Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần thương mại tổng hợp Nông Cống

nghiệp ở Việt Nam nói riêng vốn đã từ lâu đã quen với sự bảo hộ, nâng đỡ của nhà nước nay phải tự lập để tồn tại đứng vững để phát triển. Sự đổi mới này đã tạo ra bước ngoặt lớn cho sự phát triển kinh tế ở Việt Nam. Ngày nay với sự phát triển như vũ bảo của khoa học kỷ thuật các loại hình quản lý kinh tế nhưng kế toán vẫn là một trong những công cụ hữu hiệu nhất trong quản lý kinh tế. Mỗi nhà kinh tế, mỗi nhà đầu tư, hay một cơ sở kinh doanh, cần phải dựa vào thông tin của kế toán để nắm bắt tình hình và kết quả kinh doanh. Kế toán là một công cụ sữ lý và cung cấp các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính cho bao đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoàI doanh nghiệp, vì thế kế toán cũng đã trải qua nhiều cải biến sâu sắc để phù hợp với nền kế toán trong giai đoạn hiện nay vã đã có những tác động tích cực đến các hoạt động kinh tế. Sau những năm thưch hiện chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế cũng như các ngành khác, sản xuất và kinh doanh vật liệu đang ngày càng thích nghi và phát triển. Vật liệu là một trong ba yếu tố chi phí cơ bản trong quá trình sản xuất, vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong số chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Bên cạnh đó các hoạt động sản xuất kinh doanh luôn phảI chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết và môI trường (như mưa nắng, ẩm ướt……….) dễ dẫn tới tình trạng tổn thất hư hỏng. Vì vậy công tác quản lý sữ dụng vật liệu gặp nhiều khó khăn, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, thúc đẩycung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất và dự trữ sữ dụng một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả bảo toàn và phát triển vốn, bảo đảm cho doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh. Qua thời gian thực tập ở công ty em nhận thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu thực tế tại Công ty cổ phần thương mại tổng hợp Nông Cống vì thế mà em chọn đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại tổng hợp Nông Cống. Đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có ba phần chính: PHầN I: cơ sở lý luận về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần ii: thực trạng kế toán vật liệu tại công ty cổ phần thương mại tổng hợp nông cống. Phần iii: phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại tổng hợp nông cống. Do sự hạn chế về mặt thời gian cũng như trình độ nhận thức nên đề tài không tránh được những hạn chế thiếu xót. Em rất mong đựoc sự góp ý của các thầy cô bộ môn cũng như các cán bộ trong phòng kế toán công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Phần i: cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. i. khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu, và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. 1. Khái niệm. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên liệu là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, nguyên liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho nên cần đảm bảo cung ứng kịp thời, chính xác, dữ trữ, bảo quản và tính toán đầy đủ gía trị vật liệu tiêu hao trong sản xuất. Việc sữ dụng vật liệu là yếu tố đảm bảo trực tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi và nhanh chóng, nhằm tiết kịp chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và là cơ sở làm tăng lợi nhuận trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thế vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 2. Đặc điểm: - Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như: cát đá sỏi…..trong ngành xây dựng, sắt thép …. Trong ngành công nghiệp, cơ khí…..vv Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động thì chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt chính trị: Khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất trong kỳ. Do vậy vật liệu thuộc tài sản lưu động,giá trị vật liệu thuộc nhóm lưu động dự trữ của doanh nghiệp thương chiếm tỉ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp. Cho nên việc quản lý thu mua, vật liệu, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sữ dụng vật liệu tác động đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như: Chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận……vv. Vì thế mà tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều quan trọng để quản lý vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 3. Vai trò, ý nghĩa, và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. - Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó thuộc nhóm hàng tồn kho, nó là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất kinh doanh. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và kế toán vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện quan trọng trong các doanh nghiệp như: Phải có đầy đủ kho để đảm bảo vật liệu, kho phải có đầy đủ các phương tiện bảo quản, cân đo đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện gi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải đúng yêu cầu để thuận tiện cho việc bảo quản, cho việc nhập xuất theo dõi kiểm tra cùng với việc xây dựng định mức dự trữ. Xây dựng mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật liệu phải có đầy đủ từng chi tiết, từng bộ phận sản phẩm sản phẩm và không ngừng cải tiến và hoàn thiện. Cần thúc đẩy quá trình chuyển hoá nguyên vật liệu để tránh tình trạng dữ trữ quá nhiều gây ứa đọng vốn. Phải xác định rõ giới hạn dữ trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường thiếu nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, xuất bán…..vv 4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, và số hiện có của các loại vật liệu trên các mặt như: số lượng, cơ cấu giá trị, và thời gian cung cấp. II. Phân loại và tính gía vật liệu 1. Phân loại vật liệu * Theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm có thể chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. -Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi. -Nhiên liệu: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu... -Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế khi sửa chữa tài sản cố định. -Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. -Phế liệu: Là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản suất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngưng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. -Các loại vật liệu khác là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp . Ngoài các loại vật liệu kể trên như bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển . *Theo nguồn nhập nguyên vật liệu : có thể chia thành các loại sau. Nguyên vật liệu mua vào Nguyên vật liệu được cấp Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh Nguyên vật liệu được viên trợ, biếu tặng Cách phân loại vật liệu như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một số doanh nghiệp có lúc được sữ dụng như một vật liệu chính có lúc lại được sữ dụng như một vật liệu phụ( VD xăng, dầu……..) Vì thế mà khi phân loại nguyên, vật liệu phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của loại vật liệu. 2. Tính giá nguyên, vật liệu a. Giá của nguyên vật liệu nhập kho. Theo chế độ kế toán hiện hành nguyên vật liệu phải được tính theo giá thực tế, giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo nguồn nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản suất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng + chi phí khâu mua chưa có thuế giá trị gia tăng. -Nguyên vật liệu mua vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua theo giá thanh toán + chi phí khâu mua theo giá thanh toán. -Nguyên vật liệu tự sản suất gia công . Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã sản xuất gia công. Nguyên vật liệu được cấp. Giá thực tế vật liệu = giá ghi trên hoá đơn của bên cấp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá ghi trên hoá đơn của bên cấp. - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh. Giá thực tế vật liệu = kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh. -Nguyên vật liệu được biếu tặng, viện trợ. Giá thực tế vật liệu = giá mua trên thị trường của nguyên vật liệu cùng loại b. Giá của nguyên vật liệu xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, và yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hoạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp giá đơn vị bình quân: theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo gía trị bình quân. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = số lượng vật liệu xuất dùng ´ giá đơn vị bình quân. Trong đó: Giá đơn cả kỳ dự trữvị bình quân giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ+ Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn cuối kỳ trước vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầukỳ(hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả VL kỳ này. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập Lượng thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên nhưng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. *Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này vật liệu nào nhập trước thì xuất trước hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trươc sẽ được dùng để làm giá để tính gía thực tế vật liệu xuất trước và do vậygiá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. *Phương pháp nhập sau xuất trước(LiFo): Phương pháp này giả định những vật liệu mua vào sau sẽ được xuất trước tiên, phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. *Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định đơn chiếc hay từng lô hoặc giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo gía thực tế của vật liệu đó. Phương pháp này còn gọi là phương pháp giá thực tế đích danh, thường sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính cá biệt. *Phương pháp giá hoạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hoạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hoạch toán sang giá thực tế theo công thức. Giá thực tế VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hoạch toán VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) ´ Hệ số giá VL Hệ số giá NVL Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Nhập kho trong kỳ Giá hạch toán tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán nhập kho rong kỳ Iii . hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng, của từng thứ( Từng danh điểm) theo vật liệu từng kho, từng người phụ trách vật chất Tổ chức chứng từ kế toán - Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định các chứng từ mà kế toán cần sữ dụng trong các doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp thường sữ dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT ) Thẻ kho ( Mẫu số 06 – VT ) Biên bản kiểm kê vật tư ( Mẫu số 08 – VT ) Ngoài ra, theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sữ dụng thêm “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” ( Mẫu số 03 – VT ). Nếu vật tư được sữ dụng nhiều lần theo định mức thì có thể sữ dụng” Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” ( Mẫu số 04 – VT )….. vv Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mổi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch tài vụ……. Là rất quan trọng. Từ đó quy định chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật tư đến thủ kho. Kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ như thế nào, tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu 2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn, đòi hỏi phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng và giá thị trường theo từng thứ vật tư( từng danh điểm) và theo từng kho. Trong thực tế công tác kế toán chi tiết nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình tự kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn một trong 3 phương pháp này: Có ba phương pháp: -Phương pháp thẻ song song. -Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. -Phương pháp sổ số dư. A. Phương pháp thẻ song song Những doanh nghiệp áp dụng phương pháp hach toán này thường có những đặc trưng như: Chủng loại vật tư ít, mật độ không lớn, có thể tổ chức thường xuyên, đồng thời hệ thống kho được bố trí tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra và đối chiếu. *Nguyên tắc của phương pháp này: ở kho: thủ kho theo rõi tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu về mặt hiện vật trên thẻ kho. * Trình tự ghi sổ và chứng từ. ở kho: thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và thực hiện nhiệm vụ nhập, xuất, tồn. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ để ghi vào thẻ kho về mặt hiện vật. Cuối ngày hoặc định kỳ chuyển các chứng từ cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: khi nhận được chứng từ ghi đơn giá, chứng từ và tính thành tiền. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Kế toán lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho và cuối kỳ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Mẫu số: 01 Công ty cổ phần TMTH Nông Cống Mẫu số: 06-VT Ban hành theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT của BTC thẻ kho Ngày lập thẻ: 15/7/2004 Tờ số: Kỳ II Tên quy cách vật tư ( Sản phẩm, hàng hoá) Quặng nguyên liệu Đơn vị tính: Kg Mã hiệu : CRRO3 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng hàng hóa Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Bán lẽ Tồn Nhập Xuất Cộng: ở phòng kế toán: kế toán theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cả về mặt hiện vầt và giá trị tên sổ chi tiết vật liệu. Mẫu số:2 sổ kế toán chi tiết vật liệu( Sản phẩm hàng hoá) Năm 200…………….. Tài khoản:…………………….. Tên kho:……………………… Tên quy cách vật liệu(sản phẩm hàng hóa)……………………………………… Chứng từ Diễn giải TK DƯ Dơn giá Nhập Xuất Tồn Gi chú SH NT Lượng Tiền Luợng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7=5*6 8 9=5*8 10 11=5*10 Dư kỳ trước …………….. Tổng: Mẫu số :3 Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn kho vật liệu Tháng………Năm Danh điểm Tên VL Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 1 2 3 4 5 6 Loại: vật liệu chính Loại: vật liệu phị Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Ghi chú: ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng * Ưu điểm : đơn giản, dễ làm, dễ phát hiện nguyên nhân sai sót. * Nhược điểm :ghi trùng lắp, không phù hợp với đơn vị có nhiều chủng loại vật tư. B.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. *Nguyên tắc của phương pháp này: - ở kho :giống phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: theo dõi tình hình biến động nhập , xuất, tồn của nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển cả về mặt hiện vật và giá trị. *Trình tự ghi chép. ở kho: ghi chép giống phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: khi nhận được chứng từ nhập, xuất kế toán tiến hành ghi đơn gía và tính thành tiền. Kế toán phân loại chứng từ các phiếu nhập kho , bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất kho, bảng kê phiếu xuất. Cuối tháng kế toán tổng hợp các bảng kê phiếu nhập, xuất để ghi vào bảng đối chiếu luân chuyển về mặt hiện vật và giá trị mỗi loại vật liệu ghi một lần . Mẫu số: Sổ đối chiếu luân chuyển Năm ………….. Số danh điểm Tên vật tư Dơn vị tính Giá hạch toán Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển trong tháng 1 Số dư đầu tháng 2 Luân chuyển tháng 2 Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê phiếu nhập Phiếu nhập bảng tính giá vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Bảng kê phiếu xuất Gi chú: ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng *Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi chép, đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra. *Nhược điểm :công việc dồn vào cuối tháng dẫn đến chậm chễ trong việc lập sổ sách. C Phương pháp sổ số dư. * Nguyên tắc ghi sổ : ở kho: thủ kho theo dõi việc nhập , xuất , tồn trên thẻ kho, cuối tháng căn cứ vàp số tồn trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư dạng hiện vật . ở phòng kế toán: kế toán VL theo dõi sự biến động về vật liệu về mặt giá trị trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. * Trình tự ghi chép: ở kho: căn cứ vào phiếu nhập , xuất, thủ kho ghi chép vào thẻ kho rồi chuyển các chứng từ sang phòng kế toán. Cuối tháng cộng thẻ kho. Ghi số lượng vào sổ số dư rồi chuyển sổ số dư cho phòng kế toán. Mẫu số: phiếu giao nhận chứng từ nhập( Xuất) Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu của chứng từ Số tiền 1 2 3 4 Nhóm 1……… Nhóm 2……… ………………. ………………. ……………… ……………… …………….. ……………… Mẫu số: Bảng luỹ kế, nhập, xuất, tồn Tháng………….Năm Kho:……………… Nhóm VL Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày … Cộng Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày … Cộng Loại: Nhóm Cộng: ở phòng kế toán: khi nhận được các chứng từ tiến hành ghi đơn giá và tính thành tiền. Kế toán tập hợp các chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất một bản theo định kỳ hoặc 5, 10,15 ngày. Định kỳ kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn, cuối tháng cộng bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Tính tồn cuối kỳ của loại vật liệu, đồng thời căn cứ vào số dư về mặt hiện vật để tính thành tiền trong sổ số dư, đối chiếu sổ số dư và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp số dư Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhận chứng từ xuất Gi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng *Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép, tránh trùng lắp. *Nhược điểm: Các sai sót khó phát hiện, kiểm tra, đòi hỏi các kế toán phải thành thạo Iv. hạch toát tổng hợp tình hình luân chuyển nguyên vật liệu 1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên thích hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền, điều kiện bảo quản thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất. Theo phương pháp này kế toán ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất NVL hàng ngày theo tong lần phát sinh trên tài khoản TK :152 *ưu điểm: ghi chép phản ánh kịp thời tình hình biến động số hiện có của NVL, tăng cường công tác quản lý NVL, đảm bảo an toàn cho quá trình bảo quản. Số liệu, tài liệu do kế toán trưởng đảm bảo chính xác. *Nhược điểm: kế toán ghi chép nhiều, có thể làm giảm năng suất lao động của kế toán và đòi hỏi điều kiện bảo quản NVL phải thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152( nguyên liệu, vật liệu) Tài khoản này dùng phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá thực tế. Bên nợ: trị giá nguyên vật liệu tăng do nhập kho. Bên có: trị giá nguyên vật liệu giảm do xuất kho. Dư nợ: trị giá nguyên vật liệu hiện có ở kho bảo quản. TK152 chi tiết có các tài khoản cấp II TK1521: nguyên vật liệu chính. TK1522: nguyên vật liệu phụ. TK1523: nhiên liệu . TK1524: phụ tùng thay thế. TK1525: thiết bị xây dựng cơ bản. TK1526: vật liệu khác Các doanh nghiệp khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để phản ánh riêng từng loại NVL và có thể mở chi tiết theo địa điểm baỏ quản NVL . TK151: (hàng mua đang đi đường) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình biến động giá thực tế hàng mua đang đi đường đã có hoá đơn. Bên nợ: giá thực tế hàng mua đang đi đường đã có hoá đơn. Bên có: giá thực tế hàng mua đi đường đã về nhập kho. Số dư bên nợ: giá thực tế hàng mua đang đi đường. Các tài khoản liên quan: 111, 112, 141, 133, 331… *Khi nhập kho nguyên vật liệu: kế toán ghi vào bên nợ TK 152 , tuỳ theo người nhận mà ghi có các TK liên quan . Đ Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài: có ba trường hợp. Trường hợp 1: hàng và hoá đơn cùng về. + Mua nguyên vật liệu sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ TK 152: giá mua NVL chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,141,331… Số tiền theo giá thanh toán. + Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 152 : số tiền theo giá thanh toán. Có TK 111,112,141,331… Chú ý: Trường hợp doanh nghiệp mua NVL đồng thời sử dụng cho hai hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc hai đối tượng chịu thuế khác nhau ( chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp , hoặc không chịu thuế GTGT ) doanh nghiệp được phép hoạch toán NVL theo giá mua chưa có thuế và toàn bộ thuế GTGT đầu vào được ghi vào tài khoản 133 . Cuối kỳ tính phân bổ cho sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để khấu trừ thuế và phân bổ cho sản phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT ghi vào giá vốn hàng hoá ( TK 632) . ặ Hàng thiếu so với hoá đơn: kế toán chỉ gi tăng vật liệu theo giá trị hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập kho: Nợ TK : 152 số thực nhập kho không có thuế VAT đầu vào Nợ TK : 138(1381) Trị giá hàng thiếu(khong có VAT) Có TK: 331 Giá trị thanh toán + Khi sử lý: - Nếu người bán giao tiếp số thiếu: Nợ TK : 152( Người bán giao tiếp số thiếu) Có TK : 138(1381) xữ lý số thiếu Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK : 331 : ghi giảm số phải thanh toán Có TK :133(1331) VAT của số hàng thiếu Có TK: 138(1381) xữ lý số hàng thiếu ặTrường hợp mua nguyên vật liệu nhập kho phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân. Kế toán ghi sổ nhập kho theo số được nhận và căn cứ vào biên bản nhận kế toán ghi trị giá NVL thiếu tổn thất vàoTK1381. Nợ TK 152: giá mua NVL thực nhập. Nợ TK 1381 : giá mua NVL thiếu. Nợ TK133: thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn. Có TK 331: tổng số tiền theo giá thanh toán. Khi xác định được nguyên nhân NVL thiếu tổn thất, tuỳ theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan. . Nếu do bên bán xuất nhầm, bên bán chở đến bù. Nợ TK 152: trị giá NVL nhập kho. Có TK 1381. . Nếu do bên bán xuất nhầm nhưng không có NVL để bù, doanh nghiệp được giảm trừ số tiền phải trả. Nợ TK331 : tổng số tiền theo giá thanh toán. Có TK 1381 : giá mua chưa có thuế GTGT. Có TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. . Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường. Nợ TK1388:giá thanh toán NVL lúc mua vào. Có TK1381: giá mua NVL chưa có thuế GTGT. Có TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. . Nếu thiếu tổn thất trong định mức hội đồng quản trị ghi vào chi phí mua NVL. Nợ TK152: Trị giá NVL thiếu trong định mức. Có TK1381 . Nếu thiếu hụt tổn thất do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm, kế toán ghi vào chi phí bất thường. Nợ TK811 Có TK1381 ặHàng thừa so với hoá đơn. ã Mua NVL nhập kho phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho cả nguyên VL thừa. Nợ TK152: giá mua NL thực nhập. Nợ TK133:VAT được khấu trừ Có TK331: số tiền phảI trả người bán theo hoáđơn. Có TK3381: giá mua của NVL thừa. ã Khi xác định được nguyên nhân. . Nếu do bên bán xuất nhầm doanh nghiệp xin mua cả NL thừa, bên bán đồng ý. Nợ TK3381 Nợ TK133 Có TK331. . Do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán. Nợ TK3381: Có TK152: trị giá NVL trả lại bên bán. . Do dôi thừa tự nhiên bên mua được hưởng, kế toán ghi vào thu nhập khác Nợ TK3381 Có TK711: trị giá NVL dôI thừa tự nhiên. Chú ý : Trường hợp nhập kho mua vào phát sinh thiếu tồn thất hoặc thừa xác định được ngay nguyên nhân. Tuỳ theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi vào TK liên quan không cần ghi qua TK1381 và TK3381. Nếu nhập kho NL có phát sinh thừa do bên bán xuất nhầm hoặc nguyên liệu sai hợp đồng, doanh nghiệp bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK002 Nợ TK002: “ trị giá nguyên vật liệu bảo quản hộ” Khi xuất kho trả lại bên bán ghi Có TK002 . -Trường hợp 2: Hàng về trước hoá đơn về sau. Làm thủ tục nhập kho, lưu thứ nhập vào tập hồ sơ không có hoá đơn, trong tháng hoá đơn về làm như trường hợp 1. Cuối tháng hoá đơn chưa về ghi giá tạm tính. Sang tháng sau hoá đơn về tiến hành điều chỉnh giá tạm tính. ặ Trường hợp giá tạm tính lớn hơn giá thực tế. Nợ TK331 Có TK152. ặ Trường hợp giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế. Nợ TK152. Có TK331. + ặThuế GTGT áp dụng phương pháp khấu trừ. Nợ TK 133. CóTK 331,111,112. Trường hợp 3: hàng về sau hoá đơn về trước. + Khi hoá đơn về ghim hoá đơn vào tập hồ sơ, trong tháng nếu hàng về ghi giống trường hợp1 . Cuối tháng nếu hàng chưa về kế toán căn cứ vào hoá đơn ghi. Nợ TK 151: hàng đang đi đường. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331,111,112…Tổng số tiền theo giá thanh toán. ặ Sang tháng khi hàng về kế toán ghi. Nợ TK 152: NVL nhập kho. Có TK 151. ặ Các trường hợp nhập khác. Đ Nhập kho nguyên liệu tự sản xuất gia công. Nợ TK 152: giá thành thực tế của nguyên liệu. CóTK 154. Đ Nhập kho NVL được cấp, được biếu tặng , viện trợ và nhận vốn góp liên doanh. Nợ TK 152 : trị giá NVL thực nhập. Có TK 411 . Đ Nhập kho NVL không dùng hết ở bộ phận sản xuất. Nợ TK 152. Có TK 621. ặ Xuất kho NVL. Đ Xuất kho NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nợ TK 621, 627, 641, 642. Có TK 152: Trị giá NVL xuất dùng. Đ Xuất kho NVL đem góp vốn liên doanh nếu: ặ Trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên liệu. Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn . Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn. Có TK 152: trị giá thực tế của NVL. Có TK 412: phần chênh lệch. ặ Trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị giá thực tế của nguyên liệu. Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn . Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ TK 412: phần chênh lệch. Có TK 152: trị giá thực tế của NVL. Đ Xuất vật liệu thuê ngoài chế biến. Nợ TK 154. Có TK 152. - Đ Xuất bán. Nợ TK 632. Có TK 152. ặ Kiểm kê thấy tổn thất NVL chưa rõ nguyên nhân . Nợ TK 1381: trị giá NVL thiếu tổn thất chưa rõ nguyên nhân . Có TK 152. ặ Khi xác định được nguyên nhân. Đ Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức hội đồng quy định ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642. Có TK 1381. Đ Nếu thiếu hụt do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm Nợ TK 821. Có TK 1381. Đ Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường. Nợ TK 1388: giá thanh toán của NVL lúc mua vào. Có TK 1381: giá mua nguyên liệu chưa có thuế GTGT. Có TK 133: VAT khấu trừ. Sơ đồ: hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên( Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) TK: 152 TK: 331,111,112,141 TK: 621 Xuất chế tạo sản phảm TK: 133 TK: 627,641,642 TK: 151 VAT Xuất cho chí phí SX chung Bán hàng, QL,XDCB TK: 128,222 Hàng đi đường kỳ trước Xuất góp vốn liên doanh TK: 441 Nhận cấp phát tặng thưởng Góp vốn liên doanh TK: 154 Xuất thuê ngoài, gia công TK: 642,3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK: 1381,642 TK: 128,222 TK: 128,222 Phát hiện thừa khi kiểm Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm TK: 421 Đánh giá tăng TK: 421 TK: 621 TK: 152 Sơ đồ: ( Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) Tăng do mua ngoài TK: 331,111,141 TK: 151,411,222 Tăng do nguyên nhân khác Xuất chế._.