Hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nhân lực của nhà máy xi măng Hà Tu

công xây dựng vào cuối thập kỷ 70 đến ngày 3-2-1980, kỷ niệm 50 năm ngày thành lập Đảng, nhà máy đã cho ra lò mẻ xi măng đầu tiên. Công suất thiết kế ban đầu của nhà máy là 10.000 tấn/năm cùng với địa thế thuận lợi gần nguồn cung cấp nguyên nhiên vật liệu (cách khoảng 2 km) và thị trường tiêu thụ rộng (như Thành phố Hạ Long, huyện Đông Triều, Thị xã Cẩm Phả và các huyện miền đông của tỉnh). Nhà máy nằm ở vùng cuối cùng của thành phố Hạ Long, cách trục đường quốc lộ 18A khoảng 500m, phía bắc là dãy núi đã vôi, phía đông giáp biển, phía nam và tây giáp trục đường Z10 điều đó đã tạo cho nhà máy có rất nhiều thuận lợi. 1.1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Nhà máy Nhà máy xi măng Hà Tu khi mới thành lập được trang bị dây truyền công nghệ xi măng lò đứng sản xuất theo hình thức nửa thủ công nửa cơ giới. Tuy nhiên, tính đồng bộ chưa cao, độ chính xác còn thấp, nhiều công đoạn sản xuất còn dùng lao động thủ công nên năng suất lao động còn thấp, chi phí sản xuất lớn, giá thành cao dẫn đến hiệu quả kinh tế thấp. Công suất thiết kế ban đầu 10.000 tấn/năm nhưng từ năm 1980 đến 1990 sản lượng chỉ đạt 60-70% công suất thiết kế. Để có thể phát triển sản xuất sở xây dựng Quảng Ninh đề nghị nâng cấp quản lý từ Nhà máy xi măng Hà Tu thành công ty xi măng Quảng Ninh. Sau hai năm nâng cấp quản lý nhưng nhà máy vẫn không có hiệu quả năng suất chưa đạt công suất thiết kế, sản phẩm sản xuất ra chưa tiêu thụ được, đời sống cán bộ công nhân viên gặp nhiều khó khăn. Trước tình hình đó tháng 4/1998 UBND tỉnh Quảng Ninh quyết định sát nhập công ty xi măng Quảng Ninh và công ty xi măng Uông Bí thành công ty cổ phần xi măng và xây dựng Quảng Ninh. Từ ngày sát nhập tranh thủ sự giúp đỡ của các cấp các nghành liên quan công ty đã tăng cường cải tạo, đầu tư trang thiết bị, quy trình kĩ thuật, tăng cường công tác quản lý đã đưa công suất đạt 100% so với thiết kế. Năm 2002 Công ty đầu tư mua mới trang thiết bị và dây chuyền công nghệ xi măng lò đứng sản xuất xi măng PCB 30 và PCHS 30 của Trung Quốc đưa công suất từ 10.000 tấn/năm lên 32.000 tấn/năm, tự động hoá 100%, có trang bị hệ thống thiết bị máy phân tích nhanh thành phần nguyên liệu, cân bằng điện tử tự động ở các công đoạn cấp nguyên liệu, điều chỉnh phụ gia đóng bao xi măng. Bảng 1. Giá trị tài sản hiện nay của công ty: STT Cơ sở vật chất Diện tích(m2) Giá trị 1 Nhà xưởng -Văn phòng -Nhà ăn, khu nghỉ trưa -Phân xưởng 10.530,94 280,40 270,54 9.980,0 3.621.760.141 đ 96.434.083,14 đ 93.043.070,08 đ 3.432.282.987 đ 2 Thiết bị -Thiết bị văn phòng -Máy móc - 11.983.622.869 đ 2.783.362.365 đ 9.200.260.495 đ Nguồn:Phòng TC-HC của nhà máy xi măng Hà Tu 1.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất xi măng - Bảng 2. Sơ đồ dây chuyền sản xuất - Đá vôi -Quặng bôsit - Quặng Bazit - Đất sét - Than Nghiền mịn với công nghệ nghiền khô. Độ mịn < 14% Clinker - Đá silich Thạch cao - Phụ gia Tạo viên với công nghệ bán khô f 4 mm - f 9 mm Sản phẩm Clinker Nung nhiên liệu trong lò nung kiểu đứng Nghiền mịn với công nghệ nghiền khô. Độ mịn £ 14% Sản phẩm xi măng Nguồn: Phòng công nghệ - cơ điện Nhà máy xi măng Hà Tu - Thuyết minh dây truyền công nghệ sản xuất xi măng Nhà máy sản xuất Xi măng bằng phương pháp bán khô lò đứng để tạo ra Clinker, sau đó đem nghiền mịn với tỷ lệ nhất định của thạch cao, các phụ gia thành xi măng có các tiêu chuẩn phù hợp với TCVN 6260 – 1997 và TCVN 6067 -1995 cũng như các yêu cầu của khách hàng. Nguyên liệu chính sản xuất xi măng: Nguyên liệu chính gồm đá vối, đất sét, quặng than, phụ gia điều chỉnh khoáng hoá sau khi được gia công đúng kích cỡ, độ ẩm, độ mịn… được trộn đều theo tỷ lệ phối liệu đem nghiền mịn theo quy trình kép kín và nung luyện thành Clinker. Quá trình nghiền xi măng: Clinker, thạch cao và phụ gia hoạt tính được cân bằng điện tử định lượng theo tỷ lệ đã tính trước đưa vào máy nghiền theo quy trình có độ mịn được tuyển qua phân ly đến các si lô chứa. Quá trình đóng bao: Bột xi măng sau khi được thí nghiệm cơ lý toàn phần theo TCVN 6260 – 1997 và TCVN 6067 -1995. Khi đã thoả mãn các tiêu chuẩn, cho đóng bao xếp thành lô nghiệm thu để bán ra thị trường tiêu thụ. 1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy xi măng Hà Tu SP PX thành phẩm PX Clinker Phòng KT vật tư Phòng TC-HC Giám đốc nhà máy Xi măng Hà Tu Phòng CN cơ điện Phó giám đốc Bảng 3. Sơ đồ: Nguồn phòng TC-HC Nhà máy xi măng Hà Tu - Giám đốc Nhà máy: là người đứng đầu Nhà máy có nhiệm vụ chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng và các phân xưởng sản xuất, đồng thời là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Công ty và Nhà nước về mọi mặt, là đại diện có tính pháp lý, có quyền quyết định cao nhất thay mặt cho toàn Nhà máy. - Phó giám đốc KTCN xi măng: là người chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong suốt quá trình sản xuất của Nhà máy. - Các phòng ban chức năng: + Phòng kế toán – vật tư: chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy, có nhiệm vụ tham mưu quản lý công tác tài chính - kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, quản lý sử dụng có hiệu quả tài sản và bảo toàn phát triển vốn của Nhà nước giao. Tổ chức công tác hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh, thực hiện báo cáo và giao nộp ngân sánh Nhà nước theo quy định và phân tích hoạt động kinh doanh của Nhà máy. + Phòng tổ chức hành chính: hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy, phòng có nhiệm vụ chính là quản lý công tác tổ chức và nghiên cứu thực hiện các chính sách mà Nhà nước ban hành, bảo vệ quyền lợi cho người lao động: nâng lương, nâng bậc, BHXH, BHYT, nghỉ phép năm, triển khai thực hiện công tác thi đua, giải quyết chế độ khen thưởng, quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ công nhân viên, sổ BHYT, BHXH... Công tác quản lý hành chính giao dịch, giấy tờ, công tác đối ngoại và bảo vệ nội bộ, … + Phòng công nghệ - cơ điện: thực hiện nhiệm vụ về kỹ thuật và công tác định mức vật tư, xây dựng kế hoạch cải tạo và đổi mới trang thiết bị kỹ thuật. - Các phân xưởng sản xuất, phân xưởng thành phẩm: Có nhiệm vụ sản xuất có hiệu quả, bảo đảm chất lượng sản phẩm, vệ sinh công nghiệp, nội quy lao động và an toàn lao động. 1.1.5 Nhân lực của doanh nghiệp - Số lượng lao động Tổng số lượng lao động của Nhà máy có xu hướng giảm dần. Theo báo cáo quý IV năm 2005 của phòng TC-HC tổng số lao động có tên trong nhà máy hiện nay là 223 người. Lao động có mặt là 205 người (có một số nghỉ thai sản, ốm đau, giãn hợp đồng…). Trong đó: Nam: 115 người. Nữ: 108 người. Lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn là: 192 người. Lao động ký hợp đồng xác định thời hạn từ 01 đến 03 năm là: 31 người. - Chất lượng lao động Số lượng lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật vào làm việc tại Nhà máy ngày càng tăng. Cụ thể theo báo cáo quý IV năm 2005: Bảng 4: Trình độ của lao động trong nhà máy: Đại học Cao đẳng Trung học CN kỹ thuật L.Động PT 12 05 24 129 53 Nguồn: Phòng TC-HC nhà máy xi măng Hà Tu Bên cạnh đó bậc thợ ngày càng cao tức là đội ngũ cán bộ ngày càng được củng cố, đào tạo qua các năm. Tuy nhiên, số công nhân chiếm phần lớn vẫn ở trong các bậc là 1/6, 2/6. Chẳng hạn như năm 2005 là: 1/6: 38,4%, 2/6: 20,7% còn các bậc sau có tỷ lệ thấp dần tới bậc 6/6 là 0,4 % trong tổng số công nhân sản xuất của Nhà máy. Bậc thợ trung bình của công nhân cũng đã tăng nhưng chậm. Do đó để sản xuất ra những sản phẩm chất lượng cao Nhà máy cần thường xuyên đào tạo, thi tuyển nâng cao tay nghề của lao động. - Kết cấu các loại lao động: Bảng 5 STT Chức danh công việc Định biên lao động Nghiệp vụ đào tạo Đại học Cao dẳng Trung học CN-KT LĐ-PT 1 Ban Giám đốc 2 2 2 Phòng TC-HC 23 1 4 3 15 3 Phòng CN-Cơ điện 20 4 4 3 9 4 Phòng Kế toán 7 1 6 5 PX thành phẩm 67 2 3 47 15 6 PX SX Clinker 86 1 1 8 68 8 7 Σ LĐđang làm việc 205 11 5 24 127 38 8 Số CNV hiện nghỉ 18 1 2 15 Tổng LĐ có tên DS 223 12 5 24 129 63 Nguồn: Phòng TC-HC nhà máy xi măng Hà Tu 1.1.6 Đặc điểm về nguyên vật liệu và kết quả kinh doanh của công ty - Nguyên nhiên vật liệu Xi măng PCB 30 còn gọi là xi măng Poóc Lăng hỗn hợp là loại chất kết dính thuỷ, được chế tạo bằng cách nghiền mịn hỗn hợp Clinker với các phụ gia khoáng và một lượng thạch cao cần thiết hoặc bằng cách trộn đều phụ gia khoáng đã nghiền mịn với xi măng poóclăng không chứa phụ gia khoáng. Các loại nguyên vật liệu chính dùng trong quá trình sản xuất như đá vôi, đất sét, quặng sắt, quặng Bazit… chủ yếu mua từ các mỏ đều phải qua một quá trình kiểm tra, kiểm nghiệm kỹ càng sau đó mới chuyển về kho của Nhà máy. Yêu cầu: Nguyên nhiên liệu phải đáp ứng được các tiêu chuẩn cơ, lý, hóa, đúng kích cỡ, chủng loại. - Kết quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy: Bảng 6 Đơn vị: Tỷ đồng Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 2005 Tổng doanh thu 14,2 19,4 21,5 23,234 37,76 Tổng chi phí 6,1 5,4 5,5 7,2 8,76 Lợi nhuận trước thuế 8,1 14 16 16,034 29 Nguồn: Phòng Kế toán - vật tư Nhận xét: Kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy ngày càng tăng qua các năm. Đặc biệt so với năm 2001 thì năm 2002 sau khi nhà máy đầu tư dây chuyền công nghệ mới đã hoàn thành kế hoạch đề ra nên lợi nhuận của nhà máy tăng gần gấp đôi. Qua bảng 6 ta cũng thấy tổng doanh thu tăng tức là năng suất lao động cũng tăng lên qua các năm, điều đó do người lao động ngày càng quen với máy móc, có kinh nghiệm hơn và họ tự tìm tòi cải tiến phương pháp lao động. Chỉ mới qua bốn năm đầu hoạt động với công nghệ dây chuyền mới, nhà máy đã thu được phần lợi nhuận tương đối lớn. Do đó, nhà máy đã chiếm được sự tin cậy của Công ty, Sở xây dựng Tỉnh và đặc biệt là ngày càng chiếm được lòng tin của người tiêu dùng trong và ngoài Tỉnh. 1.2. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác KHHNNL tại Nhà máy xi măng Hà Tu 1.2.1 Thuận lợi Nhà máy xi măng Hà Tu chỉ với trên 200 lao động nên công tác quản lý kế hoạch hóa nguồn nhân lực được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng. Là thành viên của Công ty cổ phần xi măng và xây dựng Quảng Ninh, được ban lãnh đạo công ty, HĐQT quan tâm tạo điều kiện đảm bảo cho Nhà máy có đủ việc làm, tiền lương và thu nhập cho CBCNV đảm bảo cho người lao động yên tâm lao động sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. Đặt trên địa bàn gần khu nguyên vật liệu, gần lực lượng lao động phổ thông, rẻ, mạnh khoẻ tiết kiệm chi phí vận chuyển và chi phí tuyển dụng. Thị trường về sản phẩm vật liệu xây dựng, xây lắp ngày càng có xu hướng phát triển và mở rộng cả trong tỉnh và xuất khẩu sang các tỉnh lân cận. Nhu cầu về xây dựng ngày càng tăng nên nhu cầu về sản phẩm xây dựng, xây lắp ngày càng gia tăng hơn Bộ máy quản lý ngày càng được tinh giảm góp phần tăng doanh thu, giảm chi phí đời sống CBCBCNV được nâng cao. Máy móc thiết bị được bảo dưỡng, nâng cấp theo định kỳ, thay thế dần máy móc, thiết bị cũ, lạc hậu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, chiếm được thị hiếu người tiêu dùng. 1.2.2 Khó khăn Lực lượng lao động có trình độ thấp, tay nghề chưa cao, biến động lao động rất lớn, hàng quý thay đổi hợp đồng lao động khác. Tức là kế hoạch hoá phải tính chi tiết cho từng quý. Khâu xúc tiến và tiêu thụ sản phẩm còn kém, chưa có phương pháp khuyến khích và giao khoán cho đội ngũ tiếp thị. Nhà máy chưa có những chính sách thu hút, lôi kéo khách hàng ngoài tỉnh và nước ngoài (hiện nay công ty chưa có thu nhập từ xuất khẩu). Còn tồn tại một số máy móc thiết bị lạc hậu 1.2.3 Thách thức Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp khác ra đời ngày càng phát triển, có xu hướng đầu tư công nghệ, mở rộng quy mô sản xuất như: Công ty xi măng Bỉm Sơn, Xi măng Hoàng Thạch, … Nhu cầu về tiêu dùng, về chất lượng, chủng loại sản phẩm vật liệu xây dựng ngày càng tăng cao. II. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác lập kế hoạch nhân lực ở Nhà máy xi măng Hà Tu 2.1 Tình hình lập kế hoạch nhân lực của Nhà máy trong thời gian qua 2.1.1 Trình tự lập kế hoạch nhân lực tại Nhà máy xi măng Hà Tu Vai trò của phòng tổ chức hành chính trong công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Con người đóng vai trò trung tâm trong quá trình sản xuất kinh doanh, Nhà máy không thể tồn tại nếu không có lực lượng lao động hợp lý và cũng không thể đứng vững trên thị trường nếu không sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực con người của mình. Do đó, kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động của Nhà máy. Để thực hiện tốt công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực, phòng tổ chức hành chính đóng vai trò chính và chủ yếu trong việc giúp đỡ ban lãnh đạo Nhà máy, có nhiệm vụ cố vấn cho cấp lãnh đạo đưa ra các quyết định về nhân lực với các phương pháp để điều hoà cung - cầu nhân lực trong Nhà máy. Trưởng phòng chịu trách nhiệm tổ chức công tác định mức lao động để tính ra số lao động trong năm kế hoạch từ đó phân tới các phân xưởng, các phân xưởng sẽ bố trí tới từng tổ, trong từng tổ lại phân công công việc cho từng công nhân. Còn số lao động quản lý được xét duyệt theo kinh nghiệm, theo sự thực hiện công việc từ các năm trước, kết hợp với ý kiến yêu cầu về lao động ở các phòng ban sau đó, trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ tính ra số lượng người cho năm kế hoạch. Để có kế hoạch lao động phòng tổ chức hành chính sẽ dựa vào kế hoạch của năm kế hoạch sau đó kết hợp định mức tính ra nhu cầu lao động để trình lên ban giám đốc. Nhà máy sẽ dựa vào đó để triển khai bố trí lao động cho phù hợp. Trình tự lập kế hoạch nhân lực của Nhà máy được thực hiện dựa trên các bước sau: 2.1.1.1.Phân tích công việc Ban lãnh đạo Nhà máy xi măng Hà Tu thông qua các phòng ban, các cán bộ quản lý phân xưởng để nắm được những thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể qua đó hiểu rõ bản chất của từng công việc. Đối với một công việc nào đó thì người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ phải làm gì và làm như thế nào, được phép sử dụng những máy móc, công cụ nào, những yêu cầu về kỹ năng, kiến thức mà người lao động cần có để có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Chính vì vậy quá trình phân tích công việc được ban lãnh đạo Nhà máy quan tâm và giám sát chỉ đạo chặt chẽ. Thông tin về các công việc cụ thể ở Nhà máy xi măng Hà Tu được trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc + Bản mô tả công việc gồm ba phần: Phần xác định công việc, phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc và các điều kiện làm việc. Phần xác định công việc: Nhà máy xi măng Hà Tu ngoài các phòng ban quản lý còn có hai phân xưởng sản xuất là: Phân xưởng sản xuất Clinker và phân xưởng thành phẩm. Phân xưởng sản xuất Clinker: Tại đây các nguyên nhiên vật liệu được trực tiếp điều chỉnh khoáng hóa sau khi gia công đúng kích cỡ, độ mịn…được trộn đều theo tỷ lệ tiêu chuẩn và tạo ra sản phẩm xi măng PCB 30 và xi măng PCHS 30 có ý nghĩa quyết định đối với sự sống còn của Nhà máy. Phân xưởng thành phẩm: Tại đây quá trình sản xuất xi măng kết thúc, xi măng được đóng thành từng bao và vận chuyển về kho. Sau khi hoàn thành xác định công việc cần rút ra những tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với từng công việc của từng phân xưởng, phòng ban. Đối với một doanh nghiệp như Nhà máy xi măng Hà Tu phần lớn lao động phải làm việc trực tiếp với máy móc, thiết bị nên người lao động chỉ thực hiện tốt công việc khi họ hiểu được bản chất công việc đó. Thông qua phân tích công việc mà người quản lý xác định được kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng; nhờ đó người lao động cũng hiểu được các nhiêm vụ, trách nhiệm của mình đối với công việc. Trong bản mô tả công việc của Nhà máy còn bao gồm nội dung các điều kiện máy móc, công cụ, trang thiết bị cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong phần này quy định môi trường làm việc của từng công việc, các tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, thời gian làm việc,… + Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: Bao gồm các tiêu chuẩn về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, thể lực cần thiết nhằm thực hiện công việc. Đây cũng là căn cứ để tuyển dụng lao động cho Nhà máy. 2.1.1.2 Đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc ở Nhà máy xi măng Hà Tu dựa trên việc so sánh tình hình thực hiện công việc của người lao động với các tiêu chuẩn đã được xây dựng trong quá trình phân tích công việc. Đây cũng là hoạt động quản lý nguồn nhân lực của Nhà máy. Ban lãnh đạo Nhà máy căn cứ vào tình hình hoàn thành nhiệm vụ của người lao động theo những khoảng thời gian đã được thiết kế và những tiêu chuẩn quy định từ đó đưa ra chính sách khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc cho người lao động. Người giám sát và người thực hiện phải có sự đánh giá, góp ý lẫn nhau để có thể nhận biết được những sai sót, khuyết điểm của mình. Sau khi phân tích và đánh giá tình hình thực hiện công việc Nhà máy tổ chức các biện pháp quản lý, phân bổ nhằm hoàn thành kế hoạch như tổ chức sản xuất, kỷ luật, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.1.2 Dự đoán cầu nhân lực Mỗi năm phòng TC-HC đều thông kê và đưa ra bản báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy trong đó cung cấp các số liệu như sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…Dựa trên đó trưởng phòng TC-HC cùng với sự giúp đỡ của các nhân viên trong phòng sẽ xác định nhu cầu về nguồn nhân lực cần thiết cho Nhà máy trong năm tới. Bảng 7. Thống kê tình hình nhân lực của Nhà máy từ các năm trước: Đơn vị: Người STT Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 2005 1 Cán bộ CNV gián tiếp 71 60 55 55 50 2 CB CNV trực tiếp 159 153 157 155 155 3 LĐ ký HĐ không XĐ thời hạn 185 183 177 172 173 4 LĐ ký HĐ XĐ thời hạn 45 40 35 37 32 Σ số LĐ 230 223 212 210 205 Nguồn: phòng TC –HC nhà máy xi măng Hà Tu Dự đoán cầu nhân lực là nhiệm vụ của ban lãnh đạo Nhà máy và các cán bộ phòng TC-HC. Lao động của Nhà máy nhiệm vụ chính là sản xuất, đóng bao xi măng, làm việc trực tiếp với máy móc, công nghệ nên yêu cầu phải có trình độ tay nghề, trình độ kỹ thuật áp dụng vào sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào yêu cầu của công nghệ đối với người lao động, Nhà máy chỉ ký hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn từ 01 đến 03 năm. Ban lãnh đạo Nhà máy nếu phân tích công việc kỹ lưỡng và rõ ràng thì việc xác định cầu nhân lực sẽ đúng, kế hoạch được đủ và đúng số người theo yêu cầu của công việc tức là tuyển được đúng người theo đúng việc. Dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu về nhân lực của Nhà máy được xác định như sau: 2.1.2.1 Lao động ở các phòng chức năng Phòng chức năng bao gồm các cán bộ, nhân viên kinh tế, kỹ thuật, hành chính… được phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng như những cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định, nhiệm vụ chung của Nhà máy. Đối với mỗi phòng khác nhau thì nhu cầu về nhân lực cũng khác nhau. - Phòng Công nghệ- cơ điện: CBCNV có nhiệm vụ thiết kế, sửa chữa, tham mưu, kiểm tra giám sát thực hiện quy trình công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm, xây dựng đơn phối liệu cho phù hợp điều kiện cụ thể và triển khai thực hiện kế hoạch nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm đổi mới công nghệ tăng năng suất, chất lượng sản phẩm,…Ngoài ra phòng công nghệ- cơ điện còn có chức năng lập kế hoạch sửa chữa lớn, trung tu thiết bị. Chính vì vậy, yêu cầu về lao động phải có trình độ tốt nghiệp ĐH, CĐ, hoặc trung học, học nghề. Bảng 8. Lao động của phòng công nghệ - cơ điện quý 1 năm 2006 STT Chức danh công việc Định biên lao động Đại học Cao đẳng Trung học CNKT LĐPT 1 Trưởng phòng 1 1 2 Phó phòng 1 1 3 Cán bộ CĐ-AT 2 1 1 4 KT Công nghệ 3 2 1 5 KT khống chế 8 1 7 6 KT cơ lý hóa 4 2 1 1 Tổng số LĐ 19 4 4 3 8 0 Nguồn: Phòng TC- HC Nhà máy xi măng Hà Tu - Phòng Tổ chức-Hành chính: Có nhiêm vụ tổ chức điều động, sắp xếp nhân lực cho toàn Nhà máy, nghiên cứu tham mưu việc đề bạt bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng, giám sát thực hiện nội quy, quy chế, chế độ chính sách đối với người lao động, đánh giá nhân sự hàng năm đề nghị khen thưởng, kỷ luật, tăng lương. Ngoài ra bộ phận này còn có chức năng nhiệm vụ mua sắm trang thiết bị, dụng cụ hành chính cho các bộ phận thuộc Nhà máy. Bảng 9. Lao động của phòng TC-HC quý 1 năm 2006 STT Chức danh công việc Định biên lao động Đại Học Cao Đẳng Trung học CNKT LĐPT 1 Trưởng phòng 1 1 2 Nhân viên + tạp vụ 3 2 1 3 Đời sống 6 1 1 4 4 Bảo vệ 7 1 6 5 Vệ sinh MT 4 4 Tổng LĐ 21 1 4 2 14 Nguồn: Phòng TC- HC Nhà máy xi măng Hà Tu - Phòng kế toán_ vật tư Có nhiệm vụ lập và đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Nhà máy tổ chức tiến độ sản xuất, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, cung ứng vật tư cho sản xuất theo đúng tiến độ. Bảng 10. Lao động của phòng Kế toán- vật tư STT Chức danh công việc Định biên lao động Đại Học Cao Đẳng Trung học CNKT LĐPT 1 Trưởng phòng 1 1 2 NVKT-VT-Thủ kho 6 1 5 Tổng LĐ 7 1 6 Nguồn: Phòng TC- HC Nhà máy xi măng Hà Tu Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm bảo đảm cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng. Trong tình hình hiện nay, khi quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được mở rộng, cơ chế quản lý đã đổi mới doanh nghiệp có toàn quyền tổ chức các phòng chức năng theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ. 2.1.2.2 Lao động tại phân xưởng sản xuất Phân xưởng là đơn vị sản xuất cơ bản trong doanh nghiệp. Đứng trên góc độ tổ chức quản lý mà xét thì phân xưởng là một cấp quản lý, song không thực hiện tất cả mọi chức năng như cấp doanh nghiệp. Nhà máy có hai phân xưởng chính là: - Phân xưởng thành phẩm: Bảng 11 STT Chức danh công việc Định biên lao động Đại Học Cao Đẳng Trung học CNKT LĐPT 1 Quản lý PX 4 1 3 2 Nhân viên kỹ thuật 1 1 3 CNKT tổ nghiền 20 1 19 4 CNKT đóng bao 28 1 12 15 5 CNKT lái xe 3 3 6 CNKT s/chữa c/khí 4 4 7 CNKT s/chữa điện 7 1 6 Tổng số công nhân 67 2 0 3 47 15 Nguồn: Phòng TC –HC Nhà máy xi măng Hà Tu - Phân xưởng SX Clinker: Bảng 12 STT Chức danh công việc Định biên lao động Đại Học Cao Đẳng Trung học CNKT LĐPT 1 Quản lý PX 4 3 1 2 Nhân viên kỹ thuật 1 1 3 CNKT tổ lò 31 1 30 4 CNKT tổ nghiền 15 1 2 12 5 CNKT tổ sấy 18 18 6 CNVH đập đá 10 2 7 CN schữa cơ điện 7 1 1 5 8 Tổng số công nhân 86 1 1 8 68 8 Nguồn: Phòng TC –HC Nhà máy xi măng Hà Tu Theo bảng 11 và 12 cho thấy lao động ở phân xưởng chủ yếu là lao động phổ thông và trung học nhưng phải có hiểu biết về kỹ thuật. Tùy theo yêu cầu tập trung hoá quản lý, người ta có thể phân cấp cho phân xưởng ít hoặc nhiều chức năng. Phân xưởng là nơi sản xuất chính của Nhà máy, đóng vai trò quan trọng, có liên quan mật thiết đến chất lượng và số lượng sản phẩm đầu ra. Các phân xưởng không thực hiện các chức năng như: tuyển dụng công nhân viên, mua sắm vật tư, tiêu thụ sản phẩm, tài chính, tổ chức đời sống tập thể. 2.1.3 Dự đoán cung nhân lực Sau khi lập kế hoạch cầu nhân lực, ban lãnh đạo Nhà máy tiến hành dự đoán cung nhân lực cho thời kỳ tới. Qua quá trình đánh giá, phân tích và dự đoán khả năng có bao nhiêu người sẵn sàng làm việc cho Nhà máy từ đó có biện pháp thu hút, sử dụng lao động nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nhà máy dự đoán cung nhân lực từ hai nguồn: Cung nhân lực từ bên trong nội bộ Nhà máy và từ bên ngoài Nhà máy. 2.1.3.1 Dự đoán cung nhân lực trong nội bộ Nhà máy Hàng năm, phòng TC-HC lập danh sách CBCNV và thu thập thông tin về người lao động trong toàn Nhà máy. Tuy việc xác định cung nhân lực tại Nhà máy chưa được hình thành rõ ràng nhưng khi xác định kế hoạch lao động Nhà máy căn cứ vào danh sách CBCNV và các thông tin được lưu trữ trong hồ sơ, máy tính để dự đoán cung nhân lực trong thời kỳ tới. Hiện nay tại Nhà máy việc dự đoán cung nhân lực được phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau như: Giới tính, độ tuổi, trình độ lành nghề, thâm niên, tình trạng sức khỏe,… và dựa trên bản danh sách CBCNV do phòng TC-HC cung cấp bao gồm các thông tin có liên quan đến bản thân mỗi cá nhân như: - Họ và tên, giới tính - Ngày tháng năm sinh: - Chức vụ hiện tại: - Biên chế, ký HĐ không thời hạn hay có thời hạn - Trình độ: Đại học, CĐ, trung cấp, học nghề hay LĐ phổ thông - Cấp bậc hiện tại: bậc 1,2,3,... - Hệ số lương theo cấp bậc - Phụ cấp (nếu có) - Thời gian công tác - Đoàn viên hay Đảng viên Thông tin về người lao động hiện nay hoặc đã từng công tác tại Nhà máy đều được lưu trữ trong hồ sơ và trong hệ thống máy tính của Nhà máy. Qua đó có thể biết được tổng số lao động hiện có của toàn Nhà máy, số lao động của mỗi phòng ban, phân xưởng, chức vụ, giới tính, thâm niên, trình độ của từng người,... Qua bảng giải trình biên chế tổ chức và định biên lao động hàng năm còn giúp ta biết được số lượng lao động quản lý, lao động kỹ thuật, lao động phụ trợ, lao động phòng ban, phân xưởng để Nhà máy có các chính sách tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển, phân công lao động cho phù hợp. Ví dụ qua bảng giải trình biên chế và định biên lao động quý I năm 2006 được thể hiện thông qua các bảng 8,9,10,11,12 ở trên giúp ta biết được tổng số lao động hiện có tên trong Nhà máy là 202 người: -Lao động quản lý: 9 người (2 người thuộc ban giám đốc, còn lại ở các phòng ban trong NHà máy) -Lao động kỹ thuật: 152 người. -Lao động phụ trợ: 42 người. -Lao động phòng ban: 49 người. -Lao động phân xưởng: 153 người. So với năm 2005, lao động kỹ thuật của Nhà máy tăng thêm 5 người, lao động quản lý thêm 1 người, lao động phụ trợ và lao động phân xưởng giảm 6 người là do Nhà máy tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ tay nghề, thuyên chuyển công tác CBCNV. Như vậy tài liệu trên đã cung cấp khá đầy đủ thông tin về nguồn nhân lực trong Nhà máy, giúp ta có cái nhìn tổng quát và khá chính xác về số lượng chất lượng cũng như sự biến động về lao động trong toàn Nhà máy. 2.1.3.2 Nguồn bên ngoài Nhà máy Cung nhân lực từ bên ngoài Nhà máy chủ yếu là từ các trường đại học, cao đẳng, trung học,… có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc. Ngoài ra còn có một nguồn nữa mà phần lớn các doanh nghiệp thường áp dụng đó là con em, người thân của CBCNV trong doanh nghiệp. Khi Nhà máy có nhu cầu tuyển lao động đặc biệt là những công việc đòi hỏi về kỹ thuật ít như vận chuyển, đóng bao xi măng, và các việc thủ công. Nhà máy có chính sách ưu tiên đặc biệt đối với con em, người thân của CBCNV. Nhà máy xác định thị trường lao động cho nguồn nhân lực không những chỉ cần nguồn nhân lực trong tỉnh mà còn tuyển thêm những cán bộ công nhân viên có trình độ, năng lực mong muốn được làm việc tại Nhà máy. Thị trường lao động ở Quảng Ninh nói riêng cũng như thị trường lao động của cả nước ta nói chung hiện nay đang ở trong tình trạng cung lớn hơn cầu lao động do đó có thể đáp ứng cho Nhà máy một lực lượng lao động phù hợp ở bất cứ thời điểm nào. Lực lượng lao động bổ sung cho số công nhân sản xuất chính ở phân xưởng sản xuất chính và phân xưởng thành phẩm đều là số lao động phổ thông có thể thu hút ngay tại địa bàn tỉnh Tuy nhiên việc tuyển dụng các cán bộ có trình độ tay nghề cao đối với Nhà máy gặp rất nhiều khó khăn vì phần lớn sau khi ra trường những cử nhân, kỹ sư có trình độ đều thích làm việc ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh… Chính vì vậy Nhà máy cần phải có các chính sách thu hút nhân lực cần thiết nhằm phục vụ cho Nhà máy đạt hiệu quả cao. 2.1.4 Cân bằng cung - cầu ở Nhà máy xi măng Hà Tu Gần đây Nhà máy có chính sách tinh giảm lực lượng lao động đối với từng phòng, phân xưởng nên nguồn cầu về lao động có tay nghề, có trình độ cao khác so với lao động phổ thông. - Trường hợp cầu nhân lực lớn hơn cung nhân lực (thiếu lao động): Do Nhà máy có chiến lược nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng lượng sản phẩm bán ra do đó nguồn cầu về lao động có trình độ chuyên môn, tay nghề cao của Nhà máy cũng tăng. - Trường hợp cung lớn hơn cầu (thừa lao động): Thực tế tại Nhà máy, nhu cầu về lao động đang có xu hướng giảm, số lao động không có trình độ chuyên môn tay nghề cao còn nhiều. Hàng năm, khi đổi mới trang thiết bị Nhà máy phải mất một khoản chi phí thuê chuyên gia về đào tạo, hướng dẫn cho CBCNV. - Cân bằng cung - cầu: Đó là lúc các cán bộ làm công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực không phải hành động gì, tức là số nhân lực vừa đủ cho công việc nên họ chỉ phải đánh giá thực hiện công việc xem chất lượng hoàn thành công việc của cán bộ công nhân viên như thế nào để thuyên chuyển một cách hợp lý nhất, tổ chức chương trình đào tạo và nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV trong Nhà máy, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Tóm lại, trong giai đoạn cân đối cung - cầu nhân lực, Nhà máy phải xác định cụ thể nhân lực thừa hay thiếu, con số cụ thể là bao nhiêu và cách giải quyết nó như thế nào? Ví dụ: Năm 2005 Nhà máy xảy ra tình trạng dư thừa lao động đặc biệt là số lao động phụ trợ và một số lao động trong phân xưởng trong khi đó lại thiếu lao động kỹ thuật và cán bộ điều hành sản xuất. Trong trường hợp này Nhà máy tạm thời không thay thế mà mở các lớp đào tạo tay nghề cho những lao động dư thừa, thuyên chuyển giữa các bộ phận trong nội bộ để giảm bớt chi phí tuyển mới do đó lao động kỹ thuật của Nhà máy tăng thêm 5 người, lao động quản lý thêm 1 người, lao động phụ trợ và lao động phân xưởng giảm 6 người. 2.2 Nhận xét công tác lập kế hoạch nhân lực của Nhà máy trong thời gian qua Trong thời gian vừa qua Nhà máy luôn cố gắng hoàn thiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Trên đây là toàn bộ những nét khái quát về công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Nhà máy xi măng Hà Tu trong những năm qua. Bên cạnh những kết quả đã đạt được thật đáng khích lệ thì công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại Nhà máy vẫn còn những tồn tại khá lớn cần phải có giải pháp hoàn thiện hơn. Công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một công tác vô cùng khó khăn và phức tạp bởi nó phải dự đoán về tương lai, dự đoán về những khả năng tiến triển._.