Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá & xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm Trung ương 1

ắp mọi nơi dân cư sống và mọi người luôn cần và mong muốn có thuốc để chăm sóc bảo về sức khoẻ dù ít hay nhiều. Trong điều kiện mới, nghành thương mại đã phát triển mạnh mẽ, không những đáp ứng ngày một nhu cầu tăng về hàng hoá của thị trường trong nước mà còn thúc đẩy quan hệ giao lưu buôn bán với các nước trong khu vực và trên thế giới. Bằng việc mua bán, bảo quản và dự trữ vật tư, hàng hoá ngành thương mại đã thực hiện tốt chức năng lưu chuyển hàng hoá của mình, trong đó các đơn vị kinh doanh thương mại đã thực sự trở thành kênh phân phối quan trọng nối liền sản xuất và tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp thương mại, nhất là các doanh nghiệp thương mại quốc doanh, đẩy mạnh, hiệu quả kinh doanh, làm chủ giá cả và thị trường vốn là những nhiệm vụ và mục tiêu hàng đầu. Để thực hiện tốt điều đó, các doanh nghiệp bên cạnh việc hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho phù hợp với cơ chế mới còn cần phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá. Bởi vì việc tổ chức đúng đắn khoa học hạch toán lưu chuyển hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế toán, giúp cho doanh nghiệp xử lý và nắm bắt thông tin kịp thời, từ đó đưa ra quyết định xử lý đúng đắn. Nhận thức được vai trò của công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại nói chung và tại Công ty Dược phẩm trung ương I nói riêng, được trang bị kiến thức lý luận ở trường, sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Phùng Thị Lan Hương và các cán bộ phòng kế toán Công ty em đã hoàn thành báo cáo chuyên đề: Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm trung ương I. Đề tài em trình bày với 3 kết cấu như sau: Chương I: Lý luân cơ bản về hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Chương II: Thực tế công tác lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm trung ương I . Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Dược phẩm trung ương I. Chương I: Lý luân cơ bản về hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ I.Khái quát chung. 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại trong cơ chế thị trường. Từ lâu thương mại đã ra đời phát triển do có sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hoá sản xuất. Thương mại khâu trung gian nối liền sản xuất và tiêu dùng, thực hiện nhiệm vụ quan trọng là lưu thông hàng hoá. Bởi vậy, trong xã hội nếu còn sản xuất, còn tiêu dùng thì còn lưu thông hàng hoá. Theo nghĩa hẹp, hoạt động thương mại là việc thực hiện một hoặc nhiều hành vi thương mại của thương nhân là phát sinh quyền và nghĩa vụ giữ các thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với các bên có liên quan, bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội khác. Trên góc độ vĩ mô, hoạt động kinh doanh thương mại là hợp đồng lưu thông hàng hoá trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia. Do đó, chức năng cơ bản của thương mại là mua bán, trao đổi hàng hoá, cung cấp dịch vụ để phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. Hoạt động kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau đây: - Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. - Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. - Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Quá trình lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là lưu chuyển hàng hoá bán buôn và lưu chuyển hàng hoá bán lẻ. Trong đó lưu chuyển bán buôn là lưu chuyển hàng hoá với số lượng lớn cho mạng lưới bán lẻ cho người sản xuất hay cho xuất nhập khẩu. Hàng hoá lưu chuyển trong khâu bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá, chưa chuyển sang người tiêu dùng. Còn lưu chuyển hàng hoá bán lẻ là lưu chuyển hàng hoá với số lượng nhỏ hơn, trực tiếp bán thẳng tới người sử dụng (cơ quan, xí nghiệp, dân cư..). Đầy là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. - Về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức Công ty bán buôn, Công ty bán lẻ, Công ty kinh doanh tổng hợp, Công ty môi giới..... - Về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng và ngành hàng (hàng hoá lưu chuyển trong nước hàng xuất nhập khẩu, hàng nông lâm sản, thực phẩm...). Đối vói doanh nghiệp thương mại, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. Vì thế tổ chức vận chuyển hàng hoá hợp lý sẽ làm giảm bớt các khâu trong vận động hàng hoá, tiết kiệm thời gian và giảm bớt chi phí lưu thông hàng hoá. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, nhu cầu về hàng hoá rất phong phú đa dạng và ngày một tăng cả số lượng lẫn chất lượng. Sản xuất phát triển mạnh mẽ nên thương mại trong đó cũng không ngừng được mở rộng. Thương mại đã trở thành một nghành kinh tế độc lập trong cơ cấu kinh tế đóng góp không nhỏ vào tổng sản phẩm xã hội. Hơn thế thương mại còn tạo điều kiện thúc đẩy lưu chuyển hàng hoá kịp thời, khuyến khích sản xuất, chấn hưng mối quan hệ hàng hoá- tiền tệ, góp phần mở rộng giao lưu quốc tế. Điều này cho phép đất nước ta tận dụng được lợi thế so sánh, từng bước đưa nền kinh tế hội nhập với thế giới và trong khu vưc. 2. ý nghĩa nhiệm vụ của hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. a. Lưu chuyển hàng hoá là gì. Như đã nói ở trên, hoạt động thương mại là hoạt động trung gian đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Các đơn vị kinh doanh thương mại chính là một kênh phân phối quan trọng thực hiện chức năng lưu chuyển hàng hoá. Vậy lưu chuyển hàng hoá là quá trình đưa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua các phương thức mua bán và được thực hiện bởi các đơn vị kinh doanh thương mại. Đối với các doanh nghiệp thương mại, hoạt động lưu chuyển hàng hoá là hoạt động chủ yếu và thường xuyên bao gồm hai quá trình mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá. Quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái vốn bằng tiền sang hình thái vốn hàng hoá. Quá trình này hoàn tất khi hàng mua đã được kiểm nghiệm nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là quá trình vận động vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ và hình thànhh kết quả tiêu thụ. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho người mua và đã thu tiền hàng và được chấp nhận thanh toán. b. ý nghĩa nhiệm vụ của hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Theo cơ chế kinh tế hiện nay các doanh nghiệp có quyền tự chủ về hoạt động kinh doanh của mình tăng lợi nhuận giảm chi phí luôn là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp trong nền kinh tế nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng. Thu nhập của các doanh nghiệp thương mại hình thành do có sự chênh lệch giữa giá bán và giá mua hàng hoá. Thu nhập đó là bao nhiêu lại phụ thuộc số lượng hàng hoá tiêu thụ, giá cả hàng hoá và các yếu tố khác như thị trường tiêu thụ, thị hiếu người tiêu dùng. Đây cũng là nguồn bù đắp tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. Vì vậy việc kiểm tra số lượng hàng hoá bán ra và giá cả của chúng có ý nghĩa quan trọng đối với việc xác đinh kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp tìm được nguồn hàng tốt giảm được chi phí mua hàng cũng như chi phí quản lý, đánh giá hàng tồn kho một cách khoa học chính là cơ sở cho việc nâng cao doanh thu và lợi nhuận. Qua đó có thể thấy rằng việc mua, bán dự trữ hàng hoá là những hoạt động phức tạp, đòi hỏi công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá phải được tổ chức một cách hợp lý. Bởi vì đó không chỉ là điều kiện để quản lý chặt chẽ hàng hoá, đảm bảo an toàn cho hàng hoá mà còn có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong đơn vị thương mại cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra quyết định hữu hiệu, đó là: - Tổ chức tốt công tác lưu chuyển chứng từ và sổ kế toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu qủa. - Phân bổ hợp lý chi phí thu mua cho số hàng đã bán và hàng tồn kho cuối kỳ. - Phản ánh kịp thời số lượng hàng bán, ghi nhận đúng doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu khác có liên quan tới số lượng hàng bán. - Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá. - Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp. - Xác định đúng kết quả tiêu thụ hàng hoá và thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ. - Theo dõi, thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng. Tóm lại, với tư cách là một công cụ, một bộ phận của quản lý hạch toán, hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong đơn vị kinh doanh thương mại có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, sự vận động và chu chuyển hàng hoá cũng như hiệu qủa sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp, để từ đó có cơ sở tăng doanh thu, lợi nhuận cùng nhiều chỉ tiêu tài chính khác. Kế toán lưu chuyển hàng hoá phải được xây dựng theo những chuẩn mực kế toán chung. Đó là những quy định, hướng dẫn của pháp luật và chế độ (quyết định 1141-TCQDKT ban hành ngày1/11/1995) và gần đây nhất là những điều luật mới như Luật Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp... Đồng thời kế toán doanh nghiệp cần có sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo để đạt hiệu quả nhất với doanh nghiệp của mình (như chọn phương pháp tính gía hàng nhập, xuất, phương pháp phân bổ chi phí, hình thức tổ chức sổ kế toán ..). Dù được tổ chức ra sao thì công tác kế toán, đảm bảo thực hiện những chức năng quan trọng của kế toán trong nền kinh tế thị trường. 3. Nội dung của hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Quá trình lưu chuyển hàng hoá bao gồm các khâu mua và bán hàng không qua khâu chế biến, thực chất là quá trình vận động vốn kinh doanh. nghiệp vụ mua, bán đó lại liên quan đến việc thanh toán với các nhà cung cấp, các khách hàng, các hình thức thanh toán đối với từng nguồn hàng, mặt hàng. Hơn nữa, do hàng hoá của doanh nghiệp thương mại có đặc điểm là rất đa dạng và được bảo quản tại nhiều kho bãi, địa bàn tiêu thụ lại phân tán nên trong quá trình hạch toán lưu chuyển hàng hoá có thể hạch toán chi tiết theo từng cửa hàng, kho hàng hoặc từng mặt hàng. Nội dung của hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ bao gồm: - Hạch toán chi tiết hàng hoá: Là việc theo dõi chi tiết các loại hàng hoá mua vào, xuất bán và tồn kho doanh nghiệp. - Hạch toán quá trình mua hàng: - Hạch toán quá trình bán hàng; - Hạch toán và xác định kết quả tiêu thụ: hạch toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết qủa. II. Hạch toán quá trình mua hàng. Thu mua hàng hoá là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Thực chất của quá trình này là sự vận động vốn kinh doanh từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn hàng hoá. Các loại hàng hoá thu mua được phân chia theo ngành hàng là: - Hàng vật tư, thiết bị. - Hàng công nghệ phẩm, tiêu dùng. - Hàng lương thực, thực phẩm chế biến. 1. Các phương thức mua hàng. Việc thu mua hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại được tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện cụ thể, đặc điểm sản xuất kinh doanh và loại hình kinh doanh mà các doanh nghiệp lựa chọn những phương thức thích hợp nhất nhằm đạt hiệu quả tối ưu. Các phương thức mua hàng thường được chọn là: - Phương thức chuyển hàng: Theo phương thức này, bên mua và bên bán phải ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó quy định rõ về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả của hàng hoá, phương thức thanh toán, địa điểm giao nhận (do bên mua quyết định ). Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bên bán vận chuyển hàng cho bên mua tới địa điểm ghi trong hợp đồng. - Phương thức nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán: Theo phương thức này, doanh nghiệp mua hàng uỷ nhiệm cho cán bộ của mình trực tiếp đến nhận hàng tại kho bên bán và ký xác nhân trên các chứng từ giao hàng. Người nhận hàng phải có trách nhiệm áp tải hàng đưa về kho của doanh nghiệp kèm theo chứng từ mua hàng. Khi hàng hoá về, doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho hàng hoá. Phòng kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và ghi sổ thanh toán. - Phương thức mua hàng theo hình thức khoán: Theo phương thức này, doanh nghiệp phải lập hợp đồng khoán với cán bộ thu mua, trong đó quy định rõ số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả, ... địa điểm giao nhận hàng hoá. Sau đó doanh nghiệp tạm ứng tiền cho cán bộ thu mua chịu trách nhiệm mua và đưa hàng về nơi quy định. Doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng đó và thanh toán tiền hàng khi nhận thấy điều kiện phù hợp với những gì đã ghi trong hợp đồng khoán. Cuối cùng doanh nghiệp tiến hành thanh toán với cán bộ thu mua. Ngoài những phương thức mua hàng nói trên, các doanh nghiệp còn có thể áp dụng phương thức mua hàng khác như: phương thức đặt hàng, đổi hàng, mua hàng nông sản.... 2. Tính giá hàng hoá mua vào. Trong kinh doanh thương mại, số lượng hàng hoá lưu chuyển chủ yếu là mua ngoài từ nơi sản xuất. Đơn vị cũng có thể nhập khẩu (đối với bán buôn ). Hoặc có thể thu mua từ các đơn vị bán buôn (đối với bán lẻ hàng hoá ). Do đó trị gía thực tế hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập. Kể từ ngày 1/1/1999 Luật thuế GTGT được chính thức được thực thi ở nước ta. Theo đó, trị giá thực tế hàng hoá mua còn tuỳ thuộc vào phương pháp tính Thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong gía mua ghi trên hoá đơn không bao gồm Thuế GTGT đầu vào. Còn đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì trong giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả Thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế hàng hoá thu mua trong nước = Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí sơ chế hoàn thiện Chi phí thu mua hàng hoá Giảm giá hàng mua + + - Giá thực tế hàng hoá nhập khẩu Giá mua hàng hoá nhập khẩu (CIF) Thuế nhập hàng Chi phí thu mua nhập Giảm giá hàng mua = + + - Giá thực tế hàng thuế hoặc tự gia Giá mua hàng hoá xuất gia công Chi phí liên quan đến việc gia công = + Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng của đơn vị áp dụng phương pháp tính Thuế GTGT là phương pháp trực tiếp, trên hoá đơn bán hàng không ghi rõ tiền thuế mà chỉ ghi tổng giá thanh toán (bao gồm cả Thuế GTGT ) thì doanh nghiệp không được khấu trừ Thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế nhập kho sẽ được tính dựa trên tổng giá thanh toán. Như vậy thực chất là giá hàng hoá mua vào có bao gồm Thuế GTGT của nhà cung cấp. Riêng chi phí thu mua, do có liên quan đến cả số lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần được phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và chưa tiêu thụ. Vấn đề này sẽ đề cập đến ở những phần tiếp theo. 3. Hạch toán chi tiết hàng hoá. Hạch toán chi tiết hàng hoá phải theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng, nhóm hàng, ở từng kho hàng, quầy hàng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Do đó tổ chức công tác hạch toán chi tiết hàng hoá cần được kết hợp chặt chẽ giữa kho hàng, quầy hàng và phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm bớt trùng lặp khi ghi chép sổ sách kế toán, tăng cường kiểm tra giám sát của kế toán đối với hạch toán các nghiệp vụ ở kho hàng, phục vụ công việc đối chiếu thường xuyên số liệu ghi trên sổ kế toán với số thực tế kiểm kê. Đây là công cụ quản lý hàng hoá có hiệu quả cần thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Trong thực tế, đơn vị có thể lựa chọn một trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 3.1. Phương pháp thẻ song song. a. Đặc điểm. - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh về mặt số lượng tình hình nhập, xuất, tồn kho, theo lô hàng hoặc theo từng mặt hàng. Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm hàng hoá. - Tại quầy hàng: Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi chép theo một trong hai phương pháp hạch toán về mặt giá trị hoặc hạch toán về mặt số lượng. Nếu hạch toán về mặt giá trị, nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toán. Còn nếu hạch toán về mặt số lượng và giá trị thì nhân viên bán hàng phải mở thẻ quầy hàng để theo dõi tình hình biến động theo từng mặt hàng. - Phòng kế toán: Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết cho từng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của hàng hoá. b. Ưu nhược điểm điều kiện vận dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên.. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết hàng hoá Bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ. Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 3.2. Phương pháp sổ số dư. a. Đặc điểm. - Tại kho: Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, thủ kho ghi thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - Tại quầy hàng: Hạch toán giống phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Địnhkỳ kế toán kho hàng phải xuống kho để theo dõi kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán). b. Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng: - Phương pháp này có ưu điểm giảm bớt công việc ghi chép - Nhược: Phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng thứ Mặt khác, phương pháp này còn khó phát hiện những sai sót. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư. Bảng kê chứng từ nhập Phiếu nhập Bảng luỹ kế Nhập-Xuất-Tồn Thẻ kho Sổ số dư, Phiếu xuất Bảng kê chứng từ xuất Kế toán tổng hợp hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn ---- Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra. 3.3 Phương pháp sổ số đối chiếu luân chuyển. a. Đặc điểm. - Tại kho: Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho giống như các phương pháp trên. - Tại quầy hàng hạch toán giống như hai phương pháp trên. - Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng loại hàng hoá theo từng kho. Sổ này chỉ được ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất, phát sinh trong tháng cuả từng loại hàng hoá, mỗi thứ ghi trên một dòng sổ. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng hàng hoá trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại hàng hoá trên sổ này để đối chiếu với sổ kế toán tổng hơp. b. Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng: Theo phương pháp này công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm hàng hoá được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc tính toán kiểm tra đều dồn hết vào ngày cuối tháng nên dễ xảy ra chậm trễ trong hạch toán và lập báo cáo hàng tháng. Điều kiện vận dụng phương pháp này cũng giống như phương pháp sổ số dư. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho ô Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ. Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 4. Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng. Để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá, tuỳ theo điều kiện cụ thể và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, kế toán sử dụng một trong hai phương pháp hạch toán. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp: theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên sổ kế toán. Sự biến động, tăng, giảm, số hiện có được ghi chép cập nhật trên sổ kế toán. Phương pháp này thường áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, trên các TK phản ánh hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiềm kê cuối kỳ, xác định giá trị hàng hoá dựa vào kết quả kiểm kê. Trị giá thực tế hàng hoá xuất Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá hàng hoá nhập khẩu trong kỳ Trị giá hàng hoá tồn cuối kỳ = + - Phương pháp này có độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Vì thế phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ thích hợp đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư, giá trị thấp thường xuyên xuất dùng xuất bán. Mỗi phương pháp hạch toán hàng hoá nói trên đều có những đặc điểm riêng về TK và trình tự hạch toán. Nhiệm vụ của kế toán là xác định phương pháp hạch toán thích hợp và thực hiện nhất quán trong kỳ kinh doanh. 4.1 TKsử dụng: Kế toán sử dụng các TK sau: * TK156- Hàng hoá: Dùng để phản ánh giá trị hiện có của + Hàng tồn kho, tồn quầy (theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) + Hàng tồn kho, tồn quầy và nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhập kho thực tế (theo phương pháp kê khai thường xuyên ). Nội dung kết cấu của TK156 như sau: - Bên Nợ: + Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng gia thực tế hàng hoá tại kho, quầy bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua (theo phương pháp kê khai thường xuyên ). + Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ ). - Bên Có: + Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho, quầy (theo phương pháp kê khai thường xuyên ). + Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển theo phương pháp kiểm kê định kỳ. + Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ (theo phương pháp kê khai thường xuyên ). - Dư Nợ: Thực tế hàng hoá hàng tồn kho, quầy. TK 156 được chi tiết thành hai tiểu khoản. * TK 1561- Giá mua hàng hoá. * TK 1562- Chi phí thu mua hàng hoá. * TK 611(6112)- Mua hàng hoá: TKnày phản ánh giá trị hàng hoá mua vào theo gía thực tế và được mở chi tiết theo từng thứ hàng hoá, chỉ sử dụng tại các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Kết cấu của TK6112 như sau. - Bên Nợ: giá trị thực tế hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ do các nguyên nhân (mua vào, nhận cấp phát nhận vốn góp) - Bên Có: + Giảm giá và hàng mua trả lại. + Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ. TK 6112 cuối kỳ không có số dư. * TK 151- Hàng mua đang đi đường: Được phản ánh giá trị hàng mua đã thuộc quyền sở hữu cuả doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, kho bãi hoặc đã về doanh nghiệp nhưng đang chở kiểm nhận để nhập kho. TK151 có nội dung kết cấu như sau: - Bên Nợ: phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. - Bên Có: phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trứơc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. - Dư Nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu vào cuốikỳ) * Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK như: TK111,112,331,311.. Đặc biệt kể từ ngày1/1/1999, trong các doanh nghiệp tỉnh Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán sử dụng TK 133 để phản ánh số Thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng. TK133-Thuế GTGT được khấu trừ có nội dung kết cấu như sau: - Bên Nợ: phản ánh số Thuế GTGT được khấu trừ . - Bên Có: + Số Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ. + Các nghiệp vụ làm giảm Thuế GTGT đầu vào (số không được khấu trừ, số đã được hoàn lại, số thuế của hàng mua trả lại,,...) - Dư Nợ: phản ánh số Thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng chưa nhận. TK 133 được chi tiết thành hai tiểu khoản. TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. 4.2 Phương pháp hạch toán. a. Trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán hàng (hoặc bảng kê hàng hoá thu mua) và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156(1561): Trị giá mua của hàng nhập kho. Nợ TK 153(1532)- Trị giá bao bì nhập kho nếu có . Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT đầu vào. Có TK liên quan: (111,112,331,.....): Số tiền phải trả người bán theo gía thanh toán. - Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh. Nợ TK 156(1561) chi phí thu mua chưa có Thuế GTGT Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT của chi phí thu mua. Có TK liên quan (111,112,331...): Tổng tiền thanh toán. - Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại nếu có . Nợ TK liên quan (331,111,226,1388..): Tổng số giảm giá hàng mua trả lại tính theo giá thanh toán . Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào Có TK 156(1561): Số giảm giá giá trị hàng mua trả lại. - Riêng đối với chiết khấu mua hàng được hưởng, trước đây trừ vào trị giá hàng mua, này tính vào thu nhập tài chính. Nợ TK 111,112,331,1388 Có TK 711 - Trường hợp mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng không qua kho thì kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá mua không có Thuế GTGT đầu vào). Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (111,112,331..) Tổng số tiền phải trả người bán. Trị giá thực tế hàng hoá xuất Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá hàng hoá nhập khẩu trong kỳ Trị giá hàng hoá tồn cuối kỳ = + - - Khi nhập khẩu hàng hoá, ngoài việc tính thuế nhập khẩu còn phải Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp. + Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu. Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng nhập khẩu. Có TK 3333: Thuế nhập khẩu. Có TK 111,331... Giá mua không Thuế GTGT. + Phản ánh Thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 3331(33312)- Thuế GTGT hàng nhập khẩu. - Trường hợp phát hiện thừa, thiếu hàng hoá, căn cứ vào nguyên nhân thừa, thiếu, để giải quyết cho hợp lý. + Đối với trường hợp thừa khi kiểm kê: Nợ TK 156- Giá trị thừa. Có TK 642- Giá trị thừa trong định mức. Có TK 338(3381)- Giá trị thừa chưa rõ nguyên nhân. + Khi có quyết định sử lý hàng hoá thừa ghi: Nợ TK 338 Có TK liên quan. - Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê. Nợ TK 642- Thiếu trong định mức Nợ TK 138(1381)- Thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý. Nợ TK 334- Thiếu cá nhân phải bồi thường (trừ vào lương) Có TK 156- Giá trị hàng hoá thiếu. b. Trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Đầu kỳ kết chuyển hàng chưa tiêu thụ. Nợ TK 611(6112). Có TK 156: Hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ. Có TK 157: Hàng gửi bán ký gửi đầu kỳ. Có TK 151: Hàng mua đang đi đường đầu kỳ. - Trong kỳ phản ánh giá trị hàng tăng thêm do các nguyên nhân (thu mua nhận cấp phát , thuế nhập khẩu chi phí thu mua..). Nợ TK 611(6112). Có TK 333(3333): Thuế nhập khẩu với hàng nhập khẩu. Có TK 331,411,111,112....: Giá mua và chi phí thu mua. + Thuế GTGT đầu vào của hàng thu mua trong nước và hàng nhập kho (đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). Nợ TK 133(1331). Có TK 3331(33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Có TK 331,111,112....Thuế GTGT của hàng thu mua trong nước. + Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại. Nợ TK liên quan 111,112,331,1388... Có TK 611(6112): Trị giá mua của hàng hoá trả lại, giảm giá hàng mua. Có TK 133(1331): Số Thuế GTGT tương ứng của giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ cuối kỳ. + Kết chuyển trị giá hàng còn lại. Nợ TK liên quan 151,156,157: Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. Có TK 611(6112). + Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. Có TK 611(6112). Trong Trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ Trị giá hàng tồn đầu kỳ Trị giá hàng tăng trong kỳ Trị giá hàng trả lại giảm giá hàng mua Trị giá hàng tồn cuối kỳ = + + - Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,331... TK 156 TK 111,112,331.. TK151 (10) (1) (2) (3) TK 138,334,642 TK 133(1331) TK 33312 (4) (11) TK 3333 (7) (6) TK 411 (8) TK 3381 (9) - Ghi chú (1): Trị giá hàng đi đường cuối tháng. (2): Hàng đi đườngvề nhập kho. (3): Hàng mua nhập kho (gía mua không có Thuế GTGT). (4): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. (5): Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp. (6): nhập khẩu hàng hoá . (7): Thuế nhập khẩu. (8): Nhận cấp phát tặng thưởng, vốn góp liên doanh bằng hàng hoá, (9): Hàng thừa chờ xử lý. (10): Giảm giá hàng mua trả lại (11): Hàng thiếu so với hoá đơn. Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK151,1576,157 TK6112 TK151,156,157 (1) (4) TK111,112,331,333.. TK111,112,331... (2) (5) TK1331 (3) - Ghi chú: (1): Kết chuyển trị giá vốn hàng tồn kho, tồn quầy, hàng mua đang đi đường hàng gửi bán, ký gửi chưa tiêu thụ kỳ đầu. (2): Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng trị giá vốn hàng hoá trong kỳ (kể cả thuế nhập khẩu, phí thu mua). (3): Thuế GTGT đầu vào (đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). (4): Kết chuyển giá vốn hàng tồn kho, tồn quầy, hàng mua đi đường, hàng gửi bán .. (5): Trị giá giảm giá, hàng mua trả lại trong kỳ.  5. Hạch toán chi phí thu mua. 5.1 Khái niệm và chi phí phân bổ. Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà đơn vị bỏ ra, có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Thuộc chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hoa hồng thu mua. Chi phí thu mua trong các đơn vị kinh doanh phụ thuộc vào các đơn vị kinh doanh._. thương mại phụ thuộc vào loại hàng kinh doanh và đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị. Đây là một bộ phận thuộc chi phi lưu thông hàng hoá nên giảm được chi phí tức là tối thiểu hoá chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh. Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên cần phải phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và hàng tồn kho theo phương thức thích hợp. Công thức phân bổ như sau: Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Tiêu thức phân bổ của hàng hoá đã tiêu thụ Tổng tiêu thức phân bổ của hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kỳ Phí thu mua của hàng hoá tồn đầu kỳ và phí phát sinh. = ´ Trong đó, tiêu thức phân bổ thương được chọn là: trị giá mua của hàng hoá hoặc số lượng, trọng lượng, doanh số của hàng hoá....Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần lựa chọn tiêu thức nào cho hợp lý và chính xác, đảm bảo tính nhất quán trong niên độ. 5.2 Phương pháp hạch toán chi phí thu mua. - Tập hơp chi phí thu mua thực tế phát sinh. Nợ TK 156(1562). Có TK liên quan(111,112,334...). - Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ. Nợ TK 632. Có TK 156(1562). III. Hạch toán quá trình bán hàng. Quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thương mại là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hoàn thành kết quả tiêu thụ. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho người mua và đã thu được tiền bán hàng hoặc được chấp nhận thanh toán. Nhiêm vụ của kế toán là ghi chép phản ánh đúng đủ các chỉ tiêu liên quan đến quá trình bán hàng để cung cấp chỉ tiêu cho nhà quản lý. 1. Các phương thức bán hàng và điều kiện xác định hàng hoá là tiêu thụ. 1.1 Một số khái niệm liên quan đến quá trình bán hàng. a. Doanh thu, doanh thu thuần. - Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện cho việc bán sản phẩm hàng hoá và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tổng số doanh thu là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng,trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vu. Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với các khoản giảm trừ doanh thu. b. Các khoản giảm trừ doanh thu. Theo quy định mới của Bộ tài chính (thông tư số 63/1999/TTBTC ngày 7/6/1999 hướng dẫn việc quản lý doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước.) Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu không bao gồm chiết khấu bán hàng, mà chỉ bao gồm giảm giá và doanh thu hàng bán bị trả lại. - Giảm giá hàng bán là số tiền người bán giảm trừ cho người mua trên giá bán đã thoả thuận do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời hạn đã được quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc giảm giá cho khách hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, của doanh nghiệp với số lượng lớn. - Doanh thu hàng bán bị trả lại là giá trị tính theo giá thanh toán của số sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như hàng kém phẩm chất sai quy cách, chủng loại... 1.2 Các phương thức bán hàng và điều kiện xác định hàng hoá là tiêu thụ. Hoạt động bán hàng trong kinh doanh thương mại gồm hai phương thức chủ yếu bán buôn và bán lẻ hàng hoá. a. Bán buôn hàng hoá: - Là phương thức bán hàng hoá với số lượng lớn thường là cho các tổ chức bán lẻ cho các đơn vị sản xuất hoặc cho các đơn vị xuất khẩu, hàng hoá bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá, chưa chuyển sang lĩnh vưc tiêu dùng. Có một số hình thức bán buôn là. - Bán buôn qua kho: là trường hợp bán buôn hàng hoá tại kho bảo quản của doanh nghiệp, được tiến hành theo hai cách. + Bán buôn trực tiếp qua kho: Dựa trên hợp đồng đã ký doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của doanh nghiệp. Khi nhận hàng xong, người đại diện nhận hàng bên mua xác nhận vào hoá đơn bán hàng. Hàng hoá đươc coi là tiêu thụ khi bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. + Bán buôn chuyển hàng qua kho: Theo hình thức này, bên bán sẽ xuất hàng chuyển đến cho bên mua theo hợp đồng đã ký kết. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào thu được tiền hàng và bên mua chấp nhận thanh toán mới được coi là tiêu thụ. - Bán buôn vận trường hợp chuyển thẳng (không qua kho): Là trường hợp bán buôn trong đó hàng hoá sau khi mua không qua kho mà được chuyển thẳng đến cho khách hàng. Phương thức này cũng được thực hiện theo một trong hai cách sau: + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức trực tiếp: Doanh nghiệp mua hàng và giao bán thẳng cho người mua do được uỷ nhiệm mua đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung câp cho bến bán. Hàng hoá chỉ được coi là tiêu thụ khi bên mua ký nhận đủ hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. Theo hình thức này, doanh nghiệp mua hàng và chuyển thẳng cho người mua. Hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi người mua nhận được hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (toàn bộ hay một phần giá trị thanh toán) thì mới coi là hàng hoá đã tiêu thụ. Thực hiện hai hình thức trên trong quá trình vận chuyển thẳng, doanh nghiệp có thể tham gia thanh toán hoặc không thanh toán (giao tay ba). b. Bán lẻ hàng hoá. Là phương thức bán hàng với số lượng ít và phục vụ trực tiếp người tiêu dùng. Đây là giai đoạn cuối cùng trong quá trình vận động của hàng hoá, hàng hoá chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng, giá trị hàng hoá được thực hiện. Các hình thức bán lẻ bao gồm. - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng vừa nhận tiền vừa giao hàng cho khách đồng thời ghi chép vào các thẻ quầy hàng. Cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hàng có trách nhiêm kiểm kê, lập báo cáo bán hàng và đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. - Bán lẻ thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân thu tiền, viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền và đưa cho khách hàng tới nhận hàng tại quầy do người bán giao. Cuối ca hoặc cuối ngày nhân viên thu ngân tổng hơp số tiền kiểm tiền và xác định doanh thu bán hàng còn nhân viên bán hàng căn cứ vào số tiền đã giao theo hoá đơn hoặc tích kê lập báo cáo bán hàng đối chiếu với số hiện có để xác định số hàng thừa thiếu. - Bán hàng tự chọn: Người mua được quyền chọn lấy hàng mua rồi đem đến bộ phận thu nộp tiền. Bộ phân thu ngân tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền bán hàng. Cuối ngày nộp vào quỹ. Ngoài các hình thức trên để tăng doanh số bán các doanh nghiệpcòn áp dụng hàng loạt các phương thức bán hàng khác như bán hàng trả góp, ký gửi đại lý... Hàng hoá chỉ được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp có tham giá mua bán theo hình thức nhất định khi người mua thanh toán, hoặc chấp nhận thanh toán và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hoá thuộc diên kinh doanh 2. Tính giá hàng xuất bán. 2.1. Tính gía hàng xuất bán theo giá thực tế. a. Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế hàng xuất trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). Giá thực tế hàng hoá xuất Số lượng hàng hoá xuất Giá đơn vị bình quân ´ = == Trong đó, giá đơn vị bình quân được tính theo ba cách sau: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối kỳ gây ảnh hưởng đến công tác nói chung. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế hàng hoá tồn trước khi nhập+ số nhập Lượng hàng hoá tồn trước khi nhập+ lượng nhập Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá tiêu thụ hàng hoá tồn đầu (hoặc cuối kỳ trước) Lượng hàng hoá thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) trong kỳ Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của hàng hoá trong kỳ nhưng không chính xác vì không tính đến sự biếnđộng của giá cả hàng hoá kỳ này. Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp vừa chính xác lại vừa cập nhật. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lân. Trên thực tế hiện nay đối với các doanh nghiệp áp dụng kế toán này không mấy khó khăn. b.Nhập trước xuất trước(FIFO). Phương pháp này giả định lô hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất bán trước mới đến số nhập sau, theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế mua vào sau cùng. Phương pháp nhập trước xuấ trước đảm bảo việc tính giá vốn hàng bán kịp thời sát thực tế sự vận động của hàng hoá xong đòi hỏi tổ chức chặt chẽ kế toán chi tiết hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị theo từng mặt hàng và từng lần mua hàng. Phương pháp này thường áp dụng với các mặt hàng có thời hạn sử dụng như thực phẩm, thuốc chữa bệnh và thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. c.Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). Phương pháp này giả định lô hàng nhập kho trước sẽ được xuất bán trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế cuả số hàng xuất. Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số mua vào sau cùng. Phương pháp nhập trước xuất trước đảm bảo giá vốn hàng bán kịp thời, sát thực tế sự vận động sự của hàng hoá, xong đòi hỏi tổ chức chặt chẽ kế toán chi tiết hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị theo từng mặt hàng và từng lần mua hàng. Phương pháp này thường được áp dụng với các mặt hàng có thời hạn thực phẩm... và thích hợp trong trường hợp ổn định và có xu hướng giảm. d. Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp ): Theo phương pháp này, hàng hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất(trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theo gía thực tế của hàng hoá đó. Phương pháp này thườngđược sử dụng trong điều kiện các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.2.Tính giá hàng xuất bán theo giá hạch toán. Theo phương pháp tính giá này, hàng hoá biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán(giá kế hoạch hay một giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế hàng hoá xuất Giá hạch toán hàng hoá xuất Hệ số giá hàng hoá ´ = == Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ hàng hoá chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số giá = Giá trị thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này thường áp với các doanh nghiệp có quy mô nghiệp vụ phát sinh lớn, lượng hàng hoá nhập, xuất quá nhiều, khó xác định ngay giá vốn hàng bán. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay ít dùng phương pháp này.  3. Hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng. 3.1 TK sử dụng: Để hạch toán quá trình bán hàng, kế toán trong doanh nghiệp sử dụng các TKthuộc hệ thống TKthống nhất của chế độ kế toán (1141/TCCĐKINH Tế,1/11/1995). Tuỳ điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp có thể mở chi tiết đến các TKcấp 2,3... * TK 157- Hàng gửi bán: TK này được sử dụng để theo dõi giá trị hàng hoá tiêu thụ theo phương thức luân chuyển hàng hoặc nhờ đại lý, ký gửi, mở chi tiết cho từng mặt hàng hay từng lần gửi hàng. Kết cấu của TK như sau: - Bên Nợ: giá trị hàng hoá, gửi bán, gửi đại lý hoặc đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được khách hàng thanh toán . - Bên Có: Giá trị hàng hoá đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. + Giá trị hàng hoá gửi bán bị từ chối trả lại. - Dư Nợ : Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. * TK 511(5111)- Doanh thu bán hàng hoá: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu. Tổng số doanh thu bán hàng ghi nhận ở đây có thể là tổng gía thanh toán (với các doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như đối với đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) hoặc giá không có Thuế GTGT (với các doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ). Nội dung kết cấu của TK 511 như sau: - Bên Nợ: + Số thuế phải nộp (thuế TTDB, thuế xuất khẩu) tính trên doanh số trong kỳ. + Số giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán trả lại. + Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. - Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư. * TK 531- Hàng bán bị trả lại dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá thành phẩm, lao vụ , dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bi khách hàng trả lại. Đây là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 511 để tính giá doanh thu thuần. Bên Nợ: Tập hơp các khoản doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại. - Bên Có: kết chuyển doanh thu của số hàng bị trả lại TK 531 cuối kỳ không có số dư. * TK 532- Giảm giá hàng bán: Được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thỏa thuận. - Bên Nợ: Tập hơp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ. - Bên Có: Kết chuyển số giảm giá hàng bán. TK 532 cuối kỳ không có số dư. * Riêng về khoản chiết khấu thanh toán cho người mua được hưởng trước đây được hạch toán TK 521 và được kết chuyển sang TK 511. Xong theo thông tư 63/TTBTC ngày 7/6/1999 của BTC hướng dẫn việc quản lý doanh thu chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp. Nhà nước thì khoản chiết khâu bán hàng thuộc loại chi phí hoạt động tài chính nên không hạch toán vào các khoản giảm trừ doanh thu mà được hạch toán vào TK 811-Chi phí hoạt động tài chính và từ đó được kết chuyển thẳng sang TK 911 để xác định kết quả. * Ngoài cácTK trên kế toán bán hàng còn sử dụng các TK khác như: TK512,157,6112,112,33311,... 3.2. Phương pháp hạch toán. 3.2.1. Trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. a. Đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . * Bán buôn theo phương thức trực tiếp. + Khi chuyển giao hàng hoá cho người mua, kế toán phản ánh các bút toán sau: BT1) Trị gía mua thực tế của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632: Trị gía mua của hàng tiêu thụ. Có TK 156(1561): Bán buôn qua kho. Có TK 151,331,111...Bán buôn có tham gia thanh toán BT2) Doanh thu của hàng tiêu thụ. Nợ TK 111,112,131,1368..: Tổng giá thanh toán. Có TK 331(33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511,512: Doanh thu bán hàng không Thuế GTGT. + Khoản giảm giá hàng bán phát sinh. Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán (không Thuế GTGT). Nợ TK 3331(33311): Thuế GTGT tương ứng với số giảm giá. Có TK 131,111,112,3388...Tổng số giảm giá (cả Thuế GTGT) trả cho khách hàng. + Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 531: Số doanh thu hàng bán bị trả lại(không Thuế GTGT). Nợ TK 3331(33311): Thuế GTGT tương ứng với số doanh thu trả lại. Có TK 131,111,112,1388...Tổng số doanh thu hàng bán bị trả lại ( cả Thuế GTGT) trả cho khách hàng. + Giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 1561,154,1388,334,111... Có TK632. + Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán. Nợ TK 511. Có TK 531,532. * Bán buôn theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhân. + Khi chuyển hàng đến cho người mua ghi. Nợ TK 157: Trị giá mua của hàng chuyển đi. Nợ TK 138(1388): Trị giá bao bì tính riêng. Có TK 1561,1532: Trị gía mua của hàng hoá bao bì xuất kho gửi đi. Có TK 331,112,111: Trị giá mua của hàng hoá và bao bì chuyển thẳng (không qua kho ) có tham gia thanh toán. + Khi hàng hoá và bao bì được chấp nhận thanh toán. BT1) Phản ánh doanh thu bán hàng và bao bì tính riêng. Nợ TK 131,136,111112...: Tổng giá thanh toán Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Có TK 511,512: Doanh thu bán hàng. Có TK 138(1388): Bao bì tính riêng. BT2) Phản ánh giá trị mua của hàng được chấp nhận. Nợ TK 632 Có TK 157 + Các bút toán khác phản ánh tương tự như bán buôn trực tiếp. * Bán buôn vận chuyển thẳng không tham giá thanh toán. Về thực chất doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả). Số hoa hồng môi giới được hưởng ghi Nợ TK 111,112,131… Tổng số hoa hồng cả Thuế GTGT. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp. Có TK 511,512: Hoa hồng môi giới được hưởng. Các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng. Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 334,338,111,112... * Bán lẻ hàng hoá thu tiền tập trung thu tiền trực tiếp lựa chọn + Phản ánh doanh thu bán hàng ( căn cứ vào báo cáo bán hàng và bảng kê bán lẻ hàng hoá) Nợ TK 111,112,131. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511: Doanh thu bán hàng + Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán (tương tự bán buôn ) * Bán hàng theo phương thức khoán. Trường hợp các tập thể cá nhân nhận khoán không mở sổ sách riêng. + Khi giao hàng hoá tiền vốn cho người nhận khoán Nợ TK 138(1388). Có TK 111,112,156,331… Phản ánh số doanh thu khoán phải thu hoặc do người nhận khoán nộp Nợ TK 111,112,1388.. Có TK 3331(33311). Có TK 511 Phản ánh cáckhoản chi cho người nhận khoán. Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Có TK 334,338,214,111,112... * Bán hàng trả góp BT1) Phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụ Nợ TK 632. Có TK liên quan 154,155,156.. BT2) Phản ánh số thu của hàng bán trả góp Nợ TK 111,112: Số tiền thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Nợ TK 131: Số còn phải thu Có TK511: Doanh thu tính theo giá bán trả mộtlần tại thời điểm giao hàng. Có TK3331(33311): Thuế GTGT phải nộp. Có TK711: Tổng lơi ích trả chậm. * Bán hàng ký gửi đại lý. + Phản ánh giá vốn hàng chuyển giao cho cơ sở nhận làm đại lý hay ký gửi. Nợ TK 157 Có TK 156. + Phản ánh trị giá vốn hàng đại lý, ký gửi đã bán được . Nợ TK 632. Có TK 157. + Phản ánh doanh thu và Thuế GTGT của hàng giao cho cơ sở đại lý ký gửi đã bán được. Nợ TK 111,112..: Tổng giá thanh toán trừ hoa hồng. Nợ TK 641: Hoa hồng đạilý (không Thuế GTGT). Có TK 511: Tổng doanh thu hàng đã bán (không có thuế GTGT). Có TK 331(33311): Thuế GTGT phải nộp. b. Đối với các doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các doanh nghiệp quy trình về cách thức hạch toán cũng giống như doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ chỉ khác là trong chỉ tiêu doanh thu(ghi nhận ở TK511)bao gồm cả Thuế GTGT,thuế tiêu thụ đặc biệt . Thuế GTGT cuối kỳghi nhận vào chi phí quản lý. + Phản ánh doanh thu của hàng tiêu thụ. Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu tiêu thụ cả Thuế GTGT. + Phản ánh Thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Nợ TK 642(6425). Có TK 3331(33311). 3.2.2. Trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng được hạch toán giống như phương pháp kê khai thường xuyên ở phần doanh thu, chỉ khác ở phần phản ánh giá vốn hàng bán. Cụ thể giá vốn hàng bán mới tính được ghi sổ Trị giá vốn hàng tiêu thụ Giá muahàng hoá trong kỳ Trị giá hàng tồn đầu kỳ Trị giá hàng tồn cuối kỳ. = + - Sau khi thực hiện xác đinh giá vốn hàng tiêu thụ kế toán ghi. Nợ TK 632. Có TK 611(6112) IV-Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1. Hạch toán chi phí bán hàng. a. Nội dung chi phí Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh dưới hình thái tiền tệ mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Xét về nội dung kinh tế, các khoản chi phí bán hàng bao gồm. Chi phí nhân viên bán hàng: gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu, bao bì. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. - Chi phí khấu hao tài sản cố định trong khâu bán hàng (kho quầy cửa hàng phương tiện vận tải...). - Chi phí bảo hành khi bán hàng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền thuê kho bãi, bốc vác, vận chuyển, hoa hồng đại lý... b. TK sử dụng. Để phản ánh các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh, kế toán sử dụng. TK 641- Chi phí bán hàng. TK này có kết cấu như sau. - Bên Nợ tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. + Kết chuyển chi phí bán hàng. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành: + TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng. + TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì. + TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + TK 6414- Chi phí khấuhao Tài sản cố định. + TK 6415- Chi phí bảo hành. + TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6418- Chi phí bằng tiền khác. c. Phương pháp hạch toán. Kế toán hạch toán chi phí bán hàng theo nguyên tắc. - Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh. - Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuân trong kỳ căn cứ vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. - Trình tự hạch toán chi phí bán hàng được thể hiện qua sơ đồ. Sơ đồ hạch toán tổng quát chi phí bán hàng. TK334,338 TK641 TK111.112.331 chi phí tiền lương, BHXH Các khoản giảm trừ BHYT của nhân viên chi phí bán hàng quản lý TK152,153,142 TK911 Trị giá vậtliệu, dụng cụ phục vụ cho bán hàng TK1422 TK214 Chờ kết Kết chuyển Khấu hao TSCĐ chuỷên vào kỳ sau bộ phân bán hàng TK111,112 phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng TK133 Thuế GTGT đầu vào 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. a. Nội dung chi phí. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất cứ một hoạt động nào. Chi phí quá trình doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như: Chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác. b. TK sử dụng. Để hạch toán và theo dõi chi phí quản lý phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.TK này có kết cấu như sau: - Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên Có: + Các khoản giảm giá chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết theo các khoản mục phí: + TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý. + TK 6422- Chi phí vật liệu văn phòng. + TK 6423- Chi phí công cu, dụng cụ. + TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425- Thuế phí, lệ phí + TK 6426- Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi. + TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428- Chi phí bằng tiền khác. c. Phương pháp hạch toán. Về cơ bản chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán tương tự như chi phí bán hàng. Quá trình tập hợp và kết chuyễn chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát qua sơ đồ Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí quản lý DN. TK334,338 TK642 TK111,152,138 Chi phí nhân viên giá trị ghi giảm quá trình doanh nghiệp CPQLDN TK152,153 TK911 Chi phí vậtliệu, dụng cụ TK1422 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK214 Chờ Kết chuyển Chi phí khấu hao TSCĐ kết chuyển vào kỳ sau TK335,1421 Trừ vào kỳ sau Chi phí theo dự toán TK333 Thuế phí, lệ phí phải nộp TK 331,111,112.. chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. TK139,159 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. V.Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi. 1. Dự phòng và nguyên tắc trích lập hoàn lập dự phòng. Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp rủi ro do các nguyên nhân khách quan làm giảm giá vật tư, hàng hoá, hoặc thất thu cáckhoản nợ phải thu khó đòi có thể phát sinh ...Chế độ kế toán quy định doanh nghiệp cân thực hiện chính sách dự phòng giảm giá giá trị thu hồi của vật tư, tài sản, tiền vốn trong kinh doanh. Có thể định nghĩa thực chất là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Các khoản dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp thể hiện ở các phương diên sau: - Phương diện kinh tế: Dự phòng làm tăng tổng chi phí do đó làm giảm tạm thời thu nhập dòng của niên độ báo cáo- niên độ lập dự phòng. Điều này cho phép doanh nghiệp luôn thực hiện được nguyên tắc hạch toán tài sản theo giá phí gốc, phản ánh chính xác kịp thời hơn giá trị tài sản trên báo cáo kế toán. - Phương diện tài chính: Cũng do các khoản dự phòng làm lãi của niên độ báo cáo nên doanh nghiệp đã tĩch luỹ được một quỹ tiền tệ đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau.Thực chất đó là nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực sư. - Phương diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính tóan ra số lợi tức thực tế. Theo chế độ thời điểm lập dự phòng được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng cho niên độ kế toán liền tới, doanh nghiệp phải hoàn nhập số dự phòng còn ở ngày 31/12 của niên độ báo cáo. Trên cơ sở các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tượng cụ thể là dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sẽ xác định số dự phòng cần lập cho niên độ tới với điều kiện số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng phải được tiến hành cho từng loại vật tư, hàng hoá, từng khoản nợ phải thu khó đòi. Sau đó kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ các khoản dự phong vào bảng kê chi tiết dự phong từng loại. Để thẩm định mức độ giảm giá của các loại vật tư, hàng hoá, và xác định các khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng với các thànhviên bắt buộc là giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng vật tư hoặc kinh doanh. 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. a. Đối tượng và điều kiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán, nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế ) của hàng tồn kho nhưng chưa chăc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đơn vị kinh doanh thương mại được lập cho các loại hàng hoá tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại hàng hoá này phải là mặt hàng kinh doanh thuộc quyển sở hữu cuả doanh nghiệp, có chứng cớ hợp lý chứng mính giá vốn mới được trích lập dự phòng. b. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ Mức giảm giá của hàng tồn kho i. ´ = == c. TK sử dụng và phương pháp hạch toán. Kế toán sử dụng TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho- Để hạch toán nghiệp vụ trích lập và hoàn nhập dự phòng kết cấu của TK này như sau: - Bên Nợ: hoàn nhập số dự phòng đã lập. - Bên Có: trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Dự Có: dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: - Cuối mỗi niên độ kế toán ghi bút toán hoàn nhập số dự phòng đã lập năm trước. Nợ TK 159. Có TK 721. Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới. Nợ TK 642(6426) Có TK 159. - Trong niên độ tiếp theo mọi biến động về giá cả hàng tồn kho (tăng, giảm) được phản ánh trên TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Cụ thể: + Trường hợp đánh giá tăng kế toán ghi. Nợ TK 156 Có TK 412. + Trường hợp đánh giá giảm kế toán ghi ngược lại. - Cuối niên độ kế toán đó lại tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên. 3. Dự phòng nợ phải thu khó đòi. a. Đối tượng lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Để dự phòng về những tổn thất về những khoản nợ phải thu khó đòi có thể sảy ra và bảo đảm sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cuối mỗi niên độ kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Cáckhoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, điạ chỉ nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời doanh nghiệp cần có chứng từ gốc hoặc xác định của con nợ về số tiên chưa trả. Đây là cáckhoản nợ đã qua 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Trong trường hợp đặc biêt tuy chưa qua 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể,... thì cũng được coi là con nợ khó đòi. Mức độ dự phòng nợ phải thu khó đòi không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho doanh nghiệp không bị lỗ. Các khoản nợ phải thu khó đòi chỉ được soá sổ khi có các bằng chứng xác đáng theo quy định. b. Phương pháp xác định mức dự phòng nợ phải thu khó đòi: Kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp sau: Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu (phương pháp kinh nghiệm) Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới Tổng số doanh thu bán chịu Tỷ lệ x phải thu khó đòi ước tính. ´ = == -Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ( dựa vào thời gian quá hạn thực tế. Số dự phòng cần phải lập cho niên độ tới của khách hàng đáng ngờ i. Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i. Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ i. ´ == c. TK sử dụng và phương pháp hạch toán: Để phản ánh nghiệp vụ trích lập, hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán dùng TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK 139 có kết cấu như sau: - Bên Nợ : + Xoá sổ nợ phải thu khó đòi không đòi được. + Hoàn nhập số dự phòng nợ phải thu khó đòi không dùng đến - Bên Có : Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Dư Có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện còn. Kế toán hạch toán như sau: - Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng còn lại của năm cũ chưa dùng đến. Nợ TK 139 Có TK 721 Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642(6426) Có TK 139. - Trong niên độ tiếp theo + Ghi nhận số nợ phải thu khó đòi không đòi được xử lỳ xoá sổ. Nợ TK 004. Đồng thời trừ số đã xoá sổ vào dự phòng. Nợ TK 139 Có TK 131,138,141... + Trích bổ sung số nợ đã xoá sổ lớn hơn dự phòng về chúng đã lập (nếu có ) Nợ TK 642(6426) Có TK 139. + Nếu số nợ phải thu khó đòi đã thu được kế toán phản ánh hai bút toán. BT1) Số nợ phải thu khó đòi đã._.