Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang trải được các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần thúc đẩy người sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư có hiệu quả. Sau thời gian nghiên cứu, thực tập tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn, cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của PGS.TS Phạm Thị Gái, sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán tại Công ty và sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành chuyên đề “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn”. Tuy nhiên do thời gian và trình độ còn nhiều hạn chế nên chuyên đề đã không tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm, vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý bổ sung nhằm khắc phục những thiếu sót của chuyên đề để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu và củng cố kiến thức của bản thân. Em xin chân thành cảm ơn ! Trong chuyên đề này ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề bao gồm ba phần chính: Chương I: Giới thiệu chung về Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. Chương II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. Nội dung Chương I: Giới thiệu chung về công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn: Công TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn *Tên giao dịch quốc tế: Viet Han information technology Development CO.,Ltd Tên viết tắt: VHitd.Ltd * Địa chỉ trụ sở chính :Lô X3- Khu Ga- Thị trấn Văn Điển, Thanh Trì- HN * Số điện thoại giao dịch : 04.9197249 * Fax : 04.9433882 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Công TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn, hoạt động theo: Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 06 năm 1994 do Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội cấp. Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 06 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp. Sau 10 năm hoạt động trong thị trường cung cấp linh kiện điện tử và các thiết bị tin học, hiện nay Công ty đã dần khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường cũng như xây dựng được niềm tin đối với các bạn hàng. Hoạt động của Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn chủ yếu trong các lĩnh vực như: Chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khách hàng Việt Nam. Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ về công nghệ thông tin, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp cả nước để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng trên thị trường hiện tại cũng như tiềm năng. Vì vậy, Công ty đã đề ra các mục tiêu chính cho sự phát triển của mình, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty đều thực hiện các nhiệm vụ chung sau: Mua bán các mặt hàng về tin học, các linh kiện điện tử phục vụ trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Thực hiện cung cấp các dịch vụ đào tạo về công nghệ thông tin, đào tạo nghề. Quản lý tốt chi phí để góp phần bảo toàn vốn và phát triển Doanh nghiệp. Thực hiện phân phối theo vốn góp cổ phần, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của công nhân viên chức, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Bảo vệ Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty, đảm bảo trật tự an ninh khu vực. Đẩy mạnh việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh. Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của Nhà nước và cơ quan quản lý cấp trên. Về đặc điểm hoạt động kinh doanh, Công ty đảm nhận việc cung cấp, nghiên cứu, tư vấn công nghệ và dịch vụ tin học. Các hướng chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty là: Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard(HP) như: máy tính (PC,máy chủ Unix), máy in máy quét, các thiết bị kết nối mạng cục bộ(Switch, Hub, Carb mạng..) và mạng diện rộng (Router, Remote Access Server..), các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (Lan, Wan) trên các môi trường khác nhau (Netware, WindowsNT, Unit...) dựa trên các công nghệ hệ thống mở. Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách- chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới. Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET), mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thương mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet như: Thư tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điện tử... Công ty đã thiết kế, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế xây dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu như: Chi nhánh Tổng Công ty Hàng không Việt Nam tại phía Bắc, Công ty Bảo hiểm Frudential, Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC), Văn phòng Cục thuế tỉnh Hà Nam, UBNN tỉnh Thái Bình, Văn phòng tỉnh uỷ tỉnh Hải Dương...cùng với một số lượng đông đảo các khách hàng cá nhân đã tin tưởng vào sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Công ty đã đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, đảm bảo cho người lao động có việc làm, có thu nhập khá, đời sống được ổn định. Để đạt được điều đó Công ty đã phải điều hành quá trình kinh doanh hợp lý, khoa học để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty cũng gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường của các đối thủ khác. Tuy nhiên với sự đồng tâm hiệp lực, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự phấn đấu không ngừng của cán bộ công nhân viên, Công ty vẫn đã và đang liên tục phát triển. Bảng số 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2004-2005 Đơn vị: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2003 2004 2005 Tổng doanh thu 25.384.250 31.507.120 42.842.448 Doanh thu thuần 25.150.250 31.302.172 41.947.842 Giá vốn hàng bán 15.684.125 20.078.173 32.648.175 Lợi nhuận gộp 9.466.025 11.223.999 9.299.667 Chi phí bán hàng 1.423.840 1.712.112 1.905.122 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.250.243 4.015.121 4.312.122 Lợi nhuận từ hoạt động KD 4.356.855 5.496.766 3.080.423 Lợi nhuận từ hoạt động TC 2.563.325 3.123.113 1.178.123 Lợi nhuận trước thuế 6.978.321 8.619.879 4.258.546 Thuế thu nhập 1.825.351 2.758.361 1.362.734 Lợi nhuận sau thuế 5.152.970 5.861.518 2.895.812 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của Công ty: 1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty: Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn là Công ty hợp vốn gồm các thành viên không có quy chế của nhà kinh doanh và các thành viên chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của Công ty cho đến hết phần vốn góp của họ. Vốn của Công ty được chia ra từng phần gọi là phần góp vốn không thể hiện dưới hình thức cổ phiếu được nộp đủ ngay từ khi thành lập Công ty. Việc chuyển nhượng vốn góp giữa các thành viên trong Công ty được thực hiện tự do, nhưng nếu muốn phải được sự nhất trí của nhóm thành viên đại diện cho 3/4 số vốn điều lệ của Công ty. Tất cả các thành viên của Hội đồng thành viên trong Công ty đều có quyền tham gia vào các vấn đề của Công ty. Sau mỗi nhiệm kì lãnh đạo, Công ty đều tiến hành các đại hội, bầu Hội đồng thành viên ( có vai trò như Hội đồng quản trị ) và các kiểm soát viên. Các vấn đề chủ chốt của Công ty do Hội đồng thành viên quyết định. Hội đồng thành viên có vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định có tính chất dài hạn hoặc có tính chất ảnh hưởng định hướng trong mỗi kỳ kinh doanh của Công ty. Đồng thời, Hội đồng thành viên có trách nhiệm kiểm soát các hoạt động và hiệu quả kinh doanh của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty được xây dựng trên cơ sở mô hình trực tuyến chức năng. Đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn kỹ thuật của Công ty có 94 người. Trong đó bao gồm: Hội đồng thành viên ( Ban giám sát), Tổng Giám đốc, các Giám đốc, khối phòng ban chức năng, các cửa hàng bán lẻ. Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm các bộ phận kinh doanh và bộ phận chức năng. Trong đó: - Đội ngũ nhân viên phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành: 11 người - Đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ hỗ trợ và phát triển các ứng dụng trên hệ thống UNIX: 9 người - Đội ngũ nhân viên phần mềm: 35 người - Đội ngũ kinh doanh: 25 người - Đội ngũ hành chính, tài chính: 9 người - Đội ngũ khác phục vụ cho công việc chung của Công ty:5 người Các nhân viên được phân công trong các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu và mô hình quản lý của Công ty. Sơ đồ số 1: Sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh Công ty Tổng giám đốc Hội đồng thành viên Ban kiểm soát Kinh doanh xuất nhập khẩu Triển khai và bảo hành Cửa hàng bán lẻ Kỹ thuật hệ thống Giám đốc kinh doanh Giám đốc tài chính Giám đốc kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh dự án Phòng kinh doanh bán lẻ Phòng thương mại điện tử Phòng kỹ thuật phần mềm * Hội đồng thành viên: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Đồng thời Hội đồng thành viên trong Công ty có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của Công ty theo định hướng phát triển ban đầu. * Tổng giám đốc: Là người điều hành hoạt động các lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Có nhiệm vụ duyệt kế hoạch và mục tiêu hoạt động của Công ty, đề xuất và giám sát hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Điều hành các cuộc họp đánh giá hiệu quả hoạt động của Công ty cũng như các kế hoạch trong tương lai. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các đơn vị. Tổng Giám đốc thực hiện việc xây dựng và tổ chức, chỉ đạo thực hiện các chương trình kế hoạch công tác dài hạn, ngắn hạn, sơ kết, tổng kết, báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Hội đồng thành viên của Công ty cũng như trước pháp luật. * Các Giám đốc: Được giao nhiệm vụ điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên, tổng giám đốc và pháp luật. Công ty có 3 giám đốc: + Giám đốc kinh doanh: Là người chịu trách nhiệm chính trong hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ của Công ty. Nhiệm vụ của Giám đốc kinh doanh là phát triển và mở rộng mạng lưới các đại lý và mạng lưới cung cấp dịch vụ của Công ty. Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm tổng kết các kết quả của hoạt động kinh doanh đồng thời lập kế hoạch kinh doanh về dài hạn, ngắn hạn, trung hạn. Là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và là người giúp việc trực tiếp cho Tổng Giám đốc trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh + Giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc cho Tổng Giám đốc và Hội đồng thành viên trong việc quản lý chất lượng của sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp. Giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp, quản lý chất lượng nhân sự làm công tác kỹ thuật của Công ty. Là người chịu trách nhiệm chung với giám đốc kinh doanh trong việc giải quyết các khiếu nại của khách hàng về chất lượng của sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp cũng như các dịch vụ hậu mãi sau bán hàng của Công ty. + Giám đốc tài chính: Giám đốc tài chính là người giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc quản lý tình hình tài chính của Công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên của Công ty về tình hình tài chính của Công ty. Giám đốc tài chính là người cùng với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc hoạch định các chiến lược, kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho sự phát triển của Công ty. Giám đốc tài chính cũng đồng thời kiêm luôn nhiệm vụ của Kế toán trưởng tại Công ty, do đó các khoản thu chi của Công ty phải được Giám đốc tài chính thông qua mới được thực hiện. Giám đốc tài chính cũng đồng thời là người quản lý chung công tác kế toán tại Công ty. * Các phòng ban: + Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính là nơi tập hợp các chứng từ kế toán cũng như lập các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong các kỳ. Phòng kế toán giúp việc cho Giám đốc tài chính có thể quản lý được các khoản phải thu, phải nộp và các chi phí phát sinh trong kinh doanh của Công ty. Là nơi lập các dự toán tài chính cho Công ty qua các kỳ kinh doanh, theo dõi công nợ và thanh toán với khách hàng. Phòng tài chính kế toán tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn còn kiêm luôn nhiệm vụ văn thư lưu trữ và lưu chuyển các công văn, mệnh lệnh của cấp trên đến các phòng ban khác trong Công ty. + Phòng kinh doanh dự án: Nhiệm vụ của phòng kinh doanh dự án là thiết lập các hợp đồng cung cấp dịch vụ và sản phẩm cho các dự án lớn của Nhà nước và tư nhân mà Công ty tham gia, đồng thời tham gia các hợp đồng xuất nhập khẩu của Công ty. + Phòng kinh doanh bán lẻ: Đây là nơi phụ trách kênh phân phối lẻ và các dịch vụ hậu mãi, bảo hành sau bán hàng của Công ty. Nhiệm vụ chính của phòng Kinh doanh bán lẻ là thiết lập hệ thống phân phối sản phẩm và dịch vụ đến tận tay khách hàng nhỏ lẻ của Công ty. Phòng kinh doanh bán lẻ giúp việc cho Giám đốc kinh doanh lập kế hoạch bán hàng, các chiến lược kinh doanh cũng như nhận phản hồi và phân tích phản hồi từ thị trường về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của Công ty. + Phòng thương mại điện tử: Đây là một phòng ban mới thành lập của Công ty nhằm thích ứng với xu hướng phát triển của thương mại điện tử tại Việt Nam. Nhiệm vụ chính của phòng thương mại điện tử tại Công ty là quảng bá thương hiệu cũng như phát triển thị trường thông qua mạng Internet, thiết lập các đơn hàng của Công ty thông qua mạng. + Phòng kỹ thuật phần mềm: Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật phần mềm là hỗ trợ các dịch vụ sau bán hàng của Công ty, nghiên cứu, ứng dụng và phát triển các phần mềm tin học. Phòng kỹ thuật phần mềm là nơi nghiên cứu các ứng dụng phần mềm mới nhất do những nhà sản xuất phần mềm trên thế giới cung cấp nhằm đưa các ứng dụng đó vào phục vụ khách hàng của Công ty. Đồng thời đây cũng là nơi nghiên cứu nhằm khắc phục những hạn chế của các phần mềm đã được triển khai trước đó để hoàn thiện và phù hợp hơn với khách hàng. Các bộ phận phòng ban chuyên môn và các bộ phận kỹ thuật khác có nhiệm vụ giúp việc và tham mưu cho ban Giám đốc. Cùng với việc mở rộng quy mô, tăng vốn điều lệ thì đội ngũ nhân lực của Công ty cũng được tăng lên cho phù hợp với sự phát triển của Công ty: Bảng số 2: Số lượng lao động trong công ty Năm 2004 2005 2006 Người 65 86 94 1.2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Về đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn là một doanh nghiệp thương mại lấy việc kinh doanh các mặt hàng trang thiết bị, linh kiện điện tử phục vụ công nghệ thông tin là hoạt động chủ yếu. Hiện nay, Công ty nhập hàng từ các hãng cung cấp lớn như Hewlett Packard(HP), Dell, Intel…Công ty nhập hàng với khối lượng lớn rồi thông qua mạng lưới các cửa hàng, đại lý của mình để cung cấp cho khách hàng. Giá cả của Công ty phụ thuộc vào giá cả do các nhà cung cấp trong những thời kỳ khác nhau, do vậy việc kinh doanh cũng tuỳ thuộc vào tình hình giá cả các mặt hàng trên thị trường thế giới. Vì nguyên nhân này nên muốn ổn định giá cả các mặt hàng bán ra, Công ty cần có những chiến lược dự trữ hàng hoá qua các thời kỳ khác nhau, tránh bị ảnh hưởng của thị trường thế giới. Bên cạnh đó, Công ty cũng tham gia cung cấp các, dịch vụ phục vụ công nghệ thông tin như lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị và linh kiện điện tử. Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách-chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới. Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET), mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thương mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet như Thư tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điện tử... Đối với mảng cung cấp dịch vụ, do uy tín của đội ngũ cán bộ kỹ thuật của Công ty ngày càng cao nên lượng khách hàng tin tưởng vào các dịch vụ do Công ty cung cấp ngày càng lớn, đem lại doanh thu cao và ổn định trong suốt thời gian qua. 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn: Công TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn là một Doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên về các sản phẩm dịch vụ tin học. Để phù hợp cho công tác quản lý và hoạt động kinh doanh của mình, Công ty tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán riêng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình một cách gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng kế toán là: Tổ chức thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê. Lập dự toán tài chính ngân sách các năm. Tổ chức bộ phận thanh toán với khách hàng và thu hồi công nợ, thu tiền hàng. Theo dõi và quản lý hàng hoá, tài sản của Công ty trong các hoạt động thường xuyên cũng như đột xuất. Phối hợp với các phòng ban khách cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của người lao động trong Công ty. Lập bảng kê thu và thuế VAT, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, lập báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan chức năng, Trích trả lương, các khoản công tác phí và phụ phí cho người lao động theo bảng lương. 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Là một Công ty chuyên cung cấp các thiết bị, dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin nên Công ty đã áp dụng triệt để ứng dụng tin học vào tổ chức, quản lý tài chính kế toán làm giảm bớt được rất nhiều công đoạn thủ công. Do đó, nguồn nhân lực của Công ty tuy không nhiều nhưng được sử dụng rất hiệu quả, đồng thời phát huy được thế mạnh của Công ty về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Công ty đã áp dụng chương trình kế toán trên máy tính nên bộ phận nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của Việt Nam. Nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác tài chính kế toán. Đây là một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho lao động con người, có độ chính xác cao. Fast Accounting đáp ứng được yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính trong Công ty. Để đảm bảo bộ máy Tài chính -Kế toán hoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình Doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác tài chính kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức này, chứng từ về tài chính kế toán đợc gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính. Sơ đồ số 2 Sơ đồ bộ máy Tài chính - Kế toán Giám đốc tài chính Kiêm kế toán trưởng Kế toán giao dịch hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán TL và BH Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ Kế toán tiền Kế toán hàng hoá Kế toán quản lý hàng hoá Kế toán công nợ tạm ứng phải thu và vay đối tượng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ * Kế toán hàng hoá kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình Nhập-Xuất-Tồn các loại hàng hoá, tính giá vốn hàng hoá và lập báo cáo hàng hoá trong mỗi kỳ kinh doanh của Công ty, đồng thời kiểm tra và theo dõi chất lượng của hàng hoá nhập kho, xuất kho. Phối hợp cùng với lãnh đạo thực hiện việc kiểm kê định kì hàng hoá của Công ty. * Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo bán hàng, quyết toán của Công ty vào ngày 30 hàng tháng, lập báo cáo tài chính, các bảng cân đối các tài khoản. Theo dõi và ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kế toán tổng hợp phát sinh trong kỳ, tổng hợp và xử lý nhanh các thông tin kế toán để góp phần cải thiện tình hình tài chính của Công ty. * Kế toán công nợ: Dựa vào các hoá đơn bán hàng hàng ngày, các khách mua từ đó ghi sổ công nợ và có các kế hoạch thu tiền. Thực hiện việc báo cáo tình hình thanh toán công nợ của các khách hàng theo các kỳ kinh doanh, đề ra các kế hoạch thu hồi công nợ và phương án xử lý các khoản thu khó đòi. * Kế toán tiền lương và bảo hiểm: Có nhiệm vụ lập bảng lương, tính và nộp bảo hiểm, khi Công ty có sự thay đổi nhân sự, kế toán tiền lương phải thống kê và tính lương và các khoản phải trích theo lương để lập báo cáo cho Giám đốc tài chính, theo dõi việc chi trả lương cho người lao động. Kế toán tiền lương theo dõi việc thanh toán các khoản chi phí, các khoản phụ cấp và tạm ứng của người lao động. * Kế toán chi phí: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp. Kế toán chi phí tiếp nhận các hoá đơn, chứng từ chi phí, cuối tháng kế toán chi phí tập hợp các chứng từ chi phí để lập báo cáo về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp trình Giám đốc tài chính. * Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình tăng giảm tài sản cố định, lập các báo cáo về tài sản cố định trong các kỳ hoạt động kinh doanh của Công ty. Theo dõi và tập hợp các chứng từ tăng giảm của TSCĐ, tiến hành thanh lý các TSCĐ đã hết khấu hao và không còn sử dụng trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán TSCĐ tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn còn kiêm luôn công việc văn thư phòng như nhận công văn đến, chuyển công văn đi và lưu trữ công văn. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu tiền, thanh toán các khoản thu chi trong ngày, tháng theo dõi tài khoản ở ngân hàng, viết séc. Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, xuất và thu tiền mặt theo lệnh của Giám đốc tài chính và Tổng giám đốc cũng như các quy định và nguyên tắc kế toán do Nhà nước quy định. Thủ quỹ không được tiếp cận với các sổ sách kế toán khác và không có quan hệ ràng buộc với các kế toán viên khác theo quy định của Pháp luật. 1.3.2. Tổ chức hình thức sổ sách của Công ty: Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, quy mô kinh doanh thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác tài chính kế toán. Theo hình thức ghi sổ này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật kí chung theo trình tự thời gian phát sinh và nghiệp vụ kinh tế đó, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo hình thức ghi sổ này, phòng kế toán đã sử dụng các loại sổ sau đây: Sổ Nhật kí chung, Sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Báo cáo tài chính gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo “ Kết quả hoạt động kinh doanh”, Thuyết minh báo cáo tài chính. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật kí chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng( cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “ Bảng cân đối phát sinh” và Báo cáo tài chính. Về tổ chức hệ thống báo cáo: Hiện nay công ty đang sử dụng hai hệ thống báo cáo. Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Hệ thống báo cáo tài chính được lập định kỳ vào cuối quý, bao gồm: Bảng CĐKT , Báo cáo KQKD, thuyết minh Báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị, được lập vào ngày cuối cùng của từng tháng, bao gồm: Báo cáo bán hàng, Báo cáo hàng tồn kho,… Phục vụ Kế toán trưởng trong việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh một cách chính xác nhất và là căn cứ để ban lãnh đạo công ty ra các quyết định chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Sơ đồ số 3 Trình tự ghi sổ theo hình thức NKC tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh Trong đó: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu cuối tháng : Ghi cuối kỳ Về công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty thực hiện theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Việc định giá theo đơn giá trung bình ( hàng luân chuyển trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khấu hao tài sản cố định và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính. Chương II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn 2.1. Đặc điểm của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn: 2.1.1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại tại Công ty: Hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn bao gồm 2 giai đoạn: Mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá. Đối tượng kinh doanh của Công ty là trang thiết bị linh kiện điện tử tin học và các ứng dụng phần mềm phục vụ trong nghành công nghệ thông tin, đồng thời Công ty cũng cung cấp các dịch vụ phục vụ khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Quá trình cung cấp và lưu chuyển hàng hoá của Công ty được thực hiện theo 2 phương thức bán buôn và bán lẻ, thông qua các hình thức như : Bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, bán thông qua trực tiếp các đại lý của Công ty.Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, hàng hoá có tiêu thụ được hay không là vấn đề sống còn của Công ty. Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Công ty đã không ngừng cải tiến phương thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận. Tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng và khách hàng mà công ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp. 2.1.2.Đặc điểm của phương thức bán hàng tại Công ty: Tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn có 2 hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn trực tiếp và bán lẻ. Đối với trường hợp bán buôn là bán hàng với số lượng lớn, cho các tổ chức bán lẻ khác tổ chức kinh doanh, dịch vụ nhằm đưa hàng tới người tiêu dùng thông qua sự phân phối của các đối tác bán lẻ khác. Tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511, còn lại 2 liên giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn VAT được lập thành 3 liên tương ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn VAT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511. Đối với trường hợp bán lẻ, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’ kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511, ghi nợ TK 111. Nếu không kèm phiếu thu tiền (Trường hợp khách hàng chưa thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi nợ TK131 đồng thời phản ánh trên Nhật ký chung số 1 các trường hợp sau tương tự như trường hợp bán buôn. 2.1.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng: Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt. - Thanh toán không dùng tiền mặt: - Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C. Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phương tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. 2.2. Hạch toán giá vốn hàng bán: 2.2.1. Chứng từ sử dụng: Để thực hiện quá trình hạch toán đúng đắn, chính xác, phù hợp với chế độ kế toán giá vốn hiện nay, kế toán cần phải tổ chức hạch toán ban đầu dựa trên các loại sổ sách, chứng từ sau đây: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê định kỳ hàng hóa… 2.2.2. Trình tự hạch toán giá vốn hàng bán: Hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện theo sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ số 4 Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) TK 156 TK 632 TK 911 TK 157 Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán giao đại lý gửi bán hoặc giao đại lý đã tiêu thụ Bảng số 3 Phiếu nhập kho Số………. Ngày 13 tháng 04 năm 2005 Nợ TK 156._.