Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại DHG (nhật ký chung - Máy)

MỤC LỤC PHẦN 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1. LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1.1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA NGUYÊN, VẬT LIỆU Bất kì doanh nghiệp nào, dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp xây lắp, để tạo ra sản phẩm thì không thể thiếu được yếu tố nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất, kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 1.1.2. ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG Các đơn vị xây dựng cơ bản mang những nét đặc trưng riêng của ngành xây dựng đó là thi công và đảm nhiệm những công trình dân dụng và công nghiệp có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thời gian xây dựng lâu dài, khối lượng thi công hầu hết làm ngoài trời, do vậy quá trình sản xuất rất phức tạp. Sản phẩm sản xuất của công ty là những bất động sản có giá trị lớn, chúng không được trao đổi trực tiếp trên thị trường như các sản phẩm hàng hóa khác mà nó chỉ có được khi hợp đồng xây dựng được kí kết. Sản phẩm sau khi hoàn thành được bàn giao cho đơn vị sử dụng và trở thành tài sản cố định của đơn vị đó. Chất lượng của chúng không được khẳng định ngay mà nó phải được kiểm nghiệm qua một thời gian nhất định. Do đó. Nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng cũng mang một số đặc điểm riêng đó là: - Trong doanh nghiệp xây dựng, nguyên, vật liệu được thể hiện dưới dạng vật hóa, có tính chất lí hóa riêng biệt. Nguyên vật liệu sử dụng thường có giá trị lớn, chủng loại khá nhiều, tuy nhiên không được phong phú như trong các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm. - Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng sử dụng những loại vật liệu có tính chất vật lí bền, chắc, ít bị hư hỏng qua thời gian. Phải trải qua một thời gian rất lâu thì vật liệu mới giảm chất lượng. Vật liệu thường có khối lượng và kích thước lớn và phần lớn đã qua quá trình chế biến, không còn giữ y nguyên tính chất và hình dạng ban đầu như xi măng, sắt, thép, gạch, ngói,… Trong các doanh nghiệp xây dựng, nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn và đóng vai trò tối quan trọng. - Nguyên vật liệu là yếu tố chính trong ba yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động SXKD, nguyên, vật liệu trực tiếp tham gia vào trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Về mặt hiện vật, nó không còn giữ được hình thái ban đầu; về mặt giá trị, nó chuyển dịch toàn bộ vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong doanh nghiệp, chi phí nguyên, vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Nhất là đối với doanh nghiệp xây dựng thì nó chiếm tỷ trọng rất lớn và đóng vai trò quyết định tới chất lượng sản phẩm. Việc cung cấp nguyên, vật liệu có đầy đủ hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công, xây dựng, đồng thời chất lượng công trình cũng bị ảnh hưởng. Điều này có nghĩa là việc thi công sẽ không thể tiến hành nếu không có nguyên, vật liệu; chất lượng của nguyên, vật liệu kém thì chất lượng của sản phẩm (các công trình xây dựng cơ bản) khi hoàn thành cũng không đạt làm ảnh hưởng xấu tới kết quả toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tăng cường quản lí công tác kế toán nguyên, vật liệu đảm bảo việc sử dụng nguyên, vật liệu tiết kiệm, hiệu quả nhằm hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Do đó doanh nghiệp cần có chiến lược quản lí chặt chẽ, chính xác NVL ở tất cả các khâu trong đó kế toán NVL đóng vai trò then chốt. 1.1.3. PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG Phân loại nguyên, vật liệu là việc căn cứ vào tiêu thức nào đó, tùy theo yêu cầu quản lí để sắp xếp từng thứ, loại vật liệu vào theo cùng một nhóm. Trong các doanh nghiệp xây dựng, việc phân loại nguyên, vật liệu cũng được thực hiện như các doanh nghiệp sản xuất. Để có thể quản lí chặt chẽ và thuận tiện cho việc tổ chức hạch toán nguyên, vật liệu tới từng loại, từng thứ phục vụ cho nhu cầu quản lí doanh nghiệp, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của từng loại NVL và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp, NVL được chia thành những loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu tạo nên thực thể sản phẩm như: gạch, đá, xi măng,… trong các doanh nghiệp xây dựng, sắt, thép, … trong các doanh nghiệp cơ khí,... Đối với các loại NVL mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình SXKD như dầu cho lắp ráp, chạy máy cũng được coi là NVL chính. - Nguyên liệu, vật liệu phụ: Là các loại NVL chỉ có tác dụng phụ trong quá trình thi sản xuất hoặc thi công, làm tăng chất lượng NVL chính, tăng chất lượng sản phẩm hay phục vụ nhu cầu quản lí, phục vụ sản xuất như: sơn, phụ gia,… - Nhiên liệu: là các loại năng lượng ở thể lỏng, khí, rắn phục vụ công nghệ sản xuất sản phẩm. Trong các doanh nghiệp xây lắp, nhiên liệu chiếm tỷ trọng khá lớn, đó là các loại chất đốt, năng lượng để chạy các máy thi công, phương tiện vận tải như: xăng, dầu diezen,… - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa phương tiện, máy móc, thiết bị xây lắp,… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ,…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Nguyên liệu, vật liệu khác: Trong các doanh nghiệp xây dựng thì đó là những sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trình thi công nếu còn có tác dụng phụ thì được đem sử dụng lại như: sắt, thép vụn,… Việc phân loại giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, tiểu khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu đó trong quá trình SXKD. Đồng thời giúp doanh nghiệp biết được nội dung kinh tế và vai trò, chức năng cảu từng loại vật liệu. Từ đó đề ra các phương pháp và biện pháp quản lí và sử dụng vật liệu có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, còn tùy thuộc vào yêu cầu quản lí và hạch toán chi tiết cụ thể mà từng loại vật liệu được chia thành từng nhóm riêng. Để đảm bảo tiến hành chặt chẽ và hoạt động được tiến hành thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn thì các loại nguyên liệu, vật liệu cần được phân loại tỷ mỉ hơn theo tính năng lí, hóa, quy cách, phẩm chất của vật liệu. Do đó, trong các doanh nghiệp cần phải giả định sổ danh mục điểm cho các loại nguyên liệu, vật liệu để việc quản lí thuận tiện và dễ dàng hơn. Sổ danh mục điểm NVL được sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị sử dụng không bị nhầm lẫn với nhau. 1.1.4. ĐÁNH GIÁ NGUYÊN, VẬT LIỆU Đánh giá nguyên, vật liệu là việc sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị nhưng theo nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Theo quy định kế toán hiện hành, việc nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải tính theo giá thực tế có nghĩa là khi nhập kho hay xuất kho đều phải tính theo giá thực tế theo đúng phương pháp quy định. Song đặc điểm của NVL có nhiều loại, nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trình SXKD, do đó yêu cầu của công tác kế toán NVL là phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và giá trị hiện có của vật liệu. Ngoài ra, NVL còn có thể đánh giá theo giá hạch toán, tuy nhiên kế toán vẫn phải đảm bảo tình hình nhập xuất vật liệu trên các sổ tài khoản, các sổ kế toán theo giá thực tế. Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được". Trong đó: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. 1.1.4.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác định khác nhau Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được hoàn lại - CKTM, Giảm giá hàng mua Trong đó: – Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong ĐM. – Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)... Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của VL thuê ngoài gccb = Giá thực tếcủa VL xuất thuê ngoài gccb + Chi phíthuê ngoàigccb + Chi phívận chuyển(nếu có) Đối với vật liệu tự chế: Giá thực tếcủa VL tự chế = Giá thànhsản xuất VL + Chi phí vận chuyển (nếu có) Đối với vật liệu được cấp: Giá thực tế của VL được cấp = Giá theo biên bản giao nhận Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của vật liệunhận góp vốn liên doanh = Giá trị vốn gópdo hđld đánh giá Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế của vật liệuđược biếu tặng, viện trợ = Giá thị trườngtại thời điểm nhận Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất: Giá thực tế củaphế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lạihoặc giá có thể bán 1.1.4.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm  của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Theo điều 13 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho, nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: - Phương pháp giá thực tế đích danh - Phương pháp bình quân - Phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, vật tư nhập theo giá nào thì khi xuất kho cũng được tính theo giá đó. Phương pháp này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp. Phương pháp bình quân Theo phương pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lượng vật liệu xuất nhân với đơn giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong các phương pháp sau: + Bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá BQ Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư nhập trong kỳ) cả kỳ dự trữ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + S.lượng vật tư nhập trong kỳ) Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư. Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. + Bình quân liên hoàn ( bình quân sau mỗi lần nhập):  Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập VL, kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng VL xuất để tính giá VL xuất. Đơn giá BQ Trị giá VT tồn trước lần nhập n + Trị giá VT nhập lần n liên hoàn S.lượng VT tồn trước lần nhập n + S.lượng VT nhập lần n Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Ưu điểm: Phương pháp này cho giá VL xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn. Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy. + Bình quân cuối kỳ trước: Hiện nay, phương pháp bình quân cuối kì trước đã không còn được quy định trong chuẩn mực. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn một số doanh nghiệp đang áp dụng. Theo đó, đơn giá bình quân cuối kì trước được tính như sau: Giá đơn vị bình quân giá thực tế vật liệu cuối kì trước Cuối kì trước số lượng thực tế vật liệu cuối kì trước Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu. Trường hợp giá cả thị trường nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. Phương pháp nhập trước – xuất trước: Theo phương pháp NT – XT thì kế toán giả thiết rằng: số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu xuất kho sử dụng trước và do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kì sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập sau cùng. Phương pháp này chỉ thích hợp với điều kiện giá cả ổn định. Phương pháp nhập sau – xuất trước: Khác với phương pháp nhập trước – xuất trước, phương pháp này lại giả định những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên theo đúng giá trị của chúng, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trước. Trong điều kiện lạm phát, áp dụng phương pháp nhập sau – xuất trước sẽ đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Ngoài ra, trên thực tế, các doanh nghiệp còn có thể áp dụng phương pháp: giá hạch toán Giá hạch toán vật liệu là giá thành kế hoặch của một loại giá ổn định trong kì. Khi áp dụng phương pháp này, khi xuất kho vật liệu trong kì kế toán sẽ ghi sổ theo giá hạch toán và cuối kì sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế của vật Giá hạch toán của vật liệu xuất dùng trong kì = liệu xuất dùng trong kì û Hệ số giá vật liệu (hay tồn kho cuối kì) (hoặc tồn kho cuối kì) Trong đó: Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì Gía hạch toán vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì Phương pháp giá hạch toán thực chất là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này thì có ưu điểm hơn đó là việc ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu khá dễ làm, đơn giản, phản ánh được kịp thời tình hình biến động vật liệu tăng giảm trong kì nhưng độ chính xác chưa cao vì còn mang tính bình quân. 1.2. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU 1.2.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp có liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải lập chứng từ kế toán một cách kịp thời và đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu được nhà nước ban hành. Nó là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng thứ, từng loại nguyên liệu, vật liệu. Thực hiện quản lí có hiệu quả nguyên, vật liệu phục vụ kịp thời cho nhu cầu sản xuất theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản, chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm (Mẫu 03 – VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (Mẫu 04 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 – VT) Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 – VT) Bảng phân bổ vật liệu, CCDC (Mẫu 07 – VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK – 3LL) Hóa đơn GTGT (Mẫu 01/GTKT – 3LL) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu nhập xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu – VT), Biên bản kiểm nghiemj vật tư (Mẫu 05 – VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (Mẫu 04 – VT) và các chứng từ kế toán tùy thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp hoặc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời và đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lí, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về nguyên, vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lí, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận liên quan. 1.2.2. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU Việc quản lí nhập, xuất, tồn kho hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phạn kho và phòng kế toán của doanh nghiệp. Thủ kho và kế toán NVL tiến hành hạch toán kịp thời, chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, hàng hóa theo thứ tự nhằm quản lí chặt chẽ vật liệu theo chức năng riêng của mình. Chính vì vậy giữa kho và phòng kế toán có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để sử dụng các chứng từ kế toán trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và việc ghi chép số liệu vào các sổ kế toán chi tiết của kế toán, đồng thời tránh được sự trùng lặp không cần thiết. Sự liên hệ phối hợp với nhau trong việc ghi chép của thủ kho và kế toán NVL như trên đã hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán. Kế toán chi tiết vật liệu cũng như công cụ, dụng cụ nhỏ (gọi tắt là vật tư) đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng từng thứ (từng danh điểm) vật tư theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có ba phương pháp kế toán chi tiết vật tư sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. 1.2.2.1. Phương pháp thẻ song song Phương pháp thẻ song song là phương pháp kế toán chi tiết vật tư mà ở kho vật tư và ở bộ phận kế toán vật tư (thuộc phòng kế toán) đều sử dụng thẻ, ở kho sử dụng thẻ kho, còn ở bộ phận kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật tư. Vì thế phương pháp này được gọi là phương pháp thẻ song song. Công việc cụ thể ở từng bộ phận như sau: - Ở Kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. - Ở Phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kì, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kho và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ kế toán chi tiết vật tư theo từng danh điểm và đối chiếu với thẻ kho. Sơ đồ 1.1. Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Thẻ kế toán chi tiết vật tư Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng như sau: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế năng lực kiểm tra của kế toán. + Phạm vi áp dụng: Áp dụng phù hợp đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tình hình nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.2.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp này thì việc kế toán chi tiết ở các bộ phận được thực hiện như sau: - Ở kho: Thủ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên thẻ kho giống phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán không tiến hành mở thẻ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình trạng biến động chung của từng thứ NVL trong kì theo hai chỉ tiêu giá trị và số lượng. Sổ này được mở cho từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ vào sổ một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê, nhập bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ về nhập, xuất NVL định kì thủ kho gửi lên. Cuối tháng tiến hành đối chiếu với số liệu trên thẻ kho với số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển (đối chiếu về chỉ tiêu số lượng) Sơ đồ 1.2. Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp này có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Khối lượng ghi chep được giảm bớt do chỉ phải ghi sổ một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về cả chỉ tiêu số lượng lẫn giá trị, việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán vẫn chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế công tác kiểm tra trong quản lí. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có chủng loại vật tư không nhiều lắm, tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên không bố trí kế toán chi tiết vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép tình hình nhập, xuất trong ngày. 1.2.2.3. Phương pháp sổ số dư - Ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để hạch toán NVL theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng căn cứ vào sổ số dư trên thẻ của từng thứ nguyên vật liệu thì thủ kho ghi vào sổ số dư theo cột số dư số lượng và chuyển về phòng kế toán. Sổ số dư được mở ra theo từng kho. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư cho từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất NVL. Định kì (3, 5, 6, 7, 10, 15 ngày) tùy theo quy định của kế toán trưởng, kế toán vật liệu phải xuống kho để hướng dẫn việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ và khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ (lập riêng cho chứng từ nhập và chứng từ xuất). Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một bảng, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ. Tiếp đó, kế toán cộng số tiền nhập xuất trong tháng dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (Tồn trên sổ số dư ×đơn giá hạch toán ở bảng kê = tồn cuối tháng trên bảng kê). Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sơ đồ 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn Sổ số dư Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp này có ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Tránh được hiện tượng ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớt việc ghi chép kế toán, công việc được dàn đều trong kì do vậy không bị dồn lại vào cuối tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều kho và xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa khi có những sai lệch số liệu xảy ra thì việc tìm ra nguyên nhân là tương đối khó. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên và với một điều kiện băt buộc là các doanh nghiệp phải sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, kế toán đã xây dựng hệ thống sổ danh mục điểm NVL, và đòi hỏi trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán vững vàng. 1.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU Nguyên, vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp nên việc mở các tài khoản tổng hợp phải ghi chép vào sổ kế toán và xác định được giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hóa bán ra hay xuất dùng tùy thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kì. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp xây lắp thì chỉ áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX). Phương pháp KKTX là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trên các tài khoản và sổ tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Phương pháp này có ưu, nhược điểm như sau: + Ưu điểm: Phương pháp có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. + Nhược điểm: Đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán thì sử dụng phuơng pháp KKTX sẽ rất tốn công sức. 1.3.1. TÀI KHOẢN SỬ DỤNG Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm vật liệu theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “nguyên, vật liệu” TK 152 dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm. tồn kho NVL của doanh nghiệp tại kho theo giá thực tế (giá gốc). TK 152 được mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tư tùy theo yêu cầu quản lí và phương tiện tính toán. Kết cấu của TK 152: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên, vật liệu tại kho trong kì (mua ngoài, tự sản xuất, phát hiện thừa, được cấp phát,…) Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL tại kho trong kì (xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt, đem đi góp vốn,…) Dư Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho đầu kì hay cuối kì. TK 151 “Hàng mua đang đi đường” TK 151 là tài khoản được sử dụng để theo dõi các loại NVL, CC-DC, hàng hóa,… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Kết cấu của TK 151: Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa đã mua đang đi đường tăng lên trong kì. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường kì trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc khách hàng. Dư Nợ: Phản ánh giá trị hàng mua thuộc sở hữu của doanh nghiệp đang đi trên đường đầu kì hoặc cuối kì. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán cón sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 331, TK311, TK111, TK112,… 1.3.2. KẾ TOÁN TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG TĂNG NGUYÊN, VẬT LIỆU Vật liệu trong các doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như tăng do mua ngoài, tăng do nhận góp vốn, nhận cấp phát, tăng do tự sản xuất,… Cách ghi chép các trường hợp tăng vật liệu cụ thể như sau: + Tăng do tự sản xuất hay do thuê ngoài gia công, chế biến nhập kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu và bẳng tính giá thành sản phẩm, kế toán ghi tăng giá trị vật liệu theo giá thành công xưởng bằng bút toán: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu) Có TK 154: Gía thành công xưởng thực tế hay giá thực tế vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến. + Tăng do mua ngoài: a, trường hợp hàng và hóa đơn cùng về: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh giá mua của vật liệu nhập kho bằng bút toán: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112,…) Tổng giá thanh toán Các chi phí thu mua vật liệu (vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức,…) được ghi vào giá thực tế của hàng mua tương tự như trên. Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua (Do hàng kém phẩm chất, sai quy cách,…) hoặc hàng mua bị trả lại, ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả người bán Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận nhưng chưa trả Có TK 152 (Chi tiết từng loại vật liệu): Số giảm giá hàng mua, CKTM, hay hàng trả lại theo giá không thuế. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng. + Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn Trong trường hợp khi hàng thu mua về kiểm nhận, nhập kho, phát hiện thừa so với hóa đơn, về nguyên tắc: bên mua phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan để biết cùng xử lí. Nếu nhập kho toàn bộ số hàng mua ngoài, kế toán phản ánh toán bộ số vật tư thực nhập: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): Gía mua thực tế toán bộ số vật liệu nhập kho Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số trên hóa đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn Có TK 338 (3381): Trị giá thừa không thuế Căn cứ vào quyết định xử lí, nếu phải trả lại cho người bán, ghi: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lí Có TK 152 (Chi tiết từng loại vật liệu):số thừa theo giá chưa thuế GTGT Nếu doanh nghiệp mua tiếp số thừa, dựa vào hóa đơn GTGT người bán lập bổ sung, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá chưa thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Trường hợp NVL thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân Trong trường hợp hàng thừa so với hóa đơn nhưng doanh nghiệp chỉ nhập kho số lượng theo hóa đơn, còn số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002: Gía trị NVL thừa so với hóa đơn Khi có quyết định xử lí ghi: Có TK 002 Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung, kế toán hạch toán giống bút toán như khi mua ngoài nhập kho. Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá thực tế vật liệu thừa nhập kho Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của số hàng thừa Có TK 331: Tổng._. giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân thì kế toán cũng ghi tăng thu nhập khác. Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá thực tế vật liệu thừa (không thuế) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu hàng thiếu so với hóa đơn: Kế toán chỉ ghi tăng giá trị vật liệu theo trị giá hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: Khi nhập kho, kế toán phản ánh ghi: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá thực tế vật liệu thực nhập kho Nợ TK 138 (1381): trị giá số thiếu (không thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hóa đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán của số hàng mua theo hóa đơn Số vật liệu thiếu được xử lí, nếu người bán giao tiếp số còn thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): Số còn thiếu được giao tiếp Có TK 138 (1381): Xử lí số thiếu Nếu số vật liệu thiếu mà người bán không còn hàng, kế toán điều chỉnh giảm số phải trả người bán. Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền còn phải trả người bán Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu Có TK 138 (1381): Xử lí số thiếu Nếu số hàng thiếu do cá nhân nào đó gây ra và phải chịu trách nhiệm bồi thường: Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thường Có TK 138 (1381): Xử lí số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số bị thiếu Trường hợp thiếu không xác định được nguyên nhân thì kế toán ghi tăng giá vốn: Nợ TK 632: số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): Xử lí số thiếu - Trường hợp NVL về nhập kho nhưng không đảm bảo quy cách, chất lượng theo đúng hợp đồng, số hàng này sẽ được giảm giá hoặc trả lại cho người bán: Nợ TK 331, 111, 112,…: Tổng giá thanh toán Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu được giảm giá, trả lại. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng b, Trường hợp hàng về nhưng chưa có hóa đơn Trong trường hợp này, kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hóa đơn”. Đến cuối tháng, nếu hóa đơn chưa về thì kế toán sẽ ghi sổ số NVL nhập kho theo giá tạm tính như sau: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): Tăng giá trị vật liệu nhập kho Có TK 331: Tăng số tiền phải trả theo giá tạm tính Sang tháng sau, khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng một trong 3 cách sau: Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính >giá thực tế) hoặc bằng ghi thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính). Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán đã ghi theo giá tạm tính, ghi lại giá thực tế theo bút toán thường. c, Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về: Trong trường hợp này, kế toán sẽ lưu hồ sơ vào tập hồ sơ “ hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hàng chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Gía mua theo hóa đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng Có TK liên quan (331, 311, 111, 112,…) Sang tháng, khi hàng về thì kế toán hạch toán: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): Nếu nhập kho NVL Nợ TK 621, 627, 641, 642: chuyển trực tiếp cho các bộ phận sử dụng. Có TK 151: Hàng mua kì trước đã về nhập kho. + Các trường hợp tăng vật liệu khác: - Tăng do phát hiện thừa qua kiểm kê: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá trị vật liệu thừa Có TK 632: Gía trị NVL thừa rõ nguyên nhân, chờ xử lí. Có TK 338 (3381): Gía trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân + Tăng do nhận cấp phát, nhận góp vốn của các thành viên: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá trị vật liệu tăng Có TK 411: ghi tăng nguồn vốn kinh doanh + NVL tăng do thu hồi vốn liên doanh, liên kết bằng NVL, khi đó hạch toán: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá trị vật liệu tăng Có TK 222: Ghi giảm số vốn góp kinh doanh đã thu hồi + NVL Tăng do nhận viện trợ, biếu tặng: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá trị vật liệu tăng Có TK 711: ghi tăng thu nhập khác + NVL tăng do được đánh giá tăng: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá trị vật liệu tăng do đánh giá lại Có TK 412: Phần chênh lệch tăng. + Trường hợp tăng do kiểm kê thừa: Nợ TK 152: (Chi tiết từng loại vật liệu): giá trị vật liệu tăng do kiểm kê thừa Có TK 632: giá trị vật liệu thừa trong định mức. Có TK 338(3381): giá trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lí. + Vật liệu tăng do nhận lại vốn góp: Nợ TK 152 (Chi tiết từng loại vật liệu): giá trị vốn góp thu hồi bằng vật liệu. Có TK 222, 223: ghi giảm vốn góp liên doanh, liên kết. 1.3.3. KẾ TOÁN TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG GIẢM NGUYÊN, VẬT LIỆU Trong các doanh nghiệp, vật liệu giảm chủ yếu là do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp xây dựng thì vật liệu giảm chủ yếu là do xuất ra để phục vụ thi công, xây lắp công trình. Mọi trường hợp giảm NVL, kế toán phải ghi theo giá thực tế. Có các trường hợp giảm vật liệu như sau: a, Giảm vật liệu do xuất dùng sản xuất, kinh doanh. Khi xuất vật liệu cho SXKD, căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 ((Chi tiết từng đối tượng): Xuất trực tiếp cho thi công, chế tạo Nợ TK 627 (6272-chi tiết phân xưởng: Dùng chung cho phân xưởng SX. Nợ TK 641 (6412): xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 627 (64272): Xuất cho nhu cầu QL doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía thực tế vật liệu xuất dùng b, Giảm do xuất góp vốn liên doanh, liên kết Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp xuất vật liệu để góp vốn liên doanh, liên kết, trên cơ sở giá trị vốn góp được do các bên thống nhất đánh giá, nếu giá trị vốn góp được đánh giá cao hơn giá trị ghi sổ của số vật liệu đó thì kế toán sẽ ghi tăng phần chênh lệch vào thu nhập khác. Trong trường hợp ngược lại, thì phần chênh lệch giảm sẽ được ghi tăng chi phí khác như sau: Nợ TK 222, 223, 228: Gía trị vốn góp được công nhận Nợ TK 811: Phần chênh lệch giảm giữa giá trị vốn góp được công nhận và giá trị ghi sổ, hoặc Có TK 711: Phần chênh lệch giảm giữa giá trị vốn góp được công nhận và giá trị ghi sổ. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía gốc vật liệu xuất đem góp vốn. c, Vật liệu giảm do xuất bán Khi xuất bán vật liệu, kế toán sẽ ghi nhận giá vốn và doanh thu bằng các bút toán sau: BT1: phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ, hoặc Nợ TK 157: Ghi tăng giá trị hàng gửi bán Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía vốn vật liệu xuất bán hoặc gửi bán BT2: Nếu Số vật liệu gửi bán được người mua chấp nhận thì sẽ phản ánh giá vốn Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng gửi bán Có TK 157: Gía trị hàng gửi bán được chấp nhận BT3: Phản ánh doanh thu bán vật liệu: Nợ TK liên quan (131, 1368, 111, 112,…): tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu tiêu thụ bên ngoài, hoặc Có TK 512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra của số vật liệu xuất bán. d, Giảm vật liệu do xuất thuê ngoài gia công, chế biến Khi xuất vật liệu để thuê ngoài gia công, chế biến, giá trị vật liệu xuất để thuê gia công, chế biến và chi phí được kế toán phản ánh qua TK 154 như sau: Nợ TK 154 (Chi tiết thuê ngoài gia công, chế biến) Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất kho. e, Các trường hợp giảm vật liệu khác: - Giảm do xuất cho vay tạm thời, không tính lãi: Nợ TK 138 (1388): Xuất cho vay tạm thời, hoặc Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía thực tế vật liệu cho vay. - Giảm do xuất trả lương, trả thưởng cho người lao động: Nợ TK 632: giá vốn vật liệu xuất trả lương, trả thưởng. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): ghi giảm giá vốn vật liệu xuất kho. Vật liệu giảm do phát hiện thiếu qua kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư, kế toán phản ánh: Nợ TK 632: giá vật liệu thiếu trong định mức, ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ Nợ TK 138 (1381): giá trị vật liệu thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): giá trị vật liệu thiếu tại kho. Vật liệu giảm do đánh giá lại: Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): phần chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu. Đó là trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì khi hạch toán thì sẽ ghi sổ theo giá mua thực tế của vật liệu bao gồm cả thuế GTGT. Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua ngoài nguyên, vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết từng loại vật liệu): Gía thực tế vật liệu bao gồm cả thuế Có TK liên quan (331, 111, 112, 311, …): Tổng giá thanh toán cả thuế Sơ đồ 1.4. kế toán tổng hợp tăng giảm vật liệu theo phương pháp KKTX (Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ); 152 TK 331, 111,112 xxxx TK 621 Tăng do mua ngoài tổng giá (chưa thuế GTGT) Xuất vật tư trực tiếp chế tạo sản thanh toán TK 1331 phẩm Thuế GTGT khấu trừ TK 627, 641, 642,241 TK 151 xuất cho phân xưởng sản xuất, vật liệu đi đường kì trước về cho bán hàng, QLDN, cho xây nhập kho kì này dựng cơ bản TK 411 TK 154 nhận cấp phát, nhận góp vốn, Xuất thuê ngoài gia công, chế biến TK 632, 3381 TK 632, 1381 giá trị thừa phát hiện khi kiểm Vật liệu thiếu phát hiện qua kiểm kê (trong hoặc ngoài định mức) kê (trong và ngoài định mức) TK 1331 TK 331, 111, 112,… Thuế GTGT tương ứng với Chiết khấu thương mại, giảm khoản chiết khấu thương mại, giá hàng mua, hàng mua trả lại giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại 1.4. CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, mỗi doanh nghiệp căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lí và trình độ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn một hình tức sổ kế toán phù hợp. Kế toán NVL sử dụng 4 hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật kí chung - Hình thức kế toán nhật kí - chứng từ - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật kí - sổ cái - Hình thức kế toán máy 1.4.1. HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ CHUNG - Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật kí chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật kí mà trọng tâm là sổ nhật kí chung theo trình tự thời gian. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật kí để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Hình thức kế toán Nhật kí chung gồm các loại sổ: Sổ Nhật kí chung; Sổ nhật kí đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung: (1): Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL đã được kiểm tra, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung, sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ nhật kí chung ghi vào sổ cái theo các TK phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật kí chung, các nghiệp vụ được ghi vào các sổ, thẻ chi tiết NVL. (2): Cuối tháng, quý hoặc năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh theo nguyên tắc Tổng số phát sinh Nợ và phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh và trên Nhật kí chung phải bằng nhau. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. 1.4.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ – SỔ CÁI - Đặc trưng cơ bản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán duy nhất là sổ Nhật kí – Sổ cái với căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. - Hình thức Nhật kí- Sổ Cái bao gồm các loại sổ: Nhật kí – Sổ Cái; Các sổ và thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. - Trình Tự ghi sổ: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ về tăng, giảm NVL, kế toán xác định các TK ghi Nợ và TK ghi Có để ghi vào sổ Nhật kí-Sổ cái. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toán bộ chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất NVL phát sinh vào sổ Nhật kí-Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu ở cột số phát sinh trong phần Nhật kí vào các cột Nợ, Có của từng TK ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng số phát sinh cuối tháng theo nguyên tắc: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “phát sinh” của phần = Nợ của tất cả = Có của tất cả nhật kí các tài khoản các tài khoản và Tổng dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản (3) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng. Số liệu trên Nhật kí-Sổ cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu, nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. 1.4.3: HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ - Đặc trưng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ sách sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ: (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để lập Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. (2) Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền phát sinh của các nghiệp vụ nhập, xuất NVL trong tháng trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ. Tính ra Tổng số phát sinh Nợ và phát sinh Có và số dư của từng TK trên sổ cái. Sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL liên quan. (3) Sau đó đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết NVL được dùng để lập báo cáo tài chính. 1.4.4.HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ - Đặc trưng cơ bản: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo TK đối ứng Nợ. moViệc ghi chép theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép. - Hình thức Nhật kí – Chứng từ bao gồm các loại sổ: Nhật kí chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ hoặc thẻ chi tiết. - Trình tự ghi sổ: (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào sổ Nhật kí – Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết vật liêu liên quan. (2) Cuối tháng khóa sổ, cộng các số liệu trên các Nhật kí – Chứng từ; kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật kí – Chứng từ tới các sổ, thẻ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết NVL có liên quan và lấy số liệu tổng cộng ghi trực tiếp vào sổ cái. 1.4.5. HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY - Đặc trưng cơ bản: Công việc kế toán được thực hiện theo một phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức theo quy định. - Trình tự ghi sổ: (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. (2) Cuối tháng (hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, cộng sổ và lập báo cáo tài chính. Việc ghi sổ trên máy vi tính có ưu điểm là việc đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và các báo cáo tài chính. 1.5. ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU THEO QUỐC TẾ VÀ MỘT SỐ NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI 1.5.1. CHUẨN MỰC KẾ TOÁN QUỐC TẾ VỀ NGUYÊN, VẬT LIỆU Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế đã xây dựng được hệ thống các chuẩn mực kế toán cơ bản có thể vận dụng được ở những quốc gia khác nhau trên cơ sở tiêu chuẩn hóa và hài hòa đáp ứng xu hướng toàn cầu hóa hiện nay và đạc biệt là hài hòa, thống nhất trong việc trình bày các báo cáo tài chính. Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho IAS 2 được ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế IASC soạn thảo ra đời với mục đích quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp hạch toán hàng tồn kho, gồm: xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí; ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Nguyên vật liệu là tài sản của doanh nghiệp thuộc nhóm hàng tồn kho. Vì thế, việc kế toán NVL sẽ tuân theo những nguyên tắc và quy định về hạch toán hàng tồn kho. Một số nội dung chính của IAS 2 về nguyên vật liệu: + Về phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Theo IAS 2, nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó, giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kì SXKD, trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Cụ thể như sau: Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiệu quả. Chi phí thu mua của nguyên, vật liệu bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua vật liệu. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. + Về phương pháp tính giá trị nguyên, vật liệu xuất, tồn kho, theo chuẩn mực gồm 4 phương pháp: phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước, xuất trước và phương pháp nhập sau - xuất trước (hiện nay phương pháp nhập sau – xuất trước đã bị loại bỏ) + Về việc lập dự phòng giảm giá: nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho nên việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cũng giống như lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. 1.5.2. KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở PHÁP Kế toán nguyên vật liệu ở pháp tuân theo những quy tắc, phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Sau đây là một số nội dung về đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại Pháp. - Về phương pháp đánh giá NVL: NVL phải được ghi sổ theo giá thực tế, cụ thể: + Đối với nguyên vật liệu nhập kho: nếu là mua ngoài thì giá mua thực tế là giá thỏa thuận và phụ phí mua (không tài sản, thù lao, hoa hồng hay lệ phí chứng thư), còn nếu nhập do tự sản xuất thì đó là giá thành sản xuất của số vật liệu nhập kho cộng với các chi phí liên quan đến việc nhập kho vật liệu. + Đối với NVL xuất kho: Giá xuất kho được tính theo một trong ba phương pháp: bình quân cả kì dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập và nhập trước – xuất trước. - Về phương pháp kế toán NVL: kế toán Pháp cũng quy định 2 phương pháp: kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên. Về nguyên tắc phương pháp kê khai thường xuyên chỉ sử dụng trong kế toán phân tích để tính giá phí NVL. Khi nhập kho: Ghi Nợ TK “nguyên, vật liệu” Khi xuất kho: Ghi Có TK “nguyên, vật liệu”. Tuy nhiên, để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng trên sổ kế toán một cách thường xuyên liên tục thì hệ thống kế toán tổng quát 1982 của Pháp cũng cho phép áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. 1.5.3. KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở MỸ Khác với kế toán Pháp, hệ thống kế toán Mỹ chỉ công bố các nguyên tắc, chuẩn mực, không quy định cụ thể, không bắt buộc các doanh nghiệp phải hạch toán giống nhau. Những nội dung về quy định và phương pháp kế toán NVL trong hệ thống kế toán Mỹ được quy định trong kế toán hàng tồn kho. Chế độ kế toán Mỹ xác định rất đầy đủ phạm vi của chỉ tiêu hàng tồn kho, có tính đến tất cả trường hợp có thể xẩy ra liên quan đến hàng tồn kho. Hàng tồn kho được phản ánh theo giá thực tế. Trị giá của hàng mua vào được ghi nhận là giá trên danh đơn của hàng mua vào sau khi trừ đi tất cả các khoản chiết khấu. Kế toán sử dụng tài khoản "Mua vào" để tập hợp giá trị của tất cả hàng mua vào bán trong kỳ (tài khoản này không phản ánh hàng có còn trong tay hay đã chuyển đi vì đã bán hoặc vì lý do khác). Cụ thể, một số nội dung về kế toán NVL được thể hiện như sau: - Trị giá vốn NVL được xác định theo 4 phương pháp: + Giá trên từng danh đơn riêng biệt (Specific invoice inventory pricing): được sử dụng vì nó hoàn toàn làm tương xứng giữa chi phí và thu nhập nhưng chỉ áp dụng cho các loại hàng có giá trị cao. + Trị giá vốn bình quân gia quyền (Weighted Average cost): cách sử dụng đơn giản nhưng có khuynh hướng che giấu sự biến động của giá. + Phương pháp FIFO: cung cấp một cách đánh giá hàng hoá tồn kho sát với giá hiện hành của hàng hoá thay thế nhất. + Phương pháp LIFO: chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định trị giá vốn của hàng bán, do đó kết quả của nó là sự tương xứng tốt nhất giữa chi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo thu nhập. - Theo hệ thống kế toán Mỹ, kế toán tổng hợp NVL được thực hiện theo 2 phương pháp: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kì. PHẦN 2. THỰC TẾ KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI DHG 2.1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI DHG 2.1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 2.1.1.1. Giới thiệu chung về công ty Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng & Thương Mại DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Điện thoại: (84) 043 8802083 Fax: (84) 04 8 962708 Chủ tịch hội đồng quản trị công ty: Ông Hồ Văn Dũng Tổng giám đốc hiện tại : Ông Nguyễn Tiến Đính Vốn điều lệ : 15 000 000 000 đồng Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty Cổ phần Đầu Tư XD&TM DHG là một đơn vị được thành lập với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện triển khai, thi công xây dựng các dự án, các công trình trong và ngoài Công ty. Theo như đăng kí kinh doanh thì công ty có những ngành nghề sau: Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và xây dựng hạ tầng đô thị Xây dựng công trình thủy lợi: đê đập, hồ chứa nước, hệ thống tưới tiêu; Cho thuê máy móc, thiết bị trong lĩnh vực xây dựng; Trang trí nội thất, ngoại thất công trình; Sản xuất, khai thác, kinh doanh vật liệu xây dựng; Xuất, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh; Kinh doanh, vận chuyển hành khác và vận tải đường bộ; Lập và thực hiện các dự án xây dựng nhà ở, khu đô thị, khu công nghiệp. Tư vấn, lập hồ sơ dự thầu, đấu thầu trong lĩnh vực xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); 2.1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ CÔNG TY Công ty cổ phần đầu tư XD&TM DHG tổ chức bộ máy quản lỹ theo mô hình trực tuyến chức năng với hai cấp quản lý: Cấp công ty gồm ban giám đốc và các phòng ban chức năng; các cấp chi nhánh gồm các phòng ban quản lý và các đội thi công. Đây là mô hình quản lý có hiệu quả vừa đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh vừa nâng cao chất lượng quyết định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao cũng như quy trách nhiệm cụ thể khi có sai lầm. Sơ đồ 2.1. mô hình bộ máy quản lí công ty cổ phần ĐTXD&TM DHG Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phòng tài chính – kế toán Phòng kinh tế - kế hoạch Phòng tổ chức – hành chính Phòng quản lí kĩ thuật Các chi nhánh Các phòng, ban có chức năng, nhiệm vụ như sau: a, Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm một lần. ĐHĐCĐ quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty định. ĐHĐCĐ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, bầu miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát của Công ty... b, Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là tổ chức lãnh đạo cao nhất của công ty, có nhiệm vụ điều hành chung, ra các quyết định về điều lệ cũng như những chính sách quản lí công ty. Hội đồng quản trị công ty DHG gồm 5 thành viên có cổ phần lớn nhất công ty, trong đó có 1 chủ tịch hội đồng Quản trị, 1 phó chủ tịch và 3 ủy viên. c, Ban giám đốc: Ban giám đốc của công ty gồm 4 thành viên, 1 tổng giám đốc và 3 phó tổng. Ban giám đốc có trách nhiệm lập báo cáo tài chính kì hoạt động từ ngày 01/02/2009 đến ngày 31/12/2009 phản ánh một cách trung thực và hợp lí tình hình tài chính tại ngày 31/12/2009 và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như các luồng lưu chuyển tiền tệ của công ty cho kì hoạt động kết thúc cùng ngày. Do đó ban giám đốc phải lựa chọn các chính sách kế toán phù hợp và áp dụng các chính sách đó một cách nhất quán để đưa ra các phán đoán và ước tính một cách hợp lí và thận trọng. d, Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là cơ quan có chức năng hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc, Ban kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra và thay mặt ĐHĐCĐ giám sát mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, báo cáo trực tiếp ĐHĐCĐ. Ban kiểm soát của Công ty có 03 thành viên. e, Phòng kĩ thuật: Căn cứ vào kế hoạch cấp trên giao, lập hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho phòng kế hoạch lập hồ sơ dự toán công trình đã được duyệt. Đối với công trình đấu thầu ngoài căn cứ thiết kế kĩ thuật của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phương án thi công tối ưu nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn vệ sinh lao động trong thi công. Giám sát thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kĩ thuật; Thanh quyết toán về khối lượng và lập hồ sơ hoàn công. Công tác đăng kiểm, bảo dưỡng và sửa chữa định kì cho các thiết bị, máy móc đảm bảo quá trình vận hành. f, Phòng tổ chức – hành chính: Công tác tổ chức, đào tạo cán bộ cho xí nghiệp, chế độ tiền lương, bảo hiểm và các chế độ, chính sách khác cho CBCNV công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất – kinh doanh tháng, quý năm và kế hoạch định hướng dài hạn 5 năm, 10 năm của Công ty… g, Phòng kinh tế - kế hoạch: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, căn cứ vào yêu cầu vật tư của các công trình, tổng hợp yêu cầu vật tư cả các đội, cân đối để cung cấp kịp thời cho các công trình thuộc xí nghiệp quản í, phục vụ thi công, thu mua và cung cấp các loại vật tưcho các công trình. Lập kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các kì báo cáo (tháng, quý, năm), lập dự án đầu tư thiết bị và soạn thảo các hợp đồng kinh tế của công ty, đảm bảo đúng luật pháp và hiệu quả kinh tế. h, Phòng tài chính, kế toán : Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi công ty. Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách như chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, quản lí kinh tế, tài chính… Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu tư chiều sâu trong quá trình sản xuất. Hạch toán, quyết toán, làm báo cáo quyết toán theo chế độ kế toán nhà nước 2.1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần DHG áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới, nên các công việc từ phân loại chứng từ, định khoản kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần DHG Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng – tiền mặt Thủ quỹ - kế toán Công cụ dụng cụ - TSCĐ Kế toán tổng hợp-kế toán nhật kí chung- công nợ nội bộ- kế toán tiền lương Kế toán thuế - thu vốn và công nợ - Đầu tư Kế toán tại các chi nhánh, công trình Chức năng của các bộ phận: + Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác tài chính kế toán của công ty, có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc chủ động chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính, tín dụng, kế toán thống kê, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm của Công ty, chịu trách nhiệm về nhân sự làm công tác kế toán. Phổ biến, hướng dẫn chế độ, chính sách mới của Nhà Nước, pháp luật và các chế độ mới cho người lao động. Kế toán trưởng chủ động tìm nguồn tài chính và biện pháp huy động vốn cho kinh doanh, tổ chức chỉ đạo hoạt động thu hồi vốn và công nợ. Ngoài ra, kế toán trưởng Công ty còn có nhiệm vụ tổ chức việc phân tích hoạt động kinh doanh, triển khai công tác đầu tư chứng khoán. + Phó kế toán trưởng: Phụ trách công tác hạch toán kế toán toàn Công ty, tổ chức công tác luân chuyển chứng từ, báo cáo, phụ trách công tác thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà Nước, công tác kiểm kê vật tư, tài sản, vốn. Tổ chức việc lập kế hoạch tài chính, tín dụng, lập các báo cáo thu hồi vốn và công nợ. Phó kế toán trưởng còn có chức năng chỉ đạo công tác quyết toán hợp đồng giao khoán, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch giá thành theo từng công trình, trực tiếp kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ và thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng. + Bộ phận kế toán thuế - thu hồi vốn và công nợ - đầu tư: Theo dõi, quyết toán các hợp đồng giao khoán, kế toán doanh thu và các khoản nộp Nhà Nước thực hiện việc kê khai, quyết toán thuế và theo dõi việc trích lập, sử dụng quỹ doanh nghiệp. Kế toán chi phí đầu tư phụ trách việc quyết toán chi phí đầu tư, lập báo cáo đầu tư tổng hợp các dự án, phân tích hiệu quả đầu tư vốn, kiểm tra, theo dõi việc thanh quyết toán vốn đầu tư XDCB. + Bộ phận kế toán tổng hợp – kế toán nhật kí chung – công nợ nội bộ - kế toán tiền lương: Tổng hợp báo cáo của toàn Công ty, lập các báo cáo nhanh theo quy định. Kế toán tổng hợp kiểm tra toàn bộ số liệu, chứng từ đảm bảo tính hợp lệ, hợp lí trước khi vào sổ. Theo dõi, đối chiếu công nợ với các đơn vị trực thuộc và các khoản công nợ phải thu, phải trả khác. Kế toán tiền lương hàng tháng lập bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn; thanh toán lương và ứng lương cho người lao động. + Bộ phận kế toán ._. kho vật tư phục vụ thi công 152 3311 3.000.000 5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 3311 3.000.000  24/12/2009  PNKSGV747 24/12/2009   Nhập kho vật tư phục vụ thi công  152 3311   5.238000  …. ….   ….  ….  ….  ….  ….. NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Sau đó từ sổ Nhật kí chung, số liệu được lọc để chuyển sang sổ cái tài khoản 152 và sổ cái tài khoản 331.  Bảng 2.14. Sổ cái Tài khoản 152 (Trích sổ cái tài khoản 152.) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm - Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152(15202032)- Gạch lỗ SG 8×8×18 Tháng 12, Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311 3000000 0  … …  …  …  …  …  …  4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311 3.000.000 0 5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311 3.000.000 0  24/12/2009  PNKSGV747 24/12/2009   Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311  5.238000 0 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Bảng 2.15: Sổ Cái tài khoản 3311 (Trích sổ cái tài khoản 3311 – Công ty TNHH TM Tuấn Quốc) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 331(3311208)- Công ty TNHH Tuấn Quốc Tháng 12, Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 0 3.000.000  … …  …  …  …  …  …  4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 0 3.000.000 5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 0  3.000.000  24/12/2009  PNKSGV747 24/12/2009   Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152  0 5.238.000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG - Ngoài trường hợp tăng do mua ngoài thì ở công ty vật liệu còn tăng do di chuyển nội bộ. Sau khi có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì kế toán cũng nhập chứng từ kế toán vào máy vi tính như sau: Bảng 2.16. Nhập chứng từ kế toán xuất kho vận chuyển nội bộ Lưu chuyển nội bộ 12/2009 Tháng Diễn giải: Ngày Số hiệu: An Khánh Kho xuất Số hiệu Vật tư Số lượng Thành tiền Kho nhập TK ghi Nợ Số hiệu Diễn giải Đơn giá 152 15201001 Xi măng hokim 962 2500 2.379.875 Saigon Pearl villas 152 Sau khi nhập chứng từ kế toán thì việc định khoản cũng được thực hiện trên Sổ nhật kí chung và số liệu được chuyển về sổ cái TK 152 như trường hợp nhập ngoài nguyên, vật liệu. - Vật tư của công ty cũng tăng do kiểm kê thừa. Sau mỗi đợt kiểm kê số lượng nguyên vật liệu vào ngày 1/7 và 31/12 hàng năm, nếu giá trị nguyên vật liệu thực tế kiểm kê lớn hơn giá trị ghi sổ thì kế toán hạch toán vào giá vốn (nếu thừa trong định mức) hoặc vào khoản phải trả khác. Ở công ty, trường hợp vật liệu thừa (nhất là vật liệu thừa ngoài định mức) xảy ra không nhiều. 3.3.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP GIẢM NGUYÊN, VẬT LIỆU Tại Công ty DHG, việc kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu được thực hiện như sau: Hàng tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê chứng từ vật liệu, kế toán mở sổ chi tiết nguyên, vật liệu theo từng công trình. Giá trị vật liệu xuất dùng được tính bằng giá trị thực tế, tùy theo mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá trị thực tế xuất dùng của vật liệu vào bên có của TK 152; đối ứng là bên nợ của các tài khoản phản ánh chi phí. - Nếu là xuất vật tư trực tiếp phục vụ thi công, ghi: Nợ TK 621: tăng chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Có TK 152(chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ thi công - Nếu là xuất nhiên liệu cho máy thi công: Nợ TK 623: tăng chi phí sử dụng máy thi công Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ thi công - Nếu xuất vật liệu phục vụ nhu cầu quản lí ở các đội thi công: Nợ TK 627: tăng chi phí sản xuất chung Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng - Nếu xuất vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lí của công ty: Nợ TK 642: tăng chi phí quản lí doanh nghiệp Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng Quá trình hạch kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu được thể hiện ở ví dụ sau. Theo số liệu về tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trong tháng 12/2009, tình hình xuất kho vật liệu được thể hiện như sau: (Đơn vị tính: đồng) - PXK SGV3294 ngày 1/12/2009: Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha: 3.000.000. - PXK SGV3318 ngày 5/12/2009: Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu, tổ nhân công phục vụ Công trình: 3.000.000. - PXK SGV3458 ngày 22/12/2009: Xuất kho vật tư cho tổ nhân công thuộc tổ Nguyễn Trọng Kha: 2.619.610. - PXK SGV3459 ngày 22/12/2009: Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Hữu Tú, tổ máy thi công phục vụ công trình: 5.238.000 - PXK SGV3469 ngày 24/12/2009: Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương, tổ công nhân Nguyễn Trọng Kha: 2.619.610. - PXK SGV3475 ngày 24/12/2009: Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương, tổ công nhân Nguyễn Trọng Kha: 5.238.000 - PXK SGV3477 ngày 24/12/2009: Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu, tổ nhân công phục vụ thi công: 2.619.610. Khi nhận được các chứng từ trên thì từng chứng từ sẽ được kế toán nhập chứng từ kế toán trên máy như sau: Bảng 2.17. Nhập chứng từ kế toán xuất kho vật liệu. Công ty Cổ phần XD&TM DHG Nhập chứng từ kế toán XK Villas-tổ thi công N 12/2009 ¡ Tổng hợp ¡ Nhập vật tư ¤ Xuất vật tư 25/12/2009 24/12/2009 Tháng CT CTghi sổ Kênh phân phối: Ngày CT Ngày ghi sổ Kho CT Saigon Pearl Villas PXKSGV3475 Số hiệu Kho hàng Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương phục vụ thi công CT SG Pear Diễn giải Bộ phận Người xuất: Thảo STT TK Diễn giải Mã số Số lượng Đơn giá PS Nợ PS Có 1 152 Gạch lỗ SG 8×8×18 15202032 6000 873 5.238.000 2 331 CT Saigon Pearl Villas 6217 5.238.000 Trình tự hạch toán giảm nguyên, vật liệu được thực hiện tương tự như hạch toán tăng nguyên, vật liệu. ( Trích sổ Nhật kí chung – Công ty DHG) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số PS Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PXKSGV3294 1/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Trọng Kha 62117 152 3000000 5/12/2009 PXKSGV3318 5/12/2009 Xuất kho vật tư phục vụ thi công 6271 152 3000000 22/12/2009 PXKSGV3458 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ nhân công 2 62117 152 2619000 22/12/2009 PXKSGV3459 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Hữu Tú 62117 152 5238000 24/12/2009 PXKSGV3469 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 152 2619000 24/12/2009 PXKSGV3475 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 152 5238000 24/12/2009 PXKSGV3477 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Chu Xuân Hiếu 6277 152 2619000  … …  …  …  ….  …  …  NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG  Từ sổ nhật kí chung, tập hợp số liệu để lập sổ cái tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu. (Trích sổ cái tài khoản 152) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152(15202032)- Gạch lỗ SG 8×8×18 Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK Đư PS Nợ PS Có Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PXKSGV3294 1/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Trọng Kha 62117 0 3000000  ….  …. …  ….  …  …  …  4/12/2009 PXKSGV3318 4/12/2009 Xuất kho vật tư phục vụ thi công 6271 0 3000000  … …  …  …  …  …  …  22/12/2009 PXKSGV3458 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ nhân công 2 62117 0 2619000 22/12/2009 PXKSGV3459 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Hữu Tú 6217 0 5238000  … …  …  …  …  …  …  24/12/2009 PXKSGV3469 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 0 2619000 24/12/2009 PXKSGV3475 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 0 5238000 24/12/2009 PXKSGV3477 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Chu Xuân Hiếu 6277 0 2619000 Tổng  … 24333000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG  Kế toán nguyên, vật liệu thiếu trong kiểm kê: Định kì, ngày 01 tháng 07 và 31 tháng 12, Công ty tiến hành kiểm kê thực tế số lượng nguyên, vật liệu tại các kho của các công trình để xác định lượng tồn kho đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán như sổ chi tiết nguyên, vật liệu hay sổ cái tài khoản 152. Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên, vật liệu trong kho khi kiểm kê thì ban kiểm kê đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lí của hội đồng kiểm kê, kế toán hạch toán số vật liệu thiếu như sau: Nếu giá trị vật liệu hao hụt chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lí thì căn cứ vào vào giá trị thiếu hụt ghi: Nợ TK 1381: Chờ xử lí Có TK 152: giá thực tế nguyên, vật liệu thiếu. Khi có quyết định của hôi đồng kiểm kê ghi: Nợ TK 111: giá trị thiếu được đền bằng tiền mặt Nợ TK 1388: Phải thu khác Nợ TK 334: Phải trả người lao động nếu bắt cá nhân đền Có TK 1381: ghi giảm giá trị thiếu chờ xử lí. Tại công ty, thường mỗi kì kiểm kê số lượng vật liệu trong kho thường thấp hơn so với số liệu trên sổ kế toán do vật liệu để trong kho chưa được quản lí chặt chẽ và do điều kiện thời tiết, khí hậu tác động làm hao hụt nguyên, vật liệu. Tuy nhiên, số hao hụt thường trong định mức nên kế toán hạch toán giá trị hao hụt vào giá vốn công trình và khi có biên bản kiểm kê, kế toán cũng căn cứ vào đó nhập chứng từ kế toán và ghi vào sổ nhật kí chung trong kì. PHẦN 3. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI DHG 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CPĐTXD&TM DHG 3.1.1. NHỮNG ƯU ĐIỂM Đà ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÔNG TY Công ty DHG đã xây dựng được một mô hình hạch toán khoa học, hợp lí, phù hợp với nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động SXKD, có uy tín trên thị trường trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, đảm bảo vững vàng và phát triển trong điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt ngày nay. Có thể thấy rất rõ những ưu điểm đó qua các mặt sau: Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, phương pháp hạch toán tại công ty. Công ty có tổ chức bộ máy kế toán rất gọn nhẹ và khoa học. Tạo được mối liên hệ giữa các bộ phận với nhau một cách thuận tiện và dễ dàng. Hình thức sổ sử dụng ở công ty hiện nay là hình thức sổ nhật kí chung. Đây là hình thức ghi sổ đơn giản, thuận tiện, có phần mềm kế toán hỗ trợ. Hiện nay, công ty DHG đã xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán, cách thức ghi chép khoa học, hợp lí, phù hợp với yêu cầu, mục đích của chế độ kế toán mới, tổ chức công tác kế toán quản trị, kế toán tài chính rõ ràng,… Giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ cho kế toán, đáp ứng đầy đủ các thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lí của công ty và của các đối tượng khác có liên quan. Thứ hai: Về hệ thống kế toán máy: Công ty đã và đang áp dụng vi tính hóa trong công tác kế toán, sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán của công ty. Việc đó đã nâng cao năng suất lao động cho bộ phận Tài chính – kế toán, khối lượng lao động của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ, đồng thời tạo được chuyên môn hóa lao động kế toán. Ngoài ra, việc áp dụng máy vi tính còn góp phần cung cấp một cách chính xác, đầy đủ các thông tin cho quản lí, nâng cao hiệu quả công tác kế toán của công ty. Thứ ba: Về phân loại và đánh giá nguyên, vật liệu Nguyên, vật liệu ở một công chuyên về xây dựng cơ bản thì cũng mang những đặc trưng cơ bản đó là các loại vật liệu phục vụ cho xây dựng, có khối lượng lớn; có tính chất lí hóa riêng biệt. Kế toán công ty đã xây dựng được sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu một cách rất khoa học và hợp lí, giúp cho việc kiểm tra và hạch toán nguyên, vật liệu của công ty được dễ dàng và thuận tiện. Mỗi loại nguyên liệu, vật liệu đều được sắp xếp theo từng chủng loại và đặc trưng của từng loại vật liệu: Ví dụ: xi măng được xếp vào loại nguyên, vật liệu chính và mang số hiệu TK 152 (15201), mỗi loại xi măng mang nhãn hiệu riêng thì cũng có số hiệu riêng như xi măng Hoàng Mai có số hiệu 15201001,… Khi hạch toán và vào các sổ chi tiết, việc phân loại vật tư này đặc biệt giúp cho việc theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp được dễ dàng; không chỉ vậy nó còn giúp cho kế toán NVL biết được mức sử dụng của từng loại vật liệu và nhận biết được loại vật liệu nào đang được công ty sử dụng nhiều hơn chất lượng tốt hơn qua đó điều chỉnh việc sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất để vừa nâng cao chất lượng công trình và hạ giá thành sản xuất. Thứ tư: Về phương pháp kế toán nguyên, vật liệu: Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu của Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lí của một doanh nghiệp xây dựng cơ bản, giúp cho bộ máy điều hành thường xuyên nắm được tình hình biến động hàng tồn kho và ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. 3.1.2. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DHG Thứ nhất: Việc tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán một cách kịp thời. Do đặc trưng của công ty DHG là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và sản phẩm của công ty là những công trình có giá trị lớn, địa điểm xây dựng các công trình ở nhiều khu vực khác nhau, thậm chí rất xa trụ sở chính của Công ty như công trình Saigon Pearl ở Thành Phố Hồ Chí Minh, các công trình đấu thầu tại Hòa Bình,.... Trong khi đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung, các chi nhánh xây dựng công trình hạch toán phụ thuộc, ở mỗi công trình đều có kế toán riêng và định kì gửi các chứng từ về phòng kế toán của Công ty để hạch toán tổng hợp. Do đó, việc thu thập thông tin chính xác và kịp thời là một việc không dễ dàng. Từ công trường thi công công trình ở xa chuyển chứng từ về công ty phải mất một thời gian khá lâu, hơn nữa, các công trình có quy mô và giá trị lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều, lượng chứng từ rất lớn nên thông tin kế toán rất dễ bị sai lệch (có thể do sơ suất hay do sự cố ý của cán bộ kế toán tại công trình), điều này khiến cho việc quản lí và kiểm tra thông tin kế toán một cách chính xác là việc làm rất khó, gây khó khăn cho kế toán quản trị và quản lí doanh nghiệp. Thứ hai: Không lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu xuất kho Theo như chi nhánh xây dựng công nghiệp, khi xuất kho NVL thì giá trị xuất kho được hạch toán thẳng vào Sổ Nhật kí chung và không tiến hành lập bảng phân bổ NVL xuất dùng. Việc xuất kho được thực hiện như sau: Khi có biên bản yêu cầu xuất NVL thì tiến hành xuất kho từ các kho riêng của từng công trình và dựa vào phiếu xuất kho ghi luôn vào sổ Nhật kí chung. Kế toán NVL không lập bảng phân bổ giá trị NVL xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng. Do vậy, khi tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm (công trình) hoàn thành sẽ khó khăn và phức tạp hơn nhất là đối với các doanh nghiệp xây lắp có thêm chi phí sử dụng máy thi công. Có thể thấy rõ điều này ở ngay công trình Saigon Pearl Vilass, đây là công trình lớn mà công ty được giao thầu và hiện nay vẫn đang trong quá trình thi công, hoàn thiện. Khi xuất dùng NVL, dựa vào phiếu xuất kho kế toán ghi giảm giá trị NVL và ghi luôn vào Nhật kí chung. Thế nên, nếu muốn biết tổng chi phí NVL của từng bộ phận sử dụng cho công trình là rất khó, lúc đó phải lọc số liệu trên Sổ Nhật kí chung mà Công ty DHG là một công ty lớn, các nghiệp vụ phát sinh rất nhiều và phong phú nên việc lọc số liệu trên đó là rất phức tạp và có thể nhầm lẫn. Ví dụ: Trích sổ Nhật kí chung (chi nhánh xây dựng công nghiệp) tháng 12, năm 2009. Bảng 3.1. Sổ Nhật ký chung ( Trích sổ Nhật kí chung – Công ty DHG 2009) Công ty cổ phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số PS Số Ngày, tháng … … … … … … … 22/12/2009 PXKSGV3458 24/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ nhân công 2 62117 15201 3689343 22/12/2009 PXKSGV3459 24/12/2009 Xuất kho vật tư phục vụ thi công (tổ 1) 62117 15201 7000452  24/12/2009  PNKSGV747  24/12/2009 Xuất vật tư cho Trần Ngọc (máy lu) 6232  1521 989753 24/12/2009 PXKSGV3469 24/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ quản lí công trường 6271 1522 670 066 24/12/2009 PXKSGV3475 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công 2 62117 15201 5689343 24/12/2009 PXKSGV3477 24/12/2009 Xuất vật tư cho Bùi Văn Thông (máy xúc) 6232 1521 1455300  … …  …  …  ….  …  …  Theo số liệu trên sổ nhật kí chung thì khi hoàn thành một hạng mục nào đó, kế toán phải tập hợp chi phí để tính giá thành công trình, chỉ trong ngày 24/12/2009 đã có rất nhiều lần xuất kho vật tư phục vụ thi công. Khi tập hợp chi phí, kế toán phải lọc số liệu trên sổ nhật kí chung và tính tổng số phát sinh của các tài khoản chi phí. Ví dụ: Khi tính tổng chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, kế toán phải tính tổng số phát sinh trên tài khoản 621, theo số liệu trích trên sổ nhật kí chung trên thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là: 5.689.343+11.000.452+5.689.343+……. Từ khi bắt đầu thi công cho đến khi kết thúc một hạng mục công trình cần tính giá thành thì có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc xuất kho vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục, đến khi hoàn thành hạng mục thì số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí. Do đó, để tập hợp một cách chính xác và nhanh chóng thì rất khó khăn.  Thứ ba: Quản lí vật tư chưa thật hiệu quả và triệt để Đa số các công trình của công ty đều là công trình quản lí tập trung nên việc quản lí cũng như sử dụng vật liệu chưa được tiết kiệm một cách triệt để. Điều này làm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng cao. Mỗi một công trình đều có kho vật tư riêng, việc quản lí vật tư do thủ kho phụ trách. Việc xuất kho vật liệu được thực hiện giữa thủ kho và người yêu cầu xuất vật tư (thường là đội trưởng các đội thi công), kế toán và thủ trưởng đơn vị là người duyệt và xác nhận cho xuất kho vật liệu. Đối với một công ty như DHG có rất nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, tại công trường có kế toán theo dõi và tập hợp chi phí cho công trình đó, tuy vậy, chỉ kế toán và thủ trưởng thì không thể nào kiểm soát được tất cả hoạt động của các đội công nhân trực tiếp thi công công trình. Chính vì thế, tại công trường đôi khi xảy ra hiện tượng yêu cầu xuất vật tư lớn hơn số lượng cần thiết hay số vật tư không sử dụng hết nhưng không được nhập lại kho mà bị cá nhân bán ra ngoài. Điều này không chỉ gây lãng phí vật tư (nhất là trong thời điểm hiện nay khi giá nguyên, vật liệu, công cụ-dụng cụ tăng cao) mà còn làm cho giá thành công trình tăng lên, công ty bị giảm lợi nhuận. Việc quản lí vật tư không triệt để như vậy đã lảm ảnh hưởng đến việc kế toán nguyên, vật liệu. Kế toán sẽ tập hợp chi phí sai, số liệu kế toán không còn đáng tin cậy. Giả sử, một cá nhân nào đó vì lợi ích của bản thân đã khai tăng số lượng vật liệu cần xuất dùng hay cắt xén nguyên, vật liệu trong thi công sẽ làm cho số liệu kế toán khi hạch toán giảm vật liệu tăng lên, chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp tăng và làm tăng giá thành của công trình khi hoàn thành. Thứ tư: Xử lí phế liệu thu hồi còn lãng phí. Việc quản lí và thu hồi phế liệu sau thi công vẫn chưa được công ty quan tâm đúng mức. Do đặc thù của công ty là doanh nghiệp xây lắp những công trình dân dụng có giá trị lớn, do đó lượng phế liệu thu hồi cũng có giá trị khá lớn và có thể tái sử dụng. Tuy nhiên, công ty thường xử lí lượng phế liệu là bán ra ngoài thu tiền chứ không tiến hành nhập kho mặc dù trong đó có nhiều loại có thể tái sử dụng để phục vụ cho những hạng mục tiếp theo. Giá bán phế liệu thường thấp hơn rất nhiều so với giá mua vào, chính vì thế, đối với những loại phế liệu có thể tái sử dụng thì sẽ làm cho công ty lãng phí một lượng chi phí vật liệu khi phải nhập ngoài và vận chuyển vật liệu phục vụ cho hạng mục xây lắp tiếp sau. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL CỦA CÔNG TY CPĐTXD&TM DHG Trong những doanh nghiệp xây dựng cơ bản, chi phí về nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành công trình (sản phẩm). Việc tăng cường quản lí và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đây cũng chính là vấn đề được công ty quan tâm. Qua thời gian thực tập tại Công ty CP DHG, kết hợp với vận dụng lí thuyết và thực tiễn công tác kế toán NVL, em xin trình bày một số ý kiến cá nhân nhằm khắc phục những nhược điểm và góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên, vật liệu của công ty như sau: 3.2.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận một cách khoa học và nhanh chóng. Đảm bảo yêu cầu về thông tin kế toán là một yêu cầu rất quan trọng. Chất lượng của kế toán cũng phụ thuộc nhiều vào độ chính xác và kịp thời của thông tin. Do công ty có sử dụng hệ thống kế toán máy nên đối với những công trình ở xa, việc chuyển chứng từ kế toán về ghi sổ lâu thì kế toán ở các công trình, khi nhận được chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh tại công trình (chủ yếu là nghiệp vụ về nhập, xuất kho vật liệu hay bán phế liệu). Nếu chưa kịp gửi chứng từ về phòng kế toán thì nên lập bảng tổng hợp chứng từ trên máy vi tính và gửi về phòng kế toán qua thư điện tử. Kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ mà kế toán tại các công trình gửi về để vào sổ hạch toán tổng hợp. Sau này, khi chứng từ gốc đã được gửi về phòng kế toán của công ty thì kế toán sẽ tiến hành đối chiếu với bảng tổng hợp chứng từ gửi về trước đó xem đã khớp đúng và đầy đủ chưa để biết cách điều chỉnh. 3.2.2. Lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu: Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn nếu kế toán lập Bảng phân bổ vật liệu. Theo đó, nguyên, vật liệu xuất cho nhu cầu gì thì sẽ được hạch toán vào bộ phận sử dụng tương ứng và ghi tăng chi phí của bộ phận đó. Đến khi cần tập hợp chi phí thì kế toán chỉ cần nhìn vào số liệu tổng của từng TK chi phí và ghi tăng giá trị nguyên, vật liệu xuất dùng một cách chính xác và khoa học. Số liệu ở bảng phân bổ nguyên, vật liệu được lấy từ sổ nhật kí chung. Bảng phân bổ nguyên vật liệu được lập trên phần mềm EXCEL và được liên kết với sổ nhật kí chung theo công thức: khi có nghiệp vụ nào phát sinh làm giảm nguyên vật liệu và tăng chi phí (TK ghi Nợ có đầu 6..; TK ghi Có là 152) thì số phát sinh sẽ được chuyển vào bảng phân bổ nguyên, vật liệu theo cột chi phí tương ứng. Trong tháng, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc xuất dùng nguyên, vật liệu thì kế toán sẽ tiến hành nhập chứng từ kế toán và ghi sổ Nhật kí chung, từ sổ nhật kí chung, số liệu được chuyển sang Bảng phân bổ nguyên, vật liệu. Bảng 3.2. Bảng phân bổ Nguyên, vật liệu. Công ty Cổ Phần DHG Mẫu 07 - VT Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội Theo QĐ 15/ 2006/ QĐ -BTC Mã số thuế: 0102150565 Bảng phân bổ nguyên, vật liệu Tháng 12/2009 TK Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK15201 TK 15202 TK152… HT TT HT TT HT TT 621 Chi phí NVL trực tiếp Công trình Saigon Pearl Công trình KĐT An Khánh 623 CP sử dụng máy thi công Công trình… Công trình… 627 CP sản xuất chung Công trình … Công trình… 632 Giá vốn hàng bán 642 CP quản lí doanh nghiệp Tổng cộng  Ví dụ: Theo số liệu trên sổ nhật kí chung đã nêu trong phần 3.1.2 sẽ được nhập vào bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: Bảng 3.3. Minh hoạ bảng phân bổ nguyên vật liệu Công ty Cổ Phần DHG Mẫu 07 - VT Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội Theo QĐ 15/ 2006/ QĐ-BTC Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 Bảng phân bổ nguyên, vật liệu Tháng 12/2009 TK Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK Tổng Chi phí TK15201 TK 1521 TK1522 621 Chi phí NVL trực tiếp 14 379 138 14 379 138 Xuất kho VL cho tổ NC 2 Xuất kho VL cho tổ NC 1 Xuất kho VL cho tổ NC 2 3 689 343 7 000 452 3 689 343 623 CP sử dụng máy thi công 2 445 053 2 445 053 - Xuất VL cho Trần Ngọc - Xuất VL cho Bùi Văn Thông 989 753 1 455 300 627 CP sản xuất chung 670 066 670 066 - Xuất VL cho tổ QL 670 066 632 Giá vốn hàng bán 642 CP quản lí doanh nghiệp Tổng cộng 17 494 251 14 379 138 2 445 053 670 066 3.2.3. Lập ban kiểm nghiệm vật tư Nhằm khắc phục những khó khăn trong việc quản lí vật tư sao cho vật tư không bị thất thoát, giảm chất lượng, Ban lãnh đạo Công ty nên tổ chức những đội kiểm tra đến từng công trình, tổ chức các ban kiểm nghiệm vật tư về cả chất lượng và số lượng để nhanh chóng đưa số liệu về phòng kế toán hạch toán kịp thời và đầy đủ, chính xác. Hiện nay, Công ty đã thực hiện việc kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Tuy nhiên, Ban kiểm nghiệm không phải là ban kiểm tra chuyên biệt mà chính là thủ kho cùng cán bộ thu mua và chỉ huy công trình tiến hành kiểm tra về quy cách, chất lượng số vật liệu nhập kho, như vậy, kết quả kiểm tra đôi khi có thể không chính xác nhất là với các loại vật liệu có chủng loại và kết cấu phức tạp. Việc theo dõi, kiểm tra số vật tư xuất và còn lại trong kho không được thực hiện thường xuyên mà mỗi năm chỉ thực hiện 2 lần vào đầu tháng 1 và đầu tháng 7, việc thất thoát nguyên, vật liệu là điều không tránh khỏi. Vì vậy, việc thiết lập Ban kiểm nghiệm vật tư là hết sức cần thiết, Ban kiểm nghiệm bao gồm các chuyên viên hiểu biết về sản phẩm, về yêu cầu vật tư, định mức vật tư hay việc thực hiện hợp đồng mua bán vật tư,… Căn cứ kiểm nghiệm là các hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho hay phiếu yêu cầu xuất vật tư và nhu cầu thực tế tại công trường,… Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu có chênh lệch hoặc sai quy cách, phẩm chất thì phải lập biên bản ghi rõ thực trạng vật liệu hiện có để tiện xử lí về sau. Việc đi kiểm nghiệm vật tư phải được thực hiện thường xuyên, cẩn thận, có như vậy thì công tác quản lí vật tư mới được cải thiện và kế toán vật liệu cũng chính xác hơn. Ngoài ra, công ty cũng nên xem xét viêc cải thiện kho bãi để bảo quản nguyên, vật liệu tốt hơn. Các loại vật liệu, ngoài những loại có bao bì hay thùng, hộp bảo quản như xi măng, vôi, các loại nhiên liệu thì hầu hết được để bên ngoài như cát, sỏi, gạch, đá,… vật liệu sẽ bị bụi bẩn, thấm nước, dẫn đến hao hụt, giảm chất lượng. Do đó, việc cải thiện và nâng cấp kho bãi là rất cần thiết vì nguyên, vật liệu sẽ được bảo quản tốt và công ty sẽ tiết kiệm được chi phí do hao hụt về cả số lượng và chất lượng của vật liệu. Việc xây dựng định mức hao hụt nguyên, vật liệu cũng nên được xem xét vì trong điều kiện kho bãi bảo quản hiện nay của công ty thì việc hao hụt nguyên vật liệu là điều không thể tránh khỏi. Việc cải thiện tình hình kho bãi bảo quản không thể giúp công ty tránh được nguyên, vật liệu bị hao hụt giá trị mà chỉ khắc phục phục được phần nào nào (làm cho hao hụt giảm xuống) mà thôi. Cho nên, đối với vật liệu đang được bảo quản trong kho bãi (ngoài bê tông thương phẩm), công ty nên xây dựng định mức hao hụt nguyên, vật liệu. Việc xây dựng định mức này nên giao cho bộ phận kỹ thuật có hiểu biết về vật tư như tính chất, chủng loại, quy cách,… để tính toán mức hao hụt hợp lí và chính xác cho từng loại vật tư. Kế toán nguyên, vật liệu có nhiệm vụ hạch toán giá trị hao hụt như sau: Nợ TK 632 (giá vốn công trình): Có TK 152: giá trị vật liệu tiêu hao trong định mức. 3.2.4.Xử lí thu hồi phế liệu sau thi công một cách triệt để. Công ty cũng nên chú tâm hơn đến việc thu hồi và xử lí phế liệu sau thi công. Để có thể tận dụng được nguồn phế liệu này thì công ty nên giao việc thu hồi, phân loại và xử lí phế liệu cho một bộ phận riêng biệt quản lí, bộ phận này có thể theo dõi cả phần nguyên vật liệu xuất dùng không sử dụng hết, theo đó phế liệu sẽ được phân loại ra, nếu không còn giá trị sử dụng sẽ được bán thanh lí; nêu có thể tái sử dụng thì sẽ tiến hành nhập kho cùng với số vật liệu thừa sử dụng không hết để sử dụng cho thi công những phần tiếp theo, như vậy sẽ vừa tiết kiệm chi phí vật liệu vừa tiết kiệm chi phí vận chuyển. Và kế toán nguyên, vật liệu sẽ phải hạch toán thêm bút toán nhập kho vật liệu thừa và phế liệu như sau: Nợ TK 152 (phế liệu): giá trị vật liệu hay phế liệu nhập kho. Có TK 154 (Chi tiết công trình): ghi giảm chi phí tính giá thành công trình. KẾT LUẬN Qua quá trình học tập ở trường và thời gian tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên, vật liệu nói riêng ở Công ty . Được sự chỉ đạo và giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn và các cán bộ kế toán trong công ty, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp về đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên, vật liệu tại Công ty cổ phần DHG”. Trên cơ sở lí luận và thực tế, qua quá trình làm chuyên đề em đã rút ra được nhiều bài học bổ ích và nhìn nhận vấn đề một cách trực quan và sâu sắc hơn, cụ thể: trong công tác kế toán nguyên, vật liệu, em đã thu nhận được những kiến thức: - Về lí luận: Em đã trau dồi được những kiến thức về cơ sở lí luận, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây lắp, đồng thời cũng khái quát được nội dung công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên, vật liệu một cách khoa học và lôgic. - Về thực tế: Những trải nghiệm thực tế qua thời gian đã giúp em có được cái nhìn trực quan giữa lí thuyết và thực tế. Hiểu được phương thức quản lí nguyên, vật liệu và trình tự hạch toán kế toán nguyên, vật liệu tại công ty DHG Công tác quản lí và kế toán nguyên, vật liệu là công việc lớn và phức tạp. Do trình độ và kiến thức còn hạn chế cộng với thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em chỉ đề cập được một số mảng trong công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty . Em mong rằng, với những kiến thức đầu tiên này, em sẽ có thêm được tư duy và trình độ hiểu biết sâu sắc hơn để sau này hoang thành tốt mọi công việc được giao. Em xin trân thành cảm ơn! SV Nguyễn Tuấn Anh ._.