Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp Xây lắp điện - Công ty điện lực Hà Nội - chương 1,3

ạo phụ tùng. Như vậy là không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động do lao động làm ra thì mới có thể thành nguyên vật liệu ví dụ như sắt thép nằm trong quặng không phải là nguyên vật liệu nhưng sắt cung cấp cho công nghiệp là nguyên vật liệu vì người ta đã tiêu hao lao động để tìm ra nó. * Công cụ dung cụ: Là tư liệu lao động có giá trị nhỏ mà con người dùng nó để tác động vào đối tượng lao động, CCDC giữ nguyên hình thái vật chất khi tham gia vào quá tình SXKD, giá trị được chuyển dịch dần dần từng bộ phận vào chi phí SXKD, tuỳ theo giá trị và thời gian sử dụng mà giá trị CCDC có thể được tính toàn bộ một lần hay nhiều lần vào chi phí SXKD của từng đối tượng sử dụng. 1.2 Đặc điểm VL- CCDC. Vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến dạng không còn giữ nguyên hình thái ban đầu khi tham gia vào quá trình sản xuất. Giá trị của nó chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình sản xuất vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau ở các giai đoạn khác nhau của sản xuất như: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất vật liệu ở dạng ban đầu chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình nào. + Các giai đoạn sản xuất khác: Vật liệu là sản phẩm dở, bán thành phẩm để được tiếp tục đưa vào sản xuất , chế biến tạo thành thực thể của sản phẩm. Vật liệu cũng chịu sự tác động của môi trường vật chất, chịu sự tác động của các đặc tính lý, hoá. * CCDC : Tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu và giá trị bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được theo dõi đánh giá như là TSLĐ và được mua sắm bằng NVLĐ của doanh nghiệp như là đối với vật liệu. 1.3- Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Trong mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù của sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại vật tư khác nhau. Phân loại vật tư là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được chia thành: + Nguyên vật liệu chính (kể cả bán thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng chế biến chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Trong các Doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm những loại khác nhau như sắt, thép, xi măng, gạch trong xây dựng, bông trong các doanh nghiệp kéo sợi. + Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng, hoàn thiện sản phẩm hoặc góp phần làm cho máy móc thiết bị hoạt động tốt hơn. + Nhiên liệu : Được sử dụng phục vụ để tạo ra năng lượng cho quá trình sản xuất, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động như xăng, dầu, than củi... + Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. + Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. + Phế liêu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Đây là cách phân loại một cách tổng quát tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu, vật liệu trên lại có thể được phân chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn, theo tính năng lý hoá theo quy cách phân cấp vật liệu. Việc đó thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của vật liệu, nhóm, thứ vật liệu, tuỳ theo số lượng nhóm thứ vật liệu để xây dựng số liệu gồm 1,2,... chữ số Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu Loại nguyên vật liệu chính - Ký hiệu 1521 Ký hiệu nhóm NVL Số danh điểm Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Dự tính Đơn giá hạch toán Ghi chú 1521 1521 01 1522 02 - Công cụ dụng cụ: Các loại công cụ dụng cụ sử dụng trong sản xuất thường bao gồm: + Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; + Các loại công cụ cầm tay như: kìm, búa, tuốc nơ vít,... + Các loại bao bì kèm theo hàng hoá tính tiền riêng dùng để đóng gói hàng trong quá trình bảo quản hàng hoá hoặc vận chuyển hàng hoá đi bán… + Dụng cụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ; + Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; + Quần áo giày dép chuyên dùng để làm việc, ….. Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán, toàn bộ CCDC của doanh nghiệp được chia thành 3 loại sau: Công cụ, dụng cụ Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Ngoài ra có thể phân loại thành CCDC đang dùng và công cụ, dụng cụ trong kho. Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại CCDC cần được phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng thứ... tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp. 1-4 - Đánh giá VL- CCDC: Đánh giá VL- CCDC phải đánh giá theo trị giá thực tế * Trị giá vốn của VL- CCDC nhập kho Trị giá thực tế của NVL-CCDC được xác định tuỳ theo tùng nguồn nhập. Cụ thể là: Đối với VL- CCDC mua ngoài: Giá mua Các khoản chiết Giá thực tế = ghi trên hoá đơn + Chi phí mua thực tế - khấu giảm giá (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có. Giá mua ghi trên hoá đơn là giá không có VAT đối với DN áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, là giá có VAT đối với DN áp dụng phương pháp trực tiếp. Chi phí mua thực tế: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, chi phí nhân viên.) Đối với VL- CCDC tự gia công chế biến: Giá thực tế VL- CCDC Giá thực tế = tự xuất kho gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến Đối với VL- CCDC thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế VL- CCDC Chi phí phải trả cho đơn vị Giá thực tế = xuất thuê chế biến + nhận gia công chế biến. + Các chi phí v/c - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng VL- CCDC thì giá thực tế VL- CCDC nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận. - Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính ( giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được) *Trị giá vốn thực tế của VL- CCDC xuất kho: Khi xuất dùng VL- CCDC kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của VL- CCDC xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Việc tính giá thực tế của VL- CCDC xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau: *Tính theo giá thực tế đích danh: Giá thực tế VL- CCDC xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế VL- CCDC nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần nhập đó. Phương pháp này được áp dụng đối với các loại VL- CCDC có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Ưu điểm: Tính chính xác giá trị VL - CCDC Nhược điểm: đòi hỏi thủ kho, kế toán phải nắm chính xác giá trị của từng chủng loại VL - CCDC. Có thể dễ bị nhầm lẫn. *Tính theo giá đơn vị bình quân: Giá thực tế của Số lượng Đơn giá VL- CCDC xuất = VL- CCDC x bình quân dùng trong kỳ xuất kho Ta có thể sử dụng một trong các loại giá bình quân sau: Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳ bình quân = -------------------------------------------------------------------------------- cả kỳ dự trữ Slượng VL- CCDC tồn ĐK+ Slượng VL- CCDC nhập trong kỳ Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Độ chính xác không cao. Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK (hoặc cuối kỳ trước) bình quân = --------------------------------------------------------------- cuối kỳ trước Slượng VL- CCDC tồn ĐK (hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm: đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Nhược điểm: Không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Đơn giá bình Giá ttế VL- CCDC tồn trước khi nhập cộng số nhập quân sau mỗi = ------------------------------------------------------------------- lần nhập Slượng VL- CCDC tồn trước khi nhập cộng số nhập Ưu điểm: khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm: Tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần *Tính theo giá nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho trừ đi số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của VL- CCDC nhập kho thuộc các lần mua sau cùng. *Tính theo giá nhập sau, xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc xuất, sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. * Đánh giá VL- CCDC theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá quy định hạch toán thống nhất trong phạm vi Doanh nghiệp được sử dụng trong một thời gian dài, thông thường giá hạch toán được sử dụng là giá kế hoạch hoặc giá bán buôn công nghiệp. Toàn bộ VL-CCDC biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính chuyển từ giá hạch toán sang giá thực tế của VL - CCDC xuất dùng để có số liệu ghi vào các tài khoản sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế được điều chỉnh như sau: Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của VL- CCDC (H) Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳ H = --------------------------------------------------------------------------------- Slượng VL- CCDC tồn ĐK + Slượng VL- CCDC nhập trong kỳ Giá thực tế Giá hạch toán VL- CCDC = VL- CCDC x Hệ số vật liệu (H) xuất kho xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp mà hệ số giá VL- CCDC có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả loại VL- CCDC. 2. ý nghĩa yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của hạch toán NVL, CCDC 2.1. ý nghĩa Chi phí về các loại NVL và CCDC thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các DNSX. Vai trò của nguyên vật liệu là quan trọng của yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh, nó quyết định số lượng và chất lượng sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Việc tổ chức tốt từ khâu thu mua đến bảo quản sử dụng và dự trữ, từ số lượng đến chất lượng sẽ làm sản xuất được thông suốt, giảm bớt những rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn đẩy mạnh sự phát triển của doanh nghiệp. 2.2 Yêu cầu quản lý Vật liệu, công cụ, dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu, công cụ, dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Yêu cầu của công tác quản lý NVL – CDDC là phải quản lý tốt ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. + Khâu thu mua: đòi hỏi phải quản lý tốt về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua hợp lý, việc thu mua cần được thực hiện theo kế hoạch để qúa trình sản xuất được liên tục. Doanh nghiệp thường xuyên tìm hiểu thị trường để tạo cho doanh nghiệp có nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhât. + Khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. + Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ trong quá trình hoạt động SXKD. + Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ để đảm bảo cho quá trình SXKD được bình thường, không ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoăc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu mua tới khâu bảo quản sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 2.3. Nhiệm vụ của hạch toán Vật liệu, CDC Để đáp ứng được yêu cầu quản lý NVL, CCDC trong DNSX kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: + Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. + Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu, công cụ, dụng cụ trong quá trình hoạt động SXKD. Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ trong quá trình SXKD. 3. Chứng từ kế toán sử dụng trong tổ chức hạch toán nguyên vật liệu-CCDC. Theo Quyết định 167/2000 QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03/VT - 3LL) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá ( mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT ) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 - VT) Ngoài chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, trong các Doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn và các chứng khác tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể của từng doanh nghiệp. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép cũng như tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Ví dụ: quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập, phiếu xuất kho: + Phiếu nhập kho: 1/ Người mua vật tư xin nhập lô hàng 2/ Đơn vị thành lập ban kiểm nghiệm vật tư theo yêu cầu Có trách nhiêm kiểm nghiệm lô hàng về số lượng, về chủng loại Xác nhận tình trạng hàng tồn kho biên bản kiểm nghiệm 3/ Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và chứng từ ghi hàng cán bộ phòng cung ứng lập phiếu nhập kho ( MS 01- VT) 4/ Phụ trách cung ứng vật tư ký phiếu xuất kho 5/ Thủ kho nhập kho vật tư Kiểm tra chứng từ Kiểm nhập hàng Ghi cột số lượng Thực nhập của phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Ghi sổ kho giao chứng từ cho kế toán ghi sổ 6/ Kế toán nhận chứng từ kiểm tra kho và ghi sổ nghiệp vụ Kế toán định khoản chứng từ Căn cứ vào chứng từ mua để ghi cột đơn giá và thành tiền 7/ Bảo quản lưu chứng từ theo qui định + Phiếu xuất kho: 1/ Đề xuất yêu cầu xin xuất hàng tồn kho: lập 1 chứng từ xin xuất vật tư sản phẩm hàng hoá. 2/ Xin lệnh xuất hàng: ( chứng từ mệnh lệnh) 3/ Lập phiếu xuất kho cho các loại khác nhau tuỳ theo nghiệp vụ xuât: Phiếu xuất kho do phòng nghiệp vụ hoặc bộ phận kế toán vật tư lập được lập từ 2 đến 3 liên. Trong đó liên 1 lưu, liên 2 và 2 dùng để luân chuyển. Trách nhiệm ghi các chỉ tiêu trên phiếu xuất kho: + Người nhập chứng từ được ghi các yếu tố & chất lượng xuất theo yêu cầu + Thủ kho ghi xác nhận số lượng xuất thực tế tại kho + Kế toán chịu trách nhiệm ghi định khoản, đơn giá xuất, thành tiền xuất. 4/ Phụ trách phòng cung ứng ký phiếu XK 5/ Thủ kho xuất kho theo chứng từ Kiểm tra chứng từ khi xuất Giao nhận hàng, Thủ kho ký phiếu xuất kho Nếu phiếu xuất kho được lập theo hạn mức thì bước 5 được thực hiện nhiều lần trong hạn mức xuất kho. Khi xuất lần cuối cùng theo hạn mức thì phiếu xuất kho hết giá trị luân chuyển để xếp hàng. 6/ Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho Định khoản Ghi cột đơn giá và thành tiền Ghi sổ các loại theo cách tổ chức ghi sổ 7/ Bảo quản lưu phiếu xuất kho và chứng từ gốc tại kế toán vật tư 4- Tài khoản kế toán sử dụng: Sự biến động của NVL, CCDC trong các Doanh nghiệp sản xuất, sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở tài khoản cấp I, cấp II của NVL – CCDC thường xuyên, liên tục có hệ thống. Để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng các TK sau 4.1-Theo phương pháp KKTX * TK 152 “ Nguyên liệu và vật liệu” Bên nợ: - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh hoạc từ các nguồn khác; - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: - Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh; - Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá; - Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (Trường hợp DN ktoán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ. * TK 153 “ Công cụ dụng cụ” Bên nợ: - Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công, chế biến, nhận vốn góp liên doanh ; - Trị giá CCDC cho thuê nhập lại kho; - Trị giá CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển giá trị thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: - Trị giá thực tế của CCDC xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh; - Trị giá CCDC trả lại người bán hoặc được giảm giá; - Trị giá CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của CCDC tồn kho đầu kỳ (Trường hợp DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ. * TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ”. TK này phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá Doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước và đã nhập kho tháng này. Ngoài ra còn sử dụng những TK sau TK 331 “ Phải trả cho người bán ”. TK 111 “ Tiền mặt ” TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” TK 141 “ Tạm ứng ” TK 222 “ Góp vốn liên doanh ” TK 241 “ Xây dựng cơ bản dở dang ” TK 411 “ Nguồn vốn kinh doanh ” TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ” TK 627 “ Chi phí sản xuất chung ” TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp ” 4.1.1. Hạch toán vật liệu: a. Hạch toán tăng vật liệu 1/ Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua thực tế ( chi tiết từng loại) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan: TK 331, 111, 112, 141 v.v...: Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111,112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK 152 (chi tiết từng loại): Số chiết khấu mua hàng, giảm gía hàng mua được hưởng theo giá không có thuế Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ 2/ Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết ): Trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế VAT) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Giá trị thanh toán theo hoá đơn Có TK 3381: Trị giá hàng thừa chưa có thuế VAT Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nếu trả lại cho người bán: NợTK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 ( chi tiết): Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tống giá hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân: Ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp (1) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, ghi có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu đông ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân 3/ Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế ( chi tiết) Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( không có thuế VAT) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn Khi xử lý: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 1388, 334: Cá nhân phải bồi thường Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu 4/ Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng Số này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho ngươì bán. Khi xuất kho giao hoặc số được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111,112 Có TK 152 ( chi tiết) Có TK 133(1331): Thuế VAT của số giao trả hoặc giảm giá 5/ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán bình thường Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính) Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. 6/ Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đờn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thi ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT) Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111,112,141...) Sang tháng sau, khi hàng về, ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết ) Nợ TK 621,627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: Hang đi đường kỳ trước đã về 7/ Các trường hợp tăng vật liệu khác Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiêu nguyên nhân khác như nhận liên doanh, biếu, tặng, đánh giá tăng, thừa... Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, vốn góp... Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,627,641,642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCD. * Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hạch toán như sau - Mua hàng Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu mua ngoài ( kể cả VAT) Có TK liên quan (331,111,112,311...) - Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK có liên quan (331,111,112,1388...) Có TK 152 ( chi tiết) b/ Hạch toán giảm vật liệu 1/ Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh kế toán ghi: Nợ TK 621 ( chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 ( 6272- chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng Nợ TK 641( 6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 ( 6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCD Có TK 152 ( chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu xuất dùng 2/ Xuất góp vốn liên doanh Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “ Chênh lệch đánh giá lại tài sản” ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi nợ; gía vốn < giá trị vốn góp thì ghi có TK 412 phần chênh lệch). Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( hoặc Có) TK 412: phần chênh lệch Có TK 152 ( chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh 3/ Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế ( chi tiết) 4/ Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 138 (1388): Cho cáccá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay 5/ Giảm do các nguyên nhân khác ( Nhượng bán, phát hiện thiếu...) Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nợ TK 642: Thiếu trongđịnh mức tại kho Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu 4.1.2 Hạch toán công cụ dụng cụ a/ Hạch toán CCDC xuất dùng Khi xuất dùng CCDC căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ CCDC. 1/ Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần CCDC cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ ( còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị). Nợ TK 627 (6273 – chi tiết phân xưởng): Xuất dùng ở phân xưởng Nợ TK 641 (6413): Xuất dùng cho tiêu thụ Nợ TK 642 (6423): Xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 153 (1531): Toàn bộ giá trị xuất dùng 2/ Trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị tương đối cao. Quy mô tương đối lớn mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần nói trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần ( còn gọi là phân bổ 50% giá trị). Theo phương pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán sau: - Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) - Phân bổ 50 % giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng CCDC: Nợ các tài khoản có liên quan ( 6273, 6431, 6423...) Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng: Nợ TK 138, 334, 111, 152... Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường Nợ các tài khoản 6273, 6413, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại ( trừ thu hồi) Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng) 3/ Trường hợp CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiêu kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí ( còn gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần). Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau: - Phản ánh 100% giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) - Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ các tài khoản liên quan (6273, 6413. 6423) Có TK 142 (1421): Giá trị phân bổ mỗi lần Các kỳ tiế p theo kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng hay số bồi thường của người làm mất, hỏng..., giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ 2 lần. b/ Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển 1/ Khi xuất dùng bao bì luân chuyển: Ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142 (1421): Giá thực tế Có TK 153 (1532): Giá thực tế 2/ Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng Nợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng Có TK 142 (1421): Giá trị hao mòn 3/ Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho: Nợ TK 153 (1532): Giá trị còn lại Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại c/ Hạch toán đồ dùng cho thuê 1/ Khi chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho: Nợ TK 153 (1533): Giá thực tế đồ dùng cho thuê Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 153 (1531), 331, 111, 112... 2/ Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 142 (1421): Toàn bộ giá trị xuất dùng Có TK 153 (1533 3/ Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê: Nợ TK 821: Nếu HĐ cho thuê không thường xuyên Nợ TK 627 (6273): Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên ( chính hoặc phụ) Có TK 142 (1421): Giá trị hao mòn 4/ Số thu về cho thuê: Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng số thu cho thuê Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp Có TK 721: Nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511: Nếu là hoạt động thường xuyên 5/ Khi th._.