Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại điện lực Thanh Hoá

hứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập xuất kho, kiểm kê NVL, CCDC 28 2.3.2/ Kế toán chi tiết NVL, CCDC 37 2.3.3/ Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 42 2.3.3.1/ Tài khoản sử dụng 42 2.3.3.2/ Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC 43 2.3.3.3/ Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC 54 2.3.4/ Đánh giá tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 57 PHẦN III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL, CCDC TẠI ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 60 3.1/ Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 60 3.1.1/ Những kết quả đạt được 60 3.1.2/ Những khó khăn, tồn tại 63 3.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 67 3.2.1/ Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 67 3.2.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 68 KẾT LUẬN 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CP : Chi phí CNTT : Công nghệ thông tin BHXH : Bảo hiểm xã hội BCĐKT : Bảng cân đối kế toán CBCNV : Cán bộ công nhân viên CP : Cổ phần DT : Doanh thu DN : Doanh nghiệp EVN : Tập đoàn Điện Lực Việt Nam HĐ GTGT : Hoá đơn giá trị gia tăng NVL, CCDC : Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ PGĐ : Phó giám đốc PX : Phân xưởng PN : Phiếu nhập PX : Phiếu xuất QLDN : Quản lý doanh nghiệp SXKD : Sản xuất kinh doanh SCL : Sửa chữa lớn SCTX : Sửa chữa thường xuyên TSCĐ : Tài sản cố định TGNH : Tiền gửi ngân hàng TK : Tài khoản VT, TH cáp : vật tư, truyền hình cáp QT XDCB : Quyết toán xây dựng cơ bản DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Ký hiệu Tên bảng, biểu, sơ đồ Bảng 1.1 Bảng phản ánh quy mô và kết quả hoạt động của doanh nghiệp Sơ đồ 1.1 Bộ máy quản lý tại Điện Lực Thanh Hoá Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Điện Lực Thanh Hoá Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên chương trình kế toán máy của Điện Lực Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 2.2 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC Biểu 2.1 Mẫu HĐ GTGT Biểu 2.2 Mẫu phiếu nhập kho Biểu 2.3 Mẫu giấy đề nghị cấp vật tư Biểu 2.4 Mẫu phiếu xuất kho Biểu 2.5 Mẫu bảng kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho Biểu 2.6 Mẫu thẻ kho Biểu 2.7 Mẫu sổ chi tiết NVL Biểu 2.8 Mẫu bảng tổng hợp vật tư nhập, xuất, tồn toàn đơn vị Biểu 2.9 Mẫu Nhật ký chung 1 Biểu 2.10 Mẫu Nhật ký mua hàng TK 152 Biểu 2.11 Mẫu sổ cái TK 152 Biểu 2.12 Mẫu Nhật ký chung 2 Biểu 2.13 Mẫu Nhật ký mua hàng TK 153 Biểu 2.14 Mẫu sổ cái TK 153 Biểu 2.15 Mẫu Nhật ký chung 3 LỜI MỞ ĐẦU Điện Lực Thanh Hoá là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty Điện Lực I, có ngành nghề sản xuất kinh doanh chính là kinh doanh bán điện và dịch vụ viễn thông điện lực EVN Telecom. Ngành điện hiện nay là ngành độc quyền cung cấp điện năng cho các thành phần kinh tế và đời sống xã hội. Với nguồn điện phát còn hạn chế mà nhu cầu tiêu thụ lại lớn, lượng điện năng chưa đáp ứng đủ nhu cầu, vì vậy chức năng phân phối điện là quan trọng. Cũng như các doanh nghiệp khác, Điện Lực Thanh Hoá rất chú trọng đến công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do Điện Lực có một khối lượng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với các chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú và có đặc tính kỹ thuật nhất định. Do đó, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có một vai trò quan trọng trong cung cấp thông tin kịp thời cho các phần hành kế toán khác đồng thời góp phần quản lý tốt, cung cấp đầy đủ, kịp thời và đúng chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa của Điện Lực. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chính là một yếu tố góp phần làm cho công tác kế toán của Điện Lực Thanh Hoá ngày càng đáp ứng tốt cho yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý của đơn vị. Qua thời gian nghiên cứu và thực tập tại Điện Lực Thanh Hoá, với mục đích tìm hiểu về thực tế và đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá” Chuyên đề thực tập gồm 3 phần chính với kết cấu như sau: Phần I: Tổng quan về Điện Lực Thanh Hoá. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá. Phần III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ths. Nguyễn Hữu Đồng và các anh chị cán bộ phòng kế toán – tài chính Điện Lực Thanh Hoá đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong giai đoạn thực tập cũng như hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp này. PHẦN ITỔNG QUAN VỀ ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của Điện Lực Thanh Hoá 1.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển Điện Lực Thanh Hoá là một doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Công ty Điện Lực I - EVN Việt Nam. Hiện nay, công ty có trụ sở đóng tại 98 Triệu Quốc Đạt – Phường Điện Biên - Thành phố Thanh Hoá. Điện Lực Thanh Hoá có tiền thân là nhà máy điện Thanh Hoá được thành lập vào ngày 06/04/1961 do Cục Điện Lực ký quyết định thành lập. Nhà máy điện Thanh Hoá được hình thành dựa trên bốn cơ sở phát điện lúc bấy giờ trên địa bàn tỉnh: Nhà máy nhiệt điện Hàm Rồng gồm 2 tổ máy (với tổng công suất là 3000KW); Nhà máy thuỷ điện Bàn Thạch gồm 3 tổ máy phát (với tổng công suất là 960KW); Nhà máy điện Lô Cô Hàm Rồng; nhà máy nhiệt điện Cổ Định. Trong những ngày mới thành lập, cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, cũ kỹ. Điện năng sản xuất ra chủ yếu là phục vụ cho sinh hoạt của nhân dân trong tỉnh và các cơ sở công nghiệp sản xuất nhỏ khác trên địa bàn tỉnh. Năm 1970, hệ thống điện toàn Tỉnh được hoà với hệ thống lưới điện miền Bắc bằng đường dây 35KV Hàm Rồng - Đồng Giao. Tháng 11/1977, Bộ Điện và Than ra quyết định đổi tên là Sở quản lý và phân phối điện Thanh Hoá. Ở giai đoạn này, Điện Lực Thanh Hoá đã khởi công xây dựng đường dây và trạm 110KV ở nhiều địa điểm trên địa bàn tỉnh, đáp ứng yêu cầu về điện năng cho sinh hoạt và sản xuất. Tháng 8/1982, Bộ Điện Lực ra quyết định đổi tên thành Sở Điện Lực Thanh Hoá. Sau một thời gian dài sản xuất, nhà máy nhiệt điện Hàm Rồng do không còn đáp ứng được những yêu cầu sản xuất nên đến tháng 6/1989 nhà máy nhiệt điện Hàm Rồng đã bị loại bỏ, chỉ còn Thuỷ điện Bàn Thạch sản xuất điện năng. Khi Thuỷ điện Hoà Bình hoàn thành (có công suất 124MW = 1,9 triệu KW) đúng với công suất thiết kế hoàn thành đóng điện đường dây 500KV để sử dụng điện năng quốc gia có hiệu quả kinh tế, nguồn điện áp ổn định nên đơn vị đã tham mưu cho Công ty Điện Lực I huy động huy động vốn ngân sách, vốn nhân dân đóng góp để xây dựng và cải tạo hệ thống điện nối mạch liên kết với nhau. Đây là bước nhảy vọt quyết định và đánh dấu sự phát triển của ngành Điện Lực Thanh Hoá. Năm 1994, đơn vị đã hoàn thành xây dựng trạm trung gian 35KV ở hai huyện Thường Xuân và Ngọc Lặc, đưa điện lưới quốc gia lên đến huyện miền núi Lang Chánh. Đúng ngày 2/9/1995, kỷ niệm 50 năm ngày thành lập nước CHXHCN Việt Nam, Điện Lực Thanh Hoá đã hoàn thành việc đưa điện lưới quốc gia về hai huyện miền núi cuối cùng là Bá Thước và Quan Hoá đạt 100% số huyện trong tỉnh có điện. Năm 1996, Điện Lực Thanh Hoá chính thức bàn giao chức năng quản lý Nhà nước cho Sở Công nghiệp, chỉ còn quản lý kinh doanh bán điện. Ngày 8/3/1996, EVN Việt Nam ra quyết định đổi tên thành Điện Lực Thanh Hoá. Gần 47 năm hình thành và phát triển, Điện Lực Thanh Hoá đã đạt được những thành tích đáng kể bằng chính sức lực của cán bộ công nhân viên trong đơn vị và sự hỗ trợ của ngành điện, cùng với chính quyền và nhân dân trong tỉnh. Hiện nay cơ sở vật chất của Điện Lực Thanh Hoá đã có: Trạm biến áp 220KV (công suất 2 * 125 MVA); 07 trạm biến áp 110KV (với 10 máy biến áp có tổng dung lượng 327 MVA), trong đó có hai trạm chuyên dùng cho công ty Xi măng Bỉm Sơn, Nghi Sơn (công suất 36 MVA); 36 trạm trung gian 35KV và 2098 trạm biến áp phụ tải và hơn 3000 Km đường dây cung cấp điện áp. Ngành điện là ngành chủ chốt và có vai trò đặc biệt quan trọng không thể thiếu được của mọi nền kinh tế đặc biệt là nền kinh tế hiện đại. Đối với nước ta hiện nay, trong cơ chế kinh tế thị trường giao lưu và hội nhập quốc tế mạnh mẽ, ngành điện đã, đang và ngày càng chiếm một vị trí quyết định và thúc đẩy đối với sự phát triển nền kinh tế cả nước hiện nay. Nhận thức được vai trò và nhiệm vụ quan trọng đó của mình, tập thể cán bộ công nhân viên trong ngành nói chung cũng như trong đơn vị nói riêng luôn phấn đấu trong lao động, học tập và nghiên cứu để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về điện năng sinh hoạt và sản xuất của nhân dân và xã hội. 1.1.2/ Một số chỉ tiêu tài chính tổng quát Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch Tuyệt đối Tương đối 1 2 3 4=3-2 5=4/2 Tổng nguồn vốn kinh doanh 565.136.729.464 612.822.456.587 47.685.727.123 0,08 Vốn chủ sở hữu 264.983.150.361 263.334.070.676 (1.649.079.685) (0,01) Các quỹ 790.720.394 6.470.298.630 5.679.578.236 7,18 Tổng doanh thu 844.780.283.169 961.110.897.098 116.330.613.929 0,14 Trong đó DT điện 839.374.135.030 936.756.481.633 97.382.346.603 0,12 Tổng chi phí 132.384.478.528 163.899.315.154 31.514.836.626 0,24 Trong đó CP điện 127.548.130.548 144.093.444.485 16.545.313.937 0,13 Lợi nhuận 558.215.227 1.390.853.333 832.638.106 1,49 SXKD điện không xác định P - Tổng TSCĐ 393.664.129.924 396.350.102.357 2.685.972.433 0,01 Tổng quỹ lương 37.892.870.298 52.102.886.447 14.210.016.149 0,38 Tổng số CBCNV 1.314 1.412 98 0,07 Thu nhập bình quân 2.403.150 3.075.005 671.855 0,28 Bảng 1.1: BẢNG PHẢN ÁNH QUY MÔ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP Để thấy được quy mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ta có bảng phân tích một số chỉ tiêu tài chính tổng quát như trên (Bảng 1.1). Nhìn vào bảng ta có thể thấy được trong những năm qua Điện Lực đã coi trọng việc quản lý sử dụng vốn, không những bảo toàn mà còn phát triển vốn kinh doanh bằng việc sử dụng vốn có hiệu quả. Điều đó cho thấy doanh nghiệp chú trọng đến đầu tư và đầu tư có hiệu quả đặc biệt là tăng đầu tư mới và nâng cấp TSCĐ trong doanh nghiệp. Qua kết quả kinh doanh năm 2006, 2007 thấy được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung có hiệu quả, hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, tăng thu nhập với mức khá cao cho người lao động và có lãi. 1.2/ Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.1/ Chức năng, nhiệm vụ chính của đơn vị Ngành điện hiện nay là ngành độc quyền và chịu sự điều tiết của Nhà nước, là ngành duy nhất cung cấp điện năng cho các thành phần kinh tế và cho đời sống xã hội. Với nguồn điện phát còn hạn chế mà nhu cầu tiêu thụ điện năng lại lớn, lượng điện năng chưa đáp ứng đủ nhu cầu, vì vậy chức năng phân phối điện là quan trọng. Điện Lực Thanh Hoá là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty Điện Lực I, được công ty phân cấp quản lý, bán điện cho các thành phần kinh tế, các hộ tiêu dùng điện tại địa bàn tỉnh Thanh Hoá. Điện Lực Thanh Hoá có những chức năng và nhiệm vụ chính sau: Tổ chức quản lý tốt tài sản lưới điện, đảm bảo lưới điện vận hành an toàn liên tục, phục vụ kịp thời cho nhu cầu bán điện. Tổ chức quản lý tốt điện năng, thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh điện năng của ngành giao trên địa bàn tỉnh nhà. Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, Điện Lực Thanh Hoá còn có các nhiệm vụ khác như: Đại tu xây dựng mới các đường dây cao thế, hạ thế và lắp đặt các trạm biến áp mới trên địa bàn tỉnh. Tổ chức thí nghiệm, sửa chữa các thiết bị điện. Phối hợp với Sở Công nghiệp trong việc quy hoạch lưới điện thành phố và các huyện thị. Thiết kế mạng điện 35KV trở xuống. 1.2.2/ Ngành nghề kinh doanh Điện Lực Thanh Hoá có ngành nghề sản xuất kinh doanh chính là kinh doanh bán điện và kinh doanh dịch vụ viễn thông điện lực EVN Telecom. Điện năng là một loại hàng hoá đặc biệt, sản xuất và tiêu thụ xảy ra đồng thời, không có tồn kho cũng không có dự trữ. Vì vậy, việc sản xuất và kinh doanh điện năng cũng có điểm khác biệt so với các mặt hàng thông thường khác. Nó có những đặc thù nhất định, trong đó cần chú trọng việc làm thế nào để sản xuất và kinh doanh điện năng đảm bảo chất lượng, đảm bảo an toàn cho đường dây tải điện, giá mua theo cấp trên quy định còn giá bán do Nhà nước quy định. Do đó, ngành điện phải kinh doanh như thế nào cho có lãi là một vấn đề hết sức nan giải. Mục tiêu chính của vấn đề này là giảm tổn thất điện năng, đảm bảo chất lượng điện và đảm bảo an toàn, khai thác triệt để khách hàng, sử dụng, quản lý chặt chẽ điện năng bán ra cho khách hàng. Ngoài ra còn phục vụ tốt công tác phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Tài sản của ngành điện rất lớn nhưng nằm rải rác ở khắp mọi nơi nên việc quản lý tài sản rất khó khăn nhất là hệ thống đường dây truyền tải điện. Chính vì đặc thù riêng như vậy nên việc nâng cao hiệu quả kinh doanh phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố của nền kinh tế quốc dân cũng như đời sống sinh hoạt của nhân dân. Điện Lực Thanh Hoá đã xác định được nhiệm vụ của mình trong nền kinh tế thị trường, mở cửa hội nhập với thế giới đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập WTO. Do đó đã và đang từng bước hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý, kinh doanh có hiệu quả hơn để hoà nhập với sự phát triển chung của nền kinh tế. 1.3/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Điện Lực Thanh Hoá là đơn vị sản xuất, kinh doanh bán điện - đây là nhiệm vụ chính và chủ yếu của đơn vị, nhưng đồng thời vẫn có những đơn vị phụ trợ sản xuất phục vụ cho công tác kinh doanh bán điện. Bộ phận chính là các chi nhánh điện được phân chia theo địa giới hành chính. Tổ chức bộ máy quản lý của Điện Lực Thanh Hoá có thể được mô tả qua sơ đồ sau: Giám đốc PGĐ VT, TH cáp & Internet PGĐ Kỹ thuật PGĐ Kinh doanh PGĐ XDCB Phòng Hành chính Phòng vật tư VT Phòng kế hoạch Phòng quản lý XD Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng Điều độ Phòng kế toán Phòng an toàn LĐ Phòng T.tra BV & PC Trung tâm viễn thông ĐL Phòng CNTT PX điện cơ PX thiết kế PX xây lắp PX thí nghiệm và sửa chữa điện 25 chi nhánh điện Sơ đồ 1.1: BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 1.3.2/ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận 1.3.2.1/ Các đơn vị tổ chức sản xuất Các đơn vị trực tiếp kinh doanh của Điện Lực Thanh Hoá là 25 chi nhánh được phân chia theo địa giới hành chính trong tỉnh bao và các đơn vị sản xuất phụ trợ bao gồm: Phân xưởng Điện cơ; Phân xưởng Thiết kế; Phân xưởng xây lắp và sửa chữa điện; Phân xưởng Thí nghiệm – Đo lường. + Các chi nhánh: Quản lý ghi số công tơ, thu tiền điện khách hàng quản lí vận hành sửa chữa lưới điện, thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh bảo vệ lưới điện chống lấy cắp điện, lắp đặt phát triển công tơ mới, phát triển khách hàng viễn thông và thu cước phí viễn thông trên địa phận mình quản lý. + Phân xưởng điện cơ: Gia công chế tạo các thiết bị, phụ tùng phục vụ cho công tác quản lý vận hành và sửa chữa cơ khí, sửa chữa đại tu các thiết bị điện. + Phân xưởng thiết kế: Nhiệm vụ thiết kế cải tạo lưới điện, thiết kế các công trình điện mới cấp điện áp 35kv. + Phân xưởng xây lắp và sửa chữa điện: Thi công xây dựng các công trình đại tu sửa chữa, lưới điện và trạm biến áp phục vụ cho sản xuất kinh doanh. + Phân xưởng Thí nghiệm Đo lường: Thí nghiệm đo lường thiết bị điện, quản lý hiệu chỉnh công tơ (đồng hồ đo đếm điện năng), thí nghiệm định kỳ dầu máy biến áp và làm các dịch vụ khác về điện. 1.3.2.2/ Các phòng ban chức năng: * Bộ máy lãnh đạo Điện Lực Thanh Hoá gồm: - Giám đốc: Là người được Giám đốc Công ty Điện Lực I uỷ quyền quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Điện Lực. Trực tiếp phụ trách phòng Hành chính quản trị, Kế hoạch, Tài chính, Tổ chức, Vật tư vận tải và Thanh tra bảo vệ & pháp chế. - Phó giám đốc kỹ thuật: Được Giám đốc uỷ quyền điều hành công tác quản lý vận hành lưới điện đảm bảo an toàn và kinh tế. Trực tiếp điều hành phòng kỹ thuật, phòng điều độ, phòng an toàn, phân xưởng điện cơ, phân xưởng thí nghiệm, Công nghệ thông tin và công tác kỹ thuật của 23 chi nhánh điện. - Phó Giám đốc XDCB: Được giám đốc uỷ quyền điều hành công tác xây dựng cơ bản lưới điện, kiến trúc sửa chữa lớn lưới điện, công tác kinh doanh viễn thông điện lực. Trực tiếp phụ trách phòng quản lý xây dựng, trung tâm viễn thông điện lực và phân xưởng sửa chữa - xây lắp điện. - Phó giám đốc kinh doanh: Được giám đốc uỷ quyền điều hành công tác kinh doanh bán điện, giám sát điện năng, tổn thất điện năng. Trực tiếp điều hành kinh doanh, giám sát điều hành công tác kinh doanh của 25 chi nhánh điện. - Phó giám đốc viễn thông, truyền hình cáp & Internet: Được giám đốc uỷ quyền điều hành công tác viễn thông, truyền hình cáp và Internet. * Bộ máy tham mưu gồm: - Phòng hành chính: Lập lịch công tác, hành chính văn thư, quản lý và điều hành xe con. - Phòng kế hoạch đầu tư: Dây dựng và duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch về vốn, kế hoạch về vốn XDCB của đơn vị giao, theo dõi việc thực hiện kế hoach, đề xuất các biện pháp xử lí thích hợp những phát sinh trong quá trình thực hiện. - Phòng tổ chức lao động: Tổ chức quản lí lao động, tiền lương của toàn Điện Lực. Thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến người lao động. Lập duyệt kế hoạch lao động tiền lương, đào tạo bồi dưỡng, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên, theo dõi thi đua khen thưởng của toàn Điện Lực. - Phòng kỹ thuật: Quản lí kỹ thuật, quản lí quy hoạch tiêu chuẩn, định mức nghiên cứu cải tiến kỹ thuật. - Phòng an toàn: Kiểm tra giám sát mọi công việc của công nhân trực tiếp tiếp xúc với điện để đảm bảo đúng kỹ thuật, an toàn lao động, an toàn sản xuất và chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện đúng chức năng kế toán thống kê theo pháp luật kế toán, thống kê do nhà nước qui định. Phòng có trách nhiệm tham mưu với giám đốc trong việc xử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả đồng thời hoàn thành với nghĩa vụ của nhà nước theo qui định. Theo dõi và quản lí tài sản vật tư, tiền vốn của xí nghiệp. - Phòng vật tư vận tải: Lập kế hoạch thiết bị vật tư phục vụ sản xuất và XDCB, tổ chức tốt công tác cung ứng, cấp phát vật tư, kiểm tra giám sát việc sử dụng vật tư, quản lí bảo vệ kho tàng vật tư, thống kê quyết toán vật tư, điều hành xe vận tải. - Phòng kinh doanh điện năng: Quản lí công tác kinh doanh, phát triển khách hàng, chiến lược thị trường và lắp đặt công tơ khách hàng, theo dõi hợp đồng mua bán điện, phát hành hoá đơn thu tiền điện, theo dõi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh ở từng chi nhánh. Theo dõi tổng nợ, có đến từng khách hàng dùng điện. Thống kê tổng hợp, báo cáo công tác kinh doanh. - Phòng điều độ: Chỉ huy vận hành lưới điện khu vực, giải quyết sự cố lưới điện khu vực. - Phòng quản lí xây dựng: Làm quản lý A các dự án đầu tư xây dựng của Điện Lực. - Phòng công nghệ thông tin và viễn thông: Theo dõi mạng thông tin, mạng máy tính toàn Điện Lực. - Trung tâm viễn thông Điện lực: Là đầu mối kinh doanh viễn thông Điện Lực, trực tiếp điều hành mạng lưới kinh doanh viễn thông Điện Lực (quản lý và phát triển khách hàng, quản lý thiết bị đầu cuối - Điện Lực làm đại lý bán hàng cho Công ty viễn thông Điện Lực EVNTelecom, quản lý hợp đồng viễn thông, quản lý hoá đơn, công nợ khách hàng, quản lý công tác kỹ thuật viễn thông). 1.4/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán 1.4.1.1/ Sơ đồ bộ máy kế toán Phòng Kế toán của Điện Lực có chức năng tổ chức công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính của DN bảo đảm cân đối về tài chính phục vụ cho công tác SXKD, có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thống kê trong phạm vi toàn Điện Lực, giúp Giám đốc sử dụng vốn có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu SXKD. Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của công ty, để phù hợp với đặc điểm trên bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của Điện Lực. Ở các chi nhánh, phân xưởng và Trung tâm viễn thông không có bộ phận riêng mà chỉ có các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ, gửi chứng từ về phòng kế toán của Điện Lực. Mô hình kế toán của đơn vị được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Phó phòng phụ trách KT XDCB Phó phòng phụ trách KT tổng hợp Kế toán các chi nhánh, Trung tâm viễn thông ĐL và các phân xưởng KT thanh toán XDCB KT QT XDCB KT SCL & viễn thông KT TSCĐ và tiền lương KT vật tư KT thanh toán KT giá thành Thủ quỹ Sơ đồ 1.2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 1.4.1.2/ Phân công lao động kế toán Hiện nay phòng tài chính kế toán của Điện Lực có 11 người được bố trí tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho Giám đốc Điện Lực về công tác kế toán tài chính trong Điện Lực, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở phân công và quản lý các phần hành kế toán, để đáp ứng yêu cầu, chức năng công tác hạch toán kế toán tại Điện lực; kiểm tra hoạt động bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của đơn vị; thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ qui định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính trong phạm vi Điện Lực. Quyền hạn của kế toán trưởng gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích của Điện Lực và lợi ích của Nhà nước. - Phó phòng phụ trách kế toán tổng hợp: Là người trợ giúp kế toán trưởng tổ chức công tác kế toán sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật về kế toán hiện hành, có chức năng theo dõi tất cả các tài khoản trong và ngoài bảng cân đối kế toán, kiểm tra hướng dẫn các kế toán viên hoàn thành nhiệm vụ. Cuối quý hoặc cuối năm thực hiện báo cáo quyết toán, phản ánh toàn bộ hoạt động của điện lực lên cấp trên theo kiểu mẫu quy định. - Phó phòng phụ trách kế toán XDCB: Trợ giúp Kế toán trưởng phụ trách công tác kế toán xây dựng cơ bản của Điện lực từ khâu thanh quyết toán đến khâu hạch toán kế toán và báo cáo quyết toán phần xây dựng cơ bản. - Kế toán giá thành: Đến kỳ tính giá thành, kế toán căn cứ vào bảng kê và nhật ký chứng từ đã được lập (do chương trình máy tính cập nhật và lập tự động), kế toán tiến hành tập hợp chi phí và căn cứ vào số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của các tài khoản có liên quan để tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản nợ phải thu trong nội bộ các khoản thu của đợn vị với khách hàng về số vốn đã cấp, đã ứng về các khoản đã ứng chi khi trả lại, các khoản nộp phải đòi và theo dõi mọi khoản nợ phát sinh trong quá trình KD mà đơn vị phải trả phải thu; tập hợp, theo dõi và hạch toán chứng từ ngân hàng. - Kế toán tiền lương và TSCĐ: Có nhiệm vụ hạch toán nguyên giá, khấu hao, tình hình tăng, giảm, thanh lý TSCĐ; tính toán tiền lương và BHXH của cán bộ CNV trong đơn vị. - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Theo dõi và phản ánh kịp thời chính xác về tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Điện lực như số lượng, chất lượng, chủng loại của từng loại vật liệu đã nhập xuất kho. Định kỳ tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu theo từng đối tượng, từng nơi sử dụng và phân bổ chi phí vật liệu cho từng đối tượng sử dụng (chương trình kế toán trên máy tính tự động thực hiện). - Kế toán Sửa chữa lớn TSCĐ và viễn thông: Có trách nhiệm quyết toán các hạng mục sửa chữa lớn TSCĐ, hạch toán chi phí và thanh toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, hạch toán doanh thu, chi phí, hàng ký gửi (thiết bị đầu cuối), hoa hồng đại lý dịch vụ viễn thông điện lực (số liệu do Trung tâm viễn thông điện lực cấp). - Kế toán quyết toán các công trình xây dựng cơ bản: Cùng với phòng quản lý xây dựng thực hiện việc quyết toán các công trình xây dựng cơ bản của Điện lực. - Kế toán hạch toán và thanh toán xây dựng cơ bản: Tập hợp hồ sơ thanh toán giai đoạn và thanh lý hợp đồng xây dựng, thực hiện giải ngân các dự án đầu tư của Điện lực, thực hiện hạch toán sổ sách, theo dõi công nợ và báo cáo quyết toán tài chính về XDCB. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ kiểm tra quỹ hàng tháng, chi tiền khi có yêu cầu, vào sổ quỹ, báo cáo quỹ, rút số dư và đối chiếu với kế toán thanh toán. - Với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, với các chi nhánh thì nhân viên kế toán làm những việc sau: + Nhận hoá đơn thu tiền điện và sau đó phát cho nhân viên thu ngân để họ thu tiền các khoản tiền bán điện và sau đó phát cho nhân viên thu ngân để họ thu tiền. Các khoản tiền bán điện và các khoản thu khác đều nộp vào ngân hàng nơi chi nhánh mở (dạng tài khoản chỉ thu) để chuyển về tài khoản của đơn vị. Theo dõi chấm xoá nợ cho từng khách hàng dùng điện khối cơ quan và sản xuất. + Theo dõi quyết toán nợ với thu ngân viên về lượng hoá đơn và số tiền nộp hàng tháng đối với khu thu tư gia . + Giải quyết các nghiệp vụ về tài chính của chi nhánh, các phân xưởng sản xuất và Trung tâm viễn thông Điện Lực. Tất cả các công việc kế toán (thủ tục thanh toán các chứng từ phát sinh của chi nhánh) đều được thực hiện ở phòng kế toán của Điện lực. 1.4.2/ Tổ chức công tác kế toán 1.4.2.1/ Chính sách kế toán chung Báo cáo tài chính được lập bằng đồng Việt Nam, quy đổi các đồng tiền khác về đồng tiền Việt Nam theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm phát sinh. Niên độ kế toán Điện Lực Thanh Hoá áp dụng là một năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/200N kết thúc vào 31/12/200N hàng năm. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá. Tất cả tài sản cố định áp dụng thống nhất phương pháp khấu hao đường thẳng, trích theo tháng và khi tăng (giảm) thì trích khấu hao vào tháng sau phù hợp với quyết định 206 - 2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003. Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ 1.4.2.2/ Áp dụng chế độ kế toán tại đơn vị 1.4.2.2.1/ Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán Chứng từ kế toán tại đơn vị được lập theo đúng quy định trong chế độ chứng từ kế toán và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong đó bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Đối với mỗi phần hành kế toán cụ thể sẽ có một hệ thống chứng từ kế toán áp dụng với trình tự và thời gian luân chuyển cụ thể. Tại Điện Lực Thanh Hoá chứng từ sử dụng được tự in theo đúng biểu mẫu, quy định của Bộ Tài chính và EVN. Tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền… Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho… Lao động tiền lương: Bảng chấm công nguyên thuỷ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH… Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ… Bán hàng: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT… 1.4.2.2.2/ Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính. Hệ thống kế toán này đã được Công ty Điện Lực I sửa đổi bổ sung, cụ thể hoá cho phù hợp với đặc thù của ngành điện, đã được Bộ Tài Chính chấp thuận. Hiện nay hệ thống tài khoản đơn vị sử dụng bao gồm cả các tài khoản trong và ngoài Bảng cân đối kế toán. 1.4.2.2.3/ Đặc điểm tổ chức sổ kế toán - Điện lực áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung. - Cùng với sự phát triển mở rộng qui mô và đa ngành nghề kinh doanh, Điện lực đã trang bị cho công tác hạch toán kế toán bằng chương trình kế toán mạng (có máy trạm riêng cho từng phần hành kết nối vào máy chủ của Điện Lực và máy chủ của Công ty Điện Lực 1). - Chương trình kế toán máy do Tập đoàn Điện Lực Việt Nam cung cấp được thực hiện thống nhất cho từng Công ty Điện Lực miền với hệ thống tài khoản và hệ thống mã đối tượng chi tiết được khai báo phù hợp với đặc điểm kinh doanh từng doanh nghiệp (từng Điện Lực). - Tại phòng kế toán mọi nghiệp vụ của kế toán tài chính phát sinh phản ánh ở các chứng từ gốc đều được hạch toán trên máy tính vào sổ nhật ký mà trọng tâm là Nhật ký chung. Nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Những đối tượng nào cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết cuối kỳ căn cứ vào sổ cái các TK và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để báo cáo tài chính. Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ KT chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TRÊN CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN MÁY CỦA ĐIỆN LỰC Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu : Thực hiện nhật kí chung rất phù hợp với phần mềm chương trình kế toán của ngành, với hệ thống này các bút toán sẽ được xử lý dễ dàng và hạch toán kịp thời đúng tiến độ và hệ thống sẽ tương thích với ISO. 1.4.2.2.4/ Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng trong doanh nghiệp bao gồm 2 loại: Báo cáo do Nhà nước quy định và báo cáo kế toán do EVN quy định thêm và theo yêu cầu sử dụng của đơn vị. Báo cáo tài chính tháng: Đơn vị lập những báo cáo nhanh hàng tháng với thời hạn chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày kết thúc tháng. Báo cáo tài chính quý: bao gồm BCĐKT, BCKQHĐKD, BCLCTT, thuyết minh BCTC, BC thực hiện đầu tư, BC giá thành (theo khoản mục, theo yếu tố). Báo cáo tài chính hợp nhất: được lập hàng quý và hàng năm Báo cáo tài chính năm: được lập vào cuối niên độ kế toán, ngoài ra Điện lực còn in các báo cáo kế toán quản trị: tình hình công nợ, giá thành sản phẩm, chi phí SXKD theo yếu tố, tăng giảm TSCĐ, tăng giảm vốn, phân phối thu nhập, chi phí quản lý và bán hàng… PHẦN IITHỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 2.1/ Đặc điểm và quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá 2.1.1/ Đặc điểm NVL, CCDC và yêu cẩu quản lý tại Điện Lực Thanh Hoá * Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa và xâ._.y dựng cơ bản. Đây chính là yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí của các quá trình trên. Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu là một công tác rất quan trọng phải được quan tâm và tổ chức tốt để quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa và xây dựng cơ bản tại Điện Lực Thanh Hoá đạt hiệu quả cao. Hạch toán nguyên vật liệu nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, đồng thời là tiền đề cho hạch toán chi phí sản xuất, từ đó xác định kết quả kinh doanh của một kỳ. Công tác này chỉ có thể thực hiện trên cơ sở bám sát đặc thù của nguyên vật liệu tại đơn vị. Ngành điện có những quy trình sản xuất kinh doanh riêng biệt, nên vật liệu của Điện Lực Thanh Hoá cũng có đặc điểm riêng. Vật liệu chủ yếu là những vật liệu chuyên ngành như công tơ, cáp, dây điện, dầu cách điện, hộp công tơ… Vật liệu sau khi lắp vào công trình thì phần lớn sẽ ở ngoài trời, nếu chất lượng không được đảm bảo thì sẽ gây nên sự cố, do đó chất lượng vật liệu là đối tượng đang được quan tâm hàng đầu của ngành điện. Vật liệu dùng cho công tác xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, phục vụ vận hành và kinh doanh bán điện an toàn liên tục… được phân loại theo sổ danh điểm vật liệu. Hiện nay, tại Điện Lực vật liệu được chia thành 5 nhóm chính: Nhóm 1: Vật liệu chính (TK 15221) - Bao gồm các loại vật tư chủ yếu để xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, công trình điện. Nhóm này chi tiết thành 495 loại vật liệu chính như cáp, dây, cầu giao, xà, đầu cốt, đầu cáp, cột, máy biến áp, dao cách ly… Nhóm 2: Nhiên liệu (TK 15218) – Bao gồm các loại dầu, mỡ, dầu cách điện, dầu máy biến thế, nhựa cách điện, xăng… Nhóm này chi tiết thành 56 loại vật liệu. Nhóm 3: Vật liệu phụ (TK 15222) - Bao gồm các loại Aptomat, TI, TU... Nhóm này chi tiết thành 294 loại vật liệu phụ. Nhóm 4: Công tơ (TK 15231) – Bao gồm các loại công tơ đo đếm điện 1 pha, 3 pha, hữu công, vô công, điện tử… Nhóm này chi tiết thành 160 loại vật liệu khác nhau. Nhóm 5: Vật liệu thu hồi (TK 1525) – Bao gồm các loại vật liệu đã cũ, thu hồi khi xây dựng mới, cải tạo công trình điện. * Đặc điểm và phân loại công cụ dụng cụ: Cũng như nguyên vật liệu, số lượng công cụ dụng cụ sử dụng và chủng loại công cụ dụng cụ tương đối nhiều nhằm đáp ứng được nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa lớn và quản lý. Như vậy, những đặc điểm về NVL, CCDC và tình hình sử dụng làm Điện Lực Thanh Hoá đứng trước khó khăn là phải quản lý tốt tất cả các khâu từ lập kế hoạch thu mua, nhập kho, xuất kho và hạch toán chính xác từng loại đối với khối lượng khối lượng NVL, CCDC lớn và đa dạng về chủng loại. Điều đó đòi hỏi đơn vị phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý cụ thể hiệu quả cho tổng thể các loại NVL, CCDC và từng loại nói riêng nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh và xây dựng cơ bản. Một trong những công việc đầu tiên giúp quản lý tốt và công tác kế toán vật tư đạt hiệu quả là tiến hành phân loại và đánh giá NVL, CCDC. CCDC bao gồm nhiều loại, nhập kho chủ yếu do mua sắm… Xét về mục đích sử dụng có thể chia CCDC thành 3 nhóm chính theo mục đích sử dụng: dùng cho hoạt động sản xuất, duy tu sửa chữa và quản lý: w CCDC dùng cho sản xuất (công tác quản lý vận hành lưới điện) gồm: kìm kẹp chì, găng, ủng, sào cách điện, bút thử điện, dây da an toàn… w CCDC dùng cho công tác duy tu, sửa chữa gồm: palăng, tời, tó, teromet… w CCDC dùng cho công tác quản lý gồm: máy in, máy vi tính, thiết bị văn phòng… Các chính sách liên quan đến CCDC thì áp dụng hoàn toàn như đối với NVL: Các thủ tục nhập - xuất kho, quy chế quản lý, kế toán chi tiết… và sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau. * Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Công tác quản lý NVL, CCDC được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và ngành. Bộ máy quản lý NVL, CCDC được tổ chức khoa học, hợp lý theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị. Việc tổ chức cung ứng được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành Điện. Từ khâu lập, duyệt kế hoạch, tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng phải đảm bảo phục vụ kịp thời và đạt hiệu quả cao nhất cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và đầu tư xây dựng của đơn vị. Dự trữ NVL, CCDC phải tính toán chặt chẽ hợp lý, đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản nhưng không ứ đọng vốn. Đồng thời đối với quản lý NVL, CCDC cần đảm bảo việc nắm được kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình biến động NVL, CCDC, tình hình tồn kho để có kế hoạch sử dụng NVL, CCDC hiệu quả. Do đó đối với Điện Lực Thanh Hoá, những biện pháp quản lý chặt chẽ nhằm tránh không để hư hỏng, mất mát là rất cần thiết. Kho NVL, CCDC (kho kín và kho hở) đều phải có đầy đủ điều kiện kỹ thuật để đảm bảo vật tư được nguyên vẹn cả về số lượng và chất lượng trong suốt thời gian bảo quản tại kho. Xuất phát từ những đặc điểm chung cũng như những đặc điểm riêng có của Điện Lực Thanh Hoá, ta thấy việc quản lý tốt khâu cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC là điều kiện cần thiết để hạch toán chính xác, hợp lý NVL, CCDC và là điều kiện bảo đảm chất lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn, tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả cao nhất. 2.1.2/ Tổ chức quản lý NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh và duy tu sửa chữa, Điện Lực Thanh Hoá đã chủ động xây dựng một quy chế quản lý NVL, CCDC cũng như vật tư nói chung chặt chẽ ở tất cả các khâu từ cung ứng, dự trữ, bảo quản cho đến sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn. Khâu cung ứng: Việc tổ chức cung ứng được thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và của ngành điện. Việc mua sắm NVL, CCDC do phòng Vật tư trực tiếp quản lý. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch mua sắm NVL, CCDC nhằm đảm bảo đầy đủ số lượng và chất lượng NVL, CCDC cho quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa trình Công ty Điện Lực I duyệt. Việc mua sắm NVL, CCDC của Điện Lực Thanh Hoá nằm trong kế hoạch sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa lớn được Công ty giao tuân thủ theo đúng nguyên tắc như sau: Đúng chủng loại, số lượng NVL, CCDC theo như kế hoạch phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp mua sắm bằng hình thức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh được thực hiện theo đúng thủ tục và trình tự quy định trong quy chế đấu thầu. Trường hợp mua sắm bằng hình thức mua sắm trực tiếp hoặc chỉ định thầu được xem xét kỹ lưỡng, tuân thủ đúng các điều kiện theo quy định của Nhà nước cùng với Quyết định kèm theo số 93 EVN/HĐQT-QLĐT ngày 4/4/2001 của Hội đồng quản trị EVN. Khâu dự trữ: Điện Lực Thanh Hoá rất chú trọng đến công tác dự trữ. Hiện nay đơn vị có hai kho NVL, CCDC được xây dựng tại Hàm Rồng (bao gồm kho điện và kho sắt thép, CCDC khác), đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại NVL, CCDC được lưu giữ và bảo quản tại đó. NVL, CCDC sau khi được nhập kho sẽ thuộc trách nhiệm bảo quản và quản lý của thủ kho. NVL, CCDC nhập kho được thủ kho hay bộ phận vật tư phân loại, sắp xếp đúng chỗ quy định chia thành các nhóm sản phẩm riêng, đảm bảo khoa học hợp lý cho bảo quản nguyên vật liệu cũng như thuận tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kho và kiểm kê tồn kho. Mỗi loại NVL, CCDC đều có thẻ kho ghi số liệu nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất, tồn kho sổ sách và số liệu tồn thực tế qua các đợt kiểm kê. Hàng kỳ, thủ kho có trách nhiệm báo cáo tình hình tồn kho, thực trạng về chất lượng NVL, CCDC cho các phòng ban liên quan gồm phòng vật tư vận tải, phòng kế hoạch đầu tư và phòng kế toán để có các phương án xử lý kịp thời về dự trữ NVL, CCDC cũng như những hư hỏng xảy ra với NVL, CCDC để bổ sung dự trữ đầy đủ cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên hay sửa chữa lớn và lập hồ sơ xử lý vật tư kém, mất phẩm chất theo đúng quy định của ngành. Khâu sử dụng: Quá trình sử dụng NVL, CCDC là sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng vật tư vận tải, phòng tài chính - kế toán, đơn vị sản xuất và thủ kho. Vật tư đã cấp ra khỏi kho thuộc trách nhiệm quản lý trực tiếp của bộ phận sử dụng. Khi có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC bộ phận sử dụng lập Kế hoạch sử dụng NVL, CCDC hàng tháng, quý, năm, trình phòng kế hoạch đầu tư, phòng vật tư vận tải tập hợp. Định kỳ hoặc đột xuất đơn vị sử dụng vật tư căn cứ vào kế hoạch sử dụng đã được duyệt, lập Giấy đề nghị cấp vật tư chuyển cho phòng vật tư. Căn cứ giấy đề nghị cấp vật tư được duyệt, Kế toán vật tư tiến hành lập Phiếu xuất kho và giao cho bộ phận lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho và phiếu đề nghị cấp vật tư được sử dụng làm căn cứ ghi sổ và được tổng hợp thông tin và luân chuyển đối chiếu so sánh giữa hai phòng tài chính - kế toán và vật tư vận tải. Tổng hợp tình hình sử dụng vật tư của kỳ trước (do phòng tài chính - kế toán và phòng vật tư vận tải cấp) là căn cứ để xây dựng kế hoạch thu mua NVL, CCDC cho kỳ tới cũng như theo dõi tình hình sử dụng NVL, CCDC tại các bộ phận sử dụng. 2.2/ Công tác đánh giá NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá * Đối với NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho: Giá NVL, CCDC mua ngoài bao gồm: giá mua trước thuế ghi trên hoá đơn (trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của NVL, CCDC được xác định là giá thanh toán). Trường hợp hợp đồng mua bán vật tư có quy định giao hàng tại đơn vị cung cấp thì giá mua vật tư bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc xếp, thuê kho bãi…, hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). * Đối với NVL, CCDC phát hiện thừa thiếu trong kiểm kê: NVL, CCDC phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào kết luận của Hội đồng kiểm kê xác định chất lượng và giá cả của số NVL, CCDC phát hiện thừa trong kiểm kê nhập kho. NVL, CCDC phát hiện thiếu trong kiểm kê, căn cứ vào giá trị sổ sách xuất kho và xử lý theo quy định. * Đối với NVL, CCDC xuất kho, tồn kho cuối kỳ: Điện Lực Thanh Hoá áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền tức thời cho NVL, CCDC xuất kho (bình quân sau mỗi lần nhập). Công thức tính giá NVL, CCDC xuất kho như sau: Giá trị NVL, CCDC tồn kho tại thời điểm xuất kho Số lượng NVL, CCDC tồn kho tại thời điểm xuất kho Đối với trường hợp nhập xuất thẳng, đơn vị cũng làm thủ tục nhập xuất kho và tính giá theo phương pháp thực tế đích danh. Ví dụ: Ngày 1/1/2008 tồn kho nguyên liệu ‘dầu cách điện’ của đơn vị 200 l, đơn giá 22.000 đ/l. Ngày 6/1/2008, nhập kho nguyên liệu ‘dầu cách điện’ là 500 l, giá thực tế nhập kho: 25.500 đ/l. Kế toán xác định giá đơn vị bình quân 1 l ‘dầu cách điện’ là: (200 x 22.000 + 500 x 25.500) : (200 + 500) = 24.500 đ/l Ngày 14/1/2008, xuất kho nguyên liệu ‘dầu cách điện’ 200 l. Kế toán xác định giá thực tế 200 l ‘dầu cách điện’ xuất kho là: 200 x 24.500 = 4.900.000 đ. Việc sử dụng phần mềm kế toán của ngành tại Điện Lực Thanh Hoá trong công tác hạch toán kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh. Đối với công tác hạch toán NVL, CCDC, vật tư nhập xuất trong kỳ được nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá và giá trị vật tư xuất kho trên mỗi phiếu xuất kho. 2.3/ Kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 2.3.1/ Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập xuất kho, kiểm kê NVL, CCDC * Chứng từ và thủ tục nhập kho NVL, CCDC: Tất cả NVL, CCDC do Công ty cấp và Điện Lực mua đều phải nhập kho, khi nhập kho phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của từng loại. Căn cứ vào tình hình thực tế của từng dự án hoặc từng hợp đồng, Điện Lực Thanh Hoá tiến hành nghiệm thu vật tư, hàng hoá khi giao hàng. Điện Lực Thanh Hoá tổ chức một Hội đồng nghiệm thu vật tư, hàng hoá thực hiện nghiệm thu vật tư nhập kho sau đó lập Biên bản nghiệm thu vật tư, Biên bản giao nhận hàng hoá với nhà cấp hàng và gửi cho phòng Vật tư vận tải. Các loại công cụ thông thường có giá trị sử dụng dưới 1 năm, số lượng ít, giá trị nhỏ hơn 5 triệu đồng một lần mua cho nhiều chủng loại (văn phòng phẩm, bulông, ốc vít…) thì không nhất thiết phải có Biên bản nghiệm thu vật tư. Thủ kho và kế toán vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách NVL, CCDC trên cơ sở các hoá đơn chứng từ nhận từ phòng Vật tư vận tải, nếu thấy khớp đúng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Kế toán vật tư căn cứ vào hồ sơ phòng Vật tư vận tải chuyển đến bao gồm các chứng từ: Biên bản nghiệm thu vật tư, Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị mua vật tư (của phòng Vật tư vận tải), Hoá đơn GTGT, Hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) … để hạch toán, lập phiếu nhập kho trên máy tính theo quy định. Phiếu nhập kho được kế toán lập thành 3 liên, ký và ghi rõ họ tên vào cả 3 liên: 1 liên lưu ở phòng Tài chính - kế toán, 1 liên lưu ở phòng Vật tư vận tải và 1 liên lưu đơn vị nhập. Phiếu nhập kho được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho để kế toán vật tư đối chiếu, ký xác nhận và nhận phiếu nhập xuất theo định kỳ. Người giao hàng ký tên khi giao hàng vào kho. Sau khi đã nhập kho vật tư, thủ kho ký vào phiếu nhập và chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng Vật tư vận tải và giữ lại 1 liên để chuyển cho kế toán ghi chép vào sổ sách hạch toán. Biểu số 2.1 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 3 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL Ký hiệu: PS/2007B Số: 0080820 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Acquy Tia sáng Địa chỉ: Đại lộ Tôn Đức Thắng – TP Hải Phòng Số tài khoản: MST: 02001684581 Họ tên người mua hàng: Anh Tới Tên đơn vị: Điện Lực Thanh Hoá Địa chỉ: 98 Triệu Quốc Đạt TP. Thanh Hoá Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Bằng chuyển khoản MST: 01001004170091 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Ácquy kim khí hiệu Phoenix 2V – 60Ah, Vỏ nhựa ABS, có đầy đủ phụ kiện đầu nối Bình 18 1.053.000 18.954.000 Cộng tiền hàng: 18.954.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.895.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 20.849.400 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu tám trăm bốn mươi chín ngàn bốn trăm đồng chẵn. Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Biểu số 2.2 Mẫu số: 01-VT CÔNG TY ĐIỆN LỰC I Điện Lực Thanh Hoá 98 Triệu Quốc Đạt PHIẾU NHẬP KHO Ngày lập phiếu: 04/03/2008 Liên số: 1 – Lưu tài chính kế toán Số: 0308K02 0001 Họ tên người giao hàng: Trịnh Văn Tới Theo: Lý do nhập kho: HĐ 0080820 ngày 20/03/2008 Công ty CP Acquy Tia Sáng Nhập tại kho: Kho nhiệt, sắt thép STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản Yêu cầu Thực nhập Nợ Có 1 51612206 Acquy kín 2V - 60Ah Bình 18 18 1.053.000 18.954.000 15222 Tổng thành tiền: 18.954.000 Tổng chi phí: 0 Tổng giá trị nhập (Bằng số): 18.954.000 Tổng giá trị nhập (viết bằng chữ): Mười tám triệu chín trăm năm mươi bốn nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 04 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) UQ thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) * Chứng từ và thủ tục xuất NVL, CCDC: Hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thiết kế dự toán được duyệt và tiến độ thi công của các hạng mục sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện các bộ phận trong nội bộ Điện Lực Thanh Hoá lập kế hoạch sử dụng vật tư trình duyệt lập. Trên cơ sở kế hoạch sử dụng vật tư hàng quý được duyệt và nhu cầu sử dụng thực tế, lập Phiếu đề nghị cấp vật tư (theo biểu ĐLLP6/QC 01*B.03) để phòng Vật tư vận tải làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng. Phiếu này được lập thành 2 liên, một liên do bộ phận sử dụng giữ, 1 liên chuyển lên cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch thì phải có sự phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị kể cả trường hợp xuất vật tư để xử lý sự cố thì cũng phải được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt để đáp ứng yêu cầu giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố, Đơn vị làm lại đúng thủ tục theo đúng quy định và ghi rõ lý do xuất vật tư. Biểu số 2.3 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Giám đốc Điện Lực Thanh Hoá Căn cứ vào Quy chế phân cấp quản lý vật tư của Công ty Điện Lực I Căn cứ yêu cầu sử dụng vật tư của Chi nhánh điện Thọ Xuân Căn cứ vào tồn kho của Điện Lực đến ngày 10/03/2008 Kính đề nghị Giám đốc và phòng vật tư vận tải cấp cho chi nhánh các loại vật tư sau: Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng đề nghị cấp Ghi chú 43818090 Bulong mạ M18x70 Cái 40 51612206 Acquy kín 2V – 60Ah Bình 1 43514050 Bulong thép có đai ốc 14*50 Con 30 32022156 Ghíp nhôm 3 BL AC50 Bộ 48 Cộng X X Duyệt Kế toán vật tư nhận được các Giấy đề nghị cấp vật tư, tiến hành xem xét số lượng còn tồn kho, đồng thời tiến hành lập Phiếu xuất kho một lần cho số NVL, CCDC yêu cầu trong mỗi đợt. Phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên lưu phòng Vật tư, 1 liên lưu bộ phận sử dụng vật tư, 1 liên lưu phòng Tài chính - kế toán. Mẫu phiếu nhập - xuất theo đúng quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính. Sau khi kế toán vật tư lập phiếu ký duyệt chuyển cho đơn vị yêu cầu sử dụng nhận vật tư tại kho. Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao NVL, CCDC cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ, thủ kho giao phiếu xuất kho cho phòng Tài chính - kế toán để đối chiếu so sánh và lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho vật tư theo quy định. Trường hợp xuất NVL, CCDC cho duy tu, sửa chữa lớn thì ngoài các thủ tục trên đơn vị sử dụng còn phải căn cứ vào tiên lượng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho. NVL, CCDC xuất phục vụ dự phòng sản xuất, khắc phục sự cố, đột xuất… thì căn cứ vào kế hoạch vật tư dự phòng đã phê duyệt và nhu cầu thực tế của đơn vị sử dụng để xây dựng một lượng vật tư dự phòng trên cơ sở cân đối với tồn kho của đơn vị. Biểu số 2.4 Mẫu số: 02-VT CÔNG TY ĐIỆN LỰC I Điện Lực Thanh Hoá 98 Triệu Quốc Đạt PHIẾU XUẤT KHO Ngày lập phiếu: 10/03/2008 Liên số: 1 – Lưu tài chính kế toán Số: 0308K02 0001 Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Hải Địa chỉ (bộ phận): Chi nhánh điện Thọ Xuân Lý do xuất kho: SCTX – DT số 31 ngày 10/01/2008 lộ 671 TG Sao vàng Xuất tại kho: Kho nhiệt, sắt thép STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản Yêu cầu Thực xuất Nợ Có 1 2 3 4 43818090 51612206 43514050 32022156 Bulong mạ M18x70 Acquy kín 2V – 60Ah Bulong thép có đai ốc 14*50 Ghíp nhôm 3 BL AC50 Cái Bình Con Bộ 40 1 30 48 40 1 30 48 3.950 1.051.425 2.461,44 8.700 158.000 1.051.425 73.843 417.600 15222 15222 15222 15222 Tổng cộng (Bằng số): 1.700.868 Tổng giá trị xuất (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm nghìn tám trăm sáu mươi tám đồng Xuất, ngày 10 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) UQ thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Biểu số 2.5 Công ty Điện Lực I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ BẢNG KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ TỒN KHO Thời điểm kiểm kê: 0h ngày 01 tháng 01 năm 2008 STT Tên khoản kho Theo kiểm kê Theo sổ sách Chênh lệch Ghi chú 1 TK 152 – Nguyên vật liệu 4.602.786.509 4.602.786.509 - 1.1 TK 15222– Nguyên vật liệu – nguyên liệu, vật liệu phụ 3.333.726.381 3.333.726.381 - 1.2 TK 1523- Nguyên vật liệu – Phụ tùng 3.413.356 3.413.356 - 1.3 TK 1525- Nguyên vật liệu – Phế liệu 1.265.646.772 1.265.646.772 - 2 TK 153 – Công cụ, dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - 2.1 TK 1531- Công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - - Cộng 5.297.370.020 5.297.370.020 - Ngày 01 tháng 01 năm 2008 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) * Chứng từ và thủ tục kiểm kê NVL, CCDC. Cuối niên độ kế toán, Điện Lực Thanh Hoá thực hiện việc kiểm kê NVL, CCDC theo quy định của Nhà nước nhằm kiểm tra số lượng cũng như chất lượng NVL, CCDC trong kho và ghi nhận trong Biên bản kiểm kê theo từng kho. Với hệ thống quản lý NVL, CCDC được tổ chức chặt chẽ từ khâu cung ứng, bảo quản sử dụng với sự phối hợp giữa nhiều bộ phận chức năng trong đơn vị nên kết quả kiểm kê thực tế thường sát với ghi chép sổ sách, không xuất hiện các trường hợp thừa thiếu NVL, CCDC. Chính vì vậy mà tài khoản 1381, 3381 để ghi nhận các trường hợp chênh lệch sổ sách thường không xuất hiện trong các Báo cáo tài chính của Điện Lực Thanh Hoá. (Ví dụ qua số liệu ở Biểu số 2.5 trang 36) 2.3.2/ Kế toán chi tiết NVL, CCDC Việc phản ánh chi tiết tình hình biến động NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá được tổ chức kết hợp cả ở kho và ở phòng kế toán. Hạch toán chi tiết ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho, còn ở phòng kế toán NVL, CCDC được theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Điện Lực Thanh Hoá hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này quá trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC được tiến hành như sau: * Qui trình ghi sổ chi tiết: Sổ tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết vật tư Phiếu Nhập Thẻ kho Phiếu Xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cập nhật theo yêu cầu: Đối chiếu, kiểm tra : Sơ đồ 2.1: Qui trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp Thẻ song song * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để quản lý theo dõi vật tư theo từng loại chi tiết, căn cứ vào các phiếu nhập, xuất NVL, CCDC, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho) gồm các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, đơn vị tính, quy cách được ghi chép hàng ngày. Mỗi phiếu nhập, xuất NVL, CCDC được ghi một dòng trên thẻ kho theo trình tự thời gian. Cuối tháng, thủ kho tiến hành tính số NVL, CCDC tồn kho và ghi vào thẻ kho. Các phiếu nhập xuất NVL, CCDC sau khi sử dụng sẽ được giao lại cho kế toán vật tư. * Tại phòng kế toán: Định kỳ hàng tuần, kế toán vật tư xuống kho kiểm tra tại chỗ việc ghi chép của Thủ kho, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất với thẻ kho về số lượng sau đó ký xác nhận vào thẻ kho chứng minh việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho là đúng đắn. Để ghi chép hạch toán chi tiết NVL, CCDC, kế toán vật tư sử dụng sổ chi tiết NVL, CCDC (mở riêng cho từng NVL, CCDC tương ứng với thẻ kho), Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL, CCDC. Hàng ngày, kế toán vật tư cũng dựa vào các chứng từ nhập, xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền NVL, CCDC nhập, xuất vào sổ chi tiết NVL, CCDC được mở tương ứng với thẻ kho. Đơn giá nhập là trị giá thực tế của NVL, CCDC nhập kho, đơn giá xuất được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền tức thời. Cuối tháng, Kế toán vật tư tiến hành cộng sổ và đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết NVL, CCDC với số liệu trên thẻ kho, đồng thời lên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả NVL, CCDC trong tháng về mặt số lượng và cả giá trị. Biểu số 2.6 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2008 Tờ số: 1 Mã vật tư: 51612206 Tên vật tư: Acquy kín 2V – 60Ah Đơn vị tính: Bình NSX: Công ty CP Acquy Tia sáng Tên nơi sản xuất: Công ty CP Acquy Tia Sáng – TP. Hải Phòng Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho 01/03 25 1 PN 0308K02 0001 04/03 Nhập mua 04/03 18 2 PX 0308K02 0001 10/03 Xuất cho SCTX 10/03 1 Cộng 18 1 Tồn kho 31/03 42 Biểu số 2.7 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản: 15222-Nguyên vật liệu-Nguyên liệu, vật liệu-Vật liệu phụ Từ ngày 01/03/2008 đến 31/03/2008 Tên quy cách vật liệu: Acquy kín 2V - 60Ah Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngày Sổ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 = 5 x 6 8 9 = 5 x 8 10 11 = 5 x 10 Số dư đầu tháng 3 1.050.291 25 26.257.275 Phát sinh tháng 3 04/03 PN 0308K02 0001 Nhập mua 33111 1.053.000 18 18.954.000 … … 10/03 PX 0308K02 0001 Xuất cho SCTX 6271362 1.051.425 1 1.051.425 … … Cộng 18 18.954.000 1 1.051.425 Số dư cuối tháng 3 42 44.159.850 Biểu số 2.8 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ NHẬP XUẤT TỒN TOÀN ĐƠN VỊ Tháng 3 năm 2008 Stt Mã VT Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Mã kho : K01 Kho điện 1 30680070 Gông bê tông néo cáp quang Bộ 25 1.099.525 8 351.848 17 747.677 2 31008420 Sứ A30 Cái 500 1.950.000 40 156.000 460 1.794.000 … … … … … … … … … … … … Mã kho: K02 Kho nhiệt, sắt thép 1 27681010 Dây chì đặc biệt Dây 6.600 924.000 50.000 7.000.000 26.500 3.710.000 30.100 4.214.000 2 32022156 Ghíp nhôm 3BL AC50 Bộ 721 6.272.700 115 1.000.500 606 5.272.200 3 32022158 Ghíp nhôm 3BL AC70 Bộ 948 9.290.400 42 411.600 906 8.878.800 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 748.295.849 558.779.613 310.663.659 996.411.803 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng các kho 2.367.910.232 2.005.832.312 1.262.935.239 3.110.807.305 2.3.3/ Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 2.3.3.1/ Tài khoản sử dụng Như đã trình bày ở trên mặc dù nguyên vật liệu cũng như công cụ dụng cụ có khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại và biến động thường xuyên nhưng Điện Lực Thanh Hoá vẫn chọn phương pháp hạch toán Kê khai thường xuyên để áp dụng trong hạch toán tổng hợp NVL, CCDC. Đó là vì đơn vị có đội ngũ cán bộ kế toán vững vàng về chuyên môn lại thêm sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm trong công tác kế toán. Do đó sự lựa chọn này là hợp lý. NVL, CCDC liên quan đến nhiều hoạt động khác trong quá trình sản xuất kinh doanh do đó bên cạnh tài khoản phản ánh NVL và CCDC, kế toán NVL, CCDC sử dụng rất nhiều tài khoản ở các phần hành khác. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là: TK 152 : Nguyên vật liệu TK 153 : Công cụ dụng cụ TK 1111 : Tiền mặt TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng TK 331 : Phải trả người bán TK 133 : Thuế GTGT đầu vào TK 242: Chi phí trả trước dài hạn TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154 lại được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới TK cấp 5 Ví dụ TK 1541363: Chi phí SXKD dở dang - Sản xuất điện – Phân phối điện – Chi phí giải quyết sự cố - Vật liệu phụ TK 627 : Chi phí sản xuất chung TK 627 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới cấp 5 TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới cấp 4 Điện Lực Thanh Hoá không sử dụng TK 151 do phần lớn NVL mua ngoài được cung cấp tại kho của đơn vị. Chứng từ gốc: Hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất kho… Sổ chi tiết Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ cái TK 152, 331 Bảng tổng hợp Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC 2.3.3.2/ Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC w Kế toán tổng hợp nhập NVL * Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt Nghiệp vụ này ít phát sinh tại Điện Lực Thanh Hoá, phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi đơn vị mua những nguyên vật liệu rẻ, ít hoặc của nhà cung cấp mới. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và giấy đề nghị thanh toán được duyệt. Kế toán thanh toán lập “phiếu chi tiền mặt” chuyển cho thủ quỹ để chi trả tiền đồng thời hạch toán: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán ngay) Hoặc Nợ TK 331 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán sau) (TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản theo đối tượng cụ thể trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền mặt thanh toán cho các nhà cung cấp. Toàn bộ các định khoản trên đều được định khoản hoàn toàn trên máy. Các nghiệp vụ khác nhau thì được định khoản trên các phần hành khác nhau. Sau đó căn cứ vào số liệu từ các chứng từ đã được cập nhật, các thông tin sẽ được kết chuyển vào các Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái, các sổ chi tiết có liên quan và các sổ này có thể được in ra theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết từ máy vi tính. * Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán sau bằng chuyển khoản Khi phát sinh các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán, kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán do nhà cung cấp lập đã được duyệt, để lập uỷ nhiệm chi trên máy tính chuyển cho Ngân hàng đồng thời định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Đồng thời căn cứ vào các chứng từ bao gồm Giấy báo Nợ của ngân hàng, các Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho (đã qua kiểm tra, đối chiếu của Kế toán trưởng và Giám đốc) đã được kế toán cập nhật vào máy tính, chương trình sẽ tự động vào các Sổ nhật ký, sổ cái và được in ra khi cần để phục vụ yêu cầu quản lý. * Trường hợp mua nguyên vật liệu cho người bán ứng trước Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu cho người bán ứng trước, kế toán vật tư căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng được duyệt kế toán lập uỷ nhiệm chi trả tiền ứng trước cho nguời bán định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào bộ chứng từ mua vật tư kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Đồng thời căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của người bán được duyệt, kế toán thanh toán số tiền chênh lệch còn thiếu giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng thực tế nhập kho để lập uỷ nhiệm chi và định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Tương tự như trên, các Sổ nhật ký, sổ cái các TK liên quan sẽ được cập nhật tương ứng với các chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ và đáp ứng cho yêu cầu sử dụng khi cần thiết. Biểu số 2.9 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 0308K010008 01/03/2008 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1522 33111 6.760.000 6.760.000 0308K010008 01/03/2008 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1331 33111 676.000 676.000 550 03/03/2008 Nộp tiền cước E.com 1121 13861 39._.