Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội

oại. Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, phải nhất thiết xây dựng được chu trình quản lý vật liệu. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp hạch toán vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý và hạch toán vật liệu trở thành bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ xa xưa đã có nền móng của sự quản lý này và khi xã hội càng phát triển các phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện theo. Trong chế độ Tư Bản Chủ Nghĩa, nhà tư bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu, làm sao để vật liệu không bị hư hao, mất mát, mọi công nhân có thể bị đuổi việc hoặc cắt lương nếu làm thất thoát vật liệu. Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm được nguồn lực cho sản xuất, cho doanh nghiệp và đồng thời rộng hơn cả là cho toàn xã hội. Kế toán nguyên vật liệu với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán, theo dõi kịp thời về mặt số lượng và giá trị vật liệu nhập xuất tồn kho làm cơ sở cho việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất đồng thời tạo tiền đề cho kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu . Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội “ . Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước có quy mô vừa, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Quá trình thực tập tại công ty giúp em thấy được vai trò của công tác kế toán vật liệu từ khâu lập và luân chuyển chứng từ, lựa chọn tài khoản kế toán vào sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán. Trên quan điểm đó, phạm vi nghiên cứu đề tài của em gồm các nội dung sau: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. 1. Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1. Đặc điểm: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như: gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất... Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu. "Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới." Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.2. Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. - Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu sắc. . Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay các ngành sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí. - ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện được chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức như sau: 1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được phân thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ, xà phòng , giẻ lau. . .) - Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than. .. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải . . . Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loai vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt. . .) Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. 1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: + Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thường là chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc thiết bị). - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 1.3. Căn cứ vào nguồn hình thành. Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. 1.4. Căn cứ vào quyền sở hữu: Nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là ưu việt hơn cả. 2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc đánh giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 2.1.Các chỉ tiêu đánh giá nguyên vật liệu. - Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán. - Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. 2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn nếu đơn vị nộp thuế áp dụng phương pháp trực tiếp. Giá đã có thuế giá trị gia tăng ( Giá thanh toán ). Nếu đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ là giá chưa có thuế giá trị gia tăng cộng thuế nhập khâủ ( nếu có ) cộng + chi phí thu mua vận chuyển bốc xếp , thuê kho, bãi trừ các khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có). - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có) - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 2.3.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cuả cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong những phương pháp sau đây: 2.3.1. Phương pháp FIFO ( nhập trước, xuất trước). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.3.2.Phương pháp LIFO ( nhập sau, xuất trước). Phương pháp này giả định những vật liệu được mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên. Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. 2.3.3. Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính căn cứ vào số lượng xuất dùng trong kỳ và đơn giá bình quân để tính. Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị xuất dùng = xuất dùng x bình quân Trong đó: Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ bình quân cả = kỳ dự trữ Số lượng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng TT vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) bình quân = cuối kỳ trước Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trước) Phương pháp này cũng có ưu điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau = mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. 2.3.4.Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.3.5.Phương pháp hệ số giá. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp).Để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với hệ số giá hạch toán. Giá thực tế vật liệu = Giá hạch toán vật liệu x Hệ số giá xuất dùng xuất dùng vật liệu Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ vật liệu = Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu. III- kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.Tổ chức chứng từ . Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. 1.1.Các chứng từ sử dụng: - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán. - Hợp đồng mua hàng. - Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hướng dẫn). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05-VT: Hướng dẫn). - Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc). 1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, qui cách của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập " Phiếu nhập vật tư". Phiếu nhập vật tư lập thành 2 liên ( Đối với vật tư mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật tư tự sản xuất). Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận. Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3( nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của người bán được giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu. Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì..) Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: người nhận vật tư giữ). Phiếu xuất vật tư sử dụng trong trường hợp xuất kho nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật tư đem đến kho cùng với số vật tư thừa và phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Phiếu này được lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. 2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Tuỳ theo qui mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: 2.1. Phương pháp thẻ song song. * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lượng, thẻ kho được mở chi tiết cho từng loại vật tư. Hàng ngày , căn cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật tư. *Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho. * Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho" về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu. * Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương pháp này thường được áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. * Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền cuả từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. * Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Chứng Từ nhập Thẻ kho Chứng Từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất ơ Bảng kê nhập Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu * Điều kiện áp dụng: Theo phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ, nhưng toàn bộ công tác ghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán và lập báo cáo thường bị chậm trễ. Phương pháp này có cải tiến hơn phương pháp thẻ song song nhưng vẫn còn ghi trùng lặp. Do vậy, thường áp dụng ở doanh nghiệp có qui mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tương đối nhiều. 2.3. Phương pháp sổ số dư. * Tại kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyên vật liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ . Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. * Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật tư. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư ( số liệu trên sổ số dư do kế toán tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán). * Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Chứng từ nhập kho Thẻ kho Chứng từ xuất kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Chứng từ nhập kho Chứng từ nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu * Điều kiện áp dụng: Phương pháp sổ số dư có nhiều cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nó có đặc điểm là xoá bỏ được việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và phòng kế toán. Tuy nhiên, theo phương pháp này công việc khá phức tạp, thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có qui mô lớn, số lượng chủng loại vật tư nhiều, nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với khối lượng lớn. IV- kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. A. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Theo phương pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc tồn kho thực tế luôn phù hợp với tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có các mặt hàng có giá trị lớn. 1. Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán. + Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng NVL trong kỳ. + Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ. + Dư nợ: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - TK 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản qui định, gồm nguyên vật liệu mua đã chấp nhận thanh toán hoặc đã trả tiền cho nhà cung cấp, nguyên vật liệu đã về doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. TK 151 được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi trên đường tính đến ngày cuối kỳ. + Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng trong kỳ. + Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. + Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). - TK 133: Thuế giá trị gia tăng ( GTGT) được khấu trừ. TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, được hoàn lại. + Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. + Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm th._.uế GTGT đầu vào được khấu trừ ( đã khấu trừ, trả lại hàng mua, chiết khấu, giảm giá hàng mua, được hoàn lại...) + Dư nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán như : TK 111; TK 112; TK 141; TK 331, TK 621, TK 641, TK 642... 2.Kế toán tình hình biến động nguyên vật liệu. 2.1. Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu. 2.1.1.Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế. Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK liên quan ( 331,111,112,141...): Tổng giá thanh toán. - Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi: Nợ TK 331(chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111,112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số tiền trả lại được người bán chấp nhận. Có TK 152 (chi tiết): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế. Có TK 133 : Thuế GTGT tương ứng - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng. Nợ TK liên quan ( TK 111,112,331...): Số tiiền được hưởng Có TK 711: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về mặt nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng sử lý. Về mặt kế toán ghi: + Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá toàn bộ hàng ( Giá không thuế) Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Tổng số hàng thừa không có thuế GTGT Căn cứ quyết định xử lý ghi: * Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế) Có TK 152 ( chi tiết) : Trị giá số thừa trả lại * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 ( 3381): Trị giá hàng thừa không có thuế Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa * Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa không có thuế Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002, khi xử lý số thừa ghi có TK 002. Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá hàng thừa ( giá không có thuế GTGT) Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa Đồng thời ghi Có TK 002 * Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế GTGT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân Đồng thời ghi Có TK002 - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn. Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập: Nợ TK 152(chi tiết): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 138 ( 1381) : Trị giá số thiếu (không có thuế) Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn + Khi xử lý: * Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Người bán giao nốt số còn thiếu Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu * Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu Có TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng còn thiếu * Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thiếu * Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số giảm giá được người bán chấp nhận: Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán của số hàng được giảm giá hoặc trả lại người bán Có TK 152 ( chi tiết): Trị giá số hàng giao trả hoặc giảm giá Có 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 ( chi tiết) : Có TK 331: Sang tháng sau khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau: + Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. + Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế); bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính< giá thực tế). + Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi. Sau đó, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua không có thuế GTGT Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan ( 331, 111,112,141...): Tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hàng về ghi : Nợ TK 152( chi tiết) : Nếu nhập kho Nợ TK 621,627 : Nếu xuất thẳng cho sản xuất, cho phân xưởng Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về - Trường hợp Nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152( chi tiết): Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154 : NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công - Các trường hợp tăng khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài, tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: Nhận góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa... Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết) : Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm Có TK 411 : Nhận cấp phát, biếu tặng, viện trợ, góp vốn... Có TK 412 : Đánh giá tăng nguyên vật liệu Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,627,641,642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ 2.1.2. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: ở các đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hay các đơn vị kinh doanh vàng bạc sẽ tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Trong trường hợp này, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu theo tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu vào. Như vậy việc hạch toán sẽ giống như phương pháp khấu trừ chỉ khác là kế toán không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh ( nếu nguyên vật liệu mua về được đưa ngay vào sử dụng) 2.2. Kế toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152. - Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621(chi tiết đối tượng) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ Nợ TK 627( 6272- chi tiết PX) : Xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 641 ( 6421) : Xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 642 (6422 : Xuất dùng cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nợ TK 241 : Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết NVL) : Giá thực tế NVL xuất dùng - Trường hợp xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản" ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ; giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có) Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( Có) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế NVL xuất góp vốn liên doanh - Trường hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho thuê gia công chế biến Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế - Trường hợp giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 ( 1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 ( 1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay - Trường hợp giảm do các nguyên nhân khác ( nhượng bán, phát hiện thiếu.. .) Nợ TK 632 : Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138 (1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 412 : Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế theo phương pháp trực tiếp) TK 331,111 112,141,311. . . TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài ( Tổng giá thanh toán) Nguyên vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất cho các nhu cầu khác ở PX, bán hàng Quản lý xây dựng cơ bản Xuất để chế tạo sản phẩm TK 151,411,222... TK 627,641 ,642 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Tính thuế theo phương pháp khấu trừ) TK 331,111,112,141,311 TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm TK 133 TK 111,112, 331 Thuế GTGT Số tiền giảm giá, giá trị được khấu trừ hàng mua trả lại TK 151 TK 627,641,642 Hàng đi đường kỳ trước Xuất cho SX,bán hàng về nhập kho quản lý ,XDCB TK 411 TK128,222 Nhận cấp phát tặng thưởng Xuất góp vốn liên doanh Góp vốn liên doanh TK 642,3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 TK1381,642 Nhận lại góp vốn liên doanh Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng B. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư hàng hàng hoá xuất = hàng hoá tồn + hàng hoá nhập - hoá tồn kho cuối kỳ dùng trong kỳ kho đầu kỳ trong kỳ theo kiểm kê Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản ,phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác . Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư có giá trị thấp ,thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1 - Tài khoản sử dụng : - TK 611 : " Mua hàng". Tài khoản này dùng dể theo dõi tình hình thu mua ,tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. + Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. + Bên Có : Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết cho từng loại vật tư hàng hoá. - TK 152 :"Nguyên liệu,vật liệu ". Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho ,chi tiết theo từng loại . + Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ + Bên Có : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Dư Nợ : Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho - TK 151 : " Hàng mua đang đi đường". Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường . Đó là những loại vật tư mà đơn vị đã mua hoặc đã chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về đến đơn vị, chưa qua kiểm nhận, kể cả hàng gửi tại kho người bán. + Bên Nợ : Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ + Bên Có : Kết chuyển hàng đi đường đầu kỳ + Dư Nợ : Trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác trong quá trình hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu như : TK 111, TK112, TK141, TK133, TK311, TK621, TK627... 2.Phương pháp hạch toán. 2.1.Đầu kỳ: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611( 6111): Tổng giá trị NVL tồn kho, đang đi đường.. . Có TK 152 ( chi tiết): Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Có TK 151 : Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ 2.2.Trong kỳ: - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: +Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (TK111,112,331...): Tổng giá thanh toán + Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611(6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng.. . Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK 128,222: Nhận lại vốn góp liên doanh + Khi được chiết khấu : Nợ TK 111, 112,331: Tổng số tiền chiết khấu được hưởng Có TK 711: Số chiết khấu được hưởng khôngcó thuế GTGT Có TK 133(1331): Thuế GTGT không được khấu trừ + Khi được giảm giá hàng mua, hay trả lại hàng mua: Nợ TK 111,112,331: Trị giá phần giảm giá hay hàng trả lại Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ Có TK 611(6111): Trị giá thực tế - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Do vậy ghi : Nợ TK 611(6111): Tổng giá Có TK liên quan ( 111,112,331.. .): thanh toán 2.3.Cuối kỳ: - Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ Có TK 611(6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ . - Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua.. .) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Nợ TK liên quan ( TK 621,627,641,642...): Có TK 611(6111): Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ( Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151 xxx Giá trị NVL tồn kho Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL tăng thêm Giảm giá hàng mua trong kỳ trả lại hàng mua TK 621, 627... Giá thực tế NVL Xuất dùng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151 Xxx Giá trị NVL tồn và Giá trị NVL tồn và đang đi đường đầu kỳ đang đi đường cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL mua trong kỳ Giảm giá được hưởng TK 133 và giá trị hàng trả lại Thuế GTGT được khấu trừ TK 411 TK6 21, 627,641,642 Nhận góp vốn liên doanh cấp phát, tăng thưởng Giá thực tế NVL xuất dùng TK 412 C.Tổ chức sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: + Nhật ký - Sổ cái. + Nhật ký chung. + Nhật ký chứng từ. + Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng. Cụ thể như sau: 1.Hình thức sổ nhật ký chung Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...), kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152,331... Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Tk152 Bảng cân đối Báo cáo tài chính Nhật ký mua hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu 2.Hình thức Nhật ký- Sổ cái. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất NVL (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Nhật ký – sổ cái Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu 3.Hình thức Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất NVL, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Chứng từ Ghi sổ Sổ cái tk 152 Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu 4.Hình thức Nhật ký- Chứng từ: Hạch toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách. Mỗi loại sổ sách lại có thể được dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ được khái quát như sau: Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5 Nkct số 7 Sổ cái tk152 Báo cáo tài chính Nkct số1,2,3,4,6, 10 Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng Nkct số 5 Bảng kê số 3 Bảng tổng hợp chi tiết nvl Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nvl Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Chương II Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. I.đặc điểm chung của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ diện hà nội. Tên công ty: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ diện Hà Nội Tên giao dịch Quốc tế: EMPROSERCO Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu – Quận Đống Đa – Hà Nội 1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đã được khẳng định. Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá tập trung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh doanh, phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền kinh tế của đất nước. Trong tình hình đó, Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội được thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định số 4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 2 theo QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình. Công ty có trụ sở chính đặt tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại số 216 Hoàng Hoa Thám - phường 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh. Từ trước năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng xe đạp. Nhưng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nước từ bao cấp sang tự hạch toán sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Nhu cầu xe đạp ít hơn trước, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị trường Việt Nam giá lại rất rẻ. Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị trường bị thu hẹp, sản xuất gặp rất nhiều khó khăn. Nắm bắt được chủ trương đổi mới của Nhà nước, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn, vươn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình hướng đi mới. Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trước hết phải đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu tư, chuyển đổi ngành hàng kinh doanh. Chỉ có như vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế, bắt kịp được xu hướng phát triển không ngừng trên thị trường, mới vực dậy được hoạt động của bản thân doanh nghiệp. Công ty nhanh chóng nhận thấy rằng sản xuất ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Để tồn tại và phát triển là mục tiêu định hướng chiến lược được đặt ra trong thời kỳ trước mắt và cả lâu dài của công ty. Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi khảo sát,tìm hiểu thị trường, lắng nghe ý kiến của các đồng chí lãnh đạo đầu ngành ở các tỉnh trong cả nước về rất nhiều lĩnh vực. Trong đó có vấn đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y tế đang bị xuống cấp qua nhiều năm sử dụng rất cần được nâng cấp đầu tư để từng bước hiện đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế. Ngoài ra công ty còn nghiên cứu một số ngành hàng phục vụ dân dụng như: xe đẩy vận chuyển, nội thất dân dụng... với phương châm: "Sản xuất những thứ xã hội cần chứ không sản xuất những thứ xã hội đã có sẵn". Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển được, phải không ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lượng, giảm giá thành. Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox, đáp ứng được mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn vị sản xuất các trang thiết bị y tế , nội thất giành được nhiều uy tín trên thị trường. Để thực hiện được nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong sự chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo hướng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý. Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm, kết hợp với việc đầu tư thiết bị ngành hàng do công ty sản xuất đã đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lượng. Năm 1994 doanh thu của công ty là 8 tỷ đồng. Năm 1996 do nhu cầu của thị trường và phát triển kinh doanh công ty đầu tư thêm một dây chuyền sản xuất định hình ống inox các loại với sản lượng 10.000 tấn inox /1 năm, đưa doanh thu của công ty đạt trên 27 tỷ năm 2000. Với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên công ty , được sự giúp đỡ của UBND Thành phố, Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y tế làm trọng tâm, đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Các bước phát triển đi lên của công ty được thể hiện phần nào qua một số chỉ tiêu cơ bản sau đây: STT Chỉ tiêu Thực hiện1999 Thựchiện 2000 Thực hiện 2002 1 Giá trị sản lượng CN 13.628.800.000 15.536.900.000 16.121.171.400 2 Doanh thu bán hàng 24.395.552.000 27.821.264.000 28.212.050.000 3 Nộp ngân sách 414.724.000 478.370.000 502.288.000 4 Thu nhập BQ/1CBCNV 720.000 800.000 1.050.000 Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành tới nay Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. - Tổng nguyên giá TSCĐ: 6.214.494.895đ. Vốn lưu động: 2.750.000.000đ. 2- Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện. Đặc điểm tổ chức sản xuất. Bộ phận sản xuất chính của Công ty đặt tại 20 Phố Bích câu – Quận Đống đa – Hà nội. Công ty gồm có 01 phân xưởng sản xuất : Trong phân xưởng sản xuất gồm có 04 tổ sản xuất: Tổ1 : Tổ cơ khí. Tổ 2 : Tổ hàn. Tổ 3 : Tổ điện hoá. Tổ 4 : Tổ hoàn thiện và đóng gói sản phẩm. Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất của Công ty. + Qui trình chung sản xuất giường + Tủ . Công đoạn điện hoá Công đoạn cắt phôi Công đoạn hoàn thiện , đóng gói Công đoạn hàn, mài via Vật liệu: Inox ống + Các loại nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng trong đơn vị. Sản phẩm của công ty chủ yếu phục vụ cho ngành y tế nên nguyên vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng là các loại inox như : Inox lá, inox ống, inox lá băng, các loại thép. . . VD: Inox lá băng 78.6m x 1.2 ly Inox lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44 Inox lá 0.4 ly x1020 x cuộn Inox ( 31.8 x 1,2 x 6m Inox (25.4 x 1,2 x x 6m Inox (25 x 60 x 1,2 x 6m Inox ( 30 x 60 x 1,2 ly x 6m Thép (22 x 1,2 ly x 6m Bu lông Inox M8x60 Que hàn Inox 26 ....... 3- Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện. Để quản lý sản xuất và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý tuỳ thuộc vào qui mô loại hình doanh nghiệp , đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể mà doanh nghiệp thành lập ra các bộ phận quản lý thích hợp được gọi là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện là một đơn vị hạch toán độc lập , bộ máy quản lý của Công ty đước tổ chức theo sơ đồ sau: Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Giám đốc Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc sản xuất P - hành chính th Phòng kể hoạch Phân xưởng Phòng kỹ thuật Tổ cơ khí Tổ bảo vệ Phòng kế toán tài chính Tổ hoàn thiện đóng gói Tổ điện hoá Tổ hàn Bộ máy quản ký của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn với nhà nước và với công nhân trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc và một kế toán trưởng. Phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ diieù hành các công việc kinh doanh của Công ty như giải quyết các hợp đồng mua, bán hàng , lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, trực tiếp chỉ đạo phòng Hành chính tổng hợp và phòng Kế hoạch thị trường. Phó giám đốc sản xuất có nhiệm vụ điều hành các công việc sản xuất và quản lý ở phân xưởng và phòng kỹ thuật. Kế toán trưởng có nhiệm vụ là tham mưu giúp Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế , phụ trách kế toán tổng hợp và kế hoạch tài chính. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh thông suốt toàn bộ Công ty cụ thể như sau: Phòng kế hoạch thị trường: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm để báo cáo Giám đốc và giao cho các bộ phận thực hiện và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch đề ra. Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ chỉ đạo kỹ thuật sản xuất ở phân xưởng sản xuất và các tổ sản xuất. Phòng hành chính tổng hợp : Có nhiệm vụ điều hành việc tổ chức quản lý cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách về tiền lương, BHXH, và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty, tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chế độ thống kê của nhà nước, lập các báo cáo tài chính đảm bảo cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tổ bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty, theo dõi tình hình thực hiện các quy chế của Công ty đề ra. 4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện. Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Có thể nói phòng kế toán tài chính là người trợ lý đắc lực cho Giám đốc và ban lãnh đạo Công ty để đưa ra các quyết định đúng đắn, hiệu quả trong việc điều hành quản lý quá trình sản xuất kinh doanh, vừa là những người ghi chép, thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và hoạt động của Công ty một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất mà bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Một kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, điều hành công việc chung trong phòng kế toán. Một kế toán kiêm kế toán tiêu thụ , thanh toán với người bán,kế toán tiền gửi ngân hàng. Một kế toán nguyên vật liệu, thành phẩm , thủ quỹ, TSCĐ, tiền lương Một kế toán công nợ , tạm ứng, giá thành sản phẩm. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty được biểu diễn theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng (trưởng phòng) kiêm kế toán tổng hợp Kế toán công nợ, tạm ứng, giá thành sản phẩm Kế toán vật liệu, thành phẩm, thủ quỹ Kế toán tiêu thụ, ttnb Tiền gửi ngân hàng Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý tài chính, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ với hệ thống kế toán chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán khá đầy đủ. Một số bộ phận kế toán đã được thực hiện trên máy vi tính. iI- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội. 1.Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty . Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là phục vụ cho ngành y tế nên sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại giường bệnh nhân Inox, tủ thuốc, tủ đầu giường... Do vậy, nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu là các loại Inox ( ống, lá, băng...); các loại ốc vít, que hàn, a xít tẩy... Các loại nguyên vật liệu của công ty có loại rất cồng kềnh, mặt bằng của công ty lại hạn hẹp do vậy khó khăn trong việc bảo quản, phải nhập làm nhiều lần. Điều này đòi hỏi công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất. Trong giá t._.