Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Mỹ

, giá cả và chất lượng. Một trong những yếu tố cạnh tranh giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiểu quả trên thị trường đó chính là giá cả và chất lượng sản phẩm. Giá cả phải chăng, chất lượng sản phẩm tốt sẽ giúp cho sản phẩm cạnh tranh được trên thị trường. Một yếu tố đầu vào có ảnh hưởng to lớn tới chất lượng sản phẩm cũng như giá cả của sản phẩm đó chính là nguyên vật liệu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, nó là yếu tố tiền đề tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí sản xuất nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu và sử dụng hợp lý các nguồn lực đầu vào sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể hạ giá thành sản phẩm cũng như nâng cao được chất lượng sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý hiệu quả trong đó kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng. Kế toán nguyên vật liệu cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, tình hình bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu giúp cho ban lãnh đạo đề ra các biện pháp nâng cao hiệu qủa sử dụng nguyên vật liệu cũng như có biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý góp phần hạ giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có vai trò cực kỳ to lớn trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Tân Mỹ, một doanh nghiệp có quy mô sản xuất tương đối lớn, số lượng sản phẩm sản xuất tương đối nhiều và thấy được vai trò của nguyên vật liệu trong công ty, em đã mạnh dạn tìm hiểu và quyết định chọn đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tân Mỹ" Hạch toán kế toán là một môn khoa học có đối tượng nghiên cứu cụ thể đó là tài sản và sự vận động của tài sản với phương pháp nghiên cứu riêng. Trong giới hạn của đề tài này, em đã chọn phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với phương pháp phân tích tổng hợp để nghiên cứu và bước đầu có một số giải pháp cũng như kiến nghị nhằm nâng hoàn thiện công tác nguyên vật liệu trong công ty. Bố cục của chuyên đề gồm: Ngoài phần lời nói đầu, chuyên đề gồm 3 phần Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Mỹ Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Mỹ Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô giáo cùng các cán bộ kế toán của công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Minh Hoa - Giáo viên hướng dẫn cùng các thầy cô trong khoa Kinh Tế và các cán bộ kế toán của công ty TNHH Tân Mỹ đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà nội, tháng 08 năm 2005 Sinh viên thực hiện Bế thị Bưu Chương 1 Những vấn đề lý luận chung về công tác nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Khái niệm, đặc điểm, vị trí và yêu cầu quản lý nguyên vật liêu trong quá trình sản xuất kinh doanh Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là mổt trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vâtk liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu và nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị toàn bộ của nguyên vật liệu được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí xây dựng, sợi trong doanh nghiệp dệt… Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và chúng bị tiêu hao toàn bộ để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm, giá trị của chúng được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm. Vị trí Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Chúng là đối tượng tác động trực tiếp của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, thiếu nguyên vật liệu quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ, doanh nghiệp sẽ không hoàn thành được kế hoạch đặt ra. Giá trị sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu và tình hình biến động của chi phí nguyên vật liệu vì chúng thường chiếm tỷ lệ từ 60% đến 80% giá thành sản phẩm. Từ đó thấy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần chú ý tới công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp mình. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiệ vật và chỉ tiêu giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ đến khâu sử dụng Khâu thu mua: Để có được vật tư đáp ứng được kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh thì nguồn chủ yếu là khâu thu mua nên ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vế số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khâu bảo quản dự trữ: Doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện tốt chế độ bảo quản và xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại vật tư để giảm bớt hao hụt, hư hỏng, mất mát đảm bảo an toàn và giữ được chất lượng của vật tư. Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao dự toán chi phí nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp 1.2.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vât liệu. Mặt khác, thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu ta còn biết được chủng loại, quy cách, chất lượng có đảm bảo hay không, số lượng thừa hay thiếu, từ đó người quản lý đề ra những biện pháp thích hợp nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng của nguyên vật liệu. Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu có thể thấy được tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng và cung cấp nguyên vật liệu như thế nào từ đó có biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó kế toán nguyên vật liệu còn liên quan trực tiếp đến kế toán giá thành sản phẩm. Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ có những thông tin chính xác để cung cấp cho nhà lãnh đạo nắm bắt được tình hình sử dụng, quản lý nguyên vật liệu để công tác biện pháp điều chỉnh thích hợp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Ghi chép và phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Thực hiện phân loại, đánh giá vật tư phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời, hướng dẫn các bộ phận kế toán, các đơn vị trong doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán ban đầu về nguyên vật liệu, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, có những biện pháp ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng hoặc kém phẩm chất. Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm được chính xác. Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin cho việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập, xuất, tồn và quản lý nguyên vật liệu nhằm cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời cho sản xuất. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại. Nhằm giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp, do tính chất, đặc thù sản xuất kinh doanh của mình mà cung có cách phân loại nguyên vật liệu thích hợp nhằm phuc vụ cho yêu cầu quản lý và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu nhìn chung được phân loại theo các cách sau đây: Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp: -Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau, có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp khác, đó là đối với sản phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến. - Vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc là đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường được. -Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm xăng, dầu… -Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. -Vật liệu khác: là những vật liệu chưa được xếp vào các loại trên. Ngoài ra tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở cho hạch toán chi phí tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu chia làm hai nguồn: -Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh… -Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất.Cách phân loại này làm cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu -Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh +Nguyên vật liệu dùng cho trực tiếp chế tạo sản phẩm +Nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng, dùng cho bộ phận BH và QLDN. -Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác +Đem góp vốn liên doanh +Đem quyên tặng * Lập danh điểm vật tư - Khái niệm: Lập danh điểm là quy định cho mỗi thứ vật tư một ký hiệu riêng biệt bằng hệ thống các chữ số ( kết hợp với các chữ cái ) thay thế tên gọi, quy cách. kích cỡ của chúng. Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư kết hợp với chữ cái đầu tiên của tên vật tư để ký hiệu thứ tự vật tư. Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất quản lý từng thứ, loại vật tư. Đánh giá nguyên vật liệu Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu Tổng hợp nguyên vật liệu khác nhau để báo cáo tình hình nhập, xuất tồn kho của nguyên vật liệu. Giúp cho kế toán viên thực hiện chức năng ghi chép bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chính xác, chân thực và thống nhất. Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phải đánh giá theo trị giá thực tế của nguyên vật liệu do mua ngoài hay tự gia công chế biến. Nguyên tắc giá vốn ( Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho- Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính ): Vật tư phải được đánh giá theo giá gốc, là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được những vật tư ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì : Giá gốc = Giá mua + Chi phí thu mua -Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì: Giá gốc = Giá mua( Chưa thuế) + Chi phí vận chuyển ( có thuế) Nguyên tắc thận trọng: Bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trên báo cáo tài chính được thực hiện trên hai chỉ tiêu: đó là trị giá vốn thực tế vật tư và dự phòng giảm giá hàng tồn kho( điều chỉnh giảm giá) Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư phải đảm bảo tính thống nhất. Tức là kế toán phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp cơ thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán trung thực hợp lý hơn. Đồng thời, phải giải thích được sự thay đổi đó. Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư: được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh -Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. -Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập. -Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất. -Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. Các phương pháp đánh giá vật tư Giá vốn thực tế của vật liệu có tác dụng lớn trong công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu. Nó được dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, tính toán phân bổ chính xác về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời phản ánh chính xác giá trị vật liệu thực tế hiện có của doanh nghiệp. a. Xác định trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất. Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến (+)Số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến (+) Các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. Nhập kho do nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho do hội đồng liên doanh thỏa thuận (+) Các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư. Nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận (+) Các chi phí phát sinh khi nhận Nhập kho do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý (+) Các chi phí khác phát sinh. b. Xác định trị giá vốn thực thế của vật tư xuất kho Vật tư được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho vật tư tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp thích hợp để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho được ban hành và công bố theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn ( 04 ) chuẩn mực kế toán có các phương pháp xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho: Phương pháp theo giá đích danh: Theo phương pháp này thì khi xuất kho vật tư căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Đơn giá bình quân gia quyền Số lượng vật tư xuất kho Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = x Doanh nghiệp có thể tính đơn giá bình quân theo các cách sau: Cách 1: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách 2: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) Số lượng thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) Cách 3: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập + Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư + Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Ưu điểm: Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm. Nhược điểm: Nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. + Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động Ưu điểm: Theo hình thức này xác định trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy. Phương pháp nhập trước- xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định hàng nào nhập trước thì xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của từng lần nhập sau cùng. Đơn giá tính theo từng lần nhập Số lượng xuất kho của từng lần nhập Giá thực tế xuất kho = x Ưu điểm: Phương pháp này phản ánh tương đối chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng và tồn kho cuối kỳ. Khi giá có xu hướng tăng thì áp dụng phương pháp này sẽ có lãi nhiều hơn khi áp dụng các phương pháp khác vì giá vốn hàng bán hiện tại được tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu nhập kho từ trước với giá thấp hơn hiện tại. Nhược điểm: Nó cũng có một số nhược điểm đó là phải theo dõi chặt chẽ từng nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu và doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra từ chi phí trong quá khứ. *Phương pháp nhập sau- xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng nào nhập sau sẽ xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của từng lần nhập. Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. Phương pháp cho thấy được sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu mua ở thời điểm gần nhất và khi giá nguyên vật liệu trên thị trường có xu hướng tăng lên, việc áp dụng phương pháp này sẽ cho giá vốn cao hơn. Nhược điểm: Phương pháp này cũng có một số nhược điểm đó là bỏ qua luồng nhập, xuất vật liệu trong thực tế, giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá thực tế nếu có xu hướng tăng và đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ chi tiết từng lần nhập kho. 1.4. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu 1.4.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.4.1.1. Khái niệm: Là phương pháp kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật tư phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư. Chứng từ kế toán sử dụng Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, theo QĐ 885/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính và theo Quyết định 149/2001/ QĐ- BTC ngày 31/12/2001; Quyết định 89/2002/ TT- BTC ngày 09/10/2002, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT ) Biên bản kiêm kê vật tư ( Mẫu 08-VT ) Hóa đơn GTGT- MS 01 GTKT-2 LN Hóa đơn bán hàng Mẫu 02-GTKT- 2 LN Hóa đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03- BH ) Các chứng từ này phải được lập một cách đầy đủ và kịp thời theo đúng quy định về mẫu biểu về nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghhiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra, còn có các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT ) Biên bản kiêm nghiệm ( Mâu 05- VT ) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 06- VT ) Các phương pháp hạch toán chi tiết Phương pháp ghi thẻ song song ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chéo hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập xuất Thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và Thẻ kho. Định kỳ Thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ( Thẻ) kế toán chi tiết để ghi chếp tình hình nhập, xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu: Số lượng và giá trị. Kế toán sau khi nhận được các chứng từ của Thủ kho gửi lên phải kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó đối chiếu: sổ kế toán chi tiết với thẻ kho cỉa thủ kho, số liệu trên dòng tổng cộng trên bảng kê nhâp- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp,số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ: Kế toán chi tiết vật theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: ( ) Ghi hàng ngày ( ) Ghi cuối tháng ( ) Đối chiếu cuối tháng +Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và đối chiếu +Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và khối lượng ghi chép còn nhiều. +Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, việc nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt trong những doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này được áp dụng ngày càng rộng rãi. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ở kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập xuất thì Thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhận, thực xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột trên Thẻ kho, định kỳ gửi lên phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển “ để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi chép vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó, tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng, hoặc có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chừng từ ( hoặc bảng kê) để ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Tiến hành đối chiếu số liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song. Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: ( ) Ghi hàng ngày ( ) Ghi cuối tháng ( ) Đối chiếu cuối tháng +Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng +Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra số liệu giữa phòng kế toán và kho chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. +Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày, phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế Phương pháp ghi sổ số dư + ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng Thẻ kho như hai phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng Thủ kho còn ghi vào Sổ số dư số tồn kho cuối tháng của từng loại vật tư vào cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho và được mở cho cả năm. Trên Sổ số dư vật tư được sắp xếp thứ, nhóm, loại, sau mỗi nhóm, loại có dòng nhóm, cộng lại. Cuối mỗi tháng, sổ số dư được chuyển cho Thủ kho để ghi chép. + ở phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên Thẻ kho của Thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho. Sau đó kế toán ký xác nhận vào từng Thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoành chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (Giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột Số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này được ghi chép vào “Bảng kê lũy kế nhập”, “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư. Cuối tháng, căn cứ vào bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đồng thời, sau khi nhận đựơc Sổ số dư do Thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của Sổ số dư với cột trên Bảng kê nhập- xuất- tồn. Đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập Sổ số dư Phiếu xuất Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng lũy kế nhập Bảng kê nhập- xuất- tồn Bảng lũy kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: ( ) Ghi hàng ngày ( ) Ghi cuối tháng ( ) Đối chiếu hàng ngày + Ưu điểm: Giảm được khối lượng công việc ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm vật tư. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán, kế toán đã thực hiện được kiểm tra thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của Thủ kho. Công việc được dàn đều trong tháng. + Nhược điểm: Kế toán chưa theo dõi chi tiết từng thứ vật tư nên để có thông tin về tình hình nhập xuất, tồn của vật tư thì căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp. + Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập xuất tồn diễn ra thường xuyên và doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ kế toán vững vàng. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.4.2.1. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Đặc điểm Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của vật tư trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Tài khoản sử dụng * Nội dung: Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu”: dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu theo trị giá thực tế. Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho; số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại và trị giá của nguyên vật lỉệu thừa khi phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ; số tiền giảm giá chiết khấu thương mại hàng mua; số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; trị giá nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê. Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. *Tài khoản 152: có thể được mở theo dõi chi tiết theo từng tài khoản cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, nó bao gồm các tài khoản cấp 2 sau: TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Nguyên vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528- Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4,… tới từng nhóm thứ nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. * Nội dung: Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: Trị giá vật tư đang đi đường. Bên Có: Trị giá vật tư đang đi đường tháng trướ._.