Hoàn thiện công tác hậu cần vật tư cho Sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần may 19

rưng của tài chính doanh nghiệp 52 Bảng biểu số 6: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất một chiếc áo Jackét: 55 Bảng biểu số 7: tình hình cung ứng vật tư về mặt số lượng 59 Bảng biểu số 8: Lưọng vật tư tiêu dùng qua các năm 61 LỜI MỞ ĐẦU Vật tư kỹ thuật là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào. Nhưng hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không để ý nhiều đến công tác hậu cần vật tư cho doanh nghiệp mình, chính vì vậy mà chi phí sản xuất của các doanh nghiệp cứ đội lên cao do chi phí đầu vào cho sản phẩm là quá cao. Hiện nay giá cả của vật tư đang có xu hướng biến động rất mạnh, kèm theo nó là việc vận dụng máy móc thiết bị của các doanh nghiệp là còn kém, vì trình độ kỹ thuật của công nhân sử dụng là còn yếu. Điều dó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chính sách đúng đắn để hoàn thiện công tác hậu cần vật tư, để từ đó tìm ra được bước đi đúng đắn hơn cho mình trên con đường hội nhập WTO. Cùng chung một hoàn cảnh như vậy các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam hiện nay cũng gặp rất nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn. Đó là việc khi Việt Nam gia nhập WTO thì ngành may mặc là ngành đem lại nhiều giá trị sử dụng cho đất nước đây được coi là ngành hàng xuất khẩu chủ lực của nước ta nhưng bên cạnh đó nó cũng đòi hỏi tính tự chủ rất cao của các doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh. Là một doanh nghiệp nhà nước được cổ phần hoá, công ty cổ phần may 19 cũng là một doanh nghiệp phát triển tuơng đối mạnh và có thị phần ổn định ở Việt Nam. Nhưng công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc cung ứng vật tư và tìm kiếm vật tư để cung cấp cho doanh nghiệp mình phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Thấy được tầm quan trọng của công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần may 19. Em chọn cho mình đề tài “Hoàn thiện công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần may 19”. Nội dung đề tài của em gồm có 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác hậu cần vật tư ở công ty cổ phần may 19. Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hậu càn vật tư ở công ty cổ phần may 19. Do hạn chế về thời gian thực tập cũng như trình độ hiểu biết tích luỹ còn ít ỏi, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều. Nên chuyên đề của em không thể trách khỏi sai sót. Em mong được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo hướng dẫn, đặc biệt là Th.s: Lê Thanh Ngọc cùng các cô chú ở phòng kinh doanh_XNK và một số phòng khác đã giúp em hiểu sâu hơn về công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 10 tháng 4 năm 2008 Sinh viên Trần Thị Nga CHƯƠNG I NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP BẢN CHẤT KINH TẾ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH. Khái niệm và tính tất yếu khách quan của công tác hậu cần vật tư. Khái niệm về công tác hậu cần vật tư và phân loại vật tư kỹ thuật: Từ xa xưa, người ta đã biết đến thuật ngữ “Hậu cần” như là việc chuẩn bị quân lương, quân tư trang, và các đồ dùng vật dụng khác phục vụ cho quân đội. Trong kháng chiến hậu cần được xem như là công việc của hậu phương phục vụ cho tiền tuyến. Ngày nay hậu cần được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, vì sản xuất tức là tạo ra sản phẩm mà muốn có sản phẩm phải cần các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất. Chính vì vậy mà ta có khái niệm công tác hậu cần vật tư kỹ thuật như sau: Hậu cần vật tư kỹ thuật là các hoạt động đảm bảo cho các mặt vật tư đầy đủ về số lượng, đúng về quy cách mẫu mã, đảm bảo chất lượng kịp thời về thời gian giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục và đều đặn. Trong quá trình sản xuất kinh doanh bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng các tư liệu vật chất khác nhau để sản xuất ra sản phẩm cho mình, đó có thể là nguyên liệu, nhiên liệu, hay máy móc thiết bị… góp phần tạo ra. Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khái niệm. Mọi vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất đều là vật tư kỹ thuật. Nhưng chúng ta đã biết tư liệu sản xuất gồm các tư liệu lao động và đối tượng lao động. Những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho nhưng chưa phải là vật tư kỹ thuật, chỉ khi có những cải biến của sản phẩm tự nhiên thành những sản phẩm của lao động thì sản phẩm đó mới có các thuộc tính và tính năng của vật tư kỹ thuật. Do vậy, vật tư kỹ thuật chỉ là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp. Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên, nhiên, vật liệu điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng…. Vật tư kỹ thuật có thể được chia làm hai loại: vật tư thuộc đối tượng lao động, vật tư thuộc tư liệu lao động Vật tư thuộc đối tượng LĐ Vật tư thuộc TLLĐ Nguyên liệu Thiết bị động lực Vật liệu Thiết bị chuyền dẫn năng lượng Nhiên liệu Thiết bị sản xuất Điện lực Máy móc điều khiển Bán thành phẩm Công cụ, dụng cụ và khí cụ Các loại phụ tùng máy Tính tất yếu khách quan: Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý, hoá của đối tượng lao động nhằm tạo ra những giá trị sử dụng khác nhau. Nhưng để tiến hành sản xuất thì phải có cái để thực hiện sản xuất đó chính là vật tư kỹ thuật vì vật tư kỹ thuật đó chính là tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp. Do đó, quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Và chỉ có trên cơ sở bảo đảm vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách phẩm chất, kịp về thời gian thì mới có thể tiến hành bình thường và kinh doanh có hiệu quả, nhưng vấn đề đặt ra ở đây là bằng những cách nào có thể làm tốt được những điều trên. Muốn vậy, mỗi doanh nghiệp phải tự có cho mình một cách thức, một con đường đi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của mình. Đây là cả một quá trình lâu dài và phức tạp, nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải lên các kế hoạch cụ thể, chỉ có thực hiện tốt và điều khiển tốt các kế hoạch này thì các doanh nghiệp mới an tâm sản xuất kinh doanh. Hơn thế nữa, trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình các doanh nghiệp sẽ nâng cao được năng suất lao động của công nhân, hiệu quả sử dụng tăng cao, chi phí sản xuất giảm do tiết kiệm được vật tư và qua đó làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh: Như ta đã biết hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân, bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích thu lợi nhuận hoặc thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, khi nói đến hoạt động thương mại chính là nói đến các hoạt động liên quan đến việc mua sắm vật tư kỹ thuật cho sản xuất (thương mại đầu vào) và quá trình tiêu thụ sản phẩm (thương mại đầu ra). Trong nền kinh tế hiện nay, trước sự cạnh tranh gay gắt để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình đều phải thực hiện việc giảm chi phí và tăng thu. Phần lớn các doanh nghiệp chỉ chú ý tới việc tiến hành các biện pháp kích thích tiêu thụ để làm sao bán được càng nhiều hàng hoá càng tốt tức là doanh nghiệp chỉ quan tâm tới đầu ra của quá trình sản xuất mà không coi trọng đến việc quản lý sử dụng tiết kiệm các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Cụ thể ở đây các doanh nghiệp đã không quan tâm đúng mức tới công tác đảm bảo vật tư, họ không biết rằng đây là một nhân tố đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh qua đó góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất con người đã sử dụng tư liệu lao động và đối tượng lao động làm thay đổi tính chất, hình dánh, kích thước của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lượng ngày càng cao nhằm thoả mãn đầy đủ các nhu cầu của con người. Quá trình sản xuất của doanh nghiệp luôn đòi hỏi phải có các yếu tố của sản xuất trong đó có vật tư kỹ thuật, thiếu vật tư kỹ thuật thì không thể hoạt động sản xuất ra của cải vật chất. Khi vật tư đóng vai trò là tư liệu lao động mà bộ phận chủ yếu máy móc thiết bị, thể hiện trình độ trang bị kỹ thuật cho sản xuất thì nó là nhân tố cực kỳ quan trọng để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm tăng quy mô sản xuất, tạo điều kiện sử dụng hợp lý sức lao động và nguyên, nhiên, vật liệu tiết kiệm các yếu tố vật liệu và do đó đưa hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên nhiên vật liệu được bảo đảm đầy đủ đồng bộ, đúng chất lượng và điều kiện quy định, khả năng tái sản xuất mở rộng. Trong quá trình tái sản xuất nguyên, vật liệu là bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đế việc sử dụng hợp lý và tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60% đến 70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Do đó nguyên, vật liệu có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí kinh doanh và giá cả sản phẩm. Từ vai trò trên đây của vật tư chúng ta thấy được ý nghĩa to lớn của hoạt động bảo đảm vật tư cho sản xuất, của hoạt động thương mại đầu vào ở doanh nghiệp. Việc bảo đảm vật tư đầy dủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề cho việc tiếp tục của quá trình sản xuất bất kỳ một sự không đầy đủ, không đồng bộ, không kịp thời nào của vật tư đều có thể gây nên sự ngưng trệ trong sản xuất gây ra sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau gây ra sự tổn thất trong kinh doanh. Đảm bảo tốt vật tư trong sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng đúng về quy cách chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và tồn tại phát triển của doanh nghiệp. 1.2. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP. Công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể được tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư. Xác định nhu cầu Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư Xác định các phương án đảm bảo vt Lập và tổ chức kế hoạch mua sắm lựa chọn người cung ứng Thương lượng và đạt hàng Theo dõi đạt hàng và nhận hàng Tổ chức quản lý vật tư nội bộ Quản lý dự trữ và bảo quản Cấp phát vật tư nội bộ Quyết toán vật tư 1.2.1.Xác định nhu cầu vật tư: a) Xác định đặc tính vật tư: Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất chính, nó góp phần vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm cho nhà kinh doanh. Chính vì vậy mà việc xác định đặc tính của vật tư là rất quan trọng để tạo ra sản phẩm phù hợp với yêu cầu. Khi xác định đặc tính vật tư cần chú trọng đến các chỉ tiêu sau: Nhãn hiệu, mã số nhà cung ứng, sử dụng mẫu, thông số kỹ thuật, thành phần chế tạo, các chức năng của vật tư …Nhãn hiệu của vật tư là cái tạo ra bề ngoài của vật tư, tên gọi vật tư để có thể phân biệt vật tư nay so với vật tư khác. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều tên gọi vật tư giống nhau chính vì vậy mà các doanh nghiệp sản xuất cần phải biết đâu là nhãn hiệu vật tư mình cần dùng để tránh những sai lầm khi lựa chọn vật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mã số nhà cung ứng, thông số kỹ thuật là những mặt kỹ thuật của vật tư nó đòi hỏi sự chính xác cao, rõ ràng và nhà kinh doanh phải có một đội ngũ cán bộ đủ chuyên môn để kiểm tra giám sát việc tiếp nhận vật tư. Thành phần chế tạo và các chức năng của vật tư đó là mặt công dụng của vật tư đó là mặt quan trọng nhất của vật tư, một vật tư được sử dụng một cách tối đa có hiệu quả sẽ làm cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vật tư từ đó giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản xuất. b) Xác định số lượng vật tư: Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm: Có nhiều cách để xác định số lượng vật tư cho sản xuất sản phẩm Thứ nhất: Phương pháp trực tiếp: Phương pháp này được áp dụng khi doanh nghiệp đã xác định được số lượng sản phẩm sản phẩm cần sản xuất trong kì kế hoạch và mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất một đơn vị sản phẩm loại i nào đó. Nsxsp = Qsfi*Msfi Trong đó: Nsxsp: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsfi: Số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch Msfi: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm loại i Thứ hai: Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm: Phương pháp này được tính bằng cách tổng cộng mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm, công thức tính: Nct = Qcti *Mcti Trong đó: Nct: Nhu cầu vật tư dung để sản xuất chi tiết sản phẩm i trong kỳ Qcti: Số lượng chi tiết sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch Mcti: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị chi tiết sản phẩm i Thứ ba: Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự: Áp dụng phương pháp này trong trường hợp kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất những sản phẩm mới nhưng sản phẩm này chưa có mức sử dụng vật tư. Thực chất của phương pháp này là lấy những sản phẩm không có mức đối chiếu với những sản phẩm tương tự về công nghệ chế tạop đã có mức để tính, đồng thời có tính đến những những đặc điểm riêng biệt của sản phẩm mới mà áp dụng hệ số điều chỉnh, công thức: Nsx = Qsf * Mtt * K Trong đó: Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsf: Số lượng sản phẩm sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch Mtt: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự K: Hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm Thứ tư: Phương pháp tính theo mức sản phẩm đại diện: Cách tính này áp dụng trong trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ laọi khác nhau nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung. Trong trường hợp ấy, lấy một sản phẩm đại diện và mức tiêu dùng vật tư cho sản phẩm đậi diện đó để tính nhu cầu vật tư chung cho các cỡ loại sản phẩm, công thức tính: Nsx = Qsf*Mdd Trong đó: Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsf: Số lượng sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch Mdd: Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện, được chọn dựa vào mức bình quân Mbq = Mi*Ki /Ki Mi: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm thứ i Ki: Tỷ trọng loại sản phẩm thứ i trong tổng số Thứ năm: Phương pháp dựa vào sự tham gia của nhiều thành phẩm chế tạo sản phẩm: Có nhiều loại sản phẩm như sản phẩm của ngành công nghiệp thực phẩm, sản phẩm đúc, sản phẩm bê tong… được sản xuất từ nhiều loại NVL khác nhau. Để có được sản phẩm với chất lượng cần thiết, đáp ứng nhu cầu khách hàng, trong nhiều trường hợp, việc sản xuất được tiến hành theo công thức định sẵn có chỉ số hàm lượng % của mỗi thành phần NVL. Nhu cầu được xác định theo ba bước: Bước 1: Xác định tổng trọng lượng tinh của toàn bộ lượng vật tư cần thiết để thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Nvt = Qi * Hi Qi: Số lượng sản phẩm loại i Hi: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất: Nsx = Nvt / K K: Hệ số thu thành phẩm Bước 3: Xác định nhu cầu từng loại vật tư hàng hoá Ni = Nsx * hi Ni: Nhu cầu vật tư thứ i hi: Tỷ lệ % của vật tư thứ i Thứ sáu: Phương pháp xác định nhu cầu dựa vào thời hạn sử dụng: Nhu cầu vật tư hàng háo ở mỗi doanh nghiệp ngoài những vật liệu chính trực tiếp sản xuất sản phẩm còn có những hao phí vật liệu phụ. Mỗi phần những vật tư ấy được tạo điều kiện cho việc cho quá trình sản xuất hoặc là sử dụng cho các tư liệu lao động, hao phí loại này không đượcđiều tiết bởi các mức tiêu dùng cho đơn vị sản phẩm sản xuất mà bằng thời hạn sử dụng. Thuộc số những vật tư này gồm có phụ tùng thiết bị, dụng cụ, tài sản các loại dụng cụ bảo hộ lao động, công thức tính như sau: Nsx = Pvt/T Trong đó: Pvt: Là nhu cầu hàng hoá cần cho người sử dụng T: Thời hạn sử dụng Thứ bảy: Phương pháp tính theo hệ số biến động: Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần dựa vào thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo, công thức tính: Nsx = Nbc*K*H Trong đó: Nbc: Nhu cầu vật tư năm báo cáo K: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch H: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang: Thứ nhất: Phương pháp tính theo hiện vật: Căn cứ vào mức chênh lệch sản phẩm dở danmg đầu kỳ và cuối kỳ kế haọch cùng với mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm để xác định nhu cầu vật tư, theo công thức: Ndd = (Qc – Qd)*M Trong đó: Qd, Qc: Là trọng lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ M: Là mức hao phí vật tư cho sản phẩm dở dang Thứ hai: Phương pháp tính theo giá trị Ndd = (Gc – Gd)*V /Gtp Trong đó: Gd, Gc: Là giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ Gtp: Là giá trị thành phẩm năm kế hoạch V: Khối lượng vật tư cần dùng trong năm kế hoạch Nhu cầu vật tư cho sửa chữa mua sắm máy móc Ngoài nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chiếm tỉ trọng lớn trong tổng nhu cầu, doanh nghiệp còn phải định các loại NVL cho sữa chữa thiết bị, nhà xững cho công tác nghiên cứu khao học … công thức tính Nmstbmm = (Q*m)/(G*T*C*Ksd - A Trong đó: Q: Là khối lượng sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch M: Là định mức giờ máy để sản xuất một đơn vị sản phẩm C: Là số ca làm việc một ngày T: Là số ngày làm việc trong năm Ksd: Là hệ số sử dụng thiết bị có tính đến thời gian ngừng hoạt động cho sửa chữa theo kế hoạch Km: Hệ số thực hiện định mức A: số MMTB hiện có của doanh nghiệp c) Xác định lịch trình đảm bảo vật tư: Quá trình chuyển giao vật tư từ nhà cung ứng đến doanh nghiệp là giai đoạn khá quan trọng. Nó xác định tời thời gian và lịch trình chuyển giao, địa điểm chuyển giao, phương tiện vận chuyển và bao bì. Các dịch vụ và trách nhiệm nhà cung ứng về hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo, chế độ sửa chữa và bảo quản. Nếu quá trình này làm tốt sẽ là tiền đề cho mối quan hệ lâu dài giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng, đem lại một nguồn cung ứng vật tư ổn định cho doanh nghiệp còn nếu quá trình này làm không tốt sẽ rất bất lợi cho doanh nghiệp vì sẽ không có nguồn vật tư ổn định để sản xuất kinh doanh, làm ngưng trệ quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không thể thực hiện được quá trình tái sản xuất xã hội. 1.2.2.Nghiên cứu thị trường cung ứng và xác định các đơn hàng. a) Nhận diện thị trường cung ứng: * Bước 1: Chuẩn bị công việc nghiên cứu thị trường Khi chuẩn bị nghiên cứu thị trường các doanh nghiệp cần phải trả lời các câu hỏi: Các mục tiêu? Thời gian nghiên cứu? Các điều kiện nghiên cứu? Rủi ro xẩy ra nếu không nghiên cứu? Các thông tin cần có và đang có? * Bước 2: Đánh giá mức độ và ảnh hưởng của cạnh tranh trong thị trường Để làm được công việc này chúng ta cần phải làm những công việc sau: phân tích cung cầu, các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ cạnh tranh, rủi ro và cơ hội trong thị trường với các mức độ cạnh tranh khác nhau * Bước 3: Dự đoán sự phát triển của thị trường Cần xác định các đặc trưng của thị trường, dự đoán thị trường, nghiên cứu vòng đời của sản phẩm. Thị trường trong tương lai sẽ biến động như thế nào theo chiều hướng có lợi cho doanh nghiệp hay bất lợi để từ đó có phương án giải quyết kịp thời nếu như tình hống xấu xẩy ra. Phải nghiên cứu xem vòng đời của sản phẩm hiện nay sản phẩm đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống để từ đó có chiến lược phát triển sản phẩm của mình đồng thời xem xem sản phẩm của đối phương trên thị trường. * Bước 4: Nhận diện những nhà cung ứng hàng đầu: Có rất nhiều nguồn thông tin để nhận diện nhà cung ứng hàng đầu. Cán bộ phụ trách cung ứng thường xuyên tìm các nhà cung ứng mới, họ tập hợp trong sổ tay danh bạ ngườ cung ứng và được bổ sung hàng ngày. Cán bộ vật tư có thể sử dụng nhiều phương pháp để tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp cho mình: có thể thông qua danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm thồng qua phioêú điều tra hay Internet… * Bước 5: Phân tích giá cả: Giá cả là yếu tố khá quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành mua sắm vật tư chính vì vậy mà phân tích giá cả là việc làm thường xuyên của doanh nghiệp khi tiến hành mua sắm. Để phân tích giá cả doanh nghiệp cần căn cứ vào giá của các nhà cung ứng trên thị trường, giá của các vật tư có khả năng thay thế để từ đó tìm cho mình một mức giá phù hợp nhất. * Bước 6: Phân đoạn thị trường Để làm được công đoạn này tốt ta cần phải thực hiện các công đoạn sau: Thiết lập các biến số để phân đoạn, loại bỏ một số đoạn thị trường không phù hợp, xác định các rủi ro và cơ hội của từng đoạn thị trường, lựa chọn đoạn thị trường phù hợp nhất * Bước 7: Loại bỏ các đoạn thị trường không phù hợp: Sau khi đã tiến hành phân đoạn thị trường xong doanh nghiệp sẽ biết được đâu là thị trường tiềm năng của doanh nghiệp mình và đâu là thị trường mà doanh nghiệp không nên đầu tư vào để từ đó tiến hành laọi bỏ những thị trường không phù hợp. b) Đánh giá các đoạn thị trường: * Bước 1: Xác định các loại nguy cơ và cơ hội trong các đoạn thị trường khác nhau * Bước 2: Xác định các sự kiện quan trọng trong từng đoạn thị trường * Bước 3: Nghiên cứu sâu hơn các cơ hội và rủi ro lien quan đến từng sự kiện * Bước 4: Xây dựng phương pháp đánh giá các cơ hội và rủi ro * Bước 5: Xác định các mục tiêu cung ứng bị ảnh hưởng bởi cơ hội và rủi ro trên. Lựa chọn đoạn thịu trường tối ưu nhất * Bước 6, 7: Tiếp tục kiểm soát các cơ hội và rủi ro c) Xác định các đơn hàng: Các doanh nghiệp hiện nay có thể xác định nhiều loại hình ký kết hợp đồng khác nhau, có thể là có dấu có thể là không có dấu. Hiện nay nhìn chung có ba loại hợp đồng khác nhau tuỳ vào loại hình mua sắm khác nhau: Nếu doanh nghiệp mua hàng đột xuất: có nghĩa là doanh nghiệp không có ý định mua hàng từ trước nhưng do trong quá trình sản xuất phát sinh thêm buộc doanh nghiệp phải mua. Đối với loại đơn hàng này doanh nghiệp và nhà cung ứng không ký kết hợp đồng dài hạn và không thiết lập quan hệ mua bán lâu dài mà chỉ là cần trong tạm thời. Nếu doanh nghiệp mua hàng định kỳ có nghĩa là doanh nghiệp đã có ý định mua hàng theo kỳ, từng kỳ một. Đối với loại mua hàng này doanh nghiệp cũng không cần ký kết hợp đồng dài hạn nhưng lại có quan hệ cá nhân. Nếu doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng dài hạn. Đây là loại hợp đồng chủ yếu của doanh nghiệp trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh. Là loại hợp đồng giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ vật tư trong sản xuất. Đối với loại hình hợp đồng này doan nghiệp cần có một sự hiểu biết nhất định về nhà cung ứng và số lượng sản phẩm nhiều chính vì vậy mà cần có sự ký kết hợp đồng giữa nhà cung ứng và doanh nghiệp. 1.2.3.Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng a) Bốn loại hàng hoá: - Chi phí thấp - rủi ro thấp: Mục tiêu giảm chi phí quản lý - Chi phí cao - rủi ro thấp: Mục tiêu giảm giá mua và chi phí chuyển giao - Chi phí thấp – rui ro cao: Mục tiêu giảm rủi ro - Chi phí cao – rui ro cao: Mục tiêu giảm chi phí và rủi ro b) Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung ứng tiềm năng; Chất lượng sản phẩm Đối với sp tiêu chuẩn hoá Đối với sp không tiêu chuẩn hoá 1,tiêu thức sp 1,đầu tư cho nghiên cứu và phát triển 2, sự linh động trong việc đáp ứng các yêu cầu đặc biệt 2,sở hữu trí tuệ 3,tỷ lệ sản phẩm hỏng 3,năng lực và kinh nghiệm trong thiết kế và quản lý 4,phần trăm sp trả lại trong năm đầu bảo hành 4,cơ sở vật chất trang thiết bị 5,thời gian bảo hành 5,năng lực sx và công nghệ 6,khả năng thay thế phụ tùng 7,độ bền sp 8,năng lực bảo hành Sự sẵn sàng trong đáp ứng Để xét sự sẵn sàng trong đáp ứng của các nhà cung ứng vật tư cho doanh nghiệp người ta dựa vào các tiêu thức sau: -Thị phần của nhà cung ứng -Kinh nghiệm xk -Năng lực đáp ứng -Thời gian giao hàng -Nhà thầu phụ -Hệ thống vận tải -Hàng dự trữ -Quan hệ trong ngành -Danh mục sản phẩm của nhà cung ứng Trách nhiệm Để xét tiêu thức này của nhà cung ứng ta cần phải tìm hiểu các vấn đề sau: - Sứ mệnh và mục tiêu kinh doanh của nhà cung ứng có đề cập đến lợi ích của khách hàng không - Nhà cung ứng có chính sách phục vụ khách hàng không - Có hệ thống thu thập và xử lý các khiếu nại của khách hang không, thời gian xử lý kịp thời không - Có đội ngủ nhân viên được đào tạo, có kinh nghiệm và giàu cống hiến sẵn sàng phục vụ khách hàng trong giờ làm việc - Có đội ngũ nhân viên phản ứng nhanh với những sự cố xẩy ra đột xuất - Sự hỗ trợ về đào tạo và vận hành - Sự thích ứng với văn hoá và ngôn ngữ - Tần suất đánh giá chất lượng dịch vụ - Có chiến lược và hệ thống để liên tục cải thiện chất lượng dịch vụ chí phí Đây là chỉ tiêu vô cùng quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn nhà cung ứng vật tư, vì chí phí mua vật tư và các chi phí liên quan khác sẽ ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp. Để xét tiêu chuẩn này ta cần tìm hiểu các vấn đề sau: -Giá bán - Hiệu quả đầu vào, đầu ra -Chiết khấu -Chi phí lao động, năng lực và -Lộ trình thanh toán -Chi phí vận hành khác -Phương thức thanh toán -Chi phí bảo dưỡng -Tín dụng -Chi phí phụ tùng thay thế -Tỷ giá hối doái -Chi phí cho sự hỗ trợ của nhà -Chi phí vận tải và chuyển giao -Cung ứng sau mua -Chi phí lắp đặt, chạy thử, vận hành -Chi phí nâng cấp thiết bị Chi phí và thu nhập thanh lý Thương hiệu của nhà cung ứng Đây là tiêu chuẩn khá quan trọng để đánh giá một nhà cung ứng tiềm năng. Đó là sự nhìn nhận của doanh nghiệp cũng như những đối tác về hình ảnh uy tín của nhà cung ứng trên thị trường hiện tại. Một nhà cung ứng tiềm năng là một nhà cung ứng có thương hiệu uy tín trên thị trường và được đông đảo khách hang tín nhiệm, vậy những tiêu chuẩn để đánh giá thương hiệu của một nhà cung ứng là: - Nhà cung ứng được thành lập từ lúc nào Kinh nghiệm và danh tiếng của những người sở hữu và quản lý - Hình ảnh của công ty và sản phẩm của nhà cung ứng trên thị trường - Công ty xử lý quan hệ với khách hàng như thế nào - Nhân viên công ty có hài lòng với công việc của mình không c) Tiêu chuẩn lựa chọn một nhà cung ứng: Để lựa chọn được nhà cung ứng tốt nhất trong số những nhà cung ứng đã nêu ra ở trên ta cần tiên hành các công việc đó là: tuỳ vào đặc điểm của từng vật tư mình có thể chọn một số tiêu thức điển hình và gắn trọng số cho nó. Thông thường các tiêu thức đánh giá thường là: sự hoàn thiện về kỹ thuật, kiểu dáng, màu sắc, độ bền, thời gian giao hang, khả năng thay thế phụ tùng, hỗ trợ kỹ thuật, chi phí sử dụng… Sau khi đã lựa chọn được tiêu thức phù hợp cho mình, các doanh nghiệp cần cho điểm để đánh giá nhà cung ứng nào là phù hợp nhất cho mình. Ví dụ như ta chọn tiêu thức để đánh giá là tuổi thọ trung bình của một thiết bị Tính điểm cho từng tiêu thức (Tiêu thức là tuổi thọ trung bình của từng thiết bị) Không chấp nhận(0) Có thể(1) Trung bình(2) Khá(3) Tốt(4) < 100 100 - 119 120 - 129 130 - 149 >150 A / B / C / Tính điểm cho tổng tiêu thức Tiêu chuẩn A B C Điểm Điểm* Điểm Điểm* Điểm Điểm* C. nghệ 4 40 1 20 2 20 Độ bền 4 36 3 27 2 18 Giao hàng 3 27 3 27 3 27 Hỗ trợ kt 3 24 4 32 2 16 Chi phí sd 4 36 3 27 3 27 Dịch vụ 2 20 4 40 3 20 Tổng 183 173 2 128 Tính điểm cho từng tiêu thức và tổng tiêu thức của từng nhà cung ứng Tổng điểm cao nhất: 55*4 =220 Điểm của A: 183/220 *100% = 83% Điểm của B: 173/220*100% = 79% Điểm của C: 128/220*100% = 58% =>Lựa chọn nhà cung ứng A 1.2.4.Tổ chức đấu thầu Điều kiện áp dụng đấu thầu -Quy trình mua hàng đặc biệt quan trọng -Giá trị hang mua tương đối cao Đặc điểm đấu thầu -Minh bạch _ công khai _ công bằng -Thúc đẩy cạnh tranh -Cần nổ lực và thời gian Hình thức đấu thầu - Đấu thầu mở: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu không hạn chế số lượng các bên dự thầu. - Đấu thầu có giới hạn: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu nhất địn để dự thầu. - Đấu thầu hai giai đoạn: Là hình thức đấu thầu màbên mời thầu tiên shành đông thời cả hai hình thức nêu trên nhưung chia ra làm hai giai đoạn khác nhau. Quy trình đấu thầu - Để thực hiện một cuộc đấu thầu hoàn chỉnh các nhà tham gia đấu thầu phải thực hiện các công đoạn sau - Phát triển một kế hoạch cho quá trình đấu thầu - Xác định cơ sở để đánh giá nhà thầu - Xác định các tiêu chuẩn tối thiểu để sang lọc nhà thầu - Chuẩn bị mời thầu - Chỉ định ban mời thầu - Thông báo các yêu cầu - Phát hành hồ sơ thầu - Xác nhận lại với các nhà thầu - Xử lý các vấn đề bổ sung - Nhận và mở thầu - Loại các trường hợp không phù hợp - Đánh giá các nhà thầu và lựa chọn nhà thầu - Thông báo nhà thắng thầu - Đàm phán các vấn đề bổ sung - Ký kế hợp đồng 1.2.5. Ký kết hợp đồng Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu. Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Trước khi ký kết hợp đồng cần làm rõ các vấn đề sau: Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là: Xác định các tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm độ dung sai sản phẩm, độ bền) và phương tiện kiểm tra; Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn ( như kiểm tả lại khi có biến động giá nguyên vật liệu, trị giá đồng tiền); Xác định hình thức đồng tiền (như trả tiền mặt với sự giảm giá, trả vào ngày cuối tháng, bằng hối phiếu được chấp nhận); Điều kiện giao hàng; Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm. Đặt hàng: Là một hành động pháp lý của người mau vbớu người cung ứng. Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều văn bản, hai bản cho người cung ứng, một bản phục vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho bộ phận kế toán, một bản cho cửa hàng kiểm tả việc nhận hàng và một bản sau cùng lưu ở bộ phận dịch vụ mua hàng. Đơn đặt hàng là tài liệu giao dịch mang tính hợp đồng. Cho nên , điều quan trọng là văn bản này phải thật rõ ràng và không được sai sót. Trong đơn hàng không được dùng các cụm từ sau đây: Giá cả sẽ được thoả thuận; Giao hàng càng sớm càng._. tốt; Có chất lượng tốt; Chất lượng thương mại thông thường Giống nhu đã cung cấp lần trước Đơn đặt hàng phải có các nội dung cơ bản sau đây: Tên và địa chỉ doanh nghiệp đặt hàng; Tên và địa chỉ doanh nghiệp nhận đơn hàng Số ký hiệu; Số lượng sản phẩm và dịch vụ yêu cầu; Mô tả đầy đủ kiểu, loại, phẩm cấphoặc những quy định khác cần thiết để xác định sản phẩm hoặc dịch vụ Quy định tiêu chuẩn về quy cách sản phẩm hoặc dichj vụ và mọi dữ liệu kỹ thuật có lien quan; Ghi rõ chứng chỉ theo quy định cần được gửi kèm theo hàng được giao; Giá được thoả thuận giữa người mua và người bán; Cách thức giao hàng thoả thuận giữa người mua và người bán; Hướng dẫn giao hàng; Chữ ký của người mua và chức vụ trong doanh nghiệp Điều kiện kinh doanh của mỗi bên. Doanh nghiệp thường uỷ quyền cho một hay hai người ký đơn hàng và có thể quy định giới hạn chi cho một lần ký 1.2.6 Tiếp nhận và bảo quản vật tư về số lượng và chất lượng Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp nhận về số lượng, chất lượng và hoá đơn. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư nhập kho cũng như xác định rõ trách nhiệm của những đơn vị và những người có liên quan đến lô hàng nhập. Nếu đơn vị sử dụng dùng phương tiện của mình hay thuê ngoài đến dơn vị kinh doanh nhận hàng và có người áp tải đi theo thì việc tiếp nhận số lượng và chất lượng vật tư cần được tiến hành tại kho của đơn vị kinh doanh và trước khi nhập kho phải kiểm tra lại. Nếu doanh nghiệp thương mại đưa vật tư đến doanh nghiệp thì việc tiếp nhận về số lượng và chất lượng vật tư lại được tiến hành tại kho của doanh nghiệp. Trong trường hợp đó phải xác định trách nhiệm của sự thiếu hụt, hư hỏng là do doanh nghiệp thương mại hay đơn vị vận tải gây ra. a ) Kiểm tra về mặt số lượng: -Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, thể tích thì cần cân, đong, đo. -Giao nhận theo nguyên hầm (đối với xà lan, tàu thuỷ), nguyên toa (tàu hoả) thì khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng phải niêm phong cặp toa trước mắt người phụ trách phương tiện vật tải. Khi trả hàng nếu dấu niêm phong còn nguyên vện thì doanh nghiệp không cần phải kiểm tra tỉ mĩ số lượng vật tư. -Nếu giao theo nguyên bao nguyên kiện thì phải bố trí đếm số nbao số kiện đó. Doanh nghiệp xem kĩ bao bì và phát hiện ngay tại chỗ những bao bì hư hỏng hay dấu vết nghi ngờ hàng bị mất. b) Kiểm tra chất lượng vật tư: Được tiến hành với mức độ khác nhau tuỳ thuộc vào tính chất lý, hoá của từng loại vật tư: đối với những loại vật tư chóng hỏng hoặc yêu cầu kỹ thuật cao thì phải kiểm tả tỷ mĩ, yêu cầu chất lượng vật tư dùng trong sản xuất càng cao bao nhiêu thì công việc kiểm tra được tiến hành tỷ mĩ bấy nhiêu Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến ca, từ ngoài vào trong. Đầu tiên nhân viên tiếp nhận xem xét kích thước, tình hình bao bì và những ký hiệu ghi trên bao bì có phù hợp với những điều kiện ghi trong hợp đồng giao hàng và vận đơn gửi theo hàng hoá hay không. Tiếp đó kiểm tra kỹ hơn trong một số trường hợp, đối với một số loại vật tư nhất định còn phải tiến hành kiểm tra chất lượng bằng thí nghiệm. Do phương pháp kiểm tra khác nhau có thể cho ta những kết quả khác nhau cho nên cần phải thống nhất hàng hoá nhận chở theo phương pháp nào thì khi giao hàng cũng theo phương pháp ấy. c) Kiểm tra hoá đơn: Loại kiểm tra cuối cùng này là để thống nhất phiếu đặt hàng, phiếu nhận hàng, hoá đơn và kiểm tả lại giá dơn vị cùng các điều kiện khác so vơí các điều kiện đã nêu trước. Trường hợp vật tư, sản phẩm, hàng hoá không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn thì lập thêo một liên, kèm theo chứng từ lien quan gữi cho đơn vị bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá để giải quyết . 1.2.7. Tổ chức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp Cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trrong nội bộ doanh nghiệp là khâu công tác hết sức quan trọng của phòng vật tư doanh nghiệp. Tổ chức tốt khâu công tác này sẽ đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành nhịp nahngf, góp phần tăng năng suất lao động của công nhân, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động của doanh nghiệp nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm được vật tư trong tiêu dùng sản xuất và nâng cao được sức cạnh tranh của sản phẩm: Nhiệm vụ chủ yếu của cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp bao gồm: - Bảo đảm cấp phát các loại vật tư kỹ thuật cho các đơn vị được đồng bộ, đủ về số lượng, đúng quy cách và kịp về thời gian. - Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất, đảm bảo giao vật tư dưới dạng thuận lợi cho việc tiêu dung của các đơn vị. - Giải phóng có các đơn vị đến mức tối đa chức năng có liên quan đến việc tổ chức hậu cần vật tư. - Kiểm tra việc giao vật tư và sử dụng vật tư ở các đơn vị nội bộ. Để thực hiện tốt quá trình cấp phát vật tư kỹ thuật cho các đơn vị nội bộ đòi hỏi bộ phận vật tư phải thực hiện những nội dung công tác sau: a) Lập hạn mức cấp phát vật tư kỹ thuật cho các đơn vị tiêu dùng: Là lượng vật tư tối đa quy địn cấp cho bưu cục, tổ đội sản xuất trong một thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao, hạn mức cấp phát vật tư có tác dụng nhằm nâng cao trách nhiệm của bưu cục, tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số lượg vật tư lĩnh được một cách hợp lý, tiết kiệm dồng thời nâng cao trách nhiệm của bộ phận quản lý vật tư trong việc bảo đảm cấp phát vật tư quy định trong hạn mức được đầy đủ, kịp thờivà đúng quy cách phẩm chất, góp phần chấn chỉnh và cũng cố kho tàng, góp phần làm giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công tác ghi chép ban đầu về cấp phát vật tư: Để lập được hạn mức cấp phát vật tư được chính xác cần phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, các mức tiến tiến về tiêu dùng vật tư, mức dự trữ vật tư ở đơn vị tiêu dùng, lượng tồn kho đầu kỳ. Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo công thức sau H = Nt.ph ± Nt.ch.ph + D - O Trong đó: H: Hạn mức cấp phát vật tư tính, theo đơn vị hiện vật. Nt.ph: Nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm. Nt.ch.ph: Nhu cầu vật tư cho thay đổi tại chế phẩm (sản phẩm dở dang). D: Nhu cầu vật tưu cho dự trữ ở phân xưởng O: Tồn kho đầu kỳ. b) Lập chứng từ cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp: Sau khi xác định hạn mức cấp phát vật tư, giai đoạn quan trọng trong cấp phát vật tư cho đơn vị tiêu dùng là lập chứng từ cấp phát vật tư. Việc quy định đúng đắn chế độ lập chứng từ cấp phát vật tư có ý nghĩa to lớn đối với việc cấp phát vật tư một cách nhanh chóng, giảm được giấy tờ và thời gian làm thủ tục giấy tờ không cần thiết của đơn vị tiêu dùng, làm cho việc hoạch toán thông kê vật tư được chính xác và việc theo dõi vật tư được thuận lợi , dễ dàng. Hiện nay, trong các doanh nghiệp thường sử dụng ácc loại chứng từ cấp phát vật tư như : Mẫu số 02_VT, hay Mẫu số 04_VT. Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và tiến hành kiểm tả việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Bảng biểu số 1: Phiếu xuất kho_ Mẫu số 02-VT Đơn vị:…………….. Địa chỉ:……………. Mẫu số 02-VT Ban hành theo Quyết định số 186-TC/CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày… tháng… năm……. Nợ:………….. Có:…………… Họ và tên người nhận hàng………………địa chỉ (bộ phận)……… Lý do xuất kho……………………………………………………. Xuất tại kho……………………………………………………….. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x x Xuất ngày…… tháng……. Năm …… Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ, tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ, tên) Người nhận (ký, họ, tên) Thủ kho (ký, họ, tên) c) Chuẩn bị vật tư để cấp phát: Đây là một khâu trong công tác cấp phát vật tư vì vật tư nhập về doanh nghiệp không phải thứ nào cũng có thể dùng ngay vào sản xuất được, có một số loại phẩi có sự chuẩn bị trước khi đưa vào sản xuất. Mục đích của việc chuẩn bị là nằhm cấp phát vật tưu cho các đơn vị tiêu dùng nội bộ, những vật tư dưới dạng thuận tiện nhất bảo đảm sử dụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao. Tuỳ thuộc vào những loại vật tư khác nhau mà đòi hỏi có sự chuẩn bị khác nhau. Nghiệp vụ chủ yếu của công tác chuẩn bị vật tư là phân loại, ghép đồng bộ, làm sạch. Một số loại còn phải phơi khô, ngâm tẩm, pha cắt thành nhưũng khởi phẩm. Những nghiệp vụ chuẩn bị đơn giản có thể do nhân viên khgo thực hiện. Những nghiệp vụ chuẩn bị phức tạp đòi hỏi phải có bộ phận hoặc phân xưởng chuẩn bị phụ trách. Tổ chức ra bộ phận chuẩn bị vật tư còn làm cho nhân viên bộ phận hậu cần vật tưu đi sát với tình hình sản xuất hơn, vì chính tại khâu này diễn ra công đoạn sản xuất thứ nhất, cho phép kịp thời phát hiện ra những thiếu sót trong việc cấp phát vật liệu, để có biện pháp khắc phục kịp thời. d) Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị sử dụng: Công tác cấp phát vật tư có ảnh hưởng rất lớn đến việc phục vụ kịp thời, đầy đủ vật tư cho sản xuất, cắt giảm chi phí bốc dỡ, vạn chuyển, bảo quản trong quá trình chuyển đưa vật tư từ kho doanh nghiệp đến các đơn vị sử dụng.Ngoài ra nếu công tác này được tổ chức hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động. Công tác này đòi hỏi phải làm tốt việc xuất kho và lựa chọn đúng đắn phương thức giao vật tư. Công tác xuất kho phụ thuộc vào nghiệp vụ kho và trình độ cơ giốihá các công việc xép dỡ hàng hoá trong kho, xuất kho là một công việc có tính nghiêm ngặt cao độ, đòi hỏi phải tuân theo những nguyên tắc. - Chỉ xuất kho cho người nhận hàng có đủ các giấy tờ, thủ tục quy định. - Chỉ xuất kho cho những người có đầy đủ quyền hạn nhận tức là nhưũng người được uỷ quyền và có chữ ký mẫu ở kho. - Vật tư chỉ được xuất sau khi đã kiểm nhận về số lượng, chất lượng, và đã được tiếp nhận. - Khi xuất vật tư cần tiến hành cân, đo, đong, đếm cẩn thận. - Vật tư xuất kho phải đảm bảo về mặt chất lượng. e) Tổ chức kiểm tra và quyết toán tình hình sử dụng vật tư: Phòng quản lý vật tư của doanh nghiệp không chỉ lo mua sắm vật tư, cấp phát cho các phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm kiểm tả việc sử dụng vật tư. Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng về tình hình sử dụng vật tư và số lượng sản phẩm tạo ra, mặt khác phải tiến hành kiểm tả thực tế việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người sử dụng. Ngoài ra ta có thể kiểm tả các báo cáo sử dụng vật tư của các phân xửng. Trong báo có cần nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ. Mặt khác, phòng vật tư cũng cần phải tiến hành kiểm tra, quan sát trực tiếp nơi sử dụng vật tư để đánh giá lại tính chính chính xác của các báo cáo nhận được. Sau khi có được chính xác các số liệu về tình hình sử dụng vật tư, người ta tiến hành so sánh đối chiếu các số liệu trên các hạn mức, báo cáo sử dụng vật tư và tình hình cấp phát. Quyết toán vật tư: Quyết toán vật tư là nhằm tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không? việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? lượng vật tư tiết kiệm hoặc bội chi ….. Ở đây các doanh nghiệp có thể sử dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư: - Phương pháp kiểm kê theo định kỳ: Theo phương pháp này, trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ, báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ đế xác định vật tư thực tế chi phí. Công thức tính: C = Odk + X - Ock Trong đó: C: Lượng vật tư thực tế chi phí. Odk: Số tồn kho đầu kỳ theo thực tế kiểm kê. X: Số lượng vật tư thực xuất từ kho doanh nghiệp cho phân xưởng Ock: Số tồn kho cuối kỳ. Tiết kiệm hoặch bội chi vật liệu tính theo công thức: E = (Q * M) - C Trong đó: E: Tiết kiệm hany bội chi vật tư trong sử dụng. Q: Số lượng sản phẩm sản xuất. M: Mức tiêu dùng nguyên, vật liệu. C: Số lượng vật tiệu thực chi. Kết quả của phép tính có thể là một số dương hay số âm. Nếu là số dương (+) thì tiết kiệm, nếu âm (-) là bội chi Thực tế ở các doanh nghiệp cho thấy, bội chi vật liệu ở các phân xưởng là do sử dụng vật liệu không đúng mục đích quy định, không tuân thủ kỹ thuật công nghệ dẫn đến tình trạng sản xuất sản phẩm hỏng, không tận dụng phế liệu. - Phương pháp đơn hàng: Là phương pháp mà các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh thực chi với mức quy định tính sau khi thực hiện đơn hàng. - Phương pháp quyết toán theo từng lô hàng được cấp ra: Việc quyết toán theo từng lô hàng cho từng công nhân, tổ, đội sản xuất để thực hiện nhiệm vụ nhất định là phương pháp thường xuyên và thiết thực. Cấp phát vật tư được tiến hàng theo hạn mức và được dùng vào việc thực hiện snả xuất sản phẩm. Do vậy, sau khi hoàn thành nhiệm vụ công nhân cùng với việc giao thành phẩm cho phân xưởng, phải nhập về kho số vật tư không sử dụng hết. CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VẬT TƯ DOANH NGHIỆP: Đánh giá hiệu quả công tác hậu cần vật tư là căn cứ quan trọng nhằm hoàn thiện công tác quản trị vật tư. Qua phân tích ta có thể đánh giá được mức độ hợp lý của việc tổ chức quá trình bảo đảm vật tư ở doanh nghiệp, thấy được ảnh hưởng của hậu cần vật tư, kỹ thuật đến việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, có thể đánh giá được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, thấy được khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Qua phân tích có thể phát hiện được những ưu điểm và những thiết sót trong việc quản lý vật tư ở doanh nghiệp, tìm ra những nguyên nhân của ưu điểm và thiếu sót và trên cơ sở đó có những biện pháp cải tiến cụ thể. Khi phân tích tình hình công tác vật tư người ta tiến hành phân tích ba vấn đề chủ yếu: Tình hình cung ứng vật tư, tình hình sử dụng vật tư, tình hình dự trữ vật tư ở doanh nghiệp: Đánh giá qúa trình cung ứng vật tư ở doanh nghiệp: Tình hình nhập vật tư ở doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch vật tư và đến việc bảo đảm vật tư cho kế hoạch sản xuất. Phân tích tình hình nhập vật tư là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua, bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dùng theo số lương, chất lượng, quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều đặn: Sau đây là phương pháp phân tích cụ thể một số chỉ tiêu nhập vật tư cụ thể: Phân tích về mặt số lượng: Chỉ tiêu về mặt số lượng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói lên quá trình nhập vật tư vào doanh nghiệp. Chỉ tiêu này thể hiện số lượng của một loịa vật tư nào đó nhập trong kỳ báo cáo từ tất cả các nguồn. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư bắt đầu từ việc xác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng laọi vật tư theo số lượng và ảnh hưởng của từng nguyên nhân đối với việc hoàn thành kế hoạch. Công thức: Mhtkh =mtt – mkh / mkh Trong đó: Mhtkh: Mức hoàn thành kế hoạch mtt: Khối lượng thực tế nhập vào của một laọi vật tư trong kỳ báo cáo mkh: Khối lượng kế hoạch nhập vào của một loại vật tư trong kỳ báo cáo Phân tích về mặt chất lượng: Nhu cầu vật tư tiêu dùng cho sản xuất không những chỉ đòi hỏi phải đủ về số lượng mà còn đòi hỏi đúng về chất lượng, vì chất lượng vật tư tốt, xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến năng suất lao động, đến giá thành sản phẩm và đến khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường… Vì vậy, khi nhập vật tư phải đối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật nhà nước, với các hợp đồng đã ký kết đã nhận. Khi phân tích về mặt chất lượng thường dùng các chỉ tiêu cơ bản sau: Thứ nhất: Chỉ số chất lượng: Icl = ¾ : : SGi.Qi1 ¾¾¾¾ SQi1 SGi.Qikh ¾¾¾¾ SQikh Chỉ số chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán bình quân vật tư thực tế mau so với giá bán buôn bình quân theo kế hoạch dự kiến. Người ta áp dụng công thức: Trong đó: Icl: Chỉ số chất lượng Gi: Giá bán phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm Qi1 Khối lượng vật tư loại i mua theo kế hoạch dự kiến. Qi1 Khối lượng vật tư loại i thực tế mua Thứ hai: Hệ số loại: Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giá trị các laọi vật tư, kỹ thuật mau sắm với tổng giá trị các loại vật tư mua tính theo giá loại vật tư, kỹ thuật có chất lượng cao nhất. Người ta thường tính hai hệ số loại kế hoạch và thực tế. Hệ số loại càng tiến tới 1 thì vật tư kỹ thuật càng có chất lượng cao. Hệ số bằng 1 nói lên toàn bộ vật tư mua sắm đều thuộc loại 1. Phân tích về mặt hàng Ở doanh nghiệp sản xuất cần tiêu dùng vật tư với những quy cách cụ thể nên khi lập kế hoạch cũng phải lập theo những chũng loại cụ thể. Tiêu dùng vật tư đòi hỏi cụ thể việc đảm bảo vật tư cho sản xuất cũng phải cụ thể. Để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư theo mặt hàng, người ta so sánh hai chỉ tiêu sau: Kế hoạch hoàn thành về số lượng: Ksl = mtn /mkh * 100% Kế hoạch hoàn thành về mặt hàng: Kmh = mht / mtn * 100% Trong đó: Ksl: Kế hoạch hoàn thành về số lượng Kmh: kế hoạch hoàn thành về mặt hàng mtn: Tổng số lượng vật tư thực nhập mkh: Tổng số lượng vật tư kế hoạch mht: Tổng số lượng vật tư hoàn thành về mặt hàng Þ Nếu hai chỉ tiêu này lệch nhau nói lên rằng: Việc hoàn thành kế hoạch chỉ về mặt số lượng thôi cũng chưa đủ để đảm bảo vật tư cho sản xuất được bình thường, cho nên khi phân tích cần thiết phải phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư cả về mặt hàng nữa Phân tích về mặt đồng bộ Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định, hơn nữa loại vật liệu này không thể cho loại vật liệu khác. Ta nói vật tư được sử dụng đồng bộ. Khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ của nó, trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có loại vật tư nào- không đảm bảo yêu cầu thì các vật tư khác hoặc là không thể sử dụng được hoặc là sử dụng một phần tương ứng với tỷ lệ loại vật tư nhập không đảm bảo yêu cầu với tỷ lệ thấp nhất. Bảng biểu số 2: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư về mặt đồng bộ Tên vật tư ĐVT Kế hoạch nhập Thực nhập Hoàn thành kế hoạch về số lượng (%) số sử dụng được % Số lượng A Tấn 300 270 90 80 240 B Tấn 120 144 120 80 96 C Tấn 50 40 80 80 40 Tổng 470 454 96.5 376 Qua ví dụ trên ta thấy số lượng vật tư nhập vào so với kế hoạch đạt 96,5%. Trong đó loại vật tư B vượt kế hoạch là 20. Số lượng vật tư sử dụng được trong ví dụ này không bằng số lưọng vật tư nhập vào.Còn số lượng vật tư sử dụng được chỉ đạt 80% so với kế hoạch. Điều đó có nghĩa rằng một số loại vật tư nhập về không sử dụng được theo yêu cầu đã đề ra. Nguyên nhân là nhập vật tư không đảm bảo tính đồng bộ. Con số 80% trong ví dụ trên gọi là hệ số sử dụng đồng bộ. Phân tích về mặt kịp thời Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệphoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải bảo đảm cho nó những loại vật tư cần thiết một cách kịp thời trong cả một thời gian dài. Rõ ràng nếu doanh nghiệp cần nhận một loại vật tư nào đó vào đầu tháng khi không có dự trữ tương ứng thì sản xuất sẽ bị ngưng trệ vì nhập vật tư không kịp thời tuy rằng kế hoạch nhập trong tháng vẫn đảm bảo Phân tích về mặt đều đặn: Vật tư đảm bảo cho sản xuất không chỉ để sản xuất được tiến hành lien tục mà còn phải đều đặn và nhịp nhàn. Nhập vật tư vào doanh nghiệp đều đặn, tức là theo thời hạn ghi trong hợp đồng mua bán là điều kiện quan trọng để đamr bảo vật tư cho sản xuất đựoc tiến hành đều đặn. Để phân tích mặt đều đặn trong việc thực hiện kế hoạch mua sắm theo thời gian có thể dùng một số phưong pháp sau: Thứ nhất: Kế hoạch mua và thực tế mua được rải theo từng giai đoạn của kỳ báo cáo.Sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch chứg tỏ rằng kế hoạch mua sắm hoàn thành không đều đặn Thứ hai: Tính toán sự chênh lệch giữa thực tế mua và kế hoạch trong từng giai đoạn của thời kỳ báo cáo, theo đại lượng và dấu chênh lệch, ta có thể đánh giá mức độ không đều đặn trong việc thực hiện kế hoạch mua sắm. Thứ ba: Tính hệ số không đều đặn K = x 100% Trong đó: F: Số % thực hiện kế hoạch mua của từng giai đoạn của kỳ báo cáo Fkh: 100% F-Fk: Sự chênh lệch giữa thực tế mua với kế hoạch trong từng giai đoạn của kỳ báo cáo Q: Số lượng cần mua theo kế hoạch trong từng giai đoạn của kỳ báo cáo ÞHệ số không đều đặn này càng cao thì kế hoạch mua sắm thực hiện càng không đều đặn Phân tích về nguồn cung ứng Lượng vật tư nhập vào doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau mà chủ yếu là từ các doanh nghiệp thương mại. Việc hoàn thành kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp có tốt hay không phụ thuộc vào các đơn vị kinh doanh có đảm bảo kế hoạch giao hàng đã ký kết hay không. Khi phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư cần thiết phải phân tích xem doanh nghiệp nào không đảm bảo được kế hoạch đã ký để có biện pháp khắc phục cụ thể. Đánh giá quá trình sử dụng vật tư: Tình hình sử dụng vật tư có ảnh hưỏng trực tiếp đến khả năng đảm bảo vật tư cho sản xuất. Cùng một số lượng vật tư như nhau nếu biết sử dụng hợp lý và tiết kiệm sẽ sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn. Ngược lại nếu sử dụng vật tư bừa bãi, không hợp lý thì dù kế hoạch vật tư của doanh nghiệp có hoàn thành thì vẫn không đảm bảo vật tư đủ cho sản xuất. Khi phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch hậu cần vật tư cần thiết phải phân tích tình hình sử dụng vật tư . H = C / Q Chỉ tiêu cơ bản dùng đẻ đánh giá tình hình sử dụng vật tư trong kỳ báo cáo là chỉ tiêu hao phí vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm Trong đó: H: Hao phí vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm C: Số vật tư thực tế chi cho một đơn vị sản xuất Q: Số sản phẩm sản xuất ra được từ số vật tư đó Nhưng bản thân chỉ tiêu hao phí vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm cũng chưa nói lên được mức độ hiệu quả của việc sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Để xác định được mức độ hiệu quả của việc sử dụng laọi vật tư nào đó, cần phải so sánh chỉ tiêu hao phí thực tế cho một đơn vị sản phẩm trong kỳ báo cáo với mức tiêu dùng cho một đơn vị sản phẩm đã được quy định và với chỉ tiêu hao phí ở kỳ trước Bảng biểu số 3: Xác định mức độ hiệu quả sử dụng vật tư Tên vật liệu và sản phẩm được sản xuất ra từ vật liệu đó Đơn vị tính Mức tiêu dùng Hao phí thực tế cho một đơn vị sản phẩm Tiết kiệm (-) Bội chi (+) Trong kỳ báo cáo Trong kỳ trước So với mức quy định So với hao phí thực tế kỳ trước 1. Vật liệu A dùng cho sản xuất sản phẩm y Kg 100 98 102 -2 -4 2. Vật liệu B dùng cho sản xuất sản phẩm Z Kg 150 155 160 +5 -5 Yêu cầu của phân tích không chỉ dừng lại ở việc nắm tình hình sử dụng vật tư mà đòi hỏi phải tìm ra được ưu, khuyết điểm, tìm ra nguyên nhân của một sự bội chi hay tiết kiệm vật tư để có những biện pháp cần thiết nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư. Nguyên nhân gây ra bội chi rất nhiều nhưng chủ yếu có những nguyên nhân sau đây: Do phế phẩm nhiều trong sản xuất Do phải thay thế những quy cách vật tư không được tiết kiệm Do vi phạm quy trình công nghệ Do sử dụng không hợp lý phế liệu Khi phân tích cần thiết phải phân tích những nguyên nhân đó riêng biệt và tính lưọng vật tư bội chi do ảnh hưỏng của từng nguyên nhân gây ra, sau khi tìm được nguyên nhân của sự bội chi, phải tìm ra bộ phận nào, khâu nào và ai gây ra sự bội chi đó để có biện pháp cụ thể khắc phục tình trạng bội chi. Ngoài ra ta còn phải xem hệ số sử dụng vật tư có ích như thế nào. Hệ số sử dụng vật tư nói lên hiệu quả của việc sử dụng vật tư. Công thức K = Qtinh / Qthực tế Trong đó: K: Hệ số sử dụng vật tư. Qtinh: Trọng lượng tinh của sản phẩm. Qthực tế: Hao phí thực tế vật tư cho một sản phẩm. ÞNếu K càng gần đến một biểu hiện lượng vật tư sử dụng có ích càng nhiều, tức là số lượng vật tư tham gia vào thực thể của sản phẩm càng nhiều. Qua hệ số sử dụng vật tư ta có thể thể hiện được tình hình sử dụng vật tư của doanh nghiệp như thế nào. Để biết được tình hình sử dụng vật tư người ta còn so sánh hệ số sử dụng vật tư của nhiều doanh nghiệp khác nhau hoặc so sánh hệ số dụng qua nhiều năm. Đánh giá quá trình dự trữ vật tư: Phân tích tình hình dự trữ vật tư là so sánh mức dự trữ vật tư với tồn kho thực tế, là phân tích dự trữ về khối lượng, về mức độ dự trữ và quá trình biến đổi dự trữ qua các năm. Nói về khối lượng dự trữ vật tư tức là nói về số lượng vật tư tuyệt đối hiện có ở kho. Để phân tích về tình hình dự trũ vật tư về số lượng tuyệt đối người ta đem so sánh lượng vật tư hiện có ở kho với mức dự trữ đã quy định. Mức dự trữ có dự trữ tối đa và tối thiểu. Nếu vật tư của doanh nghiệp trên mức tối đa thì phải có biện pháp giảm lượng vật tư đó xuống. Nếu vật tư hiện có ít hơn dự trữ tối thiểu cần báo với phòng cung tiêu kịp thời tăng thêm. Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư của doanh nghiệp cần thiết phải biết được quá trình biến đổi dự trữ qua các năm và tính lượng vật tư được giải phóng do mức giảm dự trữ tương đối. Được tính bằng cách lấy dự trữ trunbg bình trong năm chia cho lượng vật tư vật tư tiêu dùng trong năm đó. Mức dự trữ vật tư tương đối chỉ rõ cứ một tấn vật tưu tiêu dùng thì thì có bao nhiêu kg vật tư dự trữ. Qua quá trình biến đổi vật tư của nhiều năm, ta có thể đánh giá được tình hình dự trữ vật tư của doanh nghiệp. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 19 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 19: 2.1.1. Sự hình thành và phát triển của công ty. a) Sự hình thành và phát triển của công ty. Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần May 19. Tên giao dịch quốc tế: 19 garment joint stock company. Trụ sở chính: Số 311, đường Trường Chinh_Thanh Xuân_Hà Nội Vốn điều lệ: 135.000.000.000 Tài khoản số: 05122_630_01 tại ngân hàng Thương mại cổ phần Quân Đội _ chi nhánh Điện Biên Phủ Tài khoản ngoại tệ số: 361_111_055_083 tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Mã số thuế: 010038536. Hoạt động chính của công ty là sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực may mặc theo giấy phép kinh doanh số 111519/GP do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 27/11/1996 và giấy phép kinh doing xuất nhập khẩu trực tiếp số 1.12.1.058/GPdo bộ Thương Mại nay là bộ Công Thương cấp ngày 21/7/1997. b) Các giai đoạn phát triển của công ty. Giai đoạn 1: Trạm may đo X19( 1982_1991). Cuối năm 1982 Quân Chủng Phòng Không thành lập trạm may đo 19 trực thuộc cục Hậu Cần Ngày 1/4/1983 Trạm chính thức đi vào hoạt động và đây được coi là ngày chính thức thành lập công ty (Trạm may đo 19 là tiênf thgân của công ty cổ phần may 19 ngay nay) Khi mới thành lập công ty có 12 người, cơ sở vật chất thô sơ, nghèo nàn lạc hậu với 15 máy may đạp chân của Sài Gòn và Trung Quốc. Trình độ cán bộ quản lý thấp, quy mô nhỏ bé sản phẩm chủ yếu là phục vụ cho quốc phòng và may quân phục K82 cho sỹ quan cấp tá của Quân Chủng Phòng Không. Giai đoạn 2: Xí nghiệp may đo X19( 1991_1993). Cùng với sự phát triển ngày càng cao, sự đòi hoỉi nhiều hơn của thị trường ngày 20/5/1991 bộ Quốc Phòng ra quyết định thành lập Xí nghiệp may đo X19. Từ đây xí nghiệp đã có một cơ sở vật chất khá ổn định để thâm nhập thị trường, tìm kiếm khách hang mới chứ không chỉ đơn thuần là may trang phục cho quốc phòng nữa Giai đoạn 3: Công ty 247( 1993_2005). Đây là giai đoạn mà đất nước có sự chuyển đổi lớn. Để phù hợp hơn với hoàn cảnh đó tháng 10/1996 theo quyết định của bộ quốc phòng. Xí nghiệp may đo X19 trở thành công ty 247. Là một doanh nghiệp nhà nước có tài khoản và con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập. Là một doanh nghiệp nhà nước công ty đã có khả năng trong việc nắm bắt các cơ hội thị trường và không ngừng mở rộng thị trường.Tuy là một doing nghiệp nhà nước của bộ Quốc Phòng nhưng tỷ lệ hàng may đo cho bộ Quốc Phòng chỉ chiếm 15% còn lại 85%là doanh nghiệp tự chủ động tìm kiếm các nguồn hàng bên ngoài. Từ năm 1997 công ty đã tham gia nhiều hội chợ quốc tế hang công nghiệp Việt Nam chất lượng cao với 17 huy chương Vàng, 8 huy chương Bạc và một bằng khen về chất lượng và mẫu mã sản phẩm Tháng 7/2001 công ty đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng toàn diện theo tiêu chuẩn ISO 9001. Tháng 11/2001 tổ chức Quarcert cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho công ty. Vị thế và uy tín của công ty ngày càng nâng cao Giai đoạn 4: Công ty cổ phần may 19 ( Từ năm 2005 đến nay). Bắt đầu từ đây công ty trở thành một doanh nghiệp cổ phần hoá. Ngày 16/5/2005 bộ Quốc Phòng ra quyết định số 890/QĐ_BQP chuyển đổi công ty 247 thành công ty cổ phần may 19 và tiếp tục nhiệm vụ kinh doanh của nó.Trong quá trinh phát triển công ty không ngừng mở rộng thị trường, tìm kiếm bạn hàng mới. Sản phẩm của công ty đã có mặt trên 64 tỉnh thành trong cả nước và xuất khẩu sang các nước Hàn Quốc, Đài Loan, thị trường EU và ASEAN… c) Nhiệm vụ kinh doanh Nhiệm vụ chính của công ty là may quân tư trang cho cán bộ chiến sỹ Quân Chủng Phòng Không Không Quân, bộ Tư lệnh, bộ Công an, bộ đội Biên phòng, một số bệnh viện quân đội và các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang khác. Phục vụ cho các ngành: bộ công an, viên kiểm sát ,kiểm lâm hải quan toà án, thi hành án, điện lực, hàng dân dụng đường sắt,quản lý thị trường và các đơn vị trong khối nội chính khác Ngoài ra công ty còn may hàng kinh tế phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Hiện nay, sản phẩm của công ty đã có mặt trên 64 tỉnh thành cả nước và xuất khẩu sang thị trường EU,Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan… d) Một số mặt hàng kinh doanh chủ yếu Các sản phẩm chính của công ty đó là đồng phục các ngành: Đồng phục ngành công an, đồng phục ngành kiểm lâm, Đồng phục ngành viện kiểm sát, đồng phục ngành quản lý thị trường, đồng phục ngành khác và một số hang đặt như: Comple, Veston, Măngtô, áo Jacket, Jile… Trong đó may quần áo là chính ngoài ra còn may mũ Kapi, mũ giã ngoại, Cờ bay …Bên cạnh đó công ty còn nhập một số trang phục đi kèm để đáp ứng đồng bộ cho các đơn vị như sao mũ, cành Tùng, cầu vai, quân hàm… e) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần may 19. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC GĐ. KỸ THUẬT GĐ.TÀI CHÍNH GĐ.PHÂN XƯỞNG GĐ. CHI NHANH P.KINH DOANH XNK P. KẾ HOẠCH P. KẾ TOÁN P.KỸ THUẬT P.CHÍNH TRỊ QĐ. XÍ NGHIỆP CẮT QĐ.XÍ NGHIỆP MAY 2 QĐ.XI NGHIỆP MAY 3 QĐ. XI NGHIỆP MAY 5 PHÒNG DAO_IMPORT KHO THÀNH PHẨM KHO NVL TỔ 1 TỔ 2 TỔ 3 TỔ 4 chức năng các phòng ban - Đại hội đồng cổ đông: Là tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhât c._.