Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy chè Cẩm Khê

Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n Khoa kÕ to¸n ***********§********** Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp ®Ò tµi :“ hoµn thiÖn h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng t¹i nhµ m¸y chÌ cÈm khª ” Sinh viªn thùc hÞªn : NguyÔn Träng TiÒn Líp : KÕ to¸n K37 – Phó Thä Gi¸o viªn h­íng dÉn : PGS.TS . NguyÔn ThÞ §«ng Phó Thä, th¸ng 7 n¨m 2008 LỜI NÓI ĐẦU Trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, kế toán là công cụ quản lý có hiệu lực nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Kế toán cung cấp những thông tin không chỉ cho doanh nghiệp mà cho tất cả các bên cùng quan tâm như: Nhà đầu tư, ngân hàng, thuế, cơ quan kiểm toán. Khi đất nước đang bước vào quá trình phát triển thì sinh viên phải luôn phấn đấu và rèn luyện theo lời dạy của Bác Hồ: "Học phải đi đôi với hành". Vì vậy việc đi thực tập của sinh viên tại các cơ sở là cần thiết và quan trọng, không những được tiếp cận với thực tế mà còn củng cố thêm những kiến thức đã học ở trường, lớp, nhằm học hỏi kinh nghiệm của những người đi trước. Mà trong bất cứ xã hội nào, thì việc sản xuất ra của cải vật chất hoặc thực hiện qúa trình sản xuất kinh doanh đều không tách khỏi lao động con người. Lao động là một trong các yếu tố cơ bản, quan trọng nhất trong việc thực hiện kế hoạch SXKD. Giá trị lao động sống là chi phí về lao động. Nó bao gồm tiền lương và các khoản trích lập về BHXH, BHYT, KPCĐ. Tiền lương và các khoản trích theo lương là bộ phận chi phí sản xuất, kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy, công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần hành quan trọng không thể thiếu được trong công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán tiền lương tốt trong doanh nghiệp không chỉ điều hoà giữa lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của ngườilao động, mà còn là nhân tố góp phần cung cấp nhưng thông tin đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp quản lý quỹ lương và chi phí lao động một cách có hiệu quả. Thấy được tầm quan trọng của nhân tố con người, sự cần thiết của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong thời gian thực tập tại nhà máy chè Cẩm Khê, trực tiếp được các Bác, các cô, các anh, chị trong phòng kế toán tài chính, phòng chế độ tiền lương, các bộ phận thuộc các phân tổ. Em đã tiến hành đi sâu tìm hiểu đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương" tại Nhà máy chè Cẩm Khê làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Nội dung của đề tài nghiên cứu gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về nhà máy Chè Cẩm Khê Chương 2: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy Chè Cẩm Khê Chương 3: Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy Chè Cẩm Khê. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NHÀ MÁY CHÈ CẨM KHÊ 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1. Giai đoạn từ khi thành lập đến năm 1993 Nhà máy Chè Cẩm Khê có tiền thân là: "Nông trường chè Cầm Khê". Ngày 02/09/1986 Nhà máy được thành lập theo quyết định số 375/ QĐUB của UBND tỉnh Vĩnh Phú (nay là tỉnh Phú Thọ). Trong những ngày đầu thành lập, Nhà máy chỉ có gần 100 cán bộ công nhân viên, hoạt động gặp rất nhiều khó khăn nhưng cán bộ công nhân viên trong Nhà máy đã giúp Nhà máy dần dần đi lên và gặt hái được nhiều thành công. Cụ thể: năm 1990 Nhà máy được trao tặng huân chương lao động hạng 3, năm 1992 được UBND Tỉnh trao tặng bằng khen 1.1.2. Giai đoạn từ 1993 đến nay: Năm 1993 theo quyết định số 583 QĐUB của UBND tỉnh Nhà máy đã sát nhập với công ty chè Phú Thọ. Công ty Chè Phú Thọ là một doanh nghiệp trực thuộc tỉnh Phú Thọ, là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh và hạch toán độc lập. Trụ sở chính của Công ty tại Phường Thọ Sơn- Thành phố Việt Trì- tỉnh Phú Thọ. Từ ngày 01/02/2004 đến nay toàn Nhà máy có 450 công nhân viên được chia làm 2 bộ phận. Bộ phận gián tiếp gồm các cán bộ quản lý và các nhân viên văn phòng có số lượng là 30 người. Bộ phận trực tiếp gồm các công nhân sản xuất trực tiếp dưới các phân xưởng là 420 người công nhân chiếm 93,3%. Số lượng lao động định biên toàn Nhà máy năm 2004 tăng so với năm 2003 là 30 người (tăng 7,14%). Trong đó công nhân trực tiếp sản xuất tăng là 35 người, bộ phận phục vụ quản lý giảm 5 người thể hiện Nhà máy từng bước tăng qui mô sản xuất, giảm bớt bộ phận quản lý chứng tỏ Nhà máy đã sắp xếp lại bộ phận quản lý nhưng mức tăng lao động và Nhà máy vẫn chưa đảm bảo mức kế hoạch, Nhà máy cần xem xét về mặt nhân sự để đảm bảo kế hoạch sản xuất Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy trong 3 năm gần đây bằng bảng 1.1 . Với thực trạng trên, có thể thấy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy ngày một phát triển, mức độ tăng chênh lệch giữa các năm tương đối cao và tăng đều giữa các chỉ tiêu. Điều này cho thấy Nhà máy sẽ phát triển mạnh trong thời gian tới. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy chè Cẩm Khê. 1.2.1: Đặc điểm kinh doanh chủ yếu cúa nhà máy chè Cẩm Khê: Nhà máy có quy mô vừa và nhỏ chuyên sản xuất và chế biến chè để xuất bán cho tập thể, cá nhân trong tỉnh và cả nước. Sản phẩm tạo ra mang tính tổng hợp về nhiều mặt: Kinh tế, kỹ thuật, mỹ thuật… nó rất đa rạng nhưng lại mang tính độc lập. Do quá trình sản xuất sản phẩm được chia làm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, các giai đoạn này chủ yếu được thực hiện theo từng giai đoạn sản xuất sản phẩm. Nhà máy không chỉ sản xuất để phục vụ cho người dân trong tỉnh hay trong nước mà còn xuất bán ra thế giới, cho nên có thể nói thị trường tiêu thụ sản phẩm này rất đa rạng và phong phú, góp phần vào sự phát triển kinh tế của huyện, tỉnh nói riêng và đất nước nói chung. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Nhà máy chè Cẩm Khê. 1.2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy chè Cẩm Khê. Bộ máy quản lý của Nhà máy được bố trí gọn nhẹ có hiệu lực. Có một giám đốc phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới giám đốc là các phòng ban giúp việc: Phòng tổ chức hành chính: Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng kế toán tài chính - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng giúp giám đốc Nhà máy tổ chức la động tiền lương, tiếp nhận, điều động theo yêu cầu sản xuất, quản lý hồ sơ của cán bộ, công nhân viên. Tổ chức bảo vệ tài sản trong Nhà máy , mua sắm phương tiện làm việc cho Nhà máy . - Phòng Kỹ thuật: Giúp Giám đốc lập ra kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm. Điều động sản xuất, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật. Kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu, định mức kinh tế - kỹ thuật, chất lượng sản phẩm và tiến độ sản xuất. Kết hợp phòng tổ chức hành chính về khâu lao động tài chính kế toán về khâu mua vật tư. - Phòng kế toán tài chính: là bộ phận tham mưu giúp Giám đốc ghi chép thống kê ban đầu, thực hiện công tác hạch toán, kế toán ban đầu, theo dõi tình hình kế hoạch sản xuất, yêu cầu về vật tư, tiền vốn của Nhà máy theo đúng chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước. Chịu trách nhiệm trước giám đốc xí nghiệp về các nghiệp vụ tài chính kế toán, lập báo cáo kế toán, báo cáo thống kê theo quy định. Tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy được khái quát theo sơ đồ 1.1 như sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Ban giám đốc Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng Tài vụ Phòng tổ chức hành chính Phòng vật tư Phân xưởng sàng tươi Phân xưởng chế biến Phân xưởng sấy Phân xưởng vò Phân xưởng điện Căn cứ vào các kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch tiến hành lập kế hoạch dự toán sản xuất giao cho các đội sản xuất và cho các phòng ban theo dõi thanh quyết toán. Khi sản xuất xong sản phẩm phòng kế hoạch tổ chức nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành. Căn cứ vào khối lượng đã được nghiệm thu, kế toán thanh toán tập hợp hoá đơn chứng từ thanh toán qua phòng kế hoạch sang phòng tổ chức hành chính để hoàn thiện thủ tục thanh toán các chế độ cho người lao động như: tiền lương, BH, chế độ lễ tết, chế độ nghỉ phép… sau đó đến phòng tài vụ là khâu cuối cùng soát xét, kiểm tra trước khi trình giám đốc ký duyệt, sau cùng hồ sơ được ghi sổ và lưu trữ tại phòng tài vụ Nhà máy trong năm, sau khi có bản duyệt quyết toán tài chính thì hồ sơ, chứng từ sẽ được chuyển sang lưu trữ tại kho lưu trữ hồ sơ theo chế độ, quy định hiện hành. 1.2.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình sản xuất sản phẩm: + Đặc điểm tổ chức sản xuất: Nhà máy Chè Cẩm Khê có các sản phẩm chính là các loại chè: Chè đen Op, chè đen P, chè đen FBOP, chè đen PS, chè đem BPS, chè đen FX, chè đen Dust. Sản phẩm sản xuất tại xí nghiệp rất đa rạng và phong phú, nhiều chủng loại mẫu mã. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề cao cũng như tính năng động và sáng tạo, có trách nhiệm với công việc của mình. Trải qua gần 30 năm tồn tại và phát triển, nhà máy đã đạt được các mục tiêu kinh tế đề ra, hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy ngày một phát triển, doanh thu của năm nay tăng hơn so với năm trước. Đó chính là nhờ có sự quản lý tốt và tổ chức hợp lý của cán bộ trong nhà máy để đáp ứng được với nền kinh tế thị trường và sự phát triển của đất nước. + Quy trình sản xuất sản phẩm. Để cho ra đời những sản phẩm, nhà máy đã trải qua những công đoạn được khái quát qua sơ đồ 1.2 như sau: Sơ đồ 1.2. Quy trình sản xuất sảm phẩm ở nhà máy chè Cẩm Khê. Nguyên liệu chè búp tươi Vß chÌ ñ lªn men Sấy chè Sµng t­¬i §ãng bao Sµng ph©n lo¹i NhËp kho Héo chè 1.3. Đặc điểm lao động và chế độ kế toán tại nhà máy chè Cẩm Khê. 1.3.1 Lao ®éng vµ ®Æc ®iÓm lao ®éng cña nhµ m¸y chÌ CÈm Khª Số lượng lao động của nhà máy do phòng tổ chức lao động quản lý. Nhân công ở các phân xưởng, nhà máy trực tiếp do Giám đốc thống kê lao động quản lý. Các tổ trưởng, trưởng ca phải theo dõi chi tiết lao động theo từng ca, từng ngày để xác định số lượng sản phẩm họ làm ra, số ngày thực tế làm việc, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ hưởng BHXH, Sau đó cuối tháng nộp cho thống kê phân xưởng để tiến hành tính lương và các khoản thu nhập. TÝnh ngµy 01/01/2008 tổng số lao động của nhà máy là 450 người trong đó lao động nam chiếm 57,14 % , lao động nữ chiếm 42,86% Về cơ cấu lao động của nhà máy được phân loại như sau: Bảng 1.2 Bảng tổng hợp cơ cấu lao động STT Chỉ tiêu Số lượng( người) Tỷ lệ( % ) 1 Lao động gián tiếp 30 6,7 2 Lao động trực tiếp 420 93,3 Tổng 450 100 Qua bản cơ cấu lao động trên của nhà máy ta có thể đánh giá khái quát rằng: Lực lượng lao động của nhà máy tháng 1 /2008 bao gồm lao động trực tiếp 93,3% , lao động quản lý và lao động gián tiếp 6,7% . Như vậy lưựclượng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng chủ yếu rất phù hợp với quy mô hoạt động của nhà máy. Nhìn chung cơ cấu lao động của nhà máy tính đến tháng 1 năm 2008 là tương đối hợp lý . 1.3.2 Tæ chøc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n t¹i nhµ m¸y chÌ CÈm Khª 1.3.2.1 §Æc ®iÓm vËn dông chÕ ®é thanh to¸n tiÒn l­¬ng: Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán phải lập "Bảng thanh toán tiền lương" cho từng đội tổ, và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động được lĩnh. Khoản xí nghiệp chè Cẩm Khê thanh toán về BHXH cũng được lập tương tự dựa vào các chứng từ có liên quan "Phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu nghỉ ốm…." để tổng hợp vào bảng thanh toán BHXH. Sau khi kế toán trưởng xác nhận và ký Giám đốc duyệt y "Bảng thanh toán lương và BHXH" sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp việc thanh toán lương và các khoản cho người lao động được chia làm 2 kỳ: Kỳ I: Tạm ứng vào giữa tháng, Kỳ II: vào đầu tháng sẽ được nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa được lĩnh lương cùng với các chứng từ báo cáo thu chi tiền mặt phải được chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ. * Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất đều đặn vào giá thành sản phẩm coi như một khoản chi phó phải trả được tính như sau: Mức trích trước tiền lương phép kế hoạch = Tiền lương chính thực tế phải trả công nhân trực tiếp trong tháng x Tỷ lệ trích trước Tỷ lệ trích trước = Tổng tiền lương phép KH năm Tổng số tiền trích KH năm của công nhân trực tiếp sản xuất Cũng có thể trên cơ sở kinh doanh nhiều năm doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một cách hợp lý. 1.3.2.2 §Æc ®iÓm tµi kho¶n kÕ to¸n ¸p dông t¹i nhµ m¸y. Nhµ m¸y ¸p dông hÖ thèng tµi kho¶n ban hµnh kÌm theo quyÕt ®Þnh sè 15/2006/Q§-BTC ngµy 20/3/2006 cña bé tr­ëng bé tµi chÝnh ban hµnh chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất, công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở nhà máy được thực hiện như sau: dựa vào bảng chấm công và các chứng từ thanh toán BHXH kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và BHXH cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban đã được duyệt, thủ quỹ ra ngân hàng để rút tiền mặt để trả lương, kế toán tiền mặt phải viết phiếu chi và xuất quỹ lương để thanh toán lương cho CNV từ các bảng thanh toán lương toàn bộ công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân phân xưởng và công nhân quản lý doanh nghiệp, sau đó kế toán vào bảng kê và lập bảng phân bổ rồi ghi nhật ký chứng từ . Từ các phiếu chi kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ, nhật ký chứng từ số 1 và ghi vào sổ cái các tài khoản. Vậy quá trình hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhà máy sử dụng chứng từ sau: Các bảng thanh toán lương và BHXH, các phiếu chi, uỷ nhiệm chi…Nhà máy sử dụng 2 tài khoản chính để hạch toán là: TK 334: Phải trả cho CNV TK 338: Phải trả, phải nộp khác. Trong hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động kế toán sử dụng TK 334- phải trả người lao động. Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân và những người làm hợp đồng của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân và người lao động. * Bên nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả, đã ứng trước cho công nhân và người lao động. - Các khoản khấu trừ vào lương, tiền công của công nhân và người lao động. * Bên có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho công nhân viên. - Số dư có: Các khoản tiền lương , tiền công, tiền thưởng….công phải trả cho công nhân viên. TK 334 có thể có số dư trong trường hợp rất cá biệt: Số dư nợ TK 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả cho công nhân, người lao động. TK 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác. Căn cứ để hạch toán tiền lương phải trả cho công nhân viên là các bảng chấm công, bảng nghiệm thu khối lượng sản phẩm công việ hoàn thành và các công việc khác có liên quan. Tài khoản để sử dụng hạch toán là TK 334 và các tài khoản khác có liên quan: 622, 627.642,641,141,338… Khi phản ánh tình hình thanh toán và trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, CPCĐ, kế toán sử dụng tài khoản 338- phải trả, phải nộp khác. Khi hạch toán thì kế toán sử dụng tài khoản cấp 2 để theo dõi từng khoản: TK 338 (2): KPCĐ. TK 338 (3): BHXH TK 338 (4): BHYT * TK 3387 (2): Kinh phí công đoàn Đây là tài khoản nguồn, nội dung TK 338 (2) phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị. Kết cấu như sau: * Bên nợ: - Phản ánh chi tiêu KPCĐ tại Doanh nghiệp - KPCĐ đã nộp cho công đoàn cấp trên * Bên có: - Trích KPCĐ và chi phí SXKD Số dư có: - KPCĐ chưa nộp lên cơ quan cấp trên. - KPCĐ chưa chi * TK 338 (3) – BHXH: Là tài khoản phản ánh nguồn, nội dung TK 338 (3) phản ánh nguồn hình thành BHXH, thanh toán BHXH đối với người lao động. Kết cấu: * Bên nợ: - BHXH đã thanh toán với CNV tại đơn vị. - BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý. * Bên có: - Trích BHXH vào chi phí SXKD cho từng đối tượng. - Khấu trừ BHXH vào thu nhập của công nhân viên. - BHXH chi vượt được cấp bù. Số dư có: Số BHXH đã trích chưa nộp cho cơ quan cấp trên quỹ BHXH còn lại ở doanh nghiệp chưa chi hết. * TK 338 (4): BHYT Là tài khoản được mở theo dõi tình hình tríc lập và thanh toán BHXH tại đơn vị. Kết cấu: * Bên nợ: - Số BHXH đã nộp cho cơ quan Y tế * Bên có: Trích BHYT vào chi phí SXKD Trích BHYT vào lương của CNV Số dư có: BHYT đã trích để mua BHYT cho CNV Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 641, 642: Chi phí quản lý, chi phí bán hàng. TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH(bảng 2.8) + Tiền lương của bộ phận trực tiếp sản xuất được phân bổ vào: TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp + Tiền lương cuả bộ phận phục vụ nhà máy được phân bổ vào: TK 627: Chi phí sản xuất chung + Tiền lương các phòng ban được phân bổ vào: TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + Tiền lương các nhân viên bán hàng được phân bổ vào: TK: 641 Chi phí bán hàng Cách tính số liệu trong bảng: + Lương bao gồm: Lương sản phẩm, lương thời gian, tiền thưởng, phụ câp… + Thu nhập khác: tiền nghỉ lễ, phép, ăn ca… + Tổng tính lương phân bổ = Lương làm việc + thu nhập khác + KPCĐ được trích = 2% tổng quỹ lương thực tế của CNV + BHXH được trích = 15% tổng quỹ lương cơ bản + BHYT được trích = 2% tổng quỹ lương cơ bản * Phân bổ tiền lương vào các khoản chi phí: Nợ TK 622: 144.929.697 Nợ TK 627: 41.102.461 Nợ TK 641: 23.262.270 Nợ TK 642: 65.068.300 Có TK 334: 274.362.728 Trích 2% KPCĐ vào tổng thu nhập, 15% BHXH, 2% BHYT vào quỹ lương cơ bản. Kế toán ghi: Nợ TK 622: 27.022.383 Nợ TK 627: 7.672.290 Nợ TK 641: 4.334.785 Nợ TK 642: 12.184.086 Có TK 338: 51.193.544 Có TK 338 (3382): 5.487.255 Có TK 338 (3383): 40.329.079 Có TK 338 (3384): 50.377.211 Trích 5% BHXH, 1% BHYT vào thu nhập của công nhân viên thể hiện ở bảng tổng hợp lương. Kế toán ghi: Nợ TK 334: 8.058.834 Có TK 338: 8.058.834 Có TK 3383: 6.959.500 Có TK 3384: 1.099.334 1.3.2.3 §Æc ®iÓm vËn dông sæ kÕ to¸n t¹i nhµ m¸y: KÕ to¸n lµ c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong hÖ thèng c¸c c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ, nã ®­îc thùc hiÖn nhiÖm vô thu thËp, xö lý cung cÊp toµn bé th«ng tin vÕ tµi s¶n sù vận ®éng vÒ tµi s¶n c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh trong nhµ m¸y ®ång thêi gi¸m s¸t kiÓm tra toµn bé ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cña nhµ m¸y. §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc, quy m« ho¹t ®éng vµ ®Æc ®iÓm ngµnh nghÒ, nhµ m¸y ®· ¸p dông h×nh thøc: “NhËt ký chung” hµng ngµy tõ chøng tõ gèc c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ë chøng tõ gèc ®ã vµo sæ nhËt ký chung, sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt . sè liÖu trªn sæ nhËt ký chung hµng ngµy ®­îc ghi vµo sæ c¸i. Cuèi th¸ng tõ sè liÖu cña sæ chi tiÕt cña tõng bé phËn, kÕ to¸n tæng hîp chi tiÕt víi sè liÖu cña tõng tµi kho¶n tæng hîp trªn sæ c¸i. Cuèi kú céng sè liÖu trªn sæ c¸i ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh sau khi kiÓm tra khíp ®óng sè liÖu trªn sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. + Niªn ®é kÕ to¸n: Nhµ m¸y ¸p dông tõ ngµy 01/01 ®Õn ngµy 31/12. §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông lµ ®ång tiÒn ViÖt Nam. NÕu c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn qua ®Õn ngo¹i tÖ thi sÏ ®­îc quy ®æi theo ®óng tû gi¸ do ng©n hµng nhµ n­íc quy ®Þnh. §ång thêi nhµ m¸y ®· ®­a tin häc øng dông vµo tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n . Trong ®iÒu kiÖn ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n, tr×nh tù h¹ch toµn tiÕn hµnh nh­ sau: hµng ngµy bé phËn kÕ to¸n thu thËp chøng tõ, kiÓm tra chøng tõ, ph©nlo¹i chøng tõ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh thuéc lÜnh vùc ®­îc ph©n c«ng sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n nhËt ký chung lµm c¨n cø nhËp sè liÖu vµo m¸y, víi ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n ®· cµi ®Æt, khi cã lÖnh ch­¬ng tr×nh tù ®éng h¹ch to¸n vµo sæ “nhËt ký chung” , sæ c¸i sæ chi tiÕt liªn quan vµ cho in ra c¸c sè vµ b¸o c¸o kÕ to¸n t­¬ng øng . CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI NHÀ MÁY CHÈ CẨM KHÊ 2.1. §Æc ®iÓm lao ®éng vµ h¹ch to¸n lao ®éng t¹i nhµ m¸y ChÌ CÈm Khª 2.1.1. §Æc ®iÓm lao ®éng kÕ to¸n: Để đáp ứng yêu cầu sản xuất nhà máy chè Cẩm Khê đã mở rộng với qui mô ngày càng phát triển, lao động trong nhà máy ngày càng tăng cả về số lượng và chất lượng, lao động được thể hiện cụ thể qua bảng 2.1. Qua bảng 2.1 ta thấy tình hình lao động của nhà máy rất tốt thông qua các chỉ tiêu cả về số lượng và chất lượng. Tổng số lạo động của nhà máy qua 3 năm đều tăng, năm 2007 là 420 người thì năm 2008 là 450 người, tăng 30 người, trong đó lao động trực tiếp tăng 30 công nhân. Lao động quản lý Nhà máy tăng 5 công nhân, lao động quản lý Nhà máy giảm 5 người. số lao động có trình độ từ sơ cấp trở lên có 120 người chiếm 26,67% cả nhà máy năm 2008 trong khi năm 2007 chỉ chiếm 16,7% tổng số lao động. Lao động của Nhà máy có cả nam và nữ. Nam chiếm 57,14, nữ chiếm 4,86% có độ tuổi trung bình thấp, trình độ tay nghề còn thấp. Đây là những ảnh hưởng, khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh *Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Bé m¸y kÕ to¸n cña nhµ mµy chÌ CÈm Khª cã chøc n¨ng theoi dâi, kiÓm tra, gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸ vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña nhµ m¸y, tæng hîp kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, nép b¸o c¸o tµi chÝnh ®Çy ®ñ chÝnh x¸c kÞp thêi cho c¬ quan qu¶n lý. §ång thêi bé m¸y kÕ to¸n cã nhiÖm vô: -Thùc hiÖn c«ng viÖc kÕ to¸n tõ viÖc lËp chøng tõ, ghi vµo sæ kÕ to¸n, tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n vµ lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. - Cïng víi c¸c bé phËn chøc n¨ng so¹n th¶o vµ ho¹ch ®Þnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh vµ ho¹t ®éng tµi chÝnh cña nhµ m¸y. - Th«ng qua c¸c tµi liÖu ghi chÐp, kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n tÝch t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, gi¸m s¸t t×nh h×nh sö dông vèn. TÝnh to¸n chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh cña s¶n phÈm, hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh , t×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi cÊp trªn vµ ®èi víi nhµ n­íc. - Để điều hành có hiệu quả hệ thống sản xuất của đơn vị, nhà máy đã áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo mô hình này các công việc kế toán được thực hiện tại phòng tài chính kế toán khác nhau, việc hạch toán tổng hợp do kế toán trưởng chiu trách nhiệm. Tổ chức nhân sự, phòng tài chính kế toán được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3 Bộ máy kế toán tại xí nghiệp: KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn KÕ to¸n tiÒn l­¬ng KÕ to¸n vËt t­ KÕ to¸n TSC§ KÕ to¸n thµnh phÈn vµ tiªu thô KÕ to¸n thanh to¸n * Chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng phÇn hành kÕ to¸n: - KÕ to¸n tr­ëng : ChÞu sù chØ ®¹o trùc tiÐp cña gi¸m ®èc vµ chØ ®¹o trùc tiÕp c¸c nh©n viªn kÕ to¸n t¹i nhµ m¸y, lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh, ®Þnh møc vèn l­u ®éng , huy ®éng c¸c nguån vèn. Gi¸m s¸t viÖc sö dông vèn hîp lý x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tµi chÝnh vµ ph©n phèi lîi nhuËn. Tæ chøc ghi chÐp , tÝnh to¸n ph¶n ¸nh chÝnh x¸c trung thùc kÞp thêi ®Çy ®ñ toµn bé tµi s¶n vµ ph©n tÝch ®Çy ®ñ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña nhµ m¸y . TÝnh to¸n vµ trÝch nép ®óng ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi c¸c kho¶n ph¶i nép . Tæ chøc kiÓm tra kÕ to¸n trong néi bé nhµ mµy, tæ chøc phæ biÕn vµ h­íng dÉn thi hµnh kÞp thêi c¸c chÕ ®é, thÓ lÖ tµi chÝnh do nhµ n­íc quy ®Þnh. Tæ chøc b¶o qu¶n l­u tr÷ c¸c tµi liÖu kÕ to¸n gi÷ bÝ mËt vµ l­u gi÷ c¸c tµi liÖu kÕ to¸n vµ sè liÖu kÕ to¸n thuéc bÝ mËt nhµ n­íc. Thùc hiÖn kÕ ho¹c ®µo t¹o båi d­ìng n©ng cao tr×nh ®é x©y dùng ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn trong ®¬n vÞ . - KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: Cã nhiÖm vô më sæ kÕ to¸n chi tiÕt, lËp vµ nhËn c¸c chøng tõ liªn quan tíi c«ng viÖc cña m×nh, ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ ssæ tæng hîp ®Ó ph¶n ¸nh t×nh hinh thu chi , tån quü t¹i c¸c quü tiÒn mÆt tiÒn göi ng©n hµng vµ tiÒn vay cña nhµ m¸y bao gåm: TiÒn ViÖt Nam , ngo¹i tÖ, vµng, b¹c ngoµi ra cßn trùc tiÕp thoi dâi c«ng nî ph¶i thu, tõ ®ã lªn c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh cña nhµ m¸y . - KÕ to¸n vËt t­: Cã nhiÖm vô nhËn kiÓmt tra chøng tõ vµ ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ vµo sæ tæng hîp ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp , xuÊt, tån kho nguyªn vËt liÖu , c«ng cô dông cô theo ®óng quy ®Þnh. Kª khai , quyÕt to¸n thuÕ, theo dâi vµ ph©n bæ chi phÝ. - KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: Cè nhiÖm vô nhËn vµ kÓm tra chøng tõ kÕ to¸n liªn quan tíi phÇn viÖc mµ m×nh phô tr¸ch. TÝnh vµ trÝch khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh cËp nhËt chøng tõ vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ sæ tæng hîp ®Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng tµi s¶n cè ®Þnh vµ theo dâi t×nh h×nh ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n cña nhµ m¸y. - KÕ to¸n tiÒn l­¬ng: Cã nhiÖm vô nhËn, kiÓm tra , tÝnh, lËp c¸c b¶ng chÊm c«ng, b¶ng thanh to¸n l­¬ng vµ c¸c kho¶n thu tõ ng©n cña ng­êi lao ®éng theo ®óng quy ®Þnh cña nhµ n­íc, ®ång thêi tæng hîp sè liÖu ®Ó lªn c¸c biÓu kÕ to¸n liªn quan ®Õn phÇn viÖc cña m×nh 2.1.2 Thực trạng hạch toán lao động của nhà máy chè Cẩm Khê + Hạch toán số lượng lao động Hạch toán số lượng lao động là theo dõi số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc, theo trình độ nghề nghiệp, cấp bậc kỹ thuật. Việc theo dõi về số lượng lao động được phản ánh trên " sổ danh sách lao động" của doanh nghiệp và "sổ sách lao động ở từng bộ phận". Sổ này do phòng tổ chức lao động chế độ tiền lương lập theo mẫu quy định. Sổ dannh sách lao động toàn doanh nghiệp thường do 2 bộ phận quản lý: Một bản do phòng tổ chức lao động chế độ tiền lương quản lý, một bản do phòng kế hoạch quản lý. Căn cứ ghi vào bản này là những quyết định tiếp nhận hợp đồng, thôi việc, nghỉ hưu hoặc nâng bậc…. Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là “ bảng chấm công”. Bảng này được lập hàng tháng, nó phản ánh ngày làm việ thực tế trong tháng của người lao động. Bảng chấm công là cơ sở cho việc tính toán kết quả của từng người lao động. dưới đây là bảng chấm công tháng 1 năm 2008 của bộ phận gián tiếp của thuộc phòng kế toán của nhà máy ( bảng 2.2) Trong bảng chấm công ghi rõ từng ngày làmviệc cũng như số ngày nghỉ của từng cá nhân trong nhà máy từ đó làm cơ sở tính lương cho người lao động trong nhà máy. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ này như sau: Ghi vào bảng chấm công ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ theo chế độ, ốm đau, thai sản … của từng người trong tổ, đội. Hàng ngày tổ trưởng hoặc người được uỷ nhiệm chấm công cho từng người lao động trong tổ, đội theo quy định đúng với thực tế. Thời gian lao động được quy định từ ngày mồng 1 đến ngày cuối tháng . Bảng chấm công có liên quan trực tiếp đến quyền lợi người lao động, sau đó bảng chấm công phải được để nơi công khai dễ nhìn để người lao động có thể thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc ghi công hàng ngày. Đến cuối tháng người chịu trách nhiệm chấm công của từng tổ, đội , từng phòng ban trong nhà máy tổng hợp số ngày làm việc thực tế , số ngày vắng mặt của từng người lao động, sau đó báo cáo trước tổ đội của mình về tình hình ngày công đối với từng người trong nhà máy. Sau khi đã thống nhất về số ngày công được ghi trong bảng chấm công của từng người, trưởng phòng và các tổ trưởng, đội trưởng chuyển bảng chấm công lên phòng tổ chức lao động - tiền lương. Khi nhận được bảng chấm công thì kế toán lao động tiền lương tiến hành tổng hợp các chỉ tiêu về lao động , thời gian lao động và năng suất lao động để tính lương cho từng người lao động trong nhà máy. +Hạch toán kết quả lao động Để phản ánh kết quả lao động kế toán sử dụng các chứng từ " Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành", "Bảng sản lượng cá nhân", "Hợp đồng giao khoán", "Phiếu nhập kho sản phâm hoàn thành"….Chứng từ hạch toán kết quả lao động do người lập ký, xác nhận của cán bộ kỹ thuật, lãnh đạo duyệt và được lập thành hai liên, một liên lưu lại đơn vị, một liên chuyển đến kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương, tính thu nhập cho người lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán tiền lương chi tiết giúp cho Nhà máy có tài liệu đúng đắn, chính xác để kiểm tra chấp hành biên chế lao động, kỷ luật lao động. Đồng thời có tài liệu đúng đắn để tính lương. Trích các khoản BHYT, BHXH, KPCĐ đúng chế độ chính sách do Nhà nước ban hành. Vậy hạch toán lao động vừa để quản lý và sử dụng lao dộng vừa làm cơ sở để tính toán tiền lương phải trả cho người lao động. Do vậy hạch toán lao động phải rõ ráng chính xác, tính đúng, tính đủ tiền lương cho người lao động trong nhà máy 2.2. Thực trạng hạch toán tiền lương và thu nhập khác ngoài lương 2.2.1. Tính lương và thu nhập khác ngoài lương tại nhà máy chè Cẩm Khê - Hàng năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tổng công ty chè Việt Nam giao cho nhà máy Chè Cẩm Khê và dựa vào thực hiện sản xuất kinh doanh năm trước, phòng tổ chức căn cứ vào định biên lao động, căn cứ vào tiền lương cơ bản của nhà máy để xây dựng định mức đơn giá tiền lương. Sau đó trình lên hội đồng quản trị để quyết định duyệt tỷ lệ tiền lương và duyệt tỷ lệ tiền lương theo doanh thu đối với từng lại mặt hàng của năm đó. Cụ thể năm 2007 được duyệt như sau: 1. Bán Chè đen FBOP: 52% 2. Bán chè đen:17% 3. Bán hàng nội địa 52% 4. Mặt hàng kinh doanh phục vụ khác 1,5%. Quỹ tiền lương của nhà máy được tính theo công thức: Bảng 2.3: Quỹ lương được giao trên doanh thu năm 2007 TT Chỉ tiêu Tổng doanh thu (đồng) Định mức tỷ lệ tiền lương duyệt (%) Quỹ tiền lương được phép chi 1 Doanh thu xuất khẩu 35.235.102.614 13.157.464.191 - Bán chè đen FBOP 20.478.562.135 52 10.648.852.310 - Bán chè đen OP 14.756.540.479 17 2.508.611.881 2 Doanh thu nội địa 4.321.595.163 2.247.177.484 - Bán chè đen OP 2.195.357.149 52 1.141.585.717 - Bán chè đen PS 2.126.138.014 52 1.105.591.767 3 DT dịch vụ khác 195.044.961 1.5 2.925.674. Tổng cộng 39.751.642.738 15.407.567.349 Nguồn: phòng tài chính - kế toán Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá . Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ , tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ . Tiền lương là một đòn bảy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh , tăng năng suất lao động , có tác dụng động viên khuyến khích công nhân viên tích cực lao động , nâng cao hiệu xuất sử dụng lao động Để tiến hàng sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp bao giờ cũng phải hội tụ đấy đủ ba yếu tố cơ bản đó là : tư liệu lao động , đối tượng lao động và lao động sống. trong đó lao động sống có tính chất quyết định . Lao động là hoạt động chân tay , hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi những vật thể tự nhiên thành những vật thể cần thiết để thoả mãn nhu cầu xã hội. khi người lao động bỏ sức lao động của ._.