Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc Công ty Da Giầy Hà Nội

tế các nước trong khu vực và thế giới. Tuy nhiên, khi chuyển sang cơ chế thị trường với tính năng động đã tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất. Đối mặt với những khó khăn trên, thành công hay thất bại của các chủ thể tham gia vào thị trường phụ thuộc vào khả năng thích ứng nhanh chóng, nhạy bén trong tất cả các lĩnh vực như tổ chức, quản lý, sử dụng các nguồn lực để tạo ra hiệu quả sản xuất cao nhất. Các doanh nghiệp phải tìm ra con đường đi cho riêng mình, phải vươn lên từ chính nội lực của bản thân. Doanh nghiệp hoạt động trong hành lang pháp lý của nhà nước, bên cạnh việc tuân thủ pháp luật thì doanh nghiệp cần tạo ra lợi nhuận cao nhất bằng cách giảm chi phí sản xuất. Có làm được như vậy thì doanh nghiệp mới có thể ổn định, phát triển, có tích luỹ tái mở rộng sản xuất đồng thời khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành cần có 3 yếu tố sau: tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động. Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản phẩm, quản lý tốt tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Như vậy, quản lý sử dụng nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Xuất phát từ nhận thức trên, sau khi tiếp xúc với thực tế trong thời gian thực tập tại xí nghiệp, với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo TS. Nguyễn Thị Lời, cùng các cô chú, anh chị tại công ty Da Giầy Hà Nội đặc biệt là phòng tài chính kế toán, em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội”. Kết cấu của luận văn gồm 3 chương như sau: Chương 1: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội . Chương 3: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội. Chương 1 lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu : 1.1. Vị trí, đặc điểm của nguyên vật liệu : Xã hội sẽ không tồn tại nếu ngừng hoạt động sản xuất, dù chỉ một ngày. Bất kỳ một quá trình sản xuất xã hội nào cũng đều có 3 yếu tố cơ bản sau: lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động. Ba yếu tố trên có mối quan hệ hữu cơ, tác động qua lại, tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Và nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, nó là yếu tố vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc … Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng xét trên các mặt sau: Thứ nhất, xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động, chúng sẽ chuyển dịch toàn bộ vào chi phí sản xuất dưới dạng chi phí tiêu hao để hình thành giá trị sản phẩm. Thứ hai, xét về mặt kinh tế thì nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận thì phải giảm chi phí. Thứ ba, xét về mặt vốn thì chi phí nguyên vật liệu là thành phần quan trọng trong vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc tổ chức quản lý tốt tình hình sử dụng nguyên vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Vật liệu được dự trữ hợp lý sẽ đáp ứng được nhu cầu cần thiết của sản xuất, nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, làm chậm quá trình kinh doanh, nếu dự trữ thiếu sẽ gây gián đoạn sản xuất. Có thể nói, nguyên vật liệu quyết định đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản tới khâu sử dụng nguyên vật liệu. 1.2. Vai trò kế toán vật liệu trong tổ chức, quản lý sử dụng nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp : Mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận cao nhất và kế toán là một trong các công cụ quản lý hữu hiệu của doanh nghiệp. Kế toán vật liệu nhằm ghi chép toàn bộ hoạt động thu mua, vận chuyển bảo quản dự trữ và tình hình nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu. Căn cứ các số liệu của kế toán, nhà quản lý có thể biết tình hình dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp về việc thu mua, dự trữ và sử dụng NVL. 1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất. Một nhà quản lý tốt nếu biết sử dụng một cách hợp lý tiết kiệm đầu vào này. Doanh nghiệp có thể sản xuất một hoặc nhiều mặt hàng nhưng lại cần đến nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Do đó phải xác định cơ cấu nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống danh điểm vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng nhằm tránh nhầm lẫn trong ghi chép và trong quản lý. Sổ danh điểm nguyên vật liệu với hệ thống nguyên vật liệu đã được mã hoá vừa đơn giản, ngắn gọn lại vừa tiện cho kiểm tra, quản lý. Việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện tốt chế độ bảo quản với từng loại nguyên liệu tránh hao hụt, mất mát và đảm bảo an toàn. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Do vậy, cần tổ chức ghi chép tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu từ đó đánh giá mức độ hợp lý của việc sử dụng nguyên vật liệu. 2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu : 2.1. Phân loại nguyên vật liệu: Các doanh nghiệp khác nhau thì có những đặc điểm kinh doanh khác nhau, sản phẩm tạo ra cũng khác nhau. Do vậy, nguyên vật liệu để sản xuất rất phong phú, để tiện cho việc quản lý thì cần phải phân loại nguyên vật liệu. Có thể nói, phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để theo dõi, quản lý và hạch toán chính xác. Dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý có thể phân loại nguyên vật liệu theo các tiêu thức khác nhau. Phân loại theo nguồn hình thành, phân loại theo quyền sở hữu, phân loại theo nguồn tài trợ, phân loại theo tính năng lý hoá, theo qui cách phẩm chất, theo mục đích sử dụng… Trong thực tế, cách phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là dựa vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên liệu và vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu chính tham gia vào sản xuất hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Vật liệu phụ: là loại vật liệu có tác dụng phụ dùng trong sản xuất kinh doanh. Vật liệu phụ được dùng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất và các nhu cầu kỹ thuật khác. Nhiên liệu: là thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu, khí ga… Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong sản xuất kinh doanh. Phụ tùng thay thế: là loại vật tư sử dụng để sửa chữa tài sản cố định như máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải … Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là loại thiết bị vật tư phục vụ cho hoạt động xây lắp xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại vật liệu kể trên. 2.2. Tính giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, nó cũng nằm trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc phản ánh chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu quyết định tới giá thành và thông tin trên bảng cân đối kế toán. Nguyên vật liệu phải được tính toán, ghi chép theo giá trị thực tế hay toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu. 2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Ngày 1/1/1999 luật thuế giá trị gia tăng (GTGT) được chính thức áp dụng đã góp phần thay đổi giá nguyên vật liệu đầu vào. Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá thực tế bao gồm: Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có). Với doanh nghiệp tính thuế giá trị GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. - Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… Phần thuế GTGT được hạch toán dựa trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn. Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến ( nguyên vật liệu chế biến xong nhập kho ) thì giá thực tế bao gồm giá xuất của nguyên vật liệu gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ… Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của nguyên vật liệu là giá thoả thuận và được hai bên tham gia góp vốn thừa nhận cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có ). Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu đó. Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất-kinh doanh thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc giá bán trên thị trường tại thời điểm nhập. 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được mua, nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều đợt khác nhau. Đơn giá thực tế của mỗi lần nhập, đợt nhập là khác nhau. Do vậy, lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của đơn vị. Phương pháp xác định phải được đăng ký và đảm bảo tính nhất quán. Nếu thay đổi phải có sự giải trình và có lí do xác đáng. Các phương pháp tính giá thường dùng là: Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho, nguyên vật liệu có giá trị lớn, có thể nhận diện được khi mua vào và xuất đi. Ưu điểm của phương pháp là công tác tính giá nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời. Nhược điểm của phương pháp là đòi hỏi cao về chất lượng kho bãi. b. Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO ): Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giả định lô nguyên vật liệu nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước. Vì vậy, lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì giá thực tế tính theo giá lần nhập đó. Phương pháp nhập trước xuất trước, áp dụng với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập xuất kho của mỗi danh điểm không nhiều. Ưu điểm của phương pháp là cho phép tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyện vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. c. Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO ): Phương pháp nhập sau xuất trước cho phép tính giá nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở lô nguyên vật liệu nhập nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước. Phương pháp này được áp dụng với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu. Ưu điểm là phương pháp nhập sau xuất trước vừa cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời, vừa giúp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Nhược điểm là giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi thì phương pháp này không đáp ứng kịp thời thông tin. d. Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán cần tính giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Điều kiện áp dụng của phương pháp là doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập xuất không nhiều. Ưu điểm của phương pháp là phản ánh kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất kho và đáp ứng thông tin về giá cả thị trường. Nhược điểm của phương pháp là khối lượng tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. e. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Là phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ theo công thức tính toán như sau: Giá thực tế Số lượng Đơn giá NVL tồn kho = NVL tồn kho x NVL nhập kho Cuối kỳ cuối kỳ lần cuối Phương pháp này có ưu điểm là tính toán đơn giản, không mất thời gian và tốn nhiều công sức. Đồng thời, nó cho phép phân bổ chính xác chi phí cho tất cả nguyên vật liệu xuất kho. g. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Phương pháp này cho phép sử dụng giá đơn vị bình quân dựa vào giá thực tế và lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất kho và giá đơn vị bình quân kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo từng danh điểm. Ưu điểm của phương pháp là cho phép giảm bớt khối lượng tính toán Nhược điểm của phương pháp: Độ chính xác phụ thuộc tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu trên thị trường. h. Phương pháp hệ số giá (giá hạch toán): Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán = x NVL xuất kho NVL NVL xuất kho Gtt NVL tồn ĐK + Gtt NVL nhập kho trong kỳ Hệ số giá Ght NVL tồn ĐK + Ght NVL nhập kho trong kỳ Trong kỳ khi xuất kho kế toán ghi theo giá hạch toán, cuối kỳ tính hệ số giá, sau đó tính giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Giá hạch toán được sử dụng có thể là giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu hay giá vật liệu bình quân tháng trước. Phương pháp này được áp dụng với các doanh nghiệp nhiều chủng loại vật liệu, đòi hỏi nhân viên kế toán có trình độ cao. Ưu điểm của phương pháp là đơn giản có thể kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ = bình quân Số lượng NVL + Số lượng NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Căn cứ vào giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế = x Xuất kho xuất kho bình quân Phương pháp này được áp dụng cho doanh nghiệp ít danh điểm nguyên vật liệu, nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Ưu điểm của phương pháp là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, giá ổn định. Nhược điểm là công tác tính giá chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tiến độ công tác kế toán chung. Tóm lại, tính giá nguyên vật liệu xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị và trình độ của nhân viên kế toán để lựa chọn phương pháp thích hợp, bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đơn giản và đạt hiệu quả cao nhất. 3. Hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: 3.1. Hạch toán chi tiết sự biến động nguyên vật liệu: 3.1.1. Tổ chức chứng từ: a. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung ứng và tiền hành ký kết hợp đồng kinh tế để mua nguyên vật liệu. Khi vật liệu về đến doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, qui cách vật liệu. Trên cơ sở đã ký với nhà cung cấp, phòng kế hoạch ( bộ phận cung ứng ) tiến hành viết phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1 liên phòng kế hoạch giữ, 1 liên thủ kho giữ, 1liên cán bộ mua vật tư giữ. Thủ kho sau khi nhập kho xong ghi số lượng thực nhập đồng thời cùng người nhập ký vào phiếu nhập kho. Sau đó thủ kho giữ lại liên thứ hai để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp vật liệu được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn có thể xuất bán, cho vay,… Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc phòng kế hoạch lập thành 3 liên. Sau khi lập xong, phiếu xuất kho được đưa xuống kho làm căn cứ để xuất vật tư. Xuất kho xong, thủ kho ghi số lượng thực nhập của từng loại vật liệu, đồng thời cùng người nhận vật tư ký vào phiếu. Thủ kho giữ lại liên thứ hai để ghi thẻ kho trước khi chuyển lên phòng kế toán ghi sổ kế toán. Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 3 người nhận vật tư giữ để ghi sổ bộ phận sử dụng. 3.1.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau mà nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất. Vì vậy, đòi hỏi phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi về số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm nguyên vật liệu theo từng kho. Việc tổ chức kế toán vật liệu ở kho và ở phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau nhằm phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập xuất kho, đảm bảo sự cân đối giữa thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh được việc ghi chép trùng lắp, tiết kiệm lao động, quản lý có hiệu quả. 3.1.2.1. Phương pháp thẻ song song: Nội dung phương pháp: Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng ngày ghi vào “Thẻ kho” ( mở theo từng danh điểm theo từng kho ). Sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên “Thẻ kho”. Kế toán trên cơ sở chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu vào “Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu”. Cuối kỳ, tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Ưu điểm: đơn giản, dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Nhược điểm: lãng phí do ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán. Điều kiện áp dụng: doanh nghiệp có số lượng danh điểm nguyên vật liệu ít. b. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Chứng từ nhập NVL Chứng từ xuất NVL Thẻ kho Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Sổ kế toán tổng hợp NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.1.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: a. Nội dung phương pháp: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho ghi “Thẻ kho”. Cuối tháng, trên cơ sở phân loại chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu”. Đồng thời dựa vào bảng kê này để vào “sổ đối chiếu luân chuyển”. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở theo từng kho. Số liệu từ “ Sổ đối chiếu luân chuyển” sẽ được ghi vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu” để đối chiếu với “Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu”. Điều kiện áp dụng: Phương pháp được áp dụng với doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều. Ưu điểm : Giảm nhẹ khối lượng công việc tính toán của kế toán . Nhược điểm: Trùng lắp việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán. Gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu nếu số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều. Hơn nữa ảnh hưởng tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. b. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ kế toán tổng hợp NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.1.2.3. Phương pháp số dư : Nội dung phương pháp: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi “Thẻ kho”, cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”. Kế toán dựa vào số số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần ( kèm theo “phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để ghi trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm. Từ đó vào “Bảng luỹ kế xuất, nhập, tồn”. Cuối kỳ đối chiếu tồn kho trên “Sổ số dư”với “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”. Từ “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” kế toán vào bảng “Tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Tránh việc ghi chép trùng lắp, dàn đều khối lượng công việc đảm bảo cung cấp kịp thời số liệu cần thiết. Nhược điểm: Việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sát gặp nhiều khó khăn đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho có trình độ cao. Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu, kinh doanh nhiều mặt hàng, số lượng chứng từ nhập xuất nhiều. b. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Sổ kế toán tổng hợp về NVL Chứng nhập kho Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn NVL Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.2. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp vì vậy, nó cần phải được quản lý chặt chẽ. Kế toán nguyên vật liệu có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên và kiểm kê dịnh kỳ. 3.2.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Ưu điểm: Giá trị nguyên vật liệu có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trên sổ kế toán. Cuối kỳ, căn cứ vào số lượng kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh, đối chiếu trên sổ kế toán xác định số lượng thiếu thừa để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Phương pháp được áp dụng với doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. 3.2.1.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK ): Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê tính ra giá trị vật tư, hàng hoá xuất ra trong kỳ. Kiểm kê thực tế phản ánh giá trị hàng tồn cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính: Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư hàng hoá xuất = hàng hoá tồn + hàng hoá mua - hàng hoá tồn kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng tính toán. Nhược điểm: Độ chính xác không cao. Phương pháp được áp dụng với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá khác nhau, có giá trị thấp, xuất dùng thường xuyên. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 3.2.2.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX ) : Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình biến dộng nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 (TK 152 ): Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu TK 152: + Bên Nợ: - Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tăng trong kỳ: Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận vốn liên doanh, được cập nhật từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. + Bên Có: - Phản ánh giá thực tế vật liệu giảm trong kỳ: xuất kho để sản xuất, bán, góp vốn liên doanh, chiết khấu, giảm giá. - Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê. + TK 152 có số dư Nợ. Tài khoản 151 ( TK 151 ): Hàng mua đang đi trên đường. TK 151 phản ánh trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá doanh nghiệp đã mua đã thanh toán trên hoặc đã chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu TK 151 : + Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá , vật tư đang đi đường. + Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc khách hàng. + Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho . Tài khoản 133 ( TK 133 ): Thuế giá trị gia tăng ( GTGT ). Tài khoản133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu và được khấu trừ, được hoàn lại. Kết cấu TK 133: + Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, được hoàn lại. + Bên Có: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận . Ngoài ra quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như : TK 111, 112 , 331,… Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK ): Tài khoản sử dụng: Tài khoản 611 (TK 611): Mua hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của một số hàng hoá vật tư, mua vào và xuất ra trong kỳ. Kết cấu TK 611: + Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho, xuất bán… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. + Tài khoản 611 không có số dư và được chi tiết thành : TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu . TK 6112: Mua hàng hoá. Tài khoản 152 ( TK 152 ): Nguyên liệu , vật liệu. Nội dung và kết cấu TK 152 đã nêu trong phương pháp KKTX. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 133, 331, 111, 112,… Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX : TK 111, 112, 331, 311 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 NVL tăng do mua ngoài NVL xuất kho sử dụng TK 133 trong doanh nghiệp VAT TK 154 đầu vào NVL xuất gia công chế biến TK 151 TK 111, 112, 331 Hàng đi đường kỳ trước NVL trả lại cho người bán nhập kho TK 154 TK 128, 222 Nhập kho NVL tự chế Xuất NVL góp liên doanh hoặc gia công TK 412 TK 411 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL Xuất NVL trả vốn góp TK 128, 222 liên doanh Nhận vốn góp liên doanh TK 138, 642 NVL thiếu khi kiểm TK 338, 721 kê kho Trị giá NVL thừa khi TK 412 kiểm kê kho Đánh giá giảm Đánh giá tăng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK: TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Kết chuyển trị giá NVL Kết chuyển trị giá NVL tồn cuối tồn đầu kỳ kỳ và đang đi đường cuối kỳ TK 111, 112, 311, 331 TK 111, 112, 331 Trị giá NVL mua vào NVL mua trả lại cho người bán trong kỳ Giảm giá hàng mua vào TK 133 TK 133 TK 621, 627, 641, 642 TK411 Trị giá NVL đã sử dụng trong kỳ Nhập NVL từ các nguồn khác 4. Chứng từ, sổ kế toán sử dụng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu: a. Chứng từ : Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo qui định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính, các chứng từ bao gồm : Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT ); Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ); Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VT ); Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá( mẫu 08 – VT ); Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH ); Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 – BH ) b. Sổ kế toán: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức số kế toán tổng hợp. Theo hình thức Nhật ký sổ cái, hạch toán nguyên vật liệu được thể hiện trên sổ "Nhật ký Sổ cái” và các sổ chi tiết có liên quan. Đối với các hình thức khác thì phức tạp hơn. Với các doanh nghiệp sử dụng hình thức “Nhật ký chung” thì hạch toán nguyên vật liệu được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ Nhập xuất Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Sổ chi tiết Bảng cân đối TK dòng TK 152 Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ thì hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ nhập xuất Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối PS TK 152 Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức “ Nhật ký chứng từ”, đây là hình thức phức tạp nhất đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ NKCT liên quan(1.2.4..) Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5,6 Báo cáo kế toán Bảng kê số 4 Bảng kê số 5 Bảng kê số 6 Chứng từ nhập xuất Bảng phân bổ NVL NKCT số 7 Sổ cái TK TK 152 + Sổ kế toán chi tiết: Thẻ kho, Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Bảng luỹ kế nhập xuất tồn, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư. Tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết doanh nghiệp đã lựa chọn mà sử dụng sổ thích hợp. 5. Phân tích tình hình quản lí, sử dụng nguyên vật liệu: Phân tích tình hình cung cấp NVL: Cung cấp nguyên vật liệu là giai đoạn quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu đủ về số lượng và kịp thời là yếu tố đảm bảo cho ._.sản xuất ổn định  Tỷ lệ % hoàn Số lượng vật liệu thực nhập trong kỳ thành kế hoạch = tương ứng Số lượng vật liệu loại i cần mua Cung cấp nguyên vật liệu không chỉ đòi hỏi cung cấp đủ về số lượng, kịp thời mà còn cần phải bảo đảm về chất lượng của vật liệu. Để phân tích chỉ tiêu chất lượng vật liệu có thể sử dụng chỉ tiêu sau: Σ Mil Sik Σ Mik Sik I chất lượng : Σ Mil Σ Mik Trong đó: Mik, Mil là khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất loại i kỳ thực tế và kỳ kế hoạch. Sik là đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch. b. Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu: Phân tích tình hình dự trữ vật liệu là so sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. Nếu dự trữ quá thấp, không bảo đảm cho sản xuất - kinh doanh liên tục. Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật tư là luôn phải kết hợp hài hoà: vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Bên cạnh đó, chúng ta có thể sử dụng chỉ tiêu hệ số đảm bảo để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất: Lượng NVL dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo = Lượng NVL cần dùng trong kỳ c. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên định kỳ. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành bằng cách so sánh tổng mức nguyên vật liệu sử dụng thực tế với kế hoạch. Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức NVL sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = x 100 NVL Tổng mức vật Giá trị tổng sản lượng thực tế liệu sử dụng x kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 6. Chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 (IAS – 2) về hạch toán nguyên vật liệu, liên hệ với kế toán Anh, Mỹ và Việt Nam: 6.1. Chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 (IAS – 2) về hạch toán nguyên vật liệu: Theo IAS, nguyên vật liệu là một trong những tài sản hàng tồn kho và nó được quản lý, hạch toán theo phương pháp hàng tồn kho. a. Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu: Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho, tuỳ vào mục đích sử dụng mà IAS-2 qui định giá phí nhập kho riêng. Theo đó, giá phí nhập kho bao gồm: tổng chi phí mua, chi phí chế biến (nếu có), chi phí tài chính, các chi phí khác. Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu: Theo IAS-2, nguyên vật liệu có hai loại: + Đối với nguyên vật liệu nhận diện được: giá xuất bao gồm tất cả các giá phí đích thực của nó. + Đối với nguyên vật liệu không nhận diện được: IAS-2 đưa công thức “chuẩn” với hai phương pháp là phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO), phương pháp bình quân gia quyền (CMP) và công thức “thay thế chấp nhận được”: Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO). Xác định nguyên vật liệu tồn kho: Nguyên tắc: Tại thời điểm hạch toán, giá trị nguyên vật liệu tồn kho được đánh giá trên cơ sở thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán được thuần. Điểm khác nhau cơ bản giữa hệ thống kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế: Đánh giá nguyên vật liệu: Hệ thống kế toán Việt Nam sử dụng phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước _ xuất trước, phương pháp nhập sau_ xuất trước, phương pháp giá thực tế đích danh. Chuẩn mực kế toán quốc tế cũng sử dụng các phương pháp trên nhưng có kèm theo điều kiện. Thiếu hụt nguyên vật liệu trong khi kiểm kê: Theo hệ thống kế toán Việt Nam, thì phải ghi nợ TK 138 chờ xử lý của ban giám đốc. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế thì được đưa vào tài khoản lãi lỗ. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo hệ thống kế toán Việt Nam, nếu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất có giá thị trường thấp hơn giá thực tế thì tiến hành lập dự phòng. Còn theo chuẩn mực kế toán quốc tế, để tiến hành lập dự phòng, ngoài điều kiện trên còn có thêm điều kiện là sản phẩm được sản xuất từ chúng bị giảm giá trên thị trường. 6.2. Liên hệ giữa kế toán Anh, Mỹ và Việt Nam: Kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế có nhiều điểm khác nhau. Đi sâu phân tích tìm hiểu kế toán Việt Nam với kế toán Mỹ và Anh có thể nhận thấy các điểm khác nhau giữa chúng như sau: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kế toán Việt Nam sử dụng các phương pháp sau để hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ. Kế toán Anh sử dụng phương pháp theo dõi tồn kho định kỳ và phương pháp tồn kho liên tục để hạch toán hàng tồn kho. Kế toán Mỹ sử dụng phương pháp hệ thống định kỳ, phương pháp hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phương pháp liên tục, hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất. Phương pháp định giá hàng tồn kho: - Kế toán Việt Nam: hàng tồn kho được định giá theo các phương pháp sau: phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp bình quân kỳ gia quyền, phương pháp nhập sau xuất trước, phương pháp giá thực tế đích danh. Kế toán Anh: sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước, phương pháp trung bình gia quyền, phương pháp đặc điểm riêng. - Kế toán Mỹ: sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước, phương pháp bình quân gia quyền Chương 2 Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy vải trực thuộc công ty da giầy hà nội 1. Đặc điểm chung về Công ty Da Giầy Hà Nội: 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty: Công ty Da Giầy Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, tự chủ về mặt kinh tế, chịu sự quản lý của Tổng công ty Da Giầy Việt Nam thuộc Bộ Công Nghiệp. Trụ sở của công ty đặt tại 409 - Nguyễn Tam Trinh – Hà Nội. Công ty Da Giầy Hà Nội có tiền thân là một xưởng thuộc da, được thành lập từ thời Pháp thuộc. Cùng với sự phát triển của đất nước công ty đã trải qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau. Giai đoạn từ 1912 đến 1954: Công ty có tên là “Công ty thuộc da Đông Dương” hoạt động dưới cơ chế tư bản chủ nghĩa. Mục đích hoạt động là phục vụ cho cuộc chiến tranh xâm lược của thực dân Pháp. Giai đoạn từ 1954 đến 1960: Dưới sự tiếp quản của chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hoà, “Công ty thuộc da Đông Dương” được chuyển giao cho nhà nước Việt Nam lấy tên là “Công ty thuộc da Việt Nam”. Công ty hoạt động dưới hình thức hợp doanh giữa nhà nước và tư sản Việt Nam. Mục đích hoạt động là phục vụ cho kinh tế nhà nước. Giai đoạn từ 1960 đến 1992: “Công ty thuộc da Việt Nam” được chuyển thành xí nghiệp quốc doanh mang tên “Nhà máy Da Thuỵ Khuê” trực thuộc “Công ty tạp phẩm” của Bộ Công Nghiệp nhẹ (nay là Bộ Công Nghiệp). Nhà máy đã cố gắng mở rộng từng bước từ đó đạt được những thành tích lớn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tháng 12 năm 1992 “Nhà máy Da Thuỵ Khuê” đổi thành “Công ty Da Giầy Thuỵ Khuê” theo quyết định số 1310 / CNN_TCLD ngày 17/12/1992 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp nhẹ kèm theo điều lệ thành lập công ty. Theo quyết định số 388 / CNN_TCLD ngày 29/4/1993 Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp nhẹ ra quyết định thành lập công ty. Từ tháng 6/1996 công ty trở thành thành viên của Tổng công ty Da Giầy Việt Nam. Đổi tên giao dịch quốc tế mới là HANSHOE. Do hạn chế về mặt chất lượng, sản phẩm không tiêu thụ được, sản xuất cầm chừng. Mặt khác, do trang thiết bị của công ty được trang bị từ thời Pháp, từ những năm 60 đến nay đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục đưa vào sản xuất. Máy móc đã quá cũ không còn đáp ứng được chất lượng sản phẩm. Do vậy, đến năm 1994 công ty đã đưa một dây chuyền thuộc da hoàn chỉnh và một số thiết bị của Italy vào lắp đặt. Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp phải tự tìm hướng đi cho riêng mình. Với sự cố gắng trong nhiều năm, công ty đạt được kết quả sau: Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 2001 1.Giá trị tổng sản lượng Tỷ đồng 18.36 20.89 24 2.Doanh thu Tỷ đồng 13.233. 15.76 52.2 3.Nộp ngân sách Tỷ đồng 1.125096 1.34096 1.2 4.Lợi nhuận thực hiện Tỷ đồng 4.3476 4.0045 4.05 5.Vốn kinh doanh Tỷ đồng 26.005 28.795 31.116 6.Thu nhập BQ CNV Nghìn 600 620 650 1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Công ty Da Giầy Hà Nội gồm 3 xí nghiệp sản xuất chính và 1 phân xưởng phụ, mỗi phân xưởng được qui định chức năng, nhiệm vụ khác nhau, kết hợp với nhau trong quá trình sản xuất: + Xí nghiệp Giầy Vải: gồm 5 phân xưởng là phân xưởng chặt, phân xưởng may, phân xưởng gò, phân xưởng cán luyện và phân xưởng hoàn tất. Xí nghiệp có nhiệm vụ điều hành quản lí sản xuất giầy vải ở tất cả các khâu. + Xí nghiệp Giầy Da: gồm 5 phân xưởng giống như ở xí nghiệp Giầy Vải. Xí nghiệp có nhiệm vụ điều hành, quản lí sản xuất da thuộc để chế biến các sản phẩm tiêu dùng, chủ yếu đóng giầy da, dép da. + Xí nghiệp cao xu: có nhiệm vụ quản lí điều hành sản xuất cao su, bán thành phẩm cung cấp cho các đơn vị nội bộ trong công ty và bán ra ngoài. + Xưởng cơ điện: là xưởng sản xuất phụ phục vụ cho sản xuất của toàn công ty, có nhiệm vụ cung cấp lao vụ, sản xuất phụ cho các tổ sản xuất chính. Ngoài ra, xưởng còn tận dụng các phế liệu, phế phẩm để sản xuất ra sản phẩm cung cấp cho thị trường. Bao gồm 3 bộ phận: bộ phận cơ khí, bộ phận mộc nề, tổ nồi hơi. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty: Công ty Da Giầy Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn nên cơ cấu tổ chức được quán triệt theo mô hình trực tuyến chức năng, để tránh tình trạng tập trung quá mức, chồng chéo, trùng lắp. Đứng đầu công ty là giám đốc điều hành chung cả công ty đặc biệt là về kinh tế, 1 phó giám đốc kỹ thuật, 1 phó giám đốc kinh tế và 1 trợ lý giám đốc. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ riêng nhưng có mối liên hệ mật thiết gắn bó với nhau. Phòng kinh doanh: tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm bằng việc mở các đại lý, dùng các biện pháp quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng để tiêu thụ sản phẩm do công ty sản xuất ra. Phòng xuất nhập khẩu: có trách nhiệm xuất các sản phẩm do công ty sản xuất ra các thị trường nước ngoài dưới nhiều hình thức khác nhau. Đồng thời thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến xuất nhập khẩu như nhập khẩu máy móc thiết bị, gọi vốn đầu tư nước ngoài, xây dựng phương án đầu tư. Phòng tổ chức: có trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo về cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, ban hành một số qui chế về tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kế hoạch: điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhu cầu tiêu thụ của khách hàng và các thông tin trên thị trường. Có chức năng xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng hoá, kế hoạch giá thành sản phẩm, sản lượng tiêu thụ nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất. Phòng kỹ thuật, ISO (phòng QC ): có nhiệm vụ xây dựng và quản lí các qui trình, qui phạm trong quá trình sản xuất. Sản xuất thử các sản phẩm đưa ra các kiểu mẫu hình dáng do đơn đặt hàng ký kết. Phòng tài chính kế toán: có trách nhiệm giúp lãnh đạo công ty trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh. Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng của nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác định nhu cầu về vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản của công ty. Phòng hành chính: có trách nhiệm xây dựng lịch trình làm việc của ban giám đốc, đón tiếp khách của công ty, tham mưu tổng hợp các nghiệp vụ về văn phòng… 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 1.4.1. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận: Hình thức công tác kế toán là hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Công việc kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận trực thuộc, do phòng kế toán ở các bộ phận đó thực hiện rồi định kỳ gửi số liệu tổng hợp lên phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán của công ty bao gồm 6 người: 1 kế toán trưởng và 5 nhân viên kế toán: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán, thực thi theo đúng chính sách, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán ở dưới bộ phận trực thuộc cũng như công ty. - Nhân viên kế toán tổng hợp: thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo dõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán. - Nhân viên kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: theo dõi việc gửi tiền hoặc rút tiền ở ngân hàng, đồng thời kiêm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Nhân viên kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Nhân viên kế toán thanh toán: theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Nhân viên kế toán thành phẩm và phụ trách vấn đề tiêu thụ thành phẩm: theo dõi thu nhập và tính kết quả. Các nhân viên kế toán có mối quan hệ chặt chẽ thường xuyên đối chiếu, so sánh nhằm thực hiện đồng bộ nhịp nhàng bộ máy kế toán. 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty Da Giầy Hà Nội: 1.4.2.1. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị: Công ty tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Với hệ thống sổ sách bao gồm nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,7,9,10; các bảng kê số 1,2,3,4,5,6; bảng phân bổ số 1,2,3 và sổ cái các tài khoản. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, đánh giá vật tư hàng hoá theo phương pháp nhập trước xuất trước. Hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ. SƠ đồ số 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Bảng kê Bảng phân bổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp số liệu chi tiết 2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội: 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp Giầy Vải: Mỗi loại sản phẩm có những đặc thù riêng điều này quyết định tới yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu. Do đặc trưng của loại sản phẩm giầy vải là một hàng tiêu dùng phải đảm bảo chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã phù hợp với từng lứa tuổi, giới tính, công việc và giá cả phải hợp lý. Vì vậy, sản phẩm giầy vải rất phong phú về chủng loại, mẫu mã, kiểu dáng; đa dạng về màu sắc. Đáp ứng được những yêu cầu trên của loại sản phẩm này đòi hỏi nguyên vật liệu sản phẩm ra nó cũng phải rất phong phú, đa dạng. Thật vậy, chỉ cần xét đến nguyên vật liệu chính để may mũ giầy cũng có tới 60 – 70 loại vải với nhiều màu sắc khác nhau (vải phin, kaky, catilon…). Chất lượng vải phải đảm bảo tính mềm, dẻo dai, bền màu… Xét đến vải màu mũ giầy có thể thấy sự đa dạng của nguyên vật liệu, đi kèm theo đó là các loại chỉ để may mũ giầy phải phù hợp với từng loại vải nên có các loại chỉ xanh, đỏ, vàng, nâu, đen, trắng… Sợi chỉ phải đảm bảo chắc, dai, không phai mầu. Các loại đế giầy được sản xuất từ cao su dập khuôn theo các kích cỡ khác nhau cũng phải đảm bảo độ đàn hồi, êm… Mặt khác, sản phẩm giầy vải của xí nghiệp ngoài việc sản xuất để tiêu thụ tại thị trường trong nước còn để xuất khẩu ra thị trường nước ngoài mà chủ yếu là Đông Âu và Hàn Quốc. Mỗi đơn đặt hàng cần tới các loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ thuộc vào khách hàng. Nghĩa là, nguyên vật liệu để sản xuất ở mỗi đơn đặt hàng sẽ thay đổi. Hiện nay, xí nghiệp Giầy Vải đã được trang bị máy móc thiết bị hiện đại thay thế cho các máy móc đã quá cũ, mỗi phân xưởng được trang bị máy móc theo chức năng riêng của mình, có sự chuyên môn hoá cao. Vì vậy, đối tượng sử dụng nguyên vật liệu là ít thay đổi. Ví dụ: các loại vải, mút, bạt chỉ được xuất cho phân xưởng chặt với nhiệm vụ chặt vải, mút ra từng miếng theo từng mẫu khác nhau rồi chuyển sang phân xưởng may. Như vậy, phân xưởng may chỉ sử dụng nguyên vật liệu là vải, mút, bạt và ngược lại các loại nguyên vật liệu này cũng không được sử dụng ở các phân xưởng khác như phân xưởng may, phân xưởng gò… Còn các loại chỉ, oze, các loại dây viền, guy băng… được sử dụng ở phân xưởng may để may ra bán thành phẩm là mũ giầy. Phân xưởng gò với nhiệm vụ lắp ráp thành thành phẩm chưa hoàn tất từ các bán thành phẩm mũ giầy, đế cao su… Ngoài những loại nguyên vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, xí nghiệp còn có một số nguyên vật liệu phụ khác góp phẩn trợ giúp cho sản xuất như các loại băng keo, hoá chất dùng để đính đế và mũ giầy. Các nguyên vật liệu này được bảo quản riêng, qui định rõ thời gian sử dụng, phòng tránh tiếp xúc nhiều. Các loại nhiên liệu để sản xuất như xăng, dầu, nhớt được xây dựng hệ thống phòng cháy chữa cháy. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản này sẽ giúp doanh nghiệp ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất. Không ai có thể phủ nhận được vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Nhận thức được điều đó, xí nghiệp đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ nguyên vật liệu hợp lý gần các phân xưởng sản xuất, để tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển, cung ứng kịp thời cho sản xuất. Xí nghiệp tổ chức qui hoạch duy nhất một kho dùng để chứa tất cả các loại vật tư trừ hoá chất được để riêng tại một kho của công ty, nhiên liệu máy móc được gửi sang kho của xí nghiệp cao su để bảo quản hộ. Hệ thống kho tàng của xí nghiệp được xây dựng qui mô, khang trang, được trang bị các phương tiện cân, đo, đong, đếm hiện đại, đội ngũ thủ kho và nhân viên bảo vệ có trách nhiệm đảm bảo thực hiện chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản, hạch toán chặt chẽ các hoạt động nhập xuất tồn nguyên vật liệu cũng như việc bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu cung ứng kịp thời để sản xuất diễn ra liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng, không xảy ra trường hợp ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hay do chất lượng nguyên vật liêụ kém. 2.2. Phân loại nguyên vật liệu: Có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng do đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng, nhiều chủng loại nên xí nghiệp đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu chính: là nguyên vật liệu mà sau quá trình chế biến sẽ tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm. Bao gồm các loại vải, các loại mút, bạt, đế giầy là thành phần chính cấu thành nên sản phẩm giầy vải. Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho sản xuất, bao gồm các loại chỉ, dây buộc, chun, khoá, oze, dây viền, guy băng, hạt chống ẩm, túi ni lông… Chúng được dùng kết hợp để tạo ra hình dáng sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm, giúp hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh. Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu đảm bảo cung cấp cho máy móc hoạt động. Phụ tùng thay thế: bao gồm kim, chân vịt dùng để sửa chữa và thay thế cho máy may, ngoài ra còn có dao chặt, dao cắt viền. Phế liệu thu hồi: đặc trưng của sản phẩm giầy vải là được sản xuất từ nguyên vật liệu chính là vải nên phế liệu thu hồi là các loại vải vụn, mếch, giầy hỏng. Phế liệu thu hồi sẽ được đem bán gây quĩ. Việc phân loại nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp quản lý theo dõi số lượng, chất lượng của từng loại từ đó có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản, sử dụng tốt hơn. Tuy nhiên, hiện tại ở xí nghiệp không lập sổ danh điểm vật tư là một thiếu sót lớn vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung. Điều này sẽ rất khó khăn cho doanh nghiệp khi kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm khi cần vì nó rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Đồng thời nó còn hạn chế những tính năng của máy tính khi tham gia vào quá trình hạch toán nguyên vật liệu. 2.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu chân thực, thống nhất. Tính giá nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của xí nghiệp được nhập từ các nguồn trong và ngoài nước, không có nguyên vật liệu tự chế, chỉ có nguyên vật liệu trong công ty luân chuyển nội bộ. Hạch toán nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế của vật liệu. Xí nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. 2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ: Nguyên vật liệu của xí nghiệp nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu là mua ngoài do phòng kế hoạch đảm nhận. Đối với các đơn đặt hàng của nước ngoài thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp, giá cả sẽ được thoả thuận và bù trừ tiền hàng sau khi hợp đồng kết thúc. Điều này giúp doanh nghiệp giảm nhẹ chi phí khi tìm kiếm nguồn cung cấp. Với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ, xí nghiệp sử dụng giá thực tế, giá này được xác định theo từng nguồn nhập. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài từ các nguồn trong nước: + Đối với nguyên vật liệu được cung cấp ngay tại kho thường là các vật liệu phụ: giá thực tế của nguyên vật liệu là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT không bao gồm chi phí vận chuyển. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài từ vùng khác chuyển đến: giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT cộng với chi phí thực tế liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. + Đối với nguyên vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các xí nghiệp trong công ty: giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá thực tế xuất kho nguyên vật liệu của các xí nghiệp chuyển sang, cuối kỳ sẽ được công ty giảm nợ, bù trừ lẫn nhau. Đối với nguyên vật liệu mua từ nước ngoài: + Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại: giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm giá mua tính theo tiền Việt Nam (tỷ giá ngoại tệ là tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm nhập). + Đối với nguyên vật liệu nhận gia công theo đơn đặt hàng của nước ngoài: nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp nên giá trị nhập nguyên vật liệu là giá thực tế nguyên vật liệu bên gia công giao theo thoả thuận hai bên ký kết. Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh: giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được (giá thị trường tại thời điểm nhập ). 2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất trong kỳ: Giống như ở tất cả các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất, phế liệu thu hồi thì được xuất để bán, xuất gia công chế biến chỉ xảy ra khi xí nghiệp phải thực hiện gấp các đơn đặt hàng. Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau. Xí nghiệp hiện đang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế từng số hàng xuất. Ưu điểm của phương pháp là giúp xí nghiệp hạch toán thống nhất theo thứ tự thời gian phù hợp với hình thức ghi sổ của xí nghiệp là hình thức nhật ký chứng từ. Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Ngoài ra, còn cho phép kiểm tra liên tục số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho, từ đó sử dụng nguyên vật liệu đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng, sử dụng tiết kiệm, tránh tình trạng lãng phí, ứ đọng vốn. Nhược điểm, tính toán nhiều dễ nhầm lẫn vì có nhiều nguyên vật liệu cũng như nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên. Mặt khác, nếu giá nguyên vật liệu có xu hướng tăng lên thì giá trị tồn kho cao, giá trị xuất giảm làm giá thành sản xuất sản phẩm giảm. Và ngược lại, nếu giá mua nguyên vật liệu có xu hướng giảm thì giá trị tồn kho giảm, chi phí trong kỳ tăng, làm giá thành tăng, lợi nhuận giảm. Ví dụ: Với bạt 9921 trắng. Chỉ tiêu Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1.Tồn đầu kỳ 2. Nhập trong kỳ - Lần 1 - Lần 2 3. Xuất trong kỳ - Lần 1 - Lần 2 4. Tồn cuối kỳ 9970 9772 9770 9770 9770 9772 9770 100 58 977200 566660 50 50 100 488500 488500 977200 100 58 977000 566660 Phương pháp nhập trước xuất trước là phương pháp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, tuy vậy số lượng danh điểm nguyên vật liệu quá nhiều nên gặp không ít khó khăn trong quá trình hạch toán. 2.4. Thủ tục nhập, xuất kho: Thủ tục nhập xuất kho đã được giám đốc xí nghiệp qui định cụ thể rõ ràng như sau: “ Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập, xuất vật tư hàng hoá tại xí nghiệp, đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung tại xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp Giầy Vải qui định: Vật tư hàng hoá mua về sau khi được kiểm tra chất lượng và qui cách sản phẩm, nếu đạt yêu cầu buộc phải nhập kho trước khi đưa vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kỹ thuật lập. Trong trường hợp hàng về chưa có hoá đơn cán bộ mua vật tư phải sử dụng mẫu “ Phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, làm chứng từ nhập kho. Mẫu này phải được ban giám đốc xí nghiệp, phòng kế toán, thủ kho xác nhận. Trong trường hợp cán bộ vật tư không lập “ Phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, thủ kho không được cho vật tư, hàng hoá vào kho. Vật tư hàng hoá mua về có giá trị trên 100,000 đồng phải có hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho được viết theo thứ tự và bao gồm 3 liên: Cán bộ mua vật tư: 01 liên. Thủ kho: 01 liên. Lưu phòng kế toán: 01 liên. Thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho hàng tháng gửi phòng kế toán xí nghiệp đối chiếu vào ngày mồng 5 tháng tiếp theo. Thủ kho hàng ngày tổng hợp lượng hàng hoá, vật tư xuất trong ngày để phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho đối với lượng hàng đã xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên gồm: Phân xưởng nhận vật tư: 01 liên. Thủ kho : 01 liên. Lưu phòng kế toán : 01 liên. Qui định này được áp dụng từ ngày 01/01/2000. Đề nghị các đơn vị có liên quan chỉ đạo thực hiện nghiêm túc theo qui định”. Việc giám đốc xí nghiệp qui định đúng đắn, rộng rãi đã giúp cho xí nghiệp có cơ sở để tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu cũng như việc xuất dùng đúng định mức, đúng mục đích, tiết kiệm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Qui định của xí nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời nó đã được cụ thể hoá để phù hợp với hoạt động riêng của xí nghiệp. Đặc biệt đối với thủ kho và phòng kế toán hạch toán được đúng đắn, dễ dàng. Xí nghiệp mua nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau khi nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kỹ thuật lập. Ví dụ: Hoá đơn gtgt Liên 2: Ngày 17 tháng 2 năm 2002. Đơn vị bán: Công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội. Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội. Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Bạt 10 mộc m 100 22136 2213600 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán 2213600 221360 2434960 Số tiền bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ba mươi tư nghìn chín trăm sáu mươi đồng. Người mua hàng: Kế toán trưởng: Thủ trưởng đơn vị: Phòng QC sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đủ điều kiện thì phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 2 năm 2002 Số 45 Họ tên người giao hàng: Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội. Nhập tại kho: Xí nghiệp Giầy Vải. STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Bạt 10 mộc m 100 100 22136 2213600 Cộng 2213600 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Hai triệu một trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Tiếp đó trên cơ sở định mức đã duyệt, căn cứ vào yêu cầu của sản xuất, phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 2 năm 2002 số 58 Họ và tên người nhận hàng: Chị Yến – Phân xưởng Chặt. Lý do xuất dùng: dùng cho sản xuất. Xuất tại kho: Xí nghiệp Giầy Vải STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bạt 10 mộc m 90 90 22136 1992240 Cộng 1992240 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm chín mươi hai nghìn hai trăm bốn mươi ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị: Phụ trách bộ phận sử dụng: Người nhận hàng: Thủ kho: Sơ đồ số 4: Qui trình hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp giầy vải trực thuộc công ty da giầy hà nội Nhật ký chứng từ số 1 Chứng từ nhập, xuất NVL Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn NVL Bảng phân bổ NVL, CCDC Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 5 Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội: Nguyên vật liệu thường xuyên biến động thông qua các nghiệp vụ nhập, xuất để quản lý tình hình biến động này, cần tiến hành hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán. Hiện nay, xí nghiệp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán được thực hiện như sau: +Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn trên cơ sở căn cứ vào các chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu về chỉ tiêu khối lượng. Các chứng từ trước khi ghi sổ phải được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, sau đó ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Định kỳ 3 – 5 ngày chuyển lên phòng kế toán. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu, đầu tháng thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ, căn cứ vào số tồn cuối kỳ của tháng trước, mỗi nghiệp vụ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chứng từ. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. Số nguyên vật liệu tồn cuối tháng được tính như sau: Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng – Số xuất trong tháng. Ví dụ: Với phiếu nhập kho và phiếu xuất kho như ví dụ trên vào thẻ kho như sau: Thẻ kho Mẫu số 06 - VT Doanh nghiệp: Xí nghiệp Giầy Vải Ngày lập thẻ: 1 - 1 - 2002 Tên kho: Tờ số: 28 Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư hàng hoá: Bạt 10 mộc Đơn vị tính: m Mã số Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 5/1 10/1._.