Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

LỜI MỞ ĐẦU Trong m«i tr­êng c¹nh tranh ®Çy biÕn ®éng cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, cïng víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÕ giíi. ViÖt Nam lµ mét n­íc cã nÒn kinh tÕ ®ang ph¸t triÓn, ®ang tõng b­íc b­íc vµo thêi kú ®æi míi kinh tÕ, chuyÓn c¬ chÕ cò sang c¬ chÕ míi, c¬ chÕ kinh tÕ thÞ tr­êng. §Ó s¸nh vai víi c¸c c­êng quèc trªn thÕ giíi th× n­íc ta ph¶i ph¸t triÓn vÒ nhiÒu mÆt, nhiÒu lÜnh vùc, mét trong c¸c lÜnh vùc quan träng ®ã lµ lÜnh vùc c«ng nghÖ. Nh­ chóng ta ®· ®­îc biÕt ViÖt Nam ®· tham gia vµo nhiÒu tæ chøc trªn thÕ giíi, vµo n¨m 1997 ViÖt Nam ®· trë thµnh thµnh viªn cña ASEAN, sau ®ã lµ thµnh viªn cña nhiÒu tæ chøc hîp t¸c kinh tÕ lín trªn thÕ giíi. N¨m 2006 võa qua ViÖt Nam ®· chÝnh thøc trë thµnh thµnh viªn cña WTO. ViÖc më réng thÞ tr­êng còng nh­ viÖc më réng hîp t¸c kinh tÕ víi thÕ giíi vµ khu vùc, kinh tÕ ViÖt Nam cã nhiÒu biÕn chuyÓn, thÞ tr­êng ViÖt Nam ngµy cµng trë nªn s«i ®éng. Doanh nghiÖp ViÖt Nam ®ang ®øng tr­íc nhiÒu c¬ héi vµ th¸ch thøc. C¬ héi ë ®©y lµ ViÖt Nam chÝnh thøc ®­îc th©m nhËp, më réng thÞ tr­êng, hîp t¸c, liªn doanh, chuyÓn giao c«ng nghÖ….vµ ®ã còng chÝnh lµ th¸ch thøc mµ c¸c doanh nghiÖp gÆp ph¶i. §Æc biÖt lµ nh÷ng th¸ch thøc vÒ kü thuËt, chuyªn m«n. ChÝnh v× vËy, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam cÇn n¾m b¾t ®­îc c¬ héi, v­ît qua thö th¸ch, c¸c doanh nghiÖp n­íc ta sÏ cã ®iÒu kiÖn ph¸t triÓn m¹nh mÏ. Mét trong nh÷ng vÊn ®Ò cÇn quan t©m hiÖn nay cña c¸c doanh nghiÖp n­íc ta ®ã lµ vÊn ®Ò s¶n phÈm. S¶n phÈm cña doanh nghiÖp ViÖt Nam tuy chÊt l­îng cao, song mÉu m· cßn chËm thay ®æi, chi phÝ cao kh«ng phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh tÕ hiÖn nay. Nh÷ng h¹n chÕ nµy lµm cho s¶n phÈm ViÖt Nam khã cã thÓ c¹nh tranh víi nh÷ng s¶n phÈm cña c¸c n­íc cã tiÕng t¨m trªn thÕ giíi, ch¼ng h¹n nh­ NhËt, Ph¸p, Mü, Trung Quèc….HiÖn nay, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam ®ang tõng b­íc th¸o gì, t×m nhiÒu biÖn ph¸p h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm mµ trong ®ã vÊn ®Ò hÕt søc quan träng lµ viÖc qu¶n lý vµ chi phÝ nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu lu«n lµ mét trong nh÷ng bé phËn quan träng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nã lµ thµnh phÇn chñ yÕu t¹o nªn thùc thÓ s¶n phÈm. Nguyªn vËt liÖu th­êng chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. V× vËy, viÖc qu¶n lý vµ sö dông cã hiÖu qu¶ nguyªn vËt liÖu sÏ gãp phÇn rÊt lín trong viÖc gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt, n©ng cao tÝnh c¹nh tranh cña s¶n phÈm. Mét trong nh÷ng c«ng cô s¾c bÐn kh«ng thÓ thiÕu trong bÊt kú mét doanh nghiÖp vµ ®Æc biÖt lµ trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®ã lµ Qu¶n lý và kế toán là công cụ gióp cho việc quản lý được tốt hơn. Qu¶n lý vµ sö dông Nguyªn vËt liÖu lµ kh©u quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ra s¶n phÈm, NÕu viÖc qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu hîp lý th× sÏ n©ng cao ®­îc chÊt l­îng s¶n phÈm vµ gi¶m ®­îc chi phÝ cho s¶n phÈm. ViÖc qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu lµ c«ng t¸c ®Çu tiªn quan träng quyÕt ®Þnh ®Õn sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Qua thêi gian kiÕn tËp t¹i C«ng ty cổ phần kü thuËt ELCOM cïng víi sù gióp ®ì cña c¸c c«, chó cña c«ng ty, cïng víi sù h­íng dÉn cña c« gi¸o NguyÔn ThÞ Mỹ , Em ®· ®i vµo nghiªn cøu ®Ò tµi: “Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn kü thuËt ELCOM ”. §Ò tµi gåm 3 ch­¬ng nh­ sau: Ch­¬ng I: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong c¸c nghiÖp s¶n xuÊt Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn kü thuËt ELCOM. Ch­¬ng III: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn kü thuËt ELCOM. CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1.1. Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1 Vị trí, vai trò của kế toán nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào đều phải dựa trên ba yếu tố: Tư liệu lao động, đối tượng lao động, và sức lao động. Con người dùng sức lao động của mình sử dụng các tư liệu lao động ( như máy móc, công cụ dụng cụ…..) tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm. Chính vì vậy, đối tượng lao động là một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuât. Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động, là cơ sở để tạo nên thực thể sản phẩm, nó đựợc biểu hiện dưới dạng vật chất như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí, vải trong doanh nghiệp may. Đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về mặt hiện vật, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất /ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Như vậy, xét trên hai phương diện giá trị và hiện vât, vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của quá trình sản xuất, dưới hình thái giá trị nó biểu hiện là thành phần quan trọng của vốn lưu động. Chính đặc điểm đó mà vật liệu được xếp vào loại tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động và quản lý vật liệu chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Từ những đặc điểm trên cho ta thấy vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lý vật liệu, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm để giúp các doanh nghiệp thực hiện sự cạnh tranh trên thị trường. 1.1.2. Yêu cầu quản lý và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động cho nên quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu vật chất, tinh thần ngày càng tăng thì bắt buộc sản xuất ngày càng mở rộng, vì thế mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh có lãi, nhất thiết giảm chi phí vật liệu là phải sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch. Vì vậy, công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người, là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Xuất phát từ đó mà mỗi doanh nghiệp cần phải đặt ra một số yêu cầu quản lý như sau: - Quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu sử dụng. Do vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất nên các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp. +Trong khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. +Trong khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức độ dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn, cho việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều để rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh. + Trong khâu sử dụng: Phải lập được định mức tiêu hao tương đối chính xác để sử dụng vật liệu hợp lý, có hiệu quả. Sử dụng tiết kiệm, hợp lý và tận dụng hết vật liệu xuất dùng có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy, khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. - Phải thường xuyên phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu để từ đó lựa chọn nguồn thu mua đảm bảo về chất lượng, số lượng với giá cả và chi phí thu mua là thấp nhất. - Việc tổ chức kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với tổng loại vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý. 1.1.3.Sự cần thiết của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Đối với doanh nghiệp sản xuất, giảm chi phí vật liệu xuất ra ở các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh mà không làm giảm chất lượng sản phẩm không những làm cho quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp có hiệu quả hơnmà còn tác động trực tiếp đến từng thành viên của doanh nghiệp, tạo động lực thúc đẩy cho mọi ngừoi làm việc tốt hơn.Như vậy, vật liệu đóng vai trò to lớn đối với sự tồn tại, phát triển vầ cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Đối với tổng thể nền kinh tế quốc dân, vật liệu là tiền đề cho việc duy trì sản xuất xã hội. Bởi vì, vật liệu vừa là sản phẩm của lao động,vừa là đầu vào của một quá trình sản xuất khác. Do vậy, vật liệu là một yếu tố tạo nên mối quan hệ giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân, từ đó tạo nên quan hệ cân đối sản xuất giữa các nghành,các đơn vị trong nền kinh tế Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng của vật liệu đối với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp đều phải quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng chúng. Để thực hiện yêu cầu đó, với tư cách là ngứoi nắm bắt, xử lý và cung cấp thông tin về tài chính thì công tác kế toán vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ thúc đẩy việc cung cấp kịp thời các loại vật liệu cần thiết cho sản xuất, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất.qua đó, góp phần giảm bớt chi phí, giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. 1.1.4. Nhiệm vụ và tác dụng của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.4.1. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ vị trí, vai trò và yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp như sau: + Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập kho vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp, tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, dúng chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Áp dụng đúng đắn các phương pháp về hạch toán vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng kê. Thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, và sử dụng vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. + Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu theo chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, vận chuyển vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt đông sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh. 1.1.4.2. Tác dụng của kế toán vật liệu. Tổ chức công tác vật liệu nghiêm chỉnh, kịp thời, và chính xác là cơ sở để cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành ở mỗi doanh nghiệp. Nếu kế toán vật liệu trực tiếp không tốt sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới việc tính giá thành sản phẩm, dẫn đến việc nhà quản lý không nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác. Hạch toán vật liệu cung cấp những thông tin giúp cho mỗi doanh nghiệp có kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu, tránh tình trạng bị gián đoạn. Nhờ công tác hạch toán vật liệu, doanh nghiệp mới biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả của một đồng vốn. 1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu. 1.2.1. Phân loại vật liệu. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liêu, chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý, hóa rất khác nhau và biến động liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vây, để phục vụ công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trước hết, căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất,số liệu được chia thành các loại sau: * Nguyên vật liệu chính: Là những thứ nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản , bông trong nhà máy sợi, vải trong các doanh nghiệp may, gỗ, tre và nứa trong các doanh nghiệp sản xuất giấy....Đối với bán thành phẩm mua ngoài, với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm, ví dụ: sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt. * Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuât, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức như: dầu nhờn, hồ keo, thuốc chống gỉ, xà phòng, giẻ lau... * Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu, củi, khí ga, nhựa thông... * Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.... * Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. * Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt..... * Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. Căn cứ vào quyền sở hữu có thể chia vật liệu thanh: + Vật liệu tự có: Là toàn bộ vật liệu thuộc quyền sở hữu của đơn vị + Vật liệu của bên ngoài: Là vật liệu nhận gia công, chế biến hay giữ hộ 1.2.2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu xác thực, thống nhất. Việc đánh giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là hết sức cần thiết, việc làm đó có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Thông qua việc đánh giá nguyên vật liệu, kế toán mới ghi chép một cách đầy đủ, có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá vật tư mua vào, giá trị vật tư tiêu hao cho sản xuất kinh doanh, từ đó xác định được chính xác giá trị sản phẩm sản xuất trong kỳ, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho người quản lý, góp phần quản lý có hiệu quả các hoạt động thu mua vật tư và quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Đánh giá chính xác vật liệu góp phần tính toán số tài sản hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo của doanh nghiệp được trung thực hợp lý. Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho thì hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì hàng tồn kho phải được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được cụ thể: - Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. + Chi phí thu mua hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí bốc xếp, bảo quản trong quá trình thu mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. + Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phat sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm. + Chi phí liên quan trực tiếp khác được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí thu mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. 1.2.2.1. Yêu cầu đánh giá vật liệu. Muốn xác định được chính xác, hợp lý giá cả vật liệu, việc đánh giá vật liệu phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá nguyên vật liệu của doanh nghiệp phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu. Đồng thời phải loại trừ ra khỏi giá của vật liệu những chi phí bất hợp lý, bất hợp lệ, những chi phí kém hiệu quả. - Yêu cầu thông nhất: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá vật liệu của các doanh nghiệp phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, đánh giá xác định các chỉ tiêu kinh tế, tài chính giữa các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi. 1.2.2.2. Phương pháp đánh giá vật liệu. Theo nguyên tắc chung thì vật liệu cần được đánh giá theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh mà yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của vật liệu. Bởi vậy, ngoài phương pháp giá thực tế, vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. a, Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Vật liệu bao gồm nhiều loại và được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do đó tính giá vốn thực tế của vật liệu cũng khác nhau. Cụ thể: Giá thực tế của vật liệu mua ngoài: Gồm giá mua trên hóa đơn(Bao gồm các khoản thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, thuế nhập khẩu, và thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế ( bao gồm cà chi phí và chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phi thue kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên...) trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng( nếu có). - Trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị của vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa thuế GTGT . Thuế GTGT đầu vào khi mua vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí gia công.....được khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ(1331) Trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị của vật liệu mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ(nếu có)kể cả thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt. * Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho được tính theo giá thành sản xuất thực tế. * Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá trị thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan( tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức). * Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thỏa thuận do các bên xác định cộng với các chi phí liên quan( nếu có). * Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. * Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. b, Giá thực tế vật liệu xuất kho. Vật liệu mua vào nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, khi xuất kho, kế toán phải tính toán và xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán, nếu thay đổi phải giải thích rõ ràng. Mặt khác, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho như sau: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế xuất kho được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dung = Số lượng vật liệu xuất dung x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Cách 1: Giá đơn vị Bình quân cả kỳ = Dự trữ Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách 2: Giá đơn vị bình quân = cuối kỳ trước Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trước Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ trước Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau = mỗi lần nhập Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp nhập trước, xuất trước(FIFO) Theo phương pháp này người ta giả định số vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất trước. Xuất hết số vật liệu nhập trước mới đến số vật liệu nhập sau. Giá thực tế vật liệu nhập trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp nhập sau, xuất trước(LIFO) Theo phương pháp này, những vật liệu nhập kho sau là những vật liệu xuất ra trước và vật liệu tồn kho cuối cùng sẽ gồm những vật liệu được nhập vào đầu tiên. Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối cùng sau đó mới đến lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. * Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng của vật liệu đó( Trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường được sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu hoặc vật liệu sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. Phương pháp giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên, giá biến động nhiều, việc xác định giá thực tế của vật liệu ngày càng rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần nhập nhưng quá tốn kém, không mang lại hiệu quả cho công tác kế toán. Bởi vây, có thể sử dụng giá hạch toán thực tế để hạch toán tình hình xuất nhập vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán vật liệu là loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của vật liệu. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và sổ báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành như sau: Trước hết, xác định hệ số giá (H) giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu: H = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán nhập trong kỳ Sau đó, tính giá thực tế xuất kho, căn cứ vào hệ số giá(H) và giá hạch toán xuất kho. Giá thực tế Giá hạch toán . của vật liệu = của vật liệu * Hệ số giá xuất trong kỳ xuất trong kỳ 1.3. Kế toán chi tiết vật liệu. 1.3.1. Chứng từ kế toán vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh bao giờ cũng liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu. Vì vậy, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số hiện còn của từng thứ vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả vật liệu, phục vụ đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp,kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC , CĐ kế toán ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm. Phiếu nhập kho( Mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03/VT-3LL) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa( Mẫu 08- VT) Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho( Mẫu 02- BH) Hóa đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03- BH) Hóa đơn giá trị gia tăng ( Mẫu 01- GTKT-3LL) Đây là những chứng từ mang tính chất bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Ngoài ra, đây còn có một số chứng từ kế toán hướng dẫn mà các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm là: Phiếu vật tư theo hạn mức( Mẫu 04- VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư( Mẫu 05- VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( Mẫu 07- VT) Đối với các chứng từ thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lâp. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.3.2. Kế toán chi tiết vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, loại vật liệu theo từng kho của doanh nghiệp. Kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và phòng kế toán. 1.3.2.1. Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà có thể sử dụng các sổ (thẻ) kế toán như sau: Sổ (Thẻ kho) Sổ (thẻ) Kế toán chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Sổ( thẻ kho) mẫu số 06- VT được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu....Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Các sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng lũy kế tổng hợp nhập -xuất, tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo sử dụng các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, đảm bảo sự phù hợp của số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả vật liệu. Chính mối liên hệ này đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết khác nhau. Kế toán doanh nghiệp phải lựa chọn, vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán chi tiết vật liệu có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau: a, Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, việc hạch toán được tiến hành ở kho và phòng kế toán, ở kho chỉ ghi chép về mặt lượng còn ở phòng kế toán ghi chép cả lượng giá trị của từng vật liệu. Trình tự ghi chép như sau: * Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về số lượng. Mỗi chứng từ Nhập, xuất vật tư được ghi chép một dòng vào thẻ. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. * Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ quỹ gửi. Kế toán mở sổ( thẻ) kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lượng và giá trị. Trên cơ sở ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ. Sau đó ghi vào sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho. Căn cứ vào dòng cộng trên sổ chi tiết vật liệu, kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết, bảng này được mở chi tiết cho từng kho. Việc ghi chép và kiểm tra đối chiếu số liệu theo phương pháp thẻ song song có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán. Phương pháp này có nhược điểm là ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. :Phương pháp này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít chủng loại vậ._.t liệu. Khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế, rất thích hợp sử dụng vi tính. Có thể khái quát phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1. Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp GHI CHÚ Quan hệ hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng b, Phương pháp đối chiếu luân chuyển. Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho theo dõi về mặt lượng còn ở phòng kế toán ghi chép cả về lượng và giá trị theo từng kho, từng thứ, từng loại vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Trình tự ghi chép cụ thể như sau: + Tại kho: Thực hiện như phương pháp thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình hình biến động nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư theo từng kho, dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển là bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho định kỳ gửi lên. Số này được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi chép và kiểm tra số liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán do chi phí một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách. Nhược điểm của phương pháp này là vẫn còn sự trùng lặp trong việc ghi sổ. Công việc dồn vào cuối tháng do đó ảnh hưởng đến tính kịp thời của số liệu kế toán. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không thường xuyên và không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày. Có thể khái quát phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2. Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng c, Phương pháp hạch toán . Đối với phương pháp này là ở kho theo dõi về số lượng từng thứ vật liệu, còn ở phòng kế toán chỉ theo dõi về giá trị từng nhóm vật liệu. Trình tự ghi chép như sau: * Tại kho: Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để tổng kết và tính thành tiền. * Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liêu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư( số liệu trên sổ số dư do kế toán vật liệu tính bằng cách lấy số lượng tồn kho* giá hạch toán). Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán vì kế toán chỉ phản ánh chỉ tiêu giá trị, thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép và bảo quản vật liệu của thủ kho nữa, công việc giàn đều trong tháng vì vậy đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán phức tạp hơn. Muốn biết được số lượng từng loại vật tư tồn kho ở bất kể thời điểm nào kế toán phải xuống kho để kiểm tra trực tiếp trên thẻ kho. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho. Yêu cầu về trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. Có thể khái quát chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3. Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ xuất. Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Điểm chung của ba phương pháp này là ở chỗ kho, thủ kho đều sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình hàng ngày nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Phương pháp thẻ song song và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển việc ghi chép ở kho là giống nhau. Riêng ở phương pháp sổ số dư, cuối tháng thủ kho phải sử dụng thẻ kho để ghi số tồn kho vào sổ số dư, cuối tháng thủ kho phải sử dụng thẻ kho để ghi số tồn kho vào sổ số dư, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán ở phòng kế toán. Sự khác nhau căn bản giữa ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu được phân biệt ở hoạt động ở phòng kế toán. Nếu ở phương pháp thẻ song song, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều, thì đến phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển đã khắc phục được một phần nhược điểm của phương pháp thẻ song ở chỗ kế toán chỉ ghi một lần cuối tháng tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu vào sổ số dư có ưu điểm hơn hẳn hai phương pháp trên, nó đã khắc phục được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán do thủ kho ghi theo chỉ tiêu số lượng còn kế toán ghi theo chỉ tiêu giá trị 1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên các tài khoản kế toán ghi theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hóa thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tùy thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Có hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên tình hình nhập, xuất, tồn kho các vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ xuất, nhập vật liệu. Như vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ô tô.... Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho tương ứng mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê cuối kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào tài khoản chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Trị giá vật liệu xuất dùng = Trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá vật liệu nhập trong kỳ - Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ Như vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau (nhu cầu phục vụ quản lý sản xuất, phục vụ bán hàng) Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô,...(nếu có). Phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều, thường xuyên xuất dùng xuất bán. 1.4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng các tài khoản sau: *Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” - Giá thực tế vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị vật liệu ( Đánh giá tăng, phát hiện thừa khi kiểm kê -Giá thực tế vật liệu xuất kho - Các nghiệp vụ làm giảm giá vật liệu ( Đánh giá giảm, phát hiện thiếu khi kiểm kê...) - Chiết khấu thương mại khi mua hàng, giảm giá hàng mua, và hàng mua trả lại. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,....tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. * Tk 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp (kể cả số đang gửi kho người bán) TK 151 có kết cấu như sau: TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” - Giá trị hàng đang đi đường tăng - Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) * Tài khoản 331 “ Phải trả người bán”: TK này dùng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản 331 có kết cấu như sau: TK 331 “ Phải trả người bán” - Số tiền đã thanh toán cho người bán, người nhận thầu (kể cả tiền đặt trước) - Các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại khi mua hàng giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ.. Số tiền phải trả người bán, người nhận thầu. Số tiền ứng thừa được người bán trả lại. Các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả người bán (điều chỉnh tăng giá tạm tính, chênh lệch tăng tỷ giá) Dư nợ: Số tiền đã ứng, trả trước hoặc trả thừa người bán Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán, nhà cung cấp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp, TK 331 còn được mở chi tiết theo từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số các tài khoản liên quan khác như: + Tk 111 “Tiền mặt” + Tk 112 “Tiền gửi ngân hàng”+ Tk 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” + Tk 627 “Chi phí sản xuất chung”+ Tk 641 “ Chi phí bán hàng” + Tk 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” + Tk 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” + Tk 141 “ Tạm ứng” + Tk 128 “ Đầu tư ngắn hạn khác” + Tk 222 “ Góp vốn liên doanh dài hạn” + Tk 441 “ Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản” 1.4.1.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu. Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu đựoc biểu diễn bằng sơ đồ hạch toán sau Sơ đồ 1.4: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyênTk 331,111,112,333 TK 152 Tk 331, 1 Với nghiệp vụ tăng vật liệu do mua ngoài có thể xảy ra các trường hợp hàng đã về mà đến cuối về. Cụ thể như sau: * Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn: nếu trong tháng, vật liệu mua đã nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu nhập kho theo giá tạm tính. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau, khi nhận được hóa đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hóa đơn) theo số chênh lệch giữa giá hóa đơn và giá tạm tính bằng một trong 3 cách sau: Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: - Nếu hóa đơn lớn hơn giá tạm tính, ghi bút toán thường: Nợ TK 133(1331) : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Nợ TK 152 Có TK 331 - Nếu hóa đơn nhỏ hơn giá tạm tính, ghi bút toán đỏ: Nợ TK 133(1331) : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Nợ TK 152 Có TK 331 Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. * Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu ngay trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 151 : Theo giá không thuế Có TK 111, 112, 331, 141.... Sang tháng sau, khi hàng về thì kế toán ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu) Nợ TK 621, 627, 641, 642 : Nếu xuất thẳng về cho đơn vị sử dụng Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước đã về 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau: + Tk 151 “ Hàng mua đang đi đường” + TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Phương pháp này thì các Tk 152,151 không được sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào Tk 611 “ Mua hàng” Kết cấu TK 151, 152 Bên nợ : Kết chuyển giá trị thực tế của vật liệu tồn kho (hoặc đang đi đường) cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn kho ( hoặc đang đi đường) đầu kỳ. * TK 611 “ Mua hàng”: TK này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, dụng cụ,....theo giá thực tế ( giá mua và chi phí mua) Kết cấu của TK 611 như sau: Bên nợ: Phản ánh giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên có: Phản ánh giá thực tế của vật liệu xuất dùng, mất mát, thiếu hụt trong kỳ và tồn kh cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư, hàng hóa. Tk 6111: “ Mua nguyên, vật liệu” Tk 6112: “ Mua hàng hóa” 1.4.2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ - Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ S 1.4.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu. Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý các số liệu trên các sổ kế toán. Sổ kế toán là khâu trung tâm toàn bộ công tác kế toán sổ của kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn hình thức sổ phù hợp. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán sau: 1.4.3.1. Hình thức nhật ký- sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký – sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên NƠ – CÓ trên cùng một vài trang sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập-xuất vật liệu. Từ các chứng từ gốc và bảng tổng hợp ghi vào Nhật ký- sổ cái, mỗi chứng từ ghi một dòng. Các chứng từ có liên quan đến tài khoản tiền được theo dõi trên sổ quỹ, các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ theo dõi chi tiết được dùng để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Cuối tháng, từ sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để đối chiếu với số liệu trên Nhật ký- Sổ cái. Nếu số liệu chính xác sẽ được dùng để lập các báo cáo tài chính. 1.4.3.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vào một quyển gọi Nhật ký chung (tổng nhật ký).Sau đó, căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ, cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc thẳng vào sổ cái. 1.4.3.3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra để lập chứng từ sổ. Từ các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự vào sổ cái các tài khoản liên quan. 1.4.3.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ. Theo chế độ hiện hành, trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ: gồm nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ (thẻ) kế toán chi tiết. - Sổ chi tiết Tk 331 “ Phải trả cho người bán”. Sổ này có hai phần chính: + Phần 1: “Ghi có TK 331- Ghi nợ tài khoản có liên quan” + Phần 2: “ Theo dõi thanh toán- Ghi nợ Tk 331- Ghi có TK liên quan” - Nhật ký chứng từ số 5: Sổ này được dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị bán vật tư, hàng hóa....hoặc cung cấp lao vụ dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhật ký chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối tháng, trên cơ sở số liệu cộng sổ cuối tháng của sổ chi tiết số 2. Mỗi người bán được ghi trên một dòng. - Nhật ký chứng từ số 6: Ghi có TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Sổ này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến bên có TK 151. Nguyên tắc cơ bản ghi Nhật ký chung từ số 6 là ghi theo hóa đơn chứng từ và phải theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Đối với kế toán tổng hợp xuất vật liệu, hạch toán các nghiệp vụ xuất được phản ánh trên bảng phân bổ số 2. Sổ này dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu được phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê số 4, 5. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng trên được ghi vào nhật ký chứng từ số 7. - Hiện nay tại công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ như sau: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các bảng chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng kết chi tiết. Sơ đồ 1.6. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợpchứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 1.4.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán thực hiện theo một chương trình phần mêm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong năm hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng lọai PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp ( Sổ nhật ký chung) - Sổ chi tiết ( Sổ chi tiết tk 331,141) -Báo cáo tài chính -Báo cáo kết quả kinhdoanh Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng + Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái và hoặc Nhật ký- Sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. + Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Vịêc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM. 2.1. Khái quát chung về công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. C«ng ty kü thuËt ELCOM ®­îc thµnh lËp vµo n¨m 1995, lµ doanh nghiÖp ®­îc xem nh­ lµ doanh nghiÖp tiªn phong trong lÜnh vùc ®iÖn tö, viÔn th«ng vµ c«ng nghÖ th«ng tin t¹i ViÖt Nam. C«ng ty kü thuËt ELCOM ®· mang tíi cho kh¸ch hµng c¸c s¶n phÈm ®éc ®¸o, gi¶i ph¸p toµn diÖn vµ dÞch vô hoµn h¶o. C«ng ty kü thuËt ELCOM nghiªn cøu c¸c c«ng nghÖ, s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm phÇn mÒm vµ tÝch hîp víi c¸c dßng s¶n phÈm Mobile Value Added Service, CTI –computer and Telephone Integration. Bªn c¹nh ®ã ELCOM ph¸t triÓn m¹nh c«ng nghÖ vµ s¶n phÈm §iÖn tö ®iÒu khiÓn, gi¸m s¸t vµ ®o l­êng. ELCOM lu«n mang ®Õn cho kh¸ch hµng víi ph­¬ng ch©m: X©y dùng uy tÝn b»ng chÊt l­îng vµ sù hµi lßng. Víi hÖ thèng chøng chØ chÊt l­îng ISO 9001-2000 vµ sù ®a d¹ng vµ sù chuyªn nghiÖp vÒ s¶n phÈm vµ dÞch vô ELCOM ®· cã thÞ phÇn trong ngµnh B­u chÝnh viÔn th«ng, An ninh quèc phßng, §iÖn tö c«ng nghiÖp, vµ thu hut ®­îc nhiÒu ®èi t¸c quèc tÕ trong lÜnh vùc ICT. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM lµ mét doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc c«ng nghÖ, c«ng ty ®· ®Ò cao tÇm quan träng cña c«ng nghÖ, tuy ®Ò cao vÊn ®Ò c«ng nghÖ nh­ng kh«ng cã nghÜa lµ c«ng ty coi nhÑ vÊn ®Ò con ng­êi bëi nÕu kh«ng cã con ng­êi th× c«ng nghÖ ®¬n gi¶n chØ lµ c«ng nghÖ. Do vËy, ELCOM lu«n coi con ng­êi lµ nh©n tè tèi quan träng, lµ ch×a kho¸ dÉn tíi thµnh c«ng. ELCOM tù hµo cã mét ®éi ngò nh©n viªn ®­îc trang bÞ kiÕn thøc chuyªn s©u, g¾n víi thùc tÕ vµ quan träng h¬n c¶ ®ã lµ nh÷ng ng­êi thÝch hîp nhÊt víi vÞ trÝ mµ hä c«ng t¸c. §Ó ®¹t ®­îc ®iÒu nµy, ngoµi quy tr×nh tuyÓn dông kh¾t khe, ELCOM th­êng xuyªn cung cÊp cho nh©n viªn cña m×nh c¸c kho¸ ®µo t¹o vÒ nghiÖp vô, c«ng nghÖ vµ n¨ng lùc chuyªn m«n. Víi tÝnh ®éc ®¸o cña s¶n phÈm, gi÷ ®­îc ch÷ TÝn trªn thÞ tr­êng, c«ng ty ®· hîp t¸c víi nhµ s¶n xuÊt danh tiÕng trªn thÕ giíi trong lÜnh vùc phÇn cøng, phÇn mÒm vµ tÝch hîp hÖ thèng. 2.1.2.1. Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Trong bÊt cø mét doanh nghiÖp nµo th× bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ®Òu gi÷ vai trß quan träng. §Æc biÖt trong c¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc tæ chøc mét c¸ch khoa häc th× sÏ gãp phÇn thóc ®Èy ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ph¸t triÓn ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao vµ ng­îc l¹i. C«ng ty kü thuËt ELCOM x©y dùng cho m×nh mét bé m¸y qu¶n lý kh¸ chÆt chÏ, quy cñ. §iÒu ®ã gãp phÇn rÊt lín cho sù ph¸t triÓn ngµy cµng m¹nh mÏ cña c«ng ty, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. S¬ ®å bé m¸y qu¶n lý c«ng ty: Gi¸m §èc Trung t©m Söa ch÷a vµ dÞch vô kh¸ch hµng Phßng KÕ ho¹ch kinh doanh Phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh Phßng Tµi chÝnh KÕ To¸n Phßng Qu¶n lý Dù ¸n Phßng Kü thuËt (ViÔn Th«ng) - Gi¸m ®èc: Qu¶n trÞ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty, gi¶i quyÕt c¸c mèi quan hÖ trong vµ ngoµi c«ng ty. Thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt c«ng ty vµ lîi Ých ng­êi lao ®éng. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: +LËp c¸c dù ¸n liªn quan ®Õn tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh +Tham m­u cho gi¸m ®èc vµ ®¶ng uû c«ng ty vÒ c«ng t¸c c¸n bé còng nh­ nh÷ng gi¶i ph¸p liªn quan ®Õn con ng­êi . +LËp kÕ ho¹ch lao ®éng, tiÒn l­¬ng hµng n¨m theo chÕ ®é chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc. +Qu¶n lý theo dâi hå s¬ nh©n sù +Qu¶n lý c«ng viÖc vÒ hµnh chÝnh, qu¶n trÞ, v¨n th­, t¹p vô, vµ c¸c c«ng t¸c liªn quan ®Õn hµnh chÝnh cña c«ng ty. - Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: +X©y dùng c¸c quy chÕ h¹ch to¸n kÕ to¸n thèng kª theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc vµ cña c«ng ty. +Ph©n tÝch, lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n, kÕ to¸n thèng kª chung cña toµn c«ng ty theo ®Þnh kú. +Tæ chøc h¹ch to¸n tËp trung t¹i c«ng ty. +Tæ chøc h­íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc kiÓm kª tµi s¶n vËt t­ ®Þnh kú vµ ®ét xuÊt quy ®Þnh cña nhµ n­íc. +Gióp gi¸m ®èc qu¶n lý tµi chÝnh cña c¸c xÝ nghiÖp liªn doanh. - Phßng kÕ ho¹ch kinh doanh. +Lµm thñ tôc hîp ®ång víi nhµ n­íc trong viÖc qu¶n lý ®Êt ®ai thuéc qu¶n lý cña c«ng ty. +Theo dâi t×nh h×nh x©y dùng néi bé vµ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh + Tæ chøc theo dâi viÖc nép thuÕ vµ hoµn thuÕ xuÊt nhËp khÈu. +LËp c¸c chøng tõ thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu theo th«ng lÖ quèc tÕ gi÷a c¸c ng©n hµng ®èi ngo¹i.+Gióp cho viÖc kinh doanh cña c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao, gióp c«ng ty ®Þnh h­íng c¸c chiÕn l­îc l©u dµi. - Phßng Kü thuËt (phßng ViÔn th«ng) +Gióp gi¸m ®èc c«ng ty thùc hiÖn nhiÖm vô kü thuËt c¸c ®Þnh møc kinh tÕ kü thuËt, lµm thñ tôc gi¸m ®Þnh chÊt l­îng ®¨ng ký tiªu chuÈn c¸c lo¹i Nguyªn vËt liÖu. +Thùc hiÖn lËp luËn chøng chØ kü thuËt, ph­¬ng ¸n ®Çu t­, ®æi míi c«ng nghÖ s¶n xuÊt. - Phßng qu¶n lý dù ¸n: +Gióp gi¸m ®èc vµ tæ chøc triÓn khai c¸c dù ¸n ®Çu t­ më réng s¶n xuÊt kinh doanh. +Khai th¸c c¸c nguån dù ¸n ®Ó c«ng ty tham gia ®Êu thÇu vµ triÓn khai thùc hiÖn dù ¸n. - Trung t©m söa ch÷a vµ dÞch vô kh¸ch hµng: + §Ó t¹o ®­îc uy tÝn cho kh¸ch hµng th× c«ng ty cÇn ph¶i cã chiÕn l­îc duy tr× sù ch÷ tÝn b»ng c¸ch duy tr× sù cam kÕt víi kh¸ch hµng. + ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ h×nh ¶nh, uy tÝn cña c«ng ty, t¹o mèi quan hÖ víi kh¸ch hµng, víi ®èi t¸c, ho¹t ®éng cña c¸c chi nh¸nh t¹i mçi ®Þa ph­¬ng cã tèt th× c«ng ty cã ®iÒu kiÖn ph¸t triÓn vµ ngµy cµng më réng thÞ tr­êng kinh doanh. 2.1.1.2. Đặc điểm bộ máy kế toán. Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cïng sù ra ®êi vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty, ®­îc tæ chøc theo m« h×nh kÕ to¸n tËp trung ®Ó phï hîp víi yªu cÇu kÕ to¸n c«ng ty còng nh­ tr×nh ®é nh©n viªn kÕ to¸n. Víi ®éi ngò kÕ to¸n trÎ n¨ng ®éng, phßng kÕ to¸n tµi vô cña c«ng ty gåm 6 ng­êi, ®øng ®Çu lµ kÕ to¸n tr­ëng ®ång thêi còng lµ tr­ëng phßng vµ 5 nh©n viªn ®¶m nhiÖm c¸c phÇn viÖc sau: -KÕ to¸n NVL c«ng cô dông cô. -KÕ to¸n Hµng ho¸ kiªm thñ quü. -KÕ to¸n thanh to¸n. -KÕ to¸n tæng hîp vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. -KÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng. -Hç trî kÕ to¸n ng©n hµng. Gi÷a c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau so s¸nh ®èi chiÕu ®Ó ®¶m b¶o c¸c th«ng tin ®­îc ghi chÐp kÞp thêi chÝnh x¸c, mçi phÇn hµnh kÕ to¸n ®Òu chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña kÕ to¸n tr­ëng vµ cã mèi quan hÖ t­¬ng hç víi c¸c phÇn hµnh kh¸c. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty kü thuËt ELCOM. KÕ to¸ntr­ëng KÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng KÕ to¸n tæng hîp vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm KÕ to¸n thanh to¸n KÕ to¸n Nguyªn vËt liÖu Hç trî kÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n hµng ho¸ kiªm thñ quü - KÕ to¸n tr­ëng: Do gi¸m ®èc bæ nhiÖm, cã nhiÖm vô phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n trong phßng nh»m ®¶m b¶o sù thèng nhÊt vÒ mÆt sè liÖu vµ quy ®Þnh kÕ to¸n, ngoµi ra kÕ to¸n tr­ëng cßn cã nhiÖm vô ®«n ®èc, kiÓm tra c«ng t¸c kÕ to¸n cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n. - KÕ to¸n hµng ho¸ kiªm thñ quü: KiÓm kª c¸c lo¹i hµng ho¸ mµ c«ng ty sö dông. Thu tiÒn b¸n hµng, ph¸t tiÒn l­¬ng tiÒn th­ëng, tiÒn BHXH, t¹m øng cho ng­êi cung cÊp khi cã ®Çy ®ñ chøng tõ thu chi, cuèi th¸ng kho¸ sæ, rót sè d­ ®èi chiÕu víi sæ s¸ch kÕ to¸n thu chi. - KÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng: Trªn c¬ së b¶ng chÊm c«ng tõ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc göi lªn, kÕ to¸n tÝnh chÝnh x¸c ®Çy ®ñ kÞp thêi tiÒn l­¬ng vµ kho¶n trÝch theo l­¬ng BHXH cho c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn theo chÕ ®é nhµ n­íc ®Ó lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n víi cÊp trªn. - KÕ to¸n thanh to¸n: Më sæ chi tiÕt, ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n cña c«ng ty ._.