Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương 1

chế này trước hết đảm bảo quản lý hữu hiệu tình hình thanh toán và công nợ của doanh nghiệp sao cho có thể duy trì và tăng cường khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong tương lai. Điều này vô cùng quan trọng vì khả năng thanh toán của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại trước mắt của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Để có thể duy trì và tăng cường khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đòi hỏi việc quản lý tình hình thanh toán và công nợ phải được quan tâm thích đáng. Muốn vậy cần phải tăng cường hiệu quả của công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp vì hạch toán kế toán là một công cụ quản lý tối quan trọng có khả năng phản ánh và giám đốc liên tục và toàn diện nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, khi mà công tác hạch toán kế toán vẫn chưa thực sự phát huy được vai trò của nó ở cả hai lĩnh vực quản lý công nợ trong thanh toán và cung cấp thông tin cho công tác quản trị nội bộ. Điều đó biểu hiện ở: tình trạng phá sản vì công nợ dây dưa và Nợ phải thu khó đòi hiện vẫn là vấn đề nổi cộm trong các hoạt động kinh tế và các thông tin kế toán về thực trạng công nợ chưa được sử dụng phổ biến để thiết lập các quyết sách và chiến lược tài chính, đặc biệt là đối với vấn đề chiếm dụng vốn và thu hồi vốn. Vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán như thế nào để đáp ứng được yêu cầu quản lý nói trên là vấn đề cấp thiết đang thu hút được sự quan tâm và mong muốn tìm ra hướng giải quyết của những người làm công tác kế toán hiện nay. Đối với một doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và kinh doanh thì các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là những quan hệ phát sinh thường xuyên và phổ biến. Những mối quan hệ này có ảnh hưởng lớn tới quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp do nó quyết định một phần quan trọng công tác huy động vốn và thu hồi vốn. Vì vậy quản lý tốt công tác thanh toán, mà đặc biệt là quản lý công nợ, sẽ giúp công ty giảm bớt được những khó khăn trong huy động vốn và thu hồi vốn kinh doanh nhằm đẩy nhanh quá trình sản xuất, kinh doanh và gia tăng lợi nhuận. Công ty cổ phần thuốc thú y TWI là một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốc thú y lâu năm nên công ty có quan hệ với rất nhiềukhách hàng và nhà cung cấp. Vì vậy có thể nói, quan hệ thanh toán với những đối tượng này là những mối quan hệ thanh toán đặc trưng của công ty. Xuất phát từ đặc điểm đó cùng với những đòi hỏi cấp thiết của việc hoàn thiện công tác quản lý công nợ hiện nay bằng phương pháp hạch toán kế toán, em đã thực hiện nghiên cứu đề tài: " Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI ". Để thực hiện đề tài trên em đã trực tiếp thu thập số liệu, quan sát, phỏng vấn kế toán thanh toán của công ty về quy trình cũng như phương pháp hạch toán công nợ tại công ty, đồng thời trên cơ sở những số liệu thu thập được em đã thực hiện phân tích để đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán cũng như tình hình và khả năng thanh toán của công ty. Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lí luận chung và phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI. Phần I. Cơ sở lí luận và phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp. Cơ sở lí luận chung về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp . Thanh toán với người mua, người bán và ý nghĩa của việc quản lý công nợ trong thanh toán tại doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ đặc trưng và phổ biến. Theo nghĩa chung nhất, hoạt động thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp là quan hệ kinh tế tài chính phát sinh giữa bên phải trả và bên được nhận tiền, phát sinh trong quá trình mua bán vật tư, tài sản, hàng hoá… và dịch vụ Xét trên phương diện của hoạt động kinh tế, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ mà tuỳ thuộc vào đối tượng thanh toán thì doanh nghiệp có thể là bên được nhận tiền hoặc bên có nghĩa vụ phải trả. Các quan hệ này chấm dứt khi các bên đạt được mục đích của mình. Xét trên phương diện tài chính, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là hoạt động liên quan đến thu- chi trong kinh doanh, nghĩa là liên quan đến luồng tiền vào, ra của doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng của hoạt động đi chiếm dụng vốn và thu hồi vốn của doanh nghiệp. Hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Tuy vậy, quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp không phải là quan hệ thanh toán duy nhất trong một doanh nghiệp, mà nó tồn tại song song với các mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác, từ đó cấu thành tổng thể các quan hệ kinh tế tài chính của một doanh nghiệp như được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Doanh nghiệp Các đối tác liên doanh Các khách hàng Các đơn vị trực thuộc và phụ thuộc Công nhân viên Các nhà cung cấp Các tổ chức tín dụng và ngân hàng Ngân sách Nhà nước Sơ đồ 1.1 : Các quan hệ thanh toán chủ yếu của một doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát sinh các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, thường xảy ra các nghiệp vụ sau: Thanh toán ngay Thanh toán sau Đặt trước tiền hàng Trong đó, trường hợp thanh toán sau hoặc đặt trước tiền hàng sẽ làm phát sinh công nợ phải thu hoặc phải trả của doanh nghiệp với các đối tượng có liên quan. Đây là hai tình huống chủ yếu phát sinh trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp, và điều đó đặt ra yêu cầu quản lý công nợ trong thanh toán đối với doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường, quản lý tốt công nợ trong thanh toán trước hết sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toán các khoản nợ đến hạn và thu hồi vốn kinh doanh cùng lợi nhuận kinh doanh, tránh được tối đa các rủi ro trong thanh toán chẳng hạn như nợ phải trả chồng chất không có khả năng thanh toán hoặc nợ phải thu khó đòi. Sau là, dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quản lý là duy trì, tăng cường, mở rộng hay huỷ bỏ các mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe, hoặc với các khách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từng bước hoàn thiện chính sách khách hàng và nhà cung cấp của mình. Bên cạnh đó sẽ là hữu ích hơn nếu doanh nghiệp tận dụng được những thông tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng những thông tin quản lý công nợ của các đối tượng khác để lập kế hoạch quản lý, cân đối, và sử dụng số vốn chiếm dụng được và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện các chiến lược kinh doanh của riêng mình. 1.2. Các phương thức thanh toán chủ yếu. 1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Đây là phương thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức này được áp dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Tuy vậy, nó chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Đối với những giao dịch có trị giá thanh toán lớn, thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện và không an toàn.Thanh toán bằng tiền mặt gồm các loại thanh toán như: Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ Thanh toán bằng kim khí quý, đá quý 1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán này khắc phục được nhược điểm của phương thức thanh toán bằng tiền mặt, được áp dụng khá phổ biến trong các giao dịch mua bán có giá trị thanh toán lớn. Thực chất của phương thức thanh toán này là thanh toán qua ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Phương thức thanh toán này có thể áp dụng được trong giao dịch nội địa và giao dịch quốc tế. Trong giao dịch nội địa. Có nhiều hình thức thanh toán được áp dụng trong giao dịch nội địa, trong đó phổ biến là các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng séc, Uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ. Thanh toán bằng séc: Séc có giá trị thanh toán trực tiếp như tiền. Đó là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của người chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm tờ séc một số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Ngân hàng khi nhận được tờ séc phải chấp hành mệnh lệnh này vô điều kiện, trừ trường hợp tài khoản phát hành séc không có tiền hoặc tờ séc không đầy đủ tính chất pháp lý. Loại séc dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ được gọi là séc tiền mặt. Loại séc dùng để thanh toán được gọi là séc thanh toán, gồm nhiều loại như: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền. Việc thanh toán bằng séc được thực hiện như sau: Lưu thông séc qua ngân hàng Ngân hàng Người bán Người mua (4) (5) (3) (1) (2) Sơ đồ 1.2: Lưu thông séc qua ngân hàng (1) Giao hàng (2) Phát hành séc thanh toán (3) Chuyển séc cho ngân hàng để lĩnh tiền (4) Báo Có cho người hưởng séc (5) Quyết toán séc với người mua. Lưu thông séc qua 2 ngân hàng Ngân hàng đại diện bên bán Ngân hàng đại diện bên mua Người mua Người bán (4) (3) (5) (6) (1) (2) Sơ đồ 1.3 : Lưu thông séc qua 2 ngân hàng (1) Giao hàng Phát hành séc thanh toán Nhờ ngân hàng thu hộ số tiền đã ghi trên séc Thu tiền (Trả tiền) Ngân hàng trả tiền cho người hưởng séc (6) Quyết toán séc giữa ngân hàng với người mua Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu: Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản thông qua tờ lệnh "Uỷ nhiệm chi" yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho người hưởng lợi có tài khoản mở cùng ngân hàng hoặc được mở ở ngân hàng khác. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó. Theo hình thức này, bên đi mua không phải trả tiền ngay khi mua hàng, bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng lập "Uỷ nhiệm thu" cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản để thu tiền hàng. Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh toán thường xảy ra ở các doanh nghiệp vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp với cùng một đối tượng. Để đơn giản trong thanh toán, doanh nghiệp có thể dùng phương pháp bù trừ công nợ của cùng đối tượng đó. Việc thanh toán bù trừ giữa hai bên phải đươc thoả thuận bằng văn bản để làm căn cứ thực hiện và hạch toán kế toán. Trong giao dịch quốc tế. Thanh toán quốc tế là một hoạt động quan trọng đối với những doanh nghiệp có tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Hiệu lực kinh tế trong lĩnh vực kinh doanh này phụ thuộc phần lớn vào chất lượng của việc thanh toán. Thanh toán quốc tế trong ngoại thương có thể hiểu đó là việc phải trả những khoản tiền ngoại tệ, tín dụng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu đã được thoả thuận trong hoạt động ngoại thương. Đối với một doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, các hình thức thanh toán thường được áp dụng bao gồm: Điện chuyển tiền, Thư tín dụng (L/C), Nhờ thu... Trong đó, phổ biến nhất là hình thức thanh toán bằng thư tín dụng thương mại. Thư tín dụng ( Letter of Credit - L/C ) là một chứng thư (điện hoặc ấn chỉ), trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình được một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C. Nội dung chủ yếu của L/C bao gồm: Số hiệu, địa điểm, và ngày mở L/C; Tên, địa chỉ của những người có liên quan đến L/C; Số tiền của thư tín dụng; Thời hạn hiệu lực, thời hạn trả tiền và thời gian giao hàng ghi trong thư tín dụng; Những nội dung về hàng hoá, về vận tải, giao nhận hàng hoá; Những chứng từ mà người xuất khẩu phải xuất trình; Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C và một số điều khoản đặc biệt khác. Trong đó, căn cứ vào mục " Thời hạn trả tiền " trên L/C có thể biết được việc thanh toán được thực hiện ngay hay được thực hiện về sau so với thời điểm bên bán xuất trình xong bộ chứng từ hàng xuất khẩu. Có 3 trường hợp: At sight: Bên mua phải thực hiện thanh toán ngay khi bên bán xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu D/A (Document against Acceptance ): Chấp nhận thanh toán đổi chứng từ. Với hình thức này, người mua chỉ cần chấp nhận thanh toán thì sẽ được trao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu. Đây là một hình thức mua hàng trả chậm được cam kết trả tiền bởi ngân hàng mở L/C. Hình thức này thường được kèm theo thời hạn thanh toán sau khi bên nhập khẩu đã nhận đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu. D/P ( Document against Payment ): Thanh toán đổi chứng từ. Trường hợp thanh toán này yêu cầu người mua phải thanh toán hết tiền hàng, thì ngân hàng mới được giao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho người mua. ( Thông thường vận đơn được các ngân hàng giữ lại cho đến khi người mua thanh toán hết tiền hàng) Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán bằng thư tín dụng thương mại: Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo Bên mua (Người nhập khẩu) Bên bán (người xuất khẩu) (2) (5) (6) (8) ( 7) (1) (6) (5) (3) (4) Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng thư tín dụng Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở thư tín dụng cho người hưởng lợi. Ngân hàng mở thư tín dụng lập thư tín dụng, và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu. Ngân hàng thông báo gửi thông báo L/C cho người xuất khẩu và khi nhận được bản gốc L/C thì chuyển ngay cho người xuất khẩu. Bên bán giao hàng cho bên mua ( nếu chấp nhận L/C ) Bên bán xuất trình bộ chứng từ hàng xuất khẩu theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàng, và đề nghị thanh toán với ngân hàng phát hành L/C Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành thanh toán cho người xuất khẩu, nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu khi nhận được tiền hoặc người nhập khẩu chấp nhận thanh toán Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. ii. nhiệm vụ, nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuất phát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công nợ và thanh toán công nợ cũng như yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí và doanh thu của các nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định sản xuất, kinh doanh và các quyết định quản lý tài chính khác. Từ đó đặt ra các yêu cầu về nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp để công tác hạch toán kế toán được tổ chức khoa học, chặt chẽ và có hiệu quả. Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. 2.1.1. Nhiệm vụ hạch toán kế toán. Công tác thanh toán với người mua, người bán (sau đây xin gọi tắt là thanh toán), là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự lưu tâm thích đáng từ phía các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toán được ghi chép và phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời. Một cách cụ thể hơn, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán là: Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thể theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, theo từng nghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn, và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để đảm bảo tốt khả năng thanh toán và thu hồi vốn của doanh nghiệp. Đồng thời, tham mưu cho ban quản trị các biện pháp giải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Theo dõi và tham mưu cho ban quản trị các phương thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời. Hướng dẫn các đối tượng tham gia thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tục thanh toán của doanh nghiệp. 2.1.2. Nguyên tắc hạch toán kế toán. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có thể là các nghiệp vụ thanh toán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trước tiền hàng. Trong bất cứ trường hợp nào thì việc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết, và đòi hỏi công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản của kế toán như: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc có thể so sánh. Trong đó, đặc biệt với các nghiệp vụ làm phát sinh công nợ phải thu, phải trả với người mua, người bán thì càng cần được hạch toán kế toán một cách chặt chẽ và khoa học vì đó là những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chủ yếu trong hoạt động thanh toán, có ảnh hưởng trọng yếu tới tình hình tài chính cũng như tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Vì vậy nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán ở đây xin được đề cập đến nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp như sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảo tính kịp thời. Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũng như theo từng đối tượng, nhất là những đối tượng có khả năng khó thu, hoặc khó trả để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp. Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên hoặc dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ. Nếu cần thiết có thể yêu cầu các đối tượng đối chiếu công nợ bằng văn bản. Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam". Cuối kì, phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Tuyệt đối không bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanh toán 131 và 331 mà phải lấy số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với người mua và người bán. Tổ chức chứng từ kế toán. Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán. Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành. Chứng từ thanh toán được lựa chọn trước hết phải tuân theo những biểu mẫu bắt buộc do nhà nước quy định, ngoài ra doanh nghiệp có thể lập thêm các chứng từ khác theo hướng dẫn của nhà nước, hoặc xin phép và được sự đồng ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình. Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy đề nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc ..., chứng từ thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo Có...) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng, Giấy báo Có đính kèm với hoá đơn bán hàng...), và các chứng từ thủ tục ( như Bảng kê thanh toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấu cho khách hàng...) Các chứng từ trên được kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minh cho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành. Đồng thời, các chứng từ thực hiện và một số chứng từ thủ tục (được đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽ được kế toán sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Các chứng từ thanh toán là những chứng minh bằng văn bản cụ thể các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vì vậy, chứng từ thanh toán phải được lập tuân thủ theo các quy định chung nhất về chứng từ nói chung. Theo đó, chứng từ thanh toán phải được lập với đầy đủ các nội dung chính sau: Tên gọi của chứng từ Ngày tháng, số thứ tự của chứng từ Số hiệu của chứng từ Tên, điạ chỉ của đơn vị, cá nhân tham gia quan hệ thanh toán Tên gọi, địa chỉ, chữ ký của những người có liên quan đến việc lập, xác minh, thực hiện, kiểm tra chứng từ. Trong trường hợp cần thiết phải có dấu của đơn vị. Nội dung của nghiệp vụ thanh toán Số tiền và quy mô của nghiệp vụ thanh toán. Đối với số tiền phải vừa ghi bằng số và ghi bằng chữ, và phải phù hợp với nhau. Các chỉ tiêu về thuế suất và số thuế phải nộp Các chỉ tiêu về mức giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, số tiền giảm Các chỉ tiêu về mức giảm giá, chiết khấu, thời hạn chiết khấu thanh toán và số tiền chiết khấu thanh toán... Phương thức thanh toán (nếu cần) Các chứng từ thanh toán phải được lập với đầy đủ các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung (nếu cần ) và do các bộ phận có liên quan trực tiếp lập theo quy định của từng đơn vị, lập đầy đủ số liên quy định; phải được ghi rõ ràng, trung thực, đầy đủ, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ và lưu lại để kiểm tra. Ngoài ra việc lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán còn cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Giảm số lượng chứng từ, chỉ lập đủ cho nhu cầu, tránh thừa, trùng lắp, sử dụng các chứng từ liên hợp, chứng từ thủ tục nhiều lần. Xác định đúng những bộ phận cần lưu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý. Đơn giản hoá nội dung chứng từ tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hoá chứng từ thanh toán nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ. Với nghiệp vụ thanh toán với người bán, bộ chứng từ sử dụng để làm căn cứ hạch toán kế toán và ghi sổ kế toán thường bao gồm các chứng từ sau: - Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường Hoá đơn Thương mại (cùng bộ chứng từ hàng Nhập khẩu ) Vận đơn Phiếu nhập kho Giấy đề nghị thanh toán Phiếu chi Uỷ nhiệm chi. Giấy báo Nợ ngân hàng Sổ phụ ngân hàng Biên bản thanh toán bù trừ công nợ (Vận dụng trong thanh toán bù trừ) Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) Với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, bộ chứng từ được sử dụng làm căn cứ hạch toán và ghi sổ kế toán bao gồm: Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng thông thường Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( nếu có) Phiếu xuất kho Bảng kê thanh toán ( nếu có) Phiếu thu tiền mặt Giấy báo Có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng... Tổ chức luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ thanh toán: Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng quy định nhằm thiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứng minh cho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hình thành, đồng thời xác định rõ vai trò, trách nhiệm của các phòng ban chức năng có liên quan đến quá trình thanh toán, và thiết lập nên một thủ tục, trật tự nhất định cho quá trình thanh toán. Quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý hoá thủ tục lập, ký, xét duyệt chứng từ ; quy chế hoá các bước xử lý chứng từ thanh toán; xác định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của các phòng ban có liên quan đồng thời vẫn rút ngắn được thời gian lưu chuyển chứng từ. Thông thường các chứng từ thanh toán thường được tổ chức luân chuyển như sau: Bộ phận kinh doanh ----------------------------------- Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế với người bán. Hoặc tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế với người mua. Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ---------------------- Xác nhận Kí duyệt Bộ phận kinh doanh ----------------------------------- Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía người bán và lập Phiếu nhập kho Hoặc lập Hóa đơn bán hàng và Phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ---------------------- Kí nhận Kí duyệt Phòng kế toán ----------------------------------- Tập hợp, phân loại chứng từ Đối chiếu, kiểm tra chứng từ Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết) Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ---------------------- Xác nhận Kí duyệt Phòng kế toán ----------------------------------- Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn chỉnh Hạch toán và ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán Sơ đồ 1.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán Tài khoản sử dụng. Đối với những khoản thanh toán ngay hoặc thực thanh toán cho người mua, người bán, kế toán thực hiện phản ánh trên tài khoản 111 - Tiền mặt, hoặc tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng. Trường hợp phát sinh công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, tài khoản được sử dụng là: TK 331- Phải trả người bán. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu để phản ánh tổng số nợ phải trả người bán và tình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp với những người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ hoặc những người nhận thầu xây dựng các công trình cho doanh nghiệp. Ngoài ra, TK 331 còn theo dõi những khoản còn phải thu của nhà cung cấp và tình hình thanh toán công nợ phải thu với nhà cung cấp. Trong quá trình hạch toán TK này, cần tôn trọng những quy định sau: Nợ phải trả người bán cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán tiền ngay. Khi doanh nghiệp thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp, cần thực hiện ghi giảm Nợ phải trả trên tài khoản 331, và phản ánh số tiền đã trả trên các TK có liên quan như TK 111,112, 311, 341... Khi hạch toán chi tiết TK này, kế toán cần tiến hành phân loại đẻ xác định những nhà cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn. Đối với những hàng mua đã nhập kho trong tháng nhưng đến cuối tháng chưa nhận được hoá đơn, kế toán cần thực hiện hạch toán đầy đủ vào TK 331 theo giá tạm tính và sau đó tiến hành điều chỉnh khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. TK 331 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số dư bên Có và số dư bên Nợ. Số dư bên Có của TK 331 phản ánh số Nợ còn phải trả người bán của doanh nghiệp. Số dư bên Nợ của TK 331, phản ánh số nợ còn phải thu của nhà cung cấp trong trường hợp doanh nghiệp đặt trước tiền hàng hoặc số tiền hàng trả thừa hoặc các khoản giảm giá, chiết khấu được hưởng sau khi đã lập hoá đơn... TK 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra, tài khoản 131 còn theo dõi các khoản doanh nghiệp còn phải trả cho khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải trả khách hàng. Trong quá trình hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những quy định sau: Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng nghiệp vụ thanh toán Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá thu tiền ngay vì nội dung của tài khoản này là theo dõi công nợ của doanh nghiệp với khách hàng. Khi công nợ được thanh toán, cần ghi giảm các khoản phải thu, và phản ánh số tiền khách hàng thanh toán vào các tài khoản có liên quan như TK 111, TK 112. Trong quá trình hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý. Trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ có thể phát sinh trường hợp hàng bán bị trả lạihoặc giảm giá hàng bán, khi đó kế toán cần căn cứ trên các Hoá đơn hàng bán bị trả lại hoặc biên bản trả lại hàng hoặc thoả thuận giảm giá hàng bán bằng văn bản giữa hai bên để ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng trên TK 131 Trong trường hợp các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ, cần phản ánh rõ sự điều chỉnh chênh lệch tăng, giảm tỉ giá ngoại tệ trên TK 131 theo quan hệ đối ứng với tài khoản có liên quan (TK 413- chênh lệch tỉ giá). Tài khoản 131 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số dư bên Nợ và số dư bên Có. Số dư bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng vào cuối kỳ. Số dư bên Có phản ánh số tiền khách hàng đặt trước hay các khoản còn phải trả khách hàng. 2.2.3. Phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. TK 111,112,311,341… TK TK 152,153,611,211 TK 131 TK 111,112 Thanh toán ngay Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) Tính VAT theo phương pháp khấu trừ Thanh toán nợ phải trả hoặc đặt trước tiền hàng TK 511 TK 3331 Thanh toán bù trừ Chiết khấu thanh toán được thanh toán ngay Bù trừ chiết khấu thanh toán với nhà cung cấp Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng mua được trả lại (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) Thu hồi tiền hàng trả thừa Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) Mua chịu dịch vụ khác (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) Mua chịu dịch vụ khác (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 152,153,211,611… TK 133 TK 627,641,642 TK 111,112 TK 515 TK 133 TK 152,153,211,611… TK 131 Sơ đồ 1.6 : Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp Đối với các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, tuỳ vào việc kế toán sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán mà các khoản nợ và các khoản tiền thanh toán khi được hạch toán sẽ ._.được quy đổi thành tiền VNĐ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh hoặc theo tỉ giá hạch toán đã được xác định. Phần chênh lệch tỉ giá sẽ được hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỉ giá. Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. TK 131 ( TK 111, TK 112) TK 635 Bù trù chiết khấu thanh toán với khách hàng Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua TK 111,112 TK 139 TK 642 Số tiền đã thu hoặc được khách hàng ứng trước Xoá sổ Nợphải thu khó đòi (phần bằng số dự phòng đã lập) Xoá sổ Nợphải thu khó đòi (phần chênh lệch tăng giữa sô nợ xoá sổ với phần dự phòng đã trích lập TK 511,515,711 TK 521,531,532 Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thương mại, giảm giá, (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hàng bán bị trả lại (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thương mại, TK 3331 TK 3331 (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) giảm giá, hàng bán bị trả lại (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 111,112 Sơ đồ 1.7 : Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đến ngoại tệ được thực hiện tương tự như với trường hợp thanh toán với nhà cung cấp. Hệ thống sổ sách kế toán. Trên góc độ lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian và theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Sổ kế toán có thể được đóng thành quyển hoặc sổ tờ rời nhưng đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cầu nhất định, có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng nhất định, hoặc ghi chi tiết hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã được chứng từ hoá một cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán. Qua quá trình phát triển của khoa học kế toán, có các hình thức sổ sau: Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Nhật ký chung Hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức Nhật ký chứng từ. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp có điều kiện áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, thì hệ thống sổ dùng để ghi chép các thông tin kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp như sau: Hệ thống sổ kế toán chi tiết: Để phản ánh thông tin kế toán về các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, hình thức Nhật ký chứng từ yêu cầu bắt buộc các sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng Với hình thức sổ Nhật ký chứng từ, các sổ chi tiết TK 331, TK 131 không những chỉ dùng để theo dõi và quản lý công nợ mà còn được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ tổng hợp vào cuối mỗi kỳ kinh doanh. Các sổ chi tiết này đều phải thực hiện theo dõi chi tiết theo đối tượng, và phải phản ánh được các thông tin cơ bản sau: Căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ; ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày tháng ghi sổ Nội dung của nghiệp vụ thanh toán Các quan hệ đối ứng tài khoản ( phải thực hiện ghi sổ kép ) Quy mô công nợ phát sinh tăng hoặc phát sinh giảm trong kì Số dư chi tiết công nợ của từng đối tượng đầu kì và cuối kì Thời hạn thanh toán của mỗi khoản nợ Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, thì sổ chi tiết cần có thêm cột "Tỉ giá" và các cột phản ánh số ngoại tệ của nợ thanh toán. Vào cuối kì kinh doanh, các sổ chi tiết phải được tiến hành khoá sổ và tính ra số tổng cộng để làm căn cứ vào các sổ tổng hợp. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp. Trường hợp thanh toán với người bán, hệ thống sổ tổng hợp được sử dụng bao gồm: Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 331 Trường hợp thanh toán với người mua, hệ thống sổ tổng hợp được sử dụng bao gồm: Bảng kê số 11 Nhật ký chứng từ số 8 Sổ Cái TK 131. Quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trên sổ Nhật ký chứng từ được khái quát như sau: Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng kê số 11 Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 131 Sổ cái TK 331 Sổ chi tiết TK 331 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Sơ đồ 1.10: Hạch toán trên sổ Nhật ký - chứng từ iii. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 1. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán. Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh rõ nét nhất chất lượng hoạt động tài chính và hiệu quả của công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp đó. Trong đó, nếu quản lý công nợ được thực hiện tốt, công ty sẽ chủ động được trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn và tận dụng được số nợ trong hạn để đầu tư, sinh lời. Đồng thời, tránh được tình trạng thất thu nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc dây dưa không thực hiện trả nợ đúng hạn. Để đánh giá tình hình thanh toán cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau đây: Tổng tiền hàng bán chịu Nợ phải thu bình quân Tổng Nợ phải thu Tổng Nợ phải trả Tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả: H PT/PTR = x 100 Chỉ tiêu này cho biết một cách tổng quát tình hình công nợ của doanh nghiệp. Theo đó: H PT/PTR > 100%, cho biết các khoản phải thu chiếm tỉ lệ cao hơn so với các khoản phải trả. Nhìn chung nó báo hiệu rằng hoạt động thanh toán chưa hiệu quả vì doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn nhiều hơn là chiếm dụng được. H PT/PTR <100%, cho biết tỉ lệ các khoản phải thu nhỏ hơn tỉ lệ các khoản phải trả trong doanh nghiệp. Điều đó bước đầu cho thấy chính sách quảnlý hoạt động thanh toán của doanh nghiệp là hợp lý. Tuy vậy, để có thể kết luận chính xác, cần phải xem xét rõ nguyên nhân dẫn đến các khoản phải thu, phải trả; số lượng các khoản phải thu, phải trả và tình hình sản xuất, kinh doanh trong kì của doanh nghiệp. Số vòng quay các khoản phải thu của khách hàng: HKH = (vòng/lần) Số dư nợ đầu kì + Số dư nợ cuối kì 2 Số dư nợ đầu kì + Số dư nợ cuối kì 2 Trong đó: Nợ phải thu bình quân = Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải thu khách hàng được thu bao nhiêu lần trong kì. Hệ số HKH càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu của khách hàng càng nhanh. Điều này nói chung là tốt vì doanh nghiệp sẽ không phải chịu nhiều chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ. Tuy nhiên nếu hệ số HKH quá cao thì có thể ảnh hưởng đến mức tiêu thụ vì HKH quá cao đồng nghĩa với việc thời hạn tiêu thụ ngắn, không hấp dẫn khách mua hàng. Thời gian của vòng quay các khoản phải thu: Chỉ tiêu này cho biết thời gian thu hồi nợ bình quân của doanh nghiệp là bao nhiêu. Doanh nghiệp có thể so sánh chỉ tiêu này với kì hạn thanh toán mà doanh nghiệp đã quy định đối với mỗi khoản phải thu, để đánh giá khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp mình. Thông thường, nếu số ngày bán chịu hàng tối đa bằng (1+1/3) kì hạn thanh toán của doanh nghiệp, thì có thể chấp nhận được. Tổng tiền hàng mua chịu Nợ phải trả bình quân Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp: HNCC = Số Dư Có đầu kì + Số Dư Có cuối kì Nợ phải trả bình quân Trong đó, Nợ phải trả bình quân = Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp cho biết các khoản phải trả được thanh toán bao nhiêu lần trong một năm. Nếu HNCC càng cao, chứng tỏ doanh nghiệp thanh toán nợ càng nhanh, chứng tỏ khả năng thanh toán tốt. 365 Số vòng quay các khoản phải trả Tuy nhiên, nếu HNCC quá cao, thì lại chứng tỏ doanh nghiệp chưa tận dụng hết khả năng của các khoản nợ để đầu tư, sinh lời. + Thời gian của một vòng quay Nợ phải trả = (vòng/lần) Chỉ tiêu này cho biết khoảng bao lâu thì doanh nghiệp thực hiện thanh toán nợ 1 lần. Nếu thời gian của một vòng quay càng lớn, chứng tỏ doanh nghiệp phải thanh toán nợ càng nhanh và ngược lại. Ngoài ra, để phân tích sâu hơn tình hình thanh toán, cần xem xét biến động của các khoản phải thu, phải trả trên tổng số, cũng như từng loại và dựa vào sự biến động cụ thể để nhận xét. 2. Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán. Để đảm bảo uy tín với các chủ nợ, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến các khoản nợ đến hạn để sẵn sàng chuẩn bị nguồn thanh toán cho chúng. Còn về phía các chủ nợ, họ rất quan tâm đến khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp để đánh giá và có thể yên tâm về khoản nợ của mình. Vì vậy việc đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp luôn là điều cần thiết đối với cả các chủ nợ và các con nợ. Để phân tích, đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, có thể dựa vào một số chỉ tiêu sau đây: Vốn lưu chuyển thuần (VLCT): VLCT = Tổng giá trị thuần TSLĐ - Tổng Nợ ngắn hạn VLCT > 0, chứng tỏ TSLĐ dư thừa, đủ sức để trang trải các khoản nợ ngắn hạn. VLDT < 0, chứng tỏ khả năng thanh toán không tốt, TSLĐ không đủ sức để trang trải các khoản nợ ngắn hạn. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn: = Tổng giá trị thuần TSLĐ / Tổng Nợ ngắn hạn Tiền + Các khoản tương đương tiền Tổng Nợ ngắn hạn Hệ số này phản ánh mức độ đảm bảo của TSLĐ đối với các khoản nợ ngắn hạn. Nếu hệ số này càng lớn thì khả năng thanh toán càng cao. Tuy vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không phải là tốt, vì lúc đó có một số tiền (hoặc TSLĐ) bị tồn trữ quá đáng. Điều này phản ảnh việc sử dụng tiền không hiệu qủa vì chúng bị tồn đọng, không được đầu tư để sinh lời. (3) Hệ số thanh toán tức thời: = Hệ số này cho biết khả năng về tiền mặt và các tài sản có khả năng chuyển ngay thành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn. Thông thường hệ số này được chấp nhận ở mức > 0.5. Còn để kết luận tốt, xấu thì còn phải căn cứ vào bản chất kinh doanh và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp đó. Phần II Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I Giới thiệu chung về công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty cổ phần thuốc thú y TWI ( gọi tắt là VINAVETCO, tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Veterinary Products Joinstock Company N0I ), có trụ sở chính đặt tại: 88 Trường Chinh- Đống Đa- Hà nội. Công ty hiện có 2 chi nhánh, đều thực hiện hạch toán độc lập : Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I TP. Hồ Chí Minh - 11 Xô Viết Nghệ Tĩnh- Quận Bình Thạnh- TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I Đà Nẵng - 35F Nguyễn Chí Thanh- Quận Hải Châu- TP. Đà Nẵng. Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể được khái quát như sau: Trước 1973, công ty là một bộ phận nằm trong Công ty thuốc trừ sâu và vật tư thú y, sau đó được tách ra thành Công ty Vật tư cấp I vào năm 1973. Năm 1983 theo Quyết định của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (nay là Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam) công ty được chuyển thành Công ty Vật tư cấp II. Trong giai đoạn từ 1989 đến 1992, do yêu cầu phát triển của ngành và để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, một số bộ phận trực thuộc Công ty Vật tư cấp II đang đóng ở Miền Bắc và Miền Trung được sáp nhập với Xí nghiệp thuốc thú y TW đóng ở huyện Hoài Đức, Tỉnh Hà Tây, lập nên Công ty Vật tư thú y TW I. Đến năm 1993, Công ty Vật tư thú y TWI chính thức trở thành một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, với ngành nghề kinh doanh là sản xuất gia công thuốc thú y, nhập khẩu và kinh doanh vật tư thuốc thú y, theo Quyết định số 08/93/QĐ/Nhà nước- TCCB ngày 01/02/93 của Bộ NN và PTNT Việt Nam Từ năm 2000 đến nay, công ty hoạt động theo hình thức của một công ty cổ phần, theo quyết định số 06/2000/QĐ/BNN/TCCB, ngày 26/01/2000 của Bộ NN và PTNT Việt Nam với tên gọi đầy đủ là : Công ty cổ phần thuốc thú y TWI, gọi tắt là VINAVETCO. Sự trưởng thành và phát triển của công ty gắn liền với sự phát triển của ngành chăn nuôi và công nghiệp sản xuất thuốc thú y trong cả nước. Hiện nay, công ty đã tạo dựng được cho mình một thế đứng vững chắc trên thị trường nhờ chất lượng sản phẩm tốt, giá thành hạ, chính sách khách hàng hợp lý... Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm vừa qua rất đáng khích lệ : Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Trước CPH Sau CPH Năm 98 Năm 99 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng doanh thu 21.407 27.089,74 33.392,18 37.185,73 40.137,87 Doanh thu thuần 20.194 26.172 32.066 35.722,34 38.510,89 Giá vốn hàng bán 14.796 20.292 21.524 26.302,80 27.750,15 Lợi nhuận gộp 5.398 5.880 10.542 9.419,55 10.760,74 Chi phí bán hàng 2.352 2.977 4.462 3.034,14 3.648,58 Chi phí quản lý 1.869 1.970 2.593 2.389,51 2.614,99 Tổng LN trước thuế 1.177 933 3.487 3.995,90 4.497,17 Thuế thu nhập 376,64 298,56 557,92 639,34 1.139,13 Tổng LN sau thuế 800,36 634,44 2.929,08 3.356,56 3.358,04 Nguồn: Phòng kế toán Biểu số 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số năm. Từ đây có thể nhận thấy rằng lợi nhuận sau khi cổ phần hoá tăng nhanh và tăng mạnh. Điều đó bước đầu cho thấy cổ phần hoá đang là một hướng đi đúng của toàn bộ công ty. . Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty Công ty thực hiện nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại vaccin, thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi và thức ăn chăn nuôi. Sản xuất và kinh doanh các loại trang thiết bị kỹ thuật, vật tư chăn nuôi thuốc thú y. Liên doanh, liên kết, hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phục vụ cho hoạt động của công ty. Tư vấn, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ chăn nuôi thú y. Mở rộng các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của Pháp luật Việt Nam. 1.2.2. Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Để tiến hành sản xuất, công ty tổ chức 2 phân xưởng sản xuất : Phân xưởng sản xuất thuốc nước và phân xưởng sản xuất thuốc bột, cùng hệ thống kho nguyên vật liệu tương ứng cho từng phân xưởng và một kho thành phẩm, hàng hoá dự trữ cho kinh doanh. Công ty còn thành lập một trung tâm nghiên cứu thú y để phục vụ cho hoạt động sản xuất thuốc thú y. Để tiêu thụ sản phẩm công ty tổ chức một hệ thống gồm 4 cửa hàng tại Hà Nội để tổ chức bán hàng theo các tỉnhđã khoanh vùng cho từng cửa hàng. Các cửa hàng không mở sổ kế toán riêng, không trực tiếp lập Hoá đơn GTGT bán hàng, chỉ làm nhiệm vụ trung chuyển hàng hoá từ kho công ty tới khách hàng và thu tiền hàng nộp về cho công ty. Mọi việc xuất hàng và bán hàng đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh ở Miền Trung và Miền Nam, cả hai chi nhánh này đều độc lập sản xuất, kinh doanh và thực hiện hạch toán kế toán độc lập. Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại công ty. Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán. Công ty hiện đang khai thác hàng hoá và dịch vụ từ 2 nguồn: trong nước và quốc tế. Trong đó, hàng nhập khẩu thường chiếm khoảng 80- 85% doanh số hàng hóa, vật tư, tài sản…, dịch vụ mua vào trong tháng. Tại công ty, do tần suất nhập nguyên liệu, vật tư cho sản xuất là rất lớn, nên mua hàng trả chậm là đặc trưng của công ty. Phương thức thanh toán được áp dụng phổ biến là: Thanh toán bằng tiền mặt trong giao dịch nội địa và thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C) trong giao dịch quốc tế. Đặc điểm công tác bán hàng - thu tiền. Để tiêu thụ sản phẩm, công ty áp dụng phương thức chính là bán hàng giao đại lý. Các đại lý của công ty hoạt động theo hình thức bán hàng hưởng chênh lệch giá và thực hiện giao dịch với công ty thông qua hệ thống trung gian là 4 cửa hàng của công ty. Cơ cấu doanh số hàng tiêu thụ theo kênh phân phối Biểu số : 2.2. Đại lý Chi nhánh Bán lẻ 3% 14% 83% Hệ thống cửa hàng của công ty chỉ đóng vai trò giao dịch, tiếp nhận yêu cầu mua hàng và thu tiền hàng từ các đại lý. Còn việc bán hàng do phòng kinh doanh trực tiếp đảm nhận. Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được chuyển từ các cửa hàng về phòng kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng, lập Hoá đơn GTGT và xuất hàng để các cửa hàng nhận hàng và giao cho khách hàng. Tiền hàng chủ yếu là thanh toán sau, có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Công ty giao việc đôn đốc, quản lý nợ chi tiết khách hàng cho cửa hàng, bản thân công ty quản lý việc thu hồi nợ theo các cửa hàng. Công ty xây dựng định mức dư nợ tháng đối với mỗi cửa hàng để quản lý và đốc thúc thu hồi nợ của cửa hàng. Để đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, công ty đã xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Số chiết khấu này được tính trên cơ sở số tiền hàng đã nộp và mức dư nợ hợp lý của khách hàng vào cuối tháng. Tiền chiết khấu sẽ được kế toán công ty tính toán sau khi khách hàng nộp tiền hàng vào cuối tháng. Việc trả tiền chiết khấu cho khách hàng sẽ được thực hiện thông qua các cửa hàng. Công ty giám sát việc thanh toán chiết khấu này thông qua Bảng tính chiết khấu cho khách hàng đã được khách hàng kí nhận đầy đủ. Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Trung tâm nghiên cứu thú y Phòng hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng Kế toán Phân xưởng sản xuất Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Cửa hàng I Cửa hàng II Cửa hàng III Cửa hàng IV Phân xưởng I (Phân xưởng thuốc nước) Phân xưởng II (Phân xưởng thuốc bột) Với hình thức hoạt động là một công ty cổ phần, và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh như trên, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty Cổ phần thuốc thú y TW I Trong đó Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định mọi vấn đề liên quan đến sự tồn tại, phát triển của công ty. Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất, quyết định mọi vấn đề liên quan đến các phương án, kế hoạch và thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty trong năm tài chính. Ban giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc. Giám đốc do Hội đồng Quản trị bầu ra, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của công ty. Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Việc quản lý hoạt động thanh toán và công nợ trong thanh toán do Phòng kinh doanh và Phòng kế toán chịu trách nhiệm và phối hợp thực hiện. Trong đó, phòng kinh doanh đảm trách các công việc sau: Đưa ra các quyết định thanh toán một cách hợp lý với cả người mua và người bán, đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp pháp, hợp lý của các nghĩa vụ công nợ phát sinh. Tập hợp đầy đủ mọi hoá đơn, chứng từ chứng minh cho hoạt động thanh toán và các nghĩa vụ công nợ phải thu, phải trả chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toán kiểm tra, và kịp thời ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. 1.5.1. Bộ máy kế toán tại công ty Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, và đặc điểm tổ chức quản lý ở trên, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Phòng kế toán của công ty gồm 5 người và được tổ chức theo mô hình dưới đây: Văn phòng trung tâm Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán ngân hàng Kế toán NVL_CCDC kiêm kế toán tiền mặt, TSCĐ Kế toán chi phí kiêm kế toán tiền lương Kế toán thanh toán kiêm Thủ quỹ Chi nhánh công ty Bộ máy kế toán riêng Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thuốc thú y TWI Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng. Công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp do kế toán thanh toán đảm nhiệm phần hạch toán chi tiết, và kế toán tổng hợp (Kế toán trưởng ) đảm nhiệm trong phần kế toán tổng hợp. Kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi cũng có trách nhiệm đối chiếu số liệu tình hình thanh toán công nợ hàng tháng với kế toán chi tiết, đồng thời cung cấp các số liệu chi tiết đầy đủ từ sổ chi tiết thuộc phần việc của mình để kế toán trưởng tập hợp khi cần thiết. Trách nhiệm của kế toán thanh toán: Tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các nhà cung cấp và khách hàng của công ty. Có trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác khi có yêu cầu thanh toán làm đúng các thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế, quy định của công ty. Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ, đôn đốc các cửa hàng nộp tiền hàng đúng thời hạn, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác và có sổ để các cửa hàng đối chiếu. Tổ chức, bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ thuộc phần việc của mình, cung cấp số liệu, tài liệu cho các phần hành kế toán khác, bộ phận kinh doanh và bộ máy kiểm tra, kiểm soát khi có yêu cầu. 1.5.2. Chế độ kế toán hiện hành tại công ty. Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng từ và thực hiện hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại công ty: Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Báo cấo tài chính Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I. 2.1. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. Chứng từ sử dụng. Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nước và nhập khẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kế toán được phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nước và chứng từ hàng nhập khẩu. Trường hợp hàng mua trong nước: Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trên những chứng từ sau: Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng Biên bản nhập hàng Phiếu nhập kho. Biên bản thanh lý hợp đồng. Đến khi tiến hành thanh toán cho người bán, để hạch toán giảm Nợ phải trả nhà cung cấp kế toán căn cứ vào những chứng từ sau: Phiếu đề nghị thanh toán Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng Bảng kê thanh toán do người bán lập (nếu có) Phiếu chi Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng Trường hợp nhập khẩu hàng hoá: Các chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu - Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial invoice), Vận đơn đường biển (hoặc đường không) (Bill of lading, hoặc Bill of air), chứng từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng (Certificate of original)… - Giấy báo Nợ ngân hàng. Các chứng từ khi được chuyển lên phòng kế toán sau khi được phân loại theo 3 trường hợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trước- hàng chưa về; hàng về trước - chứng từ chưa về để tiện cho công tác hạch toán sau này. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ Trường hợp mua hàng trong nước Nhận Hoá đơn mua hàng (Biểu số: 2.4) Phòng Kinh doanh Lập Đơn đặt hàng Hoặc HĐKT (Biểu số: 2.3) Giám đốc Kí duyệt Phòng kinh doanh Khai thác hàng Thủ kho Kí Phiếu NK Nhập hàng Lập phiếu hập kho (Biểu số: 2.5) Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ Phòng kinh doanh Lập Giấy đề nghị thanh toán (Biểu số: 2.6) Giám đốc Kế toán trưởng Xác nhận Kí duyệt Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Lập phiếu chi (Biểu số: 2.7) Hoặc Uỷ nhiệm chi Thủ quỹ Xuất quỹ Kí Phiếu chi Ngân hàng Gửi Giấy báo Nợ Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ Nhu cầu mua hàng Chưa có nhu cầu thanh toán Khi có nhu cầu thanh toán Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nước. Cty Cổ phần thuốc thú y TWI Phòng kinh doanh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- Đơn đặt hàng Kính gửi: Công ty TNHH TM & sx thuốc thú y RuBY Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, chúng tôi xin đặt mua : Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Ngày giao hàng Tylosin bulgara 40 Kg 08/01/2003 Phương thức giao hàng: Bên bán vận chuyển hàng đến giao trực tiếp tại kho bên mua Thanh toán : Chúng tôi sẽ thực hiện thanh toán cho quý công ty trong vòng 20 ngày sau khi nhận hàng. Hà nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003 Trưởng phòng kinh doanh (đã kí ) Phó giám đốc (đã kí ) iểu số: 2.3 Đơn đặt hàng Hoá đơn (gtgt) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 08 tháng 01 năm 2003 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL 02 - N NB 094491 Đơn vị bán hàng: công ty tnhh tm & sx thuốc thú y ruby - tp hcm Địa chỉ: 268 Huỳnh Văn Bánh, P.11 Q. Phú Nhuận Tp HCM, Số Tài khoản : …….. Điện thoại: ..............................................MS: 03.0163613.4 Họ tên người mua hàng: công ty Cổ phần thuốc thú y TW I Đơn vị: Địa chỉ: 88 Trường Chinh- Đống Đa - Hà nội Hình thức thanh toán: Chậm MS: 01.001.0232.6.1. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 TYLOSIN (Bulgara) GAM 40.000 720 28.800.000 01 Khoản Cộng tiền hàng 28.800.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1.440.000 Tổng cộng tiền thanh toán 30.240.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi nghìn đồng./. Người mua Phạm Huy Khánh (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị GĐ Cao Văn Triều (Đã ký) Biểu số 2.4 : Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 01 năm 2003 Nợ: ............... Có: ............... Mẫu số: 01-VT QĐ số: 1141-QĐ/QĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Số: 24 Họ tên người mua hàng: Ông Khánh - Phòng Kinh doanh Theo Hoá đơn số 094491 ngày 08 tháng 01 năm 2003 của RuBy- Tp HCM Nhập tại kho: Bà Quý STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Tylosin (Bulgara) Gam 40.000 40.000 720 28.800.000 01 khoản Cộng 28.800.000 Cộng thành tiền (bằng chữ ):Hai tám triệu tám trăm ngàn đồng./. Nhập ngày 08 tháng 01 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (Đã ký) Người giao hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần thuốc thú y TW I --------------- phiếu đề nghị thanh toán Kính gửi: Giám đốc công ty Kế toán trưởng Tên tôi là : Cao Văn Chân Đơn vị : Công ty TNHH và TM Ruby Đề nghị Đ/c Giám đốc, Kế toán trưởng cho thanh toán số tiền là: 30.240.000 đồng Bằng chữ :Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng./. Nội dung thanh toán: Tylosin Bulgara : 28.800.000 đồng Thuế GTGT : 1.440.000 đồng Chứng từ kèm theo : 01Hoá đơn GTGT- Ruby. ( Đã giao ) Hà nội, ngày 28 tháng 01 năm 2003. Trưởng phòng kinh doanh (Đã kí) Giám đốc (Đã kí) Kế toán trưởng (Đã kí) Người lập (Đã kí) Biểu số 2.6 : Phiếu đề nghị thanh toán Đơn vị : Địa chỉ : Telex/ Fax Phiếu chi Quyển số : 02 Số : 131 Ngày 28 tháng 01 năm 2003 Mẫu số C 22-H QĐ số : 999 TC/QĐ/CĐKT Ngày 02/11/1996 Họ tên người nhận tiền : Cao Văn Chân Địa chỉ: Công ty Ruby Lí do chi : Trả tiền hàng Số tiền : 30.240.000 (Bằng chữ :Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng./.) Kèm theo: HĐ 094491 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền :Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng./. Ngày 28 tháng 01 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (Đã ký ) Kế toán trưởng (Đã ký ) Người lập phiếu (Đã ký ) Thủ quỹ (Đã ký ) Người nhận tiền (Đã ký ) Biểu số 2.7 : Phiếu chi Trường hợp nhập khẩu hàng Nhu cầu nhập khẩu Phòng kinh doanh - Chuẩn bị thủ tục NK - Chuẩn bị Hợp đồng NK Giám đốc - Kí kết Hợp đồng Phòng kinh doanh Lập " Giấy đề nghị thanh toán Hợp đồng NK Kế toán Ngân hàng - Mở thư tín dụng Hệ thống Ngân hàng Giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Nhận Bộ chứng từ hàng NK Thanh toán Lập Giấy báo Nợ Lập Giấy uỷ quyền nhận hàng Phòng kinh doanh Nhận hàng và Nhập hàng tại kho công ty Lập Phiếu Nhập kho Thủ kho Nhập hàng, Kí Phiếu nhập kho Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ Bảo quản, lưu trữ Biểu số: 2.12 Biểu số: 2.10 (Hoá đơn thương mại) Biểu số: 2.11 (Giấy Báo Nợ ngân hàng) Biểu số: 2.8 Biểu số: 2.9 Sơ đồ 2.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập khẩu hàng - thanh toán . Mẫu bộ chứng từ kế toán thanh toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp ngoài nước như sau: sale contract contract no. yh 011232 Date: 27/12 / 2002 the seller: shandong pharmaceutical glass co., ltd add : buxa rd, ytyuan country, zibo city, shandong china tel : 0086-533-324212 fax : 3243376 the buyer: vietnam veterinary products joinstock company add : 88 truong chinh- dong da- hanoi- vietnam tel : 04-8696243; 04-8692555 fax : 04-8691263 This contract is made by and between the Buyer and the seller: Where by the Buyer agrees to buy and the Seller agrees to sell the undermentioned commodity according to the terms and conditions stipalared below: Discription of commodity and specifications: 12ml, 20ml vials Quantity and price: 12 ml of clear tube vials: 1.500.000pcs, USD 82/10.000pcs by sea CIF HAIPHONG 20 ml of Brown moulded vials : 250.000 pcs USD 361,4 /10.000 pcs by sea CIF HAIPHONG The total : USD 21.335,00 Say : U. S Dollars twenty one thousand three hundred thirty five only. Country of Origin: P R China Quality standard: Based on the producer' s standard, siutable for storing products antibiotic. Packing : Tube packed in the carton Term of Payment: L/C at sight. Beneficiary: Shandong Pharmaceutical Glass Co., LTD Time of transportation: Within 15 days after the receipt of L/C Place of loading: QUIGDAO Port, China Place of destination: Haiphong port, Vietnam Insurance: ALL RISK Other condition: Trans - shipment: Allowed Partial shipment: Not allowed ............................. ............................. For and on behalf of Shandong pharmaceutical Glass co., ltd Name: renxuang For and on behalt of ._.ngày, cho thấy: mặc dù số nợ về cuối năm 2002 có tăng lên, song khả năng thanh toán nợ của công ty vẫn không hề giảm sút. Các hệ số tính được vẫn phản ánh tình hình thanh toán nợ rất tốt của công ty. Và nó tương đối phù hợp với đặc điểm của công ty là phần lớn các nghiệp vụ giao dịch với người bán đều là mua vật tư, dịch vụ phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất nên thời hạn nợ thường rất ngắn. Tuy nhiên, dẫu sao thì các hệ số này cũng phản ánh khả năng sử dụng tiền và tận dụng nợ trong hạn của công ty chưa hiệu quả hoặc công ty chưa quan tâm đến lĩnh vực tận dụng công nợ phải trả trong hạn như một nhân tố làm gia tăng lợi nhuận. Có thể thấy rằng một lượng tiền lớn của công ty đang bị tồn đọng và không có khả năng sinh lời. 3.2 Phân tích khả năng thanh toán của công ty. Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán Của công ty năm 2002 Stt Chỉ tiễu Đầu năm Cuối năm Cuối năm so với đầu năm Số tuyệt đối Số tương đối 1 Vốn lưu chuyển thuần (đồng) 6.362.259.402 8.592.702.309 2.230.442.907 135,06% 2 Hệ sô thanh toán Nợ ngắn hạn 2,21 3,13 0,92 - 3 Hệ số thanh toán tức thời 0,4 0,81 0,39 - Biểu số 3.3: Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của công ty Cổ phần thuốc thú y TW I Với số vốn lưu chuyển thuần rất lớn (8.592.702.309 đồng), cho thấy một khả năng đảm bảo thanh toán nợ rất tốt của công ty. Và khả năng thanh toán trong năm 2002 tốt hơn rất nhiều so với năm 2001 (đầu năm). Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn và hệ số thanh toán tức thời cũng phản ánh điều tương tự. Tuy vậy, điều đó cũng đồng thời phản ảnh một lượng tiền và các TSLĐ khác bị tồn trữ quá nhiều, không có khả năng sinh lời. Vì vậy, công ty nên có sự cân đối lại cán cân thanh toán của mình sao cho có thể vẫn đảm bảo khả năng thanh toán nhưng vẫn đảm bảo sử dụng tiền có hiệu quả. PHần iii. hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty cổ phần thuốc thú y TWi. Đánh giá chung về chính sách quản lý hoạt động mua hàng - thanh toán, bán hàng - thu tiền và thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thuốc thú y TWI. 1.1. Những ưu điểm chính Về chính sách quản lý hoạt động mua hàng- thanh toán và bán hàng - thu tiền. Nhìn chung, công ty đang thực thi một chính sách quản lý hoạt động mua, bán và thanh toán với người mua, người bán tương đối phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh. Điều đó được thể hiện qua việc: cho đến thời điểm hiện nay, công ty chưa từng lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn cũng như không có dấu hiệu về những khoản nợ phải thu khó đòi. Trong khi đó, công ty vẫn đảm bảo đủ nguồn vật tư đầu vào, cũng như cung cấp đầy đủ vật dụng, tài sản, và dịch vụ khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh số bán hàng và số lượng khách hàng cũng không ngừng gia tăng qua các năm. Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhờ trách nhiệm quản lý công nợ được quy định rõ cho từng bộ phận (phòng kế toán công ty đôn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng ) nên việc thu hồi nợ được thực hiện khá kịp thời. 1.1.2. Về công tác tổ chức hạch toán kế toán. Một là, hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành là đầy đủ, hợp lý và hợp pháp. Các chứng từ thực hiện đều là các chứng từ công ty mua theo mẫu in sẵn của Bộ Tài chính. Ngoài ra kế toán trưởng công ty còn tổ chức xây dựng thêm một số chứng từ mệnh lệnh theo hướng dẫn của Bộ tài chính, để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ, đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều đã được phê chuẩn đúng đắn bởi những người có thẩm quyền, qua đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan. Nhờ hệ thống chứng từ mệnh lệnh này, hệ thống chứng từ của công ty được lập và luân chuyển theo một trình tự thống nhất, xác định và rõ ràng. Từ đó, thiết lập nên một quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý. Trong quá trình hạch toán kế toán, công tác phân loại, kiểm tra, đối chiếu chứng từ được thực hiện nghiêm túc. Hai là, cách thức hạch toán kế toán nhìn chung là phù hợp với đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng- thu tiền tại công ty. Việc lập, luân chuyển các hoá đơn chứng từ và quy trình ghi sổ kế toán đều phản ánh được rõ nét đặc thù hoạt động thanh toán của công ty. Ba là, hệ thống sổ sách của công ty có ưu điểm là đủ về số lượng và chủng loại. Sổ sách của công ty được ghi sạch sẽ, rõ ràng, mạch lạc. Trong đó việc sử dụng thêm công cụ EXCEl để hỗ trợ công tác kế toán đã phát huy được hiệu quả nhờ đẩy nhanh tốc độ ghi chép và cung cấp thông tin kế toán. Việc cộng sổ và chuyển sổ được thực hiện đầy đủ và tương đối chính xác. 1.2. Những tồn tại chủ yếu 1.2.1. Trong chính sách thanh toán tiền hàng với cửa hàng và chi trả chiết khấu thanh toán. Chính sách thanh toán tiền hàng mà tập trung 1 lần vào cuối tháng là chưa hợp lý, vì nó làm giảm hiệu quả quản lý tài chính đồng thời còn gây ảnh hưởng bất lợi cho công tác kế toán nợ phải thu với cửa hàng. Trên phương diện quản lý tài chính: Việc chỉ thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, dễ gây nên tình trạng thất thoát tiền hàng, hoặc tiền hàng được sử dụng cho những mục đích ngoài quy định và tầm kiểm soát của công ty. Hơn thế nữa, điều đó còn khiến cho dòng tiền của công ty quay vòng chậm, và không có giá trị sinh lời trong một khoảng thời gian khá dài. Đối với công tác kế toán nợ phải thu với cửa hàng: Việc tập trung thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng khiến cho: Việc lập chứng từ thanh toán (Phiếu thu) không đảm bảo được tính kịp thời trong việc "sao chụp" các nghiệp vụ thanh toán đã phát sinh, do vậy không thể thông tin nhanh chóng và chi tiết về tình hình phát sinh giảm Nợ phải thu ở từng cửa hàng trong tháng. Điều đó làm chậm đáng kể quá trình tập hợp và xử lý thông tin của kế toán. Kế toán không thể kiểm tra và thông tin chính xác, kịp thời về thực trạng công nợ ở mỗi cửa hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong kì kế toán. Khối lượng công tác kế toán bị dồn lại vào cuối tháng, một mặt vừa không đảm bảo tính khẩn trương trong việc cung cấp thông tin, mặt khác còn rất dễ xảy ra nhiều nhầm lẫn, sai sót, khiến cho chất lượng thông tin kế toán khó có thể được đảm bảo. Khi công tác kế toán gặp nhiều bất lợi thì chất lượng của các quyết định quản lý cũng bị giảm sút đáng kể. Đối với công tác chi trả tiền chiết khấu. Việc chi tiền toàn bộ tiền chiết khấu cho cửa hàng một lần vào cuối tháng này, hoặc đầu tháng sau không phải là cách làm hay. Bởi công ty rất khó giám sát việc thanh toán chiết khấu cho khách hàng, mà cũng không có gì chắc chắn để đảm bảo rằng tiền chiết khấu được trao cho cửa hàng không bị sử dụng sai mục đích. Điều đó sẽ khiến cho việc thanh toán chiết khấu cho khách hàng không được thực hiện kịp thời, ảnh hưởng bất lợi đến quan hệ giữa khách hàng và công ty. Đó là chưa tính đến việc công ty phải chịu một lượng tiền tồn đọng khá lớn mà không được dùng để đầu tư, sinh lời. Trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán. Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, thì công tác kế toán còn một số tồn tại chủ yếu sau đây: Tồn tại 1: Về phương pháp kế toán thanh toán với người bán trong trường hợp nhập khẩu hàng. Hiện nay, các nghiệp vụ thanh toán với nhà xuất khẩu ngoại quốc chỉ được ghi sổ khi hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục nhập kho tại công ty. Nghĩa là, trường hợp hàng nhập khẩu đã về đến cửa khẩu nhưng chưa về nhập kho công ty, thì các chứng từ phản ánh công nợ với người bán chưa được ghi sổ, cho dù hàng lưu tại cửa khẩu có thể giao thoa giữa các kì kế toán khác nhau. Cách hạch toán như trên một mặt không đảm bảo được yêu cầu ghi sổ đầy đủ, kịp thời của kế toán, mặt khác còn để lại những hậu quả sau: Thông tin kế toán không phản ánh đúng thực trạng và những biến động về công nợ với nhà cung cấp. Việc quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ phức tạp hơn, dễ gây nhầm lẫn và khó đối chiếu, kiểm tra về thực trạng công nợ của từng nhà cung cấp nước ngoài vì có những khoản nợ đã được thanh toán xong nhưng chưa được ghi sổ kế toán. Tồn tại 2: Về phương pháp kế toán chiết khấu bán hàng. Việc chỉ ghi sổ chiết khấu bán hàng vào thời điểm đã giao tiền chiết khấu cho cửa hàng cũng là chưa hợp lý vì như vậy là đã bỏ qua việc phản ánh nghĩa vụ nợ phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng phát sinh trong tháng. Vì trên thực tế số chiết khấu phải trả và việc thanh toán tiền chiết khấu thường xảy ra ở hai thời điểm khác nhau, thậm chí ở hai kì kế toán khác nhau. Do vậy việc ghi sổ như trên một mặt sẽ không phản ánh đúng nghĩa vụ công nợ phát sinh với khách hàng ở mỗi cửa hàng trong tháng, mà mặt khác,, trong trường hợp khác kì kế toán, còn gây nên việc ghi nhận sai chi phí của kì kế toán, vi phạm nguyên tắc " Cơ sở dồn tích " của kế toán. Mặt khác, việc hạch toán chiết khấu bán hàng của công ty vào khoản giảm trừ doanh thu như hiện nay là sai so với quy định của chế độ, bởi bản chất chiết khấu bán hàng của công ty là một khoản chiết khấu thanh toán. Nguyên nhân là, do thiếu cập nhật thông tin về chế độ kế toán mới đã được đưa vào áp dụng thực tế, nên kế toán không đặt ra sự phân biệt giữa chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, mà giữ nguyên quan niệm đồng nhất mọi khoản chiết khấu là khoản giảm trừ doanh thu và thói quen hạch toán chiết khấu bán hàng trên tài khoản 521, và cuối kì kết chuyển sang tài khoản phản ánh doanh thu. Tồn tại 3: Vê hệ thống sổ chi tiết TK 131. Hệ thống sổ chi tiết TK 131. Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng. Kết cấu sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng chưa thuận tiện cho công tác quản lý nợ phải thu đối với cửa hàng theo tiêu chí quản lý là dư nợ định mức cuối tháng. Vì trên sổ chi tiết, số dư cuối tháng chưa được theo dõi chi tiết theo định mức dư nợ. Chính vì vậy, sẽ là không thuận tiện cho kế toán trong việc theo dõi và đôn đốc thu nợ ở các cửa hàng theo tiêu chí quản lý đã đặt ra, cũng như trong việc đưa ra nhận xét, so sánh, đánh giá về tình hình công nợ ở cửa hàng qua các kì kế toán khác nhau. Sổ Số dư chi tiết khách hàng. Việc theo dõi tập trung tình hình công nợ với của các khách hàng trên cùng một trang sổ chỉ phù hợp với việc thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, vì vậy nếu trong tương lai, chính sách thu tiền hàng thay đổi, thì việc ghi sổ như trên sẽ là không phù hợp. Sổ chiết khấu Căn cứ vào cách tính chiết khấu của kế toán, thì việc tổ chức thêm Sổ chiết khấu là không thực sự cần thiết. Vì số chiết khấu được tính dựa trên các chỉ tiêu mà Sổ số dư chi tiết khách hàng đã phản ánh đầy đủ. Vì vậy, kế toán có thể thực hiện tính chiết khấu ngay cho từng khách hàng trên sổ số dư chi tiết. Tồn tại 4: Về phương pháp hạch toán kế toán trên 2 tài khoản 331 và 131. Hiện nay phần lớn các giao dịch mua, bán đều được phản ánh qua sổ TK 131 và 331. Điều này là không hợp lý xét trên các góc độ sau: Trên góc độ tuân thủ chế độ kế toán: Việc hạch toán như trên là vi phạm quy định về nội dung kinh tế của 2 tài khoản 131 và 331, vì hai tài khoản này chỉ được dùng để phản ánh và theo dõi công nợ trong thanh toán với người mua, người bán mà thôi. Xét trên góc độ quản lý công nợ, thì cách sử dụng 2 tài khoản 131, 331 như trên sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc tập hợp và cung cấp thông tin chính xác về tình hình công nợ thực tế phát sinh, tại mọi thời điểm trong kì và cuối kì kế toán. Điều đó sẽ làm giảm chất lượng và tiến độ cung cấp thông tin kế toán. Tồn tại 5: Về việc phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì. Công tác phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì chưa được quan tâm thực hiện. Công tác kế toán mới chỉ dừng lại ở việc ghi chép và cung cấp thông tin cho việc lập các Báo cáo tài chính, mà chưa thực hiện vai trò tham mưu của kế toán cho các hoạt động quản trị. Vì vậy hiệu quả của công tác kế toán trong quản lý công nợ còn rất hạn chế. Tồn tại 6: Về phân công lao động kế toán trong phần hành kế toán thanh toán. Hiện nay, phần hành kế toán thanh toán do một kế toán viên và kế toán trưởng đảm nhiệm. Tuy nhiên, kế toán viên lại đang kiêm nhiệm cả chức năng của một thủ quỹ. Việc phân công lao động như vậy, một mặt làm ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu năng của công tác kế toán thanh toán, mặt khác còn vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của người làm kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành. Hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán và hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu qủa công tác kế toán trong quản lý công nợ. Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán tại công ty. Đối với chính sách thanh toán tiền bán hàng với cửa hàng. Để rút ngắn thời gian lưu chuyển của tiền, và thuận tiện hơn cho công tác kế toán trong việc ghi nhận, xử lý thông tin và giám sát chặt chẽ tình hình công nợ và quá trình thu hồi nợ ở cửa hàng, việc thanh toán tiền hàng nên được tiến hành định kì. Khoảng cách thời gian giữa mỗi lần nộp tiền hàng là từ 7-10 ngày. Khi cửa hàng nộp tiền hàng, cần nộp kèm các Bảng kê thanh toán tương ứng (có ghi rõ ngày tháng lập và đánh số thứ tự liên tục), và Sổ Nhật ký bán hàng để kế toán đối chiếu kiểm tra. Đối với việc thanh toán tiền chiết khấu cho cửa hàng: Việc thanh toán tiền chiết khấu cũng nên được thực hiện trả định kì ( 7-10 ngày/lần). Tuy nhiên số tiền thanh toán mỗi lần có thể linh hoạt, tuỳ thuộc vào từng thời điểm và số lượng giao dịch do kế toán ước tính trong kì kế toán. Kế toán chỉ thực hiện chi trả tiền chiết khấu lần tiếp theo nếu số tiền chiết khấu trước đó đã cơ bản thanh toán hết cho khách hàng và được khách hàng kí nhận đầy đủ trên Bảng tính chiết khấu. 3.2. Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty. Thứ nhất: Về phương pháp kế toán thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp nhập khẩu hàng. Để đảm bảo phản ánh đúng thực trạng công nợ của nhà cung cấp trong kì kế toán, kế toán nên tiến hành hạch toán và ghi sổ như sau: Khi nhận được chứng từ hàng nhập khẩu, đối với trường hợp hàng chưa về, nhưng đã tiến hành thanh toán, kế toán căn cứ vào giá trị L/C đã thanh toán theo Giấy báo Nợ ngân hàng, ghi nhận một khoản Nợ phải thu của nhà cung cấp trên sổ kế toán: Nợ TK 331- Phải thu (chi tiết theo đối tượng): tỉ giá hạch toán Có TK 112(1122): tỉ giá hạch toán Khi hàng đã về đến cửa khẩu Việt Nam, nhưng cuối tháng chưa về nhập kho công ty, kế toán căn cứ vào Hoá đơn thương mại, ghi giảm số nợ phải thu của nhà cung cấp, đồng thời ghi tăng số nợ phải trả nếu chưa thanh toán hết giá trị của L/C: Nợ TK 151 (Tỉ giá thực tế): Hàng đang lưu tại kho cảng, sân bay Có TK 413: Chênh lệch tỉ giá Có TK 331 - chi tiết theo đối tượng: Tỉ giá hạch toán TK 331 - Số đã thu. TK 331 - Số còn phải trả. ( Khi hàng về nhập kho, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu Nhập kho ghi: Nợ TK 152,156 : Tỉ giá thực tế Có TK 151: Tỉ giá thực tế.) Sau đó, nếu giá trị của L/C chưa được thanh toán hết, kế toán thanh toán tiếp tục theo dõi tình hình thanh toán L/C và căn cứ vào Giấy báo Nợ ngân hàng để làm căn cứ ghi giảm Khoản phải trả nhà cung cấp: Nợ TK 331-chi tiết theo đối tượng: Tỉ giá hạch toán Có TK 112(1122): Tỉ giá hạch toán. TK 112 TK 331 TK 151 TK 413 Trị giá L/C đã thanh toán (một phần hay toàn bộ ) Hàng lưu tại cửa khẩu, cuối tháng chưa về nhập kho Chênh lệch giảm tỉ giá Sơ đồ 3.1: Kế toán thanh toán với người bán trường hợp hàng lưu cửa khẩu giao thoa giữa hai kì kế toán khác nhau Thứ hai: Về phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu bán hàng. Để đảm bảo việc tuân thủ chế độ kế toán, và phản ánh đúng biến động về tình hình nợ phải trả khách hàng (cửa hàng) trong tháng, em xin đề nghị phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu cho khách hàng như sau: Vào cuối tháng, sau khi lập xong Bảng tính chiết khấu cho mỗi cửa hàng,(đã được Kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt), kế toán ghi sổ khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng theo từng cửa hàng: Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán Có TK 131: Số tiền chiết khấu phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng. Định kì, khi thực trao tiền cho cửa hàng để chi trả chiết khấu cho khách hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK 131- chi tiết theo từng cửa hàng: Số tiền chiết khấu đã chi mỗi lần. Có TK 111: Số tiền chiết khấu đã trao cho cửa hàng. Phương pháp kế toán này sẽ giúp kế toán giám sát chặt chẽ hơn quá trình thanh toán chiết khấu bán hàng cho khách hàng ở từng cửa hàng, nhờ đó sẽ đảm bảo được việc thanh toán số chiết khấu phải trả cho từng khách hàng được thực hiện nghiêm túc, kịp thời. TK 111 TK 131 TK 635 Định kì thanh toán tiền chiết khấu cho cửa hàng Tổng số tiền chiết khấu phải thanh toán cho khách hàng ơ từng cửa hàng Sơ đồ 3.2: Phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu với cửa hàng Thứ ba: Về hệ thống sổ chi tiết TK 131. Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng: Để thuận tiện cho việc quản lý, đánh giá tình hình công nợ ở các cửa hàng vào cuối tháng, sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng nên thực hiện chi tiết số dư theo định mức công nợ. Theo đó, kết cấu sổ chi tiết TK 131 có thể thiết kế như sau: Biểu số: 3.1 Sổ chi tiết TK 131 đối tượng: Cửa hàng…….. Năm: ……………………… Ntgs Chứng từ Diễn giải Só dư đầu tháng Số phátsinh Số dư cuối tháng Sh Nt TĐm NĐm Cộng Nợ Có TĐm NĐm Cộng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Tháng 1 SD ĐT ** * *** ….. …. ….. …… ….. …… Cộng phát sinh *** *** SD CT Xx X Xxx Tháng 2 SD ĐT ** * *** …… ….. …… Cộng phát sinh *** *** SD CT Xx X Xxx ….. ….. ….. ……. ……. …. ….. ….. ….. ….. …… ……. Chú thích: TĐM: Trong định mức NĐM: Ngoài định mức. = {(7) + (8)} x tỉ lệ định mức = (12) - (10) Sổ số dư chi tiết khách hàng. Để phù hợp với việc thu tiền hàng định kì, thay vì thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, Sổ số dư chi tiết nên tiến hành theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng trên từng trang sổ riêng biệt. (Đồng thời trên các Bảng kê thanh toán cũng cần đánh số thứ tự liên tục cho đến hết năm, và ghi rõ ngày tháng lập, để kế toán làm căn cứ ghi sổ) Ngoài ra để giảm bớt việc ghi sổ Chiết khấu bán hàng, Sổ số dư chi tiết nên thêm các chỉ tiêu dòng sau đây: Dòng tính chiết khấu 3% Dòng tính thưởng 1% Dòng tính phạt 1% Dòng tổng cộng chiết khấu Trong trường hợp cửa hàng muốn đối chiếu số chiết khấu do cửa hàng tính được với số liệu của kế toán, thì có thể sử dụng ngay Bảng tính chiết khấu do kế toán lập để đối chiếu. Vì Sổ số dư chi tiết được thiết kế trên máy, nên việc cộng sổ, sao chép số liệu và tính toán sẽ giảm thiểu được sự sai sót về các phép toán cũng như số liệu sao chép. Ngoài ra, còn rút ngắn được thời gian ghi sổ và tính toán số liệu. Nhờ đó, hiệu qủa của công tác kế toán sẽ tăng lên đáng kể. Biểu số: 3.2. Sổ số dư chi tiết khách hàng Đối tượng: Cửa hàng …. Năm:…………………… Khách hàng:………………………….ĐịaChỉ:…………………………… Ntgs BKTT Diễn giải Số dư đầu tháng Số phát sinh Số dư cuối tháng Sh Nt Nợ có Tháng 1 SD Đầu tháng **** *** *** *** Lấy hàng ** Nộp tiền * **** **** **** Lấy hàng *** Nộp tiền ** ….. ….. ….. ….. ….. …. …… …….. Cộng Xxx xxx Sd cuối tháng ***** Chiết khấu 3% ** Thưởng 1% ** Phạt 1% ** Cộng Chiết khấu *** Tháng 2 …… ….. …. …. …. ….. …. …… Chú thích: BKTT: Bảng kê thanh toán. Thứ tư: Về phương pháp hạch toán trên 2 TK 131 và 331. Để đảm bảo tuân thủ quy định về nội dung kinh tế của tài khoản theo quy định của chế độ kế toán, hơn nữa cũng là để việc quản lý và cung cấp thông tin về tình hình công nợ với nhà cung cấp được thuận lợi hơn, kế toán chỉ nên thực hiện phản ánh vào tài khoản 131 và 331 số nợ thực tế đã phát sinh với khách hàng và nhà cung cấp. Thứ năm: Về việc phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì. Hiệu quả quản lý của kế toán đối với vấn đề công nợ với người mua, người bán, không chỉ thể hiện ở việc ghi chép, phản ánh trung thực, chính xác, đầy đủ tình hình và những biến động về công nợ, mà cao hơn nữa là ở việc : từ những thông tin ghi chép được, kế toán có thể đưa ra được những đánh giá, nhận xét gì để giúp ích cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Điều đó thực sự là quan trọng trong nền kinh tế thị trường hiện nay khi mà thông tin đóng vai trò quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp. Phân tích tình hình Nợ phải thu ở các cửa hàng. Hiện nay, khi mà công ty đang quản lý công nợ ở các cửa hàng bằng định mức dư nợ cuối tháng, và có chế độ thưởng, phạt đối với việc thu hồi tiền hàng, thì việc lập các báo cáo kế toán về tình hình công nợ của các cửa hàng là điều rất cần thiết. Theo tiêu chí quản lý trên, kế toán có thể lập "Bảng phân tích tình hình nợ phải thu " cho mỗi cửa hàng, kèm theo là những nhận xét, đánh giá giải trình bằng lời. Biểu số:3.3 Bảng phân tích tình hình nợ phải thu Đối tượng: Cửa hàng …………. Ngày …… tháng…….năm.….. Chỉ tiêu Kì gốc (tháng, quý) Kì phân tích (tháng,quý) Kì phân tích so với kì gốc Số tuyệt đối Số tương đối 1. Số vòng quay Nợ phải thu 2. Thời gian của một vòng quay 3. Dư nợ trong định mức 4. Dư nợ ngoài định mức 5. Tổng dư nợ Căn cứ vào Bảng phân tích này, kế toán có thể làm rõ tình hình công nợ của cửa hàng trên các mặt sau: Khả năng thu hồi nợ từ khách hàng ở mỗi cửa hàng là tốt, hay không tốt. Và khả năng này có xu hướng tốt lên, hay xấu đi so với trước đó. Cửa hàng có đảm bảo được hay thực hiện vượt mức tiêu chí quản lý công nợ đã đề ra, và so với tháng (quý ) trước đó, thì tình hình dư nợ ở các cửa hàng là tăng lên, hay giảm đi và tăng, giảm bao nhiêu. Ngoài ra, để tăng độ thuyết phục cho những nhận xét, đánh giá của mình, kế toán có thể vận dụng thêm các thông tin về tình hình dư nợ chi tiết của từng khách hàng ở mọi cửa hàng, đặc biệt là những khách hàng có ảnh hưởng lớn đến tình hình công nợ của cửa hàng trong tháng và các tháng trước đó. Trong trường hợp cần thiết, kế toán có thể yêu cầu các cửa hàng giải trình rõ các nguyên nhân dẫn đến tình trạng công nợ đó. Với việc đánh giá, phân tích trên, kế toán có thể tham mưu cho bộ phận kinh doanh và các nhà quản trị những vấn đề sau: Ra quyết định thưởng, phạt đối với cửa hàng Thay đổi định mức dư nợ với các cửa hàng tuỳ thuộc xu hướng và khả năng thu hồi nợ của cửa hàng cũng như tình hình thị trường tiêu thụ ở từng thời điểm. Quyết định duy trì, tăng cường, hay giảm bớt quy mô hàng tiêu thụ ở các địa bàn do cửa hàng phụ trách. Quyết định thắt chặt hay nới lỏng chính sách tín dụng thương mại với khách hàng… Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của công ty. Đồng thời với việc phân tích, đánh giá tình hình Nợ phải thu khách hàng, kế toán nên xem xét đến việc phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của công ty. Việc này đỏi hỏi sự kết hợp thông tin về tình hình nợ phải trả nhà cung cấp, phải trả khách hàng với các thông tin về nợ phải trả khác trong công ty. Nội dung phân tích này sẽ giúp cho các nhà quản lý biết được nhu cầu thanh toán cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong giai đoạn trước mắt và lâu dài. Để từ đó, có kế hoạch huy động các nguồn tài chính đáp ứng nhu cầu thanh toán. Kế toán cần tính và so sánh các chỉ tiêu như: Hệ số thanh toán hiện hành Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn Hệ số thanh toán tức thời Hệ số thanh toán của TSLĐ Vốn lưu chuyển thuần. Kế toán cần lập "Bảng phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán", và tính ra "Hệ số khả năng thanh toán" để đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán của công ty. Trong đó, hệ số khả năng thanh toán bằng: Khả năng thanh toán/ Nhu cầu thanh toán. Nếu hệ số này nhỏ hơn 1, chứng tỏ công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán. Ngược lại, công ty có khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán trong thời gian tới. Biểu số: 3.4 Bảng phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán Nhu cầu Thanh toán Số tiền Khả năng thanh toán Số tiền I. Các khoản phải thanh toán ngay I. Các khoản có thể dùng thanh toán ngay 1. Nợ quá hạn 1. Tiền mặt, Tiền gửi Nợ ngân sách 2. Giấy tờ có giá Nợ ngân hàng Nợ ngưòi bán, người mua II. Các khoản có thể dùng thanh toán trong thời gian tới ….. 1. Trong tháng tới 2. Nợ đến hạn Thu hồi nợ Nợ Ngân sách Bán hàng Nợ ngân hàng Vay Nợ người bán, người mua Bán tài sản ….. 2. Trong quý tới II. Các khoản phải thanh toán, phải trả trong thời gian tới. …… 1. Trong tháng tới ……. …. ….. 2. Trong quý tới …… ………. Tổng cộng Tổng cộng Thứ năm: Kiến nghị về công tác phân công lao động trong phần hành kế toán thanh toán Để đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật, công việc thủ quỹ nên giao cho một nhân viên khác không làm kế toán trong phòng kế toán đảm nhiệm. Điều đó cũng sẽ giảm thiểu khối lượng công việc hàng ngày của kế toán thanh toán, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty. Ngoài ra với khối lượng các nghiệp vụ thanh toán rất lớn như hiện nay, công ty cũng nên nghiên cứu việc tuyển thêm nhân viên kế toán mới để môi trường làm việc bớt căng thẳng hơn cho những người làm công tác kế toán. Kết luận Có thể nhận thấy rằng, công tác hạch toán kế toán thanh toán và quản lý công nợ với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I hiện nay đã và đang phát huy được hiệu quả nhờ đảm bảo được khá tốt tình hình thanh toán và xử lý công nợ, đóng góp quan trọng vào sự phát triển của công ty. Tuy vậy, cũng không thể khẳng định chắc chắn rằng, kết quả khả quan hiện nay có thể đảm bảo vững chắc cho sự tăng trưởng và phát triển bền vững của công ty. Vì vậy, tích cực hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trong thanh toán, đảm bảo sự phù hợp giữa thực tế làm việc với các quy chế điều chỉnh sẽ đưa công ty nhanh chóng hoà nhập chung vào hệ thống kế toán quốc gia và quốc tế, từ đó tạo nên tiền đề tốt cho những bước phát triển mới của công ty trong tương lai. Em hy vọng rằng với những kiến nghị và giải pháp đã đưa ra có thể được công ty sử dụng như những thông tin mang tính tham khảo, đóng góp cho quá trình không ngừng hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán tại công ty, nhằm không những nâng cao hiệu quả quản lý công nợ trong thanh toán và còn phục vụ đắc lực cho qúa trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Đông, cũng như bác Giám đốc cùng các cô, chú phòng kế toán công ty Cổ phần thuốc thú y TW I đã giúp em hoàn thành luận văn này. Hà nội, tháng 6 năm 2003. Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hà. Mục lục Lời nói đầu 1 Phần I. Cơ sở lý luận chung về hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp. 3 I. Cơ sở lý luận chung về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp. 3 1.1. Thanh toán với người mua, người bán và ý nghĩa của việc quản lý công nợ trong thanh toán tại doanh nghiệp 3 1.2. Các phương thức thanh toán chủ yếu 5 II. Nhiệm vụ, nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. 8 2.1. Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp 8 2.2. Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với người mua và người bán 10 2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 10 2.2.2. Tài khoản sử dụng 13 2.2.3. Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 15 2.2.4. Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 16 2.3. Hệ thống sổ sách kế toán 16 III. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp 19 3.1. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán 19 3.2. Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán 20 Phần II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I 22 I. Giới thiệu chung về công ty 22 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 22 1.2. Lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty 23 1.3. Đặc điểm quá trình mua hàng - thanh toán, bán hàng - thu tiền của công ty. 24 1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty 25 1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 26 II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp taị công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I 28 2.1. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp 28 2.1.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 28 2.1.2. Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 43 2.1.3. Hạch toán kế toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 50 2.2. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng 54 2.2.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 54 2.2.2. Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 61 2.2.3. Hạch toán kế toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 67 III. Thông tin kế toán với việc phân tích đánh giá sơ bộ về tình hình và khả năng thanh toán của công ty 72 3.1. Tình hình thanh toán với người mua người bán tại công ty. 73 3.2. Phân tích khả năng thanh toán tại công ty. 74 Phần III. Hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I. 75 I. Đánh giá chung về chính sách quản lý hoạt động mua hàng thanh toán, bán hàng - thu tiền và thực trạng công tác hạch toán kế toán với người mua người bán tại công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I. 75 1.1. Những ưu điểm chính. 75 1.2. Những tồn tại chủ yếu 76 II. Hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán và hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ. 79 2.1. Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán tại công ty. 79 2.2. Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty. 80';['== Kết luận. 87 ._.