Hoàn Thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết bị Bưu điện Hà Nội

ch toán chi phí đầu vào một cách khoa học, hợp lý. Trong các doanh nghiệp hiện nay một vấn đề bức xúc được đặt ra là làm thế nào để thu được hiệu quả kinh doanh tối đa trong nền kinh tế thị trường đầy rẫy những rủi ro? Vì vậy, vấn đề quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp là chất lượng sản phẩm. Sản phẩm mà doanh nghiệp làm ra có tiêu thụ được hay không, có được người tiêu dùng trên thị trường chấp nhận hay không là cả một vấn đề nan giải và có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố cấu thành, trong đó nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy việc tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nhà máy Thiết bị Bưu điện là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 202- QĐ/TCBĐ ngày 15/3/1995 do cục Bưu Điện (nay là Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam) cấp. Có giấy phép kinh doanh số 105985 cấp ngày 20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp, có trụ sở chính đặt tại 61 Trần Phú – Ba - Đình - Hà nội, với tên giao dịch đối ngoại là “ post & telecommunication equipment factory” (postef). Là một trong những đơn vị có cơ sở vật chất hàng đầu sản xuất sản phẩm phục vụ cho mạng lưới bưu chính viễn thông trong cả nước. Trong những năm đổi mới nền kinh tế đất nước, Nhà máy đã và đang khẳng định vị trí, tầm quan trọng của mình. Cũng như các doanh nghiệp khác Nhà máy luôn tìm tòi áp dụng những biện pháp, phương pháp quản lý và hạch toán kế toán vật liệu thích hợp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Nhận thức được vấn đề trên, qua quá trình học tập ở trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà máy, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này gồm có ba phần: Phần thứ nhất : Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần thứ hai : Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết bị Bưu điện. Phần thứ ba : Một số nhận xét và ý kiến đề xuất về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Thiết bị Bưu điện. Ngoài ra còn có các phần: Lời mở đầu, kết luận, mục lục. Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong được sự giúp đỡ, góp ý kiến bổ sung của các thầy cô giáo và các cô chú, anh chị phòng kế toán nhà máy để chuyên đề tốt nghiệp của em thêm phong phú và thiết thực hơn. Phần thứ 1 Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. I. Khái quát về hạch toán nguyên vật liệu. 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nhiệm vụ, nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. a. Khái niệm: Vật liệu là các đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá tham gia vào sản xuất kinh doanh để tạo nên thực thể của sản phẩm hoặc tạo ra giá trị của dịch vụ. b. Đặc điểm: Nguyên liệu vật liệu là một đối tượng lao động, là thành phần hình thành nên thực thể của sản phẩm, vì vậy nó có đặc điểm sau: + Về mặt hiện vật: Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. + Về mặt giá trị: Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá thành sản phẩm mới tạo ra. Vật liệu là những tài sản vật chất, tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hoá học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. c. Vai trò của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, là đối tượng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Với vị trí đó, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm; là bộ phận dự trữ quan trọng của doanh nghiệp. Do vậy có thể nói vật liệu không chỉ quyết định mặt số lượng của sản phẩm mà còn quyết định chất lượng của sản phẩm. Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu về chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội. d. Yêu cầu quản lý vật liệu Vật liệu xuất hiện ở mọi khâu của quá trình sản xuất, muốn thực hiện được yêu cầu đặt ra thì phải tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu kể từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Cụ thể như sau: + Đối với khâu mua: Cần quản lý về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất, giá cả ... sao cho vừa đảm bảo chất lượng yêu cầu, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí. + Đối với khâu bảo quản: Cần phải đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại vật tư. + Đối với khâu dự trữ: Kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ và nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất phẩm chất của vật liệu, bảo đảm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đọng vốn. + Đối với khâu sử dụng: Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật liệu khi xuất kho, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra việc thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất. e. Nhiệm vụ và nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật tư nhập, xuất kho, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý DN. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 2. Phân loại nguyên vật liệu. Vật liệu liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Trên cơ sở đó, xây dựng “danh điểm vật liệu” nhằm thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Do vậy, cần phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Có một số cách phân loại vật liệu như: a. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất: - Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm ( kể cả bán thành phẩm mua vào). - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau... ). - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v... - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho các máy móc, thiết bị phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và các thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ... ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v.v... b. Căn cứ vào nguồn gốc của vật liệu: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự chế biến, gia công. - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến. - Nguyên vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tham gia liên doanh. - Nguyên vật liệu được tặng, thưởng. c. Căn cứ vào mục đích, công dụng và yêu cầu của kế toán quản trị: - Nguyên vật liệu trực tiếp: Dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm, là nguyên vật liệu chính trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... Trong doanh nghiệp việc phân loại nguyên vật liệu còn chi tiết, tỉ mỉ hơn nữa theo yêu cầu quản lý riêng. Để đáp ứng yêu cầu đó kế toán vật liệu cần phải mở “ Sổ danh điểm vật tư”. Mẫu sổ như sau: Sổ DANH ĐIểM VậT TƯ Nhóm Ký hiệu, danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá HT Ghi chú 152.1 152.2 152.9 1521.01 1521.02 ......... 1522.01 1522.02 .......... 1529.01 1529.02 ......... 3. Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá vật liệu về thực chất là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Về nguyên tắc, vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phải được đánh giá theo giá của vật tư mua sắm, gia công chế biến. tức là giá trị của vật tư phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên các bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. a. Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm : Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi hao hụt trong định mức ... ) trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế là giá thành sản xuất thực tế. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức ...) - Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận ( nếu có). - Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thi trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. b. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán coá thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán: * Phương pháp nhập trước, xuất trước ( FIFO ). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế vật liệu xuất tróc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO ). Phương pháp giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp ). Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Phương pháp này thường được sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. * Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế = Số lượng vật liệu xuất dùng * Giá đơn vị bình quân vật liệu xuất dùng Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. bình quân cả kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ dự trữ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ bình quân cuối kỳ trước Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Cách này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu trong kỳ. Cách 3: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau mỗi Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập nhập Phương pháp này có ưu điểm là vừa chính xác vừa cập nhật nhưng có nhược điểm là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất Giá hạch toán vật liệu xuất dùng * Hệ số giá dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) ( hoặc tồn kho cuối kỳ) vật liệu Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ Hệ số giá = vật liệu Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. II. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, của yêu cầu quản lý vằ vào trình độ của cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. 1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. a. Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. b. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có , tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính. TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ. TK 152.3: Nhiên liệu. TK 152.4: Phụ tùng thay thế. TK 152.5: Thiết bị xây dựng cơ bản. TK 152.8: Vật liệu khác. Kết cấu: + Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của nguyên, vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng...). + Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt...). + Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. - Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho của người bán). Kết cấu: + Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường tăng. + Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. + Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 133, 331, 111, 112, 621, 641, 642, 141... c. Hạch toán tăng nguyên, vật liệu: * Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan ( 331, 111, 112, 141...): Tổng giá thanh toán - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Khi phát hiện thừa, kế toán ghi như sau: + Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (chưa có GTGT) Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: -> Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa -> Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa -> Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338 ( 3381): Trị giá hàng thừa Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp nhập toàn bộ. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, ghi : Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: -> Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa( giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa -> Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( Giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế GTGT đầu vào Nợ TK 138( 1381): Trị giá số thiếu( không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn + Khi xử lý: -> Nếu người bán giao nốt số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu): Người bán giao nốt số thiếu Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu -> Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138( 1381): Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu -> Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138( 1388), 334: Các nhân phải bồi thường Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu Có TK 138( 1381): Xử lý số thiếu -> Nếu thiếu không rõ nguyên nhân: Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu - Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuấtg kho giao trả cho chủ hàng hoặc được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112...: Tổng giá thanh toán Có TK 152(chi tiết vật liệu): Giá mua chưa có thuế GTGT Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán toán tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: + Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường + Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ( nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường( nếu giá tạm tính < giá thực tế) + Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn và tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hàng chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141...) Sang tháng sau khi hàng về, ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho Nợ TK 621, 627: Xuất kho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về - Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: Ghi giảm chi phí - Các trường hợp tăng vật liệu khác: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần. Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức tạo kho Có TK 338(3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho.... * Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế vật liệu, nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331, 111, 112, 141, 311...) d. Hạch toán biến động giảm nguyên, vật liệu: - Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh: Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ Tk 627( 6272- Chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng Nợ TK 641( 6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642(6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa tài sản cố định Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng - Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ (hoặc Có) Tk 412: Phần chênh lệch Có TK152(Chi tiết vật liệu):Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh - Xuất thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế (chi tiết vật liệu) - Giảm do vay tạm thời: Nợ TK 138(1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136(1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152(chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay - Giảm do các nguyên nhân khác( nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu, tặng, phát hiện thiếu...): Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn ( giá thực tế) của vật liệu xuất dùng cho các mục đích: Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng, biếu tặng... Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138(1381): Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 138(1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá cho đánh giá lại Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). TK 331, 111 TK 152 TK 621 112, 141, 311... D *** Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài TK 627, 641, 642... Thuế VAT TK 1331 Xuất cho chi phí sản xuất chung được khấu trừ bán hàng, quản lý, XDCB TK 151 TK 128, 222 Hàng đi đường kỳ trước Xuất góp vốn liên doanh TK 411 TK 154 Nhận cấp phát, tặng thưởng, Xuất thuê ngoài gia công vốn góp liên doanh... chế biến TK 642, 3381 TK 1381, 642... Thừa phát hiện khi kiểm kê Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK 128, 222 TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 331, 111 TK 152 TK 621 112, 141, 311... D*** Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm ( Tổng giá thanh toán) TK 151, 411, 222... TK 627, 641, 642... Vật liệu tăng do các Xuất cho nhu cầu khác ở nguyên nhân khác phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB 2. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. a. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó, xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu Tổng giá trị vật liệu Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ tồn kho đầu kỳ tăng thêm trong kỳ tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nha, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. b. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 6111“ Mua nguyên vật liệu”: Dùng để thao dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: + Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư, hàng hoá. - Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Kết cấu: + Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. + Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. - Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đường”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho của người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Kết cấu: + Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. + Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112... Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. c. Hạch toán tăng giảm vật liệu: - Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611( 6111- Chi tiết từng loại) Có TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho Có TK 151: Vật liệu đang đi đường - Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng( với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133( 1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan( 111, 112, 331,...): Tổng giá thanh toán - Các ngiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ Tk 611(6111): Giá trị vật liệu tăng Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng thưởng... Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắm hạn Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn Có TK 631, 711: Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất hay thanh lý tài sản cố định,.... - Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Vật liệu đi đường cuối kỳ Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường Nợ TK 138(1381): Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức Có TK 611(6111): Trị giá vật liệu tồn kho đang đi đường cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh Nợ bên tài khoản 6111 trừ di số phát sinh Có ( bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (theo mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức...): Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642) Có TK 611(6111- Chi tiết từng loại) Đối doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, trong giá thực tế gồm cả thuế GTGT đầu vào, do vậy ghi: Nợ TK 611(6111- Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331, 111, 112...): Tổng giá thanh toán Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 611(6111- Chi tiết từng loại) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để hạch tính thuế GTGT. Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). TK 151, 152 TK 6111 TK 151, 152 DĐK: Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ, Giá trị vật liệu tồn chưa sử dụng TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị vật liệu mua vào Giảm giá được hưởng và._. trong kỳ TK 133 Thuế GTGT được khấu TK 138, 334, 811, 642 TK 411 trừ Giá trị thiếu hụt, mất mát Nhận vốn liên doanh, cấp phát tặng thưởng TK 621, 627, 641, 642 TK 412 Giá trị vật liệu xuất dùng Đánh giá tăng vật liệu Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). TK 151, 152 TK 6111 TK 151, 152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ chưa sử dụng TK 111, 112, 331 Giảm giá hàng mua, TK 111, 112, 331, 411 hàng mua trả lại. Giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ TK 621, 627... ( Tổng giá thanh toán) Giá thực tế vật liệu xuất dùng III. Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Vật liệu là một trong những đối tượng của kế toán. Các loại tài sản cần được tổ chức hình thức chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, thứ, nhóm... và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán tren cùng cơ sở các chứng từ nhập – xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở sô kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng. 1. Chứng từ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08 – VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03 – BH) Ngoài ra tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04 – VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 – VT); phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT)... 2. Các sổ chi tiết vật liệu sử dụng: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập– xuất- tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giả, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên, vật liệu: a. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp thẻ song song, công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như sau: - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vât tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. - ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp xuất , tồn kho vật tư Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Theo phương pháp này, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứgn từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. c. Phương pháp sổ số dư: - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn vật tư về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho (về mặt số lượng) và sổ số dư. - Tại phòng kế toán: Kế toán mở số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên, vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày hoặc định kỳ. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng kê luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm, từng loại vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị). Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra giá tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên, vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị) để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Kế toán tổng hợp Sổ số dư Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. Phần thứ 2 Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên, vật liệu tại nhà máy thiết bị bưu điện Hà nội I. đặc điểm, tình hình chung của nhà máy thiết bị bưu điện 1. Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy. Nhà máy Thiết bị bưu điện – tên viết tắt POSTEF, Trụ sở chính: 61 Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội, là một trong những doanh nghiệp sản xuất độc lập trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phục vụ cho ngành viễn thông, nhà máy đã không ngừng phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành bưu điện. Trong chiến tranh cũng như thời bình vị trí của ngành bưu điện là hết sức quan trọng và cần thiết. Trước yêu cầu bức thiết đặt ra cho ngành bưu điện, năm 1954 Nhà máy Thiết bị Bưu điện (tên gọi ban đầu là Nhà máy thiết bị truyền thanh ) được thành lập theo quyết định của Tổng cục Bưu điện để sản xuất những sản phẩm phục vụ cho ngành bưu điện và dân dụng. Quá trình phát triển của nhà máy được chia thành 5 giai đoạn: - Từ năm 1954 – 1966: là giai đoạn hình thành nền móng ban đầu của nhà máy. Nhiệm vụ chính là đáp ứng nhu cầu chủ yếu về thông tin liên lạc phục vụ trực tiếp cho công tác thông tin. Sản phẩm chính bao gồm: loa truyền thanh, điện thoại từ thanh và các thiết bị bưu điện thô sơ. - Năm 1967: Công cuộc xây dựng tổ quốc XHCN đang phát triển mạnh mẽ cùng với cuộc chiến đấu giải phòng miền Nam đạt đến đỉnh cao. Để đáp ứng nhu cầu thông tin theo chiều rộng phù hợp với tình hình thời chiến Tổng cục bưu điện quyết định tách nhà máy bưu điện truyền thanh thành 4 nhà máy trực thuộc (đặt tên là nhà máy 1, 2, 3, 4). - Đầu những năm 70: kỹ thuật thông tin bưu điện đã phát triển lên một bước mới, chiến lược đầu tư theo chiều sâu, nâng cấp mạng thông tin phục vụ cho công tác tuyên truyền của Đảng. Trước tình hình đó Tổng cục bưu điện đã sát nhập nhà máy 1, 2, 3 thành một nhà máy thực hiện hạch toán độc lập. Nhiệm vụ được ghi rõ là sản xuất các loại thiết bị dùng về hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh và một số thiết bị sản xuất chuyên dùng cho các cơ sở sản xuất ngành, ngoài ra còn có một số sản phẩm dân dụng khác. - Tháng 12 năm 1986: do yêu cầu của Tổng cục bưu điện, nhà máy lại một lần nữa tách ra thành 2 nhà máy đó là Nhà máy Thiết bị Bưu điện và Nhà máy vật liệu từ loa. - Tháng 4 năm 1990: Khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường để tăng cường năng lực sản xuất cũng như khả năng cạnh tranh, Tổng cục Bưu điện quyết định sát nhập Nhà máy vật liệu từ loa vào thành nhà máy Thiết bị Bưu điện. Theo quyết định số 202/QĐ-TCBĐ ngày 15/03/1993 do Tổng cục bưu điện ký, số vốn kinh doanh lúc đó của nhà máy là: 20.276.854.154đ. Trong đó: - Vốn cố định là: 8.135.073.887 đồng. - Vốn lưu động là: 12.14.870.267 đồng. Theo cơ cấu nguồn: - Vốn ngân sách cấp: 5.653.356.677 đồng. - Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 14.623.497.477 đồng. Đăng ký kinh doanh số 105985 do Chủ tịch trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 6/5/1993. - Tên doanh nghiệp: Nhà máy thiết bị Bưu điện. - Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp nhà nước. - Hình thức hoạt động: Hạch toán độc lập theo luật doanh nghiệp, là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam, - Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất thiết bị linh kiện kỹ thuật, thông tin, sản phẩm điện tử tin học, cơ khí v.v... Năm 1996 Nhà máy được thành lập lại theo quyết định 427/TCBC ngày 9/9/1996 trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam. Hiện nay Nhà máy có 4 cơ sở: - Cơ sở 1: 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội - Cơ sở 2: 63 Nguyễn Huy Tưởng, Thượng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội. - Cơ sở 3: Thị trấn Lim, Huyện Tiên Sơn, Tỉnh Bắc Ninh. - Cơ sở 4: Khu công nghiệp Lê Minh Xuân, Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra nhà máy có văn phòng tại các thành phố lớn như Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh … Đến năm 1997 nhà máy lại tiếp nhận khu kho đồi A02 Lim – Hà Bắc. Từ khi được tiếp nhận đến nay nhà máy không ngừng phát huy mọi khả năng có thể, hệ thống kho tàng được cải tạo tu sửa và đưa vào hoạt động trở thành cơ sở sản xuất thứ 3 của nhà máy. Với khả năng và sự nỗ lực phấn đấu của mình nhà máy Thiết bị Bưu điện đã đạt được những thành tích không nhỏ mà ta sẽ thấy thông qua một số chỉ tiêu được thể hiện trên báo cáo tài chính trong những năm gần đây: Chỉ tiêu Đơn vị 1998 1999 2000 2001 2002 1 Doanh thu Tỷ đồng 163 168 169 150 153 2 Lợi nhuận Triệu đồng 4.320 4.510 5.030 5.793 6.110 3 TNBQ1 lao động Nghìn đồng 1.299 1.310 1.348 1.300 1.452 4 Tổng quỹ lương Triệu đồng 7.240 7.074 7.347 7.163 8.230 5 Các khoản phải nộp NS Triệu đồng 8.124 8.254 8.567 7.476 7.619 6 Đầu tư mới Tỷ đồng 20 22 20 20 21 7 Lao động Người 550 540 545 551 586 Tổng tài sản năm 2001 là 118.269.460.000 đ; năm 2002 là 140.882.465.00đ. Trong đó vốn chủ sở hữu năm 2001 là 46.235.377.000 đ; năm 2002 là 53.458.059.000 đ. Định hướng phát triển 2003 đến 2007: - Đổi mới công nghệ. - Đầu tư chiều sâu. - Tăng sản lượng. - Tăng doanh thu. - Tăng lợi nhuận. - Tăng thu nhập cán bộ công nhân viên. - Tăng các khoản nộp ngân sách. II. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của nhà máy. 1. Đặc điểm quy trình công nghệ. Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng cũng như thị hiếu của người tiêu dùng, Nhà máy đã tiến hành đa dạng hoá các sản phẩm như: - Các sản phẩm chủ yếu như về sản xuất, lắp ráp điện thoại các loại (máy điện thoại ấn phím, máy điện thoại di động, fax..) uniton có màn hình và không có màn hình, micro, ô chia buồng đàm thoại. - Sản phẩm phục vụ ngành bưu chính như dấu bưu chính, dấu nhật ấn, má in cước, máy xoá tem, cân điện tử chuyên dùng, kìm niêm phong. - Sản phẩm phục vụ sản xuất công nghiệp như: biến thế, khung công tơ ba pha, loa nén và sản phẩm để xuất khẩu: giá để tủ, dao gài IDF, điện thoại A.TAN.T... Cùng với xu thế phát triển của đất nước trong thời kỳ đổi mới và phát triển kinh tế, Nhà máy thiết bị Bưu điện là đơn vị hàng đầu trng sản xuất, cung cấp thiết bị cho ngành Bưu điện Việt nam, một trong những ngành phát triển nhất hiện nay. Hiện này hai loại sản phẩm chính Nhà máy Thiết bị Bưu Điện sản xuất là: - Sản phẩm chế tạo (chủ yếu là cơ khí) như: các loại tủ, hộp đấu dây… - Sản phẩm lắp ráp như: điện thoại, bảo an, block … Sản phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại dẫn đến quy trình công nghệ cũng rất phức tạp, qua nhiều bước công việc. Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục, khép kín. Đặc điểm quy trình công nghệ của sản xuất sản phẩm tại nhà máy Thiết bị Bưu điện được thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ1 : Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm sản xuất Vật tư Bán thành phẩm Bán thành phẩm mua ngoài Lắp ráp ráp Thành phẩm Nguyên vật liệu từ kho vật tư chuyển đến các phân xưởng (px) sản xuất như: px ép nhựa, px đúc, tổ đột, chế tạo (sơn, hàn)… sản xuất các sản phẩm cơ khí sau đó chuyển sang kho bán thành phẩm (nếu là sản phẩm đơn giản như các loại bảo an, block…thì sau khâu này trở thành sản phẩm hoàn chỉnh chuyển thẳng đến kho thành phẩm), rồi chuyển đến px lắp ráp để hoàn chỉnh các sản phẩm nhập kho. Trong suốt quá trình sản xuất đều có việc kiểm tra chất lượng (KCS). Trong tất cả các sản phẩm nhà máy sản xuất thì sản phẩm tủ đấu dây là sản phẩm chủ yếu. Vì vậy chúng ta xem xét quy trình công nghệ sản xuất tủ đấu dây: Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất tủ đấu dây Phiến Px9 cài lam Px6 ép Nhựa Tủ đấu dây Px bưu chính lắp Px2 đột dập, sơn, hàn Px1 chế tạo khuôn Vỏ tủ Tôn .. Nhà máy nhập sắt, tôn, inox, nhựa, lam… để sản xuất tủ đấu dây. Sau khi nhập kho NVL đó vào kho vật tư sẽ làm phiếu xuất cho các phân xưởng cụ thể: - Nhựa được đưa xuống px6 ép thành vỏ phiến đấu dây. Sau đó được đưa xuống Px9 cài lam chống sét hoàn chỉnh thành phiến đấu nối. - Tôn, inox xuất xuống px1 để tạo khuôn, sau đó được đưa xuống Px2 để đột dập, hàn, sơn chế tạo thành vỏ tủ. - Phiến đấu nối và vỏ tủ đấu dây được nhập vào kho bán thành phẩm. Từ kho bán thành phẩm làm phiếu xuất cho px bưu chính lắp ráp thành tủ đấu dây hoàn chỉnh. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của DN. Số lượng lao động hiện nay của nhà máy là hơn 500 người, hầu hết là được đào tạo qua Trường Vô tuyến Viễn thông và các trường dạy nghề khác, lao động giản đơn rất ít và hầu như không có, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ sư vô tuyến điện tử, tin học. Hiện nay nhà máy có nhiều dây chuyền sản xuất với máy móc thiết bị hiện đại đòi hỏi người lao động có trình độ cao. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất cao, thuận tiện cho việc hạch toán, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Nhà máy được sắp xếp thành các phòng ban và 13 phân xưởng. Giữa các phòng ban, phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban Giám đốc đưa ra các quyết định quản lý vĩ mô chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của nhà máy. *Ban giám đốc gồm có: Một giám đốc và hai phó giám đốc. + Giám đốc: là đại diện pháp nhân của nhà máy, chịu trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt động của nhà máy, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy, có nghĩa vụ đối với Nhà nước trong quản lý tài sản, tránh thất thoát tài sản. + Hai phó giám đốc: 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất và 1 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật trợ lý giúp việc cho giám đốc, theo dõi và điều hành các công việc dựa trên các quyền quyết định cụ thể. * Các phòng ban: Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xưởng bao gồm: + Phòng đầu tư phát triển; Phòng kinh doanh điện thoại: Xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu thị trường và khách hàng, nghiên cứu đầu tư bổ xung các phương án công nghệ. Đưa ra các kế hoạch mặt hàng đầu tư các sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu người tiêu dùng. + Phòng Kỹ thuật: nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng các sản phẩm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật, theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ, theo dõi lắp đặt sửa chữa thiết bị, đưa ra các dự án mua sắm thiết bị mới. + Phòng Công nghệ: Xây dựng định mức công nghệ cho từng sản phẩm, nghiên cứu qui trình công nghệ của từng loại sản phẩm sao cho thích hợp. + Phòng Kế toán Thống kê: Có nhiệm vụ là giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp dưới hình thái tiền tệ. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày ở nhà máy thông qua hạch toán các khoản thu – mua, nhập – xuất nguyên vật liệu, hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu của nhà máy, xây dựng kết quả kinh doanh, thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế... Đồng thời theo dõ cơ cấu vốn và nguồn hình thành nên tài sản của Nhà máy. Qua ghi chép phân tích và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lên kế hoạch lập dự phòng, tính khấu hao... từ đó giải trình và bảo vệ số liệu trước cơ quan chủ quản và các đơn vị quản lý cấp trên. Soạn thảo các văn bản các quy chế về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp đối với từng chi nhánh. Giúp lãnh đạo nắm chắc thông tin để điều hành và quản lý doanh nghiệp. + Phòng vật tư: Có nhiệm vụ mua sắm vật tư, cung cấp nguyên vật liệu và bán thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở các định mức vật tư đã được xây dựng, nghiên cứu giá cả, làm hợp đồng mua sắm vật tư theo yêu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh. + Phòng Tổ chức: nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong nhà máy, thực hiện ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong nhà máy. + Phòng Điều độ sản xuất: Thực hiện tổ chức sản xuất, dưới sự giám sát của phó giám đốc sản xuất, phân phối điều hành công việc tới từng phân xưởng sao cho hợp lý, thích hợp với từng đặc điểm loại hình phân xưởng. + Phòng Lao động tiền lương: Tập hợp sổ lương cho từng cá nhân, xây dựng các đơn giá tiền lương cho từng sản phẩm dựa trên định mức công nghệ của sản phẩm đó, điều động lao động trong nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo và của công việc. + Các tổ chế thử: Thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và phó giám đốc, có nhiệm vụ chế tạo sản xuất các loại sản phẩm mới được thử nghiệm. Trên cơ sở đó để nghiên cứu xây dựng các định mức cho phù hợp. Từ đó mới có thể tiến hành sản xuất hàng loạt. + Phòng Kế hoạch kinh doanh: đây là phòng Tổng hợp tại cơ sở 2 (63 Nguyễn Huy Tưởng) . Có nhiệm vụ quản lý và chỉ đạo sản xuất các phân xưởng, theo dõi đôn đốc tiến độ cung ứng vật tư, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụ tùng thay thế, sửa chữa đáp ứng yêu cầu kế hoạch, xác định các vấn đền mất cân đối và phát sinh trong sản xuất để có những đề xuất khôi phục kịp thời ở tại cơ sở này dưới sự điều hành của ban giám đốc. + Phòng Marketing: Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tiếp xúc với khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, đề ra kế hoạch sản xuất để đáp ứng theo đúng yêu cầu của thị trường. + Phòng KCS: Kiểm tra, theo dõi chất lượng sản phẩm. + Trung tâm bảo hành sản phẩm: Tổ chức việc bảo hành sản phẩm, tổ chức bán lẻ và giải quyết những thắc mắc của khách hàng về lắp đặt và sử dụng sản phẩm. Tổ chức thống kê tình hình sản phẩm hỏng trên thị trường, đánh giá nguyên nhân hỏng và báo cáo định kỳ về phòng kỹ thuật sửa chữa và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. * Các chi nhánh tiêu thụ: Gồm 3 chi nhánh tại 3 miền đất nước Bắc -Trung - Nam tiêu thụ các sản phẩm sản xuất, góp phần vào doanh thu của nhà máy. * Các phân xưởng sản xuất: Nhà máy có 14 phân xưởng, có quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo thị trường. + Phân xưởng 1 và phân xưởng khuôn mẫu cơ điện: là 2 phân xưởng cơ khí có nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu cho các sản phẩm phục vụ cho việc sản xuất của các phân xưởng khác như khuôn cho máy ép tại px6… + Phân xưởng 2: chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí như cắt kim loại, hàn, đột các chi tiết sản phẩm. + Phân xưởng 3: nằm tại cơ sở 2 sản xuất nam châm, ngoài ra còn lắp ráp các sản phẩm khác. + Phân xưởng 4: phân xưởng cơ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm cơ khí, và các sản phẩm ở đây hầu hết được tiến hành từ khâu đầu đến khâu cuối của 1 sản phẩm. + Phân xưởng 5: phân xưởng đúc áp lực. + Phân xưởng 6, phân xưởng nhựa 2: hai phân xưởng sản xuất các sản phẩm nhựa như dây bưu chính, vỏ tủ nhựa, vỏ máy điện thoại . . . + Phân xưởng 7: là phân xưởng điện thoại, có nhiệm vụ sản xuất kiểm tra lắp ráp các sản phẩm điện thoại. + Phân xưởng 8: phân xưởng sản xuất lắp ráp loa, tăng âm. + Phân xưởng 9: lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sẩn xuất khác. + Phân xưởng Bưu chính: phân xưởng sản xuất các sản phẩm bưu chính như: dấu bưu chính, kìm bưu chính, phôi niêm phong. + Phân xưởng PVC cứng: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống sóng. + Phân xưởngPVC mềm: sản xuất ống nhựa phục vụ cho dân dụng. * Tổ quản lý cơ sở SX tại Lim Hà bắc. * Tổ chế thử sản phẩm. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất có thể phác họa qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3 : Tổ chức hoạt động kinh doanh GIáM ĐốC Phó GIáM ĐốC đảng uỷ Các phân xưởng Các phòng ban Px1, khuôn mẫu Px 2 Px 3 Px 4 Px 5 Px pvcmềm Px pvc cứng Px bưu chính Px9 Px8 Px7 Px 6 ii. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của nhà máy, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất. Vì vậy nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các báo cáo tài chính cho người quản lý. Phòng kế toán thống kê của Nhà máy có 9 người đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau, gồm có: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp của Nhà máy đảm nhận công việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập các báo cáo quyết toán. - Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thu chi : Tổ chức theo dõi, phản ánh số hiện có và tình hình biến động tài sản cố định của Nhà máy qua các chỉ tiêu giá trị ( nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại) và chỉ tiêu hiện vật ( đối với tài sản cố định hữu hình; Ghi chép thường xuyên việc thu – chi tiền mặt. - Kế toán tiền lương, BHXH, kế toán thanh toán tạm ứng, kế toán nguyên vật liệu, và tổng hợp vật tư: Tính lương trên cơ sở đơn giá lương do phòng lao động tiền lương gửi lên, hạch toán lương, trích bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành; phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ, theo dõi công nợ: Theo dõi các chứng từ và tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm; xác định doanh thu và kết chuyển lỗ, lãi; theo dõi tình hình thanh toán với người bán. - Kế toán thu chi thanh toán với ngân hàng (thủ quỹ): Ghi chép thường xuyên việc thu chi, quan hệ với Ngân hàng về việc vay hoặc gửi Ngân hàng. - Kế toán vật tư, bán thành phẩm, thống kê sản lượng . - Kế toán tại cơ sở 2: 2 người. Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy được biểu hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở Nhà máy thiết bị Bưu Điện. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Ktoán thu chi, TSCĐ, BHXH K. toán thành phẩm và tiêu thụ K. toán thợp, BTP cơ sở 2 Ktoán ttoán với ngân hàng Ktoán vật tư, lương cơ sở 2 K.toán BTP, thống kê, lương Ktoán tạm ứng, thợp vtư, lương Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ thông tin 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán: Nhà máy thiết bị Bưu Điện tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Nhà máy. Theo hình thức tổ chức này, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của Nhà máy, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc hoặc tại các chi nhánh bán hàng của nhà máy cũng có bộ phận kế toán riêng có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, lên báo cáo quyết toán sau đó gửi về phòng kế toán của Nhà máy. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hợp nhất báo cáo quyết toán toàn nhà máy. a. Hệ thống tài khoản Nhà máy sử dụng: Sau khi thực hiện sử dụng hệ thống kế toán mới, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản, cụ thể gồm: - Loại I ( Tài sản lưu động): TK 111, 112, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 152, 153, 154, 155, 157, 159, 161 (chi tiền đề tài). - Loại II ( TSCĐ): TK 211, 214, 241, 242. - Loại III ( Nợ phải trả): TK 311, 331, 315, 333, 335, 336, 338, 341, 342. - Loại IV(Nguồn vốn chủ sở hữu): TK 411, 412, 413, 414, 421,431,441, 461(nguồn kinh phí đề tài được cấp). - Loại V ( Doanh thu) TK 511, 512, 515, 521, 531. - Loại VI (Chi phí sản xuất kinh doanh): TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. - Loại VII ( Thu nhập hoạt động khác): TK 711 - Loại VIII ( Chi phí hoạt động khác): TK 811 - Loại IX ( Xác định kết quả kinh doanh): TK 911 TK 007- “ Ngoại tệ các loại” là tài khoản ngoài bảng. Ngoài ra, do nhà máy là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, có 3 trung tâm đặt tại 3 miền ( Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng), nên để tiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 được chi tiết theo từng trung tâm: TK 136.1 – Phải thu nội bộ trung tâm 1. ( Hà Nội). TK 136.2 – Phải thu nội bộ trung tâm 2. (Đà Nẵng). TK 136.3 – Phải thu nội bộ trung tâm 3. ( TP HCM). * Báo cáo Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do Bộ Tài chính quy định: - Mẫu số B01 – DN: Bảng cân đối kế toán. - Mẫu số B02 – DN: Báo cáo kết quả kinh doanh. - Mẫu số B03 – DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Mẫu số B09 – DN: Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính doanh nghiệp được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. b. Tổ chức chứng từ. Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, công tác tổ chức kế toán được áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán. Như đã trình bày ở trên, quy mô hoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc the dõi, hạch toán thì tại mỗi trung tâm có tổ chức hạch toán độc lập. Vào cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý các cơ sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính (61 – Trần Phú), kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy. c. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Do nguyên vật liệu của Nhà máy rất nhiều loại, sản phẩm làm ra rất đa dạng, phong phú, nên để hạch toán hàng tồn kho nhà máy áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Việc áp dụng phương pháp này giúp cho kế toán nguyên vật liệu có thể the dõi chính xác về cả số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho được phân bổ cụ thể, thuận lợi. Tuy nhiên, phương pháp này không tránh khỏi nhược điểm là mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lưu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận. d. Hệ thống tổ chức sổ kế toán. Nhà máy thiết bị Bưu Điện đã áp dụng hệ thống kế toán với hình thức Nhật ký chung từ 1-1-1995 đến năm 1997 nhưng từ năm 1998 thì lại chuyển đổi theo hình thức Nhật ký chứng từ. Do Nhà máy có qui mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ là hợp lý, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Qua thời gian sử dụng hệ thống kế toán mới đã chứng tỏ được tác dụng của mình qua việc thỏa mãn được yêu cầu quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường, đơn giản, dễ hiểu, minh bạch, công minh, dễ kiểm tra tạo điều kiện dễ dàng cho việc chuyên môn hoá. Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy cho thông tin trên báo cáo đảm bảo độ tin cậy. Hình thức và các chỉ tiêu trên báo cáo đúng theo chế độ kế toán quy định. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ chưa thực sự thống nhất ( còn sử dụng một số sổ theo hình thức Nhật ký chung). Hình thức sổ kế toán mới từ khi được áp dụng đến nay phòng kế toán có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ và liên quan với nhau, có hệ thống từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp rõ ràng, mạch lạc, đảm bảo nguyên tắc chung của hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc được ghi vào sổ nhật ký chuyên dùng (nhật ký tiền mặt, nhật ký tiền gửi, nhật ký tạm ứng, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng…) đồng thời ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng (quí) trên cơ sở số liệu đã ghi trên nhật ký chuyên dùng hay nhật ký đặc biệt lập bảng kê, bảng phân bổ để vào nhật ký chứng từ, vào sổ cái và báo cáo kế toán theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời từ sổ thẻ kế toán chi tiết vào bảng Nhật ký chứng từ và lên bảng tổng hợp chi tiết, và vào báo cáo kế toán. Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán CHứNG Từ GốC Bảng phân bổ Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Nhật ký quỹ Nhật ký chứng từ BảNG TổNG HợP CHI TIếT Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, quý. Quan hệ đối chiếu. Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy gồm có: - Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ, thẻ kế toán chi tiết để nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể đối với từng loại tài sản, từng loại nghiệp vụ như vật tư, thiết bị, tài sản cố định, phải thu, phải trả khách hàng… - Sổ cái các tài khoản. - Ngoài ra có các bảng kê, bảng phân bổ, bảng theo dõi công nợ… Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, Sổ kế toán liên quan đến kế toán nguyên, vật liệu gồm có: Sổ chi tiết TK 152, 621, 627, 641, 642, 331... ; sổ cái TK 152, 621, 627.... và các Nhật ký chứng từ, các bảng kê. II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị bưu điện- Hà nội. 1. Đặc điểm về nguyên vật liệu và công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy. Nguyên vật liệu chủ yếu của Nhà máy là các loại nhựa để sản ._.