Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số 1

hiên”. Hay nói cách khác xã hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất sản phẩm. Để quá trình này diễn ra thông suốt từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không kém phần quan trọng là nguyên vật liệu. Xét trên góc độ doanh nghiệp, nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn, thường xuyên, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Nhất là trong điều kiện nền kinh tế thị trường, dưới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh… đã làm cho các doanh nghiệp phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn. Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề cấp bách, thôi thúc các nhà quản lý kinh tế không ngừng nghiên cứu hoàn thiện nhằm quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả. Đối với Công ty Dụng cụ số I nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào rất quan trọng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Giảm chi phí nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản giảm giá thành, tăng tính cạnh tranh của sản phẩm, do đó Công ty Dụng cụ số I rất quan tâm chú trọng công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên, chuyên đề đi sâu vào nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I”. Với mong muốn được tìm hiểu thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty Dụng cụ số I. Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm ba phần chính sau: Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I. Để hoàn thành chuyên đề này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Tiến sĩ Lê Thị Hoà và ban lãnh đạo cũng như các phòng chức năng đặc biệt là phòng kế toán của Công ty. Với thời gian có hạn nên đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I” chưa đi sâu nghiên cứu và hoàn thiện một cách tốt nhất. Đồng thời cũng do những hiểu biết còn hạn chế nên không tránh khỏi những khiếm khuyết, kính mong các thầy cô giáo và những người quan tâm đóng góp ý kiến để em bổ sung những khiếm khuyết về kiến thức. Phần I - Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1 - Khái niệm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất. Các Mác đã viết “Đối tượng đã qua một lần lao động trước kia rồi thì gọi là nguyên liệu”. Như vậy, tất cả nguyên liệu đều là đối tượng lao động, nhưng không phải mọi đối tượng lao động đã trải qua tác động của con người. Không những thế Các Mác còn chỉ rõ “Nguyên liệu có thể hình thành thực thể chủ yếu của một sản phẩm hay chỉ gia nhập sản phẩm dưới hình thức sản phẩm phụ”. Vật liệu là những nguyên liệu được tiếp tục qua gia công chế biến hay nói cách khác tiếp tục có sự tác động của con người. Nguyên liệu, vật liệu gọi tắt là nguyên vật liệu, được chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính lý, hoá hoặc khối lượng tiêu hao, mà căn cứ vào sự tham gia của chúng vào mức cấu thành sản phẩm. Nhiên liệu, năng lượng thì thuộc về vật liệu phụ nhưng do tầm quan trọng của chúng nên được tách ra thành những yếu tố riêng. Như chúng ta đã biết, mục đích cơ bản nhất của quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hoá lý của đối tượng lao động là để tạo ra sự đa dạng phong phú chủng loại, mẫu mã sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của thị trường. Như vậy, nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận quan trọng của quá trình sản xuất (Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Nếu tài sản lưu động được nhìn theo giác độ hình thái biểu hiện thì nguyên vật liệu chính là một trong các dạng thức chủ yếu của tài sản lưu động. 1.1.2 - Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: 1.1.2.1 - Đặc điểm của nguyên vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia thành hai loại: Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất… Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu. Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.2.2 - Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất liệu của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm (trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 – 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 – 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiện dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. 1.1.3 - Yêu cầu và nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại, về mầu sắc. Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay các ngành sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ khấu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí. - ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 1.1.4 - Nhiệm vụ và nội dung của kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện được các chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: 1.1.4.1 - Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: - Tổ chức đánh giá, đánh giá lại, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Thực hiện đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. - Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. 1.1.4.2 - Nội dung của kế toán nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu thì đòi hỏi quá trình kế toán nguyên vật liệu bao gồm những nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm vật tư. - Xây dựng các nội dung, quy chế trong bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Xây dựng định mức tiêu dùng, định mức dự trữ nguyên vật liệu cũng như các định mức tiêu hao một cách hợp lý trong quá trình sử dụng, vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu gồm vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật tư cũng như báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn vật tư. - Tổ chức phân tích tình hình vật tư và những thông tin kinh tế quan trọng. 1.2 - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 1.2.1 - Phân loại nguyên vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên các tiêu thức sau: 1.2.1.1 - Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm (ví dụ: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí). - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi (ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ…). - Nhiên liệu: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản suất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngừng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. - Các loại vật liệu khác: Là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp. Ngoài các loại vật liệu kể trên như bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý kế toán vật liệu. 1.2.1.2 - Phân loại nguyên vật liệu theo chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bao gồm: Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 1.2.1.3 - Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành: Theo tiêu thức này thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến và nguyên vật liệu thuê ngoài gia công để sử dụng sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể tái sử dụng hoặc đem bán. 1.2.1.4 - Phân loại nguyên vật liệu theo quyền sở hữu: - Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì phân loại theo vai trò của nguyên vật liệu là ưu việt và được sử dụng rộng rãi hơn cả. 1.2.2 - Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 1.2.2.1 - Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu: - Giá thực tế: Là giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán. - Giá hạch toán: Là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. 1.2.2.2 - Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt có một số trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho. Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) với thuế nhập khẩu (nếu có), thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi…) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công: Giá thực tế bao gồm giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 1.2.2.3 - Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho: Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động từng doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp được sử dụng để đánh giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: 1.2.2.3.1 - Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). ´ ´ = Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó: Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đ.kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ bình quân cả = kỳ dự trữ Số lượng TT vật liệu tồn đ.kỳ + Số lượng TT vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) bình quân = cuối kỳ trước Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Phương pháp này cũng có ưu điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau = mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. 1.2.2.3.2 - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng để làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định hoặc có xu hướng giảm. 1.2.2.3.3 - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này là giả định những vật liệu mua vào sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên. Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. 1.2.2.3.4 - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 1.3 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.3.1 - Tổ chức chứng từ: Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. 1.3.1.1 - Các chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ CT/ CĐKT ngày 1/ 11/1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán. - Hợp đồng mua hàng. - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư (mẫu 02-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT: Hướng dẫn). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT: Hướng dẫn). - Thẻ kho (mẫu 06-VT: Bắt buộc). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng (mẫu 07-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT). - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH). - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH). - Hoá đơn VAT. 1.3.1.2 - Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy cách của nguyên vật liệu và lập “Biên bản kiểm kê vật tư”. Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập “Phiếu nhập vật tư”. Phiếu nhập vật tư lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài), 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất). Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận. Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3 (nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của người bán được giao cho bộ phận tài vụ, làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.3.1.3 - Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu: Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì…). Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên (Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: người nhận vật tư giữ). Phiếu xuất vật tư sử dụng trong trường hợp xuất kho nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này áp dụng cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật tư đem đến kho cùng với số vật tư thừa và phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”. Phiếu này được lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; Một liên giao cho bộ phận cung ứng; Một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. 1.3.2 - Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau: 1. 3.2.1 - Phương pháp thẻ song song: Phương pháp này yêu cầu phải mở thẻ chi tiết đồng thời tại kho và phòng kế toán. Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lượng, thẻ kho được mở chi tiết cho từng danh điểm vật tư. Hàng ngày, căn cứ các chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau. Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật tư. Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho” về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu. * Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương pháp này thường được áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 1.3.2.2 - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập – xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê nhập Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Điều kiện áp dụng: Theo phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ, nhưng toàn bộ công tác ghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán và lập báo cáo thường bị chậm trễ. Phương pháp này có ưu điểm hơn phương pháp thẻ song song nhưng vẫn còn ghi trùng lặp. Do vậy, thường áp dụng ở doanh nghiệp có quy mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tương đối nhiều. 1.3.2.3 - Phương pháp sổ số dư: Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. ỉ Tại kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng nguyên vật liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. ỉ Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho. Bảng này được ._.mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật tư. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân giá hạch toán). Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Phiếu giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Chứng từ xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Điều kiện áp dụng: Phương pháp này có nhiều ưu điểm trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nó có đặc điểm là xoá bỏ được việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và phòng kế toán. Tuy nhiên, theo phương pháp này công việc khá phức tạp, thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng chủng loại vật tư nhiều, nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với khối lượng lớn. 1.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.4.1 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Theo phương pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu được dùng để phán ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số lượng kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc tồn kho thực tế luôn phù hợp với tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có các mặt hàng có giá trị lớn. 1. 4.1.1 - Tài khoản (TK) sử dụng: - TK 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm theo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ. Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Dư nợ: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - TK 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này được sử dụng để phán ánh các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản quy định, gồm nguyên vật liệu mua đã chấp nhận thanh toán hoặc đã trả tiền cho người cung cấp, nguyên vật liệu đã về doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. TK 151 được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi đường tính đến ngày cuối kỳ. Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). - TK 133: Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ. TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, được hoàn lại. Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ, trả lại hàng mua, chiết khấu, giảm giá hàng mua, được hoàn lại…) Dư nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 621, TK 641, TK 642… 1.4.1.2 - Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu: 1.4.1.2.1 - Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: 1.4.1.2.1.1 - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế. Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): Tổng giá thanh toán. - Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có) ghi: Nợ TK 331 (chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ 138 (1388) : Số tiền trả lại được người bán chấp nhận. Có TK 152 (chi tiết): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế. Có TK 133 :Thuế GTGT tương ứng. - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng: Nợ TK liên quan (111, 112, 331…): Số tiền được hưởng. Có TK 711: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính. - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về mặt nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá toàn bộ hàng (Giá không thuế) Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338( 3381): Tổng số hàng thừa không có thuế GTGT. Căn cứ quyết định xử lý ghi: ơ Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (không có thuế). Có TK 152 (chi tiết): Trị giá số thừa trả lại. ơ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa không có thuế. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa. ơ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa không có thuế. Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân. Nếu nhập kho theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002, khi xử lý số thừa ghi có TK 002. Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể để hạch toán như sau: ơ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá hàng thừa (giá không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa. Đồng thời ghi Có TK 002. ơ Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá hàng thừa (không có thuế GTGT). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. Đồng thời ghi Có TK 002. - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: Khi nhập: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế. Nợ TK 138 (1381) : Trị giá số thiếu (không có thuế). Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT theo hoá đơn. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý: ơ Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 (chi tiết): Người bán giao nốt số còn thiếu. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. ơ Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng còn thiếu. ơ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thường. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. ơ Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. ứ Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số giảm giá được người bán chấp nhận: Nợ TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán của số hàng được giảm giá hoặc trả lại người bán. Có TK 152 (chi tiết): Trị giá số hàng giao trả hoặc giảm giá. Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá. - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết). Có TK 331. Sang tháng sau khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau: ơ Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. ơ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế), bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế). ơ Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi. Sau đó, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua không có thuế GTGT. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): Tổng giá thanh toán. Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Nếu nhập kho. Nợ TK 621, 627 : Nếu xuất thẳng cho sản xuất, cho phân xưởng. Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước đã về. - Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154 : Nguyên vật liệu tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công. - Các trường hợp tăng khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: Nhận góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa… Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm. Có TK 411 : Nhận cấp phát, biếu tặng, viện trợ, góp vốn… Có TK 412 : Đánh giá tăng nguyên vật liệu. Có TK 336 : Vay trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ. 1.4.1.2.1.2 - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: ở các đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về các chứng từ hay các đơn vị kinh doanh vàng bạc sẽ tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Trong trường hợp này, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu theo tổng giá thành thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu vào. Như vậy việc hạch toán sẽ giống như phương pháp khấu trừ chỉ khác là kế toán không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh (nếu nguyên vật liệu mua vào được đưa ngay vào sử dụng). 1.4.1.2.2 - Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152. - Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ. Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xưởng): Xuất dùng cho phân xưởng. Nợ TK 641 (6411): Xuất phục vụ bán hàng. Nợ TK 642 (6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý của phân xưởng. Nợ TK 241 : Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng. - Trường hợp xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị góp vốn sẽ được phản ánh vào TK 421 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị góp vốn thì ghi Nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có). Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh. - Trường hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế. - Trường hợp giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay. - Trường hợp giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, phát hiện thiếu…) Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng. Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 138 (1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân. Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu. Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế theo phương pháp trực tiếp) TK 111,112, 331,141,311… TK 152 TK621 Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) Xuất để chế tạo sản phẩm TK627,641,642 TK151,411,222… Xuất cho các nhu cầu khác ở PX, BH, QL Nguyên vật liệu tăng do các nguyên nhân khác TK111,112,331 TK 338(1),721 Số tiền giảm giá, hàng mua trả lại cho người bán Giá trị nguyên vật liệu phát hiệnthừa khi kiểm kê TK 138(1),821 TK412 Giá trị nguyên vật liệu phát hiện thừa kiểm kê Chênh lệch đánh giá tăng nguyên vật liệu TK412 Chênh lệch đánh giá giảm nguyên vật liệu Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế theo phương pháp khấu trừ) TK 331,111,112,141,311 Tăng do mua ngoài TK 152 TK 621 Xuất để chế tạo sản phẩm TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 627,641,642 Xuất cho SX, bán hàng, quản lý, XDCB TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn LD TK 138(1),642 Phát hiện thiếu kiểm kê TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 151 Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho TK 128,228 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 642,338(1) Phát hiện thừa khi kiểm kê 1.4.2 - Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư hàng hàng hoá xuất dùng = hàng hoá tồn kho + hàng hóa nhập - hoá tồn kho cuối trong kỳ đầu kỳ trong kỳ kỳ theo kiểm kê Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản, phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1. 4.2.1 - Tài khoản sử dụng: - TK 611: “Mua hàng” (TK chi tiết 6111 – mua nguyên vật liệu). Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết cho từng loại vật tư hàng hoá. - TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. - TK 151: “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường. Đó là những loại vật tư mà đơn vị đã mua hoặc chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về đến đơn vị, chưa qua kiểm nhận, kể cả hàng gửi tại kho người bán. Bên Nợ: Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển hàng đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác trong quá trình hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu như: TK 111, TK 112, TK141, TK 133, TK 311, TK621, TK627… 1.4.2.2 - Phương pháp hạch toán: 1.4.2.2.1 - Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111): Tổng giá trị nguyên vật liệu tồn kho, đang đi đường… Có TK 152 (chi tiết): Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. Có TK 151 : Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ. 1.4.2.2.2 - Trong kỳ: - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua. Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng. Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay. Có TK 128, 228 : Nhận lại vốn góp liên doanh. Khi được chiết khấu: Nợ TK 111, 112, 331: Tổng số tiền chiết khấu được hưởng. Có TK 711: Số tiền chiết khấu được hưởng không có thuế GTGT. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ. Khi được giảm giá hàng mua, hay trả lại hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331: Trị giá phần giảm giá hay hàng trả lại. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ. Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế. - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Do vậy ghi: Nợ TK 611 (6111): Tổng giá thanh toán. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. 1.4.2.2.3 - Cuối kỳ: Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611 (6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Giá trị nguyên vật liệu chính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ 611 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Nợ TK 621, 627, 641, 642… Có TK 611 (6111) Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp): TK 611 TK 152, 151 Giá trị NVL tồn kho và đang đi đường cuối kỳ TK 152, 151 xxx Giá trị hàng tồn kho và đang đi đường đầu kỳ TK 111,112,331 Giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua cho người bán TK 111,112,331 Giá trị nguyên vật liệu tăng thêm trong kỳ TK 621,627… Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 152, 151 Giá trị hàng tồn kho và đang đi đường đầu kỳ TK 152, 151 xxx Giá trị hàng tồn kho và đang đi đường đầu kỳ TK 611 TK 111,112,331 Giá trị nguyên vật liệu mua trong kỳ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 111,112,331 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 621,627,641,642 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng TK 411 Nhận vốn góp liên doanh cấp phát, tặng thưởng TK 412 Đánh giá tăng nguyên vật liệu 1.4.3 - Hệ thống sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: ứ Nhật ký – Sổ cái. ứ Nhật ký chung. ứ Nhật ký chứng từ. ứ Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng. Cụ thể như sau: 1.4.3.1 - Hình thức sổ nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…), kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152, 331… Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hay cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được khái quát như sau: Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối Ghi hàng ngày Báo cáo tài chính Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 1. 4.3.2 - Hình thức Nhật ký – Sổ cái: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất nguyên vật liệu (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái. Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký – Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái được khái quát như sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái TK 152 Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính 1. 4.3.3 - Hình thức Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được khái quát như sau: Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 1.4.3.4 - Hình thức nhật ký - Chứng từ: Hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách. Mỗi loại sổ sách lại có thể được dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ được khái quát như sau: Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng phân bổ số 2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 6, 10 Sổ thanh toán chi tiết với người bán Bảng kê số 4, 5 Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng kê số 3 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Sổ cái tài khoản 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Phần Ii – Thực trạng công tác kế toán tại công ty dụng cụ số i 2.1- Giới thiệu tổng quan về Công ty Dụng cụ số I: 2.1.1 - Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dụng cụ số I: Công ty Dụng cụ số I có tiền thân là Nhà máy Dụng cụ cắt gọt thuộc Bộ Cơ khí luyện kim, được thành lập vào ngày 25 tháng 3 năm 1968. Từ khi đó cho đến ngày 17 tháng 8 năm 1970, Nhà máy Dụng cụ cắt gọt được đổi tên thành Nhà máy Dụng cụ số 1. Sau đó cho đến ngày 22 tháng 5 năm 1993, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng đã quyết định thành lập lại nhà máy Dụng cụ số 1 theo quyết định số 292 QĐ/ TCNSĐT. Theo quyết định số 702/ TCCBDT của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng, ngày 12 tháng 7 năm 1995 Nhà máy dụng cụ số 1 được đổi tên thành Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí thuộc Tổng công ty máy và Thiết bị công nghiệp – Bộ Công nghiệp. Và đến cuối năm 2003 Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí được đổi tên là Công ty Dụng cụ số I và là một trong những Doanh nghiệp Nhà nước được cổ phần hóa. Tên viết tắt của công ty là DUFUDOCO, tên giao dịch bằng tiếng Anh của công ty là No I Tools Co. Hiện nay, công ty đang nằm trên địa bàn đường Nguyễn Trãi (cây số 7 đường Hà Nội đi Hà Đông), phường Thượng Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Theo quyết định của cấp trên, Công ty Dụng cụ số I có nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt gọt kim loại và phi kim loại, các loại dụng cụ đo, các loại dụng cụ cầm tay xuất khẩu và các phụ tùng chi tiết máy. Sản phẩm chính hiện nay của Công ty là các loại dụng cụ cắt gọt kim loại bao gồm bàn ren, tarô, mũi khoan, dao phay, dao tiện, lưỡi cưa, calip với sản lượng hiện tại trên 15 tấn/ năm. Ngoài các sản phẩm chính nói trên Công ty còn sản xuất một số sản phẩm phục vụ cho nhu cầu thị trường như tấm sàn chống trượt, neo cầu, dao cắt tấm lợp, thanh trượt với sản lượng hiện nay 120 tấn/ năm. Công ty Dụng cụ số I là một doanh nghiệp Nhà nước được hình thành trong thời kì bao cấp, được sinh ra trong nền kinh tế thị trường, là một trong những doanh nghiệp Nhà nước được cổ phần hoá cho nên đã được chuyển giao một đội ngũ cán bộ công nhân viên vừa có bề dầy kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh lại vừa có thực tế hoạt động trong kinh tế thị trường. Máy móc thiết bị của Công ty rất đa dạng và được nhập khẩu từ nhiều nước khác nhau, được bảo dưỡng thường xuyên nên vẫn hoạt động tốt và được đảm bảo sản xuất bình thường. Trải qua hơn 30 năm hoạt động với nhiều biến động đặc biệt trong thời buổi kinh tế thị trường, hàng loạt các Công ty cơ khí bị đình trệ thì hoạt động sản xuất của công ty vẫn duy trì ổn định, sản phẩm của Công ty vẫn có uy tín với cả thị trường trong và ngoài nước. Năm 1996 sản phẩm của công ty tiêu thụ trong nước là 79% và xuất khẩu sang Nhật Bản là 21%. Là một doanh nghiệp Nhà nước đã được cổ phần hoá tuy nhiên trong nhiều năm trước nguồn vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu là do Ngân sách Nhà nước cấp. Tại thời điểm thành lập, nguồn vốn kinh doanh của Công ty là 5.085 triệu đồng, cho đến thời điểm hiện tại nguồn vốn kinh doanh của Công ty là trên 84 tỷ đồng. Tuy vậy, trong quá trình hoạt động Công ty vẫn gặp khó khăn về vốn. Với mục tiêu phát triển không ngừng, Công ty Dụng cụ số I đã và đang tiến hành nghiên cứu thay thế dần một số thiết bị cũ bằng một số thiết bị mới, nghiên cứu cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành do đó hoạt động của Công ty trong cơ chế thị trương tương đối ổn định, thu nhập bình quân đầu người lao động đã tăng lên so với trước đây. Mục tiêu kế hoạch đặt ra cho năm 2004 của Công ty như sau: Giá trị tổng sản lượng theo giá cố định là 11 tỷ, tăng 10% so với năm 2002. Tổng doanh thu 16 tỷ tăng 9% so với năm 2002. Các khoản phải nộp ngân sách: 899,4 triệu đồng tăng 28,5% so với năm 2002. Lãi dự kiến là 180 triệu đồng tăng 22% so với năm 2002. Thu nhập bình quân đầu người 870 nghìn đồng/ người/ tháng tăng 12% so với năm 2002. Với mục tiêu trên cho thấy Công ty nỗ lực, cố gắng phấn đấu nâng cao các chi tiêu kinh tế tài chính nhằm thúc đẩy hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh, phát huy hơn nữa tiềm lực và thế mạnh của mình trên thị trường, đáp ứng càng cao nhu cầu của xã hội. 2.1.2 - Đặc điểm về tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty: 2.1.2.1 - Về tổ chức sản xuất: Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty bao gồm có 435 người trong đó có 133 người là nữ. Trình độ Đại học chiếm 74 người, công nhân kĩ thuật của Công ty có 300 người, công nhân bậc 7 có 96 người, bậc 6 có 94 người còn lại là công nhân bậc 5, 4, 3, 2 không có công nhân bậc 1. Các phân xưởng sản xuất bao gồm: phân xưởng Khởi phẩm, phân xưởng Cơ khí I, phân xưởng Cơ khí II, phân xưởng Dụng cụ, phân xưởng Cơ điện, phân xưởng Mạ, phân xưởng Nhiệt luyện và phân xưởng Bao gói. Các phân xưởng này được bố trí như trong sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm sẽ được trình bầy ở phần sau. 2.1.2.2 - Về tổ chức bộ máy quản lý Công ty: Để quản lý điều hành Công ty hoàn thành công tác sản xuất kinh doanh, bộ máy Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt được các thông tin kịp thời và đưa ra các quyết định về sản xuất kinh doanh một cách chính xác và đúng đắn. Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau: ứ Khối lãnh đạo Công ty bao gồm: - Giám đốc Công ty là người đại diện hợp pháp của Công ty trước pháp luật, là người có quyền cao nhất, có trách nhiệm quản lý điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cùng với kế toán trưởng chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc: Phó giám đốc Kỹ thuật, Phó giám đốc sản xuất, Phó giám đốc kinh doanh, các Phó giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty khi giám đốc đi vắng theo phạm vi quyền hạn của mình. - Thường trực Đảng uỷ và Công đoàn giúp cho Ban giám đốc hoạt động có hiệu quả. ứ Khối phòng ban của Công ty bao gồm: - Phòng Kế hoạch kinh doanh gồm 11 người, có chức năng điều tra nghiên cứu thị trường, dự đoán tình hình tiêu thụ sản phẩm, tìm nguồn hàng và đối tác kinh doanh để ký các hợp đồng. Ngoài những chức năng trên còn có chức năng căn cứ vào nhu cầu của các đơn vị sản xuất trong Công ty để dự thảo kế hoạch sau đó trình Giám đốc duyệt và lập kế hoạch sản xuất. Các phòng ban khác theo kế hoạch đó để triển khai công việc theo phạm vi chức năng của đơn vị mình. - Phòng Thiết kế gồm 5 người và 4 người thành lập chi nhánh riêng, tiến hành thiết kế sản phẩm theo kế hoạch thiết kế, điều chỉnh các thiết kế cũ cho phù hợp đồng thời theo dõi quá trình thực hiện. - Phòn._.