Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

cấp giấy kinh doanh số 0103006888 ngày 3/3/2005 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp và hoạt động theo luật Doanh nghiệp. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một công ty cổ phần dưới hình thức cổ phần chi phối với 51% vốn nhà nước hoạt động theo các quy định, điều lệ, luật định về công ty cổ phần. Tiền thân của công ty là Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2, trước đó Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 là một xưởng bào chế quân dược của Cục Quân y, thuộc Bộ Quốc phòng có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội. Năm 1960, Xí nghiệp Dược phẩm 6-1 được chuyển sang Bộ Y tế quản lý và đổi tên thành Xí nghiệp Dược phẩm số 2. Ngày 7 tháng 5 năm 1992, Hội đồng Bộ trưởng ra quyết định 338/QĐ- HĐBT công nhận Xí nghiệp Dược phẩm số 2 là doanh nghiệp Nhà nước và được phép hạch toán độc lập để tăng tính tự chủ về tài chính. Từ đây Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 và cũng bước sang một giai đoạn phát triển mới , giai đoạn tự hạch toán kinh doanh trong thời kỳ đất nước ta đang xây dựng một nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Đầu tháng 3 năm 2005, Xí nghiệp đã có quyết định của Bộ Y tế cho phép chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần, tên chính thức của Xí nghiệp hiện nay là Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Hiện nay Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một trong những đơn vị hàng đầu trong khối doanh nghiệp Nhà nước. Sản lượng tiêu thụ hàng năm của công ty chiếm khoảng 1/5 tổng sản lượng của cả 20 đơn vị thành viên Tổng công ty Dược Việt Nam. Hàng tháng, Công ty sản xuất và tiêu thụ khoảng 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa, thuốc nước. Các mặt hàng có doanh thu lớn phải kể đến Ampicilin, Amoxcilin, Vitamin B1, Vitamin C, Cloxit… Những năm gần đây sản phẩm của công ty liên tục giành được danh hiệu "Hàng Việt Nam chất lượng cao" tại các hội chợ triển lãm và có uy tín cao ở cả trong và ngoài nước. 2 . Thị trường kinh doanh của công ty Thị trường chủ yếu của Công ty là ở các tỉnh phía Bắc và các tỉnh miền Trung. Từ phía Thanh Hóa trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thường xuyên của Công ty với lượng mua lớn nhất là 300tr/tháng, còn trung bình là 100 triệu. Khu vực từ Thanh Hóa tới Quảng Bình có khoảng 24 đơn vị với lượng mua trung bình là 150tr/tháng. Công ty đã xây dựng được một kênh phân phối đa cấp khá hoàn chỉnh trên thị trường nhằm đảm bảo đầu ra cho sản phẩm của mình. Sản phẩm của Công ty được phân phối đến các công ty dược phẩm các tỉnh huyện, bệnh viện trung ương, bệnh viện tỉnh huyện, đại lý các cấp, nhà thuốc, cửa hàng bán buôn,… rồi đến tận tay người tiêu dùng. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Dược phẩm TW II Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 nằm trên khu đất rộng gần 12000m2 gồm các phân xưởng, kho bãi, nhà cửa. Đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của công ty hiện nay có trên 500 người, trong đó có khoảng gần 200 người có trình độ đại học trở lên. Công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến - chức năng,tập thể lãnh đạo, cấp dưới trực tiếp chịu sự quản lý của cấp trên theo chế độ một thủ trưởng. Việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh để tránh sự rối loạn, gắn trách nhiệm đối với người cụ thể và để cung cấp những thông tin rõ ràng trong tổ chức.Hiện nay, Công ty đã cổ phần, cơ quan có quyền hành cao nhất ở công ty là Hội đồng quản trị.Bên cạnh đó Công ty còn thành lập Ban kiểm soát nhằm kiểm tra, giám sát những hoạt động của Hội đồng quản trị có phù hợp với mục tiêu và lợi ích của Công ty. Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc có thể trực tiếp chỉ đạo đến các phòng ban, các phân xưởng. Tại các phòng ban, trưởng phòng là người đứng đầu và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc. Dưới trưởng phòng là các phó phòng, có trách nhiệm trợ giúp trưởng phòng đối với mọi công việc của phòng. Tại các phân xưởng sản xuất, đứng đầu là quản đốc phân xưởng, có nhiệm vụ đôn đốc công nhân làm việc và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất với người quản lý cấp trên trực tiếp là Giám đốc. Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau: - Hội đồng quản trị: gồm 5 thành viên trong đó có 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc điều hành, 1 Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Kế toán trưởng, 3 thành viên ở các mảng kinh doanh, kỹ thuật, sản xuất. Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng trong Công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong Công ty. Đại hội đồng cổ đông được triệu tập họp ít nhất mỗi năm 1 lần do Hội đồng quản trị triệu tập hoặc do Ban kiểm soát triệu tập. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị theo niên khóa của Đại hội đồng cổ đông là 3 năm. - Giám đốc của Công ty kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Công ty chưa có Phó giám đốc. Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quả hoạt động của Công ty. - Ban kiểm soát gồm 3 người trong đó có 1 trưởng Ban kiểm soát kiêm Phó phòng tài chính - kế toán. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động điều hành của Giám đốc Công ty cũng như của Hội đồng quản trị. - Các phòng ban trong Công ty gồm có: + Phòng nghiên cứu triển khai + Phòng đảm bảo chất lượng + Phòng kiểm tra chất lượng (KCS) + Phòng tổ chức hành chính + Phòng bảo vệ + Phòng kế hoạch cung ứng + Phòng thị trường + Phòng tài chính - kế toán Các phân xưởng sản xuất của Công ty chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Công ty có 3 phân xưởng sản xuất chính sản xuất các loại thuốc tiêm, thuốc viên và các loại hóa chất. 4 . Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán 4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy phải cần thiết tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt được về hệ thống thông tin kế toán. Khối lượng công tác kế toán và phần hành kế toán là căn cứ để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, xuất phát từ cơ cấu lao động kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Kế toán trưởng đứng đầu phòng tài chính - kế toán. Dưới Kế toán trưởng là một phó phòng và các nhân viên kế toán. Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tài chính kế toán của Công ty nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất có hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và thống kê trong phạm vi doanh nghiệp, giúp người lãnh đạo Công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế: hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, sổ sách, hạch toán và quản lý kinh tế. Phòng tài chính kế toán gồm 10 nhân viên kế toán chịu sự quản lý của Kế toán trưởng và phó phòng. Ngoài ra có 4 nhân viên kinh tế phân xưởng ứng với 4 phân xưởng sản xuất, có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xưởng cho kế toán. + Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: có nhiệm vu theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của Công ty. Kế toán trưởng phụ trách chung mọi hoạt động của phòng và quản lý về tài chính tại các phân xưởng sản xuất. Đồng thời Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cùng các đối tượng quan tâm đến các báo cáo tài chính và có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của Công ty. +Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng: có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán phần hành để lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kỳ. Phó phòng phụ trách các nhân viên kế toán các phần hành TSCĐ, giá thành, tiêu thụ, thanh toán, kho. Ngoài ra, phó phòng còn quản lý về mặt tài chính của các đề tài, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi đề tài, làm báo cáo thống kê các loại. + Kế toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chi phí baogồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tính giá thành sản phẩm. Đối tượng tập hợp chi phí là theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, từng thời điểm, từng khoản mục chi phí. Kế toán giá thành cũng có nhiệm vụ theo dõi tình hình giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, xem xét giá thành của một số mặt hàng mới, định kỳ lập báo cáo chi phí - giá thành theo các khoản mục yếu tố. + Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với những nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng. Định kỳ kế toán thanh toán tập hợp toàn bộ VAT đầu vào chuyển cho kế toán tiêu thụ lập báo cáo VAT hàng tháng. Kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty. + Kế toán lương: có nhiệm vụ tính lương, thưởng và các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty dựa trên các quy định của Nhà nước. Kế toán lương có mối quan hệ chặt chẽ với phòng tổ chức cán bộ. + Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về TSCĐ và tính khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo quy định. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi: theo dõi các khoản phát sinh tăng giảm liên quan đến tiền mặt, tiền gửi,các khoản vay ngân hàng. + Kế toán vật tư: theo dõi việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, nhập nguyên vật liệu từ ngoài vào. Kế toán vật tư phải tập hợp, lưu trữ các chứng từ liên quan, tập hợp chi phí NVL và công cụ dụng cụ. Mặt khác, kế toán vật tư theo dõi việc xuất nhập các thành phẩm, hàng hóa từ ngoài vào kho và ngược lại. + Kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ tập hợp lưu trữ các chứng từ có liên quan đến tiêu thụ hàng hoá thành phẩm + Thủ quỹ: là người quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, thu chi tiền mặt phải có chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ. + Thu ngân: hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ dưới cửa hàng của Công ty và nộp cho thủ quỹ. 4.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty. 4.2.1. Chính sách kế toán tại Công ty. - Niên độ kế toán: Để tiện cho việc hạch toán kế toán Công ty tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một niên độ kế toán mới là ngày 1/1 dương lịch và ngày kết thúc niên độ là ngày 31/12 của năm. - Kỳ kế toán của Công ty tính theo tháng. - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp theo dõi vật tư là phương pháp kê khai thường xuyên. - Giá vật tư, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. - Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang là đánh giá theo nguyên vật liệu chính. Theo phương pháp này, toàn bộ chi phí chế biến được tính hết cho thành phẩm. Do vậy, trong sản phẩm dở dang chỉ bao gồm giá trị vật liệu chính mà thôi. - Phương pháp hạch toán ngoại tệ là phương pháp tỷ giá hạch toán. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng 4.2.2. Hệ thống chứng từ. Hệ thống chứng từ mà Công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo biểu mẫu đã có quy định chung của Bộ Tài chính. Ngoài ra, để phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị, Công ty còn quy định thêm một số chứng từ riêng. Các chứng từ theo quy định chung của Bộ Tài chính gồm có: - Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán lương độc hại, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động. - Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. - Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi), Thẻ quầy hàng. - Chứng từ về tiền: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền, Bảng kiêm kê quỹ, Khế ước cho vay. - Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Công ty còn quy định một số chứng từ khác: - Về thanh toán, Công ty quy định lập Bảng kê thanh toán nợ để theo dõi chi tiết về tạm ứng, thanh toán theo từng đối tượng (các khách hàng hoặc cán bộ công nhân viên). Bảng kê này được kế toán lập ra với số liệu trên các sổ theo dõi chi tiết về tạm ứng và thanh toán theo từng đối tượng. - Do hoạt động của Công ty có nhiều khi bán chịu cho khách hàng, Công ty đã quy định lập Giấy xin khất nợ, mục đích xác định chắc chắn nghĩa vụ trả tiền của người nhận nợ. 4.2.3. Hệ thống tài khoản. Công ty đang hiện sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 QĐ-TC-CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 của Công ty được mở theo đúng ký hiệu TK đã quy định. Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, Công ty đã đăng ký một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. 4.2.4. Hệ thống sổ sách kế toán. Công ty hiện đang áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Theo đó sổ sách kế toán của Công ty gồm có: - Các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 10 (không có NKCT số 3, 6, 9) - Các Bảng kê số 1, 2, 4, 5, 6, 10, 11 (không sử dụng Bảng kê số 3, 9) - Sổ chi tiết các TK và thẻ như: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi Ngân hàng (mỗi Ngân hàng một sổ), Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết TK 131, 141, 142, 331, 1521, 1522, 1523, 1524, 1525, 1527, 15311, 15312, các Sổ theo dõi chi phí 621, 622, 627 (chi tiết theo từng phân xưởng),… 4.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán ở Công ty. Hàng quý Công ty lập 3 Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh Báo cáo tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ không được lập tại Công ty. Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh được kế toán Công ty lập ra hàng quý. Thuyết minh Báo cáo tài chính được lập vào cuối năm. Các báo cáo này có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng và quyền Giám đốc. Những Báo cáo kế toán dùng để nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý vốn. Ngoài ra, Công ty còn lập báo cáo nội bộ khi Giám đốc yêu cầu như: Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo tình hình sản xuất, Báo cáo nộp ngân sách. II- Thực trạng hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TWII. 1. Đặc điểm thành phẩm, tình hình tiêu thụ thành phẩm và công tác quản lý tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TWII. a. Đặc điểm thành phẩm, tình hình tiêu thụ thành phẩm. Thành phẩm của Công ty Cổ phần Dược phẩm TWII là những sản phẩm thuốc thuộc các loại đã hoàn thành bước cuối cùng của dây chuyền sản xuất và được phòng KCS kiểm tra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật rồi mới tiến hành nhập kho sản phẩm. Sản phẩm thuốc của Công ty rất đa dạng, gồm trên 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa, thuốc nước. Bên cạnh các mặt hàng truyền thống, Công ty Cổ phần Dược phẩm TWII còn nghiên cứu sản xuất các mặt hàng mới nhằm góp phần chữa bệnh cho nhân dân, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay, Công ty đã nghiên cứu được trên 50 sản phẩm mới và đưa ra thị trường được 10 loại (như Rotunda, RutinC, …) số còn lại đang được tiến hành thử nghiệm, trong tương lai không xa sẽ được đưa ra thị trường phục vụ cho nhân dân. Những mặt hàng mới của Công ty tuy chưa phải đã có doanh số chiếm tỷ lệ cao trong doanh số của Công ty nhưng kết quả kinh doanh trong những năm gần đây cho thấy các loại thuốc đang dần chiếm được thị trường. Một đặc điểm rất quan trọng về thành phẩm của Công ty Cổ phần Dược phẩm TWII (nói riêng và các Công ty khác nói chung ) là sản phẩm liên quan trực tiếp đến sức khoẻ và tính mạng của con người, thể tích nhỏ nhưng lại có giá trị rất lớn cho nên công tác quản lý thành phẩm phải rất chặt chẽ. Mặt hàng thuốc của Công ty hiện đang có mặt nhiều nơi. Thị trường tiêu thụ hiện nay của Công ty chủ yếu là các tỉnh phía Bắc. Từ Thanh Hoá trở ra có tới 50 đơn vị khách hàng thường xuyên với lượng mua của khách hàng lớn nhất 300 triệu đồng/tháng, trung bình là 100 triệu đồng. Khu vực tứ Thanh Hoá tới Quảng Bình có tới 24 đơn vị, trung bình là 150 triệu đồng/tháng. Tại Hà Nội, Công ty có 3 cửa hàng: Cửa hàng số 7 - Ngọc Khánh, cửa hàng số 168 - Ngọc Khánh, cửa hàng 95 - Láng Hạ và cửa hàng giới thiệu cửa hàng. Ngoài những cửa hàng trên còn có nhóm tiếp thị sản phẩm. Nhiệm vụ của nhóm này và cửa hàng giới thiệu sản phẩm mang tính chất của những cửa hàng bán thuốc lưu động. Ngoài ra, Công ty còn có một số khách hàng đến thẳng Công ty để mua hàng nhưng không có tính chất thường xuyên. Lượng hàng này chiếm tỷ trọng không đáng kể trong doanh thu. Qua đó, chúng ta có thể thấy thị trường của Công ty là tương đối ổn định vì tỷ lệ doanh thu từ phía các khách hàng ổn định chiếm tỷ lệ cao. b. Công tác quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Công ty. Để thích nghi với nền kinh tế thị trường, giữ chữ tín với khách hàng không ngừng đẩy mạnh khối lượng sản xuất và tiêu thụ, công tác bán hàng tại Công ty đã có chú ý đến các mặt sau: - Về khối lượng và chất lượng thành phẩm: Công ty sản xuất dựa trên những hợp đồng đã ký kết với khách hàng hoặc trên cơ sở nghiên cứu thị trường (đối với trường hợp sản xuất hàng bán lẻ). Do đó, lượng hàng tồn kho là rất lớn đòi hỏi Công ty cần có biện pháp bảo quản để tránh hư hỏng số lượng thuốc tồn kho. Bên cạnh đó, chất lượng thành phẩm của Công ty cũng là vấn đề được quan tâm hàng đầu bởi vì thuốc là sản phẩm liên quan trực tiếp đến tính mạng và sức khoẻ của con người. Để đảm bảo chất lượng, Công ty phải kiểm tra các nguyên vật liệu đầu vào trước khi sản xuất và kiểm tra thành phẩm trước khi nhập kho. Cả hai công đoạn này do phòng KCS đảm nhiệm. Khi xuất kho thành phẩm, Công ty chỉ xuất những loại thuốc có thời hạn sử dụng mới nhất các loại thuốc đã quá hạn sử dụng hoặc chất lượng kém không đưa ra thị trường tiêu thụ. - Về vận chuyển: Khách hàng đến mua hàng tại Công ty có thể tự vận chuyển hoặc Công ty có phương tiện vận chuyển nếu khách hàng yêu cầu, chi phí vận chuyển sẽ được trừ vào công nợ của khách hàng (nếu khách hàng tự vận chuyển hạch toán vào chi phí bán hàng). - Về giá bán: Việc xác định giá bán là một trong những nhân tố quan trọng, nó phải được tính toán dựa trên cơ sở giá thành thực tế thành phẩm xuất kho và dựa trên sự biến động của giá cả thị trường. Giá bán tại các cửa hàng có thể dao động trong phạm vi nhất định theo sát giá chỉ đạo của Công ty. Khi có quyết định tăng hoặc giảm bất kỳ một mặt hàng nào phải có quyết định của Giám đốc và Phòng thị trường phải thông báo cho các cửa hàng.Các cửa hàng sẽ phải kiểm kê số lượng thành phẩm tại thời điểm thay đổi giá. Tuỳ vào từng thời điểm khác nhau Công ty đưa ra các giá bán khác nhau để bán được hàng sao cho Công ty vừa bù đắp được chi phí sản xuất kinh doanh và đảm bảo có lãi. Với khách hàng mua số lượng lớn, thường xuyên có thể được giảm giá theo tỷ lệ % thích hợp. - Về phương thức bán hàng: Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ theo hai phương thức: Bán hàng trực tiếp cho khách hàng hoặc bán theo hợp đồng và bán gửi qua các cửa hàng. + Công ty bán theo hợp đồng và bán trực tiếp tại kho hay phân xưởng sản xuất cho các cửa hàng thuốc, các Công ty Dược các tỉnh… Theo phương thức này sản phẩm được trao đổi trực tiếp với người mua. Việc thoả thuận giá cả, phương thức thanh toán, được giao dịch trực tiếp giữa Công ty và khách hàng. Ngoài ra khách hàng còn có thể được hưởng chiết khấu 1,5 - 2% tuỳ theo thời hạn thanh toán. Đối với phương thức tiêu thụ này thì phương thức thanh toán chủ yếu là trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, một số khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty có thể áp dụng theo phương thức thanh toán trả chậm. Chứng từ sử dụng "Hoá đơn GTGT" + Xuất giao cho các cửa hàng Công ty: Cửa hàng số 7 - Ngọc Khánh, cửa hàng số 168- Ngọc Khánh, 95 Láng Hạ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Công ty xuất giao cho các cửa hàng này dưới hình thư cs giao khoán. Nhân viên bán hàng được hưởng lương của Công ty và ngoài ra nếu bán vượt mức qui định sẽ được thưởng. Hàng tháng, các cửa hàng này nộp hoá đơn bán hàng và nộp tiền lên phòng kế toán, nộp Báo cáo kiểm kê cho bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. ở các cửa hàng này sẽ trực tiếp bán buôn hoặc bán lẻ cho khách hàng. Khi Công ty xuất hàng cho các cửa hàng này thường sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Công ty bán thuốc cho khách hàng có kèm theo các hình thức ưu đãi như: Chiết khấu, giảm giá, hỗ trợ vận chuyển…. Bên cạnh đó, Công ty còn có các hình thức để tăng tiêu thụ sản phẩm của mình như: quảng cáo, khuyến mại, mở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, tham gia các hội chợ triển lãm về thuốc nói riêng và hàng tiêu dùng nói chung (hàng năm Công ty đều tham gia đều đặn các hoạt động này). Chính vì Công ty có biện pháp quản lý tốt khâu tiêu thụ nên thị trường của Công ty không ngừng được mở rộng, mặt hàng của Công ty ngày càng có uy tín trên thị trường. 2. Khái quát hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TWII. Các chứng từ sử dụng: Để hạch toán ban đầu các nghiệp vụ phát sinh, phòng kế toán sử dụng 3 loại chứng từ chính sau: - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu nhập kho Ngoài ra kế toán còn sử dụng các loại chứng từ thanh toán như phiếu thu, séc uỷ nhiệm chi (UNC), bảng tiêu thụ tháng. Tài khoản sử dụng: TK 155 "Thành phẩm" - TK 157 "Hàng gửi bán" TK511 "Doanh thu bán hàng" được chi tiết TK 5111 "Doanh thu bán hàng hoá" (Nhượng bán nguyên vật liệu, bao bì phụ liệu, bán thành phẩm tự chế ) TK5112 "Doanh thu bán sản phẩm thuốc" TK 5151 “ Thu từ lãi ngân hàng” TK 5152 “ Thu từ cho thuê kiốt” TK 5212 “ Chiết khấu” TK 5312 "Hàng bán bị trả lại" TK 532 "Giảm giá hàng bán" TK 632 "Giá vốn hàng bán" TK 6321 "Giá vốn bán hàng hoá" TK 6322 "Giá vốn bán sản phẩm thuốc" TK 641 "Chi phí bán hàng" TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" TK 333 "Thuế và các khoản phải nộp" TK 7111 "Thu nhập từ bán nước cất " TK 7112 “ Thu nhập khác” TK 911 "Xác định kết quả" TK 131 "Phải thu khách hàng" Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 111, 112,… Sổ sách sử dụng: Quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết hàng gửi bán, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn HGB; Bảng kê hoá đơn bán hàng; Bảng kê chứng từ được sử dụng để theo dõi doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu; Bảng tổng hợp phát sinh một tài khoản: TK 155, TK 157, 632, 511; Sổ chi tiết công nợ; Bảng kê 11, Nhật ký chứng từ số 8, Sổ cái các tài khoản; Báo cáo tiêu thụ. Công việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại phòng tài chính - kế toán ở xí nghiệp do 2 nhân viên kết toán đảm nhận. Có thể khái quát qui trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Qui trình hạch toán chi tiết, tổng hợp tiêu thụ thành phẩm tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II. 3. Hạch toán thành phẩm. 3.1. Phương thức tính giá thành phẩm. - Giá thực tế thành phẩm nhập kho: Bộ phận kế toán chi phí và giá thành sẽ căn cứ vào các khoản chi phí sản xuất bao gòm: chi phí nguyên vậtl iệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, tiến hành tập hợp và tính ra giá thành sản xuất thực tế của từng loại thành phẩm hoàn thành. Giá thành thực tế của thành phẩm nhập kho là giá thành sản xuất thực tế. - Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho. Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ với công thức xác định như sau: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ Số lượng thành phẩm thực tế tồn đầu kỳ + Số lượng thành phẩm thực tế nhập kho trong kỳ Giá thực tế của thành phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân xuất kho Việc tính số lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ được tính dựa vào "Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm". 3.2. Hạch toán chi tiết thành phẩm. 3.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ. Hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là một khâu công tác có khối lượng chứng từ ban đầu nhiều nhất ,vì vậy việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học có ý nghĩa hết sức quan trọng. Trong hạch toán thành phẩm công ty sử dụng các loại chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT * Quá trình nhập kho thành phẩm : Sau khi kết thúc quá trình sản xuất ở phân xưởng , những sản phẩm hoàn thành được bộ phận kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng, xác nhận chúng phù hợp với tiêu chuẩn quy định, ghi rõ số lượng, chủng loại thực tế của từng loại thành phẩm, ký nhận vào biên bản kiểm tra kỹ thuật. Phụ trách bộ phận sản xuất sẽ lập "Phiếu nhập kho" gồm 2 liên. Liên 1: lưu tại kho để ghi vào thẻ kho Liên 2: chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ Biểu số 1 Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 10 năm 2005 Số: 78 Họ tên người nhập hàng: Phân xưởng Chế phẩm Nhập tại kho: Thành Phẩm STT Tên, quy cách nhãn hiệu ĐVT Số lượng Theo chứng từ Thực nhập 1 Nhỏ mắt Levodexa Lọ 48 48 2 Nhỏ mắt Levodexa lọ 49 49 3 Nhỏ mắt Levodexa lọ 1 1 Tổng cộng Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Quá trình xuất kho thành phẩm : - Hạch toán thành phẩm theo phương thức bán trực tiếp tại công ty hoặc giao bán theo hợp đồng : Khi khách hàng đến mua hàng, khách hàng phải có đơn đăt hàng và đến phòng thị trường để làm thủ tục ban đầu cho việc mua bán. Phòng thị trường căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và tình hình thành phẩm tồn kho để viết hoá đơn cho khách . Sau đó khách hàng cầm hoá đơn đến phòng kế toán và xin xác nhận của kế toán trưởng ( đối với trường hợp mua trả chậm). Sau khi có xác nhận của kế toán trưởng , khách hàng xuống kho để nhận hàng . Còn trong trường hợp thanh toán ngay thì nộp tiền tại phòng thị trường và có đại diện của phòng tài chính kế toán ký hoá đơn. Hoá đơn GTGT được coi như phiếu xuất kho và thủ kho căn cứ vào đó để xuất thành phẩm cho khách hàng . Hoá đơn GTGTđược lập thành 3 liên: Liên 1 (liên đen): Phòng thị trường giữ Liên 2 (liên đỏ): Đưa cho khách hàng Liên 3 (liên xanh): Dùng để thanh toán Biểu số 2: Mẫu số 01 . GTGT - 3LL CP/01 - 3 Hoá đơn (GTGT) Liên 1 Ngày 13 tháng 10 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương II Địa chỉ : Số 9 Trần Thánh Tông - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Điện thoại : ………. MST: 01-00109113-1 Họ tên người mua hàng : Chị Hoa Đơn vị : Công ty Dược phẩm Trung ương I Địa chỉ : Số TK : …………… MST : ................... Hình thức thanh toán : STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1 x 2 1 Paracetamol v 260.000 56 14.560.000 Cộngthànhtiền : 14.560.000 Tiền thuế GTGT, thuế suất(5%) 728.000 Tổng cộng tiền thanh toán(bằng số): 15.288.000 Tiền viết bằng chữ: Mười lăm triệu hai trăm tám mươi tám nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Người viết hợp đồng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cột "Đơn giá " ghi trên "Hoá đơn GTGT" là do Phòng thị trường của Công ty quy định căn cứ vào quy luật cung cầu trên thị trường . - Hạch toán thành phẩm theo phương thức chuyển gửi bán qua các cửa hàng : Khi sản phẩm chuyển cho các cửa hàng giới thiệu sản phẩm , các cửa hàng của công ty, công ty coi như điều chuyển trong kho của mình . Công ty sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ "(Biểu số 3). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ "được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại kho Liên 2: Lưu tại cửa hàng Liên 3: Lưu tại phòng kế toán Trên "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" có các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá): Mã số, đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá. Khi nhận được "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" thủ kho tiến hành xuất kho theo đúng số lượng, chủng loại được ghi trên phiếu. Sau khi nhận được liên 3 thì kế toán thành phẩm sẽ ghi cột đơn giá và cột thành tiền. đơn giá ghi trên phiếu là giá vốn của đơn vị chứ không như đơn giá trên hoá đơn GTGT. Tuy nhiên tại thời điểm xuất kho sản phẩm cho các cửa hàng thì kế toán thành phẩm chưa tính giá thành thực tế xuất kho nên kế toán ghi theo giá vốn tạm tính. Giá vốn tạm tính này là giá thực tế của các tháng trước và được sử dụng ổn định trong quý báo cáo. Biểu Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Ngày 3 tháng 10 năm 2005 - Căn cứ lệnh điều động số: ................. Giám đốc về việc xuất kho thành phẩm giao cho đại lý. - Họ tên người vận chuyển: - Phương tiện vận chuyển : - Xuất tại kho: Thành phẩm - Nhập tại: Cửa hàng số 7 Ngọc Khánh STT Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Vitamin B6 Viên 72000 11 792000 2 Tetracyclin Viên 76800 54 4.147.200 Cộng 4.939.200 Xuất ngày 3/10/2005 Nhập ngày 3/10/2005 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người._.