Hoàn thiện công tác Hạch toán kế toán tăng nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam

doanh của doanh nghiệp, hiệu quả sử dụng vốn đồng thời giúp quản lý tốt hơn chi phí cho các yếu tố đầu vào này. ở Việt Nam từ khi áp dụng luật thuế GTGT từ ngày 1/1/99 thay đổi cách tính thuế, thu thuế của Nhà nước từ đó làm ảnh hưởng đến việc tính giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho cũng như công tác hạch toán nguyên vật liệu thì việc hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL sao cho phù hợp với điều kiện mới, phù hợp với chính sách mới của Nhà nước, của bộ Tài chính cũng như phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp là điều cần thiết. Xuất phát từ đó, em đã chọn và viết đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tăng nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam" Bài viết này được nhằm mục đích góp phần làm hiểu thêm công tác kế toán NVL cũng như thực trạng của công tác này tại các doanh nghiệp để từ đó thấy được những mặt còn tồn tại, đề xuất những ý kiến với hy vọng nhằm đóng góp một phần cho việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL ở Công ty Phương Nam. Với phương pháp nghiên cứu đề tìm ra những tồn tại và đề xuất ý kiến thì: Bản bài viết này ngoài lời nói đầu và phần kết luận gồm có các phần chính sau: Phần I: Lý luận chung về hoàn thiện hạch toán NVL của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Phần II: Lý luận chung về hoàn thiện hạch toán NVL tại đơn vị Phần III: Thực trạng công tác hoàn thiện hạch toán NVL tại đơn vị Phần IV: Một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Phương Nam. Phần I lý luận chung về hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường . 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện bằng hình thái vật chất, khi tham gia vào quá trình sản xuất trị giá nguyên vật liệu được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lưu động và chi phí vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Xét về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác dụng của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ . Từ đặc điểm cơ bản của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp nguyênvật liệu không đầy đủ kịp thời. Mặt khác, Chất lượng sản phẩm có đảm bảo hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng vật liệu. Do vậy cả chất lượng và số lượng đều quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất lượng cao, đúng qui cách chủng loại, chi phí vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao của vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đat yêu cầu, giá thành hạ, số lượng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng . Do chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tât cả các khâu từ thu mua bảo quản, dự trữ và sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao trong sản xuất . Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong chứng mực nào đó giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên không là vô tận . 2- Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển nguồn cung cấp nguyên vật liệu không ổn định. Do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng đến khâu dữ trữ . Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp . ở khâu thu mua : Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó việc thu mua phải làm sao đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức , đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. Cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . ở khâu bảo quản: việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo, cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu vô cùng tính chất lý hoá giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu . ở khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều . ở khâu sử dụng: đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp do vậy trong khâu này cần tổ chức tới việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh . Để tổ chức tốt công tác quản lý và hoạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định . Trước hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu kho phải đưọc trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí trả kho và nhân viên bảo vệ có nghiệp vụ thích hợp, khả năng nắm vững, thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hoạch toán. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc xuất nhập và theo dõi kiểm tra. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng doanh nghiệp vẫn phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết cho sản xuất phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Mặt khác, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ sách danh điểm vật liệu. Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hoạch toán tổng hợp và cải tiến vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối với vật liệu xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong toàn doanh nghiệp và ở từng phân xưởng, tổ đội, sản xuất . 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp trong đó kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, nhập xuất tồn kho vật liệu. Để thực hiện vai trò nhiệm vụ của mình thì kế toán vật liệu phải đảm bảo được yêu cầu sau: Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình xuất nhập tồn kho vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã mua và nhập kho doanh nghiệp. Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán vật liệu cần hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu như: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các số thẻ kế toán chi tiết. Thứ ba: Cần phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện phòng ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Thứ tư: Xác định chính xác về số lượng vật liệu và giá trị của nó. Thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng giá thành. Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia đến các đơn vị, kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nước quy định. Lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm được và hạn chế khắc phục những mặt còn tồn tại để nâng cao hiệu quả quản lý. II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau như phân loại vật liệu theo công dụng của vật liệu, phân loại nguồn nhập vật liệu, phân theo quyền sở hữu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm nhiều loại, tuỳ theo nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý, hoá học. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại, từng vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị, doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành theo những tiêu thức phù hợp. Trước hết căn cứ vào vị trí, tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Có thể phân thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản và trong các xí nghiệp may... Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm. Ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh ngiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất có kết hợp nguyên vật liệu chính làm thay đổi hình dáng màu sắc bên ngoài sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tién hành một cách thuận lợi. Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá sản xuất như than, củi, xăng dầu... Phụ tùng thay thế: là những bộ phận chi tiết máy móc, thiết bị doanh nghiệp mua về nhằm mục đích phục vụ sửa chữa tài sản cố định. Vật liệu xây dựng và thiết bị: là những vật liệu doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích phục vụ cho công tác đầu tư xây dựng cơ bản. Phế liệu và các loại vật liệu khác: là những loại vật liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất do sản phẩm hỏng hoặc do các nguyên nhân khác. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Ngoài phân loại trên ta còn có: * Phân loại theo nguồn hình thành gồm: Nguyên vật liệu mua vào Nguyên vật liệu được cấp (trong trường hợp doanh nghiệp được cấp bổ xung vốn bằng nguyên liệu) Nguyên vật liệu được viện trợ không hoàn lại Nguyên vật liệu dôi thừa, phát hiện trong kiểm kê Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh * Phân loại theo quyền sở hữu gồm: Nguyên vật liệu tự có Nguyên vật liệu bên ngoài: gồm các loại nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho việc tính giá thành. Chính vì thế cách phân loại theo công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả. 2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế. Khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định tức là theo nguyên tắc chung nhập giá nào xuất giá đó. Giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo nguồn nhập và mục đích sử dụng. 2.1. Giá thực tế nhập kho. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như: Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường...) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Nếu chi phí thu mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định: số lượng, giá trị... Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến, trị giá vốn thực tế nhập kho là giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng các chi phí gia công chế biến. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Giá thực tế vật liệu góp liên doanh là giá vốn do các bên tham gia liên doanh thống nhất đánh giá. Giá thực tế vật liệu thu được tù phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ hoặc giá ước tính. 2.2. Giá thực tế xuất kho. Nguyên vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác được đánh giá được thực tế xuất kho cho các nhu cầu đối tượng sử dụng khác nhau. Khi tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính theo các cách sau: * Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ Giá thực tế vật = Số lượng xuất * đơn giá thực tế tồn liệu xuất dùng kho đầu kỳ * Phương pháp đơn giá mua bình quân Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật * giá đơn vị xuất dùng liệu xuất dùng bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân = giá tt vật liệu đầu kỳ + giá tt nhập trong kỳ và kỳ dt cả kỳ dự trữ lượng tt vật liệu tồn đầu kỳ và lượng nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân với kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao trong kỳ. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình = giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ( hoặc cuối kỳ trước) quân cuối kỳ trước Lượng vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân = giá tt vật liệu tồn trước khi nhập + giá tt số nhập sau mỗi lần nhập lượng vật liệu tồn trước khi nhập + lượng nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên vừa chính xác vừa cập nhật, nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. * Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ được xuất đầu tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp này thích hợp hơn trong trường hợp lạm phát. *Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn có tên là phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức Giá thực tế vật liệu = giá hạch toán vật * Hệ số giá xuất dùng liệu xuất dùng vật liệu Trong đó: Hệ số giá = giá tt vật liệu tồn đầu kỳ + giá tt vật liệu nhập trong kỳ vật liệu giá ht vật liệu tồn đầu kỳ+ giá ht vật liệu nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 1. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng nguyên vật liệu đắt tiền. Phương pháp này có ưu điểm phản ánh kịp thời chính xác tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu, quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Nhược điểm của phương pháp này là chỗ công việc ghi chép nhiều, việc bảo quản và khai nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất. Theo phương pháp kê khai thường xuyên, tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu được phản ánh vào tài khoản 152: Nguyên vật liệu. 1.1. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu. Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi vào bên nợ tài khoản 152. Tuỳ theo nguồn nhập mà ghi có các tài khoản liên quan. Nguyên vật liệu mua vào, sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ tài khoản 152: giá mua nguyên vật liệu chưa có GTGT Nợ tài khoản 133: thuế VAT được khấu trừ Có tài khoản 331,111,112,141: tổng số tiền theo giá thanh toán. Mua nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Nợ tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu theo giá thanh toán Có tài khoản 331,111,112,141: trị giá NVL theo giá thanh toán .Nhập kho nguyên vật liệu tự sản xuất gia công Nợ tài khoản 152 Có tài khoản 154 Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh được viện trợ không hoàn lại, được cấp. Nợ tài khoản 152: trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Có tài khoản 411: trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân. Nợ tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân Có tài khoản 3381: trị giá nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân Khi xác định được nguyên nhân, tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan. Nợ tài khoản 3381: Có tài khoản 721: Có tài khoản 331: 1.2. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu. Khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán ghi có tài khoản 152. Tuỳ thuộc theo mục đích xuất mà ghi nợ các tài khoản liên quan. Xuất sử dụng phục vụ sản xuất kinh doanh Nợ tài khoản 621, 627, 641, 642: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng Có tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh. Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn giá trị thực tế của nguyên vật liệu đem góp vốn. Nợ tài khoản 222, 128: trị giá vốn góp Có tài khoản 152: trị giá thực tế của nguyên vật liệu Có tài khoản 412: chênh lệch. Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị giá thựuc tế của nguyên vật liệu đem góp vốn. Nợ tài khoản 222,128: trị gía vốn góp Nợ tài khoản 412: chênh lệch Có tài khoản 152: trị giá thực tế của nguyên vật liệu. Xuất nguyên vật liệu nhượng bán Nợ tài khoản 632: trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhượng bán. Có tài khoản 152: trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhượng bán. Trường hợp kiểm kê kho nguyên vật liệu phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân. Nợ tài khoản 1381: trị giá nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. Khi xác định được nguyên nhân, tuỳ theo từng nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan. Nợ tài khoản 642,1388,821: trị giá nguyên vật liệu thiếu đã Có tài khoản 1381: xác định được nguyên nhân. Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 111, 112, 331, 151 NVL 621, 627, 641, 642 NVL mua ngoài nhập kho (Giá có cả thuế GTGT ) Mua NVL ** 133 (*) 111, 112, 331 3333 Chi phí vận chuyển NVL nhập kho Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập khẩu 154 NVL thuê ngoài gia công NVL tự chế, phế liệu thu hồi nhập kho 411 Nhận vốn góp liên doanh vốn cổ phần bằng NVL 222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL 338 NVL thừa phát hiện trong kiểm kê xuất kho NVL dùng cho SX, kinh doanh và XD cơ bản 331 Chiết khấu mua hàng được hưởng, giảm giá hàng mua 154 Trả lại NVL cho người bán Xuất NVL thuê ngoài Gia công 821 NVL nhượng bán 338 NVL góp vốn liên doanh 128, 222 Xuất NVL trả nợ vay đơn vị khác 138, 338, 344 NVL thiếu phát hiện trong kiểm kê 2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp, sử dụng các loại nguyên vật liệu ít tiền, chủng loại phức tạp, việc bảo quản và tình hình xuất nhập khó theo dõi. Phương pháp này có ưu điểm làm giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán nhưng mức độ chính xác không cao. Đối với các doanh nghiệp đồng thời có tổ chức nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được áp dụng phương pháp này. Theo phương pháp này, tình hình xuất nhập nguyên vật liệu được phản ánh trên tài khoản 611- mua hàng. Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi theo những lần phát sinh nhưng xuất kho hàng ngày không ghi. Cuối tháng sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối tháng kế toán ghi tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Quá trình hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu được tiến hành như sau: 2.1. Đầu kỳ. Nợ 611: trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ. Có 151,152: trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ. 2.2. Trong kỳ. Mua nguyên vật liệu sử dụng phục vụ sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ tài khoản 611: giá mua nguyên vật liệu theo giá chưa có VAT Nợ tài khoản 133: thuế VAT được khấu trừ Có tài khoản 331,111,112,141: tổng số tiền theo giá thanh toán. Mua nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đói tượng chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoắc không thuộc đối tượng chịu thuế VAT. Nợ tài khoản 611: tổng số tiền theo giá thanh toán. Có tài khoản 331, 111, 112, 141: tổng số tiền theo giá thanh toán. Các trường hợp nhập kho nguyên vật liệu khác. Nợ tài khoản 611: trị giá nguyên vật liệu nhập kho . Có tài khoản 631, 411, 3381: 2.3. Cuối kỳ. Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ. Nợ tài khoản 152,151: trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ Có tài khoản 611: trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ. Tính và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. X = D1 + N - D2 Nợ tài khoản 621,627,641,642: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng Có tài khoản 152: trị giá nguyên vật liệu xuất dùng. Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 151, 152 611 151, 152 Kết chuyển giá trị NVL Tồn kho đầu kỳ 111, 112, 331 Mua NVL nhập kho 133 (**) (*) 333 Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL Tồn kho cuối kỳ 331 Chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua, trả lại hàng 621 Giá trị NVL xuất kho trong kỳ Ghi chú: (*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGt theo phương pháp khấu trừ (**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phần II lý luận chung về hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị Ta biết rằng khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng khác. Phần lớn các đối tượng lao động thông qua quá trình chế biến để hợp thành thực thể của sản phẩm như bông thành sợi, cát thành thuỷ tinh... Một số khác lại mất đi như các loại nhiên liệu. Bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng vẫn phải có các đối tượng lao động. Do đó, khi tổ chức hạch toán khâu dự trữ cho sản xuất cần xem xét một số điểm sau: Có kế hoạch dự trữ, cung cấp vật liệu công cụ dụng cụ đồng bộ chính xác, kịp thời, đảm bảo cả về số lượng, chất lượng để đảm bảo quá trình liên tục cho sản xuất mà không bị ứ đọng vốn. Tính toán phải chính xác mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, kết hợp với công tác dự toán. Quản lý chặt chẽ việc xuất dùng vật liệu theo kế hoạch. Giá trị các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp sản xuất thường chiếm từ 25% đến 50% tổng giá trị tài sản của chúng. Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Mặc dầu hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh là hệ quả của nhiều yếu tố, Nhưng cũng cần phải thấy rằng sự bất lực của một số công ty trong việc hoạch định và kiểm soát một cách chặt chẽ các loại tài sản lưu động và các khoản nợ ngắn hạn hầu như là một nguyên nhân dẫn đến sự thất bại cuối cùng của họ. phần III thực trạng công tác hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty phương nam I. khái quát chung về công ty phương nam 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Phương Nam thuộc Sở công nghiệp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước.Trước đây là Xí nghiệp gia công dệt nhuộm Hà nội, được thành lập vào năm 1959 sau đổi tên là Công ty Phương Nam thành lập ngày 20/01/1997. Công ty có tên giao dịch là Phương Nam Company. Trụ sở chính của công ty: số 352 đường Giải Phóng - Hà nội. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phương nam. Mô hình bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phương Nam PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật Kế toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Phòng tài vụ Ban bảo vệ Phòng tổchức hành chính Ban kinh tế cơ bản Phòng kỹ thuật Phân xưởng may Giám đốc Phân xưởng in lưới Tổ cơ điện Phân xưởng dệt Cấu trúc quản lí của công ty theo hướng trực tuyến được thể hiện ở sơ đồ trên, bộ máy tổ chức rất chặt chẽ và hiệu quả, phù hợp với chuyên ngành sản xuất kinh doanh của mình. Tổng số công nhân của công ty có 400 người, trong đó: số cán bộ đại học, cao đẳng là 51 người, số công nhân kỹ thuật là 366 người. Về nhân sự : +Ban giám đốc có 3 người (giám đốc và phó giám đốc). +Phòng tổ chức hành chính có 9 người. +Đội bảo vệ có 8 người. +Phòng kế hoạch có 10 người. +Phòng kĩ thuật có 10 người. +Phòng kế toán tài vụ có 12 người. +Phòng kinh tế cơ bản có 7 người. 3. Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phương Nam Công ty Phương nam là công ty sản xuất, chính vì vậy việc nắm chắc quy trình công nghệ của công ty sẽ giúp cho việc tổ chức quản lí và hạch toán các yếu tố đầu vào hợp lí, tiết kiệm chi phí, theo dõi từng bước tập hợp chi phí sản xuất khi khởi động đến giai đoạn cuối cùng, từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể. Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bước sau: Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty phương nam Nguyên vật liệu Cắt In lưới May Dệt (dệt dây gai) Sản Phẩm Nhập kho II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phương Nam 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phương nam Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kiêm kế toán tổng hợp Phó phòng tài vụ Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TL & BHXH Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán TGNH Thủ quỹ Phòng tài vụ của công ty gồm 10 người. Trong đó có: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp. - Phó phòng kiêm kế toán giá thành. - Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác. - Thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công việc liên quan đến tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán. mô hình kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phương Nam vì công ty Phương Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ. 2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành tốt nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống, phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 trong năm. Từ năm 1999 khi nhà nước áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán. Công ty đã áp dụng việc tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký-chứng từ: NKCT1, 2, 4, 5, 8, 9, 10 Bảng kê: Để phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký được gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng kê thường sử dụng có: BK1, 2, 4, 5 Bảng phân bổ: Sử dụng để chia chi phí cho các đối tượng chi phí theo công dụng và mục đích chi phí. Bảng phân bổ thường dùng để hạch toán trước khi ghi bảng kê chi phí. Có 4 sổ phân bổ: BPB1, 2, 3, Sổ chi tiết: Gồm các sổ chi tiết được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi BK hoặc Nhật ký-chứng từ. Sổ cái: sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các nhật ký chứng từ; sổ cái mở cho từng tài khoản. 3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại công ty Phương nam. Do đặc điểm của công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đa dạng phong phú nên để hạch._.