Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần may Thăng Long

g doanh nghiệp hoạt động có lãi, song đã có những doanh nghiệp hoạt động thua lỗ… Một bộ máy quản lý có năng lực, một hệ thống phòng ban được tổ chức hợp lý, đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn… luôn là những yêu cầu tất yếu đối với hoạt động của bất kì một doanh nghiệp nào. Bên cạnh yếu tố lao động sống, đối với doanh nghiệp sản xuất thì yếu tố đầu vào là yếu tố vô cùng quan trọng để tiến hành các hoạt động kinh doanh. Nguyên vật liệu(NVL) là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng đó, đó là thành phần quan trọng của vốn lưu động, biểu hiện một bộ phận quan trọng của sản phẩm sản xuất. Do đó, việc quản lý NVL là một yêu cầu được đặt ra. Song việc quản lý NVL không phải là vấn đề đơn giản, vì mỗi một doanh nghiệp do loại hình kinh doanh khác nhau nên sẽ sử dụng các loại NVL khác nhau với rất nhiều mẫu mã, quy cách khác nhau. Kế toán với vai trò là một bộ phận chức năng không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của mỗi doanh nghiệp cũng góp phần quan trọng trong việc quản lý NVL. Công ty may Thăng Long - được thành lập khi đất nước chưa hoàn toàn giải phóng (1958) – một hoàn cảnh không được thuận lợi, song đã cố gắng đứng vững và cho đến nay đã đạt được những thành tựu đáng kể. Hiện công ty là một doanh nghiệp kinh doanh hàng may mặc lớn của cả nước. Với đặc điểm sản phẩm kinh doanh như vậy, đương nhiên NVL của công ty có khối lượng lớn, phát sinh thường xuyên, mật độ nhập – xuất dày đặc. Vì lý do đó mà yêu cầu quản lý NVL của công ty đòi hỏi các bộ phận và phòng ban chức năng có liên quan phải đảm bảo được yêu cầu của công việc. Phòng kế toán của công ty là một phòng ban có hoạt động tương đối tốt, hiệu quả công việc kế toán trên các phần hành cao, trong đó kế toán NVL là một phần hành không thể thiếu và không thể không tiến hành với yêu cầu phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin về tình hình sử dụng, nhập – xuất – tồn NVL, bởi vì NVL của công ty có vai trò lớn đối với sản phẩm tạo ra. Vì lý do đó em xin chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần may Thăng Long”, với kết cấu của báo cáo như sau: Phần I: Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần may Thăng Long. Phần II: Thực trạng hạch toán kế toán NVL ở Công ty cổ phần may Thăng Long. Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL ở Công ty cổ phần may Thăng Long. Phần I: Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần may Thăng Long I. Tổ chức công tác kế toán: 1. Tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của công ty may Thăng Long, với 11 lao động kế toán, trong đó bao gồm: một kế toán trưởng, một phó phòng kế toán, một kế toán tổng hợp và 7 kế toán phần hành, một thủ quỹ. Ngoài ra, công ty còn có các nhân viên thống kê tại các xí nghiệp nhằm phục vụ cho công tác kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trọn vẹn ở phòng kế toán của công ty, ở các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê. Cụ thể, bộ máy kế toán ở công ty may Thăng Long được tổ chức như sau: * Tại phòng kế toán- tài vụ của công ty: Nhiệm vụ: Tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty. Từ đó tham mưu cho Ban giám đốc để đề ra biện pháp, các quyết định phù hợp với đường lối phát triển của công ty. Trên cơ sở qui mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của công ty, mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán- tài vụ được tổ chức như sau: - Đứng đầu là kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty, theo dõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán cùng với phó phòng kế toán. - Tiếp đó là các nhân viên: + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để ghi chép vào các sổ tổng hợp sau đó lập các báo cáo tài chính. + Kế toán tiền ( kế toán thanh toán): Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu, phiếu chi ( đối với tiền mặt), viết séc, uỷ nhiệm thu - chi,... ( đối với tiền gửi ngân hàng). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp sec và sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách thủ quĩ, sổ phu ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các tài khoản và các loại sổ liên quan. + Kế toán vật tư: Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cuối tháng tổng hợp số liệu, lập các báo cáo liên quan. Khi có yêu cầu bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê. + Kế toán TSCĐ và nguồn vốn: Theo dõi tình hình biến động các loại TSCĐ của công ty và nguồn vốn hình thành các loại tài sản đó cũng như các nguồn vốn khác (nguồn vốn kinh doanh, các quỹ…). + Kế toán tiền lương và các khoản BHXH: Căn cứ vào các bảng bảng chấm công, bảng tổng hợp lương,... do các nhân viên xí nghiệp gửi lên để hạch toán và có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi trả lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ, công nhân viên của công ty. + Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong công ty và giữa công ty với khách hàng. + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Hàng tháng, khi nhận được các báo cáo về tình hình sử dụng NVL, lương công nhân… từ các xí nghiệp gửi lên, kế toán phần hành này tiến hành ghi sổ để hạch toán và tập hợp các chi phí đồng thời lập các báo cáo có liên quan. Khi hoàn thành một đơn hàng thì tính ra giá thành và ghi sổ… + Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn thành phẩm, tính giá trị hàng xuất, theo dõi doanh thu, lợi nhuận. + Thủ quĩ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi… hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, chi. Cuối cùng ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. * Tại các xí nghiệp : Tại kho: Thủ kho phải tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào các chứng từ cần thiết để ghi thẻ kho… và cuối tháng lập các báo cáo cần thiết để chuyển lên phòng kế toán công ty tuân theo nội quy hạch toán nội bộ. Nhân viên thống kê tại xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi từ khi nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho công ty… Về mặt quản lý, nhân viên thống kê chịu sự quản lý của giám đốc xí nghiệp, về mặt nghiệp vụ chuyên môn do kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra. Đây là một hướng tổ chức hợp lý, gắn quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên thống kê với nhiệm vụ được giao đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thống kê thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu. Sơ đồ 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần may Thăng Long. Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ và nguồn vốn Kế toán lương và BHXH Kế toán tập hợp chi phí và giá thành Kế toán tiêu thụ Kế toán vật tư Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Nhân viên thống kê các xí nghiệp, phân xưởng Phó phòng kế toán 2. Chế độ kế toán áp dụng ở công ty. Công tác kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay công ty có sử dụng phần mềm kế toán Effect, nhưng chỉ đối với một số phần hành, công việc kế toán không hoàn toàn trên máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp, công ty đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán máy. Hiện ở công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ thống nhất do Bộ tài chính ban hành, đã sử dụng hệ thống tài khoản và báo cáo theo chuẩn mực mới từ đầu năm 2003 . Cụ thể: 2.1.Chế độ chứng từ . Công ty đã đăng kí sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành, cụ thể : Loại 1 : Lao động tiền lương. Loại 2 : Hàng tồn kho. Loại 3 : Bán hàng. Loại4 : Tiền tệ. Loại 5 : Tài sản cố định. Những chứng từ này được áp dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán cung cấp thông tin cho quản lý. Tuy nhiên đây chỉ là những chứng từ mà công ty đăng kí sử dụng, trên thực tế công ty không sử dụng hết . 2.2. Chế độ tài khoản. Công ty đăng kí sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141/ QD /TC/CĐKT (trước năm 2003) và đã sử dụng hệ thống tài khoản mới theo quyết định của Bộ tài chính từ năm 2003. Tuy nhiên, trên thực tế công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nên không sử dụng tài khoản 611và 631. Bên cạnh đó, mặc dù trực thuộc tổng công ty dệt may nhưng công ty hạch toán hoàn toàn độc lập ,hàng năm chỉ nộp kinh phí quản lý cho tổng công ty nên không sử dụng tài khoản 136, tài khoản này chỉ được sử dụng ở trung tâm giới thiệu sản phẩm (cửa hàng thời trang). Công ty cũng không sử dụng tài khoản 113, do kế toán thường giao dịch trực tiếp với ngân hàng . 2.3. Chế độ sổ sách và báo cáo. Phòng kế toán của công ty hiện đang ghi sổ thao hình thức ''Nhật kí chứng từ''. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống, giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối kì, cuối tháng. Các loại sổ sử dụng như sau: - Sổ kế toán chi tiết : Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm, bảng phân bố công vụ, bảng tính và phân bố khấu hao . - Sổ kế toán tổng hợp: Các bảng tổng hợp. Nhật kí chứng từ: 1,2,3,4,5,7,8,9,10,(không sử dụng nhật kí chứng từ 3 và 6). Bảng kê số 1,2,4,5,8,10,11( không sử dụng BK 3 và BK9 do công ty tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ). Sổ cái các tài khoản. - Các loại báo cáo kế toán: Báo cáo kết quả kinh doanh. Bảng cân đối kế toán. Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Kế toán không sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các báo cáo này được lập theo quý . Báo cáo quản trị: Báo cáo tồn kho ( báo cáo N – X – T NVL, thành phẩm,…). Báo cáo tiền tệ ( báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi, các khoản tiền vay, báo cáo thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp…). Báo cáo doanh thu, chi phí. Các báo cáo trên công ty lập theo quý. Đó là những loại chứng từ, sổ sách và báo cáo mà công ty sử dụng để tiến hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán cũng như những thông tin chung về phương pháp tính giá hàng tồn kho, hình thức ghi sổ… đối với các phần hành kế toán của công ty cổ phần may Thăng Long. Phần II Thực trạng công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần may Thăng Long. I. Đặc điểm và quản lý nguyên vật liệu(NVL) tại công ty cổ phần may Thăng Long. Công ty cổ phần may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Do đó, NVL dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sản xuất liên tục. Phần lớn NVL của công ty là do khách hàng mang đến thuê gia công (80%) và công ty mua vào. NVL mà công ty mua vào không chỉ là NVL trong nước (vải, khuy, khoá…) mà một số loại phải nhập từ nước ngoài (mex, xốp, vải bò…) do những loại này trong nước không có hoặc không đáp ứng được yêu cầu sản xuất của công ty. Với đặc điểm sản xuất và NVL như vậy, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại NVL, bên cạnh đó NVL lại thường xuyên biến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý và sắp xếp NVL. NVL của mỗi đơn hàng đưa về được xếp riêng và theo từng loại đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động Nhập – Xuất – Tồn của các loại NVL đó. Thủ kho và kế toán NVL có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý, ghi chép những biến động về NVL của thủ kho. Căn cứ để thủ kho có thể theo dõi một cách chặt chẽ NVL đó là cơ sở phân loại NVL mà công ty đã quy định để đáp ứng cho yêu cầu quản lý NVL. II. Phân loại NVL sử dụng tại công ty. NVL ở công ty như đã nói, có rất nhiều chủng loại lại biến động thường xuyên, việc phân loại NVL là dựa trên những tiêu thức nhất định, do đó nếu xét theo nguồn hình thành thì NVL của công ty bao gồm: NVL mua ngoài (công ty mua). NVL do khách hàng mang đến ( thuê gia công). Xét theo vai trò trong sản xuất, NVL của công ty có 8 loại: NVL chính ( hàng may và hàng nhựa): chủ yếu là vải. Vật liệu phụ ( hàng may và hàng nhựa): cúc, khoá… Xăng dầu. Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt… Văn phòng phẩm. Bao bì: túi nilon, hộp catton… Phế liệu: vải thừa, vải vụn… Hoá chất: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm… Các loại NVL này đã được sắp xếp theo từng chủng loại trong từng kho để tiện cho việc quản lý. Ví dụ như đối với NVL chính trong kho nguyên liệu được chia ra và quản lý tại từng kho cụ thể như kho vải bò, kho vải kaki… Với vật liệu phụ cũng vậy: tại kho phụ liệu các loại vật liệu phụ được phân theo từng chủng loại (cúc, khóa…) và xếp cùng nhau. Hệ thống tài khoản chi tiết (NVL) của công ty được thiết kế dựa trên cách phân loại này. III. Tính giá NVL tại công ty. 1. Giá NVL nhập kho. NVL nhập kho, công ty tính theo giá thực tế, những NVL này được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí mua khác nhau. Về cơ bản NVL của công ty bao gồm NVL mua ngoài và NVL do khách hàng mang đến, giá thực tế của mỗi loại này được công ty tính như sau: 1.1. Đối với NVL mua ngoài nhập kho: NVL mua ngoài của Công ty may Thăng Long bao gồm NVL mua trong nước và NVL nhập khẩu (trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị uỷ thác), do đó: Giá thực tế NVL nhập kho Giá mua Chi phí thu mua Thuế nhập khẩu (nếu có) Khoản giảm trừ + = + - Trong đó: Giá mua là giá không có thuế GTGT do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Thuế nhập khẩu: trong trường hợp công ty nhập khẩu NVL từ nước ngoài. Khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu thanh toán được hưởng. Ví dụ: Ngày 31/3 công ty mua 1.654m vải 8166 kẻ sọc, đơn giá 14.545 đ/m, chi phí vận chuyển số hàng này về kho công ty là 750.000 đ đã trả bằng tiền mặt. Như vậy: Giá thực tế của vải 8166 kẻ sọc là: 1.654 x 14.545 + 750.000 = 24.057.430 + 750.000 = 25.807.430 (đ) Trong trường hợp hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp không tách riêng phần thuế GTGT thì giá mua là tổng số thanh toán. 1.2. Đối với NVL do khách hàng mang đến. Đây là những NVL mà khách hàng đặt gia công chuyển giao, cho nên công ty chỉ theo dõi về số lượng theo từng đơn hàng mà không tính giá. Nếu khách hàng vận chuyển NVL đến tận kho công ty thì khi nhập kho cũng như khi xuất kho, thủ kho và kế toán chỉ phản ánh về mặt lượng. Nếu công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về kho công ty thì bên cạnh việc phản ánh số lượng NVL nhập kho, kế toán phải hạch toán chi phí vận chuyển, chi phí này là giá ghi trên hóa đơn vận chuyển toàn bộ số NVL đó, nếu như công ty trả hộ chi phí vận chuyển cho khách hàng (theo thoả thuận giữa hai bên) và được hạch toán là “ giá trị vật liệu nhận gia công”. Khoản chi này sẽ được người đặt gia công thanh toán cùng với tiền thuê gia công khi giao trả sản phẩm. ở công ty may Thăng Long, khi định mức NVL mà công ty giao (là định mức mà công ty và khách hàng đã thỏa thuận) lớn hơn định mức NVL mà xí nghiệp thực hiện, thì khoản chênh lệch đó được gọi là NVL tiết kiệm được. Theo quy định, xí nghiệp được hưởng 50% giá trị NVL tiết kiệm được đó, phần còn lại được nhập kho công ty theo 80% giá thị trường. Chính điều này đã khuyến khích các xí nghiệp luôn cố gắng nâng cao năng suất lao động, hạ thấp định mức sản xuất… nhằm đem lại lợi ích cho xí nghiệp và cả công ty. Ví dụ: Khách hàng ixrael đặt công ty gia công áo sơmi và đã chuyển cho công ty 8.180 m vải dệt kim các màu (MR 17760). Định mức thỏa thuận giữa khách hàng và công ty là 3 m/ áo nhưng XN1 sau quá trình sản xuất đã tiết kiệm được trung bình 0,06 m/ áo. Do đó, số lượng vải mà công ty tiết kiệm được là: 8.180 x 0,06 = 490,8 (m). Giá thị trường của loại vải này là: 15.700 đ/m. Như vậy, trị giá NVL tiết kiệm được nhập kho công ty là: 490,8 x 15.700 x 80% x 50% = 3.082.224 (đ). 2. Giá xuất kho NVL. Công ty may Thăng Long tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, theo công thức: Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất trong kỳ Đơn giá bình quân của NVL = x Trong đó: Đơn giá bình quân của NVL Giá thực tế của NVL tồn ĐK và nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK và nhập trong kỳ = Ví dụ: Đối với loại vải bò 8oz mà công ty hiện có, đầu tháng 3 còn tồn 2.180 m trị giá 42.074.000 đ. Trong tháng công ty đã mua thêm 8.704 m với đơn giá 19.545 đ/m. Do đó, đơn giá bình quân của vải bò 8oz (tháng 3) là: (42.074.000 + 8.704 x 19.545) / (2.180 + 8.704) = 212.193.680/ 10.884 = 19.496 (đ/m) Trong tháng 3 công ty đã xuất 9.152 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, giá thực tế vải bò 8 oz xuất kho là: 9.152 x 19.496 = 178.427.392 (đ). Giá thực tế vải bò 8 oz tồn kho cuối tháng 3 là: 212.193.680 – 178.427.392 = 33.766.288 (đ). Theo phương pháp này, hàng ngày khi NVL được xuất kho kế toán chỉ phản ánh về mặt số lượng, đến cuối kỳ khi tính ra đơn giá bình quân thì mới tính ra giá trị NVL xuất dùng. IV. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. Như đã phân tích, NVL của công ty tương đối lớn, biến động liên tục do nhu cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL. Công ty cổ phần may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. 1. Chứng từ sử dụng. Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán công ty sử dụng các loại chứng từ: Phương án giá. Bảng nhu cầu nguyên liệu. Giấy đề nghị thanh toán. Hoá đơn GTGT. Hợp đồng mua bán – sản xuất kinh doanh. Phiếu nhập kho. Phiếu nhập vật tư. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Thẻ kho. Biểu mẫu kiểm tra NVL (vải, khoá…). 2. Quy trình luân chuyển các chứng từ. 2.1. Quá trình nhập kho NVL. * Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt thông qua. Sau khi được thông qua, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL, NVL sau khi được tiếp nhận về công ty ( có hóa đơn GTGT) được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận. Sau đó, NVL được đưa về kho làm thủ tục nhập kho: thủ kho viết phiếu nhập (ghi đầy đủ số lượng, đơn giá…) và vào thẻ kho; rồi chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Những chứng từ đó sau quá trình luân chuyển được lưu tại phòng kế toán. Ví dụ: Biểu 1 Hóa đơn (gtgt) Liên 2 ( Giao khách hàng) Ngày 04 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT – 3LL CV/ 01 – B EC 079633 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội. Địa chỉ: Số 1 – Mai Động – Hà Nội. Tài khoản: Điện thoại: MST: 0 1 0 0 1 0 0 8 2 6 Họ tên người mua hàng: Anh Thân – Xe 29M- 0843 + 29N- 4524 Đơn vị: Công ty may Thăng Long. Địa chỉ: 250 – Minh Khai. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: HĐ MS: 0 1 0 0 1 0 1 1 0 7 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1. Vải bò Hanosimex (63 cuộn L1) M 7704,1 19545 đ Cộng tiền hàng 150.576.635 đ Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 15.057.663 đ Tổng cộng tiền thanh toán 165.634.298 đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng. Người mua hàng ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Biểu 2. Công ty may Thăng Long Phòng thị trường Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Giấy đề nghị Kính gửi: Tổng giám đốc. Phòng kế toán tài vụ. Phòng thị trường kính đề nghị Tổng giám đốc duyệt chi những khoản dưới đây: Nội dung các chi phí Thành tiền Kính đề nghị đồng chí Tổng giám đốc duyệt thanh toán chuyển tiền mua vải bò Hanosimex, sản xuất hàng xuất khẩu OTTO. Hợp đồng số: 01/ TL- DMHN / 2009 Phiếu nhập kho số: 4/3 Hoá đơn số: 079633 Đề nghị chuyển vào TK số: 710A – 00022 Ngân hàng công thương II – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Người hưởng lợi: Công ty dệt may Hà Nội 165.634.298 đ Tổng cộng 165.634.298 đ Bằng chữ ( Một trăm sáu mươi lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng). Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2009 Tổng giám đốc ( Ký, họ tên) Phòng kế toán ( Ký, họ tên) Phòng thị trường ( Ký, họ tên) Người đề nghị ( Ký, họ tên) Trên cơ sở hóa đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số lượng và giá trị NVL nhập kho. Biểu 3. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Số : 4/3 Ngày 04 tháng 3 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội Theo … số… ngày … tháng… năm 2009 của : Công ty mua Nhập tại kho : Nguyên liệu Nợ:…………… Có:…………… Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò 8 oz xanh K403 m 7.704 7.704 19.545 150.574.680 Cộng 7.704 7.704 150.574.680 Nhập, ngày 8 tháng 3 năm 2009. Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) * Đối với nguyên vật liệu nhập gia công: Căn cứ vào hợp đồng sản xuất kinh doanh và biên bản kiểm nghiệm NVL, NVL sau khi đưa đến kho thủ thư và người giao hàng cùng ký vào phiếu nhập vật tư. Phiếu nhập kho hay phiếu nhập vật tư được nhập thành 3 liên (do phòng kế hoạch (NVL mua ngoài) hoặc phòng thị trường lập (NVL nhận gia công) chuyển xuống cho thủ kho) và ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách số lượng NVL nhập kho vào cả 3 liên. Sau đó, thủ kho gửi một liên về phòng kế hoạch (phòng thị trường), một liên giữ lại để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL, liên ba (kèm theo chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hoặc với khách hàng đặt gia công. Phiếu nhập vật tư dùng để phản ánh số lượng NVL nhận gia công nhập kho, phiếu này khác với phiếu nhập kho ở chỗ- phiếu nhập kho phản ánh cả giá trị NVL mà công ty mua ngoài nhập kho. Biểu 4. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Phiếu nhập vật tư số 9/3 Ngày 17 tháng 3 năm 2009. Đơn vị bán: nhập của khách hàng Wanshin Chứng từ số: Nhập tại kho: Nguyên liệu. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2x3 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vải Tricot 3 màu Vải Tricot 2 màu Vải nỉ 2 màu Vải lưới 2 màu Nỉ 2 loại Vải lót 1màu K033645 K013430 K013430/K033645 m 11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 Cộng Nhập, ngày 19 tháng 3 năm 2009 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, qui cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế hoạch hoặc phòng thị trường, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. 2.2. Quy trình xuất kho NVL. Căn cứ vào các đơn hàng, phòng kế hoạch và phòng thị trường ra định mức cho từng đơn hàng, trên cơ sở đó phòng thiết kế và phát triển lập nhu cầu NVL cho mỗi đơn hàng cho các xí nghiệp. Dựa vào đó các xí nghiệp lên kế hoạch sản xuất, đề nghị xuất vật tư. Khi được duyệt ( tổng giám đốc duyệt và ký), phòng kế hoạch lập chứng từ xuất NVL (phiếu xuất kho). Phiếu này được lập thành 3 liên: một liên lưu cuống phiếu, một liên lưu để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng và một liên (sau khi được tổng giám đốc và phòng kế hoạch ký duyệt) được chuyển xuống cho thủ kho để tiến hành xuất kho. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào phiếu xuất kho số lượng NVL xuất, cột đơn giá và thành tiền đương nhiên không ghi, đồng thời cùng với người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất. Phiếu xuất kho này dùng để xuất NVL cho các xí nghiệp tại Hà Nội, còn đối với các xí nghiệp ở xa như: xí nghiệp liên doanh (Bái Tử Long – Quảng Ninh), xí nghiệp Nam Hải… để phản ánh việc xuất NVL cho các xí nghiệp này, thủ kho phải sử dụng “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (cũng do phòng kế hoạch lập). Phiếu này về cơ bản có nội dung và cách thức ghi như “ Phiếu xuất kho”. Biểu 5. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141- QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho Số 3/3/09 Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Tâm Địa chỉ : XN4 Lý do xuất kho: Sản xuất Xuất tại kho : nguyên liệu Nợ:……………….. Có:……………….. STT Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải bò 8 oz xanh K403 m 3.402 3.402 Cộng Xuất, ngày 15 tháng 3 năm 2009 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 6. Mẫu số 03 – VT – 3LL Ban hàng theo QĐ số 1141- TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số: 7/3 Ngày 18 tháng 3 năm 2009 Căn cứ lệnh điều động số 178 ngày 27 tháng 2 năm 2009 của Tổng giám đốc công ty về việc: chuyển NVL cho xí nghiệp may Nam Hải. Họ tên người vận chuyển: Phạm Văn Hưng. Phương tiện vận chuyển: ôtô. Xuất tại kho: Nguyên liệu. Nhập tại kho: Nam Hải. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đ.v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải bò 4 oz SBOS 04 m 23.925 23.925 Cộng 23.925 23.925 Xuất ngày 18 tháng 3 năm 2009 Nhập ngày 18 tháng 3 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) 3. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may Thăng Long. Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Cụ thể: Sơ đồ 19. Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T NVL Kế toán tổng hợp Báo cáo N-X-T NVL Quy trình hạch toán chi tiêt NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. ở kho: Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ nhập – xuất NVL, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất NVL về số lượng. Sau đó, thủ kho tiến hành vào thẻ kho theo từng cột nhập và xuất về mặt lượng (ghi theo số thực nhập và thực xuất) và tính ngay ra số tồn cho từng thứ NVL hàng ngày, số tồn được ghi trên cột tồn của thẻ kho (thẻ kho được kế toán lập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho và dùng để ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn của từng loại NVL về số lượng). Định kỳ (3 – 5 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất) và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu và ghi sổ, đồng thời thủ kho phải thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên mỗi thẻ kho cho từng loại NVL và tổng lượng NVL nhập – xuất. Sau đó, căn cứ vào thẻ kho để lập báo cáo N – X – T NVL, báo cáo này được gửi lên phòng kế toán và là căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu với số liệu của mình. Biểu 7. Mẫu số 06 – VT Ban hành theo QĐ số 1141-QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2009 Tờ số:…….. Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải bò 8 oz xanh. Đơn vị tính: mét(m). Mã hàng: K403. Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu tháng 2.180 1 4/3 04/3/09 Nhập kho 08/3/09 7.704 9.884 2 3/3 15/3/09 Xuất kho 15/3/09 3.402 6.482 3 5/3 19/3/09 Xuất kho 19/3/09 2.750 3.732 4 21/3 21/3/09 Nhập kho 21/3/09 1.000 4.732 5 7/3 23/3/09 Xuất kho 23/3/09 3.000 1.732 Cộng 8.704 9.152 1.732 Biểu 8. Kho nguyên liệu Báo cáo nhập – xuất – tồn kho nguyên liệu (Từ ngày 01/03/2009 đến 31/03/2009) Stt Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Nhập SX Nhập khác Tổng nhập Xuất SX Xuất khác Tổng xuất 1 Hàng công ty mua Vải bò 8 oz xanh m 2.180 8.704 8.704 9.152 9.152 1.732 Vải bò 1 oz xanh m 3.000 10.230 10.230 11.000 11.000 2.230 Bông AC xử lý một mặt g 750 2.908 1.094 4.002 3.920 3.920 832 … 2 Gia công Ngô Quyền: Vải sơmi 6 màu m 855 5.905,2 5.905,2 10.221,3 10.221,3 3.461,1 Dựng 1020 yd 0 754 754 754 754 0 Mex mỏng (trắng) m 0 100 100 100 100 0 … 3 Wanshin: Vải Tricot 2 màu m 1.150 3.132 3.132 3.695 3.695 587 Bông 2 oz (cứng) g 500 9.945 9.945 9.829,6 9.829,6 615,4 Bông 4 oz (60”) g 910 24.880 24.880 19.750 19.750 6.040 … Phụ trách đơn vị Người lập biểu Thủ kho Ngày 31 tháng 3 năm 2009 (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 9. Công ty may Thăng Long Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2009 Tên, quy cách vật liệu: Vải bò 8 oz xanh Mã hàng: K403 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Thành tiền (đ) Tồn đầu tháng 2.180 42.074.000 4/3 4/3 Nhập kho (mua ngoài) 7.704 19.545 150.574.680 9.884 192.648.680 15/3 3/3 Xuất cho XN4 3.402 6.482 19/3 5/3 Xuất cho XN4 2.750 3.732 21/3 21/3 Mua ngoài 1.000 19.545 19.545.000 4.732 23/3 7/3 Xuất cho XN4 3.000 1.732 Cộng 8.704 170.119.680 9.152 19.496 178.427.392 1.732 Tồn cuối tháng 1.732 33.766.288 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2009 ở phòng kế toán. Sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiết theo từng cột nhập và xuất. Sổ này được mở cho từng loại NVL tương ứng._.