Hoàn thiện công tác hạch toán cổ phầnSX và tính giá thành công trình xây lắp điện tại Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật (73tr)

h tranh và có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường thì mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp hoạt động là sản xuất kinh doanh có hiệu quả, có lợi nhuận và tích luỹ. Điều đó buộc các doanh nghiệp không những phải chú trọng đến việc tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn phải tăng cường công tác quản lý giám đốc chặt chẽ việc sử dụng vật tư, tiền vốn, lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh, không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm đáp ừng yêu cầu của chế độ hạch toán kế toán. Chính vì vậy công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm luôn được coi là công tác trọng tâm của kế toán. Vì nó cung cấp thông tin chính xác về những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất đồng thời đưa ra những biện pháp, phương hướng hoàn thiện để nâng cao vai trò quản lý chi phí và giá thành, thực hiện tốt chức năng “là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý” của kế toán. Nhận thức được vai trò của kế toán đặc biệt là kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các đơn vị xây lắp, qua quá trình nghiên cứu lý luận và tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật, cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo TS Nghiêm Văn Lợi và các cán bộ nhân viên phong Tài chính-Kế toán Xí nghiệp em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu chuyên đề “Hoàn thiện công tác hạch toán CPSX và tính giá thành công trình xây lắp điện tại Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật”. Nội dung chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Đặc điểm chung của công ty có ảnh hưởng đến công tác hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm Phần II: Thực trạng công tác hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm XL tại XN DVKHKT Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm XL tại XN DVKHKT Phần I Đặc điểm chung của công ty có ảnh hưởng đến công tác hạch toán Cpsx và tính giá thành sản phẩm i. đặc điểm chung của xn 1. Quá trình hình thành và phát triển. Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật là doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập theo quyết định số 28NL/TCCB của Bộ trưởng Bộ Năng lượng. Ngày đầu thành lập, Xí nghiệp gồm 40 cán bộ công nhân viên với số vốn 40 triệu đồng và một ngôi nhà ba gian cấp bốn. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là kinh doanh buôn bán những mặt hàng tiêu dùng như đường sữa, gạo, sản xuất kinh doanh hàng mộc và vật liệu xây dựng… Trong hai năm đầu (1989-1990) Xí nghiệp gặp nhiều khó khăn và thua lỗ. Trước nguy cơ của sự phá sản, toàn thể cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp đã nghiên cứu để tìm ra hướng đi mới cho Xí nghiệp. Sau khi xem xét khả năng của Xí nghiệp, tháng 3 năm 1991 Bộ trưởng Bộ Năng lượng đã ra quyết định cấp giấy phép hành nghề xây lắp điện cho Xí nghiệp. Theo Nghị định 388CP, Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật được thành lập lại theo quyết định số 1169/NL-LĐ ngày 24/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng trên cơ sở sáp nhập Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật và Xưởng cơ điện nhằm tăng thêm sức mạnh nhân tài vật lực, cải tiến quản lý và sản xuất. Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật có trụ sở chính đặt tại số 599 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội - là đơn vị kinh tế trực thuộc Công ty khảo sát thiết kế điện nay là Công ty Tư vấn xây dựng điện I - Tổng Công ty Điện lực Việt Nam – Bộ Năng lượng. Xí nghiệp là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, được tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp và điều lệ phân cấp quản lý của Tổng công ty điện lực Việt Nam và Công ty Tư vấn xây dựng điện I. Xí nghiệp hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có quyền sử dụng tài sản vốn do công ty giao, có tài khoản tại ngân hàng. Tài sản của xí nghiệp bao gồm tất cả tài sản bằng hiện vật, tiền mặt của các đơn vị trực thuộc Xí nghiệp. Tài sản của xí nghiệp nằm trong khối tài sản chung của công ty, do công ty bàn giao để thực hiện nhiệm vụ. 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và qui trình công nghệ sản xuất Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật thì nhiệm vụ chủ yếu của Xí nghiệp là: Xây lắp các công trình điện thuộc lưới điện 35 kV trở xuống. Gia công, chế tạo các cột điện, xà, tiếp địa phục vụ xây lắp đường dây và trạm. Sửa chữa các công trình thuỷ điện vừa và nhỏ, san nền và làm đường thi công. Các dịch vụ phục vụ công tác khảo sát thiết kế. Sản xuất vật liệu xây dựng. Tổ chức và thực hiện các dịch vụ xã hội, đời sống. Để làm tốt nhiệm vụ của mình Xí nghiệp đã thực hiện tuân thủ chế độ chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước, khai thác sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, làm tròn nghĩa vụ đối với Công ty Tư vấn xây dựng điện I và Ngân sách Nhà nước. Đồng thời không ngừng mở rộng thị trường, đáp ứng nhu cầu về công trình xây lắp điện của các địa phương, góp phần mở rộng mạng lưới điện quốc gia, thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Bên cạnh đó Xí nghiệp cũng chú trọng đào tạo đội ngũ cán bộ có năng lực, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên, xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp đoàn kết – gắn bó, năng động – sáng tạo. * Tại Xí nghiệp phòng kế hoạch có chức năng tìm kiếm thị trường, tổ chức đấu thầu, sau khi nhận được công trình, phòng kế hoạch lên kế hoạch thi công và giao cho các đơn vị có đủ điều kiện thi công các công trình đó. Như vậy, do đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị xây lắp nên quy trình sản xuất kinh doanh của XN có những đặc điểm riêng có. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp ở Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: Qui trình sản xuất tại Xí nghiệp DVKHKT Đấu thầu và nhận hợp đồng xây lắp công trình, hạng mục công trình Thanh lý hợp đồng, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoàn thành Chuẩn bị các trang thiết bị, vật liệu, nhân công Tiến hành thi công xây lắp Lập kế hoạch xây lắp công trình, hạng mục công trình Duyệt quyết toán công trình, hạng mục công trình hoàn thành Nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình hoàn thành 3.Tình hình sản xuất kinh doanh gần đây. Từ khi thành lập đến nay, qua biết bao thăng trầm của nền kinh tế thị trường, Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật đã liên tục phấn đấu để ngày một lớn mạnh và không ngừng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, tạo dựng vị trí vững chắc trong nghành xây lắp điện, nguồn vốn của Xí nghiệp ngày càng tăng, điều kiện làm việc được cải thiện rõ rệt. Điều đáng nói là khả năng tiếp cận thị trường nhanh nhạy, quy mô kinh doanh mở rộng, thu hút các nhà đầu tư và tìm kiếm tham gia đấu thầu xây dựng trong môi trường cạnh tranh của Xí nghiệp đã và đang được kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có quy mô lớn, chất lượng cao như: Đường dây 35 kV Gia Phù-Vạn Yên, Trạm 110 kV Vân Đình-Hà Tây, Tuyến cáp ngầm 24 kV và TBA Công ty TNHH SHOWPLA…. Dưới đây là một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm gần đây: Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1.Tổng tài sản 31.357.191.916 38.642.564.011 45.352.637.259 2.NVCSH 4.345.026.973 4.774.167.412 5.245.692.287 3.Doanh thu 25.763.629.463 20.942.214.970 36.012.352.135 4.Lợi nhuận 1.406.105.426 1.139.717.456 1.965.451.483 5.Thu nhập bình quân 2.299.720 1.979.674 2.539.577 Từ bảng trên ta thấy tổng tài sản và vốn chủ sở hữu của Xí nghiệp có xu hướng tăng qua từng năm. Mà như chúng ta đã phân tích về đặc điểm vốn của Xí nghiệp thì vốn chủ sở hữu của đơn vị chủ yếu được tài trợ từ nguồn vốn tự bổ sung (trích lợi nhuận thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh). Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp là có hiệu quả. Tuy nhiên hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt được không đều qua các năm. Các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận của Xí nghiệp năm 2002 giảm so với năm 2001, nhưng năm 2003 lại tăng mạnh. Nguyên nhân là do đặc điểm của ngành kinh doanh xây lắp, nhiều công trình thi công trong thời gian dài, từ năm này qua năm khác trong khi việc quyết toán công trình chỉ được thực hiện sau khi công trình hoàn thành. Hay nói cách khác khối lượng sản phẩm dở dang có ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận mà Xí nghiệp thu được trong năm tài chính. Do đó có năm Xí nghiệp có doanh thu và lợi nhuận cao và ngược lại có năm doanh thu và lợi nhuận thấp. Nhưng nhìn chung là Xí nghiệp luôn có lãi và hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận của đơn vị. Vì Xí nghiệp trả lương theo hai hình thức: trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm. Mà lao động của Xí nghiệp chủ yếu được trả lương theo sản phẩm (theo công trình) nên thu nhập bình quân của một người lao động phụ thuộc rất nhiều vào khối lượng công trình hoàn thành. Do đó cũng giống như chỉ tiêu doanh thu, thu nhập bình quân một lao động cũng không đều qua các năm. Điển hình là, thu nhập bình quân một lao động năm 2002 là 1.979.674 đ (giảm so với năm 2001 là 320.046đ); nhưng năm 2003 lại là 2.539.577đ (tăng so với năm 2002 là 559.903đ). Tuy có sự biến động nhưng so với mặt bằng chung trên thị trường lao động thì mức thu nhập mà Xí nghiệp trả cho người lao động là hợp lý và đảm bảo cho họ có được cuộc sống ổn định. II.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ở XNDVKHKT 1. Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Do lĩnh vực sản xuất kinh doanh của xí nghiệp là thi công các công trình và hạng mục công trình xây lắp nên các đơn vị sản xuất chính là các đội xây lắp và xưởng cơ khí, hoạt động căn cứ vào tình hình thực tế của Xí nghiệp và khả năng của mỗi đơn vị. Như vậy việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh là do các phòng ban chức năng đảm nhận, còn việc thực hiện là do các đội xây lắp và xưởng cơ khí. Các đơn vị sản xuất của xí nghiệp đều có mô hình tổ chức như sau: Các giám sát kỹ thuật Đội trưởng Kế toán Các tổ thi công - Đội trưởng: có quyền thay mặt lãnh đạo Xí nghiệp điều hành, phân tích, hạch toán và chủ động tiến độ sản xuất. Đội trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về hoạt động của đội và thực hiện các điều khoản hợp đồng kinh tế mà Xí nghiệp đã ký kết. - Các giám sát kỹ thuật: là các cán bộ kỹ thuật chuyên ngành có trình độ, có trách nhiệm theo dõi và xử lý kỹ thuật, tổ chức giám sát kỹ thuật thi công đồng thời đảm bảo an toàn lao động của công nhân. Các giám sát kỹ thuật cũng có thể khảo sát thiết kế một số công trình và điều chỉnh thiết kế trong quá trình thi công xây lắp cho phù hợp với thực tế nếu đã báo cáo và được Giám đốc Xí nghiệp chấp thuận. - Các tổ thi công: thực hiện thi công công trình, làm nhiệm vụ được giao. Mỗi tổ thi công có một tổ trưởng làm nhiệm vụ đôn đốc, quản lý và chấm công cho các nhân viên trong tổ, thường xuyên báo cáo tiến độ sản xuất với đội trưởng. -Kế toán: Có trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí phát sinh, sau đó tập hợp một cách có hệ thống vào các bảng kê chi phí. Cuối kỳ đóng kèm với chứng từ gốc gửi lên phòng kế toán Xí nghiệp. Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là các sản phẩm xây lắp có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, đa dạng, thời gian sản xuất lâu dài. Vì vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải theo sát dự toán bên A giao: dự toán thiết kế, dự toán thi công, trong quá trình sản xuất phải luôn so sánh giữa chi phí thực tế với dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư, điều này làm tăng khối lượng công tác hạch toán của Xí nghiệp lên rất nhiều. Các công trình xây lắp của Xí nghiệp tiến hành trên nhiều địa điểm khác xa nhau và địa hình thi công cũng rất đa dạng, phức tạp, thường nằm ở vùng có sông suối, thượng và hạ nguồn. Vì vậy các điều kiện sản xuất như thiết bị thi công, máy móc, người lao động đều phải di chuyển theo địa điểm thi công. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý, sử dụng, hạch toán tài sản và vật tư rất phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư hỏng, điều kiện làm việc và đời sống của người lao động rất khó khăn. Tình hình vốn kinh doanh của Xí nghiệp cũng phụ thuộc rất nhiều vào việc thanh toán kịp thời hay không của chủ đầu tư. Đôi khi số liệu trên sổ sách không phản ánh đúng thực trạng của sản xuất vì địa bàn xa, việc thanh toán chi phí công trình không thường xuyên và kịp thời. Tuy nhiên nhờ việc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất của nên Xí nghiệp luôn xác định được chiến lược kinh doanh hiệu quả, tạo được vị trí vững chắc trong nền kinh tế nói chung và ngành xây lắp điện nói riêng. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Với phương châm tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ mà hiệu quả, phù hợp với cơ chế thị trường, phù hợp với ngành điện và đúng luật, bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc Xí nghiệp là người trực tiếp chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý và các bộ phận khác. Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: - Giám đốc: là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Xí nghiệp, do cấp trên bổ nhiệm làm việc theo nguyên tắc chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm cá nhân, tăng cường kỷ luật hành chính, là người đứng đầu và chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Công ty và trước cán bộ công nhân viên Xí nghiệp về mọi hoạt động của Xí nghiệp. Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc: - Phó giám đốc 1: trực tiếp quản lý các Đội xây lắp điện 1, 2, 3 và Phòng thiết kế. Ngoài ra Phó giám đốc 1 còn phụ trách về mặt kỹ thuật. - Phó giám đốc 2: trực tiếp quản lý các Đội xây lắp 4, 5, 6 và Xưởng cơ khí, ngoài ra còn phụ trách về mặt hành chính. Các công việc cụ thể do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Các phòng ban này được phân công theo chức năng và nhiệm vụ như sau: - Phòng Tổ chức- Hành chính: có chức năng thực hiện công tác pháp chế hành chính quản trị và đời sống, tổ chức cán bộ, đào tạo lao động tiền lương, bảo vệ, thanh kiểm tra và quốc phòng toàn dân cùng một số chức năng khác. - Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật: giúp Giám đốc quản lý và điều hành công việc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và quản lý vật tư, thiết bị thi công, quản lý kỹ thuật khảo sát thiết kế, thi công xây lắp, kỹ thuật an toàn vệ sinh công nghiệp, chất lượng sản phẩm, thông tin nghiên cứu khoa học kỹ thuật. - Phòng tài chính – Kế toán: giúp Giám đốc quản lý và điều hành công việc trong lĩnh vực tài chính, kế toán, thay mặt Giám đốc giám sát và phản ánh toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cung cấp thông tin cần thiết để giám đốc nắm được tình hình kinh doanh và tài sản của Xí nghiệp để có những biện pháp định hướng nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Phòng thiết kế: trực tiếp khảo sát, thiết kế các công trình do Giám đốc giao. - Các đội xây lắp điện: là đơn vị sản xuất trực thuộc Xí nghiệp, theo chế độ hạch toán nội bộ, thực hiện chế độ khoán của Xí nghiệp. Các đội xây lắp điện thực hiện công tác thi công xây lắp các công trình do Giám đốc giao và hạch toán sản xuất theo các chỉ tiêu được giao khoán, hàng quý báo cáo quyết toán với Xí nghiệp. - Xưởng cơ khí: là đơn vị sản xuất trực thuộc Xí nghiệp, theo chế độ hạch toán phân xưởng, có nhiệm vụ gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí như các loại cột thép, xà đỡ, tiếp địa và tổ chức thi công xây lắp các công trình Xí nghiệp giao. - Ban kiểm toán nội bộ: là một bộ phận độc lập được thiết lập trong Xí nghiệp để tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Mỗi đơn vị, phòng ban có chức năng riêng song mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ sản xuất và lợi ích của cán bộ công nhân viên Xí nghiệp. Sơ đồ Bộ máy quản lý Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Ban kiểm toán nội bộ Phòng thiết kế Đội xây lắp 1 Đội xây lắp 2 Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật Phòng Tài chính- Kế toán Xưởng cơ khí Đội xây lắp 6 Đội xây lắp 5 Đội xây lắp 4 Đội xây lắp 3 Phòng Tổ chức- Hành chính III.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại XN DVKHKT 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán thực hiện công tác kế toán chung của Xí nghiệp, tại các đội xây lắp các nhân viên kế toán có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh ở đội mình (đến khâu tính giá thành), định kỳ nộp báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành của công trình và các báo cáo khác lên phòng Tài chính- Kế toán Xí nghiệp. Kế toán Xí nghiệp tập hợp chi phí sản xuất, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, xác định nghĩa vụ với Nhà nước và báo cáo lên cấp trên có liên quan. Giữa Xí nghiệp và đơn vị trực thuộc hạch toán theo cơ chế khoán gọn (nhưng các đơn vị trực thuộc không xác định kết quả riêng), lợi nhuận được phân bổ theo quy định của Bộ Tài chính. Cơ cấu bộ máy kế toán gồm: - Kế toán trưởng: lãnh đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của toàn bộ kế toán Xí nghiệp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp, giúp Giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật lao động, về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành kỷ luật tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp Giám đốc tập hợp số liệu kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán bảo đảm cho hoạt động của Xí nghiệp thu được hiệu quả cao. - Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ đôn đốc nhân viên, xử lý các công việc khác của kế toán trưởng, lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn được hợp lý và tiết kiệm. Kiểm soát các đơn vị nội bộ trong công tác tài chính và chấp hành chế độ chính sách Nhà nước. Ngoài ra phó phòng kế toán còn kiêm nhiệm kế toán chi phí sản xuất và giá thành: có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất, định kỳ lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và đúng thời hạn, tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán TSCĐ kiêm thanh toán tiền lương: khi có biến động về TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ đồng thời ghi sổ các tài khoản liên quan. Định kỳ căn cứ vào tỷ lệ khấu hao qui định cho từng loại tài sản, kế toán tiến hành trích khấu hao và báo nợ cho các đơn vị trực thuộc, lập các báo cáo về TSCĐ. Ngoài ra còn theo dõi trích lập các quỹ: BHYT, BHXH, KPCĐ, tính và theo dõi tiền lương, phân bổ tiền lương hàng tháng cho cán bộ nhân viên trong Xí nghiệp, quản lý chi tiêu các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo đúng quy định của Xí nghiệp, kiểm soát chứng từ và báo cáo tài chính các đơn vị cấp dưới, việc thực hiện chế độ tài chính ở các đơn vị đó. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thanh toán, Ngân hàng: thực hiện kế toán vốn bằng tiền chuyển khoản phát sinh ở Xí nghiệp. Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu ghi chép các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc trước khi nhập vào máy tính, phản ánh tổng hợp tình hình phát sinh các phần hành kế toán, xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập các báo cáo kế toán định kỳ theo qui định. - Kế toán NVL,CCDC kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tình hình sử dụng NVL. Căn cứ vào các bản thiết kế cho từng công trình và bảng bóc tách khối lượng vật tư, kế toán quản lý việc cung ứng cho từng công trình thi công. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ thủ quỹ: quản lý tiền mặt, ngoại tệ của Xí nghiệp, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ hợp lệ để nhập, xuất và vào sổ quỹ kịp thời theo nguyên tắc cập nhật. - Kế toán tại các đội xây lắp: mỗi đội sản xuất đều có cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hạch toán nội bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đội, định kỳ lập các bảng kê phân tích chứng từ gốc và bảng kê chi phí và giá thành, gửi về phòng kế toán Xí nghiệp. Sơ đồ bộ máy kế toán Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật Kế toán trưởng Phó phòng kế toán kiêm kế toán giá thành Kế toán TSCĐ, tiền lương Thủ quỹ kiêm kế toán NVL, CCDC Kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng Kế toán tại các đội XL, XCK, phòng thiết kế 2.Tổ chức hạch toán kế toán -Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, Xí nghiệp DVKHKT áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định số 1864/1998/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính và các chế độ kế toán hiện hành. - Hệ thống tài khoản kế toán Xí nghiệp sử dụng gồm: Loại1: Tài sản lưu động: TK 111, TK 112, TK 113, TK 133,TK 138, TK 141, TK 142, TK 144, TK 152, TK 153, TK 154… Loại 2: Tài sản cố định: TK 211, TK 214, TK 241… Loại 3: Nợ phải trả: TK 311, TK 331, TK 333, TK 336, TK334, TK 338 … Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu: TK 411, TK 412, TK 414, TK415, TK 421, TK 431…. Loại 5: Doanh thu: TK 511, TK 512, TK 515 Loại 6: Chi phí: TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 632, TK 642, TK 635 Loại 7: Thu nhập khác: TK 711 Loại 8: Chi phí khác: TK 811 Loại 9: Xác định kết quả sản xuất kinh doanh: TK 911 Hiện nay tại Xí nghiệp sử dụng TK 141 để phản ánh các khoản thanh toán nội bộ với các đơn vị trực thuộc và TK 336 để phản ánh các khoản thanh toán với Công ty TVXDĐ I. Tuy nhiên tại các đơn vị trực thuộc lại sử dụng TK 338 để phản ánh các khoản thanh toán nội bộ với Xí nghiệp. - Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: để tạo cơ sở pháp lý và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh, Xí nghiệp đã sử dụng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Phần lao động tiền lương gồm có Bảng chấm công, Bảng tính điểm NSLĐ, Bảng thanh toán tiền lương, Hợp đồng thuê ngoài nhân công… Phần Hàng tồn kho có Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu nhập xuất thẳng… Phần mua hàng, thanh toán có: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT Phần tiền tệ gồm có: các Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng… Phần tài sản cố định sử dụng các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ… ……………………………… - Hệ thống sổ kế toán Thực chất việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán là áp dụng tại Xí nghiệp là thiết kế cho mỗi đơn vị trực thuộc một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có nội dung, hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của Xí nghiệp. Với mục đích đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý, Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật đã sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Các loại sổ sách kế toán bao gồm các sổ tổng hợp và sổ chi tiêt, cụ thể như sau: Sổ tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung mở cho từng năm Sổ Nhật ký chuyên dùng, mở cho Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng Sổ Cái các TK mở cho từng năm Sổ kế toán chi tiết: gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết - Trình tự ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ được dùng để ghi sổ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng phần hành kế toán. Sau đó, kế toán vào Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc. Từ Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký chuyên dùng hoặc các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các sổ Nhật ký, kế toán vào sổ Cái các TK liên quan, còn từ các sổ chi tiết kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết, theo dõi và đối chiếu số phát sinh, số dư các tài khoản với Bảng tổng hợp chi tiết và ghi các bút toán điều chỉnh (nếu có). Sổ Cái và các Bảng tổng hợp chi tiết thường xuyên được đối chiếu, kiểm tra. Cuối kỳ kế toán cộng số liệu trên các Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra, đối chiếu. Cuối cùng là lập báo cáo tài chính phục vụ cho nhu cầu trong và ngoài Xí nghiệp. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật Chứng từ gốc Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Báo cáo tài chính BCĐ SPS Sổ Cái Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết :Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Quan hệ đối chiếu - Hệ thống Báo cáo kế toán: gồm các Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được lập hàng quý, gửi đến Công ty Tư vấn xây dựng điện I, cục thuế, cơ quan kiểm toán và Ngân hàng. Ngoài ra Xí nghiệp còn lập các báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo công nợ… Hiện nay Xí nghiệp cũng đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại phục vụ cho công tác kế toán. Tuy nhiên phần mềm kế toán Xí nghiệp áp dụng chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của khối lượng công tác kế toán của đơn vị. Nguyên nhân là do đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị là thi công rất nhiều công trình và hạng mục công trình cùng một lúc, thời gian luân chuyển chứng từ chậm… nên riêng phần tập hợp chi phí và tính giá thành được thực hiện bán thủ công. Tóm lại, nhìn một cách tổng thể thì hệ thống kế toán của Xí nghiệp được tổ chức tương đối thống nhất và đầy đủ, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của đơn vị, từ đó thực hiện tốt chức năng cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản trị và góp phần mang lại hiệu quả kinh tế cho Xí nghiệp. Phần II thực trạng công tác hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm tại XN DVKHKT I. Đối tượng và phương pháp tập hợp CPSX và tính giá thànH 1.Đối tượng Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng khoán gọn các công trình, hạng mục công trình cho các đội nên Xí nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí là các công trình, hạng mục công trình. Xí nghiệp tập hợp chi phí sản xuất theo từng công trình. Trong một số trường hợp công trình lớn mà xí nghiệp có khả năng hoặc bên chủ đầu tư yêu cầu, Xí nghiệp tổ chức tập hợp chi phí theo hạng mục công trình. Đối với các chi phí liên quan đến nhiều công trình, Xí nghiệp sẽ tiến hành phân bổ cho các đối tượng theo tiêu thức hợp lý. Để đo lường hiệu quả hoạt động của mình các doanh nghiệp phải xác định đúng, đủ giá thành sản phẩm. Công việc đầu tiên trong toàn bộ công tác tính giá thành sản phẩm là xác định đúng đối tượng tính giá thành. Với đặc điểm riêng của ngành xây lắp, đối tượng tính giá thành thường trùng với đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Do vậy đối tượng tính giá thành tại xí nghiệp là công trình, hạng mục công trình. Tuy nhiên việc xây dựng thường kéo dài nên hết một quý, Xí nghiệp tiến hành tính giá thành cho phần việc đã hoàn thành để thanh toán với chủ đầu tư. Lúc này đối tượng tính giá thành là phần việc đã thực hiện xong tại điểm dừng kỹ thuật hợp lý. Do sản phẩm của xí nghiệp là các công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, thời gian thi công dài nên việc tính giá thành được tiến hành theo định kỳ. Cuối mỗi quý kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho các công trình hoàn thành. Đối với các công trình chưa hoàn thành thì toàn bộ chi phí sản xuất tập hợp được được coi là giá trị sản phẩm dở dang. 2. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp DVKHKT Xí nghiệp áp dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp. Cụ thể căn cứ vào giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ cũng như toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ của các CT, HMCT kế toán tiến hành tính giá thành cho các CT, HMCT hoàn thành. II. Nội dung công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Xí nghiệp DVKHKT 1. Hạch toán chi phí sản xuất 1.1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng nhất trong quá trình thực hiện xây lắp các công trình. Đây là khoản mục cơ bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh tại Xí nghiệp. Do đó việc hạch toán chính xác đầy đủ khoản mục chi phí này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc xác định lượng tiêu hao vật liệu trong quá trình thi công và đảm bảo sự chính xác trong giá thành sản phẩm . Hiện nay, ở XN mỗi đội có thể cùng thi công nhiều CT, HMCT cùng một lúc nên việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được chi tiết đến từng CT, HMCT của từng đội đang thi công. Do nhiệm vụ chủ yếu của Xí nghiệp là thi công xây lắp các công trình điện ( các đường dây điện, trạm điện…) nên nguyên vật liệu thường bao gồm: cột điện, dây cáp điện, xà, sứ, máy biến thế, phụ kiện điện, xi măng, cát, đá, sỏi.. Các chi phí về nguyên vật liệu được thể hiện trên chứng từ theo qui định. Các chứng từ đủ điều kiện để đưa vào chi phí nguyên vật liêuh là: - Tên vật tư trên chứng từ phải là vật tư dùng cho CT báo cáo - Số lượng vật tư trên chứng từ phải phù hợp với dự toán được duyệt do A giao cho B - Chứng từ mua vật tư phải có hoá đơn do Bộ tài chính ban hành - Vật tư trên chứng từ phải được nhập kho sau đó xuất dùng hoặc nhập xuất thẳng. Sau khi xem xét, kiểm tra phải đánh số thứ tự cho chứng từ và lên bảng kê để theo dõi và kiểm tra. Là loại chi phí trực tiếp nên chi phí nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng sử dụng (từng công trình, hạng mục công trình) theo giá thực tế của vật liệu xuất dùng. Kế toán sử dụng TK621 để tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu xuất dùng. Tuy nhiên tại Xí nghiệp DVKHKT chi phí CCDC phục vụ sản xuất cũng được tập hợp vào tài khoản này. CCDC lớn và nhỏ khi xuất dùng đều được ghi một lần vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nguyên vật liệu XN sử dụng có thể được mua ngoài hoặc do XN tự sản xuất. * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn cung cấp vật liệu chủ yếu của xí nghiệp. Do tính chất đơn chiếc của sản phẩm và phương thức thi công khoán gọn cho các đơn vị nên vật liệu được các đơn vị chủ động mua cho từng công trình và nhập xuất thẳng. Khi nhận được công trình thi công do xí nghiệp giao khoán cán bộ cung ứng của đơn vị thi công (các đội xây lắp) căn cứ vào công trình đó để xác định số lượng, quy cách chủng loại từng loại vật liệu sử dụng cho công trình. Sau đó tiến hành thu mua theo đúng các yếu tố và bàn giao trực tiếp cho cán bộ thi công tại chân công trình. Khi mua vật tư về công trường chứng từ ban đầu làm căn cứ hạch toán là Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn GTGT. Chẳng hạn khi nhân viên đội mua vật tư phục vụ công trình XL điện chiếu sáng tuyến số 2-Đà Nẵng sẽ có hoá đơn như sau: Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL BB/2003B No 0046942 Đơn vị bán hàng: Tiệm điện ánh Sáng Địa chỉ: 4.3 Quang Trung, Quảng Ngãi Số tài khoản: 43101410003 Điện thoại: 0511.881302 MS: 0200414696 Họ tên người mua hàng: Cần Văn Mùi Tên đơn vị: Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật Địa chỉ: 599 Nguyễn Trãi, Thanh._.