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong giá thực tế vật liệu còn bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào. Kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Tổng giá thanh toán vật liệu mua ngoài Có TK liên quan ă Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể được thực hiện của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần thực hiện được của chúng. + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Giá vốn hàng bán Có TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Giá vốn hàng bán Sơ đồ 4 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kế khai thường xuyên (Trường hợp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) TK 111, 112, 331 TK 152 TK 621 TK 133 TK 241 Đánh giá giảm TK 338 (3381),632 Phát hiện thừa khi kiểm kê, mua hàng Nhập kho do mua ngoài Xuất dùng cho sản xuất TK 641, 642, 627 TK 151 Hàng mua chưa nhập kho Hàng mua đã nhập kho Xuất dùng cho XDCB, sửa chữa TSCĐ Trị giá NVL nhập kho do nhập khẩu TK 333 TK 111, 112, 331 Thuế nhập khẩu phải nộp TK 133 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng trả lại Thuế GTGT hàng nhập TK 411 Nhận góp vốn liên doanh, cấp, phát, tặng Xuất thuê ngoài gia công, chế biến TK 154 TK 632 Nhập do thuê ngoài hay tự gia công, hoàn thành Xuất bán, cho vay TK 128, 222 Nhận lại góp vốn liên doanh Xuất góp vốn liên doanh TK 412 Đánh giá giảm TK 412 Thiếu khi mua về, khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại Xuất dùng quản lý , bán hàng TK 154 TK 128, 222 TK 138, 632 1.3.2. Trường hợp doanh nghiệp theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá vật tư xuất dùng hoặc bán thường xuyên. Nó có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng giá trị vật tư, hàng hoá xuất dùng, xuất bán có độ chính xác không cao. Phương pháp này căn cứ vào kết quả kiểm kê giá trị vật tư, hàng hoá cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính theo giá trị của hàng hoá, vật tư xuất kho trong kỳ theo công thức: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá nguyên vật liệu mua vào trong kỳ - Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 611:” Mua hàng”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu, hàng hoá mua trong kỳ. Kết cấu của tài khoản 611 như sau: TK 611 Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho đầu Trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn cuối kỳ theo kết quả kiểm kê - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất dùng, xuất bán trong kỳ - Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại người bán hoặc số tiền được bên bán giảm giá Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2: TK 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu TK 6112 Mua hàng hoá Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152, TK 151 không sử dụng theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường đầu kỳ, cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 331… 1.3.2.2. Phương pháp hạch toán ă Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 ( 6111- chi tiết từng loại) Có TK 151 Hàng đi đường Có TK 152 Nguyên vật liệu tồn kho ă Trong kỳ, căn cứ hoá đơn mua hàng, kế toán ghi: * Trường hợp nguyên vật liệu mua dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ - Khi mua, phản ánh giá trị mua thực tế theo hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111- chi tiết từng loại) Giá trị vật liệu tăng Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT đầu vào tương ứng Có TK 111,112,141 Nếu trả tiền ngay Có TK 331 Nếu chưa trả tiền Có TK 311, 341 Trả bằng tiền vay - Chi phí phát sinh khi mua, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111- chi tiết từng loại) Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 - Khi thanh toán tiền hàng nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Tổng giá thanh toán Có TK 515 Chiết khấu được hưởng Có TK 111, 112 Thanh toán tiền hàng còn lại - Khi hàng mua được giảm giá hoặc trả lại do kém phẩm chất, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Nếu thu lại ngay Nợ TK 331 Nếu trừ nợ Nợ TK 138 (1388) Nếu chưa thu được Có TK 611(6111- chi tiết từng loại) Có TK 133 Thuế GTGT tương ứng - Đối với nguyên vật liệu, hàng hoá tăng do nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111- chi tiết từng loại) Có TK 111, 112, 331 Có TK 3333 Thuế nhập khẩu Khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu Nợ TK 133 Có TK 3331 (33312) - Nhập do thuê ngoài hay tự gia công hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111- chi tiết từng loại) Có TK 154 Chi phí kinh doanh dở dang - Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611(6111- chi tiết từng loại) Có TK 411 Nhận cấp phát, nhận góp vốn Có TK 128, 222 Nhận góp vốn liên doanh Có TK 412 Đánh giá tăng * Trường hợp nguyên vật liệu mua dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng tính thuế giá trị gia tăng hoặc tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp Với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như các doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ nhưng trong giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào . ă Cuối kỳ - Kết chuyển giá tính thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ: Nợ TK 152, 151 Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) - Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) - Nguyên vật liệu xuất kho đi gia công, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) - Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh, đánh giá giảm: Nợ TK 128, 222 Góp vốn liên doanh Nợ TK 412 Đánh giá giảm Có TK 611 (6111- chi tiết từng loại) Sơ đồ 5 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Trường hợp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152 TK 611 (6111) TK 151,152 TK 632 Kết chuyến giá trị NVL tồn kho đầu kỳ Kết chuyển giá trị NVL tồn kho cuối kỳ TK 111, 112,331 TK 111, 112, 331 Mua NVL trong kỳ Hàng mua giảm giá, trả lại TK 133 TK 333 TK 621, 627 Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất dùng cho sản xuất TK 133 Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 154 Xuất gia công chế biến TK 154 Nhập do thuê ngoài hay tự gia công hoàn thành Xuất bán TK 128, 222 Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát Góp vốn liên doanh TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm Thuế GTGT TK 411 128, 222 1.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán tổng hợp sau: 1.4.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái Sơ đồ 6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký- Sổ cái TK 152 (611), 621, 627… Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.2. Hình thức Nhật ký chung Sơ đồ 7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 152 (611), 621, 627… Sổ Nhật ký mua hàng Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ 8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, (611), 621, 627… Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ Sơ đồ 9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ Chứng từ gốc Sổ chi tiết số 2 (331) Nhật ký-Chứng từ (1, 2, 4,10) Nhật ký - Chứng từ số 5 (331) Bảng kê tính giá số 3 Bảng phân bổ vật liệu số 2 Bảng kê chi phí số 4,5,6 Sổ cái TK 152 (611) Nhật ký-chứng từ số 7 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Thông qua việc tìm hiểu những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiện và đặc điểm riêng để lựa chọn cho mình một cách phân loại, đánh giá và một phương pháp hạch toán nguyên vật liệu thích hợp như phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ có tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu để phản ánh thực chất tình hình thay đổi vật liệu ở kho như phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp đối chiếu luân chuyển. Thêm nữa, doanh nghiệp cần phải xem xét, lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán sao cho phù hợp dựa trên quy mô và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Và từ khái niệm, đặc điểm, vai trò và vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. Ngoài ra, nhiệm vụ của kế toán cũng không kém phần quan trọng trong phần hành kế toán. Vì vậy, có thể nói công tác kế toán trong các doanh nghiệp nói chung và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất nói riêng là tương đối phức tạp, nhưng rất cần thiết. chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Trong chương 1, bài viết đã trình bày cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Tiếp theo, chương 2 sẽ đi sâu phân tích công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội. Phần đầu chương là khái quát chung về Xí nghiệp thông qua nghiên cứu hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán. Phần tiếp theo cũng là nội dung chính của luận văn sẽ đi sâu phân tích thực trạng của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. 2.1. Khái quát chung về Xí nghiệp 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Xí nghiệp Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là Halimex. Tiền thân là một xí nghiệp hợp doanh do các nhà tư bản góp vốn và thành lập năm 1962 mang tên: “ Công ty đường bánh kẹo” dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Thương nghiệp Hà Nội, gồm có 5 phân xưởng sản xuất nằm rải rác khắp nội ngoại thành. Nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng bánh, mứt, kẹo mang tính chất thủ công nghiệp và một phần nhỏ cơ khí. Lúc đầu, công ty chỉ có 200 cán bộ công nhân viên của một số hộ công thương. Trong quá trình sản xuất, xây dựng và trưởng thành đến tháng 12/1974 tổng số cán bộ công nhân viên đã lên đến gần 800 người. Đến tháng 01/1975, thi hành chỉ thị của Uỷ ban hành chính Thành phố và Sở Thương nghiệp, công ty đã tách rời thành hai phân xưởng Kẹo Dịch Vọng và Đội Cấn sang Cục Công nghiệp Hà Nội. Tháng 08/1988, công ty được chuyển giao về liên hiệp thực phẩm, vi sinh dưới sự lãnh đạo của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội và được mang tên là “ Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội”. Xí nghiệp có 03 phân xưởng chính và 19 điểm nhỏ bán hàng làm nhiệm vụ ở 03 Quận. Qua 4 năm hoạt động sản xuất kinh doanh bỏ qua bao cấp hoàn toàn, Xí nghiệp đã có nhiều cố gắng được Nhà nước cho thành lập lại doanh nghiệp năm 1992. Nhiệm vụ vẫn là sản xuất bánh, mứt, kẹo và các dịch vụ thương nghiệp, nhà hàng ăn uống. Đến cuối năm 1994, trụ sở của Xí nghiệp từ 19 Chả Cá đã chuyển về số 5 Láng Trung - Quận Đống Đa - Hà Nội. Các điểm kinh doanh vẫn tập trung ở Quận Hoàn Kiếm. Tổng số cán bộ công nhân viên 190 người hoạt động mang tính chất kinh doanh tập trung. Sau một thời gian dài vừa sản xuất, vừa phải vận chuyển máy móc, thiết bị, vừa phải xây dựng nhà cửa, kho tàng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng nên Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức cũng như về kế hoạch sản xuất. Đến nay, Xí nghiệp đã ổn định về mọi mặt và đang chuẩn bị cho việc sản xuất bánh vào Tết Trung thu tới. Để đáp ứng cho nhu cầu của người tiêu dùng, Xí nghiệp đã và đang cố gắng thay đổi mẫu mã sản phẩm, nâng cao chất lượng và ổn định giá cả để có thể đứng vững được trên thị trường. Có thể đánh giá sự phát triển của Xí nghiệp đã đạt được trong năm 2002- 2003: Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của Xí nghiệp Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2002 Năm 2003 Nguồn vốn cố định Triệu đ 3.659 4.439 Doanh thu Triệu đ 9.618 12.823 Lợi nhuận Triệu đ 619 701 Sản lượng Tấn 252 315 Nộp ngân sách Triệu đ 1.362 1.655 Số CNV lao động Người 316 411 Thu nhập bq 1 tháng 1000đ/ng 1.032 1.141 Nguồn : Phòng Kế toán-Tài vụ 2.1.2. Chức năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội 2.1.2.1. Chức năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội là một xí nghiệp chuyên sản xuất ác loại bánh, mứt, kẹo theo thời vụ phục vụ tiêu dùng trong nước và xuất khẩu vào các dịp Tết Nguyên Đán và Tết Nguyên Tiêu. Ngoài các dịp thời vụ kể trên, Xí nghiệp còn sản xuất, dịch vụ : bia hơi, kem, nước ngọt, nước đá, hàng công nghệ, hoá mỹ phẩm, dịch vụ ăn uống, dịch vụ nhà hàng, khách sạn, làm đại lý, đại diện cho các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước, được đặt chi nhánh, văn phòng, đại lý ở các tỉnh trong nước, mở các cửa hàng, quầy hàng giới thiệu sản phẩm của Xí nghiệp và sản phẩm liên doanh liên kết. Một số mặt hàng Xí nghiệp đang sản xuất chủ yếu: - Bánh Trung Thu - Mứt Tết - Bánh ngọt - Bánh SAMPA - Bánh xốp vừng, xốp dừa 2.1.2.2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Thực hiện hạch toán kinh doanh nhằm sử dụng hợp lý lao động tài sản, vốn vật tư thiết bị đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao, chấp nhận pháp lệnh kế toán thống kê, thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đối với ngân sách Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn được giao. Tổ chức nghiên cứu và nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học vào quản lý và thực hiện kinh doanh, cải tiến phương thức kinh doanh, nâng cao chất lượng hàng hoá và mẫu mã hàng hoá. Tổ chức kinh doanh các mặt hàng theo chức năng của Xí nghiệp. Chấp hành các chính sách và pháp luật Nhà nước, phát triển cơ sở kỹ thuật nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh và đáp ứng nhu cầu thị trường. Đào tạo cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu của Xí nghiệp, thực hiện đầy đủ hợp lý chính sách chế độ tiền lương, an toàn lao động cho nhân viên. Kiện toàn tổ chức nhà máy, quản lý chỉ đạo Xí nghiệp theo cơ chế Nhà nước hiện hành. 2.1.3. Tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp Bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc Xí nghiệp phụ trách chung và trực tiếp chỉ huy các phòng ban, giúp việc cho Giám đốc là một hệ thống các phòng ban chức năng. Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý Xí nghiệp: Sơ đồ 10 Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp Giám Đốc Phòng hành chính y tế Phòng tổ chức lao động Phòng cung tiêu Phòng kỹ thuật Phòng kế toán- tài vụ Bộ phận giao tiếp của cửa hàng Phân xưởng I Phân xưởng II Phân xưởng bia Cửa hàng lẻ và dịch vụ ăNhiệm vụ của từng phòng ban: Giám đốc: Chỉ đạo chung toàn Xí nghiệp, chiụ trách nhiệm toàn bộ mọi mặt về hoạt động kinh doanh, đại diện cho cán bộ công nhân, đại diện pháp nhân của Xí nghiệp, điều hành các bộ phận của Xí nghiệp, quan hệ đối ngoại với bên ngoài . Phòng hành chính y tế: Làm nhiệm vụ giao nhận các công văn đi, đến, đánh máy các văn bản của Xí nghiệp, lưu trữ các hồ sơ về mặt hành chính, lo việc tiếp khách, công tác phòng chữa bệnh cho các cán bộ công nhân viên, có quyền đề nghị Xí nghiệp ngừng không sản xuất khi các điều kiện không đảm bảo an toàn lao động . Phòng tổ chức lao động tiền lương: Sắp xếp tổ chức dây chuyền sản xuất, quản lý sắp xếp lao động, quản lý chế độ tiền lương, tuyển dụng đào tạo lao động, phụ trách công tác thi đua, khen thưởng cho căn bộ công nhân viên. Phòng cung tiêu: Khơi nguồn hàng để mua nguyên vật liệu, tổ chức giới thiệu mặt hàng, bán hàng hoá.Với nhiệm vụ trên, phòng này có quyền quyết định nguồn cung ứng vật tư, giá mua, quyết định phương thức thanh toán hợp lý. Phòng kỹ thuật: Kiểm tra, kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm, mẫu mà, bao bì sản phẩm. Phòng kế toán – tài vụ: Giám sát các nghiệp vụ kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán, lo về vốn dùng cho sản xuất kinh doanh, quản lý chi tiêu, tham mưu cho giám đốc mọi lĩnh vực tài chính kế toán. Bộ phận gián tiếp của cửa hàng: Có trách nhiệm quản lý các cửa hàng và dịch vụ. ă Nhiệm vụ của từng phân xưởng: Phân xưởng I: Có nhiệm vụ nhận nguyên liệu từ kho của Xí nghiệp khi có lệnh xuất tạo ra sản phẩm bánh, mứt, kẹo. Phân xưởng II: Có nhiệm vụ như phân xưởng I, nhưng khi đến thời vụ sản xuất cường độ lao động, công việc dồn dập nên chia thành phân xưởng II để tiện cho việc sản xuất sản phẩm nhanh chóng, kịp thời. Phân xưởng bia: Chuyên sản xuất bia hơi, đá cây phục vụ nhân dân thủ đô. Cửa hàng lẻ và dịch vụ: Chuyên làm công việc bán và giới thiệu sản phẩm của Xí nghiệp, ngoài ra còn bán tạp phẩm, ăn uống, hàng tiêu dùng theo cơ chế thị trường. 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm tổ chức sản xuất của Xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Phòng kế toán gồm 5 nhân viên với các chức năng và nhiệm vụ như sau: * Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng, tổ chức ghi chép, xác định kết quả, hoá đơn sản xuất kinh doanh, tập trung các tài liệu của các phần hành kế toán để lập báo cáo định kỳ. Ký kết, kiểm tra chứng từ, số liệu kế toán, thực hiện công tác quản lý điều hành trong phòng kế toán. Tham mưu đề bạt với giám đốc và lãnh đạo về tình hình tài chính của Xí nhiệp. * Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách về quỹ, ngân hàng, giao dịch ngân hàng, đồng thời làm kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi tình hình, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Ký chứng từ, số liệu khi kế toán trưởng đi công tác. * Kế toán thành phẩm, tiêu thụ: Theo dõi hạch toán giá thành, theo dõi thanh toán tiền lương, bảo hiểm của cán bộ công nhân viên, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, theo dõi thuế và những khoản nộp ngân sách. * Kế toán TSCĐ, các khoản công nợ: Quản lý theo dõi TSCĐ, theo dõi quản lý công nợ của khách hàng. Sơ đồ 11 Sơ đồ bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán trưởng Phó phòng kế toán, kế toán NVL, CCDC Kế toán thành phẩm, tiêu thụ Kế toán TSCĐ, các khoản công nợ Thủ quỹ 2.1.4.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Xí nghiệp Xí nghiệp tổ chức sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký- Chứng từ Sơ đồ 12 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là nhân tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu mua về có kịp thời đầy đủ hay không cũng ảnh hưởng rất nhiều đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp. Đặc thù sản xuất của Xí nghiệp là theo thời vụ, nguyên vật liệu sản xuất là những mặt hàng nông sản thực phẩm, không bảo quản lâu trong kho nên Xí nghiệp chỉ tổ chức thu dồn dập vào thời điểm trước mùa vụ sản xuất ít ngày. Xí nghiệp sản xuất các loại bánh, mứt, kẹo và đặc biệt là sản xuất theo thời vụ. Để tiến hành sản xuất được thường xuyên, kịp thời, Xí nghiệp cần sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại có chức năng, công dụng, tính lý hoá riêng, nên Xí nghiệp cần tiến hành phân loại vật liệu có hiệu quả. Xí nghiệp tiến hành phân loại vật liệu dựa vào nội dung kinh tế, vị trí và vai trò của từng loại nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu sử dụng ở Xí nghiệp được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Đây là nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó chiếm 90% kết cấu sản phẩm và khoảng 70% giá trị sản phẩm. Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp bao gồm: bột mỳ, đường, nha, trứng… Nguyên vật liệu phụ: gồm nhiều loại khác nhau như tinh dầu, bơ, phẩm, phèn… Nhiên liệu : là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như xăng, than nhào, dầu nhờn… Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế, sửa chữa cho phụ tùng, máy móc thiết bị, phuơng tiện vận tải, công cụ tạo ra sự an toàn, liên tục vận hành máy móc, thiết bị đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh như: bulông, ốc vít, … và các phương tiện thay thế khác. Phế liệu: gồm các loại bị loại ra, bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh như bột, mứt vụn… 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho, nhập kho a. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ă Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Trị giá mua trên hoá đơn - Các khoản giảm giá và CK thương mại (nếu có) + Chi phí thu mua thực tế Chi phí thu mua thực tế gồm : chi phí vận chuyển, chi phí khác như: bảo hiểm, bốc xếp, chi phí hao hụt vật tư… ă Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến: Tại Xí nghiệp có một số nguyên vật liệu do Xí nghiệp tự gia công chế biến như đậu xanh xào, vỏ bánh nướng và một số vật liệu khác. Với nguyên vật liệu tự gia công chế biến giá thực tế của nguyên vật liệu là: Trị giá thực tế của NVL = Trị giá của NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến Với chi phí chế biến bao gồm: lương công nhân chế biến, phí bốc vác… ă Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Tại Xí nghiệp có một số nguyên vật liệu phải thuê ngoài gia công chế biến chứ không có để mua và dùng cho quá trình sản xuất như: trứng muối, nơ trang trí sản phẩm… Trị giá thực tế của NVL gia công chế biến = Trị giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến + Tiền thuê ngoài gia công chế biến b. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Giá nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày được Xí nghiệp tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Tức là giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô vật liệu xuất kho đó. 2.2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.3.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho nguyên vật liệu 2.2.3.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ă Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho đòi hỏi một số chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập vật tư Hợp đồng mua nguyên vật liệu Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau khi nhận được hoá đơn người bán, cán bộ vật tư phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật về việc quyết định có nhận hay không chấp nhận lô hàng không. Phiếu nhập kho do phòng cung tiêu lập gồm 03 liên: Liên 1: do phòng Cung tiêu giữ Liên 2: do kế toán ._.