Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong (nhật ký chung - Ko lý luận)

ang Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 14 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 16 Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 27 DANH MỤC BẢNG, BIỂU Ký hiệu Tên bảng, biểu Trang Bảng 1.1: Trích Bảng cân đối kế toán của công ty trong 3 năm (2006-2008) 9 Bảng 1.2: Trích Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2006-2008) 11 Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu phân tích tình hình tài chính của công ty 12 Bảng 1.3: Chứng từ sử dụng tại công ty 22 Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT 41 Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm 42 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho 43 Biểu 2.4: Phiếu yêu cầu lĩnh nguyên vật liệu 44 Biểu 2.5: Phiếu xuất kho 45 Biểu 2.6: Thẻ kho 47 Biểu 2.7: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu 49 Biểu 2.8: Sổ Nhật ký chung 53 Biểu 2.9: Sổ Cái tài khoản 152 54 Biểu 3.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu 62 LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và tình hình tài chính thế giới hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Sự cạnh tranh quyết liệt tất yếu sẽ dẫn đến hệ quả là có những doanh nghiệp kinh doanh làm ăn phát đạt, mở rộng thị trường. Bên cạnh đó cũng có những doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất thậm chí là phải tuyên bố giải thể, phá sản. Do vậy, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp Việt Nam phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là phải quản lý tốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Chỉ cần một sự biến động nhỏ trong chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, lợi nhuận và ảnh hưởng tới sự tồn tại của doanh nghiệp. Ổn định nguồn nguyên liệu, tính toán đúng đắn, vừa đủ lượng nguyên liệu cần dùng, giảm các chi phí bảo quản...là một trong những yêu cầu và mục tiêu phấn đấu của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu nói trên. Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Với ý nghĩa đó, cải tiến nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất là một vấn đề hết sức cần thiết. Xuất phát từ việc hiểu được tầm quan trọng của công tác này, kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị trong Công ty và sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn, em chọn đi sâu vào nghiên cứu vào đề tài. “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong” và hoàn thành chuyên đề này. Chuyên đề tốt nghiệp ngoài lời mở đầu và kết luận, gồm ba chương: Chương 1: Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong. Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong. Do thời gian thực tập không dài, những hạn chế về năng lực, trình độ cũng như kinh nghiệm, chuyên đề thực tập tốt nghiệp này không tránh khỏi những khuyết điểm nhất định, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của thầy Trương Anh Dũng và các anh chị trong Công ty để chuyên đề này thêm hoàn thiện hơn. CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG PHONG Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Tên viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG PHONG. Tên viết bằng tiếng Anh : DONG PHONG CONSTRUCTION AND INVESTMENT COMPANY LIMITED Địa chỉ trụ sở chính : Ngõ 111E, ngõ 296, Minh Khai, Mai Động, Hoàng Mai, Hà Nội Địa chỉ giao dịch : Phòng A404, Tòa nhà M3-M4, 91 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội. Số điện thoại : 04.62751735 Fax : 04.62751503 Email : dongphong@viettel.vn Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được thành lập năm 2005, theo giấy phép kinh doanh số 0102016000 đăng ký ngày 28 tháng 01 năm 2005 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội cấp. Vốn điều lệ 2.000.000.000 VND, do 2 thành viên góp vốn với tỷ lệ vốn góp 97% và 3%. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong vừa là một doanh nghiệp sản xuất vừa là doanh nghiệp thương mại, chuyên về lĩnh vực Kiến trúc, Thiết kế nội thất, và sản xuất đồ gỗ. Với một đội ngũ kiến trúc sư giàu kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề sáng tạo trong công việc, Công ty luôn tiếp thu những công nghệ tiên tiến nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, khả năng phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong Công ty từ lúc tiếp nhận công việc đến giai đoạn thực hiện và bảo hành đã mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt và hiệu quả trong giới hạn thời gian và chi phí cho phép. Ngành nghề kinh doanh Theo giấy phép kinh doanh số 0102016000 đăng ký lần đầu ngày 28 tháng 01 năm 2005 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội cấp, ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong bao gồm: Tư vấn đầu tư (Không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính). Tư vấn xây dựng, thiết kế và thi công xây dựng các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi. Sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng. Mua bán các loại máy móc, thiết bị phục vụ ngành công nghiệp, nông nghiệp, cơ khí, xây dựng. Kinh doanh các khu vui chơi giải trí, khu du lịch sinh thái; Kinh doanh khách sạn, nhà hàng (không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke vũ trường). Sản xuất, mua bán, chế biến gỗ (trừ loại gỗ nhà nước cấm). Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa. Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh. Sản xuất, mua bán và lắp đặt thiết bị nội thất. Kinh doanh bất động sản. Dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng. Sản phẩm dịch vụ Ngành chính của Công ty là cung cấp dịch vụ thiết kế và trang trí nội thất trọn gói đến thị trường thương mại và nhà ở. Đầu tiên, Công ty tiến hành phân tích thị hiếu và những ý tưởng của khách hàng, bởi nhu cầu và tính cách của khách hàng là những yếu tố quan trọng nhất cho công việc thiết kế. Sau đó Công ty sẽ dựa theo đó để tư vấn khách hàng về cách sắp xếp không gian, chọn màu sắc, hệ thống ánh sáng và các vật liệu trang trí phù hợp với phong cách chủ đạo của không gian nội thất. Nhờ đó những công trình của Công ty luôn hòa hợp với kiểu dáng kiến trúc đồng thời thể hiện được văn hóa, bản sắc và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra Công ty cũng là nhà sản xuất đồ gỗ uy tín và chất lượng cao trên thị trường, Công ty cung cấp các sản phẩm đồ gỗ như sofa, bàn ghế, tủ…được thiết kế đặc biệt để đáp ứng các nhu cầu đa dạng của khách hàng hiện nay. Nhờ thế Công ty đã kết hợp chặt chẽ với nhau ở giai đoạn từ tiếp nhận công trình, thiết kế, thi công đến bảo hành để đảm bảo rằng các sản phẩm được cung cấp và lắp đặt hợp lý và tiện dụng nhất. Với ưu thế có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp từ khâu thiết kế, thi công đến sản xuất, Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong cung cấp dịch vụ trọn gói để mang lại sự tiện lợi cho khách hàng. Công ty đảm nhiệm công việc quản lý và chịu toàn bộ trách nhiệm từ lúc tiếp nhận đến lúc dự án kết thúc. Cách làm này sẽ đảm bảo về mặt chất lượng và thời gian hoàn thành, vốn là hai yếu tố mà các nhà đầu tư thường lo ngại nhất. Qua quá trình làm việc, Công ty đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp, nhờ đó có thể cung cấp cho khách hàng các vật liệu đa dạng phong phú về chất liệu, chất lượng và giá cả. Phương pháp này cam kết sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và nhà thầu phụ để tạo thành một quy trình thống nhất từ lập kế hoạch đến thi công và hoàn thành. Với nỗ lực này, Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong đã trở thành nhà cung cấp về thiết kế và thi công có uy tín trên thị trường. Khách hàng Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong đã đạt được nhiều thành công trong quá trình hoạt động. Công ty đã từng làm việc với hơn 300 khách hàng trong và ngoài nước như Bảo hiểm hàng không, Pricewaterhouse Coopers, ConocoPhillips, Novellus System, Bioseed Genetics, Công viên nước Hồ Tây, Electrolux Việt Nam, Khách sạn Sheraton, Khách sạn Hà Nội,… trong đó có hơn một nửa là các khách hàng quen thuộc lâu năm – điều này thể hiện sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của Công ty. Công ty được ghi nhận là nhà tư vấn, thi công, quản lý và thực hiện một cách hiệu quả các dự án ở nhiều quy mô khác nhau trong phạm vi cả nước. Khả năng Nghiên cứu và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng để đưa ra những lời tư vấn hợp lý, các giải pháp tối ưu. Sở hữu một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và sáng tạo trong tư duy, cách làm việc. Ngày càng củng cố được uy tín của mình sau khi hoàn thành mỗi công trình. Kiểm soát ngân sách tốt để cung cấp các dịch vụ chất lượng cao với giá thành hợp lý. Luôn đảm bảo hoàn thành công việc theo đúng tiến độ đã cam kết. Sử dụng công nghệ 3D tiên tiến nhất trong bản đề xuất và thuyết trình để khách hàng có thể dễ dàng hình dung được hình ảnh thực tế. Có dịch vụ hậu mãi nhanh chóng và chu đáo. Mục tiêu Mục tiêu của Công ty là trở thành một nhà tư vấn và thi công hàng đầu của Việt Nam trong việc thấu hiểu tâm lý và nhu cầu của khách hàng. Khách hàng tín nhiệm Công ty không chỉ vì những dịch vụ chất lượng cao mà còn ở khả năng chuyển tải cái hồn của họ vào các công trình. Ngoài việc đáp ứng nhu cầu sử dụng và thẩm mỹ, Công ty còn mong muốn thể hiện văn hóa bản sắc của người chủ trong không gian sống của mình. Để đạt được điều này, Đông Phong đã tuyển chọn một đội ngũ nhân viên có về dày kinh nghiệm lâu năm, vốn kiến thức phong phú, có khả năng sáng tạo trong công việc. Toàn thể công nhân viên trong Công ty luôn có tinh thần hợp tác chặt chẽ với khách hàng trong từng giai đoạn thực hiện dự án. Phương châm làm việc này cùng với sự tận tâm trong nghề nghiệp của nhân viên sẽ mang đến cho khách hàng những giải pháp kiến trúc tối ưu. Mỗi công trình là một tác phẩm với những nét đặc trưng riêng đại diện cho tính cách và sở thích của cá nhân. Từng chi tiết thiết kế, từng sản phẩm vật dụng trong công trình được sản xuất riêng theo yêu cầu nên sẽ là duy nhất, khác hẳn với những sản phẩm được bày bán ở thị trường theo công nghệ sản xuất hàng loạt. Tình hình tài chính của Công ty Tình hình tài chính của Công ty là thông tin rất quan trọng, không chỉ đối với những người quan tâm bên ngoài như khách hàng của Công ty mà còn quan trọng với cả Ban Giám đốc Công ty trong việc hoạch định chính sách cũng như chiến lược phát triển. Tính đến ngày 31/12/2008, tình hình tài chính của Công ty được thể hiện trên tài liệu sau: Bảng 1.1: Trích Bảng cân đối kế toán của Công ty trong 3 năm (2006-2008) (Đơn vị: VND) Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2007 Năm 2006 Chênh lệch 08/07(%) 07/06(%) A. Tài sản ngắn hạn 8.363.589.904 6.447.445.956 3.218.468.484 29,72 100,33 1.Tiền và tương đương tiền 770.576.408 3.345.250.420 1.482.005.732 -76,97 125,72 2.Phải thu ngắn hạn 1.766.513.440 263.646.620 832.580.584 570,03 -68,33 4.Hàng tồn kho 5.826.500.056 2.838.548.916 838.788.064 105,26 238,41 5. Tài sản ngắn hạn khác 65.094.104 -100,00 B.Tài sản dài hạn 1.747.973.608 1.456.434.816 180.540.704 20,02 706,71 1.Tài sản cố định 1.493.043.668 1.335.010.224 57.310.732 11,84 2229,42 2.Tài sản dài hạn khác 254.929.940 121.424.592 123.229.972 109,95 -1,47 Tổng tài sản 10.111.563.512 7.903.880.772 3.399.009.188 27,93 132,53 A.Nợ phải trả 8.059.048.348 6.059.085.892 1.810.756.748 33,01 234,62 1.Nợ ngắn hạn 7.546.045.928 5.347.501.952 1.810.756.748 41,11 195,32 2.Nợ dài hạn 513.002.420 711.583.940 -27,91 B.Nguồn vốn chủ sở hữu 2.052.515.164 1.844.794.880 1.588.252.440 11,26 16,15 1.Vốn chủ sở hữu 2.000.000.000 2.000.000.000 2.000.000.000 0,00 0,00 2.Lợi nhuận chưa phân phối 52.515.164 (155.205.120) -411.747.560 -133,84 -62,31 Tổng nguồn vốn 10.111.563.512 7.903.880.772 3.399.009.188 27,93 132,53 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong) Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán của Công ty trong ba năm (2006-2008) ta thấy, năm 2008 so với năm 2007 tổng tài sản của Công ty tăng 2.207.682.738 VND tương ứng 27,93% (trong đó, tài sản ngắn hạn tăng 29,72%, tài sản dài hạn tăng 20,02%); năm 2007 so với năm 2006, tổng tài sản của Công ty tăng 4.504.871.584 VND tương ứng với 132,53%. Điều này cũng có nghĩa là quy mô tài sản của Công ty tăng nhưng tốc độ giảm dần. Đó là do môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh cao, kết hợp với đó là do sự ảnh hưởng của vấn đề suy thoái kinh tế đang diễn ra không chỉ trên thế giới mà còn cả ở Việt Nam. Bên cạnh đó, chủ sở hữu của Công ty không tăng thêm vốn do vậy tài sản của Công ty tăng trong 2 năm chủ yếu là từ nợ phải trả. Nợ phải trả năm 2008 so với năm 2007 nợ phải trả tăng 1.999.962.456 VND tương ứng 33,01%, điều này vừa thể hiện khả năng chiếm dụng vốn tốt, nhưng cũng gây sức ép trả nợ cho Công ty. Tuy nhiên so với 2006, tốc độ tăng này giảm mạnh, điều này cũng là một cải thiện trong tình hình tài chính của công ty. Bảng 1.2: Trích Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2006-2008) (Đơn vị: VND) Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2007 Năm 2006 Chênh lệch 08/07(%) 07/06(%) 1.DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 25.146.530.880 16.236.197.364 4.761.649.868 54,88 240,98 2.Các khoản giảm trừ DT 3.DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 25.146.530.880 16.236.197.364 4.761.649.868 54,88 240,98 4.Giá vốn hàng bán 22.248.566.404 13.958.176.636 3.261.492.476 59,39 327,97 5.Lợi nhuận gộp 2.897.964.476 2.278.020.728 1.500.157.392 27,21 51,85 6.Doanh thu hoạt động tài chính 52.810.228 26.623.508 98,36 7.Chí phí tài chính 102.664.524 40.604.708 322.708 152,84 12482,49 8.Chi phí quản lý kinh doanh 2.581.155.016 1.878.077.400 1.571.134.476 37,44 19,54 9.Lợi nhuận thuần từ HĐKD 266.955.164 385.962.128 (71.299.792) -30,83 -641,32 10.Thu nhập khác 1.170.856 -100,00 11.Chi phí khác 45.419.688 (804) -100,00 12.Lợi nhuận khác (45.419.688) 1.170.052 -100,00 -3981,85 13.Lợi nhuận trước thuế 266.955.164 340.542.440 (70.129.740) -21,61 -585,59 14.Chi phí thuế TNDN 59.234.880 84.000.000 -29,48 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 207.720.284 256.542.440 (70.129.740) -19,03 -465,81 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong) Căn cứ vào bảng trên ta thấy tổng doanh thu của Công ty năm 2007 so với 2006 tăng 11.474.547.496 VND tương ứng 240,98%, năm 2008 so với 2007 tăng 8.910.333.520 VND tương ứng 54,88%. Giá vốn hàng bán năm 2007 so với 2006 tăng 10.696.684.150 VND tương ứng 327,97%, năm 2008 so với 2007 tăng 8.290.389.770 VND tương ứng 59,39%. Ta thấy tốc độ tăng của giá vốn hàng bán trong 2 năm đều cao hơn tốc độ tăng doanh thu, chứng tỏ công ty chưa thực hiện tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Điều này dẫn đến trong cả hai năm 2007 và 2008 chỉ tiêu lợi nhuận của công ty đều tăng với tốc độ khá, tuy nhiên tốc độ tăng giảm dần. Lợi nhuận gộp năm 2007 tăng 777.863.336 VND tương ứng 51,85% so với năm 2006, năm 2008 tăng 619.943.748 VND tương ứng 27,21%. Đây cũng là điều dễ hiểu vì Công ty đang trong những năm đầu phát triển, khó có thể thực hiện tiết kiệm chi phí, thu lợi nhuận cao. Biêủ 1.1: Một số chỉ tiêu phân tích tình hình tài chính của công ty Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2008 Năm 2007 Năm 2006 Chênh lệch (08/07) (07/06) 1. TSCĐ/Tổng TS % 0,1477 0,1689 0,0169 (0,0212) 0,1520 2. TSNH/Tổng TS % 0,8271 0,8157 0,9469 0,0114 (0,1312) 3. NPT/Tổng nguồn vốn % 0,7970 0,7666 0,5327 0,0304 0,2339 4. VCSH/Tổng nguồn vốn % 0,2030 0,2334 0,4673 (0,0304) (0,2339) 5. Khả năng thanh toán tổng quát Lần 1,2547 1,3045 1,8771 (0,0498) (0,5727) 6. Khả năng thanh toán hiện hành Lần 1,1083 1,2057 1,7774 (0,0974) (0,5717) 7. Khả năng thanh toán nhanh Lần 0,1021 0,6256 0,8184 (0,5235) (0,1929) 8. Khả năng thanh toán nợ dài hạn Lần 3,4073 2,0468 1,3606 2,0468 9. ROA (LNST/TS bình quân) Lần 0,0231 0,0454 (0,0275) (0,0223) 0,0729 10. ROE (LNST/VCSH bình quân) Lần 0,1317 0,1495 (0,0432) (0,0178) 0,1927 Dựa vào một số chỉ tiêu phân tích trên đây để đánh giá khái quát tình hình tài chính của Công ty như sau: Công ty có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn cũng như dài hạn, điều này được biểu hiện ở hệ số về khả năng thanh toán tổng quát, khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán nợ dài hạn như bảng trên. Tuy nhiên, so với năm 2006 thì tỷ lệ này có giảm đi, nếu kéo dài có thể ảnh hưởng tới tình hình tài chính của Công ty. Năm 2006 cả ROA và ROE của Công ty đều nhỏ hơn 0, điều này dễ hiểu do Công ty mới đi vào hoạt động, khó có thể có thành tích cao trong kinh doanh. Đến năm 2007, tình hình này đã được cải thiện rõ rệt, cả 2 chỉ tiêu nêu trên đều tăng so với năm 2006: ROA tăng 0,0729 lần; ROE tăng 0,1927 lần. Tuy nhiên năm 2008, hai chỉ tiêu trên đều giảm so với năm 2007: ROA giảm 0,0223 lần, ROE giảm 0,0423 lần, đây lại là khuyết điểm của Công ty, chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đang gặp nhiều khó khăn, cần phải có biện pháp cải thiện như tiết kiệm chi phí, tăng doanh số bán hàng… Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Đây là một Công ty tư nhân có bộ máy quản lý phù hợp với quy mô của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là giám đốc – người có quyền lực cao nhất, điều hành mọi hoạt động của Công ty, dưới đó là các phòng ban chức năng. Các phòng ban của Công ty làm việc theo nguyên tắc độc lập, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong phạm vi của mình. Tuy nhiên, giữa các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để giải quyết công việc chung của Công ty. Chính điều này đã làm cho các bộ phận chức năng hoạt động một cách thuận lợi và có hiệu quả. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Showroom Phòng kế toán Phòng Kinh doanh GIÁM ĐỐC Phân xưởng sản xuất Phòng thiết kế Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban được tóm tắt như sau: Giám đốc: Có quyền lực cao nhất chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh của Công ty và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu. Phòng Kinh doanh: Lập kế hoạch và ký kết hợp đồng sản xuất kinh doanh, nghiên cứu và mở rộng thị trường, đặc biệt là tìm đối tác kinh doanh. Phòng Kế toán: Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của Công ty. Lập và nộp các Báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty… Phòng thiết kế: Là nơi các kỹ sư đưa ra ý tưởng về sản phẩm cũng như nghiên cứu các phương án và thông qua công nghệ 3D giúp cho khách hàng dễ dàng hình dung được hình ảnh thực tế. Showroom: Nơi giới thiệu và trưng bày sản phẩm, chức năng chủ yếu là đưa sản phẩm của Công ty đến với khách hàng, giúp khách hàng thấy được sự ưu việt của các sản phẩm này so với các sản phẩm cùng loại. Phân xưởng sản xuất: Phân xưởng sản xuất có trách nhiệm hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tiến độ. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong là Công ty chuyên về lĩnh vực Kiến trúc, Thiết kế nội thất, Sản xuất đồ gỗ. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức thành một hệ thống đầy đủ, quản lý mang tính tập trung với chức năng thu thập và xử lý thông tin. Đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý. Nhiệm vụ của phòng kế toán: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguyên vật liệu, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, nguyên vật liệu, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của Công ty và những qui định do nhà nước ban hành. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Ghi chép, tổng hợp thành các Báo cáo tài chính phục vụ cho Ban Lãnh đạo Công ty cũng như những người quan tâm: Khách hàng… Phòng Kế toán được sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc bao gồm 8 người: 1 Kế toán trưởng và các kế toán phần hành. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ theo mô hình: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ,HTK Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán Kế toán chi phí, thành phẩm và bán hàng Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán tiền mặt,tiền gửi ngân hàng Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán được khái quát như sau: Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách. Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán, có nhiệm vụ điều hành các công việc chung, lập các kế hoạch tài chính, thiết kế các phương án tự chủ tài chính, đảm bảo khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của Công ty, phân tích kết quả, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tư vấn cho ban giám đốc thực hiện các quy định về hệ thống kế toán. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng về từng phần việc cụ thể, quy trách nhiệm cho từng người trong việc thực hiện công việc của mình, trực tiếp kiểm tra đôn đốc về mặt nghiệp vụ của nhân viên và phổ biến các chủ trương về tài chính kế toán. Kế toán tổng hợp: Ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình tài sản và hoạt động của Công ty. Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty. Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của các kế toán phần hành, để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.  Lập, in các Báo cáo tổng hợp, Báo cáo chi tiết các tài khoản, Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định. Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn. Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán. Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám đốc khi được yêu cầu. Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt công tác quản lý tài chính kế toán và đạt hiệu quả cao nhất. Thay mặt Kế toán trưởng khi Kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Phòng kế toán, sau đó báo cáo lại cho Kế toán trưởng các công việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết. Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng, theo dõi các khoản tạm ứng. Kế toán TSCĐ, HTK: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, về mặt số lượng và giá trị tại kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu vào cuối tháng. Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ. Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng. Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng. Quản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban. Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán: Kiểm tra, ghi chép vào sổ sách việc tính lương của các nhân viên theo đúng phương pháp và thời gian làm việc thực tế. Theo dõi và trả lương, các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ cũng như việc thanh toán các khoản trợ cấp, bảo hiểm xã hội cho người lao động trong Công ty. Lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ. Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ. Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán. Phân tích tình hình công nợ, đánh giá tỷ lệ thực hiện công nợ. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ do Kế toán trưởng phân công. Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ. Kế toán chi phí, thành phẩm và bán hàng: Theo dõi số lượng hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ. Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh, tính giá thành cho từng sản phẩm. Doanh thu phải đựợc theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh. Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác và đầy đủ kịp thời giám sát chặt chẽ hoạt động bán hàng. Kế toán thuế: Theo dõi báo cáo thuế của Công ty cũng như tình hình thực hiện trách nhiệm với nhà nước. Thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Chính sách kế toán áp dụng Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty đều được quy định cụ thể như sau: Kỳ kế toán áp dụng trong Công ty là kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND). Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức “Nhật ký chung”. Mở Sổ Cái định kỳ một năm, định kỳ ghi Sổ Cái là một tháng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết được mở theo dõi chi tiết từng đối tượng có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản tương ứng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá thực tế mua hàng và chi phí vận chuyển phát sinh. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Phương pháp giá thực tế đích danh. Các tài khoản sử dụng để hạch toán: TK 152, TK 153, TK 156, chi tiết theo từng nguyên vật liệu; TK 154, chi tiết theo từng khách hàng... Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định qua suốt thời gian hữu dụng ước tính. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Máy móc thiết bị 3 – 10 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý 3 – 8 năm Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty sử dụng phương pháp trực tiếp trong việc tính thuế GTGT. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo, do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiện cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành: Bảng 1.3: Chứng từ sử dụng tại Công ty STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU I- Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL 5 Giấy đi đường 04-LĐTL 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL 11 Bảng kê trích nộp các khoản the._.