Hoàn thiện công tác kế hoạch tại Công ty SMW, trực thuộc Tập đoàn Nhựa Đông Á

H của một công ty là điều không đơn giản, không thể áp đặt bất kỳ mô hình KH của một công ty nào cho một công ty khác hay máy móc áp dụng mô hình chỉ trên lý thuyết vào thực tế doanh nghiệp. Đề tài này mang tựa đề “Hoàn thiện công tác KH tại công ty SMW, trực thuộc Tập đoàn Nhựa Đông Á” nhưng thực sự chỉ là những nhận định về thực trạng công tác KH, đưa ra những nhận định sơ lược và đề ra những giải pháp cơ bản. Chuyên đề không tham vọng xây dựng một hệ thống KH mà chỉ dừng lại ở những gợi ý để góp phần hoàn thiện hơn cho công tác KH tại công ty SMW. Phần I: Những vấn đề lý luận về công tác KH sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. KH và KHH sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Khái niệm KH và KHH. Khái niệm KH: Trong mọi hoạt động của đời sống vật chất, KH là một công cụ không thể thiếu giúp cho mục tiêu của các chủ thể đạt được tối ưu nhất. Mọi người dùng thuật ngữ KH như để ám chỉ cho sự chuẩn bị sẵn sàng cho việc thực hiện mục tiêu của mình. Mọi việc sẽ trở nên khó khăn hơn khi nó không được chuẩn bị thông qua KH, ngay cả khi nó không thực sự được thể hiện trên văn bản mà chỉ xuất hiện trong đầu của chủ thể. Do vậy có thể coi như KH đã là tiềm thức của con người trong mọi hoạt động xã hội. Trên quan điểm như vậy, chúng ta có thể hiểu theo cách chung nhất: KH là sự thể hiện mục đích, kết quả và cách thức cũng như giải pháp thực hiện cho một hành động trong tương lai. Cụ thể hơn KH giúp chúng ta trả lời bốn câu hỏi sau: Chúng ta đang ở đâu? Chúng ta muốn đi đến đâu? Chúng ta đi bằng cách nào? Làm sao biết chúng ta đang đi đúng hướng? Với câu hỏi “chúng ta đang ở đâu?”, nó sẽ cho chúng ta đánh giá được tiềm năng cũng như nguồn lực là cơ sở của việc lên KH thực hiện. Câu hỏi tiếp theo “chúng ta muốn đi đến đâu?” sẽ thể hiện mục tiêu mong muốn đạt đến trong tương lai. Sẽ không là khả thi nếu câu hỏi tiếp theo “chúng ta đi bằng cách nào?” chúng ta không trả lời được. vì nó là một căn cứ quan trọng để xác định tính khả thi của KH được lập ra. Chúng ta lập ra KH cho tương lai trong thời điểm hiện tại dựa trên những tích luỹ nguồn lực trong quá khứ và đưa ra những giả định trong tương lai vì vậy sự sai khác giữa KH và thực tế là khó tránh khỏi, dẫn tới điều chỉnh KH theo hướng phù hợp hơn. Tuy nhiên để làm được điều đó thì cần phải trả lời được câu hỏi “làm sao biết chúng ta đang đi đúng hướng?” thông qua việc theo dõi, đánh giá. KH trong sản xuất kinh doanh mang những tính chất chung của KH nói chung những cũng có những đặc trưng riêng có của nó. KH trong sản xuất kinh doanh có sứ mệnh giúp doanh nghiệp hoạch định phát triển trong môi trường cạnh tranh. Khái niệm KHH: KHH là một quá trình liên tục bao gồm việc đưa ra các mục tiêu cần đạt đến trong tương lai; lựa chọn và quyết định các phương án khác nhau trong tổ chức và sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu đặt ra cho tương lai. Nếu như KH giúp ta trả lời bốn câu hỏi trên thì KHH là quá trình thực hiện từ lập KH đến theo dõi đánh giá. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vai trò của KHH ngày càng quan trọng hơn. Đó là đòi hỏi tất yếu của môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp cần phải sẵn sàng đương đầu với những biến động của thị trường với sự chuẩn bị bằng quy trình KHH. Cụ thể hơn doanh nghiệp phải làm tốt khâu kập KH, tổ chức thực hiện KH, theo dõi đánh giá và tiến hành hiệu chỉnh KH. Phân biết KH và KHH. Từ những nhận định trên về KH và KHH, ta có thể thấy rằng KH và KHH là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Nếu KH là một công cụ để quản lý thì KHH là một quá trình mà trong đó khâu lập KH chỉ là bước đầu tiên. Nói một cách hình tượng thì KH là linh hồn của KHH, mọi giai đoạn trong quy trình KHH đều ẩn chứa hình bóng của KH. Chẳng hạn như trong khâu theo dõi đánh giá của quy trình KHH thì cơ sở của nó là bảng chỉ số theo dõi đánh giá được thiết lập trong KH. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thiết lập được quy trình KHH càng tiến dần đến hoàn hảo càng tạo tiền đề để sinh ra các KH kinh doanh tốt, giúp doanh nghiệp phát triển. Chức năng KHH sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Chức năng ra quyết định. Ra quyết định là một công việc thường xuyên và liên tục của một doanh nghiệp. Để đạt được thành công trong kinh doanh thì việc ra quyết định đúng đắn rất quan trọng. Đặc biệt trong kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, những biến động kinh tế diễn ra thường xuyên và liên tục buộc doanh nghiệp phải thích nghi nhanh hơn. Không ra quyết định đúng và kịp thời sẽ khiến doanh nghiệp mất cơ hội thậm chí phá sản. Nhưng khi một quyết định đưa ra thường phải sau một thời gian tính đúng đắn của nó mới thực sự có được sự kiểm chứng. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần có phương cách ra quyết định tốt. Rõ ràng để có được điều đó thì cần có nhiều yếu tố như lãnh đạo có kinh nghiệm, trình độ quản lý giỏi, kênh thu thập thông tin thị trường hoàn chỉnh và một yếu tố quan trọng đó là hệ thống KHH doanh nghiệp. KHH doanh nghiệp cho phép xây dựng quy trình ra quyết định và phối hợp ra quyết định. Cụ thể hơn khi doanh nghiệp thực sự đã có được hệ thống KHH tốt thì các quyêt định đưa ra dựa theo KH sẽ có tính đúng đắn cao. Bên cạnh các quyết định dựa trên KH còn có những quyết định đột xuất, nằm ngoài KH nhưng nhờ có tính hướng mục tiêu của hệ thống KH mà các quyết định đó cũng được hỗ trợ. Hơn nữa một doanh nghiệp hoạt đông bao gồm nhiều phòng ban chức năng với các chức năng ra quyết định khác nhau. Việc thống nhất các quyết định rất quan trong để làm được điều đó thì việc đặt cơ cấu hoạt động trong hệ thống KH là tất yếu. Chức năng giao tiếp. Môi trường doanh nghiệp là một phức hợp nhiều mối quan hệ: lãnh đạo và phòng ban chức năng; giữa các phòng ban chức năng. Đặc biệt trong các doanh nghiệp lớn thì mối quan hệ đó càng thêm trở nên phức tạp hơn. Phối hợp hoạt động hiệu quả sẽ giúp vận hành doanh nghiệp tốt. Có những hiện tượng diễn ra trong một số doanh nghiệp: các phòng ban ra các quyết định không thống nhất hay các phòng ban phải mất thời gian chờ đợi các quyết định liên quan làm giảm hiệu quả quản lý và đánh mất cơ hội kinh doanh. Nếu xây dựng được các cơ sở ra quyết định chung cho doanh nghiệp định hướng cho các quyết định của các cấp, phòng ban chức năng thì những hiện tượng trên sẽ không còn tồn tại trong doanh nghiệp. Cơ sở đề cập ở đây đó chính là các KH của doanh nghiệp, nó bao gồm: tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, KH tác nghiệp (Marketing, nhân sự, tài chính…).Các KH phải được truyền bá hoàn chỉnh trong toàn doanh nghiệp và nó có thể trở thành văn hoá kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng quyền lực. Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh do vậy phân bổ quyền lực là một điều tất yếu. Tuy nhiên làm thể nào để phân bổ quyền lực hiệu quả không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Nguyên nhân của điều đó là sự không thống nhất giữa các cấp trong một doanh nghiệp. Hay nói cách khác là quyền lực không thống nhất với hiệu quả công việc mang lại. Các quyết định đưa ra không có được niềm tin của các phòng ban chức năng dẫn đến tổ chức thực hiện không được như mong muốn. Điều này sẽ hoàn toàn khác nếu doanh nghiệp xây dựng được hệ thống KHH hợp lý và khoa học. Các quyết định đều hướng theo chiến lược và mục tiêu đã đặt ra, đảm bảo định hướng phát triển trong tương lai và sự “thống trị” của ban lãnh đạo. Rõ ràng uy quyền của ban lãnh đạo là nền tảng của kỷ luật trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vai trò của kỷ luật lao động thì thực tế đã chứng minh tầm quan trọng của nó. KH là sự tổng hợp từ nội lực của doanh nghiệp hay nói cách khác mọi người đều được đóng góp vào KH với tư cách là người ra quyết định chỉ có điều nó được tổng hợp và công bố dưới ngôn ngữ của ban lãnh đạo mà thôi. Vai trò của KHH trong doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp để tồn tại cần có những biện pháp thích nghi với những biến động thường xuyên của thị trường. Doanh nghiệp không thể biết chắc chắn mười năm tới, năm năm tới, năm tới, tháng tới thậm trí là ngày mai phải đối mặt với những gì. Điều đó có vẻ như mâu thuẫn với những KH dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp. Câu hỏi nếu doanh nghiệp không cần lập KH mà chỉ cần đối phó tốt với những biến động nhất thời của thị trường thì sao? Thực tế không doanh nghiệp nào dám làm như vậy dù rằng công cụ KH lập ra có thể chưa hợp lý nhưng đều có KH cho riêng mình. Trước hết khẳng định KH là không thể thiếu trong kinh tế thị trường hiện nay. Hoàn toàn không có mâu thuẫn nào giữa biến động của kinh tế thị trường và KHH của doanh nghiệp (khi KHH đã thực sự tôt) bởi vì KH lập ra là dựa trên quy luật của kinh tế thị trường. Không thể đòi hỏi một KH đặt ra đã thực sự hợp lý nhưng nó sẽ hoàn thiện hơn khi tính linh hoạt, có sự điều chỉnh của KH được phát huy. Các vai trò của KHH được thể hiện cụ thể như sau: Định hướng hoạt động của doanh nghiệp vào các mục tiêu. Mục tiêu là một khái niệm rộng, nó bao gồm mục tiêu gắn với thời gian (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn); mục tiêu toàn doanh nghiệp với các mục tiêu phòng ban chức năng. Điều quan trọng là phối hợp thống nhất giữa các mục tiêu. Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không dễ dàng lập ra các mục tiêu rồi phấn đấu thực hiện các mục tiêu đó mà nhiều khi phải hy sinh một vài mục tiêu nào đó để đạt các mục tiêu còn lại. Vấn đề phải từ bỏ mục tiêu nào tuỳ thuộc vào hoàn cảnh của doanh nghiệp nhưng thường để đạt mục tiêu dài hạn thì việc coi nhẹ một vài mục tiêu trước mắt là có thể được. Chằng hạn như nhiều công ty sản xuất ô tô sẵn sàng thu hồi những chiếc xe bị lỗi kỹ thuật đã bán ra thị trường, chấp nhận giảm mức doanh thu và sụt giảm sản lượng bán ra trước mắt nhưng đổi lại có được niềm tin của khách hàng và sự tăng trưởng trong tương lai. Nếu cân nhắc với việc để khách hàng tẩy chay sản phẩm thì lựa chọn trên là tốt hơn nhiều. Có thể mô tả chiến lược trên là “lùi một bước để tiến ba bước”. Có một hệ thống KHH hợp lý sẽ hướng các hoạt động của doanh nghiệp vào thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp và hiện tượng cộng hưởng các mục tiêu của các phòng ban, các mục tiêu ngắn hạn làm khuếch đại mục tiêu trong dài hạn. KHH giúp doanh nghiệp ứng phó với những biến động của thị trường. Thị trường là cơ sở vừa là đối tượng tác động của doanh nghiệp hay nói cách khác doanh nghiệp ra quyết định dựa trên nghiên cứu thị trường và các quyết định đó cũng nhằm tác động lại thị trường. Những doanh nghiệp thành công là những doanh nghiệp nắm bắt kịp thời những biến động của thị trường. Những biến động ấy là liên tục và tất yếu. Có thể nói ảnh hưởng của thị trường là tổng hợp của rất nhiều yếu tố trong có những yếu tố tích cực – tiêu cực, ngắn hạn – dài hạn, trực quan - tiềm ẩn và có những tác động dự đoán trước được và cũng có những tác động không. Các ảnh hưởng đó được doanh nghiệp nhân diện thông qua các thông tin. Có rất nhiều vấn đề đặt ra liệu doanh nghiệp có được những thông tin cần thiết không? Xử lý các thông tin có chính xác kịp thời không? Các quyết định nên đưa ra là gì?... Khi tham gia vào thị trường doanh nghiệp vừa chủ động vừa bị động. Chắc chắn 100% doanh nghiệp đều muốn càng chủ động càng tốt vì điều đó mang lại lợi ích vô cùng lớn. Để làm được điều đó thì một hệ thống KHH hoàn chỉnh là công việc doanh nghiệp phải có. KHH là một quy trình tổng hợp của nhiều quy trình vận hành nhiều hệ thống khác nhau. Hệ thống thu thập thông tin liên tục sẽ giúp doanh có một bức tranh toàn cảnh về thị trường; thông tin sẽ được xử lý chuyển về các bộ phận có trách nhiệm ra quyết định trong công ty. Rõ ràng làm được điều đó sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Thực tế đã chứng minh vài trò vô cùng quan trọng của việc lắm bắt được thông tin của thị trường kịp thời, chính xác là cơ sở để doanh nghiệp nhận diện được những cơ hội và cả những thách thức. Câu hỏi lớn đặt ra là doanh nghiệp xây dựng hệ thống thu thập thông tin như thế nào? Bất kỳ một công ty nhỏ hay một tập đoàn lớn thì bản chất của phương pháp không khác nhau, chỉ có điều thường các công ty lớn đã có bước đi trước và thực tế đặt ra với họ khốc liệt hơn. Không khó để thiết kế được một hệ thống thu thập thông tin hiệu quả, nó hoàn toàn nằm trong khả năng của doanh nghiệp. Các kênh bán hàng là cơ sở đầu tiên phải sử dụng và tuỳ theo khả năng, mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp có thể thiết kế cho mình một hệ thống riêng. Dự báo thị trường là một nhiệm vụ quan trọng của KHH doanh nghiệp. Phần lớn những sự kiện tác động tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước khi thực sự xẩy ra nó đã có dấu hiệu từ quá khứ. điều quan trọng là doanh nghiệp có nhận ra? Khi doanh nghiệp đã làm tốt khâu dự báo thì các mục tiêu của doanh nghiệp sát thực hơn và khả năng đạt được cũng cao hơn nhiều. KHH là cách thức hiệu quả phối hợp nguồn lực của doanh nghiệp. Nguồn lực là một khái niệm tổng hợp, nó bao gồm mọi yếu tố cấu thành nên khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng bị giới hạn về nguồn lực, chẳng hạn như mong muốn phát triển lớn mạnh luôn lớn hơn khả năng về vốn hiện có của doanh nghiệp; mọi doanh nghiệp đều muốn xây dựng một cơ cấu nhân sự hoàn hảo nhưng đội ngũ nhân sự trước mắt không cho phép thực ngay điều đó mà phải xây dựng hệ thống dựa trên đội nhũ đã có. Chính vì vậy một bài toán đặt ra là doanh nghiệp phải phân bổ nguồn lực của mình một cách hiệu quả nhất nhằm đạt mục tiêu cao nhất có thể. Có một vấn để là các mục tiêu đặt ra dựa trên đánh giá thực trạng nguồn lực của doanh nghiệp và sau đó phối hợp các yếu tố nguồn lực để đạt mục tiêu đó, phải chăng ở đây có một sự luẩn quẩn? Có nhiều quan điểm khác nhau về điều này: đặt mục tiêu thấp để khả năng hoàn thành cao (ngay cả khi nguồn lực chưa sử dụng hết) nhưng nếu đứng trên vai trò của một doanh nghiệp hoạt đông cơ chế thị trường thì mục tiêu đặt ra phải dựa trên khả năng phát huy tối đa nguồn lực. Một câu hỏi nữa đặt ra là “làm thế nào để biết đã tối đa hoá nhuồn lực hay chưa?”. Vì nguồn lực không chỉ dừng ở có những yếu tố nguồn lực nào mà còn là sự phối hợp các nguồn lực đó ra sao nên trong thực tế doanh nghiệp phải mất một quá trình mới có thể hoàn thiện cách thức tạo lập và phối hợp nguồn lực hiệu quả. KHH là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp đánh giá nguồn lực hiện có, phối hợp và phân bổ nguồn lực hiệu quả. Doanh nghiệp là một tổ chức bao gồm nhiều phòng ban chức năng với những mục tiêu riêng đặt trong thống nhất với những mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Có một thực tế là không phải bao giờ đạt được mục tiêu cao nhất của phòng ban chức năng sẽ tốt nhất cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Chẳng hạn như theo đuổi mục tiêu marketing tiêu là một mục tiêu tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp nhưng nhiều khi lại là sự lãng phí, vì thực trạng chưa cần phải đầu tư lớn đến vậy. Một chu trình KH hoàn chỉnh sẽ là tổng hợp hài hoà những mục tiêu của tất cả các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp. Phân loại KHH sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Phân loại theo thời gian. KH dài hạn: KH dài hạn có thời gian 10 năm. Doanh nghiệp nhìn nhân thực trạng của mình; môi trường cạnh tranh hiện tại cùng với xu hướng biến động trong tương lai của nó làm cơ sở để ra các mục tiêu. Các chỉ số kinh tế vĩ mô như: tăng trưởng kinh tế (gGDP), chỉ số giá tiêu dùng (CPI), tỷ lệ lạm phát, thu nhập bình quân đầu người, tỷ lệ thất nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp không đủ khả năng để phân tích những biến số kinh tế vĩ mô kể trên nhưng hoàn toàn có được thông tin mình muốn thông qua nhưng phân tích chuyên môn của các viện kinh tế, các công ty nguyên cứu thị trường…về tổng quan nền kinh tế cũng như những biến động ngành. Tuy nhiên dựa trên những cơ sở thông tin chung kể trên doanh nghiệp cần có những cách tiếp cận và sử dụng của riêng mình. Bằng công cụ kinh tế lượng doanh nghiệp có thể dự báo tin cậy cho chặng đường phát triển dài hạn của mình. Làm tốt điều đó chính là tạo sự khác biệt với các doanh nghiệp khác trong ngành. Có KH dài hạn tốt giúp doanh nghiệp có cách nhìn dài hơi hơn hướng theo tầm nhìn, mang theo sứ mệnh và nhanh chóng đạt được mục tiêu đặt ra. KH dài hạn không có nghĩa là chiến lược của doanh nghiệp vì chiến lược của doanh nghiệp ngoài yếu tố thời gian còn bao hàm nhiều nội dung khác. KH trung hạn (từ 3 – 5 năm): KH trung hạn là sự cụ thể hoá của KH dài hạn. Cụ thể ở đây được hiểu theo nghĩa là tăng định lượng (các chỉ tiêu cụ thể hơn, độ chính xác cao hơn). Thường các KH trung hạn được triển khai theo khoảng thời gian trùng với một dự án nào đó hoặc chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. KH ngắn hạn (hàng năm): Đây là KH mà doanh nghiệp nào cũng phải lập, nó gắn các hoạt động sản xuất kinh doanh và cũng mang tính cụ thể cao. Hay nói cách khác thì KH ngắn hạn chỉ ra doanh nghiệp phải làm gì? Làm như thế nào? Các kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong cơ chế quản lý mở thường được báo cáo theo năm do vậy tầm quan trọng của KH ngắn hạn lại càng phải làm tốt hơn. Các phương pháp dự báo phải được sử dụng nhằm mang tới kết quả nhất (có thể sử dụng nhiều phương pháp tính cùng một chỉ tiêu để mạng lại kết quả có độ bất định thấp nhất). Có thể nói từ KH dài hạn, trung hạn tới ngắn hạn cần xây dựng trên một thể thống nhất. Có được như thế nó sẽ thể hiện hình ảnh ổn định của một doanh nghiệp theo thời gian, tạo dựng được niềm tin trong khách hàng, đối tác và cả những nhân viên trong công ty. Phân loại theo nội dung, tính chất hay cấp độ của kế hoạch. KH chiến lược. Doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình luôn cố gắng xây dựng những nổi trội, khác biệt của mình so với đối thủ, cũng nhiều doanh nghiệp muốn xây dựng văn hoá doanh nghiệp riêng của mình. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng thành công bởi lẽ chiến lược kinh doanh nhiều lúc không giúp doanh nghiệp hoàn thành điều đó. Cạnh tranh trong cơ chế thị trường buộc doanh nghiệp phải xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý, nó thể hiện nhận định về tương lai và đường đi nước bước dựa trên năng lực tổng hợp của doanh nghiệp. Chiến lược giúp doanh nghiệp tạo dựng vị thế cạnh tranh trên thị trường. Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, vào ngành sớm hay muộn thì có một chiến lược kinh doanh tốt vẫn là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. KH chiến lược được lập ra trong dài hạn nhưng nó không đồng nhất với KH dài hạn, nó không tập trung nói trên góc độ thời gian mà chủ yếu mang tính định hướng, thể hiện những mục tiêu tổng quát nhất của doanh nghiệp. KH tác nghiệp Tầm nhìn và sứ mạng của một doanh nghiệp thường không phải là vấn đề khó xác định hơn thế nó lại là cái doanh nghiệp gửi thông tới khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Điều quan trọng là sau những điều tuyên bố lớn lao ấy doanh nghiệp thực hiện như thế nào. Cách thức đó là cụ thể hoá KH chiến lược thành các KH tác nghiệp. Các phòng ban trong doanh nghiệp có những chức năng và nhiệm vụ riêng, chắc chắn rằng tất các phải hoạt động dựa trên thể thống nhất tuy nhiên vẫn có những độc lập tương đối. Các phòng ban dựa vào mục tiêu chung của doanh nghiệp mà xây dựng mục tiêu riêng của mình. Để đạt được các mục tiêu đó lập KH tác nghiệp cho từng phòng ban là cần thiết, nó sẽ bổ trợ thêm cho khả năng phối hợp hoạt động hợp lý là cơ sở phân bổ nguồn lực hiệu quả. Các KH tác nghiệp trong doanh nghiệp bao gồm: KH Marketing, KH tài chính, KH nhân sự, KH sản xuất, KH nghiên cứu. Tuỳ vào từng doanh nhiệp mà có thể chia nhỏ hơn nữa các KH tác nghiệp để phục vụ cho quản lý. Quy trình KHH sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Xây dựng KH sản xuất kinh doanh Những căn cứ xây dựng KHSX-KD. Xây dựng KHSX-KD là công việc mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng làm. Để có một bản KHSX-KD tốt thì cần phải đạt những yêu cầu sau: Bản KH phải được xây dựng trên cơ sở thị trường. Cụ thể các thông tin thị trường phải là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định trong KH. Bản KH phải là sự kế thừa những KH trong quá khứ. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới phương pháp xây dựng KH theo hình thức cuốn chiếu. Bản KH được xây dựng dựa trên sự hỗ trợ của các phương pháp kinh tế lượng và các phương pháp dự báo trong kinh tế khác, nhằm đạt được những chỉ số chỉ tiêu có độ tin cậy cao trong bản KH. KH lập ra là định hướng hoạt động cho toàn doanh nghiệp do vậy ngay từ khâu lập KH đòi hỏi phải có sự tham gia của tất các các phòng ban liên quan. Mức độ tham gia của từng bộ phận phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mức độ liên quan, khả năng đóng góp… Nhưng quyền chủ đạo trong lập KH vẫn thuộc về cơ quan chuyên trách, các bộ phận khác đóng vai trò hỗ trợ thông tin và tham mưu. Quy trình xây dựng KH trong doanh nghiệp. Các KH khác nhau sẽ có những quy trình xây dựng riêng. Tuy nhiên có thể khái quát như sau: Giai đoạn chuẩn bị: Bất cứ một văn bản KH nào trong doanh nghiệp trước khi lập cũng cần phải có khâu chuẩn bị. Đây là giai đoạn thu thập những thông tin cần thiết, phục vụ trực tiếp cho việc xây dựng KH. Và một nhiệm vụ quan trọng khác trong giai đoạn này đó là tổ chức nhân lực tham gia lập KH. Với các doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận chuyên trách thì điều này rất quan trọng, các doanh nghiệp lớn thì điều này có đơn giản hơn tuy nhiên cũng không thể bỏ qua. Đặc biệt với các KH dài hạn hay mang tính chiến lược thì cần có sự tham gia của nhiều phòng ban chức năng chứ không riêng gì phòng KH. Tránh quan điểm nhầm lẫn rằng phòng KH sẽ đảm nhiệm toàn bộ công việc lập KH trong doanh nghiệp mà nó chỉ đóng vai trò là cơ quan tham mưu, chỉ đạo. chẳng hạn như với KH chức năng marketing thì phòng marketing đóng vai trò chủ đạo trong xây dựng KH, phòng KH hỗ trợ trong cách thức và cân đối với các KH khác trong toàn doanh nghiệp. Khi hoàn tất khâu chuẩn bị là điều kiện quan trọng để xây dựng lên những bản KH tốt. Có thể nói rằng giai đoạn này doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi: doanh nghiệp cần thông tin gì để phản ánh vào KH và lấy nó ở đâu? Ai sẽ tham gia xây dựng KH đó? Giai đoạn xây dựng KH: Sau giai đoạn chuẩn bị doanh nghiệp bước vào giai đoạn lập KH. Lập KH là doanh nghiệp phải đưa ra được các mục tiêu phát triển trong tương lai đồng thời trả lời được những câu hỏi tại sao doanh nghiệp chọn mục tiêu đó hay nói cách khác là các mục tiêu đó dựa trên cơ sở nào? Và điều quan trọng khác là doanh nghiệp làm gì để đạt đến mục tiêu đó. Để trả lời được những câu hỏi trên thì doanh nghiệp cần phải: đánh giá được vị thế thực tại của mình (tăng trưởng trong quá khứ; vị trí tương đối so với đối thủ cạnh tranh…). Các con số biểu thị trong mục tiêu trong bản KH là mong muốn của doanh nghiệp trong tương lai, do đó nó khó tránh khỏi mang tính chủ quan tuy nhiên để tăng tính khả thi của các con số đó các phương pháp dự báo trong kinh tế như kinh tế lượng, phương pháp chuyên gia…cần phải được vận dụng. Hơn nữa để thể hiện các mục tiêu là sát thực thì các phương pháp thực hiện đưa ra cần phải mang tính thuyết phục cao. Trong bất kỳ một bản KH nào thì dù trực tiếp hoặc gián tiếp chủ thể lập bao giờ cũng đưa vào đó những giả định về tương lai. Tức là KH không hoàn toàn sát với thực tế, luôn cần có theo dõi, đánh giá và hiệu chỉnh nếu cần trong quá trình thực hiện KH và để hỗ trợ cho công việc đó thì trong bản KH không thể thiếu bảng chỉ số theo dõi đánh giá, nó giúp doanh nghiệp nhận ra khi nào cần có sự điều chỉnh KH, cùng với các phương án dự phòng được xây dựng trước doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tóm lại một bản KH hoàn chỉnh cần phải có được hình ảnh tổng quan vị thế của doanh nghiệp; mục tiêu hướng tới và cách thức đạt mục tiêu. Phương pháp xây dựng KH Mỗi bản KH khác nhau mang những nội dung khác nhau cũng như những mục đích sử dụng khác nhau. Do vậy không thể áp đặt một phương pháp nào cứng nhắc cho tất cả các bản KH được. Tuy nhiên nếu xét KH dựa trên góc độ thời gian thì phương pháp xây dựng KH mang tích khoa học nhất hiện nay đó là phương pháp xây dựng theo hình thức cuốn chiếu. Thực tế hầu hết các doanh nghiệp đã xây dựng KH theo hình thức gối đầu có nghĩa là chưa kết thúc thực hiện KH đã xây dựng cho KH kỳ kế tiếp. Phương pháp xây dựng theo hình thức cuốn chiếu mang tính phức tạp hơn, nó thể hiện chặt chẽ tính logic giữa các KH dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Ví dụ thay vì xây dựng KH năm năm rồi xây dựng KH hàng năm, doanh nghiệp chuyển sang xây dựng KH năm năm với các mục tiêu tổng thể, bao gồm KH chính thức cho năm đầu, kế hoạch dự tính cho năm thứ hai và dự báo KH cho ba năm tiếp theo. Sang năm sau doanh nghiệp sẽ cụ thể hoá KH năm thứ hai của KH 5 năm trước đó đồng thời dự báo thêm KH một năm nhằm đảm bảo khoảng thời gian 5 năm của KH. Thực chất mà nói KH 5 năm lúc này được cụ thể hoá thành các KH thường niên và tịnh tiến nó theo thời gian nhưng mức độ liên kết cao hơn rất nhiều so với phương pháp xây dựng truyền thống. Sơ đồ minh hoạ KH 5 năm (2010-2014) KH năm 1 (2010) KH chính thức KH năm 2 KH dự kiến KH năm 3 Dự báo KH năm 4 Dự báo KH năm 5 Dự báo KH 5 năm (2011-2015) KH năm 1 (2011) KH chính thức KH năm 2 KH Dự kiến KH năm 3 Dự báo KH năm 4 Dự báo KH năm 5 Dự báo Công tác thực hiện KH Thành phần ban lãnh đạo Ban lãnh đạo là bộ phận dữ vai trò cao nhất trong khâu tổ chức thực hiện KH. Đây cũng là bộ phận giữ vai trò chính trong công tác xây dựng các KH định hướng và điều phối thực hiện KH. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn coi KH như là một tài liệu không thể phổ biến. Tuy nhiên không thể coi đây là một quan điểm đúng vì trong hoàn cảnh muốn phát huy tối đa hoá nội lực thì không thể hướng tất cả các phòng ban hướng theo các mục tiêu mà chính họ cũng chưa hiểu rõ. Một KH là sản phẩm của quá trình xây dựng dựa trên nội tại của doanh nghiệp, do vậy mỗi doanh nghiệp có thể hiện những bước đi trong KH của riêng mình. Những lo lắng về sự đối phó của đối thủ cạnh tranh trong ngành không phải không có cơ sở nhưng cũng cần cân nhắc hai yếu tố nếu không triển khai tốt KH thì hiệu quả kinh doanh cũng không chắc đạt như trường hợp triển khai tốt KH mà vẫn có sự “quan sát” của đối thủ cạnh tranh; mà hơn thế khi KH chúng ta thực hiện tốt giả định đối thủ cạnh tranh tìm xong cách ứng phó với bước đi này thì chúng ta đã bước một bước mới, họ mãi là người theo sau (xây dựng KH theo mô hình cuốn chiếu giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó). Các phòng ban chức năng Các phòng ban chức năng là bộ phận trực tiếp thực thi KH. Để làm tốt nhiệm vụ đó thì trước hết các phòng ban trong doanh nghiệp cần hiểu được nội dung của các KH hoặc liên quan tới nhiệm vụ của phòng ban mình, đồng thời tuân thủ đúng nguyên tắc trong thực thi KH. Tuy nhiên không hoàn toàn là thực hiện một cách cứng nhắc mà cần phải linh hoạt vì các phòng ban chức năng trong quá trình thực hiện phải có những kiến nghĩ lên ban lãnh đạo hiệu chỉnh KH nhằm phù hợp hơn với những biến động thực tế thị trường. Phòng (ban) KH. Đây là cơ quan đóng vai trò tham mưu cho ban lãnh đạo trong tất các khâu trong quy trình KHH. Phòng KH phải là cơ quan thay mặt ban lãnh đạo tổ chức phối hợp thực hiện các KH chức năng. Chức năng giám đốc phải được phòng (ban) KH phát huy tối đa, từ đó có những nhận định hợp lý nhất về tình hình thực hiện KH và cuối cùng là hỗ trợ ban lãnh đạo có điều chỉnh KH hay không. Thực tế thực hiện KH không tránh khỏi những khó khăn, nó có thể xuất phát từ khâu lập KH chưa hợp lý những cũng có thể là do thực hiện không tốt. Nhận ra nguyên nhân và nhanh chóng đưa ra giai pháp khắc phục là một công việc thường xuyên liên tục của phòng KH. Theo dõi, đánh giá thực hiện KH. Theo dõi là việc doanh nghiệp giám sát quá trình thực hiện KH nhằm ghi nhận tình hình thực hiện KH một cách chính xác, cụ thể và kịp thời. Không thể bỏ qua theo dõi vì doanh nghiệp không thể khẳng định KH lập ra là hoàn toàn phù hợp với thị trường mà đặc biệt trong môi trường cạnh tranh thì lại càng khó có thể khẳng định điều đó. Đánh giá là kết quả của việc theo dõi và nó mang tính nhiều chiều. Đánh giá nhằm mục đích phản ánh chất lượng của việc thực hiện KH, là cơ sở của việc đưa ra các quyết định liên quan tới hiệu chỉnh KH. Việc theo dõi, đánh giá là một phần của KH đã được chuẩn bị ngay từ khi lập KH mà cụ thể đó là bảng chỉ tiêu, chỉ số theo dõi đánh giá. Nhờ có sự chuẩn bị này mà tính khoa học, chính xác của theo dõi đánh giá được đảm bảo. Hiệu chỉnh KH. Đây là bước thể hiện tính linh hoạt của KH. Hiệu chỉnh nhằm hoàn thiện, đưa KH về gần thực tế thị trường không. Không có hiệu chỉnh không có nghĩa là KH đã hợp lý nhất vì không phải lúc nào doanh nghiệp cũng đưa được ra các quyết định có hiệu chỉnh hay không. Hiệu chỉnh không có nghĩa là làm mới KH, hầu hết những bản KH lập ra rồi hiệu chỉnh quá nhiều khiến có cảm giác quên đi những gì đã lập ra trong KH thì lúc đó doanh nghiệp cần nhìn lại ngay từ khâu lập KH. Đó là sự lãng phí lớn nếu KH lập ra để đấy còn các bước thực hiện trong thực tế vẫn chủ yếu mang tính nhất thời, không khác nhiều với khi không có KH. Phần II: Thực trạng công tác KH tại công ty SMW thuộc Tập đoàn Nhựa Đông Á Giới thiệu về Tập đoàn nhựa Đông Á và công ty SMW 1. Giới thiệu về Tập đoàn nhựa Đông Á Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NHỰA ĐÔNG Á Tên tiếng Anh DONGA PLASTIC GROUP JOINT STOCK COMPANY Văn phòng Tầng 6 – Toà nhà DMC – 535 Kim Mã – Hà Nội Điện thoại (84-4) 37342888 Fax (84-4) 37710789 Email info@nhuadonga.com.vn Website Vốn điều lệ 100.000.000.000 đồng Ngành nghề kinh doanh của Công ty: Công ty Cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á được phép hoạt động trong lĩnh vực: - Sản xuất các sản phẩm, vật liệu phục vụ trong xây dựng và trang trí nội ngoại thất; - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; - Buôn bán máy móc, thiết bị phục vụ ngành xây dựng, công nghiệp, giao thông; - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá; - Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội ngoại thất; - Kinh doanh bất động sản, nhà ở; - Dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách; - Kinh doanh phương tiện vận tải, thiết bị máy móc, phương tiện vận tải; - Gia công cơ khí; - Đầu tư xây dựng nhà ở; - Kinh doanh nhà hàng, nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch sinh thái (không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát Karaoke, vũ trường). 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần đầu Tập đoàn Nhựa Đông Á tiền._.