Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Sản Xuất & Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội

iệp, nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn, thường xuyên, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Nhất là trong nền kinh tế thị trường, dưới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh... đã làm cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn. Muốn vậy phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp đến khâu dự trữ, sử dụng về số lượng, chủng loại. Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, phải nhất thiết xây dựng được chu trình quản lý vật liệu. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp hạch toán vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý và hạch toán vật liệu trở thành bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ xa xưa đã có nền móng của sự quản lý này và khi xã hội càng phát triển các phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện theo. Trong chế độ Tư Bản Chủ Nghĩa, nhà tư bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu, làm sao để vật liệu không bị hư hao, mất mát, mọi công nhân có thể bị đuổi việc hoặc cắt lương nếu làm thất thoát vật liệu. Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm được nguồn lực cho sản xuất, cho doanh nghiệp và đồng thời rộng hơn cả là cho toàn xã hội. Kế toán nguyên vật liệu với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán, theo dõi kịp thời về mặt số lượng và giá trị vật liệu nhập xuất tồn kho làm cơ sở cho việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất đồng thời tạo tiền đề cho kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu . Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong thời gian thực tập tại công Sản Xuất và Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Sản Xuất và Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội “ . Công ty Sản Xuất và Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước có quy mô vừa, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Quá trình thực tập tại công ty giúp em thấy được vai trò của công tác kế toán vật liệu từ khâu lập và luân chuyển chứng từ, lựa chọn tài khoản kế toán vào sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán. Trên quan điểm đó, phạm vi nghiên cứu đề tài của em gồm các nội dung sau: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội. Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội. Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. 1.Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1. Đặc điểm: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như: gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất... Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu. "Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới." Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. - Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu sắc. . Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay các ngành sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí. - ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện được chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. 1.Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức như sau: 1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được phân thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ, xà phòng , giẻ lau. . .) - Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than. .. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải . . . Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loai vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt. . .) Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. 1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: + Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thường là chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc thiết bị). - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 1.3. Căn cứ vào nguồn hình thành. Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. 1.4. Căn cứ vào quyền sở hữu: Nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là ưu việt hơn cả. 2.Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 2.1.Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu. - Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán. - Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. 2.2 Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài là giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng ( +) với thuế nhập khẩu ( nếu có), thuế giá trị gia tăng ( Nếu áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi...) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...). -Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có) - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 2.3.Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho. Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cuả cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong những phương pháp sau đây: 2.3.1. Phương pháp FIFO ( nhập trước, xuất trước). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.3.2.Phương pháp LIFO ( nhập sau, xuất trước). Phương pháp này giả định những vật liệu được mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên. Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. 2.3.3. Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó: Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ bình quân cả = kỳ dự trữ Số lượng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng TT vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) bình quân = cuối kỳ trước Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trước) Phương pháp này cũng có ưu điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau = mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. 2.3.4.Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.3.5.Phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán ( một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ , kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: = x Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá xuất dùng xuất dùng vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ nguyên vật liệu ( chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý). = Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ III- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1.Tổ chức chứng từ . Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. 1.1.Các chứng từ sử dụng: - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán. - Hợp đồng mua hàng. - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hướng dẫn). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05-VT: Hướng dẫn). - Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc). 1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, qui cách của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập " Phiếu nhập vật tư". Phiếu nhập vật tư lập thành 2 liên ( Đối với vật tư mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật tư tự sản xuất). Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận. Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3( nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của người bán được giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu. Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì..) Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: người nhận vật tư giữ). Phiếu xuất vật tư sử dụng trong trường hợp xuất kho nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật tư đem đến kho cùng với số vật tư thừa và phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Phiếu này được lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. 2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Tuỳ theo qui mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: 2.1. Phương pháp thẻ song song. * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lượng, thẻ kho được mở chi tiết cho từng danh điểm vật tư. Hàng ngày , căn cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật tư. *Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho. *Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn kho nguyên vật liệu Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho" về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu. *Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương pháp này thường được áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. * Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền cuả từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. * Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê nhập Chứng từ nhập Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu * Điều kiện áp dụng: Theo phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ, nhưng toàn bộ công tác ghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán và lập báo cáo thường bị chậm trễ. Phương pháp này có cải tiến hơn phương pháp thẻ song song nhưng vẫn còn ghi trùng lặp. Do vậy, thường áp dụng ở doanh nghiệp có qui mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tương đối nhiều. 2.3. Phương pháp sổ số dư. *Tại kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyên vật liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ . Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. * Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật tư. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư ( số liệu trên sổ số dư do kế toán tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán). * Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Phiếu giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập, xuất ,tồn kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu * Điều kiện áp dụng: Phương pháp sổ số dư có nhiều cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nó có đặc điểm là xoá bỏ được việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và phòng kế toán. Tuy nhiên, theo phương pháp này công việc khá phức tạp, thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có qui mô lớn, số lượng chủng loại vật tư nhiều, nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với khối lượng lớn. IV- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. A. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Theo phương pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc tồn kho thực tế luôn phù hợp với tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có các mặt hàng có giá trị lớn. 1. Tài khoản ( TK) sử dụng: - TK 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán. + Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng NVL trong kỳ. + Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ. + Dư nợ: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - TK 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản qui định, gồm nguyên vật liệu mua đã chấp nhận thanh toán hoặc._. đã trả tiền cho nhà cung cấp, nguyên vật liệu đã về doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. TK 151 được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi trên đường tính đến ngày cuối kỳ. + Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng trong kỳ. + Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. + Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). - TK 133: Thuế giá trị gia tăng ( GTGT) được khấu trừ. TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, được hoàn lại. + Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. + Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ( đã khấu trừ, trả lại hàng mua, chiết khấu, giảm giá hàng mua, được hoàn lại...) + Dư nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán như : TK 111; TK 112; TK 141; TK 331, TK 621, TK 641, TK 642... 2.Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu. 2.1.1.Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế. Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK liên quan ( 331,111,112,141...): Tổng giá thanh toán. - Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi: Nợ TK 331(chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111,112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số tiền trả lại được người bán chấp nhận. Có TK 152 (chi tiết): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế. Có TK 133 : Thuế GTGT tương ứng - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng. Nợ TK liên quan ( TK 111,112,331...): Số tiiền được hưởng Có TK 711: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về mặt nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng sử lý. Về mặt kế toán ghi: + Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá toàn bộ hàng ( Giá không thuế) Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Tổng số hàng thừa không có thuế GTGT Căn cứ quyết định xử lý ghi: * Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế) Có TK 152 ( chi tiết) : Trị giá số thừa trả lại * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 ( 3381): Trị giá hàng thừa không có thuế Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa * Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa không có thuế Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002, khi xử lý số thừa ghi có TK 002. Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá hàng thừa ( giá không có thuế GTGT) Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa Đồng thời ghi Có TK 002 * Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế GTGT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân Đồng thời ghi Có TK002 - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn. Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập: Nợ TK 152(chi tiết): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 138 ( 1381) : Trị giá số thiếu (không có thuế) Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn + Khi xử lý: * Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Người bán giao nốt số còn thiếu Có TK 138 (1281): Xử lý số thiếu * Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu Có TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng còn thiếu * Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thiếu * Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số giảm giá được người bán chấp nhận: Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán của số hàng được giảm giá hoặc trả lại người bán Có TK 152 ( chi tiết): Trị giá số hàng giao trả hoặc giảm giá Có 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Có TK 331: Sang tháng sau khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau: + Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. + Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế); bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính< giá thực tế). + Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi. Sau đó, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua không có thuế GTGT Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan ( 331, 111,112,141...): Tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hàng về ghi : Nợ TK 152( chi tiết) : Nếu nhập kho Nợ TK 621,627 : Nếu xuất thẳng cho sản xuất, cho phân xưởng Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về - Trường hợp Nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152( chi tiết): Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154 : NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công - Các trường hợp tăng khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài, tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: Nhận góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa... Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết) : Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm Có TK 411 : Nhận cấp phát, biếu tặng, viện trợ, góp vốn... Có TK 412 : Đánh giá tăng nguyên vật liệu Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,627,641,642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ 2.1.2. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: ở các đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hay các đơn vị kinh doanh vàng bạc sẽ tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Trong trường hợp này, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu theo tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu vào. Như vậy việc hạch toán sẽ giống như phương pháp khấu trừ chỉ khác là kế toán không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh ( nếu nguyên vật liệu mua về được đưa ngay vào sử dụng) 2.2. Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152. - Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621(chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ Nợ TK 627( 6272- chi tiết PX): Xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 641 ( 6421): Xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 642 (6422 : Xuất dùng cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nợ TK 241 : Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết NVL) : Giá thực tế NVL xuất dùng - Trường hợp xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản" ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ; giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có) Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( Có) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế NVL xuất góp vốn liên doanh - Trường hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho thuê gia công chế biến Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế - Trường hợp giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 ( 1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 ( 1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay - Trường hợp giảm do các nguyên nhân khác ( nhượng bán, phát hiện thiếu.. .) Nợ TK 632 : Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138 (1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 412 : Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên( Tính thuế theo phương pháp trực tiếp) TK 331,111 112,141,311. . . TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm ( Tổng giá thanh toán) TK 151,411,222... TK 627,641 ,642 Xuất cho các nhu cầu khác Nguyên vật liệu tăng do ở PX,bán hàng,quản lý các nguyên nhân khác xây dựng cơ bản TK 338(1), 721 TK 111,112,331 Giá trị NVL thừa phát Số tiền giảm giá, hàng hiện thừa kiểm kê mua trả lại cho người bán TK 412 TK 138(1), 821 Chênhv lệch đánh giá Giá trị NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê tăng NVL TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm NVL Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Tính thuế theo phương pháp khấu trừ) TK 331,111,112,141,311 TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 151 TK 627,641,642 Hàng đi đường kỳ trước Xuất cho SX,bán hàng về nhập kho quản lý ,XDCB TK 411 TK128,222 Nhận cấp phát tặng thưởng Xuất góp vốn liên doanh Góp vốn liên doanh TK 642,3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK1381,642 Nhận lại góp vốn liên doanh Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng B. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư hàng hàng hoá xuất = hàng hoá tồn + hàng hoá nhập - hoá tồn kho cuối kỳ dùng trong kỳ kho đầu kỳ trong kỳ theo kiểm kê Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản ,phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác . Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư có giá trị thấp ,thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1 - Tài khoản sử dụng : - TK 611 : " Mua hàng". Tài khoản này dùng dể theo dõi tình hình thu mua ,tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. + Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. + Bên Có : Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết cho từng loại vật tư hàng hoá. - TK 152 :"Nguyên liệu,vật liệu ". Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho ,chi tiết theo từng loại . + Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ + Bên Có : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Dư Nợ : Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho - TK 151 : " Hàng mua đang đi đường". Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường . Đó là những loại vật tư mà đơn vị đã mua hoặc đã chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về đến đơn vị, chưa qua kiểm nhận, kể cả hàng gửi tại kho người bán. + Bên Nợ : Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ + Bên Có : Kết chuyển hàng đi đường đầu kỳ + Dư Nợ : Trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác trong quá trình hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu như : TK 111, TK112, TK141, TK133, TK311, TK621, TK627... 2.Phương pháp hạch toán. 2.1.Đầu kỳ: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611( 6111): Tổng giá trị NVL tồn kho, đang đi đường.. . Có TK 152 ( chi tiết): Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Có TK 151 : Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ 2.2.Trong kỳ: - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: +Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (TK111,112,331...): Tổng giá thanh toán + Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611(6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng.. . Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK 128,222: Nhận lại vốn góp liên doanh + Khi được chiết khấu : Nợ TK 111, 112,331: Tổng số tiền chiết khấu được hưởng Có TK 711: Số chiết khấu được hưởng khôngcó thuế GTGT Có TK 133(1331): Thuế GTGT không được khấu trừ + Khi được giảm giá hàng mua, hay trả lại hàng mua: Nợ TK 111,112,331: Trị giá phần giảm giá hay hàng trả lại Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ Có TK 611(6111): Trị giá thực tế - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Do vậy ghi : Nợ TK 611(6111): Tổng giá Có TK liên quan ( 111,112,331.. .): thanh toán 2.3.Cuối kỳ: - Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ Có TK 611(6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ . - Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua.. .) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Nợ TK liên quan ( TK 621,627,641,642...): Có TK 611(6111): Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ( Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151 xxx Giá trị NVL tồn kho và Giá trị NVL tồn kho và đang đi đường đầu kỳ đang đi đườngcuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL tăng thêm Giảm giá hàng mua trong kỳ trả lại hàng mua cho người bán TK 621, 627... Giá thực tế NVL xuất dùng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151 xxx Giá trị NVL tồn và Giá trị NVL tồn và đang đi đường đầu kỳ đang đi đường cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL mua trong kỳ Giảm giá được hưởng TK 133 và giá trị hàng trả lại Thuế GTGT được khấu trừ TK 411 TK6 21, 627,641,642 Nhận góp vốn liên doanh Giá thực tế NVL cấp phát, tăng thưởng xuất dùng TK 412 Đánh giá tăng NVL C.Tổ chức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: + Nhật ký - Sổ cái. + Nhật ký chung. + Nhật ký chứng từ. + Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng. Cụ thể như sau: 1.Hình thức sổ nhật ký chung Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...), kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152,331... Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: Chứng từ gốc nhật ký mua hàng sổ, thẻ kế toán chi tiết nhật ký chung sổ cái tk 152 bảng tổng hợp chi tiết bảng cân đối Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu báo cáo tài chính 2.Hình thức Nhật ký- Sổ cái. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất NVL (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: chứng từ gốc sổ thẻ kế toán chi tiết bảng tổng hợp chứng từ gốc nhật ký - sổ cái TK152 bảng tổng hợp chi tiết báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 3.Hình thức Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất NVL, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc sổ thẻ kế toán chi tiết sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ bảng tổng hợp chi tiết sổ cái tk 152 báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 4.Hình thức Nhật ký- Chứng từ: Hạch toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách. Mỗi loại sổ sách lại có thể được dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: chứng từ nhập chứng từ xuất sổ, thẻ kế toán chi tiết nvl bảng phân bổ số 2 sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng nkct số 1,2, 3,4, 6, 10 bảng kê số 4,5 nkct số 5 NKCT số 7 bảng kê số 3 bảng tổng hợp chi tiết nvl sổ cái tk 152 báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Chương II Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. I.đặc điểm chung của công ty SX và dv cơ điện hà nội. Tên công ty: Công ty SX và DV cơ điện Hà Nội Tên giao dịch Quốc tế: EMPROSERCO Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu - Quận Đống Đa - Hà Nội. Sự ra đời, hình thành và phát triển của công ty. 1.1. Quá trình phát triển của công ty. Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đã được khẳng định. Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá tập trung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh doanh, phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền kinh tế của đất nước. Trong tình hình đó, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội được thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định số 4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 2 theo QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình. Công ty có trụ sở chính đặt tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại số 216 Hoàng Hoa Thám - phường 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh. Từ trước năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng xe đạp. Nhưng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nước từ bao cấp sang tự hạch toán sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Nhu cầu xe đạp ít hơn trước, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị trường Việt Nam giá lại rất rẻ. Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị trường bị thu hẹp, sản xuất gặp rất nhiều khó khăn. Nắm bắt được chủ trương đổi mới của Nhà nước, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn, vươn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình hướng đi mới. Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trước hết phải đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu tư, chuyển đổi ngành hàng kinh doanh. Chỉ có như vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế, bắt kịp được xu hướng phát triển không ngừng trên thị trường, mới vực dậy được hoạt động của bản thân doanh nghiệp. Công ty nhanh chóng nhận thấy rằng sản xuất ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Để tồn tại và phát triển là mục tiêu định hướng chiến lược được đặt ra trong thời kỳ trước mắt và cả lâu dài của công ty. Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi khảo sát,tìm hiểu thị trường, lắng nghe ý kiến của các đồng chí lãnh đạo đầu ngành ở các tỉnh trong cả nước về rất nhiều lĩnh vực. Trong đó có vấn đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y tế đang bị xuống cấp qua nhiều năm sử dụng rất cần được nâng cấp đầu tư để từng bước hiện đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế. Ngoài ra công ty còn nghiên cứu một số ngành hàng phục vụ dân dụng như: xe đẩy vận chuyển, nội thất dân dụng... với phương châm: "Sản xuất những thứ xã hội cần chứ không sản xuất những thứ xã hội đã có sẵn". Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển được, phải không ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lượng, giảm giá thành. Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox, đáp ứng được mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn vị sản xuất các trang thiết bị y tế , nội thất giành được nhiều uy tín trên thị trường. Để thực hiện được nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong sự chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo hướng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý. Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm, kết hợp với việc đầu tư thiết bị ngành hàng do công ty sản xuất đã đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lượng. Năm 1994 doanh thu của công ty là 8 tỷ đồng. Năm 1996 do nhu cầu của thị trường và phát triển kinh doanh công ty đầu tư thêm một dây chuyền sản xuất định hình ống inox các loại với sản lượng 10.000 tấn inox /1 năm, đưa doanh thu của công ty đạt trên 27 tỷ năm 1999. Với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên công ty , được sự giúp đỡ của UBND Thành phố, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y tế làm trọng tâm, đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Các bước phát triển đi lên của công ty được thể hiện phần nào qua một số chỉ tiêu cơ bản sau đây: STT Chỉ tiêu Thực hiện1998 Thực hiện1999 Thực hiện 2000 1 Giá trị sản lượng CN 13.628.800.000 15.536.900.000 16.121.171.400 2 Doanh thu bán hàng 24.395.552.000 27.821.264.000 28.212.050.000 3 Nộp ngân sách 414.724.000 478.370.000 502.288.000 4 Thu nhập BQ/1CBCNV 720.000 800.000 1.050.000 Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành tới nay công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. - Tổng nguyên giá TSCĐ: 6.214.494.895đ. Vốn lưu động: 2.750.000.000đ. 1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Trong bất cứ doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý cũng rất cần thiết và không thể thiếu được. Tổ chức tốt bộ máy quản lý sẽ đảm bảo sản xuất có hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy quản lý phải tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiêp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng doanh nghiệp. ở công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội, bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của ban giám đốc. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty SX và DV cơ điện hà Nội Giám đốc PGĐ tổ chức HC-LĐTL Phó giám đốc SX-KH-VT-TT PX SX Phòng Kỹ thuật Bảo vệ y tế Phòng TCLĐ Phòng Kế toán Phòng KHVTTT Tổ SX định hình ống INOX Tổ cơ khí Tổ mạ điện hoá Tổ hoàn thiện và bao gói Chưc năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: - Ban giám đốc: + Giám đốc công ty: Là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung trước nhà nước, trước toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất- kế hoạch- vật tư- tiêu thụ. + 1 Phó giám đốc phụ trách tổ chức- Lao động tiền lương. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý kinh doanh thông suất trong toàn công ty. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: + Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo lao động cho công ty. + Phụ trách về đất đai nhà cửa của công ty. + Phụ trách về thi đua, xét duyệt danh hiệu thi đua cho các cá nhân, tập thể trong công ty để trình Giám đốc. + Xây dựng quỹ lương, định mức và đơn giá tiền lương của các sản phẩm trong từng kỳ kế hoạch sản xuất. + Xây dựng các quy chế, chế độ trả lương khoán sản phẩm của công ty theo tình hình thực hiện sản xuất trên cơ sở chế độ chính sách của Nhà nước. - Ban Bảo vệ y tế. + Tuần tra, canh gác, bảo về tài sản của công ty đồng thời giữ nghiêm kỷ luật lao động ( quản lý giờ giấc laođộng). + Chăm lo sức khoẻ cho các cán bộ công nhân viên, khám chữa bệnh cấp thuốc và giải quyết các chế độ nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. Phòng Kế hoạch – Vật tư- Tiêu thụ: + Xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn, trung hạn và dài hạn toàn công ty và phân xưởng, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất đó. +Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất của năm kế hoạch, mua sắm vật tư đủ số lương, chủng loại đảm bảo chất lượng vật tư, đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất. + Cung cấp số liệu cho phòng nghiệp vụ tính toán giá thành, báo cáo sản lượng nội bộ để Giám đốc làm căn cứ quyết định mức lương, thưởng và có biện pháp điều chỉnh nhiệm vụ sản xuất kỳ tiếp theo. + Bảo quản giữ gìn vật tư, xác định nội dung quản lý vật tư, quản lý sản phẩm dở dang và thành phẩm nhập kho cũng như các phương tiện dụng cụ sản xuất khác. + Tổ chức giao hàng cho khách kịp thời. + theo dõi và tổ chức thực hiện việc xuất nhập kho về thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu. + Tìm kiếm thị trường tiêu thụ để phát huy tối đa hiệu quả sử dụng vốn lưu động, chu chuyển vốn kinh doanh nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được liên tục, đạt hiệu quả cao. - Phòng Kế toán- Tài chính + Tạo nguồn vốn để sản xuất kinh doanh bao gồm vốn ngân sách, vốn vay, vốn bổ sung. + Sử dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. + Quản lý lưu thông, thanh toán các quan hệ tín dụng. + Hạch toán sổ sách về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng Kỹ thuật + Xác định rõ các bước công nghệ sản xuất trên cơ sở công nghệ đang được sử dụng ở công ty. + Thẩm định, ứng dụng những cải tiến kỹ thuật của các kỹ sư, công nhân trong công ty trong việc chế tạo sản phẩm hay những phương pháp, giải pháp tiết kiệm trong sản xuất. + Theo dõi sự phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh để nắm được thông tin cần thiết về khoa học, công nghệ. + Thiết kế sản phẩm sản xuất của công ty. - Phân xưởng sản xuất: Gồm 4 tổ sản xuất. + Tổ sản xuất định hình ống INOX: Sản xuất ống INOX các loại. + Tổ cơ khí : Cắt phôi. Pha cắt định hình, hàn ghép các loại sản phẩm. + Tổ mạ điện hoá: Mạ, sơn + Tổ hoàn thiện và bao gói sản phẩm: Lắp ráp, bao gói. Giữa các phòng ban, bộ phận chức năng luôn có mối quan hệ chặt chẽ. Phòng ban này cung cấp số liệu cho phòng ban kia. Tất cả tạo thành bộ máy quản lý thống nhất điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. 1.3.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán của công ty góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Công tác kế toán của công ty được tổ chức tập trung tại phòng kế toán, bộ máy kế toán được tổ chức khép kín, thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập các báo cáo kế toán. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo tài chính, tham mưu giúp việc ban giám đốc trong công tác tổ chức quản lý sản x._.liệu có một số trường hợp điển hình như sau: * Trường hợp xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm ( chi tiết cho từng phân xưởng). Nợ TK 621( chi tiết theo PX): Có TK 152 ( chi tiết NVL): Ví dụ: Ngày 2.1 căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2.1.2001 về xuất 156 kg Inox cho xưởng cơ khí làm 30 khung giường 1m 9 x 0,9 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621.XCK: 4.611.024 Có TK 152: 4.611.024 Định khoản này được ghi ngay trên sổ chi tiết vật tư. * Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627( chi tiết theo phân xưởng): Có TK 152: Ví dụ: Ngày 2/1/2001 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xưởng cơ khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại một số giá kệ để máy móc thiết bị: Nợ TK 627(PX cơ khí): 1.333.320đ Có TK 152 : 1.333.320đ. * Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641: Có TK 152: Ví dụ : Ngày 4/1/2001 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641: 48.570đ. Có TK 152: 48.570đ. * Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Có TK 152: Ngày 203/1/2001: Phiếu xuất số 22 xuất NVL đi thuê gia công: Nợ TK 154: 21.393.473đ. Có TK 152: 21.393.473đ. * Xuất nguyên vật liệu đi bán: Nợ TK 632: Có TK 152: Công ty bán 1.178,8kg Inox 21,8 cho nhà máy cơ khí 2129 Hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2001: Nợ TK 632: 30.648.800đ. Có TK 152: 30.648.800đ. *Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng: Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích , trên cở sở đó lập bảng phân bổ số 2 Biểu18: Công ty SX & DV Cơ điện Hà Nội Bảng phân bổ số 2 Bảng phân bổ nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ Tháng 1/2001 Đơn vị: đồng Số TT Các TK ghi có Ghi Nợ các tài khoản Tài khoản 152 Tài khoản 153 1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 632 126.645.790 Cộng: 653.561.798 Bảng phân bổ số 2 được chuyển cho kế toán tập hợp chi phí để lập bảng kê số 4 và bảng kê số 5: Phần ghi Nợ TK 621,627, 641. . .đối ứng Có TK 152. Lập bảng kê số 3. Biểu 19: Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội Bảng kê số 3 Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2001 Đơn vị: Đồng Stt Các TK ghi Nợ Các TK ghi Có TK 152 . . . 1 I- Số dư đầu tháng 115.220.800 2 II-Số phát sinh trong tháng 712.666.018 TK 111 (Từ NKCT số1) 112.968.420 TK 112 (Từ NKCT số 2) 73.057.325 TK 331 (Từ NKCT số 5) 468.942.686 TK 154 (Từ NKCT số 7) 31.697.587 TK 141 (Từ NKCT số 10) 26.000.000 3 Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 827.886.818 4 Cộng xuất trong tháng 653.561.798 5 Tồn cuối tháng 174.325.020 *Ghi sổ cái TK 152 Tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh biến động của NVL theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152: - Số dư đầu năm : Đựơc lấy từ sổ cái TK 152 năm trước Số phát sinh Nợ: Được lấy từ các NKCT số 1, 2,5,7,10 +Từ NKCT số 1: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 - ghi Có TK111. + Từ NKCT số 2: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152- ghi Có TK 112. + Từ NKCT số 5: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152- ghi Có TK 331. + Từ NKCT số 7: Căn cứ số liệu dòng Ghi Nợ TK 152- cột ghi Có TK 154 ( Phần I- B). + Từ NKCT số 10: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152- ghi Có TK 141. Số phát sinh Có: Được lấy từ bảng phân bổ số 2 Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT Biểu 20: Công ty SX & DV CƠ Điện Hà Nội Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu Đơn vị: đồng Số dư đầu năm Nợ Có 115.220.800 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 . . . . . . . . . . . TK 111 ( NKCT số 1) 112.968.420 TK 112 (NKCT số 2) 73.057.325 TK 141 ( NKCT số 10) 26.000.000 TK 331 ( NKCT số 5 ) 468.942.686 TK 154 ( NKCT số 7) 31.697.587 Cộng số phát sinh Nợ 712.666.018 Tổng số phát sinh Có 653.561.798 Số dư cuối tháng Nợ Có 174.325.020 Ngày tháng năm Kế toán trưởng ( Ký tên) 6.Công tác kiểm kê nguyên vật liệu : Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty có loại rất cồng kềnh ( Như các loại Inox), có loại lại rất nhỏ bé (ốc ,vít. . ); mặt bằng của công ty hẹp nên nguyên vật liệu phải nhập xuất làm nhiều lần trong tháng. Hơn nữa giá trị cuả nguyên vật liệu lại chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm ( 60-65%). Do vậy để đạt mục tiêu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đòi hỏi công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung , tổ chức tốt công tác quản lý kho vật tư nói riêng. ở công ty Sản xuất và dịch vụ Cơ Điện Hà Nội định kỳ 6 tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và hiện xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút ra những kinh nghiệm , bổ sung các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Ban kiểm kê bao gồm 3 người: 1 thủ kho; 1 thống kê( nhân viên phòng Kế hoạch vật tư); 1 kế toán ( Kế toán NVL).Kết quả kiểm kê được ghi vào " Biên bản kiểm kê" do phòng Kế hoạch vật tư lập. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản kiểm kê được gửi về phòng kế toán. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại: - = Chênh lệch Số lượng tồn Số lượng tồn thừa thiếu kho kiểm kê kho sổ sách Trước khi lập báo cáo, căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: - Thừa phát hiện khi kiểm kê: Nợ TK 152 Có TK 3381 - Thiếu phát hiện qua kiểm kê + Thiếu trong định mức Nợ TK 642 : Trị giá thiếu hụt trong định mức Có TK 152: + Thiếu hụt ngoài định mức Nợ TK 1388 Có TK 152 Nhận xét : Kết quả kiểm kê cho thấy công ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa quản lý và hạch toán vật tư nhập kho, xuất dùng; giữa kế toán và thủ kho. Hệ thống kho tàng được bố trí, bảo quản hợp lý an toàn. Chương III Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà nội I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu . Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự tác động của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này cơ chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. ở nước ta, Đảng và Nhà nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý Nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường. Khi chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật nên hạch toán càng có vai trò quan trọng. Cùng với sự thay đổi về quản lý kinh tế, hạch toán kế toán cũng chịu sự chi phối cần đổi mới hoàn thiện. Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí, đồng thời giảm chi phí hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hiện nay trên thực tế, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn phức tạp cồng kềnh cần được giảm bớt. Vì vậy, các doanh nghiệp tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình cần có các biện pháp quản lý, hạch toán theo hướng đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ quy định. Công cuộc cải cách chế độ kế toán ở nước ta theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng1 năm 1995 đã đáp ứng yêu cầu quản lý hạch toán trong tình hình mới và phù hợp với chuẩn mực thông lệ quốc tế. Do điều kiện nước ta đi sau nên chúng ta đã tận dụng đựoc những kinh nghiệm và sự giúp đỡ cáu các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp không tránh khỏi có những sai sót, do vậy công tác hoàn thiện tổ chức hạch toán là vô cùng cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. II. Nhận xét chung về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện hà Nội. Qua chặng đường hơn mười năm xây dựng và phát triển, công ty Sản xuất và Dịch vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình công ty đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, trở thành một trong những bạn hàng lớn và ổn định cung cấp trang thiết bị cho ngành y tế. Sản phẩm của công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về mặt chất lượng và mẫu mã, chủng loại. Để đạt được kết quả như vậy, công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý hạch toán nói riêng. Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu , em thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội có những ưu điểm sau: - Về công tác quản lý, công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng cho sản xuất. - ở khâu thu mua: Công ty đã tạo cho mình một thị trường cung cấp nguyên vật liệu ổn định trên địa bàn Hà Nội, quản lý tốt khâu thu mua thông qua việc quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. - ở khâu bảo quản: Trong kho của công ty được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. - ở khâu sử dụng : Khi có nhu cầu sử dụng, phòng Kế hoạch vật tư xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất. Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ , phù hợp với qui mô sản xuất của công ty. Về cơ bản bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty. Kế toán áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ chức hợp pháp hợp lệ và theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công tác hạch toán. Công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng được tiến hành có nề nếp theo đúng chế độ. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về cơ bản công ty đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động về nguyên vật liệu. Để có được kết quả này là do sự nỗ lực của các cán bộ phòng tài vụ nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của Kế toán trưởng công ty. Bên cạnh những ưu điểm cơ bản nêu trên, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu còn tồn tại những mặt chưa hợp lý: - Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là Inox nhưng công ty sử dụng rất nhiều loại Inox khác nhau về hình dáng ( lá, lá băng, hộp, tròn. . .); khác nhau về kích thước ( cùng là Inox hộp nhưng có: 22x22x1,2lyx1m9; 30x60x1,2lyx1m9. . .) nên dễ bị nhầm lẫn, nhưng công ty chưa xây dựng Sổ danh điểm vật tư nên có ảnh hưởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu giữa kho và kế toán trong việc tìm kiếm. - Cuối tháng khi hàng còn đang đi đường, ở công ty không hạch toán vào TK 151 để theo dõi mà chờ đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán, điều này chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. -Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty đã sử dụng bảng kê số 3 để hạch toán. Điều này là không hợp lý, bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sủ dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính được cuối kỳ để ghi sổ. - Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay giá cả của nhiều mặt hàng luôn thường xuyên biến động , công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ có ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nếu gặp phải tình huống giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động lớn. - Phòng kế toán của công ty chỉ có 4 người, một kế toán viên phải kiêm nhiệm 2,3 phần hành kế toán nên công việc rất nhiều nhưng công ty vẫn chưa trang bị máy tính cho phòng kế toán do vậy có ảnh hưởng tới hiệu quả công tác kế toán trong công ty. III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội. Với góc độ là một sinh viên thực tập em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ Cơ điện Hà Nội như sau: 1.Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Xây dựng sổ danh điểm vật tư: Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh khi có sai sót, công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”. Danh điểm vật tư xây dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu. . . Sổ danh điểm vật tư tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho công ty áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán được thuận lợi. Sổ danh điểm vật tư có thể xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 21: Đơn vị: Sổ danh điểm vật tư Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Ghi chú 152.C.01.01 Inox F 31,8x1,2ly x 2m57 Kg 152.C.01.02 Inox F 31,8x1,2 ly x 2m37 Kg . . . . . . . 152.C.02.01 Inox • 22x22x1,2ly x1m9 Kg 152.C.02.02 Inox • 30x60x1,2ly x1m9 Kg . . . . . . . . 152.P.01.01 Bu lông M8*60 Cái 152.P.01.02 Bu lông M 10*30 Cái . . . . . . . . . 152.P.02.01 Vít M8* 60 Cái 152.P.02.02 Vít M6*30 Cái . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập- xuất Về giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu của công ty phải nhập xuất làm nhiều lần nên số lượng chứng từ về nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty tương đối nhiều, để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập như sau: Biểu số 22: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày. . . . . . . . đến ngày. . . . . . . . . . . STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú Người giao Người nhận 1.3.Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất NVL Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất nhiều, nguyên vật liệu phải xuất nhập làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót nhầm lẫn dễ xảy ra. Có những trường hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trường hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp với nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính đối chiếu. Các bảng kê chứng từ nhập , xuất có thể xây dựng như sau: Ví dụ : Lập bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất tháng 1/20001 Biểu số 23: Đơn vị: Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2001 Kho: vật tư kim khí Chứng từ Diễn giải ĐV tính TK ĐƯ Số lượng Đ.giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 4.1 Inox USU 304 o,4ly*1020*cuộn Kg 111 584,4 27.619 16.140.543 Inox USU 304 o,6ly*1020*cuộn Kg 111 240,2 24.286 5.833.497 02 4.1 Vít M6*30 Cái 331 7.500 1.018 7.653.000 Bu lông M10*30 Cái 331 2.500 2.666 6.665.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tổng cộng 712.666.018 Người lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 24: Đơn vị: Bảng kê chứng từ xuất Tháng 1 năm 2001 Kho: vật tư kim khí Chứng từ Diễn giải ĐV tính TK ĐƯ Số lượng Đ.giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 2.1 Inox f31,8*1,2*2m57 - PX1 Kg 621 156 29.557,85 4.611.024 02 2.1 Bu lông M8*60 - PX2 Cái 621 50 2.580 129.000 03 2.1 Que hàn- PX 3 Kg 627 20 66.666 1.333.320 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tổng cộng 653.561.798 Người lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên) Số liệu tổng công trên Bảng kê chứng từ nhập và Bảng kê chứng từ xuất được dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ được liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ sẽ phát hiện được ngay.Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn là rà soát với từng sổ chi tiết. 1.4.áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý NVL: Công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất kho, phương pháp này tuy dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn cả vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Kế toán vật tư phải kiêm nhiệm các việc khác do vậy ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Để hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế, xu hướng tiến bộ của thế giới và góp phần hơn nữa trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, trong thời gian tới công ty nên trang bị máy tính cho phòng kế toán. Công ty có thể mua một phần mềm phần hành kế toán đang được sử dụng trên thị trường để giảm bớt công việc ghi chép của kế toán. Kế toán nhập dữ liệu vào máy, máy tính sẽ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu như sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng kế toán thực hiện các lệnh lọc đưa ra các bảng kê nhập , bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp. Mặt khác sử dụng máy tính, kế toán có thể sử dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập để thay cho giá bình quân cả kỳ dự trữ mà công ty đang sử dụng để phản ánh chính xác hơn giá trị nguyên vật liệu xuất kho. 2.Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 2.1. Kiến nghị về Bảng kê số 3 Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty đã sử dụng bảng kê số 3 để hạch toán. Điều này là không hợp lý, bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính được cuối kỳ để ghi sổ. Trên thực tế nội dung của Bảng kê số 3 doanh nghiệp sử dụng tương tự như sổ cái TK 152. Mặt khác theo chế độ Bảng kê số 3 chỉ dùng ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Như vậy việc lập bảng kê số 3 là không cần thiết, công ty nên bỏ việc lập Bảng kê số 3 để tập trung vào các công việc khác. 2.2.Công tác hạch toán “Hàng đang đi đường”. Việc hạch toán hàng đi đường chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành, công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi. Khi nhận được hoá đơn của người bán nhưng hàng chưa về đến công ty, kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường. Đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán căn cứ hoá đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151: Nợ TK 133: Có TK 331: Và ghi chép trên nhật ký chứng từ số 6. Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK 152: Có TK 151: Ví dụ: Ngày 26/2/2001 công ty mua Inox của cửa hàng Vinh Vượng nhận được hoá đơn sau: Biểu số 25: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 26 tháng 2 năm 2001 N0: 092227 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Inox Vinh Vượng Địa chỉ: 36 Thuốc Bắc - Hà Nội Số tài khoản: 710A- 0036.0908 Ngân hàng công thương Hoàn kiếm 0 1 0 0 2 6 3 8 0 9 - - - 1 Điện thoại:............... MST: Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tú Đơn vị: Công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130 Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: Trả chậm Số TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2 1 Inox 22x22x1m9 kg 394,4 27.620 10.893.328 2 Inox 31,8x1,2ly x2m57 kg 429,2 28.730 12.330.916. Cộng tiền hàng 23.224.244 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.161.212 Tổng cộng tiền thanh toán 24.385.456 Số tiền bằng chữ: (Hai mươi bốn triệu ba trăm tám lăm ngàn bốn trăm năm sáu đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Nhưng do xe vận chuyển của cửa hàng bị tại nạn nên cả xe bị giữ chờ giải quyết. Vì vậy đến ngày 28/2 số hàng trên vẫn chưa về đến công ty. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi bút toán: Nợ TK 151: 23.224.244đ. Nợ TK 133: 1.161.212đ. Có TK 331: 24.385.456đ. Và ghi vào NKCT số 6 Đến ngày 6.3 số hàng trên đã về đến công ty, phòng Kế hoach vật tư viết phiếu nhập kho số 42 ngày 6/3/2001. Kế toán ghi bút toán: Nợ TK 152: 23.224.244đ. Có TK 152: 23.224.244đ. Biểu số 26: Công ty SX&DV Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 6 Ghi có TK 151- Hàng mua đang đi đường Tháng 3 năm 2001 TT Diễn giải Số dư đầu tháng Hoá đơn PN Ghi có TK 151, ghi Nợ các TK Số dư CT Sh NT Sh NT 152 153 ... Cộng 1 Mua Inox 23.224.244 92227 26.2 42 6.3 23.224.244 0 Cộng Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Số liệu ở dòng tổng cộng cột TK 152 của NKCT số 6 được dùng để ghi sổ cái TK 152 2.3.Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Xét về phương diện kinh tế : Nhờ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Xét về phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá, doanh nghiệp có thể tích luỹ được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thật sự. Việc trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có các điều kiện sau: + Nguyên vật liệu là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. + Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nhghiệp. + Có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức dự phòng giảm Số lượng hàng Giá đơn vị Giá đơn vị thực tế giá cần lập cho từng = tồn kho cuối x thực tế ghi sổ - trên thị trường loại hàng tồn kho i niên độ loại i của hàng i của hàng i Tài khoản được sử dụng để hạch toán là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Phương pháp hạch toán: Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước. Nợ TK 159: Có TK 721: Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642: Có TK 159: 2.4. Phân tích tình hình cung ứng, sử dụng NVL Trong quá trình sản xuất của công ty giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm. Vì vậy, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. Để công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng tốt hơn, công ty cần phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu . Trên cơ sở các kết quả phân tích đó, công ty có hướng điều chỉnh kế hoạch, tìm ra các biện pháp kịp thời để phát huy những mặt tốt, khắc phục những mặt còn hạn chế, không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu. Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu có thể dựa trên một số chỉ tiêu sau đây: - Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm: Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu cần xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối. Qui ước: Chỉ số 1: kỳ thực hiện Chỉ số k : kỳ kế hoạch + Mức biến động tuyệt đối: M1 Số tương đối = x 100% Mk Số tuyệt đối : DM = M1-Mk Kết quả tính toán trên cho thấy khối lương nguyên vật liệu tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu. + Mức biến động tương đối: M1 Số tương đối: x 100% Q1 Mk x Qk Q1 Số tuyệt đối: DM = M1 - Mk x Qk Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. - Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Sản phẩm của công ty được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Vì vậy mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm chịu ảnh hưởng của hai yếu tố: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu từng loại cho sản xuất sản phẩm (mi) và giá đơn vị nguyên vật liệu từng loại xuất dùng cho sản xuất sản phẩm ( si). + Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: mi = ki + fi + hi ki: Trọng lượng tinh của sản phẩm fi : Mức phế liệu bình quân một sản phẩm hi : Mức tiêu phí nguyên vật liệu cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành. Mức tiết kiệm nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Dm = m1 - mk = ( k1-kk ) + ( f1 - fk) + ( h1 - hk) + Mức tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: Dm = S mi1si1 - S mi1sik + ảnh hưởng của nhân tố giá đơn vị nguyên vật liệu: Dm = S(si1 - sik)mik Qua kết quả phân tích trên đây giúp cho công ty xác định rõ nguyên nhân làm thay đổi mức chi phí cho sản xuất đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó đề ra các biên pháp thích hợp làm giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, đây là nhân tố cơ bản để giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Phân tích hệ số quay kho vật tư của thực tế so với kế hoạch: Hệ số Giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ quay kho = vật tư Giá trị bình quân vật tư tồn kho Hệ số này càng lớn thì số vốn lưu động quay càng nhiều, điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao Trên đây là một số ý kiến đóng góp vào việc hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. Do kiến thức của bản thân còn hạn chế, có thể các giải pháp đề xuất của em còn chưa đầy đủ, chưa phải là tối ưu, em rất mong được công ty tham khảo. Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu một cách hợp lí có hiệu quả sẽ góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qúa trình thực tập tại công ty Sản Xuất và Dịch Vụ cơ điện Hà Nội đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức tiếp thu được ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý và hạch toán vật liệu là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn nên bài viết của em chỉ nghiên cứu được một số vấn đề. Tuy nhiên em đã cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực những ưu điểm, những cố gắng của công ty đồng thời cũng nêu ra một số ý kiến, kiến nghị nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu. Những ý kiến trong bài viết này là sự kết hợp giữa lý luận cơ bản mà em tiếp thu được từ các bài giảng và tình hình thực tế tại công ty. Em mong muốn nhận được sự góp ý của cô giáo để bài viết của em hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại công Sản Xuất và Dịch vụ cơ điện Hà Nội, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô, bác trong công ty đặc biệt là cô, bác phòng kế toán, đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn T.S Nguyễn Thị Lời đã giúp em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cám ơn ./. Danh mục tài liệu tham khảo Kế toán tài chính trong các DN T.S. Đặng Thị Loan Lý thuyết hạch toán kế toán G.S. Nguyễn Gia Thu T.S. Nguyễn Quang Quynh Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính T.S. Nguyễn Văn Công Phân tích hoạt động kinh doanh T.S Nguyễn Năng Phúc Tạp chí tài chính 2000,2001 6. Tạp chí kế toán kiểm toán 2000,2001 Mục lục Chưong I:Những vẫn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL 3 1. Đặc điểm, vai trò, vị trí của NVL trong quá trình sản xuất 3 2. Yêu cầu quản lý NVL 4 3. Nhiệm vụ của kế toán NVL 4 II- Phân loại và tính giá NVL 5 1. Phân loại NVL 5 Tính giá NVL 7 III- Tổ chức hạch toán chi tiết NVL 10 Tổ chức chứng từ 10 Phương pháp hạch toán chi tiết NVL 11 IV. Hạch toán tổng hợp NVL 15 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 15 Tài khoản sử dụng 15 Hạch toán tình hình biến động NVL 16 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 23 Tài khoản sử dụng 23 Phương pháp hạch toán 24 Tổ chức sổ kế toán tổng hợp NVL trong các DN SXCN 26 Chương II- Thực trạng công tác hạch toán NVL Tại công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội I-Đặc điểm chung của công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội 31 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 31 Các loại NVL chủ yếu sử dụng trong đơn vị 34 Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty SX&DV Cơ điện Hà Nội 39 Đặc điểm NVL của công ty 39 Phân loại và đánh giá NVL 40 Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ 41 Hạch toán chi tiết NVL 48 Hạch toán tổng hợp NVL 53 Công tác kiểm kê NVL 62 Chương III: Hoàn thiên công tác hạch toán NVL tại Công ty SX và DV cơ điện Hà Nội I.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 64 II. Nhận xét chung về tổ cbức hạch toán NVL tại 64 công ty SX và DV cơ điện Hà Nội. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác 66 tổ chức hạch toán NVL tại công ty SX và DV cơ điện Hà Nội 1. Về hạch toán chi tiết NVL 66 2. Về hạch toán tổng hợp NVL 69 ._.