Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Trung Văn (nhật ký chứng từ - Ko lý luận)

quyết định chất lượng và giá thành sản phẩm của Công ty.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty (70 – 80%) . Để hoạt động sản xuất đạt hiệu quả cao, nguyên vật liệu cần được quản lý tốt.Công tác quản lý NVL phải đảm bảo thực hiện chặt chẽ trong tất cả các khâu thu mua - bảo quản, dự trữ - sử dụng. Do đó việc ghi chép và phản ánh về tình hình NVL tại Công ty Cổ phần Trung Văn là vô cùng quan trọng. Vì vậy em đã lựa chọn viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Văn. Nội dung chuyên đề của em có ba phần: Phần I: Tổng quan về công ty cổ phần Trung Văn. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Văn. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Văn. Với lượng kiến thức tích luỹ còn hạn chế. Bản thân em đã cố gắng vận dụng những kiến thức đã được nhà trường đào tạo để hoàn thành chuyên đề này. Chuyên đề của em chắc chắn có nhiều thiết sót, em rất mong nhận được sự xem xét và góp ý của Cô giáo hướng dẫn. Cuối cùng em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn của PGS.TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ nhiệt tình của các Cán bộ trong phòng kế toán tài chính của Công ty Cổ phần Trung Văn đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. I/ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1/Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần Trung Văn có trụ sở chính tại xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Công ty được thành lập vào ngày 3/3/1970 theo quyết định của Tổng cục Lâm Nghiệp với hình thức doanh nghiệp Nhà Nước, có tên gọi là Xí nghiệp chế biến lâm sản I. Trong thời gian đầu mới đi vào hoạt động công ty thực hiện chế biến lâm sản và bảo quản hàng cho một số xí nghiệp khác. Tháng 1/1971 Tổng cục lâm nghiệp quyết định đổi tên Xí nghiệp chế biến lâm sản I thành Công ty chế biến và bảo quản lâm sản. Lúc này hoạt động chủ yếu của công ty là cung cấp mây tre và chế biến gỗ phục vụ cho nhân dân, đóng bàn ghế cho các trường học và bảo quản sản phẩm của các xí nghiệp thành viên đợi phân phối. Để phát triển sản xuất, mở rộng thị trường ra nước ngoài. Năm 1976 công ty đã sát nhập với công ty lâm sản Hà Nội thành Xí nghịêp chế biến lâm sản Hà Nội, thuộc công ty lâm sản xuất khẩu Hà Nội. Lúc này ngoài sản xuất các mặt hàng phục vụ trong nước công ty còn sản xuất thêm một số mặt hàng phục vụ cho suất khẩu. Đến những năm 1990 công ty sản xuất thêm các mặt hàng phục vụ cho xuất khẩu. Tháng 2/1993 Xí nghiệp chế biến lâm sản Hà Nội đổi tên thành Xí nghiệp chế biến lâm sản Trung Văn. Tháng 6/1995 Xí nghiệp chế biến lâm sản Trung Văn đổi tên thành Công ty chế biến lâm sản Trung Văn (TRUVACO).Thời gian này do tình trạng khai thác gỗ rừng không có kế hoạch, làm cạn kiệt nguồn tài nguyên, hơn nữa còn gây ra mất cân bằng sinh thái, lũ lụt hạn hán nên chính phủ đã ra quyết định cấm chặt phá rừng bừa bãi, cấm xuất khẩu gỗ. Điều này khiến cho công ty bị thiếu nguyên liệu đầu vào nghiêm trọng, hoạt động sản xuất của công ty vô cùng khó khăn. Cho đến cuối năm 1996, với nỗ lực tìm giải pháp của ban lãnh đạo và các phòng ban, công ty đã đi đến quyết định đổi mới công nghệ sản xuất, nhằm tiết kiệm nguyên liệu và nâng cao chất lượng. Nhờ đó công ty đã vượt qua được giại đoạn khó khăn này. Sau một thời gian tiến hành cổ phần hoá, ngày 5 tháng 12 năm 2006 công ty chuyển đổi thành hình thức công ty cổ phần với tên là công ty cổ phần Trung Văn theo quyết định số 3710/QĐ/BNN/- ĐMDN của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.Công ty có 30 cổ đông. Từ đó công ty chính thức hoạt động theo Luật doanh nghiệp. Quy mô của công ty thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện nay ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là: Công nghiệp chế biến gỗ và lâm sản Dịch vụ vật tư kỹ thuật đời sống Chế biến và kinh doanh hàng nông sản Lắp đặt và trang trí nội ngoại thất Xây dựng các công trình dân dụng, hạ tầng, lâm nghiệp và phục vụ nông thôn. Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hóa Sau cổ phần hoá, tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu năng quản lí của công ty được nâng lên rõ rệt. Công ty tích cực tìm kiếm các thị trường xuất khẩu tiềm năng và mở rộng xuất khẩu ra nhiều nước trên thế giới. Sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng nhiều mẫu mã, nhiều chủng loại, được làm bằng nhiều chất liệu khác nhau đảm bảo tính độc đáo và tiện dụng phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Đặc biệt là mặt hàng ván sàn tre, với ưu điểm là thẩm mỹ cao, khả năng chịu lực nặng tốt, bền rất được ưa chuộng trên thị trường. Doanh số xuất khẩu mặt hàng liên tục tăng.,,, Năm 2008, do tác động của khủng hoảng kinh tế toàn cầu, hoạt động xuất khầu của công ty gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên công ty vẫn giữ được mức doanh thu theo kế hoạch *Chức năng nhiệm vụ của công ty: Công ty cung cấp các sản phẩm gỗ dân dụng phục vụ cho nhu cầu của xã hội, huy động và sử dụng vốn hiệu quả theo cam kết của tập thể người lao động và của toàn xã hội. Phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng xuất khẩu nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo thu nhập cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty trong vài năm gần đây được thể hiện bảng dưới đây: Bảng 01: Bảng chỉ tiêu kinh tế tài chính (Đơn vị: triệu đồng) STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Doanh thu 37642 51230 55381 2 Chi phí 26293 32435 34102 3 Lợi nhuận trước thuế 11349 18795 21279 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3177,72 5262,6 5958,12 5 Lợi nhuận sau thuế 8171,28 13532,4 15320,88 6 Tồng tài sản 24488 36972 41107 7 Tài sản ngắn hạn 10123 15623 16432 8 Tài sản dài hạn 14365 21349 24675 9 Nợ phải trả 4532 7591 9123 10 Nguồn vốn chủ sở hữu 95 29381 31984 11 Thu nhập bình quân đầu người 33,6 44,4 49,2 Nguồn báo cáo tài chính Công ty CP Trung Văn Nhận xét: Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy từ năm 2006 sang năm 2007( Công ty chuyển từ hình thức doanh nghiệp nhà nước sang hình thức công ty cổ phần) tình hình hoạt động và quy mô tài sản của công ty có sự thay đổi rõ rệt. Năm 2007, vốn chủ sở hữu sau cổ phần hóa tăng lên 9.425 triệu đồng,đầu tư vào tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn cũng tăng theo mang lại kết quả tốt hơn năm 2006 rất nhiều. Lãi sau thuế tăng hơn 5 tỷ, Doanh thu tăng mạnh. Như vậy cổ phần hóa là hướng lựa chọn phù hợp, kịp thời có tác động tích cực đến toàn công ty, mở ra cơ hội phát triển mạnh mẽ, tăng thêm lao động và thu nhập cho cán bộ và công nhân của công ty. Năm 2008, do lạm phát tăng cao. Giá các yếu tố đầu vào tăng, tình hình nền kinh tế vĩ mô bất ổn định. Công ty cổ phần Trung văn nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam đều gặp rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên ban giám đốc cùng các phòng chức năng đã nỗ lực khắc phục khó khăn. Các chỉ tiêu tài chính tăng nhẹ. Góp phần củng cố niềm tin của các cổ đông. 1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh 1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Giám đốc công ty là người có quyền quyết định trực tiếp mọi vấn đề, các phòng chức năng có trách nhiệm về lĩnh vực chuyên sâu của mình và tư vấn cho giám đốc ra quyết định. Công ty có ba xí nghiệp trực thuộc, mỗi xí nghiệp chịu sự quản lý chung của các phòng chức năng. Mệnh lệnh được truyền từ trên xuống, các phòng chức năng đảm bảo chuyên môn. Sơ đồ 01: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc công ty kiêm chủ tịch HĐQT Phòng kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch Phòng tổ chức hành chính PGĐ tài chính PGĐ sản xuất Xí nghiệp cót ép Xí nghiệp ván sàn cao cấp Xí nghiệp sản xuất đồ mộc mỹ nghệ Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng: Đại hội đồng cổ đông: có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ phần gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đông cổ đông có quyền: phát hành cổ phiếu; đầu tư phát triển Công ty; xây dựng điều lệ Công ty. Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi chủ trương, đường lối theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty, mọi vấn đề quyền lợi của cổ đông. Giám đốc Công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị: là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty và trực tiếp điều khiển việc quản lý của Công ty thông qua các Trưởng phòng. Phòng kế toán: phán ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ sổ sách theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, lập và nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng Nhà nước. Phòng kế hoạch: nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ hàng tháng, quỹ, năm. Phòng tổ chức hành chính: quản lý các chính sách về người lao động, theo dõi thời gian làm việc, các chính sách về tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, kỷ luật lao động. Phòng sản xuất: thiết kế mẫu sản phẩm mới phù hợp với yêu cầu của khách hàng, nghiên cứu điều hành, bảo dưỡng máy móc công nghệ, đề xuất các phương án tiết kiệm nguyên liệu, xử lý phế liệu...đảm bảo tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh: a/ Bố trí cơ cấu sản xuất: Hiện nay công ty có ba mặt hàng chính là đồ gỗ dân dụng, đồ gỗ xuất khẩu và hàng mây tre đan xuất khẩu. Ba loại sản phẩm này được sản xuất tại ba xí nghiệp như trên sơ đồ cơ cấu tổ chức. b/ Đặc điểm quy trình sản xuất: «) Sơ đồ 02: Công nghệ chế biến gỗ: Gỗ được chế biến qua hai giai đoạn: Giai đoạn I: tất cả các nguyên liệu gỗ tròn được sơ chế giống nhau theo các bước thể hiện ở sơ đồ dưới đây. Giai đoạn II: Tuỳ theo từng yêu cầu về chủng loại và mẫu mã của sản phẩm trong đơn đặt hàng, công nhân chọn ra các nguyên liệu đã được sơ chế ở giai đoạn I, rồi tiếp tục sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành. Giai đoạn I: Giai đoạn II: NVL sơ chế qua giai đoạn I Cưa đu Gỗ tròn Sơ chế 1 Sấy Sẻ gỗ Nghiệm thu đóng gói Tinh chế Lắp ráp Trang trí bề mặt 1.3/Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Do quy mô của công ty ở mức vừa và nhỏ nên phòng kế toán chỉ có năm nhân viên. Mỗi nhân viên kế toán kiêm một số phần hành nhất định. Đảm bảo mọi công việc kế toán đều được bao quát hết, và công việc không bị chồng chéo. Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lại kết quả công việc của các nhân viên kế toán đảm bảo cho hoạt động kế toán trong công ty đúng theo chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau: Sơ đồ 03: Sơ dồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán tài sản Kế toán tổng hợp Kế toán chi phí và giá thành Kế toán lương, thủ quỹ Kế toán trưởng E Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán Kế toán trưởng: phân chia, theo dõi và kiểm tra công tác kế toán của các kế toán phần hành. Xây dựng các chính sách kế toán phù hợp với đặc điểm của công ty,đảm bảo việc ghi chép kế toán đúng chế độ và cung cấp thông tin kế toán tái chính và kế toán quản trị, tư vấn cho cac nhà quản trị về các vần đề tài chính trong công ty. Kế toán tổng hợp: phản ánh tất cả các nghiệp vụ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các nghiệp vụ thanh toán,nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh và các nghiệp vụ ít phát sinh không thuộc phần hành còn lại. Kế toán tổng hợp có trách nhiệm lập ra các báo cáo tài chính và các bảng khai thuế. Kế toán lương kiêm thủ quỹ: phản ánh và tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian và kêt quả lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp. Ngoài ra có nhiệm vụ giữ tiền trong két và đảm bảo thu quỹ xuất quỹ theo đúng yêu cầu quản lý. Kế toán tài sản: theo dõi và phản ánh vào sổ sách tình hình tăng giảm tài sản cố định, nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho. Tính và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: tập hợp chi phí sản xuất,phân bổ và kết chuyển tính ra giá thành sản phẩm hoàn thành và chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 1.3.2 Hình thức sổ kế toán: Hình thức kế toán đang được áp dụng tại Công ty là hình thức nhật ký chứng từ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hiện tại công ty sử dụng phần mềm kế toán ACSOFT .Hàng ngày kế toán cập nhật số liệu vào phần hành kế toán mà mình chịu trách nhiệm, hàng tháng kế toán tổng hợp in ra các bảng khai thuế để nộp cho cơ quan thuế, cuối mỗi quỹ kế toán in ra bàng khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính để nộp lên cơ quan thuế. Cuối năm kế toán phần hành tiến hành in ra các bàng phân bổ, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết, các sổ cái thuộc phần hành của mình, sau đó đóng thành quyển và thực hiện lưu giữ. Kế toán tổng hợp in ra các báo cáo tài chính để nộp lên nhà quản trị và nộp cho các cơ quan chức năng Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ Chứng từ kế toán Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3 Đặc điểm kinh tế tài chính khác: Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, biểu mẫu, sổ sách theo chế độ hiện hành (Quyết định Số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp). Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty áp dụng theo Quyết định Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp. Công ty mở chi tiết một số tài khoản theo phân xưởng như: TK 336: phải trả nội bộ TK 3361: Phải trả xí nghiệp Cót ép TK 3362: Phải trả xí nghiệp mộc TK 3363: Phải trả xí nghiệp ván sàn TK 1551: Thành phẩm xí nghiệp cót ép TK 1552: Thành phẩm xí nghiệp mộc TK 1553: Thành phẩm xí nghiệp ván sàn ……. Niên độ kế toán là một năm. Kỳ kế toán trùng với năm dưong lịch. Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 26 tháng 3 năm 2006. Trong đó, công ty chủ yếu sử dụng bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ ít được sử dụng. Cuối kỳ kế toán tổng hợp in ra các báo cáo tài chính để trình lên ban quản trị và các cơ quan chức năng Nhà nước. Riêng đối với cơ quan thuế kết toán cần căn cứ vào các báo cào này tiến hành nhập số liệu vào Hệ thống hỗ trợ kê khai thuế, khi đã khớp số liệu thì tiến hành in ra các báo cáo trình cơ quan thuế. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG VĂN 2.1 Đặc điểm NVL và tổ chức quản lý NVL tại Công ty CP Trung Văn 2.1.1 Đặc điểm NVL Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng với nhiều loại gỗ, tre, cót nan. Mỗi loại có chất lượng rất khác nhau. Đặc thù của sản phẩm gỗ là chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng quyết định đến chất lượng sản phẩm. Chi phí NVLTT chiếm 70 – 80 % giá thành sản phẩm. Gỗ là loại nguyên liệu dễ bảo quản, ít bị hao mòn hữu hình, tuy nhiên nếu để ở trời nắng hoặc mưa lâu ngày gỗ có thể bị cong hoặc phình, chất lượng gỗ, giảm đáng kể. Bên cạnh đó gỗ là loại vật liệu cồng kềnh, cần có kho bãi rộng, kho bãi cũng cần phải thoáng mát và vệ sinh sạch sẽ để chống mối mọt. Nguyên vật liệu của công ty được mua ở trong nước và nhập khẩu. Cót nan được đặt mua tại làng nghề ở Quốc Oai, Hà Nội, Tuyên Quang, Bắc Giang, Thanh Hoá. Một số loại gỗ được mua trong nước, nhưng do tình trạng khai thác tài nguyên rừng của nước ta quá bừa bãi khiến nguồn gỗ tự nhiên cạn kiệt, nên hiện nay phần lớn các loại gỗ tròn công ty phải nhập khẩu ở các nước Nam phi, Cam Pu Chia, Lào… Do gỗ là một một tài nguyên quý nên hiện nay Nhà nước có chính sách kiểm soát và quản lý việc khai thác, sử dụng, xuất nhập khẩu rất chặt chẽ. Gỗ phải được theo dõi về nguồn gốc xuất xứ. Phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc rõ ràng. 2.1.2. Tổ chức quản lý NVL: ● Bảo quản: Công ty có lợi thế là diện tích rộng, khoảng 400m2, công ty xây dựng 2 kho nguyên liệu gồm: kho cót nan và kho gỗ. Các kho được xây dựng gần các xưởng sản xuất và đều nằm trong khuôn viên của công ty, tạo điều thuận tiện cho việc nhập kho cũng như xuất kho nguyên liệu sản xuất. Kho rộng và thoáng đảm bảo nguyên liệu được bảo quản tốt. Hiện công ty chỉ có một nhân viên làm thủ kho. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi tình trạng vật liệu trong các kho cũng đồng thời có trách nhiệm bảo vệ các nguyên liệu trong kho đó kết hợp với bảo vệ của Công ty. Đối với các lô vật liệu mua về, sau khi làm thủ tục nhập kho, Công ty phải thuê ngoài để bốc dỡ vật liệu rồi sắp xếp vào kho theo sự chỉ đạo của thủ kho. Do có một số loại gỗ rất khó phân biệt bằng mắt thường nên thủ kho thường đánh dấu trực tiếp lên thân gỗ để dễ dàng nhận biết theo dõi chính xác hơn. ● Phân loại: Do nguyên vật liệu của công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò khác nhau trong sản xuất kinh doanh. Để thuận tiện theo dõi và quản lý các loại vật liệu này Công ty tiến hành phân loại dựa theo hai tiêu chí: theo vai trò công dụng của vật liệu và theo xưởng sản xuất. - Căn cứ theo vai trò công dụng, NVL được phân loại thành các nhóm sau: Nguyên vật liệu chính: gỗ tròn, gỗ xẻ, gỗ ép Nguyên vật liệu phụ: sơn lót, sơn mỡ, chất làm cứng, thuốc phòng mục, keo dán, cồn khóa, ke, vecni, đinh … Nhiên liệu gồm: điện, dầu máy, … Phế liệu thu hồi: Gỗ vụn, mùn cưa, phôi bào,… - Căn cứ vào xưởng sản xuất, nguyên vật liệu được phân loại thành: NVL xưởng cót NVL xưởng mộc NVL xưởng ván Sự phân loại này làm cơ sở để theo dõi NVL trên sổ sách và phần mềm kế toán. Kế toán lập một hệ thống mã NVL khai báo tên, loại vật liệu, xưởng sản xuất, đơn vị tính và một số quy cách khác.Khi tiến hành nhập NVL phần mềm sẽ làm xuất hiện chi tiết theo dõi theo công dụng và theo xưởng sản xuất. ● Dự trữ: Quá trình thu mua nhập khẩu gỗ mất khá nhiều thời gian hơn nữa Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng. Nghĩa là khi công ty ký được đơn đặt hàng mới thì sẽ tiến hành sản xuất. Công ty không sản xuất các sản phẩm bán sẵn cho các cửa hàng nội thất. Tuy nhiên Công ty cũng có một số đơn đặt hàng thường xuyên hàng năm chẳng hạn như: sản xuất hộp đạn cho các đơn vị quốc phòng nên ngoại trừ các đơn hàng này thì khối lượng sản xuất của Công ty phụ thuộc khá nhiều vào phía khách hàng. Điều này cùng với yêu cầu quay vòng vốn lưu động nhanh trong một công ty mà vốn còn rất hạn hẹp khiến cho việc xác định khối lượng vật liệu cần phải dự trữ là rất khó khăn. Do vậy, để đáp ứng yêu cầu NVL kịp thời cho sản xuất và đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng gỗ yêu cầu và đáp ứng yêu cầu quay vòng vốn nhanh đòi hỏi công tác lập kế hoạch dự trữ NVL phải được tính toán kỹ lưỡng sao cho dữ trữ NVL một cách hợp lý nhất vừa đảm bảo đảm đáp ứng các đơn đặt hàng vừa không gây ứ đọng vốn, tránh được chênh lệnh giá vật liệu. Hiện nay phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch mua sắm và dự trữ vật tư từ đầu năm, hàng tháng căn cứ vào số lượng sản phẩm mà hợp đồng khách hàng yêu cầu tính toán ra số lượng vật tư cần mua thêm. Do quy mô của công ty ở mức vừa, chưa có phòng vật tư riêng nên cán bộ phòng kế hoạch đảm nhận việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu và chịu trách nhiệm đáp ứng đủ vật tư cần thiết cho nhu cầu sản xuất. ● Tính giá NVL: +) Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Tất cả nguyên liệu của công ty đều được mua ngoài. Công ty thuê ngoài để vận chuyển vật liệu, do đó chi phí vận chuyển là một phần của chi phí thu mua cấu thành nên giá thực tế nguyên liệu nhập kho. Do đặc điểm nguyên liệu của công ty có một số nguyên liệu (cót nan) được mua từ hộ gia đình nên không có hoá đơn GTGT, do đó giá thực tế NVL nhập kho là: Giá thực tế NVL nhập kho (không có hoá đơn mua vào) Chi phí thu mua + Giá thanh toán = Còn các nguyên liệu khác mua của các tổ chức kinh doanh đều có hoá đơn GTGT nên giá thực tế NVL nhập kho là: Giá thực tế NVL nhập kho = Chi phí thu mua Giá mua trên hoá đơn + Giá mua trên hoá đơn Giá thực tế NVL nhập kho của hàng NK Đối với NVL nhập khẩu thì: = + Chi phí thu mua Thuế nhập khẩu + Ví dụ: - Công ty mua 1000m2 cót nan, đơn giá 21.500đ/m2, chi phí vận chuyển 1.200.000đ. Giá thực tế cót nan nhập kho là: 1000 x 21.500 + 1.200.000 = 21.500.000đ Công ty mua gỗ ép tại Công ty cổ phần Thanh Hà, giá thanh toán ghi trên hoá đơn là 27.500.000 đã bao gồm cả thuế GTGT 10%; chi phí vận chuyển 1.500.000đ Giá thực tế gỗ ép nhập kho là: 27.500.000/1.1 +500.000 = 26.500.000đ +) Tính giá NVL xuất kho: Hiện nay công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho trong kỳ. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân NVL = Giá thực tế VL tồn đầu tháng và nhập trong tháng Lượng thực tế VL tồn đầu tháng và nhập trong tháng Lượng thực tế VL tồn đầu tháng và nhập trong tháng Ví dụ: Lượng cót mê hoa tồn đầu tháng 2 là 800m2 - trị giá 28.400.000đ Lượng cót mê hoa nhập trong tháng 2 là 2010m2 - trị giá 80.560.000đ 28.400.000 + 80.560.000 Ta có : = = Giá đơn vị bình quân cót mê hoa 38.775,8 800 + 2010 2.1.3 Tổ chức hạch toán chi tiết NVL Kế toán chi tiết NVL là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư. Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư. Phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho. Hiện nay Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó. Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Sổ liệu sẽ được tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở từng kho. Cuối tháng Số liệu tổng cộng của các số liệu này sẽ được kết chuyển vào Bảng tổng hợp tiết NVL. Cuối kỳ kế toán tiến hành in ra báo cáo tổng hợp NVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Sau đó đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song . Về tổ chức hạch toán tổng hợp NVL có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ PNK, PXK, Bảng phân bổ NVL, CCDC Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL NKCT 1, 2, 5,6,7 Sổ cái TK 152, 153 BÁO CÁO TÀI CHÍNH BK 4 Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức nhật ký - chứng từ. Từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL kế toán tổng hợp nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào các bảng kê số 3, 8, 9, 10 và vào các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, sau đó số liệu được tổng hợp vào sổ cái TK 152. Tài khoản sử dụng để hạch toán NVL: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả người bán TK 141: Tạm ứng TK 621: Chi phí NVL trực tiếp Đơn vị không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường Hiện tại kế toán của công ty chưa thực hiện đối chiếu đối hàng tháng giữa bảng tổng hợp chi tiết NVL với sổ kế toán tổng hợp. Công ty chỉ in các bảng kê và các nhật ký - chứng từ một lần vào cuối năm. Đến khi đó sổ cái được đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết. 2.2.Hạch toán thu mua và nhập kho NVL 2.2.1 Tổ chức thu mua NVL Hàng tháng phòng kế hoạch lập kế hoạch mua sắm vật tư và tổ chức thu mua vật tư theo kế hoạch đó, trong phòng có một cán bộ làm công tác cung ứng vật tư. Cán bộ cung ứng có trách nhiệm trực tiếp đi thu mua vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty hoàn toàn được mua ngoài, một số loại gỗ đặc biệt Công ty phải nhập từ nước ngoài, số còn lại công ty mua của các đơn vị bán sỉ trong nước, riêng đối với nguyên liệu để sản xuất cót nan thì Công ty phải đặt mua trực tiếp với từng gia đình ở các làng nghề ven Hà Nội. Đối với nguyên liệu gỗ nhập khẩu : Công ty thường nhập của một số Nhà cung cấp quen thuộc trong nhiều năm ở các nước Lào, Campuchia, Nam phi… Dựa vào kế hoạch mua vật tư, Ban giám đốc lập đơn đề nghị xem báo giá của các đối tác, sau đó lựa chọn nhà cung cấp, tiếp đến thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán, nhân viên kế toán đến ngân hàng Agribank Láng hạ mở LC, cán bộ thu mua lên cửa khẩu làm các thủ tục hải quan để nhận hàng rồi thuê xe chở về kho công ty. Đối với nguyên liệu gỗ mua trong nước thường là các loại gỗ xẻ, gỗ ép…Công ty chủ yếu mua của các nhà cung cấp quen thuộc như Công ty TNHH Hưng Hà, Công ty Cổ phần Thương Mại & Sản Xuất Ngọc Diệp… Đối với nguyên liệu tre, cót, nan, đồ thủ công mỹ nghệ: mua ở các làng nghề thủ công cũ thì cán bộ cung ứng vật tư sẽ lập giấy tạm ứng để tạm ứng tiền mua vật tư rồi đi thu mua theo đặt hàng trước đối với từng hộ gia đình, trong trường hợp này không có hoá đơn mua hàng, cán bộ vật tư chỉ lập bảng kê mua hàng liệt kê tên hàng, số lượng, giá mua. Hiện công ty không có xe chở vật tư, công ty phải thuê ngoài để vận chuyển. 2.2.2 Thủ tục Chứng từ: Chứng từ sử dụng: hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Giao cho cán bộ cung ứng Liên 2: Giao cho người bán Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ Sơ đồ 07: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho: người giao hàng BB kiểm nghiệm vật tư Đề nghị nhập kho Nhập liệu phiếu NK Cán bộ Cung ứng Kế toán Tài sản Ban kiểm nhân VT thủ kho Nhập VT lưu Kí nhận và ghi thẻ kho Cán bộ cung ứng đi mua vật liệu và thuê xe chở về Công ty. Tiếp theo, Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác, nếu đủ tiêu chuẩn như kế hoạch thì cho nhập kho, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và cán bộ cung ứng lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó định kỳ hàng tuần thủ kho tập hợp PNK mang lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy tính. Ví dụ:Ngày 19 tháng 02 Công ty CP Trung văn dùng tiền gửi ngân hàng mua một số NVL của Công ty TNHH SX Và TM Hưng Hà, hàng về kho trong ngày, cán bộ thu mua lập phiếu nhập kho, Ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra chất lượng vật liệu đạt tiêu chuẩn cho nhập kho và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Theo đó có các chứng từ liên quan sau cần được lập: - Hoá đơn mua hàng do bên bán giao cho cán bộ cung ứng đem về: Biểu 01: Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 19 tháng 02 năm 2009 Mẫu số 01: GTKT – 3LL GH/2008B 0067984 Đơn vị bán hàng: C.TY TNHH SX VÀ TM HƯNG HÀ Địa chỉ: Liên Trung - Đan Phượng - Hà Tây Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: 0500495350 Họ tên người mua hàng: Trịnh Xuân Hoà Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Trung Văn Địa chỉ: Xã Trung Văn - Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số: 0100102943 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gỗ thông xẻ M3 37 2.500.000 92.500.000 2 Gỗ xẻ N 4+6 M3 22 3.700.000 81.400.000 Cộng tiền hàng 173.900.000 Thuế suất GTGT:10% Ti ền thu ế GTGT: 17.390.000 Tổng cộng tiền thanh toán 191.290.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi mốt nghìn hai trăm chín mươi đồng Người mua hàng (Ký ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 02: Phiếu nhập kho Đơn vị: ……... Bộ phận:…….. PHIẾU NHẬP KHO Ng ày 19 th áng 02 n ăm 2009 Mẫu số: 01- VT Theo QĐ số 5/2006/QĐ-BTC ngày20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng BTC Nợ:....... Có......... Số:24 Họ, tên người giao hàng: TRịnh Xuân Hoà Theo: H Đ số 67983 ngày 14 tháng 02 năm 2009 của Cty TNHH SX và TM Hưng Hà Nhập tại kho: Kho gỗ Địa điểm: Trung Văn - T ừ Liêm - HN S ố TT Tên, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá. Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 Gỗ thông xẻ Gỗ xẻ N 4+6 VAT 10% M3 37 22 2.500.000 3.700.000 92.500.000 81.400.000 17.390.000 Cộng 191.290.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm chín mươi mốt triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 14 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: 01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 19 tháng 02 năm 2009 số 05 - Căn cứ Quyết định số 54 ngày 19 tháng 02 năm 2009 của Giám đốc Công ty cổ phần Trung Văn - Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông Nguyễn Văn Chung………..Chức vụ: NV kỹ thuật…..Trưởng ban + Ông Nguyễn Văn Ninh …………Chức vụ: Thủ kho ………..Uỷ Viên + Bà Trần Thị Thanh Nga…………Chức vụ: Cán bộ cung ứng..Uỷ Viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cá._.