Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội

không ít những khó khăn và thử thách. Để xác định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lượng mà còn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về. Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán. Vì nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc điều chỉnh cơ cấu kinh tế trong doanh nghiệp. Đối với các hoạt động sản xuất, đặc biệt là với các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc ghi chép, phản ánh thu, mua, nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu đóng một vai trò rất lớn trong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý NVL một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán NVL là vấn đề cần thiết mà các doanh nghiệp thường quan tâm. NVL không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Chính vì những lý do đó tại công ty TNHH Kim Khí Hà Nội NVL cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Công ty làm cho Công ty ngày càng có chỗ đứng vững hơn trên thị trường. Để đạt được điều đó là sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của toàn doanh nghiệp trong công ty xây dựng. Bí quyết của công ty là đã năng động khai thác tốt những gì mà mình sẵn có, mặt khác cũng xây dựng được mô hình quản lý phù hợp, tiết kiệm được chi phí, sử dụng tốt NVL thu được lợi nhuận trong kinh doanh. Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở Công ty. Em nhận thấy tầm quan trọng của NVL và những vấn đề còn hạn chế trong công tác kế toán NVL ở Công ty em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội ”. Nội dung của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu chuyên đề được chia làm 3 phần chính: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Phần thứ ba: Một số kiến nghị và đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề em đã được sự giúp đỡ thường xuyên tận tình của thầy giáo Phí Văn Trọng và các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán cùng toàn thể các cô, các bác trong công ty. Tuy nhiên, do tình hình và thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót, em mong sự giúp đỡ của các thầy cô và cán bộ của Công ty để chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn. Phần thứ nhất Những vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Theo Các Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành NVL. Đồng thời Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là NVL. 1.1.2. Đặc điểm NVL xây trong doanh nghiệp sản xuất Sản phẩm của doanh nghiệp dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Do vậy NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị. Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra. Trong các doanh nghiệp xây dựng, NVL thường có đặc thù cồng kềnh, khối lượng lớn gây ra nhiều khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản như: sắt thép, xi măng, cát và hao hụt tự nhiên thường rất cao. Vì vậy việc quản lý quá trình mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng cũng như các phương pháp hạch toán NVL trực tiếp tác động đến chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành vàchỉ tiêu lợi nhuận. 1.1.3. Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Vật liệu là đối tượng lao động, vì thế chúng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp. Mặt khác trong ngành XDCB, giá trị NVL thường chiếm từ 70% đến 80% giá trị công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng vật liệu tạo ra nó. VL có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Chi phí VL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm, giảm bớt chi phí tiêu hao NVL thường vẫn phải đảm bảo chất lượng, đó là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. 1.1.4. Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp sản xuất Trong nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị. Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Hạch toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ NVL. Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm. Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực. Nếu thiếu VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát được giá cả, cố gắng làm giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Như vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL. Song để thực hiện tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL phải đảm bảo được những yêu cầu quản lý nhất định. 1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào. Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần tiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. - Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Trong doanh nghiệp vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục. Do vậy, các doanh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loạt nguyên vật liệu nào đó gây ra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình. Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. - Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư. - Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công. 1.1.6. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp, kế toán NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu. Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh doanh. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp và tính giá thành công trình. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình, hạng mục công trình. - Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nước quy định lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh. 1.2. Phân loại và đánh giá NVL 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt và hạch toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định. Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL như dựa vào công dụng của vật liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu. Nhưng trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là cách phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp NVLchính thường chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình. - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, được sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn. - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí ga… - Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu, công cụ, khí cụ vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi nhưu gỗ, sắt, thép vụn… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL và là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL. Việc phân chia này còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả của các loại VL. Căn cứ vào nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu, tặng… - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự chế. 1.2.2. Đánh giá NVL 1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định. Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc thận trọng: (theo chuẩn mực 02 hàng tồn kho) vật tư, hàng hoá phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc ở đây là trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được vật tư hàng hoá đó ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên tắc thận trọng: vật tư, hàng hoá được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kì sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán ghi theo giá gốc và phản ánh dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính phản ánh chỉ tiêu này thông qua hai chỉ tiêu: - Trị giá vốn thực tế vật tư hàng hoá - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. 1.2.2.2. Đánh giá NVL theo thực tế 1.2.2.1.1. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí cấu thành liên quan đến nguyên vật liệu nhập kho, được xác định theo từng nguồn nhập. * Đối với vật liệu mua ngoài: - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: = + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc những cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: = + * Đối với vật liệu tự chế: = + * Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: = + + Đối với các cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và các cơ sở không thuộc diện chịu thuế GTGT, thì số tiền trả cho người nhận gia công phải bao gồm cả thuế GTGT. * Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên quan bằng NVL: = * Phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính (giá vốn thực tế có thể sử dụng hoặc có thể bán được). * Đối với vật liệu được biếu tặng: Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá thị trường tương đương 1.2.2.1.2. Xác định giá trị vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho. Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho bao gồm: Phương pháp tính theo giá trị đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn vật tư xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn vật tư xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức: = x = Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư. Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ (đơn giá bình quân cố định) Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập (đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động). Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định là hàng rào nhập sau được xuất trước lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính trước những lần nhập đầu tiên. 1.3. Kế toán chi tiết NVL Hạch toán chi tiết VT là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết VT phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Các hoạt động nhập xuất kho NVL xảy ra thường xuyên trong các doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ qui định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngày 167/1998 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn GTGT-MS01 GTKT-2LN - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn. - Phiếu xuất VT theo hạn mức (mẫu 05-VT) - Biên bản kiểm nghiệm VT (mẫu 05-VT) - Phiếu báo VT cuối kỳ (mẫu 07-VT) -Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Trách nhiệm quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận. Để phối hợp sử dụng các chứng từ nhập, xuất tồn kho trong hạch toán chi tiết NVL giữa thủ kho và kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau: 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư của từng danh điểm vật tư, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho rồi ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi thẻ song song được khái quát trong sơ đồ sau: Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng kê tổng hợp N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Chứng từ xuất Chứng từ nhập Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép lớn. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 1.3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng "Sổ đối chiếu luân chuyển" đểghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. "Sổ đối chiếu luân chuyển" được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ thị ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc theo dõi kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 1.3.2.3. Phương pháp ghi sổ số dư * Nội dung: - Thủ kho: Vẫn sử dụng "thẻ kho" để ghi chép như hai phương pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào "Sổ số dư" số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng. - Phòng kế toán: Kế toán mở Sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất; sau đó vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn. Cuối tháng, khi nhận được Sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho theo chỉ tiêu số lượng mà thủ kho đã ghi và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho theo từng thứ theo chỉ tiêu giá trị và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên Sổ số dư đối chiếu với số tiền tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê N-X-T Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép, kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho; công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền nên để có thông tin chi tiết của từng thứ NVL phải căn cứ vào thẻ kho, nếu số liệu không khớp thì việc tra cứu rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên; và đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập - xuất kho (mỗi lần nhập - xuất kho đều có cân, đo, đóng, đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm ước lượng NVL tồn cuối kỳ. Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.1.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp KKTX là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho củac các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập - xuất vật liệu. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho. Sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán. Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao, nắm rõ được tình hình hiện có và biến động NVL, cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản lý rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. - Nhược điểm: Khối lượng công việc nhiều, tốn thời gian. 1.4.1.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX * Tài khoản kế toán sử dụng - TK 152 "Nguyên vật liệu": Tài khoản này được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL. TK152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: + TK 1521: NVL chính + TK 1522: VL phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị XDCB + TK 1528: VL khác Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Các TK liên quan: Hàng mua đang đi đường: phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư, sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp dã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. - TK 331: "Phải trả cho người bán": TK này phản ánh các khoản phải thanh toán cho người bán, người nhận thầu hoặc người gia công vật tư thiết bị. TK331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu cụ thể. - TK133: "Thuế GTGT được khấu trừ": phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT được khấu trừ. TK 133 được mở 2 TK cấp 2: + TK1331: "Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, vật tư" + TK1332: "Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ". TK 133 chỉ được mở và áp dung cho những đơn vị áp dụng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. * Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK111,112,141,131 TK133 TK152 TK621 TK333 TK151 TK411 TK154 TK128 TK627,641,642 TK632,157 TK154 TK128,222 TK128,222 Tổng giá thanh toán Thuế GTGT được khấu trừ Nhập kho do mua ngoài Xuất dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm Xuất dùng tính ngay vào CP Thuế nhập khẩu Nhập kho hàng đang đi đường kì trước Xuất bán trực tiếp, gửi bán Nhận vốn góp liên doanh Xuất tự chế, thuế gia công chế biến Xuất góp vốn liên doanh Nhận do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh Xuất cho vay tạm thời 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.4.2.1. Đặc điểm phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho - xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc xác định trị giá vốn thực của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: = + + - Ưu điểm: giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. - Nhược điểm: Trên sổ kế toán tổng hợp không thể hiện giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tượng, cho các nhu cầu khác nhau. Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp không thể biết được số NVL mất mát, hư hỏng. Và độ chính xác về vật tư xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao vì nó phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, bến bãi. - Điều kiện áp dụng: phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. 1.4.2.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu * Tài khoản sử dụng: Kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất vật tư theo phương pháp KKĐK vẫn sử dụng TK152. Nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập xuất vật tư trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra còn sử dụng thêm TK611-TK mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của VT tăng, giảm trong kỳ. TK611 không có số dư, được mở chi tiết theo TK cấp 2. TK6111 "Mua NVL, CCDC" TK6112 "Mua hàng hoá" Cũng giống như phương pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản liên quan như TK111, 112, 621,641, 642, 331… * Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện qua sơ đồ sau: TK151,152 TK611 TK151,152 Thuế GTGT được khấu trừ K/c tồn cuối kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Thuế GTGT được khấu trừ Tổng giá thanh toán Các khoản được giảm trừ Nhập kho do mua ngoài TK632 Xuất bán TK621,627 Xuất dùng cho sản xuất TK128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK333 Thuế nhập khẩu TK411 Nhận vốn góp liên doanh góp cổ phần TK711 Được quyên tặng Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.5. Sổ kế toán áp dụng Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi tính toán, xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán sử dụng sổ sách cho thích hợp. * Đối với hình thức Nhật ký chứng từ: - Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T. - Sổ chi tiết TK331 - Bảng kê số 1, 2, 5, 6, 7, 10 - Sổ cái TK152, 153 * Đối với hình thức Nhật ký chung - Thẻ._.