Hoàn thiện công tác Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội

Về phía người lao động, tiền lương là một khoản thu nhập chủ yếu đảm bảo cuộc sống của họ và gia đình, thúc đẩy người lao động trong công việc, đồng thời là tiêu chuẩn để họ quyết có làm việc tại một doanh nghiệp hay không? Về phía doanh nghiệp, tiền lương chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi phí doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành sản xuất - kinh doanh. Do đó các doanh nghiệp luôn tìm cách đảm bảo mức tiền lương tương xứng với kết quả của người lao động để làm động lực thúc đẩy họ nâng cao năng suất lao động gắn bó với doanh nghiệp nhưng cũng đảm bảo tối thiểu hoá chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm, tốc độ tăng tiền lương nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động để tạo thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Để làm được điều đó thì công tác hoạch toán kế toán tiền lương cần phải được chú trọng, có như vậy mới cung cấp đầy đủ, chính xác về số lượng, thời gian, và kết quả lao động cho các nhà quản trị từ đó các nhà quản trị sẽ có những quyết định đúng đắn trong chiến lược sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp cùng với sự hướng dẫn của cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông, em đã chọn đề tài : "Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội "cho chuyên đề thực tập của mình với mong muốn được góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán và các khoản trích theo lương sao cho đúng với chế độ và phù hợp với điều kiện đặc thù của Công ty. Ngoài lời nói đầu và kết luận, chuyên đề của em có kết cấu như sau : Chương 1: Khái quát chung về Công ty sơn tổng hợp hà nội Chương 2: Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội Do hạn chế về thời gian cũng như trình độ hiểu biết, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên em rất mong được sự giúp đỡ góp ý, chỉ bảo của cô giao hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Thị Đông cùng các cô chú trong phòng tài vụ Công ty Em xin chân thành cảm ơn ! Chương 1 khái quát chung về Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 1.1.1.Quá trình hình thành. Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ 1/9/1970 với tên gọi ban đầu là nhà máy Sơn - Mực in theo quyết định số 1083/hc- qlkt ngày 11/8/1970 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hoá chất việt nam Năm 1993, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 295 qđ/tcns- đt ngày 24/5/1993 của Bộ công nghiệp nặng (nay là Bộ công nghiệp ). Công ty thực hiện sản xuất kinh doanh theo luật doanh nghiệp nhà nước Tên Công ty : Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội Tên giao dịch quốc tế :hasynpaintco (hanoi synthetic paint company) Trụ sở chính :Xã Thanh Liệt, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội Cơ sở sản xuất 2 :số nhà 81 phố Hào Nam, phường Ô Chợ Dừa quận Đống Đa thành phố Hà Nội. 1.1.2. Quá trình phát triển. Năm 1970 tiền thân của Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội là nhà máy sơn- mực in tổng hợp được thành lập theo quyết định của Nhà nước ban đầu cơ sở còn rất nghèo nàn lạc hậu: vốn kinh doanh là 1,6 triệu đồng, tổng số lao động toàn Công ty là132 lao động, tổng diện tích mặt bằng toàn Công ty là 3.834 m2. Sản phẩm chủ yếu là sơn gốc dầu và mực in để phục vụ cho các toà báo của Đảng và Nhà nước, sản lượng còn khiêm tốn chỉ đạt 10 tấn sơn và 1.200 tấn mực Năm 1971 nhà máy sơn mực in đã nghiên cứu và lắp đặt một nồi nấu nhựa Alkyd 300 lít với công nghệ thô sơ, gia nhiệt bằng than chất lượng sơn Alkyd còn chưa cao. Trong thời gian này nhà máy tiến hành mở rộng sản xuất và đến năm 1974 nhà máy đã có một hệ thống tổng hợp nhựa Alkyd đầu tiên ở miền Bắc nước ta, gồm 4 nồi nấu nhựa alyd do nước ta tự thiết kế, dung tích mỗi nồi là 1000 lít theo công nghệ đẳng phí và gia nhiệt bằng điện trở. Lúc này, Sơn Alkyd của nhà máy chiếm ưu thế trên thị trường sơn việt nam. Năm 1975, Nhà máy đã trở thành trung tâm ứng dụng nhiều công trình nghiên cứu của các viện, các trường đại học, đặc biệt là của viện Hoá công nghiệp Xuất phát từ nhu cầu của thị trường và năng lực sẵn có Công ty đã nhiều lần lắp đặt công nghệ mới như : Năm 1979: Lắp đặt một hệ thống tổng hợp nhựa phenol. Năm 1982: Xây dựng xưởng sản xuất ôxít sắt. Năm 1984: Xây dụng xưởng cao su. Từ đó Nhà máy cho ra đời thêm nhiều sản phẩm mới như :sơn Alkyd - melamin, sơn cách điện, sơn chống hà… Cùng với xu thế chung của cả nước, Công ty đã tiến hành đổi mới vào năm 1986 để tạo thế và lực mới. Với sự đầu tư đúng hướng, từng bước chắc chắn Công ty đã có mức tăng trưởng bình quân 20%/ năm trong thời gian này. Năm 1992, Công ty đã nghiên cứu kỹ và mạnh dạn lập dự án vay $55.000 đầu tư công nghệ mới vào dây chuyền sản xuất Sơn Alkyd - sản phẩm chủ yếu và là thế mạnh của Công ty. Chỉ sau một năm khi dây chuyền sản suất đi vào hoạt động sản lượng tăng gấp đôi (năm 1993 sản xuất được 1200 tấn sơn Alkyd ). Năm 1995, Công ty tiếp tục đầu tư chiều sâu, đưa 5 dây chuyền thiết bị hiện đại vào sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao. Đến 31/12/1996 Công ty đã được thành lập lại theo quyết định số 682/QĐ/HĐQT của Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, Công ty đã đi vào hoạt động độc lập và hạch toán kinh tế riêng, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng. Với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, năm 1997, Công ty đã hợp tác với Công ty PPG của Mĩ cung cấp sản phẩm, dịch vụ, tư vấn kỹ thuật sơn ô tô cho hãng Ford Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế. Hợp tác với Kawakami của Nhật Bản cung cấp sơn xe máy cho hãng Honda Việt Nam góp phần thực hiện chủ trương nội địa hoá xe máy của nước ta. Công ty không ngừng đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng khoa học vào sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của thị trường như : Sơn cao su, Clo hoá, Sơn phản quang, Sơn tường … Hàng năm tiêu thụ trên 200 tấn sơn các loại chiếm 8- 10% sản lượng sơn cả nước. Nhận thức rõ được thế mạnh của mình, năm 1998, Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất nhựa Alkyd hiện đại với công suất 3000 tấn /năm ở bước đầu và sẽ nâng lên 6000 tấn trong năm 2003. Nhờ vậy, công suất sản xuất nhựa tăng gấp 5 lần, chất lượng tương đương hàng ngoại nhập. Sau những nỗ lực không biết mệt mỏi từ ban giám đốc đến toàn thể công nhân lao động, tháng 7/1999 Công ty đã đón nhận chứng chỉ ISO 9002, đồng thời đang tiếp tục triển khai quản lý môi trường theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 14000. Đây là chìa khoá giúp Công ty khẳng định mình trên thị trường trong nước và vươn ra một tầm cao mới là thị trường nước ngoài. 1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: Trong thời kỳ 1970 – 1985, tất cả các yếu tố đầu vào đến đầu ra sản phẩm đều được Nhà nước lo, nên nhiệm vụ của công ty là hoàn thành kế hoạch được giao. Trong thời kỳ 1986 đến nay, sự bao cấp đó không còn nữa mà thay vào đó là sự tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty là sản xuất kinh doanh các loại sơn phù hợp với yêu cầu và sở thích của khách hàng, tăng lợi nhuận góp phần cải thiện nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong những năm gần đây Công ty luôn hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình, do đó quy mô và khả năng cạnh tranh ngày càng lớn mạnh. Điều này được chứng minh qua bảng sau : Bảng 1.2: Bảng tóm tắt một số chỉ tiêu đánh giá khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2001 Năm 2002 Năm 2002 so với năm 2001 Số tuyệt đối Số tương đối (%) 1 2 3 4 5 6 1.Bố trí cơ cấu TS & cơ cấu NV Bố trí cơ cấu TS _ TSCĐ/ Tổng TS _ TSLĐ/ Tổng TS Bố trí cơ cấu NV _ Nợ phải trả/ Tổng NV _ NVCSH/ Tổng NV Khả năng thanh toán _ Khả năng thanh toán hiện hành _ Khả năng thanh toán nhanh Tỷ suất sinh lời _ Tỷ suất lợi nhuận trước thuế /Doanh thu _ Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Doanh thu Thu nhập của CBCNV _ Tổng quỹ lương + Thưởng _ Lao động bình quân _ Thu nhập bình quân/tháng % % % % lần lần % % tr. đ người 1000 đ 15,3 84,7 63,8 36,2 1,6 0,2 3,4 2,3 9.482 440 1.800 21,9 78,1 64,4 35,6 1,6 0,2 4,6 3,0 15.335 520 1.980 +6,6 -6,6 +0,6 -0,6 0 0 +1,2 +0,7 +2.852 +80 +180 130,1 118,2 110 ( Nguồn : Báo cáo tổng kết cuối năm 2002 của Công ty) Nhận xét: Từ bảng trên cho thấy tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty tương đối tốt. Năm 2002 cơ cấu tài sản biến động theo xu hướng tăng tài sản cố định giảm tài sản lưu động 6,6% so với năm 2001. Có được thành quả đó là do Công ty tiến hành đầu tư mới và nâng cấp dây chuyền tổng hợp nhựa Alkyd nên không phải lo lắng mà ngược lại đó là sự đầu tư đúng hướng nâng sức cạnh tranh của Công ty. Từ cơ cấu nguồn vốn cho thấy Công ty chiếm dụng vốn và phụ thuộc vào bên ngoài khá cao, khả năng bảo đảm về mặt tài chính thấp. Tuy nhiên nợ phải trả của Công ty chủ yếu là nợ dài hạn nên khả năng trả các khoản nợ ngắn hạn là tương đối cao. Tỉ suất thanh toán hiện hành bằng 1,6 cho thấy Công ty có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là khả quan. Tỉ suất thanh toán nhanh bằng 0,2 kết hợp với chỉ tiêu "tỉ suất thanh toán hiện hành ", cho thấy mặc dù Công ty có khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn trong vòng một năm song lại gặp khó khăn trong vịêc thanh toán các khoản nợ đến hạn, hoặc quá hạn do lượng tiền dự trữ quá ít. Vì thế, Công ty phải có biện pháp thu hồi các khoản phải thu sao cho nhanh nhất nhằm đáp ứng khả năng thanh toán nợ cao hơn. Tỉ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu năm 2002 tăng 1,2%so với năm 2001 cho thấy Công ty đã tiết kiệm được chi phí và nâng cao năng suất lao động. Tổng quỹ lương năm 2002 đạt 12.335.200.000 đồng tăng 2.852.800.000 đồng hay đạt 130% so với năm 2001. Mặc dù số lượng lao động tăng 80 người nhưng thu nhập bình quân đầu người / tháng vẫn tăng thêm 180.000đồng (hay 110% ) bởi vì tốc độ tăng quỹ lương nhanh hơn tốc độ số lượng lao động tăng (118,2%). Nguyên vật liệu Muối trộn Nghiền cán Pha Đóng hộp Kho Bao bì Nhựa Tiêu thụ Đặc điểm quy trình công nghệ. Dầu thảo mộc Nhựa thiên nhiên Bột màu Dung môi Bộ đệm Rượu đa chức, xúc tác Dung môi Sơ đồ 1.3: Quy trình công nghệ sản xuất. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm được bắt đầu bằng công đoạn tổng hợp nhựa Alkyd, sau khi bơm xăng vào điều chỉnh phao loãng nhựa được chuyển sang công đoạn muối trộn cùng với nhựa Alkyd, nguyên liệu của công đoạn này là bọt, dung môi là phụ gia được trộn, đạt chỉ tiêu sau khi kiểm tra điều chỉnh, bán sản phẩm được đưa sang công đoạn nghiền cán. Bán sản phẩm của công đoạn nghiền nếu đã đạt yêu cầu được chuyển sang giai đoạn pha, sau khi đạt yêu cầu sản phẩm được đóng hộp và đem nhập kho. Sơ đồ trên là một quá trình sản xuất mà nó được hình thành như một bộ máy liên hoàn, liên quan đến nhiều khâu, nhiều bộ phận. Trong đó mỗi khâu, mỗi bộ phận có chức năng riêng và liên quan chặt chẽ với nhau. Trong nền kinh tế tri thức, công nghệ là chìa khóa để thành công, do vậy Công ty cần phải chú trọng vào công tác đổi mới trang thiết bị máy móc để tạo ra những sản phẩm có hàm lượng chất xám cao. Trang bị công nghệ mới có thể tiến hành bằng nhiều cách: mua trực tiếp từ nước ngoài hoặc thực hiện chuyển giao công nghệ qua con đường liên doanh, liên kết. Đặc biệt phải luôn luôn kích thích tinh thần sáng tạo, cải tiến kĩ thuật từ đội ngũ lao động vì đây là con đường nhanh nhất, hiệu quả nhất để có một công nghệ mới( công nhân có thể tự chủ trong công nghệ). Với quy trình công nghệ tương đối phức tạp đòi hỏi trình độ bậc thợ trong mỗi giai đoạn sản xuất là khác nhau cộng với việc tạo ra nhiều sản phẩm khác nhau. Vì vậy khi kết thúc mỗi giai đoạn việc tính lương, trả lương và ghi sổ kế toán rất khó khăn. Để hoàn thành tốt công việc này thì bộ phận lao động tiền lươn, kế toán tiền lương phải có một trình độ nghiệp vụ thành thạo và chuyên sâu. 1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Đặc điểm phân quyền trong quản lý công ty: Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình: trực tuyến – chức năng ( thể hiện qua sơ đồ tổ chức của công ty) Các phòng chuyên môn nghiệp vụ, phân xưởng sản xuất (gọi chung là đơn vị) có chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúp việc và chịu trách nhiệm trước giám đốc quản lý, điều hành công việc trên các lĩnh vực Giám đốc phân công, chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Giám đốc. Trong trường hợp cần thiết, đơn vị còn phải thực hiện các công việc phát sinh khác ngoài chức năng nhiệm vụ khi được Giám đốc giao. Trong một lĩnh vực công tác có một đơn vị chủ trì chính. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm thường xuyên phối hợp chặt chẽ tôn trọng và tạo điều kiện để cùng hoàn thành nhiệm vụ; đơn vị chủ trì chủ động kết hợp với các đơn vị liên quan thống nhất phương án trước khi trình Công ty duyệt. Mọi lĩnh vực hoạt động và các thành viên của đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ phải tuân theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý của Công ty. Trưởng đơn vị chủ động sắp xếp, phân công nhiệm vụ cho các thành viên phù hợp chức danh, chuẩn mực công việc, sức khoẻ…nhằm tạo điều kiện để các thành viên phát huy năng lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả máy móc, dụng cụ , thiết bị được công ty giao. Các phó giám đốc Các trợ lý giám đốc Giám đốc Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo. Quan hệ tham mưu Phòng hợp tác quốc tế đảm bảo chất lượng Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng cơ điện Phòng kế hoạch Phòng tài vụ Phòng thị trường Phòng tiêu thụ Phòng quản lý vật tư Phòng tổ chức nhân sự Phòng quản trị đời sống Phân xưởng tổng hợp nhựa Alkyd Phân xưởng sơ công nghiệp Phân xưởng sơn cao su Phân xưởng sơn tường Phân xưởng cơ khí Đội xây dựng cơ bản Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau. Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu tổ chức như trên là hợp lý và phù hợp với kế hoạch phát triển lâu dài của Công ty. Trong đó các phòng ban được sự chỉ đạo thống nhất của cấp trên để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn. Tất cả những điều đó nhằm làm cho việc kiểm tra chất lượng quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm. 1.5.Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty 1.5.1 Mô hình bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị là do bộ máy kế toán đảm nhận. Để đạt hiệu quả trong tổ chức quản lý điều hành mọi hoạt động tại đơn vị thì cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tại đơn vị. Là một doang nghiệp Nhà nước, với hình thức hoạt động là sản xuất kinh doanh sơn. Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội đã dựa trên đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như những yêu cầu trong công tác quản lý để tổ chức bộ máy kế toán cho đơn vị sao cho đảm bảo được đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của công tác kế toán. Do đó, bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đây là mô hình chỉ tổ chức duy nhất một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Bộ máy kế toán phải thực hiện toàn bộ các công tác kế toán từ thu ngân, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Có thể khái quát bộ máy kế toán tại Công ty theo sơ đồ sau : Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tiêu thụ và thành toán Kế toán vật liệu Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán nhập xuất tồn thành phẩm Kế toán lương bảo hiểm xã hội Kế toán công nợ phải trả và thuế Thủ quỹ Sơ đồ 1.5.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 1.5.2 Tình hình lao động trong bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán tại Công ty bao gồm 9 người, với mỗi cán bộ đều có sự phân công, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao để từ đó tạo được mối liên hệ có tính vị trí, phụ thuộc. Việc phân công lao động kế toán trong bộ máy được thực hiện dựa trên nguyên tắc kép, khối lượng công việc giữa các phần hành và được bố trí đan xen nhau. Ví dụ như trong bộ phận kế toán về vật liệu, kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm vật liệu trong kỳ đồng thời cũng theo dõi chi phí nguyên vật liệu tính cho từng đối tượng chịu phí. Hay trong bộ phận kế toán tiêu thụ, kế toán theo dõi các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm đồng thời cũng theo dõi các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm đồng thời cũng theo dõi tình hình thu - chi - tồn quỹ tiền mặt. ..v.v.... Quan hệ giữa các lao dộng kế toán trong bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến, tức là bộ máy hoạt động theo phương thức trực tiếp. Kế toán trưởng sẽ trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không cần qua khâu trung gian. Việc bố trí lao động kế toán vừa chuyên môn hoá vừa kiêm nhiệm một số phần hành tại Công ty đã đảm bảo được chức năng thông tin và kiểm tra của công tác kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản lý có hiệu quả. 1.5.3 Tổ chức hình thức kế toán. Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như đặc điểm sản xuất của đơn vị để thuận tiện cho quản lý, Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán là Nhật ký Chứng từ với kỳ hạch toán theo quý và niên độ kế toán từ 1/1/N đến 31/12/N. Công tác hạch toán kế toán tại Công ty đảm bảo theo đúng chế độ kế toán do nhà nước quy định về hệ thống chứng từ tài khoản, sổ kế toán cũng như Báo cáo kế toán. Hệ thống chứng từ : áp dụng theo danh mục chứng từ tại quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Trưởng Bộ tài Chính. Hệ thống tài khoản: đảm bảo mở tài khoản theo đúng đối tượng hạch toán và mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 cho những đối tượng cần theo dõi chi tiết. VD như TK112,TK331.... Hệ thống sổ kế toán : áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký Chứng từ (theo mẫu quy định chung ). Báo cáo kế toán : do yêu cầu của quản lý đơn vị áp dụng chế dộ báo cáo theo quý, với hệ thống báo cáo gồm ; _ Bảng cân đối kế toán. _ Báo cáo kết quả kinh doanh _ Thuyết minh báo cáo tài chính. Tuy báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa phải là báo cáo tài chính bắt buộc nhưng Công ty đã lập báo cáo này theo phương pháp trực tiếp để nắm bắt được luồng tiền vào và luồng tiền ra, từ đó có kế hoạch hợp lý cho sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, Công ty còn có các báo cáo kế toán quản trị sau: Bảng tổng hợp phí (phí trực tiếp, phí gián tiếp ) theo quý, năm. Bảng phân tích lãi, lỗ. Qua tình hình chung về hoạt động kinh doanh của Công ty có thể thấy Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có hiệu quả, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện và nâng cao. Có như vậy là nhờ vào năng lực quản lý tài ba của đội ngũ cán bộ cộng với lòng nhiệt tình, hăng say lao động của đội ngũ công nhân. Mặt khác, sự phân công, phân nhiệm trong bộ máy Công ty rất hợp lý. Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng lại có mối liên hệ mật thiết với nhau. Ví dụ việc luân chuyển chứng từ hạch toán tiền lương rất nhanh chóng mặc dù qua nhiều phòng ban từ phân xưởng đến kho, phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), phòng kế hoạch, phòng lao động- tiền lương , giám đốc duyệt rồi chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán tiền lương. Chính sự nhanh chóng đó giúp phòng kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch và nhiệm vụ được giao, cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ, kịp thời , chính xác, giúp các nhà quản trị có những quyết định đúng đắn góp phần phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh CHƯƠNG 2 THực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội 2.1 Đặc điểm lao động Trong nền kinh tế thị trường, việc sản xuất kinh doanh hàng hoá luôn có sự cạnh tranh gay gắt. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại được tất yếu phải biết sử dụng nguồn lực của mình một cách có hiệu quả. Vấn đề sử dụng lao động và thực hiện chế độ trả lương cho người lao động là vấn đề hết sức quan trọng cho sự nghiệp phát triển của doanh nghiệp. Thực tế ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội đã xây dựng quy chế nội bộ về chi trả tiền lưong gắn liền với kết quả lao động nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên không ngừng nâng cao năng suất lao động, góp sức của mình cho Công ty ngày càng phát triển, đồng thời góp phần xây dựng công bằng xã hội. Vấn đề tiền lương, tiền thưởng đã thực sự thu hút sự quan tâm của người lao động. Với số lượng lao động 520 người được quản lý theo từng phòng ban, đơn vị. Trong mỗi phòng ban, đơn vị tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý và điều hành số lao động trong tổ. Đối với các phòng ban có thể chia thành các bộ phận theo nhiệm vụ. Mỗi năm Công ty đều có sự điều chỉnh lao động về cả số lượng và cơ cấu tuỳ theo kế hoạch sản xuất - kinh doanh. Cụ thể, số lượng lao động và cơ cấu lao động thực hiện năm 2001, năm 2002 và kế hoạch năm 2003 như sau : Bảng số 2.1.1: Bảng số lượng lao động và cơ cấu lao động của công ty Chỉ tiêu Thực hiện năm 2001 Thực hiện năm 2002 Kế hoạch năm 2003 Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Tổng số lao động Trong đó: _ Số lao động trực tiếp _ Số lao động gián tiếp 440 358 82 100 81,4 18,6 520 438 82 100 84,2 15,8 600 510 90 100 85 15 (Nguồn: Báo cáo tình hình lao động – tiền lương năm 2002) Qua bảng số liệu trên cho thấy : Năm 2001, tổng số lao động 440 người, trong đó số lượng lao động trực tiếp là 358 người chiếm 81,4% ; số lượng lao động gián tiếp là 82 người, chiếm 18,6%. Với cơ cấu lao động như vậy chứng tỏ Công ty đã sử dụng tương đối hiệu quả lực lượng lao động gián tiếp. Năm 2002, tổng số lao động 520 người, trong đó số lượng lao động trực tiếp là 438 người, chiếm 84,2%; số lượng lao động gián tiếp là 82 người, chiếm 15,8%. Điều này chứng tỏ trong năm 2002, cơ cấu lao động chuyển dịch theo hướng tăng tỉ trọng lao động trực tiếp, giảm tỉ trọng lao động gián tiếp. Đây là một sự dịch chuyển tích cực bởi Công ty đã và đang đổi mới trang thiết bị, công nghệ và mở rộng quy mô sản xuất. Năm 2003, căn cứ vào kế hoạch sản xuất -kinh doanh, Công ty điều chỉnh lao động theo hướng. + Tăng tổng số lao động 80 người (số tương đối tăng 15,4%). + Tăng số lao động trực tiếp cả về số tuyệt đối(72 người) và tương đối (0,8%). + Tăng số lao động gián tiếp thêm 8 người nhưng tỷ trọng lại giảm 0,8% do tốc độ tăng lao động trực tiếp lớn hơn tốc độ tăng lao động gián tiếp. Sự điều chỉnh này là phù hợp với kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh, hạ thấp giá thành sản phẩm, dịch vụ của Công ty năm 2003. Số lượng lao động và cơ cấu lao động ảnh hưởng rất lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, còn một yếu tố nữa của lao động không kém phần quan trọng đó là trình độ lao động (chất lượng lao động) của người lao động trong Công ty. Bảng 2.1.2: Bảng cơ cấu lao động theo trình độ của công ty năm 2002 Trình độ Đơn vị Số lượng Tỷ lệ (%) Đại học , cao đẳng Trung học Công nhân kỹ thuật Công nhân bậc 4 trở lên Người Người Người Người 121 95 145 159 23,4 17,8 27,8 31 Tổng cộng Người 520 100 (Nguồn: Báo cáo tình hình lao động – tiền lương năm 2002) Từ bảng trên cho thấy nguồn nhân lực của Công ty có trình độ khá cao: 60% số lao động gián tiếp có trình độ đại học, lao động trực tiếp 12% có trình độ đại học còn lại được đào tạo tại các trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và tại Công ty. Đây là một điều kiện tốt về nhân lực để Công ty có thể khai thác và phát triển. 2.2. Chế độ tiền lương của Công ty. Căn cứ vào nghị định 26/CP ngày 23/05/1993 của Chính Phủ, công văn 4320/LĐTBXH ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, các văn bản hướng dẫn thi hành Công ty đã xây dựng quy chế trả lương như sau: Đối tượng, nguyên tắc trả lương của Công ty. Đối tượng trả lương : Quy chế trả lương này áp dụng đối với tất cả viên chức và người lao động đang làm việc trong Công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội (trừ hợp đồng công nhật ).Viên chức và người lao động được gọi chung là người lao động. Nguyên tắc trả lương : + Trả lương ngang nhau cho lao động như nhau: nguyên tắc này xuất phát từ nguyên tắc phân phối theo lao động. Nguyên tắc này dùng thước đo lao động để đánh giá và thực hiện trả lương. Những người có hao phí lao động như nhau mặc dù khác về tuổi tác, dân tộc, giới tính. ....thì được trả lương như nhau. Đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nó đảm bảo đựơc sự công bằng, bình đẳng trong trả lương. Điều này có ý nghĩa khuyến khích người lao động rất lớn. Trả lương ngang nhau cho những lao động như nhau bao hàm ý nghĩa : đối với những công việc khác nhau thì cần có sự đánh giá đúng mức và công bằng, chính xác trong tính toán trả lương. + Tiền lương được trả cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc được giao trên cơ sở mức độ phức tạp và trách nhiệm đảm nhận của công việc. + Đảm bảo tiền lương thấp nhất trong Công ty không thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà Nước quy định. + Bội số lương năng suất của người cao nhất không vượt quá 2 lần hệ số lương chức danh mà người đó đang hưởng. + Quỹ tiền lương được phân phối trực tiếp cho người lao động, không sử dụng vào mục đích khác. Để thực hiện các nguyên tắc trên, Công ty đã thực hiện các biện pháp sau : Sắp xếp lại lao động hợp lý với khả năng và nhu cầu công tác của từng người và của Công ty Tiến hành phân loại một cách tương đối chính xác về khả năng lao động của cán bộ công nhân viên dựa vào khả năng hoàn thành công việc được giao và kết quả công việc thực hiện Hàng tháng Giám đốc họp với các trưởng phòng, quản đốc, chủ tịch công đoàn để đánh giá kết quả và năng suất lao động để quy định mức lương tối thiểu, đồng thời xem xét các trường hợp khen thưởng, kỷ luật (nếu có ). Nội dung quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của Công ty là toàn bộ tiền lương trả cho tất cả các loại lao động thuộc Công ty quản lý và sử dụng. Quỹ tiền lương : Quỹ tiền lương thực hiện toàn Công ty được xác định như sau : Quỹ tiền lương Doanh thu tiêu thụ sản phẩm Đơn giá tiền lương theo % doanh thu = x Trong đó : + Doanh thu tiêu thụ sản phẩm : là doanh thu tiêu thụ sản phẩm thực tế trong kỳ tính lương (tháng, quý, năm ). + Đơn giá tiền lương theo % doanh thu do Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam giao. Thành phần quỹ tiền lương của Công ty: Quỹ tiền lương của Công ty bao gồm các khoản chủ yếu là: tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian, theo sản phẩm. ..) ; tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng viềc, nghỉ phép hoặc đi học ; các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại. ..). Nguồn hình thành quỹ tiền lương: + Quỹ tiền lương theo đơn giá được giao. + Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang (nếu có). + Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất - kinh doanh, dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương. + Quỹ tiền lương bổ sung từ tiền lương còn lại của năm, quý, tháng trước chuyển sang. Phân phối quỹ tiền lương : Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt quá so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương quá lớn, tổng quỹ tiền lương hàng tháng phân chia như sau : +Tiền lương trả trực tiếp cho can bộ công nhân viên theo lương sản phẩm, lương khoán, lương thời gian bằng 76% tổng quỹ lương. +Tiền thưởng trong lương bằng 12% tổng quỹ lương. + Quỹ dự phòng cho năm sau tối đa không quá 12%tổng quỹ lương. Kết thúc năm thực hiện (2002) Công ty sẽ cân đối và phân phối (gốc + lãi) quỹ lương dự phòng để lại của năm trước (2001) cho người lao động (kể cả người lao động chấm dứt hợp đồng lao động ) theo lương cấp bậc. Công ty sẽ thanh toán cho người lao động bằng cách ghi số tiền gửi cào Công ty và được tính lãi theo lãi suất Công ty vay của Ngân hàng. Quy định trả lương và căn cứ trả lương: + Quy định trả lương: Quỹ tiền lương dùng chi trả trực tiếp cho người lao động được thực hiện theo 2 phần : Phần lương chính : tiền lương trả theo hệ số lương được quy định tại Nghị định 26/CP ngày 23/05/1993 của Chính PHủ (NĐ 26/CP) với mức lương tối thiểu quy định của Nhà nước (290.000 đồng /tháng) Phần lương năng suất: tiền lương trả theo công việc được giao với hệ số lương gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi, mức độ hoàn thành công việc và số ngày công thực tế (không phụ thuộc vào mức lương được quy định trong NĐ 26/CP ). + Căn cứ trả lương: Tiền lương được trả trên cơ sở ngày công làm việc thực tế với 8 giờ làm việc, những ngày được Công ty cử đi công tác, nghỉ phép và nghỉ việc riêng theo thời hạn quy định trong nội quy lao động được hưởng 100% lương. Người lao động nghỉ việc 3 tháng chờ giải quyết chế độ hưu được trả lương theo NĐ 26/CP. Người lao động nghỉ ốm, trông con ốm, thai sản được hưởng trợ cấp BHXH. Người lao động nghỉ việc do tai nạn lao động theo thời hạn quy định của pháp luật được hưởng 100% tiền lương theo NĐ 26/CP. Người lao động phải ngừng việc do lỗi của Công ty thì được trả nguyên lương theo NĐ 26/CP, do lỗi của người lao động thì không đựơc trả lương. Người lao động phải ngừng việc do thiên tai, hoả hoạn, do sự cố bất khả kháng được hưởng ít nhất bằng mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Người lao động bị tố cáo có hành vi vi phạm kỷ luật lao động, nội quy cơ quan, pháp luật Nhà Nước phải tạm đình chỉ công việc. Thời gian tạm đình chỉ công việ._.c dể làm kiểm điểm được tạm ứng 50% lương theo NĐ 26/CP (bậc lương trước khi bị đình chỉ công việc ). Hết thời hạn tạm đình chỉ công việc nếu người lao động không có lỗi thì Công ty sẽ trả đủ lương theo NĐ 26/CP. Người lao động làm đêm (ca 3 từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau ) được trả lương bằng 140% lương làm việc vào ban ngày. Người lao động làm thêm giờ vào ngày thường được hưởng 150% lương giờ làm việc theo tiêu chuẩn ; vào ngày nghỉ hàng tuần được hưởng bằng 200% lương giờ làm việc theo tiêu chuẩn; vào ngày lễ, ngày nghỉ có lương bằng 300% lương giờ làm việc theo tiêu chuẩn. Người lao động trong thời gian thử việc được hưởng ít nhất bằng 80% tiền lương theo NĐ 26/CP và 50% tiền lương theo hệ số chức danh công việc đang đảm nhiệm. Tiền lương làm thêm giờ (Bộ phận lương thời gian) Tiền công một giờ làm việc 150% hay 200% hoặc 300% Số giờ làm thêm = x x Tiền lương làm thêm giờ (Bộ phận lương sản phẩm) Đơn giá 150% hay 200% hoặc 300% Sản phẩm thêm ngoài định mức giờ tiêu chuẩn = x x Tổ chức thực hiện: + Từ ngày 01 đến 05 hàng tháng các đơn vị gửi về Công ty (phòng tổ chức nhân sự tiếp nhận) bảng chấm công, giấy thanh toán lương sản phẩm, phiếu nhập kho sản phẩm. .. để làm cơ sở thanh toán tiền lương. + Thanh toán tiền lương : Hàng tháng Công ty sẽ trả lương cho người lao động làm 2 kỳ : Kỳ I :tạm ứng (từ ngày 01 đến 04 hàng tháng ). Kỳ II : thanh toán (từ ngày 15 đến 18 hàng tháng ). Nếu trả lương chậm trên 15 ngày sẽ thực hiện theo luật lao động. Các hình thức trả lương và phương pháp xác định của Công ty. Dựa trên đặc điểm của từng loại lao động, tính chất công việc của các phòng ban, phân xưởng khác nhau, Công ty Sơn Tổng hợp Hà Nội đã áp dụng 2 hình thức trả lương trả lương sau : Hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo thời gian Đối tượng được trả lương theo thời gian. + Đối với mọi cán bộ công nhân viên toàn Công ty trong thời gian nghỉ lễ tết, hội họp, thai sản. .... + Cán bộ nhân viên khối phòng ban và các cán bộ quản lý cấp phân xưởng. + Các tổ thí nghiệm, tổ điện, bảo vệ. Phương pháp phân phối tiền lương theo thời gian : Hiện nay Công ty đang thực hiện phân phối tiền lương dựa vào cấp bậc công việc và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Tiền lương tháng của mỗi người được nhận là: Tiền lương tháng = Lương cấp bậc + Hệ số lương năng suất x Lương cấp bậc Lương cấp bậc = x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Hệ số lương cấp bậc x 290.000 26 Trong đó: Hệ số lương năng suất = Tổng số tiền lương bộ phận hưởng lương sản phẩm Lương cấp bậc Số công nhân công nhân bậc x hưởng lương x 1,2 5/7 nghề hoá sản phẩm - 1 Hệ số lương cấp bậc là mức lương cấp bậc của từng người theo NĐ 26/CP. Cuối tháng trên cơ sở số ngày làm việc thực tế trên bảng chấm công và hệ số lương cấp bậc, tổng số tiền lương bộ phận hưởng lương sản phẩm, lương cấp bậc công nhân bậc 5/7 nghề hoá, số công nhân hưởng lương sản phẩm, kế toán tiền lương tiến hành tính lương cho từng người cũng như từng phòng ban. _Thời gian nghỉ việc để đi học chỉ tính 70% lương cấp bậc _Thời gian công tác, nghỉ phép tính 100% lương cấp bậc. _Thời gian nghỉ hưởng BHXH Công ty thực hiện đúng theo NĐ12/CP của Chính phủ về việc ban hành điều lệ về BHXH. Có thể thấy rõ hơn cách tính lương trên qua ví dụ sau: Tính lương cho anh Lê Văn Nam ở phòng kế hoạch trong tháng 1/2003 + Chức vụ: Phó phòng kế hoạch + Hệ số lương: 2,98 + Số công làm việc thực tế trong tháng: 26 Trong đó: _ Số công hưởng phụ cấp độc hại:16 _ ăn ca: 24 + Tiền lương sản phẩm dầu nhựa, sơn gò, CKSC, bao bì cấp II:147.787.614 đ Hệ số lương năng suất = 147.787.614 đ 556.500 đ/ người x 128 người x 1,2 - 1 = 0,7 Lương cấp bậc = x 26 = 864.200 đ 2,98 x 290.000 đ 26 Tiên lương tháng của anh Nam = 864.200 đ + 0,7 x 864.200 đ = 1.469. 200 đ Qua phân tích trên có thể thấy: Đối tượng hưởng lương theo thời gian là hợp lý. Phương pháp tính lươngcho các đối tượng hưởng lương theo thời gian tương đối hợp lý, tiền lương đã phần nào gắn tinh thần trách nhiệm, quyền lợi của người lao động với công việc mà họ phải thực hiện. Tuy nhiên nó còn có một số hạn chế vì tiền lương không gắn với kết quả lao động, nó mang tính chất bình quân không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng công suất máy móc thiết bị tăng năng suất lao động. Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, Công ty có thể trả lương theo thời gian kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. Hình thức trả lương theo sản phẩm và phương pháp xác định. Đây là hình thức trả lương tiên tiến nhất trong giai đoạn hiện nay, trả lương cho người lao động theo kết quả lao động, sản phẩm lao vụ hoàn thành đảm bảo tính công bằng và hợp lý, khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động Đối tượng trả lương sản phẩm: + Công nhân trực tiếp sản xuất tại các phân xưởng sản xuất. + Tổ trưởng và tổ phó sản xuất. + Công nhân phục vụ sản xuất. Phương pháp tính lương sản phẩm : + Lương của công nhân sản xuất được tính theo đơn giá và khối lượng công việc hoàn thành. Cách tính lương : Lương sản phẩm = Đơn giá sản phẩm x Sản lượng sản phẩm Trong đó : Đơn giá sản phẩm được tính trên 1 tấn sơn sản phẩm quy đổi trong từng công đoạn sản xuất. Mỗi mặt hàng chỉ được tính một đơn giá thống nhất, các mặt hàng khác nhau sẽ được tính đơn giá khác nhau. Sản lượng sản phẩm : khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành Căn cứ để trả lương theo hình thức này là các bảng thanh toán lương theo sản phẩm của từng phân xưởng, trên đó tính ra tổng lương sản phẩm của cả phân xưởng. Từ tổng lương sản phẩm toàn phân xưởng sẽ được phân chia cho từng công nhân sản xuất căn cứ vào phương án chia lương sản phẩm mà cán bộ công nhân viên trong phân xưởng đã thống nhất qua các kỳ đại hội công nhân viên chức hàng năm được gửi lên giám đốc và phòng Tổ chức nhân sự của Công ty xem xét và phê duyệt. Cụ thể như sau : Mấu số 1: Phương án chia lương sản phẩm xưởng Tổng hợp nhựa Alkyd. _ Gọi tổng quỹ lương sản phẩm trong tháng là: QT _ Hệ số quy định bậc thợ do Bộ Lao động quy định là: h Quỹ lương QT chi trả: Lương cơ bản theo từng bầc thợ với số công trừc tiếp tham gia: Qti1 = x Số công tham gia 290.000đ x h 26 Lương cơ bản của một công nhân trong phân xưởng được tính: Lương cơ bản phải thanh toán: QT1 = SQti1 Quỹ lương năng suất sẽ là: QT2 = QT - QT1 QT2 còn lại chia theo hệ số khu vực: Xưởng Tổng hợp nhựa Alkyd chia 2 khu vực chính: _ Trong phòng điều hành hệ số: 1,2 _ Bên ngoài: Kiểm tra a xít, độ nhớt, nạp liệu, bơm lọc sản phẩm, cấp nhiệt hệ số: 1,0 Ta có thể lập bảng dựa vào số mẻ tương ứng với số công tương ứng: Bảng 2.3.2.1: Bảng tính lương năng suất STT Họ và tên công nhân Số công thamgia (Công) Hệ số khu vực Số công được tính năngsuất (Công) 1 2 3 ….. 18 Nguyễn Thị Lý Phạm Thế Tâm Nguyễn Thị Nhuần …… Nguyễn Văn Hùng 20 21 20 …. 21 1,2 1,2 1,0 …. 1,0 24 25,2 20 …. 21 Tổng cộng 280 296 Vậy tiền lương năng suất 1 công nhân là: QT2 296 Qti2 = X 24 (i=1,18) Tổng thu nhập công nhân i = Qti1 + Qti2 Ví dụ: Tính lương sản phẩm cho từng công nhân trong phân xưởng Tổng hợp nhựa Alkyd. Bảng 2.3.2.2: Bảng thanh toán lương sản phẩm đính liền với Bảng chấm công của phân xưởng. STT Tên sản phẩm Đơn vị Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền(đồng) Ghi chú 1 2 3 4 AK02.ĐC3(60%) AK02.CSC1(60%) Xử lý nước thải Bảo dưỡng thiết bị Kg Kg Công Tấn 141.000 56.400 09 197,4 62.000 62.000 10.800 10.000 8.742.000 3.496.800 97.200 1.974.000 Tổng 14.310.000 Bảng 2.3.2.3: Bảng tính lương cho từng công nhân Tháng 01 năm 2003 STT Họ và tên Số công tham gia Số công được tính năng suất Hệ số quy định bậc thợ Lương cơ bản Lương năng suất Tổng số 1 2 3 ….. 18 Nguyễn Thị Lý Phạm Thế Tâm NguyễnThịNhuần …… Nguyễ Văn Hùng 20 21 20 … 21 24 25,2 20 … 21 3,94 3,94 3,94 …. 2,17 878.923 922.869 878.923 … 508.280 138.634 145.566 115.528 … 121.305 1.017.557 1.068.435 994.451 … 629.585 Tổng cộng 280 296 12.600.178 1.709.822 14.310.000 Qti1 = x 20 = 878.923đ 290.000đ x3,94 26 _ Lương cơ bản của chị Lý: Tương tự tính lương cho những người khác trong phân xưởng. _ Quỹ lương năng suất trong tháng: 14.310.000đ - 12.600.178đ = 1.709.822đ. 1.709.822đ x 24 =138.634đ 296 Lương năng suất của chị Lý: Tổng thu nhập của chị Lý: 878.923đ + 138.634đ = 1.017.557đ Các khoản thu nhập khác và phương pháp xác định. Tiền thưởng. Tiền thưởng thợc chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn phương pháp phân phối theo lao động và gắn với hiệu quả sản xuất – kinh doanh của đơn vị. Tiền thưởng là một loại kích thích vật chẩt rất tích cực đối với người lao động trong việc phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn. Sớm nhận ra được tầm quan trọng của tiền thưởng nên Công ty sơn Tổng Hợp Hà Nội đã có nhiều hình thức thưởng khác nhau và lấy từ nhiều nguồn khác nhau. Cụ thể : _Nguồn tiền thưởng : tiền thưởng đựoc hình thành từ hai nguồn chủ yếu là từ 12% quỹ tiền lương hàng tháng để lại và trích từ lợi nhuận hàng năm. _ Các hình thức thưởng : + Thưởng hoàn thành kế hoạch năm: Đối tượng xét thưởng : bao gồm cán bộ công nhân viên, công nhân hợp đồng chính thức kể cả trường hợp thử việc của Công ty có làm việc đến hết ngày 31/12 hàng năm. Những trường hợp sau không được xét thưởng : 1.Trong năm có ngày nghỉ tự do, bị thi hành kỉ luật từ cảnh cáo trở lên hoặc vi phạm những quy định không được thưởng ghi trong "Nội quy lao động ". 2. Đang trong thời gian chờ xét kỷ luật, tạm để lại chưa xét thưởng. 3. Chuyển công tác do yêu cầu cá nhân mà thời gian công tác chưa đủ 12 tháng trong năm. 4. Thôi việc trợ cấp một lần. Tiêu chuẩn xét thưởng: Theo quy định của Công ty, có 4 hạng thành tích như sau : Hạng thành tích Hệ số Tiêu chuẩn A 1 Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, hiệu suất công tác cao, chấp hành tốt kỷ luật lao động, các chế độ của Nhà nước và nội quy của Công ty. B 0,8 Hoàn thành nhiệm vụ được giao, có vi phạm nội quy, quy chế của Công ty nhưng không đến mức kỷ luật. C 0,6 Hoàn thành nhiệm vụ được giao ở mức thấp, có vi phạm nội quy, quy chế của Công ty. Không xếp hạng 0 Không hoàn thành nhiệm vụ được giao, vi phạm nội quy, quy chế của Công ty Mức thưởng hàng năm của Công ty : Mức này cao hay thấp căn cứ vào nguồn lương của Công ty, hiệu quả sản xuất kinh doanh trong năm Sau khi đã trừ đi phần tiền đã chi cho thu nhập hàng tháng Công ty sẽ cân đối và xác định mức thưởng năm theo mức thưởng năm theo mức lương cấp bậc bản thân và phân hạng thành tích cá nhân trong năm. Tiền thưởng Tiền lương cơ bản 1 tháng Hệ số Số tháng quy định được thưởng trong năm x x = Công thức tính tiền thưởng năm như sau : Mỗi năm được thưởng ở các mức khác nhau. Năm 2002 được thưởng 3 tháng lương cấp bậc. Ví dụ Tính tiền thưởng cho anh Lê Văn Nam năm 2002. Biết : _ Hệ số lương cấp bậc :2,98 _ Tiêu chuẩn thưởng loại A. Tiền thưởng 2,98 x 210.000đ 26 26 x 1 3 = 1.877.400 đ x x = + Ngoài ra, Công ty còn thưởng đột xuất 6 tháng, hàng năm cho tập thể và cá nhân người lao động có thành tích xuất sắc trong công tác theo quyết định của Giám đốc Công ty sau khi thống nhất ý kiến vói hội đồng thi đua khen thưởng. b. Tiền ăn ca. Tiền ăn ca của cán bộ, công nhân viên trong Công ty được tính theo ngày công thực tế của mỗi người theo mức 4000đồng /ngày công. c. Phụ cấp. Song song với chế độ tiền lương, chế độ phụ cấp có vị trí quan trọng. Chế độ này bao gồm những quy định của Nhà nước có tác dụng bổ sung cho chế độ tiền lương nhằm tính đến đầy đủ những yếu tố không ổn định thường xuyên trong điều kiện lao động và điều kiện sinh hoạt mà khi xác định tiền lương chưa tính hết. Theo quy định của Công ty, chế độ phụ cấp bao gồm những loại sau : + Phụ cấp trách nhiệm : áp dụng đối với công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc phải kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo. công thức tính : phụ cấp trách nhiệm = hệ số phụ cấp trách nhiệm * mức lương tối thiểu Trong đó : Hệ số phụ cấp trách nhiệm gồm 2 mức : 0,2 và 0,3. Mức lương tối thiểu là :290.000đồng. +Phụ cấp độc hại : áp dụng đối với công việc có điều kiện lao động độc hại chưa được xác định trong mức lương. Công thức tính : Phụ cấp độc hại = số công độc hại * đơn giá lương ngày * hệ số phụ cấp độc hại Trong đó : Số công độc hại là số công thực tế làm việc trong môi trường độc hại Đơn giá lương ngày = Hệ số cấp bậc X Mức lương tối thiểu 26 Hệ số phụ cấp độc hại, Công ty quy định ở mức : 0,1 Phụ cấp ca 3 = Số công ca 3 X HS lương cấp bậc x 290.000đ 25 HS phụ cấp ca 3 x + Phụ cấp ca 3 : áp dụng đối với công nhân viên chức làm việc từ 22 giờ đến 6 giờ sáng. Công thức tính: Hệ số phụ cấp ca 3, Công ty quy định ở mức :0,4. +Phụ cấp khác Phụ cấp nguy hiểm : hệ số phụ cấp ở mức 0,4 so với mức lương tối thiểu. Phụ cấp an toàn vệ sinh viên :40000đồng /người/tháng Ví dụ : Tính phụ cấp tháng 01/2001 cho anh Lê Văn Nam biết : _Hệ số lương cấp bậc :2,98 _số ngày công thực tế ;26 công. Trong đó, số công hưởng độc hại :16 công _ Hệ số phụ cấp trách nhiệm ;0,2 Theo chế độ phụ cấp của Công ty, anh Lê Văn Nam được hưởng ngững loại cấp sau ; + Phụ cấp trách nhiệm : 0,2 Theo chế độ phụ cấp của Công ty, anh Nam được hưởng các loại phụ cấp sau: 2,98 x 290.000đ 26 X 0,1 = 53.182đ 16 x Phụ cấp trách nhiệm: 0,2 x 290.000đ = 58.000đ. Phụ cấp độc hại: Vậy, tổng số tiền phụ cấp anh Nam được hưởng la; 58.000đồng + 53.182đồng = 111.182đồng d. Điều chỉnh thu nhập tiền lương Quỹ tiền lương hàng tháng còn lại được điều chỉnh thu nhập tiền lương cho cán bộ công nhân viên sau khi đã chi cáckhoản: _ Lương theo thời gian. _ Lương theo sản phẩm _ Các khoản phụ cấp. Quỹ TL còn lại Tổng số CNV trong DS hưởng lương Điều chỉnh thu nhập TLBQ 1CNV mức hệ số 1 = Đối với những lao động mới được tuyển dụng thì chỉnh như sau ; Hệ số 0,85 : Đại học, Cao đẳng thời hạn 6 tháng. Hệ số 0,7 : trung học, Công nhân kỹ thuật đào tạo hệ bậc 3/7 thời hạn 24 tháng. *Giám đốc Công ty uỷ quyền cho đồng chí phụ trách đơn vị phối hợp với Công đoàn bộ phận tiến hành phân phối điều chỉnh thu nhập tiền lương. *Trên cơ sở thu nhập tiền lương của Giám đốc không vượt quá 2,8 lần thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty và để khuyến khích lao động giỏi nâng cao hiệu quả công tác, thu nhập tiền lương của một số đối tượng được điều chỉnh như sau: Phó giám đốc, chủ tịch công đoàn Công ty không vượt quá 2,4 lần thu nhập tiền lương bình quân cuả cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trợ lý giám đốc không vượt quá 2,2 lần thu nhập tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trưởng phòng, quản đốc hoặc chức vụ tương đương không vượt quá 1,9 lần thu nhập tiền lương bình quân cuả cán bộ công nhân viên trong Công ty. Phó phòng, phó quản đốc hoặc chức vụ tương đương, bí thư đoàn thanh niên, kỹ sư, cán bộ đại học có trình độ giỏi đang thực hiện nhiệm vụ có yêu cầu kỹ thuật cao,đang gữi vai trò trọng trách trong dây chuyền sản xuất không vượt quá 1,4 lần thu nhập tiền lương bình quân cuả cán bộ công nhân viên trong Công ty. 2.3.4. Các khoản trích theo lương và chế độ tài chính. Ngoài tiền lương, cán bộ công nhân viên chức trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành bằng cách trích 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc hàng tháng ghi trong hợp đồng lao động. Trong đó: +15% trích vào chi phí sản xuất kinh doanh. + 5% trừ vào thu nhập của người lao động. Toàn bộ quỹ BHXH nộp lên cơ quan BHXH cấp trên. Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, con ốm, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Công ty chỉ thanh toán chi phí BHXH cho người lao động khi có chứng từ hợp lệ. Cuối quý, bộ phận lao động- tiền lương lập bảng thanh toán BHXH để quyết toán với cơ quan BHXH. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được hành thành bằng cách tính 3% tiền tổng quỹ lương cấp bậc hàng tháng ghi trong hợp đồng lao động. Trong đó: + 2% trích vào chi phí sản xuất kinh doanh. + 1% khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Cứ 3 tháng một lần, Công ty trích tiền để mua thẻ BHYT cho người lao động theo bảng lương được quy định trong NĐ 26/CP. Sau đó, cuối quý phân bổ vào chi phí bảo hiểm của người lao động. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Y tế Công ty chỉ được giải quyết cho người lao động nghỉ ốm mỗi đợt không quá 03 ngày theo quy định bảo hiểm y tế phân cấp. Trường hợp người lao động nghỉ ốm, con ốm, … thai sản… từ ngày thứ 04 trở đi Y tế Công ty căn cứ các quy định về BHXH để giải quyết. Ngoài ra để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng Công ty còn phải trích thêm 2% trên tổng quỹ lương thực hiện. Trong đó: + 1% nộp lên Công đoàn cấp trên + 1% giữ lại để chi tiêu cho hoạt động Công đoàn tại Công ty. Qua sự trình bày và phân tích các hình thức trả lương ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội có thể thấy Công ty đã áp dụng khá phong phú các hình thức trả lương, và các hình thức này rất phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty. Nó đã bù đắp được sức lao động bỏ ra của CBCNV và có khả năng khuyến khích người lao động hăng say làm việc, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vật liệu. Trong những năm gần đây, Công ty không những luôn cải tiến và mở rộng các hình thức trả lương mà còn chú trọng đến việc tăng thu nhập cho người lao động. Để tăng thu nhập cho người lao động Công ty đưa ra một số biện pháp sau: Tăng doanh thu ( tăng sản lượng tiêu thụ và nâng giá trị của sản phẩm). Thu nộp ngân sách đủ và vượt mức kế hoạch. Tiết kiệm chi phí để có lợi nhuận phát sinh đạt và vượt kế hoạch. Có như vậy Tổng Công ty Hoá Chất Việt Nam mới giao cho đơn giá tiền lương ở mức cao hơn ( theo % hoàn thành kế hoạch), làm cho tổng quỹ lương thực hiện nâng cao dẫn đến thu nhập của người lao động nâng lên. Cụ thể tháng 12 năm 2002 doanh thu đạt 18,405 tỷ đồng, thu nhập bình quân của người lao động là 1.688.000 đồng/người/tháng. Tháng 1/2003 do tình hình thị trường trong nước cũng như ngoài nước không ổn định nên doanh thu của Công ty giảm xuống còn 13,46 tỷ đồng, dẫn tới thu nhập bình quân của người lao động cũng giảm theo và chỉ đạt 1.446.000 đồng/người/tháng. 2.4. Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản thu nhập khác của người lao động ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. 2.4.1. Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương. 2.4.1.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. Hàng ngày, tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm theo dõi và ghi chép số lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép… vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo đúng mẫu quy định của Nhà nước được treo công khai tại nơi làm việc để mọi người có thể theo dõi ngày công của mình Bảng số 2.4.1.1: Bảng chấm công STT Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 ... 31 Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công ngừng việc nghỉ việc hưởng 100% lương(F) Số công Số công hưởng BHXH Ăn ca Độc hại A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Lê Văn Nam XĐ XĐ X 26 24 10 2 Nguyễn Hồng Hạnh XĐ X X 26 6 24 4 3 Đào Phương Loan XĐ F X 20 17 3 4 Vương Tuấn Anh XĐ X X 26 24 5 5 Trần Ngọc Cương XĐ XĐ X 26 24 10 Bảng 2.4.1.2:Bảng thanh toán tiền lương TT Họ và tên Bậc lương Lương sản phẩm Lương thời gian nghỉ việc phải ngừng việc hưởng 100% lương Độc hại Lương năng suất Điều chỉnh thu nhập ăn ca Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I` Các khoản phải khấu trừ Kỳ II được lĩnh Số SP (phụ cấp) Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số tiền Ký nhận BHXH 6% Vé ôtô Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Lê Văn Nam 625800 42000 26 625800 16 38500 438100 200000 24 96000 1440400 800000 Đã ký 40100 40100 600300 Đã ký 2 Nguyễn Hồng Hạnh 373800 20 6 373800 3 4300 201300 200000 17 68000 847400 500000 Đã ký 22400 20000 42400 305000 Đã ký 3 Đào Phương Loan 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký 4 Vương Tuấn Anh 373800 26 373800 10 14400 261700 200000 24 96000 945900 500000 Đã ký 22400 22400 423500 Đã ký 5 Trần Ngọc Cương 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký Tổng cộng 42000 2121000 71600 1424500 1000000 452000 5111100 2800000 129700 20000 149700 2161400 Cuối tháng tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lương của từng người lao động trong phòng ban, đơn vị mình. Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo thời gian được gửi trực tiếp lên Phòng Tổ chức nhân sự xem xét và duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán để tính lương. Khi nhận được Bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, kế toán tiền lương kiểm tra lại, tính lương cho từng người tại các đơn vị đồng thời lập Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.4.1.2). Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt sẽ trở thành căn cứ để thủ quỹ thanh toán lương cho người lao động. Sau đó, lại chuyển cho kế toán tiền lương để lập Bảng phân bổ chi phí nhân công và BHXH ( Bảng 2.4.1.3) đồng thời tiến hành ghi sổ kế toán. Kết thúc của quá trình luân chuyển chứng từ là lưu chứng từ tại Phòng kế toán. Bảng 2.4.1.3: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 - Phải trả nhân viên TK 338- Phải trả phải nộp khác TK 335 CF phải trả Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có Tk 334 Kinh phí CĐ(3382) BHXH (3383) BHYT (3384) Cộng cóTK338 (3382,3383,3384) 1 Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn 1943775180 89251122 2 Chi phí nhân công trực tiếp sơn công trình 6202000 0 3 Chi phí nhân viên PX 939909896 44378927 4 Chi phí nhân viên BH 288386200 13242941 5 Chi phí nhân viên QL DN 1395096500 Tổng cộng 4573369776 Đối với Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo sản phẩm được tính kèm với Bảng thanh toán lương sản phẩm. Người lập Bảng thanh toán lương ký tên rồi sau đó chuyển cho Quản đốc phân xưởng duyệt, tiếp đến chuyển cho Thủ kho, Thủ kho xác nhận số lượng sản phẩm nhập kho rồi chuyển đến phòng KCS ( kiểm tra chất lượng sản phẩm) xác nhận chất lượng sản phẩm, chuyển đến phòng kế hoạch đối chiếu với kế hoạch đặt ra, chuyển đến bộ phận lao động tiền lương ký duyệt và Giám đốc duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tiền lương và luân chuyển tương tự như Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo thời gian. Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lương ở trên được khái quát qua sơ đồ sau: Bộ phận, đơn vị Tổ chức nhân sự Phòng kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Phòng kế toán Lưu chứng từ Bảng chấm công Xét duyệt Kế toán tiền lương tính lương, lập bảng thanh toán tiền lương Kiểm tra, xác nhận và ký duyệt Duyệt y Thanh toán thưởng cho người lao động Lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, ghi sổ kế toán Sơ đồ 2.4.1: Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty sơ tổng hợp Hà nội 2.4.1.2.Trình tự hạch toán kế toán tiền lương. Để hạch toán kế toán tiền lương Công ty sử dụng các Tài khoản sau. * TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. TK 334 được chi tiết thành: TK 3341 – Lương thời gian. TK 3342 – Lương sản phẩm. TK 3343 – BHXH phải trả công nhân viên TK 3344 – Tiền ăn ca TK 3345 – Tiền phụ cấp TK 3346 – Tiền thưởng. * TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp”: Dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, dịch vụ. TK 622 được chi tiết thành 3 TK sau: TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn. TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn công trình. TK 6223: BHXH, BHYT, KPCB ( phân tích vào chi phí). * TK 627- 6271 “ Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng”: Dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. TK 6271 được chi tiết thành hai tài khoản sau: TK 62711 – Lương, thu nhập khác. TK 62712 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí). * TK 641- 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. TK 6411 được chi tiết thành 2 TK như sau: TK 64111 – Lương, thu nhập khác. TK 64112 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí). * TK 642- 6421 “ Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp. TK 6421 được chi tiết thành 2 TK sau: TK 64211 – Lương, thu nhập khác. TK 64212 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí). Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán như TK 111, 338…. Căn cứ vào dòng tổng cộng trong các bảng thanh toán lương của từng bộ phận, kế toán tiền lương lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn Công ty. Căn cứ vào số liệu của Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng tổng hợp thanh toán lương, kế toán tiến hành định khoản và tập hợp chi phí tiền lương lên Nhật ký chứng từ số 7, đồng thời phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 334. - Chi nhân công trực tiếp: Nợ TK 622: 1.949.977.180 TK 6221: 1.943.775.180 TK 6222: 6.202.000 Có TK 334 (3341, 3342): 1.949.977.180. - Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng: Nợ TK 62711 (chi tiết phân xưởng): 939.909.896 Có TK 334 (3341, 3342): 939.909.896. - Chi phí nhân viên bán hàng: NợTK6411(64111):288.386.200 Có TK 334 (3341, 3342): 288.386.200 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6421 (64211): 1.395.096.500 Có TK 334 (3341, 3342): 1.395.096.500 Khi thanh toán tiền lương cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334 (3341, 3342): 2.135.123.160 Có TK 111: 2.135.123.160 Cuối quý, số liệu từ Nhật ký chứng từ số 7 được sử dụng để ghi vào sổ cái TK 334. (Bảng số 2.4.1.2). Bảng số 2.4.1.2. Công ty Sơn tổng hợp HN. Sổ Cái TK 334: Phải trả CNV Năm2002 Dư ĐK: Nợ: 0 Có: 2.356.593.157 Ghi Có các TK đối ứngNợ TK này SHTK Q1 Q2 Q3 Q4 Cộng TM TGNH Đống Đa TV 111 1121 3.282.823.543 1.600.000 2.585.085.325 8.550.000 2.600.955.600 2.135.123.160 10.603.987.628 10.150.000 Cộng FS Nợ: Có: 3.284.423.543 2.119.930.710 2.593.635.325 2.880.070.325 2.600.955.600 2.994.090.600 2.135.123.160 4.576.086.068 10.614.137.628 12.570.177.703 Dư CK: Nợ: 0 Có: 4.312.633.232 Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 1 Nhật ký chứng từ số1, số 10 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 334 Báo cáo tài chính và các Báo cáo Sổ chi tiết TK 334 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334 Sơ đồ 2.4.2: quy trình ghi sổ kế toán tiền lương 2.4.2. Hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của người lao động. 2.4.2.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. Hàng tháng, kế toán tiền lương tính và hạch toán các khoản thu nhập khác ngoài tiền lương của người lao động như: tiền thưởng, tiền ăn ca, phụ cấp… dựa trên các chứng từ: Bảng thanh toán tiền thưởng (Bảng 2.4.2.1), Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương. Bảng 2.4.2.1: Công ty sơn tổng hợp Hà Nội Bộ phận: Phòng Kế hoạch Bảng thanh toán tiền thưởngnăm 2002 ĐVT: VNĐ STT Họ và tên Đạt loại thưởng Mức lương cơ bản 1 tháng Tiền lương quy đổi theo hệ số Tiền lương được lĩnh 1 2 3 4 5 Lê Văn Nam Đào Phượng Loan Vương Tuấn Anh Trần Ngọc Cương Nguyễn Thị Hạnh A – 1,0 B – 0,8 A – 1,0 C – 0,6 B – 0,8 625.800 373.800 373.800 373.800 373.800 625.800 299.040 373.800 224.280 299.040 1.877.400 897.120 1.121.400 672.840 897.120 Tổng 2.121.000 1.821.960 5.465.880 Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của người lao động tương tự như sơ đồ 2.4.1. Để hạch toán tiền thưởng, tiền ăn ca, phụ cấp, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 334, TK 431 (4311), TK 622, TK 6271, TK 6411, TK 6421, …. Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ kế toán tiền lương tiến hành định khoản và ghi vào Nhật ký chứng từ số 7, Sổ chi tiết TK 334. Cuối kỳ lấy số liệu ở Nhật ký chứng từ số 7 ghi vào sổ cái TK 334. - Kế toán hạch toán tiền thưởng phải trả CBCNV: Nợ TK 431 (4311): Có TK 3346: - Tiền ăn ca, phụ cấp: Nợ TK 622 (6221, 6222): Nợ TK 6271 (62711- px): Nợ TK 6411 (64111): Nợ TK 6421 (64211): Có TK 334 (3344, 3345): - Khi thanh toán: Nợ TK 334 (3344, 3345, 3346): Có TK 111: 2.5. Thực trạng hạch toán kế toán các quỹ trích theo lương. 2.5.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. Trong tháng nếu phát sinh các trường hợp nghỉ BHXH thì phải có chứng từ hợp lý kèm theo. Nếu nghỉ từ 1- 3 ngày, chứng từ để thanh toán do y tế Công ty cấp- đó là giấy chứng nhận để thanh toán. Nếu nghỉ từ ngày thứ 4 trở đi thì phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh. Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày nghỉ: 01 ( Từ ngày 10/01/2003 đến hết ngày 10/01/2003) Xác nhận của phụ trách Ngày 10 tháng 01 năm 2003 Đơn vị Y, Bác sĩ Số ngày thực nghỉ: 01 ngày Phần BHXH Số sổ: 200 Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ: 01 ngày Lương tháng đóng BHXH: 1.350.700 đồng Lương bình quân ngày: 51.950 đồng Tỉ lệ% hưởng BHXH: 75% Số tiền hưởng: 38.963 đồng Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH Cuối tháng, kế toán v._.