HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY INTIMEX ĐÀ NẴNG

hiệp có bề dày trong hoạt động nhập khẩu và bước đầu tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu, do đó đã đóng góp một phần đáng kể vào kim ngạch xuất nhập khẩu chung của cả nước bằng việc nhập khẩu và xuất khẩu nhiều mặt hàng mang lại lợi nhuận cao. Mặt hàng cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Công ty. Trong vài năm qua kim ngạch xuất khẩu của các mặt hàng này ngày càng tăng và thị trường xuất khẩu ngày một mở rộng hơn. Đạt được điều trên là nhờ Công ty luôn coi trọng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là khâu giao nhận hàng xuất khẩu, để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, thu hồi tiền hàng nhanh chóng, góp phần nâng cao uy tín của Công ty đối với khách hàng. Đây cũng chính là lý do của đề tài: “Hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Intimex Đà Nẵng” vMục tiêu của đề tài Phân tích tình hình hoạt động giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển nhằm rút ra những mặt được và chưa được từ đó đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác này với mục tiêu là ngày càng nâng cao và phát triển hơn nữa hoạt động này tại công ty. Đồng thời cũng nhằm góp phần tạo nên một hệ thống làm việc hợp lý, khoa học để hỗ trợ cho việc thực hiện nghiệp vụ giao hàng phù hợp với các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động và tình hình thực tế của chi nhánh. vĐối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại Intimex Đà Nẵng. Phạm vi nghin cứu: Đó là công tác giao hàng cà phê tại Intimex Đà Nẵng trong những năm gần đây. vPhương pháp nghiên cứu Dựa trên cơ sở lý thuyết kinh tế kết hợp với thực tế, sử dụng phương pháp phân tích, lựa chọn, so sánh… để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu. * Đề tài gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng xuất khẩu Phần II: Thực trạng hoạt động kinh doanh và công tác giao nhận mặt hàng cà phê xuất khẩu tại Công ty Intimex Đà Nẵng Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác giao nhận mặt hàng cà phê xuất khẩu tại Công ty Intimex Đà Nẵng Mặc dù có nhiều cố gắng để hoàn thành nhưng với kiến thức còn hạn chế đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Lâm Minh Châu và các chú, các chị phòng XNK Công ty Intimex Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành đề tài này. Đà Nẵng, tháng 5 năm 2009 Sinh viên thực hiện Thipannha phommasathit CHƯƠNG 1 CỎ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1.KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG: 1.1.1. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN: 1.1.1.1.Khái niệm: Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi tới nơi nhận hàng. Giao nhận bao gồm việc thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến quá trình chuyên chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận…Như vậy giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở đó. Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service), theo qui t¾c mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ có liên quan đến hàng hóa”. Theo điều 163 của Luật Thương Mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì: “giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá từ người gởi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hay người giao nhận khác”. 1.1.1.2.Những đặc điểm cơ bản của hoạt động giao nhận: Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khác nhau.Hàng hoá thông qua quá trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bán sang tay người mua bằng các phương tiện vận tải. Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải. Chính vì người bán ở những quốc gia khác nhau, do đó phương tiện vận tải là công cụ không thể thiếu trong quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi gởi đến nơi nhận hàng. Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quan cũng như chủ quan. 1.1.2.PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN: v Căn cứ vào phạm vi hoạt động: -Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hoá quốc tế. -Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá trong phạm vi quốc gia. v Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh: -Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần tuý việc gởi hàng đi hoặc nhận hàng đến. -Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần tuý còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, hoạt động kho tàng. vCăn cứ vào phương thức vận tải: -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường biển -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sông -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không -Giao nhận hàng chuyên chở bằng ô tô -Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau. vCăn cứ vào tính chất giao nhận: - Giao nhận riêng: là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổ chức không sử dụng dịch vụ của người giao nhận. - Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng. 1.1.3.CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN: Giao nhận là một quá trình thực hiện hàng loạt các nghiệp vụ khác nhau liên quan đến quá trình tổ chức chuyên chở hàng hoá từ nước người gởi hàng đến nước người nhận hàng. Quá trình giao nhận thường bắt đầu khi người chủ hàng thực hiện hay uỷ thác cho người giao nhận và thanh toán xong cho mọi chi phí liên quan đến giao nhận. Trong quá trình giao nhận, người giao nhận (công ty giao nhận) cần phải liên hệ nhiều cơ quan tổ chức khác nhau như: các cơ quan kiểm soát thuộc chính phủ như hải quan, giám sát xuất nhập khẩu, các tổ chức y tế, lãnh sự… - Các công ty xuất nhập khẩu thường là người thực hiện hay uỷ thác cho người khác thực hiện công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. - Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ, cấp Giấy ra vào… - Các công ty vận tải vận chuyển hàng và sắp xếp thực hiện giao nhận cùng với chủ hàng hay người giao nhận. - Công ty đại lý tàu biển là người thay mặt cho người vận chuyển thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận và vận tải hàng hoá. - Công ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hoá nếu rủi ro xảy ra. - Công ty giám định khi được uỷ thác và cấp giấy biên bản giám định. - Ngân hàng là trung gian thanh toán tiền và thực hiện bảo lãnh. 1.1.5. NHIỆM VỤ CÁC BÊN THAM GIA TRONG QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU : 1.1.5.1.Nhiệm vụ của cảng: - Kí kết hợp đồng bốc dỡ, giao nhận,bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng. - Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu. - Kết toán với tàu việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng ngoại thương. - Tiến hành bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hoá trong khu vực cảng. - Chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ… - Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ, và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi. - Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện hoặc dấu seal còn nguyên vẹn, do ký mã hiệu sai hoặc không rõ. 1.1.5.2.Nhiệm vụ của chủ hàng ngoại thương: - Kí kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. - Tiến hành việc giao nhận hàng hoá với tàu trong trường hợp hàng không qua cảng. - Kí hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển lưu kho, bảo quản với cảng - Cung cấp cho cảng các thông tin về hàng hoá và tàu, và các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá: + Đối với hàng nhập khẩu: chủ tàu phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu (Hatch list), vận đơn đường biển (nếu ủy thác giao nhận cho Cảng), 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. + Đối với hàng xuất khẩu: chủ hàng phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, sơ đồ xếp hàng 8h trước khi bốc hàng xuống tàu. - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết những vấn đề phát sinh - Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên liên quan - Thanh toán các loại phí cho cảng 1.2. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN: 1.2.1.Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi của cảng: Đối với loại hàng này việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng cho cảng sau đó cảng mới tiến hành giao cho tàu. 1.2.1.1.Giao hàng xuất khẩu cho Cảng: - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng. - Trước khi giao hàng cho cảng phải giao cho cảng các giấy tờ như: + Danh mục hàng hóa + Giấy phép xuất khẩu (nếu có) + Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp + Chỉ dẫn xếp hàng - Giao hàng vào kho, bãi cảng 1.2.1.2.Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu: - Trước khi giao hàng cho tàu thì chủ hàng phải: + Làm các kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp và giao hàng lên tàu như sau: + Trước khi xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải nếu cần. + Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao dịch cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm hàng của càng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu thì ghi vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm hàng và ghi kết quả vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm hàng cũng có thuê nhân viên kiểm kiện. + Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu thì cảng phải lấy biên lai thuyền phó để trên cơ sở đó lập vận đơn đường biển. - Lập bộ chứng từ thanh toán Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ để xuất trình cho ngân hàng thanh toán tiền hàng. Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C. - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có). 1.2.2.Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho bãi: Đây là các hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, họ có thể để hàng tại kho riêng của mình chứ không cần qua kho của cảng. Từ kho riêng của chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng được diễn ra tương tự như đối với hàng lưu kho bãi của cảng. 1.2.3.Đối với hàng xuất khẩu đóng trong các container: 1.2.3.1.Nếu gửi hàng nguyên ( FCL/FCL ): -Chủ hàng hoặc người gửi được chủ hàng ủy thác điền vào booking note và đưa cho đại diện của hãng tàu để xin kí cùng với bảng danh mục hàng hóa xuất khẩu. -Sau khi kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao container rỗng cho chủ hàng mượn. -Chủ hàng lấy container rỗng về kho riêng của mình , đóng hàng vào .kiểm nghiệm ,.kiểm dịch , làm thủ tục hải quan ,và niêm phong cặp chì -Giao cho tàu tại CY qui định, trước khi hết thời hạn qui định của từng chuyến tàu và lấy Mate’ Receipt -Sau khi hàng đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn. 1.2.3.2. Nếu gửi hàng lẻ: -Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thac mang hàng đến giao cho người chuyên chở tại ICD qui định và lấy vận đơn -Người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng các lô hàng lẻ đó vào container sau khi đã kiểm tra hải quan và niêm phong cặp chì -Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến 1.3.CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN GIAO HÀNG XUẤT KHẨU CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN: 1.3.1.Chứng từ hàng hóa: Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán, nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn .Hóa đơn ghi rõ đặc đểm của hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng hóa. 1.3.1.1.Phiếu đóng gói: Là chứng từ liệt kê chi tiết của nhiều loại kiện hàng khác nhau được vận chuyển trong một chuyến tàu, nhằm tạo điều kiên thuận lợi cho việc kiểm đếm trong mỗi kiện và có ích đặc biêt khi hàng gồm nhiều đặc tính khác nhau và cung cấp nhiều dữ kiện hơn hóa đơn trong kiểm tra để biết qui cách ,đặc điểm của đơn hàng có được tôn trọng hay không. Phiếu đóng gói do người sản xuất hàng lập khi đóng hàng. 1.3.1.2.Giấy chứng nhận phẩm chất: Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm cấp hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng .Nếu hợp đồng không có qui định gì khác,Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiêp sản xuất hàng hóa cấp hoặc cũng có thể do cơ quan kiểm nghiểm, giám định hàng xuất khẩu cấp. 1.3.1.3.Giấy chứng nhận số lượng: Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giao cho người mua ,có thể do công ty giám định cấp ,hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám định hay hải quan xác nhận ,được dùng trong mua bán bách hóa ,hoặc loại hàng cần biết số lượng hơn trọng lượng như : bút máy ,thuốc lá điếu , bàn ghế …Nếu hàng gồm nhiều chi tiết phức tạp như phụ tùng máy móc ,dụng cụ cắt gọt ,thường dùng bảng kê chi tiết trong bộ chứng từ thanh toán ,nhưng khi hàng thanh toán là loại động nhất ,sẽ dụng Giấy chứng nhận số lượng 1.3.1.4.Giấy chứng nhận trọng lượng: Là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng ,do hải quan hoặc công ty giám định hàng cấp ,tùy theo qui định của hợp đồng Nếu hàng có khối lượng lớn như than ,ngũ cốc… đây sẽ là một căn cứ để người mua đối chiếu giữa hàng nghười bán đã gởi với hàng thực nhận của từng mặt hàng cụ thể 3.2.Chứng từ hải quan: Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hóa qua biên giới quốc gia. 3.2.1. Tờ khai hải quan: Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.Theo điều lệ hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay khi hàng hóa đến cửa khẩu,tờ khai hải quan phải được đính kèm Giấy phép xuất nhập khẩu ,bảng kê chi tiết và vận đơn. 3.2.2. Giấy phép xuất nhập khẩu: Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được phép xuất hay nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định. 3.2.3.Các Giấy chứng nhận kiểm dịch và Giấy chứng nhận vệ sinh: Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc… vGiấy chứng nhận kiểm dịch động vật: Là giấy chứng nhận do cơ quan thú y cấp, chứng nhận không có vi trùng gây bệnh cho giống súc vật khác hoặc động vật có liên quan đã được tiêm chủng đề phòng dịch bệnh. Công dụng: -Ấn định phẩm chất hàng và là căn cứ hàng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng -Bổ sung các chứng từ trình hải quan, làm thủ tục hải quan khi xuất khẩu -Bổ sung cho bộ chứng từ thanh toán xuất trình cho người mua để người này làm thủ tục nhập ,vì ở các nước cũng đều qui định chế độ kiểm dịch nhằm bảo vệ nền móng công nhgiệp của nước mình vGiấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Do các cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hóa là thực vật ,thảo mộc hoặc có nguồn gốc từ thực vật đã dược kiểm tra và xử lí các dịch bệnh. vGiấy chứng nhận vệ sinh: Là giấy xác nhận tính chất vô hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ ,thường do cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp và nếu trong hợp đồng mua bán hoặc L/C qui định ,cũng có thể do một cơ quan y tế lập và cấp. 3.2.4.Giấy chứng nhận xuất xứ: Là chứng từ do phòng thượng mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng ,theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng. Công dụng: -Giúp hải quan nước nhâp khẩu căn cứ tính thuế dựa trên áp dụng biểu thuế quan ưu đãi của các nước với nhau. -Giúp hải quan thực hiện chích sách khu vực ,chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hành việc giám sát và quản lí. -Xác nhận một phần chats lượng hàng ,nhất là hàng thuộc thổ sản địa phương. 3.2.5.Hóa đơn lãnh sự: Là hóa đơn trên đó lãnh sự của các nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng giá trị lô hàng. Một số nước qui định rằng lãnh sự có thể kí trực tiếp trên hóa đơn thương mại, một số nước khác lại qui định rằng hóa đơn lãnh sự phải được lập trên những Giấy in sẵn và phải được lãnh sự kiểm tra về thị thực. 3.3.Chứng từ vận tải: Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đã chở. 3.3.1.Vận đơn đường biển: Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán.Vận đơn đường biển có 3 chức năng: -Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng đã chở. -Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển. -Là bằng chứng chuyên chở hợp đồng hàng hóa. Trong thương mại hàng hóa quốc tế thường gặp nhiều loại vận đơn đường biển với tên gọi khác nhau và có tác dụng khác nhau. 3.3.2.Biên lai thuyền phó: Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu về việc nhận hàng để chuyên chở, trong đó người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa mà các nhân viên kiểm điện của tàu đã tiến hành khi hàng hoá được bốc lên tàu. Biên lai thuyền phó không phải là bằng chứng cho việc sở hữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ để đổi lấy vận đơn đường biển 3.3.3.Sơ đồ xếp hàng: Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hay nhân viên chuyên trách dưới tàu hoặc có khi do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các hầm chứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh dọc hợp lí. Người gởi hàng, người nhận hàng cũng cần biết sơ đồ xếp hàng để biết rõ vị trí lô hàng, từ đó có kế hoạch hữu hiệu trong việc bốc dỡ hàng và dự kiến mọi tổn thất nếu có do vị trí đặt hàng trên tàu CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY INTIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX: 2.1.1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: Chi nhánh công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex tại Đà Nẵng (CN Intimex Đà Nẵng) được thành lập năm 1995 theo quyết định số: 589/IN – TCCB ngày 14/08/1995 của Công ty Xuất Nhập Khẩu Dịch vụ Thương mại - Bộ Thượng Mại. Tiền thân của chi nhánh Intimex Đà Nẵng là Trạm Intimex Đà Nẵng được thành lập năm 1989 trực thuộc công ty Xuất Nhập Khẩu Nội Thương & Hợp tác xã - Bộ Thương Mại. Để thực hiện việc thu mua hàng xuất khẩu, tiếp nhận, tiêu thụ hàng hóa do công ty chủ quản nhập khẩu từ các nước Đông Âu và Liên Xô cũ tại địa bàn các tỉnh miền Trung. Chi nhánh có tên giao dịch quốc tế: Intimex Đà Nẵng Trụ sở : 02 Pasteur, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng Tài khoản VND số : 0041.000.000.781 tại Ngân hàng Ngoại thương ĐN Tài khoản Ngoại tệ số : 0041.370.012.025 tại Ngân hàng Ngoại thương ĐN Điện thoại : 05113.822026 – 810350 – 810691 - 251796 Fax : 05113.824462 Email : intimexdanang@dng.vnn.vn Trụ sở của chi nhánh nằm ở số 02 Pasteur, ngay trung tâm thành phố nên rất thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, Chi nhánh còn có đội ngũ cán bộ nhanh nhẹn có trình độ chuyên môn khá cao, có đội ngũ nhân viên bán hàng nhanh nhẹn, lịch sự và nắm bắt được nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng. Tuy Chi nhánh gặp phải một số khó khăn về vốn, song trải qua một thời gian hoạt động nhờ sự quản lý linh hoạt của ban lãnh đạo cũng như chủ trương chính sách đúng đắn của Nhà nước, Chi nhánh đã từng bước khắc phục khó khăn, phát huy thuận lợi để đứng vững trên thị trường trong nước và mở rộng quan hệ với thị trường nước ngoài như Hàn Quốc, Nhật Bản, EU, Mỹ, Trung Quốc… Nhìn chung từ khi thành lập đến nay, Chi nhánh đã từng bước đi vào nền nếp, không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh, trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật cho các phòng ban, cửa hàng, không những đóng góp cho ngân sách Nhà nước, chấp hành tốt công tác xã hội mà còn đảm bảo đời sống cho cán bộ, công nhân viên. 2.1.2.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY: Chức năng: - Kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, xuất khẩu các mặt hành nông sản, lâm sản, hải sản, lương thực… - Kinh doanh dịch vụ, tổ chức sản xuất, gia công hàng xuất khẩu. Nhiệm vụ: - Xây dựng, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh trên cơ sở kế hoạch được công ty Chủ quản giao theo đúng quy định của pháp luật, hướng dẫn của Công ty chủ quản và Bộ thương mại. - Chi nhánh thực hiện phương án sản xuất kinh doanh, và dịch vụ theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của Công ty chủ quản. - Chấp hành luật pháp Nhà nước, thực hiện các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước và nghĩa vụ đối với nhà nước và công ty, có tổ chức bộ máy kế toán riêng, hạch toán độc lập. - Chi nhánh có nhiệm vụ quản lý và sử dụng vốn, cơ sở vật chất kỷ thuật, nguồn lực công ty giao theo chế độ, chính sách và pháp luật nhà nước nhằm đạt hiệu quả cao nhất.Quản lý sử dụng, đào tạo, và phát triển đội ngũ lao động theo bộ luật lao động. - Áp dụng các biện pháp bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự trong phạm vi quản lý của chi nhánh. Phạm vi hoạt động: Trực tiếp xuất nhập khẩu và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, bán buôn, bán lẻ và đại lý hàng hoá trên thị trường cả nước. Kinh doanh các ngành hàng theo chức năng đã đăng ký kinh doanh. 2.1.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ: 2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý: - Theo quy chế hoạt động của Chi nhánh Intimex Đà Nẵng đã được Tổng giám đốc Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex phê duyệt theo công văn số 1310/IN/TCCB ngày 14/09/2000. Bộ máy quản lý, điều hành của chi nhánh Intimex Đà Nẵng được tổ chức như sau: Sơ đồ2.1 : Bộ máy quản lý của công ty PHÒNG KINH DOANH 1 Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Ghi chú: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH 2 SIÊU THỊ INTIMEX PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH 2.1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty: Giám đốc: Là người đứng đầu chi nhánh do Tổng giám đốc công ty bổ nhiệm, giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất của toàn công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ một cách hiệu quả. Phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ cùng các phòng ban theo dõi tình hình sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị phụ tùng cho sản xuất, công việc kinh doanh cũng như tình hình tài chính của công ty. Đồng thời được giám đốc ủy quyền ký kết và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Phòng kinh doanh 1 (tại TP.Đà Nẵng): Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của đơn vị tại thị trường các tỉnh miền Trung, Tây nguyên và miền Bắc. Phối hợp hổ trợ cửa hàng trong việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng, đối tác trong lĩnh vực kinh doanh nội địa. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch kinh doanh. Phòng kinh doanh 2 (tại TP.Hồ Chí Minh): Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của đơn vị tại thị trường các tỉnh miền Nam. Phối hợp hổ trợ cửa hàng trong việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng, đối tác trong lĩnh vực kinh doanh nội địa. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch kinh doanh. Bộ phận Siêu thị: Chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của siêu thị (bán buôn, bán lẻ) các mặt hàng tiêu dùng, điện máy, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, các phó giám đốc. Kết hợp với phòng kinh doanh 1 để khai thác tìm kiếm nguồn hàng và mở rộng t hị trường. Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng quản lí nhân sự, phân công lao động hợp lí. Ngoài ra, còn có trách nhiệm trong việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực cho công ty. Phòng tài chính kế toán: Thực hiện việc tổ chức toàn bộ công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty; kiểm tra, giám sát công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc theo qui định tài chính. 2.2. CÁC NGUỒN LỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 2.2.1.CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY: Trụ sở công nằm trong khu vực trung tâm thành phố, thuận lợi cho giao dịch, dễ dàng cho vận chuyển. Với diện tích gần 1000 m2 được trang bị đầy đủ các thiết bị thông tin như máy fax, điện thoại để bàn, máy vi tính… nên công ty có thể thực hiện việc giao dịch với khách hàng một cách nhanh chóng, đồng thời những phương tiện này còn hỗ trợ đắc lực trong việc cập nhật thông tin về khách hàng và thị trường. Bảng 2.1. Tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật Cơ sở vật chất kỹ thuật Số lượng Đơn vị tính Nước sản xuất Năm sản xuất Xe tải nhỏ 3 Chiếc Nhật 1999 Xe ôtô 2 Chiếc Nhật 2001 Xe cẩu hàng 1 Chiếc Đức 1999 Xe máy 4 Chiếc Mỹ 2003 Máy vi tính 16 Bộ Đức 2003 Máy fax 2 Cái Nhật 2002 Máy photocopy 3 Cái Việt Nam 2001 Điện thoại 15 Cái Việt Nam 2000 ( Nguồn: Phòng kế toán ) Theo bảng số liệu 2.1: Đa phần các máy móc này đều nhập từ thị trường các nước phát triển nên chất lượng của máy được đảm bảo. Tuy nhiên, với một công ty vừa kinh doanh xuất nhập khẩu, vừa kinh doanh thương mại theo hình thức siêu thị như trên thì cơ sở vật chất còn tương đối ít, điều đó làm ảnh hương ít nhiều đến công việc kinh doanh của chi nhánh. Đối với các phòng ban, công ty trang bị đủ một số máy móc thiết bị cần thiết để phục vụ trong công việc. 2.2.2. NGUỒN LỰC LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY: Đây là nhân tố quan trọng không thể thiếu để tạo nên sự thành công của doanh nghiệp.Yếu tố lao động là lực lượng quyết định trực tiếp đến nguồn cung cấp năng lực và khả năng sản xuất kinh doanh của một công ty . Bảng 2.2 Tình hình sử dụng lao động (ĐVT: đơn vị Người; %) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Số lượng Tỉ trọng Số lượng Tỉ trọng Mức độ Tốc độ % Tổng số lao động 71 100 95 100 24 1,39 1. Phân theo giới tính - Nam 39 54,93 55 57,9 16 4,41 - Nữ 32 45,07 40 42,1 8 1,25 2. Phân theo trình độ - Đại học, cao đẳng 30 42,25 58 61,05 28 1,93 - Trung cấp 15 21,13 17 17,89 2 1,13 - LĐ phổ thông 26 36,62 20 21,05 -6 -23,7 (Nguồn: Phòng kế toán ) Dựa vào số liệu tại Bảng 2.2 ta thấy: Đội ngũ lao động của công ty không ngừng tăng lên qua các năm về số lượng và chất lượng. Trình độ đại học cao đẳng qua các năm đều tăng, với tốc độ tăng năm 2008 so với năm 2007 đạt tới 93,33%, điều này chứng tỏ công ty rất quan đến bồi dưỡng đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, và chú trọng tuyển chọn những người có trình, được đào tạo bài bản. Do đặc tính kinh doanh chủ yếu là giao nhận vận chuyển hàng hoá, cho nên số lao động nam chiếm nhiều hơn nữ.Năm 2008 tăng so với năm 2007 là 24 người, với tốc độ tăng 1,93%.Tuy nhiên đây là tỷ lệ tăng thấp vì công ty đã đi vào hoạt động ổn định. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng đội ngũ lao động theo hợp đồng ngắn hạn nhằm phục vụ những công việc có tính chất mùa vụ như: bốc vác, phục vụ xếp dỡ hàng hoá giao nhận XNK. Để có thể nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp thì phải đảm bảo có được một đội ngũ lao động có trình độ tay nghề cao. Do đó công ty luôn tìm hướng khắc phục bằng cách đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ quản lí, tăng cường năng lực, kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV, täø chæïc caïc cuäüc thi tay nghãö cho cäng nhán. Ở công ty hiện nay có hai hình thức đào tạo: Đào tạo tại chỗ: Do công ty thường liên hệ với các trung tâm dạy nghề mở lớp đào tạo tại công ty, thường đào tạo cho nhân viên học việc. Công ty gọi đây là đào tạo ban đầu, quá trình đào tạo này thường kéo dài 2-3 tháng. Sau đó công ty sẽ tiến hành thi tuyển để chọn những ai có tay nghề vững vàng vào làm nhân viên chính thức. Ngoài ra, trong đào tạo tại chỗ còn có đào tạo nâng cao cho các trưởng ngành hàng, tổ trưởng … nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên. Đào tạo bên ngoài: Công ty thường gửi các CBCNV của mình đi học ở các trung tâm dạy nghề bên ngoài. Thường thì các công ty hay cử nhân viên của mình đi học các lớp nâng cao nghiệp vụ do Công ty Intimex tổ chức. Mục đích kiểu đào tạo này là nâng cao nghiệp vụ, trình độ của cán bộ, thủ trưởng đơn vị… Sơ đồ 2.2: Hoạt động đào tạo của công ty như sau: Đào tạo bên ngoài Gửi đi đào tạo tại trường, trung tâm Lập danh sách Đưa đi đào tạo Lập danh sách Đưa đi đào tạo Đào tạo tại chỗ Nhu cầu đào tạo được xét tuyển Lập kế hoạch đào tạo Chuẩn bị đào tạo Đào tạo tập trung Đào tạo nội bộ Đào tạo liên kết 2.2.3.TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY: Bảng 2.3 Bảng cân đối kế toán của Công ty (ĐVT: Triệu đồng; %) CHỈ TIÊU Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng Mức độ Tốc độ A.TÀI SẢN I. TSLĐ & ĐTNH 48.812 81,72 55.783 81,74 6.971 14,28 1) Tiền mặt 6.385 10,69 9.156 13,42 2.771 43,39 2) Đầu tư TC ngắn hạn 0 0 0 0 0 0 3) Khoản phải thu 23.315 39,03 29.035 42,54 5.720 24,53 4) Hàng tồn kho 17.955 30,06 16.107 23,60 -1.848 -10,29 5) TSLĐ khác 1.157 1,94 1.485 2,18 328 28,35 II. TSCĐ & ĐTDH 10.921 18,28 12.464 18,26 1.543 14,13 1) TSCĐ 8.477 14,19 9.174 13,44 697 8,22 2) ĐTTC dài hạn 0 0 0 0 0 0 ._. 3) Chi phí XDCB dở dang 987 1,65 1.308 1,92 321 32,52 4) Ký quỹ ký cược dài hạn 1.457 2,41 1.982 2,90 525 36,03 TỔNG TÀI SẢN 59.733 100 68.247 100 8.514 14,25 B.NGUỒN VỐN I. NỢ PHẢI TRẢ 43.045 72,06 48.993 71,79 5.948 13,82 1) Nợ ngắn hạn 22.536 37,73 26.796 39,26 4.268 18,90 2) Nợ DH đến hạn trả 0 0 0 0 0 0 3) Phải trả người bán 16.918 28,32 17.831 26,13 913 5,39 4) Người mua trả trước 2.678 4,48 3.068 4,50 390 14,56 5) Thuế & các khoản phải nộp 913 1,53 1.298 1,90 385 42,17 II. VỐN CHỦ SỞ HỮU 16.688 27,94 19.254 28,21 2.566 15,38 TỔNG NGUỒN VỐN 59.733 100 68.247 100 8.514 14,25 (Nguồn: Phòng kế toán ) Qua số liệu phân tích tại Bảng 2.3 ta thấy: Về tài sản: + Tài sản lưu động: Lµ mét Công ty lµm nhiệm vụ kinh doanh XNK cho nªn tµi s¶n l­u ®éng cña C«ng ty chiÕm gÇn toµn bé tæng tµi s¶n cña Công ty (chiÕm hơn 80% trong tæng tµi s¶n) và đang có xu hướng tăng dần, tốc độ tăng từ 2007 đến 2008 là 14,28%. Nguyên nhân của hoạt động này là do tình trạng của công ty tập trung chủ yếu vào hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, ít tham gia vào hoạt động sản xuất.Qua bảng trên ta thấy lượng tiền mặt, khoản phải thu của Công ty tăng lên đáng kể, nhất lµ khoản phải thu kh¸ch hµng. Cã thÓ do c¸c thương vụ kinh doanh kÐo dµi chưa đến kỳ thanh toán nên Công ty ch­a thu ®­îc tõ kh¸ch hµng. Tuy nhiên tình trạng này làm cho hoạt động kinh doanh chưa thực sự an toàn, công ty phải chú ý thu nợ để tránh tình trạng chiếm dụng vốn của khách hàng. + Tài sản cố định: TSCĐ của Công ty chủ yếu nằm ở cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có, nhà cửa, c¸c phương tiện phục vụ kinh doanh, trong n¨m TSCĐ cã t¨ng nh­ng Ýt, tốc độ tăng từ 2007 đến 2008 chỉ đạt 8,22% , ®iÒu nµy lµ do Công ty ®· ®Çu t­ x©y dùng kho b·i phôc vô l­u gi÷ hµng ho¸ XNK. Nh×n chung víi mét C«ng ty phôc vô kinh doanh XNK, c¬ cÊu tµi s¶n như vậy là khá hợp lý. Công ty ®· ®Çu t­, x©y dùng kÕt cÊu tµi s¶n phôc vô kinh doanh cã hiÖu qu¶. Về nguồn vốn: Trong 100% vốn hoạt động của công ty thì có khoản 20-30%là vốn đối ứng tự có của công ty còn 70-80% là vốn vay,công ty vay vốn kinh doanh tại nhưng ngân hàng như Vietcombank,Eximbank,ngân hàng quân đội (MB), ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn ,ACB....và một số đơn vị khác. Nợ phải trả chiếm tỷ trọng cao tốc độ tăng từ 2007 đến 2008 là 13,82%, trong đó nợ ngắn hạn là chủ yếu. Các khoản nợ của công ty tương đối lớn, đó là một trở ngại lớn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tuy nhiên đó là so đặc điểm kinh doanh các sản phẩm của công ty, phần nợ này tập trung vào các khoản phải thu của khách hàng và hàng tồn kho. Ngoài ra ta phân tích thêm một số chỉ tiêu sau sẽ thấy rõ hơn về tình hình tài chính của công ty: Bảng 2.4 Bảng các chỉ tiêu tài chính (ĐVT: %) Chỉ tiêu Công thức Năm 2007 Năm 2008 Tỷ trọng tài sản cố định Giá trị TSCĐ Tổng tài sản 14,19 13,44 Tỷ trọng khoản phải thu của khách hàng Khoản phải thu KH Tổng tài sản 39,03 42,54 Tỷ trọng hàng tồn kho Hàng tồn kho Tổng tài sản 30,06 23,60 Tỷ suất nợ Nợ phải trả Tổng tài sản 72,06 71,79 Tỷ suất tự tài trợ Nguồn vốn CSH Tổng tài sản 27,94 28,21 Dựa vào bảng phân tích 2.4 nêu trên: a) Phân tích cấu trúc tài sản: Phân tích cấu trúc tài sản nhằm đánh giá những đặc trưng trong cơ cấu tài sản của công ty: - Tỷ trọng tài sản cố định: thể hiện cơ cấu giá trị tài sản cố định trong tổng tài sản, phản ánh mức độ tập trung vốn hoạt động của công ty. Do công ty kinh doanh thương mại nên tỷ trọng này thường chiếm tỷ trọng thấp trong cơ cấu tài sản.Từ năm 2007 đến năm 2008, tỷ trọng này không có sự biến động nhiều, tuy có giảm nhưng không đáng kể. - Tỷ trọng khoản phải thu của khách hàng: phản ánh mức độ vốn kinh doanh của doanh nghiệp bị các đơn vị khác tạm thời sử dụng. Tỷ trọng này chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu tài sản và có xuất khẩu hướng tăng, năm 2008 so với 2007 tăng 3,51%, xuất phát từ những nguyên nhân sau: theo đặc thù kinh doanh tại công ty thì vừa có hình thức bán buôn, vừa có hình thức bán lẻ; năm 2007 thì hình thức bán buôn chưa phát triển mạnh thì công ty bán lẽ thu tiền ngay nên tỷ trọng này thấp, sang năm 2008, hình thức bán buôn phát triển mạnh thì tỷ trọng này chiếm tỷ trọng cao. Một phần là do sự cạnh tranh giữa các công ty ngày càng lớn, nên công ty sử dụng chính sách tín dụng bán hàng để thu hút khách hàng, đây là một chính sách ưu đãi của công ty về thanh toán (hình thức bán buôn kì hạn tín dụng dài), có thể một phần do công tác thu hồi nợ của công ty không hiệu quả và vấn đề đặt ra là việc thu hồi nợ. - Tỷ trọng hàng tồn kho: Tỷ trọng này đang có xu hướng giảm, năm 2007 chiếm 30,06% và năm 2008 chỉ còn 23,60%. Tuy nhiên đây cũng là một tỷ trọng tương đối cao trong cơ cấu tài sản, tỷ trọng này phụ thuộc nặng nề vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, đây là một công ty thượng mại, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá cao vì đây là đối tượng cơ bản trong kinh doanh của công ty. Năm 2007, chính sách dự trữ của công ty không hợp lý ở chỗ là dự trữ hàng hoá quá nhiều để kinh doanh nội địa và xuất khẩu nên chỉ tiêu này chiếm tỷ lệ quá cao. Săng năm 2008 công ty chỉ dự trữ hàng bán nội địa tại các kho hàng để kinh doanh nội địa, còn đối với hàng xuất khẩu công ty thực hiện tốt phương thức quản trị kịp thời (Just In Time) - tức là mua hàng khi cần, không để hàng tồn kho trong cung ứng và tiêu thụ nên giảm nhanh được tỷ trọng này. b) Phân tích cấu trúc nguồn vốn: - Tỷ suất nợ: chỉ tiêu này chiếm tỷ trong rất cao trong cấu trúc nguồn vốn và có xu hướng giảm nhưng không nhiều, năm 2005 là 72,06%, và năm 2006 còn 71,79%. Đây là một tỷ suất nợ mang quá nhiều rủi ro và mất khả năng thanh toán có thể xảy ra, tỷ suất nợ càng cao như vậy thể hiện mức độ phụ thuộc của công ty vào chủ nợ càng lớn, tính tự chủ của công ty thấp, khả năng tiếp nhận các khoản vay nợ càng khó khi công ty không thanh toán kịp thời các khoản nợ và tất nhiên, hiệu quả hoạt động kém. - Tỷ suất tự tài trợ: thể hiện khả năng tự chủ về tài chính của công ty. Đây là chỉ tiêu ngược với chỉ tiêu trên. Do mức độ phụ thuộc của công ty vào chủ nợ là quá lớn nên mất khả năng tự chủ về tài chính. 2.2.5.KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY: Từ năm 2007 – 2008, hoạt động kinh doanh của Chi nhánh luôn tăng trưởng về mọi mặt: kim ngạch, doanh số, lợi nhuận, nguồn vốn. Đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu, kim ngạch xuất khẩu của đơn vị ngày càng tăng nhanh, thị trường xuất khẩu ngày càng được mở rộng, uy tín của đơn vị đối với khách hàng trong và ngoài nước ngày càng được nâng cao. Những kết quả đó được thể hiện qua các bảng chỉ tiêu sau: Bảng 2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh (ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 - Tổng doanh thu 185.327 202.545 - Các khoản giảm trừ 0 0 - Doanh thu thuần 185.327 202.545 - Giá vốn hàng bán 152.560 161.382 - Lợi nhuận gộp 32.560 41.163 - Chi phí bán hàng 13.712 16.361 - Chi phí quản lí doanh nghiệp 9.653 12.087 - Lợi nhuận hoạt động kinh doanh 9.195 12.715 - Lợi nhuận hoạt động tài chính 0 0 - Lợi nhuận bất thường 0 0 - Lợi nhuận trước thuế 9.195 12.715 - Thuế thu nhập 2.574,6 3.560,2 - Lợi nhuận sau thuế 6.620,4 9.154,8 (Nguồn: Phòng kế toán ) Qua bảng số liệu 2.5 ta thấy: - Tổng doanh thu tăng năm 2008 tăng 17.218 triệu VNĐ so với năm 2007, doanh thu tăng chủ yếu là hoạt động kinh doanh trong nước tăng. Công ty co một thuận lợi lớn là không có các khoản giảm trừ, điều đó cũng nói lên phần nào uy tín chất lượng trong công ty trong thương trường. Giá vốn hàng bán cao do công ty kinh doanh thương mại dịch vụ, không sản xuất. Hàng hoá chỉ đơn giản là mua đi bán lại, lấy công làm lời nên phụ thuộc nặng nề vào nhà cung ứng, đặc biệt là mặt hàng nông sản (cà phê, tiêu) luôn biến động như hiện nay, vì thế rất khó khăn trong việc giảm chi phí để tăng doanh thu.Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng, năm 2008 tăng 5.954 triệu VNĐ so với năm 2007, do nhu cầu mở rộng kinh doanh thì việc gia tăng chi phí là điều tất nhiên, nhưng doanh thu cũng tăng, tốc độ gia tăng doanh thu vẫn cao hơn tốc độ gia tăng chi phí điều đó làm cho lợi nhuận kinh doanh tăng qua hai năm. 2.3. TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY: 2.3.1. TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT KHẨU: 2.3.1.1. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu: Hiện nay mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là cà phê, hồ tiêu. Đây là mặt hàng kinh doanh có tính thời vụ cao.Vì vậy việc kinh doanh các mặt hàng này cũng chịu ảnh hưởng rất lớn bởi tính thời vụ, việc kinh doanh các mặt hàng của Công ty ngày càng tăng do các sản phẩm của Công ty được thị trường nước ngoài tín nhiệm, mặc khác là do việc bảo quản hàng hoá của Công ty rất tốt và đảm bảo chất lượng. Bảng 2.6 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu (ĐVT: USD,%) Tên mặt hàng Năm 2007 Năm 2008 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng 1.Nông sản 4.224.784 63,32 14.642.622 85,69 - Cà phê 2.579.560 38,66 11.126.410 65,11 - Tiêu 1.645.224 24,66 3.516.212 20,58 2.Thủ công mỹ nghệ, đồ gỗ 1.650.817 24,75 2.447.043 14,32 - Mây tre 1.029.872 15,44 926.410 5,42 - Đồ gỗ gia dụng 621.035 9,31 716.212 4,19 3.Thuỷ sản 796.492 11,94 804.421 4,71 Tổng kim ngạch XK 6.672.093 100 17.089.665 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Theo bảng số liệu 2.6: Mặt hàng nông sản là mặt hành xuất khẩu chủ lực của công ty. Tuy nhiên trong năm 2007 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này không tăng nhiều nguyên nhân do sự thụ động tìm kiếm khách hàng của công ty, chính vì thế mà không mở rộng được thị trường xuất khẩu. Công ty quen làm việc với các khách hàng tiêu thụ hàng nông sản truyền thống chủ yếu là các công ty thu mua hàng nông sản lớn trên thế giới. Năm 2008 đặc biệt nói lên sự thành công của việc xuất khẩu mặt hàng nông sản, kinh ngạch xuất khẩu tăng gần gấp 1,5 lần, đặt biệt là mặt hàng cà phê, do nhiều lý do: tình hình giá cà phê thế giới tăng cao, cà phê Việt Nam được mùa, được giá, chất lượng hạt cà phê Việt Nam ngày càng được nâng cao nên được thị trường thế giới chấp nhận, số lượng hợp đồng mua cà phê tăng đột biến… Mặt hàng thủ công mỹ nghê, đồ gỗ cũng tăng tương đối tốt. Đặc biệt là nhóm hàng mây tre, đối với mặt hàng này, công ty có chính sách chủ động tìm kiếm khách hàng và thị trường mới. Đây cũng là những mặt hàng đang được ưa chuộng trên thế giới, sự uy tín của các thương nhân Việt Nam cũng như chất lượng sản phẩm đã góp phần làm nên điều này. Kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng thuỷ sản chiếm giá trị tương đối thấp trong tổng kim xuất khẩu của công ty và đang có xuất khẩu hướng giảm, do quy định khắc khe vế chất lượng của thị trường nước ngoài, các rào cản kinh tế và các rào cản phi kinh tế ở các thị trường mà công ty đang xuất khẩu qua, điều đó làm thất thu rất nhiều. Do đó công ty cần chú trọng hơn nữa việc xuất khẩu mặt hàng này ,từng bước mở rộng thị trường, tìm kiếm nhiều khách hàng để đa dạng hoá thị trường xuất khẩu của mình. Góp phần nâng cao hơn nữa tổng kim ngạch xuất khẩu. Hiện nay, công ty đang tìm mọi cách hoàn thiện chất lượng sản phẩm để có thể xuất khẩu sang những thị trường khó tính, bên cạnh hoạt động đó là sự mở rộng nghiên cứu thị trường, tìm những khách hàng mới. 2.3.1.2. Cơ cấu thị trường xuất khẩu: Bảng 2.7 Cơ cấu thị trường xuất khẩu (ĐVT: USD,%) Thị trường Năm 2007 Năm 2008 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng - EU 3.336.046,5 50 9.246.503 54 - Mỹ 2.068.348,83 31 2.946.512 17 - Trung Đông 600.488,37 9 1.640.125 10 - Đông Nam Á 467.046,51 7 846.123 5 - Thị trường khác 200.162,79 3 2.410.402 14 Tổng cộng 6.672.093 100 17.089.665 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Qua số liệu tại bảng 2.7 ta thấy: - Thị trường Mỹ: đây là thị trường quan trọng của công ty, hàng xuất sang thị trường này chủ yếu là nông sản, năm 2007 kim ngạch xuất khẩu sang thị trường này chiếm 31% đến năm 2008 đã là 54%, điều đó cho thấy được rằng sản lượng xuất khẩu sang thị trường Mỹ tăng rất nhanh. Đây là một thị trường tiềm năng có sức tiêu thụ lớn, nhu cầu người tiêu dùng đa dạng. - Thị trường EU: Là thị trường truyền thống của công ty với các nước chính như: Pháp, Hà Lan, Ý... Kim ngạch các mặt hàng xuất khẩu của công ty vào thị trường EU ngày càng tăng. Mặc dù thị trường EU rất năng động phong phú và đa dạng, tuy nhiên đây là một thị trường rất khó tính. Đòi hỏi rất cao về chất lượng sản phẩm. Sản phẩm xuất sang đây chủ yếu là hàng nông sản, thủ công mỹ nghê, hàng thuỷ sản. Nhìn chung, thị trường EU và Mỹ là hai thị trường chính và có tiềm năng lớn hiện nay, ngoài ra, công ty còn xuất sang thị trường các nước châu Á khác như Pakistan (tiêu), và các nước trong khu vực ASEAN… đây là thị trường không ổn định, việc xuất hàng sang các nước này không thường xuyên, tuỳ thuộc vào từng thời điểm. 2.3.2. TÌNH HÌNH KINH DOANH NHẬP KHẨU: 2.3.2.1. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu: Bảng 2.8 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu (ĐVT: USD,%) Mặt hàng Năm 2007 Năm 2008 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng - Ô tô 1.624.201 41,65 1.735.564 49,47 - Máy xúc đào 852.421 23,19 850.641 24,25 - Kính 576.351 14,78 503.648 14,36 - Nhựa 701.958 18,00 201.354 5,74 - Máy photocopy 92.512 2,37 216.942 6,18 Tổng kim ngạch NK 3.899.334 100 3.508.149 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Dựa vào bảng 2.8: Trong nhiều năm qua, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là các xe ô tô phần lớn đã qua sử dụng, chiếm đến 41,65% kim ngạch nhập khẩu năm 2007. Đến năm 2008, nhu cầu vê ô tô nhập khẩu đã qua sử dụng tăng, chiếm đến 49,47% kim ngạch. Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu các loại máy xúc, đào, nhựa và kính, và máy photocopy. Là một công ty thương mại, hàng hoá nhập khẩu về nhằm mục đích bán lại, chính vì thế mà công ty sẽ nhập về bán những gì mà khi lập phương án kinh doanh thấy có lợi nhuận. Kim ngạch nhập khẩu của công ty nhỏ hơn so với kim ngạch xuất khẩu, vì vậy mà cơ cấu hàng nhập khẩu cũng khá đơn giản. Các mặt hàng còn lại như: máy xúc ,kính, nhựa tuy có kim ngạch nhập khẩu không lớn do nhu cầu của thị trường không nhiều. 2.3.2.2. Cơ cấu thị trường nhập khẩu: Bảng 2.9 Cơ cấu thị trường nhập khẩu (ĐVT: USD,%) Thị trường Năm 2007 Năm 2008 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng - Đức 695.576 18,46 835.239,209 20,95 - Thụy Điển 866.643 23,00 987.535,809 24,77 - Hàn Quốc 842.905 22,37 918.962,471 23,05 - Đài Loan 872.672 23,16 652.244,079 16,36 - Trung Quốc 490.219 13,01 592.840,431 14,87 Tổng cộng 3.768.015 100 3.986.822 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Theo số liệu tại bảng 2.9: Công ty nhập khẩu hàng hoá chủ yếu từ thị trường EU và thị trường Châu Á với nhiều hình thức khác nhau thông qua hợp đồng mua bán, có thể là mua đứt bán đoạn, cũng có khi là hình thức mua bán đối lưu. Thị trường EU là thị trường công ty nhập khẩu chính từ các nước như: Đức, Thụy Điển, chủ yếu nhập Ô tô IFA W50, IFA W60, KAZMAK, máy xúc đào, BENCO< KOMAXSU… Thị trường Châu Á, công ty nhập khẩu hàng hoá chủ yếu từ các nước Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan như: Ô tô KIA, HUYNDAI, SAMSUNG có xuất xứ từ Hàn Quốc, các mặt hàng như kính, nhựa, máy photocopy được nhập khẩu từ Đài Loan, Trung Quốc. Nhìn chung, hàng nhập khẩu của công ty là các loại vật tư, máy móc thiết bị, nguyên liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong nước. 2.3.3. TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT KHẨU CÀ PHÊ CỦA CÔNG TY: Trong những năm gần đây, cà phê luôn là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Chi nhánh công ty XNK Dịch vụ-Thương mại Đà Nẵng, đóng góp đáng kể trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Chi nhánh trong năm. Một trong những nguyên nhân lớn đóng góp vào thành công đó là việc chi nhánh đã tìm được một số thị trường tiêu thụ với khối lượng lớn và khá ổn định tiêu biểu là thị trường EU, Mỹ...Bên cạnh đó Chi nhánh còn tiếp tục mở rộng sang thị trường các nước châu Á khác như Pakistan (tiêu), và các nước trong khu vực ASEAN… Cà phê bao gồm hai chủng loại là: cà phê nhân thô Robusta (cà phê vối) và Arabica (cà phê chè), trong đó Robusta chiếm 99% kim ngạch xuất khẩu cà phê của Công ty Robusta chủ yếu có 2 loại: Loại 1: 12,5%M; 2%BB; 0,5%FM; 90%>S16 (6,3mm) Loại 2: 13,0%M; 5%BB; 1,0%FM; 90%>S13 (5,0mm) Bảng 2.10: Cơ cấu mặt hàng cà phê xuất khẩu (ĐVT: USD,%) Tên mặt hàng Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Số tiền Tỉ trọng (%) Số tiền (USD) Tỉ trọng (%) Mức độ (USD) Tốc độ (%) - Arabica (cà phê chè) 2.579,56 1 119.726,5 1.2 117.146,94 417,58 -Robusta (cà phê vối) Loại 1 Loại 2 1.158.000 1.418.984,4 99 49 55 4.843.443,5 6.163.240 43.53 55.27 3.685.443,5 4.744.255,6 318,26 334,34 Tổng kim ngạch XK cà phê 2.579.560 100 11.126.410 100 8.546.846,04 331 Qua bảng số liệu trên ta thấy:tỉ lệ cà phê Arabica được xuất khẩu rất ít chỉ chiếm 2.579,56 USD năm 2007 tương ứng với tỷ trong là 1% sang năm 2008 có tăng lên nhưng mức tăng không đáng kể chiếm 119.726,5 USD với tỷ trọng là1,2%.Còn cà phê Robusta thì lại được xuất khẩu với số lượng rất lớn chiếm khoản 99% trong tổng kim ngạch mức chênh lệch giữa năm 2007 và 2008 là rất lớn chiếm 318,26% với loại 1 và 334,34% với loại 2vaf mức chênh lệch tổng kim ngạch giữa hai năm là 331% đây là một điều đáng mừng cho hoạt động xuất khẩu cà phê của Intimex đã không ngừng được tăng lên một cách đáng kể. Bảng 2.11: Cơ cấu thị trường xuất khẩu cà phê (ĐVT: USD,%) Thị trường Năm 2007 Năm 2008 Số tiền (USD) Tỉ trọng (%) Số tiền (USD) Tỉ trọng (%) - EU 1.289.780 50 6.008.261,4 54 - Mỹ 799.663,6 31 1.891.489,7 17 - Trung Đông 232.160,4 9 11.126,41 10 - Đông Nam Á 180.569,2 7 556.320,5 5 - Thị trường khác 77.386,8 3 1.557.697,4 14 Tổng cộng 2.579.560 100 11.126.410 100 Nhìn chung hoạt động xuất khẩu cà phê sang thị trường EU, Mỹ là ổn định nhất trong số các nước nhập khẩu cà phê của Chi nhánh cả về số lượng nhập khẩu cũng như giá trị kim ngạch. Đây là những thị trường tiêu thụ cà phê rất lớn nhưng điều kiện tự nhiên không cho phép các quốc gia này tự đáp ứng được, chính vì vậy mà nhu cầu nhập khẩu từ các nước này rất lớn. Tuy nhiên đây là một thị trường rất khó tính, đòi hỏi rất khắt khe về chất lượng sản phẩm nhập khẩu. Do vậy mà đòi hỏi chi nhánh cần phải nỗ lực nhiều để nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm duy trì và phát triển quan hệ hơn nữa với thị trường này, giúp cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của chi nhánh ngày một tốt hơn. Ngoài hai thị trường chính trên, Chi nhánh còn tiếp tục mở rộng với thị trường các nước Châu Á, mặc dù kim ngạch xuất khẩu sang các thị trường này còn ít nhưng cũng mở ra nhiều cơ hội cho hoạt động xuất khẩu của Chi nhánh sau này. 2.4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY: 2.4.1. NHỮNG ĐIỀU KHOẢN LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NHẬN HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU CỦA CHI NHÁNH: 2.4.1.1. Đóng gói bao bì: Giao hàng bao 60 kg hay giao hàng (bulk) trong container theo quy định trong hợp đồng. + Hàng bao: 300 bao (18T); 320 bao (19,2T); 325 bao (19,5T), 360 bao (19,8T)/ container 20’ + Hàng thổi: dùng máy thổi cà phê và bao lớn (20T; 21T hoặc 21,5T) trong container 20’ + Trong container lót giấy kraft và bỏ bao hút ẩm + Cà phê đã được kiểm dịch và kiểm định đạt tiêu chuẩn chất lượng được xếp hoặc thổi vào container. 24 giờ sau khi phun thuốc khử trùng vào trong container, các giấy dán lỗ thông hơi phải được gỡ bỏ, việc này phải được thực hiện trước khi xếp cont lên tàu. 2.4.1.2. Điều kiện cơ sở giao hàng: Điều kiện cơ sở giao hàng quy âënh nhæîng cơ sở coï tênh nguyãn tàõc cuía viãûc giao nháûn haìng hoaï giæîa bãn baïn vaì bãn mua, laì sæû phán chia traïch nhiãûm giæîa caïc bãn. Våïi mäùi âiãöu kiãûn cơ sở giao haìng khaïc nhau thç nghéa vuû cuía caïc bãn seî khaïc nhau trong thæûc hiãûn håüp âäöng. Caïc bãn læûa choün âiãöu kiãûn cơ sở giao hàng phù hợp với mình tuỳ theo những điều kiện nhất định nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu khi buôn bán với người nước ngoài thường áp dụng điều kiện FOB khi xuất khẩu và điều kiện CIF khi nhập khẩu. Và Chi nhánh Intimex Đà Nẵng cũng không phải là trường hợp ngoại lệ, trong hợp đồng xuất khẩu cà phê cũng như các mặt hàng xuất khẩu khác Chi nhánh thường sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là FOB. + Điều kiện cơ sở giao hàng FOB: Giao hàng bao hoặc thổi vào container tại bãi cảng hoặc tại kho riêng rồi đưa container ra cảng để xếp lên tàu. Người mua là khách ngoại có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi người bán giao hàng qua lan can tàu (người bán miễn trách nhiệm khi hàng đã trên boong tàu). Sở dĩ Chi nhánh nói riêng cũng như hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu nói chung đều sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là FOB bởi v quyền thuê tàu thuộc về phía khách hàng. Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hăng xong khi qua khỏi lan can tàu tại cảng gởi hăng, sau đó khách hàng phải chịu mọi rủi ro về mất mát hư hỏng hàng kể từ lúc đó. Mặt khác, đối với những khách hàng thường có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn mà khả năng của công ty không đáp ứng được buộc lòng khách hàng phải kí hợp đồng với nhiều công ty khác cho nên của công ty phải đi ghép với nhiều đơn vị khác, trong trường hợp này công ty phải k theo điều kiện FOB. +Điều kiện cơ sở giao hành CFR: Trong thời gian gần đây công ty đã chuyển hướng sang xuất khẩu theo điều kiện CFR. Điều thuận lợi khi kí được điều kiện này là công ty sẽ giành được quyền thuê tàu từ đó tạo điều kiện cho các đại lí hãng tàu trong nước có cơ hội phát triển đội tàu, tạo công ăn việc làm cho người lao động và tiết kiệm được ngoại tệ. Bên cạnh đó, công ty sẽ chủ động trong việc thuê tàu, giao hàng ở cảng và chọn những thời điểm có lợi cho mình để đưa hàng lên tàu. Còn đối với điều kiện FOB, quyền thuê tàu thuộc về phía khách hàng. Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hàng xong khi qua khỏi lan can tàu tại cảng gởi hàng, sau đó khách hàng phải chịu mọi rủi ro về mất mát hư hỏng hàng kể từ lúc đó, tuy nhiên cũng còn phải có nghĩa vụ khai hải quan để xuất khẩu hàng. Thông thường điều kiện này được kí bán hàng cho thị trường Đài Loan vì khách hàng Đài Loan khi mua hàng xong thì tiến hành nhập bằng tàu rời chứ không bằng Container như các thị trường khác. Tuy nhiên đối với các thị trường khác, có một số công ty có văn phòng đại diện tại Việt Nam (công ty môi giới), những công ty môi giới này rất mạnh và muốn lấy tiền hoa hồng nên một mặt kí hợp đồng với nhiều hãng tàu, mặt khác đặt mua hàng của rất nhiều đơn vị. Vì vậy khi kí kết hợp đồng với các công ty này thì họ muốn mua theo điều kiện FOB để giành được quyền thuê tàu và hưởng hoa hồng từ các hãng tàu. Mặt khác, đối với những khách hàng thường có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn mà khả năng của công ty không đáp ứng được buộc lòng khách hàng phải kí hợp đồng với nhiều công ty khác cho nên hàng của công ty phải đi ghép với nhiều đơn vị khác, trong trường hợp này công ty phải kí theo điều kiện FOB. Hoặc là các khách hàng có đại lí vận tải uy tín tại Việt Nam nên họ cũng kí theo điều kiện FOB. 2.4.1.3. Địa điểm giao hàng: Thông thường địa điểm giao hàng có thể tại kho riêng, kho nội địa, kho ngoại quan hay tại bãi cảng theo yêu cầu của đơn vị với tư cách là người mua. Chi phí vận chuyển bên bán chịu, bốc xếp mỗi bên chịu một đầu. Tại địa điểm giao hàng, hàng được cơ quan giám định kiểm định hàng 100% về trọng lượng và chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam. Công ty Intimex có các địa điểm giao hàng: TPHCM, Đà Nẵng, Nha Trang, Hải Phòng. Trong đó TPHCM vẫn là địa điểm giao hàng chính của công ty. Mỗi cảng đều có những thuận lợi và khó khăn, vì vậy cần phân tích một cách kĩ lưỡng để lựa chọn địa điểm giao hàng đúng đắn. Việc lựa chọn địa điểm giao hàng hợp lí sẽ góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo được uy tín của công ty trên thương trường. *Đối với cảng TPHCM: Cảng TPHCM có những thuận lợi là cảng Sài Gòn là cảng lớn nên lịch trình tàu chạy trên tuyến đường thường xuyên hơn, mặt khác, cảng có cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại, chuyên dụng phù hợp với nhu cầu vận chuyển của công ty. Chính vì là cảng lớn, tàu chạy thường xuyên nên cước phí thuê tàu là thấp nhất so với các cảng khác. Bên cạnh đó, nếu việc giao hàng được tiến hành tại cảng TPHCM thì công ty sẽ gặp một số khó khăn vì khi giao hàng tại TPHCM, công ty phải tiến hành vận chuyển hàng hoá từ Đà Nẵng vào TPHCM bằng đường bộ, điều này rất dễ gây nên rủi ro trong quá trình vận chuyển do rất dễ hư hỏng , ngoài ra việc vận chuyển bằng đường bộ có thể gây nên tổn thất do các sự cố xảy ra trên đường đi. Mặt khác khi vận chuyển từ Đà Nẵng vào TPHCM nếu có sự cố xảy ra trên tuyến đường vận tải thì sẽ làm cho hàng hoá không tập kết đúng thời gian giao hàng qui định, ví vậy sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc nhận tiền hàng. *Cảng Đà Nẵng: Những thuận lợi khi giao hàng tại cảng Đà Nẵng là việc giao hàng tại Đà Nẵng sẽ giúp bảo quản hàng că phí được tốt hơn, ít xảy ra tổn thất. Từ đó duy trì được chất lượng sản phẩm cho đến khi hàng giao tới tay khách hàng. Công ty hiện nay vẫn xuất theo địa điểm giao hàng này tuy nhiên rất ít và chỉ xuất trong trường hợp ngày giao hàng cận kề nên xuất ở Đà Nẵng để không bị sai sót trong L/C. Tuy nhiên giao hàng tại cảng Đà Nẵng công ty sẽ gặp những bất lợi đó là do tàu chạy không thường xuyên do ít có tàu ghé vào cảng Đà Nẵng dẫn đến cước phí thuê tàu cao. *Cảng Nha Trang và cảng Hải Phòng: trong trường hợp công ty xuất hàng bằng tàu rời thì công ty mới xuất hàng ở các cảng này để tiết kiệm chi phí chuyên chở nhiều lần và đảm bảo chất lượng cho hàng că phí. 2.4.1.4. Thời gian giao hàng: Việc xác định thời gian giao hăng là căn cứ vào sự thoả thuận của công ty và khách hàng. Thường thì thời gian giao hàng mang tính ước khoản mà không xác định rõ ràng. Với cách thức thức quy định thời gian như vậy công ty sẽ có những thuận lợi nhất định trong việc lập kế hoạch chuẩn bị hàng và giao hàng cho tàu đúng thời gian quy định. 2.4.1.5. Phương thức giao hàng: Đối với công ty thường sử dụng cách thức giao hàng nguyên container. Với cách thức này, công ty rất khó chủ động trong việc giao hàng cũng như cần có số lượng hàng lớn để giao một lần. Tuy nhiên việc giao nhận hàng nguyên container lại tiết kiệm được chi phí do không phải gởi nhiều lần và việc giám sát quá trình đóng hàng vào cũng không bị hạn chế do phân tán nhiều lần. 2.4.2. .Trình tự thực hiện hoạt động giao hàng theo các điều kiện cơ sở giao hàng: 2.4.2.1.Khi công ty xuất theo điều kiện CFR: Phương thức này thường được sử dụng khi giao dịch với các đối tác Châu Á. Đây là phương pháp tích cực trong việc tăng thêm thu ngoại tệ và trình độ nghiệp vụ của các cán bộ thực hiện công tác giao nhận hàng că phí xuất khẩu của công ty. ²Trình tự thực hiện hoạt động vận tải và giao nhận hàng theo điều kiện CFR được tiến hành như sau: a. Chuẩn bị hàng hoá: Để đảm bảo hàng hoá được chuẩn bị đúng theo yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ triển khai thu mua nguyên liệu theo size, cỡ của hợp đồng và tổ chức chế biến. Đây là khâu đầu tiên và cũng rất quan trọng vì nó sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu có tiến hành tốt hay không, giao hàng có đúng hạn không và điều quan trọng hơn cả là nó quyết định đến phần lợi nhuận mà công ty có thể đạt được. Công ty cũng có thể đặt gia công từ các đơn vị khác để đảm bảo tiến độ giao hàng theo hợp đồng trong trường hợp số lượng đặt hàng lớn trong thời gian ngắn. Công tác chuẩn bị hàng luôn được tiến hành khẩn trương nhưng cũng không kém phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn giao hàng vừa thoả mãn được các yêu cầu mà hợp đồng đề ra. Đối với công ty, chưa thực sự có được chỗ đứng vững chắc trên thương trường, do đó công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng vì ngoài mục tiêu lợi nhuận công ty còn coi trọng uy tín để tạo được niềm tin nơi bạn hàng. b. Tổ chức chuyên chở hàng và kí hợp đồng vận tải: Đi đôi với việc tích cực chuẩn bị hàng hoá, công ty đồng thời tiến hành liên hệ và tìm hiểu thông tin để lựa chọn hãng tàu có lịch trình và cước phí phù hợp nhất để kí hợp đồng vận tải. Khi lựa chọn thường dựa vào những yếu tố: thiết bị của hãng tàu, dịch vụ, lịch trình, giá cước thuê tàu và các yếu tố khác. Đây là công tác quan trọng nó không những quyết định đến kết quả xuất khẩu mà còn quyết định đến uy tín của công ty. Sau khi hàng đã chuẩn bị xong, nếu công ty đóng hàng tại kho riêng của mình thì yêu cầu hãng tàu cung cấp vỏ Container và đến nhận vỏ Container rỗng tại bãi Container khi được hãng tàu thông báo. Địa điểm nhận Container là kho Container của hãng tàu. Khi nhận vỏ Container rỗng, nhân viên công ty kiểm tra một cách kĩ lưỡng Container. Nếu Container không đảm bảo các thông số kĩ thuật và an toàn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyên chở hàng hoá thì báo ngay với hãng tàu để xin đổi vỏ Container khác. Chi phí vận chuyển Container rỗng về công ty là do công ty thanh toán. Trong trường hợp công ty giao hàng tại các cảng khác thì phải thuê xe chuyên dung chở hàng và bãi Container ở cảng để giao hàng. ² Công tác thuê tàu chuyên chở mặt hàng cà phê xuất khẩu a. Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty: Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là C&F thì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty. Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ. Phương thức thuê tàu chợ không đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê tàu. Hơn nữa trong phương thức thuê tàu chợ, do sự cạnh tranh giữa các hãng tàu trên thị trường thuê tàu nên công ty thường xuyên nhận được lịch trình tàu chạy, biểu cước của các hãng tàu, giúp cho công ty chủ động trong việc thuê tàu, thủ tục thuê tàu đơn giản nhanh chóng. Công ty có thể định trước thời gian giao hàng cũng như có thể tính toán được chi phí vận tải trước khi kí kết các điều khoản của hợp đồng mua bán dựa theobiểu cước đã quy định sẵn của các hãng tàu. Đồng thời công ty cũng thấy được nhược điểm của thuê tàu chuyến là giá cước trên thị trường thường xuyên biến động, nếu không nắm vững tình hình thị trường thuê tàu công ty rất dễ bị độ._.hi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C. + Khi lập xong bộ chứng từ đòi hỏi phải xuất trình đúng thời hạn quy định của L/C. Nếu trong L/C không quy định thời hạn xuất trình bộ chứng từ thì điều 43 UCP- DC quy định như sau: “ Các ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày xếp hàng”. Vì vậy trong mọi trường hợp các chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C. 3.2.5.2. Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán : Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót hơn. Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là: a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) : Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ này. * Ngày lập hoá đơn : Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L. * Mô tả hàng hóa : Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách hàng không chỉ đặt một loại cà phê cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ sẽ được coi là bất hợp lệ. Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện. * Trị giá hóa đơn : Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi Công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%. Trên thực tế khi ghi tổng giá trị hàng Công ty đã ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ và điều kiện cơ sở giao hàng kèm theo giá đó. Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có sai sót Công ty nên ghi kèm thêm cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled). Ví dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khách hàng ở thị trường Malaysia, ở mục trị giá hoá đơn Công ty chỉ ghi như sau: Total amount : USD 18,601.30 FOB Danang Port, VietNam, Incoterm 2000 (say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents) Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nên ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn: Total amount: USD 18,601.30 FOB DaNang Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE. * Số bản hoá đơn khi xuất trình: Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là không hợp lệ. Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ. b/ Phiếu đóng gói (Packing list): Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp. c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) : Vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế. Nó được ví như là “linh hồn” của bộ chứng từ bởi vì nó không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, trong bảo hiểm và trong khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, vận đơn đường biển còn là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trên vận đơn nghĩa là người nào cầm được chứng từ này thì có thể nhận hàng từ tàu biển. Vì thế đây là một chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận và am hiểu về nó để có thể tránh được những bất hợp lệ rất dễ xảy ra đối với chứng từ này. Vận đơn, về danh nghĩa là do người vận tải cấp. Nhưng trong thực tế khi tiến hành công tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho Công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Sau khi Công ty giao Container tại CY thì đại lý của hãng tàu đó sẽ xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn Công ty thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Để có thể tránh được những bất hợp lệ Công ty thường gặp trong khi lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu quả trong khâu lập bộ chứng từ sau khi giao hàng thì nhân viên lập chứng từ này cần phải lưu ý những vấn đề sau: Trước hết, khi chuẩn bị điền các thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà mình đang sử dụng thuộc mẫu vận đơn nào. Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực hiện bước này bởi vì đối với Công ty tuy mới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất khẩu nhưng đã có rất nhiều khách hàng ở các thị trường khác nhau. Vì thế, mỗi lần giao hàng Công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau do đó nếu không để ý rất dễ sử dụng lộn mẫu vận đơn không phải của hãng tàu mà mình đang giao dịch. Do vậy Công ty cần phải lưu ý rằng mẫu vận đơn của hãng tàu nào thì chỉ dùng cho tàu thuộc hãng đó. Tiếp đến, phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consingnee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng L/C. Nếu chỉ hiểu theo cách đơn giản rằng ” Phần người nhận hàng thì phải ghi tên của người mua hay người mở L/C” thì rất dễ dẫn đến việc ghi sai ở mục này vì thật ra trong buôn bán quốc tế có thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hóa. Vì vậy trong vận đơn ở chổ Consingnee thường đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho người mua từ chối thanh toán. Do vậy muốn ghi mục này trên B/L cho đúng thì: + Mục “Shipper” phải thể hiện tên người bán trong hợp đồng hay trong L/C và không được viết tắt. Công ty có thể ghi như sau: DANANG RUBBER COMPANY 01 Le Van Hien Street, Danang City, Vietnam + Mục “Cosingnee” : Việc ghi tên người nhận hàng phải căn cứ vào loại vận đơn do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp. Cụ thể để tránh bất hợp lệ ở mục này Công ty nên thể hiện như sau trên B/L: Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …….. bank + To order of …….. bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to …..bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …….. bank” Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …….. bank + To order of …….. bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to …..bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …….. bank” + Mục “Notify Party”: Ở mục này việc ghi địa chỉ thông báo cũng phải phù hợp với yêu cầu của L/C hoặc của hợp đồng. Trong trường hợp L/C hoặc hợp đồng không đề ra yêu cầu nào thì Công ty có thể ghi địa chỉ thông báo hoặc là người mua hàng hoặc là ngân hàng nào đó được uỷ thác khống chế chứng từ. Ngoài những sai sót dễ gặp ở các mục kể trên, khi lập B/L Công ty còn gặp các rủi ro khác như : + Cảng bốc hàng không khớp với quy định trong L/C do L/C quy định “shipment from Danang Port…” nhưng khi điền vào mục “loading port” Công ty đã ghi là “Tien Sa Port”. Mặc dầu ghi như vậy thì rõ ràng hơn bởi vì cảng Tiên Sa là cảng xếp dỡ lớn nhất của cảng Đà Nẵng do đó hầu hết tất cả các tàu có trọng tải lớn đều cập ở cảng này, nhưng trên thực tế chứng từ này đã bị ngân hàng coi là bất hợp lệ và từ chối chiết khấu bộ chứng từ. Để khắc phục được những hạn chế này thì người lập Bill cần phải nắm vững được L/C và kiểm tra lại chứng từ sau khi đã lập xong. + Số lượng hàng hóa ghi trên vận đơn khác với số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn. Do đó khi điền vào mục này cần phải lưu ý rằng việc ghi số lượng hàng cần phù hợp với số lượng thực tế được giao lên tàu và phải không được mâu thuẩn với hóa đơn. + Vì Công ty giao hàng nguyên Container nên sau khi giao hàng xong và nhận vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L) từ đại lý của hãng tàu thì việc giao hàng được coi như đã xong. Tuy nhiên, trong thực tế vận đơn này chỉ được ngân hàng chấp nhận nếu trong hợp đồng hoặc trong L/C đã đề cập đến việc chấp nhận hợp lệ loại vận đơn này. Vì vậy trong những thương vụ xuất khẩu mà trong hợp đồng hoặc L/C không nói gì thì Công ty đã gặp rủi ro do loại B/L không hợp lệ. Do đó tốt nhất làsau khi giao hàng thì Công ty nên yêu cầu ghi chú thêm câu “shipped on board on …” và ký xác nhận vào đó để trở thành vận đơn đã xếp hàng “shipped on board B/L”. Khi đó ngày phát hành vận đơn (ngày giao hàng) sẽ được coi là ngày bốc hàng lên tàu. + Số lượng B/L xuất trình không đúng quy định. Thông thường trong hợp đồng hoặc L/C người ta chỉ quy định số lượng bản gốc cần phải được xuất trình khi thanh toán tiền hàng. Ví dụ như khi quy định : . 3/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc vận đơn đã làm; hoặc . 2/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng cả hai trong số 3 bản gốc vận đơn, một bản gốc còn lại có thể gửi cho người mua nếu như hợp đồng quy định. Như vậy, để không mắc sai sót ở phần này thì Công ty cần phải căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C để tính toán số lượng bản gốc cần có để chuẩn bị cho đúng. Còn số lượng bản sao cần thiết thì cần phải được tính dựa vào yêu cầu về lưu trữ của Công ty, về việc gửi cho người mua để thông báo kết quả giao hàng, về việc lưu trữ của những cơ quan có liên quan. Cuối cùng, điểm quan trọng mà Công ty cần quan tâm là tất cả những sai sót có thể xảy ra khi thiết lập chứng từ này cần phải được khắc phục một cách chắc chắn trước khi tàu chạy. Do đó, để thực hiện tốt được việc này Công ty nên đánh giá tất cả các chi tiết trên mẫu B/L sẵn có của đại lý hãng tàu cung cấp trước khi giao hàng khoảng một vài ngày, sau đó fax qua cho hãng tàu để hãng tàu kiểm tra và nếu có sai sót gì thì có thể sửa lại kịp thời trước khi tàu rời bến. Làm như vậy sẽ đỡ mất thời gian và an toàn hơn cho việc lập chứng từ này. d/ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) : Đối với giấy chứng nhận xuất xứ thì những sai sót thường gặp cũng như các chứng từ khác nghĩa là khi ghi các mục tên người gửi hàng, người nhận hàng, tên phương tiện vận tải, cảng bốc dỡ hàng hóa, mô tả hàng hóa,…phải phù hợp với L/C và các chứng từ trong bộ chứng tư thanh toán, nhất là B/L; nếu không sẽ bị coi là bất hợp lệ. Ngoài ra, nếu trong hợp đồng hoặc L/C quy định người chứng thực là ai thì phải thể hiện được yêu cầu này trên C/O. Ví dụ nếu trong L/C quy định “Certificate of Origin Vietnam issued by the Chamber of Commerce of Vietnam”, trường hợp này người chứng thực trên C/O về xuất xứ của hàng hóa là Phòng Thương mại Việt Nam; hoặc nếu quy định “Certificate of Origin, Country of Origin, Vietnam” thì Công ty có thể đứng ra lập C/O và tự mình chứng thực vào đó. e/ Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance –C/I ): Trong trường hợp hàng xuất khẩu của Công ty được giao theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF thì bộ chứng từ thanh toán của Công ty phải có chứng từ bảo hiểm. Đối với Công ty lần đầu tiên giành được quyền mua bảo hiểm cho hàng hóa nên việc lập chứng từ này khó tránh khỏi những sai sót do chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì thế để hạn chế được rủi ro khi lập chứng từ bảo hiểm cho những đợt giao hàng theo điều kiện CIF trong tương lai, Công ty cần quan tâm đến những điểm sau để tránh những bất hợp lệ mà ngân hàng sẽ từ chối thanh toán khi chứng từ này bị sai sót : + Ngày lập C/I phải trước hoặc bằng với ngày giao hàng. + Tên công ty bảo hiểm, loại bảo hiểm, loại tiền ghi trong chứng từ bảo hiểm phải đúng quy định trong hợp đồng và L/C. Nếu có tái bảo hiểm thì phải ghi tên Công ty tái bảo hiểm. + Hợp đồng hoặc L/C quy định bảo hiểm tới đâu thì phải ghi đúng địa điểm đó. + Chứng từ bảo hiểm phải được người mua đích danh ký hậu. + Chứng từ bảo hiểm không được do các nhà môi giới bảo hiểm cấp. Tóm lại, việc thiết lập bộ chứng từ thanh toán sau khi giao hàng là một nghiệp vụ phức tạp, rất dễ mắc sai sót. Do đó, trong quá trình lập các chứng từ này Công ty cần phải chú ý đến những bất hợp lệ thường gặp và cách khắc phục nó trên đây để có thể hạn chế được rủi ro do ngân hàng gây khó khăn hoặc thậm chí từ chối thanh toán tiền hàng cho Công ty. Ngoài ra, sau khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán ngoài việc xuất trình nó cho ngân hàng và gửi trực tiếp cho người mua, Công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong máy vi tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty. 3.2.5.3. Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ: Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân viên thuộc phòng Vật tư – xuất nhập khẩu đảm nhận. Hơn nữa, do Công ty mới bắt đầu tham gia xuất khẩu nên nhân viên này không chỉ chịu trách nhiệm mỗi khâu lập chứng từ mà còn phụ trách cả mảng kinh doanh xuất khẩu của Công ty, tức là phải tìm kiếm khách hàng, giao dịch ký kết hợp đồng và thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng. Với khối lượng công việc nhiều như vậy sẽ là điều khó khăn cho nhân viên lập chứng từ của Công ty bởi vì thời gian dành cho việc lập các chứng từ và kiểm tra lại xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L/C hay chưa không nhiều. Do đó việc mắc phải các sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó tránh khỏi. Vì thế để hạn chế được rủi ro này cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho các nhân viên khác trong Công ty hoặc tuyển thêm nhân viên mới. Tuy nhiên, việc phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho nhân viên khác trong Công ty là điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng Vật tư – XNK đang có đến hai kế toán viên, trong đó có một người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại thương. Vì vậy nếu công việc được phân bớt cho nhân viên này thì Công ty không cần phải mất thời gian và công sức đào tạo do đã có sẵn chuyên môn nghiệp vụ này, hơn nữa nhân viên này đã có vài năm làm việc tại Công ty nên biết rõ các mặt hàng kinh doanh của Công ty. Như vậy, với cách phân chia nêu trên sẽ san sẻ được phần nào gánh nặng công việc cho nhân viên phụ trách mảng kinh doanh xuất khẩu. Khi đó nhân viên này sẽ có nhiều thời gian hơn để truyền đạt kinh nghiệm trong việc lập các chứng từ của mình cho nhân viên kế toán để cùng phối hợp nhịp nhàng, ăn ý trong quá trình lập và kiểm tra các chứng từ nhằm thúc đẩy công tác lập chứng từ hoàn thành nhanh hơn và tạo ra được bộ chứng từ hoàn chỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận. 3.2.6.Chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho công ty Hiện nay hầu hết các thương vụ xuất khẩu Công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao hàng l FOB v CFR, chỉ riêng có lô hàng cà phê xuất khẩu sang thị trường Ý vừa qua Công ty đã thành công trong việc đàm phán giành quyền vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. Thành công bước đầu này đã mang lại nhiều lợi ích cho Công ty vì vậy Công ty nên duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng ở thị trường Ý để có thể xuất khẩu những lô hàng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR. Ngoài ra, Công ty cần nổ lực hơn nữa trong đàm phán để có thể chuyển đổi điều kiện cơ sở giao hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB đối với những khách hàng quen thuộc ở thị trường Malaysia, Singapore, Argentina sang giao hàng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR. Bởi vì với việc chuyển đổi này nếu thành công sẽ mang đến cho Công ty những ích lợi như : + Giúp cho Công ty giành được quyền thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, nhờ đó mà chủ động hơn trong kinh doanh : giảm chi phí bảo quản bốc dỡ hàng hóa do phải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt do bắt phương tiện vận tải “chờ” hàng hóa khi việc đóng hàng vào Container bị chậm trễ, … + Công ty có thể chủ động thuê tàu của các hãng vận tải có trụ sở đóng tại Việt Nam giúp lấy vận đơn nhanh hơn khi xuất khẩu, nhờ đó mà giảm được chi phí kinh doanh do giảm được chi phí do vận đơn chậm cấp. + Việc chuyển đổi điều kiện thương mại này giúp Công ty có thể xuất khẩu sản phẩm theo giá cao. Điều này càng có lợi cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty khi đồng tiền Việt Nam đang mất giá so với đồng đô la Mỹ. + Việc mở rộng thị trường giao hàng xuất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR sẽ tạo điều kiện để Công ty có thể giành được quyền thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm thường xuyên và lâu dài. Điều này giúp Công ty chẳng những được hưởng tiền hoa hồng của các hãng vận tải, hãng bảo hiểm mà còn nhiều khả năng được hưởng cước phí ưu đãi do là khách hàng thường xuyên. Ngược lại, nếu khách hàng chưa chấp nhận ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR thì Công ty cũng không nên duy trì điều kiện cơ sở giao hàng FOB mà cần phải kiên quyết thuyết phục khách hàng để có thể ký kết hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA. * Cơ sở của việc đề xuất này: + Mặt hàng cà phê xuất khẩu của Công ty được giao theo phương thức vận tải Container. + Theo khuyến cáo của Phòng Thương mại Quốc tế nêu rõ: nếu sử dụng phương tiện vận tải thủy các bên không lấy lan can tàu làm địa điểm phân chia rủi ỏ và chi phí thì nên lựa chọn điều kiện FCA thay cho điều kiện FOB. Thật vậy, nếu so sánh sự khác nhau cơ bản giữa hai điều kiện FOB và FCA chúng ta sẽ thấy việc chuyển đổi này là sự lựa chọn đúng đắn, thích hợp với phương tiện vận tải Container mà hiện nay Công ty đang áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu của mình. Điểm khác biệt cơ bản giữa điều kiện FOB và FCA áp dụng với phương tiện vận tải thuỷ theo Incoterm 2000 Các ĐKTM Tiêu thức so sánh FOB FCA 1. Nơi chuyển rủi ro về hàng hóa từ người bán sang người mua - Lan can tàu tại cảng xuất - Giao cho người chuyên chở tại kho, bãi hoặc trạm Container 2. Chi phí và rủi ro từ bãi, trạm Container cho đến khi hàng qua lan can tàu - Người bán chịu - Người mua chịu (thường nằm trong cước phí vận tải) 3. Người bán tham gia giám sát giao hàng - Thường là có - Không 4. Thời điểm cấp chứng từ vận tải - Sau khi hàng đã giao xong lên tàu - Đã giao xong hàng cho bãi hoặc trạm Container 5. Đề cập vấn đề có liên quan đến chi phí giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng Container - Không quy định (chủ yếu do hai bên mua bán thoả thuận) - Quy định rõ Qua bảng trên ta thấy Công ty sẽ có quyền lợi kinh tế nhiều hơn nếu sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Trước hết, rủi ro và chi phí vận chuyển trong hoạt động giao nhận của Công ty sẽ sớm chuyển sang cho người mua. Thời điểm chuyển rủi ro được quy định rõ là: giao hàng xong cho người vận tải thay vì giao hàng qua lan can tàu như điều kiện FOB quy định. Ngoài ra, Công ty sẽ sớm lấy được chứng từ vận tải để có thể sớm nhận được tiền thanh toán sau khi xuất khẩu, nhờ đó giải phóng vốn, giảm chi phí kinh doanh (trong trường hợp hợp đồng hoặc L/C quy định vận đơn không cần ghi (“Shipped on Board”) Những quyền lợi kinh tế mà Công ty có thể đạt được trên đây càng được thể hiện rõ nét hơn khi đi sâu vào phân tích những ưu thế khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FCA. Như chúng ta đã biết, trong điều kiện FOB, lan can tàu (Ship’s rail) là ranh giới phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, ngày nay do sự phát triển của khoa học và công nghệ vận tải, Công ty đã sử dụng phương thức vận tải Container cho hàng hóa xuất khẩu của mình. Khi giao hàng theo phương thức vận tải Container Công ty chỉ cần đóng hàng vào Container đưa vào bãi tập kết Container hoặc giao cho người vận tải do người mua chỉ định tại địa điểm nào đó trong nội địa là hết trách nhiệm và có thể lấy vận đơn đưa ra ngân hàng thanh toán. Hơn nữa, trong tương lai khi các phương tiện bốc xếp của cảng hiện đại, các xe chở hàng (trailer) hoặc toa tàu chở Container có thể đi thẳng xuống tàu biển không cần dùng cần cẩu (roll on- roll off) nữa và như vậy không có việc đi qua lan can tàu. Rõ ràng ở đây điều kiện FOB đã bị mất chổ vì việc phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro diễn ra ở một chổ khác : người bán chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ của mình là đã làm xong thủ tục hải quan về xuất khẩu và giao hàng cho người vận tải tại địa điểm quy định. Vì vậy trên thực tế chúng ta có thể coi điều kiện FCA như là một điều kiện FOB hiện đại hoặc một dạng đặc biệt của hợp đồng FOB để cho phù hợp với sự thay đổi của công nghệ vận tải Container. Từ những phân tích trên đây cho thấy việc chuyển đổi từ điều kiện cơ sở giao hàng FOB sang điều kiện cơ sở giao hàng FCA không những rất thích hợp với điều kiện giao hàng hiện nay của Công ty mà còn an toàn hơn cho hoạt động giao hàng hiện nay của Công ty. Bởi vì khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB, sau khi Công ty giao hàng cho đại lý hoặc đại diện của hãng tàu do người mua chỉ định tại CY thì việc giao hàng của Công ty được coi như là hết trách nhiệm. Nhưng trên thực tế nếu trong quá trình bốc xếp hàng lên tàu Container bị rớt xuống biển thì mọi tổn thất hư hỏng đối với hàng hoá Công ty đều phải chịu do điều kiện FOB đã quy định điểm phân chia rủi ro giữa Công ty và người mua là ở lan can tàu chứ không phải tại CY. Lúc này Công ty có thể kiện hãng vận tải và các bên liên quan nhưng đây là một công việc rắc rối, phức tạp, tốn kém và mất nhiều thời gian, công sức để chờ giải quyết. Liệu rằng khi nào thì sẽ giải quyết xong và kết quả phán quyết của trọng tài sẽ như thế nào? Trong khi đó uy tín trong làm ăn của Công ty đối với khách hàng chắc chắn sẽ giảm xuống. Điều này trong kinh doanh không một Công ty nào mong muốn. Trong trường hợp này ưu thế khi sử dùng điều kiện FCA sẽ được thể hiện rõ. Nếu lúc đó Công ty ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA thì rủi ro đã chuyển sang cho người mua tại CY và như vậy nghĩa vụ kiện tụng này thuộc về người mua. Thực tế hiện nay cho thấy trong bối cảnh cơ chế thị trường, sự cạnh tranh giành giật khách hàng giữa các hãng tàu Container đến và từ Việt Nam đi đang trở nên gay gắt. Không ít hãng tàu hoặc các Công ty giao nhận kho vận đã và đang hình thành vận đơn đa phương thức nghĩa là họ nhận trách nhiệm như là một người chuyên chở thực sự kể từ khi người gửi hàng giao hàng cho họ tại một địa điểm trong nội địa hoặc tại CY để họ chở ra cảng bốc lên tàu Container chở đi nước ngoài. Trong tình hình này Công ty cần lưu ý để làm quen và mạnh dạn ký hợp đồng bán hàng cho đối tác nước ngoài theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA bởi vì nếu Công ty vẫn cứ ký theo điều kiện FOB thì khách hàng sẽ đồng ý ngay và như vậy Công ty sẽ tự ôm lấy trách nhiệm và rủi ro mà lẽ ra theo điều kiện FCA thì mình được miễn trách. Thêm vào đó mỗi đợt giao hàng của Công ty chỉ một vài Container nên việc ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA là hết sức thích hợp. Tuy nhiên, để có thể chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng có lợi, phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty không đơn giản chút nào. Vì thế muốn thực hiện được điều này Công ty phải áp dụng đồng bộ các giải pháp sau: Trước hết, phải tăng thế và lực so với đối tác: tăng năng lực tài chính, mặt hàng lốp ô tô, xe đạp của Công ty phải tạo ra được nét khác biệt, độc đáo so với các sản phẩm cùng loại khác, chất lượng sản phẩm cao, giá mang tính cạnh tranh, khả năng mua bán lớn,… Tiếp đến, Công ty cần phải tạo điều kiện cho cán bộ tham gia đàm phán có thể nâng cao năng lực trong đàm phán của mình như tổ chức các chuyến đi thực tế ở thị trường nước ngoài, tham gia hội chợ khách hàng quốc tế nhằm hiểu biết hơn về tập quán luật lệ buôn bán quốc tế, có thêm kinh nghiệm trong đàm phán, nâng cao trình độ sinh ngữ,… Cuối cùng, Công ty phải xây dựng được chiến lược nhiều giá phù hợp với từng điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau để làm cơ sở đàm phán nhanh và giúp cho đối tác có nhiều phương án lựa chọn. Cơ sở xây dựng giá: ngoài giá bán tại xưởng (bao gồm giá thành và lợi nhuận định mức) thì còn bao gồm các chi phí liên quan đến công tác giao nhận hàng đã được quy định cụ thể trong Incoterm đối với từng điều kiện cơ sở giao hàng. Tóm lại, kỹ thuật và điều kiện hợp đồng mua bán quốc tế tự nó không thể đến với chúng ta mà đòi hỏi phải có một quá trình nghiên cứu nắm vững và đấu tranh với các đối tác nước ngoài để ứng dụng một cách bình đẳng. Hơn nữa, thực tế của hoạt động giao nhận cho thấy kỹ thuật mua bán và kỹ thuật vận tải luôn gắn bó với nhau, vì thế Công ty cũng cần phải bám sát sự phát triển của chúng để sao cho các hợp đồng xuất khẩu của Công ty nhanh chóng phù hợp với thực tiễn mua bán và vận tải quốc tế. Hy vọng với những kiến nghị và giải pháp trên đây sẽ phần nào nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng cà phê xuất khẩu tại Công ty, tạo được niềm tin của Công ty trong khách hàng, góp phần đưa tên tuổi của sản phẩm cà phê Intimex ngày càng lan rộng khắp các thị trường trên thế giới. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty Intimex Đà Nẵng, cách nhìn nhận đánh giá và phân tích của em về quá trình hoạt động của Công ty không tránh khỏi được sự chủ quan. Do kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa có nên đề tài còn mang tính lý thuyết, và nhiều điểm còn thiếu sót. Do vậy,những biện pháp mà đề tài đưa ra vẫn còn có những hạn chế nhất định. Vì thế, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các chú, các chị trong Công ty để đề tài được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin cảm ơn đến thầy giáo hướng dẫn và các chú, các chị phòng XNK tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Đà Nẵng, tháng 5 năm 2009 Sinh viên thực hiện Thipannha phommasathit MỤC LỤC TÀI LIỆU THAO KHẢO Giáo trình Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu - GS.TS Võ Thanh Thu - Nhà Xuất bản thống kê. Giáo trình vận tải và ngoại thương - NXB Giao thông vật tải hà Nội Giáo trình Kỹ Thuật Nghiệp vụ - Đoàn Thị Hồng Vân Dịch vụ vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương - Dương Hữu Hạnh - Cao học kinh tế tài chính Sổ tay nghiệp vụ vận tải Container - PTS Huỳnh Tấn Phát - Bùi Quang Hùng Báo cáo tài chính - Intimex báo cáo hoạt động kinh doanh - Intimex http:\\www.tct.saigonnet.viet nam (Tạp chí Thương mại và công tác vận chuyển hàng hoá) DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ CÁC BẢNG BIỂU Sơ đồ2.1 : Bộ máy quản lý của công ty 12 Bảng 2.1. Tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật 14 Bảng 2.2 Tình hình sử dụng lao động 15 Sơ đồ 2.2: Hoạt động đào tạo của công ty như sau: 16 Bảng 2.3 Bảng cân đối kế toán của Công ty 17 Bảng 2.4 : Bảng các chỉ tiêu tài chính 18 Bảng 2.5 :Kết quả hoạt động kinh doanh 20 Bảng 2.6 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu 21 Bảng 2.7 Cơ cấu thị trường xuất khẩu 22 Bảng 2.8 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu 23 Bảng 2.9 Cơ cấu thị trường nhập khẩu 23 Bảng 2.10: Cơ cấu mặt hàng cà phê xuất khẩu 24 Bảng 211: Cơ cấu thị trường xuất khẩu cà phê 25 Bảng 3.1: Danh sách nhà cung ứng 37 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ._.