Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Bắc

rình sản xuất được coi là một phần quan trọng, chủ yếu trong công việc hàng ngày của xã hội loài người. Việt Nam, một nước XHCN cũng làmột thực thể trong toàn xã hội ấy. Ngày nay, khi nền kinh tế đang chuyển mình từ một nền kinh tế tập quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước theo định hướng XHCN, đòi hỏi phải có sự đổi mới trong toàn bộ hệ thống quản lý và ứng dụng phương pháp hạch toán kinh tế trong công tác kế toán doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp không thể hoạt động như trước mà phải tự mình vươn lên, tự mình trang trải mọi chi phí với mục tiêu lợi nhuận hàng đầu. Chúng ta biết rằng trong nền kinh tế thị trường việc cạnh tranh diễn ra hết sức gay gắt đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự quản lý mang tính chất chiến lược, lâu dài đó là cung cấp sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu thị trường với giá cả hợp lý, chất lượng bền đẹp. Chính vì vậy mọi doanh nghiệp phải cố gắng làm sao để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ của mình. Để thực hiện mục tiêu này thì việc quản lý hạch toán tốt từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra của doanh nghiệp đó là việc rất quan trọng. Trong giá thành sản phẩm thì nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn, đồng thời nguyên vật liệu còn là cư sử vật chất tạo nên sản phẩm. Trong doanh nghiệp nguyên vật liệu là tài sản lưu động, tài sản dự trữ sản xuất đồng thời trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu chuyển một lần toàn bộ giá trị vào cls sản xuất trong kỳ. Điều này đặc biệt thể hiện rõ ràng trong các doanh nghiệp công nghiệp. Vì là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là vấn đề hết sức quan trọng. Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là một trong các điều kiện hạ thấp giá thành sản phẩm. Việc quản lý chi tiết nguyên vật liệu một cách đúng đắn, khoa học là yêu cầu bức thiết của mỗi doanh nghiệp, nguyên vật liệu phải được quản lý hạch toán chặt chẽ từ khâu thu mau đến khâu bảo quản sử dụng, hạch toán về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu. Cũng như các doanh nghiệp khác ngày nay Công ty cổ phần Hà Bắc cũng cần có hệ thống quản lý chi phí, giá thành sản phẩm tốt trong đó có khâu quản lý hạch toán vật liệu trước mọi nhu cầu đòi hỏi mới. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất quần áo Công ty có nguồn vật liệu đầu vào phục vụ cho sản xuất của mình. Việc hạch toán tốt khâu thu mua, quản lý chất lượng, số lượng vật liệu là nhân tố quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và sử dụng tài sản nguồn vốn một cách có hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại Công ty được sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ kế toán Công ty tôi nhận thấy vai trò của nguyên vật liệu trong quy trình sản xuất sản phẩm tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Bắc” là chuyên đề tốt nghiệp của mình. Nội dung chuyên đề bao gồm: Phần I: Một số vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Bắc Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Bắc. Phần I Một số vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Những vấn đề chung trong công tác hạch toán nguyên vật liệu 1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu 1.1. Khái niệm. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là những đối tượng, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, là tài sản dự trử của sản xuất mà được thể hiện dưới dạng vật hoá chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu Trong quá trình tham gia sản xuất nguyên vật liệu có đặc điểm. - Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu bị tiêu hao toàn bộ vào chu kỳ sản xuất và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm. - Về mặt giá trị nguyên vật liệu chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ để hình thành nên giá trị sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó về mặt quản lý và hạch toán cần thực hiện việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua cho tới khâu bảo quản, sử dụng rồi đến hạch toán số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu. Tất cả công việc đó nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu bởi việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là vấn đề hết sức quan trọng. Tiết kiệm về tiêu hao chi phí nguyên vật liệu là một trong các điều kiện cơ bản để hạ thấp chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu tiết kiệm, mặt khác so nhu cầu đổi mới trong công tác quản lý, hạ thấp chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm do đó doanh nghiệp cần làm tốt khâu quản lý hạch toán nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu Để đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu kế toán cần tổ chức phân loại nguyên vật liệu cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý của Nhà nước và của doanh nghiệp. Do nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau trong quy trình sản xuất, đồng thời do yêu cầu sản xuất kinh doanh mà nguyên vật liệu thường xuyên biến đổi và có sự tăng giảm liên tục hàng ngày. Vì thế để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cần thiết phải tiến hành tốt việc phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào vai trò, tác dụng của vật liệu trong sản xuất mà nguyên vật liệu được phân chia thành từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế và chức năng của nguyên vật liệu. 2.1. Nguyên vật liệu chính. Là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu là sản phẩm (ví dụ: Bông trong nhà máy dệt, chè trong nhà máy chè…) Ngoài ra nếu doanh nghiệp có bán thành phẩm mua ngoài thì đó cũng được coi là nguyên vật liệu chính. 2.2. Nguyên vật liệu phụ. Là những nguyên vật liệu mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, nó được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng… Bên ngoài của sản phẩm góp phần tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc dùng để đảm bảo phục vụ cho hoạt động của các tư liệu lao động được bình thường để phục vụ cho nhu cầu công nghệ kx, nhu cầu về hành chính quản trị… 2.3. Nhiên liệu Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong sản xuất kinh doanh như than củi, xăng dầu, khí đốt…. 2.4. Phụ tùng. Là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế sửa chữa cho các thiết bị máy móc, phương tiện vận tải. 2.5. Nguyên vật liệu khác Là những loại vật liệu không thuộc những loại trên như phế liệu thu hồi trong thanh ký TSCĐ. Nhìn chung, trong công tác phân loại vật liệu do yêu cầu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu cần được phân loại chi tiết tỷ mỉ hơn như trong NVL chính, NVL phụ… thì còn bao gồm các nhóm, các loại riêng biệt. 3. Đánh giá NVL 3.1. Khái niệm Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL theo nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Trong hạchtoán NVL thì NVL phải được tính theo giá thực tế (giá gốc), trong đó nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì trong giá vật liệu bao gồm cả thuế GTGT, còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế NVL không bao gồm thuế GTGT. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối lượng nhiều, vậy để bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ của việc hạch toán ghi sổ kế toán thì các đối tượng nhập xuất. Phải có đầy đủ các loại chứng từ kế toán. các loại chứng từ này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc kiểm tra giám sát tình hình biến động tăng giảm của NVL. Ví dụ: Khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có người tiến hành kiểm tra (số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách…) sau đó lập phiếu nhập kho (FNK). Đây là loại chứng từ làm cơ sở chu thủ kho gho vào thẻ kho cho số vật tư sau đó FNK được chuyển lên phòng kế toán, tại đây kế toán sẽ căn cứ vào FNK và chứng từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ cho sổ vật liệu đó. Nói chung, các loại chứng từ hạch toán NVL có thể bao gồm các loại chứng từ sau: * Hoá đơn (liên 2) + phiếu nhập kho (FNK) + phiếu chi (với các khoản chi cho NVL mua ngoài có thể là giấy báo nợ ngân hàng) * Biên bản cấp, góp, vốn bằng NVL + FNK (cho NVL được cấp, góp) * Biên bản kiểm kê NVL * Biên bản đánh giá lại NVL * Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất (FXK) và các chứng từ khác có liên quan. 3.2. Tính giá NVL 3.2.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL Trong hạch toán NVL thường NVL nhập về được tính theo giá thực tế (giá gốc) cụ thể: - Giá thực tế của vật liệu mua ngoài bao gồm: giá mua trên hoá đơn của người bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) cộng các chi phí liên quan thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi…) và trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng. - Giá thực tế NVL được cấp, góp: giá thực tế là giá thỏa thuận do các bên xác định cộng thêm các khoản chi phí (vận chuyển, lưu kho, lưu bãi…) do doanh nghiệp bỏ thêm (nếu có). - Giá thực tế NVL đi vay: giá thực tế là giá vay (trường hợp vay quy ra tiền) thêm các chi phí (nếu có) hoặc giá thực tế tương đương thị trường của NVL đó (nếu trường hợp vay bằng hiện vật). - Giá thực tế NVL được biếu tặng là giá thực tế NVL tính theo giá thị trường tương đương. - Giá thực tế với phế liệu: giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán ra thị trường chấp nhận. 3.2.2. Xác định giá thực tế xuất kho NVL Khi có NVL xuất kho sử dụng, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, từng theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau, song việc sử dụng phương pháp nào đòi hỏi sự nhất quán với phương pháp đã chọn trong suốt cả kỳ, nếu có sự thay đổi phải có lý do, giải thích rõ ràng. - Phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho được tính bằng giá thực tế nhập NVL do tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho. Nghĩa là, giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một số NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có số chủng loại vật tư ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp với điều kiện giá cả ổn định và không thích hợp cho NVL có thời gian bảo quản như hoá chất, thực phẩm. - Phương pháp nhập sau xuất trước. Theo phương pháp này giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần được tính bằng giá thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất kho. Nghĩa là giả định vật liệu nào mua sau cũng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại phương pháp nhập trước xuất trước. Nhìn chung, phương pháp này đặc biệt phù hợp trong điều kiện lạm phát. - Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) Giá thực tế của NVL xuất mỗi lần trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho cho kỳ đó x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế nhập NVL (tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ) Số lượng NVL đó (tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ) Phương pháp này tuy tốn nhiều công sức khi tính toán nhưng độ chính xác cao. Phản ánh được tình hình biến động giá cả trong từng giai đoạn. Tuy nhiên, phương pháp này lại bị hạn chế bởi giá thực tế nhập NVL trong kỳ vì thế phải phụ thuộc vào chứng từ. Nếu khi xuất NVL mà chứng từ (hoá đơn) của NVL đó chưa về thì nó sẽ ảnh hưởng nhiều đến giá thực tế xuất của NVL. - Phương pháp giá hạch toán. Để giải quyết tình huống phương pháp giá đơn vị bình quân trên thì giá hạch toán là giá NVL được biến động trong kỳ sẽ tính theo giá tạm tính là loại giá ổn định trong kỳ, được ghi sổ trong cả kỳ. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế. + Công thức: Giá hạch toán của NVL xuất mỗi lần trong kỳ = Số lượng NVL xuất cho lần đó x Giá hạch toán đơn vị + Trong đó: Giá hạch toán đơn vị thường được chọn là giá kế hoạch hoặc giá thực tế NVL đó tồn đầu kỳ. Đến cuối kỳ kế toán xác định giá thực tế xuất của NVL mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hệ số giá. Giá thực tế của NVL xuất trong kỳ = Giá hạch toán NVL đó xuất trong kỳ x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá thực tế nhập NVL (tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ) Giá hạch toán NVL đó (tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ) Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Phương pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu tăng, giảm trong kỳ. - Phương pháp trực tiếp Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo từng lô và đơn chiếc hay giữ nguyên từ lúc nhập vào cho tới lúc xuất dùng. Giá thực tế xuất NVL xuất kho mỗi lần = Giá thực tế nhập của NVL đó theo hiện vật đã xuất Với phương pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại NVL có giá trị cao, có tính tách biệt hay độ đồng nhất không cao. II. Kế toán chi tiết NVL Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lý hạch toán tốt quá trình tổ chức công tác hạch toán NVL từ việc lập các chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản phải phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có cũng như sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho công tác tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đầu vào, tình hình thanh toán với người bán, tình hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy thực hiện hạch toán chi tiết NVL chính là thực hiện quy trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1. Khái niệm hạch toán chi tiết NVL Hạch toán chi tiết NVL là công việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho, từng danh điểm và toàn bộ doanh nghiệp hạch toán chi tiết NVL, được tiến hành đồng thời ở kho, phòng kế toán doanh nghiệp nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và phòng kế toán, giữa sổ sách và hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Do đó sự liên hệ, phối hợp với nhau và phòng kế toán đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết NVL. Khi thực hiện một phương pháp hạch toán chi tiết NVL phải sử dụng sao cho phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trình độ nghiệp vụ của thủ kho, kế toán mà lựa chọn phương pháp thích hợp. Hiện nay trong các doanh nghiệp nước ta thường sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư 2.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu a. Phương pháp ghi thẻ song song Theo phương pháp này ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng kế toán ghi cả số lượng và giá trị NVL Mỗi thứ vật liệu ở mỗi kho theo phương pháp này được mở làm hai thẻ là thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết. Trong đó thẻ kho do thủ tục thực hiện và phản ánh vật tư và thước đo hiện đo hiện vật còn thể hạch toán chi tiết do kế toán chi tiết vật liệu phản ánh cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật. Quy trình ghi thẻ có thể được diễn ra như sau: - ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ FNK, FXK… nhập xuất vật liệu để ghi vào thẻ ho của vật tư đó theo số lượng thực nhập, thực xuất. Cuối kỳ, cuối tháng cộng tổng số nhập, số xuất để tính ra số tồn kho. Thủ kho phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách với số tồn kho hiện vật thực tế sau khi đã ghi chép vào thẻ kho tiến hành sắp xếp lại chứng từ nhập, xuất, lập phiếu giao nhận chứng từ gửi về phòng kế toán nhằm đối chiếu số liệu với thẻ hạch toán chi tiết của kế toán. - ở phòng kế toán doanh nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (FNK, FXK) và hoá đơn mua hàng… của thẻ kho gửi đến để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật tư đó sau khi đã kiểm tra các chứng từ cho từng danh điểm vật liệu tương ứng của từng kho về số lượng, giá trị cuối kỳ, kế toán tổng số nhập, tổng số xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi thứ vật tư trên thẻ hạch toán chi tiết của nó. Sau khi tổng song mang đối chiếu số liệu với thẻ kho đồng thời lập ra bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho trên cơ sở số liệu đã ghi trên thẻ kho, thẻ hạch toán chi tiết. Bảng tổng hợp này sau đó mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ cái tài khoản NVL (TK152). Có thể nói đây là phương pháp có ưu điểm là ghi chép đơn giản, để có thể nói đây là phương pháp có nhược điểm ghi chép còn bị trùng lặp giữa chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán vì thế nó không thích hợp cho những đơn vị có chủng loại vật tư nhiều. Theo phương pháp này, trình tự của nó có thể được biểu diễn như sau: Sơ đồ phương pháp ghi thẻ song song FNK Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho Thẻ hạch toán chi tiết Thẻ kho Ghi hàng kỳ Ghi hàng ngày Kế toán tổng hợp NVL FXK Đối chiếu b. Phương pháp sổ số dư. Theo phương pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lượng từng danh điểm vật liệu và từng thứ vật liệu tương tự như việc ghi chép thẻ kho trong phương pháp ghi thẻ song song. Còn đối với phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ hữu cơ giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán. Quy trình diễn ra của phương pháp này có thể ghi như sau: - ở tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày và tính ra số tồn kho cuối kỳ. Sau khi đã ghi chép trên thẻ kho thì thủ kho phân loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ theo từng nhóm vật liệu giao cho kế toán. Cuối tháng căn cứ vàop tồn kho cuối kỳ nvk để ghi vào sổ số dư. sổ số dư thường dùng cho cả năm và sau khi đã ghi song sau đó sổ số dư được gửi về phòng kế toán doanh nghiệp. - ở tại phòng kế toán doanh nghiệp Căn cứ vào các phiếu giao nhận tính giá và lập bảng luỹ kế nhập luỹ kế xuất theo từng nhóm vật liệu. Trên cơ sở bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho các số liệu được lấy ra kế toán tiến hành lập bảng nhập, xuất, tồn kho cho NVL đồng thời kế toán dùng số liệu trên bảng này để đối chiếu số liệu trên sổ số dư (theo nhóm vật liệu). Công việc giao nhận chứng từ thường được thực hiện định kỳ 3,5,7 ngày trong một kỳ. Nhìn chung, phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày của kế toán vì kế toán chỉ theo dõi giá trị NVL hàng ngày theo từng nhóm. Công việc kế toán được giàn đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp tài liệu kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp đồng thời nó cũng thực hiện được việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên của kế toán với kho và đảm bảo được tính chính xác cho số liệu. Tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là số liệu kế toán là tập hợp theo nhóm và chỉ tiêu giá trị do đó khi ghi chép gặp sau sót trong số liệu thì việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra số liệu gặp rất nhiều khó khăn. Vì thế, phương pháp này chỉ thích hợp vận dụng cho các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư và hàng ngày vật liệu có biến động tăng giảm nhiều. Ngoài ra nó cũng đòi hỏi trình độ kế toán phải tương đối khá. Quy trình phương pháp sổ số dư có thể biểu diễn theo sơ đồ sau: Phiếu giao nhận chứng từ xuất Thẻ kho FNK Phiếu giao nhận chứng từ nhập Kế toán tổng hợp NVL (TK152) Bảng luỹ kế N - X - T Sổ số dư FXK c. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lượng từng danh điểm vật liệu và tương tự như việc ghi chép ở các phương pháp trên. Quy trình của nó diễn ra như sau: - ở phòng kế toán doanh nghiệp. Dùng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng, số tiền theo từng thứ vật liệu và theo từng kho trong doanh nghiệp. Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thì căn cứ vào FNK, FXK để lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu và theo từng kho. Trên cơ sở số lượng và giá trị nhập, số lượng xuất từng thứ vật liệu đã tổng hợp được kế toán sẽ ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi thứ vật liệu sẽ được ghi một dòng và được tính ra tần kho cuối tháng (việc ghi này chỉ phải ghi một lần vào cuối tháng) cuối tháng kế toán dùng số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm theo từng kho từng thứ vật liệu. Phương pháp này có ưu điểm giảm được khối lượng ghi chép cho kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhưng vẫn có nhược điểm còn ghi trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán. Công việc dồn vào cuối tháng do đó số liệu cung cấp sẽ không kịp thời. Quy trình phương pháp này có thể biểu diễn như sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập FNK Kế toán tổng hợp NVL (TK152) Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất FXK III. Kế toán tổng hợp NVL 1. Các kế toán tổng hợp NVL Để hạch toán NVL và các loại hàng tồn kho, kế toán doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý và trình độ của cán bộ kế toán. 1.1. Phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho hay NVL. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Dù sao, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và cập nhật. a. Tài khoản sử dụng. - Trong công tác hạch toán NVL kế toán sử dụng tài khoản NVL có số liệu tài khoản là 152 - Nguyên vật liệu Tài khoản 152 dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm hay tồn kho NVL của doanh nghiệp theo giá thực té. Tài khoản này có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm, từng thứ vật tư tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương pháp tính toán. TK 1521 - NVL chính TK1522 - NVL phụ TK1523 - nhiên liệu TK1524 - phụ tùng thay thế TK 525 - vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản TK1528 - NVL khác, phế liệu thu hồi. Tài khoản 152 nhìn chung có nội dung, kết cấu. + Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng NVL ở kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhập góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng tài sản…) + Bên có: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm NVL ở tại kho trong kỳ (xuấ dùng, xuất bản, góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng….) + Dư nợ: giá thực tế NVL tồn kho (đầu và cuối kỳ) - Ngoài ra để thuận tiện cung cấp thông tin được chính xác trng hạch toán NVL kế toàn còn sử dụng tài khoản hàng mua đi đường có số liệu là 151 hàng mua đi đường. Tài khoản này được mở nhằm theo dõi các loại NVL mà doanh nghiệp đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, song đến cuối tháng hàng đó vẫn chưa nhập về kho (kể cả số đang gửi tại kho người bán) tài khoản này có nội dung kết cấu như sau: + Bên nợ: phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về tới doanh nghiệp song đang chờ làm thủ tục nhập kho. + Bên có: phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. + Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu kỳ và cuối kỳ). Khi NVL được doanh nghiệp mua về nhập kho có thể đã được doanh nghiệp tiến hành thanh toán với người bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay vay dài hạn… hoặc có thể được thanh toán sau. Các tài khoản thanh toán này có số hiệu 111, 112, 311, 331… Trong đó tài khoản 331 là tài khoản thường được sử dụng chủ yếu. Tài khoản 331 "phải trả người bán" tài khoản này được sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản thanh toán với người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn…. Ngoài ra tài khoản 331 cũng dùng để phải ánh số tiền đặt trước, ứng trước cho người bán khi doanh nghiệp chưa nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ… khi sử dụng tài khoản này, kế toán mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, khách nợ và không được bù trừ trên bảng cân đối kế toán. * Tài khoản 331 có nội dung, kết cấu như sau: + Bên nợ: Phản ánh số tiền đã trả cho nhà cung cấp (kể cả ứng trước) Phản ánh chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua trị giá hàng mua trả lại + Bên có: phản ánh số tiền phải trả cho nhà cung cấp Phản ánh số tiền thừa được người bán trả lại + Dư nợ : số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán + Dự có : phản ánh số tiền còn nợ người bán - Trong việc xuất dùng NVL tài khảon phản ánh các chi phí NVL là các tài khoản có số liệu 621, 6272, 641, 642…. Các tài khoản này đều phản ánh các chi phí NVL trực tiếp để chế tạo sản phẩm hay chi tiết chi phí cho sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí bán hàng… Trong đó chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trực tiếp chế tạo nên sản phẩm. Tài khoản phản ánh chi phí NVL trực tiếp là tài khoản 621 "chi phí NVL trực tiếp". Tài khoản được mở để tập hợp tất cả các khoản chi phí về NVL được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm lao vụ. Tài khoản này mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán. * Tài khoản 621 có nội dung kết cấu như sau: + Bên nợ: giá thực tế NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm + Bên có: trị giá NVL sử dụng không hết nhập lại kho Kết chuyển NVL trực tiếp vào tài khoản 154 "chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" + Tài khoản 621 cuối kỳ không có số dư. Trong chi phí sản xuất chung chi phí NVL cũng là tài khoản chi tiết phản ánh trong toàn bộ chi phí sản xuất chung. Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất chung được phản ánh vào tài khoản 627 - "chi phí sản xuất chung". Tài khoản 627 này dùng để tập hợp chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ở phân xưởng, bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối tượng hạch toán chi phí hay đối tượng tính giá thành. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh. * Tài khoản 627 có nội dung kết cấu như sau: + Bên nợ: chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ + Bên có: các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính giá thành. + Tài khoản 627 không có số dư Tài khoản này được quy định thành nhiều tài khoản cấp 2 - nhằm theo dõi chi tiết nội dung của các khoản chi phí khác nhau. Trong đó tài khoản 6272 "chi phí NVL" dùng để theo dõi chi phí NVL. Tóm lại, trong phương pháp kê khai thường xuyên có nhiều tài khoản sử dụng hạch toán cá nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khác như tài khoản 421 "đánh giá lại NVL"; 128 "góp vốn liên doanh"; 3381 "thừa trong kiểm kê"; 1381 "thiếu trong kiểm kê"… Các tài khoản này xuất phát từ hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành. b. Thủ tục, chứng từ. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách… Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào "Biên bản kiểm nhận". Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm, nhận sẽ được giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho có trách nhiệm báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán NVL bao gồm: hoá đơn bán hàng (GTGT), mua hàng (GTGT). Hoá đơn GTGT của người bán, FXK, FNK, FXNK kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức…. Tuỳ từng nội dung kinh tế cụ thể. c. Sơ đồ khái quát hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK331, 111,112, 141… TK152 TK621 Tăng NVL do mua ngoài Xuất vật liệu chế tạo sản phẩm Thuế GTGT được khấu trừ TK627,621,642 Xuất vật liệu cho chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí QLDN TK151 TK128,222 Hàng đi đường kỳ trước Xuất kho NVL góp vốn liên doanh TK411 TK1381,642 Nhận cấp, phát, thưởng, góp vốn liên doanh… Vật liệu thiếu, phát hiện do kiểm kê TK642…3381 Thừa phát hiện do kiểm kê TK128,222 TK412 Nhận lại vốn góp liên doanh Giảm do đánh giá lại TK412 Đánh giá tăng NVL Dư nợ:xxx - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: TK331, 111,112, 141,311… TK152 TK621 Tăng NVL do mua ngoài Xuất vật liệu chế tạo sản phẩm TK151,411,222 TK627,621,642 Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất vật liệu cho nhu cầu khác ở phân xưởng xuất vật liệu phục vụ bán hàng, QLDN, XDCB Dư nợ: xxx 1.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp theo dõi không thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của cácloại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hay cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lượng tồn kho thực tế chưa xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác này không cao mặc dù tiết kiệm công sức ghi chép. Phương pháp này chỉ thích hợp cho các đơn vị kinh doanh nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. a. Tài khoản sử dụng. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Giá trị vật tư hàng hoá, xuất dùng trong kỳ = Tổng giá trị nhập vật tư hàng hoá + Chênh lệch giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Ngoài biến động vật tư, hàng hoá như nhập kho, xuấ._.