Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho tại Tổng Công ty rau quả nông sản với việc tăng cường quản trị nội bộ

PHẦN MỞ ĐẦU ******** Lý do chọn đề tài Việt Nam là một nước nông nghiệp có nhiều thuận lợi và tiềm năng về đất đai, lao động và điều kiện sinh thái cho phép phát triển sản xuất nhiều loại rau quả nông sản có giá trị lớn. Xuất khẩu rau quả nông sản từ lâu đa đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tã nước ta. Xuất khẩu rau quả nông sản là một trong những nguồn thu nhập ngoại tệ lớn cho đất nước, tạo công ăn việc làm và thu nhập cho khu vực nông thôn. Hơn thế nữa xuất khẩu rau quả nông sản còn kích thích hàng loạt các nghề khác cùng phát triển đặc biệt là các ngành công nghiệp chế biến, tạo ra một động lực quan trọng thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế đối ngoại khác phát triển, thực hiện mục tiêu công nghiệp hoá, hiện đại hoá (CNH - HĐH) đất nước, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, xã hội mà Đảng, Nhà nước và nhân dân ta đang thực hiện. Hiện nay sau một thời gian gia nhập WTO vấn đề đặt ra cho TCT RQ Nông sản – TCT đầu ngành trong lĩnh vực này là phải đổi mới sao cho hiệu quả hơn, sức cạnh tranh cao hơn nếu không muốn sản phẩm và sức cạnh tranh thua ngay trên sân nhà. Muốn làm được điều đó TCT phải tự xây dựng cho mình một nền tài chính lành mạnh cùng với cơ chế quản lý kinh tế - tài chính có hiệu quả trong đó công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán và công tác phân tích hoạt động kinh tế phải đặc biệt được coi trọng để TCT từng bước nâng cao vị thế của mình. Trong các tài sản của TCT, HTK có thể coi là tài sản rất quan trọng bởi vì việc xác định giá trị HTK ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm của TCT mà công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các tài sản khác. TCT có rất nhiều khoản mục HTK khó phân loại và định giá chính vì thế thực hiện tốt việc theo dõi hạch toán HTK cho phép TCT thấy được những sai sót, yếu kém trong công tác kế toán và công tác quản lý và xác định đúng trách nhiệm của TCT trong việc thực hiện nghiệp vụ đối với Nhà nước tiết. kiệm được thời gian, chi phí và nâng cao được hiệu quả quản lý. Thực tế kế toán HTK tại TCT đã và đang ngày càng được hoàn thiện đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin trong việc điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh với tư cách là một trong những công cụ mạnh phục vụ quản lý. Tuy nhiên hạch toán tại TCT rau quả nông sản cho thấy về cơ bản mới chỉ thoả mãn nhu cầu nắm bắt thông tin tổng hợp chứ chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin cần thiết cho các nhà quản lý bởi vì yêu cầu của quản lý là thông tin đầy đủ kịp thời chính xác do kế toán cung cấp để bảo đảm quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, sử dụng vật tư hàng hóa tiết kiệm có hiệu quả nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ đồng thời xây dựng mức dự trữ HTK hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nhận thức được tầm quan trọng như vậy tác giả đã chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán HTK tại TCT rau quả nông sản với việc tăng cường quản trị nội bộ”. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Từ lý luận về hạch toán HTK và trên cơ sở xem xét , phân tích thực trạng tổ chức kế toán HTK ở các đơn vị thành viên TCT rau quả nông sản, đối chiếu với những cơ sở lý luận đã được tổng kết, luận văn đề xuất một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán hạch toán HTK , phục vụ nhu cầu quản trị HTK tại TCT để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a.Về lý luận: Hệ thống hoá các cơ sở lý luận về tổ chức kế toán HTK trong các DN . b.Về thực tiễn: Nêu và phân tích thực trạng công tác tổ chức kế toán HTK (NVL, CCDC, SPDD) tại TCT Rau quả nông sản. c.Phạm vi nghiên cứu: tại văn phòng TCT rau quả nông sản. Đây là đơn vị có ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán phục vụ mục tiêu quản trị DN. d. Thời gian nghiên cứu: từ năm 2005 tới nay. 4. Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác Lênin để luận giải các vấn đề liên quan. Phương pháp: khảo sát thu thập tài liệu, thống kê, so sánh kết hợp với phương pháp tổng hợp, phân tích tình hình thực tiễn. 5. Những đóng góp Về mặt khoa học luận văn sẽ hệ thống hoá và tổng kết những vẫn đề lý luận về tổ chức kế toán HTK trong các DN . Về thực tiễn trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán HTK luận văn đưa ra phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này phục vụ nhu cầu quản trị HTK trong đơn vị. 6. Nội dung nghiên cứu Ngoài lời mở đầu, kết cấu luận văn gồm 3 chương Chương I : Lý luận chung về tổ chức kế toán HTK tại các DN . Chương II: Thực trạng công tác tổ chức kế toán HTK tại TCT Rau quả Nông Sản. Chương III: Phương pháp và giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn TCT Rau quả Nông Sản để nâng cao hiệu quả quản trị. Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán HTK trong các DN I.1. HTK và quản lý HTK tại các DN I.1.1 Khái niệm, đặc điểm , phân loại HTK trong các DN I.1.1.1 Khái niệm Một trong những tài sản có lớn nhất ở một cửa hàng bán lẻ hoặc một cơ sở kinh doanh là hàng hoá tồn kho và việc bán các hàng hoá đó với mức giá cao hơn chi phí là nguồn thu nhập chủ yếu của các cơ sở này. Đối với 1 công ty thương mại hàng tồn kho(HTK) bao gồm tất cả các hàng hoá thuộc sở hữu của công ty và được dùng để bán trong hoạt động kinh doanh thường xuyên. Hàng hoá dùng để bán thường được chuyển đổi sang tiền mặt trong thời gian dưới 1 năm và vì thế chúng được coi là tài sản lưu động. Trong bảng cân đối HTK được ghi ngay dưới khoản phải thu, bởi vì so với các khoản phải thu thì chúng chỉ còn một bước nữa là được chuyển đổi thành tiền mặt. Trong ngành công nghiệp chế tạo có ba loại HTK chính: nguyên liệu thô, hàng hoá trong quá trình sản xuất, và hàng thành phẩm. Tất cả 3 loại HTK đều được đưa vào phần tài sản có lưu động của bảng cân đối. Theo bách khoa toàn thư Việt Nam thì “HÀNG TỒN KHO là hàng chưa đưa ra bán, còn nằm trong kho bảo quản của các DN sản xuất, kinh doanh. Một bộ phận chủ yếu của HTK là hàng hoá dự trữ của các kho bảo quản. HTK được tính theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Trong công tác kế hoạch, thống kê và kế toán, HTK được phân thành HTK đầu kì và HTK cuối kì. Trong sản xuất - kinh doanh, HTK phải được giữ ở mức độ hợp lí. HTK quá nhiều sẽ gây ra ứ đọng hàng hoá, tăng chi phí lưu thông, vốn luân chuyển chậm. HTK quá thấp sẽ không bảo đảm quá trình lưu thông và kinh doanh được liên tục”. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02(ISA 02) có quy định: Hàng tồn kho (Inventories) là tài sản gồm: Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường hoặc trong quá trình sản xuất để bán hoặc dưới dạng nguyên liệu hoặc hàng cung cấp được tiêu thụ trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Đối với nhà cung cấp dịch vụ, HTK gồm có chi phí dịch vụ có khoản doanh thu tương ứng chưa được ghi nhận ( chẳng hạn như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên nhà thiết kế luật sư) HTK phải được tính toán với mức thấp hơn giữa chi phí hoặc giá trị ròng có thể thực hiện theo nguyên tắc thận trọng Chi phí hàng hoá bao gồm tất cả chi phí mua (ví dụ giá mua và chi phí nhập khẩu ..), chi phí chuyển đổi (nhân công trực tiếp, chi phí sxchung, chi phí chung biến đổi, chi phí chung cố định được phân bổ với năng suất thông thường) và các chi phí khác (như thiết kế, đi vay.v.v) phát sinh trong quá trình chuyển HTK sang địa điểm và tình trạng hiện tại. tại chuẩn mực này đã đề cấp tới cách thức kế toán HTK theo hệ thống chi phí lịch sử (hisfoincalcosst). Còn ở Việt Nam để theo dõi, quản lý và hạch toán HTK , Bộ tài chính đã ban hành chuẩn mực kế toán số 02 (VAS02) và thông tư hướng dẫn TT89/BTC. Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02(VSA 02) ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 trên cơ sở kế thừa có chọn lọc các quan điểm về HTK trong các văn bản, tài liệu pháp lý của Việt Nam và quốc tế từ trước tới nay đã khẳng định được tổng quan cũng như đã hướng dẫn cụ thể về phạm vi ghi nhận HTK , tính giá HTK , quản lý HTK và phương pháp hạch toán HTK . Theo chuẩn mực kế toán số 02(VAS02) thì Hàng tồn kho : Là những tài sản: (a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; (b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; (c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Theo khái niệm như trên thì HTK trong DN gồm: Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến. Thành phẩm: Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường hoặc gửi đi gia công chế biến. Chi phi dịch vụ dở dang Ngoài khái niệm về HTK tại VSA 02 nói trên thì theo quy định hiện hành, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 thay quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 thì HTK bao gồm : Hàng mua đang đi đường Nguyên liệu, vật liệu Công cụ, dụng cụ Chi phí SX, KD dở dang Thành phẩm Hàng hóa Hàng gửi đi bán Hàng hoá kho bảo thuế Hàng hoá bất động sản Theo chuẩn mực kế toán HTK Mỹ thì: HTK là toàn bộ số hàng mà DN mua về và dự trữ để bán bao gồm cả hàng mua đang đi đường, hàng đã bán nhưng chưa giao, hàng đang gửi, hàng hoá cũ hư hỏng có thể bán được. Theo chuẩn mực kế toán HTK Pháp thì : HTK là một bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất và dự trữ cho lưu thong, hoặc đang trong quá trình chế tạo sản phẩm ở DN bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dịch vụ dở dang, thành phẩm, hàng hoá. Theo quan điểm của Anh: HTK là một tài sản hữu hình của DN với đặc tính: dùng để bán ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của DN . HTK được xếp vào khoản mục Tài sản lưu động trong Bảng cân đối kế toán do nó có khả năng được chuyển thành tiền mặt trong vòng 1 năm. I.1.1.2 Đặc điểm Với những nội dung như trên có thể nhận xét rằng HTK là loại tài sản lưu động khá phức tạp và quan trọng trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, đa dạng với vai trò và công dụng khác nhau tuy vậy có thể khái quát những đặc điểm chính sau: HTK thường chiếm 1 tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động. HTK thường được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, có điều kiện cất trữ khác nhau, lại do nhiều đối tượng quản lý với trình độ khác nhau nên dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm soát vật chất , kiểm kê, quản lý và sử dụng nó gặp nhiều khó khăn, mất thời gian chi phí, đôi khi có sự nhầm lẫn sai sót và dễ bị gian lận. Trong quá trình sản xuất kinh doanh HTK thường biến động tăng giảm liên tục với các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên đòi hỏi các đơn vị phải phân loại HTK khoa học theo từng loại, từng nhóm, từng danh mục, thống nhất về tên gọi, ký mã hiệu, quy cách đơn vị tính thì mới tổ chức tốt việc quản lý. Trong kế toán có nhiều phương pháp định giá HTK và đối với mỗi loại HTK DN có thể lựa chọn các phương pháp khác nhau. Tuy nhiên các đơn vị phải đảm bảo tính thống nhất trong việc tính giá HTK giữa các kỳ. HTK thường khá đa dạng và có thể bị ảnh hưởng lớn bởi hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, bị lỗi thời, lỗi mốt do đó cần phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại, xu hướng biến động của nó trên bình diện ngành để có thể xác định được chính xác hao mòn nhằm hạn chế rủi ro thiệt hại, thất thoát tài sản quan trọng này. Việc xác định tính giá HTK có ảnh hưởng đến giá vôn từ đó ảnh hưởng tới lãi chưa phân phối của DN . Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn phức tạp hơn hầu hết các tài sản khác. Có rất nhiều khoản mục HTK rất khó phân loại và định giá. I.1.1.3 Phân loại HTK Tồn kho có thể phân chia thành nhiều loại: Cách thứ nhất là chia tồn kho theo hình thức vật lý của nó, gắn liền với các giai đoạn của quá trình sản xuất, đó là HTK ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ...); HTK ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) và HTK ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán). Cách thứ hai là chia tồn kho theo giá trị đầu tư vốn vào chúng. Đây là hình thức phân loại tồn kho theo giá trị từng loại. Trong cách phân loại này ta chia tồn kho thành nhóm A, B và C. Về mặt số lượng, nhóm A chiếm X%, nhóm B chiếm Y% và nhóm C chiếm Z% (X+Y+Z=100%, XN>P). Điều này cho thấy nhóm A chiếm tỷ trọng cao nhất về mặt giá trị hay nói khác đi nhóm A là nhóm tồn kho đắt tiền hơn nên cần kiểm tra thường xuyên hơn. Cách kiểm soát tồn kho kiểu này gọi là phương pháp kiểm soát tồn kho ABC. Ngoài ra còn có thể phân loại theo nguồn hình thanh (mua ngoài, tự sản xuất, thuê gia công, nhận góp vốn, nhập khẩu…), theo quyến sở hữu(HTK tự có từ sản xuất, HTK do nhận gia công chế biến, HTK giữ hộ …) Một tiêu thức phân loại thông dụng là phân loại theo công dụng của HTK. Đó là: Theo kế toán Mỹ: HTK được chia thành 3 nhóm chính là: - HTK thương mại: là những hàng mua vào để bán ra.- HTK sản xuất: bao gồm: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác. - HTK là các vật phẩm khác: các thứ HTK này không trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng. Theo kế toán Pháp: HTK được phân chia theo công dụng bao gồm: nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hoá.[9] Theo kế toán Việt Nam: HTK bao gồm: nguyên vật liệu, hàng mua đi đường, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang, hàng gửi bán, thành phẩm, hàng hoá. Như vậy, chúng ta thấy rằng việc phân loại HTK ở các quốc gia về cơ bản là tương đối thống nhất với nhau. Trong tất cả các cách phân loại nói trên cách thứ nhất là có ý nghĩa nhất vì nó gắn quá trình quản lý với từng khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Cách này giúp cho nhà quản trị thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại HTK trong quá trình sản xuất kinh doanh qua đó đưa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng HTK. Việc xác định những gì thuộc về HTK cũng nảy sinh vấn đề sở hữu HTK trong một số trường hợp. Theo nguyên tắc kế toán nói chung thì thuộc về HTK chỉ là những thứ mà do DN sở hữu. Tuy nhiên, một điểm quan trọng là quyền kiểm soát gắn bó với tài sản đó. Trong thực tế, việc ghi nhận là HTK khi nhận được hàng vì người mua khó xác định chính xác thời điểm pháp lý chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm cho mỗi lần mua, đồng thời không có những sai sót trọng yếu nào khi ghi nhận theo cách này. Như vậy, việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc HTK của DN ảnh hưởng tới việc tính chính xác của HTK phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại HTK là cần thiết trong mỗi DN . I.1.2 Quản lý HTK trong các DN [14] HTK hình thành mối liên hệ giữa sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Một DN có thể phải duy trì HTK dưới những hình thức như nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Tác động tích cực của việc duy trì HTK là giúp cho DN chủ động hơn trong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. +Tồn kho nguyên liệu giúp công ty chủ động trong sản xuất và năng động trong việc mua nguyên liệu dự trữ. +Tồn kho sản phẩm dở dang giúp cho quá trình sản xuất của công ty được linh hoạt và liên tục, giai đoạn sản xuất sau không phải chờ đợi giai đoạn sản xuất trước. +Tồn kho thành phẩm giúp chủ động trong việc hoạch định sản xuất, tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm nhằm khai thác và thoả mãn tối đa nhu cầu thị trường. Tuy nhiên, duy trì tồn kho cũng có mặt trái của nó là làm phát sinh chi phí liên quan đến tồn kho bao gồm chi phí kho bãi, bảo quản và cả chi phí cơi hội do vốn kẹt đầu tư vào tồn kho. Vì thế yêu cầu đặt ra đối với DN là phải có công tác quản lý như thế nào để thu mua, xuất bán hàng hoá vật tư kịp thời, chính xác, sử dụng hiệu quả tiết kiệm, công tác bảo quản tốt, dự trữ hợp lý. Trong thực tế xuất phát từ những đặc điểm của HTK mà tuỳ theo điều kiện quản lý ở mỗi DN mà có những yêu cầu khác nhau song việc quản lý HTK trong các DN phải bao quát cả trên 3 phương diện: Quản lý hiện vật của HTK , quản lý kế toán và quản trị kinh tế của HTK . Quản lý tồn kho cần lưu ý xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và phí tổn của việc duy trì HTK . I.1.2.1 Quản lý hiện vật của HTK Quản lý hiện vật của HTK dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản phẩm: diện tích và số lượng cần thiết của kho là bao nhiêu ? Kho tàng có những phương tiện nào, trong số đó có những phương tiện vận chuyển, sắp xếp nào ?, cần phải mua chúng như thế nào ?. Đáp án cho câu trả lời này cho phép thấy khả năng sinh lợi của các khoản đầu tư đã chấp nhận. Quản lý tốt về mặt vật chất của HTK bảo đảm cho khách hàng của DN một "mức độ dịch vụ tốt" và có thể tạo ra một lợi thế so với các đối thủ. Muốn vậy yêu cầu phải nắm được những nguyên tắc cơ bản của kho hàng đó là: Trong các DN công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề.v.v. Trong các DN thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng hóa được dự trữ ở các kho tạm giữ hoặc là các kho dự trữ, nhưng cũng cả ở diện tích bán. Những kho này là cần thiết, bởi vì các dự trữ phải được bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu, chống nóng, ẩm và chống những biến dạng v.v... Những cơ sở dự trữ cần phải kín và phù hợp với từng loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư cần được bảo vệ. Địa điểm kho dự trữ cần phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hóa. Mã hóa và phương pháp xếp đặt các sản phẩm tồn kho. Để thuận lợi cho công tác dự trữ và tăng tốc độ giải phóng kho, cần thiết phải nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng. Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng tên gọi của chúng, nhưng cách gọi tên này thường ít được sử dụng, đặc biệt khi chúng gồm những chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kích cỡ, do đó DN thường sử dụng một bộ mã số (chẳng hạn như: 1234) hoặc cả chữ cái và số cho mỗi mặt HTK . Những phương pháp xếp đặt các mặt hàng tồn kho. Có nhiều phương pháp để sắp xếp hàng tồn kho, chúng có thể được kết hợp với nhau. + Phương pháp: "Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình" là dành cho mỗi một loại hàng một chỗ quy định. Ưu điểm là dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho; xác định lượng dự trữ thừa hay thiếu một cách nhanh chóng. Nhưng mắc nhược điểm là không tận dụng được diện tích kho tàng. Phương pháp phổ quát vị trí: "bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào" là sử dụng vị trí nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một loại hàng có nhiều điạ chỉ. Ưu điểm của nó là tận dụng được diện tích kho tàng, nhưng khó về mặt thông tin để định vị được chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ sản phẩm khi xuất kho. Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ thuận tiện nhất. Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ được cung ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ đó xác lập các đơn đặt hàng. Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out FI FO)  I.1.2.2 Quản trị kế toán HTK . Nắm số lượng dự trữ: DN sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa (nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (dự trữ cuối cùng = dự trữ ban đầu + nhập - xuất). Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ, nhưng nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng. Để khắc phục điều này, quy định các DN thực hiện kiểm kê một cách thường xuyên (kế toán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán). Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối, cho phép nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ. Việc kế toán này của dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị. Nắm giá trị HTK : Việc nắm các HTK về mặt giá trị là khó khăn, vì thông thường các mặt hàng nhập vào có những giá mua khác nhau. Vấn đề cần phải định giá cho chúng khi xuất kho theo giá nào? Về phương pháp có thể sử dụng Phương pháp giá đích danh Phương pháp giá bình quân gia quyền Phương pháp FIFO Phương pháp LIFO Cả bốn phương pháp trên đều là phương pháp kế toán được thừa nhận. Tuy nhiên, lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của từng phương pháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lãi lỗ của DN . I.1.2.3 Quản trị kinh tế của HTK . Việc duy trì HTK để thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau: Mục tiêu an toàn: có HTK để tránh mọi gián đoạn. Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức hàng tồn trong kho để giảm những chi phí kho tàng. Để giải quyết điều đó, quản trị HTK cần trả lời hai câu hỏi: Đặt hàng khi nào? Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu? Dự trữ trung bình là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong DN trong thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên. Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu. Nếu như DN chờ lượng dự trữ xuống bằng 0 mới đưa đơn hàng cho nhà cung ứng, nó sẽ rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ trong quãng thời gian được gọi là thời gian tái dự trữ. Do vậy, vào lúc thực hiện việc đặt hàng cần phải có dự trữ một khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng. Dự trữ tối thiểu đáp ứng nhu cầu này. Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm Những chi phí liên quan đến dự trữ: Khi thực hiện dự trữ, DN cần phải tính toán ba loại chi phí: Chi phí tồn trữ: là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho, bao gồm: Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa tồn kho, chi phí cho kho tàng (thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máy móc thiết bị, ánh sáng...), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho: phải phân biệt hai nguyên nhân sụt giá: Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc công nghệ tiến triển nhanh Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi, trộm cắp, hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm... Chí phí đặt hàng: Đó là những chi phí cho mỗi lần DN bắt đầu quá trình mua để tái dự trữ. Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đến đơn hàng như: chi phí các mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thư tín, điện thoại, đi lại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua (tìm người cung ứng, thương lượng, thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở...), của nhân viên kế toán (ghi chép, thanh toán hóa đơn v.v), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về số và chất lượng hàng hóa. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo. Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm thấp hơn. Chi phí mua hàng: Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của DN và giá mua. Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm. I.1.2.4 Quản lý HTK tại các khâu trong quá trình sxkd  Xuất phát từ vai trò , đặc điểm của HTK trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua , bảo quản ,sử dụng và dự trữ HTK là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, các DN thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu, công cụ dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong DN . Ở khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của DN Ở khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại HTK tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn. Ở khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm. trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho DN , do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng HTK trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ở khâu dự trữ: DN phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiếu cho cho từng loại HTK để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua, bán không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại, quản lý chặt chẽ HTK từ khâu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở DN I.2. Nội dung tổ chức thu thập thông tin kế toán HTK tại các DN I.2.1. Vai trò của thông tin kế toán quản trị HTK trong các DN Khi tính tổng lợi nhuận phát sinh do việc bán các hàng hoá trong 1 kỳ kế toán chúng ta lấy tổng doanh số của thời kỳ này trừ đi chi phí hàng hoá bán ra. Tổng doanh số bán hàng được tính dễ dàng bằng cách cộng doanh số bán hàng ngày lại, tuy nhiên trong nhiều doanh nghiệp không duy trì việc ghi chép hàng ngày về chi phí của hàng hoá bán ra (dùng pp kiểm kê định kỳ). Đối với những doanh nghiệp này con số biểu thị chi phí hàng hoá bán ra trong suốt kỳ kế toán được tính vào cuối kỳ bằng các tách chi phí hàng hoá có sẵn để bán ra làm 2 phần: Chi phí hàng hoá bán ra Chi phí hàng hoan chưa bán bao gồm HTK vào cuối kỳ kế toán Mối quan hệ được biễu diễn như sau: (Chi phí hàng hoá có sẵn để bán - Hàng hoá tồn kho vào cuối kỳ kế toán) = (Chi phí hàng hoá đã bán ra). Như vậy việc xác định khối lượng hàng hoá tồn kho vào cuối kỳ kế toán là 1 bước chủ yếu để xác định chi phí của hàng hoá bán ra.Việc xác định giá trị hàng hoá tồn kho và xác định chi phí hàng hoá bán ra về thực chất là hai mặt của một vấn đề. Viện kiểm toán độc lập đã tóm tắt mối quan hệ giữa giá trị HTK và thu nhập bằng những từ sau: " Mục tiêu chính của kế toán HTK là xác định đúng mức thu nhập thông qua quá trình so sánh chi phí thích hợp với thu nhập " có nghĩa là xác định phần nào trong chi phí hàng hoá có sẵn để bán phải được loại trừ ra khỏi thu nhập trong kỳ hiện hành và phần nào nên được chuyển sang (như hàng tồn kho) để tương ứng với thu nhập trong kỳ tiếp sau. Tầm quan trọng của việc đánh giá chính xác hàng tồn kho Việc tính đúng giá trị HTK không chỉ giúp cho doanh nghiệp chỉ đạo kiệp thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày mà còn giúp doanh nghiệp có một lượng vật tư hàng hoá dự trữ đúng định mức không dự trữ qua nhiều gây ứ đọng vốn mặt khác không dự trữ quá ít để bảo đảm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục không bị gián đoạn. Việc tính đúng giá trị HTK còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập báo cáo tài chính. Vì nếu tính sai lệch giá trị HTK sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Nếu giá trị HTK bị tính sai dẫn đến giá trị tài sản lưu động và tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp thiếu chính xác, giá vốn hàng bán tính sai sẽ làm cho chi tiêu lãi gộp , lãi ròng của doanh nghiệp không còn chính xác. Những TSLĐ quan trọng nhất trong các bảng cân đối của công ty là tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho. Trong ba loại tài sản này HTK thường là lớn nhất và do độ lớn tương đối của tài sản này thì nếu một sai sót trong đánh giá HTK có thể dẫn đến chỗ báo cáo sai về tình hình tài chính và về thu nhập ròng. Người ta ví von rằng việc tính sai 20% trị giá HTK sẽ có ảnh hưởng lớn đến các báo biểu tài chính cũng tương tự như loại trừ toàn bộ tài sản tiền mặt ra khỏi bảng cân đối. Thật vậy: Một sai sót về HTK đương nhiên sẽ dãn đén các con số sai lệch khác trong bảng cân đối, chẳng hạn tổng số tài sản lưu động, tổng tài sản, khả năng thanh toán của chủ sở hữu. Sai sót đó cũng gây ảnh hưởng đến các con số chủ yếu trong bản kê khai thu nhập, chẳng hạn như chi phí hàng hoá bán ra, tổng lợi nhuận thu được từ bán hàng và lợi nhuận ròng trong một thời kỳ. Và cuối cùng điều quan trọng là HTK cuối một năm cũng đồng thời là HTK đầu năm tiếp theo do đó bản khai thu nhập của năm tiếp theo cũng sẽ bị sai lệch một khoản đúng bằng khoản sai lệch ban đầu khi tính toán hàng tồn kho. Ảnh hưởng của sai lệch khi tính toán HTK đối với thu nhập ròng có thể được tóm tắt như sau: 1. Khi HTK cuối năm bị đánh giá thấp đi thu nhập ròng trong năm đó sẽ bị đành giá thấp đi theo. 2. Khi HTK cuối năm được đánh giá cao hơn thu nhập ròng trong năm đó sẽ được đánh giá cao lên theo. 3.Khi HTK đầu năm bị đánh giá thấp đi thì thu nhập ròng trong thời gian đó(năm đó) sẽ được tính cao lên. 4. Khi HTK đầu năm được đánh giá cao hơn thì thu nhập ròng trong thời gian đó sẽ bị đánh giá thấp đi. I.2.2. Xác định phương pháp tính giá HTK I.2.2.1. Cơ sở tính giá HTK Theo lời của Uỷ ban AICPA về thủ tục kế toán “cơ sở chủ yếu của kế toán HTK là chi phí mà nói chung chi phí được định nghĩa là giá đã trả hoặc xem xét trả để mua một tài sản. Khi áp dụng cho HTK về nguyên tắc chi phí có nghĩa là tổng chi tiêu và phí tổn trực tiếp hoặc gián tiếp bỏ ra để đưa hàng đó đến vị trí và tình trạng hiện tại”. Xác định cơ sở tính giá HTK là nguyên tắc cho việc xác định giá cho từng đơn vị HTK , điều này ảnh huởng tới việc xác định giá cho từng đơn vị HTK , việc xác định lợi nhuận của kỳ và tới cả chỉ tiêu trị giá HTK trên bảng cân đối kế toán. Tính giá HTK có vai trò quan trọng tới tính hữu ích của thông tin kế toán trên các báo cáo tài chính để._. cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Thông thường kế toán sử dụng ít nhất năm cơ sở tính giá HTK với các mục đích khác nhau, đó là: giá phí lịch sử (giá gốc); giá phí hiện tại xác định bằng giá phí thay thế; giá phí hiện tại xác định bằng giá trị thuần có thể thực hiện được; giá thấp hơn giá gốc và giá thị trường; và giá phí chuẩn. Theo các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP) yêu cầu phải sử dụng nguyên tắc đánh giá theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường.I.2.2.2.1 Phương pháp tính giá hàng nhập kho [13] * Với DN kinh doanh thương mại: Khi phản ánh trên sổ sách kế toán, HTK được phản ánh theo giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Giá trị thực tế của hàng hoá mua vào = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí  thu mua hàng hoá + Thuế - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng Giá trị thực tế của hàng hoá gia công chế biến = Trị giá mua thực tế xuất kho + Chi phí sơ chế * Với DN sản xuất: Ở các DN này HTK gồm nguyên vật liệu, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng gửi bán. Giá thực tế từng loại HTK được xác định như sau: - Nguyên vật liệu mua chuẩn bị cho sản xuất: Giá thực tế được xác định giống hàng hoá mua vào. - Với thành phẩm nhập kho: Giá thực tế là giá thành phẩm sản xuất thực tế tức bao gồm ba khoản mục chi phí là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. I.2.2.2 Phương pháp tính giá xuất HTK HTK trong các DN tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy DN cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho… việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của HTK , yêu cầu và trình độ quản lý của DN . Song DN áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi phải giải trình và thuyết minh, nêu rõ những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của DN . Để tính giá HTK xuất, DN có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây:* Phương pháp giá thực tế đích danh.Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị HTK được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.*Phương pháp giá bình quân: Theo phương pháp này giá trị của từng loại HTK được tính theo giá trị trung bình của từng loại HTK đầu kỳ và giá trị từng loại HTK được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của DN . ** Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của DN áp dụng mà kế toán HTK căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng HTK đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: ** Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của HTK và giá đơn vị bình quân. Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các DN có ít chủng loại HTK , có lưu lượng nhập xuất ít. ** Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước: Dựa vào trị giá và số lượng HTK cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ tính toán nhưng trị giá hàng xuất không chịu ảnh hưởng của sự thay đổi giá cả trong kỳ hiện tại. Vì vậy, phương pháp này làm cho chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh không sát với giá thực tế. * Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của HTK được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.*Phương pháp nhập sau - xuất trước(LIFO) Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, HTK còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của HTK được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Như vậy với phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của HTK cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế. *Phương pháp giá hạch toán Đối với các DN có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Sau khi tính hệ số giá, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán trong kỳ thành giá thực tế vào cuối kỳ kế toán. Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về hàng trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng do chỉ phải theo dõi biến động của hàng với cùng một mức giá và đến cuối kỳ mới điều chỉnh và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm hàng , số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này phù hợp với các DN có nhiều chủng loại hàng và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá thực tế của hàng nhập kho luôn biến động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính sách điều tiết vi mô và vĩ mô, cho nên việc sử dụng giá hạch toán cố định trong suốt kỳ kế toán là không còn phù hợp nữa.Nhận xét : Các phương pháp khác nhau có ảnh hưởng khác nhau tới các chỉ tiêu trên các báo cáo tài chính. Khi giá cả tăng lên, phương pháp FIFO thường dẫn đến lợi nhuận cao nhất trong 3 phương pháp FIFO, LIFO và bình quân, còn khi giá cả giảm xuống thì phương pháp FIFO cho lợi nhuận là thấp nhất trong 3 phương pháp tính giá.. Song một ưu điểm lớn của FIFO là phương pháp này không phải là đối tượng cho những qui định và những yêu cầu của các điều khoản ràng buộc thuế như phương pháp LIFO phải gánh chịu. Trong phương pháp LIFO,  thông thường thì số hàng tồn cuối kỳ gồm giá gốc của những mặt hàng mua từ cũ . Khi giá cả tăng lên, phương pháp LIFO cho số liệu trên bảng cân đối kế toán thường thấp hơn so với giá phí hiện tại. LIFO thường cho kết quả lợi nhuận thấp nhất trong trường hợp giá cả tăng vì giá vốn trong phương pháp này là cao nhất và cho lợi nhuận cao nhất khi giá cả giảm (vì giá vốn là thấp nhất). Phương pháp LIFO thường dẫn đến sự giao động thấp nhất về lợi nhuận báo cáo ở những nơi mà giá bán có xu hướng thay đổi cùng với giá hiện tại của các mặt HTK thay đổi. Phương pháp bình quân trong tính giá HTK là phương pháp tạo ra sự quân bình ở giữa hai phương pháp LIFO và FIFO trong việc ảnh hưởng tới bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Phương pháp này không đưa ra một dự kiến về thông tin giá phí hiện thời trên cả báo cáo tài chính và báo cáo kết quả kinh doanh, nó cũng không giúp việc giảm thiểu gánh nặng thuế cũng như không phát sinh những kết quả nặng nề nhất khi có những thay đổi khác nhau. Tóm lại, sự khác nhau trong việc xác định giá vốn hàng bán và trị giá HTK cuối kỳ theo các phương pháp tính giá khác nhau liên quan tới việc thay đổi giá phí mua vào của các mặt hàng. Việc sử dụng giá cũ cho xác định trị giá hàng tồn cuối kỳ trong phương pháp LIFO hoặc xác định giá vốn hàng bán theo giá cũ hơn trong phương pháp FIFO sẽ chịu ít ảnh hưởng nếu giá cả ổn định. Khi chỉ số giá cả tăng lên hoặc giảm xuống sẽ ảnh hưởng tới việc sử dụng đơn giá cũ hoặc mới do thay đổi giá dẫn đến sự khác biệt lớn về giá vốn hàng bán và bị giá tồn cuối kỳ giữa hai phương pháp LIFO và FIFO. Sự khác biệt về giá vốn hàng bán và trị giá hàng tồn cuối kỳ cũng liên quan tới tỷ lệ vòng quay của HTK . Nhìn chung xu hướng giá cả và các mục đích nhấn mạnh chú trọng tới là điều quan trọng trong việc lựa chọn phương pháp tính giá HTK , các nhân tố khác cần xem xét tính những rủi ro của sự giảm thiểu HTK cuối kỳ trong phương pháp LIFO; dòng tiền và sự duy trì nguồn tài trợ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất. Trong một thị trường ổn định, khi giá không thay đổi thì việc lựa chọn một phương pháp tính giá HTK nào không quan trọng lắm vì tất cả các phương pháp tính giá đều cho cùng một kết quả khi giá không đổi từ kỳ này sang kỳ khác. Nhưng trong một thị trường không ổn định, giá cả lên xuống thất thường thì mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác. Cả 5 phương pháp trên đều được thừa nhận, song mỗi phương pháp tính giá HTK thường có những ảnh hưởng nhất định trên báo cáo tài chính, vì vậy việc lựa chọn phương pháp nào phải được công khai trên các báo cáo và phải sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, không thay đổi tuỳ tiện để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán.Trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc chung của kế toán và tuỳ theo điều kiện cụ thể về số lượng hàng hoá, số lần nhập xuất, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho bãi mà DN lựa chọn phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho cho hợp lý và hiệu quả. Không một phương pháp nào có thể được coi là “đúng nhất” hoặc tốt nhất. Khi lựa chọn một phương pháp cần xem xét tác động có thể có đối với bảng cân đối bảng kê khai thu nhập , khoản thu nhập chịu thuế và đối với các quyết định kinh doanh như việc xác định giá bán hàng hoá. I.3 Tổ chức kế toán HTK Nội dung kế toán HTK , kế toán chi phí sản xuất chung cố định, kế toán hao hụt, mất mát HTK và kế toán dự phòng giảm giá HTK được thực hiện theo Chế độ kế toán DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 (gọi chung là Chế độ kế toán DN hiện hành) của Bộ trưởng Bộ Tài chính . 1.3. 1 Tổ chức chứng từ Chứng từ là những giấy tờ và những phần tử chứa đựng thông tin (vật mang tin) phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi số kế toán( Khoản 7, điều 4 - Luật kế toán). Chứng từ lưu giữ phục vụ cho 2 mục đích. Thứ nhất, phục vụ cho mục đích kê khai thuế và thứ hai là giúp bạn thấy xu hướng phát triển của DN và đưa ra những giải pháp hành động thích hợp khi cần thiết. Hệ thống chứng từ kế toán giúp kiểm soát điều kiện tài chính và kết quả hoạt động. Các báo cáo kế toán sẽ cho biết DN của mình xét trên phương diện tài chính đang hoạt động như thế nào. Không có các thông tin chính xác và kịp thời, ngườI quan tâm không thể đưa ra những quyết định hợp lý. Khi công ty phát triển, nhà quản lý phải chấm dứt việc lệ thuộc vào trí nhớ và những mẩu ghi chép rời rạc của mình và thay vào đó là phải xây dựng một hệ thống lưu trữ và phân tích số liệu. Những thông tin kế toán cần thiết cho công ty sẽ rất khác nhau về mức độ, phạm vi và số lượng giao dịch và khả năng người sử dụng thông tin đó. Không có các chứng từ được chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ, cẩn thận thì một DN sẽ không thể quản lý được việc mua và bán, kiểm soát HTK , tín dụng thương mại và thu nợ, kiểm soát chi phí, nhân sự, sản xuất và các khía cạnh khác trong việc quản lý hoạt động của DN . Tổ chức chứng từ kế toàn là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép kế toán, bao gồm công việc thiết kế khối lượng công tác hạch toán kế toán ban đầu trên hệ thống chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy trình luân chuyển nhất định. Tổ chức chứng từ HTK là tổ chức việc ban hành , ghi chép chứng từ kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán có liên quan đến HTK trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Việc vận dụng chế độ chứng từ trong chu trình kế toán HTK cần có hiểu biết về các đối tượng tham gia vào chu trinh HTK, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan từ đó xác định các chứng từ cần được lập và hình thành nên danh mục chứng từ kế toán HTK. Trong công tác tổ chức chứng từ HTK tuỳ thuộc vào từng loại hình kinh doanh của DN để xây dựng danh mục chứng từ HTK cho phù hợp. Song chứng từ được sử dụng trong chu trình HTK bao gồm các loại: Chứng từ nhập mua vật tư, hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng; hoá đơn nhà cung cấp; phiếu kiểm nhận hàng mua; phiếu nhập kho và thẻ kho. Bộ phận cung ứng Người giao hàng Ban kiểm nhận hàng Cán bộ P cung ứng Thủ kho Kế toán P. Đề nghị mua hàng Đề nghị nhập kho Phiếu kiểm nhận hàng Lập phiếu nhập kho Kiểm tra và nhập kho Ghi sổ và lưu chứng từ Sơ đồ 1: Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng - Chứng từ xuất kho cho sản xuất gồm có: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư; phiếu xuất kho vật tư; vận đơn (nếu có) và thẻ kho. Bộ phận sản xuất Trưởng phòng vật tư Kế toán Phiếu xin lĩnh vật tư Phê duyệt Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ và lưu chứng từ Nhân viên P vật tư Thủ kho Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho cho sản xuất - Chứng từ xuất bán thành phẩm, hàng hoá: Đơn đặt mua hàng (của khách hàng); vận đơn; phiếu xuất kho; hoá đơn bán hàng và thẻ kho. Khách hàng Bộ phận bán hàng Giám đốc, KTT Kế toán thanh toán Thủ kho Kế toán hàng hóa Đơn đặt hàng HĐ bán hàng và P.xuất kho Phê duyệt hóa đơn Thu tiền hoặc theo dõi nợ Xuất kho Ghi sỏ và lưu chứng từ Sơ đồ 3: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho bán hàng hoá, thành phẩm: Sau khi xây dựng danh mục chứng từ cần lưu ý đối với các chứng từ không có trong hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phương pháp lập chứng từ. Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình này theo nguyên tắc là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát, đảm bảo tất cả dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ chính xác kịp thời, đảm bảo HTK được an toàn dựa trên các chức năng của quá trình xử lý, không gắn với con người cụ thể nào nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán HTK. I.3.2 Tổ chức tài khoản Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phán ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống sự vận động của các đối tượng kế toán do đó việc xây dựng hệ thống TK kế toán HTK phải phù hợp với đặc thù HTK mà DN quản lý Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng tài khoản trong phương pháp đối ứng để xây dưng hệ thống tài khoản để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian và theo đối tượng. Để phản ánh đầy đủ các thông tin liên quan đến HTK đơn vị phải xây dựng một bộ tài khoản sao cho bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình HTK : +TK 151: Hàng đang đi đường. +TK331: Phải trả cho người bán. +TK152: Nguyên liệu, vật liệu +TK611: Mua hàng (*). +TK153: Công cụ, dụng cụ +TK631: Giá thành sản xuất (*) +TK154: Chi phí sản xuất, KD dở dang. +TK632: Giá vốn hàng bán. +TK155: Thành phẩm. +TK621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. +TK156: Hàng hoá. +TK627: Chi phí sản xuất chung. +TK157: Hàng gửi bán. +TK641: Chi phí bán hàng. +TK159: Dự phòng giảm giá HTK . +TK642: Chi phí quản lý DN . +TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. (*) Nếu HT HTK theo phương pháp KKĐK Khi xây dựng hệ thống TK Kế toán HTK cần căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất, mở thêm các TK cấp 2,. cấp 3, cấp 4 có liên quan để theo dõi, phân tích sự biến động của HTK. Ngoài ra có thể mở các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấp trên( nếu có) và các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấp dưói(nếu có) căn cứ vào các phương pháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng. I.3.3 Tổ chức sổ kế toán Sổ kế toán là kết quả cuối cùng do kế toán làm ra do đó cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán đối với mỗi loại hình DN . Nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo HTK , cần phải tổ chức sổ kế toán để ghi chép theo mục tiêu kế toán HTK : Cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý HTK của DN . Tổ chức số kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên số kế toán. Sổ kế toán là phương tiện vật chất để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Sổ kế toán bao gồm nhiều loại, tuỳ thuộc và yêu cầu quản lý để tổ chức số kế toán cho phù hợp. Trong DN thường tổ chức 2 hệ thống sổ: Sổ kế toán chi tiết và số kế toán tổng hợp. Theo chế độ kế toán Việt Nam đơn vị có thể lựa chọn một hình thức kế toán trong số các hình thức sau: + Theo hình thức nhật ký chung: - Số kế toán tổng hợp: nhật ký chung, sổ cái tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư hàng hoá ; sổ chi tiết chi phí sản xuất ; sổ chi tiết bán hàng. . . + Theo hình thức Nhật ký chứng từ: - Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản - Một số sổ chi tiết khác + Theo hình thức Chứng từ ghi sổ: - Sổ kế toán tổng hợp: sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư, hàng hoá ; sổ chi tiết chi phí sản xuất ; sổ chi tiết bán hàng. . . Sổ kế toán liên quan đến HTK theo quyết định 15 gồm: Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế toán Nhật ký chung Nhật ký - Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký- Chứng từ 1 2 3 4 5 6 7 01 Nhật ký - Sổ Cái TK 15 S01-DN - x - - 02 Chứng từ ghi sổ S02a-DN - - x - 03 Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-DN - - x - 04 Sổ Cái TK 15 (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) S02c1-DN S02c2-DN - - x x - 05 Sổ Nhật ký chung S03a-DN x - - - 08 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN x - - - 09 Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN x - - - 10 Sổ Cái TK 15(dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN x - - - 11 Nhật ký- Chứng từ, các loại Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê Gồm: - Nhật ký - Chứng từ từ số 1,2,4,5,7,10 - Bảng kê từ số 3,4,5,6 S04-DN S04a-DN S04b-DN - - - - - - - - - x x x 12 Số Cái TK 15 (dùng cho hình thức Nhật ký-Chứng từ) S05-DN - - - x 13 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN x - x - 17 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S10-DN x x x x 18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S11-DN x x x x 19 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN x x x x 27 Sổ chi tiết bán hàng S35-DN x x x x 28 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S36-DN x x x x 29 Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ S37-DN x x x x 30 Sổ chi tiết các tài khoản 15 S38-DN x x x x Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của DN Các Sổ kế toán quản trị HTK khác gồm 1. Các sổ chi tiết theo đối tượng kế toán HTK , cần chi tiết ở mức độ cao nhất mà không thể mở TK chi tiết. Việc ghi chép trên các sổ chi tiết này theo chỉ tiêu tiền tệ và phi tiền tệ. Chỉ tiêu tiền tệ được tổng hợp lại để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp thuộc kế toán tài chính. Trong sổ chi tiết có thể sử dụng chỉ tiêu tiền tệ theo giá ước tính để phục vụ cho việc cung cấp thông tin nhanh, cuối kỳ sẽ điều chỉnh về chỉ tiêu giá thực tế để đối chiếu. 2. Các sổ TK cấp 3, cấp 4 v.v …sử dụng trong trường hợp các đối tượng kế toán có yêu cầu chi tiết không cao. 3. Các bảng tính,các biểu đồ, sử dụng trong trường hợp cần phải tính toán các chỉ tiêu, biểu diễn các chỉ tiêu, phục vụ cho việc khảo sát các tình huống để làm căn cứ cho việc ra các quyết định ngắn hạn, dài hạn. I.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo Báo cáo HTK có ý nghĩa rất lớn để người quản lý DN biết được số vốn đang ứ đọng trong kho, mặt hàng nào chậm tiêu thụ... Hơn nữa, báo cáo HTK còn là tài liệu quan trọng để có thể lập dự phòng giảm giá HTK tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, giảm được số thuế thu nhập DN phải nộp theo quy định của pháp luật. Tiếc thay, hiện nay, phần lớn các chủ DN, đặc biệt là các chủ DN nhỏ và vừa, lại rất ít quan tâm đến báo cáo này, coi nó là một thủ tục hành chính phải có cho đủ để nộp cho cơ quan thuế và không ít vấn đề đã xảy ra từ đó. Trước hết, với công tác quản lý DN, do báo cáo tồn kho không chính xác nên không ít trường hợp đã ký hợp đồng bán hàng, nhận tiền ứng trước nhưng sau đó mới "giật mình" vì trong kho không còn hoặc không đủ hàng để giao. Thế là phải chạy đôn, chạy đáo đi mua đắt để bán rẻ hoặc chịu phạt vi phạm hợp đồng. Sử dụng báo cáo HTK để kiểm tra, xác định lại doanh thu bán hàng trong kỳ là biện pháp rất hữu hiệu của cơ quan thuế nhưng ít có DN nào biết điều đó. Một DN kinh doanh xăng, dầu đã bị truy thu và phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế gần ba tỷ đồng chỉ vì cái báo cáo tồn kho đã... "lạy ông, tôi ở bụi này". Kết quả là, DN đành ký biên bản nộp truy thu và phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế tới hàng tỷ đồng. Trên thực tế trong DN có các loại báo cáo liên quan HTK sau: Báo cáo HTK Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư. Hỏi số tồn kho của một vật tư. Tổng hợp nhập xuất tồn. Báo cáo tồn kho. Báo cáo tồn theo kho. Báo cáo tồn kho hiện thời. Báo cáo tồn kho đầu kỳ. Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT). Bảng giá trung bình tháng. Sổ chi tiết của một tài khoản. Báo cáo động Phân tích HTK ... Cho phép người sử dụng tạo ra những báo cáo đặc thù theo bất kỳ tiêu thức nào. Truy vấn hàng hoá theo yêu cầu nghiệp vụ Bên cạnh các báo cáo kế toán theo mẫu quy dịnh của chế độ kế toán DN cần rất nhiều mẫu báo cáo khác nhằm phục vụ cho nhu cầu thông tin về HTK của mình như các báo cáo dự toán, báo cáo phân tích ... Hệ thống báo cáo kế toán của DN nếu được thiết kế tốt sẽ là căn cứ quan trọng khi đánh giá lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô cũng như sự đa đạng HTK của DN . I.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán HTK Vai trò của tài chính DN và bộ máy kế toán trong mỗi công ty là rất quan trọng, nó tồn tại và tuân theo quy luật khách quan,bộ máy kế toán sẽ điều hành toàn bộ hoạt đông tài chính DN nhưng bên cạnh đó tài chính DN và bộ máy kế toán còn bị chi phối bởi các mục tiêu và phương hướng kinh doanh của DN. Theo các chuyên gia tài chính thì bộ máy kế toán có tác dụng huy động khai thác nguồn tài chính nhằm đảm bảo yêu cầu kinh doanh, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả nhất của DN . Bộ máy kế toán sẽ xác định đúng nhu cầu cần huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ, lựa chọn phương tức đòn bẩy kinh doanh để huy động vốn, để nguồn vốn bảo toàn và phát triển, nâng cao thu nhập của DN . Bởi vì thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, DN có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Mặt khác sổ sách rõ ràng thì việc quyết toán về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động, phòng kế toán có thể chia ra làm các bộ phận như: kế toán công nợ và thanh toán, kế toán nguyên liệu vật tư, kế toán giá thành,kế toán kho, kế toán tổng hợp, kế toán quản trị... Bộ máy kế toán HTK giúp ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác về sự biến động, tình hình sử dụng hàng hoá, vật tư, sản phẩm của DN , đồng thời chi tiết theo từng chủng loại, nhóm vật tư, hàng hoá,… làm cơ sở cho việc quản lý dự trữ, nhập xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho. Vai trò kích thích và điều tiết hoạt động kinh doanh là vai trò quan trọng nhất của Kế toán HTK và bộ máy kế toán vì nó thực hiện được mục tiêu công cụ quản lý kinh doanh. Bộ máy kế toán HTK được tổ chức khoa học hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế toán HTK đáp ứng được các yêu cầu quản lý của DN trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin và đảm bảo an toàn cho HTK. Trải qua nhiều vụ bê bối tài chính lớn giờ đây các DN trên thế giới đã chú trong hơn bộ máy kế toán của DN . Điều này cũng là hợp lý bởi nếu cứ tiếp tục “xem thường bộ máy kế toán như trước đây” thì chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những vụ bê bối tài chính tương tự sẽ xảy ra. Việc tổ chức bộ máy kế toán HTK chính là một phần trong việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung. Tuỳ theo từng mô hình bộ máy kế toán(Bộ máy kế toán phân tán, tập trung, hay hỗn hợp) mà tổ chức bộ máy kế toán HTK sao cho phù hợp nhất. Việc tổ chức lao động kế toán trong bộ máy cũng rất quan trọng. Vấn đề này bao gồm: + Xây dựng đội ngũ lao động kế toán về HTK( tiết kiệm, có chuyên môn, đạo đức, có chất lượng). + Phân công lao động kế toán HTK trong bộ máy phù hợp (phân công rõ ràng, cụ thể,có bảng mô tả công việc và quản lý chặt chẽ, bất kiêm nhiệm, bất vị thân, hữu hiệu và hiệu quả...). + Tạo lập mối quan hệ giữa các lao động kế toán HTK với nhau, KT HTK với các lao động kế toán khác trong bộ máy bao gồm : quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ quan hệ tác nghiệp và quan hệ ghi chép, cung cấp số liệu, đối chiếu kiểm tra số liệu, kỹ năng làm việc nhóm... Tổ chức bộ máy kế toán HTK còn phải đảm bảo tính kiểm soát cao, tuân thủ quy chế trong và ngoài DN . I.3.6.Tổ chức hạch toán HTK : Tổ chức hạch toán HTK là thiết kế khối lượng công tác hạch toán trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo kế toán nhập- xuất- tồn cho các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tăng giảm trong kỳ kế toán. Hạch toán HTK bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp: + Hạch toán chi tiết HTK : DN có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. + Hạch toán tổng hợp HTK : Để hạch toán HTK kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc áp dụng phương pháp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của DN vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành. - Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình biến động của HTK một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại HTK . - Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản từng loại HTK mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế. I.4 Tổ chức phân tích thông tin kế toán HTK tại các DN . Tồn kho: khoản tồn kho thường chiếm tới 50% tài sản hiện có của công ty do đó nhà quản trị phải kiểm soát tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét xem lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý cũng như các biện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng HTK . I.4.1 Phân tích Vòng quay của HTK + Vòng quay HTK = Giá vốn hàng bán/ HTK bình quân Ý nghĩa : Hệ số này cho biết số lần HTK luân chuyển bình quân trong kỳ. Hệ số vòng quay HTK giảm thông thường là do hàng hoá bị ứ đọng không tiêu thụ được hay do công ty mở rộng kinh doanh, tăng tồn kho. Như vậy chỉ tiêu này cho biết việc lưu chuyển vốn dự trữ cho kinh doanh có hợp lý và hiệu quả hay không. Thông thường hệ số vòng quay càng cao thì việc kinh doanh thường là tốt, DN bán hàng tốt và sử dụng HTK hiệu quả (DN có hệ số vòng quay cao thường đòi hỏi đầu tư thấp cho HTK so với DN có cùng mức doanh thu nhưng có hệ số vòng quay thấp). Mặt khác hệ số vòng quay HTK càng cao thì càng làm cho DN được củng cố lòng tin về khả năng thanh toán. Tuy nhiên, chỉ số quá cao cũng có thể có nghĩa rằng DN đang đánh mất một số cơ hội doanh thu bởi vì những mặt hàng khách hàng đang có nhu cầu không còn để bán. Ngược lại nếu hệ số vòng quay HTK thấp nói lên HTK có thể bị ứ đọng vì dự trữ quá mức, thu mua chưa sát với nhu cầu sản xuất hoặc DN tiêu thụ kém., HTK đang vượt mức cho phép. Từ hệ số vòng quay HTK , có thể tính được một chỉ tiêu tương đương là thời gian luân chuyển tồn kho hay còn gọi là số ngày tồn đọng HTK Tốc độ luân chuyển HTK tăng thể hiện công ty hoạt đông tốt, việc gia tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ sẽ làm tăng giá vốn hàng bán đồng thời làm giảm tồn kho. Lượng hàng hóa tồn kho được giải phóng nhanh sẽ rút ngắn thời gian luân chuyển vốn và tăng khả năng thanh toán của công ty. Trên cơ sở nắm được tốc độ quay vòng của HTK nhà quản trị có thể phân tích những nhân tố ảnh hưởng tới dự trữ HTK từ đó có các quyết định điều chỉnh mức dự trữ cho hợp lý và đảm báo hiệu quả sử dụng vốn lưu động. I.4.2. Phân tích tỷ suất chu chuyển HTK . Nếu DN trữ quá nhiều hàng tồn thì vốn đáng lẽ ra được đầu tư để thu lợi nhuận đ ã bị mắc kẹt lại ở số lượng hàng tồn. Ngoài ra, để lưu trữ hàng hoá phải tốn nhiều chi phí kho bãi và còn phải chịu rủi ro hàng hoá đó bị lỗi thời. Mặt khác, nếu HTK quá ít, có nghĩa là công ty có thể đánh mất khách hàng bởi vì hàng hoá không đủ để bán. 2 tỷ lệ chính đánh giá lượng HTK là tỷ suất chu chuyển tồn kho và thời gian tồn kho trung bình. Tỷ suất chu chuyển HTK = Chi phí hàng hoá bán ra/HTK trung bình Thời gian tồn kho trung bình = 365/Tỷ suất tồn kho. Hai công thức trên bản chất là công thức tính vòng quay HTK và thời gian lưu chuyển HTK ở trên thôi. Tuy nhiên trong phần này xin đề cập thêm một công thức nữa là chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động là số ngày cần thiết để chuyển HTK và các khoản phải thu thành tiền mặt. Chu kỳ hoạt động ngắn là tốt. Chu kỳ hoạt động = Thời gian tồn kho trung bình + Thời gian thu nợ trung bình I.4.3.Phân tích tình hình thực hiện định mức HTK Trên cơ sở báo cáo tồn kho do kế toán cung cấp nhà quản lý có thể nắm được tình hình thực hiện định mức HTK để có phương án tác nghiệp trongquản trị HTK Tồn kho quá nhiều tới mức dư thừa sẽ trở nên lãng phí nhưng nếu quá ít cũng dẫn đến tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh thu, điều này sẽ không đảm bảo cho HĐKD được đều đặn và hiệu quả. Khi mức tồn kho nên cao quá hoặc thấp quá cần phải có động thái điều chỉnh để đảm bảo đáp ứng kịp thời đầy đủ hoặc duy trì mức tồn kho hợp lý._.oanh ở TCT này ngày càng hiệu quả hơn. III.1.3 Vai trò của công tác kế toán nói chung và kế toán HTK nói riêng tại TCT rau quả nông sản Vai trò của công tác kế toán nói chung: Công tác KT có vai trò rất lớn trong hoạt động của TCT thể hiện ở các điểm sau: + Công tác kế toán hoạt động hiệu quả với một bộ máy kế toán tài chính hoạt động năng suất và đáng tin cậy cùng với những chính sách, quy trình kế toán rõ ràng sẽ giúp cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy, giảm bớt các giao dịch hạch toán không chính xác hoặc không nhất quán do đó làm giảm thời gian giải quyết các sai sót này đồng thời điều này cùng với việc phân công trách nhiệm rõ ràng và hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp các kế toán làm việc độc lập hơn, giải phóng thời gian cho các cấp lãnh đạo, giải phóng cho kế toán trưởng khỏi các công việc hàng ngày cho phép tập trung vào những công việc hay những phân tích tạo ra giá trị cao hơn. Ngược lại nếu các quy trình kế toán không rõ ràng, kế toán vận dụng không nhất quán và các trách nhiệm quan trọng không được phân công, không được xác định rõ ràng sẽ dẫn đến một tỷ lệ hạch toán sai ở mức không cần thiết, kế toán trưởng bị ảnh hưởng bởi những sự việc không quan trọng dẫn tới bị quá tải. + Công tác kế toán hiệu quả minh bạch với thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp quản lý phát hiện được các gian lận và sai sót, những báo cáo tài chính chính xác về những tài sản như tiền , HTK và tài sản cố định cũng như việc đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách kế toán với kiểm kê thực tế sẽ giúp nhanh chóng tìm ra chênh lệch và nguyên nhân, hạn chế bớt gian lận, rủi ro về tài chính. Bên cạnh đó công tác kế toán tốt cung cấp báo cáo kịp thời giúp cho TCT tạo ra giá trị phụ trội hấp dẫn các nhà đầu tư, tạo uy tín cũng như chủ động hơn về vốn. + Một hệ thống kế toán vững mạnh giúp nhà quản lý quản trị tốt hơn( đưa ra các quyết định đúng đắn, lập dự toán cũng như kế hoạch sát thực tế, có cơ sở , hỗ trợ hệ thống đánh giá công việc hiệu quả…) điều này giúp TCT có các chiến lược đúng đắng, đi đúng hướng , hạn chế sai sót về quản lý, tiết kiệm chi phí. Vai trò của kế toán HTK : TCT như hầu hết các DN đều có HTK bởi vì tất cả các công đoạn mua, sản xuất và bán không diễn ra vào cùng một thời điểm. Mặt khác, cần có HTK để duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoạt động phân phối, ngăn chặn những bất trắc trong sản xuất, vì vậy kế toán HTK là một việc làm rất quan trọng. Nếu như công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinh tế tài chính thì hạch toán kế toán HTK là công cụ đắc lực của công tác quản lý tài sản với mục đích xem các tài sản có được phản ánh đầy đủ, chính xác , kịp thời hay không , có ảnh hưởng lớn đến tình hình quản lý chung của TCT hay không ? Hạch toán HTK là công cụ giúp lãnh đạo TCT nắm tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, hạch toán HTK có phản ánh chính xác , kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được một cách toàn diện tình hình thu mua nhập xuất , dự trữ hàng , Việc xác định và tính chính xác giá trị HTK ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm. Mà công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các tài sản khác. Và tại TCT lại có rất nhiều khoản mục HTK khó phân loại và định giá. Chính vì thế thực hiện tốt việc tổ chức hạch toán HTK , chuẩn hóa các báo cáo tài chính cho phép TCT tiết kiệm được thời gian, chi phí và nâng cao được hiệu quả kiểm soát. Mặt khác nó còn giúp cho TCT thấy được những sai sót, yếu kém trong công tác kế toán và công tác quản lý và xác định đúng trách nhiệm của TCT , trách nhiệm của các bộ phận , trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện nghiệp vụ đối với Nhà nước. III.2.Những nhiệm vụ, yêu cầu cơ bản và định hướng hoàn thiện công tác kế toán HTK III.2.1 Nhiệm vụ Để thực hiện chức năng của mình trong phạm vi quản lý HTK theo điều lệ tổ chức công tác kế toán Nhà nước Kế toán HTK tại TCT có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, tính giá thực tế của vật tư hàng hóa đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hóa về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn ... nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại hàng cho quá trình sản xuất kinh doanh của TCT . - Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán HTK, hướng dẫn , kiểm tra các bộ phận kho hàng trong đơn vị , thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về HTK đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán . Tạo điều kiện thuận lợi , cho công tác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi nghành. - Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản dự trữ và sử dụng HTK , phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những xử lý hàng thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng, tính toán chính xác số lượng, giá trị. - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại HTK theo chế độ Nhà nước quy định , lập các báo cáo về HTK phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý. Kế toán quản trị HTK có nhiệm vụ sau - Lập danh điểm vật tư và tổ chức kế toán quản trị về số hiện có, số đã sử dụng, đã bán cả về số lượng và giá trị phù hợp danh điểm vật tư, sản phẩm, hàng hoá đã lập theo yêu cầu quản lý nội bộ TCT . - Để kế toán được số vật tư đã sử dụng và số tồn kho hợp lý, cần xác định được phương pháp tính giá HTK phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của TCT , từng đơn vị trong TCT , đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như lập kế hoạch cho tương lai. - Lập định mức chi phí nguyên liệu, vật liệu cho từng công việc, sản phẩm và lập định mức dự trữ cho từng danh điểm HTK . - So sánh giữa định mức đã lập và thực tế thực hiện, đưa ra nhận xét và kiến nghị. III.2.2.Những yêu cầu Để nội dung hoàn thiện có cơ sở khoa học, cụ thể và mang tính hiện thực, cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế Các quốc gia trên thế giới đều có các quy định khác nhau về kế toán và chế độ kế toán, Việt nam cũng không phải là ngoại lệ. Tuy nhiên tất cả các quốc ra đều phải tuân thủ một chuẩn mực chung là chuẩn mực kế toán quốc tế nhằm đảm bảo thông tin kinh tế tài chính phải có tính pháp lý của nó thì thông tin mới đáng tin cậy và mỗi quốc ra đều căn cứ vào thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế mà vận dụng cho phù hợp với đất nước mình. Các thông tin kinh tế tài chính phải có cơ sở so sánh được với nhau đòi hỏi các quy định lập và trình bày nó phải phù hợp với thông lệ quốc tế. Hoàn thiện chính sách kế toán là xu hướng tất yếu trong thời đại mới và phải phù hợp với những quy định kế toán trên thế giới và thông lệ quốc tế. Yêu cầu hoàn thiện phải xuất phát từ quan điểm này. - Tuân thủ cơ chế về quản lý(chế độ, chuẩn mực kế toán, các chính sách của nhà nước) Phải phù hợp với thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế, tuân thủ các chế độ, chuẩn mực kế toán, các chính sách của Nhà Nước Việt Nam. Yêu cầu này nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Nhà Nước một cách thống nhất, sử dụng thông tin, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho TCT trong việc áp dụng quy định , chế độ, chính sách. Tuy nhiên, các chính sách phải phù hợp với đặc thù của Việt Nam, tính khả thi cao là một thách thức đối với các nhà nghiên cứu cũng như các nhà hoạch định và ban hành chính sách kế toán. - Xuất phát từ thực tế tổng công ty Việc hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với các đặc điểm của TCT về tổ chức bộ máy, về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh…xuất phát từ nhu cầu thực tế của TCT nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý, từ đó mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Thực tế hiện nay là hệ thống kế toán tài chính TCT ban hành với sự đóng góp của rất nhiều chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhưng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp nên các đơn vị được vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh riêng và nhu cầu thực tế của minh, do vậy cũng rất thuận lợi cho việc khai thác các thông tin của kế toán tài chính để phục vụ cho mọi mục tiêu quản trị DN . Việc hoàn thiện phải được dựa trên cơ sở thực trạng hiện tại của TCT trong đó có tính đến các nhân tố liên quan như xu hướng phát triển của ngành trong thời gian tới, đặc điểm và trình độ quản lý, năng lực của cán bộ quản lý và bộ máy kế toán TCT . Tổ chức công tác kế toán HTK phải phù hợp với trang thiết bị, sử dụng phương tiện tính toán cũng như biên chế của bộ máy kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có. Trên cơ sở đó , nội dung hoàn thiện phải chọn lọc những nội dung đã có, xây dựng thêm những nội dung chưa có hoặc chưa hoàn thiện, không phá vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại. Nó đảm bảo cho việc hoàn thiện mang tính thực tế và có ý nghĩa. - Đảm bảo hiệu quả thiết thực song vẫn tiết kiệm và có tính khả thi Cũng như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường là luôn phải chú trọng tới hoạt động sxkd, TCT phải tính toán tới hiệu quả kinh tế của bất kỳ một hoạt động nào trong đơn vị, đồng thời phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận mang lại trong quá trình hạch toán. Việc hoàn thiện phải dựa trên các cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công viêc nhưng vẫn mang tính hiệu khoa học cao vì mục tiêu của TCT là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao nhất. Phải giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích thu được trong quá trình thực hiện là việc hoàn thiện phải có sự tính toán, cân đối sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi thì có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí ,tăng thu nhập , tích luỹ cho TCT, do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép tình hình nhập xuất HTK. Trong khâu dự trữ , đòi hỏi TCT phải xác định được định mức dữ trữ tối đa , tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường , không bị ngừng trệ bị gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều - Đảm bảo cung cấp thông tin trung thực, kịp thời chính xác Hoàn thiện tổ chức kế toán HTK phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Trong TCT , thông tin do kế toán cung cấp bao gồm thông tin kế toán tài chính được công bố cho các đối tượng bên ngoài có quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị và thông tin kế toán quản trị được phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý. Trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán cần linh hoạt, nhanh chóng , thích hợp với quyết định của nhà quản lý để đảm bảo khả năng cạnh tranh thế mạnh của DN trước xu thế cạnh tranh ngày càng quyết liệt trên thị trường viễn thông trong nước và thế giới. - Tổ chức công tác kế toán phải hài hoà giữa kế toán quản trị HTK và KTTC, tránh sự trùng lặp giữa KTQT và KTTC. Đây cũng là một yêu cầu mới vì cho tới nay hầu hết TCT mới chỉ nhận thức được sự quan trọng và khác biệt của KTQT và KTTC chứ trong việc thực hiện thì còn chưa rõ ràng vẫn coi KTQT là sự chi tiết hoá từ KTTC . Như vậy việc kết hợp hài hoà giữa KTQT và KTTC sẽ hỗ trợ lẫn nhau và cùng là cơ sở để nhà quản trị có thể kiểm tra, phân tích và ra các quyết định kịp thời hợp lý vì vậy nó chính là một yêu cầu không thể thiếu đối với TCT . III.2.3.Định hướng hoàn thiện Hoàn thiện tổ chức kế toán HTK tại TCT là một vấn đề rất được quan tâm do những ảnh hưởng của nó đến hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT . Hơn nữa, đặt trong những điều kiện môi trường kinh doanh quản lý và vai trò , vị trí của HTK thì HTK càng được quan tâm và có vai trò quan trọng rất lớn so với những tài sản khác, theo đó định hướng hoàn thiện cần tập trung theo hai hướng: - Hoàn thiện những nội dung tổ chức kế toán HTK còn chưa hợp lý với quy dịnh hiện hành hoặc chưa thật phù hợp với tình hình và xu hướng phát triển hoạt động kinh doanh của TCT trên cơ sở thực hiện đầy đủ mọi nguyên tắc kế toán tài chính. - Xây dựng mô hình kế toán quản trị trong các đơn vị thuộc TCT , trong đó có kế toán HTK nhằm phục vụ cung cấp thông tin cho công tác quản trị. Với đặc điểm hệ thống kế toán DN ở Việt Nam hiện nay,việc xây dựng phải được tiến hành trên cơ sở kế thừa những nội dung đã có của kế hoạch tài chính, sử dụng triệt để thông tin, các chế độ chưúng từ , tài khoản, số sách và báo cáo kế toán tài chính, nhất là các chế độ hướng dẫn là phù hợp hơn cả.Bởi kế toán tài chính vật tư và kế toán quản trị đều sử dụng thông tin thu thập được trong quá trình hoạt động của DN , vấn đề là cần thiết phải xác định được trình tự thu thập thông tin đầu vào của hai bộ phận này để xử lý nhằm cung cấp thông tin đầu ra cho phù hợp với chức năng của mỗi bộ phân. III.3.Giải pháp hoàn thiện III.3.1 Giải pháp Một hệ thống kế toán có hiệu quả luôn là 1 lợi thế đối với bất cứ 1 doanh nghiệp nào bởi vì nó không những cho các DN giảm bớt chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro đồng thời tạo được uy tín của DN đối với sản phẩm dịch vụ cung cấp. Mặt khác khi các vấn đề hội nhập kinh trở thành xu thế tất yếu của thời đại và đang đặt ra cơ hội, thách thức lớn đối với toàn TCT thì vấn đề đặt ra làm thế nào để TCT có thể cạnh tranh với các tập đoàn lớn trong và ngoài nước khi các hiệp định thương mại Quốc tế có hiệu lực tại Việt Nam. Đó chỉ có thể là nội lực của chính bản thân tổng công ty. Muốn vậy thì yêu cầu đặt ra là phải thực hiện tốt công tác quản lý tài chính TCT do vậy cần không ngừng hoàn thiện công tác kế toán trong đó cần phải chú ý đến việc hoàn thiện kế toán HTK. Tại TCT nhu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán HTK với việc tăng cường quản trị nội bộ sao cho khoa học hơn, phù hợp luôn được TCT rất quan tâm. Với mong muốn xây dựng tốt hơn kế toán HTK và hiệu quả quản trị tác giả xin đưa ra một số biện pháp như sau: Thứ nhất : Tổ chức bộ máy kế toán HTK theo mô hình kết hợp giữa KTQT và KTTC Trên cơ sở bộ máy kế toán tài chính đã có của TCT , bộ phận kế toán quản trị HTK của kế toán quản trị sẽ được kết hợp với các kế toán phần hành theo sơ đồ dưới đây: Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Lập dự toán, phân tích, tư vấn HTK KTQT Lập báo cáo tài chính (các chỉ tiêu liên quan HTK) Lập báo cáo quản trị (các chỉ tiêu liên quan HTK) KTTC Xử lý số liệu tổng hợp Xử lý số liệu chi tiết Sơ đồ 12: Sơ đồ kết hợp công việc của kế toán quản trị và kế toán tài chính Tổ chức các bộ phận của kế toán quản trị Kế toán quản trị sẽ được tổ chức gồm 3 bộ phận như sơ đồ dưới đây: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HTK Bộ phận phân tích, đánh giá, tổng hợp HTK Bộ phận tư vấn, kiểm tra HTK Bộ phận dự toán HTK Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán quản trị Theo đó, trong phần hành kế toán hàng tồn kho, kế toán thực hiện những nội dung công việc kế toán ứng với từng khâu công việc của kế toán HTK, trong đó gồm những công việc của KTTC và của KTQT. Trong các phần hành kế toán trên, đáng lưu ý là bộ phận tổng hợp, kiểm tra, tư vấn. Bộ phận phân tách thành 2 bộ phận. + Bộ phận kế toán phân tích, tổng hợp HTK thuộc KTTC: thực hiện việc tổng hợp, kiểm tra thuộc phần việc của KTTC. Bộ phận này thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu liên quan đến KTTC của các bộ phận kế toán khác, tổng hợp hoàn chỉnh số liệu và lập báo cáo tài chính . + Bộ phận tư vấn, kiểm tra là phần việc của KTQT HTK. Bộ phận này thực hiện kiểm tra các dự toán chi tiết do các bộ phận kế toán khác lập để tổng hợp và hoàn chỉnh hệ thống dự toán liên quan đến hàng tồn kho, kiểm tra các báo cáo thực hiện, phân tích các thông tin trong báo cáo KTQT HTK, soạn thảo, phân tích các dự án quản trị các tình huống, phương án để tư vấn cho các nhà quản trị TCT . Trong chu trình hàng tồn kho, kế toán vừa đảm nhận công việc của KTQT vừa đảm nhận công việc của KTTC nên cần bố trí công việc cho các nhân viên kế toán hợp lý, sao cho các thông tin kế toán chi tiết được hệ thống hoá trên sổ kế toán được tiến hành nhanh chóng, trở thành thông tin hữu ích cho từng tình huống ra quyết định quản trị. Đồng thời, đó cũng là căn cứ để tổng hợp lập các chỉ tiêu liên quan trong các báo cáo tài chính. - Thứ hai: Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng nhập xuất kho. Thực tế tại TCT trong trường hợp mua hàng xuất khẩu, kế toán hàng hoá chỉ hạch toán kho hàng còn theo dõi cong nợ về mua bán hàng là của bộ phận kế toán khác .Vì vậy có nhiều trường hợp khi chứng từ thanh toán gửi đến thì kế toán kho hàng mới biết hàng đã về kho và lúc đó kế toán mới ghi bút toán kho hàng .Cũng có khi chứng từ xuất khẩu gửi đến kho hàng thì kế toán hàng hoá mới biết hàng đã được thanh toán và sẽ căn cứ vào chứng từ ghi bút toán xuất kho hàng hoá . Như vậy theo em trong trường hợp này kế toán hàng hoá hạch toán kho hàng cần quản lý chặt chẽ kho hàng đồng thời theo dõi công nợ về mua bán hàng .Nghĩa là khi hàng hoá đã về kho,kế toán kho hàng ghi bút toán xác nhận hàng đã về kho đồng thời hạch toán trả tiền người bán. Trong trường hợp bán hàng giao thẳng,kế toán nên sử dụng hoá đơn bán hàng giao thẳng. Khi hải quan xác định hàng đã XK thì kế toán phản ánh số tiền phải thu của khách hàng và căn cứ vào hoá đơn bán hàng giao thẳng,kế toán ghi giá vốn của hàng xuất bán. Như đã nêu ở các phần trên,hiện nay tại tổng công ty, khi phản ánh nghiệp vụ XK hàng hoá trực tiếp đối với hàng qua kho hay XK thẳng, kế toán đều phản ánh qua TK156. Trị giá hàng xuất kho = trị giá thực tế hàng nhập kho = trị giá mua ghi trên hoá đơn( không tính đến chi phí thu mua) Vì vậy,tác giả xin đề xuất một số ý kiến như sau: + Kế toán chỉ sử dụng TK156 để phản ánh số hàng thực tế đã nhập kho . + Tính chi phí thu mua vào giá hàng nhập Trị giá mua theo Chi phí thu mua Trị giá hàng nhập kho = hoá đơn + hàng hoá Bên cạnh tài khoản 156 sử dụng thêm 2 tài khoản - Sử dụng các tài khoản 151- hàng mua đi trên đường - Sử dụng tài khoản 157 – hàng xuất gửi bán : TCT nên sử dụng tài khoản 157 để theo dõi trị giá hàng xuất kho để xuất bán hay chuyển thẳng ra cảng để xuất khẩu nhưng chưa giao cho người vận tải, như vậy sẽ đảm bảo xác định được chính xác giá trị HTK và giá trị hàng gửi đi xuất khẩu nhất là khi hàng xuất kho gửi bán nhưng một thời gian sau mới có chứng từ về việc lô hàng đó được tiêu thụ hay hàng chuyển thẳng không qua kho hoặc hàng xuất kho cuối tháng nhưng sang tháng sau mới được xác định tiêu thụ thì việc ghi chép trên tài khoản 157 là hợp lý. Việc sử dụng tài khoản 157 để hạch toán bên cạnh tài khoản 156 sẽ giảm bớt được việc phải theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá ở trong kho và hàng hoá đã được gửi đi. - Thứ ba: Về việc mở sổ theo dõi hàng nhận nhập kho do uỷ thác xuất khẩu: Kế toán HTK nên mở sổ “Theo dõi hàng nhận nhập kho uỷ thác xuất khẩu” cho từng đơn vị uỷ thác, sổ này cung cấp số liệu một cách rõ ràng, nhanh nhất về tình hình xuất khẩu hàng cho một đơn vị nhất định, sổ được mở riêng cho từng đơn vị giao uỷ thác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng nhận uỷ thác xuất khẩu. SỔ THEO DÕI HÀNG NHẬN UỶ THÁC XUẤT KHẨU Nhà máy : Ngày Chứng từ Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Tình hình thực hiện Số Ngày Tiêu thụ Chưa XK Cộng Giá trị thị trường HTK tại thời điểm lập BCTC Giá trị ghi sổ HTK Chênh lệch giảm giá HTK = x - Thứ tư : Vì giá rau quả nông sản thường xuyên biến động trên thị trường, TCT nên lập dự phòng giảm giá HTK nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng trị giá thuần túy của HTK , nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của TCT khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Mức dự phòng giảm giá HTK Số lượng HTK bị giảm giá tại thời điểm lập BCTC Chênh lệch giảm giá HTK = x Thứ 5: Nên liệt kê thêm vào thẻ kho : số lượng tối đa, số lượng tối thiểu cần thiết nhằm tránh trường hợp có nhiều hàng tồn kho hoặc trong kho hết hàng THẺ KHO Từ ngày ….. đến ngày ……. Lập ngày tháng năm 200 Tên nhãn hiệu quy cách hàng hoá: …………………………………………….. Đơn vị tính: …………………. Mã số : ……………………… Số lượng tối đa : ...… Số lượng tối thiểu : ...... STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ Cộng Để thực hiện việc này có thể kết hợp với bên lập trình thiết kế để có cảnh báo nếu ít hơn mức tối thiểu hoặc nhiều hơn mức tối đa Phối hợp với phòng kế hoạch, phòng kinh doanh để đưa ra định mức đối với từng mặt hàng từng kho sao cho phù hợp Thiết kế hệ thống báo cáo vượt định mức hàng tồn kho và báo cáo dưới định mức hàng tồn kho trên phần mềm. III.3.2 Điều kiện để thực hiện các giải pháp Về phía nhà nước Các bộ ban ngành cần thống nhất các quy định và hướng dẫn về lập và trình bày hệ thống báo cáo quản trị HTK từ đó để phổ biến rộng rãi đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng, phục vụ cho công tác nghiên cứu cũng như áp dụng trong thực tiễn. XD mô hình kế toán quản trị HTK cho ngành rau quả nông sản. Đồng thời nhà nước cần tạo ra môi trường cho kế toán quản trị phát triển thông qua chiến lược đạo tạo trong hệ thông các trường kinh tế. Các bộ ban ngành cần tổ chức, chủ trì các cuộc hội thảo về kế toán quản trị HTK, phương pháp xử lý kế toán đối với một vài nghiệp vụ kế toán đặc thù liên quan đến HTK của các công ty quốc gia trên thế giới. Từ đó khái quát thành văn bản công bố trên các phương tiện để tiện cho việc nghiên cứu tiếp theo, đồng thời có thể vận dụng trong môi trường kinh doanh ở Việt Nam. Cùng với nhà nước, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn cần tổ chức nhiều hơn nữa các cuộc hội thảo, các lớp giảng dạy ngắn hạn về kế toán quản trị cho cán bộ kế hoạch và cán bộ quản lý. Bên cạnh đó, các cấp, cơ quan chức năng cần sớm thúc đẩy hợp tác và hoàn thiện các thỏa thuận liên quan đến nhập khẩu rau, quả vào các thị trường lớn, đặc biệt là việc kiểm dịch thực vật, đàm phán về các chính sách thuế. BTC cần tiếp tục rà soát, cập nhật và hoàn thiện nội dung của các chuẩn mực liên quan đến HTK đã ban hành …hoàn chỉnh, bổ sung những điểm chưa phù hợp, chưa thống nhất, bỏ đi những điểm không còn phù hợp với điều kiện hiện nay. Những năm qua các chuẩn mực kế toán quốc tế có những thay đổi, đòi hỏi phải cập nhật đảm bảo nhất quán với chuẩn mực kế toán quốc tế. Về phía tổng công ty Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phục vụ thông tin cho việc lập và trình bày báo cáo kế toán HTK . Có thể nói, hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho báo cáo kế toán HTK là yêu cầu tiên quyết trong việc lập báo cáo này. Để lập được báo cáo kế toán HTK , kế toán cần rất nhiều dữ liệu và chứng từ kế toán của công ty mẹ và các công ty con. Xây dựng chính sách kế toán thống nhất trong toàn tổng công ty. Nghiên cứu và xây dựng mô hình tổ chức kế toán phù hợp với tình hình tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và đặc điểm hoạt động để có được thông tin thích hợp khi đánh giá các công ty con và phục vụ thông tin cho việc lập báo cáo hợp nhất trong tương lai. Vận dụng có chọn lọc các quy định của kế toán quốc tế cũng như các thông lệ quốc tế, chế độ kế toán về HTK hiện hành để đáp ứng trước mắt nhu cầu của đơn vị, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý các đối tượng sử dụng cũng như chế độ báo cáo theo đúng quy định của Nhà nước Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng thông tin phục vụ cho việc kiểm soát hiệu quả nhất là kiểm soát HTK nhằm có được thông tin đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng báo cáo này. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải được quan tâm hơn nữa, đảm bảo thông tin minh bạch, rõ ràng, tăng cường kiểm soát các hoạt động, tránh các sai sót và gian lận trên báo cáo tài chính. Nâng cao trình độ hiểu biết của các nhà quản lý tại TCT khi đọc các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính , báo cáo quản trị để các báo cáo này là công cụ hữu ích cho việc kiểm soát và ra các quyết định liên quan đến hoạt động của toàn TCT . Về phía các DN , các đơn vị hạch toán thuộc tổng công ty Các DN cần nghiên cứu và ban hành quy chế tổ chức kế toán trong đơn vị mình để đảm bảo tính thống nhất khi thực hiện chính sách kế toán, kỳ kế toán cũng như việc ghi nhận các thông tin chi tiết liên quan đến vấn đề cung cấp nội bộ nhằm giúp cho việc xử lý thông tin được thuận lợi dễ dàng và thông tin trung thực hợp lý. Phối hợp với tổng công ty,bộ chủ quản, bộ ban ngành trong việc tham gia các hội thảo để phản ánh các vấn đề còn vướng mắc để tìm ra phương pháp tháo gỡ, đồng thời tiếp thu những quan điểm mới. Để cho hoàn thiện kế toán HTK theo đúng phương pháp, đúng tiến độ quy định của Nhà nước Kết luận Đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán HTK tại văn phòng TCT rau quả nông sản. Trên cơ sở khảo sát thực tế luận văn đã đánh giá các mặt thực hiện tốt và những tồn tại cần khắc phục của công tác tổ chức kế toán HTK tại đơn vị nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả quản trị HTK . Tuy có nhiều cố gắng song không tránh khỏi sự thiếu sót do sự phát triển không ngừng của nền kinh tế nhiều sản phẩm, dịch vụ mới ra đời nên còn nhiều vấn đề kế toán HTK cần tiếp tục được nghiên cứu hoàn thiện. Rất mong nhận được ý kiến của các thầy cô ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Tấn Bình (2005), Phân tích hoạt động doanh nghiệ, Nhà xuất bản Thống Kê Hà Nội. Phạm văn Dược, Kế toán quản trị và phân tích kinh doanh, Nhà xuất bản Thống Kê Hà Nội. Nguyễn Minh Phương (2004), Giáo trình kế toán quản trị, Nhà xuất bản tài chính. Walter B.Meigs, Robert F.Meigs (1994), Kế toán cơ sở của các quyết định kinh doanh, Nhà xuất bản chính trị quốc gia. Bộ Tài Chính (2006), Thông tư 53.BTC.2006: “Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp. Bộ tài chính, Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC 20/03/200. Bộ tài chính, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02(VSA 02) ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001. Chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (ISA02) Phương pháp tính giá nhập hàng tồn kho. Phân loại hàng tồn kho. Đặc điểm kế toán hàng tồn kho của hệ thống kinh tế Anh. Đặc điểm kế toán hàng tồn kho của hệ thống kinh tế Pháp. Đặc điểm kế toán hàng tồn kho của hệ thống kinh tế Mỹ. www.webketoan.vn, Phương pháp tính giá hàng tồn kho. www.sapuwa.com.vn, Quản trị hàng tồn kho thế nào cho hiệu quả? www.mof.gov.vn www.agroviet.gov.vn PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu: 2 5. Những đóng góp 3 6. Nội dung nghiên cứu 3 Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán HTK trong các DN 4 I.1. HTK và quản lý HTK tại các DN 4 I.1.1 Khái niệm, đặc điểm , phân loại HTK trong các DN 4 I.1.1.1 Khái niệm 4 I.1.1.2 Đặc điểm 6 I.1.1.3 Phân loại HTK 7 I.1.2 Quản lý HTK trong các DN [14] 9 I.1.2.1 Quản lý hiện vật của HTK 10 I.1.2.2 Quản trị kế toán HTK . 11 I.1.2.3 Quản trị kinh tế của HTK . 12 I.1.2.4 Quản lý HTK tại các khâu trong quá trình sxkd 14 I.2. Nội dung tổ chức thu thập thông tin kế toán HTK tại các DN 14 I.2.1. Vai trò của thông tin kế toán quản trị HTK trong các DN 14 I.2.2. Xác định phương pháp tính giá HTK 17 I.2.2.1. Cơ sở tính giá HTK 17 I.2.2.2 Phương pháp tính giá xuất HTK 18 I.3 Tổ chức kế toán HTK 22 1.3. 1 Tổ chức chứng từ 22 I.3.2 Tổ chức tài khoản 25 I.3.3 Tổ chức sổ kế toán 25 I.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo 27 I.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán HTK 29 I.3.6.Tổ chức hạch toán HTK : 30 I.4 Tổ chức phân tích thông tin kế toán HTK tại các DN . 31 I.4.1 Phân tích Vòng quay của HTK 31 I.4.2. Phân tích tỷ suất chu chuyển HTK . 32 I.4.3.Phân tích tình hình thực hiện định mức HTK 33 I.4.4. Phân tích tỷ trọng HTK 33 1.5 Kinh nghiệm kế toán HTK và tổ chức quản trị HTK trên thế giới [4, 5] 34 I.5.1 Mô hình kế toán dạng Anglo-Saxon 34 I.5.2 Mô hình kế toán Tây Âu 40 Chương II Thực trạng tổ chức kế toán HTK tại TCT Rau quả nông sản 43 II.1 Tổng quan về TCT rau quả nông sản 43 II.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của TCT rau quả nông sản 43 II.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy của TCT rau quả nông sản 44 II.2 Thực trạng tổ chức kế toán tại TCT rau quả nông sản 48 II.2.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Tổng công ty: 48 II.2.1.1. Bộ máy công tác kế toán: 48 II.2.1.2. Hình thức kế toán: 51 II.2.1.3.Các chính sách kế toán được áp dụng tại tổng công ty 51 II.2.2. Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán: 51 II.2.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: 52 II.2.2.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất: 54 II.2.2.3. Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế toán: 56 II.2.2.4. Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: 58 II.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán HTK tại văn phòng TCT RQ nông sản 60 II.3.1. Thực trạng 60 II.3.1.1.Đặc điểm HTK tại VP TCT rau quả nông sản 60 II.3.1.2. Phương pháp tính giá HTK tại TCT rau quả nông sản 64 II.3.1.3.Về tổ chức thu thập thông tin kế toán HTK tại TCT RQ nông sản. 67 II.3.1.4.Tổ chức phân tích thông tin kế toán HTK tại TCT rau quả nông sản 83 II.3.1.4.1. Xác định, phân tích tỷ trọng HTK 83 II.3.1.4.2. Phân tích vòng quay HTK . 85 II.3.2. Đánh giá thực trạng 86 II.3.2.1 Ưu điểm 86 II.3.2.2 Tồn tại 90 Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán HTK tại TCT rau quả nông sản. 94 III.1.Tính tất yếu phải hoàn thiện công tác kế toán HTK 94 III.1.1Do yêu cầu của quá trình hội nhập kinh tế quốc tế 94 III.1.2.Sự cần thiết phải hoàn thiện 97 III.1.3 Vai trò của công tác kế toán nói chung và kế toán HTK nói riêng tại TCT rau quả nông sản 98 III.2.Những nhiệm vụ, yêu cầu cơ bản và định hướng hoàn thiện công tác kế toán HTK 100 III.2.1 Nhiệm vụ 100 Kế toán quản trị HTK có nhiệm vụ sau 101 III.2.2.Những yêu cầu 101 III.2.3.Định hướng hoàn thiện 104 III.3.Giải pháp hoàn thiện 104 III.3.1 Giải pháp 105 III.3.2 Điều kiện để thực hiện các giải pháp 109 Kết luận 112 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 113 ._.