Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội

uả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho các nhà kinh tế. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia sản xuất kinh doanh thì mục tiêu hàng đầu là tối đa hoá lợi nhuận. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, đòi hỏi phải có khả năng nắm bắt nhu cầu thị trường cần cái gì? Từ đó căn cứ vào các yếu tố đầu vào để có phương án sản xuất tối ưu. Mặt khác, doanh nghiệp cần nắm bắt được mức giá mà thị trường chấp nhận với sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra và chi phí thực tế để tối đa hoá lợi nhuận. Muốn vậy, doanh nghiệp phải áp dụng nhiều biện pháp trong đó quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tổ chức công tác nguyên vật liệu nói riêng. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Nó chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm tức là ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tốt góp phần đảm bảo cho công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả. Tránh được tình trạng thua lỗ và tăng lợi nhuận doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của vấn đề nói trên, với mong muốn được góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và tổ chức hạch toán kế toán nói chung. Em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp cho mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu luận văn bao gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Chuơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Trong quá trình nghiên cứu đề tài em đã áp dụng phương pháp so sánh và phương pháp phân tích, tổng hợp dựa trên những cơ sở lý luận về hạch toán chi phí nguyên vật liệu và tình hình hạch toán thực tế tại Công ty Dệt May Hà Nội. Từ đó, em mạnh dạn đưa ra những đánh giá, đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Quốc Cẩn cùng các cán bộ nhân viên phòng kế toán Công ty Dệt May Hà Nội đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này. Do kiến thức còn hạn chế và thời gian tìm hiểu thực tế chưa nhiều nên không tránh khỏi những sự sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết phải quản lý và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu thuộc loại hàng tồn kho của doanh nghiệp và là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong may mặc...Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đó là những đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nguyên vật liệu có những đặc điểm sau: Thứ nhất, về mặt vốn: nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, doanh nghiệp cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả hợp lý. Thứ hai, về mặt giá trị: khác với tư liệu lao động, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Bên cạnh đó vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cũng rất quan trọng: Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Chính vì vậy cả số lượng và chất lượng của sản phẩm đều bị chi phối bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới được hạ thấp. Từ đó tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Xuất phát từ đặc điểm vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khi xuất dùng nguyên vật liệu để tránh lãng phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm. Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả vốn, tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm. Giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở tăng thêm sản phẩm xã hội. 1.1.2. Yêu cầu trong quản lý nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất trong xã hội. Nhất là trong điều kiện hiện nay, khi nền kinh tế đang phát triển thì hàng loạt các doanh nghiệp công nghiệp ra đời, cạnh tranh lẫn nhau. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau trên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phát triển và hoàn thiện hơn. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để thu được nhiều lợi nhuận mà vẫn giữ vững và nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong tất cả các khâu từ thu mua đến vận chuyển nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu để cùng một khối lượng đó nhưng có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm. Giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng. Từ những ý nghĩa đó, cần thiết phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các khía cạnh sau: Khâu thu mua: Nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua. Đồng thời phải quản lý việc lập kế hoạch, mua theo đúng tiến độ, thời gian thích hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khâu bảo quản: Mỗi loại nguyên vật liệu đều có tính chất hoá học khác nhau. Do vậy cần bảo quản chung theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của từng loại. Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với các định mức dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm ra biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải căn cứ vào khả năng sản xuất và tình hình thị trường để xây dựng định mức nguyên vật liệu tránh tình trạng ứ đọng khan hiếm vật tư, ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh. Khâu sử dụng: Cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất. Giá trị vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Ngoài ra, để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và sổ danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng chính xác tương ứng với quy cách chủng loại của nguyên vật liệu. Hơn nữa, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho, mở các sổ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Xây dựng chế độ vật chất trong công tác quản lý và sử dụng vật liệu trong toàn doanh nghiệp cũng như từng tổ đội phân xưởng sản xuất. 1.1.3.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý nguyên vật liệu, nhằm thúc đẩy cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời số luợng chất lượng, giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Kiểm tra tình hình và chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, tính toán và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho. Phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu thừa và ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhâu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các nguyên vật liệu có cùng tính chất, công dụng theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý. Trong thực tế, công tác quản lý của doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trưng này nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành nên hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, sợi trong các nhà máy dệt, vải trong doanh nghiệp may… Đối với bán thành phẩm mua ngoài như sợi mua ngoài của các doanh nghiệp dệt cũng là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng chất lượng của các loại sản phẩm như các loại thuôc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, hương liệu, xà phòng hoặc sử dụng đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường như dầu nhờn, giẻ lau, hoặc dùng cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: Là những thứ nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt lượng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ. Tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì có yêu cầu kỹ thuật, quản lý hoàn toàn khác với các nguyên vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại nguyên vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là những loại nguyên vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài (vải vụn, bông rối, …) Nguyên vật liệu khác: Bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ đã kể trên như phong bì, vật đóng gói, các loại nguyên vật liệu đặc chủng… Cách phân loại nguyên vật liệu như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên cũng có trường hợp một loại nguyên vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như một nguyên vật liệu chính có lúc được dùng như nguyên vật liệu phụ. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào mục đích, công dụng chính của nguyên vật liệu trên tài khoản kế toán để phân loại nguyên vật liệu. Theo đó nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bao gồm: +Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các nguyên vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. +Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm (thường là các loại dầu mỡ, bảo dưỡng máy móc thiết bị). Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các bộ phận. Từ đó có biện pháp điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Nếu căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài : Là những nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh được mua ngoài thị trường. Biểu số 1.1: Sổ danh điểm nguyên vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế. Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp do đặc điểm của nguyên vật liệu cũng như để đơn giản và bớt khối lượng tính toán, ghi chép hàng ngày, kế toán sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu. 1.2.2.1. Tính giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá thực tế của chúng khác nhau. Về nguyên tắc, giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên vật liệu đó cho đến lúc nhập. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế được đánh giá khác nhau: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán(kể cả thuế nhập khẩu, nếu có ) + Chi phí thu mua thực tế khác _ Chiết khấu thương mại, giảm giá mua được hưởng Trong đó : + Giá mua: có 2 trường hợp: - Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa thuế GTGT. - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc vật liệu mua ngoài được dùng cho phúc lợi, hành chính sự nghiệp thì giá mua là giá có thuế GTGT. + Chi phí thu mua thực tế khác: Bao gồm chi phí vận chuyển, bảo quản từ nơi thu mua về doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua, hao hụt trong định mức khi mua vật liệu, tiền công tác phí của người đi mua. + Chiết khấu thương mại: Khi doanh nghiệp mua vật liệu một lần với số lượng lớn hoặc khi mua nhiều lần trong một thời gian nhất định thì người ta giảm giá, hoặc vật liệu đã mua không đảm bảo quy cách, phẩm chất thì người bán đồng ý giảm giá. Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế NVL tự chế nhập kho = Giá thực tế của NVL xuất ra chế biến + Chi phí gia công, chế biến Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế NVL thuê ngoài gia công nhập kho = Giá thực tế của NVL xuất ra để thuê gia công + Chi phí chế biến phải trả + Chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi gia công và ngược lại (nếu có) Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì: Giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh đánh giá trên nguyên tắc tương đương tiền mặt cộng chi phí tiếp nhận (nếu có). Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế được tính là giá của nguyên vật liệu ghi trên biên bản bàn giao hoặc theo giá trị nguyên vật liệu tặng thuởng tương đương giá thị trường. Đối với nguyên vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác: Giá thực tế là giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu đó. 1.2.2.2. Tính giá thực tế xuất kho: Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán phải tính toán một cách chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong những phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh (Phương pháp nhận diện):Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính nguyên vật liệu xuất kho đó. Phương pháp này thích hợp với những loại nguyên vật liệu đặc chủng, có giá trị lớn và nhận diện được. Phương pháp này thể hiện được tính thực tế tương xứng phù hợp giữa doanh thu và chi phí hàng bán ra. Tuy nhiên, ta lại phải theo dõi chi tiết giá nguyên vật liệu mỗi lần nhập kho vì vậy khó thực hiện được đối với số lượng nguyên liệu lớn. Hơn nữa, giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ không sát với thị trường. Phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân của NVL Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: C1: Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ ( hoặc bình quân cuối kỳ) Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng thực tế NVL nhập kho trong kỳ Phương pháp này đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Công việc tính toán dồn cả và cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Nên chỉ thích hợp với những đơn vị mà công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không nhiều. C2: Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước(hoặc đầu kỳ) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ này (cuối kỳ trước) Số lượng NVL tồn đầu kỳ này (cuối kỳ trước) Phương pháp này khá đơn giản cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán. Và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, độ chính xác không cao vì nó phụ thuộc đến sự biến động của giá nguyên vật liệu trong kỳ. C3: Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập (hoặc bình quân liên hoàn) Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế của NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này đã khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên chính xác và cập nhật. Nhưng tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. Vì vậy, chỉ nên sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán trên máy vi tính. Phương pháp nhập trước –xuất trước ( FIFO): Theo phương pháp này, khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho nguời ta dựa trên nguyên tắc: nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước và lấy đơn giá mua của lần nhập đó để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. (Luợng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó). Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế của lô NVL nhập trước Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, giá nguyên vật liệu tồn kho sát với giá mức hiện hành. Và thường áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Tuy nhiên, không thích hợp trong những trường hợp lạm phát và phải tính riêng cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp nhập sau- xuất trước( LIFO): Phương pháp này dựa trên giả thiết nguyên vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, khi xuất đến lô nguyên vật liệu nào thì lấy đơn giá mua của lô nguyên vật liệu đó để tính. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế của lô NVL nhập sau cùng Phương pháp này luôn cập nhật một cách khá chính xác về giá trị nhập và xuất kho nguyên vật liệu, rất thích hợp trong trường hợp gặp lạm phát, khi mức giá có xu hướng tăng nhưng phải tính theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Qua quá trình nghiên cứu các phương pháp tính giá để tính được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định đuợc luợng nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế hiện nay có nhiều doanh nghiệp đã sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên. Các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho do vậy việc tính giá được tiến hành cho số lượng nguyên vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ sau đó mới xác định được mức giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ x Đơn giá nhập NVL lần cuối Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ - Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Phương pháp hệ số giá: Phương pháp được sử dụng trong việc xác đinh giá thực tế của nguyên vật liệu xuất và tồn kho. Hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán. Cuối kỳ mới tiến hành tính toán điều chỉnh chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu. Truớc hết tính hệ số giá theo công thức sau: Hệ số giá = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ Sau đó tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán NVL xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Phương pháp này, số lượng tính toán ít, có thể theo dõi được sự luân chuyển hàng ngày của nguyên vật liệu theo thước đo giá trị, kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nhưng nó lại ẩn đi sự biến động của giá nên đòi hỏi một trình độ kế toán cao. Tóm lại, các phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho đều có những ưu nhược điểm và các điều kiện áp dụng như đã trình bày ở trên. Do đó mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn phuơng pháp thích hợp nhất để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp mình một cách phù hợp. Phương pháp tính giá đã được đăng ký thì phải sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. 1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động nhập - xuất - tồn cho từng loaị nguyên vật liệu cả về mặt hiện vật và giá trị trong từng kho và toàn doanh nghiệp. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau. Nếu thiếu một trong những loại đó có thể gây ra trì trệ trong sản xuất. Chính vì vậy việc đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu luôn là một đòi hỏi cấp thiết đối với kế toán nguyên vật liệu. Trong thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu hiện nay ở nước ta nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. 1.3.1.Phương pháp thẻ song song: Ta có kế toán nghiệp vụ nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu ở phương pháp này diễn ra như sau: ở kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và cứ sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên. Lúc này kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất và các chứng từ liên quan, ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống như trình tự ghi vào thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, kế toán cộng thẻ tính ra số nhập xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, kế toán nguyên vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Phương pháp thẻ song song là một phương pháp đơn giản, dễ làm. Nhưng trong điều kiện sản xuất lớn, thì phương pháp này sẽ làm mất nhiều công sức và quá trình ghi chép bị trùng lặp. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng sẽ hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Quy trình thực hiện của phương pháp này được thể hiện tổng quát qua (Sơ đồ 1.1-Trang 14). Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ( thẻ) kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho NVL Sổ kế toán tổng hợp 1.3.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, quá trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu diễn ra như sau: ở kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm nguyên vật liệu như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán:Kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà thay vào đó là “Sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu. Mỗi danh điểm chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại nguyên vật liệu trên sổ này đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phương pháp này dễ làm giảm nhẹ do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm nguyên vật liệu được giảm nhẹ. Tuy nhiên, toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào ngày cuối tháng, nên công việc kế toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ. Công việc đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu khác của kế toán. Ngoài ra việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, số lượng kho tàng ít, kế toán nguyên vật liệu kiêm nhiều nhiệm vụ. Phương pháp này ít được áp dụng trong thực tế. Trình tự thực hiện của phương pháp này thể hiện trên (Sơ đồ 1.2- Trang 15) như sau: Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất bbv 1.3.3. Phương pháp sổ số dư: Đây là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này công việc kế toán được tiến hành cụ thể như sau: ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình biến động nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi xong thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ những chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm nguyên vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại nguyên vật liệu. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán nguyên vật liệu. Cuối tháng, căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao sổ cho phòng kế toán để kiểm tra và tính ra thành tiền. ở phòng kế toán: Nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán, tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó, kế toán tính giá cá._.c chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu tồn kho cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với số liệu của kế toán tổng hợp. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán, xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết được tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu mà muốn biết phải thông qua thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán còn gặp nhiều khó khăn. Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại và đã được xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán hàng ngày và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. Trình tự hạch toán theo phương pháp sổ số dư được khái quát trên (Sơ đồ 1.3- Trang 22). Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế nhập - xuất – tồn kho NVL Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Nói chung, qua các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu với những ưu và khuyết điểm, giống và khác nhau của mỗi phương pháp đã được phân tích rõ. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một giải pháp đúng và phù hợp nhất nhằm đem lại tối đa hoá lợi nhuận. 1.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo chế độ hiện hành. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ sách kế toán tổng hợp. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập kho thường xuyên. Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho nên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu có thể đạt đựơc tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là thuỳ thuộc doanh nghiệp và yêu cầu của công tác quản lý, trình độ cán bộ kế toán cũng như các quy định của chế độ kế toán hiện hành. 1.4.1.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến trong nước ta vì những tiện ích của nó như: độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật. Theo phương pháp này, tại một thời điểm bất kỳ, kế toán cũng có thể theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và đang truy tìm nguyên nhân để có giải pháp kịp thời. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp và thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này thì tốn rất nhiều công sức dẫn đến lãng phí chi phí nhân công và lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng. Để tiến hành kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX có áp dụng luật thuế GTGT kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK152 “Nguyên liệu, vật liệu ”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật liệu, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kết cấu TK 152: Bên nợ: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Số tiền điều chỉnh tăng giá khi đánh giá lại. Bên có: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại. Số tiền điều chỉnh giảm giá khi đánh giá lại. Trị giá nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê. Dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. TK 151"Hàng mua đang đi đường": TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về. Kết cấu TK 151: Bên nợ: Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường. Bên có: Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. Dư nợ: Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường chưa về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: -TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ -TK 331- Phaỉ trả người bán -TK 111- Tiền mặt -TK 112- Tiền gửi ngân hàng Các chứng từ được sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), Hoá đơn GTGT ( nếu tính theo phương pháp khấu trừ). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ... 1.4.1.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công chê biến, nhận góp vốn các đơn vị khác… Kế toán phải phản ánh một cách chính xác kịp thời đầy đủ giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Trường hợp 1: Nguyên vật liệu và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và biên bản kiểm nhập, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết cho từng loại NVL): Giá thực tế nhập kho Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan ( 331, 111, 112, 141…): Tổng giá thanh toán + Nếu được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá nguyên vật liệu mua (do hàng kém phẩm chất, sai quy cách ...) hoặc nguyên vật liệu trả lại: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền người bán trả lại Nợ TK 138( 1388): Số tiền được người bán chấp nhận Có TK 152 ( chi tiết từng loại nguyên vật liệu): Số giảm giá nguyên vật liệu mua, chiết khấu thương mại hay nguyên vật liệu trả lại theo giá không thuế. Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào ứng với số giảm giá + Nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua nguyên vật liệu do thanh toán trước hạn. Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền người bán trả lại Nợ TK 138( 1388): Số tiền được người bán chấp nhận Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán đựoc hưởng Trường hợp 2: Nguyên vật liệu về nhập kho nhưng hoá đơn chưa về. Khi nguyên vật liệu về mà chưa có hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào hồ sơ:"Nguyên vật liệu chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoá đơn thì ghi sổ bình thường, nhưng nếu chưa về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152( chi tiết nhuyên vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế theo các cách sau: C1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường. C2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường( nếu giá thực tế > giá tạm tính). C3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại theo giá thực tế bằng bút toán như bình thường. Trường hợp 3: Hoá đơn về trước nguyên vật liệu về sau: Kế toán lưu hoá đơn mua hàng vào hồ sơ "nguyên vật liệu mua đang đi đường". Nếu trong tháng nguyên vật liệu về thì ghi sổ bình thường, nếu chưa thì ghi: Nợ TK 151:Giá mua theo hoá đơn( không thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK liên quan( 111, 112, 141. 331…): Tổng giá thanh toán Sang tháng nguyên vật liệu về nhập kho: Nợ TK 152:Nếu nhập kho ( chi tiết nguyên vật liệu) Nợ TK 621, 627, 641, 642: Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Có TK 151:Nguyên vật liệu đi đường Trường hợp 4: Nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn: Về mặt nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm báo cáo gửi cho các bên liên quan để cùng xử lý. Về mặt kế toán xử lý như sau: + Nếu như nhập kho toàn bộ số nguyên vật liệu (Kể cả số thừa) Khi nhập kho, kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập: Nợ TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Trị giá toàn bộ nguyên vật liệu (giá chưa thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331):Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa (chưa thuế GTGT) Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi sổ như sau: - Nếu trả cho người bán: Nợ TK 338(3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn đã xử lý. Có TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Trả lại số thừa - Nếu đồng ý mua tiếp: Nợ TK 338 (3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa ( chưa thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số nguyên vật liệu thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số nguyên vật liệu thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân Ngoài cách ghi trên, trị giá nguyên vật liệu thừa ghi ở TK 3381 có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT đầu vào). Khi xử lý kế toán căn cứ vào quyết định để ghi sổ cho phù hợp: + Nếu nhập kho theo số hoá đơn: Khi nhập kho, ghi nhận số nhập như trường hợp bình thường. Số hàng thừa coi như giữ hộ người bán, kế toán ghi đơn tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi sổ như sau: - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa ( giá chưa thế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán số nguyên vật liệu thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 152:Trị giá nguyên vật liệu thừa (giá chưa thuế) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân Trường hợp 5: Nguyên vật liệu thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo giá thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán và ghi sổ như sau: + Khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Trị giá số thực nhập ( giá chưa thuế) Nợ TK 138(1388): Trị giá nguyên vật liệu thừa( giá chưa thuế) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn + Khi xử lý: -Nếu người bán giao tiếp số nguyên vật liệu thiếu : Nợ TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Người bán giao tiếp số còn thiếu Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu - Nếu người bán không còn nguyên vật liệu: Nợ TK 331: Ghi giảm tiền nguyên vật liệu phải trả người bán Có TK 138( 1381): Xử lý số thiếu Có TK 133(1331): Thuế GTGT của nguyên vật liệu thiếu. - Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138(1381), 334: Cá nhân bồi thường Có TK 133(1331): Thuế GTGT của nguyên vật liệu thiếu Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu - Nếu thiếu không rõ nguyên nhân: Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu Ngoài cách ghi trên, trị giá nguyên vật liệu thiếu ghi nhận ở TK 1381 còn có thể ghi theo tổng giá thanh toán. Do vậy số thuế GTGT đầu vào ghi nhận ở tài khoản 1331 chỉ là số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ứng với số nguyên vật liệu thực nhập. Trường hợp 6: Nguyên vật liệu kém phẩm chất, sai quy cách : Số nguyên vật liệu này có thể được giảm giá hoặc trả lại người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc được giảm giá hạch toán như sau: Nợ TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán Có Tk 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Giá mua chưa thuế GTGT Có TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng Tăng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến hoàn thành nhập kho: Nợ TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: Ghi giảm chi phí Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài hoặc tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận góp vốn liên doanh, nhận cấp phát…Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá nguyên vật liệu đều ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với tài khoản liên quan. Cụ thể: Nợ TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, góp vốn Có TK 711: Nhận viện trợ, biếu tặng Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên vật liệu Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711…: Nguyên vật liệu dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi nhập kho Tăng nguyên vật liệu do phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm Có TK 338 (3381): Nguyên vật liệu thừa ngoài định mức, chờ xử lý. Có TK 632: Thừa trong định mức tại kho Khi xử lý tuỳ thuộc vào nguyên nhân ghi: Nợ TK 338(3381) Có TK liên quan… Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu giảm chủ yếu do sử dụng trong sản xuất, phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh… Trong mọi trường hợp kế toán đều phải theo dõi và phản ánh chính xác giá thực tế xuất kho theo phương pháp đánh giá nguyên vật liệu đã đăng ký và phân bổ đúng đối tượng sử dụng. Giảm do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh: Căn cứ vào mục đích sử dụng: Nợ TK 621 (chi tiết từng đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (6272- chi tiết phân xưởng): Xuất dùng cho từng phân xưởng Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): Xuất cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng Xuất kho nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của nguyên vật liệu xuất góp vốn với giá trị vốn góp đuợc chấp nhận. Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá vốn góp được phản ánh vào TK 412"Chênh lệch đánh giá lại tài sản" (Nếu giá thực tế > giá trị vốn góp: Nợ TK 412, Nếu giá thực tế < giá trị vốn góp: Có TK 412) Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( Có) TK412: Chênh lệch Có TK 152( chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế xuất góp vốn liên doanh Xuất nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Nợ TK 138(1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136(1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế xuất cho vay tạm thời Xuất kho nguyên vật liệu do các nguyên nhân khác (nhượng bán, trả lương, thưởng...) Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (Giá thực tế) của nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích: Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, thưởng... Nợ TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152: Giá thực tế Phát hiện thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê: + Nếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 (1381): Nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý Có TK 152 ( chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế Khi có quyết định xử lý, tuỳ thuộc nguyên nhân thiếu ghi: - Nếu thiếu trong định mức được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 138 (1381): Gía trị thiếu chờ xử lý - Nếu thiếu ngoài định mức thì người chịu trách nhiệm phải bồi thường: Nợ TK 111, 112: Số bồi thường vật chất đã thu Nợ TK 138(1388): Số bồi thường vật chất phải thu Nợ TK 632: Tính vào giá vốn hàng bán Có TK 138(1381): Giá trị thiếu chờ xử lý + Nếu xác định rõ nguyên nhân thiếu thì không phải ghi qua TK 1381 mà xử lý theo từng nguyên nhân như đã nêu trên. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các ngiệp vụ kế toán hạch toán tính thuế theo phương pháp trực tiếp cũng giống như với phương pháp khấu trừ thuế nhưng chỉ khác ở chỗ giá mua vào của nguyên vật liệu nhập kho tính bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá phải trả cho nhà cung cấp). Sơ đồ1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 111,112.141… TK 152 TK 621.627 Giá mua và chi phí Giá trị NVL xuất kho thu mua nhập kho sử dụng trong DN TK 151 TK 154 Hàng mua đg Hàng đi đường đi đường nhập kho NVL xuất thuê ngoài gia công TK 133 TK 128 ,222 ThuếGTGT đầu vào Xuất NVL để góp vốn (nếu có ) liên doanh TK 412 TK 141 Nhận vốn góp kiên doanh nhận cấp ,phát ,tặng thưởng TK 411 TK 128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh TK 154 TK 111,112,331 Giảm giá hàng mua or trả NVL tự chế nhập kho lại NVL cho người bán TK 133 TK 338,711 Giá trị NVL thừa khi kiểm kê TK 138,642 Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê TK 412 TK 412 Đánh giá giảm NVL Đánh giá tăng NVL 1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi về tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu một cách không thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của nguyên vật liệu trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ được phản ánh trên một tài khoản riêng (Tài khoản “mua hàng”). Xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác đinh lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ - Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Phương pháp KKĐK thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK hàng tồn kho có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi. 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKĐK để hạch toán tổng hơp nguyên vật liệu, ngoài các tài khoản 152 và tài khoản 151(Kết cấu đã nêu ở mục 1.1-Trang23). Kế toán sử dụng tài khoản 611 mua hàng. TK 611"Mua hàng" (Tiểu khoản 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu): Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Kết cấu của tài khoản như sau: Bên Nợ: . Kết chuyển trị giá vốn thực tế củavật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ. . Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá giảm trong kỳ. Bên Có: . Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ. .Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá giảm trong kỳ. TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành tài khoản cấp 2: .TK 6111-Mua nguyên vật liệu .TK 6112-Mua hàng hoá. Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập – xuất vật tư kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 133, TK 111, TK 112, TK 331. Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX. Các bút toán tổng hợp nguyên vật liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo phương pháp KKĐK được thể hiện trên sơ đồ tổng quát (Sơ đồ 1.5-Trang 28) Sơ đồ 1.5: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 151,152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Trị giá NVL mua vào Giảm giá hàng mua hoặc trong kỳ trả lại NVL cho người bán TK 133 TK 133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có) TK 138,334,111 TK 411 Giá trị NVL thiếu hụt Nhận vốn góp liên doanh hoặc nhận cấp phát ,tặng TK 128,222,311 TK 621,627,641,642 NVL nhập từ các Trị giá NVL xuất dùng nguồn khác trong kỳ TK 3333 TK 632 Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất bán TK3381 TK412 NVL thừa khi kiểm kê Chênh lệch giảm do TK 412 đánh giá lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại 1.5. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. 1.5.1. Các khái niệm. Giá trị thuần có thể thực hiện được là: Giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá gốc (giá gốc nguyên vật liệu tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp phát sinh để có nguyên vật liệu tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại). Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho quán triệt nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Vào thời điểm cuối niên độ kế toán, khi hàng tồn kho của doanh nghiệp có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, kế toán phải tiến hành trích lập dự phòng giá trị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Đồng thời đảm bảo phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho. 1.5.2. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, đối với chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho quy định về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nguyên vật liệu tồn kho) được hạch toán vào tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán". Quá trình trích lập được thực hiện như sau: + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho phải được lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch được lập thêm, ghi : Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ( chi tiết cho nguyên vật liệu) Có TK 159: Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho phải được lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ thua khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập, ghi : Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có Tk 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết cho nguyên vật liệu tồn kho) Sơ đồ 1.6: Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho TK 159 TK 632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số trích lập cuối kỳ năm nay >số đã lập cuối kỳ năm trước) Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số trích lập cuối kỳ năm nay <số đã lập cuối kỳ năm trước) 1.6. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán về nguyên vật liệu theo các hình thức ghi sổ Hình thức sổ kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép hệ thống hoá và tổng hợp các số liệu từ chứng từ kế toán theo một trình tự nhất định và phương pháp nhất định. Về thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, tổng hợp số liêụ để lập báo cáo kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ kế toán, thể lệ kế toán của nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang thiết bị, phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán thích hợp. Nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời đầy đủ và chính xác nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp, ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 quy định các hình thức sổ kế toán áp dụng thống nhất bao gồm: 1.6.1. Hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ. Các loại sổ chủ yếu sử dụng trong hình thức này là: -Nhật ký chung -Sổ Cái TK 152 -Các Sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu. Trình tự ghi sổ: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất kho nguyên vật liệu..) để làm căn cứ ghi sổ. Đầu tiên ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái TK 152 và các tài khoản liên quan khác. Nếu các đơn vị sử dụng các sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Nhật ký chung thì các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu cho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu theo mức phân bổ và đối tượng sử dụng. Nếu doanh nghiệp có mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan như Sổ nhật ký mua hàng, Sổ nhật ký chi tiền ... Định kỳ tổng hợp số liệu ở sổ Nhật ký đặc biệt để ghi và sổ Cái. Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên sổ Cái và lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu phù hợp giữa sổ Cái với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng phát sinh bên Nợ và Có trên Bảng cân đối phát sinh sẽ bằng tổng phát sinh bên Nợ và Có của Sổ Nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Nhưng nhược điểm là ghi chép trùng lặp nhiều (Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền - Sổ cái tiền mặt, Sổ nhật ký mua hàng - Sổ cái tài khoản mua hàng). 1.6.2. Hình thức Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng hình thức này: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp để ghi chép theo một trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Nhật ký-Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ này là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Các sổ kế toán sử dụng cho hình thức này là: - Nhật ký - sổ Cái -Các sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu kết hợp với sổ kho nguyên vật liệu (nếu nguyên vật liệu lưu chuyển qua kho) Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký- Sổ Cái, sau đó vào sổ và thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký- Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Về nguyên tắc số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối kỳ của tài khoản trên sổ Nhật ký–Sổ Cái phải khớp đúng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết trên từng khoản tương ứng. Như vậy trong hình thức Nhật ký – Sổ Cái việc ghi sổ trong các hoạt động kinh tế tài chính đã có sự kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo hệ thống trên cơ sở (Nhật ký – Sổ Cái), nhưng vẫn còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi trên sổ kế toán chi tiết. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên sổ tổng hợp được tiến hành ngay trên sổ mà không cần lập bảng cân đối phát sinh. Hình thức Nhật ký- Sổ Cái có ưu điểm là: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra, nhưng có nhược điểm là khó phân công lao động kế toán tổng hợp vì chỉ có một sổ kế toán tổng hợp. Đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán tổng hợp và có nhiều hoạt động kinh tế tài chính thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp trở nên không thuận tiện vì mẫu sổ sẽ cồng kềnh. : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ chi tiết NVL Nhật ký-Sổ Cái TK 152 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp nhập –xuất tồn NVL Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái 1.6.3. Hình thức chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là:" Chứng từ- Ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: +Ghi theo trình tự thời gian ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. +Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo thứ tự ghi trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Và kèm theo chứng từ gốc. Những chứng từ đó phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Các loại sổ kế toán chủ yếu theo hình thức này bao gồm: -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Sổ Cái TK 152 -Các sổ chi tiết nguyên vật liệu. Trình tự ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng tiến hành khoá sổ để tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tính ra tổng phát sinh Nợ, Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng tiền trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Có và Nợ của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản trên Bảng tổng hợp chi tiết. Như vậy, trong hình thức chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính được tiến hành tách rời giữa việc ghi theo trình tự thời gian (Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) với ghi theo hệ thống (Sổ cái tài khoản), tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) với ghi sổ kế toán chi tiết. Trong một số trường hợp có sự kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên Sổ Cái tài khoản (Sổ nhiều cột). Việc ki._. chưa hợp lý, chậm đổi mới sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình áp dung vào thực tế ở từng doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. 3.2.Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Sau hơn hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, Công ty Dệt may Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được nhiều thành tựu, trở thành lá cờ đầu của ngành Dệt may Việt Nam. Nhìn chung, Công ty Dệt may Hà Nội có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hoạch toán nói chung cũng không ngừng hoàn thiện về mọi mặt để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của công ty. 3.2.1.Những ưu điểm trong công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất các loại vải công nghiệp chất lượng cao. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác quản lý vật liệu là một trong những vấn đề được đặt lên hàng đầu. Trong bối cảnh chung là có nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc thì sự đứng vững và phát triển của công ty Dệt may Hà Nội là một cố gắng thật đáng ghi nhận. Chính sự cải tiến, hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã góp phần quan trọng vào sự thành công đó. Để có được những thành công đó Công ty đã tổ chức tốt công tác tổ chức cũng như quản lý. Cụ thể như sau: Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, ở các nhà máy không tổ chức bộ máy kế toán chỉ bố trí nhân viên hạch toán thống kê hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi nhà máy, phục vụ yêu cầu quản lý, lập báo cáo vật tư … định kỳ chuyển các chứng từ và báo cáo đó về phòng kế toán tài chính công ty. Vận dụng hình thức này đảm bảo lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời đầy đủ chính xác. Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc nghành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của Công ty Dệt may Hà Nội đã đứng vững trên thị trường hàng chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong kinh tế thị trường, nhưng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm cho mình những bước đi mới. Hiện nay, công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ bảo quản. Công ty có đội ngũ cán bộ tiếp liệu am hiểu thị trường, một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học với đầy đủ phương tiện cân đong đo đếm, phòng cháy chữa cháy…đáp ứng yêu cầu dự trữ, kiểm kê và sử dụng của công ty. Việc xuất kho vật liệu được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vật liệu hợp lý và có hiệu qủa. + Đối với khâu thu mua vật liệu: công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được thị trường giá cả, đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với khâu kiểm tra vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu về tới công ty chưa được nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách phẩm chất. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại hoặc giảm giá vật liệu. Nếu chất lượng vật liệu đảm bảo thì ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm. Vì thế nên chất lượng của vật liệu tồn kho luôn được đảm bảo. Từ đó sẽ tránh đựoc vật liệu bị hư hỏng hoặc mất mát gây gián đoạn cho sản xuất kinh doanh. + Đối với khâu bảo quản vật tư: Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học bảo quản hợp lý tính năng, công dụng từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng cao tránh cho nguyên liệu như bông xơ vải bị ẩm hư mốc, thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị. + Đối với khâu sử dụng vật liệu : Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó vật liệu được sử dụng đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét duyệt, bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà vẫn tránh được tình trạng hao hụt mất mát lãng phí nguyên vật liệu. Đây là một cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. *Về việc phân loại nguyên vật liệu : Việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội là khá chi tiết. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu với sự đa dạng về chất lượng và quy cách, phẩm chất, chủng loại NVL…nên công ty đã chi tiết nguyên vật liệu tới cấp 5 theo công dụng, chức năng và yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Việc chi tiết như vậy giúp cho việc theo dõi vật liệu được dễ dàng, chặt chẽ, chính xác ngay cả về số lượng và giá trị. Về công tác kế toán: +Hệ thống chứng từ: Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập xuất kho nguyên vật liệu. Các thủ tục nhập xuất kho được tiến hành một cách hợp lý. Nguyên vật liệu nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, vật liệu xuất kho phải được xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ sở kế hoạch đề ra. +Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu. Phương pháp này nhìn chung là phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về mặt số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất. Bên cạnh đó kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song một cách nhất quán trong niên độ kế toán đã được đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho.Điều này có tác dụng lớn vì công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và trình độ quản lý của công ty. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Các sổ tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành và tương đối hợp lý thuận lợi cho công tác hạch toán của công ty. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện với việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. +Tính giá nguyên vật liệu: Giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ theo nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ làm phù hợp với lao động kế toán máy. Về việc áp dụng kế toán máy ở công ty: Phòng kế toán với hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu vì công việc của kế toán nguyên vật liệu thường được dồn vào cuối tháng, do lúc đó mới tính được giá nguyên vật liệu xuất kho do khối lượng công việc hàng ngày cũng không ít, các nghiệp vụ do mật đọ nhập xuất ngày càng dày đặc. So với trước khi sử dụng máy vi tính, hiệu quả của kế toán được nâng cao rõ rệt. Qua việc phân tích tình hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội ta thấy công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo thủ tục chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của công ty. Đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất, tồn kho tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sủ dụng. 3.2.2.Những tồn tại hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Bên cạnh ưu điểm trên thì công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Dệt May Hà Nội vẫn còn một số tồn tại cần được hoàn thiện và khắc phục như sau: Về đánh giá nguyên vậtliệu: Giá nguyên vật liệu nhập kho thể hiện trên phiếu nhập kho không bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà toàn bộ chi phí vận chuyển phát sinh được phân bổ hết cho nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Như vậy, nếu trong tháng số chi phí vận chuyển tăng cao thì vô tình đã đẩy chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng lên. Vì vậy việc xác định đúng chi phí nguyên vật liệu xuất dùng có ảnh hưởng rất lớn tới quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Từ đó dẫn đến tính giá thành sản phẩm không chính xác. +Công ty hiện đang sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liẹu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Dây là một doanh nghiệp sản xuất với nguồn nguyên vật liệu đầu vào sản xuẩt rất đa dạng phong phú và nhiều chủng loại. Khi sử dụng phương pháp này đã làm cho công việc của kế toán nguyên vật liệu trở nên cồng kềnh, tốn nhiều công sức và công việc dồn một lúc đến cuối tháng dễ làm trì trệ ảnh hưởng các công tác kế toán liên quan. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Để hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song-đây là phương pháp kế toán chi tiết, đơn giản nhất. Đơn giản đối với kế toán nguyên vật liệu, thủ kho và những người liên quan. Nhưng một doanh nghiệp lớn với nguồn nguyên vật liệu đa dạng như công ty Dệt may Hà Nội thì phương pháp này không đựoc phù hợp. Bởi vì số lượng nhập xuất tồn diễn ra nhiều dạng đa chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số liệu trên thẻ kho và các sổ chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lượng của nguyên vật liệu nên việc ghi chép và đối chiếu nhập xuất vật liệu mất nhiều công sức hơn . Về việc sử dụng tài khoản : +Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều khi nguyên vật liệu đã về công ty nhưng cuối tháng chưa được kiểm nghiệm nhập kho hoặc nguyên vật liệu đang đi đường không được phản ánh trên sổ kế toán do công ty không sử dụng TK 151 _hàng mua đang đi đường. Chỉ khi nguyên vật liệu thực nhập kho công ty mới ghi sổ. Như vậy không phản ánh được số nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của công ty. +Đối với trường hợp giữ hộ người bán. Hiện nay công ty đang hạch toán vào tài khoản 138(8) là chưa đúng theo quy định và chưa thể hiện rõ số nguyên vật liệu trong kho đang giữ hộ người bán. +Trường hợp nhập kho do phát hiện thừa khi kiểm kê. Công ty đang hạch toán bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp –TK 642 là không chính xác. Công ty nên hạch toán vào tài khoản ghi giảm giá vốn thì hợp lý hơn. Về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Nguồn nguyên vật liệu hiện nay công ty đang sử dụng chính và chủ yếu là bông ngoại nhập. Giá của các lọai nguyên vật liệu này luôn có sự biến động do phụ thuộc vào tình hình kinh tế thế giới. Chính vì thế nên việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho đối với công ty là cần thiết. Đây là một giải pháp trong việc phòng ngừa và giảm bớt thiệt hại có thể gây ra ảnh hưởng xấu tới hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Trên cơ sở nghiên cứu từ lý luận kết hợp với tìm hiểu thực tế ở Công ty Dệt May Hà Nội về công tác kế toán nguyên vật liệu. Em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tai công ty. Kiến nghị 1: Đánh giá nguyên vật liệu +Nguyên vật liệu nhập kho: Nếu như giá nhập kho nguyên vật liêụ không chính xác sẽ ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo phản ánh đúng gái thực tế nguyên vật liêu nhập kho trong tháng. Theo nguyên tắc, kế toán sẽ tính cả chi phí thu mua vân chuyển và giá trị nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí thu mua thực tế - CKTM,giảm giá ,bớt giá … Theo cách tính giá nguyên vật liệu đầu vào như trên, chi phí vận chuyển sẽ phân bổ tương ứng với số nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Từ đó làm cho việc tính toán và xác định giá thành sản phẩm được chính xác và sát thực tế hơn. Ví dụ: Theo hoá đơn số 005574 ngày 23 tháng 12, Công ty Dệt may Hà Nội đã thu mua bông rơi chải kỹ của Công ty TNHH Cửu Long. Trong đó: -Khối lượng thực tế bông mua vào là 13 507,2 kg; đơn giá 13 182đ/1kg.Thành tiền: 13 507,2 x 13 182 = 178 051 910đ. -Chi phí vận chuyển bốc dỡ công ty đã thanh toán bằng tiền tạm ứng: 812 900đ -Giá thực tế nhập kho của bông rơi chải kỹ là: 178 051 910 + 812 900 = 178 864 810đ +Nguyên vật liệu xuất kho: Theo phương pháp tính giá như đã trình bày để đơn giản thì Công ty hịên nay đang áp dụng, giá vật liệu chính xuất kho được coi là theo giá hạch toán. Như vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không. Giá thực tế và hạch toán chỉ khác nhau khi có thêm các chi phí khác phát sinh ngoài hoá đơn tài chính. Trong điều kiện hiện nay thì việc cung cấp thông tin kế toán về chi phí sản xuất trong đó chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng. Nó giúp cho ban lãnh đạo đưa ra các phương hướng trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh đúng đắn nhất. Do vậy để đảm bảo cho công tác kế toán kế toán nguyên vật liệu được chặt chẽ và kịp thời chính xác Công ty nên áp dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.theo đúng như quy định của Bộ Tài Chính.Theo như cách tính bây giò công ty đang áp dung sẽ không thể chính xác vì chi phí vận chuyển có ảnh hưởng không nhỏ trong việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu và tính giá thành cho sản phẩm Theo nguyên tắc muốn có giá hạch toán thì trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán cần xác định giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng. Cuối tháng kế toán tính chuyển giá hạch toán cảu nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho thành giá thực tế. Công việc tính giá hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành trên bảng kế 3. (Trong thực tế Bảng kê 3 Công ty đang áp dụng chưa theo mẫu quy định của bộ Tài Chính ban hành). Quá trình thực hiện trong thực tế diễn ra như sau: Hệ số giá = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ x Hệ số giá Công ty có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước để làm giá hạch toán. Ví dụ: Đơn giá 1 Kg bông được xác định: Hệ số giá = 3225055019 = 19400đ 166243,11 Quá trình tính giá được thực hiện lần lượt theo các bước: Tồn đầu kỳ: 3 225 055 019đ Nhập trong kỳ: 258 149,25Kg x 19400đ/1kg = 5 008 095 450đ Xuất trong kỳ: 181 713,26Kg x 19400đ/1kg = 3 525 237 244đ Cuối tháng căn cứ vào giá nguyên vật liệu tồn nhập trong kỳ theo giá hạch toán và giá thực tế tính ra hệ số giá( hay là hệ số chênh lệch): 3 225 055 019 + 5 227 116 821 Hệ số giá = = 1,027 3 225 055 019 + 5 008 095 450 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng: 1.207 x 3 525 237 244 = 3 620 418 650đ Ta có thể thấy rằng phương pháp tính theo giá thực tế đã cập nhật được số liệu kịp thời đặc biệt là với những doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên liên tục như ở Công ty Dệt May Hà Nội. Kiến nghị 2: Thực hiện quy trình ghi sổ và đối chiếu số liệu theo đúng quy đinh của Bộ Tài Chính đối với hình thức ghi sổ Nhật ký – chứng từ. Để góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho qua trình kiểm tra hoạt động tài chính cũng như cho cục Thuế. Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ. Đây là một hình thức ghi sổ phù hợp với những hoạt động kế toán của Công ty hiện nay. Theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 đã có những quyết định ban hành “ Chế độ kế toán doanh nghiệp “áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp Quyết định này thay thế cho QĐ1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp” và các thông tư hướng dẫn khác.Có thể nói đây là những thông tin mới nhất hay cũng là sự quan tâm của cấp lãnh đạo với sự biến động của nền kinh tế trong và ngoài nước. Muốn nắm bắt kịp thời Công ty nên có những áp dụng và thay đổi cho Công ty mình để nhằm đưa Công ty lên một vị thế mới. Cụ thể là nên áp dụng đúng quy trình ghi chép cũng như đối chiếu số liệu theo hình thức sổ NKCT theo một số nguyên tắc cơ bản sau:( Trích dẫn QĐ 15/2006/QĐ-BTC) “Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ : (1). Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan. Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất, kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc Bảng kờ và Nhật ký - Chứng từ cú liờn quan. Đối với cỏc Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào cỏc Bảng kờ, sổ chi tiết thỡ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2). Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cỏi. Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cỏi. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.” TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT Kí - CHỨNG TỪ Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ Bảng kờ NHẬT Kí CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cỏi BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra Đặc biệt đối với Công ty Dửt May Hà Nội đang thực hiện công việc ké toán trên máy vi tính nên sẽ chú ý với những thay đổi để kịp thời nắm bắt thông tin và có những thay đổi hợp lý. Sau đây là trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh (1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn. Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký- Sổ Cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan. (2) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy. Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay. Biểu số 05 TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn quản trị MÁY VI TÍNH Ghi chỳ: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Kiến nghị 3: Sử dụng tài khoản theo đúng quy định của Bộ Tài Chính: Việc sử dụng sai tài khoản hoặc định khoản kế toán làm sai đã dẫn đến các khoản mục chi phí trong đod có chi phí nguyên vật liệu bị phản ánh không đung sẽ tính sai chi phí sản xuất và xác định giá thành sản phẩm sai. + Theo QĐ Bộ Tài Chính khi phát hiện nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn doanh nghiệp phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Nếu doanh nghiệp giữ hộ người bán số thừa kế toán ghi Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa Ghi Có TK 002. Theo dõi trường hợp NVL thừa so với hoá đơn, nhân giữ hộ theo phiếu nhập kho số 4/5 ngày 25/11.kế toán ghi sổ theo bút toán : Nợ TK 1521 : 737 560 678 Có TK 1388: 737 560 678 Là sai quy định và cần sử đổi cho phù hợp chế độ hiện hành.Theo đó kế toán phải phản ánh nghiệp vụ này bằng định khoản Ghi Nợ TK 002: 737 560 678. Sau đó căn cứ vào cách xử lý cụ thể mà ghi sổ như đã nêu trên. +Đối với trưưòng hợp nguyên vật liệu thừa trong định mức phát hiện khi kiểm kê theo đúng quy định thì phải hạch toán vào TK 632-Giá vốn hàng bán. Trong thực tế kế toán Công ty hạch toán vào TK 642-Chi phí QLDN. Vì vậy đối với trường hợp nhập dôi theo phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12 kế toán ghi như sau: Nợ TK 1521: 7070 500 Có TK 632: 7 070 500 Kiến nghị 4: Sử dụng giá tạm tính cho NVL mua về chưa có hoá đơn. Việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và viết phiếu nhập kho sẽ giảm bớt công việc cho kế toán do không phải ghi chép nhiều lần phiếu nhập xuất và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy đối với trường hợp NVL mua về chưa có hoá đơn kế toán không ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Nguyên vật liệu chưa có hoá đơn ”(Đơn giá trong phiếu nhập kho lấy từ báo giá hoặc hợp đồng thả thuận giữa hai bên. néu trong tháng có hoá đơn thì ghi bình thường nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152: Có Tk 331: *Ví dụ: Ngày 28/12 Công ty nhập kho số Bông Tây Phi cấp 1 của Công ty TNHH Cửu Long nhưng chưa nhận được hoá đơn. Căn cứ Giấy báo do người bán chuyển đến viết phiếu nhập kho 61/12. Nội dung như sau: Số lượng: 35 600Kg Đơn giá: 19 498đ/Kg Cuối tháng hoá đơn chưa về nên kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 1521: 427 200 Có TK : 427 200 Kiến nghị 5: Mở thêm tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường. Hiện tại Công ty không sử dụng TK 151 để phản ánh hàng đang đi đường chưa về nhập kho. Như vậy sẽ không phản ánh đúng giá trị thực tế của nguyên vật iệu mà công ty đang sở hữu. Trên TK 152-Nguyên vật liệu, chỉ phản ánh số liệu nguyên vật liêu trong kho đã được thực nhập. Trong khi do quá trình hoạt động có những hàng mua đã thanh toán nhưng vẫn chưa về nhập kho …Trong những truờng hợp như thế công ty sẽ phải sử dụng đến TK 151. Tránh tình trạng khi nhận được hàng thì số liệu mới được ghi chép. Kiến nghị 6: Trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Theo qui luật của nền kinh tế thị trường, hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá nguyên vật liệu cao hơn tháng trước và ngược lại, đã ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt May Hà Nội, nhất là khi giá cả không ổn định tỷ gía hối đoái thất thường mà chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Việc lập dự phòng sẽ mang lại những lợi ích sau đây: +Về mặt kinh tế: Nhờ khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho mà giá thực tế nguyên vật liệu của doanh nghiệp được phản nhá chính xác hơn. +Về mặt tài chính: Giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai do có sự giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Xuất phát từ những lợi ích nói trên chúng ta có thể thấy được sự cần thiết của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Trích lập dự phòng ở thời điểm khoá sổ kế toán dể lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có những đặc diểm sau: -NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc (giá trị ghi sổ). -NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp. -Có các bằng chứng tin cậy chứng minh giá gốc của NVL tồn kho. Mức dự phòng giảm giá NVL cho năm kế hoạch = Luợng NVL tồn kho giảm giá tại 31/12 năm báo cáo x Giá hoạch toán trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại 31/12 Ví dụ:Vào ngày 31/12 sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL và chuẩn bị khoá sổ kế toán lập báo cáo tài chính năm. Kế toán kiểm tra phát hiện: Giá gốc của Bông Tay Phi Cấp 1: 21 243đ/Kg Trong đod giá trị thực tế có thể thực hiện được là: 20 500đ/Kg. Giả sử tồn kho cuối năm của Bông Tây Phi cấp 1: 6 679 Kg. Như vậy, khảon dự phòng cần lập là: 6 679 x (21 243-20 500)= 4 962 479. kế toán ghi sổ nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 632 : 4 962 497 Có TK 159: 4 962 497 Dể thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý số NVl cần lập dự phòng kế toán có thể lập bảng đánh giá NVL cần lập dự phòng theo mẫu: Bảng đánh giá nguyên vật liệu phải lập dự phòng Loại nguyên vật liệu Số lượng tại ngày kiểm kê Giá gốc nguyên vật liệu GTT có thể thực hiện được Chênh lệch Số phải trích lập dự phòng A 1 2 3 4=3-2 5=1x4 Bông Tây Phi cấp 1 6 679 21 243 20 500 743 4 962 497 Trên đây là một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Các biện pháp đề xuất được nêu ra nhằm mục đích khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Đảm bảo tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với thực tế Công ty. Từ đó góp phần làm cho công tác kế toán nguyên vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực và có hiệu quả. kết luận Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh lẫn nhau để tồn tại và phát triển. Kế toán là công cụ quan trọng trong việc quản lý nền kinh tế về mặt vi mô và vĩ mô. Mục tiêu cơ bản và quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần hướng tới đó là tối đa hoá lợi nhuận. Tối đa hoá lợi nhuận đồng nghĩa với việc tiết kiệm các chi phí đầu vào một cách hợp lý triệt để, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, nêu cao tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong quá trình tạo ra sản phẩm, với tư cách là chi phí nó chiếm tỉ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như tổng giá thành của sản phẩm. Vì vậy, muốn giảm chi phí tăng lợi nhuận, kế toán cần phải quản lý chặt chẽ và hợp lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, nhập, xuất dùng nguyên vật liệu cho đến khâu kiểm tra, kiểm soát tình hình bảo quản vật liệu. Công ty Dệt may Hà Nội đã nhanh chóng tổ chức chỉ đạo chặt chẽ từ việc bố trí nhân viên kế toán có đủ năng lực, trình độ đến việc áp dụng nghiêm túc đúng qui định các phương pháp hạch toán kế toán của Nhà nước ban hành. Sau thời gian thực tập, ngiên cứu tại Công ty Dệt May Hà Nội kết hợp những kiến thức đã học dược ở trường. Em đã từng bước tìm hiểu, xem xét phần hành thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty. Từ đó so sách giữa lý luận và thực tiễn để rút ra những bài học bổ ích phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn sau khi ra trường. Do thời gian và kinh nghiêm thực tế còn có hạn nên luận văn tốt nghiệp của em không thể đề cập được hết mọi vấn đề về công tác kế toán nguyên vật liệu. Vì vậy với mong muốn hoàn thiện hơn nữa bản luận văn này em rất mong được ssự góp ý bổ sung của các thầy cô giáo để bài luận văn của em có ý nghĩa trên cả phương diện lý luận lẫn thực tiễn. Qua đây em xin chân thành được gửi lời cảm ơn tới Th.S- Nguyễn Quốc Cẩn, giáo viên trực tiếp hướng dẫn em và các cô chú phòng Kế toán của Công ty Dệt May Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ,tháng 06 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Thuỳ Linh Danh mục tài liệu tham khảo “Danh mục hệ thống tài khoản kế toán” – Nhà xuất bản tài chính 2002. “Vận dụng chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toán doanh nghiệp” của PGS.TS. Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính 2004. “Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính” – tái bản lần 6 của PGS.TS. Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính 2003. “Hướng dẫn thực hành kế toán trên sổ kế toán” của Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh – Nhà xuất bản Thống kê 2000. “Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp sản xuất” của TS. Đặng Thị Loan – Nhà xuất bản Giáo dục 2001. “Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán” – xuất bản lần 1, nhà xuất bản Tài chính. Danh mục các từ viết tắt NVL : Nguyên vật liệu TK : Tài khoản GTGT : Giá trị gia tăng KKĐK : Kiểm kê định kỳ KKTX : Kê khai thường xuyên VAT : Thuế giá trị gia tăng QĐ : Qui định BTC : Bộ Tài chính TSCĐ : Tài sản cố định Mục lục Trang ._.