Hoàn thiện công tác đấu thầu tại Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông

khẩu HSDT: Hồ sơ dự thầu HSMT: Hồ sơ mời thầu NT: Ngoại thương SXKD: Sản xuất kinh doanh Tp.: Thành phố XNK: Xuất nhập khẩu VNPT: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ 1.1 : Các giai đoẠn tỔ chỨc đẤu thẦu 14 BẢng 1.2: Sơ đỒ tham dỰ thẦu mua sẮm hàng hóa 20 BẢng 2.1: Sơ đỒ tỔ chỨc 32 BẢng 2.2: Tình hình tham dỰ và trúng thẦu tỰ doanh 38 BẢng 2.3: Các chỈ tiêu tham dỰ và trúng thẦu tỰ doanh 40 BẢng 2.4: Tình hình tham dỰ và trúng thẦu kinh doanh Ủy thác 40 BẢng 2.5: Các chỈ tiêu tham dỰ và trúng thẦu kinh doanh Ủy thác 41 BẢng 2.6: ThỊ phẦn thỊ trưỜng cáp thông tin 43 Hình 2.7: BiỂu đỒ thỊ phẦn tỰ doanh năm 2007 43 BẢng 2.8: ThỊ phẦn các Công ty trong lĩnh vỰc kinh doanh Ủy thác 44 Hình 2.9: BiỂu đỔ thỊ phẦn Ủy thác năm 2007 45 BẢng 2.10: KẾt quẢ đánh giá kỸ thuẬt gói thẦu tỰ doanh sỐ 1 46 BẢng 2.11: KẾt quẢ đánh giá tài chính gói thẦu tỰ doanh sỐ 1 47 BẢng 2.12: KẾt quẢ đánh giá kỸ thuẬt gói thẦu Ủy thác sỐ 1 49 BẢng 2.13: KẾt quẢ đánh giá tài chính gói thẦu Ủy thác sỐ 1 50 BẢng 2.14: KẾt quẢ đánh giá kỸ thuẬt gói thẦu tỰ doanh sỐ 2 52 BẢng 2.15: KẾt quẢ đánh giá tài chính gói thẦu tỰ doanh sỐ 2 53 BẢng 2.16: Danh mỤc các sẢn phẨm tiêu thỤ hàng tỤ doanh năm 2006 64 BẢng 2.17: BẢng tỶ trỌng nhóm sẢn phẨm năm 2006 65 BẢng 2.18: Cơ cẤu lao đỘng cỦa Công ty COKYVINA 66 BẢng 3.1: KẾ hoẠch sẢn xuẤt kinh doanh giai đoạn 2008-2010 72 BẢng 3.2: Sơ đỒ tỔ chỨc lẠi bỘ máy cỦa COKYVINA 74 BẢng 3.3: Tình hình công nỢ cỦa COKYVINA trong mẤy năm gẦn đây 78 BẢng 3.4: MỤc tiêu lỢi nhuẬn khi xây dỰng giá bỎ thẦu 82 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Nền kinh tế kinh tế thị trường đi liền với sự cạnh tranh, nhưng cùng với cạnh tranh cần phải có nhiều cơ chế đảm bảo quyền bình đằng cho mọi doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Trong số đó cơ chế đấu thầu có vai trò rất quan trọng tạo môi trường lành mạnh và động lực phát triển kinh tế, trong thời kỳ hiện nay năng lực đấu thầu gắn liền với hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông (COKYVINA) là một công ty được cổ phần hoá từ doanh nghiệp nhà nước thành viên của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam (nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam - VNPT), với nhiệm vụ truyền thống chủ yếu là hoạt động thương mại cung cấp, mua sắm thiết bị vật tư chính cho ngành Bưu chính Viễn thông theo các nhiệm vụ và kế hoạch được giao từ Bộ Bưu chính Viễn thông (Nay là Bộ thông tin và truyền thông) và VNPT. Tuy nhiên với sự phát triển rất năng động của nền kinh tế theo xu hướng mở cửa và hội nhập, công ty cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, các cơ chế kinh doanh cũng chuyển từ hình thức kế hoạch, phân phối sang đấu thầu. Gần như mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay được tiến hành dưới hình thức đấu thầu, với kinh nghiệm lâu năm và các thế mạnh của bản thân, Công ty đã tham dự và thắng thầu nhiều dự án lớn quan trọng đem lại doanh thu, lợi nhuận và vị thế kinh doanh trên thị trường. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn chế tồn tại trong bộ máy hoạt động làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công tác đấu thầu của Công ty. Thực tế đó đã đặt ra vấn đề cần nghiên cứu về lý luận và thực tiễn, nhằm rút ra các giải pháp hoàn thiện công tác đấu thầu tại Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông. Do đó tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác đấu thầu tại Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông” làm luận văn thạc sỹ của mình. 2. Mục đích nghiên cứu của Luận văn: + Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về hoạt động đấu thầu, quy trình, thủ tục của hoạt động đấu thầu mua sắm máy móc, thiết bị, một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu của các doanh nghiệp. + Phân tích thực trạng công tác đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông trong những năm gần đây, những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực của Công ty trong hoạt động đấu thầu. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn: + Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là hoạt động đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thông. + Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh trong vài năm trở lại đây, trong thị trường Bưu chính Viễn thông của VNPT để làm rõ những hạn chế trong hoạt động đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông 4. Phương pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng phương pháp luận và những quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và tư duy logic để phân tích những vấn đề lý luận và thực tiễn về sự cần thiết để nâng cao hiệu quả của công tác đấu thầu. Ngoài ra trong quá trình thực hiện luận văn tác giả còn sử dụng các phương pháp như phương pháp tổng hợp, so sánh, phân tích, thống kê, quy nạp, diễn dịch,…nhằm tổng hợp về lý luận, phân tích đánh giá năng lực và thực trạng đấu thầu của Công ty. Các số liệu được sử dụng trong bài viết là các số liệu đã công bố, xuất bản chính thức cũng như các nghiên cứu thu thập thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu. 5. Đóng góp của Luận văn Với mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu của mình, bằng việc sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học, luận văn đã có những đóng góp nhất định như sau: + Hệ thống hóa các lý luận về đấu thầu, quy trình thủ tục trong công tác đấu thầu và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thông. + Phân tích, đánh giá thực trạng đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông qua hoạt động đấu thầu tự doanh và hoạt động đấu thầu ủy thác XNK trên cơ sở phân tích một số gói thầu thực tế. + Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại bưu chính viễn thông nói chung. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT ĐẤU THẦU 1.1 KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA ĐẤU THẦU 1.1.1 Khái niệm: Thuật ngữ đấu thầu đã trở nên quen thuộc ở Việt Nam trong hơn chục năm trở lại đây mặc dù nó đã xuất hiện từ lâu trên Thế giới bởi thuật ngữ này gắn với một hoạt động chỉ xuất hiện trong nền kinh tế thị trường. Đấu thầu là quá trình thực hiện một hoạt động mua bán đặc biệt mà người mua yêu cầu một hoặc nhiều người bán cung cấp những bản chào hàng cho một dịch vụ, công trình hoặc một hàng hoá cần mua nào đó và trên cơ sở những bản chào hàng, người mua sẽ lập cho mình một hoặc một vài người bán tốt nhất. Trong đấu thầu người ta nổi bật lên tính cạnh tranh của những nhà dự thầu hay những người bán, do vậy đấu thầu chỉ có thể thực hiện được trong nền kinh tế thị trường. Trước đây, khi nền kinh tế Việt Nam còn ở trong chế độ bao cấp, người bán chỉ sản xuất và bán những gì mình có và không quan tâm đến nhu cầu của người mua, do đó người mua không có quyền lựa chọn cho mình những hàng hoá phù hợp. Chỉ đến khi nền kinh tế Việt Nam chuyển dần sang hướng thị trường thì tính cạnh tranh xuất hiện, khái niệm về đấu thầu cũng dần dần hình thành và được chấp nhận như một điều tất yếu. Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 đã quy định: Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Bên mời thầu là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc là pháp nhân đại diện hợp pháp của chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu. Còn nhà thầu là tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài có năng lực pháp luật dân sự. Nếu là pháp nhân phải có tư cách hợp lệ nghĩa là có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập đối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh trong trường hợp là nhà thầu trong nước; có đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp trong trường hợp là nhà thầu nước ngoài; Hạch toán kinh tế độc lập và không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả; đang trong quá trình giải thể. Nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật của nước mà cá nhân đó là công dân; có đăng ký hoạt động hợp pháp hoặc chứng chỉ chuyên môn phù hợp do cơ quan có thẩm quyền cấp và không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Một số khái niệm cơ bản trong hoạt động đấu thầu cũng được định nghĩa rõ ràng trong Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 như sau: + Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định tại Điều 1 của Luật này trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. + Hoạt động đấu thầu bao gồm các hoạt động của các bên liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu. + Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định. + Chủ đầu tư là người sở hữu vốn hoặc được giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý và thực hiện dự án quy định tại khoản 7 Điều này. + Bên mời thầu là chủ đầu tư hoặc tổ chức chuyên môn có đủ năng lực và kinh nghiệm được chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo các quy định của pháp luật về đấu thầu. + Nhà thầu chính là nhà thầu chịu trách nhiệm về việc tham gia đấu thầu, đứng tên dự thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn (sau đây gọi là nhà thầu tham gia đấu thầu). Nhà thầu tham gia đấu thầu một cách độc lập gọi là nhà thầu độc lập. Nhà thầu cùng với một hoặc nhiều nhà thầu khác tham gia đấu thầu trong một đơn dự thầu thì gọi là nhà thầu liên danh. + Nhà thầu cung cấp là nhà thầu tham gia đấu thầu các gói thầu cung cấp hàng hóa quy định tại khoản 35 Điều này. + Gói thầu là một phần của dự án, trong một số trường hợp đặc biệt gói thầu là toàn bộ dự án; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án hoặc là khối lượng mua sắm một lần đối với mua sắm thường xuyên. + Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. + Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu. + Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc hồ sơ dự thầu. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì giá dự thầu là giá sau giảm giá. + Giá trúng thầu là giá được phê duyệt trong kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ sở để thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. + Chi phí trên cùng một mặt bằng bao gồm giá dự thầu do nhà thầu đề xuất để thực hiện gói thầu sau khi đã sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch, cộng với các chi phí cần thiết để vận hành, bảo dưỡng và các chi phí khác liên quan đến tiến độ, chất lượng, nguồn gốc của hàng hóa hoặc công trình thuộc gói thầu trong suốt thời gian sử dụng. Chi phí trên cùng một mặt bằng dùng để so sánh, xếp hạng hồ sơ dự thầu và được gọi là giá đánh giá. + Hợp đồng là văn bản ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu được lựa chọn trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên nhưng phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. + Hàng hoá gồm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng và các dịch vụ không phải là dịch vụ tư vấn. 1.1.2 Vai trò: Đối với bên mời thầu: Đấu thầu giúp cho người mua mua được hàng hoá, công trình hay dịch vụ mình cần một cách tốt nhất hay nói một cách khác là sử dụng đồng tiền của mình một cách có hiệu quả nhất. Người chủ đầu tư luôn muốn bỏ ra một khoản tiền để nhằm thu lại một lợi nhuận là lớn nhất chính vì vậy bằng cách tổ chức đấu thầu, nếu như không bị ràng buộc bởi các điều kiện khác sẽ tìm cho mình những nhà cung cấp đầu vào tốt nhất cũng như người khai thác tốt nhất kết quả đầu tư, như vậy hoạt động đấu thầu xuất hiện cùng với hoạt động đầu tư và nó giúp cho hoạt động đầu tư có hiệu quả. Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 đã ghi rõ: Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu. Mục tiêu của công tác đấu thầu là nhằm mục đích cạnh tranh công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu phù hợp, đảm bảo hiệu quả kinh tế của dự án. Ngoài vai trò quan trọng trên thì đấu thầu còn có một số tác dụng sau: Phát hiện ra những sản phẩm tương đương với sản phẩm cần thiết: Khi tham gia đấu thầu các nhà thầu có thể đưa ra những giải pháp thực hiện công việc cũng như các sản phẩm khác nhau mà vẫn đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu. Điều này tạo ra cơ hội tốt để bên mời thầu phát hiện và có thể sử dụng sản phẩm mới. Phát hiện và tiếp cận được những nhà thầu (hay người cung cấp) mới: bằng cách tổ chức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi (không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia), bên mời thầu có điều kiện phát hiện ra những nhà thầu có điều kiện phát hiện ra những nhà cung cấp tiềm năng mới. Hiểu biết và nắm vững những quy định, điều luật trong lĩnh vực mua sắm. Làm tăng uy tín của bên mời thầu trong môi trường kinh doanh: nếu thực hiện đấu thầu một cách nghiêm túc thì bên mời thầu sẽ tạo ra được sự tin tưởng đối với các nhà thầu và do đó các nhà thầu cũng sẽ tham gia một cách nghiêm túc. Đối với nhà thầu: Nếu mục đích của bên mời thầu khi tổ chức đấu thầu là mua được sản phẩm đáp ứng yêu cầu với giá cả hợp lý nhất thì mục đích của các nhà thầu là bán được sản phẩm với giá mình muốn tức là giá chào thầu. Trước khi đưa ra giá chào thầu các nhà thầu phải nghiên cứu giá thành sản phẩm của mình đồng thời phải tìm hiểu các nhà thầu khác sao cho giá chào thầu có tính cạnh tranh cao thì mới có khả năng trúng thầu. Do đó, muốn đạt được thành công trong đấu thầu thì các nhà thầu buộc phải phát huy tối đa khả năng cạnh tranh của mình bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới hay hạ giá thành sản phẩm. Đối với những nhà cung cấp mới hoặc chưa có tiếng tăm trên thị trường thì đấu thầu là cách giúp họ tự khẳng định mình và sự thành công sẽ mang lại cho các nhà thầu cơ hội để phát triển. Từ đó ta có rút ra khái niệm chung của đấu thầu: là cuộc cạnh tranh công khai giữa các nhà thầu với cùng một điều kiện nhằm giành được là nhà cung cấp do chủ đầu tư mời thầu, xét thầu và chọn thầu theo các quy định của nhà nước. 1.1.3 Nguyên tắc: Trong đấu thầu cần tuân thủ các nguyên tắc sau: + Nguyên tắc cạnh tranh lành mạnh và bình đẳng: Đấu thầu đòi hỏi sự cạnh tranh cao giữa các nhà thầu, vì vậy cần phải có một khuôn khổ pháp lý chặt chẽ để tạo ra một môi trường lành mạnh trong đó các nhà thầu đều được bình đẳng với nhau, không có sự phân biệt đối xử giữa các nhà thầu ở các thành phần kinh tế khác nhau. Bình đẳng trong tất cả các giai đoạn của đấu thầu từ việc cung cấp thông tin từ chủ đầu tư, đến việc tham dự quá trình mở thầu, và công bố kết quả thầu. Đây là nguyên tắc quan trọng hàng đầu vì cạnh tranh là điều kiện tồn tại của nền kinh tế thị trường. + Nguyên tắc bí mật:Nguyên tắc này đòi hỏi chủ đầu tư phải giữ bí mật về các số liệu, thông tin như: Giá dự thầu của các nhà thầu trước khi mở thầu, Các ý kiến trao đổi của các nhà thầu đối với chủ đầu tư trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu,... Mục đích của nguyên tắc này nhằm bảo đảm tính khách quan và công bằng tránh thiệt hại cho chủ đầu tư trong trường hợp giá dự thầu thấp hơn giá dự kiến hay gây thiệt hại cho một bên đầu tư nào đó do thông tin bị lộ tới một bên khác. + Nguyên tắc minh bạch: Nguyên tắc này là một trong những nguyên tắc yêu cầu bắt buộc trừ những công trình đặc biệt thuộc bí mật quốc gia, những công trình còn lại đểu phải đảm bảo công khai các thông tin cần thiết trong khi mời thầu và giai đoạn mở thầu. Nguyên tắc minh bạch đồng thời cũng có nghĩa là chống sự gian lận trong đấu thầu như thông đồng, móc ngoặc giữa nhà thầu và bên mời thầu, giữa các nhà thầu với nhau; cố ý tiết lộ thông tin, bí mật trong quá trình đấu thầu, đặt ra các điều kiện, tiêu chuẩn xét thầu không liên quan đến yêu cầu của gói thầu nhằm loại bỏ nhà thầu. + Nguyên tắc có đủ năng lực và trình độ: Nguyên tắc này đòi hỏi chủ đầu tư cũng như các bên dự án phải có năng lực thực tế về kinh tế, kỹ thuật, nhân sự ... để thực hiện những điều cam kết khi đấu thầu. Nó sẽ tránh thiệt hại do việc chủ đầu tư hay bên dự thầu không đủ năng lực để thực hiện các cam kết của mình , làm mất đi tính hiệu quả của công tác đấu thầu, gây tổn thất cho Nhà nước. + Nguyên tắc đảm bảo hiệu quả kinh tế: Nguyên tắc này là mục tiêu của quá trình đấu thầu, nó chi phối quá trình đấu thầu từ việc quy định hình thức đấu thầu, kế hoạch đấu thầu cho đến tiêu chuẩn xét thầu và lựa chọn nhà thầu trúng thầu. 1.2 QUY TRÌNH THỦ TỤC ĐẤU THẦU TRONG VIỆC MUA SẮM MÁY MÓC, THIẾT BỊ, DỊCH VỤ THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH 1.2.1 Hình thức đấu thầu: Có rất nhiều hình thức đấu thầu trong đầu tư, dựa vào đặc điểm đối tượng mà bên mời thầu muốn mua người ta chia ra làm 4 loại là: đấu thầu tuyển chọn tư vấn, đấu thầu xây lắp, đấu thầu mua sắm hàng hoá và dịch vụ và đấu thầu lựa chọn đối tác thực hiện dự án. Tuy nhiên trong chuyên đề này chúng ta sẽ đi nghiên cứu sâu về đấu thầu cung cấp hàng hoá vì đây chính là công việc đấu thấu của công ty mà người viết đang nghiên cứu. Như ta đã biết khái niệm hàng hoá rất rộng, nó bao gồm máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất, nguyên vật liệu, vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, bản quyền sở hữu công nghiệp, bản quyền sở hữu công nghệ… Còn các dịch vụ khác ở đây được hiểu là các dịch vụ ngoài những dịch vụ tư vấn các dich vụ vận chuyển, dịch vụ ủy thác, dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ sửa chữa bảo hành…Đấu thầu mua sắm (hay cung cấp) hàng hoá và các dich vụ khác là quá trình lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hoá, dịch vụ đạt yêu cầu về chất lượng và có giá cả hợp lý nhất. 1.2.2 Hình thức lựa chọn nhà thầu: Theo quy định của Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 thì có 7 hình thức lựa chọn nhà thầu đó là: 1.2.2.1 Đấu thầu rộng rãi: Là hình thức đấu thầu mà bất kỳ nhà thầu nào đủ điều kiện đều có thể tham gia nếu muốn, hình thức này không hạn chế về số lượng nhà thầu tham gia. Trong hồ sơ mời thầu Bên mời thầu không được nêu bất cứ điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng. 1.2.2.2 Đấu thầu hạn chế: Là hình thức đấu thầu mà chỉ có một số nhà thầu nhất định được mời tham gia dự thầu (tối thiểu là 5). Bên mời thầu áp dụng hình thức này khi thấy rằng các yêu cầu của mình chỉ có một số nhà thấu có thể đáp ứng hoặc do những quy định không cho phép bên mời thầu được áp dụng các hình thức khác. Hình thức hạn chế thường được áp dụng cho đấu thầu tuyển chọn tư vấn. 1.2.2.3 Chỉ định thầu: Là hình thức đấu thầu mà chỉ có duy nhất một nhà thầu được tham gia và chính nhà thầu này được lựa chọn để thực hiện các yêu cầu của bên mời thầu. Chỉ định thầu được áp dụng trong các trường hợp sau đây: a) Sự cố bất khả kháng do thiên tai, địch họa, sự cố cần khắc phục ngay thì chủ đầu tư hoặc cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công trình, tài sản đó được chỉ định ngay nhà thầu để thực hiện; trong trường hợp này chủ đầu tư hoặc cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công trình, tài sản đó phải cùng với nhà thầu được chỉ định tiến hành thủ tục chỉ định thầu theo quy định trong thời hạn không quá mười lăm ngày kể từ ngày chỉ định thầu; b) Gói thầu do yêu cầu của nhà tài trợ nước ngoài; c) Gói thầu thuộc dự án bí mật quốc gia; dự án cấp bách vì lợi ích quốc gia, an ninh an toàn năng lượng do Thủ tướng Chính phủ quyết định khi thấy cần thiết; d) Gói thầu mua sắm các loại vật tư, thiết bị để phục hồi, duy tu, mở rộng công suất của thiết bị, dây chuyền công nghệ sản xuất mà trước đó đã được mua từ một nhà thầu cung cấp và không thể mua từ các nhà thầu cung cấp khác do phải bảo đảm tính tương thích của thiết bị, công nghệ; đ) Gói thầu dịch vụ tư vấn có giá gói thầu dưới năm trăm triệu đồng, gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp có giá gói thầu dưới một tỷ đồng thuộc dự án đầu tư phát triển; gói thầu mua sắm hàng hóa có giá gói thầu dưới một trăm triệu đồng thuộc dự án hoặc dự toán mua sắm thường xuyên; trường hợp thấy cần thiết thì tổ chức đấu thầu. Khi thực hiện chỉ định thầu, phải lựa chọn một nhà thầu được xác định là có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng các yêu cầu của gói thầu và phải tuân thủ quy trình thực hiện chỉ định thầu do Chính phủ quy định. 1.2.2.4 Tự thực hiện: Hình thức tự thực hiện được áp dụng trong trường hợp chủ đầu tư là nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu thuộc dự án do mình quản lý và sử dụng. Khi áp dụng hình thức tự thực hiện, dự toán cho gói thầu phải được phê duyệt theo quy định. Đơn vị giám sát việc thực hiện gói thầu phải độc lập với chủ đầu tư về tổ chức và tài chính. 1.2.2.5 Mua sắm trực tiếp: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chọn ngay một nhà thầu đang hoặc đã thực hiện một công việc nào đó của mình (công việc đã được thực hiện đấu thầu trước đó) để bổ sung khối lượng của chính công việc này. 1.2.2.6 Chào hàng cạnh tranh: Chào hàng cạnh tranh: hình thức này được áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá, dịch vụ có giá trị dưới 2 tỷ đồng. Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở chào hành của bên mời thầu. Việc gửi chào có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp, bằng fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác. 1.2.2.7 Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt: Trường hợp gói thầu có đặc thù riêng biệt mà không thể áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu ở trên thì chủ đầu tư phải lập phương án lựa chọn nhà thầu, bảo đảm mục tiêu cạnh tranh và hiệu quả kinh tế và thẩm quyền xem xét, quyết đinh trong trường hợp này là Thủ tướng Chính phủ. 1.2.3 Phương thức đấu thầu: Dựa vào cách mà bên mời thầu yêu cầu các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu ta có thể có các phương thức đấu thầu khác nhau như đấu thầu một một túi hồ sơ, đấu thầu hai túi hồ sơ và phương thức đấu thầu hai giai đoạn: + Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC. Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc mở thầu được tiến hành một lần. + Phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ được áp dụng đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế trong đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn. Nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc mở thầu được tiến hành hai lần; trong đó, đề xuất về kỹ thuật sẽ được mở trước để đánh giá, đề xuất về tài chính của tất cả các nhà thầu có đề xuất kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu được mở sau để đánh giá tổng hợp. Trường hợp gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao thì đề xuất về tài chính của nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật cao nhất sẽ được mở để xem xét, thương thảo. + Phương thức đấu thầu hai giai đoạn được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, đa dạng và được thực hiện theo trình tự sau đây: a) Trong giai đoạn một, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn một, các nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật, phương án tài chính nhưng chưa có giá dự thầu; trên cơ sở trao đổi với từng nhà thầu tham gia giai đoạn này sẽ xác định hồ sơ mời thầu giai đoạn hai; b) Trong giai đoạn hai, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn hai, các nhà thầu đã tham gia giai đoạn một được mời nộp hồ sơ dự thầu giai đoạn hai bao gồm: đề xuất về kỹ thuật; đề xuất về tài chính, trong đó có giá dự thầu; biện pháp bảo đảm dự thầu. 1.2.4 Trình tự tổ chức đấu thầu: 1.2.4.1 Kế hoạch đấu thầu của dự án . Trước khi thực hiện đấu thầu các phần việc cụ thể của một dự án thì phải lập kế hoạch đấu thầu cho toàn bộ dự án đó. Trong kế hoạch đấu thầu của dự án phải xác định rõ ràng những công việc phải thực hiện đấu thầu và những công việc không thể đấu thầu được. Bên cạnh đó còn phải xác định được hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức thực hiện cho từng công việc, tiến độ và thời gian dự kiến thực hiện cho từng công việc. Một kế hoạch đấu thầu hợp lý sẽ đảm bảo cho qúa trình thực hiện dự án có hiệu quả và đúng tiến độ. Trong kế hoạch đấu thầu, mỗi gói thầu cần đảm bảo đủ 6 nội dung sau: Giá gói thầu; Nguồn vốn của gói thầu; Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu; Thời gian lựa chọn nhà thầu; Hình thức hợp đồng; Thời gian thực hiện hợp đồng. Do tầm quan trọng của việc này, nên kế hoạch đấu thầu của dự án phải được người có thẩm quyền quyết định trên cơ sở báo cáo thẩm định của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm. Trong trường hợp chưa đủ cơ sở để xây dựng kế hoạch đấu thầu cho toàn bộ dự án thì có thể xây dựng kế hoạch đấu thầu cho từng phần của dự án hoặc vài gói thầu cần thực hiện trước, song mỗi gói thầu vẫn phải đảm bảo có đủ các nội dung như nêu trên. 1.2.4.2 Trình tự đấu thầu Theo Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 thì đấu thầu mua sắm hàng hóa ở nước ta bao gồm các giai đoạn như sau: Sơ đồ 1.1 : Các giai đoạn tổ chức đấu thầu Chuẩn bị đấu thầu Tổ chức đấu thầu Đánh giá HSDT Thẩm định và phê duyệt KQĐT Thông báo KQĐT Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng Ký kết hợp đồng Sơ tuyển Thông báo mời thầu Lập HSMT Phát hành HSMT Lập Tổ chuyên gia đánh giá HSDT Đánh giá sơ bộ Đánh giá chi tiết Báo cáo KQĐT Tính pháp lý Quy trình KQĐT (mặt được và tồn tại) Tên nhà thầu trúng thầu Giá trúng thầu Hình thức hợp đồng ThỜi gian thỰc hiỆn HÀ Chi tiết hoá Các xem xét khác a. Chuẩn bị đấu thầu: Bước 1: Sơ tuyển nhà thầu Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện theo quy định sau đây: + Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu nhằm chọn được các nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu; + Trình tự thực hiện sơ tuyển bao gồm lập hồ sơ mời sơ tuyển; thông báo mời sơ tuyển; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển; trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển; thông báo kết quả sơ tuyển; Bước 2: Lập hồ sơ mời thầu + Căn cứ lập hồ sơ mời thầu: - Quyết định đầu tư và các tài liệu là cơ sở để quyết định đầu tư; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư; - Kế hoạch đấu thầu được duyệt; - Tài liệu về thiết kế kèm theo tổng dự toán, dự toán được duyệt (đối với gói thầu xây lắp); - Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật có liên quan; Điều ước quốc tế hoặc văn bản thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn ODA; - Các chính sách của Nhà nước về thuế, tiền lương, ưu đãi nhà thầu trong nước hoặc các quy định khác có liên quan. Bước 3: Phê duyệt hồ sơ mời thầu Cơ quan chức năng hoặc người có thẩm quyền của chủ đầu tư sẽ tiến hành thủ tục phê duyệt hồ sơ mời thầu theo quy định của pháp luật và điều lệ hoạt động của chủ đầu tư. Bước 4: Mời thầu + Thông báo mời thầu Đối với đấu thầu rộng rãi không có sơ tuyển, phải thực hiện đăng tải thông báo mời thầu trên tờ báo về đấu thầu 3 kỳ liên tiếp và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu; đối với đấu thầu quốc tế thì còn phải đăng tải đồng thời trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi trong nước. Sau khi đăng tải theo quy định trên có thể đăng trên các phương tiện thông tin đại chúng khác. + Gửi thư mời thầu Áp dụng đối với đấu thầu hạn chế và các gói thầu đã qua sơ tuyển. Bên mời thầu gửi thư mời thầu theo mẫu kèm theo Nghị định số 58/2008/NĐ-CP tới nhà thầu trong danh sách được mời tham gia đấu thầu hạn chế hoặc danh sách nhà thầu vượt qua sơ tuyển. Thời gian từ khi gửi thư mời thầu đến khi phát hành hồ sơ mời thầu tối thiểu là 5 ngày đối với đấu thầu trong nước, 7 ngày đối với đấu thầu quốc tế. b. Tổ chức đấu thầu. Bước 1: Phát hành HSMT Bước 2: Chuẩn bị, tiếp nhận, sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu + Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp nhà thầu cần thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi mua hồ sơ mời thầu, đăng ký tham gia đấu thầu thì phải thông báo bằng văn bản tới bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ xem xét khi nhận được văn bản thông báo này trước thời điểm đóng thầu. + Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu:Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu đều được coi là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều được coi là không hợp lệ. + Sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu: Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị và bên mời thầu chỉ chấp thuận nếu nhận được văn bản đề nghị của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu; văn bản đề nghị rút hồ sơ dự thầu phải được gửi riêng biệt với hồ sơ dự thầu. Bước 3: Mở thầu Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo ngày, giờ, địa điểm quy định trong hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu được mời. Bên mời thầu có thể mời đại diện của các cơ quan có liên quan đến tham dự lễ mở thầu. Sau khi mở thầu, bên mời thầu phải ký xác nhận vào từng trang bản gốc của tất cả hồ sơ dự thầu và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được tiến hành theo bản chụp. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản chụp và bản gốc cũng như về niêm phong của hồ sơ dự thầu. c. Đánh giá HSDT Bước 1. Đánh giá sơ bộ + Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu: - Tính hợp lệ của đơn dự thầu. Đơn dự thầu phải được điền đầ._.y đủ và có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký, trừ trường hợp trong văn bản thoả thuận liên danh có quy định các thành viên còn lại uỷ quyền cho thành viên đứng đầu liên danh ký đơn dự thầu; - Tính hợp lệ của thoả thuận liên danh: Trong thoả thuận liên danh phải phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn, khối lượng công việc phải thực hiện và giá trị tương ứng của từng thành viên trong liên danh, kể cả người đứng đầu liên danh và trách nhiệm của người đứng đầu liên danh; chữ ký của các thành viên, con dấu (nếu có); - Có một trong các loại giấy tờ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư; quyết định thành lập hoặc Giấy đăng ký hoạt động hợp pháp; Giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất (nếu có yêu cầu); Bước 2: Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu + Đánh giá về mặt kỹ thuật: Đánh giá theo tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật được quy định trong hồ sơ mời thầu. Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu có quyền yêu cầu nhà thầu giải thích, làm rõ về những nội dung chưa rõ, khác thường trong hồ sơ dự thầu. Chỉ những hồ sơ dự thầu được chủ đầu tư phê duyệt đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật mới được xác định giá đánh giá theo quy định tại điểm b khoản này. + Xác định giá đánh giá Việc xác định giá đánh giá là xác định chi phí trên cùng một mặt bằng về kỹ thuật, tài chính, thương mại và các yếu tố khác nhằm so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu. Phương pháp xác định giá đánh giá phải được nêu trong tiêu chuẩn đánh giá. Việc xác định giá đánh giá thực hiện theo trình tự sau đây: - Xác định giá dự thầu; - Sửa lỗi; - Hiệu chỉnh các sai lệch; - Giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch được gọi là giá đề nghị trúng thầu. - Chuyển đổi giá đề nghị trúng thầu sang một đồng tiền chung (nếu có) để làm căn cứ xác định giá đánh giá; - Đưa các chi phí về một mặt bằng để xác định giá đánh giá. Tuỳ theo tính chất của từng gói thầu mà quy định các yếu tố để xác định giá đánh giá cho phù hợp. Hồ sơ dự thầu có giá đánh giá thấp nhất được xếp thứ nhất. Bước 3: Báo cáo Kết quả đấu thầu Hồ sơ dự thầu có giá đánh giá thấp nhất được xếp thứ nhất. Trong trường hợp gói thầu phức tạp, nếu thấy cần thiết thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư cho phép nhà thầu có hồ sơ dự thầu xếp thứ nhất vào thương thảo sơ bộ về hợp đồng để tạo thuận lợi cho việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng sau khi có kết quả trúng thầu. d. Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu, thông báo kết quả đấu thầu + Trình duyệt và thẩm định kết quả đấu thầu - Bên mời thầu phải lập báo cáo về kết quả đấu thầu để chủ đầu tư trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định và gửi đến cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thẩm định. - Cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ thẩm định có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo của chủ đầu tư để trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định. + Người có thẩm quyền chịu trách nhiệm xem xét, phê duyệt kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo về kết quả đấu thầu và báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu. + Thông báo kết quả đấu thầu: Việc thông báo kết quả đấu thầu được thực hiện ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của người có thẩm quyền. Bên mời thầu phải gửi văn bản thông báo kết quả đấu thầu tới các nhà thầu tham dự thầu, riêng đối với nhà thầu trúng thầu còn phải gửi kế hoạch thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Trong thông báo kết quả đấu thầu sẽ bao gồm nội dung: Tên nhà thầu, giá trúng thầu, hình thức hợp đồng. Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu phải dựa trên cơ sở sau đây: + Kết quả đấu thầu được duyệt; + Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu; + Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu; + Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có); + Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu. Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng. Trường hợp việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng không thành thì chủ đầu tư phải báo cáo người có thẩm quyền xem xét việc lựa chọn nhà thầu xếp hạng tiếp theo. Trường hợp các nhà thầu xếp hạng tiếp theo cũng không đáp ứng yêu cầu thì báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định. 1.2.5 Trình tự tham dự đấu thầu mua sắm hàng hóa Ngược lại với quy trình tổ chức đấu thầu thì quy trình tham dự thầu của các nhà thầu trong đấu thầu mua sắm hàng hóa thường sẽ gồm các bước sau đây: Bảng 1.2: Sơ đồ tham dự thầu mua sắm hàng hóa Thu thập thông tin Ra quyết định tham dự thầu Nhận hoặc mua HSDT Lập HSDT Trình duyệt, nộp HSDT Ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng Bước 1: Thu thập thông tin Đây là bước khởi đầu rất quan trọng để đơn vị dự thầu biết được thông tin về gói thầu như chủng loại hàng hóa, quy mô gói thầu, một số yêu cầu cơ bản của gói thầu, thông tin về chủ đầu tư, thông tin về các nhà thầu có khả năng tham dự,... Thông tin thu được là cơ sở ban đầu để Nhà thầu ra quyết định có tham dự thầu hay không. Việc thu thập thông tin được giao cho một đơn vị trong công ty và thông thường là bộ phận kinh doanh đảm nhận, các cán bộ thường được chia ra làm các nhóm để lấy thông tin từ các nguồn khác nhau. Thông tin có thể do nhân viên của Bộ phận kinh doanh tìm kiếm từ các mối quan hệ trong kinh doanh hoặc do các công ty môi giới cung cấp hoặc đến từ nhiều nguồn khác như: Nguồn thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng: đài, báo, ti vi, internet…. Nguồn thông tin từ Bộ, các Sở ban ngành, chủ đầu tư trực tiếp cung cấp. Bước 2: Ra quyết định tham dự thầu: Từ các nguồn thông tin về cuộc đấu thầu trên bộ phận kinh doanh sẽ trực tiếp xem xét xem gói thầu có phù hợp với khả năng của Công ty hay không và tiếp tục thu thập thêm thông tin về chủ đầu tư, nhiệm vụ này được giao trực tiếp cho một số cán bộ cụ thể của phòng, qua đó nhà thầu sẽ đánh giá năng lực của Chủ đầu tư đồng thời giới thiệu cho Chủ đầu tư biết về đơn vị của mình. Muốn xác định năng lực của Chủ đầu tư các đơn vị tham dự thầu thường sẽ thông qua Ngân hàng để xem xét các khoản nợ của chủ đầu tư, có thể thông qua công ty bảo hiểm để đánh giá chế độ ưu đãi đối với người lao động và thông qua chi cục thuế đánh giá tình hình đóng thuế cho Nhà nước… qua đó có thể đánh giá năng lực tài chính và khả năng thanh toán của chủ đầu tư. Ngoài ra nhà thầu còn có thể đi xem xét thực tế, tìm hiểu, đánh giá một cách sơ bộ về gói thầu. Sau khi thực tế sơ bộ thấy gói thầu có thể phù hợp với năng lực của công ty thì tiến hành tính toán tài chính nếu thực hiện gói thầu này thì công ty có lãi hay không. Đây là bước rất quan trọng vì nó quyết định các nhà thầu có tham gia dự thầu hay không. Nếu đưa ra quyết định sai lầm thì có thể nhà thầu tham dự thầu nhưng không trúng khi đó sẽ mất một khoản chi phí tham dự thầu. Hoặc mất cơ hội dành được dự án tốt của công ty, hay khi dành được dự án rồi nhưng công ty không có lãi. Vì vậy khi thực hiện ra quyết định đầu tư nhà thầu phải có nguồn thông tin đầy đủ và chính xác để có thể ra quyết đính đúng đắn. Có những trường hợp lợi nhuận không phải là mục tiêu quan trọng mà điều quan trọng là nâng cao vị thế kinh doanh của công ty trên thị trường hoặc là xác lập mối quan hệ với chủ đầu tư,… Bước 3: Mua HSMT Sau khi có quyết định tham dự thầu, Nhà thầu sẽ cử cán bộ đến chủ đầu tư để mua HSMT và làm các thủ tục cần thiết để tham dự đấu thầu như tiến hành thủ tục Bảo lãnh dự thầu. Bước 4: Lập HSDT Trong toàn thể quy trình tham dự thầu thì khâu lập HSDT là khâu quan trọng nhất. Sau khi có HSMT thì nhà thầu sẽ tiến hành lập HSDT theo yêu cầu của HSMT và theo quy định của pháp luật. Trưởng bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ bố trí nhân sự và phối hợp cùng với các phòng ban chức năng khác trong Công ty thực hiện việc xây dựng HSDT HSDT bao gồm nhiều phần khác nhau và mỗi bộ phận chức năng được giao cho thực hiện một khâu chuyên môn. Các nhóm có nhiệm vụ nghiêm cứu kỹ HSMT, nắm bắt các yêu cầu cụ thể đối với phần nội dung mình phụ trách và tiến hành công việc lập biểu mẫu HSDT. Các nội dung lập HSDT có thể khát quát như sau: a) Công tác lập hồ sơ năng lực Hồ sơ năng lực của Công ty thường tiến hành lập các bảng tóm tắt có nội dung chủ yếu sau: - Giới thiệu chung về công ty: lịch sử hình thành và phát triển, các lĩnh vực công ty kinh doanh, cơ cấu tổ chức kèm theo các tài liệu: Quyết định thành lập, Giấy phép đăng ký kinh doanh, chứng chỉ hành nghề … - Trình bày tình hình tài chính của Công ty trong 3 năm gần nhất thông qua bảng cân đối kế toán, các báo cáo tài chính hàng năm. - Giới thiệu về kinh nghiệm của Công ty. Trình bày số năm kinh nghiệm của các ngành kinh doanh, các gói thầu tương tự đã thực hiện trong một vài năm gần nhất. Hồ sơ năng lực đôi khi phải nộp trước nhưng khi nộp HSDT vẫn phải nộp hồ sơ năng lực này. b) Công tác lập đặc tính kỹ thuật của hàng hoá: Công tác lập bảng đặc tính kỹ thuật của hàng hoá là quan trọng nhất vì đây là nội dung chính của HSDT và là nhân tố quan trọng quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. Bảng đặc tính kỹ thuật của hàng hoá bao gồm các nội dung sau: - Nước sản xuất - Đơn vị sản xuất - Năm sản xuất - Mô tả chung - Thành phần của hàng hoá - Danh mục, chỉ tiêu kỹ thuật và số lượng của từng loại trong bộ hàng hoá - Các tiêu chuẩn hoạt động, năm sử dụng, điều kiện môi trường hoạt động. - … c) Công tác lập bảng dự toán về đơn giá dự thầu: Công tác này sẽ được phòng kinh doanh giao cho một cán bộ để lập, kết hợp với sự giúp đỡ của phòng Tài chính- Kế toán mà đưa ra được bảng dự toán đơn giá dự thầu. Căn cứ vào nơi sản xuất, giá xuất xưởng, chi phí vận chuyển và áp dụng chính sách kinh doanh của nhà thầu mà đưa ra giá chào thầu hợp lý, không nên cao quá sẽ làm giảm sự cạnh tranh trong cuộc đấu thầu, cũng không nên thấp quá sẽ làm giảm lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên trong một số trường hợp để việc đánh giá được thuận lợi thì Bên mời thầu có quy định cách chào giá cho các nhà thầu. Đối với hàng hoá nhập khẩu thì quy định rõ giá FOB hay giá CIF, hàng hoá sản xuất trong nước chào giá xuất xưởng hay giá tại điạ điểm của bên mời thầu. Kết quả của công tác lập HSDT là bản HSDT mà nhà thầu phải nộp cho BMT và sẽ được mở tại buổi đấu thầu. Danh mục HSDT thường bao gồm: Đơn dự thầu Bảo lãnh dự thầu qua ngân hàng. Giấy Đăng ký kinh doanh Giấy Đăng ký mã số thuế, mã số XNK Bản giới thiệu năng lực kinh doanh các năm, danh sách cán bộ của nhà thầu. Báo cáo tài chính, biên bản kiểm tra quyết toán thuế các năm, báo cáo kê khai tài chính. Uỷ quyền của nhà sản xuất. Giấy chứng nhận của cơ quan quản lý nhà nước về chất lượng của hàng hóa Đặc tính kỹ thuật của hàng hoá. Biểu giá thầu Bản thảo hợp đồng,.. Bước 5: Trình duyệt, đóng gói và nộp HSDT Sau khi đã chuẩn bị các nội dung cụ thể cần có trong HSDT thì bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ xem xét lại và hoàn thiện nốt những yêu cầu mà BMT đề ra, kiểm tra, bổ sung những nội dung, tài liệu còn thiếu. Khi đã đảm bảo hồ sơ đã hoàn thành thì nhà thầu tiến hành đóng gói, niêm phong và nộp HSDT cho bên mời thầu theo quy định của HSMT và đảm bảo trước thời gian quy định của HSMT. Bước 6: Ký kết hợp đồng Sau khi nộp HSDT, BMT sẽ tiến hành mở thầu và tiến hành đánh giá các HSDT để lựa chọn một nhà thầu cung cấp hàng hóa. Sau khi tiến hành đánh giá và lựa chọn được nhà thầu thắng gói thầu thì BMT sẽ báo thắng thầu cho nhà thầu đó tiến hành thỏa thuận ngày giờ, địa điểm cụ thể tiến hành ký kết hợp đồng để cung cấp hàng hóa theo đúng như . Việc ký kết này nhằm xác định mối quan hệ pháp lý ràng buộc giữa nhà thầu và Chủ đầu tư để thực hiện gói thầu. Nhà thầu cũng có thể phải chuẩn bị Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Bảo lãnh đặt cọc theo yêu cầu của chủ đầu tư để đảm bảo sẽ thực hiện hợp đồng có trách nhiệm và chuẩn bị bố trí nhân lực và vật lực để thực hiện việc cung cấp hàng hoá theo như hợp đồng đã ký kết. Bước 7: Thực hiện hợp đồng Cơ sở thực hiện đó là hợp đồng hai bên đã ký kết trong đó sẽ quy định trách nhiệm và quyền lợi của các bên phải tuân thủ. Thông thường đó là các trách nhiệm về sản xuất, cung cấp hàng hóa đúng chủng loại kỹ thuật và tiến độ như HSDT, trách nhiệm về bảo hành, hóa đơn, chứng từ thanh toán và trách nhiệm thanh toán của chủ đầu tư. 1.3 NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU 3.1 Nguồn nhân lực Đây là yếu tố cơ bản và đặc biệt quan trọng của Doanh nghiệp trong SXKD. Chủ đầu tư khi xem xét nguồn nhân lực của các nhà thầu phải đánh giá được năng lực của hệ thống người lao động trong công ty. Nếu Ban giám đốc là người ra quyết định và chịu trách nhiệm vể sự thành công hay thất bại của Doanh nghiệp thì đội ngũ cán bộ cấp trung gian là người giám sát việc thực hiện các quyết định đó. Uy tín và kinh nghiệm kinh doanh lâu năm của Ban giám đốc trên thương trường sẽ tạo uy tín và thương hiệu cho Doanh nghiệp, được các chủ đầu tư biết đến trong mỗi cuộc đấu thầu. Lãnh đạo đơn vị giỏi là người có khả năng quản trị và điều hành tốt, giúp quá trình điều động và luân chuyển con người hợp lý, tránh lãng phí nhằm hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, đồng thời biết chăm lo quyền lợi của người lao động... Như thế mới tạo được sự nhiệt tình, đoàn kết của người lao động trong công ty nhằm tạo nên sức mạnh tổng hợp trong Doanh nghiệp. Tuy nhiên lãnh đạo giỏi cũng chưa đủ mà còn cần đội ngũ lao động với trình độ tay nghề chuyên sâu, có khả năng sáng tạo, trách nhiệm trong công việc. Họ chính là những người trực tiếp thực hiện những ý tưởng, chiến lược và chiến thuật kinh doanh của đội ngũ lãnh đạo cấp trên, những người tạo nên chất lượng công trình và sức cạnh tranh của Doanh nghiệp. Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các Doanh nghiệp như hiện nay, Doanh nghiệp nào sở hữu được đội ngũ các nhà lãnh đạo dạn dày kinh nghiệm, tâm huyết, nhiệt tình trong công tác, những cán bộ có chuyên môn giỏi, có năng lực và lực lượng công nhân lành nghề sẽ là một Doanh nghệp có năng lực cạnh tranh vượt trội so với Doanh nghiệp khác, vì họ đã có trong tay một trong những nguồn lực trọng yếu tạo nên sức mạnh của một Doanh nghiệp để vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh. 1.3.2 Trình độ tổ chức lập hồ sơ dự thầu Trình độ lập hồ sơ dự thầu ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng cạnh tranh trong đấu thầu và thắng thầu của Doanh nghiệp. Một nhà thầu có thể bị loại ngay từ vòng đầu do hồ sơ dự thầu không đảm bảo các yêu cầu của tổ chức mời thầu. Trình độ tổ chức lập hồ sơ thầu cũng liên quan chặt chẽ đến nhân tố nguồn nhân lực, vì việc lập hồ sơ thầu có đảm bảo chất lượng và đạt yêu cầu hay không phụ thuộc trình độ chuyên môn nghiệp vụ, am hiểu kinh doanh và luật pháp và kinh nghiệm quản lý dự án của đội ngũ cán bộ lập hồ sơ thầu. Tổ chức lập hồ sơ thầu phải đòi hỏi qua các bước như nghiên cứu hồ sơ mời thầu, điều tra môi trường đấu thầu (điều tra các điều kiện thi công, tự nhiên, kinh tế, xã hội của dự án, ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành công trình), điều tra dự án đầu thầu (tính phức tạp về kỹ thuật của công trình, yêu cầu về tiến độ thời gian hoàn thành), lập phương án thi công, xây dựng giá thầu...Cả quá trình lập hồ sơ thầu hết sức phức tạp và đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh, vì vậy rất cần đội ngũ cán bộ lập hồ sơ thầu chuyên nghiệp, kinh nghiệm và có chuyên môn cao. Đội ngũ cán bộ này phải hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn và đòi hỏi độ chính xác cao để đảm bảo khả năng trúng thầu lớn nhất. Bên cạnh yếu tố năng lực và nhiệt tình của đội ngũ cán bộ làm hồ sơ thầu. Công ty cũng cần hỗ trợ các phương tiện làm việc hiện đại, phù hợp, hỗ trợ cho việc đánh giá chính xác và hoàn thiện hồ sơ thầu nhanh chóng. Chất lượng hồ sơ dự thầu là một trong những tiêu chí cơ bản quyết định nhà thầu có trúng thầu hay không. 1.3.3 Tài chính Hoạt động tài chính là hoạt động cốt lõi trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm giải quyết các vấn đề kinh tế, kỹ thuật, công nghê, lao động...phát sinh trong quá trình kinh doanh dưới hình thức giá trị. Trước hết khả năng tài chính của một doanh nghiệp được thể hiện ở quy mô về nguồn vốn (vốn chủ sở hữu, vốn tự có) nhưng quan trọng hơn là khả năng huy động các nguồn vốn phục vụ cho SXKD và hiệu quả sử dụng các nguồn vốn đó. Một doanh nghiệp thương mại với khả năng tài chính vững mạnh có thể tham gia đấu thầu nhiều công trình trong một năm, có nhiều cơ hội nhằm đáp ứng yêu cầu thi công và đòi hỏi của chủ đầu tư. Đồng thời luôn giữ được uy tín (trả nợ đúng hạn, hoàn thành đúng tiến độ...) với các nhà cung cấp, các bạn hàng và các tổ chức tín dụng, do đó doanh nghiệp sẽ dễ dàng gây dựng danh tiếng tốt và huy động được nhiều nguồn vốn cho những công trình kế tiếp. Năng lực tài chính được xem xét trên hai phương diện: - Khả năng tài chính là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà thầu. Một doanh nghiệp có khả năng tài chính mạnh sẽ cho phép đưa ra quyết định giá bỏ thầu một cách sáng suốt và cạnh tranh hơn. - Sau khi đã giành chiến thắng trong đấu thầu,những doanh nghiệp có năng lực tài chính mạnh sẽ dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ thi công, đảm bảo tiến độ thi công, thực hiện các hạng mục công trình hợp lý, có kỹ thuật, chất lượng tốt, nhằm tạo uy tín và niềm tin cho chủ đầu tư. 1.3.4 Hoạt động Marketing Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện tốt nhằm giành ưu thế trong cạnh tranh và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, Để chiến thắng trong đấu thầu , tính hiệu quả của hoạt động Marketing lại càng phải được đề cao. Tìm kiếm thêm được nhiều công trình là công ty đã mở rộng được thị trường, quảng bá rộng rãi uy tín và thương hiệu của Công ty, từ đó tăng cơ hội được thị trường biết đến và tin tưởng và tham gia dự thầu ở những công trình kế tiếp. Muốn vậy, hệ thống Marketing phải đảm bảo đem lại thông tin chính xác, kịp thời về sự phát triển của thị trường, đánh giá các triển vọng về các nhà phân phối, các đối thủ cạnh tranh, các yếu tố đầu vào và những nhân tố liên quan khác, trên cơ sở đó giúp Ban lãnh đạo của công ty xây dựng chiến lược cạnh tranh thầu thích hợp, phát huy tối đa lợi thế của bản thân công ty và giúp tăng khả năng thắng thầu. Nhất là đối với một doanh nghiệp chuyên sâu về lĩnh vực thương mại như Công ty COKVYINA, có thể nói là trong cơ chế thị trường ngày càng phát triển như hiện nay thì marketing là chìa khóa then chốt của thành công trong kinh doanh thương mại nói chung và trong cả công tác đấu thầu nói riêng. Làm tốt công tác Marketing, tuyên truyền, quảng bá, xây dựng hình ảnh thương hiệu của Doanh nghiệp cũng chính là tăng thêm mức độ tin tưởng của chủ đầu tư với nhà thầu, từ đó nâng cao tỷ lệ trúng thầu. 1.3.5 Khả năng liên doanh liên kết Liên doanh, liên kết là sự kết hợp hai hay nhiều phương pháp kinh tế để tạo ra một pháp nhân mới có sức mạnh tổng hợp về năng lực kinh nghiệm, tài chính. Liên doanh liên kết đem lại lợi ích cho các bên tham gia, nhất là trong lĩnh vực sản phẩm mạng lưới bưu chính viễn thông vì sản phẩm thường là những dự án có quy mô lớn và mức độ phức tạp cao, đôi khi vượt quá khả năng của một doanh nghiệp đơn lẻ để cạnh tranh trong đấu thầu. Liên kết kinh tế tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể đi sâu phát triển chuyên môn hóa một cách có hiệu quả, khai thác được những điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu, tiết kiệm chi phí, san sẻ rủi ro, thích ứng với cơ chế thị trường, dễ dàng tiếp cận và chinh phục những thị trường mới do có tiềm lực về tài chính, đồng thời đẩy nhanh ứng dụng những thành tựu của tiến bộ khoa học công nghệ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phát triển doanh nghiệp. Liên kết có thể thực hiện theo chiều ngang, tức là liên kết của doanh nghiệp với các doanh nghiệp cùng ngành để đảm nhận dự án lớn; còn liên kết theo chiều dọc là liên kết của doanh nghiệp trong ngành với doanh nghiệp trong các ngành khác nhờ đó giảm chi phí, giá thành dự thầu ở mức độ tối đa. 1.3.6 Môi trường kinh doanh và cơ chế chính sách của Nhà nước Nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp như tín dụng, chống độc quyền, thuế, các chế độ ưu đãi, bảo vệ môi trưởng...tức là ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Các tác động này có thể tạo ra cơ hội hoặc nguy cơ cho mỗi doanh nghiệp. Mức độ lành mạnh hay không lành mạnh, ổn định hay bất ổn của hệ thống chính trị pháp luật là yếu tố tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển hoặc suy yếu, hoặc là tạo ra sự cạnh tranh bình đẳng giữa các doanh nghiệp trong đấu thầu, sử dụng hiệu quả đồng vốn của Nhà nước hoặc ngược lại sẽ gây tổn thất cho nền kinh tế xã hội bằng cách lựa chọn không công bằng những nhà thầu không đủ năng lực, uy tín để thi công những công trình văn hóa của đất nước, làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh quốc gia nói chung và doanh nghiệp nói riêng. 1.3.7 Các nhà cung cấp Xã hội ngày càng phát triển, sự phân công lao động và chuyên môn hóa ngày càng thể hiện rõ nét. Các doanh nghiệp nói chung, đặc biệt là Công ty về thương mại như COKVYINA thì không thể tự sản xuất và cung ứng cho mình tất cả các yếu tố đầu vào mà họ phải liên kết với các nhà cung cấp để có được sản phẩm theo yêu cầu của các gói thầu...các nhà sản xuất có thể gây áp lực với các doanh nghiệp thương mại. Bất kỳ một yếu tố nào không hoàn hảo trong công việc của nhà cung cấp (giao hàng chậm,chất lượng không ổn định,cung cấp vốn không đầy đủ...) đều có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng công trìnhvà uy tín của các doanh nghiệp thương mại, nhất là những nhà cung cấp độc quyền một loại thiết bị viễn thông nào đó, bởi vì tính tương thích của hệ thống khi mở rộng, nâng cấp mạng lưới. Do vậy, xác lập được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sẽ góp phần làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 1.3.8 Các đối thủ cạnh tranh Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng trúng thầu của doanh nghiệp. Khi tham gia đấu thầu, doanh nghiệp phải thu thập tìm kiếm thông tin chính xác về các đối thủ cạnh tranh, phải biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng đối thủ cạnh tranh, trên cơ sở đó xác định khả năng của Doanh nghiệp với các công ty đó và đưa ra chiến lược dự thầu thích hợp. Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào các yếu tố như số lượng các nhà thầu tham gia cạnh tranh, tốc độ tăng trưởng của ngành, sự đa dạng hóa của các đối thủ cạnh tranh, hàng rảo cản trở sự xâm nhập của các đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn. Để trúng thầu, doanh nghiệp phải thể hiện được khả năng vượt trội của mình trước các đối thủ cạnh tranh. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG (COKYVINA). 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty COKYVINA: Ngày 30 tháng 3 năm 1990 Tổng cục Bưu điện ra quyết định số 372/QĐ-TCCB-LĐ hợp nhất Công ty Vật tư Bưu điện và Công ty Dịch vụ kỹ thuật Viễn thông thành Công ty Dịch vụ kỹ thuật và XNK Vật tư thiết bị Viễn thông gọi tắt là COKYVINA, với nhiệm vụ chính là XNK, cung cấp vật tư thiết bị Viễn thông cho ngành Bưu điện. Cũng từ đây cái tên COKYVINA được gắn liền với công ty qua các thời kỳ chuyển đổi. Ngày 15 tháng 3 năm 1993 Tổng cục Bưu điện ra quyết định thành lập Doanh nghiệp nhà nước Công ty Dịch vụ- Xuất nhập khẩu Vật tư Bưu điện (COKYVINA) kế thừa nhiệm vụ, ngành nghề từ Công ty Dịch vụ kỹ thuật và XNK Vật tư thiết bị Viễn thông. Ngày 9 tháng 9 năm 1996 Tổng cục Bưu điện ra quyết định thành lập Doanh nghiệp nhà nước Công ty Vật tư Bưu điện I (COKYVINA) trên cơ sở bộ máy tổ chức của Công ty Dịch vụ- Xuất nhập khẩu Vật tư Bưu điện. Đến ngày 5 tháng 11 năm 2004 Bộ Bưu chính Viễn thông quyết định cổ phần hoá Công ty Vật tư Bưu điện I thành Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông (COKYVINA) bằng Quyết định số 45/2004/QĐ-BBCVT theo đó Bộ Bưu chính Viễn thông giao cho Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam (VNPT) giữ 51% vốn điều lệ của Công ty COKYVINA. Với 51% vốn nhà nước, Công ty COKYVINA là một đơn vị thành viên trong hệ thống tổ chức của Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam (nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam), là một pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu và tài khoản riêng mở tại ngân hàng. Công ty COKYVINA có địa chỉ trụ sở tại 178, Triệu Việt Vương, Hà nội và bắt đầu đi vào hoạt động dưới hình thức Công ty Cổ phần vào ngày 10 tháng 05 năm 2005 khi được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp Giấy phép kinh doanh số 0103007704. 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh. Theo giấy phép kinh doanh số 0103007704 cấp ngày 10/5/2005 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, ngành nghề kinh doanh của công ty COKYVINA bao gồm: Kinh doanh vật tư, thiết bị Bưu chính viễn thông, phát thanh truyền hình, điện, điện tử, tin học, điện tử dân dụng, vật tư thiết bị công nghiệp, dân dụng và các kĩnh vực khác theo quy định của Pháp luật. Xuất nhập khẩu trực tiếp thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, các vật tư Bưu chính viễn thông, điện, điện tử, tin học, phát thanh truyền hình và các mặt hàng khi được pháp luật cho phép theo nhu cầu thị trường. Kinh doanh các vật tư thiết bị Bưu chính viễn thông, điện, điện tử, tin học phát thanh truyền hình sản xuất trong nước và nhập khẩu. Nhận XNK uỷ thác vật tư thiết bị kỹ thuật Bưu chính viễn thông, điện, điện tử, tin học phát thanh truyền hình theo yêu cầu của khách hàng, làm đại diện hoặc uỷ quyền đại lý các ngành hàng nêu trên. Sản xuất, lắp ráp máy móc, thiết bị trong các lĩnh vực bưu chính viễn thông, phát thanh truyền hình, điện, điện tử, tin học, điện tử dân dụng, giao thông, công nghiệp, xây dựng và các lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật. Đầu tư trong các lĩnh vực bưu chính viễn thông, tài chính, công nghiệp, nhà ở, cơ sở hạ tầng, các khu công nghiệp, khu đô thị, và các lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật. Vốn điều lệ của Công ty COKYVINA: 40.500.000.000 đồng (Bốn mươi tỷ năm trăm triệu đồng). Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty COKYVINA Bảng 2.1: Sơ đồ tổ chức ĐHĐCĐ Tổng Giám Đốc Bộ phận Tổ chức hành chính Phòng Kế hoạch KDXNK Phòng Nghiệp vụ Pháp chế NT Phòng Kế toán Trung tâm KD số 1, 2, 3 tại Hà Nội Chi Nhánh tại Hải Phòng Chi Nhánh tại Đà Nẵng Chi nhánh tại Tp. Tp. Hồ Chí Minh HĐQT BAN KS Phó Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc 2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty cổ phần thương mại Bưu chính Viễn thông (COKYVINA). - Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, họp thường niên mỗi năm một lần, làm việc theo chế độ tập thể, để đưa ra các quyết định quan trọng của Công ty. - Hội đồng quản trị Công ty: là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị của Công ty gồm có năm (05) người, trong đó có 4 người là cán bộ của Ban Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT là Ông Nguyễn Kim Kỳ kiêm Tổng Giám đốc của Công ty, một thành viên còn lại là đại diện của Công ty Tài chính Bưu điện. - Ban Giám đốc công ty: Có trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty gồm có Tổng Giám đốc và Ba (03) Phó Tổng Giám đốc giúp Tổng Giám đốc phụ trách chỉ đạo từng lĩnh vực riêng biệt trong hoạt động kinh doanh của Công ty, - Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng có nhiệm vụ. * Xây dựng kế hoạch kinh doanh tổng thể của Công ty và kế hoạch chi tiết hàng năm trình Lãnh đạo Công ty giao chỉ tiêu từng đơn vị kinh doanh trực thuộc. * Quản lý tổng thể việc kinh doanh nội địa của Các đơn vị kinh doanh trực thuộc, theo dõi và phối hợp việc tham dự thầu của các đơn vị Trung tâm kinh doanh 1,2,3 tại Hà Nội. * Đàm phán trình Tổng Giám đốc Công ty ký hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị, phụ tùng thay thế theo hình thức nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị trong ngoài ngành. - Phòng Nghiệp vụ pháp chế ngoại thương: Phòng có chức năng nhiệm vụ: * Thực hiện chuyên việc xuất nhập khẩu ủy thác với Tập đoàn VNPT, các đơn vị trong và ngoài ngành tập đoàn để cung cấp thiết bị Bưu chính Viễn thông. * Phối hợp với các ban chức năng của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông (VNPT) đàm phán với phía đối tác nước ngoài để ký kết và thực hiện các hợp đồng ngoại thương. * Tham dự các gói thầu về uỷ thác xuất nhập khẩu thiết bị Bưu chính Viễn thông với các đơn vị trong và ngoài ngành. - Phòng kế toán tài chính: Phòng có chức năng nhiệm vụ ghi chép, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, quản lý toàn bộ tài sản của Công ty, quan hệ với các cơ quan tài chính, cơ quan thuế để cung cấp vốn liếng cho mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, theo dõi cơ cấu nguồn vốn và hình thành nên tài sản này. - Bộ phận Tổ chức, Hành chính: Đây là bộ phận đảm bảo vật chất và tinh thần cho mọi hoạt động của công ty. * Tổ chức quản lý hồ sơ về nhân sự, thực hiện các chế độ chính sách về lao động đối với Cán bộ công nhân viên theo quy định của pháp luật. * Nắm vững các chính sách, chế độ quy định, đảm bảo thực hiện tốt và nghiêm chỉnh chế độ khen thưởng của công ty, tổ chức quản lý tài sản công ty, phục vụ các hội nghị tiếp khách. - Ba (03) Trung tâm kinh doanh tại Hà Nội: đó là Trung Tâm kinh doanh 1, Trung tâm kinh doanh 2 và Trung tâm kinh doanh 3 trực thuộc Công ty. Đứng đầu các Trung tâm kinh doanh là Giám đốc Trung tâm kinh doanh và các phó Giám đốc. Các Trung tâm kinh doanh có chức năng tìm kiếm thị trường, làm đầu mối tham dự các gói thầu của các đơn vị trong và ngoài ngành, tự ký hoặc trình Tổng giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế sau khi trúng thầu. Trong các Trung tâm kinh doanh sẽ có hai bộ phận chuyên trách chính đó là Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Kế toán. - Chi Nhánh Công ty tại Hải Phòng, Đà Năng, Tp. Hồ Chí Minh: Chi nhánh là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc Công ty, có con dấu riêng, có tài khoản chuyên thu chuyên chi tại ngân hàng thành phố, Chi nhánh do Giám đốc và Phó Giám đốc chi nhánh phụ trách chỉ đạo. Trong Chi nhánh sẽ có các Phòng Ban chuyên trách: Gồm Phòng Kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế toán, Cửa ._.hành chính tổng hợp, nhiệm vụ kinh doanh nội địa sẽ do các Chi nhánh của Công ty đảm nhiệm hoặc do Phòng KDXNK nếu Lãnh đạo công ty thấy cần thiết. + Thành lập Phòng Hành chính Kế hoạch Tổng hợp: Một công ty có cơ cấu tổ chức khá phức tạp như COKYVINA mà các nhiệm vụ về tổ chức hành chính lại chỉ được hoạt động dưới dạng một Tổ là chưa tương xứng, dẫn đến hoạt động không đáp ứng được các yêu cầu của Công ty, ngay chỉ là các nhiệm vụ về phục vụ về các công tác chuẩn bị đấu thầu cho các phòng kinh doanh. Vì vậy tổ chức dưới dạng dạng Phòng Tổ chức Hành chính Tổng hợp, trong đó bao gồm nhiều cán bộ chuyên trách từng mảng hoạt động như: tổ chức, hành chính, đội xe, kế hoạch,.. sẽ tăng tính hiệu quả hoạt động các công tác tổ chức hành chính của Công ty. ĐHĐCĐ Tổng Giám Đốc Phòng Hành chính KH Tổng hợp Phòng KDXNK Phòng Kế toán Chi nhánh tại Hà Nội Chi Nhánh tại Hải Phòng Chi Nhánh tại Đà Nẵng Chi nhánh tại Tp. Hồ Chí Minh HĐQT BAN KS Phó Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Bảng 3.2: Sơ đồ tổ chức lại bộ máy của COKYVINA + Thành lập Chi nhánh Công ty tại Hà nội: Việc để tồn tại Ba (03) Trung tâm kinh doanh hoạt động song song, hạch toán phụ thuộc vào công ty, đã tăng sức ép quản lý từ Bộ máy Lãnh đạo công ty, lại vừa dẫn đến tình trạng cực kỳ lộn xộn trong việc tham dự thầu kinh doanh của Công ty như: Cạnh tranh, xâm lấn thị trường của nhau, chất lượng hồ sơ dự thầu lại không thống nhất,… Chính vì vậy việc tổ chức dưới dạng Chi nhánh Công ty tại Hà nội để hợp nhất các Trung tâm kinh doanh về một mối là rất cần thiết trong tình hình thực tế hiện tại. Khi hạch toán dưới dạng độc lập sẽ giúp cho các Chi nhánh chủ động hơn trong kinh doanh và giảm tải sự quản lý từ trụ sở của Công ty, tạo điều kiện Lãnh đạo Công ty tập trung vào việc định hướng kinh doanh cho tổng thể toàn công ty. 3.2.2 Nâng cao hiệu quả của hoạt động Marketing Nghiên cứu và nắm bắt nhu cầu thị trường là một hoạt động cực kỳ cần thiết trong cơ chế kinh tế thị trường, từ đó để có thể đưa ra kế hoạch kinh doanh và phương án dự thầu thích hợp, nhất là đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại như Công ty COKYVINA. Từ thực tế kinh doanh của Công ty COKYVINA ta có thể nhận thấy rằng Công ty COKYVINA chưa thực sự chú trọng vào công tác Marketing, thể hiện ở chỗ Công ty chưa có Phòng Marketing hoạt động chuyên biệt, mà hoạt động này mang tính chất kiêm nhiệm tại các đơn vị kinh doanh của Công ty, chủ yếu sử dụng mối quan hệ lâu đời sẵn có. Chính vì vậy để tăng cường tính hiệu quả khi tham gia đấu thầu, Công ty cần phải xây dựng một Phòng Marketing riêng biệt, có trách nhiệm tìm kiếm thu thập các thông tin đến gói thầu, chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh, xây dựng và quảng bá rộng rãi thương hiệu của Công ty. Hiện tại theo quy hoạch và chiến lược phát triển của ngành thì trong giai đoạn tới vẫn là giai đoạn cần đầu tư lớn để phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật, chắc chắn sẽ có rất nhiều gói thầu trong lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty, nhưng trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu tiến độ ngày càng cao, việc chỉ dựa hoàn toàn vào các mối quan hệ lâu đời như cách làm của công ty là không còn phù hợp, việc công khai, cạnh tranh lành mạnh các gói thầu đang được thực hiện ngày càng nghiêm túc, chính vì vậy việc nghiên cứu tìm hiểu thông tin của các gói thầu từ các chủ đầu tư theo bài bản cần phải được tiến hành trước khi tham dự thầu. Phòng Marketing không chỉ tìm kiếm trực tiếp các thông tin đăng tải trên các phương tiện đại chúng rộng rãi mà còn phải tích cực nghiên cứu đánh giá quá trình tham dự gói thầu từ các đối thủ cạnh tranh, phân tích chi tiết điểm mạnh, điểm yếu, để từ đó đưa ra phương án dự thầu hiệu quả. Tăng cường mối quan hệ với các chủ đầu tư: Trong một thời gian khá dài Công ty COKYVINA thường xuyên dựa vào các mối quan hệ sẵn có từ VNPT, các Bưu điện tỉnh, thành mà chưa mở rộng quan hệ khách hàng mới, thậm chí các mối quan hệ khách hàng cũ cũng chưa được chăm sóc kỹ, chính vì vậy mà các thông tin tiền đấu thầu, nguồn rất quan trọng có được từ các khách hàng quen thuộc đã không đến được Công ty COKYVINA trước các nguồn tin đại chúng. Từ nay cho đến năm 2010, trong chiến lược phát triển của VNPT sẽ đầu tư vào khoảng 2.800 tỷ đồng vào mạng cáp thông tin, 10.000 tỷ đồng vào mạng lưới cáp quang, 25.000 tỷ vào hệ thống chuyển mạch, tiếp tục hoàn thiện hệ thống Vệ tinh Vinasat1 với số tiền khoảng 2.400 tỷ đồng,… vì vậy Phòng Marketing sẽ có nhiệm vụ nắm bắt và cập nhật cụ thể các giai đoạn của các dự án này để có những chuẩn bị cần thiết phục vụ cho công tác đấu thầu của công ty đạt hiệu quả cao. Trong tình hình cạnh tranh và hội nhập quốc tế ngày càng cao như hiện nay việc quảng bá hình ảnh, giới thiệu công ty qua các phương tiện thông tin cần thiết, để các nhà cung cấp dịch vụ mới trong nước, các nhà cung cấp thiết bị, dịch vụ Bưu chính Viễn thông quốc tế có được thông tin về ngành nghề kinh doanh, thế mạnh, uy tín và những thành tích Công ty đạt được từ đó có thể kết hợp với công ty trong hoạt động kinh doanh, là việc làm hết sức quan trọng mà Phòng Marketing sẽ phải đảm nhận nhằm nâng tầm cao mới về kinh doanh thương mại của Công ty COKYVINA trong bối cảnh mới. 3.2.3 Tăng cường liên danh, liên kết kinh tế Liên danh, liên kết kinh tế nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong kinh doanh, phát huy, bổ sung những điểm mạnh, mũi nhọn của nhau, tạo sức mạnh tổng thể của liên kết, đồng thời cũng tiết kiệm được chi phí, thời gian và san sẻ rủi ro trong kinh doanh của các chủ thể hoạt động kinh tế. Trong thời điểm hiện nay xu hướng liên danh, liên kết kinh tế đang được các doanh nghiệp áp dụng rất nhiều trong hoạt động kinh doanh nói chung và trong hoạt động đấu thầu nói riêng. Tuy nhiên hoạt động này chưa được Công ty COKYVINA sử dụng nhiều, nên ít nhiều chưa phát huy được thế mạnh tổng thể trong kinh doanh. Đây cũng là hướng đi rất có triển vọng và cực kỳ quan trọng đối với bản thân Công ty COKYVINA khi quá nhiều năm chỉ phụ thuộc vào các nhà sản xuất cáp thông tin trong nước hoặc phụ thuộc vào hoạt động ủy thác từ VNPT, đặc biệt trong xu hướng đấu thầu với giá DDP từ VNPT trong thời gian tới. Với hoạt động này Công ty COKYVINA có thể liên danh, hoặc liên kết với các nhà cung cấp thiết bị trong và ngoài nước tham dự các gói thầu quốc tế của ngành, thường là những gói thầu có giá trị rất lớn để đóng vai trò là nhà cung cấp thiết bị trực tiếp chứ không phải là nhà ủy thác nữa. Ngoài việc tăng cường hiệu quả trong đấu thầu, tăng doanh thu nó còn là cơ hội cho Công ty COKYVINA tiếp cận với kinh nghiệm tổ chức, quản lý tiên tiến của các nhà thầu quốc tế. Để mở rộng liên danh, liên kết Công ty COKYVINA cần chú ý một số điểm sau: + Bản thân công ty phải không ngừng nâng cao năng lực về vốn, công nghệ, chất lượng dịch vụ và đẩy mạnh chiến dịch marketing phát triển thương hiệu của mình trên thị trường Bưu chính Viễn thông, nhằm tăng cường và phát huy mọi thế mạnh sẵn có và các thế mạnh tiềm năng của mình, tạo sức cạnh tranh trong việc lựa chọn của các nhà thầu trong và ngoài nước khi liên danh, liên kết kinh tế. + Trong quá trình liên danh, liên kết Công ty cần chú ý, cân nhắc lựa chọn các đối tác có uy tín và phù hợp với năng lực của Công ty COKYVINA, phải lựa chọn các nhà thầu liên danh có các điểm mạnh mà Công ty COKYVINA chưa có để kết hợp. Do đó việc tăng cường tìm kiếm các nhà thầu trên thị trường, đặc biệt là các nhà thầu cung cấp thiết bị quốc tế là rất cần thiết, hơn nữa Công ty cần phải phân tích, so sánh các đối tác đã được tìm kiếm, để từ đó có thể lựa chọn được nhà thầu liên danh có các khả năng vượt trội nhất. + Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng liên danh, liên kết, Công ty phải phân chia rõ ràng trách nhiệm, quyền lợi, phạm vi công việc giữa các bên để tránh những tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng liên danh, liên kết. 3.2.4 Nâng cao năng lực tài chính, đẩy mạnh công tác thu hồi nợ và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn. Nhu cầu đầu từ vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật của ngành Bưu chính Viễn thông trong thời gian tới là rất lớn, nhiều gói thầu về thiết bị với công nghệ cao đòi hỏi chi phí thực hiện rất lớn trung bình vào khoảng vài trăm tỷ đồng, trong khi đó với một công ty thương mại thì số vốn điều lệ chỉ khoảng hơn 40 tỷ đồng thì năng lực thực hiện cùng một lúc nhiều dự án lớn là không thể. Chính vì vậy để có đủ khả năng thực hiện theo xu hướng liên danh, liên kết mới, Công ty cũng cần phải tăng cường khả năng huy động vốn từ nhiều nguồn như ngân hàng, các tổ chức tín dụng, cán bộ, công nhân viên hoặc thậm chí kêu gọi cả nguồn đầu tư từ nước ngoài. Một nguồn vốn rất tốt nữa là từ thị trường chứng khoán Công ty cũng cần phải đẩy nhanh các thủ tục để có thể tiến hành niêm yết trên sàn giao dịch và tranh thủ hút được nguồn vốn tiềm năng với chi phí thấp này từ công chúng. Mặt khác tình hình công nợ của công ty rất xấu, dư nợ từ các chủ đầu tư cần thu hồi là còn rất cao. Bảng 3.3: Tình hình công nợ của COKYVINA trong mấy năm gần đây Chỉ tiêu 31/12/2006 31/12/2007 31/03/2008 Phải thu khách hàng 65.108 44.347 49.212 Trả trước cho người bán 53.585 21.790 40.205 Phải thu khác 237 221 1.304 Tổng 118.930 66.358 90.721 Dự phòng phải thu khó đòi 16.174 6.734 6.734 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2006, Báo cáo tài chính hợp nhất năm 2007 đã kiểm toán, Báo cáo tài chính hợp nhất Q1/2008 Đây là nguồn thu chắc chắn và khá lớn theo các hợp đồng đã ký kết mà công ty đã bỏ công sức và chi phí để thực hiện. Theo số liệu trên thì số dư nợ hàng năm đọng lại rất lớn thậm chí còn gấp 2, gấp 3 lần số vốn điều lệ của công ty, mà cho đến nay Công ty vẫn chưa khắc phục được nhược điểm này, chính vì vậy Công ty cần phải có biện pháp thật quyết liệt để có thể thu hồi được nợ đọng từ các chủ đầu tư. Thật ra việc thu hồi này không phải là quá khó do các chủ đầu chủ yếu là trong nội bộ Tập đoàn VNPT, hoàn toàn có đủ năng lực tài chính để quyết toán, cái chính là bản thân Công ty chưa có biện pháp thích hợp và chưa thực sự quyết liệt trong việc thu hồi công nợ. Việc cần làm ngay là công ty cần phải thành lập một bộ phận chuyên trách chỉ có nhiệm vụ thu hồi công nợ, trong đó bao gồm các công việc rà soát, đối chiếu lại các cộng nợ với các chủ đầu tư một cách chi tiết, nắm bắt các thông tin về điều kiện thanh toán, kế hoạch vốn, kế hoạch giải ngân cũng như trình tự, thủ tục thanh quyết toán từ phía chủ đầu tư để cung cấp tài liệu, hồ sơ quyết toán đầy đủ và hiệu quả. Đồng thời cũng phải sát sao theo dõi và tác động các chủ đầu tư đẩy nhanh trình tự thanh quyết toán các dự án đã đủ các điều kiện theo các điều khoản hợp đồng đã ký kết. Công ty cũng phải xây dựng kế hoạch tài chính trong ngắn hạn và dài hạn, nhằm sử dụng các nguồn vốn một cách hiệu quả nhất, tránh đầu tư tràn lan, lãng phí các nguồn vốn chẳng hạn đầu tư vào các cổ phần của các công ty có ngành nghề kinh doanh quá giống nhau, đầu tư vào các ngành nghề bản thân công ty không có năng lực,..Đồng thời Công ty cũng phải giảm thiểu ứ đọng nguồn vốn không cần thiết, nâng cao hiệu quả vòng quay vốn khi sử dụng, áp dụng công nghệ hiện đại để tăng năng suất lao động giúp công ty tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. 3.2.5 Nâng cao trình độ nguồn nhân lực và chất lượng hồ sơ dự thầu Trong bối cảnh của hội nhập kinh tế thế giới và cạnh tranh ngày càng khốc liệt đã đặt ra yêu cầu về chất lượng của người lao động trong các doanh nghiệp ngày càng cao. Một trong những yếu tố thành công hàng đầu đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện đại, đó là nguồn lực lao động. Để tồn tại và có thể phát triển trong xu hướng này Công ty COKYVINA cần phải chú trọng đến việc phát triển trình độ chuyên môn, nâng cao năng lực lao động của Cán bộ Công nhân viên. Do công tác đấu thầu là hoạt động thường xuyên và rất quan trọng trong sản xuất kinh doanh của Công ty COKYVINA nên Công ty phải đặc biệt chú trọng đến chất lượng của đội ngũ làm hồ sơ thầu, đảm bảo yêu cầu trình độ nghiệp vụ, chuyên môn tốt, am hiểu công tác đấu thầu, có kỹ năng chuẩn bị hồ sơ dự thầu, nắm chắc pháp luật về đấu thầu. Chính vì vậy Công ty COKYVINA cần có một số các giải pháp nhằm nâng cao trình độ nguồn lực lao động sau: + Công ty cần phải thống kê lại số lượng và chất lượng lao động hiện có, đồng thời xác định nhu cầu lao động của từng phòng, đơn vị trực thuộc theo từng lĩnh vực chuyên môn như: Cán bộ quản lý dự án, Cán bộ marketing, Cán bộ kinh doanh, Cán bộ kỹ thuật, Cán bộ phụ trách đấu thầu,.. từ đó đề ra kế hoạch tuyển dụng hợp lý. Nguyên tắc tuyển dụng là phải tuyển người đúng chuyên môn, có năng lực, có động lực và được việc, không nên đặt nặng vấn đề con em là tiêu chí hàng đầu khi lấy người lao động. + Đối với cán bộ trực tiếp đảm trách việc đấu thầu cần liên tục được cập nhật kiến thức mới về đấu thầu, lập dự toán, pháp luật từ các tổ chức như Vụ đấu thầu – Bộ kế hoạch và Đầu tư, trường đại học kinh tế Quốc dân hay các tổ chức quốc tế như Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB) , Ngân hàng Thế giới (WB)…để tránh bị thua thiệt và tăng cơ hội giành chiến thắng trong đấu thầu. + Để thu hút và giữ chân các cán bộ có trình độ chuyên môn cao, Công ty cần đưa ra những đãi ngộ hợp lý bằng chính sách lương, thưởng hấp dẫn và những cơ hội được đi đào tạo trong và ngoài nước cho người lao động. Đối với đội ngũ cán bộ làm hồ sơ dự thầu, Ban lãnh đạo Công ty cần linh hoạt có chính sách thưởng kịp thời sau mỗi lần làm hồ sơ thầu và trúng thầu vì thời gian lập hồ sơ thầu rất ngắn nên cán bộ phải làm thêm giờ, làm việc vào ngày nghỉ mới đáp ứng được tiến độ và chất lượng hồ sơ thầu. Chất lượng hồ sơ thầu có thể coi là tiêu chí có tính chất quyết định cho việc trúng hay trượt thầu của Công ty. Để hoàn thiện chất lượng hồ sơ dự thầu, Công ty phải xây dựng một bộ hồ sơ dự thầu hoàn hảo, đảm bảo tính chặt chẽ và hợp lệ của hồ sơ,đáp ứng các đòi hỏi khắt khe của chủ đầu tư. Một hồ sơ dự thầu có tính thuyết phục cao đối với bên mời thầu trước hết phải là một hồ sơ chuẩn, trình bày khoa học. Sau đó, hồ sơ phải thể hiện được sức mạnh của Doanh nghiệp, trình bày các giải pháp kỹ thuật và thi công xác đáng, đưa ra các dự toán về chi phí và giá thành một cách khoa học , chính xác và cạnh tranh … có tính thuyết phúc đối với chủ đầu tư. Thế nhưng công việc lập hồ sơ dự thầu lại thường phải thực hiện trong một thời gian nhất định cho phép, đòi hỏi Công ty và đội ngũ cán bộ làm hồ sơ thầu phải hoàn thiện kỹ năng này,đặc biệt chú ý đến các công việc sau: + Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu: Khi nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu cần tìm hiểu các vấn đề sau: Thuyết minh tổng hợp về dự án; Bản thiết kế kỹ thuật, bản tiên lượng; Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng; Các điều kiện khác + Xây dựng giá bỏ thầu hợp lý: Giá dự thầu làm một trong những yếu tố mang tính quyết định trong cạnh tranh đấu thầu xây dựng.Tất cả các doanh nghiệp đều muốn đưa ra mức giá hấp dẫn chủ đầu tư hơn tất cả so với đối thủ cạnh tranh. Điều đó làm cho cuộc cạnh tranh về giá cả ngày càng trở nên khốc liệt. Một điều quan trọng để đưa ra giá thành cạnh tranh, ngoài việc giảm các chi phí cấu thành nên giá thành, đó là xác định tỷ suất lợi nhuận hợp lý. Công ty nên đưa ra công thức tính tỷ suất lợi nhuận cho mỗi gói thầu theo từng cấp độ mục tiêu (n) như sau: Mục tiêu lợi nhuận tối đa Mục tiêu lợi nhuận trung bình Mục tiêu lợi nhuận tối thiểu Mục tiêu tạo công ăn việc làm, phát triền thị trường mới. Pn = = Trong đó: - n: Mục tiêu dự thầu (n=1÷4) Pn: Tỷ suất lợi nhuận theo mục tiêu n(%) Ln: Lợi nhuận theo mục tiêu n Gtsp: Giá thành sản phẩm Gdt: Giá dự thầu của nhà thầu Công ty có thể chọn hệ số xác định giá dự thầu so với giá trị tối thiểu của gói thầu theo công thức trên.Tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm của từng gói thầu, mức độ cạnh tranh và chiến lược phát triển của Công ty để xác định mục tiêu dự thầu và đưa ra giá dự thầu có hiệu quả nhất, cụ thể: Bảng 3.4: Mục tiêu lợi nhuận khi xây dựng giá bỏ thầu Stt Mục tiêu Tỷ suất lợi nhuận (%) 1 Lợi nhuận tối đa 15 ÷ 20 2 Lợi nhuận trung bình 5 ÷ 11 3 Lợi nhuận tối thiểu 1,5 ÷ 3 4 Tạo việc làm, phát triển thị trường mới 0 ÷ 1 Đưa ra mức giá bỏ thầu hợp lý vừa đảm bảo cạnh tranh với các Công ty khác nhưng vẫn có lợi nhuận cho doanh nghiệp làm một công việc không dễ dàng. Các phương pháp xác định giá dự thầu phải được xây dựng trên cơ sở khoa học và thực tiễn vững chắc, phải tính toán đầy đủ các yếu tố cấu thành nên giá dự thầu như chi phí khảo sát thị trường, chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế, chi phí văn phòng, ,lương, chi phí chung và nhiều chi phí gián tiếp khác. Ngoài ra cũng phải tính đến những yếu tố phát sinh của thị trường như rủi ro, trượt giá… làm tăng giá thành của sản phẩm và các biện pháp thực hiện tiết kiệm chi phí để giảm giá thành. Trên cơ sở xác định được giá thành công trình, tổ phụ trách thầu phải tính toán được mức lợi nhuận dự kiến (tính rõ được lợi nhuận tối đa, lợi nhuận trung bình, lợi nhuận tối thiểu) mà công ty có thể thu được.Tùy theo từng thời điểm cụ thể, mức độ cạnh tranh và chiến lược phát triển trong từng giai đoạn của Công ty mà đưa ra phương án giá dự thầu hợp lý nhất. 3.3 Một số kiến nghị Xuất phát từ cơ sở lý luận và thực trạng đấu thầu của Công ty COKYVINA, tác giả cũng một số kiến nghị đối với nhà nước và chủ đầu tư để hoạt động đấu thầu trong lĩnh vực tự doanh và ủy thác XNK của các công ty thương mại hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính viễn thông được thuận lợi hơn. 3.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước 3.3.1.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về đấu thầu của Bộ thông tin và truyền thông. Hiện nay Bộ thông tin và truyền thông chưa có một cơ quan chuyên trách về quản lý đấu thầu và cũng chưa có thông tư cụ thể hướng dẫn các hoạt động đấu thầu đặc thù trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thông theo quy định của Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 và Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 05 tháng 05 năm 2008 nên nhiều khi các hoạt động đấu thầu trong ngành bưu chính viễn thông còn lúng túng, vướng mắc khi áp dụng. Vì vậy Bộ thông tin và truyền thông nên có một cơ quan quản lý về hoạt động đấu thầu trong ngành và ban hành thông tư chuyên ngành hướng dẫn việc thực hiện Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 05 tháng 05 năm 2008 và Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 về hoạt động đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị và dịch vụ ủy thác trong lĩnh vực bưu chính viễn thông. 3.3.1.2 Tiếp tục hoàn thiện Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 Do tham khảo kinh nghiệm của các tổ chức quốc tế để ứng dụng vào điều kiện thực tế của Việt nam nên về phương pháp xét thầu đã quy định trong Luật đấu thầu theo tác giả là rất khoa học. Tuy nhiên khi áp dụng trong thực tiễn nhiều khi cũng dẫn đến sự duy ý chí chủ quan của người có thẩm quyền xét thầu. Ví dụ: Luật đấu thầu số số 61/2005/QH11 quy định khi xem xét tiêu chuẩn năng lực và kinh nghiệm của các nhà thầu nhằm xác định khả năng tham dự thầu thì các chủ đầu tư không chấm điểm mà chỉ dựa trên hai tiêu chí “Đạt” và “Không đạt” theo các nội dung về năng lực sản xuất kinh doanh, năng lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, số năm kinh nghiệm,…Nhà thầu nào được đánh giá là “Đạt” tất cả các nội dung trên thì mới được xem xét tiếp, nếu bất kỳ nội dung nào bị đánh giá là “Không đạt” thì đều bị loại. Ranh giới giữa “Đạt” và “Không đạt” là không rõ ràng, không được quy định cụ thể nên áp dụng vào thực tiễn điều này nhiều khi bị sử dụng hết sức tùy tiện, làm cho nhiều nhà thầu bị loại ngay từ đầu một cách đáng tiếc. Do vậy tác giả kiến nghị Luật đấu thầu hiện nay cần đưa ra thêm quy định chi tiết hơn để xác định tiêu chuẩn cụ thể thế nào là “Đạt” và “Không đat” để việc áp dụng được đồng nhất. Trong Luật đấu thầu cũng đưa ra một hình thức đấu thầu mới là “Đấu thầu qua mạng”. Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay theo tác giả đây là một quy định rất đúng đắn và cần thiết giúp các nhà thầu giảm chi phí, thủ tục, đồng thời cũng hạn chế gian lận và tiêu cực trong quá trình giao nhận và chấm hồ sơ thầu. Tuy nhiên Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 và Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 05 tháng 05 năm 2008 chưa có hướng dẫn cụ thể hơn nữa để có thể thực hiện được trong thực tế. Chính vì vậy quy định này rất cần được hoàn thiện để có thể triển khai áp dụng trong đấu thầu, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ cao như Bưu chính viễn thông. 3.3.1.3 Quản lý việc chống bán phá giá trong đấu thầu Phá giá trong đấu thầu là việc đưa ra mức chào giá thầu thấp hơn chi phí bình thường trong điều kiện cụ thể về năng lực SXKD, trình độ kỹ thuật công nghệ của nhà thầu và các tiêu chuẩn kỹ thuật của gói thầu mà nhà thầu phải đáp ứng. Hiện nay nhiều nhà thầu đặc biệt là trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm cáp thông tin đang sử dụng biện pháp bán phá giá để trúng thầu nhằm chiếm lĩnh thị trường, thâu tóm các doanh nghiệp nhỏ hơn. Điều này có tác dụng không tốt đến môi trường kinh doanh và tính cạnh tranh lành mạnh trong đấu thầu. Để tránh điều này nhà nước cần xây dựng cách tính giá gói thầu một cách cụ thể và chi tiết, xác định được các chi phí cần thiết tối thiểu để sản xuất và cung ứng dịch vụ trên cơ sở đảm bảo yêu cầu của chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Tuy nhiên các cơ quan quản lý nhà nước cũng cần phải xây dựng hệ thống định mức, đơn giá theo kịp được giá thị trường để quản lý hiệu quả việc bán phá giá trong đấu thầu. 3.3.2 Kiến nghị với chủ đầu tư Nếu như hoạt động đấu thầu ủy thác XNK tập trung tại PMBTI sẽ do Ban Quản Lý Dự án chuyên trách đảm nhận thì các gói thầu đối với hoạt động tự doanh của Công ty COKYVINA sẽ do các đơn vị trực thuộc VNPT như các Bưu điện tỉnh, thành phố, các Công ty dọc Vinaphone, VMS,..hoạt động này thường sẽ do Phòng Kế hoạch đầu tư tiến hành. Nhưng do thiếu tính chuyên nghiệp về tổ chức đấu thầu nên trong một thời gian dài một số chủ đầu tư thường xuyên vi phạm các quy chế đấu thầu như sai sót về mặt thời gian, cách đăng tin, cách thức phát hành hồ sơ mời thầu, chấm thầu thiếu khách quan, mở thầu sai luật,..Điều này tạo cơ hội cho tiêu cực giữa bên chủ đầu tư với các nhà thầu, ảnh hưởng đến chất lượng của các cuộc đấu thầu, làm mất tính công bằng, cạnh tranh lành mạnh. Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 đã quy định: + Chủ đầu tư phải hiểu rõ về Luật đấu thầu và các văn bản cập nhật hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu Đây là yêu cầu đầu tiên có tính quyết định trong việc đảm bảo việc tổ chức đấu thầu được đúng quy định của pháp luật, đảm bảo tính công bằng và minh bạch như mục tiêu ban hành của Luật đấu thầu. + Chủ đầu tư phải có kiến thức và kinh nghiệm về quản lý dự án và chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự án. Hoạt động của dự án khác hẳn với các hoạt động của phòng ban khác, nên các cán bộ của chủ đầu tư phải được đào tạo về chuyên môn quản lý dự án để nâng cao chất lượng của công tác đấu thầu. Bên cạnh đó đối với các gói thầu quốc tế, hay sử dụng nguồn vốn ODA thì các cán bộ quản lý phải có trình độ ngoại ngữ nhất định để hạn chế các sai sót trong hồ sơ thầu khi phải giao dịch, sử dụng bằng tiếng nước ngoài. Để nâng cao chất lượng quản lý việc đấu thầu đối với các gói thầu lớn, phức tạp, chủ đầu tư có thể thuê tư vấn thực hiện việc xét thầu vừa đảm bảo được tính khách quan lại vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp trong việc xét thầu nhưng có nhược điểm là chi phí tốn kém. Hoặc hơn nữa có thể thành lập Tổ chuyên gia xét thầu, tổ này có ưu điểm là các cán bộ trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ nên có thể am hiểu rõ nội dung của gói thầu, nhưng lại vướng mắc là công việc kiêm nhiệm và không chuyên nghiệp trong công tác quản lý đấu thầu. Do đó tác giả có kiến nghị giải pháp thành lập “Nhóm chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” có nhiệm vụ chuyên sâu vào các hoạt động quản lý công tác đấu thầu của chủ đầu tư. Nhóm này có thể do chủ đầu tư thuê hoặc bao gồm các cán bộ của chủ đầu tư nhưng phải đảm bảo các yếu tố sau: Am hiểu pháp luật về đấu thầu; có trình độ và kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn; có kỹ năng và kinh nghiệm hoạt động quản lý dự án; Và hơn thế nữa là các thành viên nhóm xét thầu chuyên nghiệp phải có đạo đức tốt để tránh các tiêu cực trong công tác đấu thầu. Việc thành lập lập “Nhóm chuyên gia xét thầu chuyên nghiệp” hoạt động hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho các nhà thầu tham dự đấu thầu, trong đó có Công ty COKYVINA. Lợi ích lớn nhất là tạo cơ hội cạnh tranh bình đẳng, công bằng, đúng pháp luật cho các thành viên tham dự thầu, đồng thời cũng nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động đấu thầu của chủ đầu tư trong các gói thầu phức tạp. KẾT LUẬN Đấu thầu là một trong những biện pháp quản lý hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản cơ bản của nhà nước nhằm tiết kiệm chi phí, đảm bảo công bằng, và tăng hiệu quả đầu tư. Ở Việt nam, hoạt động đấu thầu dù đã được triển khai rộng rãi từ khá lâu, đặc biệt từ khi nhà nước ban hành Luật đấu thầu ngày 29/11/2005, có hiệu lực từ ngày 1/4/2006 thay thế cho Pháp lệnh đấu thầu, nhưng trong điều kiện cụ thể của nền kinh tế nước ta còn phát triển hạn chế, mới chỉ ở giai đoạn đầu của cơ chế thị trường, vấn đề tổ chức và thực hiện đấu thầu vẫn cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện. Do đó, đối với các doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thông, nâng cao hiệu quả của công tác đấu thầu nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh là một thách thức khá lớn. Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế hoạt động tham dự thầu và thực hiện các gói thầu đã trúng của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, Luận văn với đề tài “Nâng cao hiệu quả Công tác đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông” đã có đóng góp cơ bản như sau: + Hệ thống lý luận về đấu thầu, quy trình thủ tục tham dự thầu theo pháp luật Việt nam. + Phân tích thực trạng đấu thầu và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu của Công ty COKYVINA, phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của hoạt động đấu thầu của Công ty COKYVINA theo mô hình SWOT. + Từ lý luận và thực trạng trên, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đấu thầu của Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông. Tác giả hy vọng luận văn sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích không chỉ cho riêng Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông mà còn có giá trị cao đối với các doanh nghiệp thương mại khác trong quá trình đấu thầu, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đấu thầu của mình. LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài viết này một phần công sức rất lớn là sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Viện Quản Trị Kinh Doanh, Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, đặc biệt là PGS.TS. Từ Quang Phương. Vì vậy tác giả cũng qua đây xin được trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo cùng PGS. TS Từ Quang Phương đã hướng dẫn và đóng góp ý kiến cho tác giả trong quá trình xây dựng luận văn. Do điều kiện về thời gian và hiểu biết của tác giả còn hạn chế, nên tác giả cũng rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của các thầy cô giáo, các nhà nghiên cứu và các độc giả để luận văn được hoàn thiện hơn nữa. Tác giả xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Kế Hoạch và Đầu tư, (2007), Tài liệu Hội nghị tập huấn đấu thầu chuyên sâu, Hà nội. TS. Nguyễn Văn Công, (2001), Lập, đọc, kiểm tra và phân tích Báo cáo tài chính, NXB Tài chính, Hà nội. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, (2006), Báo cáo tổng kết năm 2005, Hà nội. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, (2007, Báo cáo tổng kết năm 2006, Hà nội. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, (2008), Báo cáo tổng kết năm 2007, Hà nội. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, (2006), Báo cáo tài chính năm 2005, Hà nội. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, (2007), Báo cáo tài chính năm 2006, Hà nội. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, (2008), Báo cáo tài chính năm 2007, Hà nội. Công ty Cổ phần Thương mại Bưu chính Viễn thông, (2008), Báo cáo tài chính ba tháng đầu năm 2008, Hà nội. Chính phủ nước Cộng hòa chủ nghĩa Việt nam, (2008), Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 05 tháng 05 năm 2008, Hà nội về Hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật xây dựng, NXB Sự thật, Hà Nội. Chính phủ nước Cộng hòa chủ nghĩa Việt nam, (2006), Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 01 năm 2006 Quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài, NXB Sự thật, Hà Nội. David Meerman Scott, (2008), Quy luật mới của PR và tiếp thị, NXB Trẻ, Thành phố Tp. Hồ Chí Minh. TS. Trần Văn Hòe, TS. Nguyễn Văn Tuấn, (2007), Giáo trình Thương mại Quốc tế, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà nội. Joseph E.Stiglitz, (2008),Toàn cầu hóa và những mặt trái, NXB Trẻ, Thành phố Tp. Hồ Chí Minh. P.A Samuelson (1989), Kinh tế học, NXB Quan hệ quốc tế, Hà nội. PGS. TS Nguyễn Thị Bạch Nguyệt, TS. Từ Quang Phương, (2004), Giáo trình Kinh tế Đầu tư, NXB Thống kê, Hà nội. Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt nam,(2006) Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005, NXB Sự thật, Hà nội. Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt nam,(2006), Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005, NXB Sự thật, Hà nội. Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt nam, (2005), Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005, NXB Sự thật, Hà nội. Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt nam,(2005), Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật hải quan số 42/ 2005/QH11 ngày 14 tháng 06 năm 2005, NXB Sự thật, Hà nội. Trần Sửu, (2005), Năng lực cạnh tranh của Doanh nghiệp trong điều kiện toàn cầu hóa, NXB Lao động, Hà Nội. Thủ tướng chính phủ, (2001), Quyết định của thủ tướng chính phủ về Phê duyệt Chiến lược phát triển Bưu chính - Viễn thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020, Hà nội. Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung Ương và Chương trình phát triển của Liên hợp quốc, (2003), Nâng cao Năng lực cạnh tranh quốc gia, NXB Giao thông vận tải, Hà nội. Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt năm, (2006) Báo cáo tổng kết năm 2005, Hà nội. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam, (2007), Báo cáo tổng kết năm 2006, Hà nội. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam, (2008), Báo cáo tổng kết năm 2007, Hà nội. ._.