Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty TNHH KONA

TSCĐ: Tài sản cố định NVL: Nguyên vật liệu GTGT: Giá trị gia tăng XNK: Xuất, nhập khẩu TTĐB: Tiêu thụ đặc biệt PX: Phân xưởng TC_KT: Tài chính_Kế toán TK: Tài khoản CBCNV: Cán bộ công nhân viên DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những năm gần đây...................8 1.2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhà nước.........................9 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA..............................16 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH KONA.................19 2.1: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người bán..................................25 2.2: Phiếu nhập kho….................................................................................26 2.3: Phiếu chi…………………...................................................................27 2.4: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người mua …………………...29 2.5: Phiếu thu …………………………………………………………….30 2.6: Bảng chấm công……………………………………………………..31 2.7: Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào………………………..32 2.8: Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra…………………………..33 2.9: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ………………………….38 2.10: Sổ cái tài khoản 131………………………………………………..39 2.11: Sổ cái tài khoản 331………………………………………………..40 2.12: Sổ chi tiết tài khoản 131 …………………………………………...41 2.13: Tờ khai thuế GTGT ………………………………………………..45 3.1: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) ………………….50 3.2: Bảng phân tích các khoản phải thu …………………………………54 3.3: Bảng phân tích các khoản phải trả …………………...…..…………56 LỜI MỞ ĐẦU Thanh toán là hoạt động quan trọng có liên quan mật thiết với các hoạt động khác cũng như ảnh hưởng tới hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời các chính sách thanh toán còn ảnh hưởng tới tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp một trong những vấn đề quyết định tới sự sống còn của doanh nghiệp. Do đó nếu doanh nghiệp có những chính sách thanh toán thích hợp, phương pháp hạch toán khoa học, chủ động trong hoạt động thanh toán thì sẽ đảm bảo cho uy tín, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hoạt động thanh toán với người bán tốt sẽ đảm bảo các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, hoạt động thanh toán với nhà nước tốt sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi trong quan hệ với các cơ quan hành chính pháp luật, hoạt động thanh toán với người mua tốt sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệp với các bạn hàng thuận lợi trong công tác tiêu thụ, đảm bảo thu hồi vốn phục vụ cho quá trình tái sản xuất. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nên công ty TNHH KONA luôn phát sinh rất nhiều nghiệp vụ thanh toán với rất nhiều đối tượng khác nhau như thanh toán với người bán, người mua, thanh toán với nhà nước, thanh toán nội bộ.... Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có phương pháp hạch toán hợp lý, từ đó mới quản lý tốt các mối quan hệ về thanh toán. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH KONA em đã có được tìm hiểu thực tế hoạt động thanh toán tại đơn vị cũng như công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, từ đó có điều kiện so sánh vơí những kiến thức đã được học. Trong bài báo cáo này em xin được trình bày thực tế hoạt động thanh toán tại công ty TNHH KONA xét trên các khía cạnh như đặc điểm các đối tượng thanh toán, tổ chức chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng, trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình, khả năng thanh toán của doanh nghiệp từ đó đưa ra một số ý kiến nhằm tăng cường khả năng quản lý tài chính tại đơn vị. Bài báo cáo dưới đây của em sẽ có kết cấu bao gồm các phần cụ thể như sau: PHẦN I: Tổng quan về công ty TNHH KONA PHẦN II: Thực trạng tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA PHẦN III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KONA Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH KONA 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH KONA với tên giao dịch quốc tế là KONA LIMITED COMPANY, viết tắt là KONA Ltd. Co. được thành lập vào tháng 4/2002. Công ty hoạt động trong lĩnh vực dệt may với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và gia công bông tấm, ruột đệm từ sơ Polyester; sản xuất gia công hàng may mặc; phân phôi các sản phẩm của công ty tại Việt Nam và xuất khẩu. Sản phẩm chính của công ty là chăn, ga, gối, đệm. Công ty được thành lập theo hình thức liên doanh giữa một bên là nhà đầu tư Hàn Quốc (Ông Oh Kyu Hwan) và một bên là nhà đầu tư Việt Nam (Bà Nguyễn Kim Ngọc). Công ty có trụ sở chính cũng như nhà máy sản xuất tại KCN Bình Minh_ Địa chỉ: Bình Minh- Thanh Oai - Hà Tây. Khi mới thành lập công ty có số vốn điều lệ là 1,5 triệu USD trong đó phía Hàn Quốc góp 51% phía nhà đầu tư Việt Nam góp 49%. Tuy mới chỉ được thành lập và đi vào hoạt động được vài năm nhưng công ty đã có những bước phát triển và đóng góp đáng kể cho tình hình phát triển kinh tế, đặc biệt trong việc giải quyết công ăn việc làm cho người lao động. Trong những năm gần đây công ty đã liên tục mở rông về quy mô, kèm theo đó số lượng công nhân cũng ngày càng gia tăng. Bên cạnh đó công ty cũng luôn chú trọng tới việc đào tạo phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao chất lượng của công nhân. Các cơ sở, phân xưởng sản xuất được bổ sung thêm về cả số lượng và chất lượng. sản phẩm không những đáp ứng được nhu cầu ở trong nước mà còn xuất khẩu mà còn xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài như: Mỹ, Nhật Bản, Tây Ban Nha, Đức, Hà Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Indonesia... Góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động. Mục tiêu của công ty là đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của thị trường trong nước, khu vực và các nước phương tây. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây cụ thể như sau (Đơn vị: VNĐ): STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1 Tổng giá trị TS 44.509.019.558 51.357.649.886 2 Tài sản ngắn hạn 28.695.904.315 35.255.066.696 3 Tài sản dài hạn 15.813.115.243 16.102.583.190 4 Tông doanh thu 36.247.635.224 40.467.880.255 5 LN trước thuế 378.667.243 426.692.471 6 LN sau thuế 351.475.268 403.966.524 7 Nộp ngân sách 918.236.674 1.025.068.959 8 Số lao động bình quân (người) 827 896 9 Thu nhập bình quân tháng 1.345.698 1.452.870 Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những năm gần đây Thông qua các chỉ tiêu trên có thể thấy doanh nghiệp đã có sự tăng trưởng cả về quy mô cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh cụ thể như sau: Tổng tài sản năm 2006 tăng 6.848.630.324 đồng với số tương đối tăng 15% so với năm 2005 . Trong đó tài sản ngắn hạn tăng 22,8% tài sản dài hạn tăng 1,8%. Về mặt hiệu quả kinh doanh thì: Tổng doanh thu năm 2006 tăng 4.220.245.031 với số tương đối tăng 11,6% so với năm 2005 đồng thời lợi nhuận sau thuế mà doanh nghiệp nhận dược cũng tăng lên 1 lượng là 52.491.256 đồng . Quy mô của doanh nghiệp được mở rộng số lượng lao động năm 2006 cũng tăng 69 người với số tương đối tăng 8,34% so với năm 2005. Doanh nghiệp kinh doanh ngày càng hiệu quả cho nên thu nhập bình quân của người lao động ngày càng cao năm 2006 thu nhập bình quân của người lao động là 1.452.870 đồng tăng 107.172 đồng so với năm 2005. Bên cạnh đó công ty cũng luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngân sác nhà nước. Cụ thể tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sắch nhà nước trong năm 2006 như sau: (Đơn vị tính: đồng) CHỈ TIÊU Mã số Số còn phải nộp đầu kì Số phát sinh trong kì Số phải nộp Số đã nộp Số còn phải nộp cuối kì 1 2 3 4 5 6=3+4-5 I. Thuế 10 318.783.302 1.025.068.959 912.669.667 431.182.594 1. Thuế GTGT hàng bán nội địa 11 2.ThuếGTGT hàng NK 12 311.773.635 965.145.250 878.851.873 398.067.012 3.Thuế TTĐB 13 4. Thuế xuất nhập khẩu 14 14.260.762 14.260.762 5. Thuế thu nhập DN 15 7.009.667 22.662.947 10.817.794 18.854.820 6. Thu trên vốn 16 7. Thuế tài nguyên 17 8. Thuế nhà đất 18 20.000.000 20.000.000 9. Tiền thuê đất 19 10. Các loại thuế khác 20 3.000.000 3.000.000 II. Các khoản phải nộp khác 30 1. Các khoản phụ thu 31 2. Các khoản phí lệ phí 32 3. Các khoản khác 33 Tổng cộng 40 318.783.302 1.025.068.959 912.669.667 431.182.594 Biểu 1.2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhà nước Tổng số lao động hiện tại trong Công ty là 982 người, trong đó: - Số lao động có trình độ Đại học, Cao đẳng là 49 người; - Số lao động có trình độ Trung cấp là 25 người; - Số lao động có trình độ Sơ cấp và Công nhân kỹ thuật là 908 người. Công ty luôn chú trọng đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ hiểu biết, kỹ năng chuyên môn, tay nghề cho người lao động bằng các lớp bồi dưỡng tại chỗ. Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên ngành, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn… Những cán bộ công nhân viên được Công ty cử đi học tập được thanh toán chi phí học tập và hưởng lương theo kết quả học tập. Công ty cũng đã thực hiện tốt các chính sách lương, thưởng, trợ cấp cho người lao động theo đúng các quy định của Nhà nước và của Ngành. 1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập hoạt động trong lĩnh vực may mặc với sản phẩm chủ yếu là chăn, ga, gối, đệm công ty có những chức năng và nhiệm vụ sau đây: - Sản xuất tất cả các sản phẩm chăn, ga, gối, đệm theo nhu cầu của thị trường trong nước cũng như xuấu khẩu. Bao gồm tất các công đoạn từ chế biến nguyên vật liệu đầu vào cho tới khâu hoàn thiện đóng gói và tiêu thụ sản phẩm. - Tiến hành kinh doanh và nhập khẩu trực tiếp, nhận gia công, chế biến các sản phẩm có chất lượng cao theo yêu cầu của khách hàng. - Chủ động trong công tác tiêu thụ và giới thiệu sản phẩm. - Ngoài ra công ty còn có nhiệm vụ đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn được nguồn vốn, có tích luỹ mở rộng sản xuất, đảm bảo công ăn việc làm nâng cao đời sống cho đội ngũ nhân viên trong công ty và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. Công ty TNHH KONA phải tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực may mặc nhất là trong tình hình hiện nay khi nước ta mới ra nhập tổ chức WTO tình hình kinh tế có nhiều biến động, giá cả thị trường không được ổn định. Nhưng do đã tạo được niềm tin, uy tín cho khách hàng và chính sách giá cả hợp lý nên doanh nghiệp không chịu ảnh hưởng lớn của những biến động đó và đang trên đà phát triển. Doanh nghiệp không ngừng thay đổi mẫu mã sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng được nhu cầu của thị trường và cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác. Hiện nay doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng thị trường sang các nước phương tây vì vậy quy mô sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao được mở rộng. Tình hình phát triển của doanh nghiệp là rất khả quan. 1.1.3 Đặc điểm quy trình tổ chức sản xuất 1.1.3.1 Đặc điểm của sản phẩm sản xuất Công ty TNHH KONA là công ty chuyên sản xuất và gia công bông tấm, ruột đệm từ sơ polyester, sản xuất và gia công hàng may mặc, phân phối các sản phẩm của công ty tại Việt Nam và xuất khẩu. Sản phẩm chủ yếu mà công ty đang sản xuất hiện nay bao gồm: chăn, ga, gối, đệm. Đây là những sản phẩm có sự khác biệt về kết cấu cũng như kiểu dáng, do đó đòi hỏi công ty phải có những quy trình công nghệ thích hợp cho từng loại sản phẩm và pải có sự kết hợp trong khâu tổ chức quản lý để quá trình sản xuất tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao. Ngoài các ngành nghề kinh doanh kể trên công ty còn hoạt động trong một số lĩnh vực khác như: Kinh doanh vận tải, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. 1.1.3.2 Đặc điểm quy trình công nghệ Quá trình sản xuất của công ty được tiến hành theo một chu trình công nghệ khép kín bao gồm rất nhiều công nghệ ở những giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất như: sơ chế nguyên vật liệu, cắt, may, đóng đệm.... Do sự đa dạng về chủng loại sản phẩm mà công ty tiến hành sản xuất đã làm cho lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng rất đa dạng, các loại nguyên vật liệu này tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như bông, sợi, vải, cao su, xơ Polyester.... Để quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi và liên tục thì các nguyên liệu này cần phải trải qua quá trình sơ chế trước khi đưa vào sản xuất. Bên cạnh đó, trong quá trình sản xuất mỗi loại sản phẩm cũng đòi hỏi quy trình công nghệ phải có những thay đổi cho phù hợp. 1.1.3.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất Bộ máy sản xuất của công ty được tổ chức dưới dạng xưởng sản xuất. Trong đó bao gồm các phân xưởng, cụ thể ở đây có 2 phân xưởng là phân xưởng may và phân xưởng bông đệm. Trong mỗi phân xưởng lại tiếp tục được chia nhỏ thành các khu vực sản xuất được chuyên môn hoá theo các giai đoan của chu thình sản xuất. Các khu vực này tuy tiến hành hoạt động độc lập, riêng rẽ nhưng lai có mối quan hệ mật thiết với nhau. Sản phẩm đầu ra của khu vực trước lại là yếu tố đầu vào của khu vực sau. Do đó cần có sự phối kết hợp giữa các bộ phận để quá trình sản xuất được diễn ra một cách đồng bộ. Muốn vậy thì doanh nghiệp cần phải đề ra được kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận làm sao cho mỗi bộ phận đều có thể hoàn thành đúng tiến độ từ đó góp phần vào việc hoàn thành kế hoặch sản xuất chung của toàn doanh nghiệp. 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, để đảm bảo cho hoạt đông quản lý kinh doanh có hiệu quả, bộ máy quản lý của Công ty TNHH KONA được tổ chức phân cấp từ trên xuống. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau: - Giám đốc: Là người quyết định cao nhất tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chỉ đạo công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu mọi trách nhiệm cũng như đại diện cho quyền lợi của công ty trước pháp luật và các cơ quan hữu quan. - Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của Công ty. -Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc. Công ty hiện có 5 phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau: +Phòng Hành chính_ Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác quản lý lao động, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty. Thực hiện các nhiệm vụ về hành chính văn phòng đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo của Công ty và các phòng nghiệp vụ. Nghiên cứu các chế độ chính sách của Nhà nước để áp dụng thực hiện trong Công ty. Giải quyết các chế độ đối với người lao động. Xây dựng các nội quy, quy chế của Công ty theo luật lao động. +Phòng kinh doanh: Có chức năng tham mưu phương án sản xuất kinh doanh, tổ chức sản xuất, tiêu thụ hàng. Tham mưu cho Ban Giám đốc chiến lược thị trường trong tương lai, xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất. Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý, năm trên cơ sở năng lực hiện có. Tổ chức tiếp nhận vật tư, tổ chức sản xuất, tiến độ thực hiện, theo dõi thực hiện hợp đồng. +Phòng Bán hàng: Phụ trách các vấn đề liên quan tới việc tiêu thụ sản phẩm như xây dựng chiến lược bán hàng, lựa chọn khách hàng, thực hiện các dịch vụ sau bán hàng.... Phòng bán hàng có trách nhiệm làm sao cho việc tiêu thụ hàng hoá là tối ưu nhất, đồng thời phải đảm bảo về khả năng thu hồi tiền hàng đã bán. +Phòng Kế toán – Tài chính: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế nhằm bảo toàn vốn của Công ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý của Nhà nước. Thực hiện công tác thanh quyết toán chi phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các chế độ quản lý tài chính tiền tệ, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm. +Phòng quản lý chất lượng (KCS): Có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các giải pháp để thực hiện tốt công tác kỹ thuật trong từng công đoạn sản xuất, quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, tham mưu trong công tác lựa chọn khách hàng. Xây dựng mục tiêu chiến lược chất lượng chung trong toàn Công ty. +Phòng Kỹ thuật - Đầu tư: Có chức năng xây dựng triển khai chiến lược đầu tư tổng thể và lâu dài, xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm, sửa chữa thiết bị phụ tùng, lắp đặt thiết bị mới. Xây dựng ban hành hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và theo dõi thực hiện, hiệu chỉnh ban hành định mức mới. Tổ chức nghiên cứu đề xuất các giải pháp kỹ thuật đảm bảo ổn định sản xuất và mang lại hiệu quả. +Ban bảo vệ: Giám sát nội quy ra vào Công ty, tổ chức đón tiếp khách hàng đến giao dịch tại Công ty, kiểm tra giám sát ghi chép chi tiết khách hàng và hàng hoá, vật tư ra vào Công ty, bảo vệ tài sản của Công ty, kiểm tra giám sát công tác Phòng cháy chữa cháy, công tác bảo vệ quân sự đáp ứng một cách nhanh nhất khi tình huống xấu xảy ra. +Trạm Y tế: Có chức năng chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân viên trong Công ty. +Ban Đời sống: Phụ trách công tác phục vụ bữa cơm công nghiệp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty Bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA được khái quát theo sơ đồ sau: Phó Giám Đốc Giám Đốc PX May PX Bông Đệm Phòng Hành Chính Nhân Sự Phòng Bán Hàng Phòng Kỹ Thuật Đầu Tư Tổ Nghiệp Vụ Phòng Kinh Doanh Tổ Sản Xuất Xưởng Sản Xuất Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng KCS Biểu 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và việc áp dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH KONA 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều kiện quản lý, Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Với mô hình kế toán này kế toán các nhà máy chịu sự giám sát, điều hành trực tiếp của kế toán trưởng, phòng kế toán thu thập tài liệu, thông tin từ các bộ phận, sau đó tính toán, xử lý số liệu để lập báo cáo. Phòng Tài chính-Kế toán của công ty hiện nay gồm có 12 người, tất cả đều nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và nhiệt tình trong công tác. Mỗi nhân viên kế toán được phân công một nhiệm vụ cụ thể như sau: +Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính-Kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về thông tin kinh tế cung cấp. Kế toán trưởng là người tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu theo đúng chế độ, vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. +Một phó phòng phụ trách tài chính: Có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc các công việc do Tổ tài chính đảm nhiệm. +Một phó phòng phụ trách công tác kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc các công việc do Tổ kế toán thực hiện. +Một kế toán vốn bằng tiền: về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty, đồng thời theo dõi các khoản thuế mà Công ty có nghĩa vụ phải thực hiện đối với ngân sách Nhà nước. +Một kế toán chi phí xây dựng cơ bản và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi phí xây dựng cơ bản của Công ty, đồng thời phụ trách theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả. +Một kế toán bán hàng và xác định kết quả: Tiến hành theo dõi, tổng hợp các hoạt động tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả bán hàng. +Một kế toán nguồn vốn và tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình hiện có, sự biến động của nguồn vốn và tài sản cố định, đảm bảo việc trích phân bổ khấu hao TSCĐ chính xác. +Một kế toán vật tư, dụng cụ lao động: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư, dụng cụ lao động, đảm bảo cho kế hoạch sản xuất được liên tục. +Một kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình lao động của các nhà máy, tính lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. +Một kế toán chi phí sản xuất và giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. +Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng theo dõi các chỉ tiêu còn lại, tổng hợp số liệu và lập báo cáo kế toán. +Thủ quỹ: Có nhiệm vụ mở sổ quỹ theo dõi thu, chi hàng ngày, chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Bộ máy kế toán của công ty TNHH KONA được khái quát theo sơ đồ dưới đây: TRƯỞNG PHÒNG TC-KT Phó phòng Tài chính Phó phòng Kế toán Thủ quỹ Tổ tài chính Tổ giá thành, tiền lương Kế toán vốn bằng tiền Kế toán bán hàng và XĐKQ Kế toán XDCB và công nợ Kế toán chi phí và Z Kế toán tiền lương Kế toán NV và TSCĐ Kế toán vật tư và dụng cụ LĐ Tổ vật tư, TSCĐ : Mối quan hệ chức năng : Mối quan hệ trực tiếp Biểu 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH KONA 1.3.2 Chế độ kế toán áp dụng Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam: Hệ thống tài khoản áp dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy Chế độ sổ kế toán: Thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KONA 2.1 Đặc điểm hoạt động thanh toán tại công ty TNHH KONA Như đã trình bày ở trên công ty TNHH KONA là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh các sản phẩm dệt may như chăn, ga, gối, đệm.... Do đó hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chiếm tỷ trọng và quy mô lớn, ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời quyết định đến tình hình tài chính của công ty. Bên cạnh đó hoạt động thanh toán của công ty còn liên quan tới rất nhiều đối tượng khác trong nền kinh tế như: thanh toán với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên.... Về đối tượng thanh toán là khách hàng, công ty TNHH KONA là một doanh nghiệp hoạt động trên thị trường dệt may, sản xuất kinh doanh rất nhiều chủng loại sản phẩm với những mức giá khác nhau, do đó có rất nhiều bạn hàng phân phối hoạt động rộng khắp. Các khách hàng này bao gồm cả những người bán buôn, bán lẻ, công ty phân phối, cửa hàng, đại lý.... Dựa trên mức độ quan hệ có thể chia các khách hàng này thành các nhóm sau: + Nhóm khách hàng thường xuyên: Đây là nhóm khách hàng chủ yếu, có mối quan hệ mật thiết với công ty, có ảnh hưởng nhiều tới kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty. Một số khách hàng thuộc nhóm nay như: Công ty Shinewoo, công ty Spyder Active Inc, công ty may xuất khẩu Thanh Trì.... Đối với nhóm khách hàng này công ty thường áp dụng những chính sách thanh toán, giao nhận hàng hoá khá ưu đãi. + Nhóm khách hàng không thường xuyên: Đây có thể coi là nhóm khách hàng vãng lai của công ty, nhóm khách hàng này không mang tính chất ổn định lâu dài mà thường xuyên biến động. Tuy nhiên nhóm khách hàng này cũng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng doanh số tiêu thụ của công ty. Đối với nhóm khách hàng này công ty thường sử dụng những hình thức thanh toán khá an toàn. + Nhóm khách lẻ: Nhóm khách hàng này thường chỉ bao gồm những cá nhân, tổ chức mua sản phẩm với số lượng ít để tiêu dùng (thường mua tại các quầy giới thiệu sản phẩm của công ty). Nhóm khách này tuy chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh số tiêu thụ nhưng lại có ý nghĩa về mặt quảng bá hình ảnh sản phẩm, tăng uy tín của công ty. Phương thức thanh toán của nhóm khách hàng này thường là thanh toán ngay bằng tiền mặt. Về đối tượng thanh toán là nhà cung cấp, giống như đối tượng thanh toán là khách hàng công ty TNHH KONA cũng tiến hành chia các nhà cung cấp thành những nhóm khác nhau theo tính chất quan hệ: + Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên: Đây chủ yếu là các nhà cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số nhà cung cấp thuộc nhóm này như: công ty CP nhuộm Hà Nội, công ty CP ONTAT TRADING, công ty CP kinh doanh vận tải Nhật Trang.... Nhóm các nhà cung cấp này nắm vai trò rất quan trọng tới tiến độ của quá trình sản xuất, quyết định tới hiệu quả của quá trình kinh doanh. Do vậy doanh nghiệp thường rất mềm dẻo, linh hoạt trong thanh toán nhằm duy trì mối quan hệ tốt với nhóm đối tượng này. + Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ không thường xuyên: Đây là nhóm các nhà cung cấp quan hệ theo những nhu cầu có tính chất thời điểm của doanh nghiệp. Ví dụ như các nhà cung cấp TSCĐ, thiết bị quản lý, đồ dùng nội thất và một số dịch vụ thuê ngoài khác. Một số đối tượng thanh toán khác của công ty TNHH KONA như thanh toán với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên. Mối quan hệ thanh toán với nhà nước chủ yếu phát sinh dưới dạng nghĩa vụ phải nộp của công ty với các cơ quan nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí. Còn mối quan hệ thanh toán với cán bộ công nhân viên lại liên quan tới các khoản tạm ứng, thanh toán lương, thưởng, bồi thường thiệt hại vật chất.... Về phương thức thanh toán áp tại công ty. Một trong những yếu tố góp phần làm nên thành công của công ty chính là chính sách thanh toán mềm dẻo, linh hoạt được áp dụng với các đối tác của mình. Nếu căn cứ theo công cụ thanh toán, các hình thức thanh toán tại công ty bao gồm thanh toán dùng tiền mặt, trong đó có thanh toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng.... thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu dưới hình thức chuyển khoản và hình thức thanh toán bù trừ. Trong đó thanh toán thông qua chuyển khoản là phổ biến nhất vì nó đảm bảo tính an toàn và thuận tiện nhất là đối với những hợp đồng lớn và những bạn hàng có quan hệ thường xuyên. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường chỉ phát sinh với những nghiệp vụ có khối lượng giao dịch nhỏ, không thường xuyên. Về thời hạn thanh toán, hiên nay công ty đang áp dụng cả 3 hình thức thanh toán thanh toán trước, thanh toán ngay và thanh toán sau. Tuy nhiên hình thức thanh toán phổ biến nhất vẫn là trả chậm. Trong phương thức trả chậm công ty cũng áp dụng nhiều hình thức khác nhau như thanh toán một lần hay thanh toán trả góp và có chịu lãi. Thời hạn của các khoản thanh toán cũng khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô nghiệp vụ và mối quan hệ giữa công ty với từng khách hàng hay nhà cung cấp. Chính điều này đã thể hiện sự linh hoạt của công ty trong việc sử dụng các chính sách thanh toán. 2.2 Tổ chức chứng từ Trên thực tế, theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam hiện nay chưa có một bộ chứng từ nào được dùng chuyên biệt cho hoạt động thanh toán cả, mà hầu hết chứng từ được sử dụng trong hoạt động thanh toán đều là các chứng từ của các phần hành khác có liên quan. Tại công ty TNHH KONA cũng vậy, các chứng từ được sử dụng trong thanh toán đều là chứng từ của các phần hành có liên quan như: Tiền, hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng, tiền lương.... 2.2.1 Chứng từ trong thanh toán với người bán Nghiệp vụ thanh toán với người bán của công ty TNHH KONA phát sinh bao gồm thanh toán với các nhà cung nguyên vật liệu, các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và một số nhà cung cấp khác. Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng từ sau: - Các chứng từ mua hàng gồm: Hoá đơn tài chính, Phiếu kiểm nghiệm chất lượng hàng hoá, Phiếu nhập kho, ngoài ra còn có Hợp đồng mua hàng, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng... - Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán: Biên bản nhận nợ, Giấy báo Nợ của ngân hàng, Uỷ nhiệm chi, Phiếu chi... Trình tự luân chuyển chứng từ: Vật tư sau khi được kiểm nhận sẽ được bộ phận cung ứng viêt phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho, thủ kho căn cứ vào số lượng vật tư thực tế nhập kho tiến hành ghi thẻ kho rồi chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán căn cứ vào hoá đơn và thẻ kho để vào sổ chi tiết vật tư và thanh toán với người bán. Một ví dụ cụ thể về nghiệp vụ mua hàng như sau: Ngày 12/1/2007 công ty TNHH KONA có mua của công ty CP ONTAT TRADING một lô hàng, các chứng từ đi kèm nghiệp vụ này gồm có: Mẫu số: 01GTKT-3LL HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: MV/2006B Liên 2: Giao khách hàng Số: 0006260 Ngày 12 tháng 01 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty CP ONTAT TRADING Địa chỉ: KCN Khai Quang - Vĩnh Phúc Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0500627524 Họ tên người mua hàng: Công ty KONA Tên đơn vị: Địa chỉ: KCN Bình Minh – Hà tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm 60 ngày MS: 0500415034 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vải 0184 vàng K138 mét 36.5 3.636 132.714 .... 6 Vải 0361 tím K266 mét 221.8 2.727 604.848,6 Cộng tiền hàng:.............................................................25.038.200 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: ................................. 2.503.820 Tổng cộng tiền thanh toán: .................................................................17.542.020 Số tiền viết bằng chữ: Mười bẩy triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn không trăm hai mươi đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người bán Công ty TNHH KONA PHIẾU NHẬP KHO Số: NK12 Ngày 06 tháng 02 năm 2007 TK Nợ: 1521 133 TK Có: 331 Người giao hàng: Công ty CP ONTAT TRADING Theo hoá đơn số: 0006260 ngày 12/02/2007 Nhập kho: ô. Hải STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính số lượng thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Vải 0184 vàng K138 011206 m 36.5 36,5 3.636 132.714 .... 6 Vải 0361 tím K266 011211 m 221.8 221,8 2.727 604.848,6 Cộng 25.038.200 Thuế suất 10% 2.503.820 Tổng 17.542.020 Nhập, ngày 12 tháng 02 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ._.