Hoàn thiện công tác kế toán chi phí (chi phí sản xuất) và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng số 4

tế toàn cầu. Điều đó tất yếu dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực cho nền kinh tế Việt Nam nói chung và khối nghành xây dựng nói riêng. Đặc điểm của nghành là vốn đầu tư lớn, thời gian hoàn vốn dài vì thế mà việc thích ứng với các biến động nhanh và bất thường là rất khó khăn. Trong bối cảnh cơ sở hạ tầng cần được nâng cấp, xây mới để đáp ứng với xu hướng chung của sự phát triển nhưng nguồn vốn đầu tư thì hạn chế thì công tác quản lý, phân bổ nguồn vốn sao cho hiệu quả là một việc làm bức thiết và rất quan trọng. Vì thế mà chức năng của phòng tài chính kế toán là không thể thiếu và cần được tận dụng triệt để. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Đầu tư và xây dựng số 4, em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp. Từ thực tiễn kế toán tại Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan và các thầy cô giáo trong bộ môn Kế toán trường đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng số 4”. Do những hiểu biết của em về thực tiễn còn nhiều hạn chế nên bài viết không tránh khỏi sai sót. Kính mong các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán góp ý và sửa chữa để bài viết của em có thể hoàn thiện hơn. Bài viết gồm ba phần: Phần 1: Khái quát về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP Đầu tư và xây dựng số 4. Phần 2: Thực tế công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng số 4. Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành của công ty CP đầu tư và xây dựng số 4 Phần I: Khái quát về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP Đầu tư và xây dựng số 4. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP đầu tư và xây dựng số 4 Một vài nét khái quát về công ty có thể nói đến như sau Tên công ty : Công ty xây dựng số 4 (nay là Công ty CP Đầu tư và Xây dựng số 4) được thành lập ngày 18 tháng 10 năm 1959 trên cơ sở tiền thân ban đầu là công trường xây dựng nhà máy phân đạm Hà Bắc và Công ty kiến trúc khu Bắc Hà Nội. Qua nhiều thời kỳ sát nhập đến năm 1995 Bộ có quyết định nhập Công ty Xây dựng số 4 vào Tổng Công ty XD Hà Nội, từ đó đến nay Công ty Xây dựng số 4 là một doanh nghiệp Nhà nước hạng I trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội. Trụ sở chính của công ty đóng tại 243A Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội. Sự trưởng thành của công ty trong 50 năm gắn liền với sự phát triển không ngừng của kinh tế của đất nước. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty được chia thành 4 giai đoạn như sau: Thời kỳ từ 1959 – 1965: Thời kỳ khôi phục nền kinh tế Miền Bắc Xã hội chủ nghĩa. Đây là thời kỳ mà toàn bộ nền kinh tế còn gặp nhiều khó khăn, nghèo nàn về cơ sở vật chất. Nhưng với những nỗ lực không ngừng, công ty đã hoàn thành tốt những kế hoạch, chỉ tiêu, yêu cầu mà đảng và nhà nước giao phó. Thời kỳ từ 1965 – 1975: Xây dựng và chiến đấu chống chiến tranh xâm lược. Đây là thời kỳ mà cả nước vừa tham gia xây dựng XHCN vừa chiến đấu bảo vệ Tổ quốc. Thời kỳ này, công ty cũng được giao những nhiệm vụ xây dựng những công trình quân sự. Công ty cũng đã hoàn thành tốt vai trò của mình trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Thời kỳ từ 1975 – 1986: Xây dựng trong hòa bình và bắt đầu sự nghiệp đổi mới đất nước. Thời kỳ này, công ty là một trong những đơn vị được chọn để xây dựng mô hình quản lý mới. Bằng những nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty đã hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao và đạt được nhiều bằng khen, giấy chứng nhận…, xứng đáng là đơn vị mạnh, có nhiều kinh nghiệm và có khả năng thi công những công trình công nghiệp lớn. Thời kỳ từ 1986 – 2005: Thời kỳ đổi mới, hội nhập và phát triển. Đây là thời kỳ đổi mới với sự nghiệp đổi mới do Đảng khởi xướng và lãnh đạo. Thời kỳ này, Công ty cũng gặt hái được những thành công lớn như những công trình trọng điểm của Quốc gia như: Nhà khách văn phòng Chính phủ, Nhà hát lớn… Thời kỳ từ 2006 đến nay: Thời kỳ chuyển sang mô hình cổ phần hóa. Cùng với sự đổi thay của nền kinh tế, công ty cũng có những bước biến chuyển phù hợp với thời đại. Chuyển sang mô hình cố phẩn hóa, mở rộng quy mô, hình thành mới các chi nhán… công ty đã không ngừng đổi mới và hoàn thiện khẳng định vai trò và vị trí của mình trong nền kinh tế của đất nước. Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của cty Với một công ty quy mô lớn như công ty đầu tư và xây dựng số 4 thì một bộ máy quản lý hợp lý, hoạt động hiệu quả là vô cùng quan trọng. Khái quát về bộ máy quản lý của công ty có thể thấy như ở sơ đồ sau: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Ban giám đốc, phòng kế hoạch kinh tế thị trường, phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức lao động và văn phòng công ty, phòng thi công, phòng đầu tư, phòng hành chính quản trị, bên cạnh giám đốc còn có hội đồng doanh nghiệp, hội đồng cố vấn, phó giám đốc thường trực, phó giám đốc kỹ thuật dự án, phó giám đốc kinh tế thị trường. Với bộ máy quản lý khoa học, các phòng ban phối hợp với nhau, kiểm soát lẫn trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng kế hoạch nhằm thực hiện tốt những chỉ tiêu đề ra. ĐVT: VNĐ Cùng với thời gian và sự phát triển của công ty có thể nhìn thấy được qua một số chỉ tiêu như sau: STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1 Tổng doanh thu 480.448.130.672 546.481.666.812 577.121.210.361 2 Tổng chi phí 473.041.664.129 538.432.244.162 567.709.543.919 3 Lợi nhuận 2.731.133.686 8.049.422.650 9.411.666.442 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 764.717.432 0 0 5 Lợi nhuận sau thuế 1.996.416.254 8.049.422.650 9.411.666.442 Qua một số chỉ tiêu có thể thấy, trong 3 năm gần đây, công ty đã có những tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận. Nó thể hiện những bước phát triển của công ty. Đặc biệt với năm 2006 khi chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần đã có những biến đổi đáng kể, lợi nhuận trước thuế tăng 200%. Thực tế tổ chức kế toán tại công ty Tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của đơn vị, Công ty Xây dựng số 4 đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Theo hình thức này, công ty chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán tài chính, thống kê theo cơ chế tổ chức phòng kế toán của nước ta hiện nay. Còn tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc thì chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ kế toán. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng cũng như của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ công tác kế toán nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. Dưới đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Xây dựng số 4: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán thuế Như trên sơ đồ ta có thể thấy, phòng tài chính kế toán của công ty gồm 7 người với 7 phần công việc. Giữa họ có mối quan hệ qua lại chặt chẽ xuất phát từ sự phân công phụ trách các phần công việc. Mỗi nhân viên đều được quy định rõ chức vụ, quyền hạn để từ đó tạo lập mối liên hệ có tính chất phụ thuộc, chế ước lẫn nhau. Có thể nói, bộ phận kế toán hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc phần lớn vào sự phân công bố trí công việc một cách khoa học, hợp lý, đúng với năng lực chuyên môn và sở trường của mỗi người. Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 4 tuân thủ theo đúng hệ thống kế toán Việt Nam, áp dụng chế độ kế toán Doanh Nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, và được sửa đổi bổ sung theo thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007 của Bộ Tài chính. Để phù hợp với công nghệ hiện đại cũng như phù hợp với quy mô kế toán của đơn vị, Công ty sử dụng hình thức kế toán máy với phần mềm New Accountting Program. Đây là phần mềm kế toán máy được ban hành bởi Bộ xây dựng. Phần mềm dựa trên hình thức ghi số Nhật ký chung. Phần mềm kế toán mày mà công ty áp dụng có những đặc điểm sau: tính tự động hóa cao, thực hiện những bút toán kết chuyển theo yêu cầu của chế độ kế toán một cách khách quan, kịp thời, chính xác. Phần mềm kế toán máy có chức năng phân quyền đối với người sử dụng nên nó đảm bảo tính bảo mật thông tin và kiểm soát trách nhiệm đối với người nhập và kiểm tra dữ liệu. Tuy nhiên, cùng với những tính năng ưu việt và ngày càng được tối ưu hóa, phần mềm kế toán máy vẫn phải tuân theo những yêu cầu của chế độ kế toán hiện hành. Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ cái. Mọi số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái. Có thể khái quát về sơ đồ của việc ghi chép hạch toán kế toán như sau: Chứng từ gốc Nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ cái Tài khoản Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp sổ chi tiết số PS Sổ KT chi tiết Sổ quỹ Bảng cân đối số PS Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Quan hệ đối chiếu Phần II: Thực tế công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng số 4. 2.1 Đặc điểm công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty CP đầu tư và xây dựng số 4 Do đặc thù của doanh nghiệp xây dựng cơ bản nói chung và sản phẩm xây dựng là quy mô lớn, thời gian hoàn thành dài, sản phẩm mang tính đơn chiếc và thường là không đồng nhất về chi phí sản xuất nên việc xác định chi phí và tính giá thành cho sản phẩm sẽ khó khăn và phức tạp hơn so với các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm thông thường khác. Thêm vào đó, do thị trường có tính cạnh tranh cao, nên việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành là một công việc rất quan trọng và cần được theo dõi sát sao trong công tác kế toán. Hiện nay, như hầu hết các công ty xây dựng khác, Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 áp dụng cơ chế đấu thầu, giao nhận thầu xây dựng. Vì vậy, để trúng thầu thi công thì doanh nghiệp phải xây dựng được giá thầu hợp lý dựa trên cơ sở đã định mức đơn giá xây dựng cơ bản do nhà nước ban hành, trên cơ sở giá thị trường và khả năng của doanh nghiệp. Ngoài ra, do Công ty là một đơn vị kinh doanh nên mục tiêu lớn nhất vẫn là lợi nhuận. Vì thế, để hoạt động kinh doanh có lãi mà vẫn đảm bảo được các yêu cầu trên thì vai trò của công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của bộ phận kế toán Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 được đánh giá là rất quan trọng. 2.1.1 Đặc điểm chi phí sản xuất Chi phí sản xuất tại công ty nói riêng cũng như các công ty xây dựng cùng nghành nói chung là chi phí chi ra trong một kỳ nhất định. Chi phí sản xuất phụ thuộc vào hai yếu tố: - Khối lượng lao động và nguyên vật liệu chi ra trong một kỳ nhất định. - Giá cả nguyên vật liệu đã chi ra và tiền lương trả cho công nhân. 2.1.2 Phân loại chi phí sản xuất. Chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng số 4 được phân chia theo khoản mục tính giá thành và chia thành các loại như sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí của các vật liệu chính, vật liệu phụ, vật kết cấu, giá trị thiết bị đi kèm cần thiết để tham gia cấu thành sản phẩm công trình, hạng mục công trình. - Chi phí nhân công trực tiếp: là các chi phí tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp công trình, hạng mục công trình. Lương nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. - Chi phí sản xuất chung: là chi phí sản xuất của đội, công trường xây dựng gồm: lương của nhân viên quản lý đội xây dựng, các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định của nhân viên quản lý đội và công nhân trực tiếp tham gia xây lắp, chi phí máy sử dụng máy thi công, chi phí khấu hao tài sản cố định… và các chi phí khác phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động của đội. Việc phân loại và hạch toán chính xác các loại chi phí phục vụ cho nhu cầu quản lý chi phí sản xuất theo dự toán. Trong hoạt động xây dưng cơ bản, khâu dự toán chi phí công trình, hạng mục công trình là một khâu vô cùng quan trọng, nó giúp quản lý chi phí sản xuất một cách hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.1.3 Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất nói chung là phạm vi, giới hạn để tập hợp chi phí sản xuất nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý chi phí và tính giá thành. Việc xác định chính xác và hợp lý đối tượng chi phí sản xuất là khâu đầu tiên và quan trọng đối với công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Việc quản lý chi phí sản xuất theo đối tượng giúp cho việc kiểm soát chi phí cũng như tăng cường trách nhiệm vật chất đối với các bộ phận đồng thời cung cấp các số liệu cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm và xác định các chỉ tiêu khác theo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp. Đối với Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 cũng như các công ty kinh doanh xây lắp nói chung đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là các công trình và hạng mục công trình. 2.1.4 Đối tượng tính giá thành tại công ty. Để phù hợp với đối tượng hạch toán chi phí, đối tượng tính giá thành tại Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 cũng là các công trình và hạng mục công trình hoàn thành và bàn giao trong kỳ. 2.1.5 Kỳ tính giá thành. Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 áp dụng kỳ tính giá thành đối với sản phẩm xây lắp là hàng quý và cuối mỗi quý. Cuối mỗi quý, hệ thống tự động kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm của từng công trình và hạng mục công trình theo chương trình xác định. Sản phẩm dở dang được xác định dựa vào đánh giá của bộ phận riêng biệt là bộ phận quản lý kỹ thuật. Việc hạch toán độc lập và kiểm soát lẫn nhau giúp cho công việc định giá được chuyên môn hóa và chính xác hơn. Góp phần xác định chính xác khối lượng công việc và giá thành sản phẩm, xác định chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ để lên các báo cáo và tính các chỉ tiêu hợp lý. Nhìn chung có thể nói, công tác quản lý chi phí sản xuất và xác định giá thành sản phẩm cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Một là, xác định và tính giá thành sản phẩm chính xác và phù hợp cho từng đối tượng tính giá thành và phù hợp với điều kiện hiện tại của doanh nghiệp, đồng thời thỏa mãn những yêu cầu do quản lý đề ra. Hai là, vận dụng các phương pháp tính giá thành và các phương pháp kế toán theo một trình tự logic, tính toán chính xác, đầy đủ, kiểm tra các khâu hạch toán như: tiền lương, vật liệu, tài sản cố định… 2.2 Nội dung kế toán chi phí sản xuất tại công ty CP đầu tư và xây dựng số 4. Xuất phát từ đặc thù sản phẩm của các công ty xây dựng là các công trình đơn chiếc, khác nhau về địa điểm sản xuất, quy mô sản xuất, đơn vị thi công…nên việc tập hợp chi phí vì thế mà đối tượng tập hợp chi phí cũng cụ thể cho từng công trình, hạng mục công trình. Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 đã và đang thực hiện rất nhiều những công trình,hạng mục công trình hoàn thành và chưa hoàn thành. Nhìn chung, có thể các công trình khác nhau về thời hạn hoàn thành, định mức chi phí, giá thành dự toán, nhưng về công tác kế toán thì đều được hạch toán giống nhau đối với mọi công trình.Trình tự ghi nhận chi phí, thời hạn kết chuyển…xác định giá thành của các công trình là giống nhau và theo một quy trình chuẩn được công ty áp dụng. Qua thời gian thực tập tại Công ty Đầu tư và xây dựng số 4,do thời gian có hạn và kiến thức của bản thân còn hạn chế, em xin được đi vào nghiên cứu việc ghi nhận chi phí cho một công trình cụ thể là công trình “Nhà máy Honda”. Đây là một trong những công trình lớn của công ty với tổng doanh thu là 29,700,931,592 VNĐ. Công trình do ông Trịnh Xuân Nam làm chủ nhiệm được khởi công vào tháng 9 năm 2007 và được hoàn thành bàn giao vào 30/09/2008. Khái quát về kế toán chi phí tại Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 được hiểu như sau: Chi phí sản xuất được tập hợp theo các khoản mục sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Điểm khác biệt so với kế toán của một số công ty xây lắp là Công ty Đầu tư và xây dựng số 4 không sử dụng tài khoản Chi phí máy thi công. Chi phí này không được hạch toán riêng biệt mà đưa vào chi phí sản xuất chung tài khoản cấp 2 – Chi phí dụng cụ sản xuất (TK6273). Nguyên nhân là do công ty có một đơn vị chuyên cung cấp máy móc thi công cho các công trình xây dựng là Xí nghiệp Cơ giới. Xí nghiệp cơ giới là một trong 8 xí nghiệp trực thuộc công ty và có tổ chức kế toán riêng. Do vậy, hầu hết các máy thi công của công ty đều giao cho Xí nghiệp cơ giới quản lý và sử dụng. Nhiệm vụ của xí nghiệp cơ giới là bảo quản, sử dụng máy phục vụ cho tiến độ thi công toàn công ty. Toàn bộ chi phí sử dụng máy phát sinh như: tiền lương nhân công điều khiển máy, nguyên liệu, khấu hao, … đều do Xí nghiệp cơ giới tính. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất ở công ty xây dựng số 4 là phương pháp trực tiếp. Chi phí sản xuất trực tiếp được tính toán và quản lý chặt chẽ, cụ thể cho từng công trình, hạng mục công trình. Các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công phát sinh ở công trình, hạng mục công trình nào thì được hạch toán trực tiếp vào công trình, hạng mục công trình đó. Việc tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và xác định giá thành sản phẩm khi kết thúc mỗi công trình hay hạng mục công trình. Các chi phí được tập hợp hàng tháng theo từng khoản mục và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Cứ thế cho đến khi công trình hoàn thành, kế toán lấy số lũy kế từ lúc khởi công để xác định giá thành trực tiếp của sản phẩm theo từng khoản mục chi phí. Các khoản mục chi phí phát sinh ở công ty xây dựng số 4 được tập hợp một cách cụ thể như sau: 2.2.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Đối với ngành xây dựng cơ bản, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp luôn là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Ngoài ra, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường có những biến động trong những tháng khác nhau. Do vậy, việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm nguyên vật liệu là một yêu cầu quản lý hết sức cần thiết nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Xác định được tầm quan trọng đó, công ty và đặc biệt là phòng kế toán luôn chú trọng tới việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khâu xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi công tại công trường. Do các công trình, hạng mục công trình nằm ở các vị trí địa lý khác nhau, ngoài ra, đặc thù của ngành xây dựng cơ bản là yêu cầu nguyên vật liệu số lượng lớn, chủng loại đa dạng tùy thuộc vào đặc điểm của từng công trình và hạng mục công trình cũng như từng giai đoạn thi công. Chính vì thế mà công ty mua ngoài nguyên vật liệu theo giá thị trường,nhập nguyên liệu tại chân công trình. Việc này giúp giảm chi phí lưu kho, vận chuyển vật liệu từ kho bãi tới công trình, giúp các tổ đội sản xuất chủ động trong việc thi công và tự đảm bảo về chất lượng vật liệu thi công. Tuy nhiên, việc này cũng gây khó khăn cho việc hạch toán định mức nguyên vật liệu do ảnh hưởng của những biến động của thị trường. Đối với vật tư mua ngoài, khi đội có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi công, thì các đội sẽ gửi hợp đồng mua, dự toán công trình, kế hoạch cung cấp vật tư của tháng trước, quý trước về phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch căn cứ vào dự toán được lập và kế hoạch về tiến độ thi công của từng công trình cụ thể để lập kế hoạch cung cấp vật tư và giao nhiệm vụ thi công cho từng tổ đội công trình. Do vật tư mua về thường là xuất dùng ngay tùy theo từng giai đoạn thi công cụ thể, nên để đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện, thường phòng kế hoạch ủy quyền cho chủ nhiệm công trình chủ động đi mua vật tư, lên kế hoạch kiểm tra chất lượng và xuất dùng cho công trình. Đối với nguyên vật liệu, một bộ chứng từ thanh toán gồm có: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy đề nghị thanh toán Phiếu chi (Hóa đơn thanh toán với nhà cung cấp và các chứng từ kèm theo) (cụ thể xem bảng2.1,2.2,2.3,2.4) Theo yêu cầu về vật tư trong từng giai đoạn của công trình hay hạng mục công trình, chủ nhiệm công trình hoặc đội trưởng được phép chủ động mua và nhập vật tư. Khi mua vật liệu, chủ nhiệm công trình, thủ kho công trình và người giao vật liệu tiến hành cân đong đo đếm số lượng vật liệu nhập kho để lập phiếu nhập kho (Bảng2.1) Cty CP đầu tư và xây dựng số 4 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01-VT QĐ số 1141TC/CDKT Ngày… của BTC Họ và tên người giao hàng: Nhập vào kho: Công trình xây dựng nhà máy Honda Số phiếu …ngày 1/08/2007 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Thép hộp m3 9,000 9,000 25,598 230,385,455 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng cộng 230,385,455 Bằng chữ: Người giao Thủ kho Kế toán trường Thủ trưởng đơn vị Bảng 2.1 Theo yêu cầu của chỉ huy trưởng, chủ nhiệm công trình, căn cứ khối lượng vật tư cần thiết sử dụng để lập phiếu yêu cầu cho các tổ trưởng sản xuất làm thủ tục lĩnh vật tư và được chỉ huy trưởng, chủ nhiệm công trình ký, thủ kho tiến hành xuất kho cho các đội xây dựng và lập phiếu xuất kho (Bảng2.2). Cty CP Đầu tư và xây dựng số 4 PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 01-VT QĐ số 1141TC/CDKT ngày…của BTC Ngày01tháng08năm 2008 Họ và tên người nhận hàng: Trịnh Xuân Nam Lý do xuất: Xuất tại kho: Công trình nhà máy Honda STT Tên hàng Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin xuất Thực xuất 1 Thép hộp 9,000 9,000 25,598 230,385,455 Tổng cộng 230,385,455 Bằng chữ: Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập thành hai liên, một liên thủ kho đội giữ để theo dõi số lượng tại kho công trình, một liên gửi lên phòng tài vụ để thanh toán kèm theo hóa đơn bán hàng của người bán và phiếu đề nghị thanh toán của đội trưởng công trình để xin thanh toán. Sau khi hoàn thành các thủ tục xem xét, xác nhận của kỹ thuật, kế toán trưởng và giám đốc, kế toán thanh toán viết phiếu chi cho các đối tượng được thanh toán. Chi tiết việc hạch toán Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được khái quát như sơ đồ - xem phụ lục 1. Cụ thể cho công trình nhà máy Honda, hạng mục xây dựng trong quý III năm 2008, công ty nhận được một số chứng từ Công nợ (CN) cho chi phí nguyên vật liệu như sau: - Ngày 01/07/2008: CN chi phí vật tư thép hộp – công ty hòa phát – CT Honda 2 số tiền là 230.385.455đ Kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản như sau: Nợ TK 152 : 230.385.455đ (sổ chi tiết công trình nhà máy Honda 2) Nợ TK 133: 23.385.455đ Có TK 331: 253.770.910đ Ngày 14/07/2008: CN chi phí bê tông thương phẩm – công ty Sông Đà 8 – CT Honda 2 số tiền là: 152.274.120đ VAT 10% là: 15.227.412đ. Chưa trả người bán Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621: 152.274.120đ (sổ chi tiết công trình nhà máy Honda 2) Nợ TK 133: 15.227.412đ Có TK 331: 167.501.532đ Ngày 14/07/2008 : CN chi phí vận chuyển bê tông thương phẩm – công ty Sông Đà 8 – CT Honda 2 số tiền là: 15.227.412đ và VAT 5% là 761.371đ Đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621: 15.227.412đ (sổ chi tiết công trình nhà máy Honda 2) Nợ TK 133: 761.371đ Có TK 111: 15.988.783đ Chi tiết các nghiệp vụ trên được ghi vào sổ Nhật ký chung như sau: Đơn vị Công ty CP Đầu tư và xây dựng số 4 Mẫu số S03a-DN Địa chỉ 243-Đê La Thành- Đống Đa - HN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ĐVT: VNĐ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích Quý 3/2008 NT Chứng từ Diễn giải SH TK đ/ứng Số PS SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang xxx xxx 1/7/2008 25/06/2008 CN CP vật tư thép hộp - Honda2 152 230.385.455 133 23.385.455 331 253.770.910 CN CP bê tông thương phẩm-Honda2 621 152.274.120 14/07/2008 1/7/2008 133 15.227.412 331 167.501.532 14/07/2008 1/7/2008  CP v/ch bê tông thương phẩm-Honda2 621 15.227.412 133 761.371 111 15.988.783 Cộng chuyển trang sau xxx xxx xxx Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 2.3 Phần mềm kế toán tự động chuyển các bút toán đã ghi sang Sổ Cái các TK liên quan. Cụ thể Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 621, Sổ Cái TK 331 được lên như sau: Cuối tháng, hệ thống có bút toán kết chuyển tự động Ngày 30/09/2008 Nợ TK 621: 230.385.455đ (sổ chi tiết công trình nhà máy Honda 2) Có TK 152: 230.385.455đ Cuối tháng, hệ thống có bút toán kết chuyển tự động từ TK 621 sang TK 154 Ngày 30/09/2008 Nợ TK 154: 538.884.000đ (sổ chi tiết công trình nhà máy Honda 2) Có TK 621: 538.884.000đ Các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào hệ thống sổ cụ thể như sau Công ty CP Đầu tư và xây dựng số 4 Mẫu số S03a-DN 243-Đê La Thành- Đống Đa - HN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC TÀI KHOẢN 152 - NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU CT Honda 2 Tất cả các yếu tố chi phí ĐVT: VNĐ Từ ngày 01/07/2008 đến 30/09/2008 Số CT Ngày CT Nội dung SH TK đ/ư Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số tiền Nợ Số tiền Có Số tiền nợ Số tiền có Dư đầu kỳ xxx HD2 01/08/2009 CN CP v/tư thép hộp Cty 331 23,038,545 Thành phát - CT Honda 2 30/09/2009 Xuất vật liệu Q3/2008 621 23,038,545 xxx Người ghi sổ KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng 2.4 Công ty CP Đầu tư và xây dựng số 4 Mẫu số S03a-DN 243-Đê La Thành- Đống Đa - HN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC TÀI KHOẢN 621 - CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRỰC TIẾP CT Honda 2 ĐVT: VNĐ Tất cả các yếu tố chi phí Từ ngày 01/07/2008 đến 30/09/2008 Số CT Ngày CT Nội dung TK đ/ư Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số tiền Nợ Số tiền Có Số tiền nợ Số tiền có Dư đầu kỳ 598 1/07/2008 CN CP bê tông thương phẩm-Honda2 331 152.274.120 599 1/07/2008 CP v/ch bê tông thương phẩm-Honda2 111 15.227.412 … 30/09/2008 Xuất vật tư cho CT Honda 2 152 23,038,545 … Cộng phát sinh 538,884,000 30/09/2008 K/chuyển CP NVL trực tiếp 538,884,000 Người nhận Thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng 2.5 Công ty CP Đầu tư và xây dựng số 4 Mẫu số S03a-DN 243-Đê La Thành- Đống Đa - HN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC TÀI KHOẢN 331 - Thanh toán với nhà cung cấp CT Honda 2 Tất cả các yếu tố chi phí ĐVT: VNĐ Từ ngày 01/07/2008 đến 30/09/2008 Số CT Ngày CT Nội dung SH TK đ/ư Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số tiền Nợ Số tiền Có Số tiền nợ Số tiền có Dư đầu kỳ xxx HD2  01/07/2008 CN CP bê tông thương phẩm - SĐà 8 621 152,274,120 HD2  01/07/2008 Thuế VAT 133 15,227,412 HD2 01/08/2008 CN CP v/tư thép hộp Cty 152 23,038,545 Thành phát - CT Honda 2 HD2 01/08/2008 Thuế VAT 133 2,303,855 Cộng phát sinh xxx xxx Người ghi sổ KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng 2.6 2.2.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Ở công ty Đầu tư và xây dựng số 4, Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10% trong giá thành sản phẩm. Do đó, để thực hiện tiêu chí tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm thì việc quản lý chi phí nhân công trực tiếp cũng là một trong những khâu quan trọng và thiết yếu. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp công trình. Và không bao gồm các khoản trích theo lương như Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế của công nhân trực tiếp xây lắp. Tiền lương cũng là một yếu tố trong việc xây dựng giá thành sản phẩm, nên tài khoản chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) cũng được mở chi tiết cho từng đối tượng hạch toán chi phí cụ thể, ở công ty Đầu tư và xây dựng 4 là từng công trình, hạng mục công trình. Hiện nay, số lao động trong biên chế chiếm tỷ lệ nhỏ, chủ yếu là để thực hiện những công việc quản lý kỹ thuật, đốc công… còn lại đa số là lao động hợp đồng và công ty tiến hành khoán gọn trong từng phân việc. Đội trưởng và chủ nhiệm công trình căn cứ vào yêu cầu tiến độ thi công và công việc thực tế để tiến hành giao khoán cho các tổ sản xuất. Khoản mục Chi phí nhân công trực tiếp của công ty bao gồm các bộ phận: Tiền lương các tổ sản xuất của công ty. Tiền lương công nhân thuê ngoài. Việc hạch toán thời gian lao động được tiến hành theo từng loại công nhân viên chức, theo từng công việc được giao và theo từng hạng mục công trình, từng đối tượng hạch toán chi phí và giá thành. Các chứng từ về lao động và tiền lương đối với các công việc tính lương theo thời gian như quản lý kỹ thuật, đốc công… bao gồm: - Bảng chấm công: cho biết thời gian làm việc thực tế, số ngày vắng của từng người. Căn cứ này sau khi được kiểm tra, xác nhận ở tổ, đội sản xuất được chuyển về phòng lao động tiền lương ghi chép và theo dõi. Sau đó được chuyển về phòng kế toán làm cơ cấu tính lương và phân bổ chi phí tiền lương vào các khoản chi phí có liên quan. Đối với việc hạch toán khối lượng công việc giao khoán thì chứng từ hợp lệ để tính và hạch toán tiền lương là hợp đồng làm khoán. Hợp đồng làm khoán có thể được ký theo công việc, tổ hợp công việc hay giai đoạn công việc được dự toán, theo hạng mục công trình hay toàn bộ công trình. Tùy theo tính chất và quy mô công của công trình nhận khoán mà thời gian thực hiện hợp đồng làm khoán gói gọn trong một ngày hay vài tháng. Yêu cầu về hợp đồng làm khoán phải ghi rõ tên công trình, hạng mục công trình, họ tên tổ trưởng, nội dung giao khoán, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thời gian giao và hoàn thành, chất lượng đạt và thành tiền… Khi công việc hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu, bàn giao với sự tham gia của thành viên giám sát kỹ thuật bên A, giám sát kỹ thuật bên B, chủ nhiệm công trình và các thành viên khác. Riêng đơn vị làm khoán hợp đồng với bên ngoài, khi các đội ký hợp đồng phải thông qua công ty, trên hợp đồng phải có chữ ký của giám đốc. Khi kết thúc công việc, phải có biên bản thanh lý hợp đồng giao thầu. Công ty sẽ thanh toán cho bên nhận khoán th._.