Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Chè Kim Anh

vụ theo dõi tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu khác biệt. Công tác này đặc biệt có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Nếu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu không được thực hiện tốt gây nên tình trạng thiếu vật liệu sẽ làm ngừng qúa trình sản xuất; nếu gây chậm trễ hay nhầm lẫn cho qúa trình cung cấp từng loại nguyên vật liệu cũng có thể gây đình trệ cho quá trình sản xuất. Xuất phát từ vai trò quan trọng trên của hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kết hợp với những tài liệu thực tế của công tác tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh, tôi đã hoàn thành chuyên đề “ Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh ”. Mục đích của chuyên đề này là xem xét những vấn đề lý thyết cơ bản về nguyên vật liệu và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong thực trạng tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở một đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, từ đó có những đánh giá và mạnh dạn đưa ra một số đề xuất phù hợp với đặc điểm và tình hình cụ thể của Công ty với mong muốn góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị nói chung. Nội dung của chuyên đề cơ bản bao gồm 3 phần: - Phần I: Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và công tác hạch toán chi tiết NVL. - Phần II: Thực trạng công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh. - Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong Công ty Cổ phần chè Kim Anh. Phần I Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và công tác hạch toán nguyên vật liệu I. Nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán. 1. Khái niệm - đặc điểm nguyên vật liệu. a. Khái niệm: Nguyên vật liệu (NVL): Là một bộ phận của đối tượng lao động mà con người sử dụng công cụ lao động tác động lên chúng, biến chúng thành sản phẩm theo mục đích đã định trước. Đó là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, dự án trong doanh nghiệp đóng dày, vải trong doanh nghiệp may mặc, chè búp trong doanh nghiệp chế biến chè... b. Đặc điểm: Là một bộ phận của đối tượng lao động NVL có 2 đặc điểm cơ bản sau: - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do đó trong quản lý NVL chỉ quản lý về mặt giá trị xuất dùng mà không xét mặt lượng hình thái của NVL. - Giá trị của NVL được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới làm ra. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. 2. Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu. Để cung cấp cđầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. II. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL sau đây: 1. Phương pháp thẻ song song. * Tại kho: Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi Thẻ kho (mở theo từng danh điểm NVL trong từng kho). Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. * Tại phòng kế toán: Kế toán NVL mở Thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm NVL tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hằng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ và đối chiếu với thẻ kho Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn kho về mặt giá trị của từng loại NVL. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu ở phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán NVL còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau: Bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho vật liệu Tháng… năm… Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ … Số tờ… Tên vật tư: Số danh điểm: Đơn vị tính: Kho: Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhâp Xuất Tồn Ghi chú SH Ngày tháng Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng 2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển. Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVLvà số lương chứng từ nhập, xuấtNVL không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết NVL là phương pháp đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này: * Tại kho: Giống phương pháp thẻ song song ở trên. * Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi vào Sổ luân chuyển NVL. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với Sổ luân chuyển NVL, đồng thời từ Sổ đối chiếu luân chuyển NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việcghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng anh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiéu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển như sau: Bảng kê nhập ( xuất ) vật liệu Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Số lượng chứng từ Số lượmg Số tiền Kho … Cộng Sổ đối chiếu luân chuyển Năm:….. Kho:….. Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu Tháng 1 Luân chuyển Tháng 1 Số dư cuối Tháng 2 Số lượng Số tiền Nhập Xuất Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Bảng kê nhập vật liệu Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất vật liệu Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3. Phương pháp số dư. Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời có số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết NVL thích hợp nhất là phương pháp số dư. Theo phương pháp này: * Tại kho: Thủ kho ngoài việc ghi thẻ kho như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số dư. * Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá hạch toán để tính giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đố ghi vào Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn kho (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiểntên Sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho. Từ bảng này kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL để đối chiếu với Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiên sai sót gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, phương pháp này đòi hỏi nhân vien kế toán và thẻ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Mẫu sổ và Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp số dư như sau: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày … đến ngày … tháng … năm … Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày .. tháng … năm... Người nhận Người giao Sổ số dư Năm: Kho: Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Đ/m dự trữ Số dư đầu năm Tòn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng 2 Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu phần II Thực trạng công tác tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chè Kim Anh I. Khái quát chung về công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần chè Kim Anh. Công ty Cổ phần chè Kim Anh có trụ sở tại xã Mai Đình – huyện Sóc Sơn thành phố Hà Nội. Tên giao dịch : Kim Anh Tea Stock-holding company. Tel: 04.8843222-8843263, Fax: 04.8840724. Website: E.mail: Kimanhtea@netnam.vn Công ty Cổ phần chè Kim Anh chuyên sản xuất các loại chè xanh, đen xuất khẩu và chè hương tiêu dùng nội địa. Công ty Cổ phần chè Kim Anh được thành lập trên cơ sở hai nhà máy nhập lại là nhà máy chè Vĩnh long và nhà máy chè Kim Anh. Nhà máy chè Kim Anh được thành lập năm 1960 ở Việt Trì, Vĩnh Tuy (Nay là tỉnh Phú Thọ ) chuyên sản xuất chè xanh xuất khẩu và chè tiêu dùng nội địa. Sau năm 75, do yêu cầu sản xuất tập trung của ngành, nhà máy chè Kim Anh chuyển về xã Mai Đình, Sóc Sơn, Hà Nội. Nhà máy chè Vĩnh Long được thành lập năm 1959 ở Hà Nội chuyên sản xuất chè hương tiêu dùng nội địa. Ngày 15/5/1980, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm quyết định sáp nhập hai nhà máy chè Kim Anh và nhà máy chè Vĩnh Long thành nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh, trụ sở tại xã Mai Đình – huyện Sóc Sơn – Hà Nội. Tháng 2/1990 nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh được đổi tên thành nhà máy chè Kim Anh. Ngày 18/12/1995, nhà máy chè Kim Anh được đổi tên thành Công ty chè Kim Anh thuộc Tổng công ty chè Việt Nam. Từ năm 1995 đến năm 1999, công ty đã có những bước tiến đáng kể những sản phẩm mang mác Kim Anh Tea Company đã trở nên quen thuộc với người tiêu dùng Việt Nam và còn xuất hiện ở nhiều nước: Hồng Kông, Canada, Đông Âu,...Chính bởi sự đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã và chất lượng của nó. Tuy vậy, đến năm 1999 Nhà nước có chủ trương tổ chức sắp xếp lại DNNN lớn thuộc các ngành, lĩnh vực chủ chốt với mục đích tăng hiệu quả kinh tế nhà nước đồng thời nâng cao tăng trưởng kinh tế, do đó công ty chè Kim Anh là DNNN đầu tiên thuộc ngành chè được chọn để tiến hành cổ phần hoá. Sau 6 tháng chuẩn bị các bước tiến hành ngày 3/7/1999 Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quyết định số 99/QĐBNN - TCCB chính thức chuyển công ty chè Kim Anh thành công ty cổ phần chè Kim Anh. Chuyển sang cổ phần với số vốn điều lệ là 9,2 tỷ đồng được chia thành 92.000 cổ phần trong đó cổ phần nhà nước chiếm 30%, tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong công ty là 48%, bán cho đối tượng bên ngoài là 22%. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý Sơ đồ bộ máy quản lí Công ty cổ phần chè Kim Anh Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phó giám đốcnguyên liệu Phó giám đốckinh doanh Nhà máy chè Định Hoá Nhà máy chè Đại Từ Xưởng chè Ngọc Thanh Phòngkinh tế thị trường Phòng hành chính tổng hợp PX chế biến PX thành phẩm Phòng cơ điện Phòng KCS Phòng tài chính kế toán 3. Đặc điểm về tổ chức sản xuất. Với nhiệm vụ sản xuất các loại chè xanh, chè đen xuất khẩu và chè hương để tiêu dùng nội địa. Công ty cổ phần chè Kim Anh tổ chức sản xuất chè ở hai xí nghiệp thành viên là xí nghiệp chè Đại Từ và xí nghiệp chè Định Hoá, đồng thời ở tại trụ sở của Công ty có hai phân xưởng sản xuất là phân xưởng chế biến và phân xưởng thành phẩm. Trong mỗi phân xưởng lại chia thành các tổ để công việc sản xuất đạt hiệu quả cao. Để thấy rõ cơ cấu sản xuất của công ty cổ phần chè Kim Anh ta sẽ xem xét sơ đồ cơ cấu sản xuất tại Công ty cổ phần chè Kim Anh: Cơ Cấu Sản Xuất Công Ty Cổ Phần Chè Kim Anh. Công ty XN thành viên PX chế biến PX thành phẩm XN chè Đại Từ XN chè Định Hoá Xưởng CB Ngọc Thanh Tổ sàng Tổ đấu trộn Tổ sao hương Tổ ủ chè Tổ phục vụ SX Tổ đóng gói Tổ vận chuyển 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán Công ty cổ phần chè Kim Anh là công ty có quy mô không lớn, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại công ty. Nên để thuận tiện cho việc cung cấp thông tin kế toán, công ty tổ chức kế toán theo mô hình tập trung vào một phòng kế toán trung tâm. Còn ở các bộ phận trực thuộc có các nhân viên kinh tế. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế Toán Trưởng kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ, VLC, kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán tài sản cố định,VLP,công nợ Kế toán lương Phòng HCTH) II. Thực trạng công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chè kim anh 1. Đặc điểm chung. Công ty chè Kim Anh sử dụng vật liệu chính chiếm khoảng trên 80% trong tổng giá thành của sản phẩm như: chè xanh đặc biệt, chè xanh loại một, chè xanh loại 2,… chè đen loại 1, chè đen loại 2,…Vật liệu phụ gồm: hương liệu như: sen, cúc, nhài, ngâu,…nhãn như: Thanh hương, Hồng đào, hộp chè túi lọc,…Nhiên liệu sử dụng để sấy và sao chè: than, củi,…để chạy máy phát, phục vụ công tác quản lí, sản xuất: xăng, dầu,… Đối với vật liệu nhập kho: giá vốn thực tế của vật liệu sẽ là giá ghi trên hoá đơn giá trị gia tăng ( phần không thuế ) cộng với chi phí vận chuyển ( nếu có ). Đối với vật liệu xuất kho: công ty hạch toán giá thực tế theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Vì công tác hạch toán chi tiết của Công ty tập trung chủ yếu vào vật liệu chính ( chiếm tỷ trọng tuyệt đối trong danh mục NVL của Công ty ) là các loại chè xanh, chè đen…và do hạn chế của qui mô đề án nên trong đề án này sẽ chỉ trình bày thực trạng hạch toán vật liệu chính của Công ty làm điển hình nghiên cứu cho toàn bộ công tác hạch toán chi tiết NVL trong đơn vị. 2.Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. 2.1. Thủ tục nhập, xuất vật liệu. a. Thủ tục nhập kho. Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi vật liệu về đến kho người cung cấp hoặc nhân viên tiếp liệu đem Hoá đơn mua hàng ( Xem biểu số 01) lên phòng Kế toán tài chính ( KTTT ). Phòng KTTT sẽ kiểm tra hoá đơn ,đối chiếu nội dung ghi trên hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã kí kết về chủng loại qui cách nếu đúng sẽ lập phiếu nhập kho (PNK). Sau đó nhân viên tiếp liệu cầm PNK xuống kho đề nghị thủ kho cho nhập kho vật liệu mua về. Trước khi cho nhập kho vật liệu phải được tiến hành kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm gồm có: 1 đại diện phòng KTTT, 1 đại diện phòng kĩ thuật và thủ kho. Ban kiểm nghiệm kiểm tra số lượng vật liệu thực có, qui cách và phẩm chất vật liệu, nếu đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật liệu ( Xem biểu số 02) và kí xác nhận vào PNK rồi đề nghị thủ kho cho nhập kho. PNK được lập thành 3 liên, trong đó: 1 liên giao cho phòng KTTT giữ, 1 liên giao cho nhân viên tiếp liệu giữ, 1 liên thủ kho giữ. Thủ kho sử dụng PNK để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng rồi chuyển cho kế toán. (Mẫu PNK xem biểu số 03) ( Biểu số 01) Hoá đơn (GTGT) Liên 2 ( Giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 12 năm 2001 Số: 31 151 Đơn vị bán hàng: XN chè Đại từ Địa chỉ: Số TK: ĐIện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Cty CP chè Kim Anh Đơn vị: Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: MS: 01 00103986 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Chè xanh đặc sản kg 1.650 33.000 54.450.000 Cộng tiền hàng: 54.450.000đ Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 5.454.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 59.895.000đ Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi chín triệu tám trăm chín lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, đóng dấu, họ tên) Biểu số 02 Công ty cổ phần chè Kim Anh Phiếu kiểm nghiệm Số :30 Tên chè: Xanh đặc sản NơI giao: Anh Tuấn NơI nhận: Kho TháI Số lượng: (tịnh Kg) Ngày lấy mẫu: 10/12/2001 Kết quả kiểm nghiệm Ngoại hình: Màu sắc chè: Thuỷ phân: 4% Bồm căng: 10% Tạp chất: Vụn nát: Nội chất: Hương: Thơm Vị: Đậm Nước: Vàng sáng Bã: Vàng xanh Qui cách đóng gói: Kết luận chung B2 = 1.650 Kg Ngày 10 tháng 12 năm 2001 Trưởng ban kĩ thuật Kiểm nghiệm viên (kí, họ tên) (kí, họ tên) ( Biểu số 03) Phiếu nhập kho Mẫu số:01- VT Ngày 30 tháng 12 năm 2001 Số: 30 Nợ:152,133 Họ tên người giao hàng: Tuấn XN chè Đại Từ Có: 331 Theo: Hoá đơn số 31 151 ngày 5 tháng 12 năm 2001 Nhập tại kho: Thái TT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Chè xanh đặc sản Kg 1.650 1.650 33.000 54.450.000 Tiền thuế GTGT 10% 5.445.000 ........ Cộng 59.895.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu chín trăm chín mươi lăm ngàn đồng chẵn. Phụ trách công tiêu Người giao hàng Thủ kho KTT TT đơn vị ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) b. Thủ tục xuất kho. Khi phân xưởng có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, thống kê phân xưởng sẽ viết đơn xin lĩnh vật tư rồi đưa cho quản đốc phân xưởng kí. Sau đó thống kê phân xưởng cầm đơn này xuống phòng KTTT. Phòng KTTT căn cứ vào kế hoạch sản xuất giao cho phân xưởng đó và định mức tiêu hao NVL để lập PXK có đủ chữ kí của người có thẩm quyền (chánh phó giám đốc). Thủ kho căn cứ vào PXK để xuất vật liệu đúng số lượng chủng loại qui cách và ghi số lượng thực xuất vàp PXK. PXK được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho phòng KHVT, một liên giao cho thống kê phân xưởng giữ và một liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán. (Mẫu PXK xem biểu số 04) ( Biểu số 04) Phiếu xuất kho Mẫu số:01- VT Ngày 28 tháng 12 năm 2001 Số: 60 Nợ: 621 Họ tên người nhận hàng:Phan Việt Hùng-PX thành phẩm Có: 1522 Lí do xuất kho: đóng chè Tân Cương 80g Xuất tại kho: NLC( Thái) TT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Chè xanh đặc sản Kg 1.743 1.743 ........ Xuất, ngày28 tháng12 năm 2001 Phụ trách Phụ trách Thủ kho Thủ trưởng bộ phận sử dụng công tiêu đơn vị ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.2. Hạch toán chi tiết vật liệu. a. Chứng từ sử dụng. Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện đồng thời cả ở kho và ở phòng kế toán trên cơ sở các PNK và PXK. Hạch toán chi tiết vật liệu không chỉ hạch toán về mặt giá trị mà cả về mặt số lượng, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm và từng thứ vật liệu. Hiện nay phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu đang được áp dụng ở công ty là phương pháp ghi thẻ song song, việc ghi sổ được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán. Để phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời sự biến động của vật liệu thì kế toán vật liệu phải sử dụng các chứng từ sau: PNK, PXK, hoá đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm kê vật tư… b. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn từng vật liệu theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các PNK, PXK. Để thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lí từng vật liệu, kế toán mở cho mỗi nhóm một quyển thẻ kho và mở cho cả năm. Trong một quyển thẻ kho mỗi thứ vật liệu được mở và ghi chép trên một số tờ sổ nhất định. Số thứ tự của từng vật liệu trong từng quyển thẻ kho sẽ thống nhất với số thứ tự của vật liệu đó trên bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn (N-X-T). Khi nhận được các PNK, PXK thủ kho thực hiện thu, phát vật liệu, sau đó ghi số lượng vật liệu thực nhập , thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng vật liệu. Định kì (10 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và PNK, PXK. Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho cuối tháng từng thứ vật liệu. (Mẫu thẻ kho xem biểu số 05). ( Biểu số 05) Đơn vị: Công ty CP chè Kim Anh Tên kho:1( chị Thái) Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/2001 Tên kho: Nguyên liệu chính Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Chè xanh đặc sản Đơn vị tính : Kg Đơn giá hạch toán: stt Ctừ Diễn giải Ngày N_X Số lượng Kí xác nhận của SH NT Nhập Xuất Tồn kế toán Số dư 30/11/2001 2.560 1 30 10/12 Tuấn XN chè Đại Từ 10/12 1.650 4.210 2 60 28/12 PX thành phẩm 28/12 1.743 2.467 3 63 30/12 PX thành phẩm 30/12 1.904 563 4 31 31/12 Tuấn XN chè Đại Từ 30/12 2.410 2.973 Cộng SPS trong tháng 4.060 3.647 Số dư 31/12/2001 2.973 * Tại phòng kế toán. Định kì kế toán vật liệu xuống kho nhận thẻ kho và PNK,PXK. Phòng kế toán sẽ tiến hành phân loại chứng từ theo PNK,PXK và theo số thứ tự chứng từ tăng dần, sau đó kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho nếu phù hợp sẽ kí xác nhận vào thẻ kho, đồng thời kiểm tra số dư cuối ngày của từng vật liệu trên thẻ kho, sau đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu ( Xem biểu số 06). Để thuận tiện cho công tác hạch toán sau này kế toán vật liệu còn định khoản ngay trên PNK,PXK căn cứ vào Hoá đơn GTGT mua vật liệu, phiếu chi ,… Cuối tháng trên cơ sở số liệu của từng vật liệu ở thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, kế toán sẽ chuyển số liệu này vào bảng kê tổng hợp N-X-T nhóm vật liệu tương ứng ( Xem biểu số 07). Công việc này được thực hiện trên máy vi tính. ( Biểu số 06) Công ty CP chè Kim Anh Sổ kế toán chi tiết vật liệu Năm 2001 Tài khoản 152 Tên kho: Nguyên liệu chính(Thái) Tên, qui cách vật liệu (Sản phẩm hàng hoá): chè xanh đặc sản Đơn vị tính:Kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 01/12 Số dư đầu kì 1.650 54.450.000 2.560 84.480.000 30 10/12 Tuấn XN chè Đại Từ 331 33.000 60 28/12 PX thành phẩm 621 1.743 63 30/12 PX thành phẩm 621 1.904 31 31/12 Tuấn XN chè Đại Từ 331 33.000 2.410 79.530.000 Cộng cuối tháng 4.060 133.980.000 3.647 120.351.000 2.973 98.109.000 Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Biểu số 07) Bảng kê tổng hợp N-X-T vật liệu Tháng 12/2001 TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Sổ danh điểm Tên và qui cách vật tư Đ V T Đơn giấ HT Tồn 1/12/2001 Tháng 12/2001 SL TT Nhập Xuất Tổng xuất Tồn 31/12/2001 Hạch toán Thực tế Số lượng SL TT SL TT T. cương … SL TT SL TT 1521 Loại VLC 1521.01 Chè xanh Kg Chè đặc sản Kg 2.560 84.480.000 4.060 133.980.000 3.647 3.647 120.354.000 2.973 98.109.000 Loại 1 Kg 25.123 411.527.950 138 1.932.000 12.523 205.377.200 12.738 208.082.750 …. Loại 4 Kg 26.449 327.574.751 215 2.472.500 4.922 61.032.800 21.742 269.014.451 Cộng Kg 215.822 3.453.163.041 833 723..251.411 3.647 74.442 1.477.282.931 185.213 2.699.131.521 1521.02 … Kg … 1522 Loại VLP Kg … Tổng cộng 5.568.517.137 2..266.408.887 3.013.464.575 4.821.461.449 Ngày… tháng… năm… Người lập Kế toán trưởng (kí, họ tên) Phần III Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh. I. Đánh giá thực trạng hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty. 1. Ưu điểm: Nhìn chung công tác kế toán chi tiết vật liệu ở công ty đã có những ưu điểm sau: - Công tác kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho của doanh nghiệp là rất cần thiết và đã được thực hiện tốt, đáp ứng yêu cầu đặc trưng của vật liệu chè xanh, chè đen là sản phẩm nông sản tuy đã qua chế biến xong để lâu dễ bị mất mùi và kém phẩm chất. - Hệ thống kho tàng vật tư phù hợp qui mô sản xuất của công ty từ kho cung toàn công ty đến các kho vật liệu riêng cho từng phân xưởng, cùng thủ tục xuất kho được tiến hành vừa chặt chẽ vừa nhanh chóng đã đáp ứng được yêu cầu sản xuất chế biến đối với loại vật liệu đặc trưng của doanh nghiệp. - Công ty sử dụng Sổ nhập – xuất vật liệu để chi tiết việc nhập, xuất vật liệu kho đã giúp cho công ty quản lý, kiểm tra vật liệu thuận lợi, nhanh chóng. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm, công tác hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty Cổ phần chè Kim Anh còn một số điểm hạn chế sau: - Tuy đã phân loại vật liệu, xong vì không lập sổ danh điểm vật liệu. Việc xắp xếp các loại vật liệu theo thứ tự không có sổ danh điểm làm cho công tác ghi sổ chi tiết vật liệu nó riêng và công tác tổng hợp nói chung còn gặp nhiều khó khăn - Kế toán toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Do việc nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, chủng loại không nhiều lắm, công ty bố trí 1 nhân viên kế toán chuyên về quản lý nhập, xuất vật liệu. Nếu sử dụng phương pháp này sẽ dồn khối lượng ghi chép của kế toán vào cuối tháng, do đó thông tin và số liệu do kế toán vật liệu cung cấp cho các bô phận kế toán liên quan không nhanh chóng, kịp thời. Như vây công ty cần nghiên cứu, lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán chi tiết khác cho phù hợp hơn để có thông tin nhanh chóng và kịp thời. II. Những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh 1. ý kiến thứ nhất: Về phân loại vật liệu và lập danh điểm vật liệu : Việc hạch toán kế toán vật liệu muốn được chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải được phân loại khoa học và hợp lý. Sau khi phân loại vật liệu thành từng nhóm, thứ vật liệu thì cần lập sổ danh điểm trên vật liệu, tên các loại vật liệu được mã hoá bằng các danh điểm và việc sắp xếp theo thứ tự các loại vật liệu ở sổ danh điểm phải hợp lý, khoa học. Danh điểm của vật liệu sẽ được sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác. Nhờ vậy công việc hạch toán kế toán về vật liệu sẽ chính xác hơn thuận lợi hơn, giảm bớt được thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra. Đây còn là điều kiện thuận lợi hơn, cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng phần mềm kế toán. Không những thế việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất sẽ kịp thời hơn ( Xem Biểu số 08 ): 2. ý kiến thứ hai: Cần sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu. Do cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng như hiện nay ở công ty nên không đảm bảo tính kịp thời của công tác kế toán. Do đó Công ty nên sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày. Việc sử dụng gía hạch toán có thể giúp cho kế toán hạch toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị, cung cấp thông tin quan trọng về hoạt động sản xuất kinh doanh giảm nhẹ công việc kế toán về cuôí tháng , tạo ra nhưng thuận lợi cho việc tăng cường chức năng kiểm tra kế toán góp phần sử dụng hợp lý tiết kiệm có hiệu quả vật liệu trong sản xuất kinh doanh, giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Hàng quí phòng kế hoạch của Công ty lập kế hoạch thu mua vật liệu cả về số lượng và đơn giá. Vì vậy Công ty có thể dùng giá kế hoạch làm giá hạch toán ổn định trong thời gian dài. Giá hạch toán được thể hiện trên sổ danh điểm vật liệu. Để đảm bảo phản ánh chính xác trung thực giá trị của vật liệu nhập xuất tồn kho phục vụ kế toán tổng hợp vật liệu và kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cũng như việc quản lý vật liệu theo đúng giá trị thực tế thì khi sử dụng giá hạch toán cuối tháng kế toán phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất dùng và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế. Việc tính chuyển sẽ được thực hiện theo công thức sau: Giá thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng = Giá hạch toán vật liệu xuất trong tháng x Hệ số giá Hệ số giá có thể tính chuyển cho từng loại, từng nhóm vật liệu. ( Biểu số 08 ) tổng công ty chè Việt nam Công ty Cổ phần chè Kim Anh Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá hạch toán Ghi chú Loại Nhóm Danh điểm 1521 Vật liệu chính 1521.01 Chè xanh các loại kg 1521.01.01 Chè xanh đặc sản kg 33.000 Chè xanh loại 1 kg 16.500 … … 1521.02 Chè đen các loại kg 1521.02.01 Chè đen loại 1 kg 13.000 1521.02.02 Chè đen loại 2 kg 12.500 … … 1522 Vật liệu phụ 1522.01 Nhãn các loại túi 1522.01.01 Nhãn chè nhài túi 350 1522.02.02 Nhãn chè sen túi 210 … … 1522.02 Hộp Carton các loại Hộp 1522.02.01 Hộp carton chè nhài Hộp 5.800 … … Ngày tháng năm Người lập Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 3. ý kiến thứ ba: Công ty nên khắc phục tình trạng NVL đã về đến công ty nhưng nhân viên tiếp liệu không làm thủ tục nhập kho ngay để xảy ra tình trạng trên thẻ kho của một số vật liệu cột tồn kho có số âm. Theo tôi Công ty n._.