Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội

ếu được là việc quản lý mọi mặt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, chỉ cần một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu. Đây là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm được lao động xã hội. Để quản lý tốt giai đoạn cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất thì việc hạch toán kế toán là một trong những công cụ sắc bén không thể thiếu được và phải đảm bảo cả ba yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán kế toán là: “ Chính xác, kịp thời, toàn diện”. Hạch toán vật liệu có tổ chức tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đồng bộ, kịp thời các vật liệu cầc cho quá trình sản xuất, kiểm tra và giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí về nguyên vật liệu. Là một sinh viên thực tập tại phòng tài vụ của Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, em nhận thấy công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu của Công ty đã tương đối có nền nếp, đáp ứng được yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của Công ty trong một mức độ nhất định. Kế toán nguyên vật liệu trong Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Do đó, trên cơ sở phương pháp luận đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội cùng với sự chỉ bảo của cô Đặng Thu Hà- Kế toán trưởng và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đặng Quang Dư, em thực hiện Báo cáo với đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội”. Với mong muốn đi sâu tìm hiểu phần thực hành kế toán nguyên vật liệu, từ đó những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Mục đích nghiên cứu của báo cáo: 1. Tìm hiểu công tác kế toán nói chung trong các doanh nghiệp sản xuất và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 2. Đánh giá những nét đặc thù về công tác kế toán vật liệu trong công tác kế toán. 3. Đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Lấy số liệu quý III năm 2002 để minh hoạ. Phương pháp nghiên cứu: Vận dụng phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp lý luận và các phương pháp của kế toán. Kết cấu của Báo cáo: Lời mở đầu: Đề cập tính cấp thiết của đề tài. Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuấ Chương II:ình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Kết luận Mục lục Chương I Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Đặc điểm, vị trí của NVL trong quá trình sản xuất 8 2. Yêu cầu của công tác quản lý NVL 9 3. Nhiệm vụ hạch toán NVL 10 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1. Phân loại NVL 10 2. Đánh giá NVL 13 2.1. Đánh giá NVL theo giá thực tế 14 2.1.1. Giá thực tế NVL nhập kho 14 2.1.2. Giá thực tế NVL xuất kho 16 2.1.2.1. Phương pháp giá đơn vị bình quân 16 2.1.2.2. Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO) 17 2.1.2.3. Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO) 18 2.1.2.4. Phương pháp trực tiếp (Đích danh) 18 2.2. Đánh giá NVL theo giá hạch toán 18 III. Kế toán chi tiết nguyên vật liêu: Chứng từ sử dụng 20 Sổ kế toán chi tiết NVL 21 Các phương pháp kế toán chi tiết NVL 22 3.1. Phương pháp ghi thẻ song song 22 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 24 Phương pháp sổ số dư 25 IV. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 28 Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 28 1.1.1. Tài khoản sử dụng 28 1.1.2. Thủ tục và chứng từ 31 Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 31 1.2.1. Hạch toán tình hình biến động tăng NVL 31 1.2.2. Hạch toán tình hình biến động giảm NVL 39 2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 42 2.1. Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 42 2.2. Tài khoản sử dụng 43 2.3. Phương pháp hạch toán 44 3. Chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán kế toán NVL 48 V. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 49 2. Nội dung hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 50 3.ý nghĩa hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 51 Chương Ii Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội Đặc điểm tình hình chung của Công ty: 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 52 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 53 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 56 4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 59 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty: 1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 61 2. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty 62 3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 63 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội: 1. Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp NVL tại Công ty 65 Phân loại và đánh giá vật liệu 2.1. Phân loại vật liệu 66 2.2. Đánh giá vật liệu 67 2.2.1. Đánh giá vật liệu nhập kho 67 2.2.2. Đánh giá vật liệu xuất kho 68 Thủ tục tiếp nhận và xuất vật liệu tại kho 3.1. Thủ tục nhập kho NVL 70 3.2. Thủ tục xuất kho NVL 73 Kế toán chi tiết NVL tại Công ty 77 Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty 5.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL 83 5.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL 92 chương iii một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội Nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Nhận xét về ưu điểm trong công tác kế toán NVL tại Công ty 97 Những tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty 99 Những vấn đề cần hoàn thiện về công tác nguyên vật liệu tại Công ty 1. Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty 101 2. Về tính giá NVL 104 3. Về kế toán chi tiết NVL 105 4. Lập dự phòng giảm giá tồn kho NVL 108 5. Về theo dõi thanh toán với người bán 109 6. Tổ chức kho tàng về nhập, xuất NVL 113 7. Từng bước thực hiện kế toán nhập, xuất vật liệu trên máy vi tính 113 Kết luận 115 Tài liệu tham khảo 116 Chương i. Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Sản xuất sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và bị thay đổi hình thái ban đầu. Nguyên vật liệu xét về mặt hiện vật và giá trị là một trong những yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào. Dưới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của Tài sản lưu động, còn dưới hình thái giá trị, nó biểu hiện thành vốn lưu động trong doanh nghiệp. Do vậy, quản lý nguyên vật liệu chính là chính là quản lý vốn trong sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu nghĩa là với chất lượng vật tư như cũ có thể làm ra một khối lượng sản phẩm lớn, thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất và tiết kiệm được lao động xã hội. Như vậy, nguyên vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới, phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá cả, chi phí thu mua. Muốn vậy,các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc hạch toán nguyên vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu: Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội càng phát triển, phương pháp hạch toán ngày càng phát triển, các phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng được hoàn thiện theo. Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên đòi hỏi phải có biện pháp quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. -Quản lý thu mua vật liệu sao cho đủ về số lượng, tốt về chất lượng tránh gây thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, đảm bảo vật liệu mua về đúng theo yêu cầu sử dụng và giá mua phải hợp lý, lựa chọn điểm thu mua phải thích hợp nhằm hạ thấp chi phí đưa vào sản xuất, góp phần giảm giá thành sản phẩm. -Để quản lý tốt khâu bảo quản cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu tránh hiện tượng thất thoát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. -Quản lý việc dự trữ vật liệu: do đặc tính của vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sản xuất bị tiêu hao toàn bộ và do giá cả cũng như cung cầu trên thị trường của nguyên vật liệu thường xuyên biến động. Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiệu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. -Quản lý việc sử dụng vật liệu: chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý theo đúng định mức quy định, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Hiện nay, trong thực tế ở nhiều doanh nghiệp, việc quản lý nguyên vật liệu vẫn còn để thất thoát mà không xác định được nguyên nhân để bắt bồi thường. Do đó, phải cải tiến công tác quản lý vật liệu hơn nữa cho phù hợp với thực tế, đưa công tác quản lý vật liệu vào nền nếp, có khoa học. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế và phát huy tối đa vai trò của nguyên vật liệu, xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý vật liệu, xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. -Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. -Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp. ii. phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp từng thứ, từng loại vật liệu vào cùng một tiêu thức. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu khác nhau và mỗi loại có tính năng lý hoá riêng. Để quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, từng loại vật liệu. Phân loại vật liệu cũng là điều kiện để quản lý và hạch toán vật liệu được chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh chia thành: -Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mới như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may... Đối với nửa thành phẩm mua ngoài, với mục mục đích tiếp tục trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. -Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, dầu nhờn, xà phòng,... -Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí như xăng dầu, than củi hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. -Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dự trữ để thay thế những bộ phận máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bị hư hỏng. -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, sắt, gạch,...). -Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ liên kết trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Trên thực tế, việc phân chia, sắp xếp vật liệu theo từng loại nói trên là căn cứ vào vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất ở từng đơn vị cụ thể. Việc phân loại như vậy chỉ có ý nghĩa tương đối, bởi vì có loại vật liệu ở doanh nghiệp này là vật liệu chính nhưng ở doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ. Thậm chí ngay trong một doanh nghiệp, có loại vật liệu lúc được sử dụng như vật liệu chính nhưng lại có lúc được sử dụng như vật liệu phụ. Việc phân chia từng loại vật liệu như trên giúp kế toán tổ chức các tài khoản, tiểu khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu. Để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên, liên tục, tạo điều kiện cho việc quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, việc phân loại còn phải chi tiết, tỷ mỷ hơn nữa theo yêu cầu riêng, theo tính năng lý hoá, quy cách, phẩm chất vật liệu. Trên cơ sở kết quả của việc phân loại vật liệu, doanh nghiệp tiến hành xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu là việc xác định, gắn cho mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng theo nguyên tắc nhất định từ đó doanh nghiệp lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu 152 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu , quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm 152.01 152.02 152.01.01 152.01.02 ............... 152.02.01 152.02.02 Sổ danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong các doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu. Ngoài cách phân loại vật liệu như trên còn có một số cách phân loại khác như: Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu: bao gồm vật liệu được cấp phát, vật liệu đi vay tín dụng, vật liệu liên doanh, vật liệu cung cấp từ những nguồn khác. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Về nguyên tắc kế toán Nhập -Xuất- Tồn kho nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công chế biến. Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ lại thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: 2.1.1.Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định khác nhau: -Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (VAT ) theo phương pháp khấu trừ: Giá trị vốn thực tế nhập kho = Giá mua thực tế (không có thuế VAT đầu vào) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Các chi phí thu mua (nếu có) - Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua trả lại (nếu có) +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp trực tiếp: Giá trị vốn thực tế nhập kho = Giá mua thực tế ( gồm cả thuế VAT đầu vào) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Các chi phí thu mua (nếu có) - Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua trả lại (nếu có) Trong đó, chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường,... -Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất gia công, chế biến + Các chi phí gia công, chế biến -Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp khấu trừ: Giá trị vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Tiền thuê gia công (chưa có VAT) +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Tiền thuê gia công (gồm cả VAT) -Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuật do hội đồng liên doanh đánh giá. -Đối với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. -Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị tối thiểu. 2.1.2.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, cho nên giá thực tế của từng nhập kho hoàn toàn không giống nhau. Do đó, khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: 2.1.2.1.Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân tồn đầu kỳ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. * Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ nay. * Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên,vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. 2.1.2.2. Phương pháp nhập trước-xuất trước ( FIFO- First in, first out): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước là số nhập sau, nhập theo giá nào sẽ xuất theo đúng giá đó. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.1.2.3. Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO- Last in, first out ): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước- xuất trước ở trên. Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế nguyên vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát sẽ đảm bảo thực hiện được nguyên tắc thận trọng. 2.1.2.4. Phương pháp trực tiếp ( Đích danh ): Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ). Khi xuất vật liệu nào sẽ xuất theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vây, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán: Giá hạch toán nguyên vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Sử dụng giá hạch toán đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư lớn, các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu nhiều, thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp thời. Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu sẽ làm giảm khối lượng công việc hàng ngày của kế toán, tạo điều kiện cho việc tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hiệu quả, hợp lý nguyên vật liệu . Giá hạch toán nguyên vật liệu có thể là giá mua nguyên vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của nguyên vật liệu đã được xây dựng. Như vậy, hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập- xuất. Cuối kỳ phải tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất- tồn thành giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán theo đúng giá trị thực tế của nguyên vật liệu . Việc tính chuyển giá hạch toán thành giá thực tế được thể hiện trên Bảng kê số 3 ( Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu ) và được tiến hành như sau: -Tổng hợp giá thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ. -Tính hệ số giá giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu: = Hệ số giá NVL Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán của vật liệu nhập kho trong kỳ -Tổng hợp giá trị hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ sử dụng cho từng bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp theo từng loại. Tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Giá thực tế của NVL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá NVL Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, phản ánh được tình hình biến động nguyên vật liệu tăng, giảm trong kỳ. Tuy nhiên, độ chính xác chưa cao vì còn mang tính bình quân. Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập- xuất kho nêu trên có nội dung, ưu nhược điểm riêng và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.Chứng từ sử dụng: Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập- xuất vật liệu, là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC / QĐ/ CĐKT ngày 1/ 1/ 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: -Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT ). -Phiếu xuất kho ( mẫu 02- VT ). -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT ). -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08- VT ). -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02- BH ). -Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03- BH ). -Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng. Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc, sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn như: -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04- VT ). -Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05- VT ). -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 )... và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép. 2.Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau: -Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu 06-VT ). -Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu . -Sổ đối chiếu luân chuyển. -Sổ số dư. +Sổ ( thẻ ) kho mẫu ( mẫu 06- VT ) sử dụng để theo dõi nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số nguyên vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết theo phương pháp nào. +Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả về số lượng và giá trị, phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng ở từng doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn sử dụng các bảng kê nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 3.Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Trong thực tế hiện nay, việc ghi chép, phản ánh của thủ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: 3.1.Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, việc ghi chép diễn ra song song cả ở kho và ở phòng kế toán. -ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất. Tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. -ở phòng kế toán: mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phòng kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Ưu điểm: +Đơn giản, dễ ghi chép. +Dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu của thẻ kho và của kế toán chi tiết nguyên vật liệu. +Có thể hạch toán theo giá thực tế hoặc theo giá hạch toán. Nhược điểm: +Ghi trùng lặp giữa kế toán và thủ kho. +Khối lượng ghi chép rất lớn. +Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng. Do vậy, hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Sơ đồ 1:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Thẻ hoặc sổ chi tiết NVL Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Phương pháp này rất phù hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, hoạt động nhập, xuất không thường xuyên và có trình độ nghiệp vụ kế toán còn hạn chế. 3.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: -ở kho: theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ k._.ho và thẻ kho, giao nhận chứng từ gốc giống như phương pháp thẻ song song. -ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ ( danh điểm ) vật liệu theo từng kho về số lượng và số tiền. Sổ này được theo dõi cả năm, mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Ưu điểm: +Giảm nhẹ được khối lượng ghi chép so với phương pháp thẻ song song do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: +Chỉ sử dụng được giá hạch toán để ghi sổ. +Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ làm cho việc lập báo cáo chậm nên hạn chế trong quản lý. +Thông tin về tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày không có. +Việc ghi chép vẫn trùng lặp. Sơ đồ 2:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vậi liệu ít, có ít nghiệp vụ nhập- xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán nguyên vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. 3.3.Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán, trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng còn ở phòng kế toán về mặt giá trị, xoá bỏ việc ghi chép song song trùng lặp. Nội dung phương pháp sổ số dư như sau: -Tại kho: giống các phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh từng thứ nguyên vật liệu quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. -Tại phòng kế toán: định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ (theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm NVL ( nhập riêng, xuất riêng ) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất NVL. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm NVL. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư ( trên Sổ số dư tính bằng cách lấy Số lượng tồn kho x Giá hạch toán ). Ưu điểm: +Việc ghi chép giữa kho và kế toán không bị trùng lặp. +Giảm nhẹ rất nhiều khối lượng ghi chép của kế toán chi tiết NVL. +Công việc được tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp. Nhược điểm: +Việc ghi chép phức tạp, đòi hỏi phải có trình độ cả thủ kho và kế toán vật liệu. +Khi có sự không ăn khớp giữa số liệu của thủ kho và kế toán thì rất khó phát hiện và mất nhiều thời gian. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư khá lớn, việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, hàng ngày, cán bộ kế toán có trình độ vững vàng, thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao. Có như vậy mới đảm bảo tránh được sự nhầm lẫn, sai sót. Sơ đồ 3:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toán tổng hợp Mỗi phương pháp hạch toán phải được tiến hành trong những điều kiện nhất định mới có thể phát huy được các ưu điểm và hạn chế nhược điểm. Chính vì thế, khi hạch toán nguyên vật liệu, các doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý nguyên vật liệu. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán, cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay vì những ưu điểm của nó. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dẫu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật. Như vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ô tô,... 1.1.1. Tài khoản sử dụng: Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 152: Nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm, tồn kho các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tư tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. +Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng... ). +Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt,...). +Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ). Tài khoản 151: Hàng mua đi đường. Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá,...mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả số đã gửi cho người bán ). +Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. +Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. +Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ ). Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. +Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. +Bên Có: -Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. -Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. -Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. +Dư Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. Tài khoản 133 có hai tài khoản cấp II: -Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. -Tài khoản 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. Tài khoản 331:Phải trả cho người bán. Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu về xây dựng cơ bản +Bên Nợ: Phản ánh: -Số tiền đã trả cho người bán( vật tư, hàng hoá), người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. -Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá, lao vụ. -Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. -Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. +Bên Có: -Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. -Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Tài khoản 331 có thể dư bên Nợ hoặc bên Có. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn sử bụng nhiều loại tài khoản có liên quan như: -Tài khoản 111: Tiền mặt. -Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng. -Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. -Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung. -Tài khoản 641: Chi phí bán hàng. -Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. -Tài khoản 141: Tạm ứng. -Tài khoản 222: Góp vốn liên doanh. -Tài khoản 411:Nguồn vốn kinh doanh. 1.1.2. Thủ tục và chứng từ: Căn cứ vàogiấy báo nhận hàng, nếu thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách,...Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nhận vật tư”. Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật tư” trên cơ sở hoá đơn,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách,thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp thường bao gồm: -Hoá đơn bán hàng. -Hoá đơn ( GTGT ) của người bán. -Phiếu nhập kho. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu vật tư theo hạn mức. -Phiếu xuất kho... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. 1.2. Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.2.1. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân. Bởi vậy, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp. a.Trường hợp nguyên vật liệu đã mua trong tháng, kế toán đã nhận được hoá đơn của người bán và chứng từ thanh toán nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho thì kế toán phải lưu sơ “ Hàng mua đang đi đường” để cuối tháng hạch toán. -Trường hợp nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng ( VAT ), kế toán ghi: Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường ( giá đã có thuế VAT ). Có TK 111, 112, 331,...: tổng giá thanh toán ( Nếu doanh nghiệp được khấu trừ thuế VAT đầu vào phải có hoá đơn VAT ). -Trường hợp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ chịu thuế VAT, kế toán ghi: Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường. Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: Tổng giá thanh toán. -Trường hợp mua nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản.....chưa qua chế biến do người sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kế toán tính ra số thuế VAT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường ( giá mua chưa có thuế ). Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán. Hàng đang đi đường tháng trước về nhập kho tháng này, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Có TK 151: hàng mua đi đường. b.Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về ( với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ): -Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu ( chi tiết từng loại ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112,141,...: tổng giá thanh toán. +Nhập kho nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản chưa qua chế biến của người sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kê hàng hoá bán ra, kế toán ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán. +Nhập kho nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế VAT, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm tổng giá thanh toán cho người bán ( cả thuế VAT và chi phí vận chuyển) ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Có TK 111, 112,...: tổng giá thanh toán. +Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài đồng thời dùng vào sản xuất hàng hoá chịu thuế và không chịu thuế VAT nhưng không tách riêng ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ ( thuế VAT đầu vào ). Có TK 111, 112, 331...: tổng giá thanh toán. -Số giảm giá mua hay hàng mua trả lại ( nếu có ) ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: số được người bán chấp nhận. Có TK 152 ( chi tiết từng loại sản phẩm ): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại được hưởng theo giá không có thuế. Có TK 1331: thuế VAT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại. -Số chiết khấu được hưởng khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: số được người bán chấp nhận. Có TK 711: số chiết khấu thanh toán được hưởng. -Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế VAT đầu vào được khấu trừ, không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu: +Số thuế VAT được khấu trừ: Nợ TK 3331: thuế VAT phải nộp. Có TK 133: thuế VAT được khấu trừ. +Số thuế VAT không được khấu trừ thường tính vào giá bán hàng hoá trong kỳ: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 133: Thuế VAT được khấu trừ. c.Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi: -Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381: trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: +Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 152: Trả lại số thừa ( chi tiết vật liệu ). +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa. Nợ TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa. +Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT ). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. -Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập như trường hợp ( b ) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002. Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa. +Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT ). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. d.Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: -Khi nhập: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Trị giá số thực nhập kho. Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( không có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. -Khi xử lý: +Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. +Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không được khấu trừ của số hàng thiếu. +Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, TK 334: cá nhân phải bồi thường. Có TK 1381: xử lý số thiếu. Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không được khấu trừ của số hàng thiếu. +Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. e.Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá ghi: Nợ TK 331, 111, 112. Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không được khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá. f.Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Có TK 331. Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau: -Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá tạm tính bằng bút toán bình thường. -Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ). -Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. g.Trường hợp hoá đơn về những hàng chưa về: kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi trên đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT ). Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112, 141. Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu ). Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. h.Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế. Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154: Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công. Có TK 154: Nguyên vật liệu tự sản xuất. i.Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa,...Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá nguyên vật liệu đều được ghi: Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng như: Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm. Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, vốn góp liên doanh. Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên vật liệu . Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 241: Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ xây dựng cơ bản, từ sửa chữa lớn tài sản cố định. k.Nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu: Nợ TK 152: Tổng giá thanh toán + chi phí thu mua vận chuyển. Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu. Có TK 111, 112. Thuế VAT của hàng nhập khẩu ghi: Nợ TK 133. Có TK 3331. Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu ( giá CIF ) và tính thuế GTGT của vật tư hàng hoá nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế nguyên vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài ( kể cả thuế VAT ). Có TK 331, 111, 112, 311... Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK 331, 111, 112, 1388... Có TK 152. Số chiết khấu thanh toán được hưởng ghi tăng thu nhập tài chính: Nợ TK 331, 111, 112, 1388... Có TK 711. 1.2.2.Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh...Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK 152. a.Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621: xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627(2): xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất. Nợ TK 641(2): xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642(2): xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: xuất cho xây dựng cơ bản sửa chữa tài sản cố định. Có TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng ( chi tiết vật liệu ). b.Xuất góp vốn liên doanh: Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Chênh lệch tăng ghi Nợ TK 412, chênh lệch giảm ghi Có TK 412. Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ ( hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất ( chi tiết vật liệu ). c.Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến. Có TK 152: Giá thực tế ( chi tiết vật liệu ). d.Giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138(1): Cho các cá nhân , tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136(1): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu cho vay ( chi tiết vật liệu ). e.Giảm do các nguyên nhân khác ( nhượng bán, phát hiện thiếu ): Nợ TK 632: Nhượng bán. Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK1381: Thiếu không rõ nguyên vật liệu nhân chờ xử lý. Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm. Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ): TK 621 TK 152 TK 111,112,141,331 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài TK 627,641,642,241 TK 1331 Xuất cho chi phí SX chung bán hàng, quản lý, XDCB Thuế VAT được khấu trừ TK 151 Hàng đi đường kỳ trước TK 128,222 TK 441 Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh Đánh giá giảm TK 412 Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK 1381,642 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Xuất góp vốn liên doanh Đánh giá tăng TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 128,222 TK 642,3381 Sơ đồ 5:Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp pháp trực tiếp ): TK 621 TK 152 TK 111,112,331,141,331 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài ( Tổng giá thanh toán ) TK 627,641,642 TK 151,411,222 Xuất cho nhu cầu khác ở phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB NVL tăng do các nguyên nhân khác 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 2.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số lượng kiểm kê hàng tồn kho. Việc xác định giá trị NVL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Bởi vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị NVL xuất dùng (xuất bán) cho từng đối tượng, nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý, sản xuất sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp... Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có gía trị thấp, mặt hàng nhiều. Độ chính xác của phương pháp pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư khác nhau: giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 2.2.Tài khoản sử dụng: Để kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản: -Tài khoản 611: Mua hàng. Dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL...theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: phản ánh giá trị thực tế NVL, hàng hoá...tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: phản ánh giá trị thực tế NVL, hàng hoá...xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt...trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành hai tài khoản khác nhau: +TK 6111: Mua nguyên vật liệu. +TK 6112: Mua hàng hoá. -TK 152: Nguyên vật liệu. Dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Bên Có: kết chuyển giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Dư Nợ: giá thực tế NVL tồn kho. -Tài khoản 151: Hàng mua đi đường. Dùng để phản ánh giá trị hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại, từng người bán. Bên Nợ: giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp này cũng sủ dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 331,... 2.3.Phương pháp hạch toán: -Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111). Có TK 152: nguyên vật liệu tồn kho. Có TK 151: hàng đi đường (vật liệu đi đường). -Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 611 (6111): giá thực tế NVL thu mua. Nợ TK 133 (1331): thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331,...: tổng giá thanh toán. -Các nghiệp vụ làm tăng NVL trong kỳ: Nợ TK 611 (6111). Có TK 411: nhận vốn liên doanh, vốn cấp phát, tặng thưởng. Có TK 311, 336, 338: tăng do đi vay. Có TK 128: nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn. Có TK 222: nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn. -Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ (với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (nếu có)): Nợ TK 331, 111, 112,...: Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (tổng số). Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ tương ứng. Có TK 611: Trị giá thực tế hàng mua trả lại, giảm giá hàng mua. - Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng Thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 331, 111, 112, 1388,... Có TK 711. - Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê NVL, kế toán xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ như sau: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế mua vào trong kỳ - Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ - Cuối kỳ, xác định giá trị NVL tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ. Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. - Giá trị NVL tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn cuối kỳ, số trả lại, số giảm giá hàng mua...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức...). Nợ TK 621, 627, 641, 642. Có TK 611 (6111). - Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Có TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế VAT và thuế nhập khẩu). - Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 611 (6111). Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi xuất NVL cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp): TK 611 TK 151,152 TK 151, 152 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Giá trị NVL tồn đầu kỳ chưa sử dụng xx TK 111,112,331 TK 111,112,331,411 Giảm giá hàng mua được hưởng và giá trị hàng trả lại Giá trị NVL mua vào trong kỳ (tổng giá thanh toán) TK 621,627 Giá thực tế NVL xuất dùng Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ): TK 611 TK 151,152 TK 151,152 xx Giá trị NVL tồn đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL mua vào trong kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ TK 621,627,641,642 TK 411 Giá trị thực tế NVL xuất dùng Nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh TK 331,336,338 Vay các cá nhân, đơn vị và đối tượng khác TK 412 TK 412 Đánh giá giảm NVL Đánh giá tăng NVL 3.Chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán kế toán nguyên vật liệu: Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nước ta hiện tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ. Nhật ký- Sổ cái. Nhật ký chung. Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:+Nhật ký chứng từ số 5. +Bảng kê số 3. +Sổ cái. +Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:+Nhật ký- Sổ cái. +Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:+Sổ nhật ký chung. +Sổ cái các tài khoản 152:Nguyên vật liệu, tài khoản 331: Thanh toán với người bán. +Các sổ, thẻ kế toá._.k 331 (Phải trả người bán) Quý III năm 2002. Đơn vị: đồng. STT Tên đơn vị SDĐK Ghi Có TK 331- Ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331- Ghi Có các TK SDCK Nợ Có 152C 152F 153 133 Cộng Có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 1 Cty cơ điện TP 33.506.371 33.506.371 2 Cty Atochem 25.257.600 25.257.600 3 Cty Atochem 25.363.769 25.363.769 4 Cty cơ điện TP 58.982.700 58.982.700 5 Anh Cường-KH 306.500 306.500 6 Thảo-hàng Bông 2.762.657 2.762.657 7 Cty Atochem 27.721.688 27.721.688 8 Cty cơ điện TP 84.852.000 84.852.000 9 Anh Cường-KH 5.600.000 71.520 6.315.020 10 Quân LX 412.000 412.000 Cộng 160.361.229 827.228.982 28.106.457 5.959.895 949.907.033 132.102.930 714.499.504 846.602.434 263.665.828 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Trong kỳ, các khoản chi phí mua nguyên vật liệu được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sẽ được kế toán thanh toán theo dõi rất rõ. Để theo dõi khoản chi phí này, kế toán đã sử dụng: Nhật ký chứng từ số 1- ghi Có TK 111. Nhật ký chứng từ số 2- ghi Có TK 112. Còn các khoản chi phí thu mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng được kế toán theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 10- ghi Có TK 141. Nhật ký chứng từ số 10 được mở mỗi quý một sổ để theo dõi tình hình tạm ứng và hoàn ứng của cán bộ trong Công ty. Nhật ký chứng từ số10 là sổ tổng hợp kết hợp giữa sổ shi tiết tài khoản 141 và sổ Nhật ký chứng từ số 10 theo quy định. Hàng ngày khi hoạt động tạm ứng diễn ra, kế toán vào sổ theo dõi bên Nợ TK 141- Có các TK có liên quan. Khi được người tạm ứng thanh toán tạm ứng, kế toán sẽ ghi bút toán ngược lại trên sổ Nhật ký chứng từ số 10. Cuối kỳ, trên cơ sở số phát sinh bên Nợ, bên Có kế toán tính ra số dư cuối kỳ. *Bảng kê số 3: Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, toàn bộ công việc tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu được thực hiện trên Bảng kê số 3. Căn cứ để ghi Bảng kê số 3: +Số dư đầu tháng: lấy số liệu ở dòng tồn kho cuối quý của Bảng kê số 3 quý trước ghi vào các cột tương ứng cho phù hợp. +Số phát sinh trong quý: căn cứ vào dòng tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 trong tháng ghi vào các cột tương ứng cho phù hợp. Các dòng Nhật ký chứng từ số 1,2 căn cứ vào dòng tổng cộng của các Nhật ký chứng từ số 1, 2 ghi vào các cột tương ứng cho phù hợp. +Số dư đầu quý và phát sinh trong quý: cộng các chỉ tiêu đã ghi ở trên theo cột. Biểu số 13: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng kê số 3 Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng S T T Chỉ tiêu 152-Nguyên vật liệu 153-Công cụ dụng cụ 156-Hàng hoá 152 C 152 B 152 F 153 156 Giá TT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 I. Số dư đầu tháng 16.725.180 - 8.459.420 10.470.220 44.403.951 44.296.381 2 II. Số PS trong tháng 828.634.982 405.055.080 28.106.457 28.106.457 5.969.895 5.969.895 3 Từ NKCT số 1(ghi Có TK 111) 1.406.000 4 Từ NKCT số 2(ghi Có TK 112) 5 Từ NKCT số 5(ghi Có TK 331) 827.228.982 28.106.457 28.106.457 5.969.895 6 Từ NKCT số 6(ghi Có TK 151) 7 Từ NKCT số 7(ghi Có TK 627) 10.000 8 Từ NKCT khác TK 621 405.055.080 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 10 IV. Hệ số chênh lệch 1,16 1,8 11 V. Xuất dùng trong tháng 774.244.412 405.055.080 28.747.481 33.483.803 6.500.143 11.530.354 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) 71.115.750 - 7.818.396 5.092.874 43.873.703 38.735.922 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đối với nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm Công ty phản ánh theo giá thực tế nên khi ghi Bảng kê số 3 kế toán ghi vào cột giá thực tế. Giá thực tế nhập NVL = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có) Đối với nguyên vật liệu phụ, Công ty ghi theo giá hạch toán là giá mua ở lần trước để làm giá tính cho lần này. Khi ghi vào Bảng kê số 3, kế toán ghi vào cột giá hạch toán, đến cuối tháng tính ra hệ số giá để điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. Hệ số giá được tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu phụ. Do vậy, trên Bảng kê số 3 và Bảng phân bổ số 2 của Công ty có dòng hệ số giá chung(Công ty sử dụng giá hạch toán theo từng đợt nhập). Để tính trị giá thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phụ trong tháng, kế toán tính hệ số giá bằng công thức sau: Hệ số giá NVL phụ = Trị giá thực tế NVL + Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán NVL + Trị giá hạch toán NVL tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ Nguyên vật liệu xuất dùng tronh tháng, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng của Bảng phân bổ số 2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho quá trình sản xuất hoặc nhượng bán. Các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu được phản ánh trên phiếu xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho phát sinh trong tháng để tiến hành tập hợp, phân loại nguyên vật liệu theo từng loại phù hợp với từng đối tượng sử dụng. Cuối kỳ, khi đã khoá sổ các hoạt động nhập- xuất vật liệu của quý, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu cho các phân xưởng theo từng loại nguyên vật liệu. *Cách lập Bảng phân bổ số 2: -Cuối quý kế toán nguyên vật liệu tập hợp và phân loại nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. -Dòng tổng cộng của Bảng phân bổ số 2 được sử dụng để ghi vào dòng nguyên vật liệu xuất dùng của Bảng kê số 3 cùng quý. -Bảng phân bổ vật liệu sau khi lập được chuyển sang cho kế toán tập hợp chi phí tính giá thành để tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm trong kỳ. Sau đó, kế toán trưởng tập hợp các số liệu cần thiết để lên Sổ cái tài khoản 152. Biểu số 14: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, Công cụ, dụng cụ Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng. Đối tượng sử dụng (ghi Nợ các TK ) Ghi Có cácTK STT 152 C 152 B 152 F 153 156-Hàng hoá 156 Giá TT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 PX dây 621 774.244.412 405.055.080 11.765.928 735.200 2 PX động cơ 621 19.856.015 3.800 3 PX cơ điện 627 1.822.760 2.567.716 4 Liên văn phòng 642 39.100 2.158.638 5 Xuất bán 632 6.065.000 Cộng xuất 774.244.412 405.055.080 33.438.803 11.530.354 Kế toán trưởng (Ký,Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biểu số 15: Sổ cái tài khoản 152 c Quý III năm 2002 Số dư đầu kỳ Nợ Có 16.725.180 Đơn vị: đồng Ghi Có cácTK đối ứng với Nợ TK này Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng NKCT số 1 (Có TK 111) NKCT số 5 (Có TK 331) 1.406.000 827.228.982 Cộng phát sinh Nợ 828.634.982 Cộng phát sinh Có 774.244.412 Số dư cuối kỳ Nợ 71.115.750 Có Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biểu số 16: Sổ cái tài khoản 331 Quý III năm 2002 Số dư đầu kỳ Nợ Có 160.361.229 Đơn vị: đồng Ghi Có cácTK đối ứng với Nợ TK này Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng NKCT số 1 (Có TK 111) NKCT số 2 (Có TK 112) NKCT số 5 (Có TK 331) 132.102.930 714.499.504 Cộng phát sinh Nợ 846.602.434 Cộng phát sinh Có 949.907.033 Số dư cuối kỳ Nợ 220.703.090 Có 484.368.918 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội i. Nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội: Nhận xét về ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau, các biện pháp khác nhau. Tuy nhiên, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó là áp dụng các phương pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng như điều hành Công ty. Trong các doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những biện pháp góp phần phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, đây là một vấn đề đã và đang được ban lãnh đạo Công ty quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại Công ty này, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu, em thấy có những mặt nổi bật sau: Cùng với sự đi lên của Công ty, kế toán nói chung đặc biệt là khâu kế toán vật liệu đã không ngừng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận đã liên quan. -Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu đã vận dụng tài khoản phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu. -Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đã sử dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty, trình độ của cán bộ kế toán, góp phần nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Đây là phương pháp khá tốt phát huy được nhiều ưu điểm giúp Công ty nắm vững được tình hình nhập- xuất- tồn kho của nguyên vật liệu. -Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động của các phân xưởng cũnh như phục vụ tốt công tác quản lý toàn Công ty. -Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ. Quy trình luân chuyển chứng từ đúng và hợp lý. Bên cạnh đó, số liệu kế toán phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có, sự biến động của vật liệu. -Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do phòng kế hoạch cung tiêu đảm nhiệm với đội ngũ các đội thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm bắt giá cả vật liệu trên thị trường, trong việc tìm nguồn vật liệu và thu mua các loại vật liệu, đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu để quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. -Kho vật liệu được sắp xếp có hệ thống và hợp lý phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty nhưng vẫn có những khó khăn nhất định. Đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm, tận tụy trong công việc nên việc tổ chức bảo quản vật liệu, cấp phát vật liệu được tiến hành tốt. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ở trên thì công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cũng có những khó khăn và tồn tại nhất định. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Bên cạnh những ưu điểm, Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội vẫn còn một số hạn chế nhất định cần phải được cải tiến và hoàn thiện hơn cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, cụ thể là: *Hệ thống danh điểm vật liệu: Hiện tại Công ty chưa xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu chi tiết. Việc lập danh điểm, quản lý vật liệu đơn giản chỉ là việc đánh số thứ tự cho các vật liệu. Vì vậy, việc ghi chép còn cồng kềnh, đôi lúc sự đối chiếu giữa kho và phòng kế toán còn xảy ra nhầm lẫn. Do đó phải xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty. *Đánh giá nguyên vật liệu: Với một doanh nghiệp sản xuất, hoạt động nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên với giá cả luôn biến động mà Công ty chỉ sử dụng giá thực tế ddể hạch toán hàng ngày. Do đó, việc hạch toán không đảm bảo tính chính xác, kịp thời ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm sẽ dẫn đến điều vô lý như: có trường hợp vật liệu xuất dùng trong tháng lớn hơn tri giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ mà trên thực tế là ngược lại. Do vậy, kế toán nên sử dụng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày. *Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Việc vận dụng phương pháp Sổ số dư vào công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty chưa hoàn chỉnh. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất khi giao chứng từ cho kế toán. Như vậy việc ghi chép sẽ không có hệ thống có thể bỏ sót nhầm lẫn việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán khó khăn, mất nhiều thời gian. *Lập dự phòng: Với số lượng, chủng loại vật liệu nhiều, có khối lượng lớn, giá cả luôn luôn biến động mà Công ty chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nguyên vật liệu nên khi có biến động về giá cả nguyên vật liệu làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh. *Theo dõi thanh toán với người bán: Công ty sử dụng tài khoản 331 để hạch toán cho cả hai trường hợp: trả tiền ngay và trả chậm như vậy không đúng với chế độ kế toán và làm tăng công việc của kế toán. Việc theo dõi thanh toán chưa chi tiết, cụ thể do Công ty chưa sử dụng Sổ chi tiết số 2: Thanh toán với người bán. *Tổ chức kho tàng về nhập- xuất vật liệu: Việc sắp xếp, bố trí kho tàng của Công ty tương đối hợp lý. Nhưng với một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích, Công ty không đưa vào kho để bảo quản mà để ra ngoài trời. Điều này đã làm cho vật liệu hư hỏng, mất phẩm chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lưu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần sớm nâng cấp, mở rộng hệ thống kho tàng để việc bảo quản, lưu trữ vật liệu đạt hiệu quả chủ quan. II. những vấn đề cần hoàn thiện về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội: Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có, tìm giải pháp khắc phục những tồn tại, đảm bảo hạch toán đúng chế độ kế toán Nhà nước quy định và đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Công ty, dựa trên những kiến thức đã học cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản và các cô chú trong Công ty, Em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty: Hiện nay ở Công ty, vật liệu được sắp xếp theo thứ tự từ vật liệu chính đến vật liệu phụ. Điều này có thể gây ra một số cản trở trong việc ghi chép và tìm kiếm một loại vật liệu nào đó. Vì vậy để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu, bộ phận kế toán nên thiết lập hệ thống danh điểm vật liệu của doanh nghiệp dựa trên cơ sở phân loại vật liệu. Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu được chia thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu được dùng một ký hiệu riêng biệt bằng chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Ký hiệu đó được gọi là số danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Mỗi loại vật liệu được đánh một mã duy nhất. Sổ danh điểm vật liệu được chia thành nhiều phần, mỗi phần dành một số trang để ghi cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ: Ta có thể quy ước: TK 1521: Nguyên vật liệu chính. TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. Trong đó nguyên vật liệu chính lại có thể chia ra như sau: TK 1521. A01: Dây đồng 2,6 ly. TK 1521. A02: Nhựa hạt PVC. TK 1521. A03: Nhựa bột. TK 1521. A04: Dầu DOP. …………………………. Nguyên vật liệu phụ có thể danh điểm như sau: TK 1522. A01: Dây đồng đỏ 0,55. TK 1522. A02: Thép gió. TK 1522. A03: Bìa cách điện. TK 1522. A04: Que hàn. Trong điều kiện của Công ty hiện nay, việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, là điều kiện để hạch toán kế toán trên máy vi tính. Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu sẽ đảm bảo quản lý vật liệu một cách khoa học, tránh nhầm lẫn, đảm bảo cho các bộ phận trong đơn vị phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu, thuận tiện trong công tác hạch toán, giúp ban lãnh đạo nắm bắt được giá trị thực tế vật liệu để từ đó có phương hướng, biện pháp và lập kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng tồn kho. Công ty lập sổ danh điểm theo mẫu sau: Biểu số 17: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Đơn vị tính STT Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Nhóm Danh điểm 1 1521 1521. A01 Dây đồng 2,6 Kg 2 1521. A02 Nhựa hạt PVC 3 1521. A03 Nhựa bột 4 ... Biểu số 18: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng KÊ Số 3 tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Quý III năm 2002 Đơn vị: STT Chỉ tiêu 152-Nguyên vật liệu 153-Công cụ dụng cụ 156-Hàng hoá 152C (chính) 152B (bán TP) 152F (phụ) 153 156 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 I. Số dư đầu tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK 111) 4 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK 112) 5 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK 331) 6 Từ NKCT số 6 (ghi Có TK 151) 7 Từ NKCT số 7 (ghi Có TK 154) 8 Từ NKCT khác 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 10 IV. Hệ số chênh lệch 11 V. Xuất dùng trong tháng 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2. Về tính giá nguyên vật liệu: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội sử dụng giá thực tế trong hạch toán chi tiết đối với nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm. Để việc hạch toán được nhanh chóng, chính xác, Công ty nên sử dụng giá hạch toán để tính giá nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm xuất dùng như đối với nguyên vật liệu phụ Công ty đã áp dụng. Công ty nên xây dựng và dùng giá hạch toán ổn định trong một thời gian dài để khắc phục nhược điểm của việc dùng giá hạch toán mỗi lần nhập nguyên vật liệu, như vậy sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu. Để tính được giá vật liệu xuất dùng trong kỳ, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại vật liệu: Hệ số giá = Trị giá TT VL tồn đầu kỳ + Trị giá TT VL nhập trong kỳ Trị giá HT VL tồn đầu kỳ + Trị giá HT VL nhập trong kỳ Giá thực Tế vật Liệu xuất = Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá Trong Bảng kê số 3 “Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ”, Công ty không có cột giá hạch toán đối với hai tài khoản 152 C và 152 B. Vì vậy, Công ty nên đưa vào Bảng kê số 3 cột giá hạch toán cho hai tài khoản này. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Để hoàn thiện hơn nữa, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán, phù hợp với điều kiện của Công ty, kế toán chi tiết nguyên vật liệu nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu để giúp cho kế toán hạch toán nhanh chóng, chính xác hơn. Khi lập phiếu này, trình tự công tác kế toán nguyên vật liệu cần hoàn thiện như sau: *Thủ kho: -Mở thẻ kho. -Căn cứ phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ kho. -Định kỳ (3 đến 10 ngày) thủ kho làm thủ tục giao nhận chứng từ với kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng loại, từng nhóm vật liệu. *Kế toán vật liệu: -Theo phương pháp này, kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về mặt giá trị (tiền) theo từng nhóm vật liệu. -Định kỳ kế toán xuống kho để làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất với thủ kho; trước đó kế toán phải kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho trên các thẻ kho. Thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất được thực hiện trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Biểu số 19: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu giao nhận chứng từ nhập Từ ngày…..đến ngày….. Kho: Vật tư. Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Tiền VL C- 152 C Người nhận Thủ kho Biểu số 20: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu giao nhận chứng từ xuất Từ ngày…..đến ngày….. Kho: Vật tư. Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Xuất lần 1 Hạn mức Xuất lần 1 Hạn mức Người nhận Thủ kho -Sau khi làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ tính giá trên từng phiếu nhập, phiếu xuất bằng cách lấy Số lượng x Đơn giá của từng thứ để ghi vào cột số tiền trên phiếu nhập, phiếu xuất. -Sau đó sẽ tổng hợp số tiền trên các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng nhóm vật liệu, lấy kết quả ghi vào cột số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. -Căn cứ vào số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ nhập để ghi vào phần nhập. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ xuất để ghi vào phần xuất. Nếu khối lượng giao nhận chứng từ quá nhiều có thể lập bảng luỹ kế nhập, xuất. -Trước khi kết thúc quý, kế toán sẽ chuyển Sổ số dư xuống cho thủ kho. Sổ số dư được đóng tập theo dõi cho cả năm. Thủ kho căn cứ vào số tồn cuối kỳ của từng thẻ kho để ghi vào cột số lượng phù hợp. Ghi xong thủ kho chuyển sổ số dư về phòng kế toán, kế toán sẽ tính thành tiền để ghi vào cột số tiền. Tính và ghi xong sẽ tiến hành cộng theo từng nhóm. Sau đó sẽ đối chiếu cột số tiền theo từng nhóm trong sổ số dư với cột tồn cuối kỳ trong bảng tổng hợp nhâp, xuất, tồn. Việc cải tiến lại trình tự hạch toán chi tiết vật liệu như trên sẽ sắp xếp được thời gian làm việc của kế toán chi tiết vật liệu để nâng cao hiệu quả công việc, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho. Hơn nữa, việc phân định lại công việc giữa thủ kho và kế toán một cách hợp lý sẽ giảm bớt số lượng công việc cho kế toán. kết hợp chặt chẽ việc hạch toán vật liệu của thủ kho với việc ghi chép của kế toán. Theo dõi kịp thời sự biến động thường xuyên của vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Đảm bảo cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu: Như đã nói ở trên, về số lượng, chủng loại vật tư nhiều có khối lượng lớn mà giá cả luôn biến động một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả của doanh nghiệp. Để hạn chế sự biến động của nguyên vật liệu, giúp cho việc hạch toán được dễ dàng, nhanh chóng cho việc tính giá thành đơn giản, phù hợp, Công ty nên thực hiện trích lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu. Tồn kho nguyên vật liệu chính Dây đồng 2,6 ly như sau: Đơn vị tính: đồng Năm Số lượng tồn (Kg) Giá đơn vị theo sổ sách Giá đơn vị theo giá thị trường Giảm giá 1999 2400 30.000 28.000 4.800.000 2000 3500 29.500 27.000 8.750.000 2001 1700 30.000 28.500 2.550.000 Để hạch toán, kế toán sử dụng TK 159: phản ánh giảm giá các loại hàng tồn kho có đến cuối năm. Kết toán TK 159: Nợ Tài khoản 159 Có -Dư: dự phòng giảm giá năm trước. -Trích lập dự phòng giảm giá năm nay. -Hoàn nhập dự phòng giảm giá năm trước. -Dư: dự phòng giảm giá hàng tồn kho có đến cuối năm. *Phương pháp kế toán như sau: -Cuối năm căn cứ vào những vật tư mà giá trên thị trường thấp hơn giá trên sổ sách: Tổng giá trị giảm giá tồn kho NVL = S Số lượng từng loại NVL x ( Giá đơn vị theo sổ sách - Giá đơn vị theo giá thị trường ngày 31/ 12 ) -Căn cứ vào kết quả tính toán trên, lập định khoản trích lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu: Nợ TK 642. Có TK 159. -Sang năm sau vào cuối năm, kế toán sẽ tiến hành lập hai định khoản sau: +Hoàn nhập số trích lập dự phòng giảm giá của năm trước: Nợ TK 159 Có TK 721 +Sau đó căn cứ vào những vật tư thiết bị giảm giá so với giá thị trường để tính ra tổng số tiền giảm giá của các loại nguyên vật liệu tồn đến cuối năm để lập bút toán sau: Nợ TK 642 Có TK 159 Về theo dõi thanh toán với người bán: Hiện nay ở Công ty, TK 331 được dùng để hạch toán cho cả hai trường hợp trả tiền ngay và trả chậm cho người bán. Hạch toán như trên là không đúng với chế độ kế toán quy định và làm tăng công việc của kế toán. Vì vậy, để giảm bớt công việc ghi chép cho kế toán, Công ty nên hạch toán cho hai trường hợp như sau: +Nếu mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 152 Có TK 111, 112 +Nếu mua hàng trả chậm: Nợ TK 152 Có TK 331 Đồng thời với việc hạch toán như trên, Công ty nên lập Sổ chi tiết số 2: “Thanh toán với người bán” để theo dõi chi tiết Công ty nợ về khoản gì, từng khoản là bao nhiêu. *Kết cấu Sổ chi tiết số 2: “Thanh toán với người bán”. Sổ gồm hai phần: phần ghi Có TK 331 và phần ghi Nợ TK 331. Tại Công ty, những người bán có quan hệ thường xuyên nên theo dõi trên một quyển sổ (hoặc một tờ sổ riêng), còn những người bán không thường xuyên sẽ theo dõi chung trên một quyển sổ. Mỗi hoá đơn ghi một dòng trên sổ, ghi liên tục theo thứ tự chứng từ chuyển về phòng kế toán và được theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện cho đến khi thanh toán xong hoá đơn đó. -Cách lập Sổ chi tiết số 2: +Số dư Nợ phản ánh số tiền trả trước cho người bán. +Số dư Có phản ánh số tiền còn nợ người bán. Nếu cuối tháng vẫn chưa thanh toán thì chuyển sang Sổ chi tiết kỳ sau. Nếu Công ty trả trước cho người bán sẽ ghi vào phần theo dõi thanh toán. Nếu trong tháng hàng về, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi vào các cột phù hợp cùng một dòng với số tiền đã trả. +Số phát sinh trong tháng: Phần ghi Có TK 331: Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để ghi vào các cột phù hợp. Biểu số 21: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Sổ chi tiết số 2 Tài khoản 331- thanh toán với người bán Đơn vị STT Diễn giải Dư đầu kỳ Hoá đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 331, ghi Nợ cácTK… Nợ Có Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày TK152 Hạch toán Thực tế Cộng Kế toán trưởng ( Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ ( Ký, Họ tên) STT ………. Cộng Có TK 331 Ghi Nợ TK 331, ghi Có TK … Dư cuối kỳ TK 153 Chứng từ TK 111 TK 112 ….. Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Hạch toán Thực tế Số hiệu Ngày Mỗi hoá đơn, phiếu nhập kho ghi trên cùng một dòng. Trường hợp một chứng từ thanh toán có nhiều hoá đơn thì căn cứ vào chứng từ đó để ghi số tiền đã trả cho một dòng trong số các hoá đơn thanh toán. Các hoá đơn khác được ghi chú (đã thanh toán theo chứng từ gốc), giấy báo Nợ số…ngày…tháng…năm… Cuối tháng cộng Sổ chi tiết TK 331 của từng người bán, đối chiếu kiểm tra rồi chuyển số tổng cộng vào Nhật ký chứng từ ký chứng từ số5 (mỗi người bán ghi một dòng) ghi Có TK 331. Tổ chức kho tàng về nhập, xuất vật liệu: Đối với một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích Công ty nên đưa vào kho để bảo quản lưu trữ không nên để ngoài trời như hiện nay sẽ làm cho vật liệu hư hỏng, mất phẩm chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lưu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, trong thời gian tới Công ty nên sớm nâng cấp hệ thống kho tàng, đồng thời khi có điều kiện nên mở rộng hệ thống kho tạo điều kiện cho việc bảo quản, lưu trữ vật liệu đạt hiệu quả cao hơn. Có một hệ thống kho tàng rộng rãi sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu thuận tiện hơn. 7. Từng bước thực hiện kế toán nhập, xuất vật liệu trên máy vi tính: Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời với tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển. Vì thế, việc đưa kế toán vào máy vi tính đã và đang được áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, máy vi tính đã được trang bị để phục vụ cho công tác quản lý. Đối với công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng chưa được áp dụng trên máy. Trong thời gian tới, Công ty nên từng bước đưa kế toán nhập- xuất vật liệu vào máy sẽ giúp cho việc tính toán, tổng hợp số liệu, vẽ bảng biểu nhanh và thuận lợi. Do đó, nó làm tăng năng suất làm việc cho kế toán, làm giảm bớt khối lượng công việc từ 40- 50%. Như vậy, kết quả tính toán được đưa ra phục vụ kịp thời cho việc phân tích đánh giá tình hình sản xuất, cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo, cho các bên liên quan. Dựa trên cơ sở danh điểm vật liệu các kỹ thuật hạch toán, các sổ kế toán…, người lập trình viết chương trình cho máy, công việc tiếp theo của kế toán trưởng là phân công người nhập dữ liệu và báo cáo vật tư khi được in ấn từ máy ra. Kết luận Kế toán vật liệu chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Thông qua kế toán vật liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả góp phần vào việc phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Xuất phát từ yêu cầu bức xúc của thực tiễn hiện nay, việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đang là một vấn đề hết sức cần thiết. Trong thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, bằng việc vận dụng lý luận khoa học với việc tìm hiểu thực tế Công ty, em đã hoàn thành bản Báo cáo chuyên đề của mình. Toàn bộ những nội dung từ lý luận đến thực tiễn đã đề cập đến trong bản Báo cáo này đều chứng minh ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng của công tác kế toán vật liệu trong việc tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Với góc nhìn của một sinh viên thực tập tại Công ty, trình độ có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế nên những vấn đề đã nêu trong bản Báo cáo này không tránh khỏi sự thiếu sót và không trọn vẹn, nhất là những kiến nghị đề xuất đã nêu ở Chương III. Trong những giải pháp đưa ra có những giải pháp có tính khả thi xong cũng có giải pháp chỉ mang tính chất lý luận khoa học không có khả năng áp dụng tại doanh nghiệp nhưng đều mong muốn góp phần làm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Để hoàn thành bản Báo cáo này, em xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Ngọc Toản cùng các cô chú phòng tài vụ Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội đã tận tình chu đáo hướng dẫn em. Tài liệu tham khảo -Lý thuyết và thực hành kế toán Tài chính VAT. (Chủ biên: TS Nguyễn Văn Công- ĐH KTQD- NXB Tài chính 2000) -Hướng dẫn thực hành thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XNK và thuế thu nhập doanh nghiệp. (Nguyễn Văn Nhiệm- Nhà xuất bản Thống kê 2000) -Kế toán doanh nghiệp sản xuất. (Nhà xuất bản Tài chính 1997) -Hệ thống kế toán doanh nghiệp ( ban hành theo QĐ 1141/ QĐ/ TC/ CKKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ tài chính) (Nhà xuất bản Tài chính 1995) -Thông tư số 33/ 1998 TT- BTC ngày 17/ 3/ 1998 và Thông tư số 64/ TC/ TCDN ngày 15/ 9/ 1997 hướng dẫn hạch toán trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giá. ._.