Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công Công ty in Công Đoàn

suốt vach ra cho mình một phương án kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Không những tồn tại mà còn phải phát triển phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các nhà doanh nghiệp rất nhiều câu hỏi sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai? Làm thế nào để sản phẩm sản xuất ra được thị trường chấp nhận thu hút thị hiếu người tiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lượng cao nhất mà giá cả hợp lý và hấp dẫn. Hướng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu và khai thác được thị trường tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn. Thực tiễn đã chứng minh một trong những công cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp là hạch toán kế toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thường chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi phí giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói nói chung một cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và hiệu quả. Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả. Tổ chức kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cường vai trò của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Sau một thời gian thực tập tại công công ty Công Đoàn thấy rõ được tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL được sự hướng dẫn của thầy giáo: Trần Đức Vinh và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán công công ty in Công Đoàn tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công công ty in Công Đoàn” Nội dung của chuyên đề gồm có ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận của hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán ở công công ty in Công Đoàn. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở công công ty in Công Đoàn. Phần I Cơ sở lý luận của hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải hạch toán kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất: 1-Khái niệm và đặc điểm của NVL: Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm. Song không phải đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ những đối tượng lao động do tác động bởi lao động có ích của con người tạo ra và có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm mới chở thành NVL. Chẳng hạn như than đá dầu khí khi chưa khai thác còn nằm trong lòng đất thì mới là đối tượng lao động nhưng khi được khai thác nên để cung cấp cho nghành công nghiệp làm nguyên vật liệu đốt thì được gọi là nguyên vật liệu chính vì vậy mà NVL là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động tới. Trong qúa trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói cách khác giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào sản phẩm mới tạo ra. 2- Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất. NVL có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, NVL chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục đúng tiến độ kế hoạch và có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm do vậy có thể nói số lượng và chất lượng NVL có tác động trực tiếp có tính chất quyết định đến số lượng và chất lượng sản phẩm. NVL có đúng số lượng và chất lượng tốt, đúng quy cách mới góp phần tạo ra những sản phẩm tốt về chât lượng và số lượng hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất vạch ra. Đồng thời việc giảm chi phí NVL một cach hợp lý mà không ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp . NVL có tầm quan trọng trong quá trình sản xuất và có ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Vì vậy các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm triệt để mà vẫn đạt hiệu quả cao. 3- Yêu cầu quản lý với NVL. Trong từng khâu luân chuyển của NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo quản dự trữ và sử dụng yêu cầu đặt ra với công tác quản lý là không giống nhau: Khâu thu mua: Đòi hỏi quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá cả hợp lý, cả về chi phí mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khâu bảo quản tại kho: phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị các phương tiện cân đong, đo đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu phù hợp với quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát, lãng phí hao hụt nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường.Không dự trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đụng vốn cũng như không dự trữ qúa ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. Khâu sử dụng: đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nguyên vật liệu đã đề ra, đồng thời trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Từ những yêu cầu đặt ra chó thấy việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu là rất cần thiết, công tác quản lý nguyên vật liệu cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp với thực tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp. Và để quản lý nguyên vật liệu được tốt cho tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là việc làm không thể thiếu được. 4. Vai trò và chức năng nhiệm vụ của hạch toán kế toán nguyên vật liệu: 4.1. Vai trò của hạch toán kế toán nguyên vật liệu: Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập-xuất-tồn cũng như về đơn giá thu mua nguyên vật liệu cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào đó lập kế hoạch cung ứng vật tư, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra những biện pháp quản lý thích hợp. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu chính xác, kịp thời không những là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động. 4.2. Chức năng nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bén và có hiệu lực, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để hi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Giám sát kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sử dụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho các đối tượng tập hợp chi phí. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ qui định, tham gia phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tóm lại, có thể kết luận rằng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là việc làm vô cùng cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và quản lý sản xuất kinh doanh nói chung ở các doanh nghiệp sản xuất. II. Những nội dung cơ bản trong tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất: 1. Phân loại nguyên vật liệu và lập danh điểm: Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu cho phù hợp. Thông thường có các phân loại nguyên vật liệu sau đây: Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong qúa trình sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xi măng, gạch, ngói…. Trong doanh nghiệp xây dựng, giấy, mực trong doanh nghiệp in ấn, bông, sợi trong doanh nghiệp dệt, may mặc… Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gí sản phẩm như các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, túi bán, chổi túi, bột chống váng … trong doanh nghiệp in. Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp hoặc không cần lắp, các vật liệu kết cấu, các vật tư xây dựng…dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp. Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại vật liệu trên gồm phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất loại ra như sắt thép, vải vụn, giấy vụn hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý tài sản cố định… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà mỗi loại nguyên vật liệu trên lại được chia thành các nhóm một cách cụ thể. Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại nguyên vật liệu trong quá trình tạo ra sản phẩm và là cơ sở để xây dựng các tài khoản cấp ba thích hợp để hạch toán. Căn cứ vào mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu vào các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ cho quản lý sản xuất, cho doanh nghiệp, cho bán hàng… Cách phân loại này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản để ghi chép, phản ánh chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ và tính toán chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng chịu chi phí một cách chính xác.Cách phân loại này còn giúp cho doanh nghiệp thấy rõ khoản chi phí nguyên vật liệu trong chi phí sản xuất sản phẩm từ đó có biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả. Ngoài hai cách phân loại chủ yếu trên, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất còn có thể được phân loại căn cứ vào nguồn gốc của chúng như sau: Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến Nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh Nguyên vật liệu được ngân sách nhà nước cấp hoặc cấp trên hoặc được viện trợ, được tặng, biếu. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đồng thời là căn cứ xác định chi phí cấu thành trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho. Mỗi cách phân loại đều có tác dụng riêng song phân loại theo nội dung kế toán và yêu cầu quản trị vẫn là phổ biến. Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu, vật liệu được theo dõi theo từng loại, từng nhóm, từng thứ qui cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và kế toán ở doanh nghiệp được dễ dàng và thống nhất. Mỗi loại, mỗi nhóm vật liệu được qui định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa học, rất thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Trong sổ danh điểm vật liệu, bộ mã vật liệu phải chính xác, đầy đủ, không trùng lặp. Bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu các tài khoản cấp 2 đối với tài khoản vật liệu Vật liệu chính: 1521 Vật liệu phụ: 1522 Nhiên liệu: 1523 Phụ tùng thay thế: 1524 Phế liệu thu hồi: 1528 Trong mỗi tài khoản cấp 2 lại được phân thành nhóm và đặt mã số vật liệu cho mỗi loại tuỳ theo yêu cầu, số lượng vật liệu của từng doanh nghiệp. 2. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phương pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ mà yêu cầu quản lý và hạch toán đề ra. Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá trị vốn thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo những phương pháp qui định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo thực tế nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn - Chiết khấu thương mại giảm giá( nếu có) Giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu( nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế. Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại…nguyên vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thi giá trị của nguyên vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp… được khấu trừ và hạch toán vào TK133 “ thuế GTGT được khấu trừ”(1331). Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đâù vào không được khấu trừ (nếu có). Ngoài ra, hàng tồn kho, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá mua hàng do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí thu mua. Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Trị giá thực tế NVL xuất gia công chế biến + Chi phí gia công chế biến Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến: Trị giá thực tế NVL nhập kho do thuê ngoài gia công = Trị giá thực tế NVL xuất thuê gia công chế biến + Chi phí vận chuyển NVL (đi và về) + Số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến NVL Đối với nguyên vật liệu do nhà nước cấp : giá vật liệu là giá trị ghi trên biên bản bàn giao. Đối với nguyên vật liệu được biếu tặng: giá vật liệu là giá vật liệu được biếu tặng hoặc giá trị vật liệu tương đương trên thị trường cộng chi phí tiếp nhận(nếu có). Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. Đối với phế liệu thu hồi thì được đánh giá theo ước tính của doanh nghiệp (giá thực tế có thể sử dụng hoặc bán được). 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế xuất kho: Nguyên vật liệu thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau. Vì thế khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo đúng phương pháp tính giá thực tế xuất kho nguyên vật liệu đã đăng ký được áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, có 4 phương pháp: - Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền : theo phương pháp này, giá trị của từng loại nguyên vật liệu được tính theo giá trị trung bình của từng loại nguyên vật liệu tưng ứng đầu kỳ với giá trị từng loại nguyên vật liệu được nhập trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô nguyên vật liệu về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo công thức: Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL xuất tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Sau đó tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Đơn giá theo thực tế bình quân x Số lượng NVL xuất kho Ưu điểm của phương pháp này: cuối kỳ, kế toán không phải điều chỉnh vì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sát với thực tế trên thị trường. Tính toán theo phương pháp có độ chính xác cao. Nhược điểm của phương pháp này: tính toán phức tạp và mất nhiều thời gian, thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, sử dụng ít nguyên vật liệu nhập xuất không thường xuyên. - Tính theo giá thực tế đích danh: phương pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của từng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho. Ưu điểm: thuận tiện cho kế toán trong việc tính giá nguyên vật liệu, phản ánh được các mối quan hệ giưã hiện vật và giá trị. Nhược điểm: phải theo dõi chi tiết nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập. Theo phương pháp này giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sẽ không sát với thực tế trên thị trường. Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện được. - Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước(FIFO): phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu tồn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu được nhập kho cuối cùng. Theo phương pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính giá của lần nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá của lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồi vốn cho doanh nghiệp trong trường hợp đơn thực tế của từng lần nhập kho có xu hướng giảm dần. - Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước(LIFO): phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định số nguyên vật liệu nhập kho sau thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu được nhập trước. Theo phương pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lần nhập sua hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá của lần nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ tồn kho. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế từng lần nhập kho có xu hướng tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và ít tồn kho. 3. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu. Các chứng từ về kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nghiệm NVL Phiếu xuất kho vận chuyển Phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT Hoá đơn bán hàng Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo qui định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán như: Phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ Và các chứng từ khác tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui định. 3.2. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp để sử dụng các sổ(thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ(thẻ) kho Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ(thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ số dư Sổ( thẻ ) kho được sử dụng theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách…sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Sổ(thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư sử dụng để hạch toán từng lần nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng, kịp thời. 3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết 3.3.1. Phương pháp ghi thẻ song song - ở kho: việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho để ghi theo số lượng. Thẻ kho do kế toán nguyên vật liệu lập và giao cho thủ kho để ghi chép mỗi loại nguyên vật liệu vào một thẻ kho. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu về phòng kế toán. ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ(thẻ) chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Để có số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ(thẻ) chi tiết nguyên vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu m theo phương pháp ghi thẻ song song: Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T Sổ(thẻ) kế toán chi tiết (1) (1) Chứng từ xuất Chứng từ nhập (3) (4) (2) (2) Ghi chú: ghi hàng ngày: Ghi cuối ngày : đối chiếu kiểm tra: Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra,đối chiếu, quản lý chặt nguyên vật liệu. Nhược điểm: ghi chép nhiều , trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng. Điều kiện áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ của nhân viên kế toán không cao. 3.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng nguyên vật liệu ở từng kho cho cả năm được ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu kế toán phải nhập bảng kê chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. (1) (1) Sơ đồ trình từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Chứng từ (4) (2) (3) (3) (2) Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Thẻ kho Chứng từ Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Ưu điểm: Khối lượng ghi chép giảm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng Nhược điểm: Ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng. Chức năng kiểm tra của kế toán bị hạn chế do chỉ kiểm tra một lần vào cuối tháng. Điều kiện áp dụng: các doanh nghiệp có khối lượng chủng loại NVL nghiệp vụ nhập xuất NVL ít trình độ nhân viên kế toán thấp. 3.3.3-Phương pháp ghi sổ số dư. ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng. Cuối tháng sử dụng sổ số dư để ghi số tồn kho cuối tháng. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng loại vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng. Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư: Thẻ kho Chứng từ Chứng từ Bảng kê nhập kho Bảng kê Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Ưu điểm: không bị trùng lắp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc tiến hành dàn đều trong tháng. Nhược điểm: chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền ở phòng kế toán nên khi cần thông tin về nhập, xuất, tồn phải dựa vào thẻ kho. Việc kiểm tra gặp nhiều khó khăn. Điều kiện áp dụng: áp dụng với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu thường xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, hệ thống đơn giá hạch toán hợp lý. Nhân viên kế toán có trình độ, thủ kho có chuyên môn, có ý thức trách nhiệm. 4. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Theo phương pháp này, việc nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá…được phản ánh thường xuyên liên tục trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có chứng từ nhập, xuất kho. Việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng căn cứ vào chứng từ xuất kho khi đã được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp này được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao. *Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng một tài khoản như sau: TK152- “nguyên vật liệu”: dùng theo dõi giá thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu hiện có, tăng, giảm qua kho của doanh nghiệp theo giá trị thực tế. Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ. Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Dư nợ: phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể mở các tài khoản cấp 2,3 cụ thể: TK1521: nguyên vật liệu chính TK1522: nguyên vật liệu phụ TK1523: nhiên liệu TK1524: phụ tùng thay thế TK1528: nguyên vật liệu khác Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK111, TK112, TK113, TK621, TK627, TK642…. Phương pháp kế toán tổng hợp các trường hợp tăng giảm nguyên vật liệu Trường hợp doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: TK151 TK152 TK621 Hàng nhập kho đi đường kỳ trước NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm TK111,112 TK627,641,642 Mua NVL trả tiền ngay Xuất NVL phục vụ sản xuất, bán hàng, QLDN TK133 TK331 TK632,157 Mua NVL chưa trả tiền Xuất bản trực tiếp, gửi bán TK3333 TK331,111,112 Thuế nhân lực NVL phải nộp ngân sách Giảm giá hàng mua trả lại người bán TK411 TK133 Nhận góp vốn liên doanh TK154 TK154 Nhập kho NVL thuê ngoài gia công chế biến Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK128,222 TK128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh TK338 (3381) TK138)1381) Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê TK621,627,641,642 NVL xuất cho SXKD không dùng hết nhập lại kho TK412 TK412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại Trường hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT thì không sử dụng TK133 để hạch toán nghiệp vụ tăng NVL do mua ngoài và nghiệp vụ giảm NVL do giảm giá hàng mua, trả lại cho người bán. TK311,111,112,141,311 TK152 TK621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm TK151,… TK627,641,642,… Tăng NVL do các Xuất NVL cho các nhu cầu khác 4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên tình hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với các xí nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hệ thống quản lý nghiệp vụ phải chặt chẽ. * Tài khoản kế toán sử dụng. - TK152: dùng kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ vào TK611 - TK611: dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản này cuối ký không có số dư. Ngoài ra kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp KKTX. Công thức xác định giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ: Trị giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ - Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ * Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu. Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: TK151,152 TK611 TK151,152 Kết chuyển giá thực tế NVL đang đi đường tồn đầu kỳ Kết chuyển giá thực tế NVL ._.