Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng Cụ Cắt và Đo Lường Cơ Khí

t, nó quyết định chất lượng của sản phẩm đầu ra. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành vì thế nó mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí NVL đều làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều chủng loại, do đó yêu cầu phải có sự khắt khe, thận trọng. Hơn nữa, kế toán vật liệu còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần hành kế toán khác của doanh nghiệp, giúp cho nguời quản lý doanh nghiệp lập đuợc dự toán NVL, đảm bảo cung cấp, đủ đúng chất lượng vật liệu và kịp thời cho sản xuất. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Là một doanh nghiệp sản xuất công ty Dụng Cụ Cắt & Đo Lường Cơ Khí đã và đang có những bước phát triển trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty được nhiều ngành ưa chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung đáp ứng được nhu cầu quản lý. Nhận thức được ý nghĩa của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán NVL nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung cũng nhưư được sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo TS Nguyễn thị Lời và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty. Em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty Dụng Cụ Cắt & Đo Lường Cơ Khí”. Nhằm hiểu biết sâu sắc hơn về kế toán NVL. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận về công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty Dụng Cụ Cắt &Đo Lường Cơ Khí Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty Dụng Cụ Cắt & Đo Lường Cơ Khí Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS - Nguyễn Thị Lời và các cô chú trong phòng kế toán của công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn. Hà Nội, Tháng 6 năm 2002. Chương I - Cơ sở lí luận về công tác hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất I/ Những vấn đề chung về NVL. 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều không thể tiến hành sản xuất kinh doanh nếu không đủ 3 yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là những đối tượng lao động được biểu diễn dưới dạng lao động hoá như: đường trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt... Khác với tài sản cố định, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm và chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, việc cung cấp NVL có kịp thời hay không ảnh hưởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lượng NVL quyết định đến chất lượng của sản phẩm, hàng hoá. Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL đều là những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, nó được biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Dưới hình thái giá trị, nó được biểu hiện là vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ. Từ vai trò to lớn của NVL như vậy, việc quản lý chúng chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên không phải là vô tận. Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL có vai trò hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất. 2. Yêu cầu quản lý NVL. Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL một cách toàn diện và có hiệu quả từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Để tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo quản tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với công việc bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp trong kho phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho phép, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. - Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất, công dụng, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. - Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu khác nhau về tính chất làm ảnh hưởng tới chất lượng. -Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục đồng thời tránh được tình trạng ứ đọng vốn. -Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí hợp lý. Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến. Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp và chi tiết theo chế độ quy định. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu NVL, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng NVL trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. 3. Nhiệm vụ kế toán NVL. Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL nhằm ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiệntốt các nhiệm vụ sau: - Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung thực. Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị vật liệu xuất dùng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời việc dùng NVL sai mục đích, lãng phí. - Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thường xuyên để phát hiện những NVL ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải phóng thu hồi vốn, hạn chế thiệt hại. - Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL nghiêm túc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và dự trữ. Ngoài ra, cần phân bổ NVL hợp lý đúng đối tượng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 4. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL NVL giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng nếu NVL không được cung cấp đủ số lượng, đúng chất lượng và kịp thời gian. Chất lượng của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lượng của NVL Và quan trọng hơn cả là việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận. Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán NVL. II. Phân loại và tính giá NVL 1. Các cách phân loại. Phân loại NVL là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Sở dĩ phải phân loại NVL là do vật liệu có nhiều loại và thường xuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Trên thực tế, NVL thường được phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với đặc trưng khác nhau. a. Phân loại theo công dụng kinh tế. Theo cách này NVL được phân loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào). Nguyên liệu là sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một hoặc vài lần chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc, hình đáng, mùi vị và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các hoạt động của các tư liệu lao động hay nhân viên. - Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lượng, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng… và có thể được chia thành: + Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất + Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho máy móc, thiết bị như: ốc vít, săm, lốp.. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ…) - Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản, có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài như: vải vụn, gỗ vụn… - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại như: vật tư đặc chủng vật đóng gói.. Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tương đối. Có loại vật liệu ở doanh nghiệp này được coi là chính nhưng ở doanh nghiệp khác chỉ được coi là phụ mà thôi và ngược lại. Lại có vật liệu trong một doanh nghiệp vừa được coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sản xuất. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật lệu, từng thứ vật liệu, xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra. b. Một số cách phân loại khác. Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách như sau: - Phân loại theo nguồn hình thành: + NVL do mua ngoài +NVL do doanh nghiệp tự sản xuất +NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên kết... - Phân loại theo chức năng: + NVL dùng cho sản xuất + NVL dùng cho bán hàng + NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản và theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho việc tính giá thành. Trên cơ sở phân loại các NVL, doanh nghiệp cần xây dựng “ Sổ danh điểm vật liệu" để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác tính toán ở doanh nghiệp. 2.Tính giá NVL Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả. Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên được đánh theo giá thực tế đã được mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL được phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng các phương pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp khấu trừ). */Đối với NVL nhập kho. Trên thực tế, NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau. - Đối với NVL mua ngoài: Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) +Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: + Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực tế khẩu(nếu có) Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác - Đối với NVL Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến + Chi phí chế biến thực tế - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của hàng nhập kho (giá trị vốn) = Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh + Chi phí liên quan (nếu có) - Đối với NVL được tặng thưởng viện trợ.. Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường - Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính. */ Đối với NVL xuất kho. a. Tính theo giá thực tế: Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau. Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau: * Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO) Phương pháp này NVL được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó… Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý. Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trường. Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL * Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). Phương pháp này NVL được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước * Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế NVLxuất dùng = Số lượng NVLxuất dùng x Giá đơn vị bình quân Giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Như vậy, giá trị thực tế của NVL phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ. Chúng ta chỉ tính được giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong kỳ NVL sẽ được ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh. Phương pháp này tương đối chính xác. Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh được sự biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, tần suất nhập-xuất lớn. * Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập kho Số lượng tồn trước khi nhập + Số lượng nhập kho Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL do vậy cuối kỳ không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Song lại mất nhiều công sức, thời gian. Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít. *Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước ( đầu kỳ này ) Lượng tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này ) Đây là phương pháp dễ làm, đơn giản nhưng độ chính xác không cao và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. * Phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL thì phải căn cứ vào chứng từ xuất. Tuy nhiên, có những doanh nghiệp do có nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau nên không có điều kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính theo phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập lần cuối * Phương pháp tính giá thực tế đích danh. Trong trường hợp có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại NVL với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá ấy. Phương pháp này khá chính xác, thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá NVL song lại đòi hỏi phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết. Nó thích hợp với doanh nghiệp có những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điều kiện bảo quản riêng. b. Tính theo giá hạch toán. Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL luôn biến động nên việc tính giá NVL theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Do vậy, người ta sử dụng giá hạch toán. Đây là loại giá ổn định được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công thức: - Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá hạch toán NVL xuất dùng x Hệ số giá NVL Hệ số giá NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán. Mỗi một phương pháp tính giá có ưu, nhược điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phương pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao. III/ Tổ chức hạch toán NVL 1. Tổ chức hạch toán chi tiết. Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo chủng loại và theo từng kho. Công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp. 1.1 Phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL để tiến hành ghi thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn vật liệu” theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau ( Sơ đồ 1.1 ) Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp thẻ song song. Chứng từ xuất Sổ tổng hợp Tổng hợp chi tiết vật tư Sổ thẻ chi tiết vật tư Thẻ kho Chứng từ nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: Theo phương pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm NVL như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật tư, mỗi thứ chỉ được ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phương pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp Chứng từ nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 1.3. Phương pháp sổ số dư. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật tư tạo điều kiện đối chiếu thường xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc được tiến hành cụ thể như sau: - Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư nhập kho, xuất kho và tồn kho giống như các phương pháp trên. Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu IV/ Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó, chúng được hạch toán theo một trong hai phương pháp hạchtoán hàng tồn kho sau: 1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định được giá trị NVL Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhưng phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thường áp dụng phương pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao... a/ Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh.... + Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL... - Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu kỳ và cuối kỳ). b/ Phương pháp hạch toán. Sự biến động của NVL được tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó. Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán NVL ( Theo phương pháp KKTX ) Giá mua và chi phí thu mua NVL đã nhập kho Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công TK 133 TK 151 Hàng mua đang đi đường GTT xuất để gia công chế biến TK142 Chiết khấu TM hoặc trả lại NVL cho ngươiì bán TK128, 222 VAT đầu vào Trị giá NVL thiếu khi ểm kê kho TK 133 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 154 Xuất NVL trả vốn góp liên doanh Xuất NVL để góp liên doanh Hàng mua đi đường nhập kho TK 338,721 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Nhận vốn góp liên doanh bầng NVL TK 411 TK111,112,331... TK138,642 TK411 TK128, 222 TK154 TK621,627,641,642... GTT NVL xuất kho sử dụng trong kỳ TK15222 TK111,112,311,331... 2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật tư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ: Giá trị NVL xuất trong kỳ = Tổng giá trị NVL nhập + - Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động vật tư không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật tư mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng ( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng hay xuất bán. a/ Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 611 “Mua hàng”. Bên Nợ: + Trị giá NVL tồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL mua vào trong kỳ. Bên Có: + Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2. TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu... TK 6112: Mua hàng hoá. Theo phương pháp này, NVL được hạch toán như sau (sơ đồ 1.6). Sơ đồ 1.6 TK 133 TK 111,112,331... TK151, 152 Trị giá NVL đã sử dụng trong kỳ TK621,627,641,642 TK133 Chiết khấu TM hoặc trả lại NVL cho người bán Kết chuyển trị giá NVL tồn cuối kỳ Trị giá NVL mua trong kỳ Kết chuyển trị giá NVL tồn đầu kỳ TK 611 TK 151, 152 TK 111,112,311,331... Sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl theo phương pháp kiểm kê định kỳ 3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhưng chưa chắc chắn, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. D Có: Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có. - Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán. + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trước. Nợ TK: 159 Có TK: 721 + Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho của đơn vị. Nợ TK: 642 (6426) Có TK: 159 4. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nước trên thế giới Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của quản lý, nước ta đã và đang vận dụng những ưu điểm của kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán Việt Nam để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán –một công cụ quản lý kinh tế hữu ích của nền kinh tế và hoà nhập với xu hướng toàn cầu hoá đang diễn ra trên thế giới. 4.1 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh. a/ Phuơng pháp theo dõi hàng tồn kho: *Phuơng pháp theo dõi tồn kho định kỳ: Phuơng pháp này thích hợp cho các công ty thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có đơn giá thấp, theo đó ta không phải tính nguyên giá hàng bán sau từng nghiệp vụ bán hàng mà chỉ thưc hiện một lần cuối mỗi kỳ kế toán. Nguyên giá =Tồn kho đầu kỳ +hàng mua trong kỳ -Tồn cuối kỳ *Phuơng pháp theo dõi tồn kho liên tục: Phương pháp này thích hợp cho các công ty kinh doanh những mặt hàng có đơn giá cao nh xe hơi, tivi, đồ trang sức .. Nhằm mục đích thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ chặt chẽ đối với hàng tồn kho, phương pháp này theo dõi liên tục sẽ cập nhật từng nghiệp vụ mua bán hàng ngày và cho biết số hàng tồn kho hiện đang có tại công ty ở mỗi thời điểm bất kỳ. Cụ thể, khi ta mua hàng vào thì nguyên giá của số hàng này sẽ được ghi vào tài khoản hàng tồn kho, ngược lại khi đem hàng ra bán thì ta sẽ kết chuyển nguyên giá ấy từ tài khoản hàng tồn kho sang tài khoản nguyên giá hàng bán. b/ Các phương pháp định gía hàng tồn kho: Theo quy ứớc kế toán, hàng tồn kho được định giá theo ba phương pháp sau: -Phương pháp nhập trước xuất trước -Phương pháp nhập sau xuất trứơc -Phong pháp bình quân gia quyền Các doanh nghiệp phải thực hiên nguyên tắc nhất quán trong kế toán, tức là._. một khi doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình một phương pháp phù hợp thì doanh nghiệp ấy phải sử dụng phương pháp đã chọn trong suốt quá trình hoạt động của mình, trừ khi có lý do chính đáng để thay đổi nó. 4.2 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ. Theo quy tắc kế toán, sổ cái của hãng sản xuất có một tài khoản “ Tồn kho vật liệu”. Tài khoản này thường có số dư nợ tại đầu và cuối kỳ. Khi hãng sử dụng nhiều loại vật liệu, sổ phụ có thể được mở để hỗ trợ cho tài khoản ở sổ cái. Sổ đó thường gọi là “ Sổ nguyên vật liệu” hoặc “Sổ kho”. Khi nhà máy cần nguyên liệu, chứng từ “nhu cầu nguyên vật liệu” được đưa cho thủ kho để xuất giao vật liệu cho sản xuất Các hạch toán bổ xung cũng cần phải thực hiện đối với tài khoản Sản phảm dở dang. Phiếu ghi bổ xung sản phẩm dở dang là “Thể chi phí sản phẩm”. Mỗi thể được lập cho mỗi loại sản phẩm công việc. a/ Phương pháp hàng tồn kho Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho được theo dõi theo 3 hệ thống sau: Hệ thống định kỳ: Theo hệ thống này, cuối mỗi kỳ hoạt động, kế toán sẽ tiến hành kiểm kê tồn kho vật liệu, sản phẩm dở dang , hàng hoá thành phẩm. Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phương pháp liên tục: Hệ thống này được thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng theo các đơn đặt hàng riêng biệt hoặc theo các dịch vụ riêng biệt. Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất; Hệ thống này thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng sản xuất sản phẩm hàng loạt. b ơng pháp định giá hàng tồn kho: Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho được định giá theo bốn phương pháp sau: - Phương pháp đặc điểm riêng - Phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp nhập sau xuất trước - Phương pháp trung bình gia quyền 4.3 Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu. Hệ thống kế toán Việt Nam Hệ thống kế toán Mỹ Hệ thống kế toán Anh *phương pháp theo dõi HTK HTK được theo dõi theo 2 phong pháp: -kê khai thường xuyên -Kiểm kê định kỳ *Phương pháp định giá HTK Hàng tồn kho đựơc định giá theo một trong các phương pháp sau: -Phương pháp FIFO -Phương pháp LIFO -Phương pháp giá đơn vị bình quân -Phương pháp trực tiếp -Phương pháp giá hạch toán HTK được theo dõi thoe 3 hệ thống: -Hệ thống định kỳ -Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phương pháp liên tục -Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất HTK được định giá bằng một trong các phương pháp sau: -Phương pháp FIFO -Phương pháp LIFO -Phương pháp trung bình gia quyền -Phương pháp đặc điểm riêng HTK cũng được theo dõi theo 2 phương pháp: -Phương pháp theodõi tồn kho định kỳ -Phương pháp theo dõi tồn kho liên tục HTK được định giá bằng một trong các phương pháp sau: -Phương pháp FIFO -Phương pháp LIFO -Phương pháp bình quân gia quyền 4.4 Chuẩn mực quốc tế về hạch toán hàng tồn kho *Về nguyên tắc: Theo IAS –2, vào thời điểm hạch toán, giá trị NVL tồn kho được đánh giá trên cơ sở giá thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán được thuần (giá trị tài sản trên báo cáo tài chính không thể cao hơn giá trị lợi ích trong việc sử dụng NVL ). Về dự phòng giảm giá NVL: Các NVL không đuợc coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra từ chúng được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. *So sánh chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam về hạch toán hàng tồn kho Hệ thống kế toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế *Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nếu NVL chính dùng cho sản xuất có giá thị truờng có thể thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán TK159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng cho NVL tồn kho đuợc trích vào cuối niên độ kế toán và truớc khi lập báo cáo tài chính Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nếu NVL có giá thị truờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ, DNcũng không đuợc lập dự phòng giảm giá vật tư khi giá bán của các sản phẩm được sản xuất ra từ chúng không bị giảm giá trên thị trường. NVLphải định giá thấp hơn giá trị và giá hàng có thể thực hiện đựơc. Khoản dự phòng này cần phải lập ngay sau khi cấp quản lý thấy giá trị bị giảm V. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trong công tác quản lý và hạch toán NVL Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách, tài khoản và báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng thực tế. Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán rõ ràng. 1/ Các chứng từ kế toán. 1.1 Mục đích và nguyên tắc lập chứng từ. Chứng từ là phương tiện vật chất để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính, là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Các đơn vị sản xuất và lưu thông hàng hoá có rất nhiều đặc đIểm yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoá. Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ ngoại thương; về thanh toán với ngân sách, khách hàng sản xuất trao đổi hàng hoá… vẫn rất cần các chứng từ được tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nước. Nh vậy, chứng từ được lập lên nhằm mục đích phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, làm căn cứ để tiến hành hạch toán ghi sổ và xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do tính đưa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trng cho chứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các yếu tố nh sau: Tên chứng từ: Là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ. Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ. Ngày và số thứ tự của chứng từ. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị. Chữ ký của những người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ. 1.2 Các loại chứng từ. Các hoạt động nhập và xuất kho NVL luôn luôn xảy ra trong các doanh nghiệp sản xuất. Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va số hiện có của NVL kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng theo biểu mẫu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật tư và các sổ tổng hợp khác ( như sổ Cái TK 152 ) để kiểm tra giám sát tình hình biến động của NVL thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ đầy đủ, kịp thời nhu cầu cho sản xuất. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Mọi chứng từ kế toán NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán. 2. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ kế toán cũng như nhu cầu về phân công lao động kế toán mà áp dụng các hình thức sổ cho phù hợp. Mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một hình thức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu. Song song với 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL thì chúng ta cũng có các hình thức sổ chi tiết tương ứng với nó. a/ phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán sự biến động của NVL được theo dõi ở cả hai nơi. - Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc thường ngày. - Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật tư Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng hợp chi tiết vật tư b/ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: thủ kho vẫn mở thẻ kho như ở phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư c/ phương pháp sổ số dư. - Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho của NVL như 2 hình thức trên. Song bên cạnh đó, thủ kho còn tiến hành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng lưuỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật tư ghi 1 dòng. Sau đó lập sổ số dư để đối chiếu. 3. Tổ chức sổ tổng hợp. Tuỳ theo từng hình thức sổ áp dụng mà chúng ta tổ chức sổ tổng hợp hạch toán NVL cho phù hợp và đúng chế độ quy định. a. Hình thức nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua NVL các chứng từ nhập-xuất…kế toán ghi vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó, cuối tháng hoặc định kỳ tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 152 và lập bảng cân đối số phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu b. Hình thức nhật ký sổ cái. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu báo nhập kho NVL… kế toán tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái (phụ lục 2) và sổ chi tiết NVL. Cuối tháng, tiến hành ghi vào bảng tổn hợp chi tiết NVL khoá sổ và đối chiếu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đó. Sơ đồ 1.9 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toánNVL Theo hình thức Nhật ký- Sổ cái. Chứng từ gốc Nhật ký- sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu c. hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hoá đơn cớc vận chuyển, phiếu báo vật tư… hoặc căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ Cái TK 152.Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của TK 152 trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái TK 152 ta lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152 Sơ đồ 1.10 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ dăng ký CTGS Bảng cân đối SPS Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu d. Hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng liên quan, sổ chi tiết TK 331…và bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá trị NVL xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152; Từ bảng phân bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 Sơ đồ 1.11 sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Theo hình thức Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc NKCT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152, 153 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu VI. Phân tích tình hình sử dụng NVL cho sản xuất 1/ Mục đích, yêu cầu và nhiệm vụ của phân tích Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL mới tồn tại được.Vì vậy đảm bảo NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội. 2/ Nội dung phân tích a. Phân tích tình hình cung cấp NVL: Cung cấp nguyên vật liệu là giai đoạn quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, nếu nguyên vật liệu cung cấp không đầy đủ sẽ gây gián đoạn sản xuất. Vì vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu đủ về số lượng và kịp thời là yếu tố để đảm bảo sản xuất ổn định. Cung cấp vật tư theo số lượng: cung cấp đủ về số lượng không nên quá thừa hoặc thiếu. Tỷ lệ % hoàn Số lượng vật liệu thựcnhập trong kỳ thành kế hoạch = tương ứng Số lượng vật liệu loại i cần mua Cung cấp nguyên vật liệu không chỉ đòi hỏi cung cấp đủ về số lượng, kịp thời mà còn cần phải bảo đảm về chất lượng của vật liệu. Để phân tích chỉ tiêu chất lượng vật liệu có thể sử dụng chỉ tiêu sau: Σ Mil Sik Σ Mik Sik I chất lợng : Σ Mil Σ Mik Trong đó: Mik, Mil: khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất loại i kỳ thực tế và kỳ kế hoạch. Sik: đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch. Cung cấp NVL ngoài yêu cầu về chất lượng, số lượng, thì yêu cầu về chủng loại, về tính đồng bộ, kịp thời về tiến độ và nhịp điệu cung ứng vật liệu cũng rất cần thiết. Khi phân tích các chỉ tiêu này, có thể so sánh giữa kỳ kế hoạch và kỳ thực tế. b. Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu: Phân tích tình hình dự trữ vật liệu là so sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. Nếu dự trữ quá thấp, không bảo đảm cho sản xuất - kinh doanh liên tục. Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật tư là lưuôn phải kết hợp hài hoà: vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Bên cạnh đó, chúng ta có thể sử dụng chỉ tiêu hệ số đảm bảo để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất: Lượng NVL dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo = Lượng NVL cần dùng trong kỳ c. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên định kỳ. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành bằng cách so sánh tổng mức nguyên vật liệu sử dụng thực tế với kế hoạch. Tuy nhiên, muốn biết mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm là tiết kiệm hay lãng phí thì cần liên hệ với kết quả sản xuất. 2.2 Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm Để sản xuất sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn phải sử dụng nhiều loại NVL.Do vậy, tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố sau: -Khối lượng sản phẩm hoàn thành. -Kết cấu về khối lưuợng sản phẩm. -Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm -Đơn giá NVL Phân tích tình hình sử dụng NVL qua các công đoạn sản xuất: Quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp thường phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất. NVL phục vụ cho quá trình này có thể cung cấp dần cho từng công đoạn sản xuất của dây truyền sản xuất. Cứ qua mỗi công đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được hoàn chỉnh thêm một bước.Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn sản xuất, phế liệu, phế phẩm cũng sinh ra làm hao hụt NVL. Bởi vậy cần phải phân tích tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau mà mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vuợt mức chi ở mỗi công đoạn sản xuất đó. 3.Phương pháp phân tích a/ Phươngpháp so sánh So sánh là một phương pháp đựơc sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định xu hướng mức biến động của chỉ tiêu phân tích.Vì vậy,để tiến hành so sánh phải giải quyết những vấn đề cơ bản nh xác định gốc để so sánh, điều kiện và mục tiêu để so sánh. Xác định gốc để so sánh phụ thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích Khi nghiên cứu nhịp độ biến động của các chỉ tiêu về NVL, số gốc để so sánh là trị số của chỉ tiêu ở kỳ truớc. Khi đánh giá mức độ biến động so với các mục tiêu đã dự kiến, trị số sẽ được so sánh với mục tiêu đề ra. áp dụng phương pháp này cần đảm bảo yêu cầu sau: -Đảm bảo tình thống nhất về phương pháp tính các chỉ tiêu -Đảm bảo tính thống nhất về đơn vị tính các chỉ tiêu cả về số lượng thời gian và giá trị. Mục tiêu so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý, sử dụng NVL là xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối cùng xu hướng biến động của chỉ tiêu phân tích. b/ phuơng pháp liên hệ Mọi kết quả sản xuất đều có mối liên hệ với nhau giữa các mặt các bộ phận. Để lượng hoá các mối liên hệ đó, ngoài phương pháp so sánh trong phân tích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng NVL còn sử dụng phương pháp liên hệ, phổ biến là liên hệ cân đối. Liên hệ cân đối có cơ sở là sự cân bằng giữa hai mặt của các yếu tố liên quan đến nhau nh: giữa nguồn mua sắm và tình hình sử dụng các loại vật tư. Mối liên hệ vốn có về mặt lượng của các yếu tố dẫn đến sự cân bằng cả về mức biến động ( chênh lệch ) về lưuợng giữa các mặt của các yếu tố . Chương II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí I/ Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh tại công ty DCC & ĐLCK. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty DCC & ĐLCK là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động hạch toán độc lập dưới sự chỉ đạo của tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp thuộc bộ công nghiệp. Tiền thân của công ty là Nhà máy dụng cụ cắt gọt kim loại được thành lập ngày 25/3/1968 theo quyết định số 74QĐ/KB - Bộ công nghiệp nặng. Sau hơn 2 năm hoạt động để phù hợp với tính chất và nhiệm vụ sản xuất, ngày17/8/1970 nhà máy được đổi tên thành nhà máy dụng cụ cắt số 1 theo quyết định số 216C-KB - Bộ công nghiệp. Qua hơn 10 năm hoạt động, công ty trở thành nhà máy lớn với 15 phân xưởng và hơn 1000 công nhân viên, sản xuất được nhiều loại dụng cụ cắt với quy trình công nghệ phức tạp đảm bảo chủ yếu cho việc cung cấp cho ngành cơ khí cả nước, phục vụ xuất khẩu và nhiều ngành nghề khác. Khi chuyển sang cơ chế thị trường, để phù hợp với nền kinh tế thị trường, tự chủ trong kinh doanh, nhà máy đổi tên thành Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí - thuộc tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp. Tên giao dịch là CUTTING AND MEASRING TOOLS COMPANY, viết tắt là DUFCO. Công ty có trụ sở chính ở số 26 đường Nguyễn Trãi phường Thượng Đình - quận Thanh Xuân Hà Nội. Nhiệm vụ chính của công ty: chuyên sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt gọt kim loại và phi kim loại, phụ tùng kim khí, thiết bị công tác phục vụ các ngành: dầu khí, chế biến lương thực, thực phẩm, xây dựng và các ngành kinh tế khác. Danh mục sản phẩm của công ty bao gồm: - Dụng cụ cắt: Bàn zen, taro, mũi khoan các loại dao phay, dao tiện, lưỡi ca máy, dao cắt tôn. - Sản phẩm xuất khẩu: Thanh trượt, bộ ròng rọc, cam 2 lỗ, gá kẹp, máy mài, cắm tăm lẻ. - Sản phẩm khác: Bộ neo cầu, dao cắt tấm lợp, xích các loại, dao cắt biến kẹo. Tổng khối lượng sản phẩm cuả công ty hàng năm đạt khoảng 200 tấn /năm. Do mới chuyển đổi từ thời kì bao cấp sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện công nghệ còn thấp thiết bị sử dụng đã quá lâu sản phẩm làm ra chất lượng chưa cao so với hàng ngoại nhập và giá bán còn chưa hợp lý, tình hình tiêu thụ của công ty gặp rất nhiều khó khăn. Đứng trước tình hình này ban lãnh đạo công ty đề xuất thay đổi loại hình công ty thành công ty cổ phần, đề xuất này đang được Bộ công nghiệp xem xét. Hy vọng rằng khi chuyển đổi loại hình công ty, công ty DCC & ĐLCK sẽ làm ăn tốt hơn và phát triển không ngừng. 2. Đặc điểm quy mô và tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty DCC&ĐLCK Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 433 nưgời, trong đó: + Khối phân xưởng là 227 người . + Khối phòng ban là 168 người. + Khối dịch vụ là 17 người + Khối lao động thiếu việc 21 người Trong tổng số 433 cán bộ công nhân viên thì số lao động ở trình độ đại học là 66 người trong đó 48 lao động là kĩ sư cơ khí, 15 lao động là cử nhân kinh tế và chuyên môn. Số lao động ở trình độ trung cấp là 37 người, trình độ sơ cấp là 73 người. Bộ máy cuả công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Các phó giám đốc, quản đốc, sử dụng quyền thủ trưởng mà giám đốc phân cho để thống nhất mọi hoạt động trong mọi công việc được giao. Tại các phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình tại các phân xưởng có quản đốc và phó quản đốc phụ trách điều hành sản xuất trong phân xưởng mình. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Giám đốc: là người đại diện của nhà nước, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của công ty theo chính sách, pháp luật cuả nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cấp trên về kết qủa hoạt động sản xuất của công ty. - Phó giám đốc là người giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặt giám đốc khi giám đốc khi giám đốc đi vắng. Có ba phó giám đốc: + Phó giám đốc kỹ thuật: có nhiệm vụ chỉ đạo, quản lý các phòng: Phòng thiết kế; phòng công nghệ; thư viện; phòng cơ điện; phòng KCS; phòng kiến thiết cơ bản. + Phó giám đốc sản xuất: có nhiệm vụ quản lý các phân xưởng: PX khởi phẩm; PX cơ khí I; PX cơ khí II; PX cơ điện; bộ phận mạ; PX bao gói. + Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách các phòng cung tiêu (phòng vật tư); phòng hành chính quản trị (HCQT); phòng y tế ; cửa hàng giới thiệu sản phẩm - Phòng thiết kế: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuất của công ty. - Phòng công nghệ: Sau khi có bản vẽ nhận được từ phòng thiết kế, phòng công nghệ lập quy trình công nghệ, chuẩn bị dụng cụ đồng thời phòng cũng có nhiệm vụ theo dõi công nghệ trong quá trình sản xuất, đánh giá mức độ phù hợp của nó cũng nhưư xem xét các vấn đề sửa đổi. Thư viện: Có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ kĩ thuật. Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sửa chữa, quản lý hồ sơ kĩ thuật các thiết bị, thiết kế các chi tiết thay thế, quản lý trạm biến thế, phân phối điện. Phân xưởng khởi phẩm: Nhận vật liệu từ kho, tiến hành rèn, rập, ca, cắt, tiện, ...tạo phôi Phân xưởng cơ khí I: Sản xuất các loại mũi khoan, taro và các sản phẩm cơ khí khác. Phân xưởng cơ khí II: sản xuất các loại dao phay, dao xoáy, dao chuốt, dao tiện, lưỡi ca và các sản phẩm cơ khí khác. Phân xưởng cơ điện: Sửa chữa các máy móc, thiết bị theo kế hoạch của phòng cơ điện, sửa chữa sản xuất, sửa chữa các chi tiết phục vụ cho việc sửa chữa sản xuất các loại mặt hàng. Bộ phận mạ: Chỉ dùng để mạ thử nghiệm . Bộ phận bao gói: Có nhiệm vụ sản xuất các bao bì, túi nilong chống gỉ sản phẩm và bao gói sau đó vận chuyển về kho. Phòng cung tiêu: (phòng vật tư ) có nhiệm vụ mua tất cả các vật liệu chính như sắt thép, vật liệu phụ như các loại hoá chất, than, các loại tạp phẩm và các trang thiết bị khác phục vụ toàn bộ công ty. Phòng hành chính quản trị: Thảo công văn, nhận, gửi , lưu trữ các giấy tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính như bàn ghế..., trông giữ xe cho cán bộ công nhân viên, quản lý trường mầm non, vệ sinh công cộng trong công ty đồng thời quản lý trạm y tế. Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Do phó giám đốc kinh doanh quản lý. Phòng tài vụ: Hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng. Phòng bảo vệ: hoạt động dưới sự điều hành của giám đốc 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí được tóm tắt theo sơ đồ sau: Sơ đồ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ Phó kế toán trưởng Các nhân viên kinh tế phân xưởng Thủ quỹ kiêm tạm ứng Kế toán thanh toán với người bán và vật liệu Kế toán lương và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,và phải thu khách hàng Kế toán giá thành kiêm kế toán kho thành phẩm Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau: * Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tài chính, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho công ty, tham mưu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. * Phó phòng kế toán: Là người giúp kế toán trưởng, chịu trách nhiệm chỉ đạo quản lý trực tiếp công tác tổ chức kế toán thống kê của công ty đồng thời thay thế kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt. Phó phòng trực tiếp hướng dẫn mọi nghiệp vụ hạch toán cho các thành phần trong đơn vị, thường xuyên có có kế hoạch kiểm tra chấn chỉnh công tác kế toán. * Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạch toán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cần thiết đúng chế độ, đúng phương pháp. Đồng thời, kế toán tiền lương và BHXH có trách nhiệm giám sát, kiểm tra quyết toán tiền lương, thậng BHXH và các khoản phụ cấp, phân bổ tiền lương vào các đối tượng chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm xem có hợp lý, hợp pháp hay không. * Kế toán vật liệu: Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Hàng tháng, kế toán vật liệu báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dự trữ, quản lý vật tư rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và hiệu năng quản lý. * Kế toán TSCĐ: Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ trong công ty, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúng nguyên tắc chế độ hướng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộp ngân sách, số phải trả nợ ngân hàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tình hình thu nộp và thanh toán đó. * Kế toán giá thành và kho thành phẩm: Có trách nhiệm tổ chức ghi chép phản ánh, hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quản lý kho thành phẩm và kho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. * Kế toán thanh toán với người bán: Có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn, chứng từ rồi tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đối tượng thanh toán vào các loại sổ sách chi tiết liên quan. Theo định kì, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thuế GTGT đầu vào để đưa cho kế toán tiêu thụ lên báo cáo thuế GTGT. * Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ thu chi của kế toán thanh toán chuyển sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp, tính chuẩn xác con số sủa chúng trước khi thực hiện nghiệp vụ thu chi. * Các nhân viên kinh tế phân xưởng: Hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải đối chiếu phân ngang với nhau và đối chiếu với phân xưởng để lên tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại công ty Ngoài ra, nhân viên kinh tế phân xưởng còn nhiệm vụ quản lý nhân viên lao động của phân xưởng. Nhân viên kinh tế phân xưởng chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng, có nhiệm vụ thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. II/ Thực tế công tác hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí 1. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí Để phù hợp với đặc điểm là một doanh nghiệp có quy mô vừa, trình độ của kế toán khá cao, hiện nay công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Theo hình thức này, sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp tại công ty gồm có: - Sổ chi tiết TK 331: “Phải trả người bán”: Sổ này được mở chi tiết để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán đối với người bán, người nhận thầu về cung cấp vật tư, lao vụ và các dịch vụ khác. - Sổ chi tiết TK 141 - Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331, dùng để hạch toán tổng hợp công nợ của doanh nghiệp đối với người cung cấp vật tư hàng hoá, lao động dịch vụ .Việc ghi nhật ký chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng ở sổ chi tiết TK331. - Nhật ký chứng từ số 10: - Nhật ký chứng từ số 1 - Nhật ký chứng từ số 2 - Bảng phân bổ số 2: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng trong các tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng trong tháng -Bảng kê số 4, 5, 6 .... Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí Chứng từ gốc NKCT số 1, 2 Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2. Đặc điểm, phân loại, đánh giá NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí 2.1 Đặc điểm vật liệu và tình hình bảo quản, thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu. Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí là một trong những doanh nghiệp lớn cung cấp sản phẩm cơ khí cho cả nước. Do đặc điểm sản phẩm của công ty quy định nên bên cạnh NVL chính là thép, hợp kim còn có nhiều loại khác như xăng, dầu, than, hoá chất các loại ... Với đặc điểm về vật liệu như vậy, công ty đã thiết kế một hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, tránh hao mất mát. Cụ thể, NVL chính được chứa trong các kho chuyên dùng (kho kim khí ), các vật tư được sắp xếp ngăn nắp, bảo vệ tốt. Các loại hoá chất được chứa trong các kho phụ tùng nhiên liệu hoá chất, các kho này phải được đặc biệt quan tâm, đảm bảo luôn thông thoáng, khô ráo và thường xuyên được kiểm tra, xử lý các hiện tượng bất thường (nếu có ). Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Để có thể hạ thấp._.