Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội

uất kinh doanh. Tức là từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm và thu được tiền về nhằm đảm bảo việc bảo toàn và tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, người lao động và doanh nghiệp có lợi nhuận để tích lũy và mở rộng sản xuất. Để thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý mọi yếu tố có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh công tác kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ để quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo, tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tính toán và xác định hiệu quả kinh tế. Nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu và phải đảm bảo 3 yêu cầu của công tác kế toán đó là: chính xác, kịp thời và toàn diện. Kế toán nguyên vật liệu có đảm bảo được 3 yêu cầu trên mới đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ chấp hành các định mức tiêu hao, dự trữ, nhờ đó góp phần giảm bớt chi phí, dẫn đến hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Kế toán nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán kế toán. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời và chính xác các thành phần kế toán khác trong công tác kế toán ở doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nền kinh tế thị trường mở với sự hòa nhập với nền kinh tế thế giới, rất nhiều các nhà đầu tư nước ngoài đã vào Việt Nam, từ đó đòi hỏi chế độ hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải có những đòi hỏi cho phù hợp và ngang bằng với các nước khác trên thế giới. Do đó, hiện nay, chế độ hạch toán kế toán chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã được ban hành trên nguyên tắc thỏa mãn các yêu cầu và năng lực quản lý kinh tế thị trường, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực và thông lệ kế toán quốc tế phổ biến. Thực tế tại Công ty TNHH sản xuất Bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội. Công ty là người quản lý tài sản sản xuất, hàng năm công ty giao kế hoạch một số chỉ tiêu, chủ yếu là doanh thu nghĩa vụ nộp công ty gồm có: khấu hao tài sản cố định, thuế, vốn, lãi. Vật tư dùng đến đâu thì nhận của công ty đến đó và nộp lại cho công ty khi thu được tiền bán hàng. Ngoài ra công ty mua thêm vật tư từ bên ngoài nếu công ty không cung cấp được đầy đủ để phục vụ nhu cầu sản xuất. Bởi vậy, công tác kế toán nguyên vật liệu để cung cấp kịp thời, chính xác số liệu phục vụ cho khâu tính giá thành sản phẩm, nhận vật tư của công ty và thu mua vật tư từ bên ngoài tại công ty là một khâu quan trọng. Kế toán chính xác chi phí nguyên vật liệu giúp công ty tiết kiệm được tiền vật tư tiền vốn làm giá thành sản phẩm hạ sẽ thu hút được khách hàng, tạo thế mạnh cạnh tranh trên thị trường. Như vậy vòng quay của vốn lưu động tăng nhanh từ đó nâng cao được lợi nhuận giúp công ty hoàn thành mức chỉ tiêu công ty giao cho để có điều kiện cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, đầu tư thêm cho dây chuyền sản xuất, mở rộng mặt hàng. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội, đi sâu vào nghiên cứu thực tế em mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu" tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội. Nội dung đề tài, ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần: Phần 1: Những lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Phần 2: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội. Phần 3: Những ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội. Chuyên đề này được hoàn thành với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ tận tình của Thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng Nga và anh chị kế toán của Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội. Nhân đây em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lòng kính trọng đối với các thầy cô giáo và bạn bè đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Chương 1 Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.1. Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất và sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu 1.1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu Là những đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định bị tiêu hao toàn bộ giá trị hoặc bị thay đổi hình thái biến dạng để có thành thực thể sản xuất của sản phẩm 1.1.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì chi phí về NVL chiêm một tỉ lệ khá lớn và là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào sản xuất kinh doanh trong kì. Trong quá trình tham gia vào sản xuất dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm dịch vụ. 1.1.2. Vai trò của NVL và yêu cầu quản lý của NVL 1.1.2.1. Vai trò của NVL Chính từ những đặc điểm vừa nêu của NVL chúng ta thấy NVL có một vai trò rất quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế, để sản xuất ra bất kì một sản phẩm nào thì doanh nghiệp cũng phải cần đến NVL… tức là phải có đầu vào hợp lí. Nhưng chất lượng sản phẩm sản xuất ra còn phụ thuộc vào chất lượng của NVL làm ra nó. Điều này là tất yếu vì với chất lượng sản phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ, dẫn đến thu nhập của doanh nghiệp không ổn định và sự tồn tại của doanh nghiệp không chắc chắn. Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý. Mặt khác, xét về mặt vốn thì NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong các doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh cần phải tăng tốc luân chuyển vốn lưu động và không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lí và tiết kiệm. Như vậy, NVL có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. 1.1.2.2. yêu cầu quản lý của NVL Quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm từ khâu thu mua đến khâu bảo toàn sử dụng, dự trữ chính là yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý NVL. Khâu thu mua phát sinh ngoài quá trình sản xuất song nó liên quan trực tiếp đến sản xuất. Thực hiện tốt khâu thu mua không những đảm bảo nguồn cung cấp thường xuyên liên tục mà còn đảm bảo được số lượng, quy cách giá cả của NVL giúp cho sản xuất hoàn thành kế hoạch đặt ra và ngược lại nó sẽ gây khó khăn đến sản xuất. Khâu bảo quản, dự trữ NVL cũng luôn phải quan tâm chú ý, phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL đảm bảo không thiếu hụt và tránh ứ đọng. Góp phần hạ thấp chi phí tồn kho, làm tăng vòng quay của vốn nâng cao doanh lợi cho doanh nghiệp. Khâu sử dụng NVL phải quản lý chặt chẽ sao cho sử dụng tiết kiệm trên cơ sở xác định các định mức dự toán có như vậy mới hạ thấp được chi phí, từ đó hạ thấp được giá thành làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quán triệt những yêu cầu quản lý NVL trên doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt công tác kế toán NVL. 1.1.3. Khái niệm nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán nguyên vật liệu. 1.1.3.1. Khái niệm, nội dung của hạch toán NVL Hạch toán NVL một cách khoa học hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong quản lý, kiểm soát tài sản doanh nghiệp, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng mất mát, lãng phí và có thể tránh được tình trạng ứ đọng hay khan hiếm vật tư ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh. Mặt khác, hạch toán NVL là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán NVL có chính xác, hợp lí, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm bắt được chính xác tình hình thu mua, dự trữ xuất dùng, thực hiện kế hoạch nhập - xuất - tồn kho, giá cả thu mua và tổng giá trị… từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. 1.1.3.2. ý nghĩa của hạch toán NVL Kế toán NVL cần phải thực hiện đầy đủ, nghiêm chỉnh các yêu cầu đặt ra có như vậy mới ngày càng hoàn thiện công tác kế toán NVL ở doanh nghiệp. 1.1.3.3. Nhiệm vụ của hạch toán NVL Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lí: Vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất như sau: - Tổ chức phân loại NVL theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, sắp xếp và tạo thành danh mục NVL đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2. Phân loại và đánh giá NVL 1.2.1.Đánh giá NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều thứ, loại khác nhau với nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lí hoá khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu. * Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quản lý sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau quá trình chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như: than, củi, xăng, dầu… Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị. Nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các nguyên vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: là các nguyên vật liệu thu trong quá trình sản xuất hay thanh lí tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Nguyên vật liệu khác: bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên. * Căn cứ vào mục đích công dụng của nguyên vật liệu, chia thành: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu quản lý * Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu tự sản xuất, gia công, chế biến - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu do nhận vốn góp 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu 1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá vật tư Vật tư được đánh giá theo giá thực tế Ngoài việc đánh giá thực tế, các doanh nghiệp còn sử dụng giá hạch toán. 1.2.2.2. Tính giá NVL: Là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL. Đây là một công việc rất quan trọng trong tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu giúp cho việc tập hợp phản ánh đầy đủ chính xác giá trị nguyên vật liệu thu mua và xuất kho, từ đó xác định được giá trị tồn kho nguyên vật liệu giúp cho công tác kiểm tra việc sử dụng, chấp hành định mức dự trữ. * Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế Toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kì được tính theo giá hạch toán. Cuối kì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: = x Trong đó: = Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Giá thực tế của NVL nhập kho: Tuỳ theo doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có VAT hoặc không có VAT. - Với nguyên vật liệu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí mua thực tế (-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Với nguyên vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. - Với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị nguyên vật liệu chế biến cùng các chi phí liên quan. - Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức tham gia đóng góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do cá bên xác định (+) chi phí tiếp nhận (nếu có). - Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Với NVL được tăng thưởng: Tính theo giá thị trường tương đương (+) chi chí tiếp nhận (nếu có). Khi sử dụng giá hạch toán thì trên các phiếu nhập kho, xuất kho và các sổ sách kế toán về nguyên vật liệu được phản ánh theo giá hạch toán. Cuối tháng, sau khi xác định được mức giá thực tế sẽ tiến hành điều chỉnh giá trị nguyên vật liệu, công cụ từ giá hạch toán sang giá thực tế. Giá thực tế xuất kho: Phải hạch toán theo giá thực tế. Trên thực tế, giá thực tế của NVL xuất kho được tính theo các phương pháp sau: * Các phương pháp khác: - Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân của số tồn đầu kì và nhập trong kì). Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kì và đơn giá bình quân để tính như sau: - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Do vậy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số nguyên vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định. - Phương pháp trực tiếp Nguyên vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất hàng. Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các nguyên vật liệu có giá trị cao và tính tách biệt. - Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định những nguyên vật liệu mua sau sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước, thích hợp trong trường hợp lạm phát. 1.3. Kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.3.1. Phương pháp kế toán chi tiết NVL Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn cho từng loại cả về số lượng, chất lượng và chủng loại. 1.3.1.1. Phương pháp ghi thẻ song song Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Trình tự ghi chép + ở kho: dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn về mặt số lượng Bước 1: Căn cứ vào chứng từ (phiếu nhập và phiếu xuất nguyên vật liệu) thủ kho thực hiện việc nhập - xuất nguyên vật liệu về hiện vật. Sau đó vào thẻ kho ở cột nhập và xuất tương ứng Bước 2: Thủ kho thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. Bước 3: Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn về mặt hiện vật cho từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. Bước 4: Hàng ngày hoặc định kỳ sau ki ghi xong thẻ kho thì người thủ kho chuyển chứng từ phiếu nhập - phiếu xuất cho kế toán nguyên vật liệu thông qua biên bản bàn giao (bản giao nhận chứng từ). + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán nguyên vật liệu ghi đơn giá, sau đó tính thành tiền cho từng phiếu nhập hoặc phiếu xuất. Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Bước 3: cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên sổ chi tiết. Lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên cơ sở số liệu của sổ chi tiết. Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do cuối tháng mới tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ 1:Theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp Nhập - xuất - tồn Ghi chú: - Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng: - Ghi đối chiếu: 1.3.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu số lượng và giá trị Trình tự ghi chép: + ở kho: giống phương pháp thẻ song song ở trên + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ thủ kho chuyển đến kế toán nguyên vật liệu ghi đơn giá tính thành tiền. Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu phân loại chứng từ phiếu nhập nguyên vật liệu và phiếu xuất nguyên vật liệu. Dựa trên cơ sở phiếu nhập nguyên vật liệu lập bảng kê nhập nguyên vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên cơ sở phiếu xuất nguyên vật liệu lập bảng kê xuất nguyên vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. Bước 3: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu lấy số liệu trên bảng kê nhập và bảng kê xuất vào bảng đối chiếu luân chuyển, vào cột nhập cột xuất cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng. Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển. Số tồn cuối tháng này là số tồn của đầu tháng tiếp theo. Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh. Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng Nhược điểm: công việc của kế toán vật tư thường dồn vào cuối tháng làm cho các báo cáo kế toán thường không kịp thời Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu, do vậy không có điều kiện theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày. Sơ đồ 2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu Luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Ghi chú: - Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng: - Ghi đối chiếu: 1.3.1.3. Phương pháp ghi sổ số dư: Nguyên tắc: tại kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng, còn tại phòng kế toán theo chỉ tiêu giá trị + ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của từng loại hiện vật trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song nhưng cuối tháng thủ kho lập sổ số dư trên cơ sở số liệu số tồn nguyên vật liệu trên thẻ kho, sau đó chuyển số này cho kế toán nguyên vật liệu. + ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho đem đến ghi đơn giá tình thành tiền. Bước 2: Định kỳ 5 hoặc 10 ngày kế toán nguyên vật liệu tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập và xuất vào bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn. Bước 3: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn về giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn. Bước 4: Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến kế toán tính thành tiền cho từng loại nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số dư cột giá trị. Bước 5: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tự tiến hành đối chiếu số liệu về giá trị sổ số dư và bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Bước 6: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về tổng giá trị nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày. Nhược điểm: khó kiểm tra khi sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. Phạm vi áp dụng: phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập - xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn, yêu cầu về trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng luỹ kế Nhập - xuất - tồn Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng luỹ kế xuất Ghi chú: - Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng: - Ghi đối chiếu: 1.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng TK 152 - Nguyên liêu, nguyên vật liệu Kết cấu: * Bên nợ: + Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho + Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê * Bên có: + Trị giá vốn thực tế NVL suất kho +Số tiền giảm giá chiết khấu thương mại hàng mua + Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê. * Số dư nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ kế toán TK 151 - Hàng mua đang đi đường - Bên nợ: +Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường - Bên có: + Phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hàng đưa vào sử dụng ngay. TK 6111 - Mua hàng Bên nợ: - Giá trị thực tế vật tư tồn đầu kỳ theo kiểm kê. - Giá trị thực tế của vật tư mua vào trong kỳ Bên có: - Giá thực tế vật tư tồn cuối kỳ theo kiểm kê - Giá trị thực tế của vật tư trả lại người bán hoặc được người bán giảm giá - Giá trị thực tế vật tư xuất trong kỳ (ghi một lần vào cuối kỳ) Cuối kỳ: Không có số dư Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 - Tài khoản 6111 - Mua NVLtheo dõi giá trị NVL - Tài khoản 6112 - Mua hàng hoá dùng để phản ánh giá trị hàng hoá 1.3.3. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL 1.3.3.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kê khai thường xuyên là cách phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng TK nói chung và nguyên vật liệu nói riêng một cách thường xuyên, liên tục tên các TK phản ánh từng loại phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có được chính xác cao và cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng nhưng bên cạnh đó phương pháp này còn một số hạn chế đố là tốn nhiều thời gian và công sức. Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp khấu trừ thường xuyên (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 151 TK 152 TK 621 Nguyên vật liệu đi đường kỳ trước kỳ này đã về nhập kho Xuất để chế tạo sản phẩm TK 331, 111, 112, 141, 331 Tăng do mua ngoài (phương pháp khấu trừ VAT) Thuế VAT được khấu trừ TK 133 TK 333 Thuế nhập khẩu TK 411 Nhập cấp phát, khong thưởng TK 642,3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 128, 222 Nhập lại vốn góp liên doanh TK 627, 641,642 Xuất cho sản xuất chung bán hàng, QLDN TK 632 (157) Xuất gửi bán TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 1381, 642 Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 154 Xuất thuê ngoài gia công TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng * Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm nào cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng tồn kho nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152- nguyên liệu, nguyên vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 113, 112, 111, 331... Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp kế toán nhập, xuất NVL + Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu - Khi mua nguyên vật liệu, nguyên vật liệu về có chứng từ kèm theo: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112.331... - Nguyên vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho nguyên vật liệu về hiện vật nhưng chưa ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa đơn về thì ghi sổ giống trường hợp trên. Nếu cuối tháng chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo tỷ giá tạm tính. Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ. - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ giống trường hợp cả hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi sổ: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp DN mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111,112,331 Có TK 515 - Trường hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hoá đơn: + Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập kho toàn bộ (kể cả hàng thừa) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có Tk 111, 112, 331 Có TK 338(1) Khi xử lý giá trị hàng thừa Nợ TK 338(1) Có Tk 642 Có TK 711 Có TK 331 Có TK 152 + Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Nợ TK 152 Nợ TK 138(1) Nợ TK 133 Có TK 331,111,112 Khi xử lý giá trị hàng thừa: Nợ TK 642 Nợ TK 1388,334 Nợ TK 415,821,411 Có TK 1381 * Nguyên vật liệu do nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hoặc của các cá nhân, cổ đông góp, các bên góp vốn liên doanh hoặc được tổng thưởng. Nợ TK 152 Có TK 411 - Nhận lại vốn góp liên doanh trước đây bằng NVL Nợ TK 152 Có TK 222,128,228 - Nhập kho nguyên vật liệu chế biến hoặc thuê ngoài chế biến Nợ TK 152 Có TK 154 + Phương pháp xuất NVL - Căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu để phân bổ nguyên vật liệu vào TK chi phí phù hợp Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 152 - Xuất nguyên vật liệu để gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 - Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh: khi góp vốn phải tính lại giá nguyên vật liệu + Số vốn góp LD là nguyên vật liệu bằng giá trị nguyên vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 +Số vốn góp LD là nguyên vật liệu lớn hơn giá trị nguyên vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Có TK 152 Có TK 412 + Số vốn góp LD là nguyên vật liệu nhỏ hơn giá trị nguyên vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222,128,228 Nợ TK 412 Có TK 152 - Bán nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, chậm luân chuyển + Thu tiền bán nguyên vật liệu: Nợ TK 111,112 Có TK 511 Có TK 3331 + Kết chuyển giá vốn của nguyên vật liệu đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 152 * Kiểm kê các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê NVL + Trường hợp kiểm nhận NVL: Nhập toàn bộ hàng thì căn cứ vào chứng từ Nợ TK 152, 1331 Có TK 3381 - Căn cứ vào các qui định xử lý: + Trả lại Nợ TK 3381 Có TK 152 + Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa khi đơn vị bán phải viết hoá đơn bổ sung: Nợ TK 338 (1), 133 (1) Có TK 331 - Nếu thừa không xác định được nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập khác Nợ TK 3381 Có TK 711, 632 - Kế toán căn cứ vào hoá đơn: Nợ TK 152 Có TK 133, 331 - Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán: * Ghi đơn: Nợ TK 002 * Ghi đơn: Có TK 002 + Trường hợp kiểm nhận khi phát hiện thiếu - Khi nhập kho, căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 152, 331, 138 Có TK 331 - Khi xác nhận nguyên nhân, căn cứ vào các qui định xử lý, kế toán ghi theo từng trường hợp: - Nếu do đơn vị bàn giao thiếu và phải giao tiếp số hàng thiếu, khi đơn vị bán đã giao hàng, căn cứ vào các chứng từ. Nợ TK 152 Có TK 1381 + Trường hợp kiểm kê kho NVL: - Trường hợp kiểm kê phát ihện thừa chưa rõ nguyên nhân - Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kê toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381 - Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 3381 Có TK 711, 632 - Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân - Căn cứ vào biên bản kiểm kê Nợ TK 1381 Có TK 152 - Khi có quá trình xử lý Nếu hàng thiếu hụt trong định mức cho phép Nợ TK 632 Có TK 1381 Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường Nợ TK 111, 1388, 334 Có TK 1381 - Giá trị hàng thiếu hụt còn lại sau khi trừ đi phần đã được bồi thường được phản ánh giá vốn hàng bán. Nợ TK 632 Có TK 138 (1) 1.3.3.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương thức này, giá trị vật tư xuất dùng được tính theo công thức Giá trị xuất kho = - - Các TK 151, 152 chỉ phản ánh kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ chứ không phản ánh biến động tăng, giảm nguyên vật liệu nên ở phương pháp này kế toán sử dụng TK 611 Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ TK 111,331,141 Giá trị NVL mua vào (phương pháp trực tiếp) Giá trị NVL mua vào (phương pháp khấu trừ) TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ TK 333 Thuế nhập khẩu TK 411 Nhập vốn liê._.n doanh cấp phát, tặng thưởng TK 412 Đánh giá tăng nguyên vật liệu Kết chuyển giá trị NVL cuối kỳ TK 331 Giá trị hàng mua trả lại TK 1331 Thuế VAT không được khấu trừ của hàng trả lại TK 632 Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng TK 821,138,334 Giá trị thiếu hụt mất mát TK 412 Đánh giá giảm nguyên vật liệu  * Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá... trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì và cuối kì của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kì, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác không cao, tiết kiệm được công việc ghi chép, thích hợp với các đơn vị kinh doanh chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- mua NVL): dùng theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế, từ đó xác định giá trị vật tư xuất dùng. - TK 152- Nguyên liệu: giá trị thực tế tồn kho của NVL. - TK 151- Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh giá trị số hàng mua nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như 133, 331, 111, 112... có nội dung và kết cấu như phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu Trình tự hạch toán: * Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Nợ TK 611 Có TK 152, 151 Đối với nguyên vật liệu nhập trong kỳ: -Tăng do mua: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Do nhà nước cấp, cấp trên cấp, các cá nhân cổ đông góp vốn, được biếu tổng bằng nguyên vật liệu Nợ TK 611 Có TK 411 Kiểm kê nguyên vật liệu phát hiện thừa Nợ TK 611 Có TK 3381 Tính giá lại nguyên vật liệu nếu tăng giá: Nợ TK 611 Có TK 412 Cuối kỳ kế toán Xác định nguyên vật liệu đã có hoá đơn nhưng cuối tháng chưa về kho Nợ TK 151 Có TK 611 Kiểm kê kho nguyên vật liệu, sau đó xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng. Nợ TK 152 Có TK 611 Trong kỳ nếu được hưởng giảm giá khi mua nguyên vật liệu: Nợ TK 111, 112 Có TK 611 Nếu trả lại nguyên vật liệu cho nhà cung cấp Nợ TK 111,112 Có TK 611 Có TK 133 Tính giá trị nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ: Giá trị VL xuất sử dụng trong kỳ= Giá trị VL nhập trong kỳ + giá trị VL tồn ĐK- giá trị VL tồn CK- Giảm giá VL khi mua- giá trị VL mua trả lại người bán Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 Nếu nguyên vật liệu sử dụng cho nhiều mục đích phải áp dụng phương pháp phân bổ phù hợp để tính giá nguyên vật liệu cho từng mục đích sử dụng 1.3.3.3. Đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu - Khi đánh giá lại NVL, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban đánh giá sau khi đánh giá phải lập đánh giá NVL. Chênh lệch đánh giá, đánh giá ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào TK 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản. Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: - Nếu đánh giá tăng: Nợ TK 152 Có TK 412 - Nếu đánh giá giảm: Nợ TK 412 Có TK 152 - Căn cứ vào các quy định của cơ quan có thẩm quyền xử lý khoản chênh lệch giữa đánh giá lại - Chênh lệch tăng do đánh giá lại được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 412 Có TK 411 - Chênh lệch đánh giá giảm do đánh giá được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 411 Có TK 412 1.3.3.4. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho * Mục đích lập phòng: Dự phòng giảm giá NVL thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ để có nguồn tài chính bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau đó các yếu tố khách quan làm giảm giá vật tư. Mục đích của lập dự phòng giảm giá NVL đề phòng sự giảm giữa giá thị trường với giá gốc trên sổ sách. Đặc biệt khi chuyển nhượng, cho vay, thanh lý. Bên cạnh đó, kế toán cũng có thể xác định giá trị thực tế của NVL trên hệ thống báo cáo tài chính. * Nguyên tắc xác định: - Số dự phòng cần phải lập cũng dựa trên số lượng của mỗi loại NVL theo kiểm kê thực tiễn diễn biến giá trong năm có kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo. Ta có: = Số lượng NVL mỗi loại x - Theo quy định chỉ lập dự phòng giảm giá của những NVL thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, có những chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, chứng minh giá gốc của chúng. - Như vậy, về mặt kinh tế cũng như tài chính, hành vi dự phòng cho phép doanh nghiệp luôn thực hiện được những nguyên tắc xác định tài sản theo giá phí gốc, lại vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình giá trị thực tế của tài sản, mặt khác dự phòng tạo lập cho mỗi doanh nghiệp mọt quỹ tiền tệ đủ sức khắc phục trước mắt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh. * Phương pháp kế toán - TK sử dụng dùng để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá NVL và các loại hàng tồn kho khác là TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của TK 159: - Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Bên có: trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích vào chi phí - Số dư có: Phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. - Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng hàng hoá, vật tư, hàng tồn kho và khả năng giảm giá từng thứ của vật tư hàng hoá để xác định trích lập dự phòng tính vào chi phí: Nợ TK 632 Có TK 159 - ở cuối niên độ kế toán sau tiếp tục tính toán mức cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo. Sau đó sẽ so sánh số dự phòng đã lập cuối kỳ kế toán của năm trước. - Nếu số dự phòng phải nộp năm nay, số dự phòng đã lập ở năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung: Nợ TK 632 Có TK 159 - Số dự phòng của năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn năm trước. Nợ TK 159 Có TK 632 1.3.4.Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán NVL ở các doanh nghiệp việc sử dụng loại sổ nào trong hạch toán nguyên vật liệu là tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Theo chế độ kế toán hiện hành có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau: - Nhật ký chung - Nhật ký - chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký sổ cái Mỗi một hình thức sổ kế toán sẽ có một hệ thống sổ và có quy định ghi sổ riêng. Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự kế toán của Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhập ký chung Bảng CĐ số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng khong hợp chi tiết Thẻ sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, định kỳ : Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 7: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng CĐ số PS Thẻ sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Báo cáo tài chính Bảng khong hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 8: Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Thẻ, sổ kế toán chi tiết Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Nhật ký - sổ cái Báo cáo tài chính Thẻ, sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Chương 2: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội 2.1.1. Quá trình hình thành về Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội có trụ sở đặt tại Tổ 1 phường Vĩnh Hưng - quận Hoàng Mai - Hà Nội Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội là doanh nghiệp tư nhân thuộc sự quản lý về mặt Nhà nước của các Sở, Ban, Ngành thuộc thành phố Hà Nội. Công ty được thành lập ngày 5/1/2004. Số vốn kinh doanh đầu tiên của công ty là 255.725 triệu đồng + Vốn cố định: 102.025 triệu đồng + Vốn lưu động: 53.700 triệu đồng Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kế toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng. Tự chịu trách nhiệm trước Pháp luật và bình đẳng trước pháp luật. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội được thành lập với chức năng chính là sản xuất kinh doanh mặt hàng bao bì và các phụ liệu theo các đơn đặt hàng Công ty có trách nhiệm - sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và mục đích thành lập - Bảo toàn và phát triển vốn được giao - Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với Nhà nước - Thực hiện phân phối theo lao động và không ngừng chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn cho CBCNV. - Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng 2.1.3. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng đến công tác hạch toán của Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội * Thuận lợi: Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội có những thuận lợi nhất định đó là sự nỗ lực đồng lòng của toàn thể CBCNV trong công ty. Nắm bắt thị trường một cách nhanh nhạy để mua được nguyên vật liệu với giá rẻ, chất lượng tốt để cho ra đời những sản phẩm tốt nhất. * Khó khăn: Bên cạnh đó, công ty cũng gặp phải những khó khăn rất lớn. Là một doanh nghiệp tư nhân trong nền kinh tế thị trường hiện nay với tốc độ cạnh tranh khốc liệt cũng gây những ảnh hưởng đối với công ty. 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội là doanh nghiệp tư nhân. Bộ máy quản lý, điều hành của công ty được tổ chức kết hợp 2 hình thức trực tuyến và chức năng. Hình thức này phù hợp với công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong cơ cấu trực tuyến và chức năng, quyền lực của doanh nghiệp tập trung vào giám đốc công ty. Sơ đồ 10: Tổ chức bộ máy của công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức lao động Phòng kế toán tài vụ Phòng chất lượng Phòng hành chính Phòng cơ điện Phòng bảo vệ Tổ cắt dán Tổ phức hợp Tổ gấp lưng Tổ in 2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, các phòng ban * Giám đốc công ty Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật. Giám đốc là người thực hiện lãnh đạo và điều hành trực tiếp các phòng ban và phân xưởng. Đồng thời giám đốc cũng chính là người chịu trách nhiệm ký xác nhận vào các loại phiếu thu, phiếu chi, các bản hợp đồng…. và các báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ). * Phó giám đốc Là người dưới quyền giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc Đồng thời phó giám đốc là người thay mặt giám đốc ký vào các hợp đồng giấy tờ lưu thông và một số giấy tờ khác và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. * Kế toán trưởng công ty Là người đứng dầu bộ máy tài chính kế toán giúp giám đốc công ty chỉ đạo, tổ chức, thực hiện công tác tài chính kế toán thống kê của công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê. Kế toán công ty có quyền và nhiệm vụ theo điều lệnh kế toán trưởng. * Phòng kế hoạch: ( gồm 5 người) Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch hoá và điều độ sản xuất, tìm người và thị trường mua các yếu tố đầu vào và các yếu tố đầu ra. Nhiệm vụ - Trên cơ sở mục tiêu trên, chiến lược và thị trường xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. - Phân bổ kế hoạch tháng, quý cho các đơn vị. - Điều độ sản xuất, phối hợp hoạt động của các đơn vị thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất. - Khai thác, tiếp nhận, quản lý, cấp phát vật tư nguyên phụ liệu chính xác, kịp thời phục vụ sản xuất. - Thanh quyết toán hợp đồng vật tư, nguyên phụ liệu với các khách hàng và các đơn vị nội bộ. - Tổ chức tốt việc tiêu thụ: giao hàng gia công, bán hàng sản xuất và các dịch vụ khác. - Lập báo cáo thống kê kế hoạch quy định * Phòng kỹ thuật: (gồm 6 người) Chức năng: Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất Nhiệm vụ: - Xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm, đề xuất phương hướng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu đề xuất các loại sản phẩm mới. - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chương trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm đề xuất phương hướng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu đề xuất các loại sản phẩm mới. - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chương trình nghiên cứu sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất phát triển khoa học công nghệ. - Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, sản phẩm, xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật - tổ chức hướng dẫn kiểm tra và quản lý chất lượng sản phẩm. - Tổ chức làm thử mẫu sản phẩm, chế thử, giác thử - Quản lý kỹ thuật và tình trạng thiết bị, máy móc, hệ thống điện trong công ty * Phòng tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương Phòng Tổ chức - CBLĐTL có 6 nhân viên có nhiệm vụ quản lý chung công tác về nhân lực. Đó là việc sắp xếp, điều động nhân lực hợp lý theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Đó cũng là việc tuyển dụng, sa thải cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó phòng cũng có một người chuyên ký xác nhận vào bảng thanh toán lương và tính các định mức lương cho từng kỳ. * Phòng chất lượng Phòng chất lượng bao gồm 2 nhân viên có nhiệm vụ kiểm định và theo dõi chất lượng sản phẩm, đảm bảo đúng yêu cầu chất lượng kỹ thuật sản xuất. * Phòng Hành chính Phòng hành chính bao gồm 5 nhân viên đảm bảo về các điều kiện làm việc cho công ty như: hệ thống kho tàng, nhà xưởng, phương tiện đi lại… quản lý điều hành công tác văn thư, bảo vệ, công tác nhà kho…. Đây cũng là phòng hình thành và chịu trách nhiệm về các chứng từ chi mua, chi phục vụ các hoạt động tiếp khách, hội họp… * Phòng kế toán tài chính Phòng kế toán tài chính bao gồm 6 người. Đây là cơ quan tham mưu và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính cho giám đốc, kiểm soát và chịu trách nhiệm về toàn bộ những hoạt động của công ty có liên quan đến lĩnh vực tài chính chịu trách nhiệm trong việc tạo nguồn và sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhu cầu về vốn của hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng chịu trách nhiệm về phân tích tài chính cho giám đốc để nắm tình hình của toàn công ty. Cùng với các bộ phận chức năng và phân xưởng, phòng kế toán tài chính lập ra các định mức vật tư kỹ thuật, xây dựng đơn giá tiền lương, đơn giá sản phẩm… Ngoài ra phòng còn phải căn cứ vào số liệu báo lên từ phân xưởng và phòng kế hoạch để tính ra giá thành công xưởng và giá thành đầy đủ làm căn cứ cho phòng kế hoạch. 2.1.4.3. Khái quát về quá trình sản xuất bao bì Xuất phát từ những đặc điểm trong sản xuất bao bì để đảm bảo sản xuất liên tục, năng suất và chất lượng cao, quá trình sản xuất bao bì được chia làm 2 quá trình: + Quá trình chuẩn bị sản xuất + Quá trình sản xuất chính * Quá trình chuẩn bị sản xuất là nhiệm vụ tính toán cân đối chuẩn bị tất cả các điều kiện về vật tư; chuẩn bị về kỹ thuật (thiết kế các loại mẫu theo đơn đặt hàng và lập quy trình công nghệ) làm cơ sở cho quá trình sản xuất chính. * Quá trình sản xuất là sự tổ chức thực hiện, bám sát tiêu chuẩn kỹ thuật, các chỉ tiêu định mức kinh tế - xã hội, xây dựng các phương pháp để tổ chức sản xuất ở các công đoạn nhằm tăng. Quá trình sản xuất bao bì được chia thành cá công đoạn: + Đối với sản phẩm ghép: gồm 4 công đoạn - Nhập màng Trung Quốc, in - Công đoạn ghép (phức hợp) - Công đoạn gấp lưng - Công đoạn cắt dán. + Đối với sản phẩm không ghép: Gồm 5 công đoạn - Công đoạn thổi từ hạt nhựa. - Công đoạn màng ống. - Công đoạn in - Công đoạn gối hông - Công đoạn cắt dán Các công đoạn này liên kết chặt chẽ với nhau, năng suất chất lượng của mỗi công đoạn đều có ảnh hưởng trực tiếp đến nhau. Quá trình sản xuất bao bì có ý nghĩa rất quan trọng. Quá trình này bao quát toàn bộ các công việc cơ bản từ khi nguyên liệu nhập kho đến khi sản phẩm xuất xưởng. Nó thể hiện được mối quan hệ mật thiết giữa các bước công việc với nhau, với quá trình sản xuất. Qua quá trình sản xuất thì họ có thể biết được vị trí và ảnh hưởng của nó đối với năng suất, chất lượng sản phẩm của toàn đơn vị mà từ đó phấn đấu vươn lên để hoàn thành được giao. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán gồm có 6 người hình thành nên bộ máy kế toán của công ty. Bộ máy kế toán sở hữu một phòng kế toán tài chính riêng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Ta có: Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán chi phí, giá thành và tồn kho NVL Kế toán doanh thu, thuế và tồn kho thành phẩm Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt và thanh toán lương Thủ quỹ * Chức năng và nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán - Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty. Là người điều hành công việc chung bộ máy kế toán đồng thời kiểm kê kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định và tình hình tăng, giảm giá trị công cụ dụng cụ, phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí. Kế toán trưởng là người lập các chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi quý thông qua các bảng tổng hợp và chi tiết các thành viên trong bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về các báo cáo kế toán đã lập. Đồng thời kế toán trưởng phải là người phổ biến các chế độ, thể lệ tài chính mới cho các kế toán viên trong bộ máy kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ, bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn cho công ty. - Kế toán tổng hợp Là người có nhiệm vụ theo dõi, quản lý và xây dựng các báo cáo tổng hợp như: Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL, báo cáo Thu chi tiền mặt.. Đồng thời kế toán tổng hợp kiêm luôn phần kế toán tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm giao dịch, ký các hợp đồng vay mượn và theo dõi tình hình tăng, giảm chi phí của tài khoản tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm về vay ngân hàng và thanh toán với ngân hàng. - Kế toán doanh thu và thuế Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng về hàng hoá và NVL, các dịch vụ đã được phục vụ cùng với các khoản ứng trước và trả trước cho khách hàng. Đồng thời theo dõi các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước, theo dõi, quản lý và phản ánh kịp thời và đầy đủ tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm. - Kế toán thanh toán tiền mặt và tạm ứng Là người chịu trách nhiệm thanh toán bằng tiền mặt cho các nhu cầu về thanh toán của công ty, có nhiệm vụ đối chiếu, theo dõi tiền lương phải trả căn cứ vào bảng tiền lương do phòng tổ chức lao động và tiền lương tính ra dựa trên các bảng chấm công của quản đốc phân xưởng. Đồng thời với việc theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, kế toán còn theo dõi các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng. - Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành và tồn kho NVL Là người có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tổng hợp các khoản chi phí để tính giá thành sản phẩm. Cụ thể kế toán tổng hợp các khoản chi phí sản xuất, xác định đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành, hướng dẫn các bộ phận có liên quan lập và luân chuyển các chứng từ chi phí cho phù hợp với các đối tượng hạch toán. Xác định tiêu thức phân bổ để phân bổ chi phí tính giá thành sản phẩm. Đồng thời hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL - Thủ quỹ Thuỷ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý và giữ tiền mặt, thu chi tiền sau khi đã kiểm tra và thấy rõ các chứng từ đã có đầy đủ điều kiện để thanh toán. Thủ quỹ là người có liên quan chặt chẽ với kế toán tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh có liên quan đến tài khoản tiền mặt và đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt. Mặc dù chia bộ máy kế toán theo các phần hành riêng nhưng giữa các phần hành đều có liên quan chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau. Đến cuối kỳ các kế toán viên đều phải có các số liệu báo cáo về phần hành kế toán của mình phụ trách cho kế toán trưởng lập các báo cáo kế toán 2.1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ của Công ty được phân thành 2 loại: - Các chứng từ gốc - Các chứng từ kế toán Trong đó, các chứng từ gốc là các minh chứng hợp pháp cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong công ty. Ngoài phòng tài chính - kế toán, các chứng từ này còn có thể được hình thành từ các phòng ban khác nhau như phòng hành chính, phòng cung ứng vật tư (phòng kế hoạch)… các chứng từ gốc này là các hoá đơn của nhà cung cấp, các phiếu nhập kho, xuất kho NVL của phòng kế hoạch, các loại hoá đơn thanh toán dịch vụ như dịch vụ Taxi, điện nước, điện thoại, các loại vé máy bay, tàu hoả đã được mua phục vụ cho các chuyến công tác của công ty, hoá đơn bán hàng của công ty…. ngoài ra chứng từ gốc của công ty còn có thể là các giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hay các hợp đồng mua bán, vay mượn tài sản, vốn.. Các chứng từ gốc này chính là cơ sở đầu tiên để hình thành nên các chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán của công ty chính là phiếu thu, chi tiền mặt, các chứng từ ghi sổ được kế toán trưởng lập vào cuối mỗi tháng. Số liệu của chứng từ kế toán được lấy từ số liệu của các chứng từ gốc. Do vậy, các chứng từ kế toán thường có các chứng từ gốc đính kèm. Ví dụ: 1 phiếu chi tiền mặt thường được đính kèm - 1 giấy đề nghị thanh toán - 1 hoá đơn mua bán vật tư - phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hàng hoá Sau khi các chứng từ kế toán được hình thành, chúng sẽ là căn cứ để ghi chép các loại sổ chi tiết và tổng hợp khác. Đồng thời, các chứng từ gốc đôi khi cũng là cơ sở trực tiếp hình thành nên các bảng biểu phục vụ công tác hạch toán tổng hợp. 2.1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội sử dụng hầu hết các tài khoản có trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Trừ một số tài khoản dự phòng và TK 139, TK 229, TK 159, TK 6111. Hệ thống tài khoản của công ty cũng bao gồm các tài khoản có kết cấu dạng tài sản, các tài khoản có kết cấu dạng nguồn vốn và các tài khoản thanh toán. Ngoài các tài khoản cấp 2, công ty còn có 1 hệ thống các doanh thu tài khoản chi tiết phục vụ mục đích quản lý của giám đốc như: TK 6271 "chi phí sản xuất chung" được chi tiết thành các tiểu khoản: - TK 62710001: Chi phí tại kho Công ty - TK 62710002: Chi phí tại tổ cắt dán - TK 6271003: Chi phí tổ phức hợp… 2.1.5.4. Hình thức sổ kế toán và tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách Với tư cách là một đơn vị hạch toán độc lập của Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội, đã lựa chọn cho mình một hình thức kế toán để áp dụng, đó là hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ". Hình thức này được áp dụng từ khi công ty hạch toán kế toán thủ công, khi chuyển sang hạch toán trên máy vi tính vẫn giữ nguyên hình thức này. Định kỳ lập chứng từ ghi sổ của công ty là 1 tháng. Hệ thống sổ chi tiết đựơc sử dụng tại công ty gồm: - Sổ chi tiết các tài khoản thanh toán (TK 131, TK 331, TK 138, TK 338…) - Sổ chi tiết các tài khoản tập hợp chi phí (TK 621, TK 622, TK 627…) Các sổ chi tiết này được lập theo định kỳ là 1 tháng. Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm: - Nhật ký tài khoản: các TK có trong hệ thống TK của công ty Ví dụ: Nhật ký TK 11110000, Nhật ký TK 15210001, Nhật ký TK 15210002… - Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL 2.1.5.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Các báo cáo kế toán tổng hợp định kỳ vẫn được lập đó là: Bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán… Các báo cáo này được lập định kỳ hàng tháng theo yêu cầu của giám đốc nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý toàn diện của giám đốc về công ty Cuối quý IV, các báo cáo kế toán được lập nhằm 2 mục đích. - Báo cáo kết qủa hoạt động của tháng 8 cho ban quản trị của công ty. - Kiểm toán các bảng khai tài chính phục vụ cho nhu cầu công khai tài chính cho các đối tượng khác. 2.2. Thực trạng NVL và nhiệm vụ của hạch toán NVL tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm của Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng dùng cho sản xuất bao bì có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất bao bì của Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội . Nhất là trong điều kiện hiện nay, yêu cầu của thị trường rất cao đối với chất lượng và mẫu mã, vì mẫu mã bao bì có đẹp thì mới hấp dẫn người tiêu dùng, chất lượng bao bì phải tốt và giá thành hạ thì các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng mới đặt hàng. Nguyên liệu túi dùng cho sản xuất bao bì có tính chất cơ lí không ổn định, nhất là với điều kiện khí hậu ở nước ta, đòi hỏi Công ty phải có hệ thống nhà kho bảo quản, có máy điều hoà nhiệt độ để đảm bảo tính cơ lí của túi, không bị co giãn, vì nếu không thì khi in sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, cụ thể là hình ảnh hoặc mẫu mã bị nhoè. Mặt khác, túi dùng cho sản xuất bao bì toàn là túi nhập khẩu, do vậy giá trị của túi tương đối lớn. Vì vậy, đòi hỏi Công ty phải quản lí tốt việc thu mua bảo quản túi nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí, từ đó tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất , làm cơ sở cho việc hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh, đứng vững trên thị trường. 2.2.2. Phân loại và đánh giá NVL * Phân loại NVL Nguyên liệu dùng trong sản xuất bao gồm rất nhiều loại túi, nhiều loại mức khác nhau, nhập của nhiều nước khác nhau. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác với từng nguyên vật liệu thì kế toán Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội phải phân loại nguyên vật liệu theo từng loại của từng nước riêng để nhằm quản lí tốt tình hình kho và sự biến động của từng thứ nguyên vật liệu. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu, do đó có thể cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu. Căn cứ vào công dụng kế toán của nguyên vật liệu, Công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành các loại chủ yếu như sau: Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm màng Trung Quốc, thổi từ hạt nhựa. Nguyên vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại, tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo nên mẫu mã của bao bì tăng chất lượng sản phẩm như: Các loại mực: trong các loại mực được chia thành từng nhóm do các nước sản xuất khác nhau và trong mỗi nhóm lại được chia thành các nhóm khác nhau: Nhóm mực Nhật: mực xanh, mực đỏ cờ, mực đỏ sen, mực vàng, mực đen. Nhóm mực Đức: các màu xanh, đỏ, vàng, đen. * Tính giá NVL tại công ty Tính giá NVL phục vụ cho việc mở sổ sách kế toán chi tiét nhằm kiểm tra, theo dõi, giám sát tình hình nhập xuất tồn kho NVL về mặt giá trị. Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của NVL tại công ty mà mỗi đơn vị lựa chọn một phương pháp tính giá riêng như phần lý luận chung đã trình bày Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội tuân thủ quy định của Bộ Tài chính về thuế giá trị gia tăng, áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Tức là thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp được tính bằng công thức: = - Trong đó: = x và: = x Do vậy giá trị NVL mà công ty theo dõi, vào sổ là giá không có thuế. - Tính giá nhập kho NVL NVL của công ty chủ yếu nhập kho từ hoạt động mua ngoài nên giá nhập kho NVL được tính bằng công thức. = + - NVL của công ty có một số lớn được nhập ngoại thông qua hoạt động nhập khẩu uỷ thác song công ty thường không tách thuế nhập khẩu để theo dõi riêng mà hoàn toàn tính vào giá mua NVL, đưa vào tài khoản phải trả người bán để theo dõi chung. Do vậy giá mua NVL chính là giá bao gồm cả giá gốc và thuế nhập khẩu. Mặt khác, như phần trên đã trình bày, đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua NVL là giá không bao gồm thuế GTGT. Trong chi phí thu mua thường bao gồm phí vận chuyển NVL từ nơi mua về kho công ty, phí nhập khẩu uỷ thác (đối với NVL nhập khẩu uỷ thác), chi phí bốc dỡ NVL… - Tính giá xuất kho NVL Về mặt lý thuyết thì có rất nhiều phương pháp tính giá khác nhau để doanh nghiệp có thể lựa chọn. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường dựa vào đặc trưng của doanh nghiệp mình mà sử dụng phương pháp tính giá nào cho phù hợp. Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội là một đơn vị sản xuất kinh doanh không lớn nhưng có số lượng các nghiệp vụ xuất kho, nhập kho tương đối lớn trong một kỳ kinh doanh. Do vậy việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho ảnh hưởng rất lớn đến tình hình chung về quản lý cũng như hạch toán NVL, từ đó ảnh hưởng rất lớn đến tình hình chung về quản lý cũng như hạch toán NVL đánh giá hoạt động của doanh nghiệp. Công ty đã lựa chọn phương pháp đơn giá NVL nói riêng cũng như các loại hàng tồn kho nói riêng. Có nghĩa là trong kỳ kế toán, các nghiệp vụ xuất kho NVL được kế toán vật tư ghi chép về mặt số lượng, đến cuối kỳ, sau khi tính ra đơn giá NVL thực tế xuất kho, kế toán mới tính ra giá trị NVL xuất kho. Ta có: = Sau đó: = x 2.2.3. Thực trạng của hạch toán NVL tại Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội 2.2.3.1. Hạch toán ban đầu NVL Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội đã thiết lập và quy định thống nhất các thủ tục nhập, xuất kho NVL của đơn vị mình theo đúng mục đích nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển chứng từ như sau: - Thủ tục và các chứng từ sử dụng để nhập kho NVL NVL, của công ty chủ yếu được nhập kho từ 2 nguồn: mua ngoài và sử dụng không hết nhập lại kho (đối với NVL, đề xê và các sản phẩm hỏng). Ta có: ã Đối với NVL mua ngoài về nhập kho Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán, hoá đơn kiêm phiếu nhập kho, hợp đồng mua vật tư. Bảng số 16: Mẫu hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: N18471 Ngày 12 tháng 8 năm 2._.