Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2 (ko lý luận - Nhật ký chứng từ)

LỜI NÓI ĐẦU Doanh nghiệp sản xuất là đơn vị trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm nhưng không phải doanh nghiệp sản xuất nào cũng có thể tồn tại và phát triển được, nhất là trong điều kiện nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế ra đời và phát triển với nhiều hình thức sở hữu, nhiều loại hình sản xuất khác nhau nên đã mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp đồng thời mang lại những lại ích cho người tiêu dùng đó là sản phẩm hàng hoá đa dạng, mẫu mã đẹp, chất lượng cao, giá thành hạ. Do đó dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt giữa các sản phẩm cùng loại và giữa các doanh nghiệp sản xuất với nhau trên thị trường. Một trong những yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất quyết định đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ không thể diễn ra. Mặt khác, muốn đứng vững trên thị trường một biện pháp quan trọng là giảm chi phí đầu vào và hạ giá thành sản phẩm. Chính vì vậy, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn việc tổ chức quản lý, sử dụng, hạch toán nguyên vật liệu. Chỉ có quản lý tốt các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất mới giúp cho quá trình sản xuất đúng kế hoạch và hiệu quả cao. Cũng như các doanh nghiệp khác, để hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2 ngoài mục tiêu lợi nhuận còn hướng tới mục tiêu cao hơn là chăm sóc sức khoẻ cho con người, do đó việc hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán NVL ở Công ty được đặc biệt chú trọng. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, em nhận thức được tầm quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh và sự cần thiết phải quản lý, sử dụng, tiết kiệm NVL... Vì vậy, em đã mạnh dạn tìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2”. Nộidung chuyên đề, ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm có 3 phần : Phần I : Tổng quan về Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 Phần II : Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2. Phần III : Đánh giá khái quát và nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã tận tình hướng dẫn, đọc, sửa giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Cảm ơn các cô, chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty cổ phần Dược phẩm TW2. Em xin chân thành cảm ơn. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2 1. Đặc điểm, hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Tên công ty:Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 Địa chỉ giao dịch: Số 9 - Trần Thánh Tông-Quận Hai Bà Trưng- Hà Nội Tên giao dịch quốc tế: DOPHARMA Giấy phép đăng ký kinh doanh số:0103006888 Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 hiện nay tiền thân là một xưởng dược quân đội. Năm 1960 chuyển thành Xí nghiệp Dược phẩm 2. Năm 1992 đựoc chuyển thành xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam - Bộ Y Tế. Thực hiện theo quyết định của hội đồng Bộ trưởng: 338/QĐ-HĐBT của nhà nước. Ngày 03/3/2005 với tổng số vốn điều lệ 25 tỷ đồng chuyển thành công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một công ty cổ phần dưới hình thức cổ phần chi phối với 51% vốn nhà nước. Do những đóng góp to lớn của đơn vị trong những năm đầu xây dựng đất nước. Năm 1985 Xí nghiệp được nhà nước phong tặng dang hiệu “đôn vị anh hùng”. Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty: Là một doanh nghiệp nhà nước nên công ty luôn chủ động hoàn thành các chỉ tiêu theo pháp lệnh của nhà nước và bộ y tế giao và đã chuyển sang hình thức tự do kinh doanh, tự chủ về tài chính. Hiện nay công ty còn mở rộng thêm các lĩnh vực kinh doanh như xuất nhập khẩu dược phẩm, tư vấn, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ và đào tạo trong các lĩnh vực. Trước đây xí nghiệp là một xưởng sản xuất nhỏ có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội và cùng với sự thay đổi của đất nước thì xí nghiệp cũng không ngừng thay đổi và phát triển, xí nghiệp cũng đã gặp không ít những khó khăn. Hiện nay xí nghiệp đã có những bước phát triển vượt bậc từ một xí nghiệp với maý móc thiết bị thô sơ và công nhân viên vài chục người đã phát triển với một hệ thống máy móc thiết bị hiện đại và công nhân viên đã tăng lên hơn vài trăm người ( hơn 400 người) trong tổ chức bộ máy của xí nghiệp cũng như trong các phân xưởng sản xuất. Đặc biệt xí nghiệp ngày càng mở rộng quy mô sản xuất cũng như chủng loại sản phẩm ( thuốc) ngày càng đa dạng như các măt hàng có doanh thu lớn ví dụ: ampicilin, amoxcilin, vitamin C, vitamin B1, vitamin B2… Bên cạnh đó xí nghiệp luôn tự đổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm để vừa kinh doanh có lợi nhuận vừa phục vụ chăm sóc tốt sức khoẻ cho người dân đồng thời tăng uy tín của xí nghiệp trên thị trường. Thế nên những năm gần đây sản phẩm của công ty luôn giành được danh hiệu hàng việt nam chất lượng cao tại các hội chợ triển lãm. Đặc biệt quan trọng hơn là sự tin tưởng cuả khách hàng vào chất lượng sản phẩm công ty. 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Là một doanh nghiệp sản xuất thuốc với nhiệm vụ ban đầu lảan xuất thuốc phục vụ quân đội. Trải qua quá trình phát triển nay công ty đã có thể khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Sản lượng sản xuất hàng năm đạt gần 2 tỷ thuốc viên, 100 triệu thuốc tiêm và hàng tấn dung môi hoá chất. Sản lượng tiêu thụ hàng năm của công ty chiếm gần 1/5 sản lượng tiêu thụ hàng năm của cả 20 thành viên thuộc tổng công ty dược. Hàng năm công ty sản xuất rất nhiều loại thuốc viên, thuốc tiêm, cao xoa bóp và các loại thuốc nước. Từ những thành tựu trên công ty xứng đáng là một đơn vị đứng đầu ngành Dược Việt Nam. Ngoài ra, công ty cũng đã nghiên cứu sản xuất các mặt hàng mới nhằm góp phần chữa bệnh cho nhân dân và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay, ngoài việc sản xuất thuốc công ty còn có các dịch vụ như tư vấn, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ và đào tạo trong lĩnh vực dược. Một công ty rất đặc biệt là sản xuất thuốc có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của người tiêu dùng nên luôn được quản lý một cách chặt chẽ, các công đoạn sản xuất luôn tự đổi mới, nâng cấp các trang thiết bị sản xuất cũng như nâng cao kiến thức cho công nhân viên trong các phân xưởng sản xuất. Để sản phẩm của công ty ngày càng có chất lượng cao, càng có uy tín đối với người tiêu dùng…Đó là do công ty luôn có những chính sách thưởng phạt phù hợp nhằm khuyến khích đội ngũ công nhân viên làm việc đạt hiệu quả cao. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh M· sè ChØ tiªu 2004 2005 2006 1 Tæng doanh thu 19.844.492.509 20.182.365.460 80.283.628.999 2 Trong ®ã doanh thu hµng xuÊt khÈu 3 C¸c kho¶n gi¶m trõ (03=05+06+07) 61.430.892 140.264.990 320.939.292 5 + Gi¶m gi¸ 54.825.058 64.004.718 6 + Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 61.430.892 85.439.932 256.894.574 7 + ThuÕ TT§B, xuÊt khÈu ph¶i nép 10 1. Doanh thu thuÇn (10=01-03) 19.783.061.617 20.042.100.170 79.962.089.707 11 2. Gi¸ vèn hµng b¸n 17.656.507.183 17.297.767.709 70.166.493.185 20 3. Lîi nhuËn gép (=20=10-11) 2.126.554.434 2.744.332.761 9.795.596.522 21 4. Chi phÝ b¸n hµng 370.107.891 385.834.705 1.710.306.746 22 5. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 1.160.916.017 1.381.955.216 5.015.423.858 30 6. LNT tõ ho¹t ®éng kinh doanh 595.470.526 976.542.842 3.069.865.918 31 7. Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh 40.545.999 5.031.697 210.437.303 32 8. Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh 656.742.448 1.042.302.412 3.252.482.027 40 9. LNT tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh -610.196.449 -991.982.715 -3.042.044.724 41 10. C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng 70.986.080 877.852.712 1.040.241.042 42 11. Chi phÝ bÊt th­êng 7.299.375 518.011.847 544.254.722 50 12. LN bÊt th­êng (50=41-42) 63.686.705 359.840.865 495.986.320 60 13. Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ (=60=30+40+50) 48.960.782 344.400.992 523.867.514 70 14. ThuÕ TNDN ph¶i nép 0 110.208.317 167.618.464 80 15. LNST (80=60-70) 48.960.782 234.192.675 356.189.110 Qua bảng báo cáo kết quả sản xuất king doanh ta thấy,trong những năm gần đây công ty đạt tốc độ tăng trưởng cao, hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng lên là do một số những nguyên nhân sau: - Giá vốn hàng bán tăng: Từ hơn 17 tỷ đồng năm 2005 tăng lên hơn 70 tỷ đồng năm 2006, chiếm 74,8%. - Tổng doanh thu tăng:Từ hơn 20 tỷ đồng năm 2005 lên hơn 80 tỷ đồng năm 2006. - Lợi nhuận thu từ hoạt dộngkinh doanh tăng đặc biệt là các khoản thu nhập bất thường tăng từ 877852712 đồng năm 2005 lên 1040241042 đồng..Mặc dù các khoản chi phí của công ty cũng tăng lên nhưnglợi nhuận sau thuế vẫn tăng từ 234192675 đồng năm 2005 lên 356189110 đồng...Đó là do thời gian qua sản lượng hàng hoá của công ty sản xuất hàng năm không ngừng tăng lên, cơ cấu mặt hàng ngày càng trở nên đa dạng và phong phú vừa đảm bảo tính chuyên môn hoá kết hợp với đa dạng hoá đáp ứng nhu cầu thị trường một cách tốt nhất. Vì thế, mà đời sống của công nhân ngày càng được nâng cao nên khuyến khích dược tinh thần cũng như vật chất để nhân viên yên tâm sản xuất và sản phẩm sản xuất ra ngày càng đạt chất lượng cao và có uy tín trên thị trường, 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Hiện nay công ty có các địa điểm: - Số 9 - Trần Thánh Tông - Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội: là khu vực của các nhà xưởng, phân xưởng, kho sản xuất với số lượng 450 người lao động - 43 Vĩnh Tuy: Là kho để chứa các vật tư mày móc phục vụ sản xuất của công ty với số lượng 10 người bảo vệ, trông coi. Mô hình bộ máy tổ chức quản lý tại công ty: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc Phó GĐ phụ trách sản xuất Trợ lý an toàn Phó GĐ phụ trách KH-CN P. Kế hoạch cung ứng P. Tài chính kế toán P. Tổ chức hành chính P. Thị trường P. Bảo vệ PX thuốc tiêm PX thuốcViêm PX Chế phẩm PX Cơ điên Phòng NC chất lượng Phòng kiểm tra chất lượng Phòng đảm bảo chất lượng Công ty nằm ở phía đông của thủ đô Hà Nội với diện tích gần 12.000m2. Bao gồm các phân xưởng, kho chứa, bến bãi. Đội ngũ các bộ công nhân viên hơn 400 người trong đó phần lớn công nhân viên đều có trình độ đại học, cao đẳng và nhiều năm kinh nghiệm. Theo mô hình ta thấy công ty áp dụng hình thức quản lý trực tuyến - chức năng, tập thể lãnh đạo. Điều này sẽ được làm rõ hơn khi xem chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: - Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có quyền hành cao nhất. - Hội đồng quản trị: Là cơ quan dưới Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ thực hiện các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo công ty phát triển. - Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp trong quản lý, ghi chép sổ sách, báo cáo tài chính của công ty, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và có trách nhiệm thông báo với Hội đống quản trị về kết quả kiểm tra. - Giám đốc: Là người quản lý chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của công ty mình cũng như tập thể người lao động. Giám đốc quản lý và kiểm tra mọi phần hành thông qua 2 phó giám đốc là: Phó giám đốc phụ trách sản xuất, phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khoa học công nghệ và trợ lý an toàn. - Phó giám đốc phụ trách sản xuất là người quản lý quá trình đầu vào, đầu ra của sản phẩm và quản lý 4 phân xưởng: + Phân xưỏng thuốc tiêm + Phân xưởng thuốc viêm + Phân xưởng chế phẩm + Phân Xưởng co điện Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khoa học công nghệ: Là người chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu, tìm ra các phương thức sản xuất thuốc có chất lượng tốt và quản lý 3 phòng; + Phòng nghiên cứu triển khai + Phòng kiểm tra chất lượng + Phòng đảm bảo chất lượng Trợ lý an toàn có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho công ty như đề phòng cháy, chữa cháy kịp thời, đề phòng tai nạn…. Các phòng ban: Trưởng phòng có nhiệm vụ điều hành hoạt động của các phòng ban trong công ty dưới sự chỉ đạo của giám đốc và trợ giúp cho giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Tại các phân xưởng sản xuất: Quản đốc các phân xưởng là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất với cấp trên,có trách nhiệm đôn đốc công nhân làm việc, công ty có 4 phân xưởng đang hoạt động sản xuất. Phòng nghiên cứu chất lượng: Có nhiệm vụ nghiên cứu các mặt hàng đang sản xuất, tuổi thọ mặt hàng và mức độ sai hỏng của sản phẩm, đồng thời nắm bắt sản phẩm mới, nghiên cứu trên khía cạnh thí nghiệm để từ đó đưa vào ứng dụng sản xuất. Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): Có nhiệm vụ kiểm tra các nguyên liệu đầu vào của quá trình sản xuất, xem xét nguyên liệu có đảm bảo tiêu chuẩn mới cho phép nhập kho và sản xuất. Đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra các thành phẩm mới sản xuất ra nếu đảm bảo đủ tiêu chuẩn mới cho bán ra thị trường. Phòng đảm bảo chất lượng: Có nhiệm vụ cùng với phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo chât lượng sản phẩm, các quy chế về dược phẩm, quy chế đầu tư xây dựng cơ bản … Phòng kế hoạch cung ứng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch tiền lương, lao động cho các phân xưởng và công ty chịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật tư, đảm bảo nguyên liệu, bao bì về số lưọng và chất lượng phục vụ cho quá trình sản xuất. Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giám sát chặt chẽ về mặt tài chính, kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, cung cấp các thông tin, số liệu chính xác và kịp thời thường xuyên tình hình cho giám đốc và các bộ phận có liên quan. Phòng tổ chức hành chính (là phòng ghép lại của các phòng tổ chức lao động, phòng hành chính, phòng y tế). Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp bộ máy nhân sự, thực hiện đầy đủ chính sách người lao động, đảm bảo đời sống công nhân viên người lao động đồng thời nắm bắt tình hình để cải tiến hệ thống tổ chức trong quá trình phát triển của công ty. Phòng thị trường: Có nhiệm vụ tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm, thực thi các chính sách marketing nhằm mở rộng thị trường, xây dựng hệ thống kênh phân phối hoàn chỉnh, thực hiện chiến dịch quảng cáo, thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời nghiên cưú tham dò thị trường để cố vấn cho giám đốc ra các quyết định về sản xuất và tiêu thụ có hiệu quả. Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ mọi tài sản của công ty, kiểm tra hàng hoá vật tư xuất ra mua vào đảm bảo đầy đủ giấy tờ theo quy định của công ty hay không. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất. Là công ty sản xuất thuốc có tác dụng ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của con người nên các quy trình sản xuất thuốc phải đảm bảo khép kín và tuyệt đối vô trùng, tổ chức sản xuất chặt chẽ,phải được kiểm tra theo tiêu chuẩn chính xác. Công ty bao gồm 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng sản xuất 3 loại sản phẩm chính và quá trình sản xuất phải trải qua 3 giai đoạn đó là chuẩn bị sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kiểm nghiệm nhâp kho thành phẩm. Do sản xuất nhiều loại khác nhau nên có nhiều quy trình khác nhau và mỗi loại thuốc đều có quy trình, tiêu chuẩn và định mức riêng. Quy trình công nghệ ở từng phân xưởng. - Phân xưởng thuốc tiêm: Chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền như các loại vitamin, thuốc kháng sinh, thuốc bổ, giảm đau….ngoài công việc pha chế còn có các công việc như cắt ống, kiểm tra đóng gói cụ thể như sau: Sơ đồ: Dây truyền sản xuất loại ống 1ml. Đóng gói hộp Giao nhận Kiểm tra, đóng gói Hàn, soi, in Ống rỗng Cắt ống Rửa ống Ủ ống Đóng ống NVL Pha chế Sơ đồ: Dây truyền sản xuất loại ống 2ml, 5ml Đóng gói hộp Giao nhận Kiểm tra, đóng gói Hàn, soi, in Ống rỗng Rửa ống Đóng ống NVL Pha chế Các tổ ứng với mỗi công đoạn sản xuất cụ thể: Tổ cắt ống: Định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lượng thuốc. Tổ rửa ống: Làm sạch ống bằng cách rửa, hấp trước khi đóng thuốc. Tổ ủ ống: Là chặng đầu khử ứng lực ống tiêm đảm bảo tiêu chuẩn trong quá trình sản xuất. Tổ pha chế: Đây là công đoạn qua trọng, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào việc pha chế nên phải pha chế cho thế nào là đủ, thế nào là tốt đưa vào ống, lọ theo từng đợt. Tổ đóng ống: Tiến hành đóng ống thuốc khi thuốc đã được đưa vào trong các ống, lọ. Tổ hàn, soi, in: Tiến hành soi các lọ thuốc xem đã đúng loại, đúng tiêu chuẩn hay chưa để loại bỏ các ống chưa đạt tiêu chuẩn trước khi in nhãn, mác. Tổ kiểm tra đóng gói: Tiến hành kiểm tra các loại sản phẩm về hình thức, mẫu mã, chất lượng trước khi đóng gói vào các hộp nhỏ. Tổ giao nhận: Kiểm nhận các lô hàng từ khâu trứoc chuyển đến, cho vào kho hoặc chuyển sang khâu tiếp theo. Tổ đóng gói hộp, đóng bao bì bên ngoài các kiện lớn để chuyển cho khách hàng. Phân xưởng thuốc viên: Chuyên sản xuất các loại thuốc viên dưới dạng viên nén hoặc viên con nhộng như vitamin B1, B6, C… Sơ đồ: Quy trình sản xuất thuốc viên con nhộng. Xay Rây NVL Pha chế Đóng bao Đóng gói Kiểm tra, đóng gói Đóng gói hộp Giao nhận Sơ đồ: Quy trình sản xuất thuốc viên nén: Xay Rây NVL Pha chế Dập viên Đóng gói Kiểm tra, đóng gói Đóng gói hộp Giao nhận Các công đoạn sản xuất cụ thể tại phân xưởng như sau: + Xay rây: Là từ nguyên liệu đầu vào còn thô, tổ xay rây tiến hành sơ chế để phục vụ khâu tiếp theo. + Pha chế: Đây là công đoạn quan trọng (luôn luôn được bảo mật) vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chấ lương thuốc. +Đóng bao: Đối với viên con nhộng sau khi pha chế, các loại bột dược liệu cho vào viên bao. +Dập viên: Đối với viên nén thì các dược liệu được pha chế, các loại bột dược liệu được dập thành viên nén. Công đoạn này rất quan trọng vì độ dập, độ tan của thuốc phải được cân, đo một cách cẩn thận. + Các khâu đóng gói, kiểm tra đóng gói, giao nhận, đóng gói hộp được tiến hành như phân xưởng tiêm. Phân xưởng chế phẩm: Có chức năng sản xuất các sản phẩm phục vụ cho các khâu khác của công ty như rửa, sấy khô nguyên vật liệu, tinh chế, đóng hộp…và sản xuất các loại sản phẩm như: Tinh dầu, thuốc mỡ, cao xoa,…phân xưởng này có tổ mỡ và tổ hoá dược. Sơ đồ: Quy trình sản xuất các loại chế phẩm NVL Xử lý Chiết xuất Tinh chế Đóng gói hộp Giao nhận Kiểm tra, đóng gói Sấy khô Phân xưởng cơ điện: Là phân xưởng chuyên sửa chữa máy móc định kỳ, thường xuyên phục vụ điện nước và xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính… 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phan Dược phẩm Trung ương 2. 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán. Quy mô và nội dung tổ chức bộ máy kế toán tuỳ thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức trình tự kế toán và nhu cầu thông tin của từng đơn vị. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một đơn vị có quy mô lớn, nguyên vật liệu từ nhiều nguồn, nhiều chủng loại khác nhau và đặc điểm sản xuất phải trải qua nhiều khâu, kiểm duyệt gắt gao, sản phẩm đa dạng, cuung cấp những thông tin về tính hiệu quả công ty cho người quản lý vì vậy phòng tài chính kế toán càng có vai trò quan trọng với chức năng theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tài chính kế toán của công ty. Nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách, hợp lý phục vụ cho sản xuất có hiệu quả. Đồng thời tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và thống kê trong phạm vi doanh nghiệp, giúp người lãnh đạo công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế, hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép sổ sách hạch toán và quản lý kinh tế. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Sơ đồ: Bộ máy kế toán công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Thu ngân Kế toán lương Kế toán trưởng Máy tính Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành KT thành phẩm T thụ Kế toán thanh toán Kế toán kho Nhân viên kinh tế PX tiêm Nhân viên kinh tế PX viêm Nhân viên kinh tế PX chế phẩm Nhân viên kinh tế PX cơ khí Phòng kế toán của công ty gồm 11 người trong đó có 9 nữ và 2 nam tất cả nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Là người chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty. Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của công ty. Đồng thời kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải trình các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên cũng như các đối tượng quan tâm khác, có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Có trách nhiệm tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kỳ, quản lý các phần hành: Tài sản cố định, giá thành, tiêu thụ, thanh toán, kho. Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản vay, gửi ở ngân hàng. Kế toán thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt của công ty, thu chi tiền mặt phải có đầy đủ chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ. Kế toán thu ngân:Có nhiệm vụ theo dõi, thu tiền bán hàng từ các cửa hàng của công ty và nộp cho thủ quỹ. Kế toán tiền lưong: Có nhiệm vụ tính lương, thưởngvà chế độ chính sách cho toàn bộ công nhân viên trong công ty theo quy định của nhà nước. Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ tính và khấu hao trên cơ sở phân loại tài sản cố định phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo quy định. Đặc biệt là theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định trong công ty. Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tính giá thành phẩm. Kế toán thành phẩm tiêu thụ: Có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến việc bán hàng tiêu thụ để ghi sổ cả số lượng và giá trị. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, khách hàng và ngân hang. Kế toán kho: Có nhịêm vụ theo dõi hàng hoá xuất, nhập kho theo đúng thủ tục. Kế toán vật tư: Theo dõi việc xuất vật liệu cho sản xuất, nhập kho vật liệu từ ngoài vào kế toán vật tư phải tổng hợp, lưu trữ các chứng từ có liên quan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. 3.2 Hình thức ghi sổ kế toán. Công ty là đơn vị có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và đa dạng. Bộ máy kế toán gồm những người có trình độ đại học chuyên ngành kế toán. Do đó công ty đã tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ. Sổ sách của đơn vị bao gồm: Nhật ký chứng từ số: 1,2,4,5,8,10. Bảng kê số: 1,2,4,5,10,11. Sổ chi tiết các tài khoản và thẻ như: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo từng ngân hàng), sổ tài sản cố định, sổ chi tiết tài khoản 131, 141, 142, 331, 15212, 1522, 1523, 1524, 1527, 15311, 15312 và các sổ theo dõi chi phí 621, 622, 627 ( chi tiết theo từng phân xưởng …) Sơ đồ: hình thức ghi sổ kế toán tại công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê NK-CT Thẻ, sổ chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu 3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 - Kỳ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 01/1 đến hết ngày 31/12. Một năm gồm 12 kỳ kế toán ứng với 12 tháng. - Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ chính thức là Việt Nam đồng. - Phương pháp hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kê khai thường xuyên. - Giá vật tư, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. - Phương pháp xác định giá trị dở dang là đánh giá theo nguyên vật liệu chính, phân bổ giá thành theo khoản mục. - Công ty thực hiện tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán ngoại tệ là phương pháp giá thực tế. - Hệ thống chứng từ công ty đang sử dụng là những chứng từ theo mẫu chung của bộ tài chính. Ngoài ra dể quản lý chặt chẽ hơn, công ty còn quy định thêm một số chứng từ riêng như: Danh sách nợ quá hạn, giấy xin khất nợ… - Phương thức tiêu thụ: các hình thức bán hàng của công ty hiện nay là bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng, bán trực tiếp. - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng: Công ty đang sử dụng tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ra ngày 01/1/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp3 của công ty được mở đúng theo quy định. Ngoài ra, dể phục vụ yêu cầu quản lý, công ty đã đăng ký thêm một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiêt và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Hệ thống báo cáo kế toán tại công ty: Hàng tháng, hàng quý công ty lập 3 báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết qủa kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu quy định của bộ tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ không lập tại công ty.Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh được lập hàng quý, thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối năm. Ngoài ra , công ty còn lập báo cáo nội bộ khi giám đốc như: Boá cáo tình hình tài chính công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo hàng tồn kho…các báo cáo này có giá trị khi có đủ các chữ ký của kế toán tổng hợp, kế toán truởng và giám đốc. Nhũng báo cáo này dùng để nộp cho cơ quan thuế, cơ quan quản lý và cơ quan quản lý vốn. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2 1. Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trưng ương 2. 1.1 Đặc điểm quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2. Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 là một trong những đơn vị chủ lực cung cấp thuốc cho ngành y tế phục vụ sức khoẻ cho nhân dân. NVL là một yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất thuốc, NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá vốn hàng bán. NVL đặc điểm của sản phẩm rất đa dạng và phong phú nên NVL tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 bao gồm hàng nghìn loại với sự đa dạng về chất liệu, quy cách và các tính chất lý, hoá riêng biệt. Chính từ những vật liệu này Công ty đã sản xuất ra nhiều loại thuốc khác nhau phục vụ nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần quan trọng vào việc chăm sóc sức khoẻ cho cộng đồng. Với một số lượng phong phú và đa dạng hơn 300 loại, mỗi sản phẩm của Công ty được tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều đảm bảo quá trình khép kín, vô trùng, các dược liệu đều phải qua khâu kiểm nghiệm chặt chẽ. Hiện Công ty có tới hơn 2000 loại NVL khác nhau với nguồn cung cấp chủ yếu là do mua ngoài. Từ những vật liệu đơn giản, gần gũi với đời sống hàng ngày như : Lá sen, các loài cỏ... cho đến những vật liệu đắt tiền quý hiếm như Adenlin, Benzyn Anod, Aminazin... đều được Công ty thu mua, nghiên cứu và tạo ra các sản phẩm là thuốc chữa bệnh. Do đặc trưng của ngành y dược là mỗi sản phẩm đầu ra đều có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ, tính mạng của con người. Do đó, việc thu mua và sử dụng NVL tại Công ty phải đảm bảo những tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Chi phí NVL chính chiếm tới 70% trong 80% chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Vì vậy khi có biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí NVL đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm NVL là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. Hơn nữa NVL không chỉ đa dạng về số lượng, chủng loại mà còn có giá trị, thời hạn sử dụng và yêu cầu bảo quản khác nhau, chính vì thế các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và lưu trữ đều được chú trọng và tổ chức chặt chẽ. Về tình hình thu mua: Cuối mỗi tháng, căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL tồn kho, kế hoạch dự trữ NVL và kế hoạch sản xuất tháng tới, phòng thị trường lên kế hoạch thu mua NVL, cụ thể như sau : Những NVL phải nhập khẩu từ nước ngoài thì Công ty lên kế hoạch nhập khẩu từ tháng trước như : Amocilin, Penicilin, Aspil... Công ty hợp đồng đặt mua lâu dài đối với những NVL trong nước sản xuất để ổn định nguồn thu về giá cả và số lượng, tránh ngưng trệ sản xuất còn những NVLmang tính thời vụ thì Công ty cũng lên kế hoạch thu mua theo thời vụ để đảm bảo đúng thời vụ, đảm bảo rẻ, đủ số lượng, giúp cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tiết kiệm được chi phí đầu vào. Về tình hình bảo quản : Do NVL tại Công ty rất đa dạng với tính chất lý hoá khác nhau đòi hỏi yêu cầu bảo quản cũng khác nhau như Adenalin, Aminazin, Paparecin, Ampixilin bột... là những dược liệu khó bảo quản vì trong môi trường không khí không đảm bảo hay thời gian dự trữ quá quy định thì các loại NVL như các loại bột gạo, sắn, mỳ... lại để được lâu trong điều kiện thoáng mát. Vì thế Công ty đã xây dựng một hệ thống kho đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật và bố trí các thủ kho có trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt để bảo quản NVL. Hiện nay Công ty bảo quản NVL tại các kho : Kho NVL chính, kho NVL phụ, kho phụ liệu, kho bao bì và kho cơ khí. Về tình hình sử dụng : Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công ty tạo ra là chăm sóc sức khoẻ cho con người nên NVL trước khi đưa vào sử dụng phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra, tức là phải trải qua quá trình chặt chẽ của các kỹ thuật viên, đồng thời trong quá trình sản xuất phải có sự giám sát chặt chẽ để đảmbảo việc tiến hành sản xuất theo đúng quy trình kỹ thuật, tránh lãng phí vật liệu. Về tình hình dự trữ : Dự trữ NVL là một yêu cầu tất yếu khách quan để đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành liên tục theo đúng kế hoạch, công tác dự trữ NVL tại Công ty dựa trên đặc điểm của từng loại NVL, kế hoạch sản xuất của Công ty. Với những loại NVL thường xuyên có mặt trên thị trường, giá cả ổn định thì khâu dự trữ ít, vốn lưu động không bị ứ đọng. Ngược lại, với những NVL khan hiếm có thời hạn sử dụng lâu thì Công ty sẽ tiến hành dự trữ nhiều hơn. Để NVL dự trữ ở mức độ hợp lý, Công ty tiến hành xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL nhằm đảm bảo đầy đủ NVL khi cần thiết, tránh việc thiếu NVL ảnh hưởng đến việc sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây lãng phí. 1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2. Đây là công việc bắt đầu của việc hạch toán và quản lý NVL, khâu này có thực hiện được chính xác đầy đủ thì mới đảm bảo các khâu sau được thực hiện tốt. Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, với khối lượng lớn, nhiều chủng loại vật liệu, mỗi loại có một nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý, hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo sử dụng vậtliệu có hiệu quả, công việc dễ dàng không tốn nhiều công sức thì phải tiến hành phân loại NVL trên cở công dụng ki._.nh tế của NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty đã phân loại vật liệu như sau : * Nguyên vật liệu chính : Là yếu tố cơ bản tạo nên thực thể sản phẩm. Tại Công ty chi phí NVL chiếm tới 80% tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu chính tại Công ty bao gồm : - Độc dược A : Atropin Sulfat, Dufamethazon, Paparegin - Độc dược b : Aminnazin, Sabutamol, Charepam... - Hoá chất như : Amoni clorua, Barisulfat, CuS04, EDTA... - Dược liệu để sản xuất thuốc viên, thuốc tiêm như : Ampicilin, Peniciclin, Vitamin C bột, Spastein... - Tá dược như : Aeroisl, Aviel... - Đông dược như : Đại hồi, bổ phế, bổ thận âm... - Dược liệu gây nghiện như : Codein phosphat,... * Nguyên vật liệu phụ : chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, tuy không tạo nên thực thể sản phẩm nhưng làm tăng chất lượng NVL chính, phục vụ cho công tác quản lý, cho nhu cầu công nghệ làm cho sản phẩm bền đẹp hơn, tạo điều kiện cho quá trình bảo quản và sử dụng sản phẩm được an toàn, đúng tiêu chuẩn như : Bông, vải, dầu mỡ, nhãn mác, màng nhôm... * Nhiên liệu : Là những vật liệu được sử dụng để tạo nhiệt năng cho quá trình sản xuất chạy máy như : xăng công nghiệp, dầu hoả, dầu vistea... * Phụ tùng thay thế : Là những phụ tùng chi tiết để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bao gồm thép ống mạ, kẽm, vòng bi, đèn ống. * Vật liệu xây dựng cơ bản : Là thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của Công ty, sửa chữa nhà làm việc của xưởng sản xuất như gạch, xi măng, gỗ, sơn chống rỉ, cát... * Bao bì : Phục vụ cho công việc đóng gói thành phẩm cũng được xếp vào hệ thống NVL tại Công ty như : Hộp Ba Đình 8g, chai nhỏ mắt, nắp siro, các loại ống... * Vật liệu tự chế : Là các NVL do Công ty thu mua vào sau đó chế biến thêm để phục vụ cho nhu cầu sản xuất như : cao lá sen, cao kim tiền thảo... Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo kho, theo vai trò, theo nguồn hình thành và tính chất của NVL. Cách phân loại này hiện nay là phổ biến, nó giúp Công ty đánh giá được vai trò của từng loại NVL để từ đó xác định các định mức tiêu hao vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất cụ thể như : - Đối với NVL chính - hoá chất, chữ cái đầu tiên là tên kho, 2 chữ cái tiếp theo là phân loại theo công dụng của vật liệu, các chữ số tiếp theo là đánh theo số thứ tự bảng chữ cái ví dụ như THC Acid Borie được hiểu là NVL tại kho Thục, HC là hoá chất, 1001 là loại vật liệu bắt đầu bằng chữ A - chữ cái đầu tiên trong bảng chữ cái. - Đối với NVL chính - độc dược : Chữ cái đầu tiên là tên kho, chữ cái tiếp theo chỉ dược liệu không phải là hoá chất, các con số 1,2,3 tiếp theo để phân cấp độc dược, hai chữ cái liền sau đó cho biết đó là thuốc độc hại loại A hay loại B. Ví dụ : TQ2ĐB01, có nghĩa là vật liệu này được quản lý tại kho Thục, Q2 chỉ vật liệu không thuộc nhóm hoá chất, ĐB là thuốc độc hại loại B, 01 là số thứ tự của vật liệu thuốc nhóm thuốc này. Tương tự như vậy cho tới nhóm vật liệu cuối cùng là vật liệu tự chế cũng được mã hoá là TTC003 - cao cam thảo, TTC018 -cao lá sen, TTC020 - cao kho đinh năng... với chữ cái dấu T có nghĩa là vật liệu được bảo quản tại kho Thục, TC là tự chế, các con số tiế theo phản ánh mức độ quan trọng thuộc nhóm này. Ta có bảng kê mã NVL tại Công ty cổ phần Dược phẩm TW2. Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 BẢNG KÊ Mà NGUYÊN VẬT LIỆU Mã NVL Tên NVL ĐVT Mã NVL Tên NVL ĐVT TK1521 NVL chính hoá - chất TK1521 NVL chính - độc dược THC1001 Acid Boric Kg TQ1ĐA01 Atropinsunfat g THC1004 Acid Stearuic g TQ1ĐA04 Adenalin g THC1006 BenzankodiumClorit Kg TQ1ĐB01 Aminazin g THC1008 Benzyn Anod g TQ1ĐB03 Dexamethazol phophat g THC1009 Cồn lá lốt g ... ... g ... ... ... TQ2ĐB01 Paparecin g THC1024 Erythrocin Lacke Lít TQ2ĐB02 Natri Diclophenac g THC1025 Kalidihdrophophat Lít TQ2ĐB08 Sabuttamol TK1521 NVL chính - thuốc viên, thuốc tiêm g TK 1521 NVL chính - tá dược TQ1B001 Cefalexin H20 Kg TQ3B001 Avicel Kg TQ2B003 Lincomicin HCL Kg TQ3B002 Aerosil Kg ... ... Kg TQ3B022 Glycerin Kg TQ2B001 Ampicilin hạt Kg TQ3B040 PVA Kg TQ2B002 Amocilin Kg TQ3B042 Omeprazol Kg Paracetamol Kg ... ... ... TQ2B027 Penicilin G TQ1GN01 Codein phophat G TQ2B044 Vitamin C Kg TQ3GN02 Detropropoxyphen HCl G TQ2B045 Vitamin B1 G TQ2B108 Lá sen khô Kg TQ3GN09 Pheno Barbitan G TK 1522 NVL phụ TK 1524 Phụ tùng thay thế HQ1001 Nhãn Ampicilin 250mg Tờ DUNG001 Chày trên thường Chiếc HQ1020 Nhãn Vitamin C1000 Tờ DUNG002 Chày C Chiếc HQ1029 Độc A - B Tờ DUNG 181 Dây cura 10*750 Chiếc ... ... ... ... ... ... HQ4040 Đơn Dopharplin Tờ DUNG 227 Dây dẹp 5*80 Mét HQ4025 Đơn Clotrimazoll% Tờ DUNG 231 Vòng bi 6000 Chiếc HQ10079 Đơn Morphin Tờ DUNG 235 Vòng bi 6007 Chiếc ... .... .... ... ... ... HQ2026 Nhôm Codein 156 Kg DUNG 358 Cút hàn Inox Cái HQ2040 Nhôm Ferimax Kg DUNG 2234 Đèn tuýt đôi Bộ HQ2054 Nhôm Rutin C130 Kg DUNG 2989 Khuôn ép vỉ Uhiman chiếc ... ... ... ... ... ... TK 1523 Nhiên liệu TK 1525 Vật liệu xây dựng THUC 3001 Xăng công nghiệp A72 Lít TXD001 Sơn chống gỉ Hộp THUC 3002 Dầu hỏa Lít TXD 002 Xi măng Kg THUC 3007 Mỡ L1 Kg TXD010 Pop dán mặt m THUC 3008 Dầu RP7 Hộp TXD013 Kính trắng 5 ly m2 ... ... ... TXD017 Cát vàng, cát đen THUCH001 Dầu Vistera Lít TXD044 Gạch men 1*150*150 Viên THUC021 Dầu nhớt Lít TXD045 Lô lăn sơn Quả ... ... ... ... ... ... TK1527 Bao bì TK1546 Vật liệu tự chế THOP3012 Hộp Ba Đình 8g Bộ TTC001 Anc -toàn phần dừa cạn Kg THOP Hộp Genatreson 10g Cái TTC002 Bột nếp hồ Kg THUC7C01 Chai nhỏ mắt ống TTC003 Cao cam thảo Kg THUC7C02 Chai 300 ống TTC004 Tinh dầu thiên niên kiện Lít ... ... .... .... ... ... THUCT15 Túi 80* 80 TTC018 Cao lá sen Kg THCÔ1001 Ống 1ml phả lại TTC010 Cao kim tiền thảo Kg THCÔ1003 Ống vitamin B6 100g TTC020 Cao khô đinh năng Kg ... ... ... ... ... ... TK 1544 Cơ khí TK 1531 Dụng cụ thay thế 2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Đánh giá NVL là thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu của đánh giá, về nguyên tắc, kế toán nhập - xuất - tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ mục đích của hạch toán. Ở Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2, NVL được tính theo giá thực tế. Việc tính theo giá thực tế giúp cho việc hạch toán được chính xác, giảm được khối lượng ghi sổ sách. 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. NVL của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí vận chuyển cũng khác nhau nên hạch toán NVL của Công ty được tính theo giá thực tế mà NVL của Công ty chủ yếu mua ngoài (mua trong nước và nhập khẩu) và một số tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nên giá thực tế NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập, cụ thể như sau : - Đối với NVL mua ngoài : NVL mua ngoài của Công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số NVL nhập kho, giá thực tế của các loại NVL mà Công ty sử dụng thường xuyên biến động. Sự biến động này là do giá cả thị trường biến động, do Công ty mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để thuận tiện cho việc ghi sổ hạch toán hàng ngày, kế toán sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thực tế). Do Công ty nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ, nên đối với hoá đơn GTGT ghi giá thực tế NVL tách riêng phần thuế được khấu trừ. Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá NVL là tổng giá thanh toán cho người bán. Như vậy nếu mua NVL của các đơn vị dùng hoá đơn này thì Công ty sẽ bị thiệt, nó làm tăng chi phí NVL, phần thuế nộp cho người sử dụng sản phẩm sẽ không được khấu trừ NVL nhập kho được tính theo công thức : Giá thực tế của NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu thu mua - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua + Đối với NVL mua trong nước : * Vật liệu mua ngoài nhận tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn : Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua. Theo hoá đơn số 35443 ngày 8/3/2007 mua 2100g Vitamin B1 của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Thực nhập là 2100g. Giá ghi trên phiếu nhập (chưa có thuế GTGT) là 207.900.000 đồng. Như vậy giá thựctế 2100g Vitamin B1 là 207.900.000đ * Vật liệu mua ngoài tự chuyển về Công ty thì : Giá vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Theo hóa đơn nhập kho số 37492 ngày 13/3/2007 mua của cửa hàng 203 Minh Khai 500kg đường RE. Số tiền trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) là 4.000.000đ. Phiếu chi số 17 ngày 13/3, thanh toán tiền vận chuyển cho người mua hàng là 52.000đ. Vậy giá thực tế của 500kg đường RE nhập kho là : 4000.0000đ + 52.000đ = 4.052.000đ + Đối với NVL nhập khẩu. Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu. Theo hoá đơn số 9920120 ngày 3/3/2007 mua Ampixiclin của cửa hàng SANOFI 1000g, giá ghi trên hoá đơn là 37.700 USD, tỷ giá ngoại tệ tính theo thời điểm phát sinh tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam là 16000 VNĐ/USD. Giá CIF cảng Hải Phòng. Thuế nhập khẩu 5% 25477.500đ. Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 6 ngày 3/3 : 125.000đ Vậy giá thực tế của 1000g Ampixiclin nhập kho là : 603.200.000đ + 125.000đ + 25.447.500đ = 628.772.500đ + Đối với NVL tự sản xuất hay chế biến : Với một số NVL do Công ty tự chế biến như : Các loại cao, tinh dầu,... thì giá thực tế nhập kho gồm giá vốn vật liệu xuất tự chế cộng với các chi phí chế biến như tiền lương của công nhân viên, tiền điện, nước... Theo phiếu nhập số 19 ngày 14/3/2007 nhập kho 10 lít tinh dầu thiên niên kiện tự chế, trong đó giá vốn vật liệu ban đầu là 350.000đ, chi phí chế biến là 520.000đ. Vậy giá thực tế của 10lít tinh dầu thiên niên kiện là : 350.000đ + 520.000đ = 870.000đ + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Ở Công ty có một số loại vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công như màng nhôm trắng thuê in thành màng nhôm chữ, ống tuýp... thành các ống tiêm, dịch truyền... Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất chế biến + Chi phí gia công chế biến phải trả + Chi phí vận chuyển Theo hoá đơn (GTGT) số 38765 ngày 4/3 của Công ty Minh Anh nhập màng nhôm, in chữ thuê Công ty Minh Anh gia công in 40,5kg. Giá thực tế màng nhôm trắng xuất thuê gia công là 437.400đ, chi phí gia công (chưa có thuế) là 191.500đ. Phiếu chi số 29 ngày 6/3 chi phí vận chuyển là 25.000đ. Vậy giá thực tế của 40,5kg màng nhôm in chữ nhập kho là : 437.400đ + 191.500đ + 25.000đ = 653.900đ + Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất. Giá thực tế nhập kho là ước tínhcó thể sử dụng được. Theo phiếu nhập số 123 thu hồi 3kg cao lá sen, giá ước tính có thể thanh lý là 11.000đ/kg. Vậy giá thực tế của 3kg cao lá sen nhập kho là : 11.000đx 3 = 33.000đ 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Ở Công ty NVL xuất kho tính theo giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL đầu kỳ+ Nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầukỳ + Nhập trong kỳ Giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho x Giá đơn vị bình quân Vitamin B1 là một trong những sản phẩm có số lượng tiêu thụ lớn, ta có thể xem tình hình Nhập - Xuất - Tồn của Vitamin B1 trong tháng 3/2007 tại kho Thục. Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2 như sau : ® Tồn kho đầu tháng 2 năm 2007 : Số lượng : 5012g Thành tiền : 47.017.600 đồng ® Nhập kho theo phiếu nhập kho 10 ngày 8/2/2007 Số lượng 2100g Thành tiên : 207.900.000 đồng ® Số lượng Vitamin B1 xuất cho sản xuất kinh doanh trong tháng 2/2007 như sau : Ngày 01/3/2007 xuất 106,3g cho PX viên để sản xuất thuốc viên Vitamin B1. Ngày 09/3/2007 xuất 100g bán cho Công ty Dược phẩm TW1. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của Vitamin B1 = 47017600 + 207900000 = 98.000đ/g 501,2 + 2100 ® Giá thực tế của Vitamin B1 xuất kho trong tháng 2/2007 Ngày 01/3 : 106,3g x 98.000đ = 10.417.400 đồng Ngày 09/3 : 100g x 98.000đ = 9.800.000đồng ® Tồn cuối tháng : 501,2 + 2100- 260,3 = 2340,9 g Thành tiên : 2340,9 x 98000đ = 229.408.200 đồng 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất tồn kho NVL theo từng loại một về số lượng, chất lượng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và yêu cầucủa quản lý NVL. Có thể nói NVL của Công ty biến động lớn liên tục hàng ngày, hàng giờ và gồm nhiều thứ NVL. Vì vậy, hạch toán NVL có khối lượng lớn, tốn kém nhiều thời gian. Để phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ chuyên môn của thủ kho, kế toán chi tiết NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. 3.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu. Thủ tục và các chứng từ là những căn cứ ban đầu để doanh nghiệp thực hiện việc hạch toán NVL. Để quản lý NVL, cung cấp thông tin kịp thời cho công tác hạch toán, ban giám đốc Công ty đã quy định những thủ tục chi tiết cho công tác nhập kho, xuất kho NVL. 3.1.1. Thủ tục, chứng từ nhập kho NVL. - Chứng từ : + Hợp đồng mua bán + Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01 GTKT -3LL) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 -VT) + Phiếu nhập kho (mẫu 01 -VT) Thủ tục nhập kho NVL : Khi nhập NVL phải dựa vào kế hoạch dự trữ vật liệu, kế hoạch sản xuất tháng sau phòng kế hoạch lập kế hoạch thu mua NVL từ khâu tìm nhà cung cấp, giá cả, phương thức thu mua đến nhận hàng theo kế hoạch và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp (biểu 3.1). Khi nhận được hoá đơn GTGT (biểu 3.2) của nhà cung cấp gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu của Công ty đưa về phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hàng hay không. Sau khi quyết định nhận hàng và trước khi nhập kho vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT, tiến hành kiểm nghiệm vật liệu thông qua Ban kiểm nghiệm của Công ty. Ban kiểm nghiệm gồm : Một đại diện phòng kế hoạch cung ứng, một đại diện phòng kiểm tra chất lượng (đóng vai trò chủ yếu), một thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào biên bản kiểmnghiệm vật tư (biểu 3.3). Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho (biểu 3.4) thành 03 liên, trưởng phòng ký cả 03 -Liên 01 lưutại quyển, liên 2 giao chonhập hàng, liên 3 đưa cho thủ kho làm căn cứ nhập kho vật liệu, phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách, số lượng vật liệu nhập theo hoá đơn của người bán hoặc biên bản kiểm nghiệm. Hoá đơn của người bán hàng chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhậ và cùng người giao hàng ký tên. Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng từ, thủ kho phải báo lên phòng kế hoạch cung ứng biết lập biên bản, sau khi ghi thẻ kho, phiếu nhập kho được thủ kho chuyển kho kế toán vật liệu ghi sổ. Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu sau khi tiếp nhận phiếu nhập kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân loại để ghi sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp cùng sự hỗ trợ của máy tính. Mọi dữ liệu được lưu trữ trên máy và trên sổ sách. Ta xem xét tình hình nhập kho Vitamin B1 mã số TQ2B045 của Công ty như sau : Ngày 08 tháng 3 năm2007 theo hợp đồng mua bán số 004/2007 đã ký kết với Công ty Dược phẩm trung ương I. Dưới đây là mẫu đã nêu : Biểu 31 : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN HĐ số : 004/2007 Bên mua : Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 Địa chỉ : Số 9 - Trần Thánh Tông - Hà Nội Tel : 049716279 Fax : 048211815 Tài khoản : Số 1020109113-1 Do ông : Vũ Huy Sơn Chức vụ:Trưởng phòng kế hoạch làm đại diện Bên bán : Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Tel : 04.921656 Fax : 04.8311766 Tài khoản : Số 1025430912 Ngân hàng Công thương - Hà Nội Mã : 010040851611-1 Do ông : Lê Văn Nam Chức vụ : Trưởng phòng KD làm đại diện Sau khi đã thoả thuận, hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với những nội dung sau : Điều 1 : Mẫu hàng hoá - quy cách - số lượng - giá cả. STT Tên hàng ĐVT Quy cách Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vitamin B1 Gam 2100 99.000 207.900.000 2 Penexilin Gam 1000 230.000 230.000.000 3 Cồn lá lốt Gam 500 50.000 25.000.000 Tổng cộng tiền hàng : 462.900.000 Thuế GTGT (5%) : 23.145.000 Tổng cộng thanh toán : 496.045.000 Điều 2 : Đóng gói hàng và kiểm tra chất lượng Bên bán có trách nhiệm giao hàng tạikho bên mua và chịu hoàn toàn các chi phí vận chuyển cũng như các chi phí khác cho tới thời điểm hàng đã được nhập kho theo tiến độ sau : Vitamin B1 phải giao trước 10/3/2007 Penecilin và cồn lá lốt phải giao trước ngày 20/3/2007 Điều 3 : Phương thức thanh toán : Bên mua có trách nhiệm thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng giá trị ghi trên hoá đơn GTGT do bên bán phát hành cho từng lô hàng trong vòng 50 ngày, kể từ ngày giao hàng. Điều 4 : Các điều khoản chung Mọi phát sinh từ hợp đồng này nếu không giải quyết được bằng thương lượng được đưa ra giải quyết tại Hội đồng kinh tế thành phố Hà Nội sẽ có giá trị chung thẩm ràng buộc cả hai bên. Hợp đồng này có giá trị kể từ ngày ký và được chia thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị tương đương để cùng thực hiện. Đại diện bên bán Đại diện bên mua Lê Văn Nam Vũ Huy Sơn Sau khi ký hợp đồng thìngày 08tháng 3 năm 2007, Công ty nhận được hoá đơn GTGT của bên bán giao 2100g Vitamin B1 tại kho Thục - Kho vật liệu chính. Biểu 3.2. Công ty Dược phẩm TW I - HN Số : 35443 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (dùng cho khách hàng) Ngày 8 tháng 3 năm2007 Bên bán : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW1 Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Tel : 04.921656 Fax : 04.8311766 Tài khoản : Số 1025430912 Ngân hàng Công thương - Hà Nội Do ông : Lê Văn Nam Chức vụ : Trưởng phòng KD làm đại diện Hình thức thanh toán : Trả chậm STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vitamin B1 gam 2100 99000 2079000000 Tổng cộng tiền hàng : 207.900.000 Thuế GTGT (5%) : 10.395.000 Tổng cộng thanh toán : 218.295.000 Số tiền bằng chữ : Hai trăm mười tám triệu hai trăm chín mươi năm nghìn đồng. Người nhận hàng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Sau khi nhận được hoá đơn GTGT, căn cứ vào đó khi nhận hàng phòng kiểm tra chất lượng (KCS) của Công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư và ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Biểu 3.3. Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Mẫu số : 05 - VT QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Căn cứ vào hoá đơn GTGT 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty Cổ phần Dược phẩm TWI - Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm : 1. Ông : Nguyễn Huy Sơn KHCƯ Trưởng ban 2. Ông : Phạm Hưng KCS Ủy viên 3. Bà : Phạm Thu Hồng Thủ kho Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau : Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 4 5 1 Vitamin B Gam Cân 2.100 2.100 2.100 0 Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Từ biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn vật liệu được nhập kho. Nhân viên của phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho và lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến (nếu Công ty thuê ngoài chế biến vật tư) Biểu 3.4 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm2007 Mẫu số : 01 - VT Nợ TK : 1521 Có TK : 111 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Thị Thu Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Theo hoá đơn số 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty cổ phần Dược phẩm TWI Nhập tại kho Thục - VLC (1521) STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Vitamin B1 Gam 2.100 2.100 99.000 207.900.000 Cộng 2.100 2.100 207.900.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 3.4 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN Số : 06 Ngày 7 tháng 3 năm2007 Đơn vị chế biến : Công ty Minh Anh Hợp đồng số.......ngày.....tháng.......năm Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến số 02 ngày 3 tháng 2 năm 2007. Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 2 tháng 3 năm2007 Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư ĐVT Giá thực tế nhập kho Giá đơn vị nhập kho Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 Nhôm chữ Ampixilin Kg 22,1 22,1 238.680 Ampixilin Kg 18,4 18,4 198.720 3.1.2. Thủ tục, chứng từ xuất kho NVL. NVL sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất, cho quản lý sản xuất, cho công tác nghiên cứu, xuất bán hoặc thuê gia công chế biến... NVL của công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau và được sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vặtt lập định mức cho từng phân xưởng, phòng ban. Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” (Biểu 3.6) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản, ký nhận và sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào 2 bản. Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và số hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2 bản. Sau đó thủ kho trả lại 01 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL, 01 bản chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ. Đối với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, không thường xuyên, đặc biệt các dược liệu như thuốc gây nghiện, do yêu cầu chặt chẽ của quản lý đơn vị dùng phiếu xuất theo chủng loại có kèm theo số lượng viết bằng chữ (Biểu 3.7). Đối với vật liệu không dùng trực tiếp cho sản xuất, tùy theo nhu cầu sử dụng của mình, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ lập lĩnh lập phiếu xuất kho (Biểu 3.8) làm 03 bản, 01 bản lưu tạiquyển, bản 2 giao cho khách hàng, bản 03 thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ và nhập dữ liệu vào máy. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng, đến cuối tháng kế toán tính giá bình quân, cả kỳ dự trữ để tính ra giá thực tế xuất kho trong kỳ. Trong tháng 3 năm 2007, phân xưởng viên đã lĩnh Vitamin B1 theo hạn mức được duyệt trong tháng như sau : Biểu 3.6 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN NGẠCH Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Nợ TK : 6112 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phân xưởng viên Lý do xuất : Sản xuất thuốc Vitamin B1 Xuất tại kho VLC - Kho Thục Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Hạn mức được duyệt trong tháng ĐVT Số lượng thực xuất trong tháng Cộng Đơn giá Thành tiền Hạn mức còn lại 01/03 06/03 14/03 21/03 B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 VitaminB1 TQ2B045 342 Gam 49,8 49,8 50 149 43,4 Ngày.....tháng........năm Phụ trách bộ phận SD (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán vật tư sau khi nhận được phiếu vật tư theo hạn mức do thủ kho gửi lên sẽ tiến hành định khoản, nhập dữ liệu để máy tính kết xuất ra đơn giá sau đó ghi đơn giá xuất và tính ra thành tiền. Ngày 24 tháng 3 năm2007, xuất 10.500g Codein phophat theo phiếu xuất kho thuốc gây nghiện số 20. Biểu 3.7 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT THUỐC GÂY NGHIỆN Số : 20 Nợ TK : 6112 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phân xưởng viên Xuất tại kho VLC - Kho Thục Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng Mã số Số lô SX ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền B C 1 2 3 4 5 Codein phophat TQ1GH01 02 G 10500 2.280 23940000 Số lượng viết bằng chữ : Mười nghìn năm trăm gam chẵn Người giao (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho đơn vị (Ký, họ tên) Ngày24 tháng 3 năm 2007 đã xuất 3,1g Vitamin B1 cho phòng KCS để lấy mẫu nghiên cứu sản xuất theo phiếu xuất kho số 21. Biểu 3.8 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24 tháng 3 năm2007 Số : 21 Nợ TK : 6422 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phòng KCS Lý do xuất kho : Lấy mẫu nghiên cứu sản xuất Xuất tại kho VLC - Kho Thục STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Vitamin B1 Gam 3,1 3,1 99.000 306.900 Cộng 3,1 3,1 Thành tiền (viết bằng chữ) : Ba trăm linh sáu nghìn chín trăm đồng chẵn Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trường hợp khi có lệnh của giám đốc Công ty về xuất bán vật liệu, phòng thị trường căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn (GTGT) làm 03 bản. Công ty kiểm tra kỳ duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên 02. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc thì khách hàng phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 03 bản : Liên 1 lưu ở phòng thị trường, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ (Biểu 3.9). Ngày 9 tháng 3 năm 2007 theo kệnh của giám đốc, Công ty xuất bán 100g Vitamin B1 bán cho Công ty cổ phần Dược phẩm TWI, đơn giá 99.500 đồng chi phí vận chuyển do bên mua chịu. Biểu 3.9. Công ty Dược phẩm TW I - HN Số : 003526 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (dùng để thanh toán) Ngày 9 tháng 3 năm2007 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 Địa chỉ : Số 9 - Trần Thánh Tông - Hà Nội Số TK : 102010000019471 - Ngân hàng Công thương Hà Nội MST : 0101001091131 Đơn vị mua hàng : Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương I Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Số TK : Số 102543092 - Ngân hàng Công thương - Hà Nội Hình thức thanh toán trả chậm STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vitamin B1 gam 100 99.500 9.950.000 Tổng cộng tiền hàng : 9.950.00 Thuế GTGT (5%) : 497.500 Tổng cộng thanh toán :10.447.500 Số tiền bằng chữ : Mười triệu bốn trăm bốn mươi bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Nhìn chung thủ tục và chứng từ nhập, xuất tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 được tổ chức và thực hiện chặt chẽ tuân theo kiểu mẫu, trình tự ghi chép của chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết cho công tác quản lý và công tác kế toán. Các chứng từ này được lập, được luân chuyển theo trình tự, thể hiện sự đồng bộ và tính hợp lý, hợp lệ trước khi dùng làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ được bảo quản lưu giữ theo đúng quy định hiện hành. 3.2. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần dược phẩm TW2. Do sự biến động thường xuyên và có tính đa dạng của nguyên vậtliệu nên hạch toán chi tiết có khối lượng công việc lớn về quản lý một cách chi tiết NVL và cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý. Công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán đượctiến hành như sau : Phiếu nhập kho, xuất kho NVL Sổ chi tiết NVL Thủ kho Bảng tổng hợp N - X -T Tổng hợp hàng nhập Tổng hợp hàng xuất Tổng hợp chữ T của 1 TK -Tại kho : Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho (Biểu 3.10) dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL. Sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày, từ các phiếu nhập, xuất vặt tư... sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, từng thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi quản lý và kiểm tra đối chiếu. Định kỳ từ 03 đến 05 ngày thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán vào sổ chi tiết vật tư. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho và số tồn trên thẻ kho, nếu chênh lệch phải tìm nguyên nhân. -Tại phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu tiến hành phân loại chứng từ và nhập dữ liệu vào máy theo trình tự thời phát sinh các nghiệp vụ. Trên máy đã cài đặt sẵn các mã vật tư, tên vật tư, số liệu tài khoản và tên kho, máy sẽ tự động cập nhật các thông tin có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn của từng vật liệu tương ứng lên sổ chi tiết (Biểu 3.11)... Từ sổ chi tiết vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu 3.15) vật liệu chi tiết theo vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu. Từ sổ chi tiết vậtliệu, kế toán vào sổ tổng hợp nhập vật tư (Biểu 3.12), bảng tổng hợp xuất vật tư (Biểu 3.13) theo đối tượng sử dụng và chi tiết theo tài khoản 152. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán vật tư sẽ tổng hợp chữ T của tài khoản 152 chi tiết. Số liệu trên sổ tổng hợp nhập và hàng xuất sẽ được ghi vào 2 bên Nợ - Có tương ứng trên tổng hợp chữ T của một tài khoản. Ngày 01 tháng 2 năm2007, thủ kho lập thẻ kho : Biểu 3.10 Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Khoa Thục -TK 1521 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/03/2007 Tờ số : 01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Vitamin B1 Đơn vị tính : Gam Mã vật tư : TQ 2B045 Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5012 PX10 01/6 Xuất cho PX viên 01/6 160,3 340,9 PN12 08/2 Nhập kho VL mua ngoài 08/2 2100 2440,9 HĐ004 09/2 Xuất bán VL 09/2 100 2340,9 Tổng cộng 21._.