Hoàn thiện công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty kim khí Hồng Hà

và phát triển của công ty Công ty cổ phần kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khỏan và con dấu riêng, là công ty trực thuộc tổng công ty thép Việt Nam. Ban đầu công ty chỉ là một đơn vị thu mua thép phế liệu phục vụ cho ngành thép, cùng với sự tăng trưởng của công nghiệp trong nước thì công ty ngày càng phát triển mở rộng quy mô thị trường kinh doanh của mình. Quá trình hình thành của công ty trải qua các giai đoạn sau: -Công ty được thành lập năm 1972 với cái tên “công ty thu hồi phế liệu kim khí” là đơn vị trực thuộc tổng công ty kim khí Việt Nam – Bộ vật tư.Công ty có chức năng thu mua thép phế liệu trong nước tạo nguồn cung cấp nguyên liệu cho việc nấu luyện thép ở nhà máy gang thép Thái Nguyên. - Nhằm vâng cao hiệu quả hoạt động của công ty và đáp ứng mọi nhu cầu về nguồn cung cấp thép phế liệu cho sản xuất, bộ vật tư ra quyết định số 628/ QĐ_VT tháng 10 năm 1985 hợp nhất hai đơn vị: “ công ty thu hồi kim khí” và “trung tâm giao dịch dịch vụ vật tư ứ đọng luân chuyển” thành công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. Công ty là đơn vị trực thuộc tổng công ty kim khí Việt Nam, hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân đầy đủ. - Ngày 28/05/1993, bộ Thương Mại ra quyết định số 600/TM-TCCB thành lập công ty vật tư thứ liệu Hà Nội trực thuộc tổng công ty thép Việt Nam ( trước kia là tổng công ty kim khí Việt Nam). - Ngày 15/04/1997, bộ Công Nghiệp ra quyết định số 511/QĐ-CCB sáp nhập xí nghiệp dịch vụ vật tư ( là đơn vị trực thuộc tổng công ty thép Việt Nam) vào công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. - Ngày 05/06/1997 theo quyết định số 1022/QĐ-HĐQT của hội đồng quản trị tổng công ty thép Việt Nam đổi tên công ty vật tư thứ liệu Hà Nội thành công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. - Ngày 12/11/2003, bôn Công Nghiệp ra quyết định số 182/2003/QĐ-CN về việc sáp nhập công ty thép và vật tư Hà Nội vào công ty kim khí Hà Nội, theo đó đến ngày 01/01/2004 công ty mới lấy tên là công ty kim khí Hà Nội. Hiện nay trụ sở chính tại 20 Tôn Thất Tùng quận Đống Đa Hà Nội. Trải qua chặng đường 30 năm họat động, công ty kim khí Hà Nội đã phát triển không ngừng và ngày càng đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng. Từ những ngày mới thành lập, mọi hoạt động của công ty đã gặp rất nhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật. Nhưng do có sụ cải tiến không ngừng về phương thức kinh doanh và tổ chức cán bộ nên hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao. Công ty đã và đang tự khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường, quy mô của công ty ngày càng mở rộng. Những năm gần đây công ty hoạt động kinh doanh luôn có lãi và luôn đạt được kế hoạch đề ra. Hiện nay, công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp, và 6 kho tập trung ở Hà Nội chuyên kinh doanh thép và vật tư. Ngoài ra, công ty còn có một chi nhánh ở Thành Phố Hồ Chí Minh cũng chuyên kinh doanh thép và vật tư để phục vụ khách hàng ở khu vực phía Nam. Cơ sở vật chất của công ty ngày càng được nâng cao phù hợp với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng phong phú và đa dạng hơn. Mặc dù trong quá trình phát triển nền kinh tế đất nước hiện nay, công ty cũng như nhiều doanh nghiệp khác luôn gặp phải khó khăn nhất định nhưng công ty vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình và đóng góp đáng kể vào trong nền kinh tế. 1.2. Nguồn vốn kinh doanh của công ty Công ty cổ phần kim khí Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước, hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, được bộ công nghiệp cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1719 ngày 22/06/1996 với tổng số vốn kinh doanh là 26,746 tỉ đồng trong đó vốn ngân sách cấp là 23,616 tỉ và vốn tự bổ sung của công ty là 3,13 tỉ đồng, vốn tự bổ sung của công ty chủ yếu là vốn vay ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. Đến ngày 01/05/1997 nguồn vốn của công ty là 50,766 tỉ đồng. Hiện nay nguồn vốn của công ty là 139.668.376.385 đồng, trong đó: Vốn lưu động là 128.735.620.044 đồng chiếm 92,17% Vốn cố định là 10.929.756.340 đồng chiếm 7,83% Như vậy, cơ cấu nguồn vốn của công ty ngày càng tăng lên, điều này chứng tỏ hoạt động của công ty ngày càng quy mô hơn. Cơ cấu vốn hiện nay của doanh nghiệp là hoàn toàn hợp lý đối với loại hình thương mại. 2. Đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh 2.1. Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là doanh nghiệp kinh doanh có quy mô lớn chuyên bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thép, vật liệu xây dựng và kinh doanh các mặt hàng phù tùng thông qua hệ thống cửa hàng của công ty. Hiện nay công ty chủ yếu kinh doanh các mặt hàng sau: Các mặt hàng thép ( thép hình, thép tấm lá…), ống thép VNAPIPE trong và ngoài nước Vòng bi, phôi thép. Thiết bị, phụ tùng. Hàng kim khí nội, ngoại nhập. Các mặt hàng xi măng. Hàng gang… Nguồn hàng khai thác của công ty tương đối đa dạng và chủ yếu là các nguồn hàng sản xuất trong nước như mặt hàng kim khí, ống VINAPIPE, xi măng, phụ tùng, gang, vòng bi… Tuy nhiên, ngoài những mặt hàng trong nước ra thì công ty còn nhập khẩu từ các nước như Nga, Hàn Quốc. Các mặt hàng chủ yếu nhập khẩu chủ yếu là thép, vòng ống FKF, phôi thep, vòng bi, phụ tùng, hàng gang… Thị trường kinh doanh của công ty tương đối rộng và đa dạng. Các mặt hàng của công ty được tiêu thụ rộng rãi trên cả nước. Bên cạnh đó, công ty còn hợp tác kinh doanh với nhiều doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên, hiện nay các chi nhánh của công ty vẫn tập trung chủ yếu là ở Hà Nội do đó vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng đặc biệt là khách hàng ở các vùng sâu xa. Chính vì vậy mà hiện nay công ty đang có dự định mở các chi nhánh ở các tỉnh và thành phố khác để mở rộng thị trường tiêu thụ của mình. 2.2. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần kim khí Hà Nội là một đơn vị kinh doanh kim khí trực thuộc tổng công ty thép Việt Nam, trước đây có thể coi công ty là một trong những đơn vị hàng đầu trong kinh doanh các mặt hàng về kim khí đáp ứng nhu cầu thị trường Hà Nội và một số vùng lân cận. Hoạt động kinh tế cơ bản của công ty là lưu chuyển hàng hóa. Đó là sự tổng hợp của quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa. Công ty tổ chức thu mua hàng hóa của các tổ chức khách hàng có nhu cầu. Quá trình lưu chuyển hàng hóa được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ. Ngoài nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh mua và bán hàng hóa thì công ty còn sản gia công chế biến để tạo thêm nguồn hàng và tiến hành các hoạt động kinh doanh. 2.3 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban và tổ chức bộ máy của công ty 2.3.1 Chức năng Công ty cổ phần kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp nhà Nước trực thuộc tổng công ty thép Việt Nam, chức năng chủ yếu của công ty là: Kinh doanh các sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của ngành thép trong cả nước. Kinh doanh các mặt hàng thiết bị phụ tùng. Nhập khẩu các mặt hàng thép, vòng bi, phôi thép…để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Nhận sản xuất gia công các mặt hàng thép 2.3.2. Nhiệm vụ Theo sự phân cấp của tổng công ty thép Việt Nam công ty có những nhiệm vụ sau: Là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập dưới sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản là tổng công ty thép Việt Nam. Do vậy hàng năm công ty phải tổ chức triển khai các biện pháp sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh do công ty xây dựng và được tổng công ty thép phê duyệt. Công ty được tổng công ty thép Việt Nam cấp vốn để hoạt động. Ngoài ra công ty có quyền huy động thêm vốn đầu tư từ bên ngoài như vay các ngân hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ…để đảm bảo nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. Việc sử dụng vốn của công ty phải được đảm bảo trên nguyên tắc đúng với chính sách chế độ của nhà nước. Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc chính sách chế độ của ngành, Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt tiêu dùng của thị trường để từ đó đưa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa. Chức năng, nhiệm vụ của công ty tương đối ổn định hầu như là chỉ kinh doanh các mặt hàng thép, vật tư. Tuy nhiên, hàng năm công ty đều phải có phương án thực hiện kế hoạch chiến lược để cho hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, công ty luôn phải cải tiến hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý để cho công ty ngày càng phát triển hơn. 2.3.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty cổ phần kim khí Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Cơ cầu bộ máy của công ty được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, đảm bảo được sự thống nhất, tự chủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: Ban giám đốc bao gồm: - Giám đốc công ty: là do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty thép bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Là người đại diện cho pháp nhân công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nước. Chiụ trách nhiệm trước nhà Nước và tổng công ty về mọi hoạt động của công ty đến kết quả cuối cùng. -phó giám đốc công ty: do tổng giám đốc tổng công ty thép bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp luật và trước giám đốc công ty. -Kế toán trưởng: do tổng giám đốc tổng công ty thép bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty công việc quản lý tài chính và là người điều hành chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán thống kê của công ty. Các phòng ban chức năng của công ty -Phòng tổ chức hành chính: gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phòng giúp việc. Phòng tổ chức hành chính được biên chế 14 cán bộ công nhân viên, có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty về công tác tổ chức cán bộ- lao động tiền lương. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ bảo vệ công tác thanh tra, bảo vê, thi đua, và công tác quản trị hành chính của các văn phòng công ty. - Phòng tài chính- kế toán: gồm một trưởng phòng và phó phòng giúp việc. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng. Phòng tài chính- kế toán được biên chế 11cán bộ công nhân viên, thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính- kế toán của công ty; hướng dẫn và kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán ở các cửa hàng. Quản lý và theo dõi tình hình tài sản cũng như việc sử dụng vốn của công ty. Thực hiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty. Kiểm tra, xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn công ty - Phòng kinh doanh: do trưởng phòng phụ trách và phó phòng giúp việc. Phòng gồm 24 cán bộ công nhân viên. Phòng có nhiệm vụ chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn công ty, tìm hiểu và khảo sát thị trường để nắm bắt được nhu cầu của thị trường. Tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý và năm cho toàn công ty, đề xuất các biện pháp điều hành, chỉ đạo kinh doanh từ văn phòng công ty đến các cơ sở phụ thuộc. Xác định quy mô kinh doanh, định mức hàng hóa, đồng thời tổ chức khai thác điều chuyển hàng hóa xuống các cửa hàng, chi nhánh. Phòng còn có nhiệm vụ tổ chức việc tiếp nhận, vận chuyển hàng nhập khẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng và TP.HCM về kho của công ty hoặc đem đi tiêu thụ. - Ban thu hồi công nợ: gồm có 2 cán bộ công nhân viên. Giúp việc cho giám đốc trong việc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và có các biện pháp để thu hồi nợ một cách hiệu quả. - Các đơn vị phụ thuộc: công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 1 chi nhánh TP.HCM. Các đơn vị trực thuộc công ty đều có con dấu riêng theo quy định nhà nước và hạch toán báo sổ về công ty. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị, còn các đơn vị được quyết định giá mua, bán trên cơ sở kinh doanh của toàn công ty. Đồng thời phải có trách nhiệm trong việc quản lý hàng bán, thu tiền nộp về công ty theo quy định. Công ty có sơ đồ về tổ chức quản lý bộ máy như sau: BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÒNG TCHC-THANH TRA PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BAN THU HỒI CÔNG NỢ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC (nguồn: phòng tổ chức hành chính) Các đơn vị trực thuộc của công ty bao gốm: Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 1: số 9 Tràng Tiền - Hà Nội Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 2: 658 Trương Định - Hà Nội Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 3: Thị trấn Đông Anh- Hà Nội Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 4: 75 Tam Trinh - Hà Nội Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 5: 207 Trường Chinh - Hà Nội Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 14: 115 đường Láng - Hà Nội Xí nghiệp kinh doanh phụ tùng và thiết bị: 105 Trường Chinh -Hà Nội Xí nghiệp kinh doanh thép xây dựng: Thanh Xuân Nam - Hà Nội Xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá: 120 Hoàng Quốc Việt –Hà Nội Xí nghiệp kinh doanh thép hình: Thị trấn Đông Anh- Hà Nội Xí nghiệp kinh doanh kim khí và vật tư chuyên dùng: 198 Nguyễn Trãi – Hà Nội Chi nhánh công ty kim khí Hà Nội tại TP.HCM :23 Nguyễn Thái Bình – quận Tân Bình – TP.HCM Kho Đức Giang : thị trấn Đức Giang – Hà Nội Kho Mai Động : Mai Động - Hà Nội Kho Gia Lâm: thị trấn Gia Lâm – Hà Nội Kho Đông Anh: thị trấn Đông Anh – Hà Nội 2.4. Đặc điểm hệ thống sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ Công ty tập trung vào hai thị trường chính Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh, ngoài ra công ty còn kinh doanh với các tỉnh miền Bắc và một số tỉnh miền Trung. Công ty thực hiện chào hàng tới tất cả các cá nhân, đơn vị tổ chức có nhu cầu về các mặt hàng kim khí thông qua các đại lý, cửa hàng bán buôn bán lẻ trong cả nước. Cơ cầu hệ thống kênh bán hàng của công ty CÁC XÍ NGHIỆP CHI NHÁNH TẠI TP.HCM CỬA HÀNG BÁN LẺ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ HÀ NỘI NGƯỜI TIÊU DÙNG CUỐI CÙNG (Nguồn: phòng kinh doanh) -Kênh 1: công ty sẽ bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng. Người tiêu dùng cuối cùng ở đây là các đơn vị sản xuất mua để làm nguyên liệu, các cá nhân mua để tiêu dùng sinh hoạt… Kênh này áp dụng cho những khách hàng quen thuộc có nhu cầu mua với khối lượng lớn. Với kênh bán hàng này quá trình lưu chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng, đơn giản thuận tiện. -Kênh 2: công ty thông qua các xí nghiệp. Các xí nghiệp này lại thông qua các cửa hàng bán lẻ của mình cung cấp cho người tiêu dùng. Thông qua các phản ánh của các cửa hàng bán lẻ thì các cửa hàng kinh doanh sẽ hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Với kênh này quá trình sản xuất và lưu thông được chuyên môn hóa cao, tạo điều kiện phát triển sản xuất, mở rộng thị trường, sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất và vốn đầu tư. -Kênh 3: theo nhu cầu của chi nhánh thì công ty sẽ xuất sản phẩm đến chi nhánh tại đó chi nhánh sẽ trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và trực tiếp bán hàng. Việc tổ chức hệ thống kênh bán hàng như hiện nay giúp công ty quản lý dễ dàng các đơn vị trực thuộc, chi nhánh và các cửa hàng bán lẻ vì tuy công ty không trực tiếp quản lý nhưng lại có được thông tin về các cửa hàng bán lẻ thông qua các xí nghiệp thành viên do các xí nghiệp này quản lý trực tiếp đối với cửa hàng bán lẻ. Do đó có thể nói hệ thống bán lẻ của công ty là khá chặt chẽ thuận tiện trong khâu quản lý. Bên cạnh những kết quả đạt được thì hệ thống bán hàng của công ty vẫn còn những hạn chế khó khăn nhất định. Thị trường của công ty còn quá nhỏ chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trên phạm vi rộng. Hiện tại mạng lưới bán hàng của công ty vẫn chỉ tập trung chủ yếu ở địa bàn Hà Nội, một chi nhánh tại TP.HCM và một phần thuộc địa bàn Hà Tây. Vì thế lượng sản phẩm được bán ra của công ty bị hạn chế, thị trường không được mở rộng, làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Do sử dụng một kênh phân phối trực tiếp nên không thể khai thác lợi thế của những kênh còn lại, mặt khác khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty vẫn phụ thuộc nhiều vào các xí nghiệp và đơn vị trực thuộc. Ngoài ra công ty còn hạn chế trong việc lựa chọn các thành viên của hệ thống bán hàng vì công ty chỉ đơn giản là thông qua hoạt động bán lẻ từ các xí nghiệp, cửa hàng đến người tiêu dùng mà chưa quan tâm đến các đối tượng quan trọng khác là các đại lý kinh doanh cùng mặt hàng kim khí có khả năng cùng hợp tác làm ăn với công ty. Như vậy trong thời gian sắp tới công ty cần tổ chức lại cơ cấu hệ thống bán hàng của mình để đạt được kết qủa kinh doanh tốt hơn. 3.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một trong những báo cáo tài chính tổng hợp cung cấp, phản ánhcác thông tin về tình hình và kết quả của việc sử dụng tiềm năng về vốn, lao động kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý của công ty.Dưới đây là tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 2005-2006. Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2005 đến 2006 (Đơn vị: VNĐ) Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch % Tổng doanh thu 1.050.063.686 1.327.720.574 277.656.888 26,44 Các khoản giảm trừ DT 261.515 170.358 (91.157) (34,86) Doanh thu thuần 1.049.802.371 1.327.550.216 277.747.845 26,46 Giá vốn hàng bán 1.000.713.024 1.268.392.614 267.679.590 26,75 Lãi gộp 49.089.347 59.157.602 10.068.255 20,51 DT hoạt động tài chính 10.995.117 5.266.556 (5.728.561) (52.10) CP hoạt động tài chính 24.194.846 18.345.185 (5.849.661) (24,18) Chi phí bán hàng 16.037.826 20.469.545 4.431.719 27,63 Chi phí quản lý DN 14.312.922 17.505.296 3.192.374 22,3 Lợi nhuận từ HĐ SXKD 5.538.870 8.104.132 2.565.262 46,31 Thu nhập khác 6.084.556 1.270.791 (4.813.765) (79,11) Chi phí khác 1.325.279 4.367.727 3.042.448 229,57 Lợi nhận khác 4.759.277 (3.096.935) (7.856.212) (165,07) Tổng lợi LN trước thuế 10.298.147 5.007.196 (5.290.951) (51,38) Thuế thu nhập DN 0 1.037.580 1.037.580 Lợi nhuận sau thuế 10.298.147 3.969.616 (6.328.531) (61,45) (Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 2005-2006 ta thấy: Tổng doanh thu năm 2005 là 1.050.063.686 đồng và năm 2006 là 1.327.720.574 đồng, tăng 277.656.888 đồng tương ứng tỉ lệ tăng 26,44%.Đây là tỉ lệ tăng tương đối cao chứng tỏ công ty đã có bước chuyển biến mạnh mẽ nhờ có những cải thiện mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Năm 2006, công ty có kế hoạch thực hiện một số biện pháp nhằm kích thích tiêu thụ như có sự ưu đãi đối với khách hàng mua với số lượng hàng lớn, đa dạng hóa các kênh phân phối, các hình thức thanh toán , mở rộng địa bàn hoạt động. Doanh thu thuần năm 2006 là 1.327.550.216 đồng, tăng 277.747.845 đồng tương ứng tỉ lệ tăng 26,46% so với năm 2005 là 1.049.802.371. Chi phí bán hàng của công ty năm 2006 la 20.469.545 đồng, tăng 4.431.719 đồng tương ứng 21,65% so với năm 2005 là 16.037.826 đồng, chứng tỏ công ty chưa tiết kiệm được chi phí bán hàng. Điều này có thể giải thích được là do công ty phải đầu tư vào việc mở rộng phạm vi hoạt đông kinh doanh như đã nói ở trên. Qua các phân tích trên ta thấy nhìn chung công ty đã đạt được những kết quả nhất định nhưng bên cạnh đó công ty cần có phương hướng quản lý hoạt động bán hàng hợp lý hơn nữa nhằm nâng cao doanh thu và lợi nhuận trong những năm tiếp theo. Phần II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ KIẾN TẬP 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do quy mô hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần kim khí hà Nội tương đối rộng và các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng nên công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức phân tán. Tại mỗi đơn vị đều có bộ phận kế toán (bao gồm từ 2 – 10 người) chịu trách nhiệm về công tác hạch toán kế toán tại mỗi đơn vị.Phòng kế toán chịu trách nhiệm về quản ký kế toán tại văn phòng và quản lý bộ phận kế toán dưới đơn vị.Hoạt động kinh doanh dưới đơn vị được đơn vị theo dõi, quản lý và hạch toán theo sự chỉ đạo của lãnh đạo đơn vịvà các phòng nhiệm vụ, văn phòng tổng công ty. Hàng tháng kế toán đơn vị phải lập báo cáo tài chính của đơn vị (theo mẫu công ty quy định) gửi về phòng kế toán tổng công ty. Phòng kế toán công ty căn cứ vào báo cáo đơn vị lập để tập hợp và nên báo cáo tài chính toàn công ty.công ty áp dụng tổ chức công tác kế toán này thì công tác kế toán hạch toán chủ yếu tập trung ở phòng kế toán của công ty, còn ở các đơn vị cơ sở thì có tổ chức công tác kế toán riêng và định kỳ hàng tháng gửi báo cáo quyết toán về phòng kế toán tại công ty. 1.1.Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc Các cửa hàng xí nghiệp trực thuộc công ty hạch toán theo hình thức báo sổ. Ở các đơn vị này có tổ chức bộ máy kế toán riêng, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán tại đơn vị có nhiệm vụ nhận kiểm tra hạch toán, lập các sổ kế toán như ở phòng kế toán công ty. Định kỳ hàng tháng lập báo cáo quyết toán phải phản ánh trung thực, đầy đủ về tình hình kinh doanh của đơn vị tại thời điểm lập báo cáo. Các cửa hàng, tổ trưởng kế toán phải chịu trác nhiệm pháp lý về tính chính xác của báo cáo tài chính. 1.2.Phòng tài chính – Kế toán của công ty kim khí Hà Nội Phòng Tài chính – Kế toán của công ty được biên chế 11 cán bộ công nhân viên đều có trình độ chuyên môn vững vàng và có nhiều kinh nghiệm. Phòng có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn doanh nghiệp, trên cơ sở đó lập báo cáo tài chính giúp cho ban giám đốc công ty có những phương hướng và quyết định chỉ đạo hoạt động kinh doanh của toàn công ty. Phòng tài chính – kế toán của công ty đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp đến là các kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán. Tất cả các nhân viên kế toán trong phòng đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần hành kế toán. Kế toán trưởng: người đứng đầu bộ máy kế toán, tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực, trình đọ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế đọ hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách; tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác; đòng thời cùng ban giám đốc phát hiện mặt mạnh, mặt yếu về côngt ác tài chính – kế toán để giám đốc kịp thời ra quyết định. Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên, thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tỏ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác kế toán của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị nà, vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán toàn công ty. Kế toán hàng hóa: Kế toán tổng hợp và chi tiết nhập, xuất, tồn hàng hóa văn phòng và toàn công ty. Kế toán hàng hóa làm thủ tục thanh toán hóa đơn bán hàng tại văn phòng. Tham gia kiểm toán, kiểm kê hàng hóa định kỳ, độ xuất toàn công ty. Định kỳ lập báo cáo chi tiết tồn kho hàng hóa của văn phòng công ty báo cáo kế toán trưởng. Lập báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hóa hàng tháng, quý, năm của văn phòng và toàn công ty. Theo dõi công nợ quá hạn và khó đòi của các đơn vị trực thuộc (gồm xí nghiệp thép xây dựng, chi nhánh Sài Gòn). Các công việc khác do kế toán trưởng yêu cầu. Kế toán tài sản cố định: Là kế toán thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,phương tiên quản lý, các tài sản khác…cũng như tình hình biến động tăng giảm năng lực hoạt động của các TSCĐ đó. Kế toán quỹ: Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào các chứng từ phát sinh như chứng từ về thanh toán tiền mặt, séc, các khoản thanh toán tiền lương, thanh toán tạm ứng…để lập phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ,có của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phải phân loại và ghi vào sổ sách liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ, với kết quả kiểm kê quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. Kế toán ngân hàng: Lập kế hoạch tín dụng (vay, trả nợ) hàng tháng, quý, năm. Trực tiếp thực hiện các giao dịch với các ngân hàng nơi công ty mở tài khoản về séc, ủy nhiệm chi, mở luân chuyển, vay vốn, bảo lãnh; thực hiện hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp tiền gửi, tiền vay (ngắn hạn,dài hạn) theo dõi các tài khoản kí quỹ; lập báo cáo hàng ngày về diễn biến tỉ giá ngoại tệ, biến động số dư, tiền gửi, tiền vay trả nợ và các phát sinh về tín dụng gửi ké toán trưởng vào đầu giờ làm việc của ngày; Lập các báo cáo định kì và đột xuất liên quan đến tiền gửi tiền vay; Các công việc đột xuất khác do kế toán trưởng yêu cầu. - Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả với khách hàng, với nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc…Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cugn cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ để theo dõi. Đối với những khách hàng, nhà cugn cấp không thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Điều này hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc kế toán. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán các đơn vị phụ thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán hàng hóa Kế toán TSCĐ Kế toán công nợ Kế toán quỹ Kế toán ngân hàng ( Nguồn: phòng Kế toán – Tài chính) 1.3.Tổ chức công tác kế toán của công ty kim khí Hà Nội a.Chính sách kế toán áp dụng tại công ty - Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 - Đồng tiền sử dụng hạch toán: Việt Nam Đồng (VNĐ) - Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền ngoại tệ theo tỉ giá thực tế - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao bình quân - Phần mềm kế toán máy áp dụng cho toàn công ty la Fast Accounting - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: nguyên tắc đánh giá theo giá thực tế, phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì là theo giá thực tế, phương pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật kí chứng từ b.Tổ chức chứng từ kế toán Công tác kế toán của công ty kim khí hà Nội được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Các chứng từ áp dụng tại công ty đều tuân theo đúng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài chính ban hành. c.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh va phân cấp quản lý của công ty, hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoản mới theo các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo quy định của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, để phù hợp với các đặc điểm kinh doanh của công ty, trong hệ thống tài khoản của công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạt động kinh doanh của công ty. Các TK 1561 Giá mua hàng hóa, TK 632 Giá vốn hàng bán, TK 511 Doanh thu bán hàng đều được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo nguồn hàng phù hợp. Các TK 1368 Phải thu nội bộ và TK 336 Phải trả nội bộ cũng được chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc. d. Hệ thống sổ sách kế toán Công ty kim khí Hà Nội hiện nay áp dụng hình thức sổ Nhật kí chứng từ. Hiện nay tại công ty, các xí nghiệp và chi nhánh của công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy, còn ở các cửa hàng từ xưa tới giờ vẫn làm kế toán thủ công nhưng cho tới nay giám đốc công ty đã có quyết định là toàn công ty phải dùng phần mềm kế toán Fast Accounting để dễ dàng tổng hợp số liệu. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ tại công ty được thực hiện như sau: Trình tự ghi sổ sách kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội CHỨNG TỪ GỐC BẢNG KÊ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra ( Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) 2.Các phần hành kế toán chủ yếu Các phần hành kế toán chủ yếu bao gồm Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán Kế toán bán hàng và xác định KQKD Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu và các quỹ 2.1.Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán 2.1.1. Trình tự hạch toán vốn bằng tiền a. Các tài khoản sử dụng TK 111: Tiền mặt Tk 112: Tiền gửi ngân hàng b. Đặc điểm chung về kế toán vốn bằng tiền tại công ty Công ty sử dụng đồng tiền hạch toán là đồng tiền Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Chênh lệch tỉ giá được hạch toán vào tài khoản 635, TK 515 và cuối năm chên lệch được hạch toán vào tài khoản 413 c. Phân loại chứng từ Chứng từ của phần hành kế toán vốn bằng tiền bao gồm: Chứng từ quỹ: phiếu thu, phiếu chi Chứng từ ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu chuyển khoản, giấy ủy nhiệm chi Các chứng từ có liên quan: hóa đơn GTGT, các hợp đồng d. Hạch toán vốn bằng tiền trên sổ kế toán Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng Sổ tổng hợp: nhật kí chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản 111, 112 Quy trình hạch toán được thể hiện theo sơ đồ sau: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ Bảng kê số 1,2 Nhật kí chứng từ số 1,2 Sổ quỹ tiền mặt, TGNH SỔ CÁI CÁC TK 111,112 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Báo cáo quỹ, báo cáo TGNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra e. Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Dựa vào phiếu thu và nột số chứng từ có liên quan kế toán ghi: Nợ TK 111: thu tiền mặt nhập quỹ Có TK 511, 512: doanh thu bán hàng Có TK 33311: thuế GTGT phải nộp Có TK 711, 515: thu nhập từ hoạt động tài chính Có TK 141, 131, 136 : thu hồi các khoản nợ Có TK 112 : rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Dựa vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 112: gửi tiền mặt vào ngân hàng Nợ TK 211, 152, 153 : Mua TSCĐ, công cụ dụng cụ Nợ TK 311, 334, 338, 315 : thanh toán các khoản phải trả Có TK 111 : chi tiền mặt tại quỹ Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 111 : rút tiền ngân hàng về quỹ Nợ TK 211, 213: Mua TSCĐ bằng TGNH Nợ TK 311, 315 : thanh toán các khoản nợ Nợ TK 141 : Tạm ứng cho nhân viên đi công tác Có TK 112 : chi tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 112: Có TK 111 : gửi tiền vào ngân hàng Có TK 511 : ._.doanh thu Có TK 131, 141, 136 : Thu hồi các khoản nợ 2.1.2. Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp a. Tài khoản sử dụng: TK 131 : Phải thu khách hàng TK 331 : Phải trả người bán b. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT Phiếu chi tiền mặt Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đông kinh tế c. Hạch toán trên sổ kế toán: - Sổ chi tiết được lập riêng cho khách hàng và nhà cung cấp. Sổ hi tiết được lập cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng để phản ánh tình hình thanh toán trong trường hợp công ty chấp nhận phương thức thanh toán chậm.Các điều kiện thanh toán chậm được thanh toán đầy đủ trong hóa đơn GTGT. Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào bảng kê tổng hợp tình hình thanh toá. Trong bảng kê này kế toán thanh toán sẽ phản ánh nội dung các nghiệp vụ thanh toán, số tiền và những định khoản cần thiết. Sau đó kế toán sẽ kí vào bảng kê tổng hợp và căn cứ vào đấy để phản ánh vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết được công ty mở cho từng khách hàng hoặc nhà cung cấp. Do đặc thù của mình công ty chỉ mở sổ chi tiết cho từng quý. Dựa vào bảng kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số dư đầu kì, số đã thanh toán trong kì và số dư cuối kì của từng nhà cung cấp hoặc từng khách hàng. Trong trường hợp thanh toán bằng đồng ngoại tệ, công ty quy đổi ra đông Việt Nam theo giá thực tế.Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trưởng sẽ kí sổ chi tiết. Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp hoặc khách hàng. Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để so sánh, đối chiếu với sổ cái. Các sổ tổng hợp bao gồm: nhật kí chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản 131, 331. Hạch toán trên sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Hóa đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa Bảng kê số Nhật kí chứng từ số Sổ chi tiết thanh toán SỔ CÁI CÁC TK 131, 331 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra d. Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán TK 331 phải được mở chi tiết cho từng người bán Mua vật tư căn cứ vào chứng từ như hóa đơn, biên bản giao nhận kế toán ghi: Nợ TK 156 : mua hàng hóa nhập kho Nợ 133 : thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 641, 642 : mua dùng ngay cho bán hàng, QLDN Có TK 331 : phải trả nhà cung cấp Khi tả nợ cho người bán kế toán ghi: Nợ TK 331 : số nợ đã trả Có TK 111 : trả bằng tiền mặt Có TK 112 : trả bằng TGNH Có TK 311, 341 : trả bằng tiền vay Khi được nhà cung cấp cho hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá chấp nhận giảm nợ, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 133: giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 156 Có TK 515 : CKTT được hưởng Ứng trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng: Nợ TK 331 Có TK 111 : ứng trước bằng tiền mặt Có TK 112: ứng trước bằng tiền gửi ngân hàng Trường hợp nợ phải trả người bán không có ai đòi kế toán ghi: Nợ TK 331 : xóa nợ không ai đòi Có TK 711 : thu nhập khác Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua: Khi bán chịu cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 33311 : thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 521 : chiết khấu thương mại Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng NỢ TK 33311 : thúe GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 131 : phải thu khách hàng Khi khách ahngf trả nợ kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán vay ngắn hạn Có TK 131 : phải thu khách hàng Trường hợp khách hàng ứng tiền trước: Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : phải thu khách hàng 2.1.3. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà nước: a. Các tài khoản sử dụng TK 3331 : thuế GTGT phải nộp TK 3333: thuế XNK TK 3335 : thuế thu nhập cá nhân TK 3338 : các loại thuế khác TK 3339 : phí, lệ phí và các loại phải nộp khác b. Chứng từ sử dụng Bảng kê khai nộp thuế, phiếu chi c. Sổ kế toán Các sổ chi tiết thuế GTGT cho các TK 133, 3331,… và nhật kí chứng từ, bảng kê, sổ cái TK 133, 333 d. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu - Khi mua vật tư, hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK 156: hàng hóa Nợ TK 211 : TSCĐ Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 131 : tổng giá thanh toán - Hạch toán thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 111,112,131 : tổng giá thanh toán Có TK 3331 : thuế GTGT phải nộp Có TK 511, 512 : giá chưa co thuế GTGT - Khi nộp thuế GTGT cho ngân sách nhà nước: Nợ TK 3331 : thuế GTGT phải nộp Có TK 111,112… Xác định thuế XK phải nộp: Nợ TK 511 Có TK 3333 Xác định thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 156 : hàng hóa đã nhập kho Có TK 3333 Phản ánh số thuế thu nhập cá nhân thu hộ Nhà nước kế toán ghi: Nợ TK 334 : trừ vào thu nhập phải trả người lao động Có TK 3335 2.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương a. Đặc điểm cảu hạch toán tiền lương và các khaỏn trích theo lương Công ty là một doanh nghiệp có quy mô lớn nên để đáp ứng được khôi lượng công việc khổng lồ hàng nămcông ty phải sử dụng một lực lượng lao động khá lớn Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên chức này qua danh sách lao động tại công tyvà sổ theo dõi riêng cho từng lao động. Danh sách lao động theo dõi một cách tổng quát tình hình lao động toàn công ty. Sổ danh sách lao động được cập nhật dựa vào các chứng từ tuyển dụng, quyết định nâng bậc lương… Sổ lao động dành riêng cho từng cán bộ là sổ theo dõi chi tiết từng cán bộ. b. Tài khoản sử dụng: TK 334 : phải trả công nhân viên TK 3382 : kinh phí công đoàn TK 3383 : bảo hiểm xã hội TK 3384 : bảo hiểm y tế c. Chứng từ sử dụng : Các công việc tính lương tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động phải căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan như: Giấy nghỉ phép, biên bản làm việc…Ngoài ra còn có các chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng, và chi phí kinh doanh, Bảng thanh toàn tiền lương, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành… d. Hạc toán trên sổ kế toán: Sổ chi thiết các loại tài khoản 334, 3382, 3383, 3384 Sổ tổng hợp : nhật kí chứng từ, bảng kê, sổ cái TK 334, 338 Quy trình hạch toán trên sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng chấm công, tiền lương Bảng kê số Nhật kí chứng từ số Sổ chi tiết tiền lương và BHXH… SỔ CÁI CÁC TK 334,338 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra e. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh : - Phản ánh các khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng như trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH… - Phải trả cho người lao động kế toán ghi : Nợ TK 4311 : tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng Nợ TK 4312 : tiền trợ cấp trích từ quỹ phúc lợi Nợ TK 3383 : tiền trợ cấp từ quỹ BHXH Có TK 334 : phải trả cho người lao động - Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương như tiền tạm ứng thừa, BHXH, BHYT mà người lao động phải nộp, thuế thu nhập cá nhân , kế toán ghi: Nợ TK 334 : phải trả người lao động Có TK 141 : tạm ứng thừa Có TK 138 : tiền phạt, tiền bồi thường phải thu Có TK 338 : thu hộ các quỹ BHXH, BHYT - Khi thanh toán cho người lao động : Nợ TK 334 : phải trả người lao động Có TK 112 - Khi trích BHXH. BHYT, kinh phí công đoàn, kế toán ghi: Nợ TK 641, 642..: phần tính vào chi phí doanh nghiệp Nợ TK 334 : phần trừ vào thu nhập của người lao động Có TK 338 (3382, 3383, 3384 ) - Khi nộp BHXH, BHYT, kế toán ghi : Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384 ) Có TK 111, 112 2.3.Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu và các quỹ a. Tài khoản sử dụng : TK 411 : vốn SXKD TK 413 : chênh lệch tỉ giá TK 414 : quỹ đầu tủ và phát triển TK 415 : quỹ dự phòng tài chính TK 416 : quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm TK 421 : lợi nhuận chưa phân phối TK 431 : quỹ khen thưởng phúc lợi TK 441 : vốn đầu tư XDCB TK 461 : nguồn kinh phí sự nghiệp b. Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu : Nguồn vốn kinh doanh : Khi nhận nguồn vốn kinh doanh do ngân sách cấp : Nợ TK 111, 112,… Có TK 411 Khi mua sắm TSCĐ bằng nguồn vốn đầu tư XDCB Nợ TK 441 Có TK 411 Khi bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp : Nợ TK 421 Có Tk 411 Khi nhận quỹ đầu tư và phát triển do cấp trên cấp Nợ TK 111, 112 Có TK 414 Khi bổ sung từ lợi nhuận trong kì Nợ TK 421 Có TK 414 Trích nộp quỹ cho cấp trên Nợ TK 414 Có TK 336, 111, 112 Quỹ dự phòng tài chính Khi tạm trích quỹ từ lợi nhuận Nợ TK 421 Có TK 415 Trị giá tài sản bị thiệt hại bị trừ vào quỹ Nợ TK 415 Có TK 111, 112… Dùng quỹ để bù lỗ NỢ TK 415 CÓ TK 421 PHẦN III: HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ, NHẬN XÉT HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ HÀ NỘI A. Kế toán hàng hoá: 1. Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hoá: Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh. Nhận thức được điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá. Công tác quản lý hàng hoá được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hoá: Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng như: - Thép f6, f8mm tròn cuộn cán nóng của các nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép tròn thanh f10 ¸ f32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 ¸ L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhưng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá. Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nước: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nước: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng xây dựng. 1.2. Đánh giá hàng hoá: Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hoá theo giá thực tế. 1.2.1. Giá hàng hoá nhập kho: Là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Ví dụ: Ngày 8/7/2000 Nhập của chi nhánh Công ty kim khí Thành phố Hồ Chí Minh thép f6 LD: Số lượng: 15.298 kg, đơn giá: 4.000 đ. Trị giá thực tế hàng nhập kho là: 15.298 x 4.000 = 61.192.000 đ 1.2.2. Giá hàng hoá xuất kho: Tại Công ty hiện nay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hoá. Ví dụ: Tồn cuối tháng 6/2000: f6 LD: 62.602,7 kg x 3.963 đ = 248.088.680 đ Ngày 8/7 Nhập thép f6 LD: 15.298 kg x 4.000 đ = 61.192.000 đ Ngày 1/7 Nhập thép f6 LD: 43.391 kg x 4.000 đ = 173.564.000 đ Ngày 20/7 Nhập thép f6 LD: 15.188 kg x 3.940 đ = 59.840.720 đ Ngày 24/7 Nhập thép f6 LD: 14.361 kg x 3.940 đ = 56.582.340 đ Trong tháng xuất bán: 101.123,5 kg. Thành tiền = ? Cuối tháng kế toán tính giá bình quân số hàng trên: = = 3.972,8đ/kg Trị giá thực tế hàng xuất kho: 101.123,5kg x 3.972,8đ = 401.743.440đ 2. Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán: Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội được áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã được Nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định. 2.1. Thủ tục nhập kho: Việc nhập kho hàng hoá nhất thiết phải có hoá đơn(GTGT). Hoá đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành nếu có chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính ban hành. Ngày 8/7/2000 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty viết hoá đơn cho doanh nghiệp số: 043974 (Biểu số 2). BIỂU SỐ 2: HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 8 tháng 7 năm 2000 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 043974 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh C.ty K2 TP. HCM Địa chỉ: 202 Cao Tốc Thăng Long Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Chị Hà Đơn vị: Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội Địa chỉ: 20 Tôn Thất Tùng - HN Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản Số TK: 710F00133 - NH Công thương Đống Đa MS: 03 0039936 021-1 Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3 - 1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2. Thép f8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3. Thép f13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4. Thép f18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5. Thép f20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng tiền hàng: 274.215.800 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 27.421.580 Tổng cộng tiền thanh toán: 301.637.380 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm lẻ một triệu sáu trăm ba bảy ngàn ba trăm tám mươi đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của đơn vị cung cấp(Chi nhánh Công ty KK TP Hồ Chí Minh), kế toán hàng hoá lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hoá, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên. - Một liên lưu tại gốc. - Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, xong đình kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán(Có biên bản giao chứng từ). - Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ví dụ: (Biểu số 3) BIỂU SỐ 3: Đơn vị: C.ty Kim khí HN Địa chỉ: 20 Tôn Thất Tùng - HN PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 7 năm 2000 Mẫu số 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 của BTC Số: 87 Họ tên người giao hàng: A. Sơn Nhập tại kho: Đức Giang Số TT Tên nhãn hiệu quy cách Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Thép f6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép f8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 Thép f13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép f18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép f20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng: 274.215.800 Thuế GTGT 27.421.580 Cộng 301.637.380 Cộng thành tiền bằng chữ: Ba trăm linh mốt triệu, sáu trăm ba bẩy ngàn ba trăm tám mươi đồng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.2. Thủ tục xuất kho: Tại Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội, hàng hoá xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty tư nhân, Cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng. Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà nước. - Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh kim khí khác. Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hoá, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên: + Liên 1: Lưu tại gốc. + Liên 2: Giao cho Phòng kinh doanh để giao hàng cho khách.(để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT)). + Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán viết hoá đơn (GTGT). Hoá đơn(GTGT) của đơn vị được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc. - Liên 2: Giao cho khách. - Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Ngày 3/7/2000 Xuất hàng cho Công ty Licogi, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hoá đơn (GTGT) giao cho khách: (Biểu số 4). BIỂU SỐ 4: HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 7 năm 2000 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty CP kim khí Hà Nội Địa chỉ: 20 Tôn Thất Tùng - HN Điện thoại: 04.8521068 Họ tên người mua hàng: A Vang Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3-1 Số TK: MS: 01 0010641 9-1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f13 LD Kg 3984,3 4.363,63 17.386.011 2. Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3. Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng: 462.061.289 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán: 508.267.417 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu, hai trăm sáu mươi bảy ngàn bốn trăm mười bảy đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) 3. Kế toán chi tiết hàng hoá: Hiện nay Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hoá và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Hạch toán chi tiết áp dụng phương pháp thẻ song song được tiến hánh trên các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho hàng hoá. - Phiếu xuất kho hàng hoá. - Hoá đơn (GTGT). 3.1. Nội dung phương pháp thẻ song song ở Công ty được tiến hành như sau: 3.1.1. Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập,xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hoá được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dài của hàng hoá để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lương thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lượng hàng hoá nhập, xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hoá và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hoá để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. BIỂU SỐ 5: Đơn vị: Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội THẺ KHO Ngày lập thẻ: 1/7/2000 Tờ số: 01 Mẫu số 06 - VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép f6LD - Đơn vị tính: Kg - Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 62.602,7 1 043965 1/7 Nhập của Chi nhánh C.ty Kim khí TP HCM 43.391 105.993,7 2 41290 2/7 Xuất bán 2.500 103.493,7 3 41291 3/7 Xuất bán 3.500 99.993,7 4 043974 8/7 Nhập của Chi nhánh 15.298 115.291,7 5 41300 8/7 Xuất bán 15.000 100.291,7 6 043975 20/7 Nhập của Chi nhánh 15.188 115.479,7 7 043978 24/7 Nhập của Chi nhánh 14.361 129.840,7 Xuất bán ..... Cộng tháng 7 88.238 101.123,5 49.717,2 3.1.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hoá tương ứng với loại hàng hoá. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hoá kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hoá đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hoá cộng lại. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY KIM KHÍ HÀ NỘI Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết hàng hoỏ Sổ tổng hợp NXT hàng hoỏ Đối chiếu Số liệu Cuối thỏng Hàng ngày Hàng ngày Trích sổ chi tiết hàng hóa: BIỂU SỐ 6: Tên hàng hoá: Thép f6 LD Trang: 02 Quy cách, phẩm chất: Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Dư đầu tháng 6/2000 62.602,7 248.088.680 043965 1/7 Nhập CN HCM 4.000 43.391 173.564.000 41290 3/7 Xuất bán 2.500 41291 3/7 Xuất bán 3.500 043974 8/7 Nhập CN HCM 4.000 15.298 61.192.000 41295 8/7 Xuất bán 15.000 043975 20/7 Nhập 3.940 15.188 59.840.720 043978 24/7 Nhập 3.940 14.361 56.582.340 ..... ..... Cộng 88.238 351.179.060 101.123.,5 401.743.440 49.717,2 197.524.300 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hoá tại Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội: Hiện tại Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, toàn Công ty đang sử dụng các tài khoản sau: TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa TK 632: Giá vốn hàng hoá. TK 111, 112, 331, 641, 642, 141,... 4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng: Tại Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vậy trong phạm vi đề tài này tôi xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Khi mua hàng hoá, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập, xuất để tiến hành tổng hợp hàng hoá. - Nếu hàng và hoá đơn cùng về, đơn vị thanh toan ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 Ngày 15/7/2000 Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội mua thép của Công ty kim khí Quảng ninh, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 250.000.000 đ Nợ TK 133: 25.000.000 đ (Ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 111: 275.000.000 đ (Ghi vào NKCT số 1) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, chứng từ chi tiền ghi vào NKCT số 1 (ghi có TK 111, ghi nợ các TK) (Biểu số 7) - Nếu hàng và hoá đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 112 Ngày 3/7/2000 Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội mua thép của Công ty thép Posco thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 589.468.000 đ Nợ TK 133: 58.946.800 đ (Ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 112: 648.414.800 đ (Ghi vào NKCT 2) Căn cứ vào giấy báo nợ và hoá đơn mua hàng kế toán ghi vào NKCT số 2 (Ghi có TK 112, ghi nợ các TK) (Biểu số 8) - Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 Ngày 8/7/2000 mua 67.838 kg thép của chi nhánh Công ty kim khí TP Hồ Chí Minh chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 274.215.800 đ Nợ TK 133: 27.421.580 đ Có TK 331: 301.637.380 đ (Ghi vào NKCT số 5) Chi phí vận chuyển 67.838kg thép từ Hải Phòng về Hà Nội 60đ/kg Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1562: 3.700.000 đ Nợ TK 133: 370.000 đ Có TK 111: 4.070.000 đ (Ghi vào NKTC số 1) - Trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về. Tại Công ty không xảy ra trường hợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. * Nhật ký chứng từ số 1: (Ví dụ xem biểu số 7) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 1 là chứng từ gốc (Hoá đơn, phiếu chi). Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ NKCT 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKTC số 1 để ghi vào sổ cái. * Nhật ký chứng từ số 2: (Ví dụ xem biểu số 8) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan. Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi vào sổ cái. * Ngoài việc phản ánh trên các sổ chi tiết hàng hoá, các NKCT, các trường hợp chưa thanh toán còn được phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán. (Biểu số 9) Ví dụ: Ngày 5/7/2000 trả Công ty Kim khí TP Hồ Chí Minh số tiền mua hàng tháng trước bằng tiền mặt 414.714.513 đ, kế toán ghi: Nợ TK 331: 414.714.513 Có TK 111: 414.714.513 Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, NKCT số 1, NKCT số 2 và các chứng từ liên quan. BIỂU SỐ 9: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Đối tượng: Chi nhánh Công ty Kim khí TP. Hồ Chí Minh Chứng từ Diễn giải TK Đ.ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 970.622.456 93 5/7 Trả công ty 111 414.714.513 94 8/7 Nt 111 112.284.676 43974 8/7 Mua hàng 156 274.215.800 Thuế GTGT 133 27.421.580 98 15/7 Trả chi nhánh 111 175.997.000 99 22/7 Nt 111 267.626.267 107 30/7 Nt 111 3.258.341 Cộng 973.880.797 301.637.380 298.379.039 Dư đầu tháng: 970.622.456 đ Dư cuối tháng: 298.379.039 đ * Từ các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5 (Biểu số 10) * Cách ghi NKCT số 5: - Phần dư đầu tháng: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước - Phần ghi có TK 331, ghi nợ TK khác: Căn cứ vào các sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết, lấy dòng tổng cộng có TK 331 ghi vào dòng đơn vị bán theo cột ứng tiền của NKCT số 5. - Phần theo dõi thanh toán, ghi nợ TK331 đối ứng có ghi các TK khác: Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán lấy dòng tổng cộng nợ TK 331 để ghi vào dòng tương ứng với NKCT số 5. - Phần dư cuối tháng: kế toán cũng căn cứ vào sổ chi tiêt thanh toán với từng người bán, cuối tháng rút số dư từng người và điền vào dòng tương ứng trên NKCT số 5. Cụ thể theo dõi phải trả chi nhánh Công ty Kim khí TP Hồ Chí Minh như sau: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh có - Phát sinh nợ. = 970.622.456 + 301.637.380đ - 973.880.797đ = 298.379.039đ 4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hoá Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính giá bình quân của từng chủng loại hàng hoá, sau khi tính được giá bình quân, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hoá xuất bán. - Xuất kho hàng hoá giao cho người mua hàng: Khi bán hàng hoá của Công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản: Nợ TK 632: 5.009.191.040 đ Có TK 156: 5.009.191.040 đ Ví dụ: Trong tháng 7/2000 Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội xuất bán được 101.123,5kg thép f6 LD. Đơn giá bình quân của thép f6LD là 3.972,8 (Tính được ở VD trang 28). Vậy trị giá vốn thực tế thép f6LD xuất kho trong tháng 7/2000: 101.123,5 kg x 3.972,8 đ = 401.743.440đ * Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá (Vận chuyển, bốc xếp) cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong tháng theo công thức: = x Ví dụ: Số dư đầu kỳ TK 1562: 22.703.900 đ Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong tháng: Số lượng: 1.240.399 kg thành tiền: 86.827.930 đ = x 1.244.710kg = 86.601.700đ Kế toán định khoản: Nợ TK 632: 86.601.700 Có TK 1562: 86.601.700 * Giá vốn của hàng hoá sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá (Theo dõi biểu số 11). Căn cứ vào các NKCT, kế toán số liệu để ghi vào sổ cái (Biểu số 12,13) BIỂU SỐ 12: SỔ CÁI TK 1561 (Tháng 7/2000) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/6 Dư đầu tháng 1.344.898.300 30/7 Mua hàng bằng tiền mặt 111 1.247.618.550 30/7 Mua hàng bằng TGNH 112 1.589.468.000 30/7 Mua hàng chưa thanh toán 331 2.154.032.100 30/7 Xuất bán hàng theo giá vốn 632 5.009.191.040 Cộng 4.991.118.650 5.009.191.040 Dư cuối tháng 1.326.825.910 BIỂU SỐ 13: SỔ CÁI TK 1561 (Tháng 7/2000) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 8/6 Dư đầu tháng 22.703.900 30/7 Chi phí vận chuyển, bốc xếp trả bằng tiền mặt 111 86.827.930 30/7 Phân bổ cho số lượng hàng xuất bán 632 86.601.700 Cộng 86.827.930 86.601.700 Dư cuối tháng 22.930.130 B. Kế toán tiêu thụ hàng hoá I. Tình hình tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội. 1. Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội: Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường, Công ty Cổ phần kim khí Hà Nội đáp áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, bán công trình. Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty thường dựa vào các HĐKT đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, Số TK, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng. Thời hạn thanh toán. Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay, trong kinh doanh công ty cũng luôn củng cố, phát huy việc bán hà._.