Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ~~~~~~*~~~~~ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP ĐỀ TÀI: Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương Sinh viên thực hiện : PHẠM THẾ MẠNH Giáo viên hướng dẫn : Ths. NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM HÀ NỘI, NĂM 2010 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ~~~~~~*~~~~~ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP ĐỀ TÀI: Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương Sinh viên thực hiện : PHẠM THẾ MẠNH Giáo viên hướng dẫn : Ths. NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM Lớp : QTKD TỔNG HỢP 48 C HÀ NỘI, NĂM 2010 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 2 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 2 1.1.1. Thông tin chung về công ty Đông Dương 2 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển 3 1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động chính của công ty 4 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty Đông Dương 4 1.2.2. Các hoạt động kinh doanh chính 7 1.3. Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty 10 13.1. Kết quả kinh doanh chung 10 1.3.2. Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh 12 1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác đáp ứng các đơn hàng cho khách hàng tổ chức 14 1.4.1. Đặc điểm của sản phẩm cung ứng cho khách hàng 14 1.4.2. Đặc điểm của yêu cầu từ phía khách hàng khách hàng 15 1.4.3. Khả năng cung ứng tức thời của nhà sản xuất 16 1.4.4. Các thủ tục hành chính: 16 1.4.5. Sự sẵn có và khả năng đáp ứng của các hãng dịch vụ vận tải 17 1.4.6. Quyết định dự trữ và các chiến lược kéo, đẩy hàng 17 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN ĐÁP ỨNG CÁC ĐƠN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 20 2.1.Thực trạng công tác hậu cần tại công ty Đông Dương 20 2.1.1. Khái quát về công tác hậu cần đáp ứng các đơn hàng cho các khách hàng là các tổ chức tại công ty Đông Dương 20 2.1.2. Số lượng các đơn hàng đã đáp ứng qua các năm 30 2.1.3. Đánh giá công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức qua một hợp đồng cụ thể 35 2.2. Các biện pháp nhằm khắc phục các hạn chế trên mà công ty Đông Dương đã áp dụng: 40 2.2.1. Tăng cường công tác ứng dụng dịch vụ hải quan điện tử 40 2.2.2. Quy trình hóa công tác hậu cần 40 2.2.3. Tăng cường đào tạo nhân viên chuyên sâu về công tác này 41 2.3. Đánh giá công tác hậu cần : 42 2.3.1. Các thành tựu đã đạt được: 42 2.3.2. Các hạn chế còn tồn tại: 42 2.3.3. Nguyên nhân gây ra các hạn chế: 43 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG TỎ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 45 3.1. Định hướng phát triển của công ty Đông Dương 45 3.2. Các giải pháp đề xuất 45 3.2.1. Ứng dụng phương pháp JIT 45 3.2.2. Tổ chức lại nhân sự, tái lập quá trình 50 3.2. Kiến nghị với các cơ quan quản lí Nhà nước 51 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 55 MỞ ĐẦU Trải qua hơn ba năm là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO), nền kinh tế Việt Nam ngày một hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới. Khi cánh cửa hội nhập ngày một mở rộng cũng là lúc các doanh nghiệp Việt Nam phải đương đầu với một thử thách không nhỏ: áp lực cạnh tranh ngày một tăng lên. Trong bối cảnh ấy, việc các doanh nghiệp phải tìm cho mình một vũ khí để chiến đấu (cạnh tranh) là điều tất yếu phải diễn ra, và các vũ khí ta thường thấy là giá bán, là chất lượng sản phẩm, là hoạt động dịch vụ khách hàng. Nhưng trong quan niệm quản trị kinh doanh mới bây giờ, có một vũ khí lặng lẽ ít được chú ý song nó lại ảnh hưởng không nhỏ tới các vũ khí trên, đó là Hậu cần kinh doanh. Đây là một hoạt động tổng hợp của một chuỗi các hoạt động đơn lẻ khác được liên kết lại nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu của khách hàng đúng lúc, đúng chỗ và đúng thời điểm. Việc thực hiện hoạt động này như thế nào có thể góp phần giảm thiểu chi phí, bảo đảm chất lượng sản phẩm và nhất là đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách sớm nhất có thể. Việc này chính là một vũ khí cạnh tranh mới mẻ ngày càng được chú ý hiện nay không chỉ tại Việt Nam mà còn trên toàn thế giới. Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương, em đã tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác hậu cần tại công ty. Do hậu cần là một mảng lớn trong quản trị kinh doanh nên em chỉ đi vào một khía cạnh cụ thể là công tác hậu cần phục vụ các đơn hàng của khách hàng tổ chức thông qua việc phân tích quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ một đơn hàng cụ thể, từ đó có thể thấy được các ưu, nhược điểm cụ thể và nguyên nhân thực trạng của vấn đề này. Với sự hướng dẫn tận tình của Ths. Nguyễn Thị Hồng Thắm em xin đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và Động cơ Đông Dương” để phân tích và đánh giá công tác hậu cần hiện tại tại công ty. Trong quá trình làm chuyên đề này, em xin cám ơn sự hướng dẫn tận tình của Ths. Nguyễn thị Hồng Thắm đã giúp em hoàn thiện chuyên đề. Trong chuyên đề có thể còn nhiều điểm chưa chính xác và thiếu sót, mong được sự góp ý của các thầy cô. Em xin chân thành cám ơn. CHƯƠNG 1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 1.1.1 Thông tin chung về công ty Đông Dương Tên chính thức: Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương Tên giao dịch quốc tế: Indochina Engine & Machine Service Company Limited Tên viết tắt: IDEMS CO., LTD Trụ sở chính: Địa chỉ: Số 8C ngõ 47, phố Võng Thị, quận Tây Hồ, Hà Nội Số điện thoại: (043).7539075 Số Fax: (043).7539070 E-mail: idemsco@fpt.vn, idemsco@hn.vnn.vn, Địa điểm và thời gian thành lập: Thành lập tại Hà Nội ngày 24/10/2001. Tư cách pháp nhân của công ty : Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102003718 do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 24/10/2001. Lĩnh vực hoạt động Theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0102003718 do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 24/10/2001 thì các lĩnh vực và ngành nghề công ty Đông Dương được phép hoạt động là: Bu«n b¸n t­ liÖu s¶n xuÊt, t­ liÖu tiªu dïng (m¸y mãc, ®éng c¬, vËt t­, thiÕt bÞ c¬ ®iÖn l¹nh, hµng h¶i, m¸y thuû, m¸y c«ng nghiÖp, m¸y ph¸t ®iÖn thuû, m¸y ph¸t ®iÖn c«ng nghiÖp vµ d©n dông, ®iÒu hoµ kh«ng khÝ trung t©m, c¸c thiÕt bÞ thuû lùc vµ phô tïng, phô kiÖn cho c¸c lo¹i m¸y trªn; thiÕt bÞ ®iÖn tö, tin häc, thiÕt bÞ v¨n phßng, hµng may mÆc, giÇy dÐp, hµng thñ c«ng mü nghÖ...); DÞch vô kü thuËt trong lÜnh vùc c«ng nghiÖp; Bu«n b¸n vËt liÖu, thiÕt bÞ c«ng nghiÖp vµ x©y dùng; X©y dùng d©n dông vµ c«ng nghiÖp; M«i giíi th­¬ng m¹i; §¹i lý mua, ®¹i lý b¸n, ký göi hµng ho¸. 1.2.1.quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương ra đời năm 2001, đó là thành quả phấn đấu, làm việc, học hỏi không ngừng, vượt qua mọi thử thách của đội ngũ cán bộ và nhân viên Công ty Đông Dương, cùng với sự nỗ lực và thiện chí cao của tập đoàn thương mại, đầu tư đa quốc gia Sumitomo - Nhật Bản đã đưa các sản phẩm của hãng chế tạo YANMAR – Nhật Bản đến với Việt Nam, thông qua Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương là nhà phân phối chính thức. Năm 2003 công ty Đông Dương đã tiến hành thương lượng và chính thức trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam các sản phẩm động cơ xăng cho xuồng máy công suất từ 15 đến 120 Hp nhãn hiệu TOHATSU của tập đoàn Sumitomo. Không dừng lại tại đó từ năm 2004 đến năm 2007 công ty Đông Dương đã liên tục đàm phán và thương thảo với các công ty sản xuất hàng đầu của Mĩ, New Zeland, Hàn Quốc và Nhật Bản về ngành công nghiệp sản xuất động cơ và các thiết bị phục vụ cho ngành đóng tàu, nông nghiệp và xây dựng để cung cấp cho thị trường Việt Nam. Cho tới nay các sản phẩm chủ chốt của công ty phân phối có thể kể tới như: Nhãn hiệu Yanmar ( Nhật Bản ) : Động cơ Diesel, máy phát điện thủy bộ công suất từ 4 tới 4500 HP; máy xúc, máy ủi từ 1 đến 10 tấn; máy nông nghiệp, máy cày từ 16 đến 95HP. Nhãn hiệu Hamilton ( New Zeland ) : Ống phụt thủy lực cho tàu cao tốc gắn vói động cơ công suất từ 100 đến 4500HP. Nhãn hiệu Dong-I ( Hàn Quốc ) : Hộp số giảm tốc động cơ 30 đến 1300HP, li hợp trích lực và hệ thống lái thủy lực. Nhãn hiệu Tohatsu( Nhật Bản ): Động cơ xăng cho xuồng máy công suất từ 15 đến 120 Hp. Nhãn hiệu Fuji ( Nhật Bản ) : Các loại vật tư, thiết bị hậu cần hang hải và tàu biển như áo phao, các thiết bị liên lạc, thiết bị an toàn, các loại vật tư cho ngành đóng tàu…. Nhãn hiệu Schottel ( Mĩ ) : Hệ chân vịt đẩy chữ Z. Nhãn hiệu Minimax( Cộng hòa liên bang Đức ): Hệ thống, thiết bị báo động và cứu hỏa hàng hải. Nhãn hiệu Suzuki ( Hàn Quốc ) : Động cơ xăng cho xuồng máy công suất từ 25 đến 300 Hp. Đồng thời với quá trình phát triển các chủng loại sản phẩm chất lượng cao, công công ty Đông Dương đã phát triển hệ thống các chi nhánh và xưởng kĩ thuật tại cả ba miền Bắc, Trung, Nam để mở rộng thị trường và từng bước hoàn thiện dịch vụ bán hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng kịp thời và tăng cường năng lực cạnh tranh. Hệ thống này bao gồm: Trung tâm điều hành tại trụ sở chính: Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương Tại Hà Nội:Công ty TNHH Tùng Yên Khu vực miền trung: Công ty cổ phần cơ khí tàu thuyền Thanh Hoá Trung tâm điều hành khu vực phía Nam:Văn phòng đại diện YANMAR - Việt Nam Tại TP. Hồ Chí Minh: Công ty Cổ phần đóng sửa tàu Nhà Bè Hiện nay, tới đầu năm 2010 này, công ty Đông Dương đã khẳng định được uy tín của mình trên thị trường các sản phẩm và phụ tùng hàng hải với hệ thống phân phối bao phủ thị trường từ Bắc đến Nam. Các sản phẩm của công ty đã chiếm được cảm tình của rất nhiều khách hàng cá nhân và cả các tổ chức. 1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động chính của công ty 1.2.1.cơ cấu tổ chức của công ty Đông Dương Sơ đồ tổ chức: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÁY VÀ ĐỘNG CƠ ĐÔNG DƯƠNG Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty Đông Dương GIÁM ĐỐC (TẠI TRỤ SỞ CHÍNH) XƯỞNG DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠ KHÍ PHÒNG KĨ THUẬT PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI CHÍNH -KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH TP. HCM THANH HOÁ HÀ NỘI Xưởng DV thuê mua BP Bán hàng Đội SC lưu động Xưởng DV thuê mua BP Bán hàng Đội SC lưu động Xưởng DV thuê mua BP Bán hàng Đội SC lưu động (Nguồn: phòng hành chính công ty Đông Dương) Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu trực tuyến - chức năng, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận thể hiện như sau: Tại trụ sở chính: Giám đốc: có vai trò là người đứng đầu công ty bao quát mọi hoạt động của công ty, là người có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty trên cơ sở tham khảo ý kiến tư vấn của các phòng ban. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ bán hàng, quản lí các kênh truyền thông, marketing và phân phối nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh hiệu quả, tổ chức thu thập thông tin đấu thầu, tìm kiếm các hợp đồng và là bộ phận kiêm luôn công tác chăm sóc khách hàng. Phòng tài chính – kế toán: có nhiệm vụ thực hiện chức năng hạch toán kế toán doanh nghiệp theo quy định của nhà nước, thực hiện các hoạt động tín dụng và thanh toán với các ngân hàng, khách hàng và nội bộ công ty. Phòng hành chính : có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động văn phòng được diễn ra bình thường liên tục và kịp thời. Đảm bảo quản lí các văn bản giấy tờ giữa giám đốc và các phòng ban, bộ phận thống nhất. Phòng kĩ thuật: giải quyết các vấn đề liên quan đến chuyên môn máy móc, động cơ hàng hải và lên kế hoạch sản xuất cũng như các hoạt động bảo hành, sửa chữa theo hợp đồng cũng như yêu cầu của khách hàng hay nhận các yêu cầu trực tiếp từ phòng kinh doanh hoặc giám đốc. Xưởng dịch vụ kĩ thuật cơ khí: bộ phận liên kết chặt chẽ với phòng kĩ thuật thực thi các nghiệm vụ sản xuất và kĩ thuật cơ khí theo yêu cầu từ phòng kĩ thuật cũng như giải quyết các vấn đề kĩ thuật được giao từ các phòng ban trong công ty. Tại các chi nhánh, cơ sở khác ngoài trụ sở chính: Bộ phận bán hàng: là đầu mối thông tin tiếp nhận các đơn hàng, tìm kiếm thông tin đấu thầu và có trách nhiệm tư vấn bán hàng cho khách hàng sau đó chuyển các thông tin trên về trụ sở chính. Đội sửa chữa lưu động: đảm nhận trách nhiệm bảo hành và bảo trì thiết bị cho khách hàng theo hợp đồng đã kí và đồng thời là lực lượng giải quyết nhanh những sự cố cho khách hàng tại địa phương với những hỏng hóc và lỗi có mức độ nghiêm trọng ở mức trung bình trở xuống, với các mức độ cao hơn, các kĩ sư của công ty và chuyên gia của hãng sản xuất sẽ trực tiếp can thiệp nếu có yêu cầu từ khách hàng hoặc đội sửa chữa. Xưởng dịch vụ thuê mua: tại các chi nhánh công ty Đông Dương luôn kí hợp đồng thuê mua dịch vụ cơ khí sửa chữa nguyên tắc hàng năm, tùy theo các nhu cầu sửa chữa và kĩ thuật cần thiết sẽ tiến hành kí hợp đồng chi tiết. 1.2.2.Các hoạt động kinh doanh chính Hoạt động sản xuất: đóng tàu, xuồng, ca nô. Từ năm 2005 công ty Đông Dương có sự góp vốn và liên kết chặt chẽ với Công ty Cổ phần đóng sửa tàu Nhà Bè trong các hoạt động đóng mới tàu, sửa chữa và bảo hành tại công ty trên. Trong năm 2010 sắp tới công ty Đông Dương sẽ tiến hành góp vốn và thành lập thêm một nhà máy đóng, sửa chữa tàu biển tại tỉnh Tây Ninh để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng. Các hoạt động sản xuất này được sự giám sát chặt chẽ và được các hãng sản xuất động cơ hỗ trợ về kinh nghiệm và các công nghệ từ chính hãng, có các chuyên gia kĩ thuật trực tiếp tới hướng dẫn và trợ giúp tư vấn kĩ thuật cũng như các vấn đề vận hành máy. Hoạt động sản xuất được vận hành khá linh hoạt và được theo dõi sát sao qua các báo cáo tình hình sản xuất hàng tuần và hàng tháng. Hoạt động sửa chữa, bảo hành, bảo trì và bảo dưỡng máy cho khách hàng. Hoạt động này được ban giám đốc công ty Đông Dương xác định là vũ khí cạnh tranh và làm nên uy tín cho công ty nên các hoạt động này được thiết kế hết sức bài bản. Các quy trình sửa chữa, bảo hành và bảo dưỡng được đích thân các chuyên gia của các nhà sản xuất hướng dẫn và hỗ trợ kĩ thuật, các quy trình được văn bản hóa và tiêu chuẩn hóa; các kĩ sư, kĩ thuật viên tham gia vào quá trình này đều được trải qua một khóa đào tạo cấp chứng chỉ vận hành và sửa chữa cửa nhà sản xuất. Điều tiếp theo là mọi nhân viên trong công ty Đông Dương đều được huấn luyện kĩ năng tư vấn khách hàng, họ sẽ là các đầu mối thông tin để đưa các thông tin về các yêu cầu sửa chữa, bảo hành của khách hàng tới bộ phận kĩ thuật. Hoạt động tham gia đấu thầu và đảm bảo thực hiện thầu: Việt Nam đang trong quá trình phát triển và hội nhập sâu rộng với thế giới, nhu cầu các cơ sở vật chất và phương tiện cho các nghành kinh tế là tương đối lớn, một năm, nhà nước ta trang bị rất nhiều máy móc và phương tiện thủy cho các cơ quan để hiện đại hóa đội ngũ phưng tiện tham gia vào công cuộc xây dựng kinh tế đất nước, các tập đoàn, tổng công ty nhà nước lớn tổ chức nhiều cuộc đấu thầu mua sắm các trang thiết bị hiện đại hơn. Đó là những trang bị cho các đội tàu đánh bắt xa bờ cho các đơn vị khai thác thỷ hải sản, trang bị các ca nô, tàu cao tốc cho lực lượng hải quan, cảnh sát biển; trang bị các tàu cao tốc cho lực lượng hải quân nhằm tuần tra, bảo vệ vùng biển của tổ quốc; trang bị các động cơ cho các dự án đóng tàu thuộc nguồn vốn ngân sách cho các tỉnh; đóng mới tàu, thuyền, ca nô cho cục dự trữ quốc gia, ủy ban tìm kiếm cứu nạn…. Trong một năm, có rất nhiều gói thầu để các tổ chức có thể tham gia chào hàng cạnh tranh nhằm tìm ra nhà cung cấp có uy tín, sản phẩm có chất lượng tốt góp phần thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế hàng hóa. Những gói thầu này thường có số lượng sản phẩm yêu cầu lớn, giá trị hàng hóa cao và các yêu cầu về chất lượng nghiêm ngặt, do vậy đây là những cơ hội vừa tiềm năng song lại vừa là thách thức về năng lực cho các tổ chức có ý định tham gia. Đánh giá của công ty cho thấy, tham gia hoạt động đấu thầu là cơ hội khẳng định thương hiệu của công ty cũng như chứng minh năng lực kinh doanh của mình, lãnh đạo công ty đã chú trọng vào việc tổ chức công tác tham gia dự thầu cũng như đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của gói thầu trong thời gian nhanh nhất có thể. Hoạt động này có thể khái quát như sau: Hoạt động này gồm có 5 khâu: Khâu thứ nhất, thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ: tại khâu này thì công ty tổ chức tìm kiếm thông tin từ tất cả các nguồn có thể như qua các mục thông tin đấu thầu trên các báo như báo Đấu thầu, Vietnam News,…. và các nguồn thông tin từ các đầu mối thông tin. Bộ phận thu thập thông tin là phòng kinh doanh và Ban giám đốc. Trong khâu này, sau khi có thông tin, ban giám đốc sẽ tiến hành họp riêng hoặc họp toàn bộ công ty để tiến hành phân tích các yêu cầu và khả năng thắng thầu trong gói thầu vừa nhận được. Kết quả cuối cùng của khâu này là quyết định có tham gia dự thầu hay không. Khâu thứ hai, đánh giá chi tiết các hạng mục của gói thầu và tiến hành lập kế hoạch tham gia đấu thầu và đảm bảo thực hiện gói thầu với các phương án có thể. Từ các cuộc họp này, phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban khác, lên phương án tiến hành. Giám đốc sẽ là người thẩm định và phê duyệt kế hoạch, đông thời là người chỉ đạo chung về tiến độ. Khâu thứ ba, chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu. Dựa trên các tiêu chí và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu công ty sẽ chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và giấy tờ hợp lí và hợp lệ để đóng lại thành một bộ hồ sơ dự thầu nộp cho bên mời thầu. Công việc này sẽ được tiến hành theo từng bộ phận phòng ban: phòng kinh doanh lo các giấy tờ chứng minh pháp lí, lập dự toán giá chào thầu dựa trên phương án của phòng kĩ thuật; phòng kĩ thuật thiết kế các phương án sản phẩm, kĩ thuật chào thầu rồi đưa cho phòng kinh doanh lên dự toán; phòng tài chính thì lên các tài liệu chứng minh khả năng tài chính….. Khâu thứ tư, tiến hành đảm bảo thực hiện hợp đồng khi trúng thầu. Tại khâu này sau khi được thông báo trúng thầu công ty sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng và tiến hành kí kết, ngay sau khi kí kết, công ty tiến hành các hoạt động hậu cần, sản xuất để đáp ứng đơn hàng. Khâu thứ năm, dịch vụ sau bán hàng. Đây là toàn thể các hoạt động bảo hành, bảo dưỡng, tư vấn vận hành bảo trì sản phẩm, chăm sóc khách hàng và một loạt các hoạt động quản trị mối quan hệ với khách hàng ( CRM ). Hoạt động bán lẻ, cung cấp các đơn hàng đơn chiếc và phụ tùng khách hàng yêu cầu. Đây là hoạt động thường xuyên trong năm của công ty Đông Dương, tuy không đem lại doanh thu cũng như mức lợi nhuận đáng kể song nó cũng góp phần tạo ra hoạt động kinh doanh liên tục xen kẽ với các hoạt động chủ chốt trên, góp phần giải quyết khó khăn khi kinh tế khủng hoảng, các đơn hàng lớn thưa thớt. Trong hoạt động này chủ yếu thông qua các chi nhánh nhỏ tại các vùng tiến hành marketing tới các vùng có nhành nghề đánh bắt thủy hải sản phát triển và có nhu cầu máy móc mới cũng như sửa chữa, thay thế các bộ phận trên máy cũ. Khi khách hàng có nhu cầu sẽ tiến hành đặt hàng trực tiếp với chi nhánh, các chi nhánh sẽ chuyển trực tiếp yêu cầu về trụ sở chính, đến cuối ngày trụ sở chính sẽ thông báo khả năng về thời gian đáp ứng cho khách hàng để thỏa thuận kí hợp đồng. Khi hợp đồng được kí kết thì công ty đã đặt hàng xong với nhà sản xuất hoặc tiến hành xuất hàng dự trữ và tiến hành vận chuyển tới tay khách hàng. 1.3. Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty 13.1.Kết quả kinh doanh chung Bảng 1:Tóm tắt các số liệu về tài chính từ năm 2005 tới năm 2009 Đơn vị tính: VND Tt Nội dung Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Tổng tài sản 16.972.961.743 13.352.083.890 50.541.745.611 75.019.922.395 50.424.938.320 2 Tổng nợ phải trả 15.717.638.786 11.914.109.904 48.876.228.814 71.358.194.846 36.825.513.731 3 Vốn lưu động 16.806.508.268 13.235.251.060 47.752.405.484 70.122.404.456 47.341.333.002 4 Vốn chủ sở hữu 1.500.000.000 1.500.000.000 1.500.000.000 1.500.000.000 10.202.330.650 5 Doanh thu 27.559.186.232 29.430.246.365 30.538.834.870 152.466.925.120 125.827.776.870 6 Chi phí vốn vay 936.457.000 1.135.360.000 1.363.901.072 3.663.028.334 4.766.000.000 7 Lợi nhuận sau thuế 91.939.984 182.651.028 225.542.812 2.653.832.986 2.777.641.120 (Nguồn:báo cáo tài chính các năm- phòng tài chính – kế toán công ty Đông Dương) Nhận xét: Nhìn chung qua bảng trên ta thấy được xu hướng phát triển ổn định và bền vững qua các năm thể hiện được sự phát triển ổn định và bền vững, từng bước thể hiện thương hiệu và chiếm lĩnh các phân khúc thị trường. Năm 2009 các chỉ tiêu có sự sụt giảm là do tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế, tài chính thế giới khiến cho các nhu cầu của khách hàng sút giảm, trong những quý cuối năm do tác động của gói kich thích kinh tế của chính phủ đã phát huy tác dụng nên thị trường này sôi động trở lại, góp phần cứu vãn tình hình kinh doanh khó khăn của đầu năm. Bây giờ ta sẽ phân tích cụ thể hơn: Bảng 2: Các chỉ số tăng trưởng qua các năm Đơn vị tính: % Năm 2006 2007 2008 2009 Tăng trưởng doanh thu 6,789 3,767 399,256 -17,472 Tăng trưởng lợi nhuận sau thuế 98,663 23,483 1076.643 4,665 Tăng trưởng tổng tài sản -21,333 278,531 48,432 -32,785 (Nguồn: tính toán theo số liệu của phòng tài chính - kế toán) Bảng trên cho thấy công ty có mức tăng trưởng doanh thu thấp trong năm 2006 và 2007 do tại thời điểm đó công ty đang trong quá trình xây dựng uy tín và giới thiệu các sản phẩm mới của các hãng sản xuất lớn trên thế giới song vẫn còn khá xa lạ tại thị trường Việt Nam. Song, tới năm 2008 mức tăng trưởng đạt kỉ lục gần 400%, có được mức tăng trưởng cao như vậy là do công ty Đông Dương đã mở rộng hệ thống phân phói của mình ra khắp ba miền, khách hàng đã nhận biết và chấp nhận các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Điều này là tín hiệu vui lớn cho công ty. Cùng với sự tăng trưởng doanh thu là sự tăng trưởng lợi nhuận sau thuế, cũng giống như doanh thu nó có xu hướng phát triển đi lên song không đồng đều. Năm 2007 mức tăng trưởng lợi nhuận giảm là do công ty tăng cường chi cho các hoạt động xúc tiến bán, thiết lập các mạng lưới bán hàng và tư vấn mua cho khách hàng. Năm 2008 đánh dấu sự tăng trưởng vượt bậc của công ty với mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế đạt 1076,643% đó là thành quả cho sự nỗ lực không ngừng của toàn công ty các năm trước. năm 2009 mặc dù doanh thu có giảm so với năm 2008 do khủng hoảng kinh tế song mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế vẫn đạt gần 5%. Điều này cũng là một thành công không nhỏ của công ty Đông Dương. Tăng trưởng tài sản của công ty cũng không đồng đều, năm 2006 tăng trưởng tài sản âm do các khản nợ ngắn hạn của công ty giảm, các chi phí cho hoạt động đầu tư máy móc không có nhiều. Năm 2007 tỉ lệ này tăng lên khá cao do các công ty tăng cường đầu tư mở rộng thị trường, tăng cường vay vốn và tận dụng các nguồn lực có thể có để thâm nhập các thị trường, mở rộng kênh phân phối. Tới năm 2008 mức tăng này đã có xu hướng chững lại do công ty đã khẳng định được thương hiệu và hoạt động có hiệu quả, nhu cầu đầu tư cũng giảm, doanh thu tăng cao làm giảm nhu cầu vay vốn ngân hàng. Năm 2009 tài sản công ty giảm do sự khó khăn của nền kinh tế khiến cho hoạt động kinh doanh khó khăn hơn. 1.3.2.Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh Về các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh: Doanh lợi vốn kinh doanh: (%) = +)x100/ Doanh lợi vốn tự có : (%) = x100)/ Doanh lợi của doanh thu bán hàng: (%) = x100)/TR Bảng 3: Doanh lợi của công ty Đông Dương các năm 2005 - 2009 Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009 11,628 21,337 16,485 19,345 81,897 5,014 38,820 12.930 186,543 35,182 0,273 1,979 0,635 1,856 2,853 (Nguồn: tính toán theo số liệu của phòng tài chính - kế toán) Nhận xét: Nhìn chung lại thì xét trên doanh lợi vốn kinh doanh của công ty Đông Dương qua 5 năm ta thấy có sợ ổn định về doanh lợi và có xu hướng tăng lên qua các năm, mặc dù có năm 2007 giảm xuống so với năm 2006 nhưng vẫn cao hơn 2005 do trong năm này công ty phải tăng cường vay vốn ngân hàng để tập trung đầu tư xây dựng thương hiệu với khách hàng. Như vậy mặc dù hiệu quả kinh doanh chưa được cao do các chỉ số danh lợi chưa được cao song ta vẫn thấy được xu hướng tăng lên rõ rệt qua từng năm, như vậy hiệu quả kinh doanh còn rất khả quan trong tương lai và nó sẽ được cải thiện hơn sau này. Tính toán các chỉ số tài chính cơ bản về hiệu quả kinh doanh: Theo các số liệu tài chính do phòng tài chính – kế toán cung cấp, em có bảng các chỉ tiêu cơ bản qua các năm như sau: Đầu tiên là các chỉ tiêu về cơ cấu tài chính: Bảng 4:Các hệ số về cơ cấu tài chính của công ty Đông Dương 2005-2009 Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009 Hệ số nợ = Nợ phải trả/Tổng tài sản 0,926 0,892 0,967 0,951 0,730 Hệ số lợi nhuận ròng = Lợi nhuận sau thuế/Doanh thu thuần 0,003 0,006 0,007 0,017 0,022 ROA = Lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản 0,005 0,014 0,005 0,035 0,055 ROE = Lợi nhuận sau thuế/Vốn chủ sở hữu 0,061 0,122 0,150 1,769 0,272 (Nguồn: tính toán theo số liệu của phòng tài chính - kế toán) Nhận xét: Hệ số nợ của công ty Đông Dương từ năm 2005 đến 2009 đều ở mức rất cao. Điều này cho thấy áp lực đối với gánh nặng nợ ngân hàng và các khoản nợ khách hàng là khá cao. Hệ số lợi nhuận ròng của công ty Đông Dương trong 5 năm từ 2005 tới 2009 tuy không cao nhưng có xu hướng tăng trưởng đều dặn qua các năm. Điều này cho thấy sự khả quan về hiệu quả hoạt động kinh doanh tại công ty qua các năm. Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA) của công ty Đông Dương còn thấp và đang có xu hướng tăng dần với tốc độ cao. Tỷ suất lợi nhuận trên vốn tự có (ROE) của công ty Đông Dương trong năm 2005, 2006, 2007, 2008 còn khá khiêm tốn do vốn góp của các thành viên còn hạn chế. Tới năm 2009 vốn góp đã được tăng lên từ 1.500.000.000 đồng lên hơn 10 tỉ đồng cho thấy nguồn vốn của công ty đang được tăng cường, tạo cơ hội cho việc nâng co hiệu quả kinh doanh cho tương lai. 1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức 1.4.1. Đặc điểm của sản phẩm cung ứng cho khách hàng Các sản phầm chủ yếu công ty Đông Dương cung ứng cho khách hàng tổ chức là động cơ Diesel công suất từ 5 tới 1300 HP, ống phụt thủy lực cho tàu cao tốc, hộp số…. có những đặc điểm đặc biệt sau: Chúng là những sản phẩm của ngành công nghiệp cơ khí chính xác có công nghệ chế tạo cực kì hiện đại và độ chính xác cao, bất kì sự hỏng hóc nhỏ bé nào đề có thể gây ra các sự cố hỏng hóc lớn hơn với thiệt hai kinh tế là khó lường trong quá trình hoạt động. Vì lí do này mà trong quá trình vận chuyển yêu cầu đóng gói vận chuyển và di chuyển kiện hàng phải cực kì cẩn thận và nhẹ nhàng. Các yếu tố gây ra va đập phải được hạn chế tới mức tối thiểu. Đây là các sản phẩm công nghệ cao nên quá trình kiểm tra thông quan, lắp đặt chạy thử tốn khá nhiều thời gian nên kế hoạch vận chuyển cần dự tính trước khoảng thời gian này. Mỗi bộ sản phẩm động cơ thường bao gồm rất nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm nên cần kiểm kê số lượng và chủng loại rất cẩn thận. Ví dụ ở đây khi khách hàng mua động cơ Diesel 300 Hp Yanmar thường kèm theo bộ phụ kiện và phụ tùng tiêu chuẩn sau: Hệ thống chân đế máy: Đệm chân máy chống rung. Hệ thống làm mát: Bình nước giãn nở. Hệ thống điều khiển: Cần điều khiển ga và số Cáp điều khiển ga và số ( 12m x 2 sợi) Bảng điều khiển máy ( taplo) Dây điện điều khiển nối bảng điều khiển với máy loại 6m. Bộ dụng cụ kĩ thuật tiêu chuẩn. Tài liệu kĩ thuật: Sách hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất ( tiếng Anh) Tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng máy (tiêng Việt) Lịch bảo dưỡng máy định kì ( tiếng Việt). Vì vậy trong quá trình giao nhận hàng hóa cần hết sức chú ý tránh tình trạng sót hàng gây mất thời gian bổ sung. 1.4.2. Đặc điểm của yêu cầu từ phía khách hàng tổ chức Các khách hàng tổ chức là các khách hàng được công ty Đông Dương đánh giá là khách hàng cốt lõi của công ty, là nguồn tạo ra doanh thu cao cho công ty ; vì lí do đó, trong công tác hậu cần phục vụ khách hàng tổ chức, các yêu cầu của khách hàng luôn là cơ sở để công ty thiết lập các công tác hậu cần. Việc đáp ứng đầy đủ và đúng với yêu cầu của khách hàng tổ chức là cơ sở quan trọng tạo nên sự tín nhiệm của khách hàng với dịch vụ của công ty, đồng thời nó cũng là một lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ của nước ta hiện nay. Qua việc tham gia nghiên cứu các hợp đồng đã thực hiện trước đây, em có rút ra một số nhận xét về đặc điểm trong các yêu cầu từ phía khách hàng tổ chức đối với dịch vụ của công ty như sau: Các đơn hàng cung ứng cho khách hàng tổ chức thường là các đơn hàng có số lượng lớn và giá trị hợp đồng cao, do vậy tiến độ cung cấp là điều được yêu cầu rất chặt chẽ trong hợp đồng mua bán giữa hai bên. Các khách hàng tổ chức cốt lõi của công ty thường là các doanh nghiệp có hoạt động đóng tàu và thay mới thiết bị cho tàu thuyền, các hợp đồng đóng mới hoặc thay thế thiết bị tại phía khách hàng thường có thời hạn gấp, phải bàn giao nhanh cho khách hàng nên phía khách hàng tổ chức khi yêu cầu cung cấp sản phẩm thường có điều khoản giới hạn thời gian cung cấp. Do vậy khi tiến hành đàm phán kí kết hợp đông mua bán, công ty Đông Dương đồng thời phải thảo luận và thương thuyết với nhà sản xuất nhằm đưa ra được thời gian cung cấp sản phẩm một cách nhanh chóng và kịp tiến độ. Do hàng hóa ở đây là hàng hóa có công nghệ sản xuất tiên tiến và độ phức tạp cao nên khách hàng tổ chức thường muốn kiểm tra, chạy thử sản phẩm sau giao nhận bàn giao sản phẩm tại địa điểm thỏa thuận. Bước kiểm tra chạy thử sau giao nhận là dịch vụ bổ sung của công ty nhằm hỗ trợ khách hàng trong việc hướng dẫn sử dụng tư vấn bảo dưỡng và kiểm tra lại lần cuối để đảm bảo với khách hàng sản phẩm của công ty phân phối đúng như cam kết về chất lượng. Trong hoạt động này, kĩ sư của công ty hoặc của chính nhà sản xuất( nếu được yêu cầu từ công ty Đông Dương) sẽ trực tiếp tham gia giám sát quá trình lắp đặt là nghiệm thu chạy thử, bắt cứ câu hỏi nào đặt ra sẽ được tư vấn kĩ càng. 1.4.3. Khả năng cung ứng tức thời của nhà sản xuất Trong một kì kinh doanh ( thường là một năm) các nhà sản xuất thường căn cứ trên các nghiên cứu thị trương của phòng R&D và báo cáo của các chi nhánh trên thế giới để lập kế hoạch sản xuất và dự trữ, tùy tứng thời điểm và độ sai lệch so với các kế hoạch mà thị trường thế giới luôn có các biến động bất thường. Với các nhà sản xuất mà công ty Đông Dương là nhà phân phối chính thức cũng có các thời điểm thăng trầm nhất định. Có thể điểm qua ở đây như: năm 2007 thị trường Việt nam về máy, động cơ tàu thủy còn khá tĩnh lặng, hầu như các sản phẩm yêu cầu từ phía công ty Đông Dương đề được nhà sản xuất lập tứ._.c đáp ứng, từ đó nhà sản xuất đánh giá các sản phẩm cho thị trường Việt Nam còn hạn chế nên dự tữ không nhiều. Tới năm 2008 thị trường máy, động cơ tàu thủy Việt Nam chính thức bùng nổ ( theo mô tả của nhà sản xuất vào thời điểm tháng 7 -2008 thì là “ booming” ) với sự phát triển của ngành vận tải biển, Du lịch cũng như hàng loạt các dự án trang bị hiện đại hóa cho ngành hàng hải Việt Nam, làm cho nhu cầu tăng vọt, số lượng đơn hàng đến với công ty Đông Dương tăng vọt khiến cho nhà sản xuất cung ứng không kịp do lượng dự trữ kế hoạch có hạn, vì vậy mà thời gian cung ứng phải kéo dài do tăng quy mô sản xuất tức thời để bù đắp thiếu hụt, vì thế khách hàng phải chờ đợi lâu hơn. Tới năm 2009 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nên số lượng đơn hàng có sụt giảm nhưng vật đạt mức đáng kể, do đã có kế hoạch dự trữ trước nên khả năng đáp ứng tức thời của nhà sản xuất luôn được đảm bảo. 1.4.4. Các thủ tục hành chính: Công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức của công ty Đông Dương luôn gắn vơi hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ nươc ngoài về Việt Nam nê luôn phải giải quyết các thủ tục hành chính để thông quan cho hàng hóa. Việc có giải quyết được các thủ tục hành chính nhanh chóng hay không sẽ ảnh hưởng đến tiến độ cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Các thủ tục hành chính này thường có các đặc điểm sau: Hiện nay thủ tục hành chính của nước ta vẫn đang trong quá trình đơn giản hóa, cải cách nên các thủ tục hiện hành vẫn gây ra tình trạng mất thời gian chờ đợi để được làm thủ tục do có qua nhiều người cần mà thời gian xử lí văn bản còn khá chậm. Do một số quy định chồng chéo nên nhiều khi khi thực hiện các thủ tục hành chính vẫn xảy ra tình trạng không thống nhất nội dung yêu cầu khiến cho người đi làm thủ tục rất mệt mỏi khi thay đổi nội dung cũng như bổ sung các giấy tờ mới. Do lượng văn bản để làm các thủ tục hành chính để thông quan hàng hóa, nhập xuất cảng cũng như vận chuyển hàng hóa thường khá nhiều nên yêu cầu công ty Đông Dương cần tổ chức một quá trình chuẩn bị trước các văn bản giấy tờ này. 1.4.5. Sự sẵn có và khả năng đáp ứng của các hãng dịch vụ vận tải Đặc điểm của các sản phẩm mà công ty Đông Dương phân phối là các sản phẩm công nghiệp có công nghệ cao, thường các sản phẩm có số lượng ít nhưng giá trị rất cao, nhu cầu vận tải là không nhiều và thường rải rác trong năm. Vì vậy nếu tổ chức tự vận tải thì chi phí thường khá tốn kém và không tận dụng được hết công suất xe. Chính vì vậy mà công ty Đông Dương đã lựa chọn giải pháp thuê ngoài các dịch vụ vận tải cho nhu cầu vận tải của mình. Do đặc điểm nhu cầu vận tải của công ty Đông Dương xuất hiện không nhiều và rải rác nên sự sẵn có của các dịch vụ vận tải là điều khá quan trọng với công ty. Vì vậy công ty Đông Dương luôn cần phải có danh sách các hãng dịch vụ vận tải tiềm năng và có khả năng cung cấp tức thời dịch vụ. 1.4.6. Quyết định dự trữ và các chiến lược kéo, đẩy hàng Sự biến động của thị trường là điều hết sức phức tạp vì vậy, trong nhiều thời điểm có nhiều nhu cầu phát sinh bột phát có thể tạo nên cơn sốt với thị trường, khi đó là cơ hội tốt nhất để cung cấp sản phẩm ra thị trường với mức giá có lợi nhất cho người bán. Để có thể tận dụng dược những cơ hội ấy đòi hỏi cần có chính sách dự trữ đúng đắn để đón bắt nhu cầu của thị trường, đồng thời cần một chiến lược kéo và đẩy hàng linh hoạt để có được sự tiêu thụ tốt nhất trong từng thời điểm. Có thể ví dụ ra ở đây với một hoạt động dự trữ và kéo đẩy hàng với sản phẩm ống phụt phản lực Waterjet: đây là sản phẩm động cơ phản lực chạy xăng dành cho các tàu, xuồng cao tốc. Năm 2007, sau khi kí hợp đồng trở thành nhà phân phối cho hãng Halmiton của New Zeland về các sản phẩm động cơ phản lực cho tàu cao tốc, công ty Đông Dương đã xác định đối tượng chính của mình là cung cấp cho các khách hàng có nhu cầu đóng tàu, thuyền du lịch cao tốc và các lực lượng an ninh như Hải Quân nhân dân Việt Nam, Cục cảnh sát biển, Cục dự trữ quốc gia. Với các ưu điểm của động cơ phản lực gắn trên tàu như: khả năng quay tàu tại chỗ không cần di chuyển, khả năng tăng tốc nhanh và giảm tốc nhanh, khả năng điều hướng không cần bánh lái… đã làm cho khách hàng rất thích thú, trong năm 2008 công ty Đông Dương đã tiến hành nhập 20 bộ động cơ Waterjet về dự trữ và tiến hành chiến lược đẩy hàng ra thị trường, tổ chức giới thiệu, chạy thử, mời các khách hàng tới tham quan. Trong năm 2008 công ty đã bước đầu thành cong khi đã bán ra ra thị trường được 18 bộ. Năm 2009. Trước nhu cầu hiện đại hóa Hải Quân nhân dân Việt Nam và lực lượng cản sát biển, tuần tra và cứu nạn, công ty đã chủ động đặt hàng sớm với nhà sản xuất và dự trữ tại kho của nhà sản xuất. Trong năm 2009 công ty đã chủ động liên hệ và Marketing với các lãnh đạo của quân chủng Hải quân cũng như các kĩ sư của phòng thiết kế, viện kĩ thuật hải quân. Kết quả cuối cùng, trong năm 2009, Nhà máy đóng tàu X70 và Nhà máy đóng tàu X46 quân chủng Hải quân đã đặt hàng tổng cộng trên 60 bộ động cơ phản lực cho tàu cao tốc phục vụ cho việc đóng mới các tàu cao tốc tuần tra và chiến đấu của lực lượng Hải quân nhân dân Việt Nam, do yêu cầu đóng mới để hiện đại hóa cho lực lượng hải quân là nhiệm vụ chính trị hàng đầu trong bối cảnh mới nên yêu cầu cung cấp nhanh chóng hàng hóa được đặt lên hàng đầu. Vì thế các đơn hàng của hai nhà máy thường có thời gian cung ứng ngắn, thường là 3 tuần. Nhờ có chiến lược dự trữ đã chuẩn bị sẵn nên các yêu cầu trên đều được đáp ứng đúng tiến độ yêu cầu và đảm bảo chất lượng. Bước đầu công ty Đông Dương đã nhận được những phản hồi lạc quan về chất lượng của các sản phẩm này từ lãnh đạo của Quân chủng Hải quân. Đó là một thành công không nhỏ cho chiến lược dự trữ đúng đắn của công ty, góp phần đưa công ty thoát khỏi ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2009. Như vậy, các chính sách dự trữ hàng hóa sẽ góp phần không nhỏ trong việc phục vụ các nhu cầu phát sinh bất thường của khách hàng, làm cho công tác hậu cần phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn và chiếm được cảm tình của khách hàng nhờ sự đáp ứng nhanh chóng và kịp thời với các yêu cầu gấp. Vì vậy trong các thời gian tới chính sách dự trữ kịp thời là lợi thế giúp cho công tác hậu cần ngày càng được nâng cao về chất lượng. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN ĐÁP ỨNG CÁC ĐƠN HÀNG CHO CÁC KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 2.1.Thực trạng công tác hậu cần tại công ty Đông Dương 2.1.1. Khái quát về công tác hậu cần đáp ứng các đơn hàng cho các khách hàng là các tổ chức tại công ty Đông Dương Để hiểu rõ các vấn đề trong công tác hậu cần phục vụ khách hàng tổ chức tại công ty Đông Dương chúng ta hãy khái quát các hoạt động chính trong chuỗi hoạt động này. Hoạt động đặt hàng với nhà sản xuất về máy móc: Quá trình quyết định mua của khách hàng là cả một quá trình tư duy kéo dài và gồm nhiều giai đoạn. Trong quá trình quyết định mua ấy, khách hàng sẽ cân nhắc rất nhiều lựa chon khác nhau của hàng loạt các nhà cung cấp khác nhau. Thông thường thì khách hàng để so sánh thường sẽ yêu cầu nhà cung ứng chào mời khả năng đáp ứng của mình trước để họ có thể so sánh và chọn ra người sẽ cung ứng cho mình qua các tiêu chí kĩ thuật, thời gian thực hiện... Công ty Đông Dương là nhà phân phối của các nhà sản xuất nước ngoài, các đơn hàng có giá trị lớn thường được cung cấp từ kho của nhà sản xuất từ nước ngoài về thị trường Việt Nam , nên quá trình đáp ứng từ phía nhà sản xuất có ảnh hưởng lớn tới các khả năng đáp ứng đơn hàng cụ thể của công ty Đông Dương. Vì vậy việc xác định trước khả năng đáp ứng của nhà sản xuất là yếu tố cực kì quan trọng để công ty Đông Dương tạo ra các lời chào hàng khả thi nhất và thiết lập kế hoạch đáp ứng đơn hàng nhanh chóng nhất tạo điều kiện gia tăng chất lượng dịch vụ cho đơn hàng (ở đây là chất lượng công tác hậu cần). Việc xác định khả năng cung ứng của nhà sản xuất thường thông qua hoạt động đặt hàng sơ bộ, hoạt động đầu tiên của chuỗi hoạt động trong công tác hậu cần vì nó cho ta biết các thông tin thời gian đáp ứng tới cảng, số lượng hàng hóa, địa điểm và các chi phí phát sinh để hàng về tới Việt Nam, từ đó nó cho phép công ty có thể lập ra phương án tổ chức công tác hậu cần tốt nhất phục vụ đơn hàng đang đàm phán, là một trong các lợi thế trong cạnh tranh giành hợp đồng với các đối thủ khác. Hoạt động này thường có nội dung như sau: Ngay trong khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu hoặc đạt được thỏa thuận sơ bộ với khách hàng tổ chức, công ty Đông Dương sẽ tiến hàng gửi Dự toán sản phẩm đặt hàng đến nhà sản xuất để kiểm tra khả năng đáp ứng và thời gian đáp ứng sơ bộ ban đầu để có thể lên kế hoạch hậu cần đáp ứng đơn hàng. Các phản hồi của nhà sản xuất và yêu cầu của bản thân khách hàng tổ chức chính là cơ sở lên kế hoạch đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức hoặc lên phương án đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, và nó đồng thời cũng là cơ sở thỏa thuận các điều khoản trên hợp đồng chi tiết. Quá trình này diễn ra từ lúc chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu, đạt được thỏa thuận mua bán sơ bộ với khách hàng tổ chức cho tới khi hợp đồng chi tiết được kí. Thời điểm thỏa thuận xong hợp đồng chi tiết cũng là thời điểm đơn đặt hàng chính thức của công ty Đông Dương với nhà sản xuất được xác định, khi phương án thanh toán trả chậm được thực hiện xong đặt cọc bước đầu thì cũng là lúc đơn hàng được xác nhận với nhà sản xuất. Kết thúc hoạt động này là thông báo chính thức của nhà sản xuất về thời gian và địa điểm nhận hàng. Quá trình này tùy theo giá trị của đơn hàng mà có thể kéo dài từ 1 tuần tới 8 tuần. Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất tại cảng: Khi hãng vận chuyển thông báo thời gian cập bến của tàu và dỡ hàng tại cảng, các vấn đề chuẩn bị hậu cần để tiếp nhận hàng hóa. Các công việc chuẩn bị gồm có: Chuẩn bị về giấy tờ, chi phí thông quan hàng hóa: đây là khâu khá quan trọng trong hoạt động này nó ảnh hưởng tới thời gian thông quan, nếu chuẩn bị không tốt hàng hóa có thể bị ách tắc tại cảng, gây mất thời gian có thể lên tới hàng tuần liền do không được thông qua về mặt hành chính. Các loại giấy tờ thường bao gồm có: Hợp đồng mua bán hàng hóa, CO,CQ, Bill of Lading, Packing List, Arrival Note, Tờ khai hải quan ( có thể không cần nếu sử dụng hải quan điện tử), tờ khai thuế tạm tính. Chi phí thông quan hàng hóa gồm có: chi phí thủ tục hành chính, chi phí tạm tính thuế nhập khẩu và VAT phải nộp, các chi phí bốc dỡ, vận tải. Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ hàng hóa để lưu kho hoặc vận chuyển ngay: Ngay sau khi hàng hóa được thông quan, tùy theo tiến độ và yêu cầu từ khách hàng mà công ty sẽ vận chuyển giao ngay cho khách hàng hoặc lưu kho một thời gian . Do đặc điểm hàng hóa cồng kềnh, cần bốc xếp cẩn thận nên trong quá trình bốc xếp rất cần các phương tiện bốc xếp hiện đại để tránh rủi ro thiệt hại cho hàng hóa. Các phương tiện này thường là : xe nâng hàng, giá nâng tay, các tấm đế kê. Do dặc điểm tại các cảng Việt Nam hiện nay là tình trạng các dịch vụ chuyên chở bốc dỡ thường không sẵn có, nên cần chuẩn bị trước, thường là công ty hợp đồng loại dịch vụ này trước với phía cung cáp dịch vụ về giá và quy cách dịch vụ, địa điểm thực hiện còn thời gian thực hiện thường là để “mở”: công ty Đông Dương sẽ báo cho phía cung cấp dịch vụ thời gian thực hiện trước khi thực hiện khoảng 2 giờ ( vì điều này phụ thuộc vào thời gian thông quan tại cơ quan Hải quan) Thông quan hàng hóa: Đây là bước quan trọng trong chuỗi các hoạt động hậu cần, là bước trung gian để hàng hóa có thể lưu thông trên thị trường Việt Nam. Hiện nay do vẫn còn khá nhiều các thủ tục hành chính phức tạp nên thời gian thông quan vẫn còn là vấn đề khá mất thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, với các lô hàng của công ty Đông Dương có thể khái quát qua các thủ tục chính sau: Thủ tục khai quan và xác nhận tờ khai: đây là công tác mất nhiều thời gian chuẩn bị và cũng rất dễ mất thời gian bổ sung nếu chuẩn bị không cẩn thận. Đại diện của công ty sẽ nộp đầy đủ các giấy tờ phía hải quan yêu cầu và đợi lấy dấu và chữ kí xác nhận tính hợp lệ của tờ khai hải quan. Nộp thuế: Sau khi nộp đầy dủ các loại giấy tờ yêu cầu, đại diện công ty sẽ phải giải trình các câu hỏi của phía hải quan để tiến hành xác định thuế phải nộp, đây là quá trình phức tạp vì việc áp thuế khá phức tạp và dễ gây nhầm lẫn do cách quan niệm hàng hóa này thuộc nhóm nào để chịu mức thuế bao nhiêu, có được hưởng ưu đãi thuế không, các phụ kiện di kèm tính thuế ra sao… là các vấn đề thường gây ra tranh cãi giữa phía doanh nghiệp và cán bộ hải quan. Kết thúc bước này công ty sẽ tiến hành nộp thuế cho cơ quan chức năng. Đăng kiểm hàng hóa: đây là quá trình các nhân viên hải quan tiến hành mở container, khui kiện hàng để kiểm tra hàng hóa thực tế có đúng với tờ khai hay không. Bước này có thể được bỏ qua trong một số trường hợp ( do phía cơ quan Hải Quan quyết định). Sau bước kiểm hóa, nếu được thông qua và không có chất vấn gì, hàng hóa sẽ chính thức được lưu thông trên thị trường Việt Nam. Lưu kho bảo quản: Sau khi hàng hóa được thông quan, công ty tiến hành cho vận chuyển vào kho và tiến hành lưu trữ hàng hóa, chờ vận chuyển giao nhận theo các đơn hàng đã kí. Giao nhận với khách hàng tổ chức: Bắt đầu của quá trình này công ty Đông Dương tiến hành gửi thông báo giao hàng kèm các văn bản liên quan như Arrival Note (Thông báo hàng đến) bản sao của vận đơn, công văn yêu cầu thanh toán (Nếu trên hợp đồng có điều khoản thanh toán trước giao hàng), sau khi nhận được đồng ý giao hàng của khách hàng tổ chức công ty tiến hành vận chuyển hàng hóa tới nơi giao nhận. Tại địa điểm giao nhận vào thời gian đã thỏa thuận, công ty và khách hàng tiến hành giao nhận hàng hóa theo đúng điều khoản như trong hợp đồng chi tiết đã kí. Phía khách hàng tổ chức sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo đúng số lượng và quy cách hàng hóa đã ghi trên hợp đồng. Nếu không phát sinh bất kì một lỗi nào, hai bên tiến hành kí biên bản bàn giao vật tư, là cơ sở để thực hiện thanh toán nốt giá trị hợp đồng và thanh lí hợp đồng. Kiểm tra lần cuối hàng hóa và chạy thử mẫu: Sau khi giao nhận đúng về số lượng và quy cách hàng hóa, thường thì bên khách hàng tổ chức thường muốn tiến hành chạy thử sản phẩm để đo dạc xem có đúng cam kết chất lượng không. Lúc này cả công ty Đông Dương và khách hàng tổ chức sẽ cùng nhau tổ chức một buổi kiểm tra chạy thử máy, phía công ty Đông Dương sẽ cử kĩ sư tham gia giám sát buổi kiểm tra này và hỗ trợ về các tài liệu kĩ thuật cũng như các biên bản kiểm tra chất lượng, thông số kĩ thuật trước khi xuất xưởng của nhà sản xuất. Thanh lí hợp đồng và chăm sóc khách hàng. Sau toàn bộ các quá trình trên, khi kiểm tra chạy thử hoàn tất và vấn đề thanh toán đã giải quyết xong, hai bên sẽ tiến hành thanh lí hợp đồng, xuất hóa đơn đỏ. Hoạt động phụ trợ: Hoạt động này là hoạt động thông tin liên lạc kiểm tra vị trí hiện tại của hàng hóa đang trên đường vận chuyển: Nếu hàng hóa trên biển: công ty Đông Dương sẽ liên lạc với hãng vận tải để biết lộ trình và vị trí của tàu, đồng thời yêu cầu cung cấp Bill of Lading (Vận đơn) và Arival Note ( Thông báo hàng đến ) để có thông tin thời gian hàng cập bến và bóc dỡ để tiến hành chuẩn bị các thủ tục thông quan. Khi hàng hóa trên đường Vận chuyển trên bộ: công ty Đông Dương sẽ liên lạc trực tiếp với hãng vận tải và trực tiếp với lái xe để xác định vị trí hàng hóa đang vận chuyển để có kế hoạch giao nhận kịp thời. Để khái quát rõ hơn về công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức, em xin trình bày tổng thể cả quá trình qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức. (Nguồn: Theo quan sát và nghiên cứu hồ sơ) Trong đó các kí hiệu: Thể hiện mối quan hệ tuần tự của các công việc chính, phải làm xong công việc này mới có thể tiếp sang công việc tiếp theo. Thể hiện mối quan hệ hỗ trợ, hoạt động này sẽ hỗ trợ cho hoạt động kia. Thể hiện công việc này tiến hành song song với các công việc khác. Thể hiện công việc này tiến hành song song với các công việc khác. Thể hiện các công việc nhỏ hơn nằm trong các công việc chính, phải thực hiện để có thể bước sang công việc tiếp theo. Trên tổng thể, có thể khái quát lại công tác hậu cần phục vụ đơn hàng được thực hiện trên tổng thể như sau: Khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu hoặc khách hàng có ý kiến phản hồi đồng ý mua trên nguyên tắc thì công việc đầu tiên của công tác hậu cần chính thức bắt đầu, nhân viện kinh doanh sẽ cùng với bộ phận kĩ thuật lập dự toán đơn hàng và tiến hành đặt hàng sơ bộ, tức gửi dự toán và đề nghị hồi đáp về khả năng đáp ứng của nhà sản xuất. Sau khi nhận được hồi đáp thì đây là cơ sở cho phòng Kinh doanh lên các phương án lập hồ sơ năng lực dự thầu, đàm phán các điều khoản chi tiết trong hợp đồng. Khi đàm phán hoàn tất và thanh toán đợt 1 trả chậm được thực hiện thì cũng là lúc xác nhận đơn hàng với nhà sản xuất và tiến hành theo dõi hàng hóa vận chuyển trên biển về Việt Nam. Trong lúc theo dõi hàng hóa vận chuyển trên biển thì cũng là khoảng thời gian một nhân viên kinh doanh tiến hành chuẩn bị : chuẩn bị giấy tờ, chứng từ, văn bản hợp lệ để thông quan hàng hóa ngay khi hàng về đến cảng, chuẩn bị phương tiện để bốc dỡ hàng hóa, lưu kho, vận chuyển. Công việc này được tiến hành song song với các hoạt động theo dõi hàng hóa đang ở đâu để cho khi hàng về đến cảng thì caoong việc thông quan và các công việc sau đó có thể diễn ra nhanh chóng. Khi hàng hóa về tới cảng, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lấy các giấy tờ cần thiết và các chi phí để thông quan hàng hóa, việc này thông thường mất thời gian khoảng 2 ngày nếu hồ sơ hợp lệ và không yêu cầu bổ sung thêm gì. Ngay sau khi hàng hóa được thông quan thì nó sẽ được cho lưu kho ngay chờ giao nhận. Khi thanh toán đợt hai (thanh toán nốt giá trị hợp đồng hoặc thanh toán đảm bảo giao hàng) được thực hiện, hàng hóa sẽ được xuất kho vận chuyển tới nơi giao nhận tại thời điểm thỏa thuận. sau khi kiểm tra quy cách hàng hóa và không có khiếu nại gì, hai bên (công ty Đông Dương và khách hàng tổ chức) sẽ tiến hành lập và kí xác nhận biên bản bàn giao hàng hóa. Sau quá trình giao nhận thành công, tại một thời điểm do khách hàng đề nghị, công ty Đông Dương sẽ xử các kĩ sư (phòng kĩ thuật ) tham gia kiểm tra lần cuối cùng và chạy thử máy, làm cơ sở thanh lí hợp đồng. Sau khi kiểm tra chạy thử an toán và thanh toán nốt giá trị hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành thanh lí hợp đồng và xuất hóa đơn đỏ. Đây là hoạt động hoàn tất công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức. Trong thực tế, trải qua 10 năm hình thành và phát triển, quá trình thực hiện công tác hậu cần trên đã có rất nhiều cải tiến so với thời kì đầu phát triển của công ty. Theo nghiên cứu của bản thân em qua phỏng vấn trực tiếp các nhân viên của công ty và điều tra các hồ sơ lưu trữ trong giai đoạn 2005 – 2009 có thể thấy một số sự cải tiến nâng cao tính linh hoạt của công tác này tại một số điểm sau đây: Thời kì 2005- 2007 khi mà số lượng đơn hàng ít và giá thị các đơn hàng không lớn thì thường các nhân viên kinh doanh của công ty Đông Dương thường gửi yêu cầu báo giá các mặt hàng sang nhà sản xuất và lấy thời gian vận chuyển về Việt Nam chung chung, không cụ thể về số lượng và quy cách hàng hóa để lấy tư liệu làm cơ sở đàm phán hoặc lập hồ sơ dự thầu. Sau khi trúng thầu hoặc kí kết xong thỏa thuận mua bán công ty mới tiến hành đặt hàng chính thức và đợi hàng hóa về cảng, điều này làm phát sinh một yếu điểm là không thể xác định chính xác thời điểm cung ứng hàng hóa về tới Việt Nam trước khi kí hợp đồng để thỏa thuận. Làm cho thời gian đáp ứng đơn hàng thường bị kéo dài thêm vì thêm thời gian dự phòng. Tới năm 2008 -2009 khi thị trường bùng nổ với hàng loạt các khách hàng tiềm năng và số lượng cũng như giá trị đơn hàng ngày một tăng, công ty đã cải tiến lại quá trình đặt hàng sơ bộ với việc gửi dự toán trước tới nhà sản xuất, đề nghị tư vấn trực tiếp từ nhà sản xuất về các khoảng thời gian đáp ứng, làm điều kiện thương lượng hợp đồng trước khi kí. Điều này làm cho phía công ty Đông Dương có thể chủ động biết trước thời gian cung ứng tối thiểu để đàm phán, là vũ khí cạnh tranh hiệu quả. Và bản thân sự cải tiến này đã đem lại thành công cho công ty Đông Dương với mức doanh thu ấn tượng trong năm 2008 và vượt qua khủng hoảng trong hai năm 2008 – 2009 vừa qua. Sự cải tiến tiếp theo nằm trong khâu chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa, thời kì 2005- 2006 công ty thường chỉ thực hiện công tác chuẩn bị các giấy tờ để thông quan hàng hóa và các phương tiện, chi phí cần thiết sau khi hãng vận tải có Thông báo hàng đến gửi đến công ty Đông Dương, thường thì thông báo này thường chỉ được gửi đến công ty trước khi tàu cập cảng đến từ 2 đến 4 ngày kèm các chứng từ, khiến cho công tác chuẩn bị thường diễn ra gấp trong khoảng 2 đến 4 ngày, nhiều trường hợp các chứng từ bổ sung không kịp, hàng hóa phải chờ thêm một ngày để thông quan, gây lãng phí thêm chi phí lưu bãi một ngày. Sang năm 2007 tới năm 2009, trước sự hạn chế của phương thức chuẩn bị vậy, ban giám đốc công ty Đông Dương đã họp lại và tiến hành cải tiến lại phương thức chuẩn bị. Các nhân viên xuất nhập khẩu được đào tạo kĩ năng bài bản, các quá trình chuẩn bị được đúc rút lại và viết lại thành sổ tay, trong đó có đầy đủ các trường hợp và loại văn băn cần chuẩn bị. Không dừng lại ở đó, không thụ động chờ thông báo của hãng vận tải, phòng Kinh doanh thiết lập phương thức theo dõi hàng đến cảng bằng lịch trình thời gian, định kì liên lạc với hãng vận tải để theo dõi vị trí và thời gian tàu đi chuyển. Chẩn bị trước các tài liệu khác, chờ các giấy tờ hãng vận tải gửi đến là hợp thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh, không phải chỉ trong 2 -4 ngày như trước mà trong suốt quá trình từ khi hàng dời bến bốc. Sự cải tiến này đã mang lại hiệu quả rất tốt, trong 3 năm 2007-2009 không còn tình trạng chuẩn bị thiếu giấy tờ nữa, các nhân viên xuất nhập khẩu không phải làm việc gấp rút như trước để chuẩn bị giấy tờ. Số đơn hàng bị chậm trễ do sai sót thiếu giấy tờ của nhân viên xuất nhập khẩu khiến thông quan hàng hóa chậm lại đã không còn diễn ra nữa. Quá trình thông quan hàng hóa cũng được cải thiện rất nhiều, nhứng năm 2005-2007 khi hải quan điện tử chưa được áp dụng, tình trạng phải ngồi đợi và khai hải quan trên giấy làm mất thời gian của công ty Đông Dương rất nhiều. Tính riêng thời gian khai hải quan và sửa chữa lỗi trên tờ khai đà làm nhân viên công ty mất 2 ngày làm việc, công việc khai thuế và đăng kiểm hàng hóa lại thường mất 1 đến 2 ngày nữa, như vậy trung bình một lần thông quan mất 3 -4 ngày chưa kể thời gian phải chờ bổ sung giấy tờ (nếu phải thực hiện). Nó khiến cho thời gian đưa hàng vào nội địa mất thêm khoảng thời gian đáng kể, chi phí lưu bãi tăng thêm. Năm 2008- 2009 công ty Đông Dương chủ động áp dụng hải quan điện tử và hình thức mua tờ khai hải quan về khai tại doanh nghiệp. Quá trình áp dụng khai hải quan tại doanh nghiệp trên mạng Internet và các tờ khai mua trước làm cho quá trình khai báo hải quan trở nên chính xác hơn, công ty Đông Dương có nhiều thời gian chuản bị, sửa chữa sai sót trên tờ khai, bản khai điện tử nên thời gian làm thủ tục tại Cơ quan hải quan rút ngắn xuống chỉ còn 1 ngày làm việc. Công tác khai thuế cũng làm tương tự đã làm giảm thời gian áp thuế nộp thuế tại cơ quan thuế chỉ còn 2 đến 3 tiếng, làm cho cả quá trình khai thuế và đăng kiểm hàng hóa chỉ còn phải mất chưa đến 1 ngày làm việc. Làm giảm thời gian hàng hóa phải lưu bãi và thời gian chờ đợi làm thủ tục như trước. Tiết kiệm cho công ty rất nhiều chi phí và làm giảm thời gian tối thiểu có thể đáp ứng đơn hàng cho khách hàng, gia tăng lợi thế cạnh tranh cho công ty. Bên cạnh những cải tiến mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm hơn ấy, theo đánh giá chủ quan của em, vẫn còn có những khâu, hoạt động cần phải được cải tiến: Thứ nhất, hoạt động lưu kho, dự trữ bảo quản hàng hóa trong chuỗi các hoạt động của công tác hậu cần. Như đã phân tích ở trên, hoạt động lưu kho này được điễn ra ngay sau khi quá trình thông quan hoàn tất, hàng hóa sau khi thong quan sẽ được vận chuyển xếp vào kho và chờ đợi đến ngày giao nhận hàng hóa. Thời gian lưu kho thường kéo dài từ thời điểm thông quan xong cho tới lúc lệnh giao hàng được phát ra, thời gian lưu kho này có ý nghĩa tạm thời, chờ đợi thanh toán giá trị hợp đồng đợt hai được thực hiện để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, sau khi thanh toán đợt 2 được thực hiện, công ty Đông Dương sẽ cho xuất kho và giao hàng ngay. Với ý nghĩa trên, có thể coi, hoạt động lưu kho, dự trữ tạm thời này là bước đệm trugn gian để thực hiện thanh toán nốt giá trị hợp đồng đã kí. Phía công ty Đông Dương có thể chứng minh được hàng hóa đã sẵn sàng giao nhận, hiện tại đang ở trong kho, có giấy tờ chứng minh. Phía khách hàng tổ chức nhận được giấy tờ chứng minh hàng hóa đã sẵn sàng thì có thể yên tâm thanh toán nốt giá trị hợp đồng, như vậy hoạt động lưu kho, dự trữ này có tác dụng như một giấy bảo đảm cho phía công ty Đông Dương sẵn sàng giao hàng. Trên thực tế, nếu như thời gian lưu kho này diễn ra ngắn thì có thể tạm chấp nhận được, nhưng thực tế khi tiến hành lưu kho và gửi các giấy tờ chứng minh hàng đang trong kho và công văn đề nghị thanh toán, thời gian thanh toán thường kéo dài từ 8 ngày cho tới 3 tuần, có trường hợp giá trị hợp đồng lớn trên 20 tỉ thời gian thanh toán đợt hai lên tới 2 tháng bởi lí do khách hàng thường đưa ra là cần có thời gian tập hợp tài chính và làm thủ tục với ngân hàng. Do vậy thời gian lưu kho sẽ kéo dài tương ứng với quãng thời gian chờ thanh toán đợt 2 giá trị hợp đồng. Hãy xem bảng chi phí lưu kho dưới đây: Bảng 5: Chi phí lưu kho qua các năm của công ty Đông dương 2005 2006 2007 2008 2009 Chi phí thuê diện tích lưu kho (VNĐ/m2/ngày) 15.000 20.000 30.000 45.000 50.000 Phí vận chuyển bốc xếp nhập, xuất kho trung bình cho 1 kiện hàng hóa (VNĐ/lần) 30.000 50.000 70.000 90.000 100.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty Đông Dương ) Chú ý: các chi phí trên đây là các chi phí tính toán trung bình năm và đã làm tròn để tiện theo dõi. Như vậy khi một đơn hàng năm 2009 về cảng có 6 kiện hàng , mỗi kiện phải thuê diện tích lưu kho trung bình 2 m2 thì chi phí lưu kho một ngày sẽ là: Chi phí lưu kho 1 ngày = 50.000x2x6 = 600.000 VNĐ/ngày Nếu đơn hàng phải lưu kho chờ 10 ngày để giao hàng thì tổng chi phí phải trả sẽ là: Tổng chi phí lưu kho = 600.000x10 +100.000x2 = 6.200.000 VNĐ Đây là mức chi phí không nhỏ với mỗi hợp đồng , thời gian lưu kho càng dài thì chi phí bỏ ra càng lớn. Cần thiết phải giảm thiểu thời gian lưu kho này xuống mức tối thiểu, tránh gây ra lãng phí cho công ty nếu có trục trặc thanh toán phải lưu kho dài hơn. Thứ hai, có nhiều nhân viên cùng tham gia vào công tác hậu cần, khiến cho sự liền mạch bị ngắt quãng, nhân viên này thường phải chờ nhân viên kia làm xong việc của họ mới có thể tiếp tục việc của mình khiến cho thồ gian chờ giữa mỗi bước công việc thường gây ra một số độ trễ. Có thể thấy qua phân tích quá trình thực hiện công tác hậu cần bên trên là: hoạt động đặt hàng (đặt hàng sơ bộ cho tới khi xác nhận đơn đặt hàng) do một nhân viên kinh doanh đảm nhiệm, sau khi xác nhận đơn hàng sẽ chuyển lại toàn bộ giấy tờ liên quan cho một nhân viên khác chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận hàng hóa (thường là nhân viên xuất nhập khẩu luôn), sau đó thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ mang các giấy tờ này đi thông quan hàng hóa, khi thông quan xong sẽ giao lại các chứng từ để một nhân viên kinh doanh khác tiến hành làm các công văn đề nghị thanh toán. Khi thanh toán xong thì lại một nhân viên khác đi giao hàng ( thường là một nhân viên phòng Kĩ thuật). Như vậy một công tác mà có tới 4– 5 người tham gia, nếu phối hợp không ăn ý thì cả quá trình sẽ bị kéo dài do sự trễ tại một nhân viên. Ví dụ: năm 2007 trong quá trình thông quan hàng hóa cho lô hàng nhập từ Nhật Bản về, phái cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình CO, CQ gốc, nhân viên xuất nhập khẩu không có bản gốc chỉ có bản sao, phải gọi lại cho nhân viên kinh doanh đặt hàng, yêu cầu lấy CO, CQ gốc. Nhân Viên này lại phải yêu cầu phía nhà cung cấp gửi gấp CO, CQ từ Nhật Bản về, mất hơn một ngày. Quá trình thông quan lại phải kéo dài thêm 2 ngày (do quá trình chờ đợi giải trình). Như vậy chỉ cần sự chủ quan ở một nhân viên thôi là đã kéo theo sự chậm trễ cho cả quá trình. 2.1.2. Số lượng các đơn hàng đã đáp ứng qua các năm Thống kê số lượng các đơn hàng đáp ứng hàng năm từ năm 2005 tới năm 2009, từ đây ta có cái nhìn khái quát về thực trạng sự phát triển trong hoạt động kinh doanh của công ty Đông Dương. Khi mà số lượng đơn hàng và giá trị của đơn hàng tăng lên có nghĩa là yêu cầu về hậu cần đáp ứng với đơn hàng đó cũng đòi hỏi mức độ phục vụ cao hơn và chuyên nghiệp hơn. 2005 2006 2007 2008 2009 Số lượng đơn hàng với khách hàng tổ chức 12 17 15 23 16 Tổng giá trị các đơn hàng. (VNĐ) 9.271.325.024 11.528.568.014 15.568.458.325 97.122.265.003 82.245.658.334 Tỉ lệ% trong tổng doanh thu 33,64 % 39,17 % 50,98 % 63,70 % 65,36 % Bảng 6: thống kê số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 (Nguồn: Hồ sơ hợp đồng bán – phòng Kinh doanh công ty Đông Dương ) Biểu đồ 1: Số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 (Nguồn: Thiết kế theo số liệu bảng 6) Nhận xét: Qua bảng và biểu đồ trên ta có thể thấy được xu hướng tăng trưởng trong 5 năm 2005-2009. Trong 5 năm 2005-2009, tố độ gia tăng số đơn hàng không cao và đều đặn mà có sự tăng giảm từng năm, nhưng qua biểu đồ ta thấy được chúng vẫn có xu hướng đi lên. Số lượng các đơn hàng hầu như có sự biến động không quá lớn, trung bình một năm thường có 15 đến 16 đơn hàng được kí kết và thực hiện với các khách hàng tổ chức song ta thấy được tổng giá trị của các đơn hàng qua từng năm lại có sự tăng trưởng vượt bậc. Tỉ lệ giá trị của các đơn hàng phục vụ khách hàng tổ chức trong tổng doanh thu hàng năm ngày càng chiếm phần lớn. Như ta thấy qua bảng: năm 2005 tổng giá trị các đơn hàng với các khách hàng tổ chức mới chỉ chiếm 33,64 % tức 1/3 tổng doanh thu thì tới năm 2009 nó đã chiếm tơi 65,36 % tổng doanh thu tức hơn một nửa doanh thu có được từ các đơn hàng này. Điều này khẳng định vị trí quan trọng của các đơn hàng với các khách hàng tổ chức trong việc đóng._.