Hoàn thiện công tác kế tóan nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Kim khí Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Sau 20 năm thực hiện nền kinh tế thị trường với biết bao nhiêu những thăng trầm của lịch sử. Kinh tế đất nước đã có nhiều chuyển biến và đạt được những thành tựu đáng kể. Từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp chuyển đổi thành nền kinh tế có quan hệ sản xuất được điều chỉnh với tính chất, trình độ và yêu cầu của nền sản xuất. Cơ chế kinh tế mở cửa đã tạo cho các doanh nghiệp mạnh dạn và chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Song bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng gặp không ít những khó khăn và thử thách. Để xác định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lượng mà còn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về. Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán. Vì nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc điều chỉnh cơ cấu kinh tế trong doanh nghiệp. Đối với các hoạt động sản xuất, đặc biệt là với các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc ghi chép, phản ánh thu, mua, nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu đóng một vai trò rất lớn trong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý NVL một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán NVL là vấn đề cần thiết mà các doanh nghiệp thường quan tâm. NVL không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Chính vì những lý do đó tại công ty TNHH Kim Khí Hà Nội NVL cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Công ty làm cho Công ty ngày càng có chỗ đứng vững hơn trên thị trường. Để đạt được điều đó là sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của toàn doanh nghiệp trong công ty xây dựng. Bí quyết của công ty là đã năng động khai thác tốt những gì mà mình sẵn có, mặt khác cũng xây dựng được mô hình quản lý phù hợp, tiết kiệm được chi phí, sử dụng tốt NVL thu được lợi nhuận trong kinh doanh. Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở Công ty. Em nhận thấy tầm quan trọng của NVL và những vấn đề còn hạn chế trong công tác kế toán NVL ở Công ty em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội ”. Nội dung của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu chuyên đề được chia làm 2 phần chính: Phần thứ nhất: Thực trạng tổ chức trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Phần thứ hai: Một số kiến nghị và đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề em đã được sự giúp đỡ thường xuyên tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thu Liên và các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán cùng toàn thể các cô, các bác trong công ty. Tuy nhiên, do tình hình và thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót, em mong sự giúp đỡ của các thầy cô và cán bộ của Công ty để chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn. PHẦN THỨ NHẤT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÍ HÀ NỘI 1.Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội là một Công ty TNHH được thành lập theo quyết định số 515/QĐ-QP ngày 18 tháng 4 năm 1996 của Bộ thương mại cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 96 ngày 14 tháng 4 năm 1997 có trụ sở chính đóng tại 143 Âu Cơ - Tây Hồ – Hà Nội. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ sản xuất Chức năng Có thể khẳng định Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội là một Công ty trẻ nhưng lại có đội ngũ quản lý cú bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực: Sản xuất và cung ứng bê tông cho các công trình xây dựng. Kinh doanh vật liệu, trang thiết bị nội, ngoại thất ngành xây dựng. Sản xuất và cung ứng các cấu kiện bê tông đúc sẵn. Về tình hình sản xuất của công ty tương đối ổn định và hiệu quả. Nhiệm vụ Để thực hiện tốt những chức năng trên công ty TNHH Kim Khí Hà Nội có những nhiệm vụ sau: - Xây dựng và tổ chức có hiệu quả các kế hoạch sản xuất dinh doanh trong đó có kế hoạch sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ cho các công trình xây dựng. - Trong quá trình sản xuất phải tổ chức giám sát chặt chẽ và phải chịu trách nhiệm về chất lượng. - Chấp hành các quy chế và pháp luật của Nhà nước cũng như chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về thực hiện hợp động. - Thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước. 1.2.2. Đặc điểm sản phẩm và quy trình sản xuất của công ty Sản phẩm chính của công ty là: Bê tông tươi Qui trình sản xuất: để đảm bảo khách hàng luôn nhận được sản phẩm đúng với qui cách chính xác cao của khách hàng, công ty đã sử dụng hệ thống trạm trộn được điều khiển bằng máy vi tính. Toàn bộ dây truyền của xí nghiệp hệ thống thùng chứa cốt liệu trên cao và được với hệ thống cân chính xác. Bằng cách này công ty có thể trộn chính xác từng mẻ hàng và khối lượng nguyên vật liệu thô cũng được tính chính xác cho từng mẻ và được in ra từ máy vi tính. Sau đó sản phẩm bê tông của công ty được xe ô tô loại Huyndai có thùng trộn Buffalo 6 - 8m3 chở sản phẩm bê tông thương phẩm tới các công trình xây dựng nhà ở cao tầng, công ty đã có các thiết bị bơm bê tông để tiến hành bơm bê tông đến các vị trí đang thi công. Qui trình sản xuất được phản ánh qua sơ đồ sau: Nước Đá Cát Phễu Máy trộn TT Xi măng và phụ gia Bê tông tươi Xe chuyển trộn bê tông -Những thuận lợi và khó khăn: A. Thuận lợi Địa thế: công ty có hai trạm trộn nằm ngay giữa các khu đô thị mới đó là Trung yên - Yên Hoà - Cầu Giấy - Hà Nội và khu đô thị mới Nam Thăng Long - Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội rất thuận lợi cho việc tiêu thụ sản phẩm. Có đội ngũ cán bộ kĩ sư vật liệu xây dựng có kinh nghiệm lâu năm trong nghiên cứu và thực tế về bê tông thương phẩm. B. Khó khăn - Tại thời điểm hiện nay, giá nguyên vật liệu đang tăng rất nhanh mà công ty không có điều kiện về vốn để dự trữ dẫn đến công ty sẽ phải chịu nhiều thiệt thòi với những hợp đồng còn dang dở. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý - Giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, điều hành và đưa ra quyết định về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó Giám đôc: + Tham gia xây dựng kế hoạch dài hạn của Xí nghiệp, đề án tổ chức quản lý của Xí nghiệp trình Tổng Công ty; + Điều hành hoạt động của Xí nghiệp trong phạm vi công việc được phân công và ủy quyền; tham gia tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, các quyết định của Tổng Công ty; + Tham gia nghiên cứu đề xuất các định mức kinh tế - kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm. - Phòng kinh doanh kế hoạch: tiếp cận thị trường, lập dự án, tổng hợp phân tích thông tin, cân đối lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng –quý- năm; ký kết và thanh lý hợp đồng kinh tế, lập dự toán,quyết toán nội bộ công ty; thống kê tình hình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo theo hàng tháng- quý- năm; lập và phân phối quỹ lương, thưởng; định hướng phát triển công ty. - Phòng tài chính kế toán: thực hiện chức năng giúp việc cho giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc. Thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí, lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, hợp pháp làm nghĩa vụ ngân sách đối với Nhà nước. - Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và lao động, giải quyết các chế dộ chính sách đối với người lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, phòng cháy chữa cháy; thực hiện công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ hồ sơ, quản lý văn phòng công ty, quản lý nhà đất, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động và theo dõi tình hình nhập xuất tồn của nguyên vật liệu. - Phòng Kỹ thuật có chức năng tham mưu giúp việc Ban Giám đốc trong các vấn đề về kỹ thuật công nghệ sản xuất, công nghệ vật liệu. + Thí nghiệm đánh giá chất lượng nguyên vật liệu xây dựng phục vụ công tác sản xuất bê tông thương phẩm của Xí nghiệp và các hợp đồng thí nghiệm theo yêu cầu; + Quản lý, đánh giá chất lượng bê tông của Công ty + Sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng thiết bị thí nghiệm. + Tư vấn cho Ban Giám đốc Công ty về các nhà cung cấp vật liệu, các điều khoản kỹ thuật trong các hợp đồng cung cấp bê tông. + Thực hiện các thí nghiệm hiện trường. + Hỗ trợ các Phòng khác và các tổ sản xuất khi có yêu cầu của Ban Giám đốc. + Kiểm tra hoạt động quản lý nguyên vật liệu của Phòng Tổ chức Hành chính. + Kiểm tra công tác kế toán nguyên vật liệu, tính toán giá thành sản phẩm của Phòng Tài chính Kế toán. + Kiểm tra công tác bảo đảm chất lượng bê tông khi bán hàng của Phòng Kinh doanh Kế hoạch. - Phân Xưởng sản xuất: + Tổ vận hành trạm trộn Tổ vận hành trạm trộn có chức năng vận hành các trạm trộn bê tông thương phẩm của Xí nghiệp. + Tổ vận hành bơm bê tông tĩnh Tổ vận hành bơm bê tông tĩnh có chức năng vận hành các trạm bê tông tĩnh của Xí nghiệp. + Tổ vận hành bơm bê tông động Tổ vận hành bơm bê tông động có chức năng vận hành các bơm bê tông đặt trên xe tải của Xí nghiệp. + Tổ vận hành xe chuyển trộn bê tông Tổ vận hành xe chuyển trộn bê tông có chức năng vận hành các xe tải chuyển trộn bê tông của Xí nghiệp. + Tổ sửa chữa bảo dưỡng thiết bị Tổ sửa chữa bảo dưỡng thiết bị có chức năng làm nòng cốt thực hiện công tác sửa chữa thay thế phụ tùng đột xuất, sửa chữa nhỏ, sửa chữa lớn và bảo dưỡng thiết bị theo định kỳ. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình sau: Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng kinh doanh kế hoạch Phòng tài chính kế toán Phân xưởng xản xuất Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Tổ vận hành trạm bơm bê tông động Tổ vận hành trạm trộn Tổ vận hành trạm bơm bê tông tĩnh Tổ sửa chữa bảo dưỡng thiết bị Tổ vận hành xe chuyển trộn bê tông 1.4. Kết quả kinh doanh của Công ty một số năm gần đây: Về tình hình sản xuất của công ty tương đối ổn định và hiệu quả. Kết quả được thể hiện ở bảng sau: ChØ tiªu §VT KÕ ho¹ch 2006 Thùc hiÖn 2006 So s¸nh % N¨m 2005 So s¸nh % 1. Khèi l­îng bª t«ng M3 60.000 86.691 144 28.166 308 2. Gi¸ trÞ s¶n xuÊt TØ ®ång 20 48,74 244 15,95 306 3. Thu nhËp b×nh qu©n TriÖu ®ång 3 3,3 110 2,6 127 Tõ b¶ng trªn ta thÊy gi¸ trÞ s¶n xuÊt cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng n¨m 2006 t¨ng 144% so víi n¨m 2005 ®©y lµ tû lÖ t¨ng rÊt cao. Thu nhËp b×nh qu©n cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn n¨m 2006 t¨ng 27% so víi n¨m 2005. KÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty ®­îc thÓ hiÖn qua c¸c chØ tiªu sau: ChØ tiªu N¨m 2004 N¨m 2005 Năm 2006 1.Doanh thu thuÇn 12.353.045.000 16.351.765.000 24.985.663.000 2.Lîi nhuËn gép 957.875.000 1.259.586.000 1.780.756.000 3.L·i rßng 265.971.000 305.064.000 475.192.000 Nh×n vµo c¸c chØ tiªu trªn ta cã thÓ thÊy râ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc cho thÊy c«ng ty ®· x©y dùng ®­îc bé m¸y qu¶n lý khoa häc phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt. C¸n bé qu¶n lý cã n¨ng lùc vµ cã tr×nh ®é chuyªn m«n qu¶n lý cao. C¸c phßng ban ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ tham m­u cho l·nh ®¹o trong qu¶n lý kinh tÕ, tæ chøc s¶n xuÊt ®¹t kÕt qu¶ tèt. *Tình hình tài sản và ngồn vốn của công ty Mét sè chØ tiªu chung cña C«ng ty n¨m 2006 ®­îc tæng hîp nh­ sau: -Tæng vèn: 8200 triÖu ®ång Trong ®ã : +Vèn l­u ®éng : 1200 triÖu ®ång +Vèn cè ®Þnh : 7000 triÖu ®ång -Tæng sè lao ®éng : 100 ng­êi -Doanh thu : 25000 triÖu ®ång -ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp : 200 triÖu ®ång -Lîi nhuËn : 500 triÖu ®ång 1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 1.5.1.Tổ chức Bộ máy kế toán A. Đặc điểm Nhiệm vụ của phòng Tài chính kế toán là quản lý tài chính của công ty trên nhiệm vụ được giao và đảm bảo mọi hoạt động thanh toán, tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ hiện hành. Trong những năm qua Phòng tài chính- kế toán dã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán- tài chính cho Giám đốc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ kiêm KT Thuế Kế toán NVL CCDC Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán kiêm KT ngân hàng Thủ quỹ B. Nhiệm vụ và chức năng Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán của công ty trước giám đốc và có trách nhiêm phân công chỉ đạo, phân tích các kết quả kinh doanh đạt được giúp Giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh và đầu tư có hiệu quả. Đồng thời cũng là người đôn đốc, kiểm tra việc hạch toán của các kế toán viên, giám sát tỡnh hỡnh sử dụng vốn và đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý khi có các trường hợp thất thoát xảy ra. Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán. Kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ: là người tổng hợp, định khoản đầy đủ sổ sách đảm bảo số liệu đầu ra đầu vào, theo dõi tình hình nguyên vật liệu nhập xuất kho. Kế toán TSCĐ kiêm kế toán thuế : là người theo dõi sự vận động tăng giảm của TSCĐ trong công ty, tham gia kiểm kê đanh giá tài sản cố định trích khấu hao TSCĐ, từ đó lập quỹ khấu hao TSCĐ, đồng thời theo dõi các khoản thuế phải nộp thanh toán các khoản phải nộp với Nhà nước. Kế toán thanh toán kiêm kế toán ngân hàng: Theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt đối chiếu công nợ và thanh toán với khách hàng. Giám sát tình hình thu hồi tiền và đôn đốc khách hàng thanh toán đầy đủ, đồng thời giao dịch với ngân hàng, quản lý tiền vay, theo dõi và báo cáo số dư với cấp trên. Kế toán tổng hợp:Tập hợp chứng từ , tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, vào sổ chi tiết, sổ cái. Định kỳ lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính Thủ quỹ: Quản lý,lập báo cáo quỹ, sổ quỹ. 1.5.2. Tổ chức Hệ thống chứng từ Công ty tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán tuân thủ các nguyên tắc và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán. Kiểm tra chứng từ ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán,xử lý vi phạm trong luật kế toán và chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp quy định Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoat động sản xuấ kinh doanh của Công ty đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Người lập ký duyệt và những người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Mẫu chứng từ kế toán phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định, được thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi chép. Công ty khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn giao cho khách hàng. Hoá đơn GTGT được lập căn cứ vào các loại chứng từ sau: +Hợp đồng kinh tế, thoả thuận kinh tế + Phiếu xuất kho (đối với vật tư, hàng hoá) + Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành và chấp nhận thanh toán (đối với cung cấp dịch vụ) + Bảng kê khối lượng đã nhiệm thu đến giai đoạn quy ước thanh toán, hoặc hoàn thành toàn bộ (đối với sản phẩm xây lắp) + Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, thoả thuận kinh tế. + Biên bản điều chỉnh doanh thu xây lắp. Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, bảng phân bổ.... Chứng từ kế toán được lưu trữ bảo quản tại phòng Tài chính kế toán. 1.5.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Dựa vào hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành, Công ty căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của mình để lựa chọn các tài khoản phù hợp . * Tµi kho¶n sö dông: - TK 152 "Nguyªn vËt liÖu" trong ®ã: + TK 1521 "Nguyªn vËt liÖu chÝnh" + TK 1522 "VËt liÖu phô" + TK 1523 "Nhiªn liÖu" + TK 1524 "Phô tïng thay thÕ" + Tk 1528 "VËt liÖu kh¸c" vµ c¸c TK liªn quan: - TK 331 "Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n" (Më chi tiÕt cho tõng ng­êi b¸n) - TK 111 "TiÒn mÆt" - TK 112 "TGNH" - TK 1331 "ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ" - TK 621 Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp - TK 627 Chi phÝ s¶n xuÊt chung - TK 642 Chi phÝ qu¶n lý c«ng ty - TK 411 nguån vèn kinh doanh §iÒu ®Æc biÖt lµ c«ng ty ®· sö dông TK 136 "Ph¶i thu néi bé" vµ TK 336 "Ph¶i tr¶ néi bé" khi c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt NVL ®èi víi c¸c ®éi ph¸t sinh, nã ®­îc më chi tiÕt cho tõng ®éi. MÆt kh¸c c«ng ty cßn sö dông TK 142 "Chi phÝ tr¶ tr­íc" ®Ó ph¶n ¸nh sù biÕn ®éng cña vËt t­ lu©n chuyÓn. 1.5.4 Tổ chức vận dụng sổ kế toán -Niªn ®é kÕ to¸n: b¾t ®Çu tõ 01/01 ®Õn 31/12 hµng n¨m. -Kú kÕ to¸n: ë c«ng ty th­êng lµ 1 th¸ng. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh kho¸ sæ 1 lÇn. - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: C«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Quy trình hạch toán của công ty. QUY TRÌNH HẠCH TOÁN Sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Trình tự ghi sổ: căn cứ vào các chứng từ gốc, và bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Trên cơ sở các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái và ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết các tài khoản. Cuối quý khoá sổ đối chiếu và lên bảng cân đối tài khoản sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính cuối năm. * Kỳ lập chứng từ ghi sổ là 1 tháng. 1.5.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính - Báo cáo tài chính của công ty được lập và gửi vào cuối năm tài chính, thời hạn gửi và chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thức năm tài chính. - Hệ thống báo cáo tài chính gồm có: + Bảng cân đối kế toán. + Kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. - Công ty phải nộp báo cáo tài chính cho cục thuế Hà Nội, Cơ quan thống kê, Cơ quan đăng ký kinh doanh với mục đích: Tổng hợp và trình bày một cách khái quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty trong một kỳ kế toán. Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của công ty, đánh giá thực trạng tài chính của công ty trong kỳ hoạt động đã qua. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định và quản lý, điều hành hoạt động sản xuất của công ty trong tương lai. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 2.1 Đặc điểm NVL tại công ty Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội là một đơn vị sản xuất sản phẩm phục vụ cho các công trình xây dựng cơ bản. Sản phẩm là bê tông thương phẩm chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào cấp khối, nguyên vật liệu cũng như phương pháp giao hàng. Nguyên vật liệu của công ty tham gia một lần vào chu kì sản xuất và giá trị của chúng dịch chuyển toàn bộ một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm. Mặt khác, do sản phẩm của công ty là sản phẩm cung cấp cho các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy nguyên vật liệu để thi công để sản xuất sản phẩm phải được lựa chọn bảo quản và sử dụng một cách có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. 2.2. Phân loại NVL ở công ty Để tiến hành sản xuất công ty cần một khối lượng vật liệu xây dựng lớn và gồm nhiều loại, có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Điều đó đòi hỏi công ty phải quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, chi tiết với từng loại để nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm xuất phát từ yêu cầu đó công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu để sản xuất bao gồm: Xi măng Cát vàng Đát 1 x 2 Thép. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng sản phẩm bao gồm: Phụ gia Pozzolith 300 R Phụ gia Pheobuild 561 Phụ gia R4 Phụ gia P96 Mỡ. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất bao gồm dầu diezel. - Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải… như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, xéc măng… - Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng (ngoài các vật liệu trên) của xí nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. 2.3. Đánh giá NVL ở công ty Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ. 2.3.1 Giá nhập Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài, gia công chế biến . Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. = + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ…) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) *Đối với vật liệu mua ngoài: Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT VD: Theo HĐGTGT số 0075812 ngày 28/01/2006 mua xi măng Nghi Sơn PER40 của công ty thương mại Thành An địa chỉ Bình Mỹ - Bình Lục - Hà Nam. Số lượng: 2.264,58 tấn Đơn giá: 672.727,27 VND/tấn Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho được tập hợp lại là: 67.727,73 Đơn giá nhập kho là: 740.000.000 Trị giá vốn thực tế nhập kho là: 740.000.000 x 2.264,58 = 1.676.819.588,9 VND * Đối với vật liệu tư gia công, chế biến = + (Chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công) 2.3.2 Giá xuất Công ty tính giá trị thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Trị giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu được tính căn cứ vào nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức. x x = Ví dụ: theo phiếu xuất kho số 10 ngày 06/02/2006 xuất kho 2713.8 lít phụ gia pozzolith cho trạm trộn bê tông khu đô thị mới Trung Yên - Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội. Đơn giá là 12873.11 được tính vào cuối tháng như sau: Số lượng tồn đầu tháng là 3150 lít đơn giá là 12860 VND Trong kỳ có một lần nhập 6000 lít đơn giá là 12880 VND Đơn giá được tính như sau: = = 12.873,11 VND lúc xuất kho xí nghiệp kế toán vật liệu ghi giá tạm tính vào phiếu xuất kho (giá tồn đầu kì). Vậy trị giá xuất kho là: 12.873,11 x 2.713,8 = 34.935.045,92 2.4 Kế toán chi tiết NVL tại công ty 2.4.1 Thủ tục nhập xuất NVL 2.4.1.1Thñ tôc nhËp kho vËt liÖu C¨n cø vµo ®ã, phßng kinh doanh kÕ ho¹ch lªn kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ phôc vô cho s¶n xuÊt. Cã hai h×nh thøc mua lµ mua trùc tiÕp vµ mua gi¸n tiÕp. Theo h×nh thøc mua trùc tiÕp: C¸n bé phßng kinh doanh kÕ ho¹ch trùc tiÕp xuèng c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc kinh tÕ n¬i cã nguån vËt liÖu phï hîp víi ®Æc ®iÓm thi c«ng x©y dùng c«ng tr×nh ®Ó ký kÕt c¸c hîp ®ång mua vËt liÖu. C¸n bé phßng kinh doanh kÕ ho¹ch cã tr¸ch nhiÖm vËn chuyÓn, b¶o qu¶n vËt liÖu vÒ kho an toµn víi chi phÝ vËn chuyÓn c«ng ty chÞu. Sau ®ã lµm thñ tôc nhËp kho, h×nh thøc nµy th­êng ¸p dông víi c¸c lo¹i vËt t­ cã khèi l­îng kh«ng lín nh­ c¸c lo¹i phô tïng thay thÕ. Theo h×nh thøc thu mua gi¸n tiÕp: C«ng ty vµ ®¬n vÞ cung cÊp ký hîp ®ång kinh tÕ. Trong hîp ®ång ph¶i tháa thuËn vÒ lo¹i vËt liÖu, kÝch th­íc, mÉu m·, sè l­îng, ph­¬ng thøc thanh to¸n, gi¸ c¶, ®Þa ®iÓm giao nhËn. C¨n cø vµo c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång ®¬n vÞ b¸n sÏ chuyÓn giao vËt liÖu ®Õn n¬i quy ®Þnh. C«ng ty ph¶i chÞu chi phÝ vËn chuyÓn tõ kho cña ng­êi b¸n tíi n¬i giao NVL. §©y lµ h×nh thøc mua chñ yÕu ®èi víi vËt t­ mua b¸n víi khèi l­îng lín nh­ c¸t, sái, thÐp, xi m¨ng… Khi vËt liÖu vÒ ®Õn c«ng ty, cã mét ban kiÓm nghiÖm kiÓm tra sè NVL ®ã vÒ chÊt l­îng, sè l­îng chñng lo¹i, quy c¸ch. KÕt qu¶ kiÓm tra ®­îc ghi vµo Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­. C¨n cø vµo hãa ®¬n giÊy b¸o nhËn hµng vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­, khi vËt t­ ®· ®ñ c¸c tiªu chuÈn nh­: ®óng chñng lo¹i, sè l­îng, chÊt l­îng, kÝch cì th× kinh doanh kÕ ho¹ch míi tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn. + Liªn 1: L­u ë phßng kinh doanh kÕ ho¹ch + Liªn 2: thñ kho gi÷ ®Ó ghi vµo thÎ kho + Liªn 3: Giao cho phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. C¨n cø ®Ó viÕt phiÕu nhËp kho cña vËt t­ nhËp t¹i kho c«ng ty lµ c¸c hãa ®¬n b¸n hµng cña nhµ cung cÊp. Hãa ®¬n cña ng­êi b¸n (BiÓu 1) vµ phiÕu NK (BiÓu 3) ®­îc göi cho phßng kÕ to¸n ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n. 2.4.1.2 Thñ tôc xuÊt kho: Khi cã nhu cÇu vÒ NVL cho s¶n xuÊt c¸c tr¹m, c¸c ®éi ph¶i lµm phiÕu ®Ò nghÞ xuÊt kho (biÓu 4), tr¹m tr­ëng, ®éi tr­ëng ký x¸c nhËn. C¨n cø vµo phiÕu ®Ò nghÞ xuÊt kho vËt t­ vµ c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, phßng vËt t­ lËp phiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt kho (BiÓu 5) ®­îc lËp thµnh 3 liªn. - Liªn 1: l­u ë phßng vËt t­ - Liªn 2: thñ kho nhËn råi chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n - Liªn 3: do tr¹m, ®éi nhËn vËt t­ gi÷ Tr¹m tr­ëng, ®éi tr­ëng nhËn phiÕu xuÊt kho tõ phßng vËt t­ ®em xuèng kho ®Ó lÜnh NVL cho s¶n xuÊt. 2.4.2 Kế toán chi tiết NVL ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt NVL t¹i c«ng ty ®­îc tiÕn hµnh tu©n theo quy tr×nh sau: ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh xuÊt, nhËp, tån kho cña tõng thø vËt liÖu cña nguyªn vËt liÖu theo chØ tiªu khèi l­îng. ThÎ kho do kÕ to¸n lËp råi giao cho thñ kho ghi chÐp, ®­îc më cho tõng lo¹i, tõng thø NVL ë kho c«ng ty, cßn ë c¸c kho tr¹m kh«ng sö dông thÎ kho. Hµng ngµy khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu, thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña chøng tõ råi ghi chÐp sè thùc nhËn, sè thùc xuÊt vµo chøng tõ vµ thÎ kho; cuèi ngµy tÝnh ra sè tån kho råi ghi vµo cét tån trªn thÎ kho. §Þnh kú thñ kho göi c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt ®· ph©n lo¹i theo tõng thø nguyªn vËt liÖu cho phßng kÕ to¸n. ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n sö dông sæ kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh xuÊt - nhËp cho tõng thø nguyªn vËt liÖu theo c¶ hai chØ tiªu khèi l­îng vµ gi¸ trÞ. T¹i phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n nhËn ®­îc chøng tõ xuÊt - nhËp cña thñ kho göi lªn, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh hîp lý vµ hîp lÖ, hoµn chØnh chøng tõ; c¨n cø vµo chøng tõ xuÊt nhËp kho ®Ó ghi vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, mçi chøng tõ ghi vµo mét dßng. Cuèi th¸ng kÕ to¸n lËp b¶ng Tæng hîp chi tiÕt nhËp – xuÊt – tån sau ®ã ®èi chiÕu: §èi chiÕu sæ chi tiÕt cña thñ kho víi thÎ kho cña thñ kho §èi chiÕu sè liÖu dßng tæng céng trªn b¶ng Tæng hîp chi tiÕt nhËp - xuÊt - tån víi sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n tæng hîp. 2.5 Kế toán tổng hợp NVL ở Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội 2.5.1 Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu đề nghi xuất kho - Thê kho - Bảng kê nhập vật liệu chính - Bảng kê nhập VL phụ - Bảng kê xuất VL chính - Bảng kê xuất VL phụ - Sổ chi tiết NVL - Bảng tổng hợp chi tiết NVL - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái Tk 152 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 2.5.2 Nghiệp vụ nhập kho NVL ViÖc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng phÇn hµnh quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n NVL t¹i c«ng ty. Nguån NVL nhËp kho cña c«ng ty chñ yÕu lµ mua ngoµi, nhËp kho do tù gia c«ng chÕ biÕn hoÆc vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c ®éi nh­ng sö dông kh«ng hÕt nhËp l¹i kho. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp nhËp NVL t¹i c«ng ty ®­îc ghi sæ tuÇn tù thÓ hiÖn S¬ ®å : Ho¸ ®¬n, chøng tõ nhËp NVL B¶ng tæng hîp nhËp NVL Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký CTGS Sæ chi tiÕt TK 152 Sæ c¸i : Ghi h»ng ngµy : §èi chiÕu h»ng ngµy 2.5.2.1 NhËp kho NVL tõ nguån mua ngoµi Tr­êng hîp hµng vµ hãa ®¬n cïng vÒ. C¨n cø vµo hãa ®¬n mua hµng, biªn b¶n kiÓm nhËp vµ phiÕu nhËp kho ®Ó kÕ to¸n ghi vµo b¶ng kª nhËp - xuÊt - tån. Mäi kh¸ch hµng cã quan hÖ mua b¸n víi c«ng ty ®Òu ®­îc theo dâi qua TK 331 (1), dï lµ thanh to¸n ngay ®Ó cã thÓ tæng kÕt ®­îc nhãm kh¸ch hµng th­êng xuyªn vµ nhãm kh¸ch hµng kh«ng th­êng xuyªn. §ång thêi, viÖc h¹ch to¸n nh­ vËy cßn ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi TK 331 (1) do kÕ to¸n vËt t­ ®¶m nhiÖm. KÕ to¸n ghi: Nî TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu). Nî TK 1331 Cã TK 331 (chi tiÕt kh¸ch hµng) Lóc nµo thanh to¸n hoÆc thanh to¸n ngay kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 (chi tiÕt kh¸ch hµng) Cã TK 111, 112, 141 Tr­êng hîp hµng vÒ ch­a cã hãa ®¬n. KÕ to¸n sÏ l­u phiÕu nhËp kho vµo tËp hå s¬ (Hµng vÒ ch­a cã hãa ®¬n), nÕu trong th¸ng cã hãa ®¬n vÒ th× kÕ to¸n h¹ch to¸n b×nh th­êng nh­ tr­êng hîp hµng vµ hãa ®¬n cïng vÒ, nÕu cuèi th¸ng b¸o c¸o ch­a nhËn ®­îc hãa ®¬n th× kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i ghi sæ theo gi¸ t¹m tÝnh (b»ng gi¸ vËt liÖu tån ®Çu kú) b»ng bót to¸n. Nî TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu) Cã TK 331 Sang kú h¹ch to¸n sau, khi hãa ®¬n vÒ sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh theo gi¸ thùc tÕ. NÕu gi¸ t¹m tÝnh lín h¬n gi¸ thùc tÕ, th× kÕ to¸n ghi sè chªnh lÖch b»ng bót to¸n ®á. Nî TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu) Nî TK 1331 Cã TK 331 NÕu gi¸ t¹m tÝnh nhá h¬n gi¸ thùc tÕ ghi sæ chªnh lÖch b»ng bót to¸n th­êng. Nî TK 152 (sè chªnh lÖch t¨ng) Nî TK 1331 Cã TK 331 Tr­êng hîp hãa ®¬n vÒ, nh­ng hµng ch­a vÒ, c«ng ty kh«ng më TK 151 mµ chØ l­u hå s¬ "hµng mua ®ang ®i ®­êng". VÝ dô: C¨n cø vµo hãa ®¬n sè 0075812 vµ phiÕu nhËp kho sè 5 ngµy 02/02/2006 nhËp xi m¨ng cña c«ng ty th­¬ng m¹i Thµnh An kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 1.523.444.721 Nî TK 133 152.344.479 Cã TK 331 1.675.789.200 2.5.2.2. NhËp kho NVL thu håi - Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt khi x¶y ra tr­êng hîp NVL xuÊt ra nh­ng sö dông kh«ng hÕt, theo quy ®Þnh cña c«ng ty lµ nhËp l¹i kho. + Khi c¸c ®éi nhËp NVL theo giao kho¸n tõ kho c«ng ty vÒ kho ®éi nh­ng thùc tÕ c¸c ®éi ®· sö dông kh«ng hÕt vµ vÉn cßn thõa do NVL n»m trong kho cña ®éi ch­a xuÊt ra s¶n xuÊt hoÆc dïng kh«ng hÕt. Tr­êng hîp nay kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 136 (chi tiÕt cho tõng ®éi) KÕ to¸n tËp hîp c¸c phiÕu nhËp thu håi ph¸t sinh trong th¸ng 02/2006 ®Ó vµo b¶ng kª nhËp thu håi vËt t­, råi vµo b¶ng tæng hîp nhËt vËt t­ thu håi, cuèi cïng ghi vµo CTGS sè 026. VD: Cã phiÕu nhËp kho sè 9 ngµy 8/02/2006 tr¹m trén sè 2 nhËp thu håi phô gia 300R sè tiÒn lµ: 6.125.000 Nî TK 152 6.125.000 Cã TK 136 6.125.000 (chi tiÕt tr¹m trén 2) - Tr­êng hîp NVL thõa do kiÓm kª, c¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm kª kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 3381 Khi cã quyÕt ®Þnh xö lý, c¨n cø vµo biªn b¶n häp xö lý kiÓm kª: Nî TK 3381 Cã TK 711, 136… 2.5.3 Nghiệp vụ xuất kho NVL NVL cña c«ng ty s¶n xuÊt vµ kinh doanh vËt liÖu x©y dùng chñ yÕu xuÊt kho ®Ó s¶n xuÊt vµ xuÊt kho ®Ó söa ch÷a lín TSC§, xuÊt kho ®Ó phôc vô s¶n xuÊt._.