Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí ô tô 1/5

h nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh. Để làm được điều đó thì các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lí và sử dụng tài sản, nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì, bằng nguyên vật liệu nào? mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ. Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng. Và đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi các lý do sau: Thứ nhất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của qúa trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra. Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là rất quan trọng. Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại do đó yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt và thận trọng. Việc bảo quản tốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Trong mấy năm gần đây, hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã có những bước tiến rõ rệt. Tuy nhiên do trình độ quản lý và phát triển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế thể hiện ở nhiều mặt, nhất là chế độ kế toán tài chính chưa phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị. Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hoà nhập với nền kinh tế thị trường, công ty cơ khí ô tô 1 -5 luôn chú trọng công tác hạch toán sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp và coi đó như một công cụ quản lý không thể thiếu được để quản lý vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung. Từ thực tiễn nền kinh tế thị trường, trước việc đổi mới quản lý kinh tế, việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu, duy trì và bảo quản tốt các loại vật tư là việc làm quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung mà còn đối với công ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng. Vì vậy, việc tăng cường cải tiến công tác quản lý vật tư phải đi liền với việc cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán với việc tăng cường hiệu quả sử dụng các loài tài sản trong đó hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng. Với ý nghĩa như vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, và qua một thời gian thực tập tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1-5, em đã nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5" làm chuyên đề tốt nghiệp. Cấu trúc chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 . Chương III. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 . Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lượng của cả quá trình sản xuất. Đầu vào có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lượng cao. Nguyên vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau,có thể ở thể rắn như sắt,thép, ở thể lỏng như dầu, xăng, sơn ở dạng bột như cát, vôi… tuỳ từng loại hình sản xuất. Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng như: - Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào. - Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Do vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: * Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Theo đặc trưng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ngoài ra còn có cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. - Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản hoặc để sử dụng để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu… - Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi . Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Ngoài ra còn có cách phân loại khác: * Phân loại theo nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Vật liệu sản xuất: Là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến - Vật liệu nhận vốn góp liên doanh. - Vật liệu được biếu tặng, cấp phát. * Phân loại theo quan hệ sở hữu: - Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp - Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài - Vật liệu nhận giữ hộ. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm. Do vị trí quan trọng đó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu: - Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn chất lượng. - Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tượng sử dụng hay các khoản chi phí. - Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định. - Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng, hoặc khan hiếm ảnh hưởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh. - Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xưởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp. Như vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngừa hiện tượng hư hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. 4. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất: Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng, giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toánvà phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. II. Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng. 1. Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ: Giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập: - Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán bao gồm các khoản thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có), chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, công tác phí của nhân viên thu mua, hao hụt trong định mức và được trừ các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu hàng mua (nếu được người bán chấp thuận). - Vật liệu chế biến xong nhập kho. Giá thực tế bao gồm giá xuất khẩu và các chi phí như chi phí nhân công, chi phí khấu hao… chi phí tiền thuê ngoài (nếu thuê ngoài gia công). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị nguyên vật liệu được các bột tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. - Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trường. 2. Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho thường dùng là: 2.1. Phương pháp tính giá thực tế bình quân: giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân 1 đơn vị NVL x Lượng NL xuất kho Trong đó: - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Giá bình quân 1 đơn vị NVL = Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+giá trị NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL(tồn đầu kỳ+số lượng nhập trong kỳ) Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều: Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nhược điểm: Công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán, đồng thời phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NVL (tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này Lượng thực tế VL(tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này) Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu v à số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít. Ưu điểm: Công việc tính giá trải đều trong tháng do đó phản ánh giá trị xuất nguyên vật liệu vừa kịp thời, chính xác. Nhược: Khối lượng công việc tính toán nhiều lần và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. - Phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Lượng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) - Phương pháp này có: Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán. Nhược: Độ chính xác của công việc tính giá thực tế xuất kho phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu, đặc biệt là khi giá cả thị trường nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá xuất kho theo phương pháp nàu trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (giá trị nguyên vật liệu tồn kho âm). Phương pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trường ổn định. 2.2. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu: Cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời Nhược: Phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn công sức (ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời theo giá thị trường của nguyên vật liệu) Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập của mỗi dnah điểm không nhiều, có giá trị thị trường ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.3. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước. Vì vậy, việc tính giá xuất của nguyên vật liệu được làm ngược lại với phương pháp nhập sau - xuất trước. Ưu điểm: - Tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho kịp thời - Phương pháp này giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng. Nhược: - Phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn công sức. 2.4. Phương pháp trực tiếp (gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp đặc điểm riêng) Vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Vì vậy khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại vật liệu có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho. Ưu điểm: Công tác tính giá nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có thể theo dõi được thời gian bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu. 2.5. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ Đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp được xuát dùng thường xuyện thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = số lượng tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Giá thực tế NVL xuất kho = Giá thực tế NGUYêN VậT LIệU nhập kho + Giá trị thực tế tồn đầu kỳ - Giá trị thực tế tồn cuối kỳ Doanh nghiệp nên áp dụng đối với những nguyên vật liệu có giá thị trường ổn định. 2.6. Phương pháp hệ số giá Đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trong khi tính được giá thực tế của nó. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trước. Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Do đó, giá thực tế: VL xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = Giá hạch toán VL xuất trung kỳ(tồn cuối kỳ) x Hệ số giá VL Phươngpháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong công tác tính giá nên công việc tính giá được tính tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập - xuất của mỗi loại VL, đồng thời phương pháp này làm khối lượng công việc tính toán và hạch toán chi tiết đơn giản hơn. Tuy nhiên, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ. Phương pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Trên đây là một số phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu trong kỳ. Từng phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng và điều kiện áp dụng riêng. Do vậy, tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ quản lý, yêu cầu quản lý cũng như việc trang bị các phương tiện tính toán xử lý thông tin mà sử dụng phương pháp tính toán thích hợp. III. Hạch toán nguyên vật liệu: 1. Tổ chức chứng từ kế toán Đối với các doanh nghiệp sản xuất, các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu thường gồm nhiều loại như: Hoá đơn bán hàng(hoặc hoá đơn GTGT), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức… tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế. Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ quy định. Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian… xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan. 1.1. Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng quy cách giá trị nguyên vật liệu, nhập kho và làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập dựa trên cơ sở mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành Phiếu nhập kho được lập và luân chuyển như sau: - Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên và người lập phải ký vào đó. Trước khi lập phiếu nhập, người lập phải căn cứ vào chứng từ vên bán như hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các chứng từ khác có liên quan để viết phiếu. - Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trưởng đơn vị hoặc người phụ trách ký. - Người giao hàng nhận phiếu nhập. - Sau đó phiếu nhập sẽ được chuyển xuống kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng hàng thực nhập, quy cách VT để ghi vào cột thực nhập và cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập. Ba liên của phiếu nhập kho được lưu giữ như sau: Liên 1: lưu tại quyển gốc. Liên 2: Người nhập kho đưa cho thủ kho để nhập kho và ghi thẻ, sổ kế toán. Liên 3: Dùng để thanh toán. 1.2. Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu: Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Phiếu này là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán. Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành. Phiếu xuất kho được lập và luân chuyển như sau: - Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành ba liên. Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. - Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho. + Ba liên phiếu xuất được luân chuyển: - Liên 1: Lưu ở bộ phận rập phiếu. - Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: người nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng. Cuối tháng kế toán đối chiếu số lượng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của các thông tin kế toán. 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thường có nhiều chủng loại. Nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh cả về số lượng, giá trị, chất lượng của từng danh điểm theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu. Biểu 1.1: Số danh điểm nguyên vật liệu Kí hiệu Tên hiệu, quy cách Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm Trong thực tế công tác kế toán ở nước ta, có thể sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. 2.1. Phương pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, khối lượng chứng từ xuất vật liệu ít, khôngthường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán không cao. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất vật liệu để ghi số lượng và tính thành tiền nguyên vật liệu nhập - xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Sổ này giống như thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hopự xuất - nhập - tồn nguyên vật liệu theo từng danh điểm nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Biểu 1.2: Thẻ kế toán chi tiết vật liệu. Số thẻ…. Số tờ Tên VT Số danh điểm Đơn vị tính Kho. Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất tồn ghi chú Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT Biểu 1.3. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Tháng… năm… Số danh điểm Tên VL Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ST SL ST SL ST SL ST Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này dơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập - xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính. Nhược: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế việc kiểm tra của kế toán. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: được ghi chép giống phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu thoe từng kho. Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập - xuất - theo từng danh điểm nguyên vật liệu và theo từng kho kế toán lập bảng kê nhập vật liệu, bảng kê xuất vật liệu, và dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ. Khi nhận được thẻ kho, kế toán vật liệu tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Biểu 1.4. Bảng kê nhập (xuất) vật liệu: Danh điểm VL Tên VL Đv tính Giá hạch toán S.lượng chứng từ Số lượng Cộng S. tiền Kho Kho Biểu 1.5: Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu: Danh điểm VL tên VL Đv tính Đơn giá Số dư đầu tháng Luân chuyển trong tháng Số dư cuối tháng nhập Xuất SL ST SL ST SL ST SL ST Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng tổng hợp N - X - T chiếu luân chuyển. Sổ kế toán tổng hợp VL Bảng kê xuất VL Bảng kê nhập VL Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Ưu: Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, và tránh sự trùng lắp. Nhược: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều 2.3. Phương pháp sổ số dư: Điều kiện áp dụng: phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu, đồng thời số lượng chứng từ nhập - xuất vật liệu của mỗi loại khá nhiều đã xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để hàng ngày nắm được tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, yêu cầu về trình độ quản lý và trình độ kế toán tương đối cao. ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống như các phương pháp trên. Ngoài ra thủ kho còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập - xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Thủ kho phải phản ánh số lượng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ này được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế toán đưa sổ số dư cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán. ở phòng kế toán: kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền nguyên vật liệu nhập - xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập - khẩu nguyên vật liệu (lập theo từng danh điểm nguyên vật liệu). Cuối kỳ tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Từ bảng lũy kế nhập - xuất - tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp về vật liệu. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Biểu 1.6. Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu: Từ ngày… đến ngày… tháng … năm Nhóm VL Sổ danh điểm VNL Tồn VL Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền Cộng Ngày… tháng … năm Người nhận Người giao Biểu 1.7: Sổ số dư Năm: Kho: Sổ danh điểm Tên VL Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư 1/1 Tồn 31/1 Tồn 28/2 SL ST SL ST SL ST Cộng x x x Biểu 1.8: Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật liệu Tháng năm Kho: Sổ danh điểm Tên VL Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ ngày…đến… … Cộng Từ ngày…đến… … Cộng Cộng x x x x Sơ đồ 1.3: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu giao nhận CT nhập Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL Kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế n-x-t Phiếu giao nhận ch.từ xuất Sổ số dư Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi chú: Ưu điểm: Tránh việc ghi chép trùng lặp, dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, không bị dồn vào cuôí kỳ. Nhược: Việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để hạch toán vật liệu nói riêng, hạch toán các loại hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng một trong hai phương pháp: (KKTX) kê khai thường xuyên, hoặc kê khai định kỳ(KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên c._.ũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành. 3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 3.1.1. Khái niệm và TK sử dụng Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những thuận lợi của nó. Phương pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập - xuất - tồn thường xuyên mà áp dụng phương pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phương tiện tính toán. Kết cấu:- Bên Nợ: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê - Bên Có: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê - Dư Nợ: +Giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kì hoặc cuối kỳ. - TK 151: “hàng mua đi đường”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. +Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật liệu hàng hoá đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. +Bên Có: Giá trị nguyên vật liệu, hàng hoá đi đường kì trước đã nhập kho hoặc chuyển cho các bộ phận sử dụng. + Dư Nợ: Giá trị hàng hoá đang đi đường đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112. 3.1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX: Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu được mô tả trong sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Khái quát hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX cho toàn doanh nghiệp khấu trừ VAT khấu trừ cho phần NVL trả lại NVL cho người bán Chiết khấu thương mại hoặc trả lại khi kiểm kê Giá thực tế NVL xuất Hàng mua đang đi đường kỳ trước Giá thực tế NVL xuát sử dụng VAT theo pp Tk 133 TK 151 TK 411 cấp phát bằng NVL Nhận vốn góp liên doanh Nhận lại vốn góp liên doanh TK 222,128 kiểm kê Thừa phát hiện khi TK 3388 thuê gia công Nhập NVL tự chế hoặc TK 154 để gia công Trả vốn góp liên doanh NVL giảm NVL Đánh giá tăng NVL Đánh giá 412 Góp vốn bằng NVL Giá trị NVL thiếu TK 133 TK 154 TK 128, 222 TK 411 TK 138, 642 TK 111, 112, 331 TK 621,627,641,642,335,241 TK 331, 111, 112, 141… TK 152 Tăng do mua ngoài 3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 3.2.1. Khái niệm, TK sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng hàng hoá tồn kho thực tế và lượng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp này có ưu điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật tư khác nhau, giá trị thấp được xuất dùng thường xuyên Các TK sử dụng theo phương pháp kê khai định kỳ: - TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ. Bên Nợ: + Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu, CCDC, hàng hoá tồn đầu kỳ. + Giá thực tế nguyên vật liệu, hàng hoá, CCDC mua trongkỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, thiếu hụt, xuất bán, trả lại cho người bán… trongkỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611: Không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC… - TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho. Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Bên Có: Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. - TK 151: “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh trị giá hàng mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: Giá thực tế hàng mua đi đường cuối kỳ Bên Có: Giá thực tế hàng mua đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. - Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331, 111, 112, 311, 621, 627… 3.2.2. Phương pháp hạch toán: Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai định kỳ được tiến hành theo sơ đồ sau: Trị giá NVL sử dụng cho các đối tượng khác Đánh giá giảm NVL Trị giá NVL sử dụng trực tiếp cho sản xuất Thuế GTGT cho phần NVL trả lại VAT khấu trừ hàng mua đi đường tồn cuối tháng K/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ, hàng mua đi đường tháng trước K/c trị giá NVL tồn cuối kỳ TK 152, TK 151 TK 152, TK 151 TK 611 TK 111, 112, 331, 311 Trị giá NVL mua trong kỳ TK 133 TK 111, 112, 331 Khoản giảm giá, trả lại NVL… TK 133 TK 621 TK 627, 641, 642, 338… TK 412 Nhận vốn góp bằng NVL TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 222, 128 Vay tạm NVL từ đơn vị khác TK 336, 338 Đánh giá tăng NVL TK 412 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai định kỳ. 4. Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ từng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ sau: 4.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC) *Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thường áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản. * Hình thức này gồm có các loại sổ sau: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 152 - Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu - Bảng phân bố nguyên vật liệu. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ cái TK 152. Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính. Từ chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu vào thể lên kế toán chi tiết nguyên vật liệu, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiét nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152. Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKC: Sổ(thẻ) kế toán chi tiết VL Bảng tổng hợpchi tiết NVL Bảng phân bổ NVL Chứng từ gốc. -Hoá đơn -Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho Nhật kí chung Nhật kí mua hàng Sổ cái TK 152 BCĐTK Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi chú: Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính. Nhược điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do có thể ghi vào nhiều loại sổ khác nhau. 4.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC) * Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lượng nghiệp vụ diến ra ít, và sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao. * Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ NK - SC. Sổ nàygồm có 2 phần: - Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh - Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái 1 tài khoản. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệp vụ và đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ. Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản: Tổng số tiền ở phần nhật ký = Tổng số tiền phát sinh nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số tiền phát sinh có của tất cả các tài khoản Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu.Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu theo hình thức NK - SC. Chứng từ gốc: -Hoá đơn -Phiếu nhập, xuất kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NK-Sổ Cái (Phần TK 152) Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Ưu điểm: Dễ làm, trình độ kế toán viên không cần cao, cần ít nhân viên kế toán. Nhược: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế nên sổ NH - SC được thiết kế cồng kềnh. 4.3. Hình thức sổ chứng từ - ghi sổ (CTGS) * Theo hình thức này, sổ sách kế toán được sử dụng bao gồm: - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ - Bảng phân bố nguyên vật liệu. - Sổ (thẻ - kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ, bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ, vào sổ cái TK 152. Cuối tháng từ sổ cái TK 152 vào Bảng CĐTK và báo cáo kế toán. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ với bảng CĐTK. Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau. Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết VL Bảng phân bổ NVL Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối kế toán Bảng tổng hợp chi tiết VL Sổ cái TK 152 Sổ đăng ký CTGS Báo cáo KT SĐ 1.7: Khái quát trình tự kế toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ CTGS: Ưu điểm: Dễ, đơn giản Nhược điểm: -Kiểm tra, đối chiếu khó -Chuyên môn hoá các phần hành chưa cao. 4.4. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT) * Các loại sổ để áp dụng hình thức sổ NKCT - Nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, bảng phân bổ NVL - Sổ cái TK 152, sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và các công ty khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT số 5, số 10, số 1,2, bảng kê số , bảng phân bố số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảng phân bổ số 2 từ bảng phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6. Từ các bảng kê này vào NKCT số 7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán. Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán. Trình tự ghi sổ theo hình thức này được biển diễn bằng sơ đồ sau Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ NKCT: Chứng từ gốc Thẻ kế toán chi tiết VL NKCT liên quan số 1,2,5,10.. Bảng phân bổ số 2 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng tổng hợp chi tiết VL Bảng kê số 3 Báo cáo KT Sổ cái TK 152 Bảng phân bổ số 4,5,6 Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm cho từng người Nhược: Số lượng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ chyyên môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy được vai trò của máy vi tính. Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế toán viên nhiều trình độ chuyên môn cao. Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ theo đặc điểm, tùy điều kiện cũng như trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thức phù hợp. IV. Liên hệ với kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu . 1. Chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu (IAS - 2) Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của quản lý, nước ta đã và đang vận dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán Việt Nam nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán Việt Nam - một trong những công cụ quản lý có hiệu quả của nền kinh tế. Trong phần này em xin trình bày một số nội dung trong chuẩn mực kế toán quốc tế về nguyên vật liệu và có so sánh với kế toán Việt Nam. 1.1 Phương pháp tính giá nhập kho nguyên vật liệu: Theo IAS - 2, giá nguyên vật liệu nhập kho gồm các yếu tố sau: - Tổng chi phí thu mua - Chi phí chế biến Trong đó: * Tổng chi phí mua bao gồm: - Giá mua ghi trên hoá đơn - Các chi phí phụ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu như: + Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác + Chi phí vận chuyển bốc dỡ… - Giảm giá thương mại: được trừ thẳng vào tổng giá thanh toán - Chiết khấu. - Ngoài ra còn tính cả phần lỗ hối đoái trong trường hợp là đơn vị tiền tệ kế toán đột xuất bị giảm trầm trọngh so với mua nguyên vật liệu bằng ngoại tệ cùng thời điểm. *Chi phí chế biến: Giống như sản xuất sản phẩm, một số nguyên vật liệu phải qua công đoạn chế biến để nguyên vật liệu đó đạt đúng tiêu chuẩn. Vì thế một số yếu tố chi phí chế biến đó được tính vào tổng giá phí như: chi phí nhân công chế biến, chi phí khấu hao, chi phí xăng dầu… 1.2. Các phương pháp tính giá xuất kho: Đối với nguyên vật liệu đồng nhất thì giá xuất gồm toàn bộ các giá phí đích thực của nó. Đối với nguyên vật liệu không đồng nhất thì giá xuất có thể sử dụng một trong hai phương pháp: - Phương pháp nhập trước - xuất trước - Phương pháp bình quân gia quyền(bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập) Ngoài ra công thức thay thế có thể cho phép sử dụng phương pháp nhập sau - xuất trước. 1.3. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Trong trường hợp giá thị trường của nguyên vật liệu cùng loại thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán của nguyên vật liệu đó thì doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá theo nguyên tắc thận trọng ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm. 1.4. Một số đặc điểm giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán Việt Nam về hạch toán nguyên vật liệu: Ta có thể thấy được mối quan hệ giữa kế toán quốc tế với kế toán Việt Nam về hạch toán nguyên vật liệu thông qua so sánh dưới đây: Hệ thống kế toán Việt Nam * Tính giá xuất nguyên vật liệu: - Phương pháp NT - XT - Phương pháp NS - XT - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp hệ số giá - Phương pháp thực tế đích danh * VL phát hiện thiếu khi kiểm kê - Ghi Nợ TK 138 (8) Nợ TK 334 Có TK 152  Chuẩn mực kế toán quốc tế: - Phương pháp LIFO - Phương pháp FIFO - Phương pháp gia quyền - Phương pháp thực tế đích danh. … Tuy nhiên ưu tiên phương pháp FIFO, phương pháp bình quân gia quyền. - Được đưa vào tài khoản lỗ * Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Cuối kỳ, giá thị trường nguyên vật liệu thấp hơn so với giá ghi trên sổ kế toán của nguyên vật liệu đó thì có thể lập dự phòng cho khoản chênh lệch này. - Dự phòng giảm giá được trích lập vào cuối niên độ kế toán và trước khi lập báo cáo tài chính. Cuối niên độ, căn cứ vào mức chênh lệch, ghi: Nợ TK 6426 Có TK 159: Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Sang năm sau hoàn nhập dự phòng. Nợ TK 159. Hoàn nhập dự phòng. Có TK 721.  - Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu là cần thiết theo nguyên tắc thận trọng. - Khoản dự phòng này phải lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm khi đó giá trị nguyên vật liệu Như vậy, có thể nói hạch toán nguyên vật liệu về cơ bản phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế đưa ra. Do đó, kế toán Việt Nam cũng có nhiều điểm giống như kế toán các nước khác. Tuy nhiên vẫn còn có sự khác nhau do việc áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế vào hạch toán kế toán ở mỗi nước còn phụ thuộc nhiều vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của từng nước. 2. Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu ở Pháp Theo kế toán Pháp thì giá mua nguyên vật liệu là tổng số tiền ghi trên hoá đơn trừ đi các khoản giảm giá, (trong hoá đơn). Giá mua không bao gồm các khoản thuế phải trả. Nếu giảm giá, bớt giá ngoài hoá đơn sẽ được hạch toán vào tài khoản giảm giá, bớt giá nhận được bên mua, cuối tháng sẽ được kết chuyển vào tài khoản chi phí kinh doanh trong kỳ. - Các khoản chiết khấu được hưởng được trừ thẳng trên hoá đơn để trả người bán nhưng các khoản chiết khấu này sau khi tính giá trị thương mại ròng nhân với phần trăm được hưởng chiết khấu sẽ ra số chiết khấu được hưởng (số chiết khấu này bao gồm một phần TVA). Khoản này được coi như thu nhập tài chính. - Các khoản phụ phí đi mua được phản ánh vào TK mua hàng. - Toàn bộ số tiền mua nguyen vật liệu được tính hết vào chi phí kinh doanh trongkỳ. Cuối kỳ kiểm kê nguyên vật liệu, xác định chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu để tính ra chi phí sử dụng nguyên vật liệu thực tế trong kỳ. Giá trị thực tế NVL xuất trongkỳ = Giá trị thực tế NVL nhập trongkỳ + Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ - Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ Như vậy, kế toán Pháp đã áp dụng phương pháp KKĐK để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. hạch toán nguyên vật liệu ở Pháp cụ thể như sau: - Trong kỳ, khi mua nguyên vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán, kinh tế ghi: Nợ TK 601: Giá trị nguyên vật liệu mua Nợ TK 4456 :TVA trả hộ nhà nước Có TK 530: Trả bằng tiền mặt Có TK 512: Trả bằng chuyển khoản. Có TK 401: Chưa thanh toán cho người bán. - Cuối kỳ kết chuyển nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ: Nợ TK 6031: Kết chuyển chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu. Có TK 31: nguyên vật liệu tồn đầu kì và Nợ TK 31 Có TK 6031 - Trên cơ sở đó, kế toán tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất trong kỳ theo công thức trênvà xử lý số chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu. + Nếu tồn đầu kỳ> Tồn cuối kỳ: Nợ TK 128: TK xác định kết quả Có TK 6031 chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu + Nếu tồn đầu kỳ < tồn cuối kỳ: Nợ TK 6031 Có TK 128 Như vậy, sự khác nhau giữa kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam và ở Pháp: - Kế toán Pháp sử dụng TK nguyên vật liệu nhiều hơn: thêm tài khoản xác định chênh lệch - Nguyên vật liệu xuất dùng không được chi tiết theo từng khoản mục chi phí riêng. - Chỉ áp dụng phương pháp KKĐK - Thực hiện việc xử lý chênh lệch tồn đầu kỳ vào cuối kỳ vào TK xác định kết quả. Chương II thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5 I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cơ khí ô tô 1 -5: Công ty cơ khí ô tô 1 -5 thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT được thành lập ngày 1-5 -1956. Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5: Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội. Tiền thân của công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 được hình thành trên cơ sở 4 xưởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô…. Vào những năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ, số lượng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế. Mặc dù thế, nhưng công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nước giao và không ngừng lớn mạnh, được nhà nước tặng thưởng nhiều huân huy chương cao quý. Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và được diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 2 -9 - 1959. Nhưng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ. Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút. Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy như: tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Nhưng kết quả thu được đều quá thất vọng. Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô. Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy được phép thu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ như bơm nước xe Zin, các loại bulông… Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bước đầu có ý thức về thị trường, về Marketing, nhờ vậy mà sản phẩm của nhà máy càng được ưa chuộng. Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bước sang một trang mới và đặc biệt là từ khi được thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5- 1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô 1 -5. Đây là một thuận lợi tạo cho công ty có tư cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán kinh tế, tự giao dịch và kí kết hợp đồng kinh tế. Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác. Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ khi luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với bộ GTVT, trường đại học GTVT… chế tạo thêm các loại sản phẩm như: lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ trạm cấp phối được cục đo lường chất lượng nhà nước xác định đảm bảo chất lượng thay thế hàng nhập khẩu. Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng định được tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nước cũng như cán bộ lãnh đạo công ty. Các sản phẩm của công ty đã đạt được nhiều huy chương vàng, bạc như: trạm trộn asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước do chất lượng cao, giá thành hạ. Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt được lợi nhuận cao, và đạt vượt định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhà nước, đầu tư tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho người lao động. Năm 2000, công ty đã được nhà nước phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới. Do ưu thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu tư thêm cho TSCĐ 847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu tư phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4tỷ đồng làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng. Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xưởng mới với diện tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phương và các tỉnh lân cận. Những thành tựu đạt được của công ty trong những năm qua được thể hiện ở một số chỉ tiêu kinh tế sau: Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty. STT Năm Chỉ tiêu Đơn vị 1999 2000 2001 1. Tổng giá trị sản xuất 1000đ 56.627.000 59.688.000 137.650.000 2. Tổng doanh thu (thuần) 1000đ 28.241.000 45.163.000 100.673.000 3. Lợi nhuận 1000đ 174.000 669.000 1.057.000 4. TN bình quân đầu người/tháng 1000đ 890 970 1120 5. Nguồn vốn chủ sở hữu 1000đ 8.147.000 8.147.000 16.937.000 6. Hệ số doanh lợi của NVCĐ 0,021 0,082 0,062 7. Tỷ suất LN trên tổng đầu tư % 0,616 1,84 1,05 Theo biểu trên ta thấy giá trị sản xuất trong 2 năm 1999, 2000 tương đối ổn định nhưng sang năm 2001 đã tăng một cách vượt trội, tăng 2,32 lần 80 năm 2000 và doanh thu (thuần) tăng nhanh năm 2001, tăng 3,56 lần, năm 2000 tăng 1,6 lần so với năm 1999. Lợi nhuận năm 2001 tăng 6 lần, năm 2000 tăng 3,84 lần so với năm 1999. Thu nhập bình quân đầu người 1 tháng tăng, so với năm 1999 thì năm 2000 tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1người), năm 2001 tăng 1,26 lần (tức là 230 000 đ/1 người / 1 tháng). Điều đó khẳng định công ty đã không ngưng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động. Tỷ suất lợi nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm 2001 mặc dù cao hơn năm 1999 nhưng lại giảm so với năm 2000. Điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp năm 2001 không cao bằng năm 2000. Nguyên nhân là do trong năm 2001 doanh nghiệp đã tiêu thụ được một khối lượng lớn sản phẩm nhưng do chi phí cho quảng cáo các sản phẩm chiếm một phần lớn trong chi phí quản lý doanh nghiệp và hơn thế nữa doanh nghiệp lại phải chi cho việc chế tạo thử sản phẩm mới do đó dẫn đến việc hai chỉ tiêu trên không cao bằng 2000. Nhưng đến năm 2002, các chỉ tiêu này sẽ được tăng cao hơn. 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty: 2.1. Nhiệm vụ sản xuất: Như đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty từng bước xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trường bằng chính những sản phẩm ấy. Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo: - Thiết bị máy công trình: Nhằm phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xây dựng, như: + Trạm trộn bê tông Asphalt + Trạm cấp phối + Trạm nghiền sỏi đá + Lu bánh lốp. - Lắp ráp, chế tạo ôtô: + Ôtô khách 44 - 51 chỗ ngồi + Ôtô tải 2,5 - 3,5 tấn - Kết cấu thép: + Cầu giao thông nông thôn + Trạm thu phí + Cầu cáp dây căng. 2.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm: Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nước, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đường xá, cầu giao thông, và hệ thống phương tiện giao thông trong nước, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nước. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu được. Nó đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, tổ chức lại các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng của công ty. Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xưởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng. Nhưng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất. * Giám đốc công ty: Là người phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của công ty mình. Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết. Giám đốc có các phó giám đốc và các trưởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty. * Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty. Công ty có 2 phó giám đốc: - Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách mặt kinh doanh của công ty, quản lý các phòng: +Phòng kinh tế - thị trường. + Phòng điều hành sản xuất. - Phó giám đốc kĩ thuật: Phụ trách về mặt kĩ thuật sản xuất sản phẩm của công ty và quản lý các phòng. + Phòng thiết kế ôtô + Phòng thiết kế máy công trình + Phòng KCS + Phòng chuyển giao công nghệ + Trung tâm bảo hành + Ban cơ điện * Phòng kinh tế - thị trường (KT -TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trường và sự biến động về giá cả các sản phẩm trên thị trường, thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm. * Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ… cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định * Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm. * Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng mua vào và các thành phần của công ty. * Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trước giám đốc về khâu chuyển giao công nghệ máy công trình. * Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu, bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng. * Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động - tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lương, thưởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lương. * Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong toàn công ty. * Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lưu trữ các công văn, giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch. * Ban ytế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV trong toàn công ty, vệ sinh môi trường công ty. * Phòng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công ty 24/24 giờ * Các bộ phận sản xuất bao gồm: - Phân xưởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác. - Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô - Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ - Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp… Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này. Ta có sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty như sau (SĐ 2.1). 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5: 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán - tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám._.o hụt Chênh lệch sổ sách, thực tế Sổ sách Thực tế % Số lượng Số lượng Thành tiền 1 Tôn d4 m 4.500 2150 2150 0,005 10,75 0 0 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1456 1455 0,005 7,28 -1 -8.500 3 Tôn 3 ly m 4.500 2.728 2.728 0,005 13,64 0 0 e4 Thép f26,6 m 12.000 4.800 4.800 0,005 24 0 0 Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, thủ kho vào các thẻ kho theo số danh điểm nguyên vật liệu được kiểm kê; đồng thời kế toán vật tư xử lý đối với các chênh lệch -Trường hợp phát hiện thiếu hụt nguyên vật liệu so với sổ sách: +Nếu hao hụt trong định mức thì được coi là 1 khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, khoản được tính vào chi phí tháng 1 -2002 Nợ TK 642.6 : 8500 Có TK 152: 1x 8500= 8500 +Nếu hao hụt ngoài định mức thì coi như một phiếu xuất vật tư thì cần xác định nguyên nhân và xử lý: 1.Nếu chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 1381 Có TK 152 2.Nếu do nhân viên trong Công ty lấy cắp thì trừ lương. Nợ TK 334 : chi tiết cho từng nhân viên Có TK 152 Căn cứ vào số liệu báo cáo kế tài sản toán của Công ty trong hai năm 2000-2001 ta có thể phân tích các chỉ tiêu trên theo bảng dưới đây.(Biểu 2.25) Biểu 2.25. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5. Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch +(-) % 1 Tổng doanh thu 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 2 Doanh thu thuần 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 3 Lợi nhuận thuần 669.039 1.409.386 +740.341 2,106 4 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 3.139.829 6.214.625 +3.074.796 1,979 5 Giá trị NVL tồn cuối kỳ 6.214.625 11.113.997 +4.899.372 1,788 6 Giá trị NVL bình quân 4.677.277 8.664.311 +3.987.034 1,852 7 Giá trị NVL xuất trong kỳ 27.398.541 62.232.750 +34.834.209 2,271 8 Sức sản xuất của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 9 Số vòng quay của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 10 Sức sinh lời của NVL 0,143 0,163 +0,02 1,139 11 Hệ số quay kho của NVL 5,858 7,183 +1,325 1,226 12 Kỳ luân chuyển của NVL 37,270 30,981 -6,289 0,831 13 Hệ số đảm nhiệm 0,104 0,086 -0,018 0,8269 Dựa vào bảng chỉ tiêu trên ta thấy: * Sức sản xuất của NVL năm 2001 là 11,62, năm 2000 là 9,66. Như vậy sức sản xuất của NVL năm 2001 tăng 20,2% tức là tăng 1,96. Điều đó có nghĩa 1 đồng NVL ở năm 2001 sẽ tạo thêm được 1,96 đồnh doanh thu so với năm 2000.Để có được như vậy là do doanh thu năm 2001 tăng gấp 2,229 lần so v ới năm 2000tức là tăng 55.509.810.000đ giá trị nguyên vật liệu bình quân năm 2001 tăng 1,852 lần tức là tăng 3.987.034.000đ và mức tăng về giá trị tuyệt đối của doanh thu cao hơn mức tăng tuyệt đối của giá trị NVL bình quân. Doanh thu của Công ty tăng lên nhanh là do có thế mạnh về sản phẩm phục vụ cho xây dựng như trạm trộn, may nghiền sỏi đá ... các sản phẩm này có uy tín trên thị trường, đồng thời nhu cầu về các sản phẩm này lại tăng do đòi hỏi về xây dựng nhà cửa, xí nghiệp, đường giao thông và đặc biệt là từ khi có luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. * Sức sinh lời của NVL: Năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 0,02 tức là tăng 1,139lần. Tức là năm 2001 từ một đồng nguyên vật liệu sẽ tạo thêm được 0,02 đồng lợi nhuận so năm 2000. Điều này có được là do lọi nhuận thuần năm 2001 tăng 2,106 lần tức là tăng thêm 740.341.000đ và tăng cao hơn mức tăng về NVL bình quân. Như vậy Công ty đã sử dụng NVL có hiệu quả , hợp lý và tiết kiệm hơn . * Số vòng quay của NVL:năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 1,96 tức là tăng 1,202 lần. Như vậy tốc độ quay của NVL tăng, tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Hệ số quay kho của NVL: năm 2001 là 7,183 vòng, năm 2000 là 5,858 lần do đó số vòng quay kho của NVL năm 2001 đã tăng 1,325 vòng/năm. Do đó lượng vật tư lưu chuyển qua kho tăng nhanh. Nguyên nhân la do mặc dù giá trị NVL tồn kho năm 2001 có tăng so với năm 2000, tăng 3.987.034.000đ nhưng do giá trị NVL xuất dùng trong năm 2001 tăng so với năm 2000 là 34.834.209.000đ tức tăng 2,271. Vì thế mặc dù dự trử lớn hơn song hệ số quay kho vẫn tăng. Điều đó thể hiện hiệu quả sử dụng NVL càng cao. Theo kết quả tính toán trên cho thấy bốn chỉ tiêu trên năm 2001 đều tăng so với năm 2000 điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL có tăng đáng kể. * Hệ thống đảm nhiệm của NVL: Năm 2001 là 0,086 và giảm so với năm 2000 là 0,018. Nguyên nhân là do NVL bình quân tăng lên nhưng mức tăng tuyệt đối của NVL thấp hơn so với doanh thu thuần, Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL là tốt. * Hệ số kỳ luân chuyển của NVL: Thời gian một vòng luân chuyển NVL ở năm 2001 là 30,981 ngày, trong khi năm 2000 là 37,27 ngày. Như vậy 1 vòng quay ở năm 2001 đã giảm đi 6,289 ngày so với năm 2000. Nguyên nhân do số vòng quay của NVL đã tăng lên 1,96 vòng tức là tăng 1,202 lần. Hai chỉ tiêu này năm 2001 thấp hơn năm 2000. Chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL đã tăng lên. Có thể nói để sử dụng hiệu quả NVL như trên là do Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao NVL đúng hơn thế tình hình bảo quản , tình hình dự trử bảo quản NVL ở Công ty là khác tốt, vì thế dẫn đến hiệu quả sử dụng NVL năm 2001 cao hơn năm 2000, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm , tăng sức cạnh tranh trên thị trường và nâng cao lợi nhuận cho Công ty. CHương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 I.Đánh giá chung công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL Công ty cơ khí ô tô 1-5: Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khácm Công ty cơ khí ô tô 1-5 gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển sang cơ chế thị trường. Nhưng với sự năng động tìm tòi nghiên cứu của lãnh đạo Công ty cũng như nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân trong Công ty, Công ty đã có những bước chuyển mới với những thành tựu hết sức to lớn. Một trong những bước chuyển đó là những cải tiến trong kế toán tài chính. Có thể thấy điều đó qua các mặt sau. 1.Những ưu điểm trong hạch toán NVL tại Công ty Thứ nhất về hệ thống chứng từ tài khoản, Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ và vận dụng tài khoản kế toán tương đối đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Thứ hai về hình thức sổ kế toán: Công ty đã sử dụng hình thức Sổ nhật ký chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn, các sổ sách nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ , sổ chi tiết.. được thực hiện tương đối đầy đủm, ghi chép cẩn thận rõ ràng có hệ thống, hạch toán tương đối chính xác theo đúng chế độ của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành. Thứ ba về hạch toán NVL: công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công , đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra. Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa kế các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cần đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo chính xác các thông tin về tình hình biến động NVL. Nhân viên thông kê phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưỡng, xí nghiệp, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời. Hơn nữa phương pháp tính giá xuất NVL theo giá hạch toán rất phù hợp với tình hình xuất- nhập NVL của Công ty, và phù hợp với phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư. Bởi vì để đáp ứng phương pháp sổ số dư thì cần phải tính gia theo hệ số giá. Thứ tư là hệ thống định mức tiêu hao NVL: Công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm cũng như từng chi tiết của sản phẩm tương đối chính xác, khoa học. Thông qua hệ thống này giúp cho quá trình thu mua, bảo quản dự trử và sử dụng NVL hợp lý, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. Thứ năm Công ty đã xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng. Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn với nhiều chủng loại khác nhau nhưng bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời , đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Phòng ĐHSX là nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua và nhập kho vật liệu. Cán bộ của phòng luôn làm tốt nhiệm vụ của mình từ việc tìm nguồn hàng đến việc cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu cho sản xuất. Thứ sáu là việc tổ chức kiểm tra chất lượng vật liệu, thành phẩm khi nhập kho nguyên vật liệu về tới Công ty chưa được nhập kho luôn mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của phòng KCS, phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng thông số kỹ thuật số, chung loại quy cách. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại. Sau khi kiểm tra xong lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và đóng dấu vào hoá đơn mua hàng. Vì thế chất lượng của vật tư luôn được bảo đảm , từ đó khi đem vào sử dụng sẽ tránh được vật tư hư hỏng hoặc gây gián đoạn trong quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng đầu ra và nhằm giảm chi phí giá thành. Bên cạnh những ưu điểm trên, hạch toán NVL ở Công ty còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi cần tiếp tục tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện. 2.Những hạn chế trong công tác hạch toán NVL Thứ nhất là tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý. Đó là sự kiêm nhiệm trong việc hạch toán các phần hành; và việc lập phiếu xuất kho vật tư chưa hợp lý. Thứ hai về việc xây dựng sổ danh điểm còn chưa khoa học. Thứ ba là việc mở sổ chi tiết thanh toán với người bán chưa phù hợp. Thứ tư là thiếu phiếu giao nhận chứng từ (hạch toán chi tiết vật liệu) Thứ năm là việc không sử dụng TK 151-hàng mua đi đường. Thứ sáu là việc chưa đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. II.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5. ý kiến thứ nhất, về bộ máy kế toán của công ty: Mặc dù bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhưng việc tổ chức, phân công các phần hành cho từng kế toán viên là chưa hợp lý. Kế toán vật tư kiêm nhiệm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ xuất nhập vật tư rất nhiều với khoản 700 loại vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập-xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tượng sử dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ xuất-nhập vật liệu mặc dù đã phát sinh ở tháng trước nhưng tháng này vẫn chưa phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí chưa chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thường xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở Công ty luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như : phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác. Có như thế công việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả công việc và tính chĩnh xác chi phí kinh doanh trong kỳ. -Bộ phận viết phiếu xuất vật tư : như phần thủ tục chứng từ nhập vật tư đã nêu, bộ phận viết phiếu xuất vật tư do một kế toán phụ trách. Do đó, mặc dù phiếu xuất về vật tư đó đã có nhưng khi xuống kho có thể không còn hoặc không đủ cung cấp cho các phân xưỡng. Hơn thế, phiếu xuất vật tư được lập thành hai liên. Liên 1 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó đem lên phong kế toán. Liên 2 giao cho người lĩnh vật tư. Như vậy mặc dù phòng ĐHSX thu mua, nhập kho NVL trong kỳ nhưng lại không nắm rõ số lượng tồn từng loại NVL trong từng ngày. Chính sự không liên hệ chặt chẽ giữa ba phong kế toán, ĐHSX, kho sẽ gây ra sự ứ đọng NVL hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu NVL. Vì vậy theo em Công ty nên để phòng ĐHSX lập phiếu xuất vật tư. Bởi vì phòng điều hành sản xuất với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cức vào kế hoạch sản xuất vào định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lượng đã xuất của từng loại vật liệu phòng ĐHSX sẽ tính ra số lượng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất. Khi đó phiếu xuất này sẽ được lĩnh đầy đủ các loại vật tư do phòng ĐHSX đã xác đúng số lượng còn lại của từng NVL. Hơn nữa thông thường nếu nếu NVL nào đó tồn quá ít, hoặc bằng 0 thì nhân viên phụ trách phòng ĐHSX để từ đó có biện pháp đề nghị thủ trưởng đơn vị cấp thêm kinh phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho nên được lập thành 3 liên. Một liên lưu ỏ phong ĐHSX để ghi sổ và được cộng dồn hành ngày cho những NVL nào thường xuyên sử dụng. Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đó đưa lên phòng kế toán để tính thành tiền và ghi sổ. Một liên giao cho người lĩnh vật tư để theo sử dụng vật tư ở từng phân xưởng xí nghiệp. Có như vậy sẽ cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tăng hiệu quả lao động. ý kiến thứ hai về hạch toán chi tiết NVL: *Xây dựng hệ thống danh điểm NVL Hệ thống danh điểm NVL còn rất đơn giản, chưa khoa học và việc kiểm tra đối chiếu còn khó khăn, không thuận tiện cho công tác quản lý NVL. Và để thuận lợi cho công tác quản lý NVL được chặt chẽ hệ thống nhất, đối chiếu kiểm tra dễ dàng, dễ phát hiện sai sót và thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó, thì đầu tiên Công ty nên lập lại sổ danh điểm vật liệu cho từng kho vật liệu. Việc mở sổ danh điểm phù hợp sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho việc sử dụng phần mền kế toán cho vận hành kế toán vật liệu trên máy tính. Hệ thống danh điểm NVL sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số, kỹ thuật của nó, chẳng hạn: Biểu 3.1: Sổ danh điểm NVL.Kho: 1 TT Ký hiệu Tên vật liệu Đv. tính Đơn giá HT Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL I Tôn 152T Tôn 1 152T3 Tôn 3 ly m 4500 2 152T10 Tôn 10ly kg 8500 3 152TD4 Tôn D4 m 4500 ... ... ... Mở sổ danh điểm vật liệu phải nên có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán và phòng ĐHSX sau đó trình lên ban giám đốc để thống nhất sử dụng và quản lý trong toàn Công ty. *Lập phiếu giao nhận chứng từ xuất (nhập) nguyên liệu Như đã nêu ở trên, số lượng chứng từ nhập - xuất rất nhiều, diễn ra thường xuyên. Cứ định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán sau khi xuống kho lấy phiếu xuất, nhập và đối chiếu với thẻ kho thấy khớp số lượng thì ký vào thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán vật tư và thủ kho. Đây là điều còn thiếu và gây khó khăn, nhầm lẫn cho việc tính giá đồng thời phải tính số lượng nhập- xuất-tồn. Vì thế nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính khách quan của số liệu. Vì vậy theo em Công ty nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (hoặc xuất) vật liệu theo từng kho.Vì khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính theo từng chứng từ nhập (xuất) theo giá hạch toán cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu. Cứ 5 đến 7 ngày từ số liệu trên cột số tiền ở mổi phiếu giao nhận vào cột nhập, xuất cả số lượng và giá trị trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn, đồng thời còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Biểu 3.2: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu Kho : Tháng 3 năm .... Số danh điểm Ngày tháng ghi Tên VL Phiếu nhập (xuất) Giá hạch toán Xác nhận của người giao Số liệu Số lượng Đơn giá Số tiền 152T3 7-3-2002 Tôn 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T10 Tôn 10 ly ... ... ... ... Cộng ** 15-3-2002 ... ... ... Cộng ý kiến thứ ba: Hạch toán tổng hợp NVL *Mở thêm TK 151 Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152- NVL chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hoá đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì mới ghi vào sổ sách và được hạch toán vào TK 152. Trong khi đó nhà cung cấp của Công ty ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngoài do đó hoá đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng, hoặc hàng đã về Công ty nhưng cuối tháng phòng KCS chưa kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lô hàng này không được ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới được nhập kho, ghi sổ. Như vậy, thông tin cuối tháng về HTK sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ chính mặc dù đã có những lô đã trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK111, TK 112đã ghi giảm nhưng TK 151 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá trị NVL này. Do đó đề nghị Công ty nên mở thêm Tk 151. Kết cấu và cách hạch toán tương tự như chương I và đồng thời cũng cần ghi chép hàng mua đang đi đường vào NKCT số 6 (Ghi có Tk 151). Biểu 3.4) và sổ cái TK 151 Biểu 3.4: NKCT số 6 (TK 152) Tháng ... năm ... TT Diễn giải Dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, ghi nợ các TK Dư cuối kỳ SH NT SH NT Tk 152 ... Cộng có TK 151 HT TT ... Cộng x x x x x x x Cách ghi: -Căn cứ vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường tháng trước (được xếp theo từng chủng loại hàng mua), kế toán tiến hành mở NKCT số 6 tháng này để theo dỏi các lô hàng tháng trước nhưng tháng này về nhập kho và ghi vào dư đầu tháng (mỗi hoá đơn một dòng) - Sang tháng khi hàng đã về làm thủ tục nhập kho , căn cứ vào phiếu nhập ghi số hiệu, ngày tháng nhập , và ghi số tiền theo giá thực tế và hạch toán NVL nhập. Cuối tháng khoá sổ, xác định tổng phát sinh TK 151 và lấy số tổng cộng của NKCT số 6 ghi vào sổ Cái Tk 151 Biểu3.5: Mẫu sổ Cái TK 151 Năm 2002 Dư đầu năm Nợ Có Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 152 Tk 153 Cộng phát sinh Có Tk này Cộng phát sinh Nợ TK này Số dư cuối tháng Nợ Có Mở sổ chi tiết tài khoản 331 Việc thiết kế sổ như trên là không phù hợp vì nhà cung cấp của công ty bao gồm cả người bán thường xuyên và không thường xuyên. đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì việc tổng hợp số dư cho từng nhà cung cấp là dễ dàng. tuy nhiên đối với những nhà cung cấp thường xuyên, nếu mở như vậy thì cần phải ghi nhiều dòng(ghi Có TK 331) với thứ tự khác nhau. Đến cuối tháng tổng hợp số liệu ghi Có TK 331 cho từng người sẽ rất khó khăn, không chính xác, đầy đủ. Việc thiết kế hai sổ chi tiết TK331 sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm số liệu cho từng nhà cung cấp để tính số dư cuối tháng cho từng người, có khi dễ nhầm lẫn giữa số liệu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác, đồng thời vào Nhật ký chứng từ sô 5 khó khăn. Vì vậy theo em, công ty chỉ nên mở một sổ chi tiết TK 331, nhưng đối với nhà cung cấp thường xuyên thì nên mở trang sổ riêng cho từng nhà cung cấp, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì được theo dõi trên một trang sổ riêng. Có như vậy, cuối tháng cộng từng TK liên quan đến TL 331 sẽ dễ dàng và nhanh chóng khi vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời đối chiếu, kiểm tra sẽ dễ dàng. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống nên mở sổ chi tiết theo mẫu sau(biểu 3.6): Cơ sở số liệu: sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập vật liệu, các chứng từ thanh toán… Phương pháp ghi: + Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng trước của sổ này: Dư Nợ: phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán tháng trước Dư Có: phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán tháng trước + Số phát sinh: -Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác: ghi theo hoá đơn Số tiền hàng ghi vào cột TK 152 theo giá thực tế(cột TK 152 được mở để theo dõi cả giá hạch toán và thực tế . Giá hạch toán sẽ được ghi sổ sau khi kế toán vật liệu tính thành tiền theo giá hạch toán trên phiếu nhập . Tiền thuế GTGT ghi cột tài khoản 133 -Phần ghi Nợ TK 331 ghi có các tài khoản khác : Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột tài khoản tương ứng . Số dư cuối tháng : Số dư nợ phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng cuối tháng chưa lấy hàng . - Số dư có : Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ người bán. Từ số liệu dòng tổng cộng của từng trang sổ chi tiết TK 331, từng dòng của trang sổ chi tiết TK 331( cho khách hàng không thường xuyên) được lập theo mẫu mới ta đưa vào Nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu dễ dàng, tránh nhầm lẫn, sai sót. Trang sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán thường xuyên và không thường xuyên được thiết kế giống hệt nhau, chỉ khác ở trang sổ đối với người bán thường xuyên thì ghi tên người bán ở ngay đầu trang, trang sổ cho những người bán không thường xuyên được ghi theo cột tên đơn vị bán ý kiến thứ tư về việc lập dự phòng giảm giá NVL: Có thể nói NVL ở Công ty rất nhiều chủng loại, giá cả lại thường xuyên biến động chẳng hạn thép, tôn giá cả đã giảm do thị trường Mỹ không nhập khẩu thép, tôn của nước ngoài , song Công ty lại không lập dự phòng giảm giá NVL để nhằm chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả NVL trên thị trường. Do đó việc lập dự phòng giảm giá NVL có ý nghĩa thực sự. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hoà thu nhập hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoản một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính. Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL: -Chỉ lập dự phòng giảm giá đối với những NVL mà giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch toán). -Lập dự phòng giàm giá NVL được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê NVL và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của NVL đó. -Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL không được vựơt qua số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước. - Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu. *Công thức trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Mức dự phòng cần lập cho VLA = Số lượng VLA x Mức chênh lệch trên sổ kế toán(giá hạch toán) với giá thị trường VLA Ta có bảng sau theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng kho Biểu 3.6: Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Kho 1: Năm 2002 Nhóm Danh điểm Tên VL Đvị tính Đơn giá hạch toán(Giá trên sổ KT) Đơn giá TT mức chênh lệch HT-TT Số lượng Mức dự phòng Cộng xx * Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: - Cuối niên độ N, kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: Trích dự phòng - Cuối niên độ N+1, hoàn nhập dự phòng đã lập từ năm N Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng Có TK 721 Và lập dự phòng cho năm N+1 Nợ TK 6462 Có TK 159 Tóm lại qua việc phân tích cũng như cách hạch toán dự phòng như trên, thiết nghĩ công ty nên trích dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Như vậy, vừa tuân thủ nguyên tắc thận trong trong kế toán, vừa góp phần bình ổn trong hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hoà thu nhập ý kiến thứ năm, về việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu: Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là một vấn đề bức xúc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất. Bởi vì có sử dụng tốt và hiệu quả nguyên vật liệu sẽ là tiền đề thúc đẩy sản xuất phát triển và đem lại thu nhập thị phần rộng lớn cho doanh nghiệp, từ đó sẽ nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Như phân tích ở chương II, việc sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí ôtô 1 -5 là tương đối tốt và có hiệu quả. Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu năm 2001 cao hơn năm 2000. Có được điều đó là do đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, khoa học cho từng chi tiết, sản phẩm, do nguyên vật liệu được kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho, do nguyên vật liệu được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt tránh bị hư hỏng, mất mát. Tuy vậy, giá thành các sản phẩm của công ty vẫn tương đối cao, dẫn đến giá bán phải cao do đó đòi hỏi tiếp tục hạ giá thành, có giá bán phù hợp để nâng cao thị phần. Để có được điều đó thì công ty cần tiếp tục nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng thu mua đầu vào. Vậy theo em, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần: -Đối với những nguyên vật liệu tồn kho quá lâu do nhập kho quá nhiều so với nhu cầu sản phẩm hoặc do không còn đáp ứng được yêu cầu về tính năng kỹ thuật để sản xuất sản phẩm… công ty cần tiến hành giải phóng ngay bằng cách bán hay trao đổi cho các đơn vị có nhu cầu để nhanh chóng thu hồi, tăng tốc độ chu chuyển của nguyên vật liệu, đồng thời giải toả được mặt bằng kho bãi, giảm bớt chi phí bảo quản. - Đối với những nguyên vật liệu nhập ngoại, giá trị lớn nên tìm hiểu, nghiên cứu mua nguyên vật liệu trong nước thay thế cho các nguyên vật liệu này mà vẫn đảm bảo chất lượng, giá cả lại rẻ hơn, giảm được các chi phí về vận chuyển,xăng, công tác phí cho nhân viên thu mua… Như vậy, giá thành sản phẩm sẽ hạ, nhưng chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo và không phụ thuộc qúa nhiều vào thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi đội ngũ cán bộ cung ứng cần năng động linh hoạt, nắm bắt các yếu tố của thị trường một cách nhanh nhạy. - Cùng với việc quản lý nguyên vật liệu, công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng sản phẩm. Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các doanh nghiệp có sản phẩm cùng loại thì chất lượng cũng như giá thành đều có ý nghĩa hết sức quan trọng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình hình thành giá thành sản phẩm, do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thì công ty cần phải phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và biện pháp chủ yếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Muốn làm được điều đó, thì hàng tháng công ty cần tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành của từng loại sản phẩm để cùng công suất… để so sánh chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm của tháng này so với tháng trước tăng hay giảm sự biến động tăng giảm này do ảnh hưởng bởi những nhân tố như: mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân, đơn giá vật liệu thay đổi , qua đó, công ty mới đánh giá và đưa ra biện pháp nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. - Công ty cũng cần nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật, đặc biệt là công nhân trực tiếp sản xuất. Bởi nếu năng suất lao động được tăng lên sẽ hạn chế sản phẩm hỏng, tiết kiệm được nguyên vật liệu, có thể tận dụng được các phế liệu từ quá trình sản xuất vào sản xuất, chế tạo các chi tiết, phụ tùng. Để thực hiện biện pháp này, công ty cần có kế hoạch cụ thể như tổ chức các khoá học ngắn hạn ngay tại công ty cho công nhân về chuyên môn, tổ chức các cuộc thi tay nghề giỏi cho công nhân, khuyến khích biểu dương các các nhân có thành tích cao nhằm học hỏi kinh nghiệm của nhau. Đồng thời các tổ trưởng, phân xưởng giám sát các hoạt động sản xuất và có thể đề xuất những tiến bộ kỹ thuật, tiến hành bố trí lao động sản xuất hợp lý đúng người đúng việc. - Ngoài ra để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần từng bước hiện đại hoá quy trình công nghệ tiên tiến, máy móc thiết bị sản xuất, đồng thời cần tiếp tục kết hợp và hợp tác với các nhà nghiên cứu, các trường kỹ thuật, các viện nghiên cứu để chế tạo ra các sản phẩm cải tiến có cùng tính năng công dụng nhưng chi phí thấp hơn, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu. Có như vậy sẽ hạn chế đến mức tối đa nguyên vật liệu xuất kho cho sản phẩm. ý kiến thứ sáu về việc áp dụng phần mềm kế toán trong hạch toán: Là một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, khối lượng công việc kế toán tương đối lớn nhưng vẫn chưa áp dụng những phần mềm kế toán, chủ yếu vần làm thủ công duy chỉ có phần hành TGNH, tiền mặt, DTBH, XDCB được tính toán trên máy nhưng chư sử dụng phần mềm kế toán mà chỉ sử dụng excel. Điều đó làm cho số liệu thiếu chính xác, tốn nhiều thời gian, cần nhiều kế toán, các thông tin kế toán không cung cấp kịp thời cho quản lý nói chung và trong hoạt động hạch toán tưng phần hành nói riêng. Từ những thực tế trên, theo em, công ty cần lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp với khả năng và trình độ của kế toán viên. Bên cạnh đó, cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm này. Có như vậy, năng suất lao động của bộ phận kế toán được nâng cao. Thông qua vi tính hoá, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu, tiết kiệm được thời gian, số liệu được ghi chép chính xác đầy đủ, có thể kiểm tra, đối chiếu và phát hiện kịp thời, dễ dàng đồng thời thông tin kế toán được nhanh chóng cập nhật bất kỳ lúc nào cũng có thể xem. Kết luận Sau một thời gian thực tập tại công ty cơ khí ôtô 1 -5, được làm quen với công tác hạch toán nguyên vật liệu và nghiên cứu thêm phần lý thuyết, em thấy hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất rất quan trọng, việc thu mua, quản lý, sử dụng tiết kiệm và dự trữ phù hợp nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng để thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, và tăng lợi nhuận. mục tiêu này luôn luôn là việc làm cơ bản của một doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường. Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng nhiều chủng loại quy cách khác nhau, được bảo quản ở nhiều kho khác nhau nên việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là khó khăn và mất nhiều thời gian. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu và kế toán các phần hành nói chung đã đáp ứng được yêu cầu quản lý - Công tác hạch toán ở công ty tương đối hoàn thiện tuy nhiên vẫn còn nhiều điều cần phải hoàn thiện công tác hạch toán trong Công ty. Tên tài liệu tham khảo 1. Giáo trình " Lý thuyết hạch toán kế toán" - PTS Nguyễn Thị Đông - Nhà XB Tài chính - 1997. 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính - 1995. 3. 400 sơ đồ tài chính kế toán - PTS Nguyễn Văn Công - Nhà xuất bản tài chính - Năm 1999. 4. Giáo trình "Phân tích hoạt động kinh doanh" - Nhà XB Thống kê - 2001. 5. Giáo trình " Kế toán tài chính" - Phạm Quang. 6. Kế toán quốc tế - Năm 2002. 7. Chuẩn mực kế toán quốc tế. Ngoài ra còn tham khảo một số luận văn khoá 38, 39 của Trường ĐH Kinh tế quốc dân Hà nội. ._.