Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long

ỏ ra được đền bù xứng đáng. Sự đền bù đó chính là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động và tích luỹ hay còn gọi là tiền lương. Tiền lương là một bộ phận sản phẩm của xã hội được biểu hiện bằng tiền, là hao phí lao động sống cần thiết mà người sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào số lượng và chất lượng lao động của họ. Cùng đi đôi với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm: Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT).Các khoản trích theo lương này là các quỹ của xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng người lao động, giúp người lao động yên tâm cống hiến sức lao động của mình cho xã hội. Để khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình thì mỗi tổ chức sử dụng lao động cần phải xây dựng cho tổ chức mình một chính sách tiền lương , tiền thưởng, phụ cấp… hợp lý và đem lại hiệu quả kinh tế tối ưu nhất, nghĩa là chính sách tiền lương ấy vừa phải đảm bảo quyền lợi cho người lao động vừa đảm bảo phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp khác nhau thì đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và tính chất công việc khác nhau vì thế chính sách tiền lương cũng linh hoạt ở các doanh nghiệp khác nhau. Việc xây dựng một cơ chế tiền lương phù hợp phải kết hợp với việc hạch toán đầy đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động. Điều này không những có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp mà còn tạo niềm tin cho người lao động. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán của công ty và thầy giáo Trần Đức Vinh em chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long”. Đề tài của em có kết cấu gồm 2 phần chính: Phần I: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Do thời gian thực tập bị hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề tài của em không tránh khỏi có những thiếu sót. Vậy em rất mong được sự góp ý bổ sung của các anh chị trong phòng kế toán và thầy giáo Trần Đức Vinh để em hoàn thiện đề tài của mình. Sinh viên Trần Thị Thuỳ Dung PHẦN I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long là một công ty TNHH lớn hơn hai thành viên. Các ngành nghề kinh doanh của công ty gồm có: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; Trang trí nội ngoại thất; Buôn bán chế biến gỗ Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, các loại máy móc thiết bị phục vụ thi công, đo đạc, kiểm định công trình); Sản xuất phần mềm tin học, dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, môi trường; Lập dự án đầu tư xây dựng, lập tổng dự toán và dự toán công trình; Điều tra, khảo sát phục vụ công tác thiết kế; Thiết kế công trình giao thông (cầu, đường bộ); Xây dựng thực nghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu của các tổ chức tư vấn được cơ quan Nhà nước công nhận; Trong đó ngàh nghề kinh doanh chính đem lại doanh thu chủ yếu cho công ty là: Xây dựng công trình dân dụng,công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long được thành lập ngày 1 tháng 6 năm 2001 tại Hà Nội theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102002695 với tên giao dịch là Thanh Long Construction and Investment Companylimited ( C & Co.LtD).Hiện nay trụ sở chính của công ty đặt tại số 8B/2 đường Láng Hạ - Phường Thành Công - Quận Ba Đình – TP Hà Nội. Là một công ty TNHH, Thành Long hoạt động với đầy đủ tư cách pháp nhân , hạch toán độc lập. Mặc dù mới được thành lập 5 năm với số vốn điều lệ 5.000.000.000 đồng ( Năm tỷ đồng Việt Nam) nhưng công ty đã tạo cho mình một qui mô rộng khắp, không ngừng tăng mức tích luỹ và mở rộng vốn kinh doanh. Điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của công ty Đơn vị tính: Việt Nam đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong đó:-Doanh thu xuất nhập khẩu -Các khoản giảm trừ 39.235.657.371 - - 45.333.310.530 - - 51.011.217.261 - - 1.Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 39.235.657.371 45.333.310.530 51.011.217.261 2.Giá vốn hàng bán 35.615.893.845 40.711.730.613 44.311.780.163 3.Lợi nhuận gộp 3.619.763.526 4.621.579.917 6.699.437.098 4.Doanh thu hoạt động tài chính - - - 5.Chi phí hoạt động tài chính 952.784.200 2.512.987.408 2.516.053.995 6.Chi phí bán hàng - - - 7.Chi phí quản lý 2.190.652.911 1.601.994.452 3.520.474.503 8.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4.76.326.415 506.598.056 662.908.600 9.Thu nhập khác - - 564.285.715 10.Chi phí khác - - 643.804.723 11.Lợi nhuận khác - - (79.519.008) 12.Tổng lợi nhuận trước thuế 476.326.415 506.598.056 583.389.592 13.Thuế thu nhập doanh nghiệp 26.959.507 30.400.475 100.011.048 14.Lợi nhuận sau thuế 449.366.908 476.197.581 483.378.544 15.Nguồn vốn kinh doanh 2.000.000.000 5.000.000.000 5.000.000.000 2. Đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của việc sản xuất sản phẩm Sản phẩm mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty là sản phẩm của việc xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi còn gọi là các công trình xây dựng hoàn thành. Không giống như sản phẩm của các ngành sản xuất khác, sản phẩm xây lắp mang tính đặc thù riêng của ngành xây lắp. Các công trình này không tập trung trong một kho bãi cụ thể nào mà trải rộng khắp đất nước hơn nữa sản phẩm của ngành xây lắp lại chịu ảnh hưởng của thời tiết khí hậu… Đôi khi làm cho tiến trình thi công các công trình bị trì trệ nhiều khi còn phải ngừng thi công công trình. Bên cạnh đó, quy mô của các công trình xây lắp rất lớn, sản phẩm lại mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài có khi kéo dài tới vài năm, chủng loại các yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi phải có vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với công ty là phải lên mức giá dự toán (hay mức giá dự thầu, nó bao gồm dự toán thiết kế và dự toán thi công). Trong quá trình thi công thì giá dự toán trở thành thước đo và được so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình thì giá dự toán lại trở thành cơ sở nghiệm thu, kiểm tra chất lượng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết. Các sản phẩm khác nhau thì có đặc điểm tính chất cấu tạo khác nhau do đó có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau. Vì vậy mà không có một quy trình công nghệ chung nào cho tất cả các sản phẩm. Vì thế để minh hoạ cho quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty ta minh hoạ bằng quy trình công nghệ làm đường sau: Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ làm đường ĐÀO ĐẮP LÒNG ĐƯỜNG SỬA LẾ 2 BÊN ĐƯỜNG ĐẦM KỸ NỀN ĐƯỜNG RẢI ĐÁ MÓNG ĐƯỜNG LU LÈN CHẶT RẢI NHỰA BÊ TÔNG HOÀN THIỆN MẶT ĐƯỜNG 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty dựa vào trình độ chuyên môn cũng như năng lực của mỗi nhân viên và yêu cầu riêng có của ngành xây dựng để tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh như sau: - Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường: Là người có nhiều kinh nghiệm trong thi công cầu đường và từng điều hành các dự án có trình độ phức tạp tương tự công trình đấu thầu. Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường thay mặt giám đốc có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước giám đốc chỉ đạo điều hành công trình chất lượng, tiến độ hoàn thành đúng theo yêu cầu của bên A và kỹ sư tư vấn. - Kỹ sư trưởng: Là người chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật công trình. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kỹ thuật thi công, giải quyết các vấn đề phức tạp, đảm bảo các công trình thi công đúng tiến độ, chất lượng đã đề ra. Kỹ sư trưởng là người có nhiều kinh nghiệm thi công các công trình tương tự. - Đội trưởng thi công: Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc dự án giao và chịu sự lãnh đạo về kỹ thuật của kỹ sư trưởng. Đội trưởng chịu trchs nhiệm về các mặt: tổ chức lực lượng thi công, tổ chức thi công đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của công trình, thực hiện hạch toán đội mình phụ trách. - Kỹ sư phụ trách kỹ thuật thi công: Phụ trách trực tiếp về kỹ thuật thi công của từng công việc, giúp việc cho đội trưởng thi công, thay thế nhiệm vụ điều hành của đội trưởng klhi đội trưởng đi vắng. - Bộ phận phụ trách vật tư - thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động. Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình ( tuy nhiên đội sản xuất vẫn là đơn vị chủ động trong việc xuất nhập, tìm nguồn vật tư). Ngoài ra bộ phận này phải nêu được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình. - Nhân viên phụ trách thí nghiệm: Có trách nhiệm trong việc thí nghiệm vật liệu và thành phẩm, cung cấp những số liệu chính xác, trung thực đáp ứng yêu cầu trong quá trình thi công, chọn nguồn vật liệu đưa vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của kỹ sư tư vấn bên A. - Bộ phận quản lý hành chính, y tế, vệ sinh môi trường, an toàn lao động: Là một bộ phận của phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc sử dụng con người, kiểm tra tình hình vệ sinh môi trường của đơn vị thi công, tưới nước thường xuyên chống bụi bẩn trên đường vận chuyển qua làng xóm, kiểm tra an toàn chạy xe ( Nhất là khu vực làng phải có biển báo thi công, người gác đầu đường để hướng dẫn xe cộ). - Bộ phận tài chính - kế toán: Là một bộ phận của phòng tài vụ theo dõi tình hình tài chính của công trình. Quan hệ giữa trụ sở chính và việc quản lý ngoài công trường: Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi mặt của công trình. Phó giám đốc phụ trách hành chính theo dõi đảm bảo việc tổ chức sản xuất của công trường theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước ban hành. Trưởng phòng kỹ thuật công ty kiêm kỹ sư trưởng công trường theo dõi về mặt kỹ thuật chất lượng công trình, đề ra các giải pháp kỹ thuật. Đội sản xuất tại hiện trường được chủ động trong quá trình thi công và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ của công trình. Công ty hỗ trợ về kỹ thuật, tiền vốn, quản lý con người và thiết bị để đảm bảo thi công có hiệu quả cao nhất. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Tổ chức hoạt động kinh doanh Kỹ sư phụ trách KTTC, GS viên Bộ phận Thí nghiệm-KSTK Bộ phận Tài chính-kế toán Bộ phận cung ứng VTTB-máy móc Bộ phận QL hành chính, y tế-VSMT Đội xe máy Đội công trình 1 Đội công trình 2 Đội công trình 3 GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN 4. Đặc điểm tổ chức quản lý Để điều hành các công việc trong công ty được thuân lợi, giúp cho người lãnh đạo có thể thâu tóm được tình hình của công ty về mọi mặt, mọi sự kiện trên mọi lĩnh vực công ty đã xây dựng bộ máy quản lý mà trong đó mỗi phòng ban được phân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm vụ rõ ràng: - Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất của công ty có trách nhiệm lãnh đạo công ty. Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và các đơn vị sản xuất. - Phó giám đốc:Công ty có 2 phó giám đốc là phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. Các phó giám đốc này giữ vai trò tham mưu cho giám đốc trong phạm vi chức năng trách nhiệm của mình. Phó giám đốc kinh doanh là người có kiến thức kinh doanh nhạy cảm trong việc nắm bắt và tìm kiếm thị trường. Có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng để đem lại hiệu quả kinh tế tối ưu. Phó giám đốc kỹ thuật là người có trình độ cao, nắm vững kiến thức về chuyên ngành, tư vấn cho giám đốc các vấn đề về kỹ thuật , đồng thời giám sát chỉ đạo, kiểm tra chất lượng công trình để đem lại cho khách hàng sản phẩm tốt nhất. - Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về công tác lập dự toán, lập kế hoạch hàng tháng về nhu cầu vốn, vật tư phục vụ thi công, ký các hợp đồng có liên quan đến dự án, nghiệm thu thanh toán hàng tháng giá trị các khoản khấu trừ, bù giá vật liệu với chủ đầu tư, thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư khi hoàn thành bàn giao. Tham mưu cho giám đốc về công tác thanh toán, tạm ứng các khoản khấu trừ đối với các đội thi công và làm hồ sơ hoàn công. - Phòng tổ chức nhân chính: Tham mưu cho giám đốc về các mặt: quản lý tổ chức cán bộ lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách, chế độ tiền lương đối với người lao động, quản lý hành chính, điều kiện ăn ở sinh hoạt, làm việc cho văn phòng và các đội. Quan hệ đối nội, đối ngoại với các địa phương xung quanh cơ quan, giải quyết các chế độ chính sách nhà nước quy định trực tiếp quản lý điều hành bộ phận phục vụ Kỹ sư tư vấn, điện nước, bảo quản thay thế, sửa chữa nhà ở, đồ dùng xe cộ, văn phòng phẩm và các thiết bị. - Phòng tài vụ: Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch cung cấp đủ vốn cho công trình thi công theo đúng tiến độ trong biện pháp tổ chức thi công, theo dõi thu chi tài chính, cập nhật chứng từ theo dõi sổ sách thu chi của văn phòng, phần phục vụ kỹ sư tư vấn và các khoản cấp phát, cho vay và thanh toán khối lượng hàng tháng đối với các đội thi công sau khi được chủ công trình duyệt. Thực hiện tốt các chế độ chính sách của nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, tiền lương cho văn phòng và các đội, báo cáo định kỳ và quyết toán công trình. - Phòng vật tư - thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động. Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để thi công công trình và sửa chữa thiết bị. Kiểm tra định mức vật tư sử dụng cho công trình. Ngoài ra bộ phận này phải lên được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình. - Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về công tác lập thiết kế tổ chức thi công các hạng mục công trình để làm việc với kỹ sư tư vấn. Lập tiến độ thi công, điều chỉnh các mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ chung của dự án. Chỉ đạo các đội về công tác kỹ thuật, đảm bảo thi công đúng công trình và thường xuyên làm việc với kỹ sư tư vấn để thống nhất về giải pháp thi công, được kỹ sư tư vấn chấp thuận, cùng phòng kinh doanh nghiệm thu khối lượng đã thi công hàng tháng để thanh toán với chủ công trình, tổng nghiệm thu toàn bộ công trình, lập hồ sơ hoàn công và bàn giao toàn bộ công trình cho chủ đầu tư. - Đội thi công: Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc giao và chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng, tiến độ công trình, chỉ đạo đội có nhiệm vụ lo nơi ăn ở, làm việc, đảm bảo an toàn giao thông và an toàn lao động trong quá trình thi công, kho xưởng, bến bãi, phương tiện, thiết bị, nhân lực phù hợp với tiến độ công nghệ. Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trình thi công đúng thiết kế đảm bảo chất lượng, hạch toán riêng đề nghị thanh toán, duy trì mọi hoạt động vẫn tiến hành điều hành không được ngưng trệ. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy quản lý Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức nhân chính Phòng tài vụ Phòng Vật tư - thiết bị Phòng Kỹ thuật - KCS Đội thi công cơ giới Đội công trình 1 Đội công trình 2 Đội công trình 3 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT .5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được phân làm hai cấp: kế toán tại công ty và kế toán ở các đội thi công. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán Ngân Hàng và công nợ Kế toán thanh toán Kế toán Vật tư TSCĐ Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thống kê ở các đội Kế toán quỹ tiền mặt - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế, tham gia ký duyệt hợp đồng kinh tế, hạch toán kế toán và phân tích kế toán trong công ty. - Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm thu chi, quản lý quỹ tiền mặt của toàn công ty - Kế toán Ngân hàng và công nợ: Chịu trách nhiệm giao dịch với khách hàng, làm thủ tục và theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng. - Kế toán thanh toán: Theo dõi thanh toán lương, BHXH, với cán bộ công nhân viên và các khoản thanh toán với khách hàng. - Kế toán vật tư – TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, TSCĐ trong toàn công ty, tình hình trích lập khấu hao, thanh lý, nhượng bán, cho thuê TSCĐ của công ty. - Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm hạch toán, kiểm tra, giám sát mỗi phần hành kế toán, tính giá thành sản phẩm và định kỳ lập báo cáo tài chính. - Kế toán các đội thi công: Chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp các chứng từ ở công trường rồi chuyển lên phòng kế toán công ty. 5.2. Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán công ty sử dụng trong các phần hành chủ yếu là: - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng - Tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH - TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Vật tư, công cụ dụng cụ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. - Chi phí giá thành: Bảng phân bổ, hoá đơn dịch vụ mua ngoài, phiếu theo dõi ca xe máy thi công. - Thành phẩm tiêu thụ: Biên bản nghiệm thu khối lượng chất lượng công trình hoàn thành, hoá đơn giá trị gia tăng. 5.3. Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của công ty được mở theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT bao gồm các tài khoản sau: 111; 112; 113; 133; 138; 141; 142; 144; 152; 153; 154; 155; 211; 213; 214; 311; 331; 333; 334; 338; 341; 342; 344; 411; 414; 415; 421; 431; 511; 512; 515; 621; 622; 623; 627; 642; 711; 811; 911. Để tạo thuận lợi cho công tác kế toán được nhanh chóng kịp thời công ty đã mở một số tài khoản chi tiết của một số tài khoản cấp 1 sau: TK 131; 331: Chi tiết theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp TK 141: Chi tiết theo từng đối tượng tạm ứng TK 152: Chi tiết theo: - TK 1521: Nguyên vật liệu chính - TK 1522: Nguyên vật liệu phụ - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1526: Phế liệu TK 154: mở chi tiết tài khoản cấp 2: - TK 1541: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của công trình xây dựng (mở TK cấp 3 chi tiết theo từng công trình xây dựng) - TK 1542: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của các sản phẩm khác TK 311; 341: Chi tiết theo từng đối tượng cho vay TK 311; 341: Mở chi tiết theo từng đối tượng vay TK 338: Mở chi tiết các tài khoản cấp 2 sau: - TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý - TK 3383, 3384: BHXH, BHYT (với mỗi TK lại mở TK chi tiết cấp 3 chi tiết theo từng đối tượng) - TK 3388: Phải trả, phải nộp khác TK 511: Mở chi tiết các TK cấp 2 sau: - TK 5111: Doanh thu bán hàng của các sản phẩm xây dựng hoàn thành (Với mỗi TK lại mở chi tiết TK cấp 3 chi tiết theo từng công trình xây dựng) - TK 5112: Doanh thu bán hàng của các sản phẩm dịch vụ khác TK 621; 622; 623: Chi tiết theo từng công trình Ngoài ra công ty còn xử dụng các tài khoản ngoài bảng sau: TK 002: Vật tư, hàng hoá nhận gia công chế biến, giữ hộ TK 009: Nguồn vốn khấu hao xây dựng cơ bản 5.4. Đặc diểm hệ thống sổ kế toán Là một công ty ra đời và phát triển trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ nên công ty cũng đã nhanh chóng nắm bắt và vận dụng công nghệ thông tin trong công việc kế toán. Công ty đã áp dụng kế toán máy trong công việc để hỗ trợ người làm kế toán với phần mềm kế toán được sử dụng là LASER SHOT. Hình thức ghi sổ được công ty lựa chọn là hình thức nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán công ty sử dụng gồm: - Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, sổ cái - Sổ chi tiết: Sổ TSCĐ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá Sổ chi tiếtchi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Sổ chi tiết chi phí trả trước, phải trả Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán ( nội bộ, người mua, người bán, nhà nước) Sổ chi tiết tiêu thụ Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh… Công ty ghi sổ bằng máy nên hầu như việc ghi sổ kế toán đều do máy tính tự động làm. Quy trình ghi sổ của công ty có thể được tóm tắt như sau: Hàng ngày kế toán nhập số liệu từ các chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trên cơ sở các chứng từ gốc đã nhập máy tính tự động xử lý để ghi sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, sổ quỹ (đối với các chứng từ thu chi tiền mặt). Cũng trên cơ sở số liệu đã nhập hàng ngày máy tính tự động xử lý và đưa ra bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kế toán, bảng tổng hợp số liệu chi tiết vào cuối kỳ. Quy trình ghi sổ của công ty có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ quỹ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 5.5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán Công ty sử dụng hai loại báo cáo tài chính: Báo cáo kế toán do Nhà nước quy định: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo do công ty quy định: - Bảng cân đối số phát sinh - Bảng cân đối tài khoản - Báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ, TSLĐ - Bảng kê chi tiết TK công nợ… II. HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của công ty là toàn bộ tiền lương trả cho tất cả các loại lao động mà công ty quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ tiền lương của công ty bao gồm các khoản chủ yếu như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (có thể trả theo thời gian, theo sản phẩm…); tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học; các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ, …). Quỹ tiền lương hay tiền công bao gồm nhiều loại có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau như phân theo chức năng tiền lương, đối tượng trả lương hay theo cách thức trả lương…Tuy nhiên để thống nhất trong việc tính toán và hạch toán tiền lương theo quy định của bộ lao động thương binh và xã hội công ty cũng đã phân tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ Trong đó tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất… Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. Dựa vào nội dung và các thành phần của quỹ tiền lương hàng năm công ty phải tiến hành xác định quỹ tiền lương căn cứ vào đơn giá tiền lương. Sau khi đã xác định được quỹ tiền lương công ty tiến hành sử dụng quỹ tiền lương đó thể thực hiện chi trả tiền công cho người lao động. Việc chi trả tiền lương này tuỳ thuộc vào hình thức trả lương mà công ty áp dụng nhưng vẫn phải tuân theo những quy định của Nhà nước và bộ lao động thương binh và xã hội. 2.Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.1. Chứng từ sử dụng Chứng từ hạch toán tiền lương Mỗi công ty khác nhau thì có chế độ quản lý tài chính khác nhau, sự khác biệt này càng rõ nét ở những công ty có loại hình kinh doanh khác nhau. Và ở mỗi công ty khác nhau thì có thể vận dụng các hình thức trả lương khác nhau vì thế việc vận dụng chứng từ là rất linh hoạt ở các công ty sao cho phù hợp với hình thức trả lương mà công ty mình vận dụng. Tuy nhiên dù công ty sử dụng chứng từ như thế nào thì vẫn phải tuân theo quy định của Bộ tài chính và Bộ lao động thương binh và xã hội để làm sao theo dõi được tình hình sử dụng lao động, các khoản thanh toán cho người lao động đồng thời cung cấp được những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Để thực hiện hạch toán tiền lương công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long cũng đã sử dụng các bảng biểu giống như các đơn vị khác và tuân theo quy định của Nhà nước - Bảng chấm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH… để có căn cứ tính trả lương cho từng người lao động và quản lý lao động trong đơn vị. Bảng chấm công được lập riêng cho từng đội thi công trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của từng người lao động. Bảng chấm công so tổ trưởng phụ trách đội thi công trực tiếp ghi và để nơi công khai để cán bộ công nhân viên theo dõi thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được sử dụng để tổng hợp thời gian lao động và làm căn cứ tính lương phải trả cho người lao động. - Hợp đồng giao khoán nội bộ: Là biên bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó đồng thời làm cơ sở để thanh toán tiền công lao đông cho người nhận khoán. - Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành: Để xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân người lao động. Và nó cũng là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động. - Phiếu báo làm thêm giờ, bảng chấm công làm ngoài giờ, : Là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng. Phiếu này do người báo làm thên giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. - Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ sử dụng cho việc thanh toán tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Trên bảng thanh toán tiền lương ghi rõ từng khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. - Hợp đồng thuê nhân công: Là chứng từ sử dụng khi công ty thi công những công trình ở xa mà nhân viên của công ty không thể đi theo công trình được hoặc chi phí cho nhân viên công ty đi theo công trình là rất lớn. - Giấy nhận tiền, giấy biên bản thanh toán: Là chứng từ sử dụng cho việc thanh toán tiền lương cho những nhân công thuê ngoài. … Chứng từ hạch toán các khoản trích theo lương: Các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong việc hạch toán tiền lương, nó gắn chặt với lợi ích của người lao động do đó cần phải hạch toán chặt chẽ khoản này để đảm bảo cho đời sống của công nhân viên cũng như khuyến khích họ trong lao động. Để thực hiện hạch toán các khoản trích theo lương công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long đã sử dụng những chứng từ sau: - Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT): Danh sách này giúp cho kế toán biết được những người tham gia BHXH, BHYT để thu các khoản này. - Danh sách lao động điều chỉnh mức lương, phụ cấp nộp BHXH: Danh sách này cho biết những ai vẫn giữ mức lương và phụ cấp như cũ, những ai thay đổi để hạch toán cho đúng. - Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Phiếu này có tác dụng xác định số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm… của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. - Bảng thanh toán tiền lương: Là căn cứ để tính ra các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn trừ vào thu nhập của người lao động. - Bảng thanh toán BHXH: Là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả cho người lao động. 2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long sử dụng một số tài khoản sau: Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng và nội dung thanh toán. Tài khoản này có kết cấu của một tài khoản nguồn: Bên Nợ: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên; - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh; Bên Có: - Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho công nhân viên; Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức; Tài khoản 338: “Phải trả và phải nộp khác”: Phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, các tổ chức đoàn thể xã hội về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, doanh thu chưa thực hiện, các khoản khấu trừ vào lương theo quy định, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ ký cược ngắn hạn của phía đối tác, các khoản thu hộ giữ hộ, các khoản vay tạm thời… Tài khoản này có kết cấu: Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa - Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ kế toán Bên Có: - Trích kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT theo quy định - Tổng số doanh thu chưa thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ - Các khoản phải nộp, phải trả - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Số đã nộp đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa vượt chi được thanh t._.