Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp khảo sát và đầu tư xây dựng (nhật ký chung - Ko lý luận)

Lời mở đầuLỜI MỞ ĐẦU Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, tìm mọi biện pháp không ngừng nâng cao năng suất lao động sản xuất kinh doanh là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có phương hướng, biện pháp phân tích sao cho chi phí đầu vào tối thiểu mà lại tạo ra được sản phẩm có chất lượng đáp ứng được những yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật đồng thời đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp Trong điều kiện hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm. Vì vậy công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm càng có vai trò quan trọng, giúp cho doanh nghiệp tính toán giá thành một cách chính xác để từ đó xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để có những quyết định chiến lược, biện pháp phù hợp nhằm đem lại được lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có vai tro rất quan trọng vì CPSXchi phí sản xuất gắn liền với việc sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn trong quá trình sản xuất. Mặt khác CPSXchi phí sản xuất là cơ sở cấu tạo nên GTSPgiá thành sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất là cơ sở hạ giá thành sản phẩm. Hạch toán chi phí và tính giá thành đồng thời phân tích sự biến động kết cấu chi phí nằm trong giá thành, có ảnh hưởng đến giá thành như thế nào là khâu phức tạp nhất trong công tác kế toán ở doanh nghiệp. Hạch toán giá thành liên quan đến hầu hết các yếu tố đầu vào và ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo hạch toán giá thành một cách chính xác, kịp thời phù hợp với đặc điểm tình hình và phát triển chi phí ở doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng nhận thấy tầm quan trọng của công tác tập hợp chi phí và tính giá thành em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng” Chuyên đề thực tập này nghiên cứu chuyên sâu về công tác hạch toán chi phí, phân bổ chi phí, kết chuyển và tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm xây lắp thực tế tại xXí nghiệp. Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, chuyên đề gồm 3 phần như sau: Phần I: Tổng quan Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng Phần II: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng Phần III: Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng Mặc dù em đã cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của xí nghiệp cũng như giảng viên hướng dẫn Cô giáo - PGS.TS. Nguyễn Minh Phương để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 1I : TỔNG QUAN XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ ĐTXD I. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Tên doanh nghiệp : Xí nghiệp Khảo sát và đầu tư xây dựng Cơ quan chủ quản : Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng - Bộ Xây Dựng Trụ sở tại : Khu Quốc Bảo – Văn Điển – Thanh Trì – Hà Nội Mã số thuế : 0107123009 Tài khoản số 21110000019580 tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội ♦ Quyết định thành lập số 2455/CTTVKS/TCHC ký ngày 22/08/1996 của Giám đốc Công ty Tư vấn khảo sát và đo đạc, về việc thành lập Xí nghiệp Cúng ứng Thiết bị vật tư. ♦ Quyết định số 97CTKS/TCHC ký ngày 20/02/2002 về việc đổi tên và bổ sung nhiệm vụ cho Xí nghiệp Cung ứng thiết bị vật tư thành Xí nghiệp Đầu tư xây dựng và cung ứng thiết bị vật tư. ♦ Quyết định số 961/KSXD/TCLĐ ngày 20/11/2004 của Tổng Giám đốc Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng, về việc: Sáp nhập Xí nghiệp Sửa chữa cơ khí vào Xí nghiệp Đầu tư xây dựng và Cung ứng thiết bị vật tư và đổi tên thành Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng. ♦ Giấy phép kinh doanh số 0114000159 ban hành ngày 15/10/2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp cho Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng. Xí nghiệp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại Ngân hàng và có con dấu riêng, được Công ty cho phép hoạt động trong các lĩnh vực sau: - Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành khảo sát xây dựng. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, các công trình kỹ thuật hạ tầng cơ sở đô thị và khu công nghiệp. - Khảo sát địa chất công trình. Xử lý nền móng công trình. - Khoan phun gia cố, xử lý chống thấm các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện. - Lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng: dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. - Qui hoạch chi tiết các khu dân cư. - Tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế. - Thiết kế lập dự toán và giám sát thi công các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, công trình kỹ thuật hạ tầng. Với mục tiêu uy tín và chất lượng là hàng đầu, với những kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của mình, Xí nghiệp đã hoàn thành nhiều công trình đa dạng về thể loại và kết cấu, có yêu cầu cao về kỹ mỹ thuật. Xí nghiệp có đủ điều kiện về vốn và nhân lực để cùng khách hàng thực hiện các dự án với nhiều hình thức khác nhau. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng. Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD là đơn vi trực thuộc Công ty TNHH Nhà nước MTV Khảo sát và Xây dựng, hạch toán phụ thuộc theo phân cấp của Công ty. Được tổ chức hoạt động theo quy chế hoạt động do Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt. Bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến thực hiện chế độ một thủ trưởng. Bộ máy lãnh đạo của Xí nghiệp là những người có năng lực quản lý và điều hành. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Xí nghiệp được khái quát trên Sơ đồ 1.1 trang bên  Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Giám đốc Xí nghiệp: Là người đại diện hợp pháp của Xí nghiệp điều hành toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước cấp trên và Nhà nước về mọi mặt hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Phó Giám đốc: Được Giám đốc uỷ quyền giúp việc Giám đốc trong công tác quản lý, điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh giám sát các Công trình, Chỉ đạo Vệ sinh an toàn lao động làm việc đúng chức trách, nhiệm vụ theo quy định của Nhà nước, Công ty, Xí nghiệp về công tác bảo hộ lao động, an toàn lao động. Phòng Tổ chức hành chính: với chức năng tham mưu cho Giám đốc, quản lý điều động nhân lực, giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên và giải quyết các thủ tục hành chính. Tổ chức lao động và hành chính quản trị, ngoài ra còn giải quyết thông tin liên lạc một cách kịp thời. Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy và quản lý của Xí nghiệp Giám đốc Phó Giám đốc Phßng Kinh doanh Phßng KÕ to¸n TCTK Phßng KÕ ho¹ch - Kü thuËt Phßng Tổ chức Hành chÝnh §éi x©y dùng sè 8 §éi x©y dùng sè 7 §éi x©y dùng sè 1 §éi x©y dùng sè 5 §éi x©y dùng sè 2 - Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: thực hiện các quy trình và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, lập ra các phương án báo cáo kỹ thuật phục vụ yêu cầu sản xuất đảm bảo tiến độ thi công các công trình theo kế hoạch của Xí nghiệp đã đề ra. Quản lý về nhiệm vụ sản xuất, lập kế hoạch về vật tư, thiết bị máy móc, nguyên, nhiên vật liệt và điều động sản xuất, quản lý các tài liệu con số kế hoạch của Xí nghiệp. Tổng hợp, thống kê, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từng kì và đột xuất cho Giám đốc và Công ty khi được sự đồng ý của Giám đốc Xí nghiệp. - Phòng Kế toán Tài chính Thống kê: quản lý sử dụng tài chính, thực hiện các chế độ nguyên tắc tài chính, căn cứ vào các hợp đồng đã ký để thanh toán, đòi nợ tính toán thu chi công trình, bảo quản sử dụng quỹ tiền mặt theo chế độ chính sách và nguyên tắc tài chính, giao dịch với khách hàng, tổ chức ghi chép xử lý các số liệu báo cáo lên Công ty. Giám sát tài chính trên công trình thi công, đảm bảo thu, chi đúng nguyên tắc, chế độ của Nhà nước. Phòng tài chính kế toán thống kê hoạt động theo nguyên tắc tập trung, các đội và phòng ban trực thuộc có nhiệm vụ tập hợp chứng từ gốc phát sinh và nộp về phòng Tài chính kế toán. - Phòng Kinh doanh: chịu trách nhiệm cung ứng vật tư, máy móc thiết bị cho công trình đảm bảo chất lượng, tiến độ, giá cả. Đội xây dựng trực thuộc: - Các đội xây dựng trực thuộc Xí nghiệp, hạch toán nội bộ, hoạt động theo như đúng chức năng ngành nghề kinh doanh của Xí nghiệp. - Có trách nhiệm tổng hợp báo cáo mọi mặt công tác về Xí nghiệp đảm bảo chất lượng, đúng thời gian theo quy định sau: - Nộp báo cáo sản lượng tháng cho phòng Kế hoạch Kỹ thuật và ngày 25 hàng tháng. - Nộp bảng chấm công, thanh toán tiền lương tháng trước của CB CNV, công nhân lao động thời vụ về phòng tổ chức hành chính vào ngày 15 của tháng sau. - Nộp báo cáo về công tác tài chính cho phòng kế toán tài chính vào ngày mùng 5 hàng tháng. - Chi phí tiền lương và chi phí thực hiện thi công, các đội thành viên được rút tiền hàng tháng trên cơ sở GTSLgiá trị sản lượng thực hiện báo cáo. Ngoài các khoản như đã quy định ở quy chế khoán thì tùy thuộc vào từng giai đoạn thi công, nếu không đủ chi phí và cần phải bù giá nhân công thì các đội Thành viên đề nghị bằng văn bản (có bảng kê khối lượng công việc cụ thể), thông qua phòng Kế Hoạch Kỹ thuật trình Giám đốc Xí nghiệp duyệt. - Các đội thành viên có trách nhiệm lập hồ sơ hoàn công, quyết toán công trình và bảo hành chất lượng công trình trong thời hạn quy định của Nhà nước. - Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh do Xí nghiệp đã đề ra theo đúng hướng dẫn cụ thể của các phòng ban chức năng. Các Đội thành viên hoạt động SXKD theo quy định của Pháp luật và những quy định cụ thể của Xí nghiệp. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Trong các doanh nghiệp xây lắp: Quy trình công nghệ là nhân tố ảnh hưởng lớn tới việc tổ chức quản lý nói chung và công tác tổ chức hạch toán kế toán nói riêng. Nghiên cứu đặc điểm quy trình công nghệ sẽ giúp các doanh nghiệp phát hiện những điểm mạnh, điểm yếu trong năng lực sản xuất kinh doanh, từ đó có phương hướng đầu tư cho thích hợp, đồng thời giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra các chi phí sản xuất có điểm nào hợp lý, điểm nào chưa hợp lý để nâng cao chất lượng, tiết kiệm chi phí. - Bước 1: Sản phẩm chính là những công trình theo yêu cầu, đơn đặt hàng của khách hàng đó là chủ đầu tư - Bước 2 : Sau khi ký hợp đồng với khách hàng. Phòng Kế hoạch kỹ thuật chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng giao việc xuống cho đội. Thi công là khâu quan trọng nhất đến chất lượng cũng như tiến độ thi công công trình. Đội sẽ triển khai đầy đủ mọi kế hoạch phục vụ công tác thi công tại công trường: - Biện pháp tổ chức thi công - Biện pháp kỹ thuật thi công - Biện pháp an toàn lao động và vệ sinh môi trường - Biện pháp quản lý chất lượng công trình - Bước 3 : Các Phòng với Đội kết hợp với nhau, thường xuyên đôn đốc kiểm tra để công trình đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ được giao. - Bước 4: Thực hiện các công việc ở đội xong, Phòng Kế hoạch kỹ thuật tiến hành nghiệm thu nội bộ - Bước 5: Cuối cùng, sau khi kiểm tra chất lượng sản phẩm, căn cứ vào thành phẩm thực tế công trình đạt tiêu chuẩn. Phòng Kế hoạch sản xuất tiến hành nghiệm thu A-B đảm bảo đúng tiến độ thi công ghi trong hợp đồng bàn giao công trình đúng thời gian ghi trong hợp đồng. Do đặc điểm của ngành xây lắp nói chung và của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD nói riêng, công trình phải trải qua nhiều khâu liên tiếp theo một quy trình nhất định mới hoàn thành. Các công trình được sản xuất theo yêu cầu của Chủ đầu tư song chúng đều có chung các yêu cầu: Chất lượng, Tiến độ Quá trình sản xuất của Xí nghiệp là quá trình thi công, sử dụng các yếu tố vật liệu, nhân công, máy thi công và các yếu tố chi phí khác để tạo nên các hạng mục công trình. Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, sản phẩm của Xí nghiệp là sản phẩm xây lắp có quy mô vừa và lớn, mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi có nguồn vốn đầu tư lớn. Vì vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải theo sát dự toán bên A giao: dự toán thiết kế, dự toán thi công, trong quá trình sản xuất phải luôn so sánh giữa chi phí thực tế với dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư, điều này làm tăng khối lượng công tác hạch toán của Xí nghiệp lên rất nhiều. Xí nghiệp đã thực hiện khoán gọn cho các đội sản xuất. Các đơn vị sản xuất chính trong Xí nghiệp là các đội xây dựng có mô hình tổ chức sản xuất như sau: Với các đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh như vậy, các đội xây dựng tiến hành thi công các công trình theo đúng quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Xí nghiệp đã đặt ra: Hình thức sản xuất kinh doanh mà Xí nghiệp đang thực hiện gồm cả đấu thầu và chỉ định thầu. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết với chủ đầu tư (bên A), Xí nghiệp giao cho bộ phận kỹ thuật lập kế hoạch và dự toán thiết kế, thi công công trình và hạng mục công trình đó. Sau đó Xí nghiệp tiến hành giao khoán cho các đội xây dựng, các đội xây dựng tổ chức các vấn đề về nhân công, nguyên vật liệu cho công tác thi công công trình: - Về vật tư: Xí nghiệp chủ yếu giao cho phòng Kinh doanh và các đội tự mua ngoài theo yêu cầu thi công. - Về máy thi công: Xí nghiệp dùng các loại máy tự có nếu không đáp ứng được nhu cầu thi công thì XN thuê máy thi công từ bên ngoài . - Về nhân công: chủ yếu lao động phổ thông và công nhân kỹ thuật do Xí nghiệp thuê ngoài theo hợp đồng. - Về chất lượng công trình: đội trưởng là người đại diện cho đội, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng công trình và an toàn lao động. Các đội tiến hành tổ chức thi công các công trình, hạng mục công trình đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng như hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư. Khi công trình hoàn thành thì giá dự toán, giá trúng thầu là cơ sở để nghiệm thu, xác định giá quyết toán và để đối chiếu thanh toán, thanh lý hợp đồng với bên A. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp được thể hiện tóm tắt qua sơ đồ sau: Đấu thầu và nhận hợp đồng xây lắp công trình, hạng mục công trình Thanh lý hợp đồng, bàn giao công trình,hạng mục công trình hoàn thành Tổ chức thi công các công trình, hạng mục công trình Tổ chức các vấn đề về nhân công, vật liệu... Lập kế hoạch và dự toán các công trình và hạng mục công trình Duyệt quyết toán công trình, hạng mục công trình hoàn thành Nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình hoàn thành 4. Kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp qua 1 số năm Ban quản lý Xí nghiệp cũng không ngừng phát triển, mở rộng thêm những lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Nhờ đó, tổng doanh thu, lợi nhuận của Xí nghiệp không ngừng tăng trưởng đều đặn qua các năm. Kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong 2 năm 2007 -2008 được thể hiện cụ thể qua bảng sau: Năm 2008 doanh thu của Xí nghiệp đạt 42.951.995.342 đồng tăng hơn so năm 2007 là 35.145.031.724 đồng tương ứng 22,21%. Trong quá trình thi công do đảm bảo tiêu chuẩn về kỹ thuật và tiến độ. Do đó, Công ty không phải chịu bất kỳ khoản giảm trừ nào trong cả 2 năm trở lại đây. Vì vậy, doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh bằng doanh thu thuần. Năm 2008 giá vốn là 38.795.656.665 đồng tăng so năm 2007 giá vốn là 33.175.231.360 đồng tương ứng tăng 16.94% nhỏ hơn so với mức tăng doanh thu. Vì thế mà tốc độ tăng lợi nhuận gộp của Xí nghiệp cũng tăng lên . Năm 2008 lợi nhuận gộp của Xí nghiệp 2.773.502.572 đồng tăng 57.68% so với năm 2007. Các khoản thu chi hoạt động tài chính và thu chi khác chỉ chiếm một tỉ trọng khá nhỏ trong tổng doanh thu và có ảnh hưởng không đáng kể đến lợi nhuận trước thuế của Xí nghiệp. Nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp của Xí nghiệp khá lớn. Năm 2007 là 556.324.015đồng đến năm 2008 tăng 155.63% tương đương 1.422.121.889 đồng. Nguyên nhân chính là do Xí nghiệp đã áp dụng nhiều tiến bộ kỹ thuật và có nhiều cải tiến trong sản xuất nhằm tăng năng suất và chất lượng công trình. Đây cũng là điều thường thấy trong các doanh nghiệp xây dựng trong những năm trở lại đây. Chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế trên Doanh thu thuần năm 2008 tăng so với năm 2007 (1,7%). Chỉ tiêu này tại 2 năm cũng đều ở mức bình thường nhưng cũng đã thể hiện được hiệu quả tăng lợi nhuận của doanh nghiệp lại rất đáng khuyến khích... Sức sinh lời của tài sản năm 2008 so với năm 2007 có tăng 1,2% song chỉ tiêu này tại 2 năm đều nhỏ chứng tỏ hiệu quả sử dụng tài sản ở mức trung bình chấp nhận được. Qua phân tích ta thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp khả quan hiệu quả kinh doanh cao. Cần xem xét tình hình chi phí để có biện pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh... - Hiện nay, thị trường xây lắp đang phát triển mạnh, vì vậy phương hướng của Xí nghiệp sẽ tăng tỷ trọng giá trị xây lắp trong tổng giá trị sản xuất của Xí nghiệp. Tăng cường khai thác các công trình nhà xưởng, hạ tầng kỹ thuật, giao thông trong lĩnh vực xây lắp để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh - Phát triển sản xuất khác như: Mở rộng xưởng gia công cơ khí, mở xưởng sản xuất gỗ xây dựng, kinh doanh kho bãi… Mục tiêu kế hoạch các năm tới với các chỉ tiêu sau : Các chỉ tiêu ĐVT Năm 2010 Năm 2011 1. Tổng giá trị sản lượng  tỷ đồng 35 40 -Xử lý nền móng, xây lắp CT tỷ đồng 27 30 Khoan khảo sát địa chất tỷ đồng 5 6 Tư vấn giám sát, TKXD tỷ đồng 1.4 2 - Kinh doanh khác tỷ đồng 1.6 2 2. Giá trị doanh thu tỷ đồng 45 47 3. Lợi nhuận triệu đồng 250 300 4. Thu nhập bình quân (triệu đồng/người/ tháng) triệu đồng 3.45 4 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD 5.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD bộ phận kế toán chi phí và tính giá thành của Xí nghiệp Đặc điểm của sản xuất xây lắp ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong đơn vị xây lắp thể hiện chủ yếu ở nội dung, phương pháp trình tự hạch toán chi phí sản xuất, phân loại chi phí, cơ cấu giá thành xây lắpHiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung. Ở các đội trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kế toán đội tập hợp, phân loại chứng từ được đính kèm với “Giấy đề nghị thanh toán” do đội trưởng hoặc kế toán đội lập có xác nhận của kỹ thuật Xí nghiệp gửi lên phòng kế toán Xí nghiệp xin thanh toán cho các đối tượng được thanh toán. Ở phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại xử lý chứng từ, nhập vào phần mềm, hệ thống hóa các số liệu và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời, dựa trên các báo cáo kế toán đã lập, tiến hành phân tích các thông tin kinh tế để giúp ban lãnh đạo Xí nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. - Đối tượng hạch toán chi phí có thể là hạng mục công trình, các giai đoạn công việc của hạng mục công trình hoặc nhóm các hạng mục công trình… - Tính giá thành là các hạng mục công trình đã hoàn thành, các giai đoạn công Xí nghiệp thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán thống kê theo quy định chung của Nhà nước. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp được thể hiện qua sơ đồ 1.3 Sơ đồ1. 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN CÁC ĐỘI SẢN XUẤT KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN VẬT TƯ KTOÁN VỐN BẰNG TIỀN KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Nguồn: Phòng Tài chính kế toán - thống kê * Mối quan hệ với bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành công trình: tập hợp, xử lý hoá đơn, chứng từ do kế toán đội nộp lên và các hoá đơn chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Xí nghiệp. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản tạm ứng của đội theo từng công trình và công tác tập hợp chi phí của công trình - Kế toán TSCĐ kiêm kế toán vật tư: Theo dõi sự biến động của tài sản cố định trong đơn vị, thực hiện khấu hao hàng tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của Xí nghiệp hoặc tính vào chi phí chung của từng công trình. Có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép tình hình nhập xuất vật tư của Xí nghiệp hàng tháng nếu vật tư do phòng kinh doanh mua để thi công công trình tính vào chi phí nguyên vật liệu. - Kế toán tiền lương: tính và phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ, tổng hợp báo cáo quỹ tiền lương và các khoản liên quan như :BHXH, BHYT, KPCĐ... tính vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung lương , các khoản trích theo tiền lương theo tỷ lệ quy định. - Kế toán các đội sản xuất: theo dõi hạch toán chi tiết vật tư, tiền lương, chi phí bằng tiền khác, tập hợp chi phí phát sinh ban đầu các hợp đồng, các công trình. Tổng hợp số liệu báo cáo lên phòng kế toán của Xí nghiệp, giải trình cụ thể mọi số liệu tài chính liên quan, đảm bảo thông tin tài chính được cung cấp đầy đủ lành mạnh, rõ ràng, chính xác. 5.2 Hình thức kế toán và đặc điểm phần hành kế toán của bộ phận chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 5.2.1 Hình thức kế toán áp dụng tại Xí nghiệp - Hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng là: Nhật ký chung - Niên độ kế toán quy định: Từ 1/1 đến 31/12 hàng năm - Phương pháp kê khai hàng tồn kho: kê khai thường xuyên - Tính thuế theo phương pháp khấu trừ - Báo cáo quyết toán được thực hiện theo quý - Toàn bộ công tác ghi chép tính toán, xử lý thông tin kinh tế tài chính của Xí nghiệp được thực hiện trên máy vi tính trên phần mềm kế toán chuyên dụng - Đối tượng tập hợp CPSX: theo từng đơn đặt hàng, hợp đồng trúng thầu - Phương pháp hạch toán chi phí tập hợp cho từng đối tượng tính giá thành - Kỳ tính giá thành: hàng quý Nhiệm vụ của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp xây lắp. Để thực hiện các mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, xây dựng giá thầu hợp lý công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm phải có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học , hợp lý trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên , từng bộ phận kế toán có liên quan đặc biệt bộ phận kế toán các yếu tố chi phí. - Thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu , hệ thống tài khoản , sổ kế toán phù hợp với nguyên tắc chuẩn mực , chế độ kế toán đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thu nhận_ xử lý _hệ thống hóa thông tin về chi phí , giá thành của doanh nghiệp. - Xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí là các công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc... từ đó xác định phương pháp hạch toán chi phí thích hợp theo đúng các khoản mục quy định và kỳ tính giá thành đã xác định. - Xác định chính xác đối tượng tính giá thành là các công trình, hạng mục công trình, giai đoạn công việc đã hoàn thành... Trên cơ sở đó xác định phương pháp tính giá thành sản phẩm hợp lý. - Tổ chức tập hợp chi phí và phân bổ chi phí theo đúng đối tượng, cung cấp kịp thời các thông tin, số liệu tổng hợp về các khoản mục chi phí sản xuất và các yếu tố chi phí quy định, xác định đúng đắn chi phí phân bổ cho các sản phẩm dở dang cuối kỳ. - Ghi chép tính toán phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của hoạt động xây lắp, xác định hiệu quả từng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Định kỳ cung cấp báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho lãnh đạo doanh nghiệp, tiến hành phân tích các định mức chi phí, dự toán, tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và kế hoạch hạ giá thành sản phẩm, phát hiện kịp thời những yếu tố làm tăng chi phí sản xuất để có những biện pháp khắc phục Chi phí sản xuất Bảng phân bổ chi phí Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 621, 622, 623, 627 Sổ cái TK 621, 622, 623, 627 Bảng tổng hợp chi tiết TK 621, 622, 623, 627 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Quy trình ghi sổ phần hành chi phíNhật ký chung tại Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng có thể khái quát trên Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp Hiện nay, đa số các doanh nghiệp khi hạch toán công tác kế toán đã sử dụng phần mềm kế toán. Xuất phát từ tình hình thực tế đó, Xí nghiệp tổ chức kế toán theo mô hình tập trung, khối lượng công việc nhiều, trình độ của các nhân viên tương đối đồng đều nên từ năm 2003 Xí nghiệp đã chuyển từ kế toán thủ công sang kế toán máy, nhằm giảm bớt khối lượng công việc kế toán. Xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết đinh 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính với phầm mềm kế toán Vacom Accounting. Trình tự ghi sổ tại Xí nghiệp được thực hiện trên máy với quy trình như sau: Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung Nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hoàn thành Chương trình phần mềm kế toán xử lý tự động Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung Sổ cái kế toán Bảng phân bổ - Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Sæ kÕ to¸n chi tiÕt c¸c tµi kho¶n Kho¸ sæ, chuyÓn sang kú sau Chứng từ kế toán Nhập dữ liệu (qua bàn phím) Nguồn: Phòng kế toán tài chính - thống kê 5.2.2 Tổ chức kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện kế toán máy. Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định. * Nguyên tắc tổ chức kế toán máy: - Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng. - Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao, trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán. - Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. * Nhiệm vụ của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩẩm trong điều kiện kế toán máy. - Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý. - Tổ chức vận dụng các tài khoản phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn. - Tổ chức tập hợp kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng trình tự đã xác định. - Tổ chức xác định các báo cáo cần thiết về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tổ chức kiểm kê, xử lý cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối tháng, số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang đầu tháng. PHẦN 2II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ ĐTXD I- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng đến công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành của Xí nghiệp 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD là doanh nghiệp xây dựng nên sản xuất kinh doanh chủ yếu là thi công xây mới, nâng cấp và cải tạo hoàn thiện ... các công trình dân dụng và công nghiệp, kinh doanh phát triển nhà ở, xây dựng công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng công trình hạ tầng đô thị nông thôn. Hình thức sản xuất kinh doanh mà Xí nghiệp đang thực hiện gồm cả đấu thầu và chỉ định thầu. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết với chủ đầu tư (bên A), Xí nghiệp giao cho bộ phận kỹ thuật lập kế hoạch và dự toán thiết kế, thi công công trình và hạng mục công trình đó. Quá trình sản xuất của Xí nghiệp là quá trình thi công, sử dụng các yếu tố vật liệu, nhân công, máy thi công và các yếu tố chi phí khác để tạo nên các hạng mục công trình. Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, sản phẩm của Xí nghiệp là sản phẩm xây lắp có quy mô vừa và lớn, mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi có nguồn vốn đầu tư lớn. Vì vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải theo sát dự toán bên A giao: dự toán thiết kế, dự toán thi công, trong quá trình sản xuất phải luôn so sánh giữa chi phí thực tế với dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư, điều này làm tăng khối lượng công tác hạch toán của Xí nghiệp lên rất nhiều. Các công trình xây dựng của Xí nghiệp tiến hành trên nhiều địa điểm khác xa nhau vì vậy các lực lượng thi công như thiết bị, máy móc, người lao động đều phải di chuyển theo địa điểm thi công. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý, sử dụng, hạch toán tài sản và vật tư phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư hỏng, điều kiện làm việc và đời sống của người lao động rất khó khăn. Sau đó Xí nghiệp tiến hành giao khoán cho các đội xây dựng, các đội xây dựng tổ chức các vấn đề về nhân công, nguyên vật liệu cho công tác thi công công trình: - Về vật tư: Xí nghiệp chủ yếu giao cho phòng Kinh doanh và các đội tự mua ngoài theo yêu cầu thi công. - Về máy thi công: Xí nghiệp dùng các loại máy tự có nếu không đáp ứng được nhu cầu thi công thì XN thuê máy thi công từ bên ngoài . - Về nhân công: chủ yếu lao động phổ thông và công nhân kỹ thuật do Xí nghiệp thuê ngoài theo hợp đồng. - Về chất lượng công trình: đội trưởng là người đại diện cho đội, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng công trình và an toàn lao động. Các đội tiến hành tổ chức thi công các công trình, hạng mục công trình đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng như hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư. Khi công trình hoàn thành thì giá dự toán, giá trúng thầu là cơ sở để nghiệm thu, xác định giá quyết toán và để đối chiếu thanh toán, thanh lý hợp đồng với bên A. 2. Nguyên tắc kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành của Xí nghiệp Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp là khoán gọn các công trình, hạng mục công trình cho các đội sản xuất và chi nhánh. Để cung cấp đủ vốn cho hoạt động xây lắp, Xí nghiệp thực hiện tạm ứng theo từng giai đoạn cho từng tổ đội. Giữa Xí nghiệp và đội trưởng các đội thi công phải có hợp đồng giao khoán công việc. Việc tạm ứng để thực hiện khối lượng xây lắp và quyết toán về khối lượng nhận khoán phải căn cứ vào Hợp đồng giao khoán và Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán kèm theo Bảng kê khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được duyệt. Qua đó các đội có quyền chủ động trong quá trình thi công. Quá trình thi công chịu sự giám sát chặt chẽ của phòng Kế toán về mặt tài chính, phòng Kế hoạch, phòng - Kỹ thuật về mặt kỹ thuật cũng như tiến độ thi công. Đầu tháng, mỗi tổ, đội thi công đều phải lập kế hoạch sản xuất - kế hoạch tài chính gửi cho các phòng ban chức năng; qua đó xin tạm ứng để có nguồn tài chính phục vụ thi công. Xuất phát từ cơ chế này, Xí nghiệp sử dụng TK 1413 “Tạm ứng khối lượng xây lắp các công trình”. Do công việc kế toán được thực hiện trên máy tính, nên quan trọng nhất là việc thu thập xử lý, phân loại._. chứng từ, định khoản kế toán và nhập dữ liệu vào máy. Thông tin đầu ra (sổ sách, báo cáo kế toán…) đều do máy tự xử lý thông tin, thống kê tập hợp trên cơ sở số liệu đầu vào. Đối với kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, trình tự kế toán trên máy được thực hiện như sau: Hàng ngày kế toán đội sẽ tập hợp các chứng từ phát sinh liên quan tới công trình, hạng mục công trình để theo dõi chi phí phát sinh. Cuối tháng, kế toán đội sẽ nộp các chứng từ, giấy đề nghị thanh toán… về phòng kế toán Xí nghiệp. Khi có hóa đơn chứng từ gốc, bảng kê thanh toán hóa đơn GTGT hoặc bảng tổng hợp thanh toán, bảng kê các chứng từ hoàn tạm ứng liên quan đến quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành của một công trình, hạng mục công trình được gửi về, kế toán trong phòng kiểm tra các yếu tố về tính đầy đủ, đúng đắn, hợp pháp, hợp lệ. Sau khi kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt kế toán Xí nghiệp sẽ nhập vào phần mềm. Mỗi công trình, hạng mục công trình đều được mã hóa theo mã công trình để phần mềm tự động tập hợp chi phí và tính giá thành. Chẳng hạn: mã CT 0228 (công trình Cải tạo nhà làm việc 5 tầng Văn phòng Chính phủ), mã 0290( công trình xây dựng nhà xưởng Tràng Duệ - Hải Phòng)… II- Đặc điểm chi phí sản xuất, đối tượng hạch toán chi phí sản xụất và yêu cầu quản lý chi phi của Xí nghiệp 1. Đặc điểm chi phí sản xuất của đơn vị Công tác quản lý tài chính của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD được áp dụng theo hình thức tập trung, nên trong việc quản lý vốn tại Xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc đều chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo Xí nghiệp. Đối tượng quản lý là các công trình và hạng mục công trình. Các chủ nhiệm công trình, các đội trưởng đội xây dựng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về việc sử dụng vốn kinh doanh. Do sản phẩm xây dựng của Xí nghiệp chủ yếu là các công trình xây dựng cơ bản như: nhà chung cư, văn phòng của các cơ quan, trường học,... đặc biệt là xây dựng những khu đô thị, nhà xưởng cho các thành phố, tỉnh lị. Xuất phát từ đặc điểm xây dựng đó mà quá trình sản xuất của Xí nghiệp diễn ra liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán thiết kếthi công và địa điểm thi công khác nhau. 2. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và yêu cầu quản lý chi phí của Xí nghiệp Xuất phát từ đặc điểm ngành xây dựng, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của Xí nghiệp: là các công trình, hạng mục công trình xây lắp, các giai đoạn qui ước của hạng mục công trình có giá trị dự toán riêng hay nhóm công trình, các đơn vị thi công (đội thi công xây lắp). Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất: Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp và gián tiếp. Công trình Cải tạo nhà làm việc 5 tầng Văn phòng Chính phủ được thực hiện theo phương thức khoán, do đội xây dựng số 1 chịu trách nhiệm thi công, chủ công trình là ông Nguyễn Văn Doanh. Mã đối tượng: DXD1 Công trình có mã là: 0228, khởi công tháng 10 năm 2009 hoàn thành tháng 12/2009 Ngay khi được giao công trình, đội trưởng đội thi công công trình sẽ xin tạm ứng một phần vốn để chi trả cho một số chi phí phát sinh khi thi công công trình. Đội trưởng đội XDxây dựng số 1 sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho phòng kế hoạch xem xét để chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký. Sau đó, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi trên máy. Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát & ĐTXD Bộ phận: Đội XD số 1 Mẫu số: 03-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 27 tháng 09 năm 2009 Số:01 Kính gửi: Giám đốc Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư Xây dựng Tên tôi là: Nguyễn Văn Doanh Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 90 000 000 đ Viết bằng chữ: Sáu mươi triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Tạm ứng chi phí cho công trình Cải tạo NLV 5 tầng VPCP Thời hạn thanh toán: Trừ vào sản lượng Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị TƯ (Ký, họ tên) Đơn vị: XN Khảo sát & ĐTXD Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Mẫu số: 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 29 tháng 09 năm 2009 Số : 0165 Nợ TK 1413 Có TK 1111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Doanh Địa chỉ: Đội trưởng đội xây dựng số 1 Lý do chi: Tạm ứng chi phí cho công trình cải tạo NLV 5 tầng VPCP Số tiền: 90 000 000 đ Viết bằng chữ: Chín mươi triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền III- Nội dung hạch toán các khoản mục chi phí sản xuất chủ yếu của Xí nghiệp 1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.1. Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Xí nghiệp Chi phí NVL trực tiếp của Xí nghiệp trong sản xuất bao gồm: Chi phí NVL chính (như: sắt, thép, xi măng, cát, đá các loại,… thường được xây dựng định mức chi phí và được quản lý theo định mức) và Chi phí NVL phụ (như: coppha, gỗ, dây thép buộc, đinh…). Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp (70-75%) nên việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu được rõ tầm quan trọng đó, Xí nghiệp luôn chú trọng tới việc hạch toán, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi công ở công trường Xí nghiệp phải mua ngoài hầu hết các loại vật liệu theo giá thị trường đây là điều tất yếu trong nền kinh tế thị trường song nó đã gây khó khăn cho công tác hạch toán vật liệu vì công trình xây dựng thường có thời gian thi công dài nên chịu ảnh hưởng lớn từ sự biến động cung cầu trên thị trường. Hiện nay, Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 1.2. Quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Xí nghiệp * Tk sử dụng: TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”. Chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho đối tượng nào thì được hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó theo giá thực tế đích danh. Khi các đơn vị thi công công trình có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi công thì phải gửi dự toán công trình, kế hoạch cung cấp vật tư của quý hoặc tháng về Xí nghiệp. Phòng kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các tài liệubảng dự trù vật tư đó rồi chuyển lên Giám đốc để thông qua. Đối với hầu hết các loại NVL thì thường do đội tự mua, trừ thép, xi măng do Xí nghiệp ký hợp đồng trực tiếp đi mua cấp cho từng công trình. NVL sẽ được chuyển thẳng đến chân công trình. Khi vật liệu về đến chân công trình, trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi số lượng thực nhập và lập “Bảng kê nhận hàng” có xác nhận hai bên. Định kỳ theo thỏa thuận giữa Phòng kinh doanh và đội (thường là 1 tháng), hai bên cùng lập “ Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện”. Cuối tháng, Phòng kinh doanh căn cứ vào “Bảng kê nhận hàng”và “ Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đã có chữ ký 2 bên và căn cứ vào “Hóa đơn GTGT”, bảng kê hóa đơn GTGT do kế toán đội chuyển về để làm thủ tục nhập, xuất vật tư “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”. Phiếu nhập, xuất kho được lập thành 3 liên, một liên được chuyển cho phòng kế toán kèm bộ chứng từ đội chuyển về để hạch toán. Cán bộ vật tư có trách nhiệm đi thu mua vật liệu xây lắp theo nhu cầu, yêu cầu của công trình căn cứ theo bảng dự trù vật tư do nhân viên kỹ thuật lập đã được ban lãnh đạo phê duyệt. Sau đó về nhập kho của đội ở các công trình kèm theo các hoá đơn GTGT hay biên lai mua hàng và bàn giao trực tiếp cho cán bộ phụ trách thi công tại chân công trình. Trường hơp vật tư do đội sản xuất mua về sử dụng trực tiếp cho công trình không qua kho vật tư Xí nghiệp, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, khối lượng thực tế nhập kho (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), kế toán đội lập bảng kê Hóa đơn chứng từ hàng tháng Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình gửi về Phòng kế toán làm chứng từ đề nghị thanh toán gồm: Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 2 tháng 10 năm 2009 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL AA/2009B Số 0046946 Đơn vị bán hàng: Công ty CP đầu tư thương mại Khang Nam Địa chỉ: Tổ 10 P. Cự Khối - Long Biên - Hà Nội Số tài khoản: 43101410003 Điện thoại: 04.38813021 MS: 0102630755 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Doanh Tên đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng Địa chỉ: Văn điển –Thanh trì- HN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM / CK MS: 0100107123-009 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 Thép cuộn f6+f8 Kg 3562 7700 27.427.400 2 Thép cây D20 VP5 Kg 4500 7850 35.325.000 3 Thép cây D18 VP5 Kg 1400 7856 10.998.400 4 Thép cây D12 VP5 Kg 794.5 7865 6.249.200 Cộng tiền hàng: 80.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 88.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám tám triệu đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán đội viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên thủ kho đội giữ để theo dõi và ghi thẻ kho, một liên gửi lên phòng kế toán kèm theo hoá đơn của người bán và phiếu đề nghị thanh toán của đội trưởng công trình để xin thanh toán. Đơn vị....... Bộ phận....... PHIẾU NHẬP KHO Số Ngày 02 tháng 10 năm 2009 Mẫu số 01 –VT Theo QĐ : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nợ…….. Số: ……. Có…….. Họ, tên người giao hàng: Công ty CP đầu tư thương mại Khang Nam Theo HĐ số 325/ HĐKT – ĐXD số 1 ngày 15 tháng 9 năm 2009 của Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD và Cty CP đầu tư thương mại Khang Nam Nhập tại kho Đội XD số 1. Địa điểm BCH CT nhà 5 tầng VPCP TT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từCT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn f6+f8 kg 3562 7700 27.427.400 … …. 4 Thép câyD12VP5 kg 794.5 7865 6.249.200 Cộng 80.000.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Tám mươi triệu đồng chẵn Nhập ngày 02 tháng 10 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập Khi công trình có nhu cầu sử dụng vật liệu ở trong kho, thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho và xuất vật liệu: Đơn vị....... Bộ phận....... PHIẾU XUẤT KHO Ngày 02 tháng 10 năm 2009 Mẫu số 02 –VT Theo QĐ : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nợ…….. Số: ……. Có…….. Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Doanh Địa chỉ: Đội XD số 1 Lý do xuất: Xuất thi công cho CT nhà 5 tầng VPCP Xuất tại kho Đội XD số 1 T.T Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép cuộn f6+f8 Kg 3562 3562 7700 27.427.400 2 Thép câyD20VP5 Kg 4500 4500 7850 35.325.000 3 Thép câyD18VP5 Kg 1400 1400 7856 10.998.400 4 Thép câyD12VP5 Kg 794.5 794.5 7865 6.249.200 Tổng 80.000.000 Xuất, ngày 02 tháng 10 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu xuất Giám đốc Tập hợp các hoá đơn GTGT hay biên lai mua hàng kế toán đội gửi về phòng kế toán Bảng tổng hợp chi phí giao khoán đề nghị thanh toán Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Khu Quốc Bảo - Thanh Trì - Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ GIAO KHOÁN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ho tên người thanh toán: Nguyễn Văn Doanh Đơn vị: Đội XD số 1 Công trình: Cải tạo Nhà 5 tầng VPCP Hợp đồng giao khoán số 264/GKNB ngày 24/9/2009 Nội dung: Đề nghị thanh toán chi phí phục vụ thi công CT cải tạo nhà 5 tầng VPCP Số tiền đề nghị thanh toán: 456.669.733 đồng Bằng chữ: Bốn trăm năm sáu triệu sáu trăm sáu chín nghìn bảy trăm ba ba đồng. STT DIỄN GIẢI CHỨNG TỪ TỔNG TIỀN TRONG ĐÓ Số CT ngày Tiền hàng thuế Vat 1 Chi phí NVL 281.298.982 255.837.714 25.461.268  - Bảng kê NVL 01  26/10 281.298.982 255.837.714 25.461.268  2 Chi phí Nhân công 147,030,000 147.030.000 - - Bảng kê NC số 01  26/10 147,030,000 147.030.000 3 Chi phí Máy 29.370.000 26.700.000 2.670.000 - Bảng kê CPM số  01  26/10 29.370.000 26.700.000 2.670.000 4 Chi phí Chung 19.195.770 19.138.710 57.060  - Bảng kê CPC số 01 26/10 19.195.770 19.138.710 57.060  CỘNG 476.894.752 448.706.424 28.188.328 XÝ nghiÖp kh¶o s¸t vµ ®Çu t x©y dùng C«ng tr×nh nhµ lµm viÖc 5 tÇng VPCP B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo Chi phÝ NVL b¶ng kª sè: 01 Ngµy Sè H§ Tªn ®¬n vÞ b¸n M· sè thuÕ Tªn hµng ho¸ Tæng sè tiÒn TT TiÒn hµng 5% 10% Céng 28/9/2009 0032090 C«ng ty CP x©y dùng vµ dÞch vô tæng hîp Hµ Néi 0500595450 Xi m¨ng BØm s¬n PC30 12.918.890 12.303.705 615.185 615.185 26/11/2009 0093464 NguyÔn H÷u ChiÕn 0500186539 C©y chèng, xµ gå, coppha, gç v¸n, ®inh, d©y thÐp 6.000.000 6.000.000 - 02/12/2009 0046946 Cty CP ®Çu t TM Khang Nam 0102630755 ThÐp c¸c lo¹i 88.000.000 80.000.000 8.000.000 8.000.000 03/12/2009 0080401 Cty TNHH TM DV vËn t¶i Cêng §¹t 0500553147 Xi m¨ng BØm s¬n PC30 17.052.000 16.240.000 812.000 812.000 03/12/2009 0080402 Cty TNHH TM DV vËn t¶i Cêng §¹t 0500553147 Cíc v/c xi m¨ng BØm S¬n 1.344.000 1.280.000 64.000 64.000 .......................... ................. .................. ................. .............. ................. Tæng céng 281.298.982 255.837.714 6.468.122 18.993.146 25.461.268 Hµ néi, ngµy 26 th¸ng 10 n¨m 2009 kÕ to¸n nhËn chøng tõ Phô tr¸ch thi c«ng Ngêi lËp Khi nhận chứng từ đề nghị thanh toán của công trình bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình Kế toán sẽ kiểm tra chi phí hợp lý, hợp lệ đối chiếu với dự toán mà phòng kế hoạch đã gửi lên sau đó sẽ tiến hành nhập liệu vào máy. Toàn bộ số liệu được nhập vào máy theo từng công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây lắp đã được mã hóa trên phần mềm. Nhập các số liệu vào máy Nợ TK 621 255.837.714 Nợ TK 622 147.030.000 Nợ TK 623 26.700.000 Nợ TK 627 19.138.710 Nợ TK 1331 28.188.328 Có TK 1412 476.894.752 Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết. Để xem Sổ cái hoặc Sổ chi tiết, kế toán thực hiện các thao tác sau: Từ màn hình nền của phần mềm, vào menu “In báo cáo” sẽ xuất hiện màn hình “In báo cáo”. Ấn mục “Sổ cái” thực hiện khai báo ngày đầu kỳ, ngày cuối kỳ báo cáo (từ 01/10/2009 đến 31/12/2009). Tại mục “ Tài khoản” nhập 621, mã đối tượng nhập ĐXD1, mã công trình nhập BCHCT5tầng Khi đó, màn hình sẽ hiện ra Sổ cái hoặc Sổ chi tiết của tài khoản muốn xem. Nếu in ra, các sổ này sẽ có mẫu sau : Bảng số 01 Sổ Cáchi tiết TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên công trình: Xây dựng NLV 5 tầng VPCP Đội thi công: Đội xây dựng số 1 Dư nợ đầu ngày 0 Phát sinh nợ 579.523.966 Phát sinh có 579.523.966 Dư nợ cuối ngày 0 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 26/10/09 KN17 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 255.837.714 28/10/09 KN23 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 308.571.966 26/11/09 KN24 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 15.114.286 31/12/09 599 K/chuyển NVL trực tiếp 621 :0228→154 :0228 154 :0228 579.523.966 2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 2.1. Đặc điểm chi phí nhân công trực tiếp tại xí nghiệp Ở Xí nghiệp chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phí NVL trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ số tiền lương, công của công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Việc hạch toán đúng, đủ chi phí nhân công không chỉ có tác dụng tính giá thành sản phẩm chính xác, mà còn có tác dụng trong việc phân tích tình hình sử dụng lao động, quản lý thời gian lao động và quỹ tiền lương của Xí nghiệp. * Tk sử dụng: Tk 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” * Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp tại Xí nghiệp bao gồm: - Tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, Thuế TNDN của công nhân trực tiếp sản xuất, thi công là công nhân của đội thuộc biên chế của Xí nghiệp (công nhân trong danh sáchễpí nghiệp). Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 5% do người lao động tự đóng góp, Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3% trong đó 1% trừ vào thu nhập người lao động, tỷ lệ trích BHTN là 2% trong đó 1% tính vào chi phí, 1% trừ vào thu nhập người lao động, KPCĐ tính vào chi phí 2% trên tiền lương thực tế. - Tiền công của công nhân thuê ngoài theo hợp đồng thời vụ trực tiếp sản xuất, thi công (lao động thời vụ bên ngoài theo giá nhân công trên thị trường và không trích các khoản BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ cho lực lượng này). Đối với công nhân trong danh sách Xí nghiệp và lao động thuê ngoài theo hợp đồng thời vụ: trả lương theo hình thức khoán, cuối tháng dựa vào bảng chấm công và hợp đồng làm khoán, kế toán đội tiến hành tính lương: Lương khoán một công nhân = Số công của mỗi công nhân x Đơn giá tiền công Đơn giá tiền lương mà cụ thể là đơn giá công có được là do thoả thuận giữa đội trưởng và người lao động. Đơn giá này phụ thuộc vào cấp bậc, tay nghề của người lao dộng. Tuy nhiên, đơn giá này cũng phải dựa trên dự toán nhân công đã được xây dựng. Số công của mỗi công nhân căn cứ vào bảng chấm công Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Đội Xây dựng số 1- Tổ thi công 1 BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 10/2009 STT Họ tên Ngày trong tháng Số công 1/10 2/10 … 29/10 30/10 1 Nguyễn Văn An (tổ trưởng) x x x x 24 2 Nguyễn Tiến Dũng x x 0 x 21 3 Nguyễn Văn Quân x x x x 24 4 Phạm Văn Tài x x x 0 23 5 Ngô Việt Tùng x x x x 24 …………… …… Tổng cộng 186 Ví dụ: Tính tiền lương cho ông Nguyễn Văn An ( tổ trưởng tổ thi công 1): Ông An nằm trong danh sách công nhân của Xí nghiệp. Đơn giá tiền công của ông An là: 135 000 đồng/ngày công Vậy tháng 10/2009 tiền lương của ông An : 135 000 x 24 = 3 240 000 đ BHXH,BHYT, BHTN phải nộp : 3 240 000 x 7% = 226 800 đ Số tiền ông An được hưởng : 3 013 200 đ 2.2 Quy trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại Xí nghiệp Khi tiến hành nhận hợp đồng giao khoán nội bộ về khối lượng công trình xây dựng do Xí nghiệp bàn giao, đội trưởng đội xây dựng phân công lao động và tiến hành thuê lao động vì công nhân trực tiếp sản xuất chủ yếu là lao động thuê ngoài. Khi thuê lao động thì đội trưởng các đội ký hợp đồng lao động với công nhân để làm căn cứ lập bảng thanh toán lương khoán đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Hợp đồng làm khoán có thể được ký theo từng phần công việc hay tổ hợp công việc, giai đoạn công việc được dự toán theo hạng mục công trình hay toàn bộ. Trên hợp đồng giao khoán phải ghi rõ tên công trình, hạng mục công trình, họ tên tổ trưởng, nội dung công việc giao khoán, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thời gian giao và hoàn thành, chất lượng đạt, thành tiền... Khi công việc hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu, bàn giao với sự tham gia của các thành viên giám sát kỹ thuật bên A, giám sát kỹ thuật bên B, chủ nhiệm công trình và các thành viên khác. Riêng đơn vị hợp đồng làm khoán với bên ngoài, khi các đội ký hợp đồng phải thông qua Xí nghiệp, trên hợp đồng phải có chữ ký của Giám đốc. Khi kết thúc công việc, phải có biên bản thanh lý hợp đồng giao thầu. Xí nghiệp sẽ thanh toán cho bên nhận khoán theo phương thức thoả thuận trước. Đối với công trình cải tạo nhà 5 tầng VPCP, do khối lượng công việc giản đơn nên Xí nghiệp tổ chức thuê toàn bộ công nhân trực tiếp thi công tại chỗ thông qua Hợp đồng thuê nhân công thời vụ. Đội trưởng các đội sẽ tiến hành ký Hợp đồng giao khoán với các tổ trưởng các tổ thi công (người đại diện cho công nhân thuê theo hợp đồng thời vụ). Sau khi các tổ hoàn thành công việc nhận khoán, cán bộ kỹ thuật và đội trưởng kiểm tra và lập biên bản nghiệm thu công việc rồi tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD CT: cải tạo nhà 5 tầng VPCP ----------------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------- HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN Số 02 / HĐLĐTV Công trình: Cải tạo nhà 5 tầng VPCP Hôm nay ngày 01/10/2009 tại : Trụ sở Xí nghiệp Khảo sát và Đầu tư xây dựng (Khu Quốc Bảo - Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội) I- Đại diện bên giao khoán: Họ và tên: Nguyễn Văn Doanh Chức vụ: Chủ nhiệm CT II - Đại diện bên nhận khoán: Họ và tên: Nguyễn Đình Hải Địa chỉ: 54 Nguyễn Đức Cảnh Sau khi hai bên bàn bạc nhất trí giao nhận khoán gọn khối lượng thi công một số nội dung công việc sau: 1/ Bên A sẽ giao cho bên B khối lượng Cải tạo nhà làm việc 5 tầng VPCP công việc tại toà nhà 5 tầng VPCP, địa điểm số 6 Lê Hồng Phong cổng sau: TT Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thi công phần thô: đổ BTCT, xây tường, gia công lắp dựng ván khuôn các loại(khối lượng đơn giá theo dự toán) M3 9 600 1 200 11.520.000 2 Đắp đất nền, lề đường M 7 900 1.100 8.690.000 3 Vá ổ gà bằng cấp phối sỏi đồi M 4 500 1.400 6.300.000 ………….. …………… Tổng cộng 79 000 000 (Bằng chữ : Bẩy chín triệu đồng chẵn) 2/ Thời gian từ ngày 02/10/2009 đến ngày 30/10/2009. 3/ Hình thức thanh toán: Tiền mặt 4/ Quy định về trách nhiệm: Bên nhận thầu phải chấp hành nghiêm túc các quy định về chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, trật tự trị an, có trách nhiệm bảo vệ sản phẩm, bảo quản vật tư trong thi công. 5/ Hình thức thưởng phạt: Nếu vi phạm cam kết hợp đồng gây thiệt hại phải bồi thường về vật chất Hợp đồng chia làm 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Giám đốc Xí nghiệp (Ký, họ tên) Bên giao (Ký, họ tên) Bên nhận (ký, họ tên) Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Công trình: 5 tầng VPCP ---------------------- Số: 20 / TLHĐ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------- BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Hôm nay ngày 05 tháng 11 năm 2009, thành phần gồm: + Đại diện bên giao thầu: Nguyễn Văn Doanh – Chức vụ: Chủ nhiệm CT + Đại diện bên nhận khoán: Nguyễn Đình Hải Địa chỉ: 54 Nguyễn Đức Cảnh Cùng nhau tiến hành thanh lý hợp đồng số 02/HĐLĐTV ngày 01 tháng 10 năm 2009 - Khối lượng công việc đã thực hiện: Thực hiện xong hợp đồng thi công phần thô công trình Cải tạo nhà làm việc 5 tầng VPCPnhà ở Xí nghiệp với tổng số tiền là 79.000.000 đ ( Bẩy mươi chín triệu đồng chẵn) - Đánh giá chất lượng: Đảm bảo yêu cầu của hợp đồng - Kiến nghị : Đồng ý thanh toán Bên giao thầu (Ký, họ tên) Phòng kế toán (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Bên nhận thầu (Ký, họ tên) - Cuối tháng, các tổ trưởng tổ thi công gửi bảng chấm công kèm theo biên bản nghiệm thu công việc và biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán về cho kế toán đội. Kế toán đội sẽ lập Bảng tổng hợp lương công nhân hợp đồng thời vụ Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Đội Xây dựng số 1 BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG CÔNG NHÂN HỢP ĐỒNG THỜI VỤ Công trình: Cải tạo nhà 5 tầng VPCP Tháng 10/2009 STT Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi chú 1 BBTL HĐGK số 01 TT tiền lương cho tổ dọn dẹp mặt bằng thi công 5.830.000 2 BBTL HĐGK số 02 TT tiền lương cho tổ thi công 1 79.000.000 3 …………. ……… Tổng cộng 147.030.000 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) - Sau đó, kế toán đội sẽ gửi bảng tổng hợp lương, bảng chấm công, hợp đồng giao khoán, Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán về Xí nghiệp. Phòng kế hoạch kiểm tra đối chiếu khối lượng hoàn thành và yêu cầu kỹ thuật, từ đó tính ra số tiền lương mà đội thi công được hưởng theo sản lượng thực hiện, sau đó chuyển xuống cho phòng kế toán để hạch toán: - Phòng kế toán kiểm tra chứng từ, sau đó tiến hành nhập liệu vào máy: Trên màn hình giao diện chính nhấn “ Tiền mặt- tiền gửi” chọn “Phiếu kế toán khác”, nhấp chuột vào nút “Mới” để nhập liệu.( Trong đó, định khoản như sau: TK nNợ: TK 622, CTK có: TK 334) Số tiền mà đội đã trả cho công nhân bằng tiền tạm ứng thì kế toán sẽ nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 334 (Phải trả người lao động) Có TK 1413 (tạm ứng) Tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp phát sinh của từng công trình, hạng mục công trình máy sẽ xử lý số liệu và chuyển vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp chi tiết theo từng mã công trình, đồng thời số liệu đó được chuyển tự động vào Sổ chi tiết TK 622, Sổ cái TK622 và các sổ liên quan khác. Bảng số 2 Sổ Cáichi tiết TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Từ ngày 1/10/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên công trình: Cải tạo NLV 5 tầng VPCP Đội thi công: Đội xây dựng số 1 Dư nợ đầu ngày 0 Phát sinh nợ 195.030.000 Phát sinh có 195.030.000 Dư nợ cuối ngày 0 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 26/10/09 KN17 TT CP nhân công TT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 147.030.000 15/11/09 KN23 TT CP VT CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 48.000.000 31/12/09 600 K/chuyển NVL trực tiếp 622 :0228→154 :0228 154 :0228 195.030.000 3. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công 3.1. Đặc điểm chi phí sử dụng máy thi công tại Xí nghiệp Máy móc thi công tại xí nghiệp bao gồm cả máy móc thuộc tài sản của xí nghiệp và máy thuê ngoài, bao gồm các loại: máy trộn bê tông, trộn vữa, cần trục, cần cẩu tháp, xúc đất, san nền...Trong công tác hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, việc hạch toán được xuất phát từ đặc điểm riêng về tình hình sử dụng máy thi công hình thức tổ chức sử dụng máy tại X xí nghiệp. Theo quy định của xí nghiệp, máy thi công là tài sản của xXí nghiệp. Căn cứ vào tình hình kinh doanh của đội, giám đốc sẽ ký quyết định phân cho đội các máy móc thi công. Các đội sẽ quản lý máy móc và tính khấu hao máy móc thi công hàng tháng, gửi về phòng kế toán Xxí nghiệp. Thời gian sử dụng máy được thống nhất là 300 ca/năm với mỗi ca làm việc trong 8h. Đây là quy định chung và việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình được quản lý theo từng ca máy. Chi phí sử dụng máy thi công là tài sản của xXí nghiệp bao gồm: Chi phí sử dụng máy thường xuyên và chi phí máy tạm thời. Chi phí máy tạm thời là những khoản chi phí phát sinh một lần tương đối lớn như phí tổn về tháo dỡ, vận chuyển máy thi công đến công trình,lắp đặt máy chạy thử…Chi phí này thường được phân bổ dần vào từng kỳ. Chi phí sử dụng máy thường xuyên là những chi phí phát sinh thường xuyên từng kỳ như khấu hao máy, thuê máy và thợ phụ máy, nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng dùng cho máy…trong thời gian máy hoạt động. Chi phí này không bao gồm khoản trích theo lương phải trả cho công nhâncông nhân điều khiển máy. 3.2. Quy trình hạch toán chi phí sử dụng máy thi công tại đơn vị Nếu là máy móc của đơn vị thì phải có hợp đồng mua bán xăng dầu, hoá đơn xuất kho hợp pháp. Kế toán sẽ tính được chi phí sử dụng máy thi công đối với từng công trình căn cứ vào “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công”, “Phiếu điều xe máy thi công” và các chứng từ hợp lệ khác. Nếu là máy thuê ngoài thì phải có Hợp đồng kinh tế, hoá đơn tài chính và thanh lý hợp đồng khi hoàn thành. Khi thi công công trình sử dụng gồm cả máy của xí nghiệp và máy thuê ngoài với các mẫu chứng từ về máy thi công trong tháng như sau: Hoá đơn GTGT thuê máy thi công Mẫu biểu 14 Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công Mẫu biểu 15 Bảng đối chiếu công nợ thuê máy móc thiết bị Mẫu biểu 16 Xí nghiệp Khảo sát và ĐTXD Đội Xây dựng số 1 BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ THUÊ NGOÀI MÁY THI CÔNG Tháng 10/2009 STT Loại máy Đơn vị Khối lượng Đơn giá (đ) Thành tiền(đ) 1 Máy lu Giờ 88 225.000 19.800.000 2 Máy đầm Giờ 30 230.000 6.900.000 TỔNG CỘNG 26.700.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sau khi xác định được chi phí sử dụng máy đối với từng công trình, kế toán ghi vào TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công” với nội dung như sau: Bảng số 3 Sổ chCái tiết TK 623 - Chi phí máy Từ ngày 1/10/2009 đến ngày 31/12/2009 Tên công trình: Cải tạo NLV 5 tầng VPCP Đội thi công: Đội xây dựng số 1 Dư nợ đầu ngày 0 Phát sinh nợ 36.935.440 Phát sinh có 36.935.440 Dư nợ cuối ngày 0 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 26/10/09 KN17 TT CP máy CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 26.700.000 15/11/09 KN23 TT CP máy CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 9.000.000 26/11/09 KN24 TT CP máy CT xây dựng NLV 5 tầng VPCP 1412 :0228 1.235.440 31/12/09 600 K/chuyển NVL trực tiếp 623 :0228→154 :0228 154 :0228 36.935.440 4. Hạch toán chi phí sản xuất chung 4.1 Đặc điểm chi phí sản xuất chung tại Xí nghiệp Chi phí sản xuất chung ở Xí nghiệp là những chi phí quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình xây dựng các hạng mục công trình ở từng đội xây dựng. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý, đồng thời phù hợp với thông lệ kế toán hiện hành, Xí nghiệp tiến hành tổng hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung theo nội dung sau: - Chi phí nhân viên đội XD hoặc XN - Chi phí NVL, CCDC dùng cho sản xuất chung - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác Để theo dõi các khoản chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 627. TK này được mở chi tiết theo từng đội xây dựng, 4.2. Quy trình hạch toán chi phí sản xuất chung 4.2.1 Chi phí nhân viên đội xây dựng Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, KPCĐ...) của nhân viên quản lý công trình, nhân viên quản lý đội thi công, kỹ thuật, đội trưởng, kế toán đội (Xí nghiệp chỉ thực hiện trích BHYT, BHXH, KPCĐ theo tỷ lệ qui định của Nhà nước đối với nhân viên trong danh sách Xí nghiệp). Tỷ lệ trích như sau: BHXH = Lương cơ bản x 15% BHYT = Lương cơ bản x 2% BHTN = Lương cơ bản x 1% KPCĐ = Lương thực tế x 2% Hàng tháng, đội trưởng đội XD hoặc nhân viên kế toán đội sẽ tiến hành chấm công cho các nhân viên quản lý của đội như những công nhân bình thường khác thông qua Bảng chấm công. Cuối tháng, kế toán đội sẽ lập bảng tính toán tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT mà người lao động tự đóng góp (5% BHXH, 1% BHYT, 1% BHTN) để tính ra tiền lương thực tế phải trả cho từng người sau đó nộp về phòng kế toán Xí nghiệp để hạch toán. Tiền lương thực tế phải trả cho từng người được tính theo công thức sau: T._.