Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc (nhật ký chứng từ, ko lý luận)

cạnh tranh đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi doanh nghiệp bỏ vốn ra đến khi doanh nghiệp thu hồi vốn về. Làm thế nào để đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất là câu hỏi đối với tất cả các doanh nghiệp. Có như vậy doanh nghiệp mới đảm bảo có lãi, cải thiện đời sống người lao động, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, tăng tích luỹ và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá thành sản phẩm. Do thấy được vai trò của NVL nên quản lí các chi phí thực chất là quản lí chi phí NVL. Trong tình hình hiện nay với nguồn lực có hạn và sự khai thác tiềm năng sản xuất của đất nước chưa có hiệu quả nhiều NVL phải nhập từ nước ngoài. Do vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, tức là ảnh hưởng đến thu nhập, đến sự sống còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc ghi chép tình hình thu mua, nhập, xuất và dự trữ NVL giữ một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và đề ra các biện pháp quản lí NVL nói riêng, quản lí và hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung môt cách khoa học hợp lí, đúng đắn và sử dụng sao cho có hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí tài nguyên các nguồn lực sản xuất. Đây là biện pháp đúng đắn hữu hiệu để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, qua đó nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Ngọc do thấy được vị trí, vai trò cũng như nhiệm vụ của kế toán, đặc biệt là kế toàn NVL. Em thấy rõ vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời thấy được sự cần thiết của vật liệu để đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất và như vậy hạch toán kế toán đã được xác định là một công cụ đắc lực không thể thiếu được với công việc quản lí NVL ở Công ty từ đó đảm bảo 3 yêu cầu có bản: Chính xác, kịp thời, cơ bản. Quá trình tìm hiểu thực tế kết hợp với kiến thức đã học, em cố gắng đi sâu tìm hiểu nghiên cứu việc hạch toán NVL ở Công ty mong tìm ra những mặt mạnh, yếu cùng những biện pháp khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán NVL . Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Ngọc, được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú cán bộ phòng tài vụ và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo đã giúp em hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Đặc điểm tình hình chung của Công ty TNHH Ngọc. Phần II: Tình hình thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu của Công ty TNHH Ngọc. Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Ngọc. Do thời gian có hạn, lần đầu tiếp xúc với thực tế bản thân chưa có kinh nghiệm nên bài viết không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Vì vậy, em mong nhận được sự hướng dẫn tận tình của PGS. TS. Nguyễn Thị Đông và ý kiến đóng góp của những người quan tâm tới vấn đề này để bài viết được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn PGS. TS. Nguyễn Thị Đông, giáo viên trực tiếp hướng dẫn, các thầy giáo, cô giáo trong khoa Kế toán và các cô, chú trong phòng Tài chính - Kế toán của Công ty TNHH Ngọc đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thiện chuyên đề này. Hà Nội, tháng 10 - 2006 Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Hồng Thơm PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty. Công ty TNHH Ngọc được thành lập theo quyết định số 433 - CP/UB ngày 26 tháng 09 năm 1994 của UBND TP Hà Nội. Tên giao dịch: OPAL., Co Ltd Trụ sở chính của Công ty đóng tại : Tổ 4 cụm 5 Đức Giang, Long Biên, Hà Nội Tổng số vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng Lĩnh vực sản xuất kinh doanh là dệt may xuất khẩu. Trong đó mặt hàng chủ yếu của Công ty là khăn mặt phục vụ nhu cầu trong nước cũng như xuất khẩu. Với đội ngũ lao động ban đầu chỉ có 112 người, đa số lao động chưa có nhiều kinh nghiệm và Công ty mới đi vào hoạt động nên gặp rất nhiều khó khăn. Vấn đề đặt ra với ban giám đốc Công ty trước hết là bố trí cơ cấu quản lý sao cho đạt hiệu quả, đào tạo và sắp xếp lao động hợp lý, giải quyết thị trường đầu vào và đầu ra. Trải qua hơn mười năm đi vào hoạt động, với sự quyết tâm, nỗ lực của ban giám đốc cũng như toàn thể lao động Công ty, quy mô và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty từng bước phát triển. Đến nay đội ngũ lao động của Công ty là 415. Trong đó 330 là lao động trực tiếp, 85 lao động gián tiếp. Trong đó, trình độ đại học là 30 người, trung cấp là 15 người còn lại là lao động phổ thông. Dưới đây là số lượng lao động, cơ cấu lao động của Công ty và thu nhập của người lao động. Biểu 1.1: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Ngọc TT Chỉ tiêu ĐV tính 2004 2005 1 Số lượng lao động Người 390 415 2 Tỷ lệ nữ trên tổng số % 71 70 3 Độ tuổi trung bình Tuổi 30 28 4 Tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng cán bộ công nhân viên % 9,7 8,5 5 Thu nhập bình quân Đồng 750.000 800.000 ( Theo số liệu phòng kế toán ) 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc. 1.2.1 Đặc điểm của ngành dệt may. Ngành dệt Việt Nam có truyền thống từ khá lâu, nhưng quy mô sản xuất nhỏ, lao động thủ công là chính do vậy chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu của thị trường. Cùng với sự đổi mới đất nước, ngành dệt may nước ta cũng phát triển mạnh mẽ, ứng dụng nhanh các kỹ thuật công nghệ mới vừa kế thừa những nét đặc sắc của ngành dệt truyền thống và những thuận lợi về giá nhân công rẻ. Do vậy đáp ứng nhu cầu trong nước mà còn xuất khẩu. Tuy nhiên việc phát triển ngành dệt cũng gặp rất nhiều những khó khăn.Trước hết là nền công nghiệp nước ta không tự trang bị thiết bị máy móc cho ngành dệt, do đó phải mua thiết bị và công nghệ nước ngoài với một số vốn đầu tư lớn. Điều đó ảnh hưởng tới việc chủ động sản xuất cũng như nhu cầu đổi mới thiết bị và công nghệ trong lúc thị trường trong nước và thế giới luôn biến động về mẫu mã và không ngừng nâng cao chất lượng. Nguyên vật liệu phục vụ cho ngành Dệt như: sợi, bông, hoá chất, thuốc nhuộm…trong nước chưa cung cấp đủ. Hàng năm chúng ta phải nhập một lượng khá lớn nguyên liệu phục vụ cho ngành Dệt, vì vậy dự án đầu tư cho các vùng nguyên liệu đạt chất lượng là một nội dung quan trọng, vừa chủ động nguồn cung cấp vừa hạ giá thành sản phẩm và giải quyết lao động trong nước. Trong điều kiện có sự cạnh tranh của thị trường thì vấn đề là làm thế nào để sản phẩm của Công ty có thể cạnh tranh được, lựa chọn thị trường mục tiêu của mình. Không giống như các doanh nghiệp khác, sản phẩm của Công ty chủ yếu là khăn mặt. 1.2.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty TNHH Ngọc. *Thị trường trong nước. Sản phẩm muốn tiêu thụ được thì phải có thị trường, do đó Công ty xác định chiến lược cho mình đó là thị trường trong nước có vị trí rất quan trọng, nó sẽ tạo tiền đề cho Công ty mở rộng thị trường ra nước ngoài. Do đó từ khi bước vào hoạt động cũng như sau này Công ty luôn đảm bảo sao cho sản phẩm của mình được người tiêu dùng chấp nhận. Với thị trường trong nước này, sản phẩm của Công ty được phân phối tới các cửa hàng, và bán trực tiếp tới khách hàng tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. *Thị trường nước ngoài. Là thị trường chủ yếu của Công ty, chiếm 90 % doanh số bán hàng năm của Công ty.Tuy vậy Công ty cũng gặp không ít những khó khăn đó là tìm bạn hàng cũng như không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi mẫu mã cho phù hợp nhất là thị trường khó tính như Nhật Bản là thị trường chính của Công ty. 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc. *Nhân tố chủ quan. - Chất lượng sản phẩm: Chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến việc tiêu thụ sản phẩm cũng như sự tồn tại và phát triển Công ty, chính vì vậy Công ty luôn có những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đã được khách hàng chấp nhận. Để nâng cao chất lượng sản phẩm và đứng vững trên thị trường Công ty đã thực hiện đổi mới thiết bị máy móc, không ngừng nâng cao trình độ của đội ngũ lao động trong Công ty. - Trình độ tay nghề, thái độ làm việc của người lao động, nhà quản lý là nhân tố hết sức quan trọng đối với sự phát triển của Công ty - Giá cả: Trong điều kiện thị trường trong nước cũng như thị trường nước ngoài có nhiều đối thủ cạnh tranh thì đi đôi với chất lượng sản phẩm là vấn đề giá cả. Do vậy giá phải hợp với người tiêu dùng cũng như đảm bảo khả năng cạnh tranh với giá cả của các nước khác nhất là với những nước có tiềm lực mạnh về dệt may như Trung Quốc… - Công tác tổ chức quản lý từ khâu cung ứng đến khâu tiêu thụ, phân phối. - Khả năng tài chính Công ty. - Các nguồn lực về cơ sở vật chất kỹ thuật: Trang thiết bị công nghệ, khoa học kỹ thuật, nhà xưởng… * Nhân tố Khách quan. - Khách hàng: Do đặc điểm sản phẩm của Công ty nên đối tuợng khách hàng của Công ty sẽ là cá nhân, các cửa hàng. Khách hàng của Công ty bao gồm cả trong nước và ngoài nước. - Các nhà cung cấp: Các nhà cung cấp bảo đảm các yếu tố đầu vào của Công ty và đây là yếu tố quyết định chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất, ảnh hưởng tới tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Công ty cần quan hệ tốt với các nhà cung cấp, hạn chế sức ép từ phía họ, tạo nhiều khả năng lựa chọn cho mình. - Đối thủ cạnh tranh: Lĩnh vực dệt may của nước ta hiện nay khá phát triển, có rất nhiều các doanh nghiệp nhà nước lớn như Công ty dệt- may Hà Nội, Công ty dệt Minh Khai, Công ty dệt kim Đông Xuân, Công ty dệt 8-3 và cũng rất nhiều các Công ty dệt tư nhân… Không những cạnh tranh ở trong nước mà còn cạnh tranh ở thị trường nước ngoài. - Trình độ khoa học công nghệ trong nước và trên thế giới 1.2.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc. * Năng lực sản xuất của công ty: Năng lực dệt kim: vải các loại 4.000 tấn/năm: sản phẩm may 8 triệu sản phẩm/năm (7 triệu sản phẩm xuất khẩu), khăn bông 10 triệu sản phẩm/ năm. * Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc trong vài năm gần đây: Biểu 1.2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc. TT Chỉ tiêu Đơn vị 2003 2004 2005 1 Tổng doanh thu - DT xuất khẩu 1000VNĐ 1000VNĐ 34.685.931 28.365.620 45.369.568 36.254.362 54.625.354 45.324.683 2 Nộp ngân sách 1000VNĐ 20.635 16.387 35.636 3 Lãi 1000VNĐ 122.321 85.325 154.326 4 Kết quả tiêu thụ - Dệt kim - Khăn Sản phẩm Chiếc 5.680.000 8.700.000 5.354.003 5.194.480 5.670.800 5.656.470 (Theosố liệu báo cáo của phòng Kế toán). Qua bảng trên ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty liên tục tăng trưởng và phát triển: Doanh thu tăng không ngừng qua các năm. Năm 2004, doanh thu tăng so với năm 2003 là 11 tỷ đồng tức tăng 30,80%. Năm 2005 doanh thu tăng so với năm 2004 là 9,2 tỷ đồng tức tăng 20,40%. Có thể thấy ngay rằng doanh thu tại Công ty liên tục tăng qua các năm nhưng tỷ lệ tăng không đều, tốc độ tăng giảm dần. Do vậy Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp kịp thời đảm bảo sự phát triển bền vững cho Công ty. Tuy lợi nhuận và thuế nộp ngân sách năm 2004 có giảm nhưng sau đó tăng mạnh vào năm 2005. Cụ thể: So với năm 2003 lợi nhuận tại Công ty năm 2004 giảm 36,996 triệu đồng tức giảm 31,3%, đến năm 2005 tăng 69 triệu đồng so với năm 2004 tức tăng 80,87%. Thu nhập của lao động trong Công ty tăng đều tạo điều kiện dần nâng cao mức sống cho họ. Nhưng có thể thấy thu nhập của lao động còn thấp. * Tình hình tài chính của Công ty TNHH Ngọc qua một số năm. Biểu 1.3: Vốn kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc Đơn vị: 1.000 VNĐ Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Vốn lưu động 23.156.246 26.128.209 33.623.312 Vốn cố định 15.263.425 15.655.257 20.628.352 Tổng số vốn 38.419.671 41.783.466 54.251.664 (Theo báo cáo của phòng kế toán). Qua bảng trên ta thấy nguồn vốn của Công ty liên tục tăng qua các năm, đặc biệt tăng mạnh vào năm 2005. Trong đó, tỷ lệ vốn cố định trong Công ty tăng từ 37% năm 2004 lên 39% năm 2005 do Công ty đầu tư trang thiết bị sản xuất, xây dựng nhà xưởng. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thực hiện qua các năm của Công ty TNHH Ngọc như sau: Biểu 1.4 : BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH NGỌC Đơn vị :VNĐ Chỉ tiêu Mã số 2004 2005 Tổng doanh thu 01 45.369.568.326 54.625.354.254 Doanh thu hàng xuất khẩu 02 36.254.362.362 45.324.683.361 Các khoản giảm trừ 03 654.953 +Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu 07 654.953 1. Doanh thu thuần ( 01 – 03) 10 45.369.568.326 54.624.555.601 2. Giá vốn hàng bán 11 36.996.654.315 39.115.634.398 3.Lợi nhuận gộp ( 20 = 10 – 1 ) 20 8.715.441.811 15.567.687.223 4. Chi phí bán hàng 21 651.813.132 736.001.164 5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 978.481.356 969.406.533 6. LN thuần từ HĐKD(30= 20-(21+22)) 30 7.052.147.523 1.372.459.566 -Thu nhập hoạt động tài chính 31 73.196.719 56.268.016 -Chi phí hoạt động tài chính 32 127.714.271 364.900.449 7.Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính 40 (54.517.552) (308.632.433) 8. Chi phí hoạt động khác 50 1.220.949.350 1.124.570.411 9.Tổng lợi nhuận trược thuế(60=30+40-50 60 85.325.354 154.326.268 10. Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp 70 16.387.154 35.636.356 11.Lợi nhuận sau thuế (80 = 60 – 70 ) 80 69.148.200 119.699.912 ( Số liệu báo cáo phòng Kế toán) 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất tại Công ty TNHH Ngọc. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hoạt động theo mô hình trực tiếp tham mưu. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là giám đốc với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, tiếp theo là các phòng ban chức năng và các xưởng sản xuất. Ban Giám đốc Phòng Tài chính kế toán Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kỹ thuật chất lượng Xưởng sx Dệt may Phòng kinh doanh Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Ngọc. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: * Ban giám đốc: Gồm có Giám đốc và phó Giám đốc. Giám đốc Công ty là người lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất tại Công ty. Phó giám đốc: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành Công ty theo sự uỷ quyền của giám đốc. chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc mình thực hiện, thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt. *Phòng tài chính- kế toán: Có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra tài sản của Công ty với hai mặt của nó là tài sản và nguồn hình thành tài sản, cũng như nắm vững tình hình tài chính của Công ty để biết được khả năng thanh toán của Công ty. Báo cáo quyết toán, tính và trả lương cho công nhân viên, thực hiện các nghĩa vụ của Công ty đối với nhà nước. *Phòng kế hoạch- vật tư: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho sản xuất, chỉ đạo việc thực hiện cho từng phân xưởng, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Thực hiện theo dõi mua bán vật tư thiết bị cho sản xuất, bảo đảm cung ứng vật tư, quản lý kho và cấp phát vật tư cho sản xuất. * Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch tiêu thụ, phân phối sản phẩm. Trực tiếp đứng ra ký kết hợp đồng với khách hàng, quản lý hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng bán lẻ. Có trách nhiệm tham mưu cho ban Giám đốc về chiến lược thị trường cho sản phẩm của Công ty. *Phòng kỹ thuật chất lượng: Lập lên các dự án đầu tư, thiết kế mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng sản xuất sản phẩm, đồng thời xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật. Kiểm tra chất lượng sản phẩm, bán thành phẩm các công đoạn sản xuất và quản lý máy móc thiết bị sản xuất. *Xưởng sản xuất: Bao gồm 2 xưởng sản xuất. 1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Hiện nay Công ty sản xuất các mặt hàng như: Dệt kim, khăm mặt và một số mặt hàng khác. Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề có hạn nên người viết xin được tập trung phản ánh về quy trình sản xuất chính là: Dệt kim và sản phẩm khăn mặt. Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty được tổ chức thành 2 phân xưởng.Trong quá trình sản xuất, mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng, cân đối giữa các phân xưởng với nhau. Chức năng, nhiệm vụ của các phân xưởng: Phân xưởng 1: Thực hiện các công đoạn : Mắc, hồ, dệt, tẩy, nhuộm. -Chuẩn bị sợi, se sợi, mắc hồ sợi, đánh suốt. -Dệt sản phẩm theo thiết kế và kiểm tra. -Tẩy trắng các loại sợi, khăn và nhuộm sợi, khăn các màu,vải thành phẩm. -Nhập khăn, vải cho phân xưởng hoàn thành. Phân xưởng 2: Thực hiện cộng đoạn tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. -Cắt, may, kiểm tra, phân loại sản phẩm theo tiêu chuẩn. -Sửa chữa nâng cao chất lượng sản phẩm, nhập kho thành phẩm. Quá trình sản xuất trên được khái quát theo sơ đồ sau: Sợi Mắc Hồ Dệt Tẩy Nhuộm Cắt May Khăn thành phẩm Máy dệt thoi Máy nhuộm Máy cắt Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất sản phẩm khăn của Công ty. *Sản phẩm dệt kim: Quy trình công nghệ sản xuất sợi và dệt kim là một quy trình khép kín và rất phức tạp, phải trải qua nhiều công đoạn. Nó có thể phân chia làm hai bước chủ yếu: - Bước 1: Từ sợi qua các công đoạn dệt, nhuộm, tẩy cho ra thành phẩm (nếu mang bán vải) và bán thành phẩm nguyên vật liệu chính cho các bước sau. - Bước 2: Vải được cắt may, cho ra thành phẩm cuối cùng của toàn bộ quy trình sản xuất. Quá trình sản xuất sản phẩm dệt được khái quát theo sơ đồ sau: Phôi Thành phẩm Sợi Phôi thiêu Vải thô Vải thành phẩm Máy dệt kim đan ngang Máy tẩy, nhuộm, sấy Máy cắt tay, cắt vòng Máy thiêu, in Máy may, xén, thùa Sơ đồ 1.3: Quy trình sản xuất sản phẩm dệt kim của Công ty. 1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty. 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán trong Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồm nhiều bộ phận thực hiện các phần hành khác nhau và xử lý các hoạt động kinh tế phát sinh hàng ngày trong Công ty. Toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện tại phòng kế toán- tài chính. Tại các phân xưởng không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ thu thập tài liệu, chuyển các chứng từ báo cáo về phòng kế toán để phòng thực hiện công tác kế toán toàn Công ty. Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng, có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép, bảo quản hồ sơ tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản, giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tièn vốn trong doanh nghiệp, lập các báo cáo tài chính, phân tích các chỉ tiêu tài chính giúp giám đốc trong việc lựa chọn các phương án, ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn. Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả số liệu các kế toán viên cung cấp. Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ: Cung cấp các thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cung cấp thông tin về giá trị vật tư nhập- xuất- tồn để có kế hoạch quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp… Kế toán lao động, tiền lương, phụ cấp ,BHXH: - Tổ chức phân công lao động theo các tiêu thức khác nhau nhằm theo dõi quản lý cơ cấu lao động tại doanh nghiệp. - Bố trí và phân công lao động một cách hợp lý, xác định thời gian, số lượng kết quả lao động thông qua việc tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống sổ để theo dõi chi phí lao động, hình thức trả lương phù hợp với chế độ và phù hợp với doanh nghiệp. Kế toán thanh toán, tiền mặt: Theo dõi tình hình thanh toán công nợ với người bán và người mua, và tình hình nộp thuế của doanh nghiệp. Kế toán chi phí và giá thành: Theo dõi tình hình chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và lập bảng tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Ngọc được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT TT TM KT CP,giá thành, tiêu thụ KT LĐ, TLBHXH KT NVL- CCDC KT tổng hợp Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Ngọc. Do có sự phân công, quy định phạm vi công việc phù hợp cho từng lao động trong bộ máy kế toán, do đó công tác kế toán tại Công ty luôn tạo được sự đồng bộ, thống nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận kế toán để cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 1.4.2 Chế độ kế toán Công ty áp dụng: -Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh, kết hợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu những ưu nhược điểm của hình thức tổ chức sổ kế toán, kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu nhật ký chứng từ. - Các loại sổ sử dụng: Nhật ký – Chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: * Chi tiết tiền vay * Chi tiết thanh toán với người bán * Chi tiết bán hàng * Chi tiết thanh toán với khách hàng * Chi tiết TSCĐ Các bảng phân bổ - Hệ thống chứng từ kế toán đang áp dụng tại đơn vị là hệ thống chứng từ do bộ tài chính ban hành và có sự hỗ trợ của hệ thống máy tính. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền sử dụng ghi chép: Việt Nam đồng - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ - Phương pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá. - Phương pháp khấu hao: Áp dụng theo quyết định 166/BTC. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: chi tiết theo từng kho nguyên, nhiên vật liệu. + Nguyên tắc đánh giá vật liệu xuất kho: bình quân gia quyền. + Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: thẻ song song + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: tính giá bình quân + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên - Hiện nay công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty được lập hợp lệ, hợp pháp. - Kế toán phần hành căn cứ trên các chứng từ gốc để vào sổ chi tiết, nhật ký chứng từ liên quan. Kế toán tổng hợp sau khi nhận được số liệu từ kế toán phần hành để tính toán số dư cho các tài khoản, ghi chép các sổ kế toán tổng hợp. Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc về vật tư Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng phân bổ vật tư số 2 Bảng kê Nhật ký chứng từ 1,2,5,7 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Kiểm tra đối chiếu Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH Ngọc PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC 2.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc. 2.1.1 Đặc điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc. Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã (sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm dệt thoi,...). Nến nguyên vật liệu cung cấp cho sản phẩm cho sản xuất cũng rất đa dạng, phong phú. Công ty không chỉ sản xuất để tiêu thụ trong nước mà chủ yếu để xuất khẩu. Ngoài ra công ty còn nhận cả hàng gia công cho đối tác nước ngoài. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh như vậy nên việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết, đầy đủ, chính xác từng loại vật liệu là yếu tố đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Để đáp ứng nhu cầu này, kế toán vật liệu của công ty chia vật liệu thành các loại sau: Sợi là vật liệu chủ yếu ở công đoạn dệt, Công ty sử dụng nhiều loại sợi khác nhau tuỳ vào yêu cầu chất lượng sản phẩm. Mỗi loại sợi cấu thành sản phẩm có chất lượng khác nhau. Chỉ là loại vật liệu chủ yếu ở công đoạn may, số lượng chỉ dùng vào sản xuất kinh doanh tuy không nhiều nhưng nó lại có vai trò quyết định tạo ra sản phẩm. Nguyên liệu này có đặc điểm là dễ hút ẩm ngoài không khí nên trọng lượng của chúng dễ thay đổi theo điều kiện khí hậu và bảo quản. Do đặc điểm này, Công ty tính toán chính xác độ hút ẩm của sợi khi nhập, xuất để làm cơ sở cho việc thanh toán và phân bổ chi phí nguyên vật liệu, tính giá thành sản phẩm. Vật liệu gián tiếp cho quá trình sản xuất bao gồm hoá chất, xăng dầu, thuốc nhuộm, vật tư may… được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng quyết định mức dự trữ và điều kiện bảo quản khác nhau. Ví dụ sợi để trong thời gian nhất định, nếu quá hạn sợi sẽ bị xuống cấp. Thuốc nhuộm và hoá chất chỉ có thể sử dụng trong một thời gian mới bảo đảm chất lượng… Nguyên vật liệu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm 70 – 80 % tổng chi phí sản xuất. Cho nên chỉ cần một biến động nhỏ về vật liệu cũng làm giá thành của sản phẩm biến đổi. Do đó Công ty phải đặc biệt qua tâm tới công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ cho tới khâu sử dụng. Tại khâu thu mua: Nguyên vật liệu của Công ty được mua về sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng quy cách mẫu mã sẽ được phép nhập kho. Lương nguyên vật liệu được xác định mua dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất do bộ phận cung ứng xây dựng. Tại khâu dự trữ : Công ty xác định đựoc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Về công tác hạch toán do một người đảm nhiệm. Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện theo hình thức nhật ký chứng từ trên máy tính. Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Sau đó định khoản đối chiếu với sổ sách của thủ kho rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như hệ số giá, giá trị vật liệu xuất kho, tồn kho…Cuối kỳ từ máy tính in ra số liệu, bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn nguyên vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu của công tác hạch toán nguyên vật liệu. Biểu 2.1: DANH MỤC VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC. Mã số Tên cấp Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 01 01 01 01 02 01 03 01 04 01 05 Sợi Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Kg Kg Kg Kg Kg 02 02 01 02 02 Hoá chất hồ Sicô 52 Silicát Kg Kg 03 03 01 03 02 Hoá chất tẩy Xút nước Xút vẩy Kg Kg 04 04 01 04 02 Hoá chất nhuộm Disper các màu Ryndye các màu Kg Kg 05 05 01 05 02 05 05 Vật tư may Chỉ may các loại Nẹp nhựa các loại Giấy chống ẩm Cuộn Kg Kg 06 Than Kg 07 Dầu diezel Lít 2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc. Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu ghi sổ kế toán một cách thống nhất. Vật liệu tại Công ty chủ yếu là mua ngoài từ nhiều nguồn khác nhau ở trong nước. Vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc do phòng kế hoạch kinh doanh vật tư đảm nhiệm việc cung ứng, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng. Phòng sẽ căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch. * Đối với vật liệu mua: Thông thường vật liệu mua về được giao tại kho Công ty, chi phí vận chuyển bốc dỡ, hao hụt do bên bán chịu. Trong một số trường hợp Công ty phải đến tận kho bên bán nhận hàng, lúc này căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên để thực hiện. Tuỳ theo yêu cầu của nhà cung cấp và thoả thuận giữa hai bên mà phương thức thanh toán là nhanh hay chậm. Để đáp ứng yêu cầu hạch toán hàng ngày và tăng cường kiểm tra kế toán đối với hoạt động thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty, việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty được tiến hành: Với nguyên vật liệu nhập kho, giá nguyên vật liệu nhập kho bằng giá ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua, trừ đi các khoản giảm trừ, mua hàng được hưởng. Giá thực tế Vật liệu = Giá mua TTế trên + Thuế nhập + Chi phí - Các khoản mua ngoài HĐ chưa VAT khẩu thu mua giảm trừ Ví dụ: Ngày 20 tháng 12 năm 2005, Công ty mua sợi 20/1 tại Công ty Việt Anh, với khối lượng 500 kg, đơn giá chưa thuế 40.000 đ/ kg, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển 560.000 đ. - Giá mua chưa thuế: 20.000.000 - Thuế GTGT được khấu trừ: 2.000.000 - Tổng giá thanh toán: 22.000.000 - Chi phí vận chuyển: 560.000 - Giá thực tế: 22.560.000 * Còn với vật liệu xuất kho, giá vật liệu được tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = S L vật liệu ´ Đơn giá xuất kho Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân = Lượng thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Theo cách tính giá này trong kỳ kế toán chỉ theo dõi sự biến động nguyên vật liệu về mặt số lượng. Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế nhập trong kỳ và xuất trong kỳ, kế toán sẽ tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Ngày 1 /12/2005 lượng sợi 20/1 tồn 50 kg, đơn giá 39.000 đ/ kg. Ngày 2/12/2005 nhập 350 kg đơn giá 41.200 đ/ kg Ngày 3/12/2005 xuất kho 380 kg Ngày 28/12/2005 nhập kho 200 kg đơn giá 39.900 đ/kg 50*39.000 + 350*41.200 + 200*39.900 Giá đơn vị bình quân = 50 + 350 + 200 = 41.133 Giá thực tế vật liệu xuất kho = 380* 41.133 = 15.630.540 2.2 Hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc 2.2.1 Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Do đó, tổ chức chứng từ kế toán là công việc rất quan trọng trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Tại Công ty, thủ tục nhập, xuất kho được thực hiện như sau: * Khi mua và nhập kho vật liệu. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ: - Hoá đơn GTGT. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Phiếu nhập kho. - Thẻ kho. Tuỳ theo yêu cầu, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ của Công ty, phòng kế hoạch kinh doanh vật tư thăm dò tìm kiếm thị trường nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về đối với các loại vật tư cần kiểm nghiệm, Công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng nguyên vật liệu mua về, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biểu 2.2: Hoá đơn mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Ngọc. HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 01 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Việt Anh Địa chỉ:.......... . Số tài khoản: .... Điện thoại: .... MS:.... Họ tên người mua hàng: Anh Thắng Đơn vị: Công ty TNHH Ngọc. Địa chỉ:....... Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: ... TT ._.