Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Quy chế Từ Sơn và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

lao động. Đối với ngành sản xuất công nghiệp thì nguyên vật liệu là một yếu tố vô cùng quan trọng, nó là cơ sở vật chất để cấu tạo lên thực thể sản phẩm thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng. Đất nước ta đang trên đà phát triển, để hội nhập cùng bạn bè thế giới đòi hỏi kinh tế phải lớn mạnh mà đặc biệt ngành công nghiệp sản xuất phải phát triển mạnh và giữ vị trí then chốt trong nền kinh tế quốc dân. Muốn cho ngành công nghiệp phát triển mạnh, đem lại lợi ích lớn cho đất nước thì các doanh nghiệp phải chú trọng tới yếu tố giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Chính vì thế mà đòi hỏi doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lí nguyên vật liệu. Để làm được việc đó phải xây dựng được chu trình quản lý vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu dự trữ, sử dụng về số lượng, chủng loại. Điều đó đã góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác kế toán vật liệu trở thành bộ phận quan trọng, có tác động tích cực đến công tác quản lý nguyên vật liệu, quản lý sản xuất kinh doanh. Kế toán vật liệu có kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu, giá mua…thì lãnh đạo mới có thể nhận biết được, từ đó đề ra kế hoạch thu mua, kế hoạch sản xuất. Hơn nữa, chất lượng của công tác kế toán nguyên vật liệu quyết định tính kịp thời, chính xác của hạch toán giá thành, bởi vậy để đảm bảo cho hạch toán giá thành chính xác thì trước hết kế toán vật liệu là khâu đầu tiên cũng phải chính xác. Nhận thức được vai trò của nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề cấp bách đòi hỏi nhà quản lý không ngừng nghiên cứu và hoàn thiện nhằm quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả nguyên vật liệu. Công ty Quy Chế Từ Sơn là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh các loại: Bulông, ốcvít, đaiốc, các thiết bị lắp xiết phục vụ cho lắp ráp ôtô, xe máy và phục vụ điện dân dụng lên nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào rất quan trọng, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Do vậy Công ty Quy Chế Từ Sơn rất quan tâm chú trọng đến công tác kế toán nguyên vật liệu để giảm chi phí nguyên vật liệu dẫn đến hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh trên thị trường, đem lại lợi nhuận cao. Xuất phát từ lí luận và thực tiễn trên, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Quy Chế Từ Sơn và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu”. Với mong muốn tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và từ đó đưa ra ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty Quy Chế Từ Sơn. Do thời gian nghiên cứu và thực tế có hạn trong bài viết của mình em chỉ đi sâu nghiên cứu thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở bộ phận sản xuất của Công ty. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương chính sau: Chương I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Quy Chế Từ Sơn. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Quy Chế Từ Sơn. Để hoàn thiện được bản luận văn này em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS – TS: Nguyễn Minh Phương, và ban lãnh đạo cũng như phòng tổ chức lao động đặc biệt là phòng kế toán của Công ty Quy Chế Từ Sơn. Do thời gian thực tập chưa dài, trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu xót. Bởi vậy em thành thực mong muốn nhận được ý kiến đóng góp xây dựng của thầy, cô giáo, của các cán bộ kế toán Công ty để bản luận văn này được hoàn thiện hơn. Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. I. Khái niệm về nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp. 1- Khái niệm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tạo thành thực thể chủ yếu của sản phẩm. Như vậy nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất. Các mác đã viết: “Đối tượng lao động trước kia rồi thì gọi là nguyên vật liệu”. Vậy tất cả các nguyên vật liệu đều là đối tượng lao động, nhưng không phải mọi đối tượng lao động đã trải qua tác động của con người. Như chúng ta đã biết, mục đích cơ bản nhất của quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hóa lý của đối tượng lao động là để tạo ra sự đa dạng phong phú về chủng loại, mẫu mã sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của thị trường. Như vậy nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận trọng yếu của quá trình sản xuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo lên thực thể sản phẩm. Nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. 2- Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. a- Đặc điểm: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia làm hai loại: Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như: Quặng trong lòng đất…. Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của con người gọi là vật liệu. Nguyên vật liệu có các đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu bị hao phí và chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. b- Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Từ những đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không được đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để đảm bảo sản xuất được những sản phẩm tốt, đáp ứng được nhu cầu của thị trường cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao, đảm bảo đúng quy cách chủng loại. Về mặt chi phí thì nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm của ngành công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50% – 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% - 80% giá thành sản xuất. Do vậy, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lí có ý nghĩa vô cùng quan trọng đến giá thành sản phẩm, giúp cho doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận hơn. Chỉ cần 1% giá thành của các sản phẩm công nghiệp hạ đã giảm mức tiêu hao vật tư có giá trị tương đương hàng tỉ đồng. Vì vậy, tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản và giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa rất lớn trong việc hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm và trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Hơn nữa với mức tiêu hao như cũ, doanh nghiệp có thể làm ra một khối lượng sản phẩm lớn hơn, mà chất lượng vẫn được đảm bảo, thúc đẩy khoa học kĩ thuật trong sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. 3. Yêu cầu và nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu. Trong điều kiện ngày nay, khi mà xã hội ngày càng phát triển, khoa học kĩ thuật phát triển như vũ bão, nhu cầu của con người và xã hội ngày càng cao. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lí và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Tuy nhiên trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau… Từ xa xưa để xây dựng một túp lều tranh hay chế một công cụ thô sơ, người ta đã tính toán xemphải dùng loại vật liệu gì là hợp lý, khối lượng bao nhiêu và sử dụng ra sao cho hiệu quả nhất. Xã hội càng phát triển kéo theo phương pháp hạch toán ngày càng hoàn thiện hơn. Nhu cầu vật chất và tinh thần ngày càng tăng, buộc sản xuất phải được mở rộng tức là mục đích cốt lõi phải đạt được lợi nhuận. Muốn vậy phải giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Bởi vậy công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người, là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, đó là với sự hao phí vật liệu ít nhất mà mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. ở nước ta, nguồn nguyên vật liệu sản xuất trong nước chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu sản xuất trong nước nên một số nguyên vật liệu còn phải nhập khẩu mà vấn đề vận chuyển, thanh toán…gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy quản lý nguyên vật liệu là thật sự cần thiết và quan trọng, song cần phải quản lý ở tất cả các khâu, từ khâu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hóa khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau do đó khi thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng tốt, giá cả hợp lí, chỉ cho phép mức hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần bảo quản theo đúng quy định, theo tính chất lí hóa và công dụng của mỗi loại nguyên vật liệu, sắp xếp vật liệu trong kho một cách hợp lí từ đó có phương pháp bảo quản tốt tránh tình trạng vật liệu này gây hỏng vật liệu kia. - ở khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì phải quản lí tốt khâu này, dự trữ vật liệu hợp lí tức là không thừa nhiều gây ứ đọng vốn, tốn diện tích kho… và không thiếu gây gián đoạn sản xuất. Nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất mang tích chất thời vụ thì đây là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. - ở khâu sử dụng: Cần phải làm tốt tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn. Sử dụng vật liệu hợp lí, tiết kiệm… là một trong những yêu cầu của công tác quản lí vật liệu trong sản xuất. Vậy, công tác quản lí nguyên vật liệu vô cùng cần thiết và đặc biệt coi trọng song không thể quản lí dập khuôn máy móc mà phải phù hợp với tình hình thực tế ở doanh nghiệp. Vì trên thực tế rất nhiều doanh nghiệp đã để thất thoát, hư hỏng một khối lượng nguyên vật liệu khá lớn do không quản lí tốt nguyên vật liệu ở các khâu, thực hiện lệch lạc các kế hoạch, định mức. 4- Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: Kế toán có vai trò quan trọng trong nền kinh tế nói chung và đặc biệt quan trọng trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Nó là công cụ phục vụ quản lí, có chức năng cung cấp các thông tin, dữ liệu tài chính và kiểm tra kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu có tác động tích cực đến công tác quản lí nguyên vật liệu ở doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và chỉ đạo sản xuất. Kế toán vật liệu có kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu, giá thu mua… thì lãnh đạo mới có thể nhận biết được từ đó để ra kế hoạch sản xuất. Để đáp ứng được yêu cầu quản lí, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức đánh giá, đánh giá lại, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lí thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lí. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Thực hiện đúng phương pháp qui định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. - Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm. II. Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau với khối lượng lớn. Mà mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, chức năng trong sản xuất, tình năng lý hoá khác nhau, bởi vậy, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại nguyên vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức sau: 1- Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu: Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được phân thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm (ví dụ như sắt trong Nhà máy thép Thái Nguyên, mủ cao su trong Nhà máy Cao Su Sao Vàng…). - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (Ví dụ: Dầu nhờn, hồ keo, thuốc tẩy, thuốc nhuộm, thuốc chống gỉ, xà phòng, hương liệu, giẻ lau…). - Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, khí đốt, hơi đốt… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt…). - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. 2- Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất. Gồm có: + Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm (thường là chi phí dầu mỡ, bảo dưỡng máy móc thiết bị). - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 3- Căn cứ vào nguồn hình thành. Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến và nguyên vật liệu thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. 4- Căn cứ vào quyền sở hữu: Nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là ưu việt hơn cả. III. Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc tình giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên liệu. Nguyên tắc: Phải xác định theo giá thực tế, tuy nhiên do đặc điểm của nguyên vật liệu là thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán vật liệu là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất hàng ngày của vật liệu, vì vậy trong kế toán nguyên vật liệu ngoài việc dùng giá thực tế ra. Vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 1- Các phương pháp xác định giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho. Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng giá hạch toán để ghi nợ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác tuỳ thưo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài là giá ghi trên hoá đơn của người bán, cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có), thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi…) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nguyên vật liệu tính bằng giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá do các bên liên doanh đánh giá cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 2- Các phương pháp xác định giá nguyên vật liệu xuất kho. Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: 2.1- Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng ´ Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ / Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) / Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Cách này mặc dù khá đơn giản & phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau môi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập / Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều hơn. 2.2- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, giả định rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.3- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO). Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên, phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát. 2.4- Phương pháp giá trị thực tế đích danh (trực tiếp). Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếu hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.5- Phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = giá hạch toán vật liệu xuất dùng x hệ số giá vật liệu. Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ nguyên vật liệu (chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý). Hệ số giá vật liệu = (Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ cộng với giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ) / (Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ cộng với giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ) IV. Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu: 1- Chứng từ kế toán: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ1141 / TC / QĐ / CĐKT ngày 01 / 1 / 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: - Hóa đơn bán hàng của đơn vị bán. - Hợp đồng mua hàng. - Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 – VT: Bắt buộc). - Mẫu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 – VT: Hướng dẫn). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 – VT: Hướng dẫn). - Thẻ kho (mẫu 06 – VT: Bắt buộc). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng (mẫu 07 – VT). - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa (mẫu 08 - VT). - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH). - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03 - BH). - Hoá đơn VAT. 2- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Tuỳ theo quy mô yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể doanh nghiệp có thể chon một trong ba phương pháp hạch toán chi tiêt nguyên vật liệu sau đây: 2.1- Phương pháp thẻ song song. Phương pháp này yêu cầu phải mở thẻ chi tiết đồng thời tại kho và phòng kế toán. * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số liệu, thẻ kho được mở chi tiết cho từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào từng chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm đầu tư. * Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tưng ứng với thẻ kho đã mở ở kho. Thẻ này có nội dung tưng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành đối chiếu với thẻ kho. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Quan hệ đối chiếu. : Ghi cuối tháng. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. * Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương pháp này thường được áp dụng đối với đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 2.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * ở kho: Theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống phương pháp thẻ song song. * ở phòng kế toán: kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Quan hệ đối chiếu. * Điều kiện áp dụng: Số lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ phải ghi vào cuối tháng nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp. Do vậy, thường áp dụng ở doanh nghiệp có quy mô vừa, chủng loại hàng tồn kho thường tương đối nhiều 2.3- Phương pháp sổ số dư: * ở kho: Giống như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư, sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền * ở phòng kế toán : Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán phải kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cở sở các phiêu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư cho kế toán tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán). Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Chứng từ nhập kho Thẻ kho Chứng từ xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toán tổng hợp : Ghi hàng ngày. : Quan hệ đối chiếu. : Ghi cuối tháng. * Điều kiện áp dụng: Do công việc được tiến hành đều trong tháng nên giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán và nó kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Tuy nhiên, phương pháp này công việc khá phức tạp, thường được áp dụng những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng chủng loại vật liệu nhiều, có khối lượng nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất vật liệu xảy ra thường xuyên với khối lượng lớn. 3- Hạch toán tổ._.ng hợp nguyên vật liệu. 3.1- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục trên sổ kế toán. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. a- Tài khoản (TK) sử dụng: - TK 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng nhóm, loại, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán. + Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ. + Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ. + Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. - TK 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để theo dõi nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). TK 151 được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi đường tính đến ngày cuối kỳ. + Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng trong kỳ. + Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. + Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). - TK 133: Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, được hoàn lại. + Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. + Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Dư nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: 331, 111, 112, 141, 621, 627, 641… b- Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu. b1- Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: (*) Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. * Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế Nợ TK 133 (1331): VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): Tổng giá thanh toán. Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại ghi: Nợ TK 331 (chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): Số được người chấp nhận Có TK 152 (chi tiết): số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại theo giá không thuế. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng: Nợ: TK 111, 112, 331, 138: Số tiền được hưởng. Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính. * Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi: + Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá trị toàn bộ số hàng (không có thuế). Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338 (3381): Tổng số hàng thừa không có thuế VAT căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: +) Nếu trả lại cho người bán NợTK 338 (3381): Giá trị hàng thừa (không có thuế). Có TK 152 (chi tiết): Trả lại số thừa. +) Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (không có thuế). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. +) Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (không có thuế) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân. + Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi sử dụng số thừa ghi: Có TK 002. Đồng thời, căn cứ cách sử lý cụ thể hạch toán như sau: +) Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá trị hàng thừa (không có VAT) Nợ TK 133 (1131): Thuế GTGT của số hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. Đồng thời ghi: Có TK 002 +) Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (không có thuế VAT) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân. Đồng thời ghi: Có TK 002 * Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn: Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo giá trị hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá số thực nhập theo giá không thuế. Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế). Nợ TK 133: Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331: Giá trị thanh toán theo hóa đơn. + Khi xử lý: +) Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. +) Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thiếu. +) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường. Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân bồi thường Có TK (138 ) 1381: Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thiếu +) Nếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu * Trường hợp hao hụt, mất mát NVL tại kho. - Căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt NVL, kế toán phản ánh giá trị NVL mất mát, hao hụt, ghi: Nợ TK 1381: Chờ xử lý. Có TK 152 - Căn cứ vào biên bản xử lý về NVL hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111,334: (phần cá nhân bồi thường) Nợ TK 632: (Hao hụt, mất mát trong định mức). Có TK 1381: Thiếu chờ xử lý * Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại người bán. Khi xuất kho giao trả cho chủ hàng hoặc được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán của số giao trả hoặc giảm giá Có TK 152 (chi tiết): Trị giá số hàng giao trả hoặc giảm giá Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng giao trả hoặc giảm giá * Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn””. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết): Có TK 331. Sang tháng sau, khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế). - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. * Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường, còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua không có thuế GTGT. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111, 112…): Tổng giá thanh toán Sang tháng sau, khi hàng về, ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Nếu nhập kho Nợ TK 621, 627: Nếu xuất thẳng cho sx, phân xưởng. Có TK 151: Hang đi đường kỳ trước đã về. * Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thành sx thực tế. Có TK 154: Nguyên vật liệu tự sx hoặc thuê ngoài gia công * Các trường hợp tăng khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài, tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiêu nguyên nhân khác như: Nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa… Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá trị thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng, nhận góp vốn liên doanh… Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên vật liệu. Có TK 336: Vay lẫn nhau trong đơn vị nội bộ. Có TK 632: Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128: Nhận lại vồn góp liên doanh. Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ. (*) Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, là những đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc. Trong trường hợp này, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu theo tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu vào. Việc hạch toán giống như phương pháp khấu trừ chỉ khác là kế toán không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh (nếu nguyên vật liệu mùa về dùng ngay cho sx). b2: Hạch toán tình hinh biến động giảm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… . Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có TK 152. * Trường hợp xuất NVLcho sản xuất, kinh doanh. Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sơ hay thực hiện lao vụ dịch vụ. Nợ TK 627 (6272 – chi tiết PX): Xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 641 (6412) Xuất dùng cho bộ phận bán hàng. Nợ TK 642 (6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý DN. Nợ TK 241: Xuất dùng cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất dùng. * Trường hợp xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”. Ghi nợ (nếu giá vốn > giá trị vốn góp), ghi có (nếu giá trị vốn góp > giá vốn). Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ (có) 412: Phần chênh lệch. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất góp vồn liên doanh. * Trường hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế. * Trường hợp giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388): Cho cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay. * Trường hợp giảm do các doanh nghiệp khác (nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu tặng, phát hiện thiếu…). Nợ TK 632: Nhượng bán, trả lương, trả thưởng. Nợ TK 632: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 138 (1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân. Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu thiếu. Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). TK 331, 111, 112, 141… TK 152 TK 621 TK 154, 411, 222 … TK 3381, 711 TK 412 TK 627, 641, 642… TK 1381, 811 TK 111, 112, 331 Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) Nguyên vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Chênh lệch đánh giá tăng NVL Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho các nhu cầu khác ở PX, BH, QL DN, XDCB Giá trị NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê Số tiền giảm giá, hàng mua trả lại cho người bán Chênh lệch đánh giá giảm NVL Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). TK 331, 111, 112, … TK 152 TK 621 TK 151 TK 411 TK 632, 3381 TK 627, 641, 642 TK 128, 222 TK 154 Tăng do mua ngoài Hàng đi đường từ kỳ trước về nhập kho Nhận cấp phát, tăng góp vốn liên doanh Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho SXPX, BH, QL DN Xuất vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia công, chế biến TK 128, 222 Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 1381, 632 Đánh giá giảm TK 412 TK 133 Thuế VAT được khấu trừ Nhận lại góp vốn liên doanh Đánh giá tăng 3.2- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị, nguyên vật liệu, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị vật liệu nhập trong kỳ - Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với những đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng xuất bán. a- Tài khoản sử dụng: - TK 611 “Mua hàng” (TK chi tiết 6111 – mua NVL). Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. + Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. + Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611: không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư, hàng hoá. - TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết cho từng loại. + Bên nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. + Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. + Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. - TK 151: “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán. + Bên nợ: Trị giá hàng mua đang đi đường cuối kỳ. + Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ. + Dư nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác: TK 111, 112, 133, 331… b- Phương pháp hạch toán: b1- Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 6111: Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua. Có TK 152 (chi tiết): Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. Có TK 151: Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ. b2- Trong kỳ: - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: + Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng. Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu, mua. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (TK 111, 112, 331…): Tổng giá thanh toán + Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng. Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh… Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay. + Khi được hưởng chiết khấu: Nợ TK 111, 112, 331: Tổng số tiền chiết khấu được hưởng. Có TK 515: Số chiết khấu được hưởng không có thuế VAT. Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ. + Khi được giảm giá hàng mua, hay trả lại hàng mua. Nợ TK 111, 112, 331: Số giảm giá, trả lại theo tổng giá. Có TK 133 (1331): Thuế VAT đầu vào tương ứng. Có TK 611 (6111): Trị giá hàng giảm giá, trả lại không có thuế VAT - Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế VAT đầu vào. Do vậy ghi: Nợ TK 611 (6111): Tổng giá thanh toán. Có TK liên quan (111, 112, 331…): Tổng giá thanh toán. b3- Cuối kỳ. - Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611 (6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Nợ TK liên quan: 621, 627, 641, 642... Có TK 611 (6111). Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). TK 152, 151 TK 661 TK 152, 151 TK 411 TK 412 TK 111, 112, 331 TK 621, 627, 641, 642 Giá trị NVL mua trong kỳ Nhận góp vốn liên doanh Giá trị NVL tồn và đang đi đường cuối kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 133 TK 111, 112, 331 Thuế VAT được khấu trừ Giá thực tế NVL tồn và đang đi đường đầu kỳ Giá thực tế NVL xuất dùng Đánh giá tăng NVL Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp). TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151 TK 111, 112, 331 TK 621, 627, 641, 642 Giá trị NVL tồn và đang đi đường đàu kỳ Giá trị NVL tăng thêm trong kỳ Giá trị NVL tồn và đang đi đường cuối kỳ Giảm giá hàng mua và giá trị hàng mua trả lại Giá thực tế NVL xuất dùng TK 111, 112, 331 3.3- Tổ chức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong một hình thức kế toán cụ thể. Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: + Nhật ký – sổ cái. + Nhật ký chung. + Nhật ký chứng từ. + Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng, cụ thể như: Hình thức Nhật ký chứng từ được trình bày theo sơ đồ sau: Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5 NKCT số 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng NKCT số: 1, 2, 3, 4, 6, 10 NKCT số 5 Bảng kê số 3 Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL : Ghi hàng ngày. : Quan hệ đối chiếu. : Ghi cuối kỳ. V. Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL: 1- Hệ thống chỉ tiêu phân tích: Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó NVL, năng lượng đủ cả về số lượng, kịp về thời gian, đúng quy cách phẩm chất. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL mới tồn tại được. Vì vậy đảm bảo NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Đảm bảo cung ứng sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động mạnh đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích tình hình cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu để kịp thời nêu lên những ưu, nhược điểm trong công tác quản lý vật tư ở doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ tiêu sau: * Phân tích tình hình cung cấp NVL ở doanh nghiệp: - Phân tích cung ứng vật liệu theo số lượng. - Phân tích cung ứng NVL theo chủng loại. - Phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ. - Phân tích cung ứng vật tư về chất lượng. - Phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng NVL. - Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng NVL. * Phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp: - Phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sản phẩm. - Phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm. - Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm. - Phân tích mối quan hệ giữa tình hình cung cấp và sử dụng NVL đến kết quả sản xuất kinh doanh. 2- Nội dung phân tích: 2.1- Phân tích tình hình cung cấp NVL ở doanh nghiệp. Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp NVL phải được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian. 2.1.1- Phân tích cung ứng vật tư theo số lượng: Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảmbảo đủ về số lượng. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhưng nvược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh. Về phương pháp phân tích: Để phân tích tình hình cung ứng NVL về mặt số lượng, cần tính tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại NVL, theo công thức sau: Tỷ lệ % hoàn thành về số lượng NVL loại i (i = 1,..,n) = Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ / Số lượng NVL loại i cần mua 2.1.2- Phân tích cung ứng NVL theo chủng loại: Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng NVL là phải phân tích theo từng loại NVL chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thay thế được và vật liệu không thể thay thế được. - Vật liệu có thể thay thế được là loại vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm. - Vật liệu không thể thay thế được là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nêu thay thế sẽ làm đổi tính năng, tác dụng cảu sản phẩm. 2.1.3- Phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ: Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng các loại vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng vật liệu phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đã đặt ra. 2.1.4- Phân tích cung ứng vật liệu về chất lượng: NVL tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến giá thành sản phẩm. Do đó, khi nhập NVL phải đối chiếu với các tiêu chuẩn qui định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn, chất lượng hay chưa. Để phân tích chất lượng NVL, có thể dùng chỉ số chất lượng hay hệ số loại: - Chỉ số chất lượng NVL (Icl) là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch. - Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lượng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất. 2.1.5- Phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng NVL. Cung ứng NVL kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thông thường, thời gian cung ứng NVL xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Điều kiện quan trọng để đảm bảo sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại NVL cần thiết một cách kịp thời trong cả một thời gian dài. Việc cung ứng không kịp thời sẽ dẫn đến sản xuất bị ngừng trệ. 2.1.6- Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng NVL. Một trong những yêu cầu của việc cung ứng NVL là phải đảm bảo đều đặn, đúng thời gian theo hợp đồng, theo kế hoạch. Để phân tích nội dung này có thể tính ra hệ số đề đặn, hệ số nhịp điệu. Khi tính hệ số đều đặn cần tuân thủ nguyên tắc là không lấy số vượt kế hoạch của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch của kỳ kia. Còn sử dụng hệ số nhịp điệu (Ri) thì: Ri: Hệ số nhịp điệu loại NVL i Mj1 & Mjk: Khối lượng NVL loại j cung ứng thực tế & kế hoạch (j = ), với m: Là thời hạn cung cấp trong kỳ các loại NVL. 2.2- Phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy việc phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyên, định kỳ trên các mặt sau: 2.2.1- Phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sản phẩm: Để phân tích chỉ tiêu này cần xác định chỉ tiêu lượng NVL cho sản xuất sản phẩm: Lượng NVL dùng sản xuất sản phẩm = lượng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm - lượng NVL còn lại chưa hoặc không dùng đến Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính ra hệ số: Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất = (lượng NVL dự trữ = lượng NVL nhập trong kỳ)/ lượng NVL cần dùng trong kỳ. Để phân tíchtình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sản phẩm, cần xác định mức biến động tuyệt đối và tương đối sau: - Mức biến động tuyệt đối: + Số tương đối: + Số tuyệt đối: M1: Khối lượng NVL tiêu dùng thực tế. Mk: Khối lượng NVL kỳ kế hoạch. Kết quả sẽ cho thấy, khối lượng NVL tiêu dùng thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. - Mức biến động tương đối: + Số tương đối: + Số tuyệt đối: Q1, Qk: Khối lượng sản phẩm hoàn thành thực tế & kế hoạch . Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng NVL đã tiết kiệm hay lãng phí. 2.2.2- Phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm. Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm được xác định bằng công thức: M: Khối lượng NVL dùng vào sản xuất sản phẩm trong kỳ. Q: Khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm bao gồm ba bộ phận cấu thành: Trọng lượng tinh (k); mức phế liệu, dư liệu bình quân đơn vị sản phẩm hoàn thành (f) và mức tiêu phí NVL cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành (h). Ta có: M = k + f + h Đối với sản phẩm sử dụng nhiều NVL thì: Vậy mức chi phí NVL để sản xuất đơn vị sản phẩm chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố: Mức tiêu dùng NVL từng loại (Pi). Phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm do ảnh hưởng của từng nhân tố sau: - Mức tiết kiệm NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm: - Mức tiết kiệm chi phí NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Do các nhân tố sau: - Do ảnh hưởng của định mức tiêu hao NVL: Trong đó: + Do trọng lượng tinh đơn vị sản phẩm: + Do phế liệu bình quân đơn vị sản phẩm: + Do phế phẩm bình quân đơn vị sản phẩm: - Do ảnh hưởng của giá thành đơn vị NVL: Kết quả phân tích giúp doanh nghiệp xác định rõ nguyên nhân làm thay đổi mức chi phí NVL, từ đó có biện pháp làm giảm mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị sản phẩm, dẫn đến giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. 2.2.3- Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL: * Phân tích tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm: Tổng mức chi phí NVL phụ thuộc vào các yếu tố: - Khối lượng sản phẩm hoàn thành (qi). - Kết cấu về khối lượng sản phẩm. - Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm (mi). - Đơn giá của vật liệu (si). Vậy Để phân tích trình độ hoàn thành kế hoạch về tổng chi phí NVL, cần: - Xác định đối tượng phân tích: Các nhân tố ảnh hưởng: - Khối lượng và kết cấu về khối lượng sản phẩm: - Định mức tiêu hao NVL cho sản xuất 1 đơn vị sản phẩm: - Đơn giá NVL xuất kho cho sản xuất sản phẩm: Tổng hợp: * Tổng hợp tình hinh sử dụng NVL qua công đoạn sản xuất. Quá trình sản xuất của doanh nghiệp thường qua nhiều công đoạn sản xuất. Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn phế liệu, sản phẩm cũng sinh ra làm hao hụt NVL. Bởi vậy, cần phải phân tích tình hình sử dụng NVL trong từng công đoạn sản xuất, mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vượt chi ở mỗi công đoạn sản xuất đó. 2.2.4- Phân tích mối liên hệ giữa tình hình cung cấp và sử dụng NVL đến kết quả sản xuất, kinh doanh. Việc cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL cho sản xuất sản phẩm đảm bảo tốt thì kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ cao. Đây là quan hệ nhân quả. Mối quan hệ này được biểu hiện ở công thức: Khối lượng sản phẩm sản xuất = NVL tồn đầu kỳ = NVL mua trong kỳ – NVL tồn cuối kỳ/ Mức tiêu hao NVL cho 1 sản phẩm. Trong phương trình trên cho ta thấy có 4 nhân tố của NVL tác động ảnh hưởng đến khối lượng sản phẩm. Trong đó 2 nhân tố tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm là NVL tồn đầu kỳ và NVL mua trong kỳ. Còn 2 nhân tố tỷ lệ nghịch với khối lượng sản phẩm là NVL tồn cuối kỳ và mức tiêu hao NVL cho một sản phẩm. 3- Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng NVL: Như chúng ta đã biết chi phí NVL là đối tượng lao động sử dụng trong sản xuất, NVL chiếm trong chi phí sản phẩm (giá thành sản phẩm) khá lớn. Giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh hơn và là biện pháp quan trọng để hạ thấp giá thành sản phẩm. Có ba phương hướng chủ yếu sử dụng hiệu quả NVL cho sản xuất. 3.1- Cải tiến khâu chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất: Trong quá trình chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất phải hợp lý hoá hơn nữa kết cấu của sản phẩm. Có nghĩa là phải xem lại kết cấu sản phẩm theo hướng: Sản phẩm đòi hỏi chi phí vật tư càng ít càng tốt. Cụ thể là: - Lựa chọn hợp lý kết cấu để làm sản phẩm theo hướng sát với sản phẩm nhất để khi xử lý có thể giảm được phế liệu. - Lựa chọn một cách hợp lý đối với các NVL, cố gắng dùng các NVL thay thế. 3.2- Cải tiến bản thân quá trình sản xuất. Bao gồm: - Cải tiến quy trình công nghệ sản xuất để làm ra sản phẩm. - Giảm bớt sản phẩm hỏng hoặc xoá bỏ được sản phẩm hỏng càng tốt. Ngoài ra còn có rất nhiều biện pháp khác nữa như: Cải tiến khâu cung ứng NVL cho sản xuất, làm sao NVL đến khâu sản xuất một cách chíng xác, kịp thời, đầy đủ đúng với yêu cầu của sản xuất, phải có hạch toán tiêu hao NVL để có thể tránh được tình trạng NVL tiêu hao mà không biết ai sử dụng, sử dụng vào việc gì. Cần phải cải tiến công tác quản kho, làm thế nào sắp xếp thật hợp lý khối lượng dự trữ trong kho ở mức tối thiểu. 3.3- Hướng tận cùng là tận dụng phế liệu: Cần có các biện pháp khuyến khích, tận dụng phế liệu của sản phẩm chính để đưa trở lại sản xuất hoặc chế biến sản phẩm phụ. Chương II Thực trạng công tác hạch toán NVL tại Công ty Quy Chế Từ Sơn . I/ Đặc điểm chung của Công ty Quy Chế Từ Sơn. Công ty Quy Chế Từ Sơn là một doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh, thuộc Tổng Công ty Máy và Thiết Bị Công Nghiệp – Bộ Công Nghiệp, đóng trên địa bàn thị trấn Từ Sơn – Huyện Tiên Sơn – Bắc Ninh. Có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam. Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các chi tiết lắp xiết theo tiêu chuẩn: TCVN, JIS, DIN. Sản phẩm chủ yếu của Công ty bao gồm: Các loại Bulông, Đaiốc, Vít, Vòng đệm. Ngoài ra còn một số sản phẩm đặc biệt có chất lượng cao phục vụ cho ngành chế tạo máy đường sắt, cầu cống, đóng tàu, đường dây và trạm, dây truyền sản xuất xi măng, các loại chi tiết phục vụ cho việc lắp ráp ô tô, xe máy, xe đạp. 1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Công ty Quy Chế Từ Sơn được lớn mạnh như ngày hôm nay, đã phải trải qua bao thăng trầm: Ngày 18/11/1963 Bộ Công N._.toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn. I. Sự cần thiết phải hoàn thiên công tác kế toán nguyên vật liệu. ở nước ta, việc chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường, có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của Nhà nước, là xuất phát từ quy luật khách quan của nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự phát triển của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất thay đổi. Cùng với sự phát triển ngày một tiến bộ thì đòi hỏi cơ chế quản lý cũng phải thay đổi mới để phù hợp vớ sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống quản lý Nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Khi Nhà nước chuyển đổi từ cơ chế kinh tế cũ sang cơ chế kinh tế thị trường, thay đổi cơ chế quản lý kinh tế. Nhà nước đã cho phép các doanh nghiệp tự do chọn ngành nghề kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật Việt Nam. chính vì thế mà hạch toán càng trở nên có vai trò quan trọng - là nguồn cung cấp các số liệu về kinh tế tài chính để làm nền tảng cho việc ra quyết định kinh doanh và có liên quan trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Cơ chế quản lý kinh tế thay đổi nên hạch toán kế toán cũng phải đổi mới hoàn thiện cho phù hợp với nền kinh tế mới. Hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra kịp thời đồng bộ, đáp ứng được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức vật liệu, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu, tránh hiện tượng mất mát lãng phí, hạ giá thành sản xuất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hiện nay trên thực tế, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn phức tạp, chưa có sự thống nhất. Vì vậy, các doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp mình, tùy theo yêu cầu quản lý cần có biện pháp quản lý, hạch toán theo hướng đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chế độ kế toán quy định. Việc cải cách chế độ kế toán theo quyết định 141/TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 và việc ban hành bốn chuẩn mực kế toán đầu tiên ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài Chính kèm theo thông tư hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán trên ngày 09/10/2002 đã đáp ứng yêu cầu quản lý, hạch toán trong tình hình mới. Do nước ta đi sau nên chúng ta đã biết vận dụng được những kinh nghiệm của các nước phát triển sớm và cộng với sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp với được kinh tế - xã hội ở nước ta. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng vào thực tế tại các doanh nghiệp đã không tránh khỏi có những sai sót, do vậy việc hoàn thiện tổ chức hạch toán là vô cùng cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. các doanh nghiệp phải gia sức hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp mình để cho phù hợp với điều kiện mới, với nền kinh tế mới. II. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Công Ty Quy Chế Từ Sơn đã trải qua bốn mươi năm (1963-2003) xây dựng và phát triển. Công ty lớn mạnh như ngày hôm nay đã có sự đóng góp không nhỏ của hệ thống quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý hạch toán nói riêng. Công Ty Quy Chế Từ Sơn không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình Công ty đã từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường, trở thành người bạn lớn cho ngành công nghiệp. Sản phẩm của Công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về chất lượng, mẫu mã, chủng loại. Công Ty Quy Chế Từ Sơn trải qua nhiều bước ngoặt, giờ đây đã chiềm một vị trí lớn trên thị trường sản xuất trang thiết bị cho ngành công nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn có những ưu điểm sau: - Về công tác quản lý: Công ty đã xây dựng một mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, gọn nhẹ từ khâu thu mua, dự trữ đến bảo quản sử dụng cho sản xuất. Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ, Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ quy định. - Về tổ chức kho: Hệ thống kho được tổ chức hợp lý, trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lượng giá trị sử dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo Công ty. - ở khâu sử dụng: Khi phân xưởng có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng sản xuất - kinh doanh xem xét tính hợp lý, hợp lệ của giấy đề gnhị xuất nguyên vật liệu để duuyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất. - Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về cơ bản Công ty đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ tình hình biến động của nguyên vật liệu. - Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: ở Công ty, kế toán đã áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ chức hợp lệ, hợp pháp và theo đúng chế độ kế toán hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công tác hạch toán kế toán. Công ty sử dụng giá thực tế đích danh để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, phù hợp với nguyên vật liệu của doanh nghiệp (giá trị cao và tính tách biệt). Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty nhìn chung được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng, cung cấp số liệu cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính toán giá thành kịp thời. Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán nhằm giảm bớt công việc ghi chép của kế toán, tăng độ chính xác của số liệu kế toán. Công ty sử dụng sổ số dư làm giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng nên tránh được việc ghi chép trùng lặp và không bị dồn việc vào cuối tháng. Song bên cạnh những thành tích đạt được, do thị trường chung của cả nước cũng như thị trường riêng của Công ty luôn có sự biến động nên công tác kiểm soát củ Công ty gặp rất nhiều kho khăn và còn tồn tại những mặt chưa hợp lý: 1- Hệ thống danh điểm vật liệu: Do chưa xây dựng được danh điểm vật liệu thống nhất của toàn Công ty nên ảnh hưởng lớn tới quá trình theo dõi sự biến động của từng thứ, từng loại vật liệu nhất là đối với hạch toán chi tiết vật liệu. Bởi vậy, công ty nên sớm xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty để khi ghi vào sổ số dư và thẻ kho sẽ dễ kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. 2- Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay giá cả của nhiều mặt hàng thường xuyên biến động vậy mà Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ có ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nếu như khi giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động lớn. 3- Công ty có sử dụng NKCT số 2 nhưng khi phản ánh vào sổ cái TK 152 thì Công ty lại không sử dụng đến số liệu trên toài khoản 112. 4- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Để nâng cao chất lượng của công tác kế toán, đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu quản lý, Công ty đã áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Mặc dù điều kiện của phương pháp sổ số dư là phải có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất và hệ thống giá hạch toán. Chính điều kiện đó đã bộc lộ nhiều hạn chế: Việc phân định trách nhiệm giữa kế toán và thủ kho còn chưa đúng, kế toán ghi sổ số dư cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán không lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất mà toán phụ trách theo dõi chỉ ký nhận vào thẻ kho. Do đó việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, dễ gây thất thoát vật liệu và phản ánh không chính xác số liệu nhập, xuất, tồn hàng ngày trong tháng. Vì vậy cần phải hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết vật liệu, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu để quản lý vật liệu, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu để quản lý vật liệu được tốt hơn. 5- Công ty không sử dụng TK 151 để phản ánh hàng cuối tháng còn đi đường mà chờ khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán, điều này không đúng với chế độ kế toán hiện hành. 6- Nhật ký chứng từ số 5 đơn vị sử dụng chưa đúng, phần ghi có TK 331 thì Công ty không được mở một cách tổng hợp, như vậy không phản ánh được các khoản nợ đối với từng khách hàng cụ thể, nó chỉ phản ánh được các khoản nợ phải trả trong từng tháng. Vì thế Công ty phải ghi tên từng khách hàng cụ thể mỗi khách hàng ghi trên một dòng của trang NKCT. III. Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong bất cứ điều kiện nào suy cho cùng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều tìm kiếm mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những việc làm rất cần thiết để giảm tối thiểu chi phí và đem lại lợi nhuận tối đa. Hoàn thiện tức là ngày càng làm cho nó tốt đẹp hơn, phù hợp hơn. Hoàn thiện nghĩa là cải tiến, bổ sung cái mới, cái tiên tiến nhất, phù hợp với công việc nhất để đem lại hiệu quả cao. Mặc dù vậy hoàn thiện cũng cần phải tuân thủ theo một quy định, tuân theo những nguyên tắc nhất định. Việt Nam chúng ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế áp dụng vào điều kiện kinh tế - xã hội của nước nhà. Trên cơ sở đó chuẩn mực kế toán quốc gia là nguyên tắc chung nhất áp dụng cho các doanh nghiệp. Đến thời điểm này thì Bộ Tài Chính cũng đã cho ra đời được bốn chuẩn mực kế toán và thông tư hướng dẫn sử dụng bốn chuẩn mực kế toán đó. Đây cũng là một cái mới đem đến cho các doanh nghiệp, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng và sử dụng chế độ kế toán giống nhau, mà các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình mà rút ngắn, thay đổi công tác kế toán cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung của Nhà nước ban hành. Công Ty Quy Chế Từ Sơn muốn hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải dựa trên các chế độ kế toán ban hành, dựa trên các chuẩn mực kế toán mới ban hành và thông tư hướng dẫn sử dụng chuẩn mực của Bộ Tài Chính về hệ thống, tài khoản sử dụng, phương pháp thực hiện, chứng từ và sổ sách kế toán đang sử dụng. Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn còn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán nhất là kế toán nguyên vật liệu để góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán ở các doanh nghiệp trong giai đoạn hiện này là một yêu cầu rất cấp bách. Chính vì thế mà nhiệm vụ hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Quy Chế Từ Sơn cũng được đặt ra. IV. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Qua một thời gian tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty với góc độ là sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn như sau: 1- Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.1- Xây dựng sổ danh điểm vật tư: Do Công ty sử dụng rất nhiều loại sắt, thép khác nhau về hình dáng, kích thước (thép tròn, cây, lá, f22, f24, M5P6...) nên dễ bị nhầm lẫn, và ảnh hưởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu giữa kho và kế toán trong việc tìm kiếm. Bởi vậy để đảm bảo quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện ra khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán đồng thời giúp cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu được đúng đắn, Công ty cần phải xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty. Phương pháp lập: Mỗi loại vật liệu sử dụng mọt số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi theo nhóm, thứ vật liệu. Việc mã hóa tên các vật liệu trong sổ danh điểm và xếp theo thứ tự các vật liệu trong sổ danh điểm phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ yêu cầu quản lý của toàn Công ty. Sổ danh điểm vật tư có thể xây dựng theo mẫu sau: Biểu số: Đơn vị: sổ danh điểm vật tư STT Danh điểm vật tư (ký hiệu) Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đ/vị tính Ghi chú 1 V. CT3 f16 Thép CT3 f16 Kg 2 V. CT3 f20 Thép CT3 f20 Kg 3 V. CT5f20 Thép CT5 f20 Kg 4 V. CT5f24 Thép CT5 f24 Kg 5 V. C10 f15.6 Thép C10 f15.6 Kg 6 V. P6H5 f25 Thép P6H5 f25 Kg 7 V. Es400f16 Thép Es400f16 kg 1.2- Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Do Công ty phải nhập, xuất nguyên vật liệu làm nhiều lần nên số lượng chứng từ về nhập, xuất nguyên vật liệu ở Công ty tương đối nhiều, để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất thì Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ có thể được lập như sau: Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu Từ ngày …….đến ngày……. STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú 1 V. Tròn f22 Thép tròn f22 01 30 2 V. CT3 f24 Thép CT3 f24 01 44, 35 Người giao Người nhận (ký tên) (ký tên) Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu Từ ngày …… đến ngày …. STT Mã vật tư Tên vật tư Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú 1 V. CT5f20 Thép CT5 f20 03 25, 41, 45 2 V. P6M5 f25 Thép P6H5 f25 01 60 Người giao Người nhận (ký tên) (ký tên) 1.3- Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu. Công ty Quy Chế Từ Sơn có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu nhập, xuất thường xuyên, do đó khả năng sai sót nhầm lẫn xảy ra. Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho rất khó khăn, hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu không trùng khớp... nên rất phức tạp và mất nhiều thời gian để rà soát, kiểm tra lại. Chính vì thế kế toán nguyên vật liệu nên lập bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để tạo điều kiện tốt cho việc đối chiếu. Mẫu bảng kê chứng từ nhập, xuất có thể lập như sau: 7 Đơn vị: Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2003 Ban kho: BK Chứng từ Diễn giải Đ/vị tính TK đ/ư Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 13/1 Thép C10 cây f 6,7 Kg 111 9.000 6.000 54.000.000 Thép Triều Tiên f 3,4 Kg 111 7.000 7890 55.230.000 02 17/1 Thép P6M5 f25 Kg 331 60 54.000 3.240.000 ….. …. … … … … Tổng cộng 1.263.465.920 Người lập bảng (ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2003 Ban kho: BK Chứng từ Diễn giải Đ/vị tính TK đ/ư Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 20/01 Thép lò xo (65 r) Kg 621 11.3 14.300 161.590 02 21/01 Thép C45 f16 Kg 621 100 4.800 480.000 03 22/01 Thép CT5 f24 Kg 621 66.7 4.050 270.235 04 22/01 Thép ES400 f16 Kg 621 80 4.700 376.000 … … … … … … Tổng cộng 1.437.969.333 Người lập bảng (ký, ghi rõ họ tên) Khi lập được bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất thì khi thất lạc chứng từ sẽ phát hiện ra ngay vì trên các bảng kê này số hiệu chứng từ được liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất. Khi đối chiếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng này sẽ nhanh hơn. 2- Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 2.1- Kiến nghị về NKCT số 5: Như đã trình bày ở trên, việc Công ty lập sổ NKCT số 5 theo quý là không đúng với chế độ kế toán hiện hành. NKCT số 5 được lập vào cuối mỗi tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 tổng hợp số liệu để lập NKCT số 5, mỗi đơn vị bán được ghi vào một dòng trong NKCT số 5. Có như vậy thì Công ty mới biết được mức độ nợ của Công ty đối với từng đơn vị bán cụ thể để Công ty còn huy động nguồn thu thanh toán cho người bán. NKCT số 5 nên lập theo mẫu: Thiếu sơ đồ trang 108 2.2- Hạch toán “hàng đang đi đường”. Công ty không mở TK 151 để theo dõi hàng đang đi đường mà chờ cho đến khi hàng về nhập kho mới ghi sổ là chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. Công ty cần mở TK151 để theo dõi. Khi nhận được hóa đơn của người bán nhưng hàng chưa về đến Công ty, kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường, đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151 : Nợ TK133 : Có Tk 331 : Và ghi vào NKCT số 6. Sang tháng sau khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK152 : (chi tiết nguyên vật liệu) Có TK151 : Ví dụ: Ngày 29/01/2003 Công ty mua thép của Công ty dụng cụ cắt và đo lường Hà Nội, nhận được hóa đơn sau: Hóa đơn (gtgt) Mẫu số 01 GTKT - 3LL Liên 2: giao khách hàng CĐ/00 - B Ngày 29/01/2003 No : 012579 Đơn vị bán hàng: Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường Hà Nội. Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoai: ....... MST : 2 4 0 0 1 1 2 1 2 8 - - - - Họ tên người mua: Anh Bền. Đơn vị: Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Địa chỉ: Từ Sơn - Bắc Ninh. Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số TK MST: 2 3 0 0 1 0 1 8 1 3 - - - 1 STT Tên hàng hoá, sản phẩm Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Thép C10 cây f 6,7 Kg 9.000 6.000 54.000.000 2 Thép Triều Tiên f 3,4 Kg 7.000 7.890 55.230.000 3 Thép P6M5 f25 Kg 60 54.000 3.240.000 Cộng tiền hàng 112.470.000 Thuế suất GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 5.623.500 Tổng cộng tiền thanh toán 118.093.500 Số viết bằng chữ: Một trăm mười tám triệu không trăm chín mươi ba nghìn năm trăm đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Nhưng do xe vận tải hàng của Công ty bị tai nạn nên xe bị giữ chờ giải quyết. Vì vậy đến ngày 30/01 số hàng trên vẫn chưa về đến Công ty. Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 151: 112.470.000 Nợ TK 133: 5.623.500 Có TK 111: 118.093.500. Sau đó đồng thời ghi vào NKCT số 6. Đến ngày 3/02 số hàng trên về đến Công ty, phòng sản xuất kinh doanh ghi phiếu nhập kho số 50 ngày 3/02/2003 Kế toán ghi: Nợ TK 152: 112.470.000 Có TK 151: 112.470.000 Công ty Quy chế Từ Sơn nhật ký chứng từ số 6 Ghi có TK 151: Hàng mua đang đi đường Tháng 1/2003 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, ghi nợ các TK Số dư cuối tháng SH NT SH NT 152 153 … Cộng 1 Mua thép 112.470.000 012579 29/1 50 3/02 112.470.000 0 . . . . Cộng Đã ghi sổ cái ngày .... tháng .... năm Kế toán ghi sổ (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Số liệu ở dòng tổng cộng cột TK 152 ở NKCT số 6 được dùng để ghi sổ cái TK 152. 2.3- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Xét về phương diện kế toán thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ làm cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh được chính xác hơn giá trị thực của tài sản mà doanh nghiệp đang có. Về phương diện tài chính thì lập dự phòng sẽ làm giảm lợi nhuận của năm báo cáo nhưng ngược lại nó tạo ra nguồn tài chính để bù đắp cho các khoản thiệt hại có thể sẽ xảy ra. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận một khoản lỗ vào chi phí của năm báo cáo để có nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra năm kế hoạch. Việc trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính văm, sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL. Để lập dự phòng thì NVL phải có các điều kiện sau: + NVL là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. + NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. + Có chứng từ hóa đơn hợp lệ, hợp lý. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Sử dụng TK 159 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp hạch toán: - Cuối niên độ kế toán năm, số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632: Có TK 159: - Khoản dự phòng giảm giá phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159: Có TK 632: 2.4- Công tác kiểm kê NVL: Công ty có thực hiện công tác kiểm kê cuối kỳ, nhưng theo Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành chuẩn mực kế toán Việt Nam, và theo thông tư hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành thì công tác hạch toán các khoản dư thừa, hao hụt mất mát hàng tồn kho đã thay đổi. Chính vì vậy mà Công ty bước vào năm 2003 phải thực hiện tho chuẩn mực này về hạch toán hàng tồn kho nói riêng và về các sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán nói chung để phù hợp với chế độ kế toán mới. - Căn cứ vao biên bản kiểm kê, kế toán hạch toán như sau: + Thiếu phát hiện khi kiểm kê, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho mất mát, hao hụt ghi: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý. Có TK 152: - Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 334,…: Cá nhân bồi thường. Nợ TK 632 : Trị giá thiếu hụt trong định mức. Có TK 1381 : NVL thiếu chờ xử lý. V. Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của Công ty. Công ty Quy Chế Từ Sơn là một doanh nghiệp công nghiệp, chi phí NVL chiếm rất lớn trong tổng chi phí. Chính vì vậy mà sử dụng một cách có hiệu quả NVL là một trong những chiến lược mà Công ty xây dựng. Do tìm hiểu thực trạng hạch toán NVL của Công ty, em xin mạnh dạn nêu ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của Công ty: 1- Về công tác thu mua NVL: Công ty quản lý chặt chẽ chi phí về thu mua NVL, hiện nay Công ty có đội ngũ nhân viên thu mua NVL và xe vận tải nên Công ty phải kiểm soát được chi phí cho mỗi lần mua NVL, tìm mọi cách giảm tối đa chi phí này để hạ thấp giá NVL nhập kho. Khi nhập kho NVL thì Công ty phải kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại NVL có đáp ứng được yêu cầu sản xuất không? Tránh tình trạng để ứ đọng trong kho vì không sử dụng được. 2- Xây dựng kết cấu, mẫu mã sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất. Công ty phải biết lựa chọn hợp lý kết cấu sản phẩm sao cho tốn kém ít NVL nhất mà vẫn đảm bảo quy cách, mẫu mã, chất lượng sản phẩm. Công ty phải xây dựng thật chính xác định mức tiêu hao NVL cho một sản phẩm, để tránh tình trạng lãng phí NVL trong khi sử dụng, phải hạch toán tiêu hao NVL chặt chẽ. 3- Cải tiến quy trình sản xuất. Hiện nay Công ty đã đầu tư rất nhiều máy móc thiết bị mới phục vụ cho sản xuất. Máy móc hiện đại này đòi hỏi tốn kém nhưng bù lại nó đem lại hiệu quả sản xuất cao, tiết kiệm NVL. Bên cạnh đó Công ty vẫn còn sử dụng những máy móc từ lâu rồi, máy móc cũ, chi phí sửa chữa nhiều, lại tốn NVL. Vì vậy Công ty phải đầu tư vào mãy móc thiết bị mới, áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất để giảm bớt chi phí NVL, hạ thấp giá thành sản phẩm. 4- Chi phí cho NVL của Công ty là rất lớn, nên Công ty phải biết tận dụng phế liệu thu hồi. Nếu phế liệu nào có thể tái sản xuất được thì đưa vào sản xuất còn những phế liệu nào không thể tái sản xuất được thì Công ty tiến hành bán để bù đắp thêm vào chi phí NVL. Trong quá trình sản xuất Công ty phải đặt ra mục tiêu sản xuất cho các phân xưởng để các phân xưởng cùng nhau tham gia. Mục tiêu về sản phẩm, về tiết kiệm NVL, về phế liệu…. Công ty phải biết gắn quyền lợi của công nhân vào việc sử dụng tiết kiệm sử dụng tiết kiệm NVL… Trên đây là một số ý kiến đóng góp vào việc hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán NVL và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Quy Chế Từ Sơn. Do kiến thức bản thân em còn hạn chế, cho nên các biện pháp đề xuất của em có thể chưa đầy đủ, chưa tối ưu, em rất mong được Công ty tham khảo và đưa ra đánh giá. Kết luận Trong điều kiện nền kính tế thị trường, suy cho cùng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều tìm kiếm mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Đứng trước yêu cầu của có chế thị trường, Công ty Quy Chế Từ Sơn đã tìm ra con đường nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh hiệu quả sử dụng vốn nhằm tăng tích luỹ, mở rộng và phát triển sản xuất. Đây là phương hướng chiến lược để Công ty tồn tại và phát triển không ngừng. Qua thời gian thực tập tại Công ty Quy Chế Từ Sơn, em đã nhận thức sâu sắc hơn công tác kế toán NVL có tác dụng tích cực đến công tác quản lý NVL, quản lý sản xuất kinh doanh. Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng ở Công ty là cần thiết, có ý nghĩa chỉ đạo thực tiễn. Sau ba tháng thực tập đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức tiếp thu ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý và hạch toán NVL là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn nên bài viết của em chỉ đi sâu nghiên cứu được một số vấn đề. Bản luận văn của em nhằm mục đích góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty. Em mong muốn nhận được sự góp ý của cô giáo, các cô, các chú trong Công ty để bài viết của em hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại Công ty Quy Chế Từ Sơn, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, các chú trong Công ty đặc biệt là các cô, các chú phòng kế toán. Đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn Nguyễn Minh Phương đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Minh Phương, ban lãnh đạo Công ty Quy Chế Từ Sơn và phòng kế toán đã hết sức tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian qua. Hà Nội, ngày ... tháng ... năm .... Sinh viên thực hiện: Trần Thị Thanh. Mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất .4 I/ Khái niệm về NVL & vai trò của NVL đối với doanh nghiệp 4 1- khái niệm về NVL. 4 2- Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất. 4 a- đặc điểm. 4 b- vai trò. 5 3- Yêu cầu & nội dung của công tác quản lý NVL. 6 4-Nhiệm vụ hạch toán NVL. 7 II/ Phân loại NVL. 9 1- căn cứ vào công dụng của NVL. 9 2- Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất. 10 3- Căn cứ vào nguồn hình thành. 10 4- Căn cứ vào quyền sở hữu. 11 III/ Tính giá NVL. 11 1- Các phương pháp xác định giá NVL nhập kho. 12 2- Các phương pháp xác định giá NVL xuất kho. 12 2.1- Phương pháp giá đơn vị bình quân. 13 2.2- Phương pháp FIFO. 14 2.3- Phương pháp LIFO. 14 2.4- Phương pháp giá thực tế đích danh. 14 2.5- Phương pháp giá hạch toán. 15 IV/ Nội dung tổ chức kế toán NVL. 15 1- Chứng từ kế toán. 15 2- Hạch toán chi tiết NVL. 16 2.1- Phương pháp thẻ song song. 16 2.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 18 3- Hạch toán tổng hợp NVL. 20 3.1- hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 20 a- Tài khoản sử dụng. 21 b- hạch toán tình hình biến động NVL. 22 b1- Hạch toán tình hình biến động tăng NVL. 22 b2- Hạch toán tình hình biến động giảm NVL. 28 3.2- Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 30 a- Tài khoản sử dụng. 31 b- Phương pháp hạch toán. 32 3.3- Tổ chức sổ kế toán hạch toán tổng hợp NVL. 34 V/ Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL. 35 1- Hệ thống chỉ tiêu phân tích. 35 2. Nội dung phân tích. 36 2.1- Phân tích tình hình cung cấp NVL ở doanh nghiệp. 37 2.1.1- Phân tích tình hình cung ứng vật tư theo số lượng. 37 2.1.2- Phân tích cung ứng NVL theo chủng loại. 37 2.1.3- Phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ. 38 2.1.4- Phân tích cung ứng vật liệu về chất lượng. 38 2.1.5- Phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng NVL. 38 2.1.6- Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng NVL. 38 2.2- Phân tích tình hình sử dụng NVL váo sản xuất sản phẩm. 39 2.2.1- Phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sản phẩm. 39 2.2.2- Phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm. 40 2.2.3- Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL. 42 2.2.4- Phân tích mốiquan hệ giữa tình hình cung cấp và sử dụng NVL đến kết quả sản xuất, kinh doanh. 43 3- Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. 43 Chương II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại Công ty Quy Chế Từ Sơn. 45 I/ Đặc điểm chung của Công Ty Quy Chế Từ Sơn. 45 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 45 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 47 3. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 49 II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn 52 1- Phân loại và đánh giá NVL ở Công ty. 52 1.1- Phân loại. 52 1.2- Đánh giá NVL. 53 2- Công tác thu mua NVL ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn (QCTS). 53 3- Tổ chức côngtác kế toán NVL ở Công ty QCTS. 54 3.1- Chứng từ kế toán sử dụng. 54 3.2- Trình tự luân chuyển các chứng từ. 54 3.2.1- Trường hợp nhập kho NVL. 54 3.2.2- Trường hợp xuất kho NVL. 59 3.3- Kế toán chi tiết NVL tại Công ty QCTS. 64 3.4- Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty QCTS. 68 3.4.1- Tài khoản sử dụng. 69 3.4.2- Hạch toán tổng hợp nhập NVL. 69 3.4.3- Hạch toán tổng hợp xuất NVL. 77 3.5- Công tác kiểm kê NVL. 85 4- Tình hình cung cấp và sử dụng NVL của Công ty QCTS. 85 Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn. 90 I/ Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL. 90 II/ Nhận xét chung về công tác kế toán NVL ở Công ty QCTS. 91 III/ Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán NVL. 94 IV/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chứcht NVL tại Công ty QCTS. 95 1- Về hạch toán chi tiết NVL. 95 2- Về hạch toán tổng hợp NVL. 99 V/ Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của Công ty QCTS. 106 Kết luận 108 ._.